Đánh giá hiệu quả quá trình kiểm soát chất lượng nhập liệu trong dự án số hóa hộ tịch thành phố vũng tàu tại công ty fsi

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập thông tin, số liệu:

- Thông tin thứ cấp: Thu thập tài liệu thông qua phòng Triển khai dự án số hóa (TKDASH) tại FSI

- Thông tin sơ cấp: Các số liệu được tổng hợp thông qua từ quá trình tham gia dự án số hóa tại công ty FSI

Phương pháp phân tích, tổng hợp:

- Phương pháp định tính: Khảo sát và tham khảo ý kiến các anh chị phòng triển khai dự án số hóa FSI

- Phương pháp định lượng: Thu thập, tổng hợp số liệu trong các báo cáo dự án số hóa để phân tích

Bố cục đề tài bao gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu công ty FSI

Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Chương 3: Phân tích thực trạng kiểm soát chất lượng nhập liệu trong quy trình số hóa tại FSI

Chương 4: Đề xuất giải pháp

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY FSI 1.1 Tổng quan về công ty

• Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI

• Tên Quốc tế: FSI TECHNOLOGY DEVELOPMENT AND TRADING INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY

• Tên viết tắt: FSI TECHNOLOGY., JSC

• Trụ sở chính: Tầng 5A, Tòa nhà Lâm Viên, 107A Nguyễn Phong Sắc, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội

• Văn phòng Hồ Chí Minh: Tầng 9, Tòa nhà Lottery Tower, Số 77 Trần Nhân Tôn, Phường 9, Quận 5, Hồ Chí Minh

• Email: cskh.hcm@fsivietnam.com.vn

• Website: https://fsivietnam.com.vn

Hình 1.1 Logo Công Ty CP Đầu Tư Thương Mại Và Phát Triển Công Nghệ FSI

Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển FSI, có trụ sở chính tại Hà Nội và các chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ, đã có 15 năm kinh nghiệm trong ngành Đội ngũ của công ty bao gồm hơn 300 kỹ sư và chuyên gia công nghệ, cam kết mang đến giải pháp chất lượng cao cho khách hàng.

1.2 Quá trình hình thành và phát triển

- Năm 2007: FSI chính thức được thành lập vào ngày 06/11/2007

- Năm 2008: FSI trở thành đại lý phân phối chính thức của HP, Canon, Epsson,

- Năm 2009: Đối tác máy quét vàng Kodak

- Năm 2010: Trở thành Đối tác Vàng và Trung tâm Dịch vụ Ủy quyền cho các sản phẩm của Canon

- Năm 2011: Đối tác vàng của HP

- Năm 2012: Trở thành nhà phân phối máy quét độc quyền Plustek

- Năm 2013: Phát triển thành công phân mềm quản lý tài liệu Docpro với công nghệ nhân diện tiếng Việt tích hợp

- Năm 2014: Nhà phân phối độc quyền máy scan khổ lớn ROWE (Đức) tại khu vực Đông Dương Đạt chứng nhận an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013

Năm 2016, chúng tôi đã thành công trong việc thực hiện các dự án số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu về đăng ký kinh doanh, đất đai và hộ tịch, đồng thời lập kế hoạch cho các sở, ngành và huyện.

Vào năm 2018, công ty đã trở thành nhà phân phối chính thức cho các thương hiệu quét nổi tiếng như Plustek, ROwe, LMI, SMA, Quidenus, Book2net, Kodak, Fujitsu, Canon, và HP Đồng thời, công ty cũng hợp tác với nhiều tập đoàn công nghệ lớn toàn cầu như IBM, Dell, Cisco, Oracle, Microsoft, Symantec, Juniper, HP, Eset, Kaspersky, và NTT Data.

- Năm 2021: Top 10 Doanh nghiệp CNTT Việt Nam trong linh vực: “Chính phủ điện tử”

FSI chuyên cung cấp giải pháp số hóa tài liệu toàn diện, tư vấn và thực hiện chuyển đổi số, tích hợp hệ thống cùng với dịch vụ kỹ thuật Chúng tôi cũng cung cấp các thiết bị hỗ trợ cho quá trình số hóa, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

❖ Cung cấp dịch vụ số hóa tổng thể

FSI cung cấp dịch vụ số hóa toàn diện, bao gồm số hóa tài liệu, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, quét tài liệu, nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu, dịch vụ GIS và dịch vụ số hóa 3D.

❖ Tư vấn và cung cấp giải pháp chuyển đổi số

FSI đã phát triển các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp và tổ chức, nhằm tạo ra hệ sinh thái số giúp tăng tốc quá trình chuyển đổi số với các sản phẩm như phần mềm D-IONE để số hóa tài liệu, hệ thống tự động hóa WEONE, phần mềm họp trực tuyến WEONE MEETING, và phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE Ngoài ra, FSI cung cấp hệ thống quản lý tài liệu DOCEYE, phần mềm DAS cho Chính phủ điện tử, cùng nền tảng V-LAKE cho lưu trữ và xử lý dữ liệu lớn, sử dụng công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin IONE, nhận dạng chữ và số viết tay H-IONE, và giải pháp nén file Z-IONE để giảm dung lượng lưu trữ.

❖ Tích hợp hệ thống và dịch vụ kỹ thuật

FSI cung cấp giải pháp hạ tầng công nghệ thông tin bao gồm hệ thống máy chủ, lưu trữ, hạ tầng mạng, ảo hóa, điện toán đám mây và trung tâm dữ liệu Công ty hỗ trợ dịch vụ rà soát và đánh giá an ninh thông tin, bảo trì và nâng cấp hệ thống, tư vấn quy hoạch và kiến trúc hệ thống, cũng như bảo trì phần mềm và dịch vụ cơ sở dữ liệu Bên cạnh đó, FSI cung cấp các giải pháp bảo mật thông tin như phần mềm bảo mật ESET và Kaspersky.

❖ Cung cấp các thiết bị phục vụ số hóa

FSI là nhà phân phối chính thức và độc quyền các thiết bị số hóa chuyên dụng, bao gồm máy scan tài liệu từ các thương hiệu nổi tiếng như Plustek, Kodak, Contex, Rowe Chúng tôi cũng cung cấp máy scan 3D hàng đầu thế giới như SOL và LMI, cùng với máy khử trùng tài liệu Anoxia, đáp ứng nhu cầu số hóa và bảo quản tài liệu hiệu quả.

1.4 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty

Tầm nhìn: Đến năm 2023, FSI sẽ trở thành nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số top

Sứ mệnh của chúng tôi là liên tục đổi mới và sáng tạo các giải pháp công nghệ mang đẳng cấp quốc tế, nhằm góp phần phát triển đất nước và hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam vươn ra thị trường quốc tế.

Giá trị cốt lõi: Cống hiến, sáng tạo, tận tâm, uy tín, đoàn kết

1.5 Sơ đồ tổ chức của công ty

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty FSI

Nguồn: Wesite công ty FSI

Sơ đồ tổ chức công ty FSI được cấu trúc với Hội Đồng quản trị, Ban kiểm soát và Ban điều hành Ban điều hành chia thành các khối: khối kinh doanh, khối kỹ thuật công nghệ và khối hỗ trợ, trong đó khối hỗ trợ gồm 8 ban Đặc biệt, ban chuyển đổi số thuộc khối hỗ trợ bao gồm phòng chuyển đổi số - ISO và TKDASH.

Sơ đồ ban chuyển đổi số

Hình 1 3 Sơ đồ ban chuyển đổi số

Nguồn: Tác giả tổng hợp

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Khái quát về chất lượng

Theo Shewhart (1931), chất lượng được định nghĩa là sự phù hợp với các thông số kỹ thuật đã được thiết lập Trong lĩnh vực sản xuất, chất lượng liên quan đến việc sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn thiết kế đã đề ra Các thông số kỹ thuật này không chỉ là tiêu chuẩn cho hiệu suất mà còn cho sản lượng sản xuất Khái niệm chất lượng này yêu cầu sản phẩm phải có độ biến động thấp xung quanh các giá trị mục tiêu, nhằm giảm thiểu sự không phù hợp và khuyết tật.

Theo Juran & Godfrey (1999), chất lượng được định nghĩa là "phù hợp với mục đích sử dụng", một khái niệm xuất phát từ những định nghĩa ban đầu về chất lượng Juran (1951) phân chia chất lượng thành hai phần: chất lượng thiết kế và chất lượng sự phù hợp Chất lượng thiết kế nhằm mục tiêu mang lại sự hài lòng cho khách hàng bằng cách tạo ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu của họ Định nghĩa về chất lượng "phù hợp với mục đích sử dụng" đã trở thành một tiêu chuẩn phổ biến trong lĩnh vực này.

Theo Crosby (1979), chất lượng được định nghĩa là sự phù hợp với các yêu cầu và đặc tính nhất định Ryall và Kruithof (2001) nhấn mạnh rằng chất lượng là khả năng đáp ứng liên tục nhu cầu và mong đợi của khách hàng cùng các bên liên quan, tạo ra giá trị và sự hài lòng cho tất cả Hoyle (2007) cho rằng chất lượng phản ánh mức độ mà sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng thành công các mục đích của người dùng trong quá trình sử dụng.

Theo Routio (2009), để định nghĩa về chất lượng có giá trị, nó cần phản ánh sự phù hợp với các thông số kỹ thuật nội bộ, như được nêu bởi Shewhart.

Năm 1931, khái niệm về chất lượng sản phẩm được định nghĩa là sự phù hợp với yêu cầu của khách hàng (Crosby, 1979), mục đích sử dụng (Juran & Godfrey, 1999), và các thuộc tính mong muốn của sản phẩm (Leffler, 1982) Điều này cũng bao gồm khả năng đáp ứng các yêu cầu thay đổi liên tục từ khách hàng và các bên liên quan (Ryall & Kruithof).

GIỚI THIỆU CÔNG TY FSI

Tổng quan về công ty

• Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ FSI

• Tên Quốc tế: FSI TECHNOLOGY DEVELOPMENT AND TRADING INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY

• Tên viết tắt: FSI TECHNOLOGY., JSC

• Trụ sở chính: Tầng 5A, Tòa nhà Lâm Viên, 107A Nguyễn Phong Sắc, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội

• Văn phòng Hồ Chí Minh: Tầng 9, Tòa nhà Lottery Tower, Số 77 Trần Nhân Tôn, Phường 9, Quận 5, Hồ Chí Minh

• Email: cskh.hcm@fsivietnam.com.vn

• Website: https://fsivietnam.com.vn

Hình 1.1 Logo Công Ty CP Đầu Tư Thương Mại Và Phát Triển Công Nghệ FSI

Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển FSI, có trụ sở chính tại Hà Nội và các chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ, tự hào với 15 năm kinh nghiệm trong ngành Đội ngũ của FSI bao gồm hơn 300 kỹ sư và chuyên gia công nghệ, cam kết mang đến dịch vụ chất lượng cao.

Quá trình hình thành và phát triển

- Năm 2007: FSI chính thức được thành lập vào ngày 06/11/2007

- Năm 2008: FSI trở thành đại lý phân phối chính thức của HP, Canon, Epsson,

- Năm 2009: Đối tác máy quét vàng Kodak

- Năm 2010: Trở thành Đối tác Vàng và Trung tâm Dịch vụ Ủy quyền cho các sản phẩm của Canon

- Năm 2011: Đối tác vàng của HP

- Năm 2012: Trở thành nhà phân phối máy quét độc quyền Plustek

- Năm 2013: Phát triển thành công phân mềm quản lý tài liệu Docpro với công nghệ nhân diện tiếng Việt tích hợp

- Năm 2014: Nhà phân phối độc quyền máy scan khổ lớn ROWE (Đức) tại khu vực Đông Dương Đạt chứng nhận an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013

Năm 2016, các dự án số hóa được thực hiện thành công, tạo lập cơ sở dữ liệu liên quan đến đăng ký kinh doanh, đất đai và hộ tịch, đồng thời lập kế hoạch cho các sở, ngành và huyện.

Vào năm 2018, chúng tôi đã trở thành nhà phân phối chính thức cho các công ty quét nổi tiếng như Plustek, ROwe, LMI, SMA, Quidenus, Book2net, Kodak, Fujitsu, Canon và HP Chúng tôi tự hào là đối tác của những hãng công nghệ hàng đầu thế giới như IBM, Dell, Cisco, Oracle, Microsoft, Symantec, Juniper, HP, Eset, Kaspersky và NTT Data.

- Năm 2021: Top 10 Doanh nghiệp CNTT Việt Nam trong linh vực: “Chính phủ điện tử”

Lĩnh vực hoạt động

FSI chuyên cung cấp giải pháp số hóa tài liệu toàn diện, tư vấn và triển khai các giải pháp chuyển đổi số, tích hợp hệ thống, dịch vụ kỹ thuật, cùng với việc cung cấp thiết bị phục vụ cho quá trình số hóa.

❖ Cung cấp dịch vụ số hóa tổng thể

FSI cung cấp dịch vụ số hóa toàn diện, bao gồm số hóa tài liệu, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, quét tài liệu, nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu, dịch vụ GIS và số hóa 3D.

❖ Tư vấn và cung cấp giải pháp chuyển đổi số

FSI đã phát triển các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp và tổ chức, nhằm tạo ra một hệ sinh thái số giúp tăng tốc quá trình chuyển đổi số Các sản phẩm nổi bật bao gồm phần mềm số hóa tài liệu D-IONE, hệ thống tự động hóa doanh nghiệp WEONE, phần mềm họp trực tuyến WEONE MEETING, và phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE Ngoài ra, FSI còn cung cấp hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu DOCEYE, phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu điện tử cho Chính phủ điện tử DAS, cùng nền tảng lưu trữ và xử lý dữ liệu lớn V-LAKE Công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin IONE, nhận dạng chữ và số viết tay H-IONE, và giải pháp nén file Z-IONE cũng là những sản phẩm quan trọng trong danh mục của FSI.

❖ Tích hợp hệ thống và dịch vụ kỹ thuật

FSI chuyên cung cấp giải pháp hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) bao gồm hệ thống máy chủ, lưu trữ, hạ tầng mạng, ảo hóa, điện toán đám mây, và trung tâm dữ liệu Công ty cũng hỗ trợ dịch vụ rà soát và đánh giá an ninh thông tin, bảo trì và nâng cấp hệ thống, tư vấn quy hoạch và kiến trúc hệ thống, bảo trì phần mềm, cũng như dịch vụ cơ sở dữ liệu Thêm vào đó, FSI cung cấp các giải pháp bảo mật và an toàn thông tin với phần mềm bảo mật ESET và Kaspersky.

❖ Cung cấp các thiết bị phục vụ số hóa

FSI là nhà phân phối chính thức và độc quyền các thiết bị số hóa chuyên dụng, bao gồm máy scan tài liệu từ các thương hiệu nổi tiếng như Plustek, Kodak, Contex, Rowe Ngoài ra, FSI còn cung cấp máy scan 3D hàng đầu thế giới như SOL và LMI, cùng với máy khử trùng tài liệu Anoxia.

Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty

Tầm nhìn: Đến năm 2023, FSI sẽ trở thành nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số top

Sứ mệnh của chúng tôi là không ngừng đổi mới và sáng tạo các giải pháp công nghệ mang đẳng cấp quốc tế, nhằm góp phần phát triển đất nước và hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam mở rộng tầm ảnh hưởng ra thế giới.

Giá trị cốt lõi: Cống hiến, sáng tạo, tận tâm, uy tín, đoàn kết

Sơ đồ tổ chức của công ty

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty FSI

Nguồn: Wesite công ty FSI

Sơ đồ tổ chức công ty FSI được cấu trúc bao gồm Hội Đồng quản trị, Ban kiểm soát và Ban điều hành Ban điều hành chia thành các khối kinh doanh, kỹ thuật công nghệ, hỗ trợ và các đơn vị trực thuộc Trong khối hỗ trợ, có 8 ban, trong đó ban chuyển đổi số bao gồm phòng chuyển đổi số - ISO và TKDASH.

Sơ đồ ban chuyển đổi số

Hình 1 3 Sơ đồ ban chuyển đổi số

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Khái quát về chất lượng

Theo Shewhart (1931), chất lượng được định nghĩa là sự phù hợp với các thông số kỹ thuật Trong lĩnh vực sản xuất, điều này có nghĩa là sản phẩm phải đáp ứng các tiêu chuẩn thiết kế đã được xác định Các thông số kỹ thuật này không chỉ là tiêu chuẩn cho hiệu suất mà còn cho sản lượng sản xuất Để đảm bảo chất lượng, sản phẩm cần có sự biến động thấp xung quanh các giá trị mục tiêu, từ đó giảm thiểu sự không phù hợp và khuyết tật.

Theo Juran & Godfrey (1999), chất lượng được định nghĩa là sự phù hợp với mục đích sử dụng Định nghĩa này xuất phát từ quan điểm ban đầu của Juran (1951), người cho rằng chất lượng bao gồm hai yếu tố: chất lượng thiết kế và chất lượng sự phù hợp Chất lượng thiết kế được xem là yếu tố tạo ra sự hài lòng cho khách hàng thông qua việc thiết kế sản phẩm đáp ứng nhu cầu của họ Định nghĩa "phù hợp với mục đích sử dụng" đã trở thành một tiêu chuẩn phổ biến trong lĩnh vực chất lượng.

Chất lượng, theo Theo Crosby (1979), được định nghĩa là sự phù hợp với các yêu cầu hoặc đặc tính nhất định Ryall & Kruithof (2001) nhấn mạnh rằng chất lượng không chỉ là việc đáp ứng nhu cầu và mong đợi liên tục của khách hàng, mà còn tạo ra giá trị và sự hài lòng cho tất cả các bên liên quan Trong khi đó, Hoyle (2007) cho rằng chất lượng thể hiện mức độ mà sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng thành công các mục đích của người dùng trong quá trình sử dụng.

Theo Routio (2009), một định nghĩa có giá trị về chất lượng cần phải phản ánh sự phù hợp với các thông số kỹ thuật nội bộ, như đã được đề cập bởi Shewhart.

Để đáp ứng yêu cầu của khách hàng, sản phẩm cần phải phù hợp với mục đích sử dụng (Juran & Godfrey, 1999) và các thuộc tính mong muốn (Leffler, 1982) Hơn nữa, sản phẩm cũng cần linh hoạt để thích ứng với những thay đổi liên tục từ khách hàng và các bên liên quan (Ryall & Kruithof, 1931).

Chất lượng dữ liệu được đánh giá dựa trên các yếu tố như tính chính xác, tính đầy đủ, tính nhất quán, độ tin cậy và tính cập nhật Việc đo lường chất lượng dữ liệu giúp các tổ chức phát hiện lỗi và xác định tính phù hợp của dữ liệu cho các mục đích cụ thể.

Kiểm soát chất lượng

2.2.1 Khái quát về kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng là hoạt động thiết yếu trong quản lý chất lượng, giúp doanh nghiệp duy trì và cải thiện chất lượng sản phẩm, đồng thời giảm thiểu hoặc loại bỏ lỗi sản xuất Quá trình này bao gồm việc kiểm tra và đo lường sản phẩm/dịch vụ để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu đã đặt ra Mục tiêu chính của kiểm soát chất lượng là đảm bảo rằng sản phẩm và quy trình sản xuất không chỉ nhất quán mà còn phù hợp với mong đợi của khách hàng.

Theo Nguyễn Kim Định (2008), kiểm soát chất lượng là một phần thiết yếu trong quản lý chất lượng, tập trung vào việc đáp ứng các yêu cầu chất lượng Quy trình này không chỉ ngăn ngừa sản phẩm trở nên không đáng tin cậy mà còn tăng cường niềm tin của người tiêu dùng Để đạt được điều này, các phương pháp và thử nghiệm nghiêm ngặt, cùng với các tiêu chuẩn ngành và thông lệ tốt nhất, được áp dụng Kiểm soát chất lượng không chỉ diễn ra một lần mà là một quá trình đánh giá thường xuyên, nhằm đảm bảo sản phẩm liên tục đáp ứng tiêu chuẩn sản xuất và nhu cầu của người tiêu dùng.

Kiểm soát chất lượng trong nhập liệu là quá trình đánh giá độ chính xác của dữ liệu được nhập vào hệ thống Quá trình này bao gồm việc kiểm tra chính tả, định dạng, tính nhất quán, độ đầy đủ và tính hợp lệ của dữ liệu Nếu dữ liệu không đạt tiêu chuẩn chất lượng, nó sẽ được gửi lại cho người nhập liệu để sửa chữa hoặc bổ sung thông tin cần thiết.

2.2.2 Tầm quan trọng của kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực sản xuất, giúp giảm sự biến đổi của sản phẩm và tiết kiệm chi phí sản xuất.

Việc kiểm soát chất lượng giúp phát hiện các khiếm khuyết có thể xảy ra và đưa ra biện pháp xử lý phù hợp, cho phép các công ty điều chỉnh thiết kế cuối cùng của sản phẩm theo tiêu chuẩn Điều này giúp tránh thương mại hóa các sản phẩm không đáp ứng yêu cầu và nhu cầu của người tiêu dùng, đồng thời đảm bảo mẫu mã ổn định do nhà thiết kế xác định (Akoglu và cộng sự, 2015).

Kiểm soát chất lượng là yếu tố quan trọng để xây dựng danh tiếng tích cực cho thương hiệu, giúp ngăn chặn sản phẩm trở nên không đáng tin cậy và tăng cường niềm tin của người tiêu dùng Các quy trình kiểm soát chất lượng được thiết lập thông qua phương pháp thử nghiệm nghiêm ngặt và các tiêu chuẩn ngành, đảm bảo rằng công ty dựa trên dữ liệu và nghiên cứu có bằng chứng Điều này bao gồm việc thiết lập các thông số kỹ thuật cụ thể và chiến lược rõ ràng để sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn Quan trọng hơn, kiểm soát chất lượng không chỉ là một lần mà là quá trình đánh giá thường xuyên, đảm bảo sản phẩm liên tục đáp ứng tiêu chuẩn sản xuất và nhu cầu của người tiêu dùng.

Kiểm soát chất lượng là yếu tố then chốt trong doanh nghiệp, giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng và giảm chi phí sản xuất thông qua việc hạn chế lãng phí và lỗi Người tiêu dùng luôn ưu tiên an toàn và chất lượng sản phẩm, do đó, việc kiểm soát chất lượng không chỉ bảo vệ uy tín mà còn đảm bảo độ tin cậy và hiệu quả của công ty Bỏ qua kiểm soát chất lượng có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến danh tiếng của doanh nghiệp.

❖ Tầm quan trọng của kiểm soát chất lượng dữ liệu

Nhập dữ liệu là hoạt động thiết yếu hàng ngày của các công ty, nhưng lỗi do đánh máy có thể gây tốn kém về thời gian và chi phí Quy tắc 1-10-100 cho thấy rằng việc xác minh dữ liệu sau khi nhập chỉ tốn 1 đồng, trong khi việc sửa lỗi sau đó tốn 10 đồng, và nếu không phát hiện lỗi, chi phí có thể lên tới 100 đồng Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm tra và đảm bảo chất lượng dữ liệu ngay từ đầu.

Kiểm tra chất lượng là một phần thiết yếu trong quy trình nhập dữ liệu thủ công Một khảo sát của công ty nghiên cứu Gartner cho thấy rằng các tổ chức ước tính rằng chất lượng dữ liệu kém gây tổn thất trung bình 15 triệu đô la mỗi năm Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của chất lượng dữ liệu trong quá trình nhập liệu, yêu cầu độ chính xác rất cao.

2.2.3 Một số công cụ hỗ trợ kiểm soát chất lượng

Biểu đồ Pareto, được đặt theo tên nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, là một công cụ thống kê hữu ích trong việc phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định Biểu đồ này thường được áp dụng để xác định và phân tích các nguyên nhân gây ra vấn đề, từ đó giúp nhận diện những nguyên nhân quan trọng nhất cần được chú trọng.

Biểu đồ Pareto là một công cụ trực quan dạng thanh tần số, được sắp xếp theo thứ tự tần suất, với các thanh cao nhất nằm ở phía bên trái Phiên bản phổ biến nhất của biểu đồ này bao gồm một đường hiển thị điểm số, được tính bằng cách cộng dồn chiều cao của các thanh từ trái sang phải Biểu đồ Pareto thường được áp dụng trong các cơ sở kiểm soát chất lượng để xác định các yếu tố quan trọng gây ra sai sót hoặc khiếm khuyết trong quy trình.

Hình 2.1 Ví dụ biểu đồ Pareto về các loại khuyết tật của găng tay

Nguồn: Jirasukprasert và cộng sự, 2014

Biểu đồ hình 2.1, được trích từ nghiên cứu của Jirasukprasert và cộng sự (2014), minh họa ba loại khuyết tật chính gây ra lỗi găng tay: rò rỉ, dính và bẩn Trục ngang biểu thị các loại khuyết tật, trong khi trục dọc bên trái thể hiện số lượng của từng loại Đồng thời, trục dọc bên phải cho biết tỷ lệ phần trăm so với tổng số lượng khuyết tật.

Biểu đồ xương cá, hay còn gọi là biểu đồ nhân quả hoặc biểu đồ Ishikawa, được phát triển bởi Kaoru Ishikawa, một nhà thống kê kiểm soát chất lượng Nhật Bản vào những năm 1960 Biểu đồ này giúp xác định các nguyên nhân tiềm ẩn của vấn đề, phân loại chúng thành các nhóm như con người, vật liệu, máy móc, phương pháp, đo lường và môi trường Quá trình thiết lập biểu đồ xương cá gồm bốn bước chính: xác định các nguyên nhân có thể xảy ra, tìm ra các yếu tố chính liên quan, xác định các nguyên nhân và phân tích biểu đồ nguyên nhân.

14 kết quả, được sử dụng để giải quyết nhiều vấn đề bao gồm quản lý rủi ro trong sản xuất và dịch vụ (Dey, 2004)

Hình 2.2 Ví dụ biểu đồ xương cá xác định các nguyên nhân dẫn đến găng tay bị rò rỉ

Nguồn: Jirasukprasert và cộng sự, 2014

Biểu đồ xương cá trong nghiên cứu của Jirasukprasert và cộng sự (2014) chỉ ra năm yếu tố chính ảnh hưởng đến số lượng găng tay bị rò rỉ, bao gồm máy móc, nhân lực, phương pháp, vật liệu và đo lường, cùng với môi trường Mỗi yếu tố chứa đựng các nguyên nhân gây lỗi, và sau khi phân tích, tác giả đã xác định rằng hai nguyên nhân chủ yếu là nhiệt độ của lò nướng và tốc độ của băng tải có tác động trực tiếp đến số lượng găng tay bị rò rỉ được sản xuất.

2.2.4 Phương pháp kiểm soát chất lượng

Phương pháp AHP (Analytic Hierarchy Process) là một kỹ thuật phân tích thứ bậc được phát triển bởi giáo sư Thomas L Saaty vào năm 1980, giúp đưa ra quyết định tối ưu bằng cách xác định và phân cấp các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề cần giải quyết AHP cho phép xem xét nhiều tiêu chí và kết hợp phân tích các yếu tố định tính và định lượng, ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như thiết kế dự án thủy lợi, đánh giá lựa chọn cây trồng đường phố, và lựa chọn công nghệ thi công xây dựng.

❖ Các bước thực hiện theo phương pháp AHP

Hình 2.3 Các bước thực hiện theo phương pháp AHP

Nguồn: Nguyễn Thanh Phong, 2011 Độ nhất quán cho toàn sơ đồ Định nghĩa vấn đề và xác định lời giải yêu cầu

Tạo cấu trúc thứ bậc từ quan điểm quản lý chung

Thiết lập ma trận so sánh cặp của các yếu tố

Tính toán độ ưu tiên của từng yếu tố

Thử tính nhất quán của từng yếu tố

Tổng hợp các trọng số của vector độ ưu tiên của các tiêu chuẩn

Kết luận chọn phương án

❖ Một số ứng dụng của phương pháp AHP

❖ Lựa chọn nhà cung cấp

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG NHẬP LIỆU

Thực trạng chất lượng đối tác nhập liệu tại FSI

❖ Các đối tác nhập liệu chủ yếu tại FSI: Duy Nhật, Nhật Thiên, CE Tech

❖ Yêu cầu của FSI đối với đối tác nhập liệu

- Mức chính xác mà công ty yêu cầu bên đối tác nhập liệu là 97%

- Hoàn thành dự án đúng hạn

- Đảm bảo an toàn chất lượng thông tin theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013

❖ Các tiêu chí đánh giá hiệu quả chất lượng đối tác nhập liệu tại FSI

Phần trăm dữ liệu cần nhập lại và thời gian hoàn thành dự án là tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng hoàn thành nhiệm vụ của đối tác.

Chất lượng nhập liệu được đánh giá dựa trên tỷ lệ lỗi và mức độ nghiêm trọng của các sai sót trong quá trình thực hiện Điều này giúp xác định xem các công đoạn của đối tác có tuân thủ đúng quy trình kiểm soát chất lượng nhập liệu hay không, cũng như khả năng đáp ứng yêu cầu của dự án Từ đó, có thể đánh giá hiệu quả chất lượng của đối tác nhập liệu một cách chính xác.

- Khả năng bảo mật thông tin: đánh giá xem đối tác có đảm bảo tiêu chuẩn quy trình chất lượng bảo mật an toàn thông tin hay không.

Thực trạng yêu cầu đối với sản phẩm từ phía khách hàng

Khách hàng tại FSI được phân thành 2 loại chính: khách hàng chính phủ và khách hàng doanh nghiệp

Khách hàng chính phủ bao gồm các cơ quan như Phòng Tư pháp, Văn phòng Chính phủ, Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ, Bộ Nông nghiệp, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, cùng với Cục CNTT thuộc Bộ Quốc phòng.

Khách hàng doanh nghiệp như Honda, DB Schenker, Citicom, Hoàng Quân group,

Tập đoàn Viettel, VNPT, FPT, CMC, và Pepsico là những doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam Trong lĩnh vực tài chính - ngân hàng, các khách hàng tiêu biểu bao gồm Ngân hàng Vietinbank, Agribank và Công ty bảo hiểm Prudential, cùng với Công ty bảo hiểm MIC Ngoài ra, trong mảng y tế - giáo dục, Đại học Quốc gia cũng là một trong những khách hàng quan trọng.

21 gia Hà Nội, Học viện cảnh sát, Đại học khoa học tự nhiên, Bảo tàng Hà Nội, Sở y tế Hà Nội

❖ Yêu cầu của khách hàng:

Khách hàng hiện tại trong dự án mà tác giả tìm hiểu là khách hàng Chính phủ, với các yêu cầu:

Chuyển đổi tài liệu giấy (viết tay) thành tài liệu kỹ thuật số rất quan trọng, bao gồm các loại dữ liệu như khai sinh, kết hôn, khai tử, tình trạng hôn nhân, và thông tin về cha mẹ con Việc số hóa này không chỉ giúp bảo quản thông tin lâu dài mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và quản lý dữ liệu.

- Độ chính xác của tài liệu số hóa: 95%

- Đạt tiêu chuẩn An ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013 và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015

❖ Thách thức của khách hàng

Dự án đã ký hợp đồng yêu cầu sự chính xác và cẩn thận trong việc đảm bảo chất lượng dữ liệu Các biểu mẫu viết tay gặp nhiều thách thức như hình dạng chữ cái phức tạp, khoảng cách không đồng đều, lỗi chính tả và dấu câu Hệ thống hộ tịch 158 của khách hàng thường xuyên gặp lỗi, bị treo và không thể truy cập, ảnh hưởng đến thời gian cập nhật dữ liệu và tiến độ hoàn thành dự án đúng hạn.

Thực trạng về lựa chọn phương án thực hiện dự án

Hiện tại, FSI đang triển khai hai phương án đưa dữ liệu vào hệ thống trong dự án số hóa: thuê đối tác nhập liệu và tuyển dụng nhân sự nhập liệu Tính đến tháng 11/2022, công ty thực hiện số hóa cho 6 dự án tại các địa điểm khác nhau, bao gồm thành phố Vũng Tàu, huyện Châu Đức, thị xã Phú Mỹ, huyện Cát Tiên, huyện Di Linh và huyện Lâm Hà Trong đó, thành phố Vũng Tàu và Châu Đức áp dụng phương án thuê đối tác, trong khi các huyện còn lại chọn phương án tuyển nhân viên nhập liệu FSI đã xác định các tiêu chí để lựa chọn phương án phù hợp.

Đối với dự án có hơn 200.000 bản dữ liệu, công ty sẽ thuê đối tác nhập liệu do không thể tuyển đủ nhân viên trong thời gian ngắn Việc hợp tác với bên thứ ba là cần thiết để đảm bảo sản lượng và thời gian hoàn thành công việc.

Công ty sẽ tuyển dụng nhân sự nhập liệu riêng lẻ cho dữ liệu dưới 200.000 bản, chủ yếu hướng đến học sinh và sinh viên làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian Quy trình này bao gồm các bước tuyển dụng và đào tạo để đảm bảo chất lượng công việc.

Quy trình đào tạo nhân viên bắt đầu từ giai đoạn tuyển dụng, sau đó nhân viên sẽ được làm quen với tài liệu và phần mềm nhập liệu Tiếp theo, họ sẽ nhận hướng dẫn chi tiết về quy trình thực hiện công việc, bao gồm thông báo rõ ràng về thời gian và quy tắc làm việc Trong suốt quá trình làm việc, sẽ luôn có nhân viên giám sát hỗ trợ, và nhân viên nhập liệu sẽ được liên kết với người phụ trách hướng dẫn cùng bộ phận QA để thuận tiện cho việc trao đổi thông tin.

Thực trạng quá trình kiểm soát chất lượng nhập liệu từ đối tác nhập liệu

FSI đang triển khai dự án số hóa Hộ tịch tại thành phố Vũng Tàu, sử dụng hai phương thức nhập liệu: truyền thống (NLTT) và song song (NLSS) Mục tiêu của dự án là đánh giá hiệu quả của từng phương thức để lựa chọn cách thức phù hợp nhất với yêu cầu của khách hàng và mục tiêu của công ty cho các dự án tương lai Dữ liệu sẽ được chia thành 50% thực hiện theo phương thức NLTT với đối tác Duy Nhật, trong khi 50% còn lại sẽ được thực hiện theo phương thức NLSS với hai đối tác Duy Nhật và Nhật Thiên.

Mục tiêu dự án: Đạt độ chính xác 97%

❖ Tổng quan về kiểm soát nhập liệu tại FSI

Nhập liệu là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng này sang dạng khác, thường thông qua các chương trình máy tính Các loại dữ liệu mà người dùng có thể sao chép bao gồm văn bản, số liệu và hình ảnh, giúp tối ưu hóa việc quản lý và xử lý thông tin.

23 chép bao gồm tài liệu viết tay, thông tin ngoài bảng tính và chuỗi số, cũng như mã máy tính và thậm chí cả tên và địa chỉ

Dự án hộ tịch Vũng Tàu yêu cầu chuyển đổi tài liệu viết tay sang hệ thống máy tính và cơ sở dữ liệu Các loại hồ sơ cần chuyển đổi bao gồm hồ sơ khai sinh, kết hôn, khai tử, chứng nhận tình trạng hôn nhân và nhận cha mẹ con.

Quy trình tổng quan kiểm soát chất lượng nhập liệu

Hình 3.1 Quy trình chi tiết về kiểm soát nhập liệu tại FSI

Sau khi đối tác hoàn tất việc nhập liệu, dữ liệu sẽ được chuyển cho FSI để kiểm soát chất lượng (QC) QC sẽ kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và sự khớp nhau của dữ liệu, đồng thời ghi chú các lỗi Nếu dữ liệu không đạt yêu cầu, nó sẽ được gửi lại cho đối tác để chỉnh sửa, trong khi quá trình này sẽ được giám sát bởi QA Dữ liệu chính xác sẽ được đưa lên hệ thống hộ tịch 158 của khách hàng, và sau khi chỉnh sửa, dữ liệu sai cũng sẽ được cập nhật lên hệ thống.

QA kiểm tra 10% lượng dữ liệu

KHÔNG ĐẠT Đưa dữ liệu lên hệ thống

QC kiểm tra, ghi chú Đối tác nhập liệu

QA giám sát, cảnh báo

BGĐ TT TKDA phê duyệt ĐẠT QC rà soát dữ liệu

Toàn bộ dữ liệu cập nhật trên hệ thống sẽ ở trạng thái “lưu nháp”, đây là trạng thái đầu tiên của các bản hồ sơ dữ liệu

Sau khi cập nhật dữ liệu lên hệ thống, bộ phận QC tiến hành rà soát để đảm bảo bản PDF đính kèm (bản scan hộ tịch gốc) khớp với dữ liệu đã nhập và mã số trên hệ thống Nếu phát hiện sai sót, nhân viên sẽ chỉnh sửa trước khi chuyển dữ liệu sang trạng thái “chờ rà soát” Bộ phận QA kiểm tra ngẫu nhiên 10% dữ liệu; những dữ liệu sai sẽ được gửi lại cho nhân viên chỉnh sửa, trong khi dữ liệu đạt yêu cầu sẽ được báo cáo lên ban giám đốc TT TKDA chờ phê duyệt Sau khi được phê duyệt, dữ liệu sẽ chuyển sang trạng thái “đã duyệt” và chờ khách hàng nghiệm thu Cuối cùng, sau khi nghiệm thu, dữ liệu sẽ được chuyển thành trạng thái “đã chuyển vào CSDL Hộ tịch”, đánh dấu trạng thái cuối cùng của dữ liệu.

3.4.1 Thực trạng quá trình kiểm soát chất lượng nhập liệu trong quy trình số hóa tại FSI khi thực hiện phương thức NLTT

NLTT là quy trình nhập dữ liệu từ đối tác, trong đó kỹ thuật viên FSI sẽ kiểm tra và đối chiếu nội dung dữ liệu đã nhập với tài liệu gốc để thực hiện các sửa đổi cần thiết.

Thời gian thực hiện nhập liệu của đối tác: 20/06/2022 – 04/08/2022

Thời gian thực hiện kiểm tra dữ liệu: 25/06/2022 – 10/08/2022

3.4.1.1 Quy trình kiểm soát chất lượng của phương thức NLTT

Hình 3.2 Quy trình kiểm soát chất lượng của phương thức NLTT

Nguồn: Tác giả tổng hợp

Kỹ thuật viên nhập liệu của đối tác tiến hành nhập dữ liệu và tài liệu có sẵn vào phần mềm đã được FSI và đối tác thống nhất Sau khi hoàn thành, đối tác sẽ gửi sản phẩm nhập liệu về công ty FSI để kiểm tra dữ liệu.

Công đoạn kiểm tra dữ liệu

Bộ phận QC thực hiện kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và đồng nhất của dữ liệu trước khi cập nhật lên hệ thống 158 của khách hàng Họ sẽ tiến hành đối chiếu ngẫu nhiên 10% dữ liệu đã nhập với bản gốc để xác định tỷ lệ lỗi và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết Tất cả các công đoạn xử lý dữ liệu, từ xây dựng chương trình đến nhập và kiểm soát dữ liệu, đều được bộ phận đảm bảo chất lượng giám sát để đảm bảo quy trình tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

3.4.1.2 Xác định phạm vi phân tích

Bảng 3.1 Thống kê số lượng dữ liệu cần kiểm tra của phương thức NLTT

Tên đơn vị Số lượng dữ liệu đã nhập

Khối lượng cần kiểm tra

Dự án yêu cầu kiểm tra 10% tổng khối lượng dữ liệu, tương đương với 20.299 bản trong tổng số 202.992 bản đã nhập Sau khi hoàn tất quá trình kiểm tra dữ liệu, tác giả sẽ tiến hành thống kê tỷ lệ lỗi.

Bảng 3.2 Kết quả sau khi kiểm tra của phương thức NLTT

Tên đơn vị Khối lượng cần kiểm tra Số lượng lỗi Tỷ lệ lỗi (%)

Nhận xét: Theo bảng thống kê, với khối lượng kiểm tra 20.299 thì đối tác nhập liệu Duy

Nhật đã ghi nhận tổng cộng 2.049 lỗi, tương đương với tỷ lệ lỗi cao 10,1% Trong đó, xã đảo Long Sơn có tỷ lệ lỗi cao nhất lên đến 15%, trong khi phường 10 ghi nhận tỷ lệ lỗi thấp nhất chỉ 3%.

Các lỗi thường gặp dẫn đến kết quả nhập liệu không chính xác ở phương thức nhập liệu truyền thống:

- Lỗi do đánh máy: sai chính tả, thiếu dữ liệu, sai định dạng bỏ sót dữ liệu…

- Lỗi bản gốc: bản giấy bị sai thông tin, bị mờ, chữ không rõ ràng…

- Lỗi do phần mềm nhập liệu: phần mềm nhập liệu bị thiếu thông tin, bị lỗi sau khi xuất dữ liệu bị mất một số thông tin…

- Lỗi scan: scan mờ, scan bị mất chữ, scan bị lệch hàng giữa 2 trang liên tiếp…

- Lỗi khác: bản scan và bản nhập không trùng khớp, bản scan không hiển thị trên hệ thống

Bảng 3.3 Thống kê số lượng của từng loại lỗi của phương thức NLTT

Các loại lỗi Số lượng lỗi Phần trăm lỗi

Lỗi phần mềm nhập liệu 130 0,6%

Nguồn: Tác giả tổng hợp

3.4.2 Thực trạng kiểm soát chất lượng nhập liệu trong quy trình số hóa tại FSI khi áp dụng phương thức NLSS

NLSS là quy trình trong đó nhân viên của hai đối tác khác nhau cùng nhập liệu một dữ liệu có sẵn Sau khi hoàn tất việc nhập, dữ liệu sẽ được so sánh thông qua phần mềm kiểm tra sự khác biệt giữa hai bản Cuối cùng, các dữ liệu khác biệt sẽ được chỉnh sửa để đảm bảo tính chính xác và đồng nhất.

Thời gian thực hiện nhập liệu của đối tác: 05/08/2022 – 19/09/2022

Thời gian thực hiện kiểm tra dữ liệu: 20/09/2022 – 16/10/2022

3.4.2.1 Quy trình kiểm soát chất lượng của phương thức NLSS

Hình 3.3 Quy trình kiểm soát chất lượng NLSS

Nguồn: Tác giả tổng hợp Công đoạn nhập liệu

Kỹ thuật viên nhập liệu của hai đối tác thực hiện việc nhập nội dung tài liệu đã được FSI và đối tác thống nhất trước đó Sau khi hoàn tất, các tài liệu sẽ được gửi về công ty FSI để tiến hành kiểm tra dữ liệu.

Công đoạn đối chiếu kết quả nhập liệu tại FSI

Nhân viên FSI sẽ tải hai nguồn dữ liệu lên phần mềm Echecker, nơi hệ thống tự động so sánh để phát hiện sự khác biệt Tất cả dữ liệu khác biệt sẽ được nhân viên kiểm tra lại 100%, đảm bảo so sánh và chỉnh sửa chính xác với bản gốc.

Công đoạn kiểm tra dữ liệu

Bộ phận QC thực hiện kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và sự khớp nhau của dữ liệu trước khi cập nhật lên hệ thống 158 của khách hàng Họ cũng tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên 10% dữ liệu đã nhập so với bản gốc để xác định tỷ lệ lỗi và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết Tất cả các công đoạn xử lý dữ liệu, từ xây dựng chương trình đến nhập và kiểm soát dữ liệu, đều do bộ phận đảm bảo chất lượng thực hiện nhằm tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

3.4.2.2 Xác định phạm vi phân tích

Bảng 3.4 Thống kê số lượng dữ liệu cần kiểm tra của phương thức NLSS

Tên đơn vị Số lượng dữ liệu đã nhập

Khối lượng cần kiểm tra

Dự án yêu cầu kiểm tra 10% tổng khối lượng dữ liệu, tương đương với 19.956 bản trong số 199.559 bản đã nhập Sau khi hoàn tất việc kiểm tra dữ liệu, tác giả sẽ tiến hành thống kê tỷ lệ lỗi.

Bảng 3.5 Kết quả sau khi kiểm tra của phương thức NLSS

Tên đơn vị Khối lượng cần kiểm tra Số lượng lỗi Tỷ lệ lỗi (%)

Thực trạng quá trình kiểm soát chất lượng tự nhập liệu

Hình 3.4 Quy trình kiểm soát chất lượng tự nhập liệu

Dự án hộ tịch huyện Lâm Hà yêu cầu nhập 93.962 dữ liệu Đối với các dự án có số lượng dưới 200.000 bản, sẽ áp dụng phương án tự nhập liệu.

Bảng 3 8 Thống kê kết quả kiểm tra dữ liệu phương án tự nhập liệu

Số lượng dữ liệu đã nhập (bản)

Khối lượng cần kiểm tra (10%)

Số lượng lỗi Tỷ lệ lỗi (%)

QA kiểm tra 10% dữ liệu

Theo thống kê, trong số 9.396 bản kiểm tra, có khoảng 504 lỗi, tương ứng với tỷ lệ lỗi 5,4% Sau khi chỉnh sửa dữ liệu, tỷ lệ chính xác ước tính có thể đạt 4,8%, đáp ứng yêu cầu của khách hàng, nhưng vẫn chưa đạt mục tiêu công ty đề ra.

Các lỗi thường gặp dẫn đến kết quả nhập liệu không chính xác ở phương thức nhập liệu truyền thống:

- Lỗi do đánh máy: sai chính tả, thiếu dữ liệu, sai định dạng bỏ sót dữ liệu…

- Lỗi bản gốc: bản giấy bị sai thông tin, bị mờ, chữ không rõ ràng…

- Lỗi do phần mềm nhập liệu: phần mềm nhập liệu bị thiếu thông tin, bị lỗi sau khi xuất dữ liệu bị mất một số thông tin…

- Lỗi scan: scan mờ, scan bị mất chữ, scan bị lệch hàng giữa 2 trang liên tiếp…

- Lỗi khác: bản scan và bản nhập không trùng khớp, bản scan không hiển thị trên hệ thống

Bảng 3.9 Thống kê số lượng từng lỗi của phương án tự nhập liệu

Các loại lỗi Số lượng lỗi Phần trăm lỗi

Lỗi phần mềm nhập liệu 32 0,3%

Đánh giá chung thực trạng kiểm soát chất lượng tại FSI

- Các quy trình kiểm soát chất lượng của công ty rõ ràng, cụ thể, dễ dàng tiếp cận và thực hiện trong thời gian thi công dự án

Dựa trên mục tiêu của FSI, công ty đã áp dụng phương thức NLSS để cải thiện chất lượng sản phẩm, giảm thiểu lỗi và đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng.

Nhập liệu thủ công gặp nhiều hạn chế, bao gồm việc tiêu tốn thời gian, chi phí và công sức của người thực hiện Hơn nữa, quá trình này dễ dẫn đến sai sót, lỗi hoặc thiếu sót do sự bất cẩn, mệt mỏi hoặc hiểu lầm Việc kiểm tra và đảm bảo chất lượng dữ liệu cũng trở nên khó khăn, đồng thời không khai thác được sức mạnh của công nghệ thông tin trong việc xử lý và phân tích dữ liệu.

Chất lượng kiểm soát chất lượng nhập liệu:

Chất lượng dữ liệu từ phương án tự nhập liệu chưa đạt mục tiêu 97% mà công ty đề ra Số lượng lỗi đánh máy vẫn cao, gây cản trở cho quá trình kiểm soát và làm tăng thời gian chỉnh sửa.

Phương thức NLSS có hạn chế về thời gian, kéo dài hơn 20 ngày so với NLTT Mặc dù kết quả dự án không bị trễ so với mục tiêu ban đầu, nhưng vấn đề thời gian vẫn ảnh hưởng lớn đến chi phí, lợi nhuận và tiến độ thực hiện.

Để giảm thiểu lãng phí thời gian trong quy trình kiểm soát chất lượng, cần triển khai thêm các giải pháp hiệu quả trong các dự án tương lai.

Trong quá trình kiểm tra dữ liệu trên hệ thống hộ tịch, tác giả phát hiện vấn đề trùng mã dữ liệu, bao gồm hai bản dữ liệu hoàn toàn giống nhau hoặc một bản đã được chỉnh sửa nhưng vẫn còn lưu bản cũ Vấn đề này xảy ra trong quá trình cập nhật dữ liệu lên hệ thống.

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP

Đề xuất giải pháp cải tiến quy trình kiểm soát ở phương thức NLSS