TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Hiện nay, hội nhập quốc tế diễn ra mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực, đặc biệt là kinh tế, góp phần duy trì hòa bình và tạo môi trường thuận lợi cho phát triển Đây là một chủ trương quan trọng của Đảng, liên quan đến công cuộc đổi mới kinh tế của Việt Nam Việt Nam đã chủ động tham gia vào các tổ chức kinh tế đa phương như ASEAN, ASEM, APEC, và gia nhập WTO năm 2007 Ngoài ra, việc ký kết các hiệp định thương mại như VKFTA, EVFTA, CPTPP đã tạo điều kiện cho doanh nghiệp Việt Nam nâng cao sức cạnh tranh và mở rộng hoạt động xuất nhập khẩu trên thị trường quốc tế.
Hoạt động thương mại quốc tế hiện nay diễn ra sôi động hơn bao giờ hết, với giao lưu buôn bán giữa các quốc gia là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp và quốc gia tạo ra chuỗi cung ứng liên tục Để đảm bảo kinh doanh quốc tế diễn ra thuận lợi, quy trình xây dựng và thực hiện hợp đồng là nghiệp vụ thiết yếu đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn gặp phải lỗ hổng trong quy trình này, dẫn đến việc chưa hoàn thiện Do đó, để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần thực hiện tốt quy trình hợp đồng, vì đây là cơ sở pháp lý xác định quyền và nghĩa vụ của các bên, đồng thời là căn cứ để giải quyết khiếu nại.
Trong bối cảnh quan trọng của quy trình thực hiện hợp đồng trong doanh nghiệp, qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH FCC Việt Nam, tôi đã có cơ hội trực tiếp tham gia vào quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Vì vậy, tôi quyết định nghiên cứu đề tài: “Giải pháp hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu cho sản xuất ly hợp xe máy và ly hợp ô tô của Công ty TNHH FCC Việt Nam”.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Trong thương mại quốc tế, hợp đồng nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong giao dịch mua bán và xác định trách nhiệm giữa bên bán và bên mua Việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu được các doanh nghiệp đặc biệt chú trọng, dẫn đến nhiều nghiên cứu tiêu biểu trong những năm gần đây về quy trình này Mỗi nghiên cứu mang đến những cách tiếp cận và nội dung khác nhau, góp phần làm rõ hơn về tầm quan trọng của hợp đồng nhập khẩu trong hoạt động kinh doanh quốc tế.
Lê Thị Thu Hoài (2021) trong luận văn “Giải pháp hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm tấm tăng cứng Sus Laminate của công ty TNHH Mitsui Precision Việt Nam” đã phân tích và đánh giá thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu từ các thị trường Trung Quốc, Nhật Bản, Thái Lan Tác giả dựa trên cơ sở lý luận về hợp đồng nhập khẩu để chỉ ra các yếu tố tác động đến quy trình này và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty.
Nguyễn Thị Huyền (2020) đã nghiên cứu đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng vật liệu chịu lửa từ Trung Quốc của công ty TNHH Phát triển Khoa học Công nghệ Zhelu” Nghiên cứu này trình bày cơ sở lý luận và phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu vật liệu chịu lửa từ thị trường Trung Quốc Tác giả cũng đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, từ đó giảm thiểu thiệt hại và khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Nguyễn Thị Dịu (2017) trong luận văn “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị vật tư từ thị trường Nhật Bản của Công ty Cổ phần công nghiệp Dutus” đã trình bày cơ sở lý luận về quản trị hợp đồng nhập khẩu Nghiên cứu này phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng, đánh giá thực trạng hiện tại và đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả quản trị.
3 hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu đối với mặt hàng cụ thể là thiết bị vật tư từ thị trường Nhật Bản
Nguyễn Thụy Thùy Linh (2013) trong luận văn “Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH Tuệ Lâm” đã khái quát quy trình nhập khẩu trong doanh nghiệp quốc tế và phân tích thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH Tuệ Lâm, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Đào Thị Minh Loan (2007) trong luận văn “Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở Công ty cổ phần Xuất Nhập Khẩu Viglacera” đã nghiên cứu quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cho các mặt hàng như máy móc và nguyên vật liệu xây dựng từ nhiều thị trường toàn cầu, đồng thời đề xuất các giải pháp cải tiến cho công ty và kiến nghị với nhà nước để hoàn thiện quy trình này.
* Kết luận và khoảng trống nghiên cứu:
Các công trình nghiên cứu đã hệ thống hóa lý thuyết về hợp đồng nhập khẩu và quy trình thực hiện, đồng thời đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình này cho từng công ty Tuy nhiên, do mỗi doanh nghiệp đối mặt với những khó khăn riêng về sản phẩm và thị trường, các biện pháp từ nghiên cứu không thể áp dụng trực tiếp cho Công ty TNHH FCC Việt Nam Do đó, bài khóa luận này sẽ phân tích lý luận chung và nghiên cứu thực trạng hoạt động thực hiện hợp đồng nhập khẩu, từ đó đưa ra các đề xuất cụ thể, tối ưu và dễ thực thi cho công ty.
4 công ty TNHH FCC Việt Nam Từ đó giúp cải thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty.
Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Công ty TNHH FCC Việt Nam đang thực hiện quy trình nhập khẩu nguyên vật liệu cho sản xuất ly hợp xe máy và ly hợp ô tô Phân tích thực trạng quy trình này cho thấy những thách thức trong việc đảm bảo chất lượng nguyên liệu, tuân thủ các quy định pháp lý và tối ưu hóa chi phí vận chuyển Để nâng cao hiệu quả, công ty cần cải thiện quy trình kiểm tra chất lượng và tăng cường hợp tác với các nhà cung cấp đáng tin cậy Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhập khẩu cũng sẽ giúp nâng cao tính chính xác và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Dựa trên kết quả nghiên cứu, bài viết đề xuất các định hướng phát triển và hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu cho sản xuất ly hợp xe máy và ly hợp ô tô tại Công ty TNHH FCC Việt Nam.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của bài luận là: quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu cho sản xuất ly hợp xe máy và ly hợp ô tô của Công ty TNHH FCC Việt Nam
- Mặt hàng: máy móc, thiết bị, phụ tùng máy; vật liệu ma sát; thép; nhôm; cacbon; vải bông, một số hàng hóa khác
- Thị trường: Nhật Bản, Thái Lan, Trung Quốc, Hàn Quốc
Với nội dung, đối tượng nêu trên, phạm vi nghiên cứu của bài khóa luận bao gồm:
- Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH FCC Việt Nam
- Thời gian nghiên cứu: 01/01/2018 đến 31/12/2020
Phương pháp nghiên cứu
1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu thứ cấp
- Các giáo trình, tài liệu liên quan có đề cập tới hoạt động kinh doanh, nhập khẩu và quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Các nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp bao gồm số liệu từ bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tài liệu thống kê và báo cáo chuyên ngành của các phòng ban trong giai đoạn 2018-2020, với trọng tâm đặc biệt là phòng xuất nhập khẩu của công ty.
- Website chính thức của công ty
Thu thập dữ liệu sơ cấp
Phương pháp quan sát và tổng kết thực tiễn là quá trình ghi chép và tổng hợp kinh nghiệm cá nhân từ việc thực hiện trực tiếp các công việc tại Bộ phận Xuất nhập khẩu.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp là một kỹ thuật quan trọng, trong đó tiến hành phỏng vấn Trưởng bộ phận Kinh doanh, Trưởng bộ phận Xuất nhập khẩu, Kế toán và các thành viên có liên quan đến hoạt động nhập khẩu Qua việc so sánh và đối chiếu thông tin từ các cuộc phỏng vấn này, chúng ta có thể đưa ra đánh giá chính xác và xác định nguyên nhân của thực trạng hiện tại.
1.5.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
- Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp: Phương pháp thống kê, phương pháp so sánh và phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp chính
- Phương pháp xử lý dữ liệu sơ cấp: Các thông tin được tổng hợp, thống kê thành bảng, sơ đồ và sau đó tiến hành phân tích.
Bố cục của bài khóa luận
Khóa luận bao gồm các phần chính như lời mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, cùng với 4 chương nội dung chính.
Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình thực hiện hoạt động nhập khẩu nguyên vật liệu cho sản xuất ly hợp xe máy và ly hợp ô tô của công ty TNHH FCC Việt Nam
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu cho sản xuất ly hợp xe máy và ly hợp ô tô của công ty TNHH FCC Việt Nam
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Khái quát về hợp đồng nhập khẩu Thương mại quốc tế
2.1.1 Khái niệm hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu là thỏa thuận giữa các bên từ các quốc gia khác nhau, trong đó bên mua (bên nhập khẩu) cam kết nhận quyền sở hữu hàng hóa từ bên bán (bên xuất khẩu) và thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho bên bán.
Hợp đồng nhập khẩu là sự thỏa thuận tự nguyện giữa các bên ký kết, thể hiện ý chí thực sự mà không có sự cưỡng ép hay lừa gạt Đây là cơ sở pháp lý quan trọng giúp các bên thực hiện nghĩa vụ của mình và yêu cầu đối tác thực hiện nghĩa vụ tương ứng Hợp đồng nhập khẩu cũng đóng vai trò quan trọng trong việc khiếu nại khi một trong hai bên không thực hiện đúng các cam kết đã thỏa thuận.
Hợp đồng nhập khẩu có những khác biệt quan trọng so với hợp đồng mua bán trong nước do sự tham gia của yếu tố nước ngoài Những điểm khác biệt này bao gồm các quy định về pháp lý, điều kiện giao hàng, thanh toán và trách nhiệm giữa các bên.
Các bên tham gia hợp đồng xuất nhập khẩu bao gồm bên xuất khẩu và bên nhập khẩu, đều là các thương nhân có quốc tịch khác nhau và có trụ sở thương mại ở các quốc gia khác nhau.
Hợp đồng thương mại quốc tế liên quan đến hàng hóa được vận chuyển giữa các quốc gia, với giai đoạn chào hàng và chấp nhận có thể diễn ra tại nhiều quốc gia khác nhau Để hợp lệ, hàng hóa nhập khẩu phải thuộc danh mục hàng hóa được phép nhập khẩu theo quy định của pháp luật.
Nội dung hợp đồng bao gồm quyền và nghĩa vụ phát sinh từ việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa người bán và người mua, áp dụng cho các quốc gia khác nhau.
Đồng tiền thanh toán là ngoại tệ được sử dụng bởi ít nhất một bên trong giao dịch Các bên tham gia có thể chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặc của một nước thứ ba.
- Nguồn luật điều chỉnh: Luật quốc gia, các điều ước quốc tế, tập quán thương mại quốc tế…
2.1.2 Vai trò của hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh thương mại quốc tế, cụ thể một số vai trò nổi bật của hợp đồng bao gồm:
Hợp đồng nhập khẩu là tài liệu xác nhận các điều khoản giao dịch mà các bên đã đồng thuận, thể hiện kết quả cuối cùng và tạo ra sự thống nhất trong các giao dịch mua bán quốc tế.
Hợp đồng nhập khẩu là một văn bản pháp lý quan trọng, xác định quyền lợi và nghĩa vụ hợp pháp của các bên liên quan, đồng thời ràng buộc họ thực hiện trách nhiệm của mình trong quá trình giao dịch.
- Hợp đồng nhập khẩu là bằng chứng, cơ sở nếu xảy ra tranh chấp quốc tế, là công cụ để các quốc gia quản lý tình hình nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu là tài liệu quan trọng, đóng vai trò nền tảng cho việc chuẩn bị các giấy tờ thương mại cần thiết trong quy trình nhập khẩu, bao gồm khai báo và thông quan hải quan.
2.1.3 Nội dung của hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu thường bao gồm hai phần chính: Những điều trình bày chung (representation) và các điều khoản của hợp đồng (term and conditions):
Phần trình bày chung bao gồm:
- Số hợp đồng (Contract No)
- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng
- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng
- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng
- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng
Phần các điều khoản và điều kiện của hợp đồng gồm các nội dung chính như:
- Điều khoản về tên hàng (Commodity)
- Điều khoản về chất lượng (Quality)
- Điều khoản về số lượng (Quantity)
- Điều khoản về bao bì, mã ký hiệu (Packing and marking)
- Điều khoản về giá cả (Price)
- Điều khoản về thanh toán (Payment)
- Điều khoản giao hàng (Shipment/Delivery)
- Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure/Acts of god)
- Điều khoản khiếu nại (Claim)
- Điều khoản bảo hành (Warranty)
- Phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty)
- Điều khoản trọng tài (Arbitration)
Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể và hợp đồng, có thể bổ sung các điều khoản như bảo hiểm và cấm vận chuyển bán.
Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hóa
2.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu hàng hóa
Khi hợp đồng yêu cầu xin giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ xin phép bao gồm đơn xin phép, phiếu hạn ngạch (nếu có), bản sao hợp đồng hoặc hợp đồng ủy thác nhập khẩu, và các giấy tờ liên quan Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình bản chính giấy phép cho cơ quan hải quan.
Giấy phép nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động nhập khẩu của nhà nước, tạo cơ sở pháp lý cần thiết cho các bước tiếp theo trong quy trình này.
2.2.2 Thực hiện bước đầu khâu thanh toán
Phương thức thanh toán trong hợp đồng sẽ quyết định các bước chuẩn bị thanh toán của bên nhập khẩu Hiện nay, có ba phương thức thanh toán quốc tế phổ biến mà các bên thường sử dụng.
- Phương thức thanh toán bằng L/C (Letter of Credit): Bên nhập khẩu đề nghị mở
LC được phát hành bởi ngân hàng phát hành (IB) và gửi đến ngân hàng thông báo (AB) để chuẩn bị cho quá trình thanh toán Sau khi nhận thông báo, bên xuất khẩu sẽ gửi bộ chứng từ hoàn chỉnh đến IB thông qua sự hỗ trợ của AB Sau khi kiểm tra và xác nhận bộ chứng từ, IB sẽ thực hiện thanh toán tiền hàng cho bên bán thay mặt cho bên mua.
Phương thức thanh toán bằng TT (Telegraphic Transfer) là hình thức thanh toán quốc tế, trong đó ngân hàng thực hiện chuyển tiền cho người thụ hưởng (bên xuất khẩu) thông qua hệ thống chuyển tiền điện Swift/Telex, dựa trên chỉ định của người trả tiền.
Có nhiều phương thức thanh toán bằng chuyển tiền (TT) cho bên nhập khẩu, bao gồm: TT in advance, tức là thanh toán một phần hoặc toàn bộ số tiền hàng trước khi nhận hàng; và TT in sight, nghĩa là thanh toán ngay khi nhận hàng cùng với bộ chứng từ cần thiết.
TT at X day (thanh toán sau một khoảng thời gian xác định.)
Phương thức thanh toán nhờ thu cho phép người xuất khẩu ủy thác ngân hàng thu hộ tiền từ người nhập khẩu Có hai hình thức nhờ thu: nhờ thu trả ngay (D/P), trong đó thanh toán được thực hiện ngay khi nhận bộ chứng từ, và nhờ thu trả chậm (D/A), yêu cầu người nhập khẩu ký chấp nhận thanh toán trên hối phiếu có kỳ hạn do người bán phát hành.
2.2.3 Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm hàng hóa
Tùy thuộc vào điều kiện giao hàng, trách nhiệm của các bên liên quan sẽ xác định việc bên nhập khẩu có cần thuê vận tải và mua bảo hiểm cho lô hàng hay không.
Thuê phương tiện vận tải
- Căn cứ để thuê phương tiện vận tải:
Căn cứ vào hợp đồng đã ký, điều kiện giao hàng theo Incoterm 2010 quy định rằng nếu điều kiện là EXW, FCA, FAS, FOB, người nhập khẩu có trách nhiệm thuê phương tiện vận tải Đồng thời, hợp đồng cũng cần quy định rõ đặc điểm của phương tiện vận tải và mức bốc dỡ hàng hóa.
Để tối ưu hóa tải trọng phương tiện, giảm chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển, cần căn cứ vào khối lượng và đặc điểm của hàng hóa.
Khi lựa chọn phương thức vận tải, cần xem xét các yếu tố như loại hàng hóa (hàng rời hay hàng đóng trong container), tính chất hàng hóa (thông dụng hay đặc biệt), và tuyến đường vận chuyển (bình thường hay đặc biệt) Ngoài ra, cũng cần xác định hình thức vận tải (một chiều hay hai chiều) và số lượng chuyến hàng (một chuyến hay nhiều chuyến).
- Trong vận tải quốc tế, có một số loại hình vận chuyển phổ biến như sau:
Vận chuyển đường biển là phương thức chuyển hàng hóa qua các loại tàu biển, bao gồm tàu chuyến - được thuê bởi một chủ hàng để chở những mặt hàng giá trị như quặng, khoáng sản, gỗ, xi măng - và tàu chợ, nơi có nhiều chủ hàng với lịch trình cố định và nhiều loại hàng hóa khác nhau Để sử dụng phương thức này, người nhập khẩu cần thực hiện việc đặt chỗ (Booking) thông qua công ty giao nhận.
10 nhận hay trực tiếp làm việc với hãng tàu) để đặt chỗ trên tàu, làm căn cứ thời gian giao hàng lên tàu nhận chứng từ chuyên chở B/L
Vận chuyển đường hàng không là phương tiện nhanh chóng và an toàn, lý tưởng cho các mặt hàng cần giao nhận gấp như thư, bưu kiện, hàng chuyển phát nhanh, hàng hóa giá trị cao, hàng dễ hư hỏng và động vật sống Tuy nhiên, chi phí vận chuyển bằng đường hàng không cao và chỉ tiếp cận được tại các sân bay, do đó, các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa chi phí và lợi nhuận để lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu nhất.
Vận chuyển đường bộ mang lại sự linh hoạt và nhanh chóng cho doanh nghiệp trong việc giao hàng Phương thức này lý tưởng cho các loại hàng hóa có khối lượng nhỏ và dễ dàng di chuyển đến các khu vực lân cận.
Mua bảo hiểm hàng hóa
Trong vận chuyển quốc tế, việc mua bảo hiểm cho lô hàng là rất cần thiết để giảm thiểu rủi ro liên quan đến hư hỏng, mất mát và tổn thất Khối lượng hàng hóa lớn trong quá trình vận chuyển tiềm ẩn nhiều nguy cơ, vì vậy việc chủ động bảo vệ hàng hóa sẽ giúp đảm bảo an toàn và giảm thiểu thiệt hại khi vận chuyển đi xa.
- Căn cứ mua bảo hiểm cho hàng hóa:
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.3.1 Các nhân tố khách quan
2.3.1.1 Chế độ chính sách pháp luật trong nước và quốc tế
Các chính sách và pháp luật trong nước và quốc tế tạo cơ hội cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu thông qua việc giảm thuế nhờ các hiệp định và tổ chức quốc tế Tuy nhiên, chúng cũng đặt ra nhiều rào cản và thách thức, như yêu cầu giấy phép chuyên ngành, áp dụng thuế và tiêu chuẩn, cũng như các lệnh trừng phạt từ các nước phát triển đối với các quốc gia đang phát triển Do đó, khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ các quy định liên quan đến sản phẩm nhập khẩu để tuân thủ đúng và tránh sai phạm không đáng có Tại Việt Nam, có một số biện pháp quản lý nhập khẩu chủ yếu đang được áp dụng.
- Tỷ giá và chính sách có liên quan
Tỷ giá hối đoái trên thị trường ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và lãi suất của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Do đó, việc quản trị cần theo dõi tỷ giá một cách chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
15 cách điều chỉnh phù hợp giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh, đồng thời nắm bắt tình hình để thu hút đầu tư và thực hiện các khoản đầu tư trong lĩnh vực nhập khẩu.
2.3.1.3 Một số nhân tố ảnh hưởng khác
Hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc
Hoạt động nhập khẩu giữa các doanh nghiệp quốc tế phụ thuộc vào hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc hiệu quả Hệ thống giao thông an toàn và tiện lợi cùng với thông tin liên lạc nhanh chóng giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình lô hàng Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu mà còn giảm thiểu chi phí và rủi ro, từ đó mở ra nhiều cơ hội kinh doanh.
Sự phát triển của ngành bảo hiểm
Ngành bảo hiểm hiện nay đang phát triển mạnh mẽ, giúp dịch vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn cho doanh nghiệp Do đó, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu có thể dễ dàng lựa chọn điều kiện bảo hiểm phù hợp cho hàng hóa của mình, đồng thời thuận lợi hơn trong việc khiếu nại bồi thường khi xảy ra thiếu hụt, hư hỏng hàng hóa hoặc khi gặp phải thiên tai Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi và giảm thiểu rủi ro trong quá trình kinh doanh.
Hệ thống tài chính ngân hàng
Hệ thống tài chính ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu, hỗ trợ doanh nghiệp trong thanh toán quốc tế và bảo vệ quyền lợi của cả bên nhập khẩu và xuất khẩu.
2.3.2 Các nhân tố chủ quan
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phản ánh cách phân bổ nguồn nhân lực trong các phòng ban Một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh với các phòng ban chuyên biệt cho từng nhiệm vụ sẽ hỗ trợ hiệu quả trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
16 hiệu quả hơn Mỗi phòng ban có những công việc riêng, hỗ trợ lẫn nhau, giúp đẩy nhanh tiến độ và giảm tránh sai lỗi
2.3.2.2 Mặt hàng kinh doanh và khả năng tài chính
Doanh nghiệp nhập khẩu cần xác định rõ mặt hàng, quy cách, nhãn hiệu và bao bì đóng gói hàng hóa Những đặc điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, bao gồm việc xin giấy phép nhập khẩu, thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa.
Khả năng tài chính của doanh nghiệp đóng vai trò quyết định trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cần thanh toán trước hoặc một phần để bên xuất khẩu tiến hành giao hàng Nếu doanh nghiệp thiếu nguồn vốn lưu động, việc thực hiện hợp đồng sẽ bị chậm trễ Hơn nữa, nguồn vốn hạn hẹp cũng sẽ giới hạn khả năng nhập hàng với số lượng lớn, dẫn đến nguy cơ chậm trễ trong quy trình sản xuất và bán hàng do thiếu nguyên vật liệu hoặc sản phẩm.
2.3.2.3 Nguồn nhân lực của doanh nghiệp
Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Những nhân viên có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao sẽ giúp tăng tốc độ thực hiện hợp đồng, tiết kiệm chi phí và giảm thiểu rủi ro trong quá trình nhập khẩu.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU NGUYÊN VẬT LIỆU CHO SẢN XUẤT LY HỢP XE MÁY VÀ LY HỢP Ô TÔ CỦA CÔNG TY TNHH FCC VIỆT NAM
Khái quát chung về công ty TNHH FCC Việt Nam
3.1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH FCC Việt Nam
3.1.1.1 Thông tin chung về công ty
Công ty TNHH FCC Việt Nam, thành lập năm 2008, là công ty con của tập đoàn FCC Nhật Bản, được đầu tư bởi F.C.C CO, LTD, ASIAN HONDA MOTOR CO.,LTD và Công ty cổ phần máy-thiết bị dầu khí Công ty chuyên cung cấp sản phẩm ly hợp cho xe máy và ô tô, phục vụ thị trường toàn cầu Trong hơn 10 năm hoạt động, FCC Việt Nam đã duy trì hệ thống kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt và không ngừng cải tiến công nghệ để đáp ứng nhu cầu thị trường Sản phẩm ly hợp của công ty được đánh giá cao và cung cấp cho nhiều đối tác lớn trong và ngoài nước như Honda, Suzuki, và Yamaha.
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, FCC Việt Nam nỗ lực sản xuất và lắp ráp ly hợp cho xe máy với hiệu suất cao, chất lượng tốt và chi phí thấp, đồng thời duy trì nguồn cung toàn cầu dồi dào Công ty cũng xây dựng hình ảnh uy tín, đặt sự an toàn lên hàng đầu, đáp ứng nhu cầu khách hàng và đóng góp cho sự phát triển xã hội.
- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH FCC Việt Nam
- Tên giao dịch quốc tế: FCC (VIETNAM) CO., LTD
- Địa chỉ: Lô A5, Khu công nghiệp Thăng Long, xã Võng La, huyện Đông Anh, Hà Nội
- Đại diện pháp luật: Hiroyuki Oyama
- Sản xuất ly hợp, phụ tùng ly hợp và các phụ tùng khác của ô tô, xe gắn máy, xe chuyên dụng và các loại máy khác
Ly hợp và phụ tùng cho xe hai bánh bao gồm nhiều loại quan trọng như ly hợp đa đĩa ướt, ly hợp đa đĩa ướt cho truyền ly hợp kép, ly hợp đua, ly hợp tâm ướt, ly hợp tâm khô và ròng rọc chuyển đổi dây đai Những phụ tùng này đóng vai trò thiết yếu trong việc cải thiện hiệu suất và độ bền của xe máy.
Ly hợp xe bốn bánh bao gồm nhiều loại, như bộ ly hợp Overdrive dành cho xe hybrid (HEV), ly hợp tiến và đĩa phanh lùi, ly hợp tiến và ly hợp lùi cho xe hạng nhẹ, cùng với ly hợp ván ép khô.
3.1.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân lực của công ty
Mô hình tổ chức của Công ty TNHH FCC Việt Nam được thiết lập với sự phân bổ rõ ràng và phân cấp từ ban giám đốc xuống các phòng ban Điều này đảm bảo rằng mọi hoạt động của công ty đều thống nhất và được quản lý chặt chẽ, đồng thời tạo điều kiện cho việc phân chia và phối hợp nhiệm vụ hiệu quả Các phòng ban chính được quản lý bởi phó giám đốc và trợ lý giám đốc, với các trưởng phòng và giám sát cấp cao đứng đầu, chịu trách nhiệm quản lý nhân viên trong phòng ban của mình Sơ đồ tổ chức tổng quát của công ty thể hiện cấu trúc này một cách rõ ràng.
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH FCC Việt Nam
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự của công ty TNHH FCC Việt Nam)
Nguồn nhân lực của công ty
Đến tháng 12/2020, công ty TNHH FCC Việt Nam có 1136 lao động với sự phân bổ khác nhau giữa các phòng ban, trong đó phòng sản xuất có số lượng lao động đông đảo nhất Mỗi phòng ban đảm nhiệm một chức năng riêng nhưng luôn hỗ trợ lẫn nhau Theo thống kê, lao động có trình độ phổ thông chiếm khoảng 80%, trong khi lao động có trình độ đại học, cao đẳng hoặc sau đại học chiếm 20% Tỷ lệ này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, với số lượng lớn lao động trong phòng sản xuất.
Vốn là nguồn lực quan trọng cho sự phát triển và duy trì hoạt động của công ty Năm 2008, công ty có vốn điều lệ ban đầu là 160.000.000.000 VNĐ, trong đó công ty TNHH FCC chiếm 70%, công ty TNHH ASIAN HONDA MOTOR chiếm 20% và công ty Cổ phần máy-thiết bị dầu khí chiếm 10% Cơ cấu vốn của công ty đã trải qua những biến động mạnh mẽ, như thể hiện trong bảng dưới đây.
Bảng 3.1: Cơ cấu vốn của công ty TNHH FCC Việt Nam giai đoạn 2018 – 2020
(Nguồn: Phòng Kế Toán của công ty TNHH FCC Việt Nam)
3.1.2 Tổng quan tình hình kinh doanh của công ty giai đoạn 2018-2020
3.1.2.1 Tình hình kinh doanh chung giai đoạn 2018-2020
Tình hình kinh doanh của công ty thể hiện rõ nét qua tốc độ tăng trưởng tích cực, đặc biệt là doanh thu và lợi nhuận trong những năm gần đây, như minh họa trong biểu đồ dưới đây.
Biểu đồ 3.1 Biểu đồ thể hiện kết quả thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh của
Công ty TNHH FCC Việt Nam giai đoạn 2018 – 2020
Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty TNHH FCC Việt Nam
Doanh thu (tỷ VND) Lợi nhuận (tỷ VND)
Doanh thu từ hàng hóa và dịch vụ đã bán đạt hơn 989 tỷ VNĐ vào năm 2018, tăng lên 1014 tỷ VNĐ vào năm 2019, nhưng giảm xuống còn 976 tỷ VNĐ vào năm 2020 do tác động mạnh mẽ của dịch Covid-19, làm chậm sự lưu thông hàng hóa.
Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2018 đạt 79 tỷ VNĐ, phản ánh sự tăng trưởng mạnh mẽ sau hơn 10 năm hoạt động tại Việt Nam Đến năm 2019, con số này đã tăng lên 85 tỷ VNĐ, cho thấy đà phát triển bền vững của công ty trong thị trường.
2019 (gấp 1,07 lần so với năm 2018) nhưng sau đó cũng giảm nhẹ còn 75 tỷ VNĐ vào năm 2020
Năm 2020, tài chính toàn cầu gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng lớn đến hoạt động xuất nhập khẩu Việc vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia trở nên khó khăn, dẫn đến nhiều đơn hàng bị hủy hoặc không thực hiện được Do đó, sự giảm sút doanh thu và lợi nhuận của các công ty là điều dễ hiểu.
Hoạt động kinh doanh của công ty đã duy trì sự ổn định mặc dù chịu ảnh hưởng từ dịch bệnh, tạo nền tảng vững chắc cho những nỗ lực phát triển trong giai đoạn tiếp theo.
3.1.2.2 Tổng quan tình hình kinh doanh quốc tế giai đoạn 2018-2020
Trong hơn 10 năm hoạt động, công ty đã không chỉ phát triển thị trường nội địa mà còn tạo ra nguồn ngoại tệ lớn từ xuất nhập khẩu Kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty trong giai đoạn 2018-2019 tăng gần 5%, với tổng kim ngạch năm 2018 đạt 1134,3 tỷ VNĐ và năm 2019 đạt 1186 tỷ VNĐ, nhờ sự phát triển của ngành công nghiệp xe máy và ô tô Tuy nhiên, tổng kim ngạch năm 2020 đã giảm còn 1053 tỷ VNĐ, giảm 11,16% so với năm 2019 do khó khăn trong thực hiện thủ tục và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu vì Covid-19.
Bảng 3.2 Kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty TNHH FCC Việt Nam giai đoạn
(Nguồn: Phòng Xuất Nhập Khẩu công ty TNHH FCC Việt Nam)
3.1.3 Tổng quan tình hình nhập khẩu nguyên vật liệu sản xuất ly hợp xe máy và ly hợp ô tô của công ty giai đoạn năm 2018-2020
3.1.3.1 Giá trị kim ngạch nhập khẩu các nguyên vật liệu cho sản xuất ly hợp xe máy và ly hợp ô tô
Công ty chuyên sản xuất ly hợp cho xe máy và ô tô, với các sản phẩm nhập khẩu chủ yếu là nguyên vật liệu như vật liệu ma sát, thép, nhôm, carbon, vải bông và một số mặt hàng khác Ngoài ra, công ty cũng nhập khẩu máy móc, thiết bị và phụ tùng để hỗ trợ quá trình sản xuất Dưới đây là biểu đồ thể hiện kim ngạch nhập khẩu các mặt hàng của công ty trong giai đoạn 2018-2020.
Biểu đồ 3.2: Kim ngạch nhập khẩu các mặt hàng của công ty TNHH FCC Việt Nam giai đoạn 2018-2020 (Đơn vị: tỷ VNĐ)
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty TNHH FCC Việt Nam)
Trong giai đoạn 2018-2020, tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty có sự biến động rõ rệt Năm 2018, kim ngạch đạt 434,71 tỷ VNĐ, tăng nhẹ lên 467,82 tỷ VNĐ vào năm 2019, tương ứng với mức tăng 7,61% Tuy nhiên, vào năm 2020, kim ngạch giảm mạnh 114,24 tỷ VNĐ do khó khăn trong tiêu thụ và nhập khẩu trong bối cảnh dịch bệnh, dẫn đến sự giảm đáng kể trong năm này.
Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu cho sản xuất ly hợp xe máy và ô tô
Công ty TNHH FCC Việt Nam sẽ thực hiện hợp đồng nhập khẩu sau khi hoàn tất đàm phán và ký kết hợp đồng, tiến hành theo các bước đã được xác định.
3.2.1 Xin giấy phép nhập khẩu
Công ty TNHH FCC Việt Nam, được cấp giấy phép kinh doanh vào năm 2009, có lợi thế trong việc nhập khẩu các mặt hàng đã đăng ký như nguyên vật liệu, máy móc và phụ tùng mà không cần xin giấy phép nhập khẩu cho những sản phẩm khác như máy in, quần áo và găng tay Điều này giúp công ty thuận lợi hơn trong hoạt động nhập khẩu.
3.2.2 Thực hiện bước đầu khâu thanh toán
Dựa trên hợp đồng đã ký kết giữa hai bên, công ty sẽ áp dụng nhiều hình thức thanh toán khác nhau, trong đó hai phương thức phổ biến nhất là:
Thanh toán chuyển tiền bằng điện TT(By TT Remittance)
Với phương thức thanh toán TT, công ty thường ký kết thỏa thuận với những đối tác uy tín và lâu dài, giúp đơn giản hóa quy trình thanh toán Trong bước thực hiện, công ty chỉ cần thông báo cho bộ phận kế toán về số tiền dự kiến thanh toán cho lô hàng Ngân hàng đại diện của hai bên đã được thỏa thuận từ trước.
Công ty TNHH FCC Việt Nam áp dụng phương thức mở L/C cho các hợp đồng nhập khẩu máy móc công nghệ có giá trị lớn hoặc với nhà cung cấp mới, nhằm đảm bảo an toàn trong thanh toán Để thực hiện điều này, công ty thường lựa chọn các ngân hàng lớn và uy tín như Ngân hàng Đầu tư và Phát triển BIDV, Vietcombank, VP Bank và một số ngân hàng khác.
Những giấy tờ cần nộp khi đến ngân hàng xin mở L/C:
- Thư yêu cầu phát hành Thư tín dụng
- Hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng
Ngoài ra, công ty còn phải gửi cho ngân hàng hai ủy nhiệm chi:
- Một ủy nhiệm chi để ký quỹ mở L/C
- Một ủy nhiệm chi trả chi phí cho ngân hàng về việc mở L/C
Phần ký quỹ yêu cầu 20% giá trị hợp đồng đối với khách hàng tin cậy có mối quan hệ giao dịch thường xuyên, trong khi đối với giao dịch lần đầu giữa hai bên, mức ký quỹ là 100% giá trị hợp đồng Mức phí ký quỹ có thể thay đổi tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể và được quy định bởi các ngân hàng, chẳng hạn như tại Vietcombank.
Nếu ký quỹ 100% trị giá L/C 0,075% trị giá L/C mở
Nếu ký quỹ 30 - 50% trị giá L/C 0,1% trị giá L/C mở
Dưới 30% trị giá L/C 0,15% trị giá L/C mở ( min 5 USD và max 200 USD)
Miễn ký quĩ 0,2% trị giá L/C mở ( min 5 USD và max 300 USD )
Sau khi thư tín dụng (L/C) được mở, nó sẽ được chuyển cho người xuất khẩu qua ngân hàng thông báo tại nước xuất khẩu Ngân hàng sẽ thực hiện thanh toán cho đơn vị xuất khẩu trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng, đổi lại là bộ chứng từ hàng hóa.
Trong quá trình mở L/C, công ty có thể gặp phải những lỗi nhỏ khiến thời gian thực hiện kéo dài Do đó, đội ngũ nhân sự phụ trách cần phải luôn tập trung, cẩn thận và tỉ mỉ để tránh những sai sót không đáng có.
3.2.3 Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm hàng hóa
Đối với thị trường Trung Quốc, Thái Lan
Công ty ký kết các hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp tại Trung Quốc và Thái Lan, chủ yếu áp dụng điều khoản giao hàng EXW hoặc FCA theo Incoterm 2010.
Công ty chịu trách nhiệm thuê phương tiện vận tải quốc tế và mua bảo hiểm hàng hóa từ nước xuất khẩu Tuy nhiên, do các mặt hàng của công ty thường khó hư hại, ít chịu tổn thất và quãng đường vận chuyển ngắn, nên công ty thường không mua bảo hiểm hàng hóa Hai loại hình vận tải chính mà công ty sử dụng là đường bộ và đường biển.
Biểu đồ 3.4 minh họa mức độ sử dụng hai phương thức vận chuyển chính trong hoạt động nhập khẩu nguyên vật liệu từ Trung Quốc và Thái Lan của công ty TNHH FCC Việt Nam trong giai đoạn 2018 – 2020, với đơn vị tính là số lần.
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty TNHH FCC Việt Nam)
Trong giai đoạn 2018-2020, số lần sử dụng phương tiện vận tải đường bộ và đường biển có xu hướng giảm nhẹ, nhưng không ảnh hưởng đến sản xuất của công ty nhờ vào khối lượng hàng hóa lớn hơn trong mỗi lô hàng Công ty chủ yếu lựa chọn tàu biển cho vận chuyển quốc tế, chiếm khoảng 60%, trong khi vận tải đường bộ chiếm 40% Vị trí địa lý gần gũi với hai thị trường giúp công ty tiết kiệm chi phí so với vận tải hàng không, đồng thời đảm bảo chất lượng và thời gian cung cấp hàng hóa Đối với vận tải đường bộ, công ty hợp tác với các hãng vận tải trong nước để vận chuyển hàng hóa từ nơi xuất khẩu trực tiếp đến kho của công ty TNHH FCC Việt Nam.
Đối với vận tải đường biển, bộ phận Xuất nhập khẩu của công ty đảm nhiệm nghiệp vụ này nhưng không trực tiếp thuê hãng tàu, mà thông qua một đơn vị Forwarder Quy trình làm việc của nhân viên trong bộ phận này diễn ra như sau:
Nhân viên bộ phận Xuất nhập khẩu gửi yêu cầu báo giá qua email cho các đơn vị Forwarder, bao gồm thông tin chi tiết về lô hàng như tên hàng hóa, ngành hàng, bao bì (LCL/FCL đường biển), tổng trọng lượng và kích thước thùng hàng Đồng thời, cần cung cấp thông tin về tuyến đường, bao gồm cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, địa chỉ nhận và giao hàng, cùng với ngày khởi hành và ngày đến dự kiến.
Nhân viên bộ phận Xuất nhập khẩu sẽ gửi yêu cầu báo giá qua email cho các đơn vị Forwarder, bao gồm thông tin chi tiết về lô hàng Cụ thể, thông tin cần cung cấp bao gồm tên hàng hóa, ngành hàng, chi tiết bao bì (hàng LCL/FCL đường biển, tổng trọng lượng và kích thước thùng hàng), cùng với thông tin về tuyến đường như cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, địa chỉ nhận và giao hàng, ngày khởi hành và ngày đến dự kiến.
(3) Nhân viên Bộ phận xuất nhập khẩu với nghiệp vụ của mình sẽ xem xét phương án vận chuyển Trong đó họ luôn phải lưu ý những vấn đề như:
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu cho sản xuất ly hợp xe máy và ly hợp ô tô của công ty giai đoạn 2018-2020
Một số thành công mà công ty TNHH đạt được trong quá trình thực hiện hợp đồng giai đoạn 2018-2020 đó là:
Công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty đã được cải thiện đáng kể, với quy trình được thiết lập bài bản và rõ ràng Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình thực hiện, nâng cao hiệu quả công việc.
Bộ phận xuất nhập khẩu của công ty được tổ chức với sự phân công lao động rõ ràng, giúp quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu diễn ra nhanh chóng và thuận lợi Công ty cũng chú trọng đào tạo nguồn nhân lực và đầu tư trang thiết bị cần thiết để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự.
Nghiệp vụ thanh toán quốc tế của công ty được đánh giá cao về tính chuyên nghiệp và bài bản Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu đều được thanh toán đúng hạn, từ đó xây dựng uy tín vững chắc với đối tác Nhờ đó, công ty thường xuyên nhận được ưu đãi về thời hạn thanh toán, chiết khấu và giảm giá.
Công ty cam kết nỗ lực thương lượng và hòa giải với đối tác để giải quyết các vấn đề khiếu nại, nhằm duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác xuất khẩu Đến nay, chưa có trường hợp nào phải đưa ra tòa án.
Công ty TNHH Việt Nam duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với các nhà cung cấp truyền thống và đối tác giao nhận, đồng thời phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp mới để nâng cao uy tín của công ty trên thị trường.
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thành công, quy trình thực hiện hợp đồng vẫn tồn tại những hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả nhập khẩu.
Chi phí nhập khẩu hàng hóa từ Nhật Bản và Hàn Quốc theo điều kiện CIF (Incoterms 2010) thường cao hơn so với các điều kiện FOB và EXW, dẫn đến việc gia tăng chi phí hàng hóa Hơn nữa, một số nhân viên không theo dõi sát sao sự biến động của tỷ giá ngoại tệ, gây khó khăn trong việc mua và chuyển đổi ngoại tệ với mức giá tối ưu nhất.
Trong thời gian dịch COVID-19, công ty đã gặp phải tình trạng thiếu nguyên vật liệu, đặc biệt vào những thời điểm cao điểm, dẫn đến sự phụ thuộc lớn vào nguồn hàng và tình trạng bị ép giá.
Trong quá trình thanh toán, vẫn tồn tại một số lỗi nhỏ khi thực hiện mở L/C Mặc dù những lỗi này không gây thiệt hại nghiêm trọng, nhưng chúng làm kéo dài thời gian cần thiết để sửa chữa và hoàn tất quy trình mở L/C.
Khai báo hải quan điện tử vẫn gặp phải một số lỗi sai, như sai mã HS và bất đồng thông tin, dẫn đến việc hàng hóa bị phân luồng vàng hoặc đỏ Những sai sót này không chỉ tốn kém thời gian và công sức cho người xử lý mà còn phát sinh thêm chi phí, có thể ảnh hưởng đến quá trình sản xuất.
Việc kiểm tra giám định hàng hóa nhập khẩu hiện chưa đạt hiệu quả 100% do bộ phận kiểm tra chất lượng thiếu nhân sự, trong khi nguồn lực chủ yếu tập trung vào sản xuất và kiểm tra chất lượng đầu ra Hệ quả là, trong một số trường hợp, lỗi sai chỉ được phát hiện khi hàng hóa đã vào dây chuyền sản xuất và sau đó mới được báo cáo cho nhà cung ứng.
3.3.3 Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế
Nhân viên Bộ phận Xuất nhập khẩu thường là những người trẻ, năng động nhưng thiếu kinh nghiệm và khả năng linh hoạt Do đó, công ty chủ yếu áp dụng điều kiện CIF cho những lô hàng nhập khẩu lớn, vì nghiệp vụ bảo hiểm và thuê tàu vẫn chưa được thực hiện một cách chuyên nghiệp.
- Đội ngũ nhân viên còn chưa tỉ mỉ trong từng khâu dẫn đến sai sót những lỗi nhỏ không đáng có ở các khâu thanh toán, khai báo hải quan
Sự phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức hiện chưa đạt hiệu quả cao Mặc dù nhân viên thực hiện đúng nhiệm vụ của từng bộ phận, nhưng việc theo dõi và nhắc nhở lẫn nhau giữa các bộ phận liên quan còn thiếu sót Hệ quả là các công việc bị bỏ quên và chồng chéo, gây ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc chung.
Một số nhân viên có tâm lý chủ quan khi làm việc với các đối tác lâu dài, dẫn đến việc không kiểm tra hàng hóa nhập khẩu một cách sát sao Điều này đặc biệt xảy ra trong các mối quan hệ với đối tác giao nhận mà công ty thuê, có thể ảnh hưởng đến chất lượng và an toàn của hàng hóa.
Sự thiếu đa dạng trong các nguồn cung cấp đã dẫn đến tình trạng phụ thuộc vào chính sách giá, gây ra nguy cơ không đủ hàng hóa cung ứng trong các thời điểm cao điểm.
- Chính sách pháp luật, quy định của Nhà nước về quản lý, thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu chưa thống nhất và đồng bộ
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU NGUYÊN VẬT LIỆU CHO SẢN XUẤT LY HỢP XE MÁY VÀ LY HỢP Ô TÔ CỦA CÔNG TY TNHH FCC VIỆT
Mục tiêu và định hướng phát triển
4.1.1 Định hướng phát triển nhập khẩu của chính phủ Việt Nam
Sau thời gian dài đối phó với dịch bệnh Covid-19 từ năm 2018, tình hình đã được kiểm soát trên toàn quốc Để phục hồi và phát triển kinh tế, đặc biệt trong hoạt động kinh doanh nội địa và quốc tế, nhà nước tiếp tục thực hiện các chỉ đạo của lãnh đạo cấp cao và Chính phủ nhằm đảm bảo sản xuất, duy trì chuỗi cung ứng, mở rộng thị trường xuất khẩu và đảm bảo nguồn cung từ thị trường nhập khẩu Các giải pháp sẽ được tập trung thực hiện để phát triển thị trường ở các khu vực trong thời gian tới.
Việt Nam cần tiếp tục hoàn thiện khuôn khổ pháp lý cho thương mại song phương và hợp tác tiểu vùng với các đối tác khu vực, nhằm đa dạng hóa thị trường và mặt hàng xuất nhập khẩu, hướng tới mục tiêu phát triển thương mại bền vững.
Vào thứ hai, chúng tôi sẽ tiến hành giao tiếp với các đối tác nước ngoài ở nhiều cấp độ nhằm giải quyết những khó khăn hiện tại, duy trì hoạt động thương mại liên tục và hỗ trợ doanh nghiệp phục hồi sau đại dịch.
Vào thứ ba, việc thực thi hiệu quả các hiệp định thương mại tự do (FTAs) đã ký kết như ACFTA, VKFTA, VJEPA, RCEP, và CPTPP là rất quan trọng Cần tích cực khai thác cơ hội xuất khẩu sang các thị trường trong RCEP khi hiệp định này chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2022.
Vào thứ tư, cần tăng cường công tác thông tin và hướng dẫn tiếp cận thị trường, đặc biệt là nâng cao nhận thức về phát triển các thị trường chủ lực Đồng thời, mở rộng thông tin về các thị trường mới và thị trường ngách để tạo cơ hội phát triển bền vững.
Vào thứ năm, các hoạt động xúc tiến thương mại sẽ được tăng cường nhằm hỗ trợ doanh nghiệp kết nối giao thương, tham gia hội chợ và triển lãm Sẽ có sự đa dạng hóa trong các hình thức tổ chức và thực hiện, kết hợp giữa các hoạt động trực tuyến và trực tiếp, đồng thời thúc đẩy quá trình chuyển đổi.
41 số, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước về thương mại, xúc tiến thương mại
Vào thứ Sáu, việc nâng cao năng lực của doanh nghiệp trong việc ứng phó với các biện pháp phòng vệ thương mại từ các quốc gia khác là rất quan trọng Đồng thời, cần chủ động nghiên cứu và đề xuất các biện pháp phòng vệ thương mại nhằm bảo vệ lợi ích cho các ngành sản xuất trong nước Hệ thống chỉ đạo cũng cần được củng cố để thực hiện hiệu quả những chiến lược này.
Thương vụ và Văn phòng Xúc tiến thương mại Việt Nam tại nước ngoài cung cấp thông tin kịp thời về tình hình thị trường, giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn trong hoạt động xuất nhập khẩu.
4.1.2 Định hướng phát triển hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH FCC Việt Nam trong giai đoạn 2020-2025
Dựa trên chiến lược phát triển xuất nhập khẩu của nhà nước, công ty TNHH FCC Việt Nam đã linh hoạt điều chỉnh định hướng phát triển hoạt động nhập khẩu cho giai đoạn 2020-2025.
Công ty tiếp tục phát triển kinh doanh với trọng tâm là sản phẩm ly hợp cho xe máy và ô tô sử dụng động cơ đốt trong Tuy nhiên, với xu hướng ngày càng chuyển mình của ngành công nghiệp ô tô hướng tới việc sử dụng nguyên vật liệu thân thiện với môi trường, công ty đã hợp tác với tập đoàn FCC để nghiên cứu và sản xuất các sản phẩm phù hợp với xu hướng này.
Nguồn nguyên vật liệu chủ yếu được nhập từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc và Thái Lan, do đó, hoạt động sản xuất kinh doanh có thể bị ảnh hưởng bởi biến động thị trường Để giảm thiểu rủi ro, công ty đang nỗ lực tìm kiếm khách hàng mới thông qua việc tham gia các hội chợ và hội nghị trực tuyến quốc tế.
Chúng tôi cam kết nỗ lực nghiên cứu và phát triển nhằm hoàn thiện sản phẩm, đảm bảo phù hợp với từng loại động cơ xe Đồng thời, chúng tôi cũng tiến hành phân tích để nhập khẩu những nguyên vật liệu thích hợp nhất.
Các hoạt động nghiên cứu và phát triển của công ty hợp tác với Tập đoàn FCC nhằm nâng cao sự hấp dẫn của sản phẩm, tập trung vào cải thiện khả năng vận hành ly hợp và giảm chi phí Việc nghiên cứu và phát triển vật liệu ma sát ướt cho xe máy cùng với vật liệu ma sát khô cho xe tay ga đã tạo ra nền tảng vững chắc cho các hoạt động này.
Các hoạt động nghiên cứu và phát triển đang được tiến hành nhằm tạo ra bộ ly hợp nhỏ gọn, nhẹ hơn, tiết kiệm chi phí và nhiên liệu Nghiên cứu về vật liệu ma sát ướt cho hộp số tự động và hộp số vô cấp CVT, cũng như vật liệu ma sát khô cho hộp số sàn, đã tạo nền tảng cho những tiến bộ này.
Nhập khẩu cần tuân thủ các quy định pháp luật và chính sách hiện hành, tận dụng các lợi thế từ chính sách miễn giảm thuế và thủ tục hải quan nhanh chóng của Việt Nam.
Một số đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH FCC Việt Nam
Để tối ưu hóa quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty cần quản lý và thực hiện từng khâu một cách hiệu quả, vì mỗi khâu đều có sự liên kết chặt chẽ với nhau Dưới đây là một số giải pháp nhằm cải thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu dựa trên những hạn chế đã được chỉ ra.
4.2.1 Xây dựng đội ngũ nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ, năng động và phối hợp chặt chẽ nhân viên trong các Bộ phận, phòng ban công ty trong khi làm việc
Công ty cần tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận kế toán, kho, kiểm tra chất lượng và xuất nhập khẩu để chủ động giải quyết các vướng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng Việc này giúp đảm bảo thanh toán hợp đồng đúng hạn, chất lượng hàng hóa nhập khẩu được duy trì và hàng hóa được sắp xếp, bảo quản theo quy định.
- Công ty TNHH FCC Việt Nam cũng nên đầu tư cho nguồn nhân lực, cụ thể:
Đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu cho cán bộ có trình độ cao và dài hạn là cách hiệu quả để xây dựng đội ngũ nòng cốt, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.
Đào tạo ngắn hạn bao gồm việc tổ chức các chương trình nâng cao nghiệp vụ, cải thiện trình độ ngoại ngữ và tin học văn phòng cho nhân viên.
Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài tiềm năng trong công ty là rất quan trọng để khai thác tối đa lợi thế của họ, đặc biệt là đối với nhân viên trẻ.
Tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và lành mạnh là yếu tố quan trọng giúp nhân viên thoải mái bày tỏ ý kiến và phát huy khả năng sáng tạo Đồng thời, việc chú trọng đến chế độ lương thưởng và đãi ngộ sẽ tạo động lực cho nhân viên nỗ lực làm việc và cống hiến cho mục tiêu chung của công ty.
4.2.2 Đề xuất về mở rộng nhà cung cấp
Công ty hiện có thể mở rộng hợp tác với nhiều nguồn cung từ châu Á như Singapore, Ấn Độ và các nước EU, bên cạnh các đối tác hiện tại tại Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản và Thái Lan Việc đa dạng hóa nguồn cung cấp nguyên vật liệu sẽ giúp công ty chủ động hơn trong đàm phán giá cả và số lượng hàng hóa, đặc biệt trong thời gian cao điểm, từ đó giảm chi phí nhập khẩu và tránh tình trạng bị ép giá bởi các đối tác.
4.2.3 Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm phù hợp cho hàng hóa
Trong bối cảnh dịch bệnh và tình trạng tắc nghẽn cảng bến, các công ty cần linh hoạt và đa dạng hóa phương tiện vận chuyển để giảm thiểu chi phí phát sinh không cần thiết như lưu kho và bảo quản Hiện nay, FCC có thể lựa chọn nhiều hình thức vận chuyển như đường bộ cho đơn hàng qua biên giới từ Trung Quốc hay Thái Lan, hoặc vận chuyển đường biển và hàng không cho các lô hàng lẻ từ Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc Công ty cũng nên xem xét hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải trong nước và quốc tế phù hợp với mặt hàng nhập khẩu của mình.
Nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu cần nâng cao hiểu biết về bảo hiểm để chọn lựa loại hình bảo hiểm phù hợp cho lô hàng, nhằm giảm thiểu sự phụ thuộc vào bên xuất khẩu Một số công ty bảo hiểm uy tín cho hàng hóa nhập khẩu bao gồm Bảo hiểm Bảo Việt và Bảo hiểm Hàng hải của AIG Việt Nam.
4.2.4 Nâng cao năng lực của nhân viên hải quan
Khai báo và làm thủ tục hải quan là bước quan trọng và phức tạp nhất trong quá trình nhập khẩu Mọi sai sót trong khâu này có thể gây ảnh hưởng lớn đến quá trình thông quan và luân chuyển hàng hóa, dẫn đến chậm trễ trong giao hàng, tăng chi phí và ảnh hưởng đến lịch trình giao hàng.
Công ty cần chú trọng đào tạo và lựa chọn nhân viên có chuyên môn và kiến thức pháp luật để nâng cao hiệu quả thực hiện nghiệp vụ hải quan Việc khai hải quan đòi hỏi thông tin đầy đủ và chính xác về hàng hóa, bao gồm chủng loại và mã số thuế Cần chuẩn bị kỹ lưỡng bộ hồ sơ hải quan và các chứng từ liên quan Đồng thời, công ty nên thường xuyên cập nhật những thay đổi trong quy định hải quan và các văn bản pháp luật mới nhất để thực hiện đúng quy trình, giảm thiểu sai sót.
4.2.5 Hoàn thiện khâu thanh toán tiền hàng
Công ty lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp với từng đối tác, trong đó đối với các đối tác lâu dài và uy tín, phương thức thanh toán TT, DA/DP thường được áp dụng Đối với những đối tác mới, việc sử dụng hình thức thanh toán LC giúp đảm bảo giá trị lô hàng hơn Hàng hóa được thanh toán thông qua ngân hàng phát hành LC, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng bộ chứng từ hoàn hảo phục vụ khai báo hải quan Trong quá trình thực hiện, công ty cần đặc biệt chú ý đến bước mở L/C để tránh sai sót ảnh hưởng đến giao nhận hàng hóa.
4.2.6 Cải thiện vấn đề kiểm tra hàng hóa trong từng giai đoạn
Bộ phận quản lý chất lượng cần lập kế hoạch chi tiết cho từng bước kiểm tra chất lượng hàng hóa, bắt đầu từ khâu kiểm tra nguyên vật liệu nhập khẩu đến hoàn thiện sản phẩm Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nhân viên có thể hợp tác với các công ty giám định để đảm bảo kiểm soát chất lượng hiệu quả.
Sau khi thông quan và nhận hàng, việc xác định 45 nguồn hàng đầu vào là rất quan trọng Điều này không chỉ tạo cơ sở cho công tác khiếu nại mà còn hỗ trợ quá trình nhập kho và chuẩn bị sản xuất Một số công ty giám định tiềm năng trong lĩnh vực này bao gồm Công ty cổ phần giám định Vietnamcontrol, Eurocontrol và Giám định Á Việt.
Một số kiến nghị với cơ quan chức năng tại Việt Nam
4.3.1 Kiến nghị đối với Tổng cục hải quan
Cải thiện và nâng cao hệ thống phần mềm và cơ sở dữ liệu là cần thiết để đảm bảo việc truyền, nhận và xử lý dữ liệu nhanh chóng và thông suốt Đồng thời, tăng cường phối hợp với Kho bạc Nhà nước, cơ quan Thuế và các Ngân hàng thương mại trên toàn quốc sẽ tạo điều kiện thuận lợi và khuyến khích doanh nghiệp tham gia nộp thuế điện tử và thông quan 24/7.
Bố trí nguồn nhân lực và hệ thống vận tải tại các kho và cửa khẩu một cách chuyên nghiệp giúp đảm bảo công tác phòng chống dịch Covid-19, đồng thời tạo thuận lợi cho quá trình thông quan xuất nhập khẩu hàng hóa.
Cải tạo và nâng cấp các bãi, kho tại cửa khẩu và bến cảng nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong việc xếp dỡ và kiểm tra hàng hóa thực tế.
Để nâng cao hiệu quả trong việc giải quyết thủ tục hành chính, cần đẩy mạnh trao đổi và phối hợp cung cấp thông tin giữa cơ quan Hải quan và các cơ quan nhà nước liên quan theo cơ chế một cửa quốc gia Đồng thời, tăng cường dịch vụ công trực tuyến hoạt động 24/7 và hợp tác với các bộ, ngành để triển khai thủ tục hành chính kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa nhập khẩu Việc kết nối thông tin trên Cổng Thông tin một cửa quốc gia với Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan cũng cần được thực hiện để đảm bảo thông quan hàng hóa diễn ra thông suốt.
Rút ngắn thời gian thông quan và giải phóng hàng hóa là mục tiêu quan trọng, đồng thời cần rà soát và cắt giảm các khoản phí, lệ phí và thuế liên quan đến hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu.
- Công tác an ninh cần sự phối hợp tốt giữa các lực lượng tại cửa khẩu, tránh tình trạng mất cắp vặt khi hàng lưu bãi
Có thể tổ chức các lớp đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến về thủ tục hải quan, cách khai thác và sử dụng biểu thuế, cũng như các vấn đề liên quan đến mã HS và mức thuế suất Những lớp học này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tránh vi phạm hành chính liên quan đến hải quan.
4.3.2 Kiến nghị với Cục xúc tiến thương mại
Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp cung cấp thông tin chi tiết về mặt hàng, ngành hàng và các thị trường toàn cầu, giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin một cách đầy đủ và chính xác.
Mối quan hệ giữa Cục xúc tiến thương mại và doanh nghiệp cần được cải thiện, với việc Cục nên triển khai nhiều chính sách hỗ trợ để doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các đối tác và thị trường quốc tế, cũng như tham gia các hội chợ thương mại và triển lãm quốc tế Bên cạnh đó, việc tổ chức thường xuyên các diễn đàn thông tin kinh tế về tình hình trong và ngoài nước, cùng với những biến động của thị trường và dự đoán xu hướng, sẽ giúp doanh nghiệp nhập khẩu có kế hoạch hợp lý, từ đó giảm thiểu rủi ro.
4.3.3 Kiến nghị với Ngân hàng nhà nước
Quản lý vốn và chính sách ngoại tệ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tỷ giá hối đoái ổn định, giúp quá trình mua hàng từ doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu chi phí nhập khẩu.
Xây dựng gói hỗ trợ tín dụng ưu đãi là cần thiết để giúp các doanh nghiệp duy trì và phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu trong bối cảnh dịch bệnh hiện nay.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 PGS.TS Doãn Kế Bôn, Giáo trình “Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế”, năm
2010 NXB Chính trị hành chính, Hà Nội
2 Công ty TNHH FCC Việt Nam, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2018,2019,2020
3 Công ty TNHH FCC Việt Nam, Báo cáo về Kim ngạch xuất nhập khẩu năm 2018, năm
4 Công ty TNHH FCC Việt Nam, Báo cáo về tình hình nhân sự, lao động năm 2018, năm 2019, năm 2020
5 Báo cáo về tình hình vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc và Thái Lan về Việt Nam giai đoạn 2018-2020
6 Báo cáo về tỉ lệ sai sót thường niên trong quá trình thực hiện nhập khẩu nguyên vật liệu giai đoạn năm 2018 – 2020
7 Website: https://www.fcc-net.co.jp/en/
8 Một số đề tài tham khảo:
Lê Thị Thu Hoài (2021) trong luận văn của mình đã đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm tấm tăng cứng Sus Nghiên cứu tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình nhằm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động nhập khẩu Các giải pháp này không chỉ giúp cải thiện chất lượng sản phẩm mà còn góp phần tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Laminate của công ty TNHH Mitsui Precision Việt Nam”
Nguyễn Thị Huyền (2020) đã nghiên cứu đề tài “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng vật liệu chịu lửa từ Trung Quốc của công ty TNHH Phát triển Khoa học Công nghệ Zhelu” Nghiên cứu này tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng nhập khẩu, nhằm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Nguyễn Thị Dịu (2017) đã thực hiện luận văn nghiên cứu về "Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị vật tư từ thị trường Nhật Bản" của Công ty Cổ phần công nghiệp Dutus Nghiên cứu này tập trung vào các phương pháp quản lý hiệu quả trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nhằm tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất hoạt động của công ty.
- Nguyễn Thụy Thùy Linh (2013), luận văn: “Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH Tuệ Lâm”
- Đào Thị Minh Loan (2007), Luận văn “Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở Công ty cổ phần Xuất Nhập Khẩu Viglacera”.