NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ
Hàng dự trữ
1.1.1 Khái niệm và vai trò của hàng dự trữ
Hàng dự trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng Các nhà nghiên cứu đã định nghĩa hàng dự trữ như một yếu tố thiết yếu trong quản lý chuỗi cung ứng.
Theo Trương Đức Lực trong cuốn "Giáo trình Quản trị tác nghiệp", hàng dự trữ được định nghĩa là những mặt hàng nhàn rỗi, đang chờ được sử dụng trong tương lai.
Theo Đồng Thị Thanh Phương trong cuốn "Quản trị sản xuất và dịch vụ", hàng tồn kho được định nghĩa là tất cả các nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai.
According to author R Anthony Inman in the article on Inventory Management, inventory refers to the quantity or store of goods maintained for specific purposes or uses.
Tóm lại, hàng dự trữ gồm tất cả các nguồn lực vật chất cần thiết để đáp ứng nhu cầu bên trong và bên ngoài doanh nghiệp
Hàng dự trữ tồn tại dưới nhiều hình thức, bao gồm nguyên vật liệu, nhiên liệu sản xuất, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm, thành phẩm và hàng hóa chờ tiêu thụ Tỷ trọng các loại hàng dự trữ sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp.
Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB
Hàng dự trữ trong doanh nghiệp sản xuất bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và thành phẩm Quy trình sản xuất tại các doanh nghiệp này trải qua nhiều giai đoạn, từ thu mua nguyên vật liệu, chế biến sản xuất đến phân phối sản phẩm Do đó, hàng dự trữ thường rất đa dạng và tỷ lệ dự trữ lớn, nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả.
Hàng dự trữ của các doanh nghiệp thương mại là hàng hóa được mua về để bán Do không có quá trình sản xuất, các doanh nghiệp này không giữ nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang hay bán thành phẩm Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, các doanh nghiệp thường duy trì mức hàng tồn kho tương đối cao.
Hàng dự trữ trong các doanh nghiệp dịch vụ bao gồm dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất kỹ thuật Những doanh nghiệp này chủ yếu cung cấp sản phẩm vô hình như tư vấn, giáo dục và giải trí thông qua đội ngũ nhân viên, dẫn đến xu hướng duy trì mức dự trữ thấp.
1.1.1.2 Vai trò của hàng dự trữ
Sự tồn tại hàng dự trữ trong các loại hình doanh nghiệp là một tất yếu khách quan do những vai trò của hàng dự trữ như sau: 1
Hàng dự trữ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự liên kết chặt chẽ giữa các giai đoạn của quá trình sản xuất Trong bối cảnh nguồn cung ứng có thể bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch bệnh hoặc rủi ro khác, hàng dự trữ trở thành nguồn đầu vào cần thiết để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, đặc biệt trong những thời điểm cao điểm Nhờ có hàng dự trữ, quá trình sản xuất không bị gián đoạn, giúp tránh tình trạng thiếu hụt nguyên liệu.
Hàng dự trữ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, đặc biệt trong những thời điểm lượng khách hàng tăng đột biến Khách hàng là yếu tố sống còn của doanh nghiệp, do đó việc duy trì hàng dự trữ là cần thiết để đảm bảo sự hài lòng và giữ chân khách hàng.
Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng, ngăn không cho họ chuyển sang đối thủ cạnh tranh, đồng thời nâng cao uy tín với khách hàng.
Hàng dự trữ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo ổn định sản xuất cho doanh nghiệp, tạo công ăn việc làm cho người lao động, và giảm thiểu tác động tiêu cực từ sai sót trong dự báo cầu Đồng thời, việc duy trì hàng tồn kho cũng giúp cắt giảm chi phí liên quan đến đặt hàng và mua sắm.
1.1.2 Phân loại hàng dự trữ
Hàng dự trữ có thể phân loại theo nhiều tiêu chí:
Theo đặc điểm nhu cầu sản xuất kinh doanh:
- Dự trữ thường xuyên là những hàng hóa, nguyên vật liệu đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh trong những giai đoạn ổn định
- Dự trữ mùa vụ nhằm đảm bảo sản xuất kinh doanh trong những giai đoạn nhu cầu tiêu dùng tăng cao đột biến
Dự trữ bảo hiểm là hàng hóa và nguyên liệu được mua với số lượng vượt mức dự kiến để phòng ngừa các rủi ro như hao mòn, hỏng hóc và thời gian giao hàng chậm.
- Dự trữ chuẩn bị đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh đã được lên kế hoạch từ trước
Theo thời gian dự trữ:
- Dự trữ đơn kỳ: lượng hàng hóa, nguyên vật liệu… chỉ được tích trữ để sử dụng trong một kỳ
- Dự trữ đa kỳ: lượng hàng hóa, nguyên vật liệu… được dự trữ trong nhiều kỳ để tránh những biến động từ thị trường
- Dự trữ tĩnh: hàng hóa, nguyên vật liệu, bán thành phẩm… đang ở trong kho
- Dự trữ động: hàng hóa, nguyên vật liệu, bán thành phẩm… đang trên đường đi
Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB
Theo giới hạn của dự trữ:
Dự trữ cao nhất là khả năng lưu trữ tối đa trong giới hạn tài chính và điều kiện kho bãi của doanh nghiệp Mức dự trữ này càng lớn khi doanh nghiệp quyết định mua hàng với số lượng lớn để tận dụng cơ hội thị trường, như sự tăng giá hoặc các ưu đãi chiết khấu cho đơn hàng lớn.
Dự trữ thấp nhất là mức tối thiểu mà doanh nghiệp cần duy trì để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng về cả số lượng lẫn chất lượng.
Quản trị hàng dự trữ
1.2.1 Khái niệm và vai trò của quản trị hàng dự trữ
Quản trị hàng dự trữ là yếu tố then chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và duy trì sự ổn định trong quá trình sản xuất Nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc quản lý hàng dự trữ hiệu quả mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp.
Quản trị hàng dự trữ, theo Trần Đức Lộc trong cuốn Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp, là quá trình tổ chức và quản lý tất cả các công việc và dữ liệu liên quan đến dự trữ Mục tiêu của quản trị hàng dự trữ là duy trì mức dự trữ tối ưu và giảm chi phí dự trữ cho doanh nghiệp.
Theo Lê Quân trong cuốn Giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, quản trị dự trữ được định nghĩa là tổng hợp các hoạt động nhằm xác định nhu cầu dự trữ, tổ chức quản lý dự trữ và đánh giá hiệu quả công tác dự trữ, từ đó đảm bảo đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB
Theo R Anthony Inman trong bài Inventory Management định nghĩa:
Inventory management, also known as inventory control, aims to strike a balance between inventory requirements and the necessity to reduce costs associated with acquiring and maintaining inventory.
Quản trị hàng dự trữ là quá trình tổ chức và quản lý công tác dự trữ nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, đồng thời tối thiểu hóa chi phí liên quan đến hàng hóa.
Quản trị hàng dự trữ là quá trình cân bằng giữa chi phí và lợi ích của hàng tồn kho Để đảm bảo sản xuất ổn định và chống lại lạm phát, doanh nghiệp cần tăng lượng dự trữ, nhưng điều này cũng làm tăng chi phí và giảm hiệu quả kinh doanh Ngược lại, để nâng cao hiệu quả, doanh nghiệp phải giảm chi phí, bao gồm chi phí đặt hàng, lưu kho và mua hàng, dẫn đến việc giảm lượng hàng dự trữ và khó khăn trong việc đạt được lợi ích mong muốn từ hàng tồn kho.
Quản trị hàng dự trữ yêu cầu doanh nghiệp cân bằng giữa lợi ích và chi phí, đảm bảo đủ hàng hóa để duy trì hoạt động sản xuất liên tục và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Doanh nghiệp cần tối ưu hóa chi phí dự trữ, bao gồm chi phí đặt hàng, mua hàng và lưu kho Dự trữ quá lớn sẽ làm tăng chi phí và ứ đọng vốn, trong khi dự trữ quá thấp có thể gây gián đoạn sản xuất, tăng chi phí ngừng sản xuất và ảnh hưởng đến hợp đồng cũng như uy tín với khách hàng.
Để tối ưu hóa việc dự trữ hàng hóa, doanh nghiệp cần xác định điểm cân bằng giữa chi phí đầu tư vào hàng tồn kho và lợi ích từ việc đáp ứng nhu cầu sản xuất cũng như nhu cầu của người tiêu dùng, nhằm đạt được hiệu quả với chi phí thấp nhất.
Quản trị hàng dự trữ cần giải quyết 3 khía cạnh:
- Về mặt kinh tế: xác định lượng đặt hàng tối ưu và thời điểm đặt hàng
- Về mặt hiện vật: đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong kho và thuận lợi cho việc vận chuyển ra vào kho
- Về mặt kế toán: nắm được sự biến động của hàng hóa dự trữ cả về số lượng và giá trị trong suốt quá trình lưu kho
1.2.1.2 Vai trò quản trị hàng dự trữ
Quản trị hàng dự trữ hiệu quả trong doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho hoạt động sản xuất kinh doanh Một số lợi ích quan trọng bao gồm việc tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu chi phí lưu kho, cải thiện khả năng phục vụ khách hàng và tăng cường tính linh hoạt trong quản lý nguồn lực.
Quản trị hàng dự trữ đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối quá trình sản xuất và cung ứng, đặc biệt trong bối cảnh thị trường thường xuyên đối mặt với những biến động khó lường như thiên tai, dịch bệnh và chiến tranh Những yếu tố này có thể làm gián đoạn nguồn cung ứng, ảnh hưởng đến khả năng sản xuất của doanh nghiệp Khi nhu cầu tiêu dùng gia tăng, quản trị hàng dự trữ hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì sản xuất liên tục, hạn chế tình trạng thiếu hụt và lãng phí trong quá trình sản xuất.
Quản trị hàng dự trữ đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn ngừa tác động của lạm phát, khi giá cả hàng hóa trên thị trường luôn biến động Doanh nghiệp có thể dự đoán lạm phát và tiến hành dự trữ nguyên liệu đầu vào để tiết kiệm chi phí Tuy nhiên, việc dự trữ quá nhiều cũng tiềm ẩn rủi ro và chi phí phát sinh, vì vậy cần xem xét và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi ra quyết định.
Quản trị hàng dự trữ vào thứ ba giúp doanh nghiệp khấu trừ theo số lượng, cho phép họ nhận được chiết khấu thương mại khi đặt hàng với số lượng lớn.
Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giảm chi phí đầu vào sản phẩm Mặc dù mua hàng với số lượng lớn có thể tiết kiệm chi phí, nhưng doanh nghiệp cũng phải đối mặt với chi phí tồn trữ cao Do đó, cần phải tìm ra sự cân bằng giữa lợi ích thu được và chi phí bỏ ra để xác định lượng đặt hàng tối ưu.
1.2.2 Qui trình quản trị hàng dự trữ
Quy trình quản trị hàng dự trữ bao gồm các bước quan trọng như đặt hàng, nhận hàng, sắp xếp và bảo quản hàng, xuất hàng và kiểm soát hàng Mỗi khâu trong quy trình này đều đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo hiệu quả quản lý hàng hóa.
Lý thuyết Just in time trong quản trị hàng dự trữ
JIT (Just-In-Time) bắt nguồn từ dây chuyền sản xuất của Ford vào những năm 30, nhưng chỉ được hoàn thiện và ứng dụng rộng rãi bởi Toyota Motor vào những năm 70 Sau Đại chiến thế giới thứ 2, Nhật Bản đã áp dụng chiến lược nhập khẩu công nghệ và tập trung vào cải tiến quy trình sản xuất (kaizen) để giảm chi phí cho nghiên cứu và phát triển (R&D) Mục tiêu của chiến lược này là nâng cao chất lượng và độ tin cậy của sản phẩm, được thúc đẩy bởi Eiji Toyoda và Taiichi Ohno.
Số lượng các đơn hàng không hoàn thành
Số lượng các đơn hàng có nhu cầu
Lượng hàng tiêu thụ trong 1 thời kỳ Nhu cầu trong một thời kỳ
Số lượng đơn vị hàng của mỗi đơn hàng
Chi phí cho mối đơn hàng
Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB đã triển khai hệ thống sản xuất mới, được gọi là Hệ thống sản xuất Toyota Hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển vượt bậc của Nhật Bản ngày nay.
Sau khi được phát triển ở Bắc Mỹ bởi hai chuyên gia chất lượng Deming và Juran, triết lý JIT đã nhanh chóng lan rộng ra toàn cầu JIT, hay Just-In-Time, hướng tới việc loại bỏ tất cả các nguồn gây lãng phí, từ đó nâng cao hiệu quả cho hệ thống sản xuất.
JIT, hay Just In Time, có nghĩa là "Đúng sản phẩm – với đúng số lượng – tại đúng nơi – vào đúng thời điểm cần thiết" Trong sản xuất và dịch vụ, mỗi công đoạn phải sản xuất đúng số lượng cần thiết cho công đoạn tiếp theo Những quy trình không tạo ra giá trị gia tăng cần được loại bỏ, và hệ thống chỉ sản xuất những gì khách hàng thực sự mong muốn.
Hệ thống JIT (Just In Time) là phương pháp sản xuất tối ưu, trong đó mọi luồng nguyên vật liệu, hàng hóa và sản phẩm được lập kế hoạch chi tiết để đảm bảo quy trình tiếp theo bắt đầu ngay khi quy trình hiện tại kết thúc Điều này giúp loại bỏ tình trạng hàng hóa tồn đọng, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tối ưu hóa việc sử dụng nhân công cũng như thiết bị, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất.
JIT kết hợp hai phương thức sản xuất tinh xảo và đại trà, loại bỏ yếu điểm về giá thành và sự chặt chẽ công nghiệp Phương thức này yêu cầu đội ngũ công nhân tay nghề cao và sử dụng hệ thống máy móc linh hoạt, đa năng, cho phép sản xuất với nhiều mức công suất JIT tối ưu hóa nguồn lực bằng cách sử dụng ít nhân lực, giảm diện tích và tạo ra ít phế phẩm, đồng thời sản xuất nhiều loại sản phẩm Việc hạn chế tối đa tồn kho và lao động giúp tăng năng suất và giảm chi phí Ba mục tiêu phụ được đặt ra nhằm đạt được mục tiêu giảm chi phí.
Kiểm soát chất lượng giúp hệ thống linh hoạt điều chỉnh hàng tháng hoặc thậm chí hàng ngày để phù hợp với sự biến động của thị trường về số lượng và độ đa dạng.
Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB
– Bảo đảm chất lượng: đảm bảo mỗi quy trình chỉ tạo ra các đơn vị sản phẩm tốt cho các quy trình tiếp theo
– Tôn trọng con người: vì nguồn nhân lực phải chịu nhiều sức ép dưới nỗ lực giảm thiểu chi phí
Phương pháp JIT tập trung vào việc loại bỏ lãng phí và nâng cao hiệu quả trong quá trình sản xuất Hệ thống này đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất liên tục với lượng tồn kho tối thiểu, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm chi phí.
JIT khi vận dụng trong các doanh nghiệp thương mại sẽ có những đặc trưng chủ yếu sau đây:
Hệ thống JIT được nhận diện qua lượng tồn kho thấp, bao gồm các sản phẩm chưa tiêu thụ Lợi ích rõ ràng nhất của việc này là tiết kiệm không gian và chi phí, do không phải ứ đọng vốn trong hàng hóa tồn kho Bên cạnh đó, tồn kho thấp cũng giúp ngăn chặn sự ỷ lại của nhà quản lý, khuyến khích họ nỗ lực khắc phục sự cố trong bán hàng, từ đó giảm thiểu chi phí phát sinh.
JIT làm giảm dần dần lượng tồn kho, từ đó người ta càng dễ tìm thấy và giải quyết những khó khăn phát sinh
1.3.2.2 Kích thước lô hàng nhỏ Đặc điểm của hệ thống JIT là kích thước lô hàng nhỏ trong quá trình phân phối từ nhà cung ứng Kích thước lô hàng nhỏ sẽ tạo ra một số lợi ích cho hệ thống JIT hoạt động một cách có hiệu quả như sau:
Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB
– Giảm chi phí lưu kho và tiết kiệm diện tích kho bãi
– Lô hàng có kích thước nhỏ ít bị cản trở hơn tại nơi làm việc
Việc kiểm tra chất lượng lô hàng trở nên dễ dàng hơn, và khi phát hiện sai sót, chi phí sửa chữa sẽ thấp hơn so với lô hàng có kích thước lớn.
1.3.2.3 Bố trí mặt bằng hợp lý
Theo lý thuyết sản xuất cổ điển, bố trí mặt bằng phân xưởng được tổ chức dựa trên nhu cầu gia công Hệ thống JIT áp dụng bố trí mặt bằng theo nhu cầu sản phẩm, sắp xếp thiết bị để điều khiển các dòng sản phẩm tương tự Việc chuyển lô nhỏ chi tiết giữa các trung tâm làm việc giúp giảm thời gian chờ đợi và chi phí vận chuyển nguyên vật liệu Điều này dẫn đến sự thu nhỏ kích thước nhà máy nhưng tăng hiệu quả, đồng thời tăng cường giao tiếp giữa công nhân nhờ vào việc sắp xếp máy móc gần nhau hơn.
1.3.2.4 Lựa chọn người bán hàng tin cậy và nâng cao tinh thần hợp tác của các thành viên trong hệ thống
Hệ thống JIT chủ yếu tập trung vào việc mở rộng tới người bán, yêu cầu họ cung cấp hàng hóa chất lượng cao, với các lô hàng nhỏ và thời gian giao hàng chính xác.
Trong truyền thống, người mua thường kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa, và nếu phát hiện hàng kém phẩm chất, họ sẽ trả lại cho người bán để sản xuất lại Tuy nhiên, trong hệ thống JIT, hàng hóa kém chất lượng có thể làm gián đoạn dòng công việc Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa được coi là không hiệu quả vì không được tính vào giá trị sản phẩm, do đó trách nhiệm đảm bảo chất lượng đã được chuyển giao cho người bán.
Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB việc với người bán để giúp họ đạt được chất lượng hàng hóa mong muốn
Mục tiêu chính của người mua là nhận diện người bán như một nhà sản xuất hàng hóa chất lượng cao, từ đó không cần thiết phải thực hiện kiểm tra sản phẩm.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ TẠI CÔNG
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI
TOÀN PHÁT 2.1 Giới thiệu chung về công ty Toàn Phát
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Tên công ty : Công ty TNHH Đầu tư phát triển thương mại Toàn Phát Địa chỉ: số 16A5 và 47 Lý Nam Đế - Hoàn Kiếm - Hà Nội
Giấy phép kinh doanh số: 0102001610
Công ty Toàn Phát được thành lập vào ngày 14/02/1998 tại Hà Nội
Công ty TNHH một thành viên Toàn Phát là một doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân và tự chủ về tài chính Công ty sở hữu tài khoản độc lập và con dấu riêng, do ông Nguyễn Đông Hoàng đảm nhiệm chức vụ giám đốc.
Công ty Toàn Phát chuyên cung cấp thiết bị tin học và điện tử, phục vụ chủ yếu cho thị trường miền Bắc Việt Nam và các khu vực lân cận Sau 16 năm hoạt động, Toàn Phát đã khẳng định được thương hiệu uy tín trong lòng người tiêu dùng.
Vào giai đoạn đầu mới thành lập từ năm 1998 đến năm 2002, công ty
Công ty Toàn Phát đang đối mặt với nhiều khó khăn, bao gồm vốn điều lệ hạn chế, đội ngũ nhân sự chỉ có 5 người và cơ sở vật chất còn thiếu thốn Dù vậy, Toàn Phát đã nỗ lực không ngừng để tiếp cận thị trường tin học và điện tử mới mẻ, chưa phát triển Công ty đã tích cực tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ trong ngành để vượt qua thách thức.
Nguyễn Ngọc Mai, sinh viên lớp K14QTDNB, đã thiết lập mối quan hệ với một số nhà cung cấp và các đối tác tiếp thị, đồng thời xây dựng được một lượng khách hàng quen thuộc đủ lớn để đảm bảo hoạt động bền vững cho công ty.
Từ năm 2002 đến 2007, công ty Toàn Phát đã đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở vật chất và phát triển nhân sự, tuyển dụng nhiều nhân viên có trình độ chuyên môn cao Giai đoạn này chứng kiến sự tăng trưởng doanh số mạnh mẽ, nhờ vào sự phát triển của nền kinh tế và thị trường thiết bị tin học Công ty cũng đã triển khai hình thức bán hàng trực tuyến, cải thiện chất lượng phục vụ và nâng cao uy tín Nhờ đó, thị phần của công ty được mở rộng với hơn 300 khách hàng quen thuộc.
Từ năm 2008 đến 2014, nền kinh tế Việt Nam đối mặt với khủng hoảng và suy thoái, cùng với sự gia tăng cạnh tranh trên thị trường, đã gây khó khăn cho công ty Toàn Phát Tuy nhiên, nhờ vào kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực thiết bị tin học và uy tín với khách hàng, Toàn Phát đã duy trì hoạt động ổn định, với doanh thu tăng trong những năm đầu và sau đó giữ ở mức ổn định.
Vào năm 2015, công ty cam kết nỗ lực hơn nữa để duy trì và phát triển hoạt động, nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và nâng cao uy tín trên thị trường.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, cung cấp các thiết bị văn phòng, thiết bị điện tử tin học cho thị trường
Các mặt hàng chủ đạo của công ty gồm:
Máy in chính hãng: Máy in chính hãng Canon - Epson - Hp - Samsung
Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB
Mực in các loại: Mực in Laser, in phun màu, mực dẫn máy in phun, mực nước, mực đổ các loại
Hệ thống mực in phun : Cung cấp giải pháp in ấn tiết kiệm
Máy tính : Máy tính để bàn, máy tính xách tay
Linh kiện máy tính : Chuyên cung cấp linh kiện, phụ kiện máy tính
Phụ kiện laptop: Ram, Pin, nguồn, túi chống sốc, cặp các loại
Thiết bị văn phòng: Máy in, máy Fax, máy quét, máy hủy tài liệu, điện thoại bàn
Từ điển điện tử: Kim từ điển USA, Tân từ điển USA
Thiết bị lưu trữ: HDD, USB, Ram, ổ cứng cắm ngoài: Samsung, WD,
Thiết bị mạng: Modem ADSL, Router, WIFI
Thiết bị giải trí số: Máy ghi âm, máy nghe nhạc MP3 + MP4 và còn rất nhiều thiết bị ngoại vi khác
Công ty hoạt động như một trung gian phân phối sản phẩm điện tử tin học, kết nối các nhà sản xuất và người tiêu dùng Với vai trò này, công ty giúp cân bằng giữa nguồn cung từ nhà sản xuất và nhu cầu của thị trường Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ sửa chữa thiết bị điện tử tin học theo yêu cầu của khách hàng.
Công ty cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp trước và sau khi bán hàng, giúp khách hàng hiểu rõ đặc tính, ưu điểm của sản phẩm, cùng với hướng dẫn lắp đặt và vận hành Chúng tôi cam kết đảm bảo chế độ bảo hành tốt nhất cho khách hàng.
Công ty cần duy trì và phát triển hiệu quả hoạt động kinh doanh để đảm bảo đời sống cho người lao động Để thực hiện nhiệm vụ này, công ty đã đặt ra những mục tiêu cụ thể, bao gồm việc làm hài lòng khách hàng, giữ vững lượng khách hàng quen thuộc và tiếp tục quảng cáo để thu hút thêm khách hàng mới.
Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB tập trung vào việc mở rộng lượng khách hàng tiềm năng và nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên thông qua đào tạo Để tối ưu hóa hoạt động, công ty cũng chú trọng vào việc tận dụng cơ sở vật chất hiện có, cải thiện bố trí hàng hóa nhằm tăng tính thẩm mỹ và tiện lợi Đồng thời, việc tiết kiệm chi phí và loại bỏ lãng phí không cần thiết cũng là mục tiêu quan trọng trong chiến lược phát triển.
Công ty có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các quy định và chính sách quản lý của Nhà nước, bao gồm nghĩa vụ nộp thuế và đóng bảo hiểm cho người lao động.
Cơ cấu tổ chức của công ty Toàn Phát được thiết kế theo mô hình trực tuyến, với giám đốc đứng đầu và các trưởng phòng phụ trách các phòng ban hỗ trợ giám đốc trong công việc quản lý.
Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức công ty Toàn Phát
Công ty có tổng số 28 người làm việc tại các phòng ban bộ phận
Giám đốc công ty là người có quyền lãnh đạo cao nhất và đại diện pháp luật cho công ty Họ điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày theo quy định pháp luật, ký kết hợp đồng kinh tế với các đối tác, và đưa ra quyết định cuối cùng về chính sách nhân sự, tài chính và kinh doanh Ngoài ra, giám đốc còn kiểm soát và đánh giá hoạt động của các phòng ban trong công ty, đồng thời khen thưởng những nhân viên có thành tích xuất sắc.
Phòng tài chính kế toán
Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB
Phòng Kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục tiêu và phương hướng hoạt động kinh doanh nhằm tối ưu hóa hiệu quả Nhiệm vụ của phòng bao gồm xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh, thiết lập chính sách bán hàng, dự toán mua hàng, và duy trì hình ảnh thương hiệu công ty Để đáp ứng nhu cầu khách hàng, phòng thực hiện nghiên cứu thị trường và lập dự báo tiêu thụ hàng tháng Bên cạnh đó, phòng còn thực hiện tư vấn, tiếp thị và bán hàng trực tiếp qua mạng hoặc tại cửa hàng, đồng thời đảm bảo giao hàng tận tay khách hàng bằng các hình thức tự vận chuyển hoặc thông qua các công ty chuyển phát cho những khách hàng ở xa.
ĐỀ XUẤT ÁP DỤNG JIT TRONG QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ TẠI CÔNG TY TOÀN PHÁT
HÀNG DỰ TRỮ TẠI CÔNG TY TOÀN PHÁT
3.1 Bối cảnh và triển vọng phát triển của công ty Toàn Phát trong thời gian tới
3.1.1 Xu thế môi trường bên ngoài
Triển vọng kinh tế Việt Nam giai đoạn 2015–2020 khá tích cực, với nền kinh tế dần phục hồi sau khủng hoảng tài chính toàn cầu 2008 và có khả năng tăng trưởng ổn định Dự báo của Tổng cục Thống kê cho thấy tốc độ tăng trưởng GDP sẽ dao động từ 6,62% đến 7,23%, trong khi chỉ số lạm phát ổn định từ 6,96% đến 7,1% Lãi suất cho vay dự kiến sẽ giảm dần, tạo điều kiện thuận lợi cho chi phí đầu vào của doanh nghiệp và khả năng tiếp cận vốn từ các tổ chức tín dụng Điều này mang lại lợi ích lớn cho hoạt động mua sắm và quản lý hàng tồn kho của các công ty.
Chính phủ Việt Nam đang liên tục triển khai các chính sách cải cách thủ tục hành chính nhằm cải thiện môi trường kinh doanh và ổn định kinh tế vĩ mô Đặc biệt, các chính sách này hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh Quốc hội đã thông qua việc điều chỉnh giảm thuế TNDN theo lộ trình hợp lý, giúp doanh nghiệp có thêm nguồn lực tài chính để đầu tư phát triển và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Thị trường dự báo sẽ phục hồi nhờ vào tăng trưởng kinh tế ổn định và lạm phát được kiểm soát ở mức vừa phải, dẫn đến sức cầu hàng hóa khả quan trong thời gian tới Các hiệp định thương mại như Hiệp định đối tác kinh tế chiến lược xuyên Thái Bình Dương (TPP) và Cộng đồng kinh tế sẽ thúc đẩy hoạt động thương mại và đầu tư.
ASEAN (AEC), Hiệp định thương mại tự do Việt Nam – EU (FTA VN-
EU)… sẽ giúp mở rộng thị trường sang các nước khác Tuy nhiên bên cạnh
Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB nhận định rằng tiềm năng thị trường sẽ dẫn đến sự gia tăng đáng kể số lượng đối thủ cạnh tranh cho các doanh nghiệp Việt Nam Để có thể tồn tại trong môi trường cạnh tranh khốc liệt do hội nhập kinh tế sâu rộng, các công ty cần nỗ lực cải thiện chất lượng hoạt động của mình.
Mặt hàng thiết bị máy văn phòng và điện tử có tiềm năng phát triển nhanh chóng với lượng nhà cung cấp ổn định, đảm bảo nguồn cung không bị thiếu Công ty hiện đã hợp tác với hơn 300 nhà cung cấp trong lĩnh vực này, và dự báo rằng xu hướng tương lai sẽ tiếp tục duy trì và gia tăng số lượng nhà cung cấp cho các thiết bị văn phòng và điện tử tin học.
Tiến bộ khoa học công nghệ đã làm thay đổi đáng kể các thiết bị điện tử và máy văn phòng, từ những sản phẩm đơn giản với chức năng riêng biệt đến những thiết bị tích hợp nhiều chức năng Trước đây, các văn phòng thường sử dụng máy in, máy photocopy và máy fax riêng lẻ, nhưng hiện nay và trong tương lai, xu hướng sẽ là mua sắm các sản phẩm tích hợp Để cạnh tranh hiệu quả, các công ty cần cập nhật kịp thời xu hướng công nghệ mới và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Thị trường điện tử, tin học và thiết bị văn phòng tại Việt Nam đang đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ nhiều đối thủ lớn như Trần Anh, Nguyễn Kim, Media Mart, và Pico Trong bối cảnh hội nhập, nhiều hãng điện máy mới sẽ gia nhập thị trường, dẫn đến nguy cơ bão hòa và lợi nhuận thấp Các công ty lớn đang mở rộng quy mô ra khắp các tỉnh thành, không chỉ tập trung ở các thành phố lớn Sự mua bán và sáp nhập doanh nghiệp sẽ gia tăng, đặc biệt với những hãng không đủ sức cạnh tranh Tuy nhiên, vẫn tồn tại những cơ hội khai thác từ các ngách thị trường.
Nguyễn Ngọc Mai, sinh viên lớp K14QTDNB, cho rằng Công ty Toàn Phát, một doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ, nên tập trung vào việc khai thác các phân khúc thị trường nhỏ để phát triển bền vững.
Nhìn chung công ty sẽ có những cơ hội và thách thức từ xu hướng phát triển của môi trường bên ngoài như sau:
- Sức cầu thị trường sẽ tăng do nền kinh tế thoát khỏi khủng hoảng, hội nhập quốc tế sâu rộng
- Môi trường kinh doanh ngày càng thuận lợi, ổn định nhờ các chính sách của Chính phủ
- Nhà cung cấp có số lượng lớn và ổn định
- Thị trường ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh lớn cả trong và ngoài nước
Khoa học và công nghệ phát triển nhanh chóng, yêu cầu doanh nghiệp phải liên tục cập nhật xu hướng để không bị lạc hậu và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng Đồng thời, việc quản lý hàng dự trữ hiệu quả là cần thiết để bảo vệ giá trị sản phẩm và tránh tình trạng giảm giá trị hàng hóa.
Công ty cần khai thác tối đa các lợi thế của mình để tận dụng cơ hội thị trường, đồng thời tránh né những thách thức, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và đảm bảo sự tồn tại, phát triển bền vững.
3.1.2 Định hướng phát triển của công ty tới năm 2020
Công ty Toàn Phát là một doanh nghiệp uy tín trong lĩnh vực thương mại sản phẩm và dịch vụ tin học điện tử, thiết bị văn phòng, với nhiều năm hoạt động Mặc dù quy mô nhỏ, công ty vẫn đạt kết quả kinh doanh khả quan, với doanh thu và lợi nhuận liên tục tăng trưởng Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, Toàn Phát luôn nỗ lực nắm bắt cơ hội, giảm thiểu thách thức từ bên ngoài, phát huy điểm mạnh và cải thiện điểm yếu trong quản lý kinh doanh.
Nguyễn Ngọc Mai Lớp K14QTDNB
Công ty đã xây dựng chiến lược kinh doanh cho giai đoạn tới để nâng cao sức cạnh tranh và hiệu quả hoạt động, đồng thời cải thiện chất lượng quản trị hàng dự trữ.
Giữ vững thị trường hiện tại và phát triển thêm thị trường mới
Công ty hiện đang duy trì một lượng khách hàng ổn định tại thị trường Hà Nội cũng như các tỉnh lân cận như Bắc Ninh, Vĩnh Phúc và Hưng Yên.
Công ty cam kết đáp ứng nhu cầu của khách hàng thông qua các chính sách bán hàng hấp dẫn và dịch vụ hậu mãi tận tâm Để mở rộng thị trường và tăng doanh số, công ty dự định hợp tác với các doanh nghiệp khác tại miền Trung và miền Nam Đồng thời, công ty sẽ liên tục cập nhật và bổ sung các mẫu mã, chủng loại sản phẩm điện tử và thiết bị văn phòng mới nhất, nhằm thu hút khách hàng và cạnh tranh hiệu quả với đối thủ.
Tăng cường quản lý và nâng cao trình độ đội ngũ nhân sự
Trong giai đoạn tới, công ty sẽ tập trung hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân công chức năng nhiệm vụ giữa các bộ phận, phòng ban một cách rõ ràng hơn Điều này nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng, hỗ trợ lẫn nhau và nâng cao hiệu quả làm việc.