Quá trình cài đặt phần mềm thành công khi xuất hiện màn hình có dòng chữ “Installation Complete”.. - Khi đã cài đặt chương trình xong, bạn chạy chươngtrình bằng việ
Trang 1GIỚI THIỆU CHUNG VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM
QUẢN LÝ HỌC SINH
-Phần mềm Quản lý học sinh(QLHS) được xây dựng vàphát triển trong năm 2009-2010, dựa trên mô hình và ý
tưởng của Bà Ngô Thị Kiều Linh , giáo viên Ngữ văn,
trường THCS Ngô Sỹ Liên, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Điện thoại (Nhà riêng) : (+84) 04 3 6460 260
Mã số thuế : 0104320484
Phần mềm này phát triển trên nền tảng Windows, bằng ngôn ngữ C#(.NET Frameworks 3.5), cơ sở dữ liệu
Trang 2Các chức năng chính của phần mềm
• Chức năng Hệ thống :
- Đăng nhập Hệ thống
- Cài đặt hình nền
- Quản lý thông tin cá nhân (Các thông tin về
Người quản lý và Chọn lớp học mặc định để quản lý)
• Quản lý chung :
- Quản lý Niên khóa và Lớp học
- Quản lý Giáo viên bộ môn
- Quản lý Môn học
- Quản lý Học thêm(Học tập, Kỷ luật, Đóng tiền )
• Quản lý Học sinh :
- Quản lý Sơ yếu lý lịch của tất cả các học sinh
- Quản lý danh sách lớp
- Quản lý Học tập theo từng lớp
- Quản lý Hạnh kiểm theo tuần (38 tuần trong
Trang 3- Tìm kiếm học sinh.
- Gửi Email cho Phụ huynh học sinh(Email người gửi chỉ hỗ trợ định dạng Gmail), có thể gửi cho cả lớp hoặc từng Phụ huynh học sinh, Email người nhận được chọn từ danh sách học sinh trong lớp hoặc tự nhập
• Báo cáo : Gồm có 2 loại báo cáo là Báo cáo Học tập và Báo cáo Kỷ luật
- Báo cáo Học tập giữa Học kỳ I
- Báo cáo Kỷ luật giữa Học kỳ I
- Báo cáo Học tập cả Học kỳ I
- Báo cáo Kỷ luật cả Học kỳ I
- Báo cáo Học tập giữa Học kỳ II
- Báo cáo Kỷ luật giữa Học kỳ II
- Báo cáo Học tập cả Học kỳ II
- Báo cáo Kỷ luật cả Học kỳ II
- Báo cáo Học tập cả năm
- Báo cáo Kỷ luật cả năm
- Báo cáo Kỷ luật theo từng tháng
• Trợ giúp :
- Thông tin về bản quyền phần mềm
- Thông tin về bản quyền tác giả
- Hướng dẫn sử dụng phần mềm(dưới dạng
file CHM)
MỤC LỤC
Trang 4• Cài đặt phần mềm
• Bản quyền
• Quản lý Thông tin cá nhân
• Quản lý Niên khóa và Lớp học
• Quản lý Giáo viên bộ môn
• Quản lý Môn học
• Quản lý Học thêm
• Quản lý Sơ yếu lý lịch
• Quản lý danh sách lớp
• Quản lý học tập theo lớp
• Quản lý Hạnh kiểm theo tuần
• Quản lý Khen thưởng và Kỷ luật
• Quản lý việc thu các khoản tiền
• Tìm kiếm học sinh
• Gửi Email cho Phụ huynh học sinh
• Báo cáo (Tất cả các báo cáo đều dưới dạng file Excel - Office 2003)
• Trợ giúp
• Gỡ bỏ phần mềm
• Cài đặt phần mềm.
Hướng dẫn: Bạn phải có bộ cài của chương trình như hình bên dưới Double click vào qlhs_02.msi, các màn hình thể hiện quá trình cài đặt như dưới đây
Trang 5Quá trình cài đặt phần mềm thành công khi xuất hiện
màn hình có dòng chữ “Installation Complete”.
• Bản quyền Phần mềm.
Hướng dẫn Đăng ký bản quyền cho phần mềm
- Khi đã cài đặt chương trình xong, bạn chạy chươngtrình bằng việc Double click vào icon ngoài Desktop,một màn hình kiểm tra Bản quyền sẽ xuất hiện như bêndưới
Trang 6- Màn hình này sẽ hiển thị thông tin của người đang giữbản quyền của phần mềm và thông tin về bản quyềnphần mềm bạn đang sử dụng(nếu chưa đăng ký sửdụng)
- Nếu bạn muốn có bản quyền để sử dụng phần mềmnày, hãy liên lạc và gửi thông tin ID gồm 25 chữ cái
như màn hình này hiển thị như hướng dẫn trên mànhình Sau đó bạn sẽ nhận được một Serial cũng gồm 25
chữ cái, bạn nhập 25 chữ cái này vào các ô trong Serialvà bấm OK, chương trình sẽ kiểm tra xem mã bạn nhậpđúng hay sai, nếu mã nhập sai sẽ yêu cầ̀u nhập lại mã,nếu mã nhập đúng thì chương trình sẽ hiển thị thông tinchúc mừng bạn đăng ký thành công và vào chươngtrình, lần sau khi chạy chương trình lên, bạn sẽ khônggặp màn hình này nữa Bạn sẽ được sử dụng đầy đủ cácchức năng của chương trình này
- Khi đăng ký thành công, mỗi License bạn được dùngtrong 1 năm , có thể kiểm tra lại trong phần "Trợ giúp"
"Bản quyền", màn hình hiển thị như sau :
Trang 7- Nếu bạn chưa muốn đăng ký bản quyền, bạn có thểbấm vào nút "Chạy thử", một số chức năng của chươngtrình sẽ không sử dụng được do bạn chưa có bản quyềnđể sử dụng như "Báo cáo", "Quản lý học thêm" Tuynhiên, phần Báo cáo Kỷ luật theo tháng bạn vẫn có thểsử dụng để xem và kiểm tra chức năng báo cáo củachương trình Các "Báo cáo khác" và "Quản lý họcthêm" nếu click vào sẽ không hiển thị được vì bạn chưađăng ký sử dụng như hình bên dưới.
- Mỗi phiên bản Bạn được dùng thử trong vòng 30 ngàyhoặc 300 lần chạy chương trình, sau khoảng thời gianđó, nếu như bạn chưa đăng ký sử dụng, chương trình sẽkhông cho phép bạn đăng nhập trở lại nữa cho đến khibạn có Serial chính xác
- Phần ID là một số thông tin phần cứng của máy màbạn đã cài phần mềm này, và mỗi một Serial sẽ chỉ
dành cho một máy, nghĩa là mỗi Serial chỉ dùng chomột ID
3 Quản lý Thông tin cá nhân.
Bạn vào Tab "Hệ thống" như hình bên dưới :
Trang 8- Đặt hình nền : Trong màn hình lớn của bạn, bạn có thểđặt hình nền theo ý muốn bằng cách click vào "Đặt hìnhnền" và chọn đường dẫn tới file ảnh trong máy của bạn,có thể là ảnh tập thể lớp hoặc ảnh nhà trường
- Thông tin cá nhân : Dùng để thiết lập thông tin ngườidùng, bao gồm các thông tin như hình bên dưới :
• Bạn có thể thay đổi lại Mật khẩu dùng để đăngnhập chương trình, click vào nút "Đổi mật khẩu"
• Sửa lại Họ và Tên : "Họ và Tên" bạn khai báo ởđây sẽ được hiển thị trên tất cả các tiêu đề của cácmàn hình khác, trong tiêu đề của tất cả các Báo cáoxuất ra file Excel, tên của Email mà bạn gửi chongười khác(phần Tên hiển thị trong Email để gửicho người khác này sẽ tự động được chuyển sangtiếng Việt không dấu để tương thích với các loạiemail khác mở trên trình duyệt mà không hỗ trợđịnh dạng Unicode trên phần Email người gửi)
Trang 9• Email : Bạn khai báo Email phải là Gmail , nó sẽ
hiển thị chính xác trong mục Email người gửi củamàn hình gửi Email cho phụ huynh học sinh, giúpbạn không phải nhập lại Email cho mỗi lần gửi
• Mật khẩu Email : Bạn nhập chính xác mật khẩu củaEmail(Gmail) ở trên vào đây, khi gửi chương trìnhsẽ tự động kiểm tra Email và Mật khẩu này trướckhi gửi đi
• Lớp quản lý : Trong phần này, Bạn chọn một lớpmặc định bạn sẽ quản lý khi vào chương trình, lớp
này được định nghĩa (tạo ra) trong phần Quản lý Niên khóa và Lớp học
• Ảnh cá nhân : Bạn chọn một ảnh 4x6 hoặc cỡ khác(nếu ảnh quá to sẽ được thu nhỏ lại đúng kíchthước như trên), ảnh này se hiển thị trên tiêu đề tấtcả các màn hình khác, nên là ảnh logo của trường.Sau khi khai báo đầy đủ các thông tin cá nhân chínhxác, bạn nhấn nút "Lưu thông tin" để lưu lại các thôngtin trên
Tất cả các chỉnh sửa thông tin trong màn hình này, bạnphải khởi động lại chương trình thì mới có hiệu lực, vàomenu “Start” của chương trình và chọn "Khởi động lại",làm như hình sau :
4 Quản lý Niên khóa và Lớp học.
Bạn chọn Tab "Quản lý chung", chọn tiếp "Niên khóa
Trang 10và lớp học", màn hình sẽ hiển thị như sau:
- Trong màn hình này, bạn khai báo Niên khóa trước ->nhấn nút "Lưu thông tin Niên khóa", sau đó khai báophần lớp học theo từng Niên khóa đã khai báo ở bên ->nhấn nút "Lưu thông tin Lớp học" để lưu Phần này sẽchứa tất cả thông tin về các Niên khóa và Lớp học mà
- Double click vào một dòng trong phần Lớp học,sẽ hiển thị lên một màn hình để bạn chọn các Môn họccho từng lớp học:
Trang 11- Bạn chọn vào tên Môn học nào thì môn học đósẽ được thể hiện trong phần Quản lý học tập của họcsinh, danh sách môn học này được thể hiện ở màn
- Các thay đổi của phần này sẽ liên quan đến phần "Lớpquản lý" trong màn hình Thông tin cá nhân nên sau khithêm mới một lớp học và chọn lớp quản lý, bạn cũngcần phải khởi động lại chương trình như hướng dẫntrong phần thông tin cá nhân
5 Quản lý Giáo viên bộ môn.
Trong Tab "Quản lý chung" , Bạn chọn "Giáo viên Bộ môn", màn hình hiển thị như sau:
Trang 12- Bạn thêm hoặc sửa các giáo viên bộ môn, gán cho họ đang giảng dạy môn học nào ở cột Môn học như hình trên Phần "Môn học" bạn sẽ phải định nghĩa trong màn hình "Quản lý môn học" trước khi thực hiện việc thêm giáo viên bộ† môn.
- Nút "Lưu thông tin" : sau khi khai báo các thông tin chính xác, Bạn phải lưu thông tin rồi mới xuất ra file Excel
- Nút "Xuất Excel" : Dùng để in ra danh sách tất cả các giáo viên bộ môn hiện có dưới dạng file excel
6 Quản lý Môn học.
Trong Tab "Quản lý chung" , Bạn chọn "Môn học", màn hình hiển thị như sau :
- Bạn định nghĩa ra các môn học(mặc định hệ số là 1) các môn học hệ số 2 (hoặc 3 cho các lớp chuyên Pháp đã được định nghĩa sẵn), chỉ cần đổi tên các môn
học đã được định nghĩa nếu thấy cần thiết
- Nếu bạn tạo ra một Môn học có hệ số khác 1, hãy
click vào "Sửa thông tin Môn học" để điều chỉnh lại chochính xác thì chương trình mới hiểu được Môn học nào có hệ số khác 1, như sau :
Trang 13- Những môn học Bạn định nghĩa ở đây có liên quan đến phần Chọn môn học cho từng lớp ở màn hình
"Quản lý Niên khóa và Lớp học" và cũng liên quan đến các Môn học trong phần "Học thêm"
- Để đinh nghĩa các Môn học thêm, bạn vẫn chọn "Sửa thông tin Môn học", màn hình này hiện lên bạn chọn sang Tab "Các môn học thêm", các Môn học thêm này cũng được lấy từ danh sách Môn học và Bạn có thể tùy chọn:
Trang 147 Quản lý Học thêm.
Trong Tab "Quản lý chung" , Bạn chọn "Quản lý học thêm", màn hình hiển thị
- Danh sách học sinh học thêm được nhập trực tiếp và có gợi ý ở Panel "Học sinh" bên trái, panel này hiển thị danh sách học sinh trong lớp để người dùng so sánh hoặc xem, sau đó người dùng có thể kéo học sinh này vào phần "Quản lý học thêm", bằng cách :
+ chọn học sinh từ tab "Học sinh" cần chuyển sang + giữ "chuột phải" và kéo vào phần "Quản lý học thêm"
- Sau khi nhập đầy đủ các thông tin về học sinh học thêm, bạn lick vào "Cập nhật danh sách học thêm" để lưu thông tin Sau đó chọn môn học thêm bên phải -> chọn môn học thêm cho từng học sinh bằng việc click vào ô tương ứng của học sinh đó -> click "Xác nhận" đểlưu thông tin về môn mà học sinh đó sẽ học thêm
- Để cập nhật chi tiết về một học sinh học thêm với các thông tin như Đóng tiền, Khen thưởng, Kỷ luật, Nộp đơn cho mỗi môn học, bạn chọn vào "Chi tiết" của
Trang 15học sinh tương ứng như hình trên, màn hình chi tiết hiển thị:
- Ở màn hình này bạn có thể cập nhật các thông tin trên và click "Xác nhận" để lưu thông tin
8 Quản lý Sơ yếu lý lịch.
Trong Tab "Quản lý học sinh", chọn "Sơ yếu lý lịch", màn hình Sơ yếu lý lịch hiển thị như sau:
Trang 16- Nếu chưa có Học sinh nào, bạn click vào "Thêm mới",màn hình sau hiển thị và cho phép nhập tất cả thông tin của học sinh :
Trong phần Email của phụ huynh, bạn nhập chính xác Email của phụ huynh học sinh đó, để sau này khi gửi mail cho Phụ huynh của học sinh này thì chỉ cần chọn tên học sinh, sẽ lấy ra được Email của phụ huynh (trongphần Gửi Email)
- Sau khi nhập đày đủ các thông tin, bạn click "Lưu thông tin" và tiếp tục click vào nút "Thêm mới" nếu cần Sau đó nếu không muốn thêm nữa thì nhấn
"Thoát"
- Click tiếp và nút "Thoát" ở màn hình chính "Sơ yếu lýlịch" và mở lại, bạn sẽ thấy danh sách các học sinh vừa thêm vào Nếu muốn cập nhật thông tin về một học
sinh, chọn nút "Chi tiết" của học sinh đó, một màn hình
Trang 17như màn hình thêm mới sẽ được hiển thị bao gồm các thông tin có sẵn của học sinh đã chọn, cập nhật thông tin rồi nhấn "Lưu thông tin", sau đó click "Thoát" Tất cả các thông tin liên quan đến Sơ yếu lý lịch của học sinh chỉ có thể được cập nhật ở trong màn hình này.
9 Quản lý danh sách lớp.
Trong Tab "Quản lý học sinh", chọn "Danh sách lớp", màn hình Danh sách lớp hiển thị như bên dưới :
- Danh sách học sinh của một lớp được chọn ra từ mànhình Sở yếu lý lịch, click vào "Thêm/Sửa danh sách",một màn hình chứa tất cả các học sinh được thêm vàotừ màn hình Sở yếu lý lịch sẽ hiển thị ra, bạn sẽ chọn racác học sinh của lớp sẽ quản lý trong số những học sinhnày
Trang 18-Để xem thông tin chi tiết của từng học sinh, click vào nút "Chi tiết" tương ứng của học sinh đó, màn hình
thông tin chi tiết của học sinh này sẽ được hiển thị và bạn chỉ được phép đọc thông tin, không có quyền sửa trong phần này, nếu muốn sửa thì phải vào phần Sơ yếu lý lịch để sửa lại
10 Quản lý Học tập theo lớp.
Trong Tab "Quản lý học sinh", chọn "Học tập":
- Ngày nhập điểm : Chọn một ngày nhập điểm để khi bạn nhập điểm cho cả lớp, không cần chọn lại ngày cho cột Ngày, nếu cột ngày không có thông tin gì thì sẽ lấy
Trang 19ngày nhập điểm trên cùng này để luu vào cơ sở dữ liệu với những điểm đã nhập.
- Môn học : Danh sách môn học được chọn ra từ màn hình "Quản lý Niên khóa và Lớp học"
- Loại Điểm : Gồm có các loại điểm như 15', 45', thực hành, KT chất lượng, KT học kỳ, điểm miệng
- Lần : tối đa có 3 lần học sinh được vào điểm cho một môn tương ứng với một loại điểm, ngoại trừ điểm KT Chất lượng và Điểm Học kỳ
Chú ý : Với việc lưu thông tin ngày nhập điểm, nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới việc xuất ra Báo cáo Học tập giữa mỗi học kỳ của Học sinh như sau :
- Giữa học kỳ I : từ lúc bắt đầu cho đến 30/10 thì sẽ được tính là giữa Học kỳ 1
- Giữa học kỳ II : từ lúc bắt đầu cho đến 30/03 thì sẽ được tính là giữa Học kỳ 2
11 Quản lý Hạnh kiểm theo tuần.
Trong Tab "Quản lý học sinh", chọn "Hạnh kiểm” :
- Sẽ có 38 tuần trong năm để theo dõi Hạnh kiểm của từng học sinh trong lớp, từ tuần 1 đến tuần 38