CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ, XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP
Đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp logistics
Thuật ngữ “logistics” có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp cổ “logistikos”, nghĩa là kỹ năng tính toán Ban đầu, logistics được sử dụng trong lĩnh vực quân sự, chỉ việc cung cấp những thứ cần thiết từ hậu phương ra tiền tuyến Theo từ điển tiếng Anh Oxford, logistics là lĩnh vực khoa học quân sự liên quan đến việc mua sắm, duy trì và vận chuyển vật tư, con người và phương tiện Ngoài ra, logistics còn được định nghĩa là cách bố trí các nguồn lực một cách hợp lý về thời gian.
Logistics ngày càng trở nên quan trọng trong nhiều lĩnh vực kinh tế toàn cầu, giúp tối ưu hóa hiệu quả kinh tế khi nhu cầu con người gia tăng, trong khi nguồn tài nguyên sản xuất lại có hạn Dịch vụ logistics phát triển mạnh mẽ nhằm hỗ trợ doanh nghiệp đạt hiệu quả tối ưu, sản xuất sản phẩm chất lượng cao với chi phí thấp nhất.
Hoạt động logistics bao gồm việc quản lý dòng luân chuyển hàng hóa và vật tư từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng Trong chuỗi dịch vụ logistics, vận tải đóng vai trò chủ yếu, dẫn đến sự nhầm lẫn rằng logistics chỉ đơn thuần là vận chuyển hàng hóa hay một loại hình vận tải đa phương tiện.
Theo Liên hợp quốc, logistics là quá trình quản lý lưu chuyển vật liệu từ khâu lưu kho, sản xuất cho đến tay người tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Logistics là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng, bao gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát hiệu quả việc lưu thông và bảo quản hàng hóa, dịch vụ cùng thông tin Quy trình này diễn ra từ điểm cung cấp đến điểm tiêu thụ, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Theo WTO, logistics được hiểu là chuỗi cung ứng dịch vụ, bao gồm lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát việc di chuyển và lưu kho hàng hóa, dịch vụ và thông tin từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng Dịch vụ logistics truyền thống bao gồm vận tải, kho bãi, giao nhận và các dịch vụ giá trị gia tăng từ bên thứ ba theo yêu cầu khách hàng.
Với nhiều khái niệm như trên, dịch vụ logistics được hiểu theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp như sau:
Dịch vụ logistics, theo nghĩa hẹp, bao gồm toàn bộ quy trình từ việc nhập khẩu nguyên liệu đầu vào cho sản xuất, cho đến việc sản xuất hàng hóa và phân phối chúng đến tay người tiêu dùng cuối cùng.
Dịch vụ logistics bao gồm việc tổ chức và quản lý các yếu tố cần thiết để vận chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, nhằm tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả.
Khái niệm dịch vụ logistics tại Việt Nam thường được hiểu hạn hẹp như một hoạt động giao nhận hàng hóa Tuy nhiên, theo định nghĩa trong Luật thương mại năm 2005, khái niệm này có tính mở, cho phép các dịch vụ khác liên quan đến hàng hóa cũng được xem là dịch vụ logistics Điều này có nghĩa là ngoài các dịch vụ đã được liệt kê, các thương nhân vẫn có thể cung cấp các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa trong lĩnh vực logistics.
1.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp logistics
Quan hệ dịch vụ logistics bao gồm hai bên: nhà cung cấp dịch vụ logistics và khách hàng Nhà cung cấp dịch vụ phải là thương nhân có đăng ký kinh doanh phù hợp với các quy định pháp luật Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp sẽ xác nhận ngành nghề kinh doanh là dịch vụ logistics Khách hàng là những cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu gửi hoặc nhận hàng hóa, có thể là người vận chuyển hoặc nhà cung cấp dịch vụ logistics khác Do đó, khách hàng có thể là thương nhân hoặc không, và có thể là chủ sở hữu hàng hóa cần giao nhận.
Dịch vụ logistics bao gồm một chuỗi các hoạt động đa dạng từ cung ứng, sản xuất, phân phối đến tiêu dùng, phản ánh tính phong phú của ngành này Các công việc chính trong logistics bao gồm quản lý chuỗi cung ứng, vận chuyển hàng hóa, lưu kho và giao nhận, nhằm tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nhận hàng từ người gửi để tổ chức vận chuyển bao gồm các bước như đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, và chuyển hàng từ kho của người gửi đến các cảng, bến tàu, bến xe và địa điểm giao hàng khác theo thỏa thuận giữa người vận chuyển và người thuê vận chuyển.
Để gửi hoặc nhận hàng hóa được vận chuyển, cần thực hiện các thủ tục và giấy tờ cần thiết như thủ tục hải quan, vận đơn vận chuyển, thủ tục gửi giữ hàng hóa và thủ tục nhận hàng hóa.
Giao hàng hóa cho người vận chuyển, xếp hàng hóa lên phương tiện vận chuyển theo quy định, nhận hàng hóa được vận chuyển đến
Tổ chức nhận hàng, lưu kho, lưu bãi, bảo quản hàng hóa hoặc thực hiện việc giao hàng hóa được vận chuyển đến cho người có quyền nhận hàng
Dịch vụ logistics là một hoạt động dịch vụ quan trọng, trong đó thương nhân cung cấp các dịch vụ logistics và nhận thù lao cùng các khoản chi phí từ khách hàng.
Dịch vụ logistics được thực hiện dựa trên cơ sở hợp đồng, trong đó hợp đồng dịch vụ logistics là thỏa thuận giữa hai bên: bên cung cấp dịch vụ có trách nhiệm thực hiện hoặc tổ chức các dịch vụ liên quan đến lưu thông hàng hóa, trong khi bên khách hàng có nghĩa vụ thanh toán thù lao Đây là một hợp đồng song vụ, mang tính chất đền bù và ưng thuận.
Khái niệm về doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp 6 1 Khái niệm về doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
1.2.1 Khái niệm về doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
Bán hàng: Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hóa nhập vào
Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thỏa thuận theo hợp đồng trong một hoặc nhiều kỳ kế toán;
Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh thông thường, góp phần tăng cường vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn
Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu
Giá trị hàng bán bị trả lại là tổng giá trị của các sản phẩm đã được xác định là tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
Chiết khấu thanh toán: Là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua, do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng
Thu nhập khác: Là khoản thu góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu từ hoạt động ngoài các hoạt động tạo ra doanh thu
Giá trị hợp lý là giá trị tài sản có thể được trao đổi hoặc giá trị của một khoản nợ được thanh toán tự nguyện giữa các bên có đầy đủ thông tin, trong một giao dịch ngang giá.
+ Doanh thu bán hàng: Tiền đến từ mua bán các sản phẩm, hàng hóa của công ty
+ Doanh thu cung cấp dịnh vụ: doanh thu đến từ việc cung cấp các loai dịch vụ của doanh nghiệp
Doanh thu tài chính bao gồm các nguồn thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia Tiền lãi là khoản thu phát sinh từ việc cho phép người khác sử dụng tiền, các tài sản tương đương tiền hoặc các khoản nợ của doanh nghiệp, bao gồm lãi cho vay, lãi từ tiền gửi, lãi từ đầu tư trái phiếu, tín phiếu và chiết khấu thanh toán.
Tiền bản quyền là khoản thu nhập nhận được từ việc cho phép người khác sử dụng tài sản trí tuệ, bao gồm bằng sáng chế, nhãn hiệu thương mại, bản quyền tác giả và phần mềm máy tính.
Cổ tức và lợi nhuận được chia: Là số tiền lợi nhuận được chia từ việc nắm giữ cổ phiếu hoặc góp vốn
Các khoản thu nhập khác ngoài các giao dịch và nghiệp vụ tạo ra doanh thu kể trên:
1.2.2 Khái niệm về chi phí
Chi phí là tổng giá trị các khoản giảm trừ lợi ích kinh tế của doanh nghiệp trong kỳ kế toán, được hiểu là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh Để quản lý và hạch toán hiệu quả, cần phân loại chi phí thành các nhóm khác nhau dựa trên đặc trưng nhất định Việc lựa chọn tiêu thức phân loại phải phù hợp với yêu cầu của công tác quản lý hạch toán.
- Phân loại theo yếu tố chi phí:
+ Yếu tố nguyên liệu, vật liệu bao gồm: Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ và các phụ tình thay thế è Căn cứ vào định mức
Tiền lương cùng các khoản phụ cấp là tổng số tiền mà doanh nghiệp phải chi trả cho người lao động, phản ánh giá trị lao động và sự cống hiến của họ.
+ Bảo hiểm các loại theo quy định được tính trên tổng số tiền lương và các khoản đóng bảo hiểm
Yếu tố chi phí bên ngoài bao gồm tất cả các chi phí dịch vụ mua ngoài cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh, như điện, nước, điện thoại, thuê nhà, tiếp khách, quảng cáo và khuyến mại.
Yếu tố chi phí bằng tiền phản ánh tổng số tiền mà doanh nghiệp thực sự phải chi trả, bao gồm công tác phí, thuế giá trị gia tăng không được khấu trừ, chi phí tổ chức hội nghị và thuế môn bài.
Chi phí khấu hao tài sản cố định và phân bổ công cụ dụng cụ là tổng số tiền được trích khấu hao và phân bổ cho các công cụ phục vụ sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Phân loại theo khoản mục chi phí
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (621) đề cập đến các khoản hao phí hợp lý liên quan đến nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp để sản xuất và cấu thành sản phẩm.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm: chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí bán thành phẩm mua ngoài
Chi phí nhân công trực tiếp (622) là khoản chi phí bao gồm tiền lương và các khoản phải trả cho những nhân công trực tiếp tham gia vào quy trình sản xuất sản phẩm.
Chi phí sản xuất chung (Mã 627) bao gồm các khoản chi phí không thuộc về nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp Những chi phí này liên quan đến việc quản lý sản xuất trong khu vực phân xưởng và đội sản xuất, đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất.
Chi phí sản xuất chung bao gồm:
• Chi phí nhân viên phân xưởng
• Chi phí dụng cụ sản xuất
• Chi phí khấu hao TSCĐ
• Chi phí dịch vụ mua ngoài
• Chi phí khác bằng tiền
Chi phí bán hàng (641) là các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.
+ Chi phí quản lý (642): Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp
Chi phí khác (811) bao gồm những chi phí phát sinh từ hoạt động không thường xuyên của doanh nghiệp trong một thời kỳ Các khoản chi phí này bao gồm chi phí nhượng bán, thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) và giá trị còn lại của TSCĐ khi thanh lý; chênh lệch lãi do đánh giá lại vật tư, hàng hóa, TSCĐ, cũng như các khoản đầu tư vào liên doanh, công ty liên kết và đầu tư dài hạn khác Ngoài ra, còn có tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế và các khoản chi phí khác không thuộc các loại trên.
1.2.3 Khái niệm xác định kết quả hoạt động kinh doanh
Nội dung của kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
1.3.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
Kế toán doanh thu là nhiệm vụ quan trọng trong lĩnh vực kế toán, đảm nhận việc thống kê và tổng hợp chứng từ bán hàng, đồng thời kiểm soát tình hình tài chính của khách hàng Bộ phận kế toán doanh thu hoạt động dưới sự quản lý của kế toán trưởng, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính.
Kế toán doanh thu cần kiểm soát doanh thu hàng ngày thông qua việc cập nhật số liệu từ hoạt động kinh doanh và đảm bảo tính chính xác của các khoản thu Đặc biệt, kế toán phải theo dõi và đối chiếu doanh thu từ giao dịch ngân hàng, đồng thời thông báo kịp thời cho ngân hàng nếu chưa nhận đủ số tiền thanh toán Cuối cùng, nhiệm vụ của kế toán doanh thu là hạch toán doanh thu hàng ngày, lập phiếu kế toán và báo cáo doanh thu.
Ngoài ra, công việc của kế toán bao gồm việc lập báo cáo điều chỉnh giảm trừ
Kế toán cần theo dõi và kiểm tra các khoản điều chỉnh giảm trừ từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các hợp đồng giao dịch Đảm bảo rằng các điều chỉnh giảm trừ về khoản thanh toán đã được cấp trên phê duyệt Cuối cùng, lập báo cáo về các khoản điều chỉnh giảm trừ đã được phê duyệt để trình lên cấp trên.
Việc báo cáo doanh thu cần được thực hiện định kỳ, do đó kế toán phải lập báo cáo hàng tháng, hàng quý và hàng năm Cuối mỗi tháng, kế toán doanh thu tổng hợp số liệu từ hoạt động kinh doanh để lập báo cáo tháng theo mẫu quy định Sau đó, vào cuối mỗi quý, kế toán sẽ tổng hợp các báo cáo tháng để lập báo cáo doanh thu quý Cuối năm, kế toán thực hiện báo cáo doanh thu năm dựa trên các báo cáo quý đã lập Cuối cùng, kế toán sẽ phối hợp với kế toán tổng hợp để kiểm tra lại trước khi trình kế toán trưởng phê duyệt.
Kế toán doanh thu không chỉ đảm nhiệm việc ghi chép doanh thu mà còn thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng khác Họ có trách nhiệm phân loại và lưu giữ cẩn thận các chứng từ, sổ sách kế toán được giao Bên cạnh đó, kế toán doanh thu cần chủ động đề xuất các biện pháp nhằm tăng cường hiệu quả quản lý doanh thu cho doanh nghiệp Họ cũng phối hợp với các kế toán viên khác để sắp xếp kho lưu trữ chứng từ và sổ sách kế toán, đồng thời điều chỉnh các số liệu hạch toán cho chính xác theo yêu cầu của kế toán nội bộ.
Các phương thức tiêu tụ chủ yếu trong các doanh nghiệp
- Phương thức bán hàng trực tiếp:
Phương thức giao hàng trực tiếp tại kho hoặc tại các phân xưởng sản xuất của doanh nghiệp cho phép người mua nhận sản phẩm mà không qua kho Khi sản phẩm được bàn giao cho khách hàng, nó chính thức được coi là tiêu thụ và doanh nghiệp không còn quyền sở hữu đối với hàng hóa này.
- Phương thức gửi hàng đi bán:
Theo phương thức này, bên bán sẽ chuyển hàng cho bên mua tại địa điểm đã ghi trong hợp đồng, nhưng hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi bên mua thực hiện thanh toán Chỉ khi bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho số hàng đã chuyển giao (một phần hoặc toàn bộ), số hàng đó mới được coi là đã tiêu thụ.
- Phương thức hàng đổi hàng:
Phương thức sản xuất hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho phép đổi lấy vật tư, hàng hóa, và tài sản cố định không tương tự Sử dụng phương pháp này, doanh nghiệp có thể sản xuất và kinh doanh hàng hóa, dịch vụ cũng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT Kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng để đổi lấy vật tư, hàng hóa và tài sản cố định khác theo giá bán chưa bao gồm thuế GTGT.
- Phương pháp bán hàng đại lý, ký gửi:
Hình thức giao hàng đại lý là khi bên chủ hàng (gọi là bên giao đại lý) xuất hàng cho bên nhận đại lý (gọi là bên đại lý) để tiến hành bán Bên đại lý sẽ nhận thù lao thông qua hoa hồng hoặc chênh lệch giá từ việc bán hàng.
- Phương thức bán hàng trả chậm, trả góp:
Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua, một phần hàng hóa sẽ được chuyển giao ngay Số tiền còn lại người mua sẽ thanh toán dần theo các kỳ hạn nhất định, kèm theo một tỷ lệ lãi suất cố định Thông thường, số tiền trả trong mỗi kỳ sẽ bằng nhau, bao gồm cả phần gốc và lãi suất trả chậm.
- Phương thức tiêu thụ nội bộ:
Mua bán sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ giữa các đơn vị trong cùng một công ty, tổng công ty hay tập đoàn được gọi là tiêu thụ nội bộ Hoạt động này không chỉ bao gồm giao dịch giữa các đơn vị chính mà còn bao gồm các khoản xuất, biếu, tặng, trả lương, trả thưởng, và xuất dùng cho hoạt động kinh doanh.
* Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng:
+ Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14–“Doanh thu và thu nhập khác” Doanh thu bán hàng được ghi nhận đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện sau:
+ Doanh nghiệp đã trao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
+ Doanh nghiệp không còn nắm quyền quản lý nhưu người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm kê, kiểm soát hàng hóa
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
+ Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
+ Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Doanh thu từ cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả đã được xác định một cách đáng tin cậy, theo quy định của chuẩn mực Đối với các giao dịch liên quan đến nhiều kỳ, doanh nghiệp có thể ghi nhận doanh thu trong kỳ dựa trên phần công việc đã hoàn thành tính đến ngày lập Bảng cân đối kế toán Kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ sẽ được xác định khi thỏa mãn bốn điều kiện nhất định.
+ Doanh thu tương đối chắc chắn
Có khả năng thu lợi từ giao dịch cung cấp dịch vụ và xác định rõ phần công việc đã hoàn thành tại thời điểm lập Bảng cân đối kế toán.
+ Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó
* Nguyên tắc kế toán doanh thu
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được xác định dựa trên giá trị hợp lý của các khoản thu tiền hiện tại hoặc dự kiến từ các giao dịch phát sinh doanh thu, bao gồm bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, và cung cấp dịch vụ cho khách hàng, kèm theo các khoản phụ thu và phí bổ sung (nếu có).
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ kế toán có thể giảm so với doanh thu ghi nhận ban đầu.
Các hình thức kế toán áp dụng
Các hình thức kế toán áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Có 5 hình thức kế toán áp dụng:
+ Hình thức kế toán Nhật ký chung
+ Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
+ Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
+ Hình thức kế toán trên máy vi tính
1.4.1 Hình thức Nhật ký chung
Tất cả các giao dịch kinh tế - tài chính của doanh nghiệp phải được ghi chép vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và tuân thủ đúng các định khoản kế toán liên quan.
Các sổ kế toán sử dụng: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, Sổ chi tiết,…
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ đã kiểm tra làm căn cứ để ghi sổ Đầu tiên, họ ghi lại các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó, dựa trên số liệu từ sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi vào Sổ Cái của các tài khoản kế toán tương ứng.
Sổ chi tiết tài khoản liên quan (nếu có)
Cuối mỗi tháng, quý và năm, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu từ Sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, đảm bảo số liệu trên Sổ cái khớp đúng với bảng tổng hợp chi tiết từ các sổ kế toán, thông tin này sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
1.4.2 Hình thức Nhật ký – Sổ cái
Các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được ghi chép theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế trong sổ Nhật ký – Sổ Cái Việc ghi chép này dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức này chỉ sử dụng: sổ Nhật ký – Sổ Cái, các Sổ chi tiết,…
Dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ làm căn cứ ghi sổ.
TK ghi có đề ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái, trong đó Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho các chứng từ cùng loại như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, phát sinh nhiều lần trong ngày hoặc theo định kỳ Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ sau khi ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ kế toán chi tiết của các tài khoản liên quan.
Cuối tháng và cuối kỳ kế toán, cần cộng tổng số tiền phát sinh trong phần nhật ký, cũng như các phát sinh nợ và phát sinh có Việc này giúp tính toán số dư và cộng lũy kế các phát sinh, làm cơ sở để lập Báo cáo tài chính chính xác.
1.4.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ
Căn cứ để ghi sổ kế toán là chứng từ ghi sổ, được thực hiện theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ và nội dung kinh tế trên Sổ Cái Kế toán tổng hợp chứng từ ghi sổ dựa trên nội dung nghiệp vụ của từng chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Các chứng từ ghi sổ được đánh dấu liên tục theo từng tháng, dựa vào số thứ tự trong sổ đăng ký và có chứng từ kế toán kèm theo.
Các loại sổ cần dùng: chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Sổ chi tiết,…
Dựa vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Sau đó, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ, kế toán sẽ ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.
Cuối tháng, kế toán thực hiện khóa sổ để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ sẽ được sử dụng để tính tổng phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Dựa vào Sổ Cái, kế toán lập Bảng cân đối Tài khoản Sau khi đối chiếu, số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
1.4.4 Hình thức Nhật ký – Chứng từ
Các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được ghi nhận trên chứng từ kế toán Những nghiệp vụ này sẽ được phân loại và ghi vào sổ Nhật ký, với các khoản mục tương ứng được phản ánh bên “Nợ” và “Có” của các tài khoản kế toán liên quan.
Sổ kế toán sử dụng: sổ Nhật ký chứng từ, Sổ cái, sổ chi tiết,…
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ đã được kiểm tra để ghi số liệu vào Nhật ký – chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết liên quan Đối với các chi phí phát sinh nhiều lần hoặc cần phân bổ, các chứng từ gốc sẽ được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó số liệu từ bảng phân bổ sẽ được ghi vào Bảng kê và Nhật ký – chứng từ.
Cuối tháng và cuối kỳ kế toán, cần thực hiện khóa sổ bằng cách cộng số liệu trên Nhật ký – Chứng từ, sau đó kiểm tra và đối chiếu với các sổ chi tiết và bảng tổng hợp Số liệu tổng cộng từ Nhật ký – Chứng từ sẽ được ghi trực tiếp vào Sổ Cái Những số liệu này, cùng với các chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký – Chứng từ và bảng kê, sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
1.4.5 Kế toán trên máy vi tính
Kế toán máy là việc áp dụng công nghệ thông tin vào hệ thống thông tin kế toán, giúp chuyển đổi dữ liệu kế toán thành thông tin tài chính thiết yếu cho quá trình ra quyết định.
Công việc kế toán hiện nay thường được thực hiện qua phần mềm kế toán trên máy vi tính, được thiết kế dựa trên một trong bốn hình thức kế toán hoặc sự kết hợp của chúng Tuy nhiên, phần mềm này không thể hiện đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định hiện hành Mỗi loại phần mềm kế toán sẽ có các loại sổ tương ứng với hình thức kế toán đã chọn, nhưng chúng không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán ghi tay truyền thống.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DT, CP VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NITODA
Tổng quan về công ty cổ phần Nitoda
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần Nitoda
Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Nitoda
Tên quốc tế: NITODA JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: NITODA., JSC
Loại hình hoạt động: Công ty Cổ phần Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Phương
Ngày cấp: 02/04/2019 Địa chỉ trụ sở chính: Số 66, ngách 81, ngõ Hòa Bình 7, Phố Minh Khai, Phường Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Vốn điều lệ: 9.000.000.000 đồng (chín tỷ đồng)
Giám đốc: Bà Nguyễn Thị Phương
Phó giám đốc: Ông Phó Đức Trọng
Công ty Cổ phần Nitoda là công ty chuyên cung cấp các loại dịch vụ sau
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
- Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương
- Vận tải hàng hóa đường thuỷ nội địa
- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường sắt và đường bộ
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần Nitoda
Nitoda ra đời với mục tiêu trở thành tập đoàn Logistics đa năng hoạt động quốc tế Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí Logistics và nâng cao năng lực cạnh tranh, từ đó thúc đẩy xuất nhập khẩu và phát triển quy mô sản xuất Nitoda góp phần nâng tầm vị thế thương hiệu Việt Nam trên thị trường quốc tế.
Công ty được thành lập vào ngày 02/04/2019 bởi Bà Nguyễn Thị Phương, tổng giám đốc Sau 3 năm hoạt động, công ty đã không ngừng phát triển mạnh mẽ, xây dựng được một lượng khách hàng thân thiết và khẳng định vị thế vững chắc về chất lượng trong ngành Logistics.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý công ty cổ phần Nitoda a Bộ phận Marketing:
– Xây dựng, phát triển thương hiệu công ty
– Nghiên cứu nhu cầu của thị trường
– Xây dựng, thực hiện các chiến lược Marketing
– Tham mưu cho Ban giám đốc về chiến lược Marketing, sản phẩm, khách hàng
– Thiết lập mối quan hệ truyền thông b Bộ phận Chứng từ:
– Nhận booking từ bộ phận Sales
+ Submit booking qua web hoặc email tới Shipping Line / đối tác
+ Sau 2h chưa có BKG phải giục hãng tàu
+ Sau khi nhận bkg confirmation, cần kiểm tra lại thông tin trên BKG
+ Update thông tin booking vào bảng report
+ Update ngay khi có kế hoạch đóng hàng vào bảng report, đảm bảo không bỏ sót lịch
+ Gửi kế hoạch đóng hàng cho đối tác trucking
+ Đảm bảo có thông tin cont seal xe trước ngày đóng hàng Tránh trường hợp khách hàng đóng nhầm cont
+ Đảm bảo các yêu cầu về cont seal xe cho khách hàng
– Submit các chứng từ SI / VGM / TKHQ
+ Chủ động xin thông tin khách hàng sau khi đóng hàng xong
+ Submit các chứng từ SI / VGM / TKHQ theo thông tin khách gửi trước deadline
Hãy truyền tờ khai sớm nhất có thể để đảm bảo kịp thời xử lý các phát sinh như luồng đỏ hoặc sai thông tin tờ khai Điều này giúp tránh được các chi phí phát sinh không cần thiết.
+ Nhận chứng nháp từ đối tác (BL, CO, PC, ) và gửi cho khách hàng: + Cần kiểm tra đối chiếu kỹ với thông tin do khách hàng cung cấp
Nếu thông tin bị sai, cần yêu cầu hãng tàu, đối tác sửa lại chứng từ nháp trước khi gửi khách hàng kiểm tra
– Đăng ký các chứng từ HC / PC / CO / Fumi /
– Chứng từ khác cho hàng nông sản gồm: PC, HC, CO, Humi
– Update các thông tin hoàn thiện lên bảng report
Cập nhật thông tin lô hàng trước hoặc chậm nhất vào ngày ETD (hàng xuất) và ETA (hàng nhập) là rất quan trọng Mục tiêu là cung cấp đầy đủ thông tin để bộ phận kế toán có thể lập công nợ vào ngày tàu khởi hành (hàng xuất) hoặc ngày tàu đến cảng (hàng nhập), nhằm gửi cho khách hàng kiểm tra.
– Báo giá theo nhu cầu khách hàng
– Xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp đầu vào
– Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
Chăm sóc khách hàng là quá trình quan trọng giúp hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng Để đảm bảo sự hài lòng, việc theo dõi hàng hóa và kịp thời báo cáo cho khách hàng khi có sự cố xảy ra là điều cần thiết.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty a Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty cổ phần Nitoda
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về công tác kế toán chung của Công ty, bao gồm tổ chức hạch toán và xác định hình thức kế toán phù hợp Vị trí này cung cấp thông tin kinh tế cho lãnh đạo, hỗ trợ trong công tác chuyên môn và kiểm tra tài chính Họ cũng thực hiện xuất hóa đơn điện tử, lập danh sách công nợ nhanh chóng và chính xác cho tất cả khách hàng, đồng thời quản lý công nợ và tổng hợp các phát sinh thực tế, kể cả những phát sinh không có hóa đơn chứng từ, để xác định lỗ, lãi thực tế của doanh nghiệp Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ lập báo cáo thuế hàng quý, báo cáo tài chính theo quý, 6 tháng và năm, cùng các báo cáo giải trình chi tiết, và lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo quy định.
Kế toán viên có trách nhiệm quản lý toàn bộ số liệu liên quan đến bán hàng, tiền lương, nguyên vật liệu và hàng hóa Họ theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho về số lượng và giá trị, đồng thời thực hiện xuất, nhập và bảo quản vật tư theo quy định của công ty Ngoài ra, kế toán viên cũng hạch toán giao dịch trên phần mềm kế toán Misa và lập danh sách công nợ để theo dõi công nợ của khách hàng.
Kế toán viên Thủ quỹ
- Thủ quỹ: Xuất, nhập quỹ tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi đã được phê duyệt
Quản lý và bảo quản tiền mặt là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc lập sổ quỹ và báo cáo quỹ hàng ngày Cần ghi chép liên tục các khoản thu chi để tính toán số tồn quỹ tại mọi thời điểm Người phụ trách phải đảm bảo sự chính xác giữa số tồn quỹ trên sổ và số tồn quỹ thực tế Ngoài ra, cần tuân thủ chính sách, chế độ và phương pháp kế toán của công ty để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Chế độ kế toán áp dụng: Công ty Cổ phần Nitoda áp dụng theo chế độ kế toán Việt
Nam đối với doanh nghiệp theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của
Bộ Tài chính và các quy định hiện hành khác về kế toán tại Việt Nam và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện
Niên độ kế toán: năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 tính theo năm dương lịch
Công ty áp dụng phần mềm kế toán MISA để ghi chép sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, với đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam đồng.
Phương pháp tính thuế GTGT: tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận HTK: theo trị giá gốc
Nguyên tắc tính giá trị HTK: theo phương pháp bình quân gia quyền
Nguyên tắc hạch toán HTK: phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kế toán TSCĐ:
Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại
Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao theo phương pháp đường thẳng
Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh
2.2.1 Thực trạng kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
+ CTTT: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng,…
+ Các chứng từ liên quan khác: Hợp đồng mua bán,…
+ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Debit note là tài liệu thông báo nợ gửi đến khách hàng về giá trị sản phẩm và dịch vụ mà công ty đã cung cấp Nó bao gồm thông tin chi tiết về khách hàng, hãng tàu, ngày tàu chạy, nơi đi và nơi đến Giá dịch vụ được tính dựa trên mức giá gốc của hãng tàu hoặc các đơn vị vận chuyển liên quan, và mức giá cụ thể sẽ do nhân viên Sales báo cho khách hàng Debit note được lập vào ngày tàu hoặc xe container khởi hành, tùy thuộc vào phương thức vận chuyển đường biển hoặc nội địa.
Hàng ngày, kế toán kiểm tra các lô hàng đến ngày tàu chạy và lập debit note dựa trên báo giá đã được phòng Sales thống nhất với khách hàng Đối với các chuyến vận chuyển đường biển có bảng giá ngoại tệ, kế toán sử dụng tỷ giá hối đoái ngày tàu chạy của ngân hàng Vietcombank.
Sau khi lập Debit Note, kế toán sẽ gửi cho kế toán trưởng để duyệt và sau đó tạo bản draft hóa đơn Bản draft này sẽ được gửi cho khách hàng để xem xét Khi khách hàng đồng ý với các thông tin trên hóa đơn, hóa đơn sẽ được ký và gửi cho người mua.
Sau khi hóa đơn được ký, kế toán sẽ nhập số liệu vào phần mềm Misa Hoạt động này liên quan đến việc cung cấp dịch vụ, do đó doanh thu sẽ được hạch toán vào tài khoản thích hợp.
Sau khi các dịch vụ phát sinh, cần cập nhật thông tin trên bảng Báo Cáo Doanh Số ngay tại thời điểm giao dịch Bảng này nên phân chia rõ ràng doanh thu từ cước biển, chi phí nội địa, và phí hải quan Cuối cùng, kế toán phải phân bổ chính xác doanh thu từ khách hàng, cập nhật bảng công nợ và nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn.
Ngày 21/3/2022, Công ty CP chè Thanh Bình có một lô hàng cần vận chuyển bằng đường biển, điểm đến là Karachi Cước vận chuyển là $6,000 Định khoản:
Vào ngày 21/3/2022, kế toán đã lập debit note và sau khi được kế toán trưởng phê duyệt, đã xuất hóa đơn có chữ ký số và gửi cho công ty khách hàng Sau đó, kế toán lập phiếu thu và cập nhật giao dịch lên sổ cái cũng như sổ nhật ký chung.
Biểu 2.1: Debit Note gửi Khách Hàng
Biểu 2.2 Hóa đơn GTGT gửi khách hàng
Biều 2.4: Trích từ Sổ NKC T03.2022 của công ty CP Nitoda
2.2.1.2 Kế toán doanh thu tài chính:
+ Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng
+ TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
Ngày 26/03/2022 Công ty CP Nitoda nhận được thông báo về số tiền lãi nhập gốc tháng 03 của ngân hàng với số tiền là 142,221 Định khoản:
Biểu 2.6 Giấy báo có Ngân Hàng
Biểu 2.7 Trích từ Sổ NKC T03.2022 của công ty CP Nitoda
2.2.2 Thực trạng kế toán chi phí
2.2.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán
Chi phí giá vốn hàng bán được xác định từ nhiều yếu tố, bao gồm chi phí xăng dầu cho phương tiện vận chuyển, tiền lương của nhân viên trực tiếp liên quan đến hàng hóa và dịch vụ, chi phí sửa chữa phương tiện vận chuyển, cũng như chi phí bãi đậu xe Những yếu tố này góp phần cấu thành giá vốn dịch vụ một cách toàn diện.
- CTSD: Phiếu kế toán; các chứng từ khác có liên quan
+ TK 632: Giá vốn hàng bán
Biểu 2.6 Trích từ Sổ NKC T03.2022 của công ty CP Nitoda
2.2.2.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Bảng tính khấu hao và phân bổ khấu hao
Ngày 10/03, công ty CP Nitoda thực hiện việc mua đồ VPP từ công ty TNHH thương mại và văn phòng phẩm Hà Nội
Kế toán nhận hóa đơn sau đó nhập số liệu lên sổ NKC và sổ cái
Biểu 2.12 Hóa đơn GTGT văn phòng phẩm
Ngày 31/03/22, Công ty tính lương phải trả tháng 03 cho cán bộ công nhân viên, từ đó lập bảng các khoản trích theo lương Định khoản:
Biểu 2.15 Trích từ Sổ NKC của công ty CP Nitoda
2.2.3 Thực trạng kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh
Dựa vào số liệu từ bảng tổng hợp, kế toán viên đã tiến hành kết chuyển doanh thu và chi phí, từ đó xác định kết quả hoạt động kinh doanh cho tháng 3 năm 2022.
Kết chuyển doanh thu Kết chuyển chi phí
Đánh giá thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong công ty NITODA
Công ty đã xây dựng một bộ máy quản lý hiệu quả và gọn nhẹ, giúp tối ưu hóa hoạt động và quản lý Chỉ sau vài năm thành lập, công ty đã đạt được doanh thu ấn tượng và thu hút một lượng lớn khách hàng thân thiết Sự hoạt động hiệu quả của bộ máy này còn khuyến khích đội ngũ cán bộ, công nhân làm việc chăm chỉ, năng động và luôn sẵn sàng học hỏi.
Tổ chức công tác kế toán cần phù hợp với đặc điểm và điều kiện của công ty, đảm bảo sự gọn nhẹ và phân công công việc rõ ràng Mọi nhân viên phải có trách nhiệm với tài chính kế toán theo quy định hiện hành Hệ thống ghi sổ kế toán phải đầy đủ và hợp lý, phản ánh kịp thời biến động của thị trường và các nghiệp vụ kinh tế, từ đó đảm bảo an toàn cho tài sản của công ty.
Tổ chức bộ máy kế toán hiện nay được xây dựng hoàn chỉnh, đáp ứng yêu cầu công việc và trình độ chuyên môn của từng nhân viên Nhân viên kế toán có chuyên môn cao và tinh thần trách nhiệm, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ, góp phần đánh giá tình hình kinh doanh của công ty một cách nhanh chóng và kịp thời Điều này giúp lãnh đạo xác định các mục tiêu kinh doanh mới, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, một phương pháp phổ biến và đơn giản, phù hợp với quy mô của mình Chứng từ được hạch toán dựa trên các nghiệp vụ phát sinh, tuân thủ chuẩn mực kế toán theo TT200 năm 2014 của Bộ Tài Chính Thông tin trên chứng từ được ghi chép đầy đủ và chính xác, trong khi hệ thống chứng từ được phân loại khoa học, rõ ràng, giúp việc tìm kiếm và quản lý trở nên dễ dàng hơn.
Kết quả tổ chức và kinh doanh về kế toán doanh thu và chi phí được xác định qua việc ghi nhận kịp thời, chi tiết và đầy đủ các hồ sơ giao dịch liên quan đến chi phí phát sinh Doanh thu được ghi nhận theo các quy tắc kế toán, đảm bảo nguyên tắc cân đối giữa thu nhập và chi phí Kế toán trưởng theo dõi chi tiết hạch toán doanh thu cho từng loại hình kinh doanh và lập báo cáo hàng tháng về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của công ty Việc này giúp ban lãnh đạo nắm bắt tình hình hoạt động, chủ động xử lý tình huống và đạt được mức tăng trưởng lớn hơn.
Công ty CP Nitoda, hoạt động từ tháng 4/2019, gặp khó khăn trong việc đa dạng hóa khách hàng khi chủ yếu phục vụ những khách hàng quen thuộc Sự hạn chế này không chỉ làm giảm tính thú vị trong công tác kế toán mà còn khiến việc phân tích chi phí và doanh thu trở nên khó khăn hơn, do hành vi tiêu dùng của nhóm khách hàng không thay đổi.
Phương thức hạch toán kế toán hiện tại sử dụng bảng tính Excel tuy tiết kiệm thời gian nhưng vẫn tồn tại nhiều sai sót về số liệu do kỹ năng tin học văn phòng của kế toán viên còn yếu Việc nhập liệu và sử dụng các hàm tính toán cơ bản trong Excel gây mất thời gian, đặc biệt khi hóa đơn và debit chỉ được xuất sau khi tàu chạy, phụ thuộc vào tỷ giá ngoại tệ ngày hôm đó Điều này dẫn đến tình trạng công việc không được phân bổ đều trong tháng, và vào cuối tháng, khi phải lập báo cáo tổng hợp, số lượng chuyến tàu phát sinh nhiều khiến kế toán viên và kế toán trưởng mất nhiều thời gian để nhập một khối lượng lớn hóa đơn.
Công ty chưa lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, mặc dù có một số nợ lớn từ khách hàng quen thuộc Hiện tại, công ty không áp dụng chính sách phạt cho những trường hợp thanh toán quá hạn, nhưng nhân viên chứng từ sẽ giữ lại bộ chứng từ hải quan đối với khách hàng chưa thanh toán và không còn công nợ gối đầu Các biện pháp này vẫn chưa đủ chặt chẽ và khó áp dụng cho tất cả khách hàng, do đó công ty cần xây dựng các chính sách hiệu quả hơn để quản lý việc thanh toán.
Công ty chưa trích lập dự phòng phải thu khó đòi do mới thành lập và chưa gặp phải trường hợp nào phát sinh khoản phải thu này Tuy nhiên, để đảm bảo sự phát triển bền vững trong tương lai, ban quản trị cần xây dựng giải pháp và bắt đầu trích lập dự phòng nhằm giảm thiểu rủi ro khi có khoản phải thu khó đòi xuất hiện, tránh ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
Hiện nay, công ty không mở sổ cái cho tài khoản 641 (chi phí bán hàng), mà tất cả các chi phí liên quan đến giá vốn và cung cấp dịch vụ đều được hạch toán vào tài khoản 642.
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, doanh thu của công ty CP Nitoda chủ yếu đến từ dịch vụ cung cấp Chương 2 đã nêu rõ những phát sinh liên quan đến doanh thu và chi phí trong công ty Do là một tổ chức còn non trẻ, công tác kế toán tại đây vẫn còn nhiều thiếu sót, như đã được đề cập Những vấn đề này sẽ được giải quyết trong Chương 3.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHU TRÌNH KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY
Tính tất yếu phải hoàn thiện công tác kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh
Để đảm bảo sự phát triển bền vững cho công ty, việc xây dựng một quy trình kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh hiệu quả là rất quan trọng, giống như rễ cây giúp công ty hoạt động mạnh mẽ Các nhà quản trị và kế toán cần liên tục cập nhật và hoàn thiện quy trình này để theo kịp xu hướng phát triển của công ty và thị trường Quy trình kế toán cần đáp ứng yêu cầu về tính kịp thời, nắm bắt nhanh chóng các thông tư, chính sách và chuẩn mực kế toán mới nhất từ Bộ Tài Chính Dữ liệu kế toán phải trung thực, hợp lý, khách quan và dễ hiểu, nhằm thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý Hệ thống chứng từ, tài khoản và phương pháp kế toán cũng cần đảm bảo tính thống nhất và bảo mật.
Tổ chức kế toán tại công ty CP Nitoda hiện chưa hoàn thiện và còn nhiều thiếu sót Để công ty phát triển hiệu quả và bền vững, bộ máy quản lý cần được cải thiện và cập nhật.
Yêu cầu đặt ra cho bộ phận kế toán
Kế toán cần có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay Việc thành thạo và linh hoạt trong ứng dụng công nghệ là yếu tố tiên quyết cho sự phát triển Tuy nhiên, khả năng này của người lao động Việt Nam vẫn còn hạn chế và chậm phát triển Dù internet đã phủ sóng hoàn toàn và các thiết bị công nghệ như máy tính, máy chiếu đã được trang bị đầy đủ, nhưng phần lớn người lao động chỉ sử dụng được các ứng dụng cơ bản như Word, Excel và PowerPoint.
Point, hoặc đôi khi còn sử dụng chưa thành thạo Vậy nên hiện tại, đội ngũ nhân lực chất lượng cao trong ngành vẫn còn thiếu hụt
Kế toán cần trang bị kiến thức về chuẩn mực kế toán hiện hành, đặc biệt là chuẩn mực kế toán quốc tế (IFRS) trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu và tự do thương mại Các yêu cầu về thông tin tài chính như tính minh bạch, hợp lý và tin cậy đang gia tăng, buộc doanh nghiệp phải áp dụng IFRS Bên cạnh đó, sự chuyển đổi số với công nghệ cao như Blockchain, AI và điện toán đám mây cũng ảnh hưởng đến quy trình làm việc của kế toán và kiểm toán viên Mặc dù có sự khác biệt giữa chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và IFRS, các đơn vị đào tạo kế toán tại Việt Nam vẫn chủ yếu giảng dạy dựa trên VAS Do đó, việc hội nhập và áp dụng IFRS là cần thiết cho kế toán.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty CP Nitoda
3.3.1 Kỹ thuật số hóa bộ máy kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Hiện nay, công tác hạch toán kế toán doanh thu và chi phí của công ty còn nhiều hạn chế Mặc dù công ty sử dụng phần mềm Misa để hạch toán, nhưng quy trình chủ yếu chỉ dừng lại ở việc nhập hóa đơn và chứng từ Đối với các giao dịch không có hóa đơn, kế toán thường ghi sổ thủ công bằng Excel, với các lệnh đơn giản và chưa được tối ưu hóa.
Việc áp dụng tự động hóa trong kế toán doanh thu và chi phí sẽ nâng cao hiệu quả xác định kết quả hoạt động kinh doanh Do đó, công ty cần thiết lập một hệ thống lưu trữ và xử lý chứng từ tự động hóa, đồng thời nhân viên kế toán cần nâng cao kỹ năng tin học văn phòng Hiện tại, công ty đang sử dụng phần mềm Misa phiên bản 2017, nhưng với một số chính sách đã thay đổi, nhiều thao tác vẫn cần thực hiện thủ công Việc nâng cấp phần mềm sẽ giúp đơn giản hóa quy trình kế toán và nâng cao hiệu quả làm việc.
Hình 3.1 Bảng giá sử dụng phần mềm Misa
3.3.2 Siết chặt chính sách công nợ và lập dự phòng phải thu khó đòi
Công ty đã hoạt động trong 3 năm và xây dựng được một lượng khách hàng quen thuộc lớn Mặc dù mỗi khách hàng có hạn mức công nợ riêng, tình trạng trả chậm và trễ vẫn xảy ra thường xuyên Hiện tại, công ty chưa có chính sách phạt cho những trường hợp này và cũng không duy trì tài khoản dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi.
Siết chặt chính sách công nợ bằng cách quy định rõ hạn cuối thanh toán và số tiền phạt cho việc trả chậm hoặc trả thiếu sẽ giúp công ty thu hồi các khoản phải thu dễ dàng hơn và quản lý dòng tiền hiệu quả Kế toán cần làm rõ các điều khoản về thời hạn thanh toán cho khách hàng ngay tại thời điểm ký hợp đồng mua bán, nhằm đảm bảo dễ dàng xử lý các vấn đề pháp lý trong tương lai.
Lập dự phòng phải thu khó đòi là một phương pháp quan trọng giúp doanh nghiệp chuẩn bị trước cho các khoản chi phí phát sinh từ nợ khó đòi Việc này đảm bảo rằng khi xảy ra tình huống không thu hồi được nợ, tình hình tài chính của doanh nghiệp sẽ không bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Theo TT 200/2014-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính, việc lập dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện như sau:
– 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn (1-2 năm)
– 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn (2-3 năm)
– 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu (lớn hơn 3 năm)
- Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết
Nợ TK 642 – Chi phí QLDN
Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
- Nếu số dự phòng cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
Có TK 642 – Chi phí QLDN
- Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi xác định là không thể thu hồi được
Kế toán thực hiện xóa nợ:
Nợ các TK 111, 112, 331, 334….(phần tổ chức cá nhân phải bồi thường)
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)(phần đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 – Chi phí QLDN (phần được tính vào chi phí)
- Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ
Vào ngày 14/08/2020, Công ty A đã thực hiện một khoản thanh toán trị giá 688,555,000 với thời hạn thanh toán là 1 tháng Tuy nhiên, sau nhiều lần không liên lạc được với khách hàng, đến ngày 14/08/2021, kế toán đã quyết định trích lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi.
Nợ TK 642/ Có TK 2293: 206,566,500 (30% của 688,555,000)
Biểu 3.2 Sổ NKC khi phát sinh trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Vào ngày 14/02/2022, công ty CP Nitoda xác định đây là khoản nợ không thu hồi được, kế toán thực hiện hạch toán như sau
Biểu 3.4 Sổ NKC khi thực hiện bút toán xóa nợ
Vào ngày 01/03/2022, nhân viên kế toán đã phát hiện một khoản tăng bất thường trong tài khoản ngắn hạn của công ty Sau khi điều tra kỹ lưỡng, họ xác định rằng đó là khoản thanh toán từ công ty A.
3.3.3 Hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị
Caturida Meiwanto Doktoralinaa* and Apollob đã chỉ rõ trong bài nghiên cứu
Strategic management accounting plays a crucial role in enhancing supply chain outcomes and boosting the profitability of logistics firms By integrating financial and non-financial information, it enables companies to make informed decisions that optimize resource allocation and improve operational efficiency This approach not only streamlines supply chain processes but also fosters a culture of accountability and performance measurement, ultimately driving higher profit margins for logistics businesses Emphasizing the importance of strategic management accounting can lead to better risk management and competitive advantage in the logistics sector.
Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quản lý tại các tổ chức, đặc biệt là những tổ chức toàn cầu và đa quốc gia Quản lý kế toán đã trở thành một mục tiêu chủ chốt trong chiến lược kinh doanh hiện đại, đặc biệt trong lĩnh vực logistics Để quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cần dữ liệu mới từ kế toán quản trị, giúp cung cấp thông tin tài chính và phi tài chính một cách chính xác Doanh nghiệp cần xác định mục đích xây dựng hệ thống kế toán quản trị nhằm tối ưu hóa doanh thu, chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Mô hình kế toán quản trị hiện nay bao gồm ba loại cơ bản: mô hình kết hợp, mô hình tách biệt và mô hình hỗn hợp Việc lựa chọn mô hình tổ chức kế toán quản trị cần dựa trên tình hình thực tế và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời so sánh lợi ích và chi phí với các doanh nghiệp khác Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN), áp dụng mô hình đơn lẻ hoặc kết hợp có thể gây tốn kém, do đó, xu hướng thực hiện theo mô hình tổ chức của cơ quan kế toán quản lý danh mục đầu tư sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.
Để hoàn thiện chứng từ chi phí và doanh thu phục vụ kế toán quản trị, doanh nghiệp cần cụ thể hóa hệ thống chứng từ, lựa chọn và sửa đổi các tiêu chuẩn cho phù hợp Chú trọng vào việc phân loại chi phí theo hành vi và mục đích, đồng thời lập thêm các chứng từ kế toán cần thiết để hỗ trợ quyết định quản lý Để đảm bảo chất lượng công tác chứng từ, doanh nghiệp cần áp dụng các nguyên tắc và phương pháp lập, luân chuyển, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán phù hợp với tình hình cụ thể Thông tin quản lý nội bộ và tài liệu thống kê trong hoạt động sản xuất, điều hành cũng cần được thu thập để phục vụ cho việc theo dõi sản phẩm, hàng hóa, giờ làm việc và kế hoạch.
Hóa đơn GTGT, phiếu chi và phiếu thu sẽ được sử dụng làm số liệu đầu vào cho kế toán quản trị Kế toán quản trị không chỉ dựa vào các chứng từ này mà còn áp dụng các phương pháp thống kê, kinh tế học, hạch toán nghiệp vụ và quản lý để tổng hợp, phân tích và xử lý thông tin hiệu quả.
Cuối mỗi tháng, bộ phận kế toán quản trị cần thực hiện các báo cáo quan trọng, bao gồm báo cáo giá thành cho từng loại dịch vụ, báo cáo chi phí tổng thể và báo cáo về các công nợ.
Cuối năm, công ty cần lập và trình bày các báo cáo quan trọng cho bộ phận quản trị, bao gồm báo cáo doanh thu, kết quả lãi lỗ, báo cáo chi phí, báo cáo khoản vay, báo cáo công nợ và báo cáo dòng tiền.
Một số kiến nghị
3.4.1 Kiến nghị với Bộ Tài chính
Bộ Tài Chính hiện đang cung cấp các chuẩn mực kế toán dễ tiếp cận và hiểu, với sự hỗ trợ kịp thời cho doanh nghiệp Tuy nhiên, cần cân nhắc việc đề ra các chuẩn mực mới để chuẩn bị cho doanh nghiệp trước thời kỳ chuyển đổi sang IFRS Thay vì chỉ tập trung vào các quy định cấm, nên khuyến khích doanh nghiệp thực hiện các hành động đúng đắn trong quản lý kế toán, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Nhà nước cũng nên có chính sách khuyến khích sự phát triển của các doanh nghiệp này, nhằm tạo sự đa dạng cho nền kinh tế và thúc đẩy Việt Nam hội nhập với thị trường quốc tế.
3.4.2 Kiến nghị với Công ty Nitoda
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể sau khi thành lập, nhưng vẫn tồn tại một số thiếu sót trong hệ thống kế toán Để đảm bảo sự phát triển bền vững, ban quản trị cần nhanh chóng hoàn thiện hệ thống kế toán Công ty cũng nên khuyến khích nhân viên thường xuyên cập nhật thông tin và chuẩn mực kế toán mới nhất, nhằm tối đa hóa lợi nhuận một cách hợp pháp.
Công ty cần chú trọng đến các kế hoạch dài hạn và đầu tư vào nhân lực cũng như máy móc thiết bị, mặc dù những khoản đầu tư này có thể tiềm ẩn rủi ro do hiệu quả của chúng chỉ thể hiện qua thời gian Các nhà quản trị cần đưa ra những quyết định sáng suốt liên quan đến nhân sự để đảm bảo sự phát triển bền vững cho tổ chức.
Chương 3 đã chỉ rõ những giải pháp cho những hạn chế còn tồn tại ở công ty
Công ty CP Nitoda cần xem xét các giải pháp mang tính lý thuyết và ý kiến chủ quan nhằm phát triển bền vững trong tương lai Để khắc phục những thiếu sót hiện tại, phần cuối của chương 3 đề xuất một số kiến nghị cho Bộ Tài Chính và công ty CP Nitoda, nhằm giảm thiểu khả năng tái diễn các sai sót này.
Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh có vai trò quan trọng trong sự phát triển và hội nhập của doanh nghiệp Công tác kế toán cần được cải thiện để trở thành công cụ quản lý tài chính hiệu quả hơn Hy vọng rằng công tác tổ chức kế toán tại công ty CP Nitoda sẽ được hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường Mặc dù thị trường Logistic tại Việt Nam còn non trẻ và nhận thức về kế toán trong ngành này còn yếu, nhưng với tinh thần học hỏi, các nhà lãnh đạo trẻ sẽ đưa ra quyết định sáng suốt, giúp công ty phát triển bền vững trong cả ngắn hạn và dài hạn.
Do kiến thức còn hạn chế và thời gian thực tập ngắn, luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót và đề xuất chưa hợp lý Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ các thầy cô để có thể tiếp tục nghiên cứu đề tài này sau khi tốt nghiệp, nhằm đóng góp giá trị cho việc hoàn thiện hệ thống kế toán của doanh nghiệp trong tương lai.