(Tiểu luận) báo cáo tổ chức sự kiện workshop trang trí sổ tay the souvernote

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN BÁO CÁO TỔ CHỨC SỰ KIỆN WORKSHOP TRANG TRÍ SỔ TAY “THE SOUVERNOTE” NHĨM 5: Họ tên MSSV Trương Thị Thảo Nguyên 11202917 Đỗ Khương Duy 11201012 Đàm Thảo Đoan 11200818 Lê Quỳnh Nga 11202704 Ngô Thị Minh Nguyệt 11202929 Nguyễn Hà Phương 11206583 Triệu Phương Thảo 11208109 Hà Nội, tháng năm 2023 MỤC LỤC MỤC LỤC GIỚI THIỆU CHUNG TỔNG QUAN SỰ KIỆN I Đơn vị tổ chức Nội dung kiện 2.1 Thời gian 2.2 Địa điểm 2.3 Các hoạt động Mục đích & Ý nghĩa 3.1 Mục đích 3.2 Ý nghĩa Khách mời đặc biệt II CƠ CẤU BAN TỔ CHỨC III QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG IV KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Số lượng người tham gia Ngân sách So sánh dự trù ban đầu TRUYỀN THÔNG VÀ ĐỐI NGOẠI V Truyền thông 1.1 Tổng quan hoạt động truyền thông: 1.2 Các ấn phẩm truyền thông: 1.3 Các số liệu thống kê 12 Tổng quan hoạt động đối ngoại 13 Khó khăn & cách thức xử lý 13 3.1 Về truyền thông 13 3.2 Về đối ngoại 14 VI CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG 14 VII NHẬN XÉT & RÚT KINH NGHIỆM 14 Nhận xét 14 1.1 Về phía ban tổ chức 14 1.2 Về phía người tham gia 14 1.3 Về phía nhà tài trợ/đối tác 15 Hạn chế rủi ro trình tổ chức kiện 15 Bài học kinh nghiệm 15 GIỚI THIỆU CHUNG The Souvernote - Workshop trang trí sổ tay kiện tổ chức nhóm sinh viên khoa Marketing, đại học Kinh tế Quốc dân The Souvernote đời với sứ mệnh đem đến khách hàng trải nghiệm tự trang trí sổ tay mẻ, thỏa sức sáng tạo với sổ riêng Với “giao diện" trân trang xinh xắn đơi tay mình, sổ tay khơng q ý nghĩa dành riêng cho thân, mà để dành tặng cho người thương Dù với mục đích gì, The Souvernote hy vọng bạn có khoảng thời gian đáng nhớ! I TỔNG QUAN SỰ KIỆN Đơn vị tổ chức Sự kiện “The Souvernote” tổ chức nhóm sinh viên khoa Marketing - trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (tiếng Anh: National Economics University) trường đại học định hướng nghiên cứu đầu ngành khối trường đào tạo Kinh tế, Quản lý Quản trị kinh doanh Việt Nam, nằm nhóm Đại học trọng điểm quốc gia Việt Nam, trường Đại học danh giá Việt Nam Trường Đại học Kinh tế Quốc dân danh nơi đào tạo nhiều lãnh đạo cao cấp cho Đảng Cộng sản Việt Nam Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, nhiều doanh nhân tiếng Đồng thời, trường trung tâm nghiên cứu kinh tế chuyên sâu, tư vấn sách vĩ mô cho Nhà nước Việt Nam Khoa Marketing trường Đại học Kinh tế Quốc Dân thành lập nhằm đào tạo hướng tới việc trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ gắn liền với công việc chuyên gia marketing, chuyên gia kinh tế-quản trị kinh doanh, kiến tạo phát triển thị trường Với 50 năm đổi phát triển, Khoa Marketing trường ln có định đột phá tư hành động tập thể giảng viên, sinh viên với nỗ lực tạo nguồn nhân lực Marketing chất lượng cao Với kinh nghiệm tổ chức kiện hoạt động truyền thơng, nhóm sinh viên chúng tơi hân hạnh mang tới kiện “The Souvernote - Workshop Trang trí Sổ tay” mong muốn đen đến hoạt động giải trí thủ cơng có ý nghĩa dành cho tất người Nội dung kiện 2.1 Thời gian 14h30 phút, Chủ Nhật ngày 19/3/2023 2.2 Địa điểm Onmood Station - 79 Nguyễn Phúc Lai, Ô Chợ Dừa, Đống Đa, Hà Nội 2.3 - Các hoạt động Hoạt động 1: Chia sẻ BTC thông điệp, ý nghĩa mục đích kiện - Hoạt động 2: Giao lưu, chia sẻ diễn giả nghệ thuật trang trí sổ & phong cách trang trí sổ phổ biến Hoạt động 3: Diễn giả hướng dẫn trang trí sổ theo phong cách DIY Aesthetics Hoạt động 4: Thực hành trang trí sổ Hoạt động 5: Check-in khách mời & sổ sau trang trí Mục đích & Ý nghĩa 3.1 - - - Mục đích Là kiện để người tham gia có hội thư giãn sau quãng thời gian học tập làm việc mệt mỏi, tận hưởng thời gian nghỉ ngơi thân người thân yêu Tạo không gian sáng tạo giúp người tham gia thể cảm xúc, óc sáng tạo gu thẩm mỹ Giúp người tham gia có hội tìm hiểu thực hành kỹ liên quan đến trang trí sổ tay, bao gồm cách lựa chọn xếp hình ảnh, màu sắc, bố cục để tạo nên sản phẩm độc đáo sáng tạo Tạo sản phẩm giúp lưu giữ kỷ niệm đẹp, đồn thời sử dụng quà lưu niệm để dành tặng cho người thân yêu 3.2 Ý nghĩa Souvernote = Souvenir + Notebook Sự kiện tổ chức nhằm ý nghĩa mong muốn người tham gia có hội tạo cho sổ lưu niệm thật đặc biệt riêng mình, ẩn chứa kỉ niệm đáng nhớ, tình u thương muốn gửi tặng cho hay đơn chứa đựng trải nghiệm thú vị buổi buổi workshop Khách mời đặc biệt - - Khách mời: Khánh Linh - Chủ tiệm Le Mementovn - Cửa hàng quà handmade nhỏ xinh với sản phẩm thủ công thiệp, khung tranh Thông tin chi tiết: Là cô gái sáng tạo tràn đầy lượng, Khánh Linh xây dựng thương hiệu quà tặng cá nhân mang tính sáng tạo, khác biệt so với quà bày bán thị trường Sản phẩm đồ làm thủ cơng tay với chất liệu gần gũi an toàn giấy, hoa với thiết kế độc tâm huyết Hoạt động khách mời workshop:  Ở Workshop The Souvernote, Khánh Linh giao lưu người, khéo léo chia sẻ bước để tự tay trang trí sổ tay cực phong cách với cẩm nang riêng  Trong suốt thời gian trang trí sổ, Khánh Linh hỗ trợ người nhiệt tình, giúp người tìm phong cách trang trí sổ u thích đồng hành người bước trang trí tỉ mỉ II CƠ CẤU BAN TỔ CHỨC Gồm ban:  Ban nội dung: tạo kịch chương trình kiện, chuẩn chỉnh, có nội dung phù hợp bạn cần phải biết thơng tin chi tiết kiện đó, nắm thơng tin kiện đầy đủ, rõ ràng, truyền đạt nội dung, mục đích ý nghĩa  Ban truyền thơng: truyền thông thông tin chuẩn bị giai đoạn kiện để người biết đăng kí tham gia  Ban đối ngoại: tham gia vào việc đàm phán, kêu gọi tài trợ hỗ trợ cho kiện địa điểm, supporter  Tài hậu cần: lên kế hoạch chi tiết chi phí sản phẩm doanh thu team  Ban CSKH: giải đáp thắc mắc giúp đỡ khách hàng trình tham gia kiện trước sau kiện Tất người tham gia đầy đủ công việc tất ban, hoàn thành tốt 100% III - - - Giai đoạn 1: Truyền thông, quảng bá (22/2 - 2/3)  Lập page The Souvernote  Đăng tải viết kiện chủ đề liên quan  Seeding viết, chia sẻ lên trang mạng xã hội để tiếp cận đối tượng mục tiêu Giai đoạn 2: Mở đơn đăng ký tham gia (2/3 - 18/3)  Thông báo mở đơn đăng ký tham gia fanpage với số lượng có hạn  Đăng tải viết hoạt động, không gian kiện, đường đến địa điểm,  Đóng đơn đăng ký tham gia + Gửi mail xác nhận tham gia Giai đoạn 3: Tổ chức kiện (19/3 - 20/3)  Set up kiện + Tổng duyệt trước kiện khách mời  Sự kiện diễn ra: Check-in, làm sổ, giao lưu,  Kết thúc kiện + Chụp ảnh người  IV QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG Recap kiện + Lời cảm ơn KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Document continues below Discover more from: thông Truyền môi trường MTKT1162 Đại học Kinh tế… 113 documents Go to course Kinh tế môi trường 16 123 Truyền thông mô… 100% (3) Vietnamese Code of 33 Ethics Business… Truyền thông môi… 100% (1) 200 Đề Tài Báo Cáo Thực Tập Về Fpt,… Truyền thông môi trường None TT - communication 26 Truyền thông môi trường None Quy trình quản lý thay đổi Tesla… Truyền thơng môi trường Số lượng người tham gia - None Tây-Tiến - Tây Tiến Số lượng vé bán ra: 33 (có vé đăng ký trực tiếp workshop) Truyền thông None Số lượng người tới tham gia: 30 mơi trường Trong có người có việc đột xuất không tới - gửi set đồ decor sau kiện Ngân sách - Doanh thu: 33 x 149.000 = 4,917,000 VND Chi phí: 3,615,551 VND - Lợi nhuận thu được: 1.301.449 VND => Chiếm 26,5% Doanh thu So sánh dự trù ban đầu - Dự trù kinh phí: 4.209.000 VND Thực chi: 3.615.551 VND Khoản chi thực tế giảm 593.449 VND so với dự kiến ( giảm 14%) so với dự trù ban đầu Do:  Tiền Nguyên vật liệu dự kiến  Tiền nước dự kiến có khác giá thành loại nước + giảm giá từ quán V TRUYỀN THÔNG VÀ ĐỐI NGOẠI Truyền thông 1.1 - - Tổng quan hoạt động truyền thông: Hoạt động truyền thông kiện triển khai kênh Facebook, Instagram Tiktok Nhóm xây dựng kế hoạch đăng truyền thông cụ thể sau: Lập bảng timeline kiểm soát tất đăng, bao gồm ngày hoàn thành nội dung đăng, ngày post bài, nội dung bài, người viết, người design nội dung cụ thể 1.2 - Tất thành viên nhóm đóng góp xây dựng nội dung page theo timeline chung Các ấn phẩm truyền thơng: Trên Facebook:  Nhóm lập page “The Souvernote”, đăng tải tất đăng truyền thông quảng bá kiện, bao gồm tất giai đoạn từ tiền kiện hậu kiện Các đăng tiền kiện bao gồm: o Bài đăng khơi gợi cảm xúc o Bài đăng chia sẻ kiến thức o Bài đăng liên quan đến kiện (mở đơn, giới thiệu kiện, giới thiệu địa điểm, giới thiệu khách mời, countdown) o Bài đăng hỗ trợ khách mời (hướng dẫn địa điểm, lưu ý tham gia kiện) Các đăng hậu kiện bao gồm: o Bài đăng recap kiện 10 o  Bên cạnh trang Facebook thức kiện, số đăng quan trọng kiện chia sẻ trang Facebook thức đối tác địa điểm: quán cafe Onmood Station với 9,5K lượt theo dõi Trên Instagram Tiktok: Các thành viên nhóm truyền thơng tài khoản Tiktok Instagram cá nhân 11 Ngồi mục tiêu quảng bá cho kiện, The Souvernote mang ý nghĩa chia sẻ thơng điệp tích cực, kiến thức trang trí phát triển thân cho người 1.3 - Các số liệu thống kê Trang Facebook thức The Souvernote thu hút 8K lượt tiếp cận 1,2K lượt tương tác Trang đạt 116 người theo dõi sau tuần Các đăng page Onmood Station thu hút tổng cộng 7K lượt tiếp cận 12 Tổng quan hoạt động đối ngoại - Nhóm xin tài trợ địa điểm, mời Guest Speaker người chụp ảnh cho kiện khơng phí Nhà tài trợ địa điểm đồng ý hỗ trợ truyền thơng cho nhóm Guest Speaker tham vấn nội dung workshop cho nhóm đề xuất chuẩn bị thêm số dụng cụ để buổi workshop thuận lợi Người chụp ảnh đồng ý hỗ trợ mặt chuyên môn kiện trường hợp cần thiết Khó khăn & cách thức xử lý 3.1 - Về truyền thông Timeline đăng dày, thành viên nhóm có việc khác liên quan đến kiện nên việc cập nhật đăng thường xuyên trở ngại  Nhóm cắt cử thành viên kiểm soát tiến độ timeline Các thành viên nỗ lực đoàn kết để thực theo timeline đặt - Một số thành viên gặp khó khăn việc design hình ảnh bạn chưa quen với việc  Các thành viên thành thạo giúp bạn học cách design Canva - Tương tác trang Facebook nhóm tốt chưa thu hút đối tượng khách hàng mục tiêu giai đoạn tuần đầu mở đơn 13  Nhóm Nhóm thực nhờ hỗ trợ truyền thông Facebook đối tác địa điểm tảng khác Instagram Tiktok cá nhân 3.2 - Về đối ngoại Dưới áp lực thời gian, nhóm tìm kiếm nhiều qn cafe đàm phán địa điểm tất qn cafe đạt u cầu khơng gian có giá thành đắt (Qn với khơng gian 40m2 có giá thuê tiếng 4tr2 bao gồm tiền nước)  Nhóm cố gắng tìm kiếm qn khác để tối ưu hố chi phí Sau tuần tìm kiếm, địa điểm chọn cuối quán cafe Onmood Station - Ban đầu, nhóm mời Guest Speaker khơng phí Tuy nhiên, tuần trước kiện diễn ra, nhóm liên lạc để nhắc Guest Speaker buổi tổng duyệt lịch trình kiện báo bệnh  Nhóm gửi lời thăm hỏi Guest Speaker làm việc để tìm phương án Guest Speaker hướng dẫn cho toàn kiện 33 người  Phương án là: bố trí địa điểm để Guest Speaker hướng dẫn phủ rộng toàn người tham gia Với phần hỗ trợ cá nhân, Guest Speaker người chụp ảnh sẵn sàng hỗ trợ người tham gia, thành viên nhóm thay người chụp ảnh phần VI CHĂM SĨC KHÁCH HÀNG - Tích hợp chuyển khoản form đăng ký thuận tiện cho khách hàng Thiết kế cẩm nang trang trí sổ cho bàn, giúp khách hàng thuận tiện việc trang trí sổ Email xác nhận gửi lịch trình cho khách hàng Với khách hàng đăng ký không tham dự được, BTC chuẩn bị riêng sổ đồ decor để khách hàng tự trang trí (3 khách hàng khơng đến được) VII NHẬN XÉT & RÚT KINH NGHIỆM Nhận xét 1.1 1.2 Về phía ban tổ chức Sự kiện diễn thành công tốt đẹp, đem lợi nhuận 1.301.000 VND Các thành viên hoàn thành tốt nhiệm vụ giao theo phân công, xung đột hay mâu thuẫn suốt trình làm việc Có thêm kinh nghiệm tổ chức kiện, quản lý chi tiêu, xử lý tình huống, nâng cao kỹ làm việc nhóm, kỹ giao tiếp, đối ngoại, Kết nối, mở rộng mối quan hệ với nhà tài trợ, khách mời kiện Được ngỏ lời sẵn sàng tài trợ, giúp đỡ kiện sau Có khách đăng ký phát sinh thời gian diễn kiện Về phía người tham gia 14 1.3 Tự trang trí thành cơng sổ theo phong cách riêng hỗ trợ khách mời Được mã giảm giá đồ uống 10% phía nhà tài trợ (Onmood Station) Được tạo hội để gặp gỡ, giao lưu, kết bạn, học hỏi Có thư giãn, thỏa sức thể sáng tạo thân Về phía nhà tài trợ/đối tác 100% khách hàng tham gia kiện sử dụng đồ uống quán, tăng doanh thu quán lên 30% - Khẳng định, lan tỏa hình ảnh quán chuyên tổ chức kiện, workshop - Quán nhận nhiều đánh giá tích cực từ phía người tham gia kiện, nhiều cá nhân đưa thêm bạn bè quay trở lại sử dụng dịch vụ quán tương lai Hạn chế rủi ro trình tổ chức kiện - STT Rủi ro/Sự cố Người tham gia đến muộn dự kiến Sự kiện dự định bắt đầu Xin lỗi khách hàng có lúc 14h30 mặt giờ, xin lùi thời gian chưa đủ số lượng người tổ chức lại 10 phút gọi điện đăng ký cho khách hàng vắng mặt Thiếu đồ trình diễn kiện Thiếu hồ dán Đi mua bổ sung trình diễn kiện mentor vắng mặt Dự kiến có khách mời, Báo với khách mời lại nhiên gần đến ngày nhờ bạn lo phần diễn kiện bạn có bạn vấn đề sức khỏe khơng thể có mặt Cụ thể Cách giải Bài học kinh nghiệm - Nên liên lạc nhắc khách gần đến diễn kiện, tránh bị muộn phải lùi tổ chức Kiểm tra kĩ số lượng đồ dùng cần thiết trước kiện diễn Cần có đồn kết hơn, thống mục tiêu ban đầu nhóm LINK SLIDE: https://www.canva.com/design/DAFeqbr1T8U/gYlzfqOE6VcEyeCrf_9l3w/edit 15