CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
KHÁI NIỆM, YÊU CẦU VÀ NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý kinh tế, giúp phản ánh và giám sát toàn diện các hoạt động tài chính tại doanh nghiệp.
Kế toán có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và kiểm soát các khoản thu chi tài chính, đảm bảo việc nộp và thanh toán nợ đúng hạn Ngoài ra, kế toán còn chịu trách nhiệm kiểm tra quản lý và sử dụng tài sản, phát triển và ngăn ngừa vi phạm luật kế toán Thông qua việc phân tích thông tin và số liệu kế toán, kế toán hỗ trợ các đơn vị và người quản lý trong việc điều hành hiệu quả Cuối cùng, kế toán cung cấp thông tin và số liệu theo quy định của pháp luật.
Việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp giúp thu nhận và cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ về tình hình tài sản, doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh Điều này không chỉ giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lặp mà còn tiết kiệm chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả kiểm kê, kiểm soát tài sản và nguồn vốn Hơn nữa, việc này còn hỗ trợ đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của nhà nước và các chủ thể trong nền kinh tế thị trường.
Theo giáo trình “Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp”, Trường ĐH kinh tế
TCCTKT trong doanh nghiệp là quá trình xác định các nhiệm vụ và nội dung mà kế toán cần thực hiện hoặc tư vấn cho các phòng ban khác Mục tiêu là xây dựng một hệ thống kế toán đáp ứng đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp.
Theo giáo trình kế toán tài chính của Học viện Tài chính, TCCTKT là việc tổ chức và vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành và công việc kế toán, nhằm thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ kế toán trong doanh nghiệp.
TCCTKT trong doanh nghiệp là tổ chức thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của doanh nghiệp Để thực hiện hiệu quả, TCCTKT cần giải quyết hai khía cạnh quan trọng: thứ nhất, tổ chức thực hiện các phương pháp và nguyên tắc kế toán, thứ hai, thiết lập bộ máy kế toán để liên kết các nhân viên kế toán nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Các quan điểm về TCCTKT, dù có cách tiếp cận và diễn đạt khác nhau, đều hướng tới mục tiêu tổ chức công việc kế toán một cách khoa học Điều này nhằm đảm bảo chức năng thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính một cách kịp thời, đầy đủ và trung thực Thông tin này phục vụ cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh ở cả cấp độ vĩ mô của nhà nước và cấp độ vi mô của các doanh nghiệp.
Tác giả đồng tình với quan điểm của Học viện Tài chính, nhấn mạnh rằng "Tổ chức công tác kế toán là việc áp dụng các phương pháp kế toán để kết nối các yếu tố cấu thành và các công việc kế toán, nhằm thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ kế toán trong doanh nghiệp."
1.1.2 Yêu cầu của tổ chức công tác kế toán Để TCCTKT trong DN hợp lý, khoa học và đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý tốt nhất cần thực hiện các yêu cầu sau đây:
TCCTKT trong doanh nghiệp phải tuân thủ Luật kế toán cùng các văn bản hướng dẫn liên quan, bao gồm Chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp Ngoài ra, cần tuân thủ các quy định pháp lý liên quan như chính sách tài chính và thuế để đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra hợp pháp và hiệu quả.
Cơ sở pháp lý cho kế toán và quản lý tài chính trong doanh nghiệp được xác định bởi Luật kế toán, chuẩn mực kế toán và các chính sách, chế độ kế toán nhà nước Tất cả các đối tượng thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật kế toán phải tuân thủ đầy đủ các quy định của văn bản pháp lý này, đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong công tác kế toán.
TCCTKT trong doanh nghiệp (DN) cần phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý và trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán Mỗi DN có những đặc điểm riêng về quản lý và quy mô hoạt động, cũng như yêu cầu quản lý khác nhau Do đó, để đạt hiệu quả cao, TCCTKT cần căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của từng DN.
TCCTKT trong các doanh nghiệp cần hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, trung thực và đầy đủ về hoạt động kinh doanh để phục vụ quản lý chung Các bộ phận quản lý trong doanh nghiệp có mối liên hệ chặt chẽ và cùng thực hiện nhiệm vụ quản lý, nhưng mỗi bộ phận cũng có những chức năng và nhiệm vụ riêng Do đó, các bộ phận này cần cung cấp thông tin phù hợp để hỗ trợ công tác điều hành và quản lý toàn doanh nghiệp TCCTKT cần chú ý đến mối quan hệ giữa các bộ phận để đảm bảo tính đồng bộ trong việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin cho quản lý chung.
Đảm bảo tính tiết kiệm và nâng cao hiệu quả là yếu tố quan trọng trong tổ chức công việc và nhân sự tại các doanh nghiệp Việc áp dụng TCCTKT giúp tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán, từ đó mang lại hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp.
1.1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán Để làm sáng tỏ nội dung TCCTKT trong DN, có 2 cách tiếp cập Cách thứ nhất tiếp cận theo thành phần cấu thành nên TCCTKT Cách thứ hai tiếp cận theo luồng thông tin kế toán của từng phần hành, điểm đầu – điểm cuối, các bộ phận là con người tham gia, các hệ thống công nghệ hỗ trợ và diễn giải mục đích, tác dụng của các thành phần tham gia luồng thông tin kế toán Trong nghiên cứu này, tác giả chọn cách tiếp cận theo các thành phần cấu thành nên TCCTKT do điều kiện nghiên cứu hệ thống thông tin theo cách hai bị giới hạn
Nội dung TCCTKT trong DN bao gồm 7 nội dung nhƣ sau:
– Tổ chức bộ máy kế toán
– Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và ghi chép ban đầu
– Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
– Tổ chức vận dụng hình thức kế toán
– Tổ chức lập báo cáo kế toán
– Tổ chức kiểm tra kế toán
– Tổ chức phân tích BCTC a Tổ chức bộ máy kế toán
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
Theo Luật Tổ chức Tín dụng 2010, ngân hàng được định nghĩa là tổ chức tín dụng có khả năng thực hiện toàn bộ các hoạt động ngân hàng theo quy định của pháp luật Các loại hình ngân hàng bao gồm ngân hàng thương mại (NHTM), ngân hàng chính sách và ngân hàng hợp tác xã, mỗi loại hình có tính chất và mục tiêu hoạt động riêng biệt.
Theo Luật Tổ chức tín dụng 2010, hoạt động ngân hàng bao gồm việc kinh doanh và cung ứng thường xuyên các nghiệp vụ như nhận tiền gửi, cấp tín dụng, và cung ứng dịch vụ thanh toán qua tài khoản.
Ngân hàng thương mại (NHTM) đóng vai trò là trung gian tài chính, cung cấp dịch vụ tiền tệ và nhiều dịch vụ tài chính khác Sự phát triển của hệ thống NHTM toàn cầu bị ảnh hưởng bởi quy định pháp luật của từng quốc gia, có thể mở rộng hoặc hạn chế hoạt động của NHTM trong một số lĩnh vực nhất định Do đó, tổ chức và hoạt động của NHTM có những đặc điểm riêng biệt.
– Về cấu trúc tài chính và tài sản: NHTM là DN có quy mô lớn và cấu trúc tài sản đặc biệt
NHTM là doanh nghiệp có quy mô lớn về vốn chủ sở hữu và tổng tài sản, với vốn chủ sở hữu lên tới hàng nghìn tỷ đồng tại Việt Nam Mạng lưới các chi nhánh NHTM rộng lớn và phân tán về địa lý Mặc dù quy mô vốn chủ sở hữu lớn, nguồn vốn của NHTM chủ yếu đến từ nợ huy động bên ngoài Tài sản của NHTM chủ yếu là tài sản tài chính, thường chỉ là giấy tờ hoặc dữ liệu điện tử Ngoài ra, NHTM có xu hướng phát triển liên tục các sản phẩm và công cụ tài chính mới.
– Hoạt động của NHTM luôn chứa đựng nhiều rủi ro và chịu sự kiểm soát, giám sát chặt chẽ của hệ thống luật pháp
Doanh nghiệp có hệ số nợ cao thường đối mặt với rủi ro hoạt động lớn hơn Nguồn vốn nợ của ngân hàng thương mại chủ yếu đến từ tiền gửi, có thể bị rút trước hạn với khối lượng khó xác định Sản phẩm và dịch vụ của ngân hàng không được bảo hộ độc quyền, đồng thời mang tính phức tạp và trực tiếp Ngân hàng thương mại còn tham gia vào nhiều cam kết mà chưa chuyển giao vốn thực sự, tạo nên hoạt động ngoại bảng phong phú và đa dạng, điều này làm tăng rủi ro so với các loại hình doanh nghiệp khác Rủi ro trong hoạt động của ngân hàng thương mại rất đa dạng, tích lũy nhanh và dễ lây lan, bao gồm các rủi ro tín dụng, thanh khoản, lãi suất, ngoại hối, vốn khả dụng và rủi ro đạo đức.
Ngân hàng thương mại (NHTM) là doanh nghiệp lớn với mạng lưới rộng khắp, hoạt động trong môi trường nhiều rủi ro và có ảnh hưởng đáng kể đến các hoạt động kinh tế xã hội Do đó, NHTM phải chịu sự kiểm soát và giám sát chặt chẽ từ hệ thống pháp luật Các quy định pháp lý đối với NHTM bao gồm điều kiện kinh doanh, tiêu chuẩn lãnh đạo, dự trữ bắt buộc, bảo hiểm tiền gửi, an toàn hoạt động, phân loại nợ, trích lập dự phòng rủi ro và quy định về sử dụng vốn tự có cho tài sản cố định.
– Tính liên kết và ổn định của hệ thống NHTM
Hệ thống ngân hàng thương mại (NHTM) có tính phụ thuộc lẫn nhau cao, với rủi ro lan tỏa nhanh chóng trong hoạt động Một NHTM, dù nhỏ, gặp khó khăn về thanh khoản có thể đe dọa toàn bộ hệ thống Hệ thống này rất nhạy cảm với biến động kinh tế, kỹ thuật, chính trị và xã hội, dẫn đến tác động tức thời đến thị trường tài chính, đặc biệt là thị trường chứng khoán Do đó, việc hiểu rõ cơ chế hoạt động và mối quan hệ giữa các thành phần trong hệ thống tài chính là yếu tố cốt yếu cho công tác quản lý vĩ mô nền kinh tế.
1.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại ngân hàng thương mại
Ngân hàng thương mại có những đặc điểm riêng trong hoạt động kế toán, xuất phát từ tính chất kinh doanh đặc thù của ngành Đối tượng kế toán trong ngân hàng thương mại không chỉ bao gồm các tài sản và nguồn vốn như trong doanh nghiệp thông thường, mà còn phải phản ánh các giao dịch tài chính phức tạp và các sản phẩm dịch vụ tài chính đa dạng.
Nguồn vốn và tài sản trong ngân hàng thương mại (NHTM) phản ánh hoạt động sử dụng vốn và nguồn vốn, cũng như các nghiệp vụ tài sản có và tài sản nợ Đối tượng kế toán NHTM chịu sự tác động từ sự dịch chuyển sở hữu và quyền sử dụng giữa nhiều chủ thể trong nền kinh tế Sự phong phú và đa dạng của đối tượng kế toán NHTM gây khó khăn trong việc phân tổ, yêu cầu sử dụng nhiều tiêu chí và lồng ghép các cấp độ khác nhau Tổ chức bộ máy kế toán trong ngân hàng thương mại cần được thiết lập một cách hợp lý để quản lý hiệu quả các hoạt động tài chính.
Do đặc điểm phạm vi hoạt động rộng và số lượng các mảng nghiệp vụ đa dạng, bộ máy kế toán của ngân hàng thương mại hiện nay đang có xu hướng chuyển sang mô hình tập trung hoặc kết hợp giữa tập trung và phân tán.
• Mô hình kế toán tập trung:
– Tập trung hóa tài khoản;
– Xử lý thông tin tập trung tại hội sở chính
• Mô hình kế toán tập trung kết hợp phân tán:
– Nền tảng công nghệ tập trung;
– Xử lý thông tin tại ngay đơn vị;
– Chia tách kết quả lao động của từng đơn vị
Trong ngân hàng thương mại, các mảng nghiệp vụ có mối liên hệ chặt chẽ và nhiều bộ phận cùng tham gia, do đó việc phân chia nhân sự làm kế toán cần được chuyên môn hóa theo từng nghiệp vụ riêng biệt Điều này không chỉ yêu cầu kiến thức chuyên sâu mà còn cần có cái nhìn tổng quát về toàn bộ hoạt động của ngân hàng để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận Yêu cầu về thông tin và báo cáo kế toán trong ngân hàng thương mại cũng vì thế mà trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Do yêu cầu quản lý hoạt động NHTM rất khắt khe, dẫn đến những thông tin kế toán của NHTM có đặc điểm sau:
Ngân hàng thương mại (NHTM) có tính tổng hợp cao với số lượng nghiệp vụ lớn và mạng lưới rộng khắp, do đó, thông tin mà NHTM cung cấp luôn có tính bao quát cao Thông tin này không chỉ phản ánh toàn bộ hoạt động của NHTM mà còn thể hiện phần lớn các hoạt động kinh tế và tài chính trong nền kinh tế thông qua các mối quan hệ tiền tệ, tín dụng và thanh toán giữa NHTM với các tổ chức kinh tế và cá nhân Các chỉ tiêu từ thông tin kế toán ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo, điều hành hoạt động ngân hàng và quản lý nền kinh tế.
Ngân hàng thương mại (NHTM) có vai trò quan trọng trong việc quản lý khối lượng vốn lớn của xã hội, do đó yêu cầu tính kịp thời và chính xác trong kế toán là rất cao Các giao dịch phát sinh tại NHTM cần được xử lý ngay lập tức, và thông tin phải được truyền đạt đến các cấp quản lý một cách nhanh chóng và tin cậy Bên cạnh đó, báo cáo tài chính cần được lập trong thời gian ngắn, thường là theo ngày hoặc theo tuần, để đáp ứng yêu cầu quản lý và ra quyết định kịp thời.
Thống nhất cao độ trong kế toán là yếu tố quan trọng, với phạm vi hoạt động rộng và các thông tin kế toán liên kết chặt chẽ, bổ sung cho nhau Do đó, cần tuân theo tiêu chuẩn chung thống nhất cho mỗi hệ thống kế toán để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý thông tin.
CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
1.3.1 Các nhân tố từ bản thân ngân hàng
Quy mô của ngân hàng thương mại (NHTM) ảnh hưởng lớn đến khả năng kiểm soát thông tin kế toán Khi quy mô càng lớn, việc kiểm soát trở nên khó khăn hơn do mạng lưới rộng, số lượng nhân viên và chứng từ lớn, dẫn đến việc không thể kiểm tra thông tin kịp thời Chất lượng kiểm tra phụ thuộc vào sự chỉ đạo của người có thẩm quyền và cách tổ chức bộ máy kế toán Nếu NHTM áp dụng hình thức kế toán phân tán, quyền lực phân hóa mạnh, thì thông tin kế toán giữa các chi nhánh có thể không đồng nhất, gây khó khăn cho Hội sở chính trong việc nắm bắt đầy đủ thông tin Khi cần tập hợp thông tin, việc đánh giá cũng cần thống nhất trước khi gửi về Hội sở chính, dẫn đến độ trễ nhất định Ngược lại, các NHTM lớn thường sử dụng bộ máy kế toán tập trung, giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát thông tin và đảm bảo tính liên kết giữa các đơn vị, từ đó cho thấy quy mô NHTM có ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định về hình thức tổ chức bộ máy kế toán.
Quy mô của ngân hàng thương mại (NHTM) ảnh hưởng đáng kể đến tổ chức kiểm tra kế toán và phân tích báo cáo tài chính (BCTC) Đối với NHTM quy mô lớn, thời gian và chi phí cho công tác kiểm tra thường cao hơn so với NHTM nhỏ Số lượng dữ liệu khổng lồ từ NHTM lớn đòi hỏi sự nỗ lực lớn trong việc sắp xếp và thiết kế hệ thống phân tích BCTC một cách khoa học, bài bản, đảm bảo tốc độ ổn định và không bị chồng chéo.
Mô hình quản lý phụ thuộc vào quan điểm của Ban lãnh đạo, xác định phân cấp, quyền hạn và công việc của từng cán bộ Điều này ảnh hưởng đến việc phân công công việc cho nhân viên kế toán, bao gồm người tiếp nhận, ghi chép và hạch toán ban đầu, cùng với người phê duyệt và kiểm tra Đặc biệt, trong một mô hình quản lý với nhiều bộ phận và chuyên môn hóa cao, thông tin kế toán cần được chi tiết hóa để đảm bảo rằng nó được truyền tải đúng yêu cầu và đến đầy đủ các bộ phận liên quan.
Trình độ của nhân viên kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán (TCCTKT) và khả năng tổ chức thu thập, xử lý thông tin cho nhà quản trị Kế toán không chỉ phản ánh thông tin kinh tế mà còn yêu cầu sự chuyên nghiệp và hiểu biết sâu sắc về hoạt động của ngân hàng thương mại (NHTM) Nếu đội ngũ kế toán thiếu kinh nghiệm, thông tin thu thập có thể không đầy đủ, dẫn đến việc báo cáo tài chính (BCTC) thiếu chính xác và không kịp thời Hơn nữa, trình độ hạn chế của nhân viên kế toán có thể làm tăng số lượng nhân viên cần thiết, gây tốn kém cho công tác kiểm tra và phân tích BCTC không được sâu sắc.
Nhu cầu thông tin kế toán trong ngân hàng thương mại (NHTM) cần đáp ứng yêu cầu của các nhà quản trị, bao gồm thông tin kế toán tài chính và quản trị Thông tin kế toán tài chính phải tuân thủ chế độ kế toán và Chuẩn mực kế toán, trong khi thông tin kế toán quản trị phục vụ cho nhu cầu sử dụng nội bộ Trong bối cảnh phát triển kinh tế hiện nay, trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý và kế toán trong NHTM được nâng cao, dẫn đến khả năng áp dụng hệ thống pháp lý về kế toán hiệu quả hơn, từ đó tăng cường nhu cầu về thông tin kế toán chất lượng cao.
Khả năng ứng dụng khoa học công nghệ trong lĩnh vực kế toán là rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán Các ngân hàng thương mại (NHTM) có thể áp dụng công nghệ cao giúp đơn giản hóa và tự động hóa quy trình, từ đó giảm thiểu số lượng công việc kiểm tra kế toán Nhờ vào việc truyền thông tin qua phần mềm, số liệu được tổng hợp nhanh chóng và chính xác, đồng thời việc lập và phân tích báo cáo tài chính (BCTC) trở nên hiệu quả và sâu sắc hơn nhờ sự hỗ trợ của công nghệ.
Việt Nam đang tích cực hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu, đòi hỏi sự phát triển nhanh chóng và chính xác trong việc cung cấp thông tin kế toán Sự tiến bộ trong khoa học, công nghệ và thông tin hiện nay yêu cầu thông tin kế toán phải được cung cấp kịp thời và đáng tin cậy để hỗ trợ quản lý và ra quyết định Do đó, chất lượng thông tin kế toán trở thành một yếu tố quan trọng đối với các ngân hàng thương mại.
1.3.2 Các nhân tố từ bên ngoài
Môi trường pháp lý đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kế toán của nhân viên, đảm bảo rằng công việc kế toán tuân thủ các quy định pháp luật Tất cả các ngân hàng thương mại (NHTM), bất kể quy mô hay lĩnh vực hoạt động, đều phải áp dụng quy trình kế toán cơ bản theo hệ thống pháp luật như Luật Kế toán, Luật Tổ chức tín dụng, và các quy định liên quan khác Điều này bao gồm việc thiết kế chứng từ hợp pháp, sử dụng hệ thống tài khoản kế toán phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ, và lập báo cáo tài chính (BCTC) theo mẫu quy định và đúng hạn Khi có sự thay đổi trong quy định của Nhà nước, các thành phần của hệ thống kế toán trong NHTM cũng cần được điều chỉnh tương ứng.
Môi trường kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của ngân hàng thương mại, bao gồm các yếu tố như dân số, văn hóa, môi trường tự nhiên, kinh tế, khoa học công nghệ, khách hàng, nhà cung ứng, đối thủ cạnh tranh và các nhà đầu tư Những yếu tố này có ảnh hưởng mạnh mẽ đến tình hình tài chính và hoạt động của ngân hàng.
Cạnh tranh giữa các ngân hàng thương mại (NHTM) yêu cầu thông tin phải kịp thời và phân tích sâu sắc, do đó NHTM đầu tư vào công nghệ hỗ trợ Cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đã thay đổi cách thực hiện công việc kế toán thông qua việc áp dụng chứng từ điện tử và phần mềm tổng hợp, giúp ghi sổ kế toán trong môi trường số hóa Kế toán viên không còn phải tốn nhiều công sức phân loại chứng từ hay xử lý từng nghiệp vụ, mà cần tập trung vào việc trình bày báo cáo tài chính (BCTC) theo chuẩn mực Công nghệ cũng giúp ngành kế toán sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nhân lực, đồng thời tiếp cận gần hơn với hệ thống kế toán quốc tế.
TCCTKT bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như giá cả thị trường, lãi suất, thuế và sự ổn định của nền kinh tế Giá cả sản phẩm mà NHTM tiêu thụ có tác động lớn đến doanh thu và khả năng tìm kiếm lợi nhuận Sự thay đổi lãi suất ảnh hưởng đến chi phí tài chính và sự hấp dẫn của các hình thức tài trợ khác nhau Ngoài ra, sự biến động của thuế cũng có tác động trực tiếp đến tình hình kinh doanh và khả năng đầu tư Do đó, các chuyên gia cần xem xét và điều chỉnh hệ thống văn bản quy phạm pháp luật để đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin chính xác và hữu ích cho người sử dụng TCCTKT cũng cần được điều chỉnh để phù hợp với những thay đổi này.
Nhóm nhân tố pháp lý, môi trường kinh doanh, tổ chức bộ máy nhân sự kế toán và nhu cầu thông tin kế toán là những yếu tố chính ảnh hưởng đến tính chính xác của thông tin kế toán (TCCTKT) tại các ngân hàng thương mại (NHTM) ở Việt Nam trong bối cảnh hội nhập kinh tế khu vực và toàn cầu Việc xác định các yếu tố này là cần thiết để cải thiện quản lý kinh tế và cung cấp thông tin kế toán hiệu quả trong quá trình hội nhập quốc tế.
Nghiên cứu TCCTKT trong NHTM là cần thiết để hệ thống hóa và làm rõ lý luận về vấn đề này Chương 1 tập trung vào mô hình kết hợp giữa tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị, nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và tin cậy cho công tác quản lý Các nghiên cứu đã đạt được những kết quả quan trọng trong lĩnh vực này.
Hệ thống hóa và phân tích các vấn đề lý luận cơ bản về tài chính kế toán trong các ngân hàng thương mại bao gồm tổ chức bộ máy kế toán, thu nhận thông tin qua hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu Đồng thời, cần tổ chức hệ thống hóa thông tin qua hệ thống tài khoản kế toán và sổ kế toán, cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán, kiểm tra kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, cũng như lập dự toán cho các chỉ tiêu quản trị.
Các vấn đề lý luận được phân tích là nền tảng để đánh giá thực trạng tài chính kế toán tại ngân hàng thương mại Qua đó, xác định các nội dung và giải pháp nhằm hoàn thiện tài chính kế toán tại Oceanbank.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI TNHH MỘT THÀNH VIÊN ĐẠI DƯƠNG
KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN ĐẠI DƯƠNG
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Ngân hàng thương mại trách nhiệm hữu hạn một thành viên Đại Dương, hay còn gọi là Oceanbank, được thành lập vào năm 1993 với tiền thân là Ngân hàng TMCP Nông thôn Hải Hưng Oceanbank hoạt động theo giấy phép số 0048/QĐ-NH do Thống đốc ngân hàng nhà nước Việt Nam cấp Năm 2007, ngân hàng chính thức chuyển đổi sang mô hình ngân hàng thương mại cổ phần đô thị theo Quyết định số 104/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN Việt Nam.
Oceanbank chuyên cung cấp dịch vụ ngân hàng, bao gồm nhận tiền gửi từ tổ chức và cá nhân, cấp tín dụng ngắn hạn, trung hạn và dài hạn dựa trên khả năng nguồn vốn của ngân hàng Ngoài ra, Oceanbank còn thực hiện các dịch vụ thanh toán, giao dịch ngoại tệ và các dịch vụ giá trị gia tăng khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Oceanbank, bắt đầu từ một ngân hàng nông thôn với vốn điều lệ 300 triệu đồng vào năm 1993, đã chuyển đổi thành Ngân hàng TMCP đô thị vào năm 2007 với vốn điều lệ 1000 tỷ đồng Đến cuối năm 2008, tập đoàn dầu khí quốc gia Việt Nam đã trở thành cổ đông chiến lược của Oceanbank Vốn điều lệ của ngân hàng này tiếp tục tăng lên 2000 tỷ đồng vào năm 2009 và đạt 4000 tỷ đồng vào năm 2012 Cuối năm 2013, Oceanbank được chấp thuận tăng vốn điều lệ lên 5350 tỷ đồng Năm 2015, Ngân hàng Nhà nước công bố quyết định chuyển đổi mô hình hoạt động của Oceanbank thành NHTM TNHH Một thành viên Năm 2016, ngân hàng đã xây dựng đề án tái cơ cấu trình Ngân hàng Nhà nước, kiện toàn bộ máy và nâng cấp các phòng giao dịch.
Năm 2018, Oceanbank bước vào giai đoạn quan trọng trong việc tái cơ cấu với đối tác nước ngoài Sau 26 năm phát triển, ngân hàng đã mở rộng mạng lưới lên 21 chi nhánh và hơn 100 điểm giao dịch trên toàn quốc, với đội ngũ hơn 2000 cán bộ công nhân viên Hiện nay, Oceanbank đã hiện diện tại các thành phố trọng điểm như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Hải Dương, Nghệ An, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Vũng Tàu và Cà Mau.
Tầm nhìn và sứ mệnh
Oceanbank hướng tới việc trở thành ngân hàng thương mại được khách hàng tin tưởng và lựa chọn thông qua dịch vụ tốt, sản phẩm đa dạng và quy trình phục vụ thuận tiện Ngân hàng cũng muốn nổi bật với các giải pháp tài chính sáng tạo, phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác nhau Bên cạnh đó, Oceanbank cam kết là nơi làm việc lý tưởng, nơi người lao động được tạo điều kiện học tập, phát triển, thăng tiến và nhận đãi ngộ xứng đáng, từ đó phát huy tối đa khả năng của mình.
Phần mềm lõi nghiệp vụ Core-banking Flexcuble, hợp tác với Tập đoàn Oracle, đã giúp Oceanbank cung cấp dịch vụ ngân hàng toàn diện, mở rộng quy mô hoạt động và xử lý khối lượng công việc lớn Kể từ khi đi vào hoạt động vào năm 2010, phần mềm này đã giúp Oceanbank trở thành ngân hàng thương mại có công nghệ cao nhất trong thời gian ngắn, đồng thời nâng cấp hệ thống cáp quang tốc độ cao kết nối toàn bộ hệ thống.
Oceanbank đang mở rộng và phát triển mạnh mẽ các dịch vụ qua nhiều kênh bán hàng, bao gồm chuyển tiền trong nước và quốc tế, hợp tác với các tổ chức chi trả kiều hối, và thanh toán không dùng tiền mặt Ngân hàng cũng cung cấp các kênh như ATM, POS, internet banking, và mobile banking, mang lại nhiều tiện ích vượt trội để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
2.1.2 Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của Ngân hàng thương mại TNHH một thành viên Đại Dương
Oceanbank đã triển khai kế hoạch phát triển giai đoạn 2015-2019 trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt và sự biến đổi trong cơ cấu tổ chức do chuyển đổi hình thức hoạt động Mặc dù uy tín trên thị trường bị ảnh hưởng bởi những hậu quả trước đó, Oceanbank vẫn đạt được những kết quả khả quan, với các chỉ tiêu tài chính ngày càng được đánh giá cao.
Trong giai đoạn 2015-2018, Oceanbank đã giảm gần 20% chi phí dự phòng rủi ro cho vay khách hàng, cho thấy nỗ lực lớn trong việc cải thiện tình hình tài chính Mặc dù tổng huy động khách hàng tăng hơn 10%, nhưng tổng dư nợ cho vay gần như không thay đổi, với tỷ lệ 1:1,5 Điều này cho thấy uy tín của Oceanbank đã được phục hồi phần nào, mặc dù hoạt động tín dụng vẫn bị kiểm soát chặt chẽ Sự tăng trưởng thấp trong hoạt động tín dụng phản ánh quan điểm phòng chống rủi ro của ngân hàng, với điều kiện cho vay nghiêm ngặt, phù hợp với tín hiệu tích cực từ nền kinh tế.
Trong giai đoạn 2017 - 2018, Oceanbank có khả năng đạt được mức tăng trưởng mạnh mẽ hơn Tuy nhiên, theo khảo sát từ cán bộ của ngân hàng, Oceanbank nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nâng cao ý thức phòng chống rủi ro Ngân hàng chủ trương phát triển bền vững, tập trung vào sự tăng trưởng chậm nhưng chắc chắn và an toàn.
Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu trên BCTC của Oceanbank
5 Dự phòng rủi ro cho vay khách hàng (12,526,348,137,441) (11,064,728,665,247) (10,369,677,503,937) (10,623,736,524,411)
(Nguồn: BCTC Oceanbank các năm 2015, 2016, 2017, 2018 – Khối TCKT)
Hoạt động huy động vốn
Oceanbank tập trung vào danh mục sản phẩm với phương châm "tốt nhất là đơn giản nhất", mọi ý tưởng về sản phẩm và dịch vụ đều dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng.
Bé là triệu phú, Bé là tỉ phú giúp cha mẹ hoạch định tương lai cho con ngay từ hôm nay với sản phẩm tiết kiệm gửi góp mua nhà Giải pháp này cho phép tích lũy an cư lần đầu tiên xuất hiện ở Việt Nam, giúp khách hàng mua nhà tiền tỉ chỉ từ 1 triệu đồng gửi góp hàng tháng Hoạt động huy động vốn của Oceanbank đã tăng trưởng ổn định, bình quân khoảng 10% mỗi năm.
Oceanbank đã giới thiệu các sản phẩm tín dụng bán lẻ mới, bao gồm Cho vay thấu chi siêu tốc Lady money dành cho viên chức với thời gian phê duyệt nhanh chóng và kiểm tra hồ sơ trực tuyến chỉ trong bốn giờ Ngân hàng cũng cung cấp gói hỗ trợ lãi suất siêu thấp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, với lãi suất chỉ 5,91% cho khách hàng vay mua nhà, xe, và vay tiêu dùng Đặc biệt, Oceanbank chú trọng đến quản lý rủi ro trong kỷ nguyên 4.0, thực hiện rà soát và đánh giá lại các khoản tín dụng, đồng thời đầu tư công nghệ để bảo mật hệ thống và hạn chế rủi ro phát sinh.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức Ngân hàng thương mại TNHH một thành viên Đại Dương
Cơ cấu tổ chức của Oceanbank có thể đƣợc phân theo phân cấp đơn vị quản lý hoặc theo phân công nhiệm vụ cụ thể nhƣ sau
Cơ cấu tổ chức của Oceanbank được phân cấp rõ ràng, với Hội đồng thành viên đứng đầu Tiếp theo là trụ sở chính, đóng vai trò là cơ quan chỉ đạo các đơn vị như các Chi nhánh (CN) và Phòng Giao dịch (PGD) cấp 1, có quyền hạn tương đương PGD cấp 2 là đơn vị trực thuộc CN, thực hiện hạch toán và báo cáo sổ sách về CN.
Oceanbank hiện có 21 chi nhánh và 48 phòng giao dịch cấp 1, bao gồm các phòng kế toán, giao dịch khách hàng (GDKH), quan hệ khách hàng (QHKH), hành chính tổng hợp, kho quỹ, cùng với các quỹ tiết kiệm Các phòng ban này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phục vụ khách hàng của ngân hàng.
Cơ cấu tổ chức Oceanbank theo phân công nhiệm vụ
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN ĐẠI DƯƠNG
Trước khi triển khai phần mềm lõi corebanking mới vào năm 2012, Oceanbank áp dụng mô hình tổ chức phân tán, phù hợp với quy mô hoạt động nhỏ và mức độ tập trung quyền lực cao Tuy nhiên, từ năm 2011-2017, ngân hàng đã xây dựng chiến lược chuyển đổi sang mô hình kế toán tập trung nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và chuyên nghiệp hóa công tác kế toán Mô hình phân tán gặp khó khăn trong việc kiểm soát và không đảm bảo tính phân công nhiệm vụ, dẫn đến gánh nặng công việc hành chính dồn lên bộ phận kế toán Để đáp ứng yêu cầu tăng trưởng, mở rộng mạng lưới giao dịch, đa dạng hóa sản phẩm và cải thiện tốc độ phục vụ, Oceanbank cần thiết phải chuyển đổi mô hình tổ chức.
Khối Quản lý tín dụng
Khối dịch vụ khách hàng, Trung tâm thanh toán
Trung tâm dịch vụ kho quỹ
Phòng hỗ trợ tín dụng
Phòng dịch vụ khách hàng
Khi khối lượng công việc kế toán tăng lên và trở nên phức tạp, Oceanbank cần tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách giản lược các công việc thừa Mô hình kế toán phân tán không còn đáp ứng được yêu cầu thay đổi, buộc ngân hàng phải chuẩn hóa hoạt động tài chính kế toán theo hướng gọn nhẹ, hiệu quả và an toàn Tuy nhiên, do tác động của khủng hoảng kinh tế toàn cầu và khó khăn chung của nền kinh tế Việt Nam, đặc biệt trong giai đoạn 2014-2016, Oceanbank đã bị Ngân hàng Nhà nước đưa vào diện kiểm soát đặc biệt, làm chậm lộ trình chuyển đổi theo hướng tập trung hóa Từ năm 2011 đến nay, Oceanbank đã thực hiện chuyên môn hóa sâu các chức năng kế toán với kế toán chi nhánh và kế toán hội sở chính Đến năm 2018, ngân hàng vẫn duy trì mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán trong quá trình chuyển đổi để hoàn toàn tập trung hóa.
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Oceanbank đang sử dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán, nghiêng về hướng tập trung nhiều hơn
Theo mô hình này, tại trụ sở chính có bộ phận kế toán trung tâm, trong khi một số đơn vị trực thuộc thực hiện toàn bộ công việc kế toán của mình và định kỳ gửi báo cáo về bộ phận kế toán trung tâm Một số đơn vị chỉ bố trí nhân viên kế toán để hạch toán, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu, sau đó truyền dữ liệu về máy chủ cho bộ phận kế toán trung tâm, nơi tổng hợp dữ liệu cho toàn hệ thống Hình thức tổ chức này vừa phân tán vừa tập trung, tùy thuộc vào điều kiện của từng đơn vị, nhưng việc xử lý dữ liệu vẫn được tập trung tại trung tâm cơ sở dữ liệu của toàn hệ thống.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Oceanbank gồm bộ phận kế toán trung tâm là
Khối Tài chính kế toán (K.TCKT) bao gồm các bộ phận như quản lý tín dụng, dịch vụ khách hàng, trung tâm thanh toán, trung tâm kho quỹ và bộ phận kế toán tại các chi nhánh và phòng giao dịch cấp 1.
K.TCKT là bộ phận tập trung nhiều lao động kế toán nhất (trên 50 người) làm đầy đủ công việc kế toán tài chính (tiền lương, tài sản, thuế, dự phòng, quyết toán), kế toán nội bộ, xử lý thuế , lập và phân tích báo cáo kế toán, và ban hành chế độ chính sách chung về mặt kế toán cho toàn hàng Các Khối nghiệp vụ còn lại đều có bộ phận làm kế toán riêng của Khối đó nhƣ kế toán trung tâm thanh toán, kế toán cho
P Kế hoạch vay của Khối làm công tác tín dụng, kế toán ngân quỹ tại Trung tâm kho quỹ Riêng một số hoạt động cần xử lý nhanh và có tính nhạy cảm cao về thời gian đƣợc đƣa hết về CN nhƣ cho vay thấu chi, vay cầm cố tài sản, giao dịch tiền mặt, chuyển tiền tại quầy giao dịch,…dựa trên việc phân chia thời gian làm việc, sự hỗ trợ của công nghệ để phục vụ khách hàng một cách tối ƣu Kế toán CN đƣợc phân theo từng mảng: kế toán nội bộ, kế toán giao dịch, kế toán cho vay, kế toán ngân quỹ
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán tại Oceanbank
Hội sở chính và các chi nhánh đều thực hiện đầy đủ các phần hành kế toán, tuy nhiên khác nhau về phạm vi và tính chất công việc Kế toán tại Hội sở chính tổng hợp toàn bộ dữ liệu, lập và phân tích báo cáo dựa trên thông tin tổng thể, đồng thời đóng vai trò chỉ đạo và hướng dẫn cho các chi nhánh trong công tác kế toán Ngược lại, kế toán tại chi nhánh tập trung vào công việc chi tiết với từng khách hàng và lập báo cáo theo yêu cầu của Ban giám đốc chi nhánh.
KHỐI VỀ QUẢN LÝ TÍN DỤNG
KHỐI VỀ QUẢN LÝ TÍN DỤNG
K DỊCH VỤ KH và TRUNG TÂM THANH TOÁN
K DỊCH VỤ KH và TRUNG TÂM THANH TOÁN
P thanh toán KH quốc tế
KHỐI VỀ QUẢN LÝ TÍN DỤNG
Các phòng chính sách vànghiệp vụ tín dụng
Các phòng chính sách vànghiệp vụ tín dụng
K DỊCH VỤ KH và TRUNG TÂM THANH TOÁN
K DỊCH VỤ KH và TRUNG TÂM THANH TOÁN
P thanh toán KH quốc tế
KẾ TOÁN TÍN DỤNG (hỗ trợ TD)
KẾ TOÁN TÍN DỤNG (thuộc phòng hỗ trợ TD)
KHỐI VỀ QUẢN LÝ TÍN DỤNG
KHỐI VỀ QUẢN LÝ TÍN DỤNG
P.chính sách vànghiệp vụ tín dụng
Các phòng chính sách vànghiệp vụ tín dụng
KH và TRUNG TÂM THANH TOÁN
P Tài khoản KH P thanh toán QT
Oceanbank tổ chức bộ phận kế toán theo từng phần hành cụ thể, bao gồm kế toán cho vay, kế toán ngân quỹ, kế toán giao dịch và kế toán nội bộ Mỗi phần hành đều có bảng mô tả công việc chi tiết, xác định yêu cầu nhân sự dựa trên các tiêu chí như phạm vi hoạt động, chức năng nhiệm vụ, các công việc thường xuyên và định kỳ, trách nhiệm lập báo cáo, tiêu chuẩn đánh giá, cũng như kỹ năng và trình độ của nhân viên.
Năm 2011, mô hình kế toán cho vay có tính phân tán cao Tại các PGD cấp 1,
Oceanbank đã bố trí kế toán cho vay tại các chi nhánh để thực hiện các công việc như giải ngân, thu nợ và quản lý tài sản đảm bảo Từ năm 2012 đến 2018, ngân hàng đã lên kế hoạch thay đổi theo hướng tập trung với hai giai đoạn chính Giai đoạn 1 đã hoàn thành, chuyển giao công việc kế toán cho vay từ các điểm giao dịch về các chi nhánh lớn và vùng địa lý Hiện tại, ngân hàng đang thực hiện giai đoạn 2, tập trung toàn bộ công tác kế toán cho vay về Hội sở chính Tính đến 31/12/2018, khoảng 65% nhân sự kế toán tín dụng tại các chi nhánh đã chuyển về Hội sở chính Oceanbank cũng áp dụng cơ chế điều chuyển nhân sự linh hoạt giữa các đơn vị để hỗ trợ công tác chuyển đổi.
KHCN SME KHDN Lớn TD/Đầu tư khác
Biểu đồ 2.1 Tỷ trọng cho vay của Oceanbank năm 2018
(nguồn: Phòng Kế hoạch – K.TCKT – Oceanbank)
Bảng 2.4: Phân chia thời gian làm việc của kế toán tín dụng giữa CN và Hội sở chính
Kế toán cho vay đóng vai trò quan trọng tại Oceanbank, với số lượng sản phẩm cho vay lớn nhất trong các hoạt động ngân hàng, dẫn đến khối lượng nghiệp vụ kế toán tăng cao Việc chuyển đổi mô hình kế toán cần nhiều thời gian do tính phức tạp này Hiện tại, cả trung tâm tại Hội sở chính và các chi nhánh đều có chức năng phê duyệt văn kiện tín dụng, hạch toán giải ngân, thu nợ và quản lý dữ liệu, chủ yếu thực hiện theo quy định phân cấp hạn mức phê duyệt của Oceanbank Một số công việc vẫn do chi nhánh thực hiện, như giao dịch trực tiếp với khách hàng và các nhiệm vụ có thời gian hạn chế như xuất nhập kho tài sản đảm bảo và lưu trữ hồ sơ khách hàng Kế toán viên tại chi nhánh sẽ gửi hồ sơ lên Hội sở chính qua phần mềm nội bộ để tổng hợp thông tin.
Kế toán giao dịch tại Oceanbank đang đối mặt với mức độ phân tán cao, khi gần 90% nhân sự thực hiện nghiệp vụ này tập trung tại các chi nhánh Quầy giao dịch vẫn giữ vai trò là kênh bán hàng chủ yếu, với các giao dịch tài khoản và dịch vụ thẻ được xử lý thủ công từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến hạch toán Việc thiếu hỗ trợ công nghệ có thể cản trở Oceanbank trong việc bắt kịp xu hướng tự động hóa giao dịch và bán hàng quy mô lớn Ngoài ra, quy trình kế toán giao dịch như chuyển tiền và thanh toán vẫn còn nhiều bước phức tạp liên quan đến chứng từ và kiểm soát thông tin.
KHDN LỚN ĐẦU TƢ KHÁC
KHDN LỚN ĐẦU TƢ KHÁC
KH SME cần cải thiện kiểm soát rủi ro, hiện tại yêu cầu phòng chống rủi ro còn thiếu sót và các quy trình bảo vệ lỏng lẻo Chính sách kế toán giao dịch chưa chú trọng đến phòng ngừa rủi ro, đặc biệt là trong việc tuân thủ đạo luật FATCA đối với tài khoản nước ngoài Thiếu quy định và hướng dẫn cụ thể về danh sách nghi ngờ rửa tiền và tài trợ khủng bố, cùng với hệ thống công nghệ nhận diện rủi ro chưa được đầu tư đúng mức Tuy nhiên, Oceanbank đã áp dụng hệ thống phần mềm bảo mật cao, bao gồm SmartVista, Corebanking FCC, và các chương trình tài chính khác, tạo ra một kho dữ liệu tập trung liên kết chặt chẽ Điều này giúp bộ phận giao dịch tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác của dữ liệu, cải thiện đáng kể hiệu quả công việc.
Khảo sát về bộ phận kế toán giao dịch tại các CN
Bảng 2.5: Phân chia số lƣợng nhân sự làm kế toán giao dịch trong hệ thống Oceanbank
Số CN/PGD có trên
6 nhân sự kế toán trở xuống
KTGD thanh toán 12 Miền Bắc 11 39
KTGD tín dụng 10 Miền Trung 4 16
KTGD nguồn vốn 6 Miên Nam 6 30
KTGD dịch vụ thẻ 8 Cả nước 21 85
(Nguồn: Khối Quản lý nhân sự tại trụ sở chính Oceanbank)
Hoạt động ngân quỹ của Oceanbank được tổ chức theo mô hình quỹ tập trung với Trung tâm kho quỹ tại Hội sở chính, đảm bảo quản lý toàn bộ hoạt động kho quỹ Mô hình này được xây dựng qua hai giai đoạn, bắt đầu bằng việc điều hòa tiền mặt và phân chia khu vực, trong đó Trung tâm kho quỹ đóng vai trò là đầu mối kho quỹ hàng đầu.
Oceanbank đã hoàn thành kế hoạch triển khai mô hình quỹ tập trung qua hai giai đoạn, bao gồm việc tập trung nguồn nhân lực như kế toán, lái xe tiền và bảo vệ xe tiền, cùng với việc thiết lập chế độ tài chính phù hợp cho hoạt động kho quỹ Hệ thống công nghệ thông tin và phần mềm nội bộ có độ bảo mật cao hỗ trợ quản lý tài sản đảm bảo, phân loại tài sản và quản lý ấn chỉ Ngoài ra, ngân hàng cũng sử dụng GPS định vị toàn cầu và phần mềm theo dõi quản lý quãng đường để nâng cao hiệu quả trong luồng luân chuyển tiền mặt.
Mô hình quỹ tập trung ứng dụng công nghệ hiện đại giúp cải thiện quản lý và điều hành tại Trung tâm kho quỹ - Hội sở chính Việc tổng hợp số liệu tiền mặt và tài sản đảm bảo tại một đầu mối giúp giảm rủi ro trong quản lý tiền mặt, đồng thời giảm thiểu công việc hành chính và giấy tờ Dữ liệu luôn sẵn sàng từ chi tiết đến tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời cho Ban lãnh đạo.
Trung tâm kho quỹ (đầu mối thứ nhất)
CN/PGD (đầu mối hàng thứ 2)
CN/PGD (đầu mối hàng thứ 2)
CN/PGD (đầu mối hàng thứ 3)
CN/PGD (đầu mối hàng thứ 3)
CN/PGD (đầu mối hàng thứ 3)
CN/PGD CN/PGD CN/PGD CN/PGD…
Sơ đồ 2.4: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ngân quỹ
Bảng 2.6: Danh sách phân chia các quỹ đầu mối tại Oceanbank
Quỹ đầu mối hàng 2 Quỹ đầu mối hàng 3
KV Hà Nội CN Thăng Long
CN Hải Dương CN Bắc Giang
CN Quảng Ninh CN Thái Bình
CN Đà Nẵng CN Hà Tĩnh
CN Vinh CN Quảng Bình
Ban đại diện Miền Nam
Sơ đồ 2.5: Quy trình tiếp quỹ giữa CN/PGD đề nghị tiếp quỹ và CN/Đầu mối tiếp quỹ
(nguồn: hệ thống văn bản nội bộ Oceanbank)
CN/PGD đề nghị tiếp quỹ CN tiếp quỹ/đầu mối tiếp quỹ
Lập yêu cầu 1 tiếp quỹ
Hạch toán chuyển tiền từ trung tâm kho quỹ đến các đơn vị
Nhận và nhập kho tiền mặt
Nhận và nhập kho tiền mặt Đối chiếu, lưu chứng từ Đối chiếu, lưu chứng từ Đối chiếu, lưu chứng từ Đối chiếu, lưu chứng từ
2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI OCEANBANK
Sau 6 năm triển khai mô hình tập trung kế toán và ứng dụng công nghệ tin học vào kế toán, Oceanbank đạt những kết quả sau: a Công tác kiểm tra kế toán chặt chẽ
Khi NHNN đưa Oceanbank vào diện kiểm soát đặc biệt, Vietinbank đã hỗ trợ điều hành, dẫn đến việc giảm đáng kể mức chấp nhận rủi ro của Oceanbank Mục tiêu quan trọng của Oceanbank lúc này là bảo tồn và duy trì hoạt động, vì vậy ngân hàng đã chú trọng vào công tác kiểm soát rủi ro kế toán thông qua việc kiểm soát hồ sơ và chứng từ hạch toán, đảm bảo tuân thủ quy định và quy trình nghiệp vụ Kết quả là số hồ sơ sai sót và không đúng quy định đã giảm, tạo ra môi trường lành mạnh cho hoạt động kế toán và cung cấp thông tin đáng tin cậy.
Để ngăn chặn rủi ro, quy trình kế toán của Oceanbank được thiết kế với nhiều bước và chốt kiểm soát, mặc dù hệ thống chứng từ giấy hiện nay có phần rườm rà nhưng vẫn đảm bảo tính đầy đủ và ổn định Theo số liệu nội bộ, năm 2018 so với 2017, tỷ lệ lỗi tuân thủ với tài sản đảm bảo giảm 30%, chứng từ giải ngân giảm 10%, và vi phạm lỗi phê duyệt giảm 13.5% Kết quả từ các đợt kiểm tra cho thấy tỷ lệ sai phạm đã giảm, đặc biệt là các lỗi trọng yếu Bên cạnh đó, chất lượng nhân sự làm kế toán cũng đã được cải thiện.
Oceanbank đang nâng cao yêu cầu chất lượng nhân sự kế toán thông qua việc quy định chặt chẽ và cải thiện chế độ đãi ngộ, nhằm thu hút lao động giỏi từ các trường đại học uy tín Đội ngũ kế toán kỳ vọng sẽ có kỷ luật và trình độ đồng đều, nhanh chóng tiếp cận kỹ thuật mới Việc ứng dụng khoa học công nghệ giúp hệ thống tài khoản kế toán linh hoạt, đảm bảo chứng từ và ghi chép chính xác, từ đó nâng cao chất lượng thông tin kế toán Điều này là nền tảng cho các nội dung tài chính kế toán tiếp theo được thực hiện đúng đắn và sâu sắc, với các báo cáo được lập hệ thống và công tác kiểm tra kế toán chú trọng phòng chống rủi ro.
BCTC cũng sâu sắc hơn c Hệ thống văn bản kế toán đƣợc sắp xếp bài bản, khoa học
Kể từ khi Vietinbank hỗ trợ điều hành, hệ thống văn bản kế toán đã được cải tiến đáng kể, thay thế các quy định cũ bằng những quy định mới rõ ràng và bao quát hơn Hệ thống này không chỉ ngắn gọn, mạch lạc mà còn giúp người sử dụng dễ dàng hình dung các vấn đề khi đọc Sự linh hoạt trong tác nghiệp được nâng cao, không còn bị ràng buộc bởi những quy trình nhỏ lẻ Sự phối hợp chặt chẽ giữa hội sở chính và các đơn vị cấp dưới đã tạo ra trách nhiệm chung, làm cho TCCTKT trở nên hợp lý hơn và cải thiện sự phối hợp trong bộ máy kế toán.
Trình độ ứng dụng công nghệ tăng
Oceanbank đã đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống công nghệ, giúp giảm gánh nặng công việc thủ công và nâng cao năng suất lao động kế toán Mọi nghiệp vụ phát sinh tại các chi nhánh được truyền ngay về trung tâm, cập nhật số liệu kế toán chung của toàn hệ thống Mô hình quản lý dữ liệu tập trung cho phép hạch toán các giao dịch trong ngày tại máy chủ Hội sở chính Tất cả dữ liệu từ các chi nhánh, bao gồm yêu cầu từ khách hàng và thông tin nội bộ, đều được truyền tải và lưu trữ có hệ thống tại đây Hệ thống tự động chặn các giao dịch sai sót, như hạch toán sai tài khoản hay nghi ngờ gian lận, từ đó đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán mà không mất thời gian sửa chữa Công tác kiểm tra kế toán trở nên gọn nhẹ hơn, cho phép cán bộ tập trung vào những nghiệp vụ phức tạp hoặc có rủi ro cao Hình thức kế toán tập trung đã tối ưu hóa tổ chức công tác kế toán tại Oceanbank.
Hình thức kế toán tập trung tại Oceanbank do Hội sở chính chỉ đạo, giúp dữ liệu không bị phân tán, từ đó nâng cao khả năng quản lý Việc thống nhất thời gian tập hợp, phân công nhiệm vụ và thẩm quyền tác nghiệp theo quan điểm duy nhất của Ban lãnh đạo giúp tránh xung đột trong giải quyết vấn đề kế toán Hội sở chính điều hành công việc với định hướng và cách thức phối hợp rõ ràng, tạo nên kỷ luật và sức mạnh cho tập thể.
Sau khi tìm hiểu thực trạng công tác kế toán của Oceanbank, tác giả thấy nổi lên những vấn đề sau: a Về tổ chức bộ máy kế toán
Cơ cấu nhân sự kế toán tại Oceanbank hiện còn rườm rà, với các bộ phận kế toán tín dụng vừa phải thực hiện tác nghiệp vừa tham gia kinh doanh, trong khi bộ phận kế toán ngân quỹ vận hành máy ATM cho chi nhánh, dẫn đến chi phí tăng cho nhân viên Ngoài ra, Oceanbank vẫn chưa hoàn thành việc chuyển đổi sang mô hình tập trung hóa, khiến bộ máy kế toán thiết kế theo mô hình kết hợp giữa phân tán và tập trung, dẫn đến tình trạng thiếu sót dữ liệu khi chuyển đến máy chủ tại Hội sở chính.
Hệ thống chứng từ kế toán của Oceanbank hiện đang gặp khó khăn do quá tải về số lượng và thủ tục giấy tờ, chưa áp dụng rộng rãi chứng từ điện tử Sự thận trọng trong xử lý nghiệp vụ kế toán và khâu phê duyệt, điều chỉnh sai sót dẫn đến nhiều thủ tục phức tạp Trong bối cảnh cách mạng số 4.0, việc triển khai chứng từ điện tử sẽ giúp Oceanbank xử lý công việc nhanh chóng, đồng thời phát triển các kênh bán hàng mới như internet banking, mobile banking và POS, mở rộng lựa chọn tiếp cận khách hàng Hơn nữa, việc sử dụng chứng từ điện tử sẽ giảm chi phí lưu kho, vận chuyển và bảo vệ chứng từ giấy, đồng thời giúp tập trung dữ liệu một cách hiệu quả nhờ vào tốc độ tổng hợp của máy móc Nếu khai thác tốt nguồn dữ liệu chứng từ điện tử, Oceanbank sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán của Oceanbank hiện đang tồn tại nhiều tài khoản GL không có phát sinh trong những năm gần đây, chẳng hạn như tài khoản theo dõi giao dịch thẻ mua xăng dầu trả trước đã ngừng cung cấp dịch vụ và tài khoản tiền mặt tại máy ATM không còn hoạt động Ngoài ra, một số tài khoản cũng có mô tả không đầy đủ so với nghiệp vụ thực tế, đặc biệt là trong các giao dịch quyết toán với các tổ chức thẻ quốc tế.
Oceanbank đã ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ trong hoạt động kế toán với nhiều chương trình hỗ trợ như hệ thống thẻ Smart Vista, hệ thống hạch toán trên FCC, giải pháp tài chính ERP và Appman trình ký online Tuy nhiên, ngân hàng vẫn chưa khai thác tối đa lợi thế của kế toán máy tính về tốc độ, khả năng phân lọc dữ liệu và đồng bộ Các phần mềm tại Oceanbank còn thiếu tính năng tự động hóa trong việc xử lý giao dịch, phân tích xu hướng và đưa ra giải pháp cảnh báo hiệu quả.
Hệ thống báo cáo tài chính (BCTC) và báo cáo kiểm toán quốc tế (BCKTQT) tại các ngân hàng thương mại (NHTM) như Vietinbank và MBbank vẫn còn hạn chế về số lượng và chủ yếu dựa vào công tác thủ công Cụ thể, Vietinbank có khoảng 600 báo cáo BCKTQT, trong khi MBbank có khoảng 400 báo cáo So với các NHTM khác, số lượng BCTC và BCKTQT của Oceanbank còn ít ỏi và thông tin trong các báo cáo này không đầy đủ.
Công tác kiểm tra kế toán tại Oceanbank chủ yếu dựa vào sức người, thực hiện giám sát trực tiếp và đối chiếu số liệu thủ công bằng phần mềm văn phòng phổ biến Thiếu phần mềm hỗ trợ chuyên dụng có thể dẫn đến hiệu quả kiểm tra giảm theo thời gian, đặc biệt khi lượng chứng từ và số lượng nhân viên kiểm tra tăng lên, kéo theo chi phí gia tăng mà không cải thiện được tốc độ công việc nếu không thay đổi phương thức hiện tại.
Oceanbank chưa có kế hoạch cụ thể để xây dựng khung quản trị rủi ro, bao gồm cả việc áp dụng TCCTKT Các ngân hàng thương mại trên thế giới hiện đang theo xu hướng xây dựng khung quản trị rủi ro theo tiêu chuẩn Basel (I, II, III) nhằm chuẩn hóa hoạt động này Điều này bao gồm việc thuê đơn vị tư vấn để phân tích độ lệch cơ sở dữ liệu, nghiên cứu khoảng 20 quy trình đánh giá rủi ro, lập báo cáo đánh giá tác động rủi ro (ICAAP) và báo cáo đánh giá tác động định lượng (QIS) Ngoài ra, còn có các dự án xây dựng hệ thống khởi tạo khoản vay, nâng cấp hệ thống xếp hạng nội bộ và hoàn thiện khung quản lý rủi ro thị trường, cũng như tính toán tài sản có rủi ro (RWA) theo Basel Tuy nhiên, Oceanbank vẫn chưa có kế hoạch cụ thể để thực hiện các bước này nhằm hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán.
Hệ thống tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc kế toán của Oceanbank hiện tại còn hạn chế so với các ngân hàng thương mại khác, chỉ tập trung vào số lượng giao dịch và thời gian xử lý Thời gian xử lý công việc rất đa dạng; nếu tuân theo hướng dẫn, quy trình sẽ diễn ra nhanh chóng, nhưng nếu không, thời gian để tìm ra giải pháp có thể kéo dài Chất lượng giao dịch chưa được chú trọng, và trong 5 quy trình kế toán quan trọng được khảo sát, có đến 3 quy trình thiếu bộ chỉ tiêu đo lường hiệu quả công việc.
Bảng 2.9: khảo sát công việc kế toán năm 2018 trong 5 quy trình
Tính hiệu quả về thời gian Chi phí Chất lƣợng
Chuyển tiền quốc tế Không có Chƣa có, chƣa bị chặn thời hạn Chƣa có Chƣa có
Chuyển tiền trong nước Ít nhất 7 GD/ngày
Chƣa có, trừ chuyển tiền ra ngoài hệ thống trước 17h
Vận hành tín dụng Chưa có Chưa có Chưa có Dưới 2% lỗi tác nghiệp
Bảo lãnh Chƣa có Chƣa có Chƣa có Chƣa có
Kinh doanh tiền tệ Chƣa có Chƣa có Chƣa có Chƣa có
(nguồn: Phòng kế hoạch, K.TCKT, Oceanbank) g Về công tác phân tích BCTC
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI TNHH MTV ĐẠI DƯƠNG
MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN CHUNG VÀ ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN GIAI ĐOẠN 2019 – 2022
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN GIAI ĐOẠN 2019 – 2022
Oceanbank định hướng đổi mới mạnh mẽ giai đoạn 2019 - 2022, tập trung vào tăng trưởng an toàn và hiệu quả thông qua số hóa các nghiệp vụ kế toán và áp dụng công nghệ cao trong kiểm tra và phân tích báo cáo Ngân hàng mong muốn trở thành lựa chọn hàng đầu của khách hàng nhờ vào dịch vụ tốt, sản phẩm đa dạng và quy trình thuận tiện, đồng thời cung cấp các giải pháp tài chính sáng tạo phù hợp với nhiều nhóm khách hàng Oceanbank cũng cam kết tạo môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên, giúp họ phát triển và thăng tiến Để đáp ứng kế hoạch phát triển với mức tăng trưởng 15-20% mỗi năm, hoạt động kế toán cũng cần phải nâng cao, với lượng giao dịch dự kiến tăng 15-20% hàng năm, thời gian xử lý giảm 10% mỗi giao dịch, và các chỉ tiêu hài lòng khách hàng được cải thiện Oceanbank hiện đang ở cấp độ 2 và 3 theo mô hình Maturity Model, chuyển đổi từ mô hình kế toán thủ công sang tự động hóa.
Sơ đồ 3.1: Mô hình Maturity Model đo mức độ hoàn thiện của hệ thống
Tổ chức thực hiện tiêu chuẩn căn bản
Củng cố và thiết lập bộ tiêu chuẩn
Hoạt động trôi chảy và quản trị chủ động theo tiêu chuẩn
Hoạt động hiệu quả cao, ổn định và dịch vụ vƣợt trội
KIẾN NGHỊ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
Nghiên cứu tổng hợp chi phí trong ngân hàng thương mại là cần thiết để làm rõ lý luận và hệ thống hóa vấn đề Chương 1 tập trung vào mô hình kết hợp giữa tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị, nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và tin cậy cho công tác quản lý Các nghiên cứu đã đạt được những kết quả quan trọng liên quan đến nội dung và yêu cầu của tổng hợp chi phí.
Hệ thống hóa và phân tích các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán (TCCTKT) trong các ngân hàng thương mại (NHTM) bao gồm việc thiết lập bộ máy kế toán, thu nhận thông tin qua hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu Bên cạnh đó, cần tổ chức hệ thống hóa thông tin qua tài khoản kế toán (TKKT) và sổ kế toán, cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán, cũng như tổ chức kiểm tra kế toán Cuối cùng, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán và lập dự toán các chỉ tiêu quản trị cũng rất quan trọng.
Các vấn đề lý luận được phân tích là nền tảng để đánh giá thực trạng tài chính công ty tại ngân hàng thương mại Từ đó, xác định các nội dung và giải pháp nhằm hoàn thiện tài chính công ty tại Oceanbank.