Ý NGHĨA VÀ Sự CẦN THIÉT CỦA ĐÈ TÀI NGHIÊN cứu
Ý nghĩa
Quản lý công nợ là một phần quan trọng trong bộ máy kế toán, giúp ghi chép và theo dõi các khoản công nợ của doanh nghiệp Tài khoản công nợ phải thu (131) được phân loại là tài sản trong bảng cân đối kế toán Nếu doanh nghiệp không thu hồi kịp thời các khoản phải thu, dòng tiền sẽ bị đình trệ, ảnh hưởng đến khả năng hoạt động sản xuất kinh doanh Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu là cần thiết để tránh thất thoát tài chính, do đó, việc quản lý công nợ trở thành nhiệm vụ cấp thiết đối với mọi doanh nghiệp.
Sự cần thiết của đề tài nghiên círu
Khi doanh nghiệp xuất hóa đơn cho khách hàng nhưng khách chưa thanh toán toàn bộ hoặc chỉ thanh toán một phần, tình huống này được gọi là công nợ cần thu Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập chính sách công nợ rõ ràng và theo dõi tình hình thu hồi nợ một cách liên tục.
Để thu hồi công nợ hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng các phương án và chính sách phù hợp dựa trên tình hình thực tế của từng khách hàng Nhân viên kế toán nên lập kế hoạch cụ thể cho các tình huống liên quan đến hạn mức công nợ tối đa và thời hạn thu hồi công nợ Việc này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng khách hàng chậm thanh toán, từ đó bảo vệ tình hình kinh doanh chung của đơn vị.
CÁC QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT CÓ LIÊN QUAN ĐÉN KÉ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Luật kế toán có liên quan đến kế toán công nợ phải thu khách hàng
Luật số: 88/2015/QH13 Hà Nội, ngày 20 tháng 11 năm 2015 Quốc hội ban hành Luật ke toán.
❖ Điều 16 Nội dung chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán cần có những nội dung chính như sau: tên và số hiệu của chứng từ, ngày tháng năm lập chứng từ, tên và địa chỉ của cơ quan hoặc cá nhân lập chứng từ, tên và địa chỉ của cơ quan hoặc cá nhân nhận chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, số lượng, đơn giá và tổng số tiền ghi bằng số và chữ, cùng với chữ ký và họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan.
Chứng từ kế toán không chỉ bao gồm các nội dung chính được quy định tại khoản 1 của Điều này, mà còn có thể bổ sung thêm những nội dung khác tùy thuộc vào từng loại chứng từ cụ thể.
❖ Điều 18 Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong hoạt động của đơn vị kế toán cần phải được lập chứng từ kế toán Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính chỉ được lập một lần chứng từ kế toán tương ứng.
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo quy định Nếu chưa có mẫu chứng từ kế toán, đơn vị kế toán vẫn có thể lập chứng từ nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo Điều 16 của Luật kế toán.
Thông tư có liên quan đến kế toán công nợ phải thu khách hàng
Theo Quyết định số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính, các nguyên tắc kế toán liên quan đến các khoản phải thu khách hàng được quy định rõ ràng Những quy định này nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận, đánh giá và trình bày các khoản phải thu, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp Doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc này để phản ánh đúng tình hình tài chính và khả năng thu hồi nợ từ khách hàng.
❖ Điều 18 Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng
Mục 1 Nguyên tắc kế toán d) Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thê trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, đê có căn cír xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. đ) Trong quan hệ bán sản phàm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phâm, hàng hoá, bất động sản đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đong kinh tế thì người mua có thê yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
Mục 2 Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính ;
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
> Số dư bên Nợ: số tiền còn phải thu của khách hàng.
- Sổ tiền khách hàng đã trả nợ;
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
- Sổ tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường họp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Số dư bên Có thể hiểu là số tiền đã nhận trước hoặc số tiền thu vượt quá số phải thu từ khách hàng, được phân loại theo từng đối tượng cụ thể Khi lập Bảng Cân đối kế toán, cần ghi nhận số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để phản ánh đúng cả hai chỉ tiêu trong phần "Tài sản" và "Nguồn vốn".
❖ Điều 45 Tài khoản 229 - Dự phòng tôn thất tài sản
Mục 1 Nguyên tắc kế toán
1.4 Nguyên tắc ke toán dự phòng nợ phải thu khó đòi b) Doanh nghiệp trích lập dự phòng phải thu khó đòi khi:
Nợ phải thu quá hạn thanh toán theo hợp đồng kinh tế và các khế ước vay nợ thường gặp khó khăn trong việc thu hồi, mặc dù doanh nghiệp đã nhiều lần yêu cầu thanh toán Thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định dựa trên thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ Đặc biệt, nếu khách nợ chưa đến thời hạn thanh toán nhưng đã lâm vào tình trạng phá sản, đang làm thủ tục giải thể, hoặc mất tích, doanh nghiệp cần xem xét trích lập dự phòng cho khoản nợ khó đòi.
Để xác nhận số tiền nợ còn lại, cần có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận từ khách hàng, bao gồm hợp đồng kinh tế, khe ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ và đối chiếu công nợ.
Mức trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi thực hiện theo quy định hiện hành Các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
Mục 2 Ket cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 229 - Dự phòng ton thất tài sản
- Hoàn nhập chênh lệch gma số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập kỳ trước chưa sừ dụng hết;
- Bù đắp giá trị khoản đầu tư vào đơn vị khác khi có quyết định dùng số dự phòng đã lập đê bù đắp số tôn thất xảy ra.
- Bù đắp phần giá trị đã được lập dự phòng của khoản nợ không thê thu hồi được phải xóa sô.
>Bên Có: Trích lập các khoản dự phòng tôn thất tài sản tại thời diêm lập Báo cáo tài chính.
>số dư bên Có: số dự phòng tôn thất tài sản hiện có cuối kỳ
Tài khoản 229 - Dự phòng tốn thất tài sản có 4 tài khoản cấp 2
Tài khoản 2291 - Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh, phản ánh việc trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng cho sự giảm giá của chứng khoán kinh doanh.
Tài khoản 2292 - Dự phòng tôn thất đầu tư vào đơn vị khác, ghi nhận việc trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng khi doanh nghiệp nhận vốn góp đầu tư gặp lỗ, dẫn đến khả năng mất vốn cho nhà đầu tư.
Tài khoản 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi ghi nhận tình hình trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng cho các khoản phải thu và các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn có khả năng khó đòi.
Tài khoản 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Tài khoản này phản ánh tình hình trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
1.3.2.2 Thông tư Hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm là những yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp Các quy định này được ban hành theo Thông tư số 48/2019/TT-BTC ngày 08 tháng 08 năm 2019 của Bộ Tài chính, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kế toán và tài chính tại doanh nghiệp.
❖ Điều 6 Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Nội dung so 1 b) Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
Nợ phải thu quá hạn thanh toán từ 6 tháng trở lên theo hợp đồng kinh tế hoặc khế ước vay, doanh nghiệp đã thực hiện việc gửi đổi chiếu xác nhận nợ và đôn đốc thanh toán nhưng vẫn chưa thu hồi được khoản nợ này.
Doanh nghiệp cần chú ý đến nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán, đặc biệt khi đã thu thập đủ bằng chứng cho thấy đối tượng nợ có khả năng không trả đúng hạn Điều này được quy định tại khoản 2 của Điều này, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng.
Đối với các khoản nợ mua của doanh nghiệp mua bán nợ, thời gian quá hạn được xác định từ ngày chuyển giao quyền chủ nợ giữa các bên, dựa trên biên bản hoặc thông báo bàn giao quyền chủ nợ, hoặc theo cam kết gần nhất (nếu có) giữa doanh nghiệp đối tượng nợ và doanh nghiệp mua bán nợ.
Nội dung số 2 Mức trích lập: a) Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mire trích lập dự phòng như sau:
30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn ư'r 6 tháng đến dưới 1 năm 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn hr 1 năm đến dưới 2 năm
70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn ư'r 2 năm đến dưới 3 năm
100% giá trị đổi với khoản nợ phải thu từ 3 năm trờ lên.
GIỚI THIỆU VÈ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SỢI
THÉP TINH PHẨM TENG YUAN VIỆT NAM
2.1 GIỚI THIỆU CHƯNG VỀ DOANH NGHIỆP CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN SỢI THÉP TINH PHẨM TENG YUAN VIỆT NAM
Hình 2.1: Logo Công ty (Nguồn: Công ty cung cấp)
• Tên giao dịch tiếng Việt: Công Ty Trách Nhiệm Híhi Hạn Sợi Thép Tinh Pham Teng Yuan Việt Nam.
• Tên giao dịch tiếng Anh: Tengyuan Wire (Vietnam) Company Limited.
• Địa chi: Lô 131 B2, Khu công nghiệp Long Giang, Xã Tân Lập 1, Huyện Tân Phước, Tinh Tiền Giang, Việt Nam.
Công ty chuyên sản xuất dây thép không gỉ với sản lượng 18.000 tấn mỗi năm, cung cấp các sản phẩm có đường kính từ 0,6mm đến 15mm Mục tiêu của công ty là trở thành một trong những nhà cung cấp hàng đầu trong ngành dây thép không gỉ và mở rộng dịch vụ ra thị trường toàn cầu.
• Ngành nghề kinh doanh: Kinh doanh Dây đánh bóng điện phân (EPQ), Dây lạnh, Dây lò xo, Dây dệt, dây bện, Dây kéo lại, Dây ủ, Thanh thép không gĩ
Dây đánh bóng điên phân (EPQ) Dãy lanh Dây lố xo
Dãy dẽt, dây bén Dây kéo lai.Dãy ủ Thanh thép không gi
Hình 2.2: Các loại thép (Nguồn: Tác giã thu thập)
2.1.2 Sơ đồ tố chức Doanh nghiệp
Phòng1— Phòng Nhân Tài Vụ Sự k _ /
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tô chức cùa Doanh Nghiệp
(Nguồn: Tác giả thu thập)
2.2 TÔ CHỨC CÔNG TÁC KÉ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP
2.2.1 Tô chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tô chức phòng Ke Toán (Phòng Tài Vụ)
(Nguồn: Tác giá thu thập) a) Ke Toán Trưởng:
Làm báo cáo tài chính hàng tháng và cuối năm theo mẫu tập đoàn, bao gồm báo cáo thống kê gửi cho Ban quản lý Khu Công Nghiệp Cung cấp báo cáo tình hình vay và trả vay hàng tháng cho Ngân hàng Nhà nước.
Công ty thực hiện tiếp đoàn thuế để kiểm tra các báo cáo quyết toán và hồ sơ hỗ trợ xuất nhập khẩu, đồng thời tiếp đoàn hải quan Ngoài ra, công ty còn khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp, báo cáo giá hàng năm và thuế nhà thầu theo từng lần phát sinh.
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HƯU HẠN SỢI THÉP TINH PHẨM TENG YUAN VIỆT NAM
TÔ CHỨC CÔNG TÁC KÉ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP
2.2.1 Tô chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tô chức phòng Ke Toán (Phòng Tài Vụ)
(Nguồn: Tác giá thu thập) a) Ke Toán Trưởng:
Làm báo cáo hàng tháng và báo cáo tài chính cuối năm theo mẫu của tập đoàn Gửi báo cáo thống kê hàng tháng cho Ban quản lý Khu Công Nghiệp và thực hiện báo cáo tình hình vay và trả vay hàng tháng cho ngân hàng nhà nước.
Công ty thực hiện tiếp xúc với cơ quan thuế và hải quan để kiểm tra các báo cáo quyết toán và hồ sơ hỗ trợ xuất nhập khẩu Định kỳ khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng, quyết toán thuế thu nhập cá nhân và doanh nghiệp, đồng thời báo cáo giá hàng năm và thuế nhà thầu theo từng lần phát sinh.
Để tiếp tục khoản vay, bạn cần liên hệ với ngân hàng và hoàn thiện hồ sơ vay hàng năm Đồng thời, hãy điền đầy đủ biểu mẫu ngân hàng để được xem xét Ngoài ra, cần kiểm tra các chứng từ khi gửi cho ngân hàng, đặc biệt là khi thực hiện thanh toán và vay bằng USD.
Kiểm soát công nợ trong hệ thống ERP và phần mềm kế toán cần phải đồng bộ Việc kiểm tra các khoản thanh toán phải có chứng từ hợp lệ theo quy định pháp luật về thuế và cần phải so sánh với các khoản thanh toán trước đó để đảm bảo tính nhất quán (không bao gồm việc xem xét nhà cung cấp).
Tư vấn cho tông giám đốc về các nghiệp vụ tài chính, bao gồm xử lý các nghiệp vụ trên phần mềm kế toán như chi phí lương, khấu hao, lãi vay và đánh giá chênh lệch tỷ giá Đảm bảo tính giá thành và điều chỉnh kho vào cuối năm để số sách khớp với kho thực tế Nhân viên kế toán sẽ thực hiện các nhiệm vụ này một cách chính xác và hiệu quả.
Đối chiếu công nợ giữa hệ thống ERP và phần mềm kế toán là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong hạch toán công nợ phải thu và phải trả Khi phát hiện sai sót liên quan đến công nợ, cần báo ngay cho kế toán trưởng để xử lý kịp thời Đồng thời, việc hạch toán các phí thủ tục trong quá trình thu tiền tài vụ từ ERP vào phần mềm kế toán cũng cần được thực hiện đầy đủ và chính xác.
Tải hóa đơn điện tử và lưu trữ hóa đơn giấy cùng hợp đồng là cần thiết để quản lý chứng từ phải thu và phải trả Cần sắp xếp chứng từ một cách khoa học và hợp lý, in ra và lưu trữ tờ khai hải quan cũng như các hợp đồng mua bán để phục vụ cho công tác quyết toán thuế và hải quan sau này.
• Kiêm tra các thanh toán qua ngân hàng của các bộ phận khác gửi lên Chuẩn bị các chứng hr thanh toán bằng USD qua ngân hàng.
• Thu thập lại chứng hr khi thanh toán qua ngân hàng (hóa đơn, hợp đồng) và lưu trừ.
Cuối tháng, thủ quỹ thực hiện việc kiểm kê quỹ tiền mặt Vào cuối năm, cần rà soát chứng từ và hỗ trợ kế toán trường khi tiếp đoàn kiểm toán hoặc cơ quan thuế Nhân viên thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và đảm bảo tính chính xác của các khoản thu chi.
• Đi ngân hàng rút tiền, giĩr tiền trong két sắt, đếm tiền chi trả các thanh toán bằng tiền mặt trong ưrần.
• Thông báo lên nhóm chat với Nhân viên bán hàng về tiền nhận được ngày hôm trước.
• Kiêm tra các thanh toán bằng tiền mặt, hạch toán nghiệp vụ liên quan tiền mặt vào phần mềm kế toán.
Kiểm kê quỹ vào cuối tháng và cuối năm là một bước quan trọng trong quản lý tài chính Xuất hóa đơn đỏ cần thiết để ghi nhận doanh thu và chi phí Tải báo cáo thu chi từ ngân hàng hàng tháng giúp phục vụ cho việc tiếp đoàn kiểm toán và quyết toán thuế Ngoài ra, việc in chứng từ từ phần mềm kế toán hàng tháng cũng là một phần không thể thiếu trong quy trình này.
Khi thanh toán bằng tiền mặt, cần thu thập và lưu trữ các chứng từ như hóa đơn và hợp đồng Đồng thời, báo cáo tình hình tiền mặt cho bộ phận tài vụ tập đoàn hàng ngày và tổng giám đốc hàng tuần.