KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY DU LỊCH VIETRAVEL CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty du lịch Vietravel chi nhánh Đà Nẵng
Quá trình hình thành và phát triển của công ty du lịch Vietravel
Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần Du lịch và Tiếp thị GTVT Việt Nam – Vietravel trải qua các giai đoạn dưới đây:
Giai đoạn 1: Hình thành và phát triển thương hiệu (1995 – 1999)
Vào ngày 20/12/1995, Công ty Du lịch & Tiếp thị GTVT, hay còn gọi là Vietravel, được thành lập dưới sự quản lý của Bộ Giao Thông Vận Tải, với nền tảng là Trung tâm Du lịch - Tiếp thị và Dịch vụ đầu tư Văn phòng đầu tiên của Vietravel được đặt tại số 16BIS Alexandre de Rhodes, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
Mở chi nhánh Vietravel tại: Hà Nội, Quy Nhơn, Nha Trang, Trung tâm Lặn biển Nha Trang, Văn phòng Chợ Lớn.
Thành lập hàng loạt các văn phòng mới tại Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và các tỉnh Bình Định, Khánh Hòa.
Trung tâm lặn biển Nha Trang - Vinadive, trung tâm lặn biển đầu tiên tại Việt Nam do công ty Vietravel thành lập.
Tham gia các hiệp hội du lịch quốc tế như Hiệp hội Du lịch Việt Nam (VITA), Hiệp hội Du lịch Mỹ (USTOA, ASTA), Hiệp hội Du lịch Châu Á - Thái Bình Dương (PATA) và Hiệp hội Du lịch Nhật Bản giúp nâng cao uy tín và kết nối mạng lưới trong ngành du lịch.
Giai đoạn 2: Phát triển và khẳng định vị trí thương hiệu du lịch hàng đầu Việt Nam
Từ năm 2000 đến 2005, đơn vị đã xuất sắc nhận cờ thi đua của Chính phủ, ghi nhận là "Đơn vị dẫn đầu thi đua ngành GTVT" Đặc biệt, đơn vị còn vinh dự được Chủ tịch nước trao tặng Huân chương Lao động hạng 3 cùng với bằng khen của Thủ tướng Chính phủ.
Công ty đã vinh dự nhận danh hiệu "Một trong 10 công ty du lịch hàng đầu Việt Nam" từ Tổng Cục Du lịch Việt Nam, cùng với nhiều giải thưởng cao quý khác từ các tờ báo uy tín như Vietnam Economics Times, Sài Gòn Tiếp Thị và Thương Mại.
Thành lập chi nhánh Vietravel tại: Đà Nẵng, Cần Thơ, Lào Cai và văn phòng Vietravel tại Phú Nhuận.
Năm 2005: Kỷ Niệm 10 Năm Thành Lập Vietravel (1995 - 2005)
Vietravel là thành viên của Phòng Thương mại – Công nghiệp Việt Nam (VCCI), Hội Doanh nhân Thành phố Hồ Chí Minh.
Thành lập Trung tâm Dịch vụ Du lịch Lá Xanh và Văn phòng chi nhánh Vietravel Tân Bình, đồng thời ra mắt Trung tâm tư vấn Du học Việt, là những bước đi quan trọng của Vietravel nhằm mở rộng dịch vụ và hỗ trợ khách hàng tốt hơn trong lĩnh vực du lịch và giáo dục.
Năm 2006, công ty đã xuất sắc hoàn thành nhiệm vụ điều phối phương tiện vận chuyển cho Hội nghị APEC 2006 tại Hà Nội, Việt Nam, theo sự giao phó của Chính phủ Đáng chú ý, công ty được vinh danh là "Một trong 10 công ty du lịch hàng đầu Việt Nam" bởi Tổng Cục Du lịch Việt Nam.
Vietravel là Hội viên phòng Thương mại & Công nghiệp Việt Nam (VCCI), Hội viên của Hội Doanh nhân Thành phố Hồ Chí Minh.
Vietravel đã mở chi nhánh tại Huế, Biên Hòa – Đồng Nai và Campuchia, khẳng định vị trí là nhà tổ chức du lịch chuyên nghiệp với những đột phá công nghệ Năm 2007, Vietravel triển khai mạng bán tour trực tuyến đầu tiên tại Việt Nam qua website www.travel.com.vn và được công nhận là một trong 500 thương hiệu có doanh số lớn nhất Việt Nam bởi VietnamNet.
Năm 2010: Kỷ niệm 15 năm thành lập Công ty.
Vào ngày 02/04/2010, văn phòng Âu Cơ được thành lập tại địa chỉ 286 Âu Cơ, P.9, Q.Tân Bình, thuộc Trung tâm Du Lịch Lá Xanh Đồng thời, Xí nghiệp vận chuyển Xuyên Á cũng được di dời về 23B Trường Sơn, P.4, Q.Tân Bình.
Tháng 04/2010: Thành lập Xí Nghiệp Xây dựng Công Trình Dân Dụng Ngôi Sao.
Ngày 21/07/2010: Thành lập Phòng Giao dịch bán lẻ trực thuộc Trung tâm Du lịch
Lữ hành Chợ Lớn là một phần của Phòng giao dịch bán lẻ thuộc Trung tâm du lịch lữ hành Thế Giới Vào ngày 13/08/2010, Trung tâm phát triển hệ thống bán đã chính thức được thành lập, đánh dấu bước tiến quan trọng trong việc nâng cao dịch vụ du lịch và mở rộng mạng lưới bán hàng.
Vào ngày 31/08/2010, Bộ Giao thông vận tải đã quyết định chuyển Công ty Du lịch & Tiếp thị GTVT thành công ty TNHH một thành viên, có tên đầy đủ là Công ty TNHH một thành viên Du lịch & Tiếp thị GTVT Việt Nam, viết tắt là Vietravel Đây là một cột mốc quan trọng, đánh dấu sự chuyển đổi sang giai đoạn phát triển mới sau 15 năm hình thành và phát triển, khẳng định sự lớn mạnh của công ty cả về chất lượng lẫn quy mô.
Ngày 01/11/2010: Văn phòng đại diện của Công ty tại Mỹ chính thức hoạt động trở lại, tại địa chỉ: 9191 Bolsa Avenue Suite 219 Westminster, CA 92683.
Ngày 23/11/2010: Khai trương chi nhánh Bình Phước.
Ngày 01/12/2010: Khai trương Trung tâm Dạy nghề Vietravel – số 35 Trần Quốc Toản, Phường 8, Quận 3.
Ngày 1/12/2010: Khai giảng lớp học “Nghiệp vụ điều hành tour du lịch” đầu tiên của Trung tâm dạy nghề Vietravel.
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty du lịch Vietravel chi nhánh Đà Nẵng
Công ty Du lịch và Tiếp Thị GTVT – Vietravel được thành lập từ Trung Tâm Du Lịch – Tiếp Thị và Dịch Đầu Tư GTVT (Tracodi Tours), đánh dấu sự phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực du lịch và tiếp thị tại Việt Nam.
Vào ngày 15/08/1992, Tracodi Tours được thành lập với chỉ 10 nhân viên Để thích ứng với nền kinh tế mở và phù hợp với chủ trương của Đảng và Nhà nước, công ty đã nắm bắt cơ hội phát triển mới và đối mặt với cạnh tranh gay gắt trong thị trường du lịch.
Việc tăng cường nội lực để nâng cao sức cạnh tranh là vấn đề sống còn của Tracodi Tours Ngày 02 tháng 12 năm 1995, Tracodi Tours đã trở thành doanh nghiệp độc lập với tên gọi Công ty Du lịch & Tiếp Thị GTVT – Vietravel, theo quyết định số 4962/QĐ/TCCB – LĐ của Bộ Giao thông Vận Tải.
Nhằm mở rộng thị trường cũng như tăng cường khả năng cạnh tranh, Công ty du lịch
Vietravel, với 11 năm hoạt động, đã phát triển một hệ thống chi nhánh và văn phòng đại diện rộng khắp trong và ngoài nước Tại Đà Nẵng, chi nhánh Vietravel được thành lập vào ngày 15 tháng 11 năm 1999, hiện có 20 nhân viên làm việc trong môi trường thuận lợi Để đảm bảo chất lượng dịch vụ và khả năng đáp ứng nhu cầu du lịch, chi nhánh Vietravel tại Đà Nẵng không ngừng tìm kiếm và phát triển mối quan hệ kinh doanh lâu dài với phương châm “Đôi bên cùng có lợi” cùng các đối tác cung cấp dịch vụ lưu trú, ăn uống, vận chuyển và hướng dẫn viên trong thành phố và các tỉnh lân cận Lĩnh vực kinh doanh hiện tại của công ty bao gồm dịch vụ du lịch đa dạng.
Du lịch nội địa và inbound bao gồm nhiều hình thức đa dạng như du lịch cá nhân và đoàn, du lịch biển, du lịch văn hóa, du lịch sinh thái, du lịch thương mại, du lịch sự kiện thể thao, du lịch lặn biển, du lịch chăm sóc sức khỏe, và du lịch theo yêu cầu đặc biệt Những loại hình này không chỉ mang lại trải nghiệm phong phú mà còn đáp ứng nhu cầu đa dạng của du khách.
+ Tour Outbound: Chương trình du lịch đến các nước Đông Nam Á, Bắc Á, Châu Âu, Bắc Mỹ, Châu Phi, Châu Úc, …
+ Tour sự kiện và hội thảo (MICE) và các chương trình xây dựng đội nhóm (Team Buiding)
+ Đại lý bán vé máy bay cho các hãng hàng không Quốc Tế và Nội địa
+ Dịch vụ hướng dẫn viên và dịch thuật
+ Dịch vụ tư vấn du học
+ Dịch vụ xuất khẩu lao động
Một số thông tin về công ty du lịch Vietravel chi nhánh Đà Nẵng
2Tên chi nhánh : CÔNG TY DU LỊCH & TIẾP THỊ GTVT – VIETRAVEL CHI NHÁNH ĐÀ NẴNG
3Địa chỉ : 58 pasteur – Quận Hải Châu – TP Đà Nẵng
6Email : vtv.danang@vietravel.com.vn
7Website: https://www.vietravel.com/
8Logo của công ty Vietravel:
Cơ cấu tổ chức của công ty Vietravel tại chi nhánh Đà Nẵng
Sơ đồ cơ cấu của công ty Vietravel tại chi nhánh Đà Nẵng
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Vietravel tại chi nhánh Đà Nẵng
Chi nhánh được tổ chức theo mô hình trực tuyến với giám đốc đứng đầu hệ thống Dưới sự lãnh đạo của giám đốc là hai phó giám đốc, mỗi người phụ trách một mảng khác nhau: mảng điều hành bao gồm phòng điều hành, phòng hướng dẫn và phòng kế toán tài chính; mảng kinh doanh bao gồm phòng truyền thông, khách lẻ, khách đoàn và các hoạt động kinh doanh khác Mỗi phòng ban có trách nhiệm chuyên môn riêng và hỗ trợ lẫn nhau để nâng cao hiệu quả công việc chung của công ty.
GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH Ông: VÕ QUANG LIÊN KHA
PHÓ GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH Ông: ĐẶNG NHƯ ĐÀ THÀNH PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH
Bà: TRẦN THỊ NGỌC TÚ
Phòng Kế Toán-Hành Chính
Để tối ưu hóa nhân sự phòng kế toán, cần xác định số lượng nhân viên hợp lý Mô hình tổ chức gọn nhẹ giúp tăng cường sự linh hoạt và cơ động Sự hợp tác hiệu quả giữa các phòng ban cùng với phân công công việc rõ ràng sẽ tạo nên một cơ cấu tổ chức làm việc tối ưu.
Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận của công ty Vietravel tại chi nhánh Đà Nẵng
Mỗi bộ phận khác nhau tại công ty sẽ có những chức năng khác nhau cụ thể sau đây:
Ban lãnh đạo hiện tại của công ty bao gồm Giám Đốc Ông Đoàn Hải Đăng, Phó Giám Đốc Dương Quang Bình và Phó Giám Đốc Trần Thị Ngọc Tú Họ trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh và hoạt động trước giám đốc và ban lãnh đạo tổng công ty Ngoài việc lập kế hoạch hoạt động cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo còn đại diện công ty trong các cuộc đàm phán với đối tác và tham mưu cho ban lãnh đạo tổng công ty.
Phòng điều hành tại công ty lữ hành đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức sản xuất và thực hiện các sản phẩm du lịch Đây là cầu nối giữa công ty và thị trường dịch vụ du lịch, thường được tổ chức theo nhóm công việc hoặc tuyến điểm du lịch chính Nhiệm vụ của phòng điều hành bao gồm triển khai toàn bộ công việc điều hành các chương trình du lịch, cung cấp dịch vụ dựa trên kế hoạch và thông báo từ phòng thị trường Họ cũng chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện các công việc liên quan đến chương trình du lịch, như đăng ký chỗ tại khách sạn và vận chuyển, nhằm đảm bảo thời gian và chất lượng dịch vụ.
Thiết lập và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan hữu quan là rất quan trọng trong việc ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ du lịch Việc lựa chọn các nhà cung cấp có sản phẩm đảm bảo uy tín và chất lượng sẽ góp phần nâng cao giá trị dịch vụ du lịch.
Theo dõi và quản lý quá trình thực hiện các chương trình du lịch, đồng thời phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán để thực hiện thanh toán với các công ty gửi khách và nhà cung cấp du lịch Nhanh chóng xử lý các tình huống bất thường phát sinh trong quá trình tổ chức các chương trình du lịch.
- Phòng hành chính - nhân sự
Phòng hành chính - nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ lao động của công ty, thực hiện các quy chế, nội quy, khen thưởng và kỷ luật Ngoài ra, phòng cũng quản lý chế độ tiền lương và thay đổi đội ngũ đào tạo, đồng thời đảm bảo các công việc văn phòng được thực hiện hiệu quả trong những điều kiện nhất định.
- Phòng kế toán - hành chính
Phòng kế toán - hành chính có nhiệm vụ tổ chức và thực hiện các công việc tài chính, bao gồm việc theo dõi và ghi chép chi tiêu của doanh nghiệp theo hệ thống thanh khoản và kế toán của nhà nước Đồng thời, phòng cũng theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp, cũng như báo cáo định kỳ về tình hình công ty theo quy định.
Bộ phận này giữ vai trò quan trọng trong công ty, vì nó quản lý hệ thống tài chính Tất cả các phòng ban khác đều có mối quan hệ chặt chẽ với bộ phận này, và hướng dẫn viên cần phải thông qua đây để ứng tiền hoặc quyết toán tour.
- Phòng kinh doanh – sale FIT
Phòng kinh doanh - sale FIT chuyên cung cấp dịch vụ bán hàng và tư vấn cho khách lẻ, đặc biệt là các chương trình du lịch bị động Đối tượng khách hàng chính của phòng là các nhóm nhỏ và cá nhân có nhu cầu du lịch trong nước và quốc tế.
Phối hợp với phòng điều hành, marketing, HDV để đem lại những chương trình du lịch làm hài lòng khách hàng nhất có thể.
- Phòng kinh doanh – sale GIT
Phòng kinh doanh GIT chuyên cung cấp dịch vụ tour cho các đoàn khách từ 20 người trở lên, tập trung vào tư vấn và chào bán tour theo yêu cầu của khách hàng Bộ phận này thực hiện việc thu thập ý kiến từ trưởng đoàn để thiết kế tour hợp lý, định giá và đưa ra lựa chọn hướng dẫn viên từ danh sách gợi ý Để giành được hợp đồng, đôi khi cần phải tham gia đấu thầu, đồng thời phải đối mặt với áp lực cạnh tranh mạnh mẽ từ các công ty khác Sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban liên quan là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Phòng hướng dẫn viên có nhiệm vụ sắp xếp chương trình du lịch hợp lý, giải quyết các vấn đề khẩn cấp liên quan đến hướng dẫn như công tác phí và phương tiện di chuyển Ngoài việc phản hồi email và xử lý phàn nàn từ hướng dẫn viên, phòng còn phụ trách đào tạo và đại diện công ty trong việc quảng bá các chương trình du lịch Đánh giá của khách hàng về chuyến đi phụ thuộc vào chất lượng của hướng dẫn viên Đặc biệt, phòng tổ chức cuộc thi xếp sao hai năm một lần nhằm nâng cao kiến thức cho đội ngũ hướng dẫn viên, từ đó xác định mức độ xếp hạng và công tác phí phù hợp cho các chương trình du lịch.
Phòng truyền thông - marketing đảm nhiệm các hoạt động truyền thông, quảng cáo, khuyến mãi và chăm sóc khách hàng của công ty Phòng này phối hợp với bộ phận khách đoàn và khách lẻ để truyền thông qua các kênh điện tử Ngoài ra, phòng cũng tiếp nhận điện thoại và phản hồi phàn nàn từ khách hàng, thiết kế mẫu quảng cáo trên website công ty và tổ chức các chương trình sự kiện liên quan đến hoạt động của công ty.
Phòng IT tại Vietravel Đà Nẵng hiện chỉ có một nhân viên, đảm nhiệm tất cả các nhiệm vụ liên quan đến việc duy trì và vận hành các thiết bị công nghệ thông tin Nhân viên này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các phòng ban khác trong công ty, đảm bảo mọi công việc diễn ra suôn sẻ.
Hệ thống sản phẩm, dịch vụ của công ty Vietravel tại chi nhánh Đà Nẵng
Công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng cung cấp một hệ thống sản phẩm du lịch đa dạng và phong phú, tương tự như tổng công ty Vietravel Tuy nhiên, chi nhánh này không cung cấp một số dịch vụ như Trung Tâm Lá Xanh, Vietravel training và xuất khẩu lao động Các sản phẩm bao gồm chương trình du lịch trọn gói cho khách Outbound, Inbound và nội địa, cũng như các chương trình du lịch theo yêu cầu của khách hàng trong nước.
TRỌN GÓI TRỌN GÓI TRỌN GÓI TICKET CENTER
TRỌN GÓI TRỌN GÓI TRỌN GÓI
DL văn hóa, lịch sử
DL văn hóa, lịch sử
DL văn hóa, lịch sử
Vé máy bay Tàu hóa…
Dịch vụ du lịch tại nước ngoài
Dịch vụ du lịch tại Việt Nam
Dịch vụ du lịch tại nước ngoài
Visa nước ngoài và du lịch tự chọn là những dịch vụ chính mà chúng tôi cung cấp Ngoài ra, chúng tôi còn có hệ thống dịch vụ đa dạng như cho thuê xe, bán vé máy bay và dịch vụ khách sạn Các chương trình du lịch của chúng tôi bao gồm: du lịch văn hóa - lịch sử, du lịch sự kiện, du lịch nghỉ dưỡng, du lịch chữa bệnh, du lịch khám phá, thăm thân nhân, quá cảnh, du lịch đường biển, thể thao và tuần trăng mật.
Hệ thống sản phẩm du lịch đa dạng theo yêu cầu của khách hàng bao gồm: tour tùy chỉnh, du lịch hội nghị, tour khảo sát, dịch vụ du lịch quốc tế, và dịch vụ du lịch trong nước dành cho cả người Việt Nam và du khách nước ngoài.
Chương trình du lịch trong nước:
- Trở về Cố Đô Huế: Lăng Khải Định - Đại Nội - Chùa Thiên Mụ.
- Huế - La Vang - Động Thiên Đường - Bà Nà - Hội An - Đà Nẵng (Khách sạn 4* & 5* 2 đêm Siêu tiết kiệm).
- Bảo Tàng Chăm - Sơn Trà - Ngũ Hành Sơn.
- Danh Thắng Ngũ Hành Sơn - Phố Cổ Hội An.
- Đà Nẵng- Bà Nà- Hội An.
Khám phá hành trình du lịch tuyệt vời từ Đà Nẵng đến Bà Nà, Sơn Trà, Hội An, La Vang, Động Phong Nha, và Huế Chương trình tour bao gồm các khách sạn 4* và 5* với dịch vụ trọn gói, mang đến trải nghiệm sắc xuân miền di sản đầy hấp dẫn Tham gia tour để tận hưởng vẻ đẹp thiên nhiên và văn hóa đặc sắc của miền Trung Việt Nam.
- Đà Lạt Xứ Hoa - Bay kích cầu cùng Vietnam Airline.
- Bà Nà "Đường lên tiên cảnh"
- Đà Nẵng - Bà Nà - Hội An - La Vang - Động Thiên Đường - Huế.
- Hành trình khám phá Tây Bắc.
Chương trình du lịch nước ngoài
- Seoul - Công viên Everland - Đảo Nami - Tặng vé Drum cat Show.
- Malaysia - Singapore - Vườn Hoa Lan - Hotel 4 sao tại Singapore.
- Đài Bắc - Đài Trung - Cao Hùng - Công viên Yehliu - Nam Đầu - Khách sạn 4 sao Bay thẳng từ Đà Nẵng.
- Hong Kong – Disneyland – Thiền viện Chí Liên.
- Singapore - Tham Quan Vườn Hoa Lan
Khi đến với Vietravel, khách hàng có thể tùy chỉnh tour theo yêu cầu dựa trên các tour có sẵn, mang lại sự hài lòng tối đa trong chuyến đi Điều này không chỉ tạo cảm giác thoải mái mà còn thể hiện sự thân thiện từ các nhà cung cấp dịch vụ.
Vietravel tự hào là đơn vị tiên phong trong tổ chức chương trình du lịch MICE chuyên nghiệp tại Việt Nam, cung cấp giải pháp tối ưu cho từng đối tượng khách hàng Chi nhánh Đà Nẵng của Vietravel hiện đang triển khai nhiều chương trình du lịch MICE nổi bật, bao gồm du lịch hành hương, thăm thân, theo mùa hoa, hội nghị, du thuyền, và tour dành riêng cho học sinh, sinh viên.
Dịch vụ cho thuê xe:
- Cho thuê xe du lịch
- Cho thuê xe làm việc
- Cho thuê xe hoa – cưới hỏi
- Cho thuê xe tháng 22 ngày
Vietravel Airlines, hãng hàng không du lịch đầu tiên tại Việt Nam, chính thức khai thác chuyến bay thương mại đầu tiên vào ngày 25/01/2021 với đội tàu bay gồm 03 chiếc Airbus A321 hiện đại Hãng cung cấp 06 đường bay, cam kết mang đến cho khách hàng trải nghiệm bay độc đáo, dịch vụ chuyên nghiệp và chi phí cạnh tranh Hiện tại, Vietravel Airlines chủ yếu hoạt động tại Cảng hàng không quốc tế Tân Sơn Nhất và Nội Bài, kết nối hơn 15 điểm đến du lịch nổi tiếng tại Việt Nam và khu vực Châu Á.
Các dịch vụ bổ sung khác
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn và làm hồ sơ visa cho nhiều quốc gia, Vietravel cung cấp dịch vụ làm visa chuyên nghiệp với chính sách hỗ trợ tốt về xử lý hồ sơ và giá cả Điều này đã thu hút nhiều du khách Việt Nam lựa chọn các thị trường như Mỹ, Úc, Châu Âu, Nhật Bản và Hàn Quốc để du lịch và thăm thân, đặc biệt trong mùa cao điểm Tết và Hè.
-Thu đổi ngoại tệ, bán sim du lịch tại sân bay quốc tế Đà Nẵng
BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH ĐÓN TIỄN KHÁCH CỦA ĐỘI NGŨ HƯỚNG DẪN VIÊN TẠI CÔNG TY
Giới thiệu về bộ phận phòng hướng dẫn viên Vietravel tại chi nhánh Đà Nẵng
Phòng Hướng Dẫn Viên (HDV) có trách nhiệm sắp xếp chương trình du lịch hợp lý cho các HDV, giải quyết các vấn đề khẩn cấp như công tác phí và phương tiện vận chuyển Ngoài ra, phòng cũng xử lý các phản hồi và phàn nàn từ HDV, đồng thời đưa ra các biện pháp khắc phục Phòng đảm nhận việc đào tạo HDV cho công ty và là đại diện tiếp xúc với khách hàng, quảng bá các chương trình du lịch Đánh giá của khách hàng về chuyến đi phản ánh chất lượng của HDV và bộ phận HDV Đặc biệt, phòng tổ chức cuộc thi xếp hạng sao hai năm một lần để nâng cao kiến thức cho đội ngũ HDV, từ đó xếp loại HDV phù hợp với năng lực cho các chương trình.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của phòng hướng dẫn viên
Phòng hướng dẫn viên tại công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng có trách nhiệm quản lý và sắp xếp đội ngũ hướng dẫn viên, phân bổ chương trình du lịch, theo dõi quá trình thực hiện các chương trình này, và tiếp nhận thông tin báo cáo từ hướng dẫn viên Ngoài ra, phòng còn giải quyết các yêu cầu của khách du lịch, xử lý những phát sinh và đưa ra ý kiến đóng góp để giải quyết các trường hợp bất thường trong quá trình thực hiện chương trình du lịch.
Công tác thực hiện các chương trình du lịch: Quảng cáo, quảng bá các chương trình du lịch tiềm năng cho khách du lịch.
Phòng hướng dẫn viên chịu trách nhiệm quản lý và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hoạt động hướng dẫn du lịch, bao gồm phương tiện di chuyển, công tác phí và số ngày thực hiện chương trình Đồng thời, phòng cũng sẽ phản hồi các email phàn nàn về chất lượng hướng dẫn viên và đề xuất các biện pháp xử lý hợp lý để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Phòng hướng dẫn viên tại Vietravel chi nhánh Đà Nẵng đảm nhận trách nhiệm đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ hướng dẫn viên Để khuyến khích việc trau dồi kiến thức, phòng tổ chức cuộc thi xếp hạng sao, từ đó phân bổ chương trình du lịch và thù lao hợp lý, đảm bảo công bằng giữa các hướng dẫn viên Việc đánh giá hiệu quả hoạt động của hướng dẫn viên dựa vào sự hài lòng của khách du lịch và sự tuân thủ các quy định của công ty cũng như pháp luật.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của phòng hướng dẫn viê
Phòng hướng dẫn tại công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng bao gồm hai bộ phận chính Trưởng phòng hướng dẫn viên, ông Trần Văn Hóa, chịu trách nhiệm sắp xếp và giám sát hoạt động của hướng dẫn viên, đồng thời giải quyết các vấn đề phát sinh trong chương trình du lịch Điều phối viên, bà Nguyễn Thị Kim Thảo, đảm nhận nhiệm vụ điều phối đội ngũ hướng dẫn viên và phân loại các chương trình du lịch sắp diễn ra.
2.1.3 Lao động tại phòng hướng dẫn viên
Công tác phân công và bố trí hướng dẫn viên tại Vietravel chi nhánh Đà Nẵng là biện pháp quan trọng nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ Việc sử dụng đúng khả năng và sở trường của đội ngũ hướng dẫn viên không chỉ đảm bảo hiệu quả công việc mà còn đáp ứng nhu cầu của các chương trình du lịch, từ đó góp phần gia tăng doanh thu cho công ty.
Hướng dẫn viên nội địa tại công ty sẽ được phân công công việc theo thứ tự ưu tiên giữa các tour cho khách lẻ và khách đoàn, xen kẽ theo tỷ lệ 1 - 1 hoặc 1 - 2, tùy thuộc vào khả năng và kinh nghiệm của từng hướng dẫn viên.
Trưởng Phòng Hướng Dẫn Ông: Trần Văn Hóa Điều Phối Viên Bà: Nguyễn Thị Kim Thảo
Công ty chúng tôi phân bổ hướng dẫn viên theo tuyến du lịch, cụ thể là hướng dẫn viên mới vào nghề sẽ được bố trí cho tuyến Đà Nẵng – Hội An Đối với các tuyến Huế – Quảng Bình – Quy Nhơn, chúng tôi ưu tiên sắp xếp cho những hướng dẫn viên có từ 2 đến 3 năm kinh nghiệm.
Công ty sẽ phân công những hướng dẫn viên dày dạn kinh nghiệm, chủ yếu là những người đạt tiêu chuẩn 4 sao và 5 sao, cho tuyến Bắc – Nam.
Bố trí công việc cho hướng dẫn viên đi tour Outbound:
Hướng dẫn viên tại công ty muốn tham gia tour Outbound cần trải qua buổi kiểm tra với sự tham gia của lao động công ty, phòng hướng dẫn viên và phòng điều hành Khi đáp ứng đủ yêu cầu, công ty sẽ phân tuyến cụ thể cho hướng dẫn viên.
Tuyến Đông Nam Á: Công ty sẽ tiến hành sắp xếp và bố trí cho những hướng dẫn viên mới vào nghề thực hiện hướng dẫn tuyến này.
Tuyến Nhật Bản – Hàn Quốc: Những hướng dẫn viên được bố trí thực hiện tour này đều là những hướng dẫn viên có từ 3 năm kinh nghiệm trở lên.
Tuyến du lịch Dubai – Châu Âu – Châu Úc – Châu Mỹ được công ty tổ chức với đội ngũ hướng dẫn viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, đảm bảo mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho du khách.
Bố trí công việc cho hướng dẫn viên vào mùa thấp điểm:
Công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng đã sắp xếp công việc cho các hướng dẫn viên trong mùa thấp điểm, ưu tiên theo thứ tự cụ thể.
Hướng dẫn viên chính thức tại công ty.
Hướng dẫn viên đạt 5 sao trong kì thi xếp hạng sao.
Hướng dẫn viên có gia đình.
Hướng dẫn viên gắn bó với công ty là những hướng dẫn viên lâu năm, có nhiều năm kinh nghiệm và đã có nhiều đóng góp cho công ty.
Hướng dẫn viên trẻ có nhiều cống hiến, đóng góp cho công ty.
Khi đoàn du lịch từ hai xe trở lên, công ty sẽ bố trí một hướng dẫn viên mới và một hướng dẫn viên dày dạn kinh nghiệm để hỗ trợ nhau Đối với các hướng dẫn viên cộng tác hoặc những người mới vào nghề, họ cần chấp nhận số lượng chương trình du lịch hạn chế và đối mặt với những thị trường khó khăn để chứng minh năng lực, từ đó tạo dựng niềm tin với công ty cho các tour trong tương lai Điều này giúp phòng điều hành dễ dàng hơn trong việc điều phối số lượng tour.
Công ty Vietravel đã sắp xếp và bố trí công việc cho các hướng dẫn viên một cách hợp lý và công bằng, thể hiện sự quan tâm đến đội ngũ nhân viên của mình.
2.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật của phòng hướng dẫn viên
- Sau đây là bảng cơ sở vật chất kỹ thuật tại phòng hướng dẫn viên Vietravel chi nhánh Đà Nẵng:
Trang thiết bị Số lượng Chất Lượng
(Nguồn: Phòng hướng dẫn viên Vietravel chi nhánh Đà Nẵng)
Thông qua bảng cơ sở vật chất kỹ thuật, có thể thấy rằng phòng hướng dẫn viên hiện nay được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại, tất cả đều trong tình trạng tốt và không có thiết bị nào hỏng Điều này đáp ứng hiệu quả cho môi trường làm việc của nhân sự phòng hướng dẫn, hỗ trợ tích cực trong công việc hàng ngày cũng như trong việc sắp xếp, phân bổ chương trình du lịch và quản lý hướng dẫn viên ngày càng hoàn thiện.
Thực trạng về quy trình đón và tiễn khách của đội ngũ Hướng Dẫn Viên tại Công
2.3.1 Thực trạng về hướng dẫn viên cơ hữu tại công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng
- Hướng dẫn viên cơ hữu chính thức tại công ty:
Họ và tên Chức vụ
Trình độ học vấn Hạng
1 Trần Văn Hóa Trưởng phòng HDV x x 5 sao
Tổ trưởng tổ nội địa x x 5 sao
3 Đặng Mạnh Trí Tổ trưởng tổ
4 Tôn Phước Minh HDV x x 5 sao
5 Nguyễn Tuấn Anh HDV x x 5 sao
6 Nguyễn Anh Vũ HDV x x 5 sao
(Nguồn: Phòng hướng dẫn viên Vietravel chi nhánh Đà Nẵng)
Hướng dẫn viên cơ hữu chính thức là những nhân viên gắn bó chặt chẽ với công ty, chỉ được tham gia các tour do công ty phân công Họ không được phép làm việc cho các công ty khác và nhận lương cùng các khoản phụ cấp từ công ty mình.
Hướng dẫn viên cơ hữu tại công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng là những chuyên gia có nhiều kinh nghiệm, không chỉ về chuyên môn mà còn trong việc xử lý sự cố trong chuyến du lịch, mang lại sự an tâm cho khách hàng Họ phối hợp hiệu quả với các nhà cung ứng như khách sạn, nhà hàng, và nhà xe, giúp giải quyết tình huống khó khăn, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách Để trở thành hướng dẫn viên chính thức, họ phải đạt tiêu chuẩn hạng sao 5 sao và tham gia các cuộc thi hướng dẫn viên giỏi toàn quốc, điều này góp phần xây dựng thương hiệu cho công ty.
Hiện tại, công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng sở hữu lợi thế lớn về nguồn lực lao động hướng dẫn viên, với đội ngũ hướng dẫn viên dày dạn kinh nghiệm và gắn bó lâu năm Theo bảng 2.8, hiện có 6 hướng dẫn viên cơ hữu chính thức, tất cả đều là nam giới.
Hướng dẫn viên chính thức của Vietravel Đà Nẵng có hơn 10 năm kinh nghiệm, gắn bó lâu dài với công ty Đội ngũ này sở hữu kiến thức sâu rộng và chuyên môn vững vàng, mang đến sự hài lòng và thích thú cho du khách.
2.3.2 Thực trạng về hướng dẫn viên cộng tác tại công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng
Hướng dẫn viên cộng tác tại công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng: ĐVT: người
Chức vụ Số lượng Giới tính Trình độ học vấn
Nam Nữ Cao đẳng Đại học
(Nguồn: Phòng hướng dẫn viên Vietravel chi nhánh Đà Nẵng)
Theo số liệu từ bộ phận phòng hướng dẫn viên, hiện tại công ty có 124 hướng dẫn viên cộng tác.
Chúng tôi có 50 hướng dẫn viên nội địa, 28 hướng dẫn viên Inbound, 28 hướng dẫn viên Outbound, 4 hướng dẫn viên Inbound – Outbound, 10 hướng dẫn viên Domestic – Outbound và 4 hướng dẫn viên có khả năng phục vụ cả ba thị trường Inbound, Outbound và Domestic.
- Xét về mặt giới tính:
Hiện tại, công ty có 100 hướng dẫn viên nam và chỉ 24 hướng dẫn viên nữ, cho thấy sự chênh lệch rõ rệt về số lượng giữa hai giới Nguyên nhân chính là do đặc thù của nghề hướng dẫn viên yêu cầu sức khỏe tốt, khả năng chịu áp lực cao và khả năng đối mặt với nhiều thách thức, điều này thường phù hợp hơn với nam giới Do đó, sự chênh lệch này trong công ty là điều dễ hiểu.
Xét về trình độ học vấn:
Để trở thành hướng dẫn viên tại công ty lữ hành Vietravel chi nhánh Đà Nẵng, ứng viên cần hoàn thành chương trình học tại các trường đào tạo du lịch, với nhiều người đã tốt nghiệp đại học và cao đẳng chuyên ngành Họ được trang bị kiến thức sâu rộng về lịch sử, địa lý, văn hóa, cùng với kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp Điều này giúp các hướng dẫn viên không chỉ nắm vững chuyên môn mà còn phát triển phong cách và sở trường riêng, tạo nên sự đặc biệt cho đội ngũ hướng dẫn viên tại Vietravel Đà Nẵng.
Hướng dẫn viên của Vietravel chi nhánh Đà Nẵng hiện nay đều có khả năng sử dụng ít nhất một ngoại ngữ, như Tiếng Anh hoặc Tiếng Trung Các hướng dẫn viên đang nỗ lực không ngừng để cải thiện kỹ năng ngôn ngữ của mình.
Trong mùa cao điểm, các hướng dẫn viên tại chi nhánh Đà Nẵng của công ty Vietravel luôn bận rộn và làm việc hết công suất do số lượng chương trình du lịch bán ra rất lớn Sự gia tăng này đòi hỏi đội ngũ hướng dẫn viên phải nỗ lực tối đa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Trong một tháng cao điểm, hướng dẫn viên thường thực hiện từ 3 tour, với mỗi tour kéo dài trung bình từ 4 đến 5 ngày Vào mùa lễ hội và mùa hè, thời gian nghỉ ngơi của họ rất hạn chế, dẫn đến tình trạng mệt mỏi Điều này đôi khi ảnh hưởng đến cảm giác thoải mái và sự hài lòng của khách du lịch, gây ra phàn nàn từ phía du khách.
Trong mùa thấp điểm, số lượng chương trình du lịch mà công ty cung cấp giảm, dẫn đến công việc của hướng dẫn viên trở nên nhẹ nhàng hơn Thời gian này cho phép họ khám phá nhiều thị trường, nâng cao kiến thức cá nhân và tìm kiếm nguồn khách tiềm năng cho công ty.
2.3.3 Thực trạng quy trình đón và tiễn khách của đội ngũ hướng dẫn viên tại công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng
2.3.3.1 Quy trình đón khách của đội ngũ hướng dẫn viên
- Kiểm tra lần cuối những giấy tờ, vật dụng và công việc đã được chuẩn bị hay chưa chuẩn bị có trong bảng danh mục kiểm tra
Lập hồ sơ đoàn khách là bước quan trọng, bao gồm việc thu thập các giấy tờ liên quan đến đoàn và Hướng dẫn viên Đồng thời, cần kiểm tra giờ đến của khách tại các đầu mối giao thông để đảm bảo sự phối hợp và đón tiếp kịp thời.
Gọi điện cho tài xế để xác nhận thời gian và địa điểm đón khách Đồng thời, nhắc nhở tài xế kiểm tra lại mức xăng và tình trạng máy móc trước khi xuất phát.
- Những việc Hướng dẫn viên cần làm khi đi đón khách tại sân bay.
- Trang phục lịch sự, chỉnh tề
- Tạo tâm lý thoải mái, tự tin
- Đem theo hồ sơ đoàn khách, biển đón đoàn, hoa, tiền, điện thoại di động, hộp y tế.
2.3.3.2 Quy trình tiễn khách của đội ngũ hướng dẫn viên
Kiểm tra vấn đề tái xác nhận chổ của vé máy bay.
Để đảm bảo chuyến đi suôn sẻ, cần kiểm tra chính xác giờ giấc và địa điểm xuất phát của phương tiện vận chuyển khách Đối với hành khách đi máy bay, tàu hỏa hoặc tàu thủy, hướng dẫn viên cần nắm rõ số hiệu chuyến bay, chuyến tàu, thời gian làm thủ tục hải quan và xuất cảnh, cũng như giờ bay Thông tin này giúp hướng dẫn viên thông báo cho khách, từ đó giúp họ có sự chuẩn bị phù hợp cho hành trình.
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH ĐÓN VÀ TIỄN KHÁCH TẠI SÂN BAY CỦA ĐỘI NGŨ HƯỚNG DẪN VIÊN TẠI VIETRAVEL
Mục tiêu và phương hướng phát triển cho tương lại của Công ty du lịch Vietravel
3.1.1 Mục tiêu của công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng
Dựa vào những chính sách đề ra công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng đã lựa chọn các mục tiêu chiến lược cho doanh nghiệp như:
Trở thành một đơn vị, một thương hiệu du lịch tiên phong, có uy tín, chất lượng trong lòng du khách trong và ngoài nước
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và mô hình của chi nhánh.
Xây dựng một đội ngũ nhân viên chất lượng cao, chuyên nghiệp và đoàn kết là ưu tiên hàng đầu Chúng tôi chú trọng vào công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại chi nhánh, nhằm nâng cao năng lực và hiệu quả làm việc của đội ngũ.
Chúng tôi tiếp tục phát triển và đa dạng hóa các chương trình du lịch bằng cách nghiên cứu thị trường khách mới và các điểm đến mới Chúng tôi luôn tìm hiểu nhu cầu và mong muốn của khách hàng để tạo ra những chương trình du lịch độc đáo, thu hút sự quan tâm không chỉ của du khách trong nước mà còn cả quốc tế.
3.1.2 Phương hướng của công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng
Công ty Vietravel chi nhánh Đà Nẵng hoạt động theo định hướng phát triển của tổng công ty, với các chính sách và phương hướng cụ thể nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Nghiên cứu nhằm mở rộng thị trường bằng cách tập trung vào việc khai thác nhóm khách du lịch có thu nhập cao và khả năng chi trả tốt, đặc biệt là khách nghỉ dưỡng và khách du lịch bằng tàu biển.
Chúng tôi cam kết mang đến cho du khách những sản phẩm tốt nhất và chất lượng nhất, đồng thời không ngừng cải tiến và nâng cao dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Để thu hút khách hàng tiềm năng và khách hàng mục tiêu, doanh nghiệp cần tập trung vào việc phát triển các sản phẩm phù hợp với nhu cầu và thị hiếu ngày càng cao của du khách Điều này không chỉ giúp tăng cường sự đón nhận từ du khách mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh một cách đáng kể.
Công ty chúng tôi liên tục mở rộng và hoàn thiện các tuyến du lịch đường bộ, nhằm mang đến trải nghiệm tuyệt vời nhất cho du khách trên mỗi hành trình.
Luôn quan tâm đến những giá trị cảm nhận, chất lượng dịch vụ, phục vụ mà khách hàng nhận được.
Tăng cường số chương trình du lịch bán ra.
Để tối đa hóa doanh thu và giảm thiểu chi phí, cần đảm bảo cung cấp các chương trình du lịch chất lượng cao như đã cam kết với khách hàng.
Phát triển hệ thống bán hàng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.
Thành lập chi nhánh ở sân bay chịu trách nhiệm khai thác khách du lịch Inbound và khách lẻ.
Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quy trình đón và tiễn khách tại sân bay của đội ngũ hướng dẫn viên tại công ty du lịch Vietravel chi nhánh Đà Nẵng
1 Vào mua cao điểm các hướng dẫn viên đều đi tour dài ngày nên việc để sinh việc thực tập tại công ty đón và tiễn khách cũng là một cách hay Trước hết các sinh viện thực tập tại công ty sẽ được huấn luyện qua khóa đào hoặc training về việc đón khách tại sân bay và ngoài ra còn có được đào tạo về việc xử lí các tình huống có thể xảy ra ở sân bay Để có thể đi đón và tiễn sân bay thì sinh viên thực tập phải trải qua những kì thi thử để kiểm tra trình độ và nhạy bén khi xử lí tình huống Công ty Vietravel sẽ tổ chức kiểm tra cho các sinh viên và sàn lọc ra những sinh viên ưu tú để có thể đi đón và tiễn sân bay, kì thi kiểm tra trình độ của Vietravel bao gồm hai kì thi: kì thi thứ nhất sẽ test trình độ qua bài kiểm tra trắc nghiệm và kì thi thứ hai sẽ test kiến thức và xử lí tình huống Nếu sinh viên thực tập vượt qua hai kì thi này sẽ được thực hiện công việc đầu tiên để làm quen với nghề hướng dẫn viên là đón và tiễn sân bay.
Dưới đây sẽ là các tình huống có thể xảy ra tại sân bay:
Khi phát hiện lái xe taxi "cướp" khách từ sân bay, hướng dẫn viên cần kiểm tra danh sách đoàn tại công an cửa khẩu để xác nhận khách đã đến Việt Nam hay chưa Nếu tên khách có trong danh sách, có khả năng lái xe taxi đã giả danh công ty du lịch để lừa khách Hướng dẫn viên nên giữ bình tĩnh, hiểu rằng quản lý sân bay còn hạn chế, cho phép taxi tiếp cận khu vực nhận hành lý Nhiều du khách có thể nhầm lẫn và đi theo taxi về khách sạn mà không nhận ra sự sơ suất, dẫn đến việc mất tiền cho tài xế taxi sau đó.
Một tình huống khác khiến lái xe taxi "cướp" khách là khi họ sao chép biển tên đoàn khách và đứng ở cửa ra khác tại sân bay, nơi có nhiều cửa ra cho mỗi chuyến bay Trong trường hợp này, hướng dẫn viên cần nhanh chóng liên lạc với khách sạn để thông báo cho khách về sự thật và khuyên họ không trả tiền cho lái xe taxi Đồng thời, hướng dẫn viên cũng nên thông báo cho công ty để tránh bị khiển trách vì không đón được khách.
2 Những chuyến bay dài thời gian khi hạ cánh hành khách bị thất lạc vali là ngoài ý muốn nhưng hướng dẫn viên lại không thể vào khu vực nhận hành lí của quý khách để hỗ trợ vì vậy giải pháp để có thể giải quyết được vấn đề này là:
- Bước 1: Hướng dẫn viên phải liên hệ với khách hàng qua số điện thoại của khách trên danh sách đoàn và trấn an khách.
- Bước 2: Hướng dẫn viên sẽ hướng dẫn khách tìm an ninh gần nhất trong khu vực sân bay để trợ giúp về việc lạc mất hành lí của mình.
- Bước 3: Thông báo cho điều hành về vấn đề xảy ra với khách và xin phương án giải quyết hợp lí nhất.
3 Hướng dẫn viên chưa được điều hành thông báo về việc đổi giờ bay hoặc app flightradar 24 sẽ được giải quyết qua các bước sau:
- Trước khi đón khách, hướng dẫn viên phải kiểm tra giờ bay của hành khách và xem chuyến bay có trì hoãn hay không
Trước giờ bay 3 tiếng, hướng dẫn viên sẽ kiểm tra lại giờ bay của hành khách và theo dõi lộ trình chuyến bay thông qua ứng dụng Flightradar 24 Việc này giúp hướng dẫn viên nắm bắt được tình trạng chuyến bay để đảm bảo hành khách đến sân bay đúng thời gian.
Khi máy bay bị trì hoãn hoặc lùi giờ bay do thời tiết hoặc sự cố kỹ thuật, người hướng dẫn cần thông báo ngay cho bộ phận điều hành của công ty Sau khi nhận được thông tin, bộ phận điều hành sẽ thông báo cho các địa điểm trong chương trình tour để điều chỉnh kế hoạch đón tiếp Nếu chuyến bay bị hủy, hãng hàng không sẽ chịu trách nhiệm và thường sắp xếp chỗ ăn nghỉ cho đoàn khách tại khách sạn gần sân bay Tất cả chi phí liên quan đến ăn nghỉ và hậu quả từ việc hoãn hoặc hủy chuyến bay sẽ do hãng hàng không chi trả Trong tình huống này, người hướng dẫn nên phối hợp tốt với hãng hàng không và thường xuyên trao đổi với khách để thể hiện sự cảm thông về sự chậm trễ.
4 Khi hành khách đã hạ cánh nhưng hướng dẫn viên vẫn chưa đến công ty thì đây là một việc hết sức là quan trọng vì việc này có thể làm ảnh hướng đến danh tiếng của công ty rất nhiều và tạo ra cảm giác không vui cho hành khách Trong trường hợp này, nếu hướng dẫn viên đến quá muộn so với giờ đón khách thì điều hành sẽ bố trí hướng dẫn viên khác đến đón khách ngay lập tức và cấm tour của hướng dẫn viên đến muộn hoặc trong trường hợp nặng có thể ngưng hợp tác với hướng dẫn viên này Khi đến hướng dẫn viên phải làm việc đầu tiên là xin lỗi khách hàng và cố gắng trấn an khách hàng, có thể mua bánh kẹo và nước ngọt để tặng cho khách thay lời xin lỗi của công ty đến với quý hành khách.
5 Hướng dẫn viên đã hoàn thành việc đón khách nhưng không liên lạc được xe du lịch hoặc xe đang hư hỏng trên đường làm trì hoãn đến thời gian tham quan của khách Khi xảy ra tình huống này, hướng dẫn viên phải chuẩn bị thật tốt trước mỗi chuyến dẫn khách đi tham quan Hướng dẫn viên phải là người đến sớm trước ít nhất 30 phút, gọi điện cho tài xế cũng phải đến sớm Nếu có xảy ra vấn đề gì về xe thì trong 30 phút ấy, hướng dẫn viên có thể xử lý kịp Trong tình huống xe bị tắc đường hay bị hỏng nhẹ có thể sửa nhanh thì hướng dẫn viên nên bảo khách thông cảm đợi trong thời gian ngắn từ 10 – 15 phút Trong thời gian ấy, hướng dẫn có thể dặn dò khách đem theo những vật dụng cần thiết cho chuyến đi: kem chống nắng, ô, nước uống, mang giày thể thao… hay kể cho khách nghe 1 câu chuyện vui Khi xe đến thì phải xin lỗi khách vì đã để khách phải đợi.
3.2.2 Giải pháp về quy trình tiễn sân bay
1 Vấn đề hướng dẫn viên quên check giờ bay là một trong những vấn đề xảy ra thường xuyên với hướng dẫn viên, có thể là vì mãi mê với việc thuyết minh và đồng hành với hành khách ngày cuối nên quên kiểm tra giờ bay của hành khách Khi đã đến muộn chuyến bay thì người hướng dẫn viên phải có trách nhiệm điện thoại về báo điều hành và chủ động thanh toán các khoản của chuyến bay sau cho hành khách Vì vậy hướng dẫn viên cần phải kiểm tra chuyến bay của hành khách trước 12h để có thể thông báo cho hành khách thời gian hợp lí đến sân bay, tránh trường hợp đến muộn.
2 Tình trạng hướng dẫn viên đưa khách đến quá muộn và sát với giờ bay sẽ làm quý khách có ít thời gian làm thủ tục hải quan Có những trường hợp hai đoàn của hai công ty lớn đến cùng lúc và phải xếp hàng rất lâu khiến cho việc lên máy bay không đúng giờ cũng rất là nguy hiểm Vì vậy, nên ra sân bay là trước 120 phút đối với chặng nội địa và 180 phút với chặng quốc tế Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng hình thức check in như sau:
Check in online, hay còn gọi là làm thủ tục trực tuyến, là giải pháp nhanh chóng và tiện lợi của bốn hãng hàng không nội địa: Vietnam Airlines, Vietjet Air, Jetstar Pacific và Bamboo Airways Với hình thức này, hành khách chỉ cần sử dụng thiết bị kết nối internet để truy cập vào website của hãng và thực hiện thủ tục tại nhà một cách dễ dàng.
Trước 24 tiếng chuyến bay, quý khách có thể tự do chọn chỗ ngồi, dịch vụ ăn uống và hành lý khi check in online, nhưng chỉ áp dụng cho tối đa 9 hành khách tại 3 sân bay quốc tế lớn: Nội Bài, Tân Sơn Nhất và Đà Nẵng Quý khách nên có mặt tại sân bay từ 45 - 60 phút trước giờ bay sau khi đã check in online Hình thức làm thủ tục trực tuyến hiện đang được nhiều hãng hàng không áp dụng cho cả chuyến bay nội địa và quốc tế Tuy nhiên, khi check in online, quý khách cần lưu ý một số điểm quan trọng.
- Những hành khách đi cùng trẻ nhỏ dưới 2 tuổi và phụ nữ mang thai sẽ không được làm thủ tục bằng hình thức này
Hành khách thực hiện thủ tục check-in trực tuyến sẽ không nhận được hỗ trợ về việc hoàn trả hoặc đổi vé Ngoài ra, những hành khách đã đặt thêm dịch vụ như hành lý ký gửi, xe lăn, hay xe đẩy cũng không thể làm thủ tục qua hình thức trực tuyến này.
Sau khi hoàn tất thủ tục trực tuyến, hành khách cần tự in thẻ với thông tin rõ ràng hoặc trình mã code để xuất trình tại cửa an ninh.
Để tránh phải chờ đợi lâu khi làm thủ tục hải quan, quý khách nên đến sớm ít nhất 2 tiếng trước giờ bay nếu chọn cách check in trực tiếp tại quầy của hãng hàng không.