Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ trung tâm thông tin và đăng ký nhà đất q i từ quận 6 quận 10

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG THCN -TT - KINH TẾ KỸ THUẬT VẠN TƯỜNG kỹ th uậ t KHOA: THƯ KÝ VĂN PHÒNG iệ p BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP tn gh Chuyên đề: CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ Đ án tố TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ ĐĂNG KÝ NHÀ ĐẤT Q.I (Từ Quận – Quận 10) SVTH: Nguyễn Thị Phúc Mãi Lớp: VP 2A Ngành: Lưu trữ Khóa: 2002-2004 GVHD: Nguyễn Thị Minh Tâm TP Hồ Chí Minh Năm: 2004 Đ án tố tn gh iệ p kỹ th uậ t Phần I Trình bày kết khảo sát báo cáo tình hình cơng tác lưu trữ Trung Tâm Thông Tin Và Đăng Ký Nhà Đất I MỘT SỐ NHẬN XÉT CHUNG: 1.Những thuận lợi khó khăn 1.1 Thuận lợi: + Đối với nhà nước - Đã có văn quản lý công tác lưu trữ pháp lệnh ban hành ngày 04/ 04/2001 - Chỉ thị số 726-TTG ngày 04/09/1997 Thủ Tướng Chính Phủ tăng cường đạo công tác lưu trữ thời gian tới - Các văn cục lưu trữ hướng dẫn công tác lưu trữ tạo sở tiền đề cho công tác quản lý nhà nước lưu trữ, giúp nhà quản lý thực tốt công tác lưu trữ kỹ th uậ t + Đối với quan - Được quan tâm tận tình BGĐ phòng nghiệp vụ Trung Tâm - Đội ngũ cán cơng chức có trình độ, đáp ứng u cầu cơng tác, nhiệt tình, có trách nhiệm cao -Kho lưu trữ trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy hoàn chỉnh, đảm bảo an toàn cho cơng tác bảo quản hồ sơ -Tồn hồ sơ kho chỉnh lý tương đối hoàn chỉnh, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác phịng 1.2 khó khăn - Diện tích kho q chật hẹp thiếu giá để hồ sơ phải để đất Việc bảo quản, chống mối mọt, giữ vệ sinh hồ sơ không thực tốt Cũng thiếu giá để hồ sơ nên số hồ sơ phải để bao PE chưa xếp theo vị trí để phục vụ cơng tác -Kho lưu trữ hồ sơ để tản mạn ơû nhiều nơi 63 lý tự trọng (tầng + lầu 2+ lầu 3), 138 Hai bà trưng, 12 phan đăng lưu gây khó khăn lớn cho công tác tổ -Hệ thống trang thiết bị kho thiếu nhiều máy lạnh, quạt hút gió nên khơng khí kho khơng thơng thống, ảnh hưởng đến việc bảo quản hồ sơ sức khoẻ CBCC làm việc kho -Nhân phịng ln biến động tổ chức điều chuyển, nghhĩ việc … gây khó khăn việc thực nhiệm vụ chun mơn phịng iệ p 2.Tổ Chức Bộ Máy Và Cán Bộ Của Trung Tâm 2.1Tổ chức máy Đ án tố tn gh Tổ chức máy Trung tâm gồm phòng nghiệp vụ sau: Phòng Đăng Ký Phòng Lưu Trữ Tư Liệu Phịng Thơng Tin –Kỹ Thuật Và Cơng Nghệ Phịng Hành Chính – Tổng Hợp - Việc sáp nhập, bổ sung, thay đổi phòng nghiệp vụ Giám đốc Trung Tâm định sau chấp thuận Giám đốc Sở Địa – Nhà đất - Căn chức nhiệm vụ Trung Tâm, Giám đốc Trung Tâm có quyền thành lập chi nhánh trực thuộc Quận (Huyện) để phục vụ yêu cầu công tác đăng ký biến động nhà đất hoạt động khác thuộc chức nhiệm vụ Trung Tâm 2.2 Tổ chức cán - Ngồi phận cán bộ, cơng chức biên chế Sở Địa - Nhà Đất cũ (Sở Tài Nguyên –Môi Trường nay) điều động sang, Trung Tâm tuyển dụng thêm lao động, công tác viên hợp đồng lao động theo qui định để trả lương mức thu hút đội ngủ chun viên có chun mơn cao lĩnh vực: tin học; kỹ thuật – công nghệ ngành - Trung Tâm áp dụng chế trả lương, thưởng, khoán cho lưc lượng hợp đồng lao động theo quy định hành 3.Chức Năng Nhiệm Vụ Của Trung Tâm Và Các Tổ 3.1 Chức nhiệm vụ Trung Tâm Lãnh đạo Trung Tâm Thơng Tin Đăng Ký Nhà Đất gồm có:01 Giám Đốc Giám đốc Trung Tâm chịu trách nhiệm trước Giám Đốc Sở Địa Chính Nhà Đất tồn kết hiệu hoạt động Trung Tâm Trung Tâm có 04 Phó Giám Đốc giúp việc cho Giám Đốc chịu trách nhiệm trước Giám Đốc Trung Tâm phần việc phân công Giám Đốc Phó Giám Đốc Trung Tâm Giám Đốc Sở Địa Chính Nhà Đất bổ nhiệm, cần đảm bảo tiêu chuẩn chức vụ cán làm công tác lãnh đạo, quản lý theo quy định ngành SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA TRUNG TÂM GỒM: GIÁM ĐỐC Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc kỹ th uậ Phó Giám Đốc t Phó Giám Đốc Đ án tố tn gh iệ p Hành Chính Kỹ ThuậtPhòng Lưu Trữ - Tư Tổng Hợp Công Nghệ Đăng Ký Lịêu  CHỨC NĂNG Thực thủ tục đăng ký biến động nhà đất người sử dụng đất cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ( giấy chưùng nhận quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất đô thị) gọi tắt giấy chứng nhận chủ nhà cấp loại giấy tờ lại theo quy định điều – định số 38/2000/QĐ-UB-ĐT ngày 19 thaùng năm 2000 định số 22/2001/QĐ-UB ngày tháng năm 2001 UBND TP theo phân cấp thuộc thẩm quyền Sở Địa Chính Nhà Đất quy định định số 25/2002/QĐ-UB ngày 21 tháng năm 2002 UBND TP: có thay đổi loại đất sử dụng kiến trúc nhà, diện tích, đất sử dụng, tên chủ, chấp nhà, đất, cấp lại giấy chứng nhận, biến động mục đích sử dụng đất Giao cho Giám Đốc Sở Địa Chính Nhà Đất quy định quy trình, mẫu biểu, hồ sơ, thủ tục chứng nhận biến động lên giấy chứng nhận loại giấy tờ khác để thực cho trường hợp đăng ký biến động nhà đất nêu  NHIỆM VỤ Tổ chức tiếp nhận giải thủ tục đăng ký biến động nhà đất theo quy định điểm 2.1-Điều quy chế này; chỉnh lý biến động hồ sơ địa nhà đất theo trình tự thẩm quyền quy định Thực trách nhiệm làm đầu mối cập nhật đăng ký biến động nhà đất theo quy định thị số 06/2001/CT-UB ngày 14 tháng năm 2001 UBND TP thực thu thập, xử lý, lưu trữ, khai thác cung cấp: Thông tin tư liệu đất đai; thông tin tư liệu đo đạc đồ ngành Địa Chính Nhà Đất địa bàn TP Thực dịch vụ xử lý thơng tin tư liệu Địa Chính Nhà Đất theo yêu cầu quan Nhà Nước, Tổ Chức Kinh Tế Xã Hội cá nhân theo quy định pháp luật Ứng dụng công nghệ tin học công tác ngành địa phương nhà đất; xây dựng quản lý khai thác hệ thống sở liệu tài nguyên đất đai thuộc phạm vi Thành Phố Tham gia thẩm định dự án triển khai công nghệ thông tin phục vụ cho nhiệm vụ quản lý ngành Địa Chính- Nhà Đất cấp TP Quận, Huyện Giúp Giám Đốc Sở Địa Chính Nhà Đất hướng dẫn kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác đăng ký biến động nhà đất thu thập, xử lý, lưu trữ khai thác tư liệu tài liệu ngành quan quản lý nhà đất, Quận, Huyện sau gọi chung Phòng Quản Lý Đô Thị Quận - Huyện cán Địa Chính Nhà Đất Phường, Xã, Thị Trấn quản lý theo phân cấp Bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán công chức làm công tác đăng ký biến động nhà đất, công tác thông tin lưu trữ phạm vi chức năng, nhiệm vụ giao Tổ chức bảo quản an tồn tài liệu, tư liệu thơng tin, lưu trữ ngành theo quy định pháp luật Đ án tố tn gh iệ p kỹ th uậ t  HOẠT ĐỘNG Trung Tâm Thông Tin Đăng Ký Nhà Đất Thành Phố đơn vị nghiệp hoạt động có thu tự đảm bảo phần chi phí hoạt động thường xun, có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, mở tài khoản kho bạc nhà nước ngân hàng theo quy định Nhà Nước 3.2 Chức nhiệm vụ tổ Theo yêu cầu hoạt động Trung Tâm thành lập Phịng Tổ nghiệp vụ, ban đầu gồm có: A PHÒNG ĐĂNG KÝ Thực nhiệm vụ đăng ký biến động nhà đất theo quy định điểm 2.1 điều quy chế Tổ chức nhân Phịng có Trưởng Phịng, Phó Trưởng Phịng Các đăng ký viên Tiêu chuẩn quy định Đăng Ký Viên phải tốt nghiệp cử nhân luật, quản lý đất đai… phải có kinh nghiệm cơng tác đăng ký biến động nhà đất tổ chức kiểm tra tuyển chọn công khai từ cán công chức ngành Giám Đốc Sở Địa Chính Nhà Đất định cơng nhận B TỔ HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP Làm cơng việc hành quản trị; kế tốn tài chính, kế hoạch tổng hợp C TỔ LƯU TRỮ TƯ LIỆU Làm cơng việc quản lý, tổ chức thực thu thập, xử lý, lưu trữ tổ chức khai thác tư liệu Địa Chính Nhà Đất cũ D TỔ KỸ THUẬT- CƠNG NGHỆ Làm cơng việc quản lý tổ chức thực nhiệm vụ hệ thống thông tin, ứng dụng công nghệ tin học vào cơng tác ngành Địa Chính Nhà Đất cũ thực dịch vụ kỹ thuật chuyên ngành Việc sát nhập, bổ sung, thay đổi phòng, tổ nghiệp vụ Giám Đốc Trung Tâm định sau chấp thuận Sở Địa Chính Nhà Đất cũ 4.Tổ Chức Biên Chế Cán Bộ Lưu Trữ Trung Tâm Thông Tin Đăng ký Nhà Đất quan quản lý nhà đất toàn địa bàn Thành Phố việc sản sinh tư liệu lớn Do để nâng cao hiệu hoạt động quản lý chặt chẽ cơng tác Lưu Trữ, địi hỏi Trung Tâm phải có kho tàn, địa điểm đội ngủ cán chuyên trách có kinh nghiệm nhằm bảo quản tổ chức tốt công việc cách khoa học Tuy nhieân kho Lưu trữ Trung Tâm đặt nhiều nơi 63 Lý Tự Trọng, 138 Hai Bà Trưng, 12 Phan Đăng Lưu Nhìn chung việc tổ chức biên chế cho cán lưu trữ Trung Tâm tương đối hoàn chỉnh Nhưng thực tế kho thực biên chế cho cán lưu trữ số lại thực hợp đồng chưa vào biên chế thức Số lượng cán nhân viên lưu trữ có Trung Tâm 10 người có 08 cán có trung cấp trở lên 02 cán có cử nhân luật tố tn gh iệ p kỹ th uậ t SỰ QUAN TÂM CỦA CƠ QUAN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ 5.1 Đầu tư cán Trung tâm thông tin đăng ký nhà đất cớ quan quản lý nhà đất tồn địa bàn thành phố, nên việc quan tâm công tác Lưu trữ hồ sơ, bảo quản hồ sơ tài liệu không phần quan trọng Bên cạnh quan đầu tư sở vật chất cán Lưu trữ tương đối làm việc nghiêm chỉnh theo quy định Tuy nhiên chưa đầu tư cán chuyên sâu Lưu trữ nên công tác Lưu trữ nghiệp vụ cịn khó khăn 5.2 Đầu tư sở vật chất Đây công tác quan tâm lớn Trung Tâm trang bị văn phịng phẩm, bìa cặp đựng hồ sơ, tư liệu đầy đủ Phòng kho xây dựng theo quy định Nhà nước Các trang thiết bị bảo quản như: quạt thơng gió, máy lạnh, máy điều hồ nhiệt độ, hệ thống phòng cháy chữa cháy, máy hút bụi Để đạo cho cơng tác Lưu trữ nói chung tồn ngành Lưu trữ nói riêng, quan có văn đạo hướng dẫn Nhưng tính chất u cầu địi hỏi cao, ngày 29/01/1998 ban tổ chức cán phủ ban hành thông tư số 40/1998-TT-TCCP việc hướng dẫn tổ chức lưu trữ quan Nhà nước cấp Thông tư nêu rõ chức nhiệm vụ cơng tác Lưu trữ chuẩn ngành II.TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM Đ án 1.Cơng tác thu thập - Tình hình tài liệu trước nộp lưu : tài liệu chỉnh lý sơ bộ, đánh số, làm mục lục văn kiện Hồ sơ giải xong chuyển xuống lưu trữ quan lưu vĩnh viễn Trung Tâm Thơng Tin Đăng Ký Nhà Đất có tài liệu Phông: + Sở Quản Lý Nhà Đất + Sở Quản Lý Nhà Đất Cơng Trình Cơng Cộng, + Sở Nhà Đất, + Sở Địa Chính, + Sở Địa Chính-Nhà Đất + Sở xây dựng + Sở Tài Nguyên Môi Trường + Ban Quản Lý Ruộng Đất + Trung Tâm Thông Tin Và Đăng Ký Nhà Đất Nguồn tài liệu có giá trị Trung Tâm Thơng Tin Đăng Ký Nhà Đất giấy chủ quyền, quyền sở hữu nhà ở, quyền sử duïng đất Tất tài liệu Phông Trung Tâm chỉnh lý hoàn chỉnh trước giao nộp vào lưu trữ quan Đ án tố tn gh iệ p kỹ th uậ t 2.Công Tác Chỉnh Lý - Hiện quan sử dụng phương án “Thời gian- Mặt hoạt động”.Qua khảo sát thực tế tình hình hoạt động quan, em cảm thấy phương án hoàn toàn phù hợp với thực tiễn đơn vị.Vì em khơng đề xuất phương án khác Công Tác Xác Định Giá Trị Tài Liệu - Cơ quan thực việc xác định giá trị tài liệu lần: loại tài liệu trùng thừa hồ sơ cấp giấy chủ quyền, quyền sử dụng đất Sở Địa Chính cũ giao nộp vào lưu trữ Những tài liệu trùng với hồ sơ hợp thức hố Phịng Lăng Bộ Sở Nhà Đất cũ giao nộp.Vì nhập chung hai hồ sơ vào lưu trữ quan loại bỏ tài liệu trùng thừa - Do hồ sơ lưu trữ chuyên ngành, loại bỏ hồ sơ trùng thừa không xác định giá trị loại văn lưu trữ Hiện quan chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệuãc Công Tác Thống Kê Trung Tâm thực việc thống kê tài liệu lưu trữ theo năm Các đơn vị dùng để thống kê tài liệu: Theo hồ sơ, theo giá, theo cặp ba dây, theo đơn vị bảo quản Công Tác Bảo Quản Tài Liệu Lưu Trữ - Tình hình bảo quản tài liệu quan + Trung Tâm thực việc bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ theo quy định phaùp lệnh lưu trữ quốc gia, quy định Tổng Cục Địa Chính, Bộ Xây Dựng trực tiếp quản lý chặt chẽ khoa học đảm bảo an toàn hồ sơ tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật Hồ sơ tài liệu Trung Tâm phải baûo quản theo đơn vị thống kích cỡ, chất liệu, mẫu mã, màu sắc, nhãn, chủng loại hồ sơ hệ thống thông tin lưu trữ địa nước Khi bố trí mặt phải phù hợp với quy trình thống nhất: tiếp nhận, xử lý, vào sổ, nhập máy, lập thẻ, cất giữ, bảo quản, thông tin, khai thác, huỷ bỏ hồ sơ Kho lưu trữ Trung Tâm phải đảm bảo điều kiện phịng cháy chữa cháy an tồn bí mật Như phải đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, lượng gió lưu thơng cho loại tài liệu theo tiêu chuẩn quy định + Mỗi phòng kho phải đặt dụng cụ đo nhiệt độ độ ẩm Trung Tâm phòng Đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm ngày đeâm sau: Nhiệt độ:20+2 độ C Độ ẩm:50+5 % + Ngoài Trung Tâm cần phải trang bị máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí, máy hút bụi kho để trì nhiệt độ, độ ẩm bảo quản tài liệu kho - Để chống ẩm tài liệu cần áp dụng biện pháp sau + Thơng gió:dùng quạt mở cửa để thơng gió tự nhiên cho tài liệu Chỉ tiến hành thơng gió kho khơng thấp nhiệt độ ngồi kho %.Khi mở cửa thơng gió khơng để bụi, trùng, khí độc, ánh sáng lọt thêm vào kho + Dùng hoá chất hút ẩm dùng sllicagel để chống ẩm cho hộp đựng tài liệu.Mỗi hộp đựng 2-3 gram túi vải phin vải xô Sau ba tháng phải lấy sấy khô 130 độ C dùng lại + Aùnh sáng hạn chế đến mức tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu.Các cửa sổ cần có rèm che màu đậm.Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện dùng thật cần thiết Không bật đèn điện thường xuyên kho - Yêu cầu phòng chống cháy: kỹ th uậ t + Có hệ thống báo cháy tự động, chữa cháy bán tự động khí nước Cửa kho mở ngồi có cầu thang cứu hoả, hiểm an tồn, xung quanh nhà có hệ thống đường xe cứu thương Các dụng cụ biện pháp chữa cháy thông thường cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy nước dùng khu vực kho chứa taøi liệu.Chữa cháy cho khu vực tài liệu dùng khí co2 loại bình bọt tetraclorua cacbon + Ngồi kho lưu trữ cịn phải chống nấm móc, chống trùng, chống mối, chống chuột + Để chống nấm móc phát sinh thường xuyên phải quét, chải, lau chùi, làm vệ sinh tài liệu Khi phát sinh nấm mốc phải cách ly khối tài liệu áp dụng biện pháp chống nấm móc.Khơng đưa trực tiếp hoá chất chống diệt nấm mốc vào tài liệu mà phải phun, quét, chải chất chống mốc vào bìa, giá, cặp, hộp đựng tài liệu + Để chống côn trùng xuất kho phải áp dụng biện pháp ngăn chặn côn trùng vào kho, phải thường xuyên làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản kho tàng, phải khử trùng tài liệu trước nhập kho định kỳ khử trùng kho Việc phịng chống nấm móc phải đề tiến hành bắt đầu xây dựng kho lưu trữ Nếu thấy mối xuất xâm nhập vào kho phải liên hệ với quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý hữu hiệu Để chống đột nhập cửa kho phải chắn có thiết bị bảo vệ an tồn, có khố tốt, tồn kho phải có hệ thống báo động camera tố tn gh iệ p Tài liệu, hồ qua giai đoạn chỉnh lý xếp hoàn chỉnh bảo quản hộp (cặp dây) đưa lên giá kệ, đánh số hộp theo thứ tự xuống, từ trái qua phải, từ vào Đ án 6.Công Tác Nghiên Cứu Sử Dụng Tài Liệu Trung Tâm có nội dung nghiên cứu sử dụng tài liệu: Phịng, ban quan Sở có yêu cầu khai thác hồ sơ tài liệu phải ghi rõ yêu cầu vào “ phiếu yêu cầu khai thác tài liệu” Trung Tâm phát hành Trươûng, Phó Phịng ký vào phiếu Tổ chức có u cầu tham khảo tài liệu đồ phải hợp đồng với Trung Tâm để phục vụ bàn ghế, nước uống gởi cán đến tham khảo để tiện cho việc quản lý Tổ chức người dân có nhu cầu nghiên cứu thông tin Trung Tâm đáp ứng trực tiếp Trung Tâm Tổ chức người dân có nhu cầu nghiên cứu thông tin phải nộp choTrung tâm khoản phí lệ phí theo quy định Nhà Nước Trường hợp, tổ chức người dân có yêu cầu khai thác nghiên cứu tài liệu mà có yêu cầu nghiên cứu tài liệu tài nhà, mạng vi tín phải trả thêm khoản tiền dịch vụ Mức thu Giám đốc Trung tâm quy định Tổ chức người dân có nhu cầu đọc sao, trích lục, trích cung cấp chứng từ mà quan có thẩm quyền gởi cho tổ chức người dân Tổ chức có yêu cầu khai thác hồ sơ phải có giấy giới thiệu ghi rõ tên loại hồ sơ cần khai thác nghiên cứu uậ t Người dân có u cầu lục, trích lục hồ sơ tài liệu phải có đơn đề nghị lục, nộp photo hộ khẩu, chứng minh nhân dân để nghị mang theo để đối chiếu Trường hợp người có u cầu lục khơng có tên chứng từ nhà đất phải có loại giấy tờ sau: Giấy uỷ quyền hợp lệ người có tên chứng từ cần lục Giấy chứng minh quyền thừa kế hợp pháp Các loại công cụ tra cứu tài liệu có kho lưu trữ Trung Tâm mục lục hồ sơ loại thẻ Các hình thức tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ: tham khảo, đọc tài liệu, lục, trích lục hồ sơ tài liệu Can vẽ, lục hoạ đồ, kiểm tra đối chiếu hồ sơ Các thiết bị phục vụ tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu máy photo, máy vi tính, máy fax Khả đáp ứng quan việc nghiên cứu sử dụng tài liệu sau 24 kể từ nhận phiếu yêu cầu khai thác kỹ th Những loại tài liệu thường khai thác sử dụng chủ yếu Trung tâm giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất án tố tn gh iệ p  Thủ tục cho mượn tài liệu áp dụng Trung Tâm: + Các quan cần mượn hồ sơ tài liệu phải cử cán đến liên hệ Trung Tâm, phải có cơng văn quan chứng minh nhân dân người đến liên hệ + Trình Giám Đốc Phó Giám Đốc uỷ nhiệm duyệt, ký Vào sổ theo dõi mượn hồ sơ + Lập biên giao nhận hồ sơ  Trường hợp quan mượn làm hồ sơ phải kịp thời lập biên báo cáo cho Giám đốc Đ Nhận Xét Ưu Điểm Tồn Tại Của Công Tác Lưu Trữ Nguyên Nhân Biện Pháp Khắc Phục 1.Nhận xét - Ưu điểm: Công tác Lưu Trữ Ban Lãnh Đạo TrungTâm quan tâm nhiều Cơ quan thường xuyên tổ chức chỉnh lý hồ sơ tài liệu để kiểm tra xem lại taøi liệu có độ an tồn chưa, có thuận lợi cho việc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, xác, tiết kiệm thời gian làm việc có khoa học - Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm Trung Tâm tồn hạn chế như: thiếu thốn trang thiết bị, tài liệu hồ sơ tập trung hai nơi Do thiếu phòng kho lưu trữ chưa có kho chuyên dùng theo tiêu chuẩn ngành, phịng kho cịn mang tính chất tạm thời Ngồi Trung Tâm chưa có phịng đọc riêng để giải đáp thắc mắc cho độc giả Nguyên Nhân Và Biện Pháp Khắc Phục - Do chưa có cán chuyên sâu lưu trữ nên việc đề xuất nâng cấp kho tàng chưa trọng Đ án tố tn gh iệ p kỹ th uậ t - Cần phải tập trung hồ sơ tài liệu nơi để thuận lợi cho việc lấy hồ sơ trả hồ sơ nhanh chóng, xác - Cần phải xây dựng phòng đọc riêng để giải đáp thắc mắc cho độc giả 5/02/2003 20/02/2003 261/6 Quyết định số 225/QĐ-UB ngày 15/08/2003 UBNDTP V/v cấp GCN QSHN cho ông Trần Thanh Sơn 255/12 cư xá Phú Lâm A, P.6, Q.6 262/6 Quyết định số 305/QĐ-UB ngày 10/09/2003 12/09/2003 55 25/09/2003 t 08/03/2003 30 24/03/2003 th 02 172 256/6 Những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn A/ Hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà Quận Năm 2003 Quyết định số 33/QĐ-UB ngày 12/01/2003 UBNDTP V/v cấp GCN QSHN cho ơng Huỳnh Tấn Phát 135/1 Hậu Giang, P.12, Q.6 257/6 Quyết định số 47/QĐ-UB ngày 12/03/2003 UBNDTP V/v cấp GCN QSHN cho ông Tạ Quan Bữu 141/1 Nguyễn Văn Luông, P.11, Q.6 258/6 Quyeát định số 52/QĐ-UB ngày 9/04/2003 UBNDTP V/v cấp GCN QSHN cho Bà Trần Thị Thoa 410 Lê Hồng Phông p.2, Q.10 259/6 Quyết định số 102/QĐ-UB ngày 23/04/2003 UBNDTP V/v cấp GCN QSHN cho Ôâng Trần Minh Quân 312 Nguyễn Tri Phương p.5, Q.10 260/6 Quyết định số 102/QĐ-UB ngày 06/07/2003 UBNDTP V/v cấp GCN QSH nhà cho Bà Nguyễn Thị Thanh Xuân số 195/78 Hậu Giang P.12, Q.6 uậ 01 172 sơ 20 kỹ 10/04/2003 40 30/04/2003 10/06/2003 45 30/06/2003 06 172 07 172 Đ 05 172 án tố 04 172 tn gh iệ p 03 172 05/08/2003 50 29/08/2003 02/10/2003 42 25/10/2003 172 t 05/10/2003 52 30/12/2003 gh iệ p kỹ 10 06/12/2003 35 29/12/2003 uậ 09 172 04/11/2003 20 26/11/2003 th 08 172 UBNDTP V/v cấp GCN QSHN cho ông Hà Quốc Hùng 123 cư xá Phú Lâm A, P.6, Q.6 Quyết định số 633/QĐ-UB ngày 18/10/2003 263/6 UBNDTP V/v cấp GCN QSHN cho bà Huỳnh thị Mai 456/16C Bà Hom, P.3, Q.6 Quyết định số 783/QĐ-UB ngày 14/11/2003 264/6 UBNDTP V/v cấp GCN QSHN cho ông Trần Đức Trung 255/12 Minh Phụng, P.8, Q.6 Quyết định số 225/QĐ-UB ngày 12/12/2003 265/6 UBNDTP V/v cấp GCN QSHN cho Bà Nguyễn thị Yến 409 Lê Hồng Phông P.2, Q10 tn PHẦN THỐNG KÊ HỒ SƠ Cặp hộ Hồ số số sơ Tiêu đề hồ sơ 01 Đ Stt án tố Thời hạn quản quản:lâu dài 01/2003 02 02/2003 03 03/2003 04 04/2003 NTBĐ Số KT lượng hồ sơ Những hồ sơ có thời hạn 10/02/2003 15 bảo quản lâu dài 25/08/2003 A/Trung Tâm thông tin Đăng ký nhà đất văn phòng a Tổ chức máy cán Tập định nâng lương Cán nhân viên năm 2003 Đề án quy hoạch kế 18/03/2003 38 hoạch năm 2003 20/09/2003 Các định việc 20/04/2003 45 cho nhân viên du lịch 30/06/2003 Các văn giao nhận tài 15/02/2003 50 Ghi liệu 12/10/2003 05/2003 Báo cáo công tác tổ 02/05/2003 16 chức 15/06/2003 05 06 06/2003 b) Hành – Quản trị 04/05/2003 40 Báo cáo tháng cuối năm 24/07/2003 2003 07/2003 Tập lưu công văn 06/10/2003 50 26/12/2003 07 08 08/2003 Tập lưu tờ trình 06/10/2003 35 29/12/2003 09/2003 c) Tài tốn 18/03/2003 36 Phiếu thu chi 26/07/2003 10/2003 Báo cáo sáu tháng đầu 10/02/2003 36 năm 12/06/2003 09 uậ t 10 th PHẦN THỐNG KÊ HỒ SƠ 01/03 02 02/03 Đ 03 án 01 Tiêu đề hồ sơ gh Hồ sơ số tn Cặp hộp số 03/03 04 04/03 05 05/03 06 06/03 07 07/3 08 08/03 NTBĐ Số Ghi KT lượng hồ sơ Giấy giới thiệu cử cán 03/02/03 quan học 04/10/03 bồi dưỡng nghiệp vụ năm 2003 Thư mời họp 06/05/03 25/11/03 Thông báo nghĩ lễ 02/03/03 30/04/-01/05/2003 25/03/03 Tập báo cáo công tác thi 01/09/03 đua năm 2003 25/12/03 10 b) Hành Quản trị Tập báo cáo sữa chữa bảo trì máy vi tính Tập báo cáo quý năm 2003 c) Kế toán tài vụ Tập báo cáo cơng tác tài tháng 5/2003 Tập báo cáo công tác 03/08/03 02/12/03 20 12/06/03 16/08/03 02/05/03 20/06/03 16 14/08/03 10 tố STT iệ p kỹ Thời hạn bảo quản tạm thời 15 05 50 15 09 09/03 10 10/03 thu chi tháng 8/2003 Tập báo cáo cơng tác tài tháng 10 năm 2003 Tập báo cáo công tác tài vào tháng12 năm 2003 25/10/03 19/06/03 16/09/03 12 22/07/03 16/11/03 15 uậ kỹ th  t BẢN CHỈ DẪN Đ án tố tn gh iệ p Để tìm hồ sơ hay tài lệu, trước hết ta phải xác định yếu tố hồ sơ tài liệu muốn tìm Tài liệu có phơng khơng, thuộc phơng nào? Năm ? nhóm nào? Số ký hiệu, phường, Quận, nội dung chính, tác giả… từ ta dựa vào tờ bià, lời nói đầu cuả mục lục để xác định phạm vi tìm kiếm theo phơng giới hạn thời gian tài liệu Để biết hồ sơ cần tra tìm thống kê mục lục hồ sơ phần mục lục mục lục giở tờ mục lục cuả mục để xác định hồ sơ cần tìm thống kê tờ số Khi xác định thống kê tờ ta giở tờ xem kỹ phần thơng kê tiêu đề để chọn tiêu đềphù hợp Đọc ngang phần trích yếu để chọn cho hồ sơ cần tìm sau đối chiếu với phần thống ke âcặp số, hồ sơ số ghi giấy để vào kho lấy hồ sơ VD: Tìm GCN QSHN cuả Ban quản lý đất đai việc QĐ chứng nhận QSDĐ cho ơng Đặng Đình Đài 135 Nguyễn Tri Phương P.5 Q.10 Nội dung: cấp QĐ chứng nhận quyền sử dụng nhà đất Như vậy, ta phải tìm hồ sơ phơng số 02, giở phần thống kê cuả năm 2003, độc qua phần tiêu đề hồ sơ tìm tên ơng Đặng Đình Đài theo địa Sau xem phần thống kê cặp cặp số, hồ sơ số thật xác ghi giấy để vào kho lấy hồ sơ đo TỜ KẾT THÚC gh iệ p kỹ th uậ Bảng mục lục hồ sơ gồm có: tờ Tổng số cặp: Tổng số hồ sơ gồm có :30 hồ sơ 10: hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 10: hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài 10: hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời t  Đ án tố tn TP.Hồ Chí Minh, ngày 04 tháng 07 năm 2004 Người lập Nguyễn Thị Phúc Mãi Đ án p iệ gh tn tố kỹ t uậ th MẪU THẺ t uậ p kỹ th PHỤ LỤC SỐ 04 Đ án tố tn gh iệ QUYẾT ĐỊNH THÀNH LẬP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU KÈM THEO BẢN KÊ KHAI TÀI LIỆU LOẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VN -TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ ĐĂNG KY ÙNHÀ ĐẤT Số :245/QĐ-TT Độc lập – Tự – Hạnh phúc -TP Hồ Chí Minh , ngày tháng năm 2004 QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu t - Căn Điều 36 Nghị định 42/CP ngày 28 tháng năm 1963 Hội đồng phủ việc thành lập hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ; - Căn Quyết định số 6363/1998/QĐ-UB-QLĐT UBND Thành phố việc thành lập ban hành quy chế hoạt động Trung Tâm Thông Tin Đăng Ký nhà đất TP HCM; QUYẾT ĐỊNH Đ án tố tn gh iệ p kỹ th uậ Điều Nay thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Lưu trữ gồm Ông (Bà ) sau: Chủ tịch Hội đồng : Ông Phạm Ngọc Liên Chức vụ : Giám đốc TRung Tâm Ủy viên gồm ông (bà) sau: Ông Nguyễn Văn Quân Chức vụ: Phó Giám đốc Trung tâm Bà Trần Thị Nỡ Chức vụ :Phó giám đốc Trung tâm Ông Bùi Văn Hiếu Chức vụ: Trưởng phịng cấp chủ Quyền nhà đất Cơ Bùi Thị Bích Vân Chức vụ: Trưởng phịng Lưu Trữ tư liệu Ông Nguyễn Đăng Nghĩa Chức vụ: Cán Lư trữ Điều Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ kiểm tra xem xét đề xuất biện pháp xử lý tài liệu loại đợt chỉnh lý loại Điều Các Ông (Bà) có tên chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Nơi nhận : - Như Giám Đốc Trung Tâm Phạm Ngọc Liên BẢN KÊ TÀI LIỆU LOẠI STT 01 Tên nhóm tài kiệu – Nội dung I/ Bên tổ chức liên doanh Tờ trình số 250/TT-ĐC ngày 04/06/2003 sở Ghi Tài liệu trùng 03 Tài liệu trùng Tài liệu trùng kỹ th uậ 04 Tài liệu trùng t 02 Địa Chính gửi UBNDTP việc xin sử dụng để xây dựng khu công nghiệp may mặc xuất P.11, Q6 Thư mời họp số 132/TMĐCNĐ việc mời quan đến tham dự họp bàn thống việc chuyển hợp đồng thuê đất với Sở Địa Chính – Nhà Đất Quyết định số 102/QĐ-UB ngày 23/04/2003 UBNDTP V/v cấp GCN QSHN cho Ơâng Trần Minh Qn Tờ trình số 250/TT-ĐC ngày 04/06/2003 sở Địa Chính gửi UBNDTP việc xin sử dụng để xây dựng khu công nghiệp may mặc xuất P.11, Q6 Quyết định số 52/QĐ-UB ngày 9/04/2003 UBNDTP V/v cấp GCN QSHN cho Bà Trần Thị Thoa p.2, Q10 Luận chứng kinh tế kỹ thuật việc xây dựng xưởng sản xuất mì ăn liền p.2, Q10 Tờ trình số 250/TT-ĐC ngày 26/05/2003 sở Địa Chính gửi UBNDTP việc xin sử dụng để xây dựng khu công nghiệp dệt xuất P.5, Q6 Quyết định số 23/QĐ-UB ngày 7/05/2003 UBNDTP V/v cấp GCN QSHN cho Bà Nguyễn Ngọc Hương p.4, Q.6 Luận chứng kinh tế kỹ thuật việc xây dựng xưởng sản xuất bánh trung thu p.7, Q10 Tờ trình số 250/TT-ĐC ngày 04/06/2003 sở tn gh iệ p 05 án tố 06 Đ 07 07 08 09 Tài liệu trùng Tài liệu trùng Tài liệu trùng Tài liệu trùng Tài liệu trùng Địa Chính gửi UBNDTP việc xin sử dụng để xây dựng khu công nghiệp may mặc xuất P.11, Q6 Quyết định số 102/QĐ-UB ngày 23/04/2003 UBNDTP V/v cấp GCN QSHN cho Tạ Quang Bửu 224 Lý Lê Hồng phông p.2, Q10 Tài liệu trùng iệ p kỹ th uậ t 10 tố tn LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I án      gh MỤC LỤC Đ TRÌNH BÀY KẾT QUẢ KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ ĐĂNG KÝ NHÀ ĐẤT I MỘT SỐ NHẬN XÉT CHUNG: Những thuận lợi khó khăn 1.1 Thuận lợi 1.2 Khó khăn TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ CÁN BỘ LƯU TRỮ 2.1 Tổ Chức Bộ Máy 2.2 Tổ Chức Cán Bộ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA TRUNG TÂM VÀ CÁC TỔ CHỨC 3.1 Chức Năng Nhiệm Vụ Của Trung Tâm 3.2 Chức Năng Nhiệm Vụ Của Các Tổ TỔ CHỨC BIÊN CHẾ CÁN BỘ LƯU TRỮ SỰ QUAN TÂM CỦA CƠ QUAN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ 5.1 Đầu tư cán 5.2 Đầutư sở vật chất II.TÌNH HÌNH THỰC TẾ CƠNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM 1.Công tác thu thập Công Tác Chỉnh Lý 3.Công Tác Xác Định Giá Trị Tài Liệu Công Tác Thống Kê 5.Công Tác Bảo Quản Tài Liệu Lưu Trữ CÔNG TÁC NGHIÊN CỨU SỬ DỤNG TÀI LIỆU Nhận Xét Ưu Điểm Tồn Tại Của Công Tác Lưu Trữ Nguyên Nhân Biện Pháp Khắc Phục 1.Nhận xét - Ưu điểm: - Nhược Điểm NGUYÊN NHÂN VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC uậ t Phần II th NỘI DUNG NGHIỆP VỤ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU ĐÃ THỰC HIỆN TRONG ĐỢT THỰC TẬP I GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ Đ án tố tn gh iệ p kỹ Chuẩn Bị Cơ Sở Vật Chất Bảng Lịch Sử Đơn Vị Hình Thành Phơng Và Lịch Sử Phơng Phương Aùn Hệ Thống Hoá Tài Liệu II GIAI ĐOẠN TRỰC TIẾP THỰC HIỆN Bước 1: Phân Loại Tài Liệu Bước 2: Lập Hồ Sơ Bieân Mục Bên Ngoài Biên Mục Bên Trong Bước 3: Sắp Xếp Hệ Thống Hoá Để Thống Kê Hồ Sơ  Sắp Xếp Hệ Thống Hoá Trong Từng Quận  Đánh Số Thứ Tự Cho Hồ Sơ  Sắp Xếp Hồ Sơ Vào Cặp  Sắp Xếp Hồ Sơ Lên Giá Kệ Sơ Đồ Giá  Toång Kết Chỉnh Lý Bước 4: Lập Công Cụ Tra Cứu  Sắp Xếp Và Hiệu Đính Thẻ  Sắp Xếp Thẻ PHẦN III CÁC PHỤ LỤC PHỤ LỤC SỐ 01 BẢN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG VÀ LỊCH SỬ PHƠNG PHỤ LỤC SỐ 02 PHƯƠNG ÁN HỆ THỐNG HỐ TÀI LIỆU PHỤ LỤC 03 LẬP CÔNG CỤ TRA CỨU (MỤC LỤC HỒ SƠ + THẺ TRA TÌM ) BẢNG CHỮ VIẾT TẮC PHẦN THỐNG KÊ HỒ SƠ BẢN CHỈ DẪN TỜ KẾT THÚC MẪU THẺ PHỤ LỤC SỐ 04 QUYẾT ĐỊNH THÀNH LẬP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU KÈM THEO BẢN KÊ KHAI TÀI LIỆU TRÙNG THỪA NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN LỜI CẢM ƠN      LỜI CAM ĐOAN Đ án tố tn gh iệ p kỹ th uậ t  Qua thời gian học kiến thức môn lưu trữ trường Trung học Kinh Tế Kỹ Thuật Vạn Tường cộng vớilý tám tuần thực tập Bằng kiến thức thuyết Trung Tâm Thông Tin Đăng Ký Nhà Đất đến đợt thực đượctập họccủa em trường hoàn thành môn cách Lưu tốt ñeïp trữ cộng với hai tháng thực tập Để đạt kết tốt đẹp Trung Tâm Thông Tin cô vàNguyễn Đăng ký quan tâm tận tình Thị Minh TâmNhà giáo Đất viên hướng Banthực lãnh tập đạo Trung Trong dẫn, quácủa trình tâm anh chị nhân viên quan khảo sát làm việc Trung Với lòng thành kính biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơnvận cô Nguyễn Thị Minh Tâm, em có dụng lý Tâm anh chị nhân viên quan tạo thuyết vàcho thực tạo công nên việc điều kiện emtiễn hoànTừ tốtđó thành đợt thực tập kiến thức đïc tổng hợp Tuy nhiên, bên cạnh kết mà em đạt GIÁOcủa VIÊN HƯỚNG HẪN lại kết thành không tránh khỏi thiếu sót quá“Báo trình làm việc tập Trungtốt Tâm.nghiệp” Vậy em cáo thực Em mong góp ý chân thành Quý Thầy Cô xin cam viết Ban Lãnh Đạo đoan Trung Tâm KÝ TÊN riêng em Các số liệu kết nêu báo05 cáo tháng thưcï tập TP Hồ Chítrong Minh, ngày năm 2004 tốt nghiệp hoàn toàn trung thực Học Sinh Nguyễn Thị Phúc Mãi LỜI NĨI ĐẦU  th uậ t Cùng với phát triễn đất nước lĩnh vực kinh tế, trị… Trong thời gian qua, cơng tác lưu trữ đóng vai trị quan trọng công cải cách hành chánh Nhận thức rõ điều đó, năm qua, Đảng Nhà nước ta ban hành nhiều văn đạo, hướng dẫn đêå đưa công tác vào nề nếp ngày hồn thiện thơng qua pháp lệnh lưu trữ ban hành ngày 04 tháng 04 năm 2001 khẳng định “ Tài liệu lưu trữ Quốc gia di sản dân tộc có giá trị đặc biệt công xây dựng bảo vệ đất nước” tn gh iệ p kỹ Do vậy, ngày tất quan dù lớn hay nhỏ có khối lượng tài liệu quan trọng liên quan đến hoạt động tồn phát triễn quan Vì thế, việc lưu giữ bảo quản tài liệu lưu trữ cần thiết Tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử vơ to lớn đất nước nói chung quan Đồn thể nói riêng Chính cơng tác lưu trữ Trung Tâm Thông Tin Đăng Ký Nhà Đất ngày quan tâm, trọng cải tiến hồn thiện tố Học đơi với hành kết hợp đồng lý thuyết thực tiễn, giúp em hiểu khâu nghiệp vụ, tầm quan trọng tài liệu lưu trữ Đ án Để có kiến thức tổng hợp lý thuyết thực tiễn, nhờ quan tâm tận tình Thầy cô Trường giáo viên hướng dẫn đồng ý Ban Lãnh đạo Trung Tâm Thông Tin Đăng Ký Nhà Đất tạo điều kiện cho em tiếp cận trực tiếp với tình hình thực tế công việc Trung Tâm suốt hai tháng thực tập Qua trình làm việc Trung Tâm giúp em nắm vững kiến thức lý thuyết lưu trữ nâng cao khâu nghiệp vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt kỳ thi tốt nghiệp đến đáp ứng nhu cầu công việc tương lai Thực tiễn công tác lư trữ Trung Tâm Thông Tin Đăng Ký Nhà Đất phong phú, sinh động phát triễn Tuy nhiên thời gian thực tập nội dung có giới hạn nên báo cáo em chưa phản ánh hết tình hình thực tế công tác lưu trữ Trung Tâm Bài báo cáo em gồm ba phần: Phần I: Trình bày kết khảo sát báo cáo tình hình công tác trữ Trung Tâm Thông Tin Đăng Ký Nhà Đất Phần II: Nội dung nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực đợt thực tập Phần III: phụ lục Đ án tố tn gh iệ p kỹ th uậ t Tuy em cố gắng để hồn thành thực tập khó ránh khỏi thiếu sót định Em mong góp ý Quý Thầy cô Ban lãnh đạo Trung Tâm Đ án p iệ gh tn tố kỹ t uậ th