CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1.1 Khái niệm về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Kế toán là quá trình thu thập, xử lý và phân tích thông tin kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp Nó không chỉ giúp giám sát tình hình tài chính mà còn ngăn ngừa vi phạm luật kế toán, hỗ trợ quản lý hiệu quả Đồng thời, kế toán cung cấp số liệu theo quy định pháp luật, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hoạt động doanh nghiệp.
Việc thiết lập một tổ chức bộ máy kế toán mạnh mẽ và hợp lý tại doanh nghiệp là rất quan trọng, giúp thu nhận và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình tài sản, doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh Điều này không chỉ giảm bớt khối lượng công việc kế toán trùng lặp mà còn tiết kiệm chi phí, từ đó hỗ trợ chủ doanh nghiệp trong việc đưa ra phương hướng điều hành và chiến lược kinh doanh phù hợp cho công ty.
Theo giáo trình "Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp" của Trường ĐH Kinh tế TP Hồ Chí Minh, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp bao gồm việc xác định các công việc và nội dung mà kế toán cần thực hiện hoặc hỗ trợ các phòng ban khác Mục tiêu là xây dựng một hệ thống kế toán đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp.
Tác giả đồng ý rằng tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là một hệ thống các phương pháp và kỹ thuật phối hợp, sử dụng hiệu quả nguồn lực của bộ máy kế toán Mục tiêu của hệ thống này là phản ánh, đo lường, giám sát và cung cấp thông tin một cách trung thực, chính xác và kịp thời Điều này được thực hiện thông qua việc ghi chép trên chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán, nhằm đáp ứng các yêu cầu của các đối tượng trong doanh nghiệp.
1.1.2 Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán
Kế toán là công cụ quản lý hiệu quả, giúp giám sát mọi hoạt động kinh tế và tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực và kịp thời cho các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và cá nhân Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị kế toán.
Việc thu thập và hệ thống hóa thông tin kế toán một cách liên tục, đầy đủ, kịp thời và đáng tin cậy dựa trên các chứng từ hợp pháp là rất quan trọng Điều này không chỉ tăng cường ý nghĩa của công tác kiểm tra và giám sát mà còn phát huy vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong quản lý.
- Quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp
Giảm thiểu khối lượng công việc kế toán trùng lặp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả trong việc kiểm kê và kiểm soát tài sản, nguồn vốn Điều này hỗ trợ trong việc đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, đồng thời xác định lợi ích của Nhà nước và các chủ thể trong nền kinh tế thị trường.
1.1.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
Đảm bảo thu thập và hệ thống hóa thông tin về tất cả hoạt động kinh tế và tài chính trong doanh nghiệp là cần thiết để cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy Điều này hỗ trợ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước cũng như nâng cao hiệu quả quản trị trong doanh nghiệp.
- Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp
- Phù hợp với trình độ, năng lực của đội ngũ kế toán viên của doanh nghiệp
- Phù hợp với khả năng trang bị các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán của doanh nghiệp
- Phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
1.2.1.1 Tổ chức hình thức tổ chức công tác kế toán
Ý nghĩa và căn cứ chọn lựa hình thức tổ chức công tác kế toán
Tổ chức tốt công tác kế toán giúp cho công tác kế toán doanh nghiệp:
- Thu nhận, xử lý thông tin kế toán một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán
- Giảm khối lƣợng công việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh
Cơ sở để lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán phù hợp:
- Quy mô hoạt động, địa bàn hoạt động
- Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính hiện tại và sau này của doanh nghiệp
- Biên chế, trình độ nghề nghiệp của bộ máy kế toán
- Khả năng trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán
Các hình thức (mô hình) tổ chức công tác kế toán
Mô hình tổ chức kế toán tập trung
Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức kế toán tập trung
Bộ phận kế toán tổng hợp
Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ
Hình thức tổ chức kế toán tập trung cho phép doanh nghiệp chỉ cần một phòng kế toán trung tâm, trong khi các đơn vị phụ thuộc không cần có tổ chức kế toán riêng Phương pháp này thường phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một khu vực địa lý hẹp.
Mô hình tổ chức kế toán phân tán
Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức kế toán phân tán ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP TRÊN
Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị kế toán cấp trên
Bộ phận kế toán tổng hợp
Bộ phận kiểm tra kế toán
KẾ TOÁN TRƯỞNG CÁC ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP DƯỚI Đơn vị 1 Đơn vị 2 Đơn vị 3 Đơn vị 4 ……
Bộ phận kế toán tổng hợp
Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp dưới
Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thường phù hợp với các doanh nghiệp lớn có nhiều đơn vị trực thuộc và hoạt động trên nhiều địa bàn khác nhau Doanh nghiệp lựa chọn hình thức này thường đã phân phối nguồn vốn và xác định lãi, lỗ riêng, nhằm phát huy tính chủ động và sáng tạo của các đơn vị kế toán cấp cơ sở trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Hình thức này thường thích hợp cho các doanh nghiệp lớn, bao gồm công ty và tổng công ty, với nhiều đơn vị kế toán cấp cơ sở Các đơn vị này có mức độ phân cấp quản lý kinh tế và tài chính khác nhau, cùng với quy mô và trình độ cán bộ quản lý không đồng nhất Doanh nghiệp hoạt động trên nhiều địa bàn, vừa tập trung vừa phân tán, đòi hỏi một hệ thống kế toán cấp trên hiệu quả.
Bộ phận kế toán tổng hợp
Bộ phận kiểm tra kế toán
Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị kế toán cấp trên
Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận kế toán… kế toán… kế toán… kế toán
Kế toán trưởng các đơn vị cấp cơ sở
Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận kế toán… kế toán… kế toán… kế toán
Nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng
Mỗi hình thức tổ chức công tác kế toán đều có những ưu và nhược điểm riêng, do đó, việc lựa chọn hình thức phù hợp với tình hình và thực trạng hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp là rất quan trọng Điều này giúp xây dựng một mô hình bộ máy kế toán thích hợp, từ đó phát huy tối đa khả năng và trình độ của nhân viên kế toán Sự lựa chọn đúng đắn sẽ đảm bảo hiệu quả và chất lượng công tác kế toán trong doanh nghiệp.
1.2.1.2 Tổ chức các bộ phận kế toán trong phòng kế toán
Các bộ phận kế toán trong một phòng kế toán doanh nghiệp thường gồm:
- Bộ phận kế toán Lao động, tiền lương: Làm công việc chủ yếu là tổ chức chấm công, lập bảng tính lương, các khoản phụ cấp, cho CB - CNV
- Bộ phận kế toán hàng tồn kho: Bộ phận này thực hiện công việc ghi chép việc nhập, xuất, kiểm kê,… các kho vật tƣ, hàng hóa, thành phẩm
- Bộ phận kế toán tài sản cố định: Bộ phận này nhằm theo dõi tình hình tăng, giảm, trích khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp
Bộ phận kế toán thanh toán-công nợ chịu trách nhiệm lập các chứng từ thu, chi hàng ngày và theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng đối với doanh nghiệp Đồng thời, bộ phận này cũng giám sát các khoản nợ mà doanh nghiệp còn thiếu ngân hàng, các tổ chức tài chính và nhà cung cấp.
Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm có vai trò quan trọng trong việc theo dõi và tổng hợp các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất, từ đó xác định giá thành sản phẩm một cách chính xác.
Bộ phận kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và tổng hợp số liệu từ tất cả các bộ phận kế toán Nhiệm vụ chính của bộ phận này là quản lý các tài khoản trong sổ cái và lập các báo cáo tài chính chính xác, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động tài chính của tổ chức.
1.2.2 TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Theo Điều 3, khoản 7 Luật kế toán, chứng từ kế toán là giấy tờ và vật mang tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán Do đó, chứng từ kế toán cần được lập kịp thời, chính xác, đầy đủ, hợp pháp và theo đúng quy định về nội dung và phương pháp Để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng và xử lý, chứng từ kế toán được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau.
Chứng từ kinh tế được phân loại theo nội dung phản ánh, bao gồm các loại như: chứng từ phản ánh chỉ tiêu lao động tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ, tài sản cố định và sản xuất kinh doanh.
- Phân loại chứng từ theo pháp lệnh kinh tế gồm: Chứng từ bắt buộc; Chứng từ hướng dẫn
- Phân loại theo công dụng của chứng từ bao gồm 3 loại chứng từ đó là: Chứng từ mệnh lệnh; Chứng từ thực hiện; Chứng từ liên hợp
- Phân loại theo thời điểm phát sinh của chứng từ gồm 2 loại là chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có quyền tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình Mặc dù không bắt buộc, nhưng các chứng từ này phải đảm bảo các nội dung chủ yếu và cung cấp thông tin theo quy định của Luật kế toán cùng các văn bản hướng dẫn liên quan.
Công tác chứng từ kế toán chủ yếu gồm các nội dung cơ bản sau:
Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán
Tổ chức việc lập chứng từ kế toán
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động
DN đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ
- Chứng từ kế toán phải đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu
Nội dung trên chứng từ phải phản ánh trung thực các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh, không được phép viết tắt, tẩy xóa hay sửa chữa Số tiền ghi bằng chữ cần phải khớp chính xác với số tiền ghi bằng số Khi thực hiện việc viết, bắt buộc phải sử dụng bút mực để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ.
Chứng từ kế toán cần được lập đầy đủ số liên theo quy định, và nếu có nhiều liên, nên thực hiện một lần cho tất cả Trong trường hợp đặc biệt cần lập nhiều liên mà không thể viết một lần, có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ phải thống nhất.
Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để thực hiện giao dịch với tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài cần được gửi đi phải có dấu của doanh nghiệp.
Tổ chức ký duyệt chứng từ kế toán
Tất cả chứng từ kế toán cần có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định để đảm bảo tính hợp lệ Chữ ký phải được thực hiện bằng bút bi hoặc bút mực, tuyệt đối không sử dụng mực đỏ hay bút chì Chữ ký của một cá nhân trên chứng từ kế toán phải nhất quán và giống với chữ ký đã đăng ký, nếu không có chữ ký đã đăng ký, chữ ký mới phải khớp với các lần ký trước đó.
Chữ ký của Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được ủy quyền, cùng với chữ ký của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên chứng từ, cần phải khớp với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng Đồng thời, chữ ký của kế toán viên trên chứng từ cũng phải giống với chữ ký đã được đăng ký với kế toán trưởng.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ NÔNG NGHIỆP TỔNG HỢP TỈNH LÀO CAI
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY
2.1.1 Quá trình hính thành và phát triển của công ty
2.1.1.1 Tên, địa chỉ của công ty:
- Tên công ty: Công ty cổ phần Vật tƣ nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai
- Trụ sở chính: Số 049 - Đường Hoàng Liên –TP Lào Cai - Tỉnh Lào Cai
Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Tổng hợp tỉnh Lào Cai được hình thành từ việc chuyển đổi Công ty Nhà nước Vật tư Nông nghiệp Tổng hợp tỉnh Lào Cai, hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005.
2.1.1.2 Thời điểm thành lập và các mốc lịch sử quan trọng trong quá trình phát triển của công ty:
Công ty Vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai được thành lập theo quyết định số 370/QĐ.UB ngày 24/12/1992 của UBND tỉnh Lào Cai Vào ngày 31/5/2006, công ty chính thức chuyển đổi thành Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai theo quyết định số 1408/QĐ.UB, với 55% cổ phần do Nhà nước nắm giữ và 45% cổ phần còn lại được bán cho người lao động.
Hiện nay, Công ty có 11 chi nhánh trực thuộc gồm :
- 09 chi nhánh nằm rải rác tại các huyện và thành phố của tỉnh Lào Cai
- 02 chi nhánh chuyên doanh cung ứng dịch vụ
Các chi nhánh của công ty hoạt động như những đơn vị kinh tế độc lập, chuyên cung cấp vật tư nông nghiệp và thực hiện hạch toán thu chi, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc.
2.1.2 Mục tiêu hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh
- Phát triển Công ty ngày càng vững mạnh
- Đảm bảo việc làm và thu nhập ngày một tăng cho người lao động
- Tăng cổ tức cho các cổ đông
Lào Cai đóng vai trò chủ đạo trong việc cung ứng dịch vụ và vật tư phục vụ sản xuất nông nghiệp, góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế của tỉnh.
2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty :
Chúng tôi chuyên cung cấp và tiếp nhận đa dạng các loại vật tư hàng hóa nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất nông nghiệp và phát triển nông thôn tại tỉnh Lào Cai.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn giao phó
- Kinh doanh dịch vụ vật tƣ phân bón phục vụ sản xuất nông - lâm nghiệp
- Kinh doanh dịch vụ các loại giống cây trồng phục vụ sản xuất nông nghiệp
- Kinh doanh dịch vụ vật tƣ bảo vệ thực vật
- Kinh doanh các loại vật tƣ hàng hoá khác phục vụ sản xuất và đời sống
2.1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty
Phạm vi hoạt động chủ yếu tập trung vào các vùng nông thôn, đặc biệt là những khu vực sâu, xa và có nền kinh tế xã hội chậm phát triển Tại đây, giao thông gặp nhiều khó khăn và đối tượng phục vụ chủ yếu là các hộ sản xuất nông nghiệp, có trình độ sản xuất còn lạc hậu và khả năng đầu tư thâm canh hạn chế.
Khối lượng vật tư hàng hóa cung ứng lớn chủ yếu nhập từ ngoài tỉnh, bao gồm nhiều loại phân bón, thuốc bảo vệ thực vật và ngô lai cần nhập khẩu Nguồn hàng và giá cả phụ thuộc vào nhiều thị trường, dẫn đến tính ổn định thấp.
Sản xuất nông nghiệp có tính thời vụ cao, vì vậy việc đảm bảo đúng thời điểm là yếu tố quyết định đến năng suất và sản lượng Những đặc điểm này cần được chú ý trong quá trình xây dựng và triển khai các kế hoạch cung ứng vật tư phục vụ cho sản xuất nông nghiệp.
Cơ sở hạ tầng hiện tại còn hạn chế, với các kho bãi và cửa hàng bán lẻ có sức chứa thấp hoặc không đạt tiêu chuẩn Trong những năm gần đây, Công ty đã tích cực đầu tư để mở rộng mạng lưới cung ứng, nhưng do gặp khó khăn về vốn, vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu.
2.1.4 Đặc điểm lao động của công ty
Bảng 2.1: Cơ cấu lao động trong 2 năm gần đây ĐVT: Người
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Công ty đã thực hiện những thay đổi trong cơ cấu lao động nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, điều này là kết quả của quá trình kinh doanh và phân công lao động.
Tình hình lao động của công ty luôn có sự biến động, thể hiện rõ qua bảng 2.2 Từ năm 2017 đến 2018, số lượng lao động tăng từ 201 lên 224 người, chủ yếu nhờ vào việc công ty mở rộng tuyển dụng.
So với năm 2017, lao động trực tiếp năm 2018 tăng 22 người, tương đương 15%, trong khi lao động gián tiếp chỉ tăng 1 người, tức 2% Sự tăng trưởng này phản ánh quyết tâm tinh giản bộ máy quản lý, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và phát huy tối đa năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý trong bối cảnh mới.
Xét theo trình độ, số lao động có trình độ cao ngày càng tăng Năm
2017, số lao động trình độ đại học là 90 người, chiếm 44.78% Đến năm
Năm 2018, số lượng lao động có trình độ đại học đã tăng lên 107 người, chiếm 47,77%, cho thấy sự gia tăng đáng kể trong một năm Công ty chú trọng nâng cao trình độ người lao động thông qua chính sách tuyển dụng và các chương trình đào tạo, bồi dưỡng đa dạng.
Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp Lào Cai hiện chưa đạt được cơ cấu lao động hợp lý về giới tính, với tỷ lệ lao động nữ chỉ chiếm 32.59% và lao động nam chiếm 67.41%, gấp đôi so với nữ Mặc dù tỷ lệ lao động nữ đã tăng 14% so với năm 2017, nhưng công ty vẫn cần có sự thay đổi để cải thiện cơ cấu này.
2.1.5 Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty
2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Trong thời kỳ đổi mới, Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý một cách gọn nhẹ và hiệu quả, theo hình thức phân cấp chức năng Giám đốc điều hành các đơn vị sản xuất kinh doanh sẽ phối hợp làm việc thông qua các phòng chức năng nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý và kinh doanh.
Sơ đồ 2.1: Mô hình bộ máy quản lý của Công ty
Ghi chú: Quan hệ điều hành trực tiếp
Quan hệ giám sát, kiểm tra Quan hệ qua lại với nhau
2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của ban lãnh đạo Công ty:
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP VẬT TƢ NÔNG NGHIỆP TỔNG HỢP TỈNH LÀO CAI
CP VẬT TƢ NÔNG NGHIỆP TỔNG HỢP TỈNH LÀO CAI
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Để đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần Vật tƣ nông nghiệp tổng hợp Lào Cai đƣợc diễn ra thống nhất, thuận lợi và hiệu quả, công tác kế toán của đơn vị đƣợc tổ chức theo: Hình thức kế toán tập trung
Kế toán trưởng có thể dễ dàng kiểm tra và chỉ đạo nghiệp vụ, đồng thời đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động kế toán, nhờ vào việc tập trung quản lý hiệu quả từ bộ máy lãnh đạo.
Công việc kế toán thường gặp phải nhược điểm là khối lượng công việc dồn lại vào cuối kỳ, điều này có thể dẫn đến sai sót trong quá trình lập và thu thập chứng từ Hơn nữa, việc kiểm tra các chứng từ cũng trở nên khó khăn hơn, ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính.
Toàn bộ công tác kế toán của Công ty được tập trung tại phòng kế toán, bao gồm quản lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán và phân tích số liệu.
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn của Công ty cổ phần Vật tư nông nghiệp tổng hợp Lào Cai, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công Ty cổ phần Vật tƣ nông nghiệp tổng hợp Lào Cai
( Nguồn: Phòng kế toán - Tài vụ)
Kế toán trưởng có trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động kế toán của công ty, trực tiếp báo cáo với Tổng Giám đốc Vị trí này đảm nhiệm các hoạt động kế toán tài chính và tham gia xây dựng, điều hành kế hoạch tài chính, đồng thời cung cấp thông tin và biện pháp tài chính cho Giám đốc trong sản xuất kinh doanh Do phòng kế toán chỉ có 5 nhân viên nhưng khối lượng công việc lớn, kế toán trưởng cũng kiêm nhiệm phần hành kế toán tài sản cố định.
Phó phòng kế toán (Kế toán tổng hợp) chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo quyết toán của văn phòng và toàn Công ty, đồng thời quản lý nghiệp vụ kế toán từ phòng kế toán đến các chi nhánh Vị trí này còn đảm nhận công tác thống kê và tổng hợp kiểm kê, kiểm tra báo cáo quyết toán cùng tình hình tài chính của các đơn vị thành viên, giải trình số liệu quyết toán với các cơ quan quản lý và trong các đợt thanh tra, kiểm tra Ngoài ra, phó phòng cũng phụ trách công tác vận tải.
Kế toán thanh toán và công nợ Thủ quỹ
Kế toán các chi nhánh trợ cước; giải quyết các công việc khác của phòng kế toán khi kế toán trưởng uỷ quyền
Kế toán hàng hóa bao gồm việc theo dõi mua bán và lưu chuyển hàng hóa của văn phòng Công ty, cũng như quyết toán toàn Công ty Công việc này bao gồm tổng hợp thanh toán quyết toán trợ cước và trợ giá với ngành Tài chính và Kho bạc Nhà nước, tính lãi tiền hàng trả chậm cho các chi nhánh Vật tư nông nghiệp, và lập biên bản đối chiếu hàng quý theo quy chế quản lý của Công ty Ngoài ra, kế toán hàng hóa còn quản lý quyết toán thuế và lập báo cáo thống kê, đồng thời thực hiện giao dịch công tác với Cục thống kê.
Kế toán thanh toán và công nợ bao gồm việc viết phiếu thu, chi và vay ngân hàng, đồng thời theo dõi hạch toán các tài khoản tiền mặt, tiền gửi và tiền vay ngân hàng Công việc này cũng đòi hỏi quản lý, kiểm kê quỹ tiền mặt định kỳ theo quy chế Ngoài ra, kế toán cần lập bảng thanh toán và quyết toán lương, thưởng, BHXH, BHYT, cũng như tính lãi tiền vay cho các chi nhánh chuyên doanh.
Thủ quỹ có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của các chứng từ thu chi theo nguyên tắc quản lý tài chính của Công ty, đồng thời cập nhật chứng từ và rút số dư cuối ngày ghi sổ quỹ Ngoài ra, thủ quỹ cần thực hiện mức tồn trữ theo quy chế đã đề ra.
Qua quá trình tìm hiểu, tác giả nhận thấy số lượng nhân viên kế toán ít, dẫn đến khối lượng công việc lớn và áp lực cao Tuy nhiên, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung, gọn nhẹ, phù hợp với nhu cầu quản lý của công ty Việc phân công rõ ràng chức năng, nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán là một ưu điểm lớn, giúp hoàn thành công việc hiệu quả, đồng bộ, giảm thiểu sai sót và nâng cao năng lực nghiệp vụ cũng như tính tự giác trong công việc của nhân viên.
Theo khảo sát, 90% người tham gia cho rằng bộ máy kế toán của công ty phù hợp với đặc điểm hoạt động và tổ chức hợp lý Nhân viên kế toán phối hợp hiệu quả với các phòng ban khác Tuy nhiên, do công ty hoạt động tại nhiều huyện trong tỉnh Lào Cai, công tác quản lý và chuyên môn gặp khó khăn Dù trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán được đánh giá cao (76.67%), nhưng chỉ có 63.33% năng lực đáp ứng yêu cầu công việc, còn 36.67% chưa đạt yêu cầu Do đó, công ty cần xem xét lại sắp xếp đội ngũ kế toán và có kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn.
2.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán tại công ty
Hệ thống chứng từ kế toán tại công ty tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật kế toán và Thông tư 133/2016/TT-BTC Quy trình lập và lưu chuyển chứng từ được quy định chặt chẽ, từ việc ghi sổ đến lưu trữ, với trách nhiệm rõ ràng được phân công cho nhân viên kế toán và các bộ phận liên quan.
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ phù hợp với đặc điểm kinh doanh và tuân thủ các quy định của Nhà nước Các loại chứng từ được sử dụng trong công ty bao gồm nhiều loại khác nhau.
Chứng từ về hàng hóa: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng, biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ,
Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, ủy nhiệm chi, séc,
Chứng từ TSCĐ, CCDC: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ,
Chứng từ chi phí quản lý, tiền lương và các khoản trích theo lương:
Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, giấy đi đường,
Công ty CP vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai đã tuân thủ đầy đủ quy định về danh mục chứng từ kế toán theo Luật kế toán số 88/2015/QH13 Bên cạnh đó, công ty cũng thiết kế một số chứng từ riêng dựa trên quy định của Nhà nước và đặc điểm kinh doanh Các mẫu chứng từ bắt buộc như Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi được in theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành, trong khi các chứng từ hướng dẫn như Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, và Giấy đề nghị thanh toán được công ty tự thiết kế và in.
Qua thực tế, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc thực hiện lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ theo quy trình sau:
Về tổ chức lập chứng từ:
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG
Về vấn đề tổ chức bộ máy kế toán và hình thức quản lý:
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình phân cấp chức năng, với giám đốc điều hành tương tác qua các phòng ban chức năng Cấu trúc quản lý gọn nhẹ và hợp lý, đảm bảo đầy đủ các phòng ban cần thiết cho việc quản lý hiệu quả Công việc được phân công phù hợp với trình độ của nhân viên, tạo điều kiện cho họ phát huy tinh thần trách nhiệm Quy trình tuyển dụng nghiêm ngặt giúp công ty lựa chọn được những lao động đáp ứng đúng yêu cầu, đồng thời đảm bảo nhân viên làm việc theo năng lực và sở trường của mình, nhạy bén trong công việc được giao.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung và gọn nhẹ, giúp giải quyết công việc một cách nhịp nhàng và không gián đoạn Các công việc kế toán được chuyên môn hóa, với kế toán trưởng phụ trách chung về tài chính và từng nhân viên kế toán đảm nhận các nhiệm vụ cụ thể như kế toán hàng hóa, kế toán thanh toán và công nợ, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp báo cáo quyết toán và thống kê Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn tốt, luôn tự trau dồi để cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho ban lãnh đạo, từ đó hỗ trợ ra quyết định phù hợp cho công ty.
Về tổ chức và hệ thống chứng từ kế toán:
Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ, hình thức này đơn giản, khoa học, thuận tiện nhất là đối với những nghiệp vụ phát sinh lớn
Tại phòng Kế toán, các chứng từ được lập đầy đủ và phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế cũng như cơ sở pháp lý Mọi giao dịch mua bán hàng hóa đều có hóa đơn tài chính kèm theo, và các chứng từ được ký bởi đại diện của các bên liên quan Thông tin kinh tế liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh được ghi chép chi tiết vào chứng từ Tại công ty, các chứng từ được phân loại và hệ thống hóa theo từng nghiệp vụ cũng như trình tự thời gian, sau đó được lưu trữ một cách gọn gàng, tạo thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu.
Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản:
Công ty đã triển khai hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 26/08/2016, đồng thời bổ sung một số tài khoản theo hướng dẫn sửa đổi chế độ kế toán doanh nghiệp Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán và phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, công ty đã mở thêm một số tài khoản cấp 2 và cấp 3, giúp thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán.
Về tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán:
Công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên, phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.
Hệ thống sổ sách và chứng từ cần đầy đủ, khoa học và phù hợp với thực tế cũng như yêu cầu quản lý Đồng thời, việc tổ chức phải hợp pháp và tuân thủ quy định của Bộ Tài chính.
Tất cả tài liệu kế toán cần được lưu trữ một cách đầy đủ và hệ thống, bao gồm các hồ sơ như chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính Mỗi bộ hồ sơ phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh trong từng niên độ kế toán để dễ dàng tra cứu khi cần thiết Nhân viên kế toán có trách nhiệm quản lý phần hành của mình và phải chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, Ban giám đốc công ty và pháp luật về sự mất mát, hư hỏng hoặc sự cố liên quan đến tài liệu kế toán do lỗi chủ quan gây ra, do đó, ý thức và trách nhiệm của mỗi kế toán luôn được đặt lên hàng đầu.
Về tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán
Các báo cáo kế toán của công ty được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với yêu cầu quản lý và thực tế của đơn vị Hệ thống báo cáo đảm bảo đúng thời hạn quy định của Bộ Tài chính, với đầy đủ số lượng và biểu mẫu, phản ánh chính xác tình hình tài chính Quy trình lập báo cáo tài chính tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán Kết quả từ phiếu điều tra cho thấy báo cáo tài chính của công ty đạt độ tin cậy và chính xác 100%.
Về công tác kiểm tra kế toán:
Tại công ty, công tác kiểm tra kế toán được chú trọng và thực hiện thường xuyên để phát hiện sai sót Công ty phân công rõ ràng quyền và trách nhiệm cho từng cá nhân trong việc lập, sử dụng và lưu trữ chứng từ kế toán, đồng thời thường xuyên kiểm tra các quan hệ cân đối cụ thể.
Trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán:
Tại công ty, phòng kế toán được trang bị đầy đủ máy tính, máy in và máy photo để đảm bảo tính bí mật và chính xác trong việc in ấn tài liệu Ngoài ra, máy đếm tiền giúp giảm sai sót cho thủ quỹ Đặc biệt, phần mềm kế toán VietSun hỗ trợ nhân viên trong việc tính toán, lập sổ sách và báo cáo kế toán, rút ngắn thời gian hạch toán và đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin tài chính của ban lãnh đạo và các cơ quan chức năng, nhờ vào khả năng tự động xử lý dữ liệu từ thông tin đầu vào.
Về bộ máy quản lý, công tác tổ chức và nhân lực kế toán
Mô hình quản lý phân cấp theo chức năng có nhược điểm là dễ gây mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng trong việc thiết lập chỉ tiêu kế hoạch và chiến lược Sự thiếu phối hợp giữa các phòng ban có thể dẫn đến chuyên môn hóa quá mức, làm hạn chế tầm nhìn của cán bộ quản lý và cản trở sự phát triển chung của đội ngũ Khi mỗi đơn vị chỉ tập trung vào mục tiêu riêng, trách nhiệm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức sẽ dồn về ban lãnh đạo cao nhất.
Mặc dù công ty đã chú trọng đến việc đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên, nhưng sự chênh lệch về trình độ giữa các nhân viên đã gây khó khăn trong việc tổ chức đào tạo và triển khai công việc Bên cạnh đó, việc phân bổ nhân lực vào các phòng ban chưa hợp lý, đặc biệt là phòng Tổ chức - Hành chính, nơi chỉ có 3 nhân viên nhưng khối lượng công việc lại khá lớn.
Phòng Kế toán – Tài vụ hiện có 5 nhân viên nhưng khối lượng công việc hàng ngày rất lớn, dẫn đến việc kiêm nhiệm là điều khó tránh khỏi Ví dụ, Kế toán trưởng phải đảm nhiệm cả phần hành kế toán tài sản cố định Mỗi nhân viên đều phải xử lý nhiều nhiệm vụ trong một ngày, tạo ra không khí làm việc căng thẳng và áp lực cao, dễ dẫn đến sai sót và gian lận.
Tổ chức và hệ thống chứng từ kế toán gặp khó khăn do địa bàn hoạt động rộng và khối lượng chứng từ lớn Việc luân chuyển chứng từ chậm gây trở ngại cho hạch toán tài chính Trong quá trình khảo sát, nhiều ý kiến cho rằng quá trình luân chuyển hồ sơ chưa hợp lý, và thời gian xử lý chứng từ kế toán không đúng quy định.
Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản:
Việc tổ chức hệ thống tài khoản hiện tại tuy đã đáp ứng nhu cầu quản lý và lập báo cáo, nhưng nếu không thiết lập lại một hệ thống tổ chức tài khoản đầy đủ và khoa học hơn, sẽ không thể đáp ứng yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin và lập báo cáo trong tương lai.
Về tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán:
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP VẬT TƢ NÔNG NGHIỆP TỔNG HỢP TỈNH LÀO CAI
MỤC ĐÍCH VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
3.1.1 Mục đích hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhà quản lý hiểu rõ tình hình tài chính, quản lý vốn và tài sản, từ đó xác định cơ hội phát triển Để thúc đẩy sự phát triển bền vững, mỗi doanh nghiệp cần có biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán Thông tin kế toán được xem là yếu tố then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả và khả năng ra quyết định kinh doanh thành công.
Trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay, thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng đối với các nhà quản lý và quyết định kinh tế Nó cũng cung cấp dữ liệu thiết yếu cho Nhà nước trong việc điều hành vĩ mô Do đó, để đảm bảo thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác và đáng tin cậy, các doanh nghiệp cần chú trọng và thực hiện các biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán trong công ty.
3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp cần tuân thủ quy định của chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, ban hành ngày 26/08/2016 bởi Bộ trưởng Bộ Tài chính, cùng với các văn bản hướng dẫn hiện hành về chế độ kế toán Nhà nước.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, chức năng nhiệm vụ và quy mô của doanh nghiệp Điều này giúp đáp ứng hiệu quả yêu cầu quản lý, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.
Tổ chức công tác kế toán cần phải phù hợp với trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán, đồng thời xem xét trang thiết bị, công nghệ và kỹ thuật xử lý thông tin của doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán cần tuân thủ nguyên tắc khách quan, đảm bảo tài liệu và thông tin kế toán đầy đủ, chính xác và kịp thời Các bằng chứng tin cậy và chứng từ ghi sổ kế toán phải hợp pháp và hợp lệ để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, thiết thực và có hiệu quả
Tổ chức công tác kế toán cần đảm bảo sự thống nhất giữa kế toán và quản lý, đồng thời tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với bộ máy quản lý để nâng cao hiệu quả hoạt động.
NHỮNG THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN CỦA VIỆC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ NÔNG NGHIỆP TỔNG HỢP TỈNH LÀO CAI
Tổ chức công tác kế toán là một yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, giúp thích ứng với quy mô và đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai có những thuận lợi nhất định trong việc hoàn thiện công tác kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Công ty đã có bề dày hoạt động lâu năm, vượt qua nhiều thách thức của nền kinh tế Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao trong lĩnh vực thuốc bảo vệ thực vật, phân bón và giống cây trồng phục vụ cho nông nghiệp.
Công ty đã chính thức chuyển đổi và tái cơ cấu từ doanh nghiệp nhà nước sang Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai, quá trình này diễn ra trong một thời gian tương đối dài Việc này đã giúp định hình cơ cấu tổ chức và quy mô bộ máy một cách dễ dàng hơn.
Mọi doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh đều bị ảnh hưởng bởi các yếu tố nội bộ và ngoại vi, và những yếu tố này có tác động đáng kể đến hoạt động sản xuất cũng như tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp tổng hợp tỉnh Lào Cai, với 55% cổ phần thuộc sở hữu nhà nước, không chỉ phải tuân thủ các quy định chung của Nhà nước mà còn phải thực hiện các quy định từ Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn cũng như các quy định liên quan từ các Bộ, Ban, Ngành khác.
Sự thay đổi chế độ kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức công tác kế toán trong các công ty Các hoạt động kế toán phải tuân thủ quy định của Chế độ kế toán Việt Nam, Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Luật kế toán Việt Nam Khi có sự thay đổi về các yếu tố này, công tác kế toán cũng cần được điều chỉnh để đảm bảo sự tuân thủ và phù hợp với các chế độ, chuẩn mực và luật pháp mà Nhà nước ban hành.
Ba là ảnh hưởng của điều kiện, quy mô tài chính đến công tác kế toán
Công ty hoạt động rộng khắp các huyện của tỉnh Lào Cai, tập trung chủ yếu vào các vùng nông thôn, vùng sâu và vùng xa Đặc điểm kinh tế tại đây thường chậm phát triển, đồng thời gặp nhiều khó khăn trong giao thông.
Ảnh hưởng của điều kiện kinh tế và tự nhiên đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là rất lớn, đặc biệt do tính thời vụ của sản phẩm Việc đảm bảo hàng hóa trong mùa vụ quyết định đến sản lượng bán ra, trong khi nguồn cung chủ yếu nhập từ ngoài tỉnh hoặc từ nước ngoài (như Trung Quốc) làm cho giá cả và nguồn hàng dễ bị biến động Điều này ảnh hưởng đến công tác kế toán, đặc biệt là việc cân đối quỹ tài chính hàng năm, nhằm đảm bảo điều tiết hàng hóa hiệu quả và duy trì quỹ lương, khen thưởng, phúc lợi cho cán bộ công nhân viên.