NHŨNG VẤN ĐỀ c ơ b ả n v ề KIẺM t r a KTF.M SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC NGÂN HÀNG THUƠNG M Ạ I
K hái niệm của K iểm tra kiểm soát nội bộ đối với N gân hàng thương
T rên th ế giới đã có nhiều tổ chức quan niệm , định nghĩa về kiểm tra kiểm soát nội bộ (KTKSNB), cụ thể:
Theo Ngân hàng Trung ương Malaysia, kiểm soát nội bộ trong các tổ chức tín dụng là một hệ thống tổ chức bộ máy cùng với các cơ chế chính sách, giải pháp và biện pháp được hoạch định bởi Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc điều hành Hệ thống này cần được vận hành đồng bộ và tuân thủ pháp luật nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của tổ chức tín dụng.
+ Đ ảm bảo an toàn tài sản trong kinh doanh;
Kiểm tra và giám sát tính chính xác cũng như độ tin cậy của các số liệu hạch toán kinh doanh là rất quan trọng Điều này giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai sót, thiếu sót có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của tổ chức tín dụng.
+ Thúc đẩy kinh doanh, bảo đảm hiệu quả kinh tế;
Đảm bảo tuân thủ các chính sách quản lý kinh tế của Nhà nước, cùng với việc thực hiện đúng các quy định và chế độ nghiệp vụ trong ngành ngân hàng là yếu tố quan trọng đối với tổ chức tín dụng.
- Theo quan niệm trong m ột số tài liệu của N gân hàng thế giới (WB) thì
Hệ thống kiểm soát nội bộ là cấu trúc tổ chức của Ban quản trị tổ chức tín dụng, nhằm thực hiện các biện pháp và thủ tục cần thiết để hỗ trợ mục tiêu của Ban quản trị, đảm bảo tăng cường khả năng thực tiễn trong hoạt động kinh doanh một cách trật tự và hiệu quả.
Hội kiểm toán Anh quốc định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống toàn diện, kết hợp kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác, được thiết lập bởi Ban quản lý nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động và quản lý rủi ro.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh của đơn vị diễn ra một cách trật tự và hiệu quả, cần tuân thủ tuyệt đối các đường lối kinh doanh của Ban Quản trị và giữ gìn an toàn cho tài sản.
+ Đ ảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch to á n
Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế IAS 400, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ chính sách và thủ tục do Ban Giám đốc thiết lập Mục tiêu của hệ thống này là đảm bảo quản lý chặt chẽ và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị Các thủ tục kiểm soát yêu cầu tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, cũng như ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót Điều này giúp đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của các ghi chép kế toán.
V iệt N am , trước khi có luật bổ sung sửa đổi: L uật Các tổ chức tín dụng
Việt Nam chưa xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh trong các ngân hàng, mà chỉ có hệ thống kiểm tra và kiểm toán nội bộ tại các tổ chức tín dụng Đến năm 1999, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước đã ban hành các quy định liên quan đến vấn đề này.
Q uyết định số 03/1998/Q Đ -N H N N 3 ngày 03/01/1998 “Q u i c h ế m ẫ u về k iể m tra, k iể m to á n n ộ i bộ củ a các tổ ch ứ c tín d ụ n g ”.
Theo Quyết định số 03 của Ngân hàng Nhà nước, các tổ chức tín dụng cần thiết lập hệ thống kiểm tra và kiểm toán nội bộ trong bộ máy điều hành Hệ thống này nhằm hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc điều hành hoạt động nghiệp vụ một cách an toàn, thông suốt và tuân thủ đúng pháp luật.
Các tổ chức tín dụng cần thực hiện kiểm tra định kỳ việc tuân thủ pháp luật và các quy định nội bộ Họ cũng phải tiến hành kiểm tra trực tiếp các hoạt động nghiệp vụ ở tất cả các lĩnh vực tại sở giao dịch, chi nhánh, văn phòng đại diện và các công ty trực thuộc.
Các tổ chức tín dụng cần tiến hành kiểm toán định kỳ các hoạt động nghiệp vụ và lĩnh vực để đánh giá chính xác kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của mình.
K ết quả kiểm tra, kiểm toán nội bộ phải được báo cáo kịp thời với Tổng
Giám đốc, Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong tổ chức tín dụng Theo quy định, bộ máy kiểm tra nội bộ sẽ trực thuộc Tổng Giám đốc của tổ chức này.
Theo luật Tổ chức tín dụng và các sửa đổi, bổ sung năm 2004, vào ngày 1 tháng 8 năm 2006, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước đã ký Quyết định số 36/2006/QĐ-NHNN, ban hành Quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ cho các tổ chức tín dụng Cùng ngày, ông cũng ký Quyết định số 37/2006/QĐ-NHNN, quy định về Quy chế kiểm toán nội bộ trong các tổ chức tín dụng.
Việc ban hành 2 Quyết định nêu trên đã phân biệt rõ: kiểm toán và hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của các Tổ chức tín dụng.
Theo Điều 2 Chương 1 của Quy chế ban hành kèm theo Quyết định số 36, Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ, cùng với cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng Hệ thống này được thiết lập dựa trên các quy định pháp luật hiện hành, nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro, đồng thời đạt được các mục tiêu mà tổ chức tín dụng đề ra.
Kiểm tra, kiểm soát (KTKS) có nhiều quan niệm và định nghĩa khác nhau, nhưng tất cả đều xoay quanh những nội dung chính nhất định.
THỤC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ T H ố N G K E M t r a
T ổng quan về tổ chức và hoạt động của N gân hàng Công thương V iệt
Ngân hàng Công thương Việt Nam (NHCTVN) có nguồn gốc từ Cục Tín dụng công nghiệp thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, được thành lập vào tháng 07 năm 1988 Sự hình thành này dựa trên Nghị định số 53/HĐBT ngày 26/03/1988 của Hội đồng Bộ trưởng.
Hệ thống mạng lưới của Ngân hàng Chính sách xã hội Việt Nam bao gồm trụ sở chính, Trung tâm Công nghệ thông tin, Trung tâm đào tạo nghiệp vụ, hai Văn phòng Đại diện, cùng với hai sở giao dịch I và II tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, và 137 Chi nhánh cấp I.
Ngân hàng Công thương Việt Nam sở hữu nhiều công ty con, bao gồm Công ty cho thuê tài chính, Công ty chứng khoán và Công ty quản lý và khai thác tài sản.
Mạng lưới hoạt động của NHCTVN đang được mở rộng để tăng cường cung cấp các sản phẩm và dịch vụ ngân hàng bán lẻ đến mọi tầng lớp trong xã hội.
Huy động vốn có thể thực hiện qua nhiều hình thức, bao gồm nhận tiền gửi từ các tổ chức, cá nhân và tổ chức tín dụng khác với các loại tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn, cũng như tiền gửi bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ và vàng Ngoài ra, việc phát hành chứng chỉ tiền gửi, kỳ phiếu, trái phiếu và các giấy tờ có giá khác cũng là một phương thức hiệu quả để thu hút vốn từ các tổ chức và cá nhân trong nước cũng như nước ngoài Thêm vào đó, việc vay vốn từ các tổ chức tín dụng trong và ngoài nước cũng góp phần vào các hình thức huy động vốn đa dạng.
Cấp tín dụng bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ bằng vàng cho các tổ chức và cá nhân được thực hiện qua nhiều hình thức, bao gồm cho vay chiết khấu thương phiếu, bảo lãnh, cho thuê tài chính và các hình thức khác Các tổ chức, cá nhân và hộ gia đình có thể vay vốn dưới các hình thức ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, cũng như theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ trong các trường hợp cần thiết.
Dịch vụ thanh toán ngân quỹ bao gồm việc mở tài khoản tiền gửi và các tài khoản khác tại ngân hàng nhà nước để thực hiện giao dịch thanh toán Đồng thời, cần duy trì số dư tiền gửi dự trữ bắt buộc theo quy định của Ngân hàng Chính sách Ngoài ra, mở tài khoản tiền gửi tại các ngân hàng khác trong nước cũng phải tuân thủ quy định của Ngân hàng Nhà nước.
- Thực hiện các dịch vụ và thanh toán ngân quỹ.
Tổ chức hệ thống thanh toán nội bộ tham gia vào hệ thống thanh toán liên ngân hàng trong nước và thực hiện các giao dịch theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Đồng thời, tổ chức cũng tham gia các hệ thống thanh toán quốc tế nhằm đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả trong hoạt động tài chính.
Các hoạt động bao gồm góp vốn, mua cổ phần và tham gia vào thị trường tiền tệ theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể kinh doanh ngoại hối và vàng trên cả thị trường trong nước và quốc tế, tuân thủ các quy định của NHNN.
Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của NHCTVN
(từ năm 2004 đến năm 2006) Đơn vị tính : Triệu đồng
- Tổng cho vay và đâu tư 83.111.703 103.987.389 125.170.000
- Lợi nhuận/Vốn chủ sở
(Nguôn : Báo cáo tổng kết hàng năm của NHCTVN)
Từ khi thành lập đến nay, NHCTVN là một trong những Ngân hàng thương mại quốc doanh (NHTM) có thị phần lớn, chiếm 1/6 ngành Ngân hàng.
Hoạt động kinh doanh của NHCTVN đã có những đóng góp quan trọng cho sự phát triển kinh tế Trong những năm qua, nhờ nỗ lực của Ban lãnh đạo và cán bộ, NHCTVN đã đạt được thành công trong cải cách và chuẩn bị cho cổ phần hoá và hội nhập kinh tế Cụ thể, chất lượng tài sản và danh mục đầu tư được nâng cao, cơ cấu tín dụng được cải thiện, đảm bảo các tỷ lệ an toàn vốn hiệu quả, với tỷ lệ nợ xấu chỉ 1,38%, thấp hơn mục tiêu dưới 4%.
Đảm bảo tỷ lệ cho vay doanh nghiệp nhà nước đạt 31%, vượt mục tiêu 40%, trong khi tỷ lệ cho vay tổng thể đạt 25,6%, dưới mục tiêu 30% Ngân hàng đã thực hiện các biện pháp lành mạnh và minh bạch về tài chính, mở rộng phát triển sản phẩm dịch vụ, và chuyển đổi hệ thống mạng lưới Đầu tư vào công nghệ hiện đại hóa hoạt động ngân hàng đã giúp hoàn thành các chỉ tiêu cơ bản vượt kế hoạch do Liên bộ và Hội đồng quản trị đề ra Lợi nhuận trước thuế đạt 785 tỷ đồng, vượt kế hoạch 680 tỷ đồng, góp phần tích cực vào sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước.
2.2 Thực trạng công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ tại IncomBank
2.2.1 Cơ cấu tổ chức KTKS nội bộ
22.1.1 Mô hình tổ chức của bộ máy KTKS từ tháng 01 năm 1991 đến tháng 04 năm 2005
Theo Pháp lệnh Ngân hàng và các quy định của NHNN, Tổng giám đốc NHCTVN đã ban hành Quyết định số 16/NH - QĐ vào ngày 10/01/1991, thiết lập tổ chức bộ máy kiểm tra và kiểm toán của NHCTVN Từ thời điểm này, bộ máy kiểm tra KSNB của NHCTVN chính thức được thành lập Tiếp theo, vào ngày 01/03/1991, Tổng giám đốc NHCTVN đã ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của bộ máy Tổng kiểm soát theo quyết định 58/NHCT.
Sau khi Luật các tổ chức tín dụng được ban hành vào năm 1997 và có hiệu lực từ tháng 10/1998, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã ban hành quy chế kiểm tra kiểm toán nội bộ cho các tổ chức tín dụng Quy chế này được quy định trong Quyết định số 03/1998/QĐ - NHNN, ký ngày 03/01/1998 bởi Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Trong quá trình thực hiện cơ chế mới, Ngân hàng Công thương Việt Nam liên tục đổi mới tổ chức và hoạt động của hệ thống kiểm tra kiểm toán Điều này nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu quản trị và điều hành trong kinh doanh, đồng thời nâng cao trách nhiệm và quyền hạn của cán bộ kiểm tra, kiểm soát.
Vào ngày 06/06/1998, Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng Công thương Việt Nam đã ký Quyết định số 141/QĐ - HĐQT - NHCT 17, ban hành quy chế tổ chức hoạt động của bộ máy kiểm tra nội bộ Quyết định này thay thế quy chế được ban hành theo Quyết định số 58/NHCT ngày 01/03/1991 của Tổng Giám đốc.
G iải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ tại N H C T
3.2.1 Ngân hàng công thương VN nên chọn mô hình kiểm tra, kiểm soát tổng hợp
Trước đây NHCT Việt Nam tên giao dịch là INCOMBANK nay đổi tên thành VIETINBANK, hiện tại có 3 mô hình kiểm tra kiểm soát nội bộ, đó là:
3.2.1.1 Mô hình tập trung thống nhất
Theo mô hình này, toàn bộ hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ (KTKS NB) được tập trung tại Trung tâm điều hành, trong khi các đơn vị thành viên không có đội ngũ cán bộ riêng biệt cho công tác kiểm tra và kiểm soát nội bộ tách rời khỏi hoạt động nghiệp vụ.
* Ưu điểm của mô hình này là :
- Điều hành hoạt động KTKS NB một cách tập trung, thống nhất Đảm bảo triển khai, tổ chức thực hiện mọi hoạt động kiểm tra, kiểm soát nhanh nhất.
- Hoạt động KT KSNB có tính chủ động cao, không bị phụ thuộc vào các đơn vị thành viên.
Thông tin và xử lý các vấn đề phát hiện qua kiểm tra, kiểm toán là rất quan trọng Những vấn đề vướng mắc trong quá trình kiểm tra, kiểm soát cần được phản ánh trực tiếp và giải quyết ngay ở cấp quản lý tương ứng.
Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ (KTKSNB) tại trụ sở chính không đáp ứng được thực tế tại các đơn vị thành viên, dẫn đến việc giám sát hoạt động kinh doanh tại cơ sở không thường xuyên và liên tục Trong khi đó, cơ sở chính là nơi phát sinh hầu hết các nghiệp vụ của bộ phận tác nghiệp Điều này gây ra tình trạng thông tin về sự vụ xảy ra tại cơ sở không được truyền đạt kịp thời đến Trung tâm điều hành.
Khi sự nghiệp hiện đại hóa ngân hàng thành công, mô hình này có thể được cải tiến và ứng dụng rộng rãi Với cơ sở dữ liệu tập trung, khoảng cách và thời gian trong hoạt động kiểm tra, kiểm toán tại Trung tâm điều hành sẽ được rút ngắn, đảm bảo sự kết nối chặt chẽ với các cơ sở.
32.1.2 Mô hình kiểm tra kiểm soát nội bộ phân tán
Theo mô hình này, toàn bộ tổ chức và hoạt động nghiệp vụ kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại chi nhánh sẽ được giao cho các đơn vị thành viên tự quản lý Trung tâm điều hành chỉ giữ vai trò quản lý chung và hỗ trợ Tổng giám đốc trong việc chỉ đạo hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ Ưu điểm của mô hình này là tăng cường tính tự chủ cho các đơn vị thành viên và nâng cao hiệu quả quản lý.
Các đơn vị thành viên cần chủ động trong hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ (KTKTNB) của mình, đồng thời xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm của các chức danh trong việc thực hiện nhiệm vụ.
Trung tâm điều hành tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược cấp vĩ mô, bao gồm hoạch định chiến lược, biện pháp và phương pháp, cùng với việc xây dựng quy trình kỹ thuật Ngoài ra, trung tâm cũng chú trọng đến công tác đào tạo nghiệp vụ kiểm tra cho đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác kiểm tra và kiểm toán trong toàn hệ thống.
- Làm giảm phần nào tính độc lập của hoạt động kiểm tra, kiểm soát
Thông tin về sai lầm và thiếu sót tại cơ sở có thể bị che giấu, dẫn đến việc các mầm mống tiêu cực vẫn tồn tại và phát triển.
Khả năng tổng hợp thông tin báo cáo định kỳ của bộ phận kiểm tra, kiểm toán tại Trung tâm điều hành sẽ bị ảnh hưởng, dẫn đến việc thông tin báo cáo trở nên chậm trễ và có nguy cơ bị bóp méo hoặc phóng đại không trung thực do ý đồ của lãnh đạo các đơn vị thành viên.
Thông tin chỉ đạo từ Trung tâm điều hành chuyển tải xuống các ngân hàng cơ sở có thể bị sai lệch do nhận thức khác nhau của từng đơn vị mà không được kiểm tra và đối chứng lại.
Đội ngũ kiểm soát viên gặp phải một số hạn chế, không phải ai cũng có chuyên môn sâu về tất cả các nghiệp vụ Bên cạnh đó, cán bộ nhân viên tại chi nhánh hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của kiểm soát viên, từ đó có thể tìm cách đối phó hiệu quả.
- Theo mô hình này, hoạt động kiểm tra, kiểm soát sẽ thiếu tính thống nhất.
3.2.13 Mô hình kiểm tra kiểm soát nội bộ tổng hợp
Mô hình tổng hợp của VIETINBANK kết hợp giữa tính tập trung và phân tán, tối ưu hóa các ưu điểm và hạn chế nhược điểm của hai mô hình trước đó Để phù hợp với hoạt động của ngân hàng, cần thiết phải có hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ trực thuộc Tổng giám đốc điều hành, bên cạnh bộ máy kiểm toán thuộc Ban kiểm soát của Hội đồng quản trị Đây là mô hình phù hợp nhất với VIETINBANK trong giai đoạn hiện nay.
Theo mô hình kiểm soát nội bộ của VIETINBANK, hệ thống này được chỉ đạo theo hướng dọc, bắt đầu từ Tổng kiểm soát tại Trung tâm điều hành đến các Phòng Kiểm toán Kiểm soát nội bộ (KTKTNB) tại các Văn phòng đại diện Do đó, tổ chức KTKSNB của VIETINBANK nên được thiết lập theo mô hình này để đảm bảo hiệu quả và tính đồng bộ trong quản lý.
- Ban kiểm tra, kiểm soát nội bộ ở Trung tâm điều hành.
- Phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ ở các chi nhánh, khu vực.
Hệ thống kiểm soát nội bộ có thể được chia thành các lĩnh vực kiểm soát chuyên sâu, bao gồm kiểm soát hoạt động tín dụng và đầu tư, kiểm soát kế toán tài chính, kiểm soát hoạt động nghiệp vụ tài trợ thương mại (bao gồm thanh toán quốc tế và kinh doanh ngoại tệ), hệ thống thông tin báo cáo, và xây dựng cơ sở hạ tầng cần thiết.
Ban kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại Trung tâm điều hành VIETINBANK có trách nhiệm quản lý hoạt động chung của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ (KTKSNB), chỉ đạo về kỹ thuật nghiệp vụ, và xây dựng các kế hoạch chiến lược về KTKSNB cho toàn hệ thống Ban cũng lập kế hoạch chi tiết cho hoạt động kiểm soát và thực hiện các cuộc kiểm tra theo kế hoạch tại trụ sở chính, đồng thời trực tiếp tham gia kiểm tra tại các chi nhánh Các nhiệm vụ cụ thể của Ban KTKSNB bao gồm việc đảm bảo tính hiệu quả và tuân thủ trong hoạt động kiểm soát nội bộ.
- Xây dựng qui chế kiểm tra kiểm soát nội bộ và các qui chê khác có liên quan.