Đề tài thiết kế phần mềm quản lý sinh viên VNIT

Lòi mở đầu Quản lý sinh viên là một công tác rất quan trọng và phức tạp mà bất kỳ đơn vị đào tạo đại học nào cũng phải thực hiện. Bắt đầu từ việc làm thủ tục nhập học cho sinh viên mới, tiếp đó là theo dõi và quản lý các thông tin về sinh viên trong suốt khoá học cũng như việc hệ thống hoá, lưu trữ và bảo quản các thông tin kết quả học tập, hồ sơ cá nhân sinh viên ngay cả khi họ đã ra trường. Việc nắm bắt, quản lý các thông tin này đã được thực hiện ở hầu hết các trường đại học. Tuy nhiên, thông tin ở dạng này chỉ dừng ở mức độ lưu trữ để khai thác theo các khía cạnh tĩnh thay thế cho các hoạt động bằng tay hàng ngày. Quản lý sinh viên cần tính đến các hoạt động tích cực hơn nữa, chẳng hạn như việc theo dõi các loại hình dịch vụ, các hoạt động ngoại khóa, các thông tin thực tập, đi làm, cung cấp các dịch vụ trực tuyến. Trước những khó khăn nêu trên, nhóm phần mềm chúng tôi lập dự án phần mềm quản lý sinh viên tại trường VNIT nhằm mục đích cải thiện những khó khăn trên và lưu trữ thông tin sinh viên một cách dễ dàng nhất.

Trang 1

Dự Án: Thiết Kẻ Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HÒ CHÍ MINH

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN • • •

OẩOẩOẩ-CŨI-ĨOBOSO

BÀI TẬP LỚN

Bộ Môn:Công Nghệ Phần Mềm

Đề T à i:

Giáo Viên Hướng Dan:Ths Nguyễn Duy Hải Sinh Viên Thực Hiện:

1.Nguyễn Văn Căn(NT) 2.Nguyễn Vân Hân

4.Trần Công Kiên 5.Nguyễn Trọng Nhất ó.Nguyễn Văn Tùng Lớp :K2CN3

Email: nhom2.it@gmail.com

Hà NộiTháng 10/2009

Trang 2

Lòi mở đầu

Quản lý sinh viên là một công tác rất quan trọng và phức tạp mà bất kỳ đơn vị đào tạo đại học nào cũng phải thực hiện Bắt đầu từ việc làm thủ tục nhập học cho sinh viên mới, tiếp đó là theo dõi và quản lý các thông tin về sinh viên trong suốt khoá học cũng như việc hệ thống hoá, lưu trữ và bảo quản các thông tin kết quả học tập, hồ sơ cá nhân sinh viên ngay cả khi họ đã ra trường

Việc nắm bắt, quản lý các thông tin này đã được thực hiện ở hầu hết các trường đại học Tuy nhiên, thông tin ở dạng này chỉ dừng ở mức độ lưu trữ để khai thác theo các khía cạnh tĩnh thay thế cho các hoạt động bằng tay hàng ngày Quản lý sinh viên cần tính đến các hoạt động tích cực hơn nữa, chẳng hạn như việc theo dõi các loại hình dịch vụ, các hoạt động ngoại khóa, các thông tin thực tập, đi làm, cung cấp các dịch vụ trực tuyến.Trước những khó khăn nêu trên, nhóm phần mềm chúng tôi lập dự án phần mềm quản lý sinh viên tại trường VNIT nhằm mục đích cải thiện những khó khăn trên và lưu trữ thông tin sinh viên một cách dễ dàng nhất

Trang 3

Dư Ắn: Thiết Kố Phần Mềm Quản Lv Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

Lòi mở đầu

Quản lý sinh viên là một công tác rất quan trọng và phức tạp mà bất kỳ đơn vị đào tạo đại học nào cũng phải thực hiện Bắt đầu từ việc làm thủ tục nhập học cho sinh viên mới, tiếp đó là theo dõi và quản lý các thông tin về sinh viên trong suốt khoá học cũng như việc hệ thống hoá, lưu trữ và bảo quản các thông tin kết quả học tập, hồ sơ cá nhân sinh viên ngay cả khi họ đã ra trường

Việc nắm bắt, quản lý các thông tin này đã được thực hiện ở hầu hết các trường đại học Tuy nhiên, thông tin ở dạng này chỉ dừng ở mức độ lưu trữ để khai thác theo các khía cạnh tĩnh thay thế cho các hoạt động bằng tay hàng ngày Quản lý sinh viên cần tính đến các hoạt động tích cực hơn nữa, chẳng hạn như việc theo dõi các loại hình dịch vụ, các hoạt động ngoại khóa, các thông tin thực tập, đi làm, cung cấp các dịch vụ trực tuyến.Trước những khó khăn nêu trên, nhóm phần mềm chúng tôi lập dự án phần mềm quản lý sinh viên tại trường VNIT nhằm mục đích cải thiện những khó khăn trên và lưu trữ thông tin sinh viên một cách dễ dàng nhất

Trang 4

Phân công công việc của thành viên trong nhóm

Module l:Đặc tả yêu cầu

Ngày bắt đầu: 15/09/2009 Ngày hoàn thành 9/10/2009 Ngày nộp bài: 12/10/2009

1 Nguyên Văn Căn(NT) Phân Tích Yêu Câu chung đôi với phân mêm

2 Nguyên Văn Tùng Chức năng hệ thông

3 Nguyên Văn Hân Đặc tả yêu câu chi tiêt từng chức năng

4 Lê Xuân Hoan

Module2:Phân tích và thiết kế hệ thống

Ngày bắt đầu: 10/10/2009 Ngày hoàn thành 30/10/2009 Ngày nộp bài 31/10/2009

1 Nguyên Văn Căn(NT) Thiêt kê Class Diagram + Mô tả Class

2 Nguyên Văn Hân Thiêt kê + Mô tả giao diện

4 Nguyên Trọng Nhât Sơ đô Usercase + Phân rã UserCase và Mô tả

UserCase

5 Trân Công Kiên

6 Nguyên Văn Tùng Thiêt kê Cơ sở dữ liệu + Mô tả CSDL

Module 3:Lập trình

Ngày bắt đầu: 13/10/2009 Ngày hoàn thành 18/11/2009Ngày nộp bài 19/11/2009

1 Nguyên Văn Căn(NT) Code trên Window Form(Visual basic 6.0)

2 Lê xuân Hoan Viêt code trang web đăng ký học trực tuyên(asp)

và đóng góp ý kiến

Modu

NgàyNgàyNgày

e 4:Kịch bản test

bắt đầu: 30/10/2009 loàn thành 9/11/2009 nộp bài 10/10/2009

1 Nguyên Văn Căn(NT) Test chức năng hệ thông,Đăng ký học trực

tuyến,góp ý

2 Nguyên Văn Hân Test chức năng p.đào tạo

3 Nguyên Trọng Nhât Test chức năng P.Quản lý sinh viên

4 Trân Công Kiên Test chức năng p.tài Vụ

5 Nguyên Văn Tùng Test chức năng tra cứu,Trợ giúp

Trang 5

Trang 6

HỒ Sơ Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống

Dự Án: Thiết Kế Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường YNIT

Trang 7

Phần 1:HỒ sơ đặc tả yêu cầu

Lòi mở đầu 2

I.Yêu cầu chung đối với phần m ềm 7

1.1 Yêu cầu người sử dụng: 7

1.2.Yêu cầu hệ thống: 7

II.Tổng quan chức năng hệ thống phần m ềm 8

2.1 Phòng đào tạ o : 8

2.1.1 Khoa H ọ c 8

2.1.2 Điếm và Điếm th i 8

2.2 Phòng Quản lí Sinh viên: 8

2.2.2 Học B ổng 8

2.2.3 Tốt Nghiệp 9

2.2.4.Góp Ý 9

2.3 Phòng tài v ụ 9

2.3.1 Thu học p h í v 9

2.3.2 Quản lý phát thưởng,học b ô n g 9

2.4 Sinh V iên 9

2.5 Người (Ịuản trị hệ thống 9

2.6 Sơ đồ tổng thể của hệ thống: 10

2.7 Cơ sở hạ tần g 11

2.8 Nhân Sự vận hành 11

2.9 Mô hình hoạt động của hệ thống phần mềm 12

2.9.1 Đào tạo theo chu kỳ của một học kỳ 12

2.9.2 Tuyến sinh, nhập dữ liệu cho một học sinh mới 13

2.9.3 Quản lý sinh viên 14

III Đặc tả yêu cầu chi tiết 15

3.1 Phòng đào tạo 15

3.1.1 K hoấhọc 15

3.1.2 Điêm và điêm th i 16

3.1.3 Chương trình học 17

3.1.4 Công tác chính trị tư tưởng 18

3.2 Phòng Quản Lý Sinh V iên 18

3.2.1 Hồ Sơ Sinh Viên 18

3.2.2 Quản Lý Học Bắng 21

3.2.3 Tốt Nghiệp 22

3.2.4 Góp Ý 23

3.3 Phòng tài v ụ 23

3.3.1 Chức năng thu học p h í 23

3.3.2 Phát thưởng,học bông 24

3.4 Quản trị hệ thống 25

3.5 Sinh V iên 26

IV Phụ lục 27

4.1 Lý lịch điện tử 27 4.2 Cấu trúc biểu m ẫu E rror! Bookm ark not defined.2

Trang 8

I.Yêu cầu chung đối với phần mềm

1.1 Yêu cầu người sử dụng:

- Các chức năng của phần mềm: Phải tuân theo quy chế và quy trình đào tạo của

trường

- Phần mềm phải có giao diện thân thiện:Mọi người đều có thế sử dụng được không

nhất thiết là người trong nghành công nghệ thông tin

- Hệ thong phải d ễ sử dụng, d ễ quản lý :Đảm bảo tốt cho việc sử dụng phần mềm đế

quản lý cũng như tra cứu cùng thòi điểm với số lượng lớn người sử dụng

- Hệ thong cần có khả năng bảo mật tot:Tất cả mọi thông tin cá nhân chỉ người

được phân quyền mới được phép xem xét và chỉnh sửa

- Hệ thong có chức năng phục hồi sao lưu dữ liệu thường xuyên

- Hệ thống cần có khả năng mở rộng trong tương lai: Có thế đáp ứng những mở

rộng của trong việc bổ sung hoặc bớt các tính năng trong quá trình vận hành song

song với sự phát triển của công nghệ thông tin trong tương lai

- Chi p h í cho hệ thong phải hợp lý, vừa phải, không vượt quá ngân sách cho phép

nhưng đồng thời vẫn đáp ứng được yêu cầu công việc

- Phần mềm phải đi kèm với hướng dẫn sử dụng :Hướng dẫn chi tiết cho từng chức

năng, với các chức năng quan trọng phải có những giải thích kĩ về nghiệp vụ và hướng dẫn người mới sử dụng có thể tự học sử dụng và khai thác dữ liệu một cách tốt nhất

- Bảo hành bảo trì:Bảo hành bảo trì miễn phí trong 04 năm sử dụng.

1.2.Yêu cầu hệ thống:

-Yêu cầu chức năng:

+ Chức năng quản trị hệ thống, cho phép người quản trị hệ thống có thể quản lý người sử dụng, phân quyền, quản lí danh mục và vận hành hệ thống

+ Chức năng quản lý thông tin cho phép các bộ phận đào tạo,quản lý sinh

viên,phòng tài vụ các đơn vị thành viên thực hiện cập nhật và quản lí thông tin

hoạt động các đơn vị mình

+ Chức năng tra cứu thông tin , cho phép người truy cập hệ thống có thể xem các thông tin về sinh viên,cũng như hoạt động của cácphòng ban thành viên trong trường

-Yêu cầu phi chức năng, hệ thống có các chức năng như:

+ Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

+ Truy xuất dữ liệu nhanh, khả năng lưu trữ dữ liệu tốt

+ Tìm kiếm nhanh, thuận tiện

+ Hệ thống bảo mật cao

+ Đáp ứng được những yêu cầu nghiệp vụ

-Yêu cầu miền ứng dụng:

+ Chạy đựơc trên các hệ điều hành khác nhau

+ Giao diện được thiết kế theo chuẩn E-learning Presenter 7.0

+ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 tập trung

Trang 9

+ Người quản lý được phép in thông tin về sinh viên ,các báo cáo và thống kê tương ứng với mỗi chức năng của hệ thống phần mềm

II.Tổng quan chức năng hê thống phần mềm

Căn cứ tài liệu về quy chế đào tạo và quy trình thực hiện quản lí đào tạo tại trường có thể phân chia các đối tượng sử dụng hệ thống theo các phòng ban chức năng:2.1 Phòng đào tạo:

2.1.1 Khoá Học

- Người QL:

+QL Khoa +QL Lớp+QL cán bộ Lớp+QL Giáo viên chủ nhiệm

2.1.2 Điêm và Điêm thi

2.1.3 Chương trình học

-Người Quản Lý:

+QL môn học +QL sắp xếp lịch học +QL giáo viên dạy2.2 Phòng Quản lí Sinh viên:

2.2.1.Hồ Sơ Sinh Viên

-Người Quản Lý:

+Cập nhật mức học bổng +Xét Điều kiện và lên danh sách +Cập nhật phát học bổng(tài vụ)

Trang 10

+In danh sách s v nhận học bổng -Sinh Viên:

+Tra cứu danh sách sv nhận học bổng

-Tra cứu hồ sơ sinh viên

-Tra cứu điểm

-Tra cứu lịch học

-Tra cứu tình trạng nộp học phí

-Tra cứu kết quả thi tốt nghiệp

-Góp ý(Thực hiện trên trang web của trường )

-Đăng ký học trực tuyến (Thực hiện trên trang web của trường)

2.5 Người quản trị hệ thống

Trang 11

-Đăng nhập,đăng xuất

-QL NSD và phân quyền NSD

-Kiểm xoát NSD truy cập hệ thống

-Ghi lại nhật ký NSD

-Tách dữ liệu theo từng khoá

-Sao lưu phục hồi dữ liệu

2.6 Sơ đồ tổng thể của hệ thống :

INTERNET

*V

Giảo Viên-Sinh Viên

Dữ liệu của trường được đặt tại “Máy chủ cơ sở dữ liệu”, nơi đây chứa dữ liệu về sinh viên , chứa dữ liệu về mô hình đào tạo của trường Hệ thống các phần mềm khai thác dữ liệu được xây dựng tuân thủ việc khai thác và cập nhâp dữ liệu theo quy chế đào tạo của nhà trường

Hiện tại, tất cả các thông tin liên quan đến sinh viên như hồ sơ sinh viên,quy chế,

cơ cấu tổ chức, chương trình đào tạo, chế độ chính sách đều đưa trên website của trường, người dùng có thể dễ dàng tra cứu ở trên đó Tuy nhiên, chưa có sự liên tác giữa hệ thống quản lý sinh viên và các hệ thống này nên việc đưa tin chưa được tự động hóa để, do đó không đảm bảo tính kịp thời và thuận tiện

Phỏng Đào Tạo Phòng QLSV Phỏng Tái Vụ

Trang 12

Giải pháp:Đe có thể triển khai phần mềm này trên hệ thống website cần có 1 đường truyền riêng Leased line với tốc độ truyền khoảng >8Mb với cơ sở dữ liệu dùng chung SQL.

2.7 Cơ sở hạ tầng

Cơ sở vật chất phục vụ hệ thống tối thiểu gồm:

03 máy chủ mạnh (4GB RAM, ổ cứng > 120G, tốc độ 2.5GHZ trở lên) 3 máy chủnày có kết nối với mạng Internet (khuyến cáo đường Leased line > 8MB), có địa chỉ

IP tĩnh Trên máy chủ cài các phần mềm:

+ Hệ điều hành Window Server 2003 SP2

+ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 bản Express

+Net framework 3.5

01 mạng LAN kết nối tới tất cả các đơn vị sử dụng trong trường

Các máy trạm tại các đơn vị sử dụng:

+ cấu hình 1GB RAM trở lên, ổ cứng rỗi trên 20GB, tốc độ > 2.5 GHZ)

+Các máy trạm kết nối với máy chủ qua mạng LAN

+Hệ điều hành Window x p hoặc Window 7, NET Framework 3.5

02 nhân sự phát triển và duy trì hệ thống

Nhân sự quản trị hệ thống cần có chuyên môn và kinh nghiệm trong việc quản trị và điều hành hệ thống lớn Nắm được quy trình và quá trình đào tạo của trường

Nhân sự tại các phòng ban chức năng: hiểu được nghiệp vụ của phòng ban mình thực hiện, có khả năng sử dụng các ứng dụng trên nền tảng Windows

Nhân sự quản trị mạng: vận hành mạng LAN, xử lí các sự cố về mạng, bảo vệ hệ thống chống lại tấn công từ chối dịch vụ, virus

Nhân sự phát triển và duy trì hệ thống: có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng phần mềm

Trang 13

2.9 Mô hình hoạt động của hệ thống phần mềm

2.9.1 Đào tạo theo chu kỳ của một học kỳ.

Công việc chính của trường được lặp đi lặp lại trong mỗi học kỳ theo sơ

đồ sau:

ctham khảo tài liệu phan tích yêu cầu phần mềm ĐHSP>

Trang 14

2.9.2 Tuyến sinh, nhập dữ liệu cho một học sinh mới.

Để thực hiện được quy trình trên còn có một công việc có được lặp lại hàng năm đó là việc tiếp nhận học sinh khóa mới Sau đây là sơ đồ tiếp nhận học sinh khóa mới:

Lập dự kỉ :n về số

j u a p u u I v i v i ỉ V V- I

lượng học sinh mỗi lớp cho tưng ngành,khoa

Xét, lập danh sáchtrúng tuyển và gửithôn: ĩ báothông báo

▼Làm thủ tục nhập học choóinh viên

■<

Trang 15

Bước 1: Các thí sinh đủ điều kiện nộp hồ sơ xin dự tuyển và nộp cho nhà trường Bước 2: Nhà trường căn cứ vào khả năng đáp ứng xác định số lớp và thông báo

thông số tuyển sinh

Bước 3: Xác định danh sách thí sinh trúng tuyển theo yêu cầu của nhà trường

Gửi thông báo

Bước 4: Thí sinh trúng tuyển đến nhập học Phân lớp cho từng sinh viên

Bước 5: Dữ liệu học sinh được chuyển xuống phòng đào tạo và quản lý học viên

để quản lý và theo dõi

2.9.3 Quản lý sinh viên

Song song với việc đào tạo và quản lý sinh viên về mặt tài chính gồm những mặt thể hiện sơ đồ sau:

Trang 16

III Đặc tả yêu cầu chi tiết

3.1 Phòng đào tạo

-Phòng đào tạo là một trong các phòng có chức năng chịu trách nhiệm tổ chức quản lý công tác giảng dạy và học tập trong trường bao gôm các hệ đào tạo chính quy và cao đăng, hệ không chính quy đại học

3.1.1 Kho á học

1 Quản lý khoa Cho phép ta quản lý tât cả các khoa cuả từng khoá học

trong trường, Mục đích để quản lý cán bộ, giảng viên cũng như sinh viên trong khoa

2 Quản Lý Lớp -Quản lí sô lượng học viên,tỉ lệ học viên lên lớp và tỉ

lệ học viên tự học ỏ nhà-Quản lý được tình trạng học tập và sinh hoạt của lớp -Quản lý sự chuyên cần của mổi sinh viên trong lớp -Quản lý hoặt động của lớp như: thể thao, giải trí, hoạt động đoàn của lớ p

3 Quản lý cán bộ lớp -Tên cán bộ lớp các mảng :hoạt động đoàn,học tập

,hoạt động khác-Theo dõi và quản lý học tập đối với tập thể lớp và các thành viên trong lớp

-Tổ chức các hoạt động khác của lớp như văn hoá nghệ thuật thể thao vui chơi

-Tổ chức lớp tham gia đầy đủ các phong trào do sinh viên và khoa phát động

-Phối hợp hoạt động vói ban chấp hành chi đoàn chi hội sinh viên

-Giải quyết những vướng mắc tồn tại và những việc phát sinh khác của lớp giữ vững đoàn kết trong nội bộ lớp

4 Quản lý giáo viên chủ

nhiệm

-Môi giáo viên chủ nhiệm sẽ phụ trách bao nhiêu lớp -Thông qua GVCN sẽ giúp sinh viên nắm bắt đươc: +Mục tiêu nội dung chương trình đào tạo của ngành và chuyên nghành ,nhất là phương pháp học tập và NCKH ở bậc đại học, định hướng nghề nghiệp cho sinh viên

+Giúp sinh viên nắm và thực hiện nghiêm túc các quy chế các quy định hiện hành,các chính sách chế độ có liên quan đến sinh viên

như: Họ tên,bố mẹ sinh viên, địa chỉ nhà,nơi

Trang 17

+Hướng dân ban cán sự lớp vê các vân đê như:theo dõi và quản lý học tập các thành viên trong lớp,tổ chức các hoạt động vui chơi giải trí

5 Tra cứu thông tin +Năm chăc các thông tin cơ bản vê sinh viên như :họ

và tên sinh viên bố mẹ sinh viên,địa chỉ của bố mẹ sinh viên, nơi thường trú cư trú của bố mẹ sinh viên,nơi ngoại trú hoặc nội trú của sinh viên, số điện thoại liên lạc

3.1.2 Điêm và điêm thi

1 Phân qưyên nhập điêm

với từng giáo viên

-Chỉ định giáo viên vào điêm cho từng môn học hoặc khoá học nhất định

-Giáo viên nhập điểm phải có trách nhiệm trong việc vào điểm của mình

-Điểm thi lại và điểm học lại phải được phân biệt một cách rõ ràng

2 Lập lịch thi, phòng thi -Giúp lên kê hoạch vê thời gian,địa điêm hợp lý

-Xep lịch thi cho từng môn, phân công giáo viên coi thi

-Giúp sinh viên chủ động sắp xếp công việc và có thời gian chuẩn bị trước khi thi

- Khi tổ chức thi người sử dụng có thể loại

bỏ số sinh viên không đủ điều kiện dự thi, và có danh sách những sinh viên đó

Gộp được danh sách sinh viên từ nhiều lớp khác nhau do người dùng lựa chọn

Chia phòng thi được thực hiện theo 2 cách sau:

+ Chia đều số sinh viên ra số phòng, số phòng do người dùng nhập vào

+ Chia theo số lượng sinh viên của từng phòng đã được xác định trước, số sinh viên từng phòng do người sử dụng nhập vào

Lọc được những sinh viên thi lại, học lại khi tổ chức thi lần 2 trở đi theo các tiêu chí như: Lấy từ danh sách đăng ký thi lại, lấy từ danh sách lớp, lấy từ danh sách đăng ký học lại Có thể xem danh sách sinh viên của các môn đã được tổ chức trong một phòng thi theo kỳ của năm

Trang 18

-Đưa ra những biện pháp phù hợp đối với những sinh viên cố tình chậm chể học phí.

4 Lập danh sách thi lại -Tông hợp danh sách sinh viên phải thi lại và lập lịch

-Xử lý các tình huống phát sinh VD: thi cải tiến:-Giúp NQL sẽ lập danh sách những sinh viên đã đăng

ký thi lại của một học phần trong kỳ của khoá học.5

Tính điêm trung bình

các môn học,ĐTB năm

-Tông hợp điêm thi của môi lân thi -Tổng hợp điểm các môn thi -Tính ĐTB mỗi học kỳ -Tính điểm trung bình năm

6 Lập lịch học lại -Phòng ĐT thông kê danh sách học viên học lại

-Xem xét lên lịch học lại-Chức năng này giúp người sử dụng lậpdanh sách những sinh viên đăng ký họclại, người sử dụng có thể lập danh sáchcác sinh viên đăng ký học lại của lớp nàyhọc ở lớp khác nhau tùy vào học phầnhọc của sinh viên đó đã đăng ký

7 In báo cáo thông kê -Sau môi đợt thi cuôi kỳ,sau môi năm phải có thông kê

báo cáo

8 Tra cứu điêm -Giúp GVCN,học viên tra điêm

-Giúp sinh viên có kế hoạch học tập hợp lý -Cho sinh viên biết kết quả học của những môn mình

đã học để có những phương hướng sau này cho mình:

VD nếu không qua biết để đăng ký thi lại hoặc học lại, nếu điểm tra cứu không khớp với điểm thi mình biết khi sau khi thi(đối với những môn thi trắc nghiệm biết điểm ngay) để biết báo với bộ phận vào điểm

9 Đăng kí học lại -Sinh viên phải đăng ký học lại vói GVCN hoặc p ĐT

-Nộp lệ phí

10 Khoá điêm Khóa không cho phép sửa chữa điêm sau

khi đã cập nhật dữ liệu điểm chính xác

11 Mở khoá điêm Mở khóa điêm đê hiệu chỉnh lại dữ liệu

Trang 19

Dư Án: Thiết Kẻ Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT _ Version 1.0

-Quản lý những môn đã học, những môn chuẩn bị học và những môn sẽ học tiếp theo

2 Quản lý săp xêp lịch học -Săp xêp môn theo cách nào VD:theo

logic học môn nào trước môn nào sau -Sắp xếp làm sao cho phù hợp nhất với sinh viên ví du: những môn chuyên nghành hoặc những môn thi tốt nghiệp cho học vào những năm cuối để sinh viên

có thể đảm bảo kiến thức sau này

3 Quản lý GV dạy -Quản lý giảng dạy đôi với giáo viên,sô

lượng thời gian lên lớp,dạy lý thuyết kết hợp thực hành

-Phương pháp giảng dạy

4 Tra cứu lịch học -Giúp giảng viên ,học viên biêt trước lịch

học tạo điều kiện cho học viên lên kế hoạch

3.1.4 Công tác chính trị tư tưởng

Nắm bắt kịp thời tình hình tư tưởng của cán bộ sinh viên đề xuất các chủ trương ,biện pháp và kế hoạch chính trị tư tưởng

Tổ chức học tập nghị quyết đường lối chính sách của Đảng ,sinh hoạt chính trị đầu khoá, cuối khoá và đầu năm cho cán bộ và sinh viên

Phối hợp với Đoàn TNCS Hồ Chí Minh ,Hội sinh viên nắm được tình hình và

những chủ trương mới của trường,của ngành, tình hình thời sự trong nước và quốc tế Phối hợp với đoàn thể trong trường xây dựng môi trường giáo dục lành mạnh

3.2 Phòng Quản Lý Sinh Viên

Bao gồm tất cả thông tin sinh viên từ khi nhập học đến khi ra trường Gồm các thông tin hoạt động và thông tin đào tạo về sinh viên.Từ đó Người quản lí có thể biết được tình trạng của sinh viên trong suốt quá trình học tại trương

Người quản lí thường xuyên cập nhật (Thêm,sửa ,xóa)thông tin về sinh viên

■Những thay đổi sẽ liên thông với các chức năng khác để tự động cập nhật

3.2.1 Hồ Sơ Sinh Viên

1 Cập nhật thông tin vê sinh viên Cho phép thay đôi các thông tin cá nhân

của sinh viên

Các thông tin cá nhân đã được cập nhật trước ở phần tiếp nhận sinh viên Neu có thay đổi quản lí cập nhật trực tiếp dữ liệu sinh viên để thay đổi

Khi dữ liệu đã được thay đổi thì tất cả các chức năng ở các bộ phận liên quan sẽ được thay đổi theo

2 Quản lí sinh viên chê độ chính sách Cập nhật các thông tin liên quan đên chê

Trang 20

độ chính sách của sinh viên.

Một sinh viên của trường có thể được hưởng nhiều chế độ chính sách Hệ thống cho phép NQL dễ dàng cập nhật

và thống kê theo các chế độ chính sách

để kịp thời đưa ra các quyết định về hỗ trơ sinh viên

3 Quản lí sinh viên - miên giảm học phí Cập nhật các thông tin vê miên giảm học

phí cho từng sinh viên

Hệ thống phần mềm đảm bảo quản lí được danh sách sinh viên trong các hình thức miễn giảm để bộ phận thu học phí căn cứ vào đó miễn giảm cho sinh viên

5 Quản lý kêt quả rèn luyện sinh viên Cho phép người dùng nhập khung đánh

giá của từng sinh viên như đánh giá về học tập, đánh giá về ý thức Quản lý được điểm rèn luyện của từng học kỳ, năm học, từng khóa học, điểm rèn luyện năm học được tính từ học kỳ, điểm rèn luyện của từng khóa được tính theo cácnăm với các hệ tương ứng do nhà trường quy định Tổng hợp được điểm

từ khungđiểm theo các tiêu chí đánh giá đã được nhập vào

6 Quản lý xét lên lớp đôi với sinh viên - Cho phép người quản lý có thê xem kêt

quả học tập, ý thức rèn luyện trong quá trình học tập năm học đó của từng sinh viên giúp người quản lý có thể xét cho những sinh viên nào được lên lớp, những sinh viên nào bị lưu ban lại

Trang 21

Danh sách thôi học, ngừng

học

Chức năng giúp người sử dụng tông hợp

số sinh viên ngừng học, thôi học theo từng lóp điều kiện xét theo quy định của

7 Quản lý khen thưởng, kỷ luật đôi với

sinh viên

Chức năng này cho phép người quản lý

có thể xem thông tin kết quả học tập, xem thông tin quá trình rèn luyện học tập trong năm học từng sinh viên để quyết định khen thưởng đối với sinh viên

có kết quả học tập và ý thức rèn luyện tốt trong năm học và có hình thức kỷ luật đối với sinh viên có ý thức học tập kém

8 Tìm kiêm, thông kê Chức năng tìm kiêm có thê tìm theo các

tiêu chí khác nhau để tìm kiếm như theo

họ tên, theo lớp, theo hộ khâu thường trú

và xem các thông tin hồ sơ lý lịch của sinh viên với tốc độ cao và tiềm kiếm nhanh, không phân biệt chữ hoa hay chữ thường

Chức năng này thống kê số lượng sinh viên trong trường, chức năng thống kê theo các tiêu chí như theo ngành học, theo khoa, theo h ệ và theo thông tin

hồ sơ như là thuộc đối tượng nào, thành phần , giới tính, nhóm trợ cấp

Tìm kiêm sinh viên theo

nhiều tiêu chí

Thông kê sinh viên theo

ngành học và các thông tin

trong hồ sơ

9 In báo cáo,in thông tin s v Cho phép kêt nôi với máy in in ra thông

tin của sinh viên, thống kê danh sách sinh viên

Chức năng cho phép kết xuất báo cáo tổng hợp hoặc danh sách chi tiết các sinh viên lưu danh sách và kết xuất danh sách ra thành báo áo

dạng excel

Trang 22

3.2.2 Quản Lý Học Bông

Chức năng này cho phép người quản lý(NQL) có thể cập nhật thông tin mức học bổng hiện thời để đưa ra mức học bổng, cập nhật thông tin xét học bổng cho từng sinh viên Lên danh sách những sinh viên nhận học bổng và phát học bổng cho tất cả sinh viên nhận được học bổng

1 Cập nhật mức học bông - Cập nhật các mức học bông hiện thời

và tiêu chuẩn để đạt được các mức học bổng đó Phục vụ cho việc xét học bổng cho sinh viên

- Tính điểm thưởng theo các mức ưu tiên

-Tính học bổng chính sách, lập danh sách đề nghị xét học bổng chính sách, danh sách đề nghị cấp học bổng chính sách

-Tính học bổng trợ cấp xã hội, trợ cấp ưu đãi, lập danh sách đề nghị xét trợ cấp, danh sách đề nghị cấp học bổng trợ cấp -HỖ trợ xét học bổng khuyến khích học tập

2 Xét Điêu kiện và lên danh sách học

bổng

-Dựa vào điêm trung bình học kỳ của sinh viên và tiêu chuẩn để đạt các mức học bổng theo quy định hiện thòi để quyết định sinh viên có được học bổng hay không và được học bổng loại (mức) nào

-Yêu cầu hệ thống ghi nhận kết quả xét học bổng

- Sau khi có kết quả những sinh viên đạt học bổng lên danh sách gửi cho phòng Tài Vụ

3 Cập nhật phát học bông Liên thông với phòng "quản lý tài vụ",

cập nhật tất cả các sinh viên nhận được học bổng và mức học bổng sinh viên nhân đươc

4 In danh sách s v nhận học bông Cho phép in ra thông tin sinh viên nhận

được học bổng, thống kê báo cáo những sinh viên nhận được học bổng, mức học bổng sinh viên nhận được

Trang 23

3.2.3 Tốt Nghiệp

1 Xét điêu kiện tôt nghiệp -Chức năng này giúp người sử dụng

quản lý và liệt kê danh sách sinh viên làm luận văn hoặc thi tốt nghiệp

-Xét điều kiện tốt nghiệp và làm luận văn, sinh viên phải thỏa mãn được tất cả các điều kiện từ học tập, học phí, KTX, thư viện mới

được tốt nghiệp hoặc làm luận văn - Chức năng này có thể lọc và liệt kê ra những sinh viên vẫn còn nợ môn và chưa được tốt nghiệp

-Chức năng còn có thể chuyển đổi những sinh viên từ thi tốt nghiệp sang làm luận văn và ngược lại khi người sử dụng lựa chọn

2 In sô liệu xét tôt nghiệp -Chức năng này sẽ cho phép người quản

lý in ra danh sách sinh viên đủ điều kiện xét tốt nghiệp

-In danh sách sinh viên tốt nghiệp và làm luận văn theo từng đợt và danh sách sinh viên chưa đủ điều kiện tốt nghiệp

3 Xêp loại tôt nghiệp -Cập nhật kêt quả thi tôt nghiệp của

từng sinh viên theo khoá,lớp vào CSDL -Lên danh sách sinh viên có kết quả cao nhất có hình thhức khen thưởng

-Dựa vào kết quả Chức năng này còn cung cấp các chức năng xét tốt nghiệp cho các sinh viên loại giỏi,khá,trung bình

4 Thông kê báo cáo tình hình tôt nghiệp -Báo cáo sô lượng và thông tin liên quan

về Sv tham dự thi tốt nghiệp :Ngày tổ chức thi,hội đồng thi,ban giám khảo -Báo cáo số lượng danh sách sinh viên

đỗ tốt nghiệp ,trượt tốt nghiệp

5 In băng, in hô sơ tôt nghiệp, in bảng

điểm

6 Theo dõi và cập nhật thông tin phát

bằng, phát hồ sơ tốt nghiệp

-Câp phát các loại văn băng chứng chỉ

Có khả năng cấp phát cho những sinh viên tốt nghiệp ra trường hoặc những người học các chứng chỉ không có hồ sơ

Trang 24

lưu lại trường.

- Quản lý thu hồi các văn bản, chứng chỉ Quản lý các văn bằng báo mất Thống kê các loại bằng cấp mà nhà trường đã cấp

p h á t

-Cập nhật thông tin về việc phát bằng :sinh viên đã nhận bằng hay chưa,ngày tháng nhận Vào CSDL

7 Lưu trữ hô sơ tôt nghiệp Cho phép lưu trữ toàn bộ hô sơ tôt

nghiệp theo từng khoá

8 Xét tôt nghiệp bô xung Chức năng này giúp người sử dụng cập

nhật và quản lý danh sách sinh viên chưa được thi tốt nghiệp do một lý do nào đấy hoặc những sinh viên được thi tốt nghiệp nhưng chưa qua Người sử dụng có thể

in danh sách sinh viên nợ tốt nghiệp

3.2.4 Góp Ý

Chức năng này cho phép tiếp nhận những đóng góp ý kiến và đưa ra những ý kiến tích cực bổ sung cho hệ thống

1 Quản lý góp ý Người quản lý sẽ tiêp nhận tât cả những

ý kiến góp ý của mọi người NQL sẽ xem xét và đưa ra những thông tin góp ý tích cực để có thể kịp thời bổ sung những thiếu sót giúp cho hệ thống ngày càng hoàn thiện hơn nữa

góp ý của tất cả3.3 Phòng tài vụ

3.3.1 Chức năng thu học p hí

1 Tính Tiên Học Phí -Nhân viên phòng tài vụ sẽ lên danh sách

khoản thu học phí tương ứng với mỗi hình thức học tại trường:hệ đại học ,hệ cao đẳng,trung cấp

- Cho phép quản lý theo học kỳ và theo

th án g -Liên thông với “QL hồ sơ sinh viên”Miễn giảm học phí với từng đối tượng như con thưong binh,bệnh binh,hộ

Trang 25

-Lên danh sách sinh viên chưa nộp học phí ,nộp quá thời hạn (liên tác module quản lý Sinh viên), hoãn thi, kỷ luật thi

3 In biên lai thu tiên và thông kê báo

cáo

-Phân mêm được kêt nôi vói máy in cho phép nhân viên tài vụ in ra biên lai thu tiền gồm đầy đủ thông tin trong mẫu biên lai thu tiền

-In phiếu thu từng lần thu; lập các báo cáo tổng hợp tình hình đóng học phí tới từng khoá - lớp

3.3.2 Phát thưởng,học bỏng

1 Tiêp nhận danh sách s v nhận thưởng -Dựa vào chức năng học bông trong

module quản lý sinh viên chức năng này giúp Nhân viên phòng tài vụ cập nhật nhanh danh sách sinh viên cũng như mức học b ổ n g

2 Cập nhật phát học bông -Lập lịch phát học bông

-Đưa ra danh sách phát học bổng theo kỳ

-Lưu trữ lại toàn bộ sinh viên đã nhận và

số tiền đã chi nhằm phục vụ cho công viêc báo cáo thu chi

dàng lập báo cáo về khoản chi cho công tác khen thưởng ,nhận học bổng của sinh viên

Trang 26

3.4 Quản trị hệ thống

Phân hệ này cho phép người quản trị hệ thống có thể thực hiện các chức năng quản trị như cấp phát tài khoản người sử dụng, phân quyền (vai trò) cho người dùng và các chức năng của hệ thống

Người quản trị có thể phân quyền cho từng user sử dụng các chức năng của hệ thống, tương tự cũng có thể phân quyền cho từng chức năng tới từng vai trò

Vai trò chủ đạo của Quản trị hệ thống, với nhiệm vụ là: Quản trị vận hành hệ thống, cấu hình, thiết lập các thông số để phần mềm có thể vận hành đúng thực tế Tạo và phân quyền cho các tài khoản sử dụng hệ thống Trong phân hệ này, cần đảm bảo tối thiểu các chức năng sau:

quản trị có thể thêm user, sửa thông tin user và xóa user

-Thay đổi mật khẩu của Người Quản Trị

2 Quản lí vai trò

Phân quyền theo chức năng

Người quản trị có thê câp phát quyên cho từng nhóm người sử dụng để thuận tiện trong quá trình quản lý chẳng hạn như:Nhân viên phòng tài vụ chỉ có quyền

về chức năng nhập học p h í

3 Phân quyên theo vai trò từng NSD Người quản trị có thê câp phát quyên và

thu hồi vai trò cho từng user

4 Quản lý phiên làm việc -Với chức năng này người quản trị sẽ

ghi nhân ai, làm gì, vào lúc nào

-Kiểm soát người dùng đang truy cập.Ghi nhật ký sử dụng

5 Chức năng tách dữ liệu -Tách dữ liệu các khoá học cũ ra khỏi cơ

sở dữ liệu chính

6 Chức năng sao lưu dữ liệu và phục

hồi

-Người quản lý có quyên Sao lưu dữ liệu

dự phòng sự cố thường xuyên theo ngày,tháng ,theo từng kỳ

-Ngoài ra chức năng này còn hỗ trợ việc

tự động sao lưu khi hệ thống được cấuhình tự động sao lưu

-Hệ thống hỗ trợ phục hồi từ dữ liệu saolưu

Trang 27

3.5 Sinh Viên

1 Tra cứu hô sơ sinh viên -Hô trợ chức năng tìm kiêm dữ liệu theo

các tiêu chí: masv,hoặc họ tên

-Với chức năng tra cứu này phần mềm

hỗ trợ sinh viên nhanh chóng tìm được đầy đủ thông tin về hồ sơ sinh viên -Liên kết tới các chức năng khác :kết quả học tập,

2 Tra cứu điêm -Hô trợ tìm kiêm và liệt kê kêt quả các

môn học theo từng môn học -Hiển thị điểm trung bình theo học kỳ,năm học

-Thống kê danh sách môn học lại ,thi lại

3 Tra cứu lịch học,môn học -Giúp giáo viên và sinh viên theo dõi

lịch giảng dạy ,việc học tập để đạt được kết quả cao nhất

-Tra cứu lịch thi ,thi lại ,lịch học lại

4 Tra cứu tình trạng nộp học phí -Giúp sinh viên năm rõ khoản tiên học

phí phải nộp đồng thời cũng thông báo danh sách sinh viên còn nợ học phí

5 Tra cứu kêt quả thi tôt nghiệp -Đây cũng là 1 trong những chưc năng

quan trọng kết quả của inh viên trong kỳ thi tốt nghiệp

những Góp ý về chương trình đào tạo ,cách giảng dạy hay bất kỳ ý kiến nào phản ánh phục vụ trong qúa trình học tập của sinh viên

-Hệ thống tự động cập nhật và gửi về QL góp ý chờ giải đáp

Trang 29

Dư Án: Thiết Kẻ Phần Mềm Quản Lý Sinh Viên Trường VNIT Version 1.0

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Ngày tháng và năm sinh (ghi 2 so cuối):

■ Dân tộc (DT Kinh ghi 1, DT khắc ghi 0) _

■ Tôn giáo :

■ Thành phần xuất thân (công nhân viên chức I _

ghi 1, Nông dân ghi 2, Khác ghi 3)

• Đối tượng dự th i:

• Ký hiệu trường:

Số báo danh:

Ket quả học lóp cuối cấp ở THCS

* Xêp loại vê học tập:

* xếp loại về hạnh kiểm:

* xếp loại tốt nghiệp:

Ngày vào Đoàn TNCSHCM:

- Ngày vào Đảng CSVN:.

- Khen thưởng, kỷ luật:

Nam, Nữ (nam ghi 0, nữ ghi 1)

Hộ khẩu thường trú : □

Thuộc khu vực tuyển sinh nào?

Ngành h ọ c :

Điểm thi tuyển sinh: Tổng điểm:

(Môn 1 : Môn 2 : Môn 3 :

- Điểm thưởng (nếu c ó ):

- Lý do để được tuyển thẳng và được thưởng điểm:

- Năm tốt nghiệp THCS (ghi 2 số cuối

của năm)

- Số chứng minh thư nhân dân:

- Số thẻ HS

Định dạng
Số trang	59
Dung lượng	1,58 MB