Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý kho luận án tại thư viện quốc gia việt nam

Khoá luận tốt nghiệp Đào Thị Lan Phần mở đầu Lý chọn đề tài Chúng ta chứng kiến phát triển mau lẹ công nghệ thông tin viễn thông Công nghệ thông tin ®· t¸c ®éng tíi mäi lÜnh vùc cđa ®êi sèng x· héi Trong lÜnh vùc th«ng tin - th viƯn, công nghệ thông tin đà làm thay đổi phơng thức xuất tài liệu, rút ngắn thời gian cung cÊp tin ®Õn tay ngêi ®äc HiƯn th viện quốc gia Việt Nam đà tiến hành xây dựng th viƯn ®iƯn tư, ngêi dïng tin cã thĨ khai thác thông tin tài liệu toàn cầu lĩnh vực mà họ quan tâm, chủ yếu thông qua nguồn tài liệu điện tử, sở liệu CD-ROM, nguồn tin onlie, nguồn th mục điện tử đặc biệt nguồn tõ internet Th viƯn qc gia ViƯt Nam lµ mét th viện đầu việc ứng dụng tin học vào lĩnh vực hoạt động th viện, đà xây dựng đợc sở liệu, đặc biệt khâu xử lý tài liệu Th viện quốc gia Việt Nam đà đạt đợc kết định, tích luỹ kinh nghiệm bớc nâng cao chất lợng Thế giới hôm chứng kiến thay đổi hoạt động xà hội, nhờ thành tựu vi điện tử tin học, đà hỗ trợ đắc lực cho cho hoạt động th viện đặc biệt công tác xử lý tài liệu quý có luận án tiến sỹ Công tác xử lý thông tin, xây dựng sở liệu đợc coi nhiệm vụ bản, trọng tâm cần đợc nghiên cứu xem xét từ nhiều góc độ khác Bởi lẽ hoạt động đầu vào TVQGVN phải trải qua trình nhập máy, xử lý, hiệu đính đa phôc vô tra cøu, phôc vô cho ngêi dïng tin Việc nghiên cứu khâu xử lý thông tin, xây dựng sở liệu luận án TVQGVN đòi hỏi vấn đề thiết thực cần đợc tiến hành, nhằm tìm hiểu thêm trình xử lý thông tin, xây dựng sở liệu, mặt tích cực, hạn chế việc xử lý thông tin đảm bảo chất lợng xử lý luận án tiến sü, h¹n chÕ sai xãt xư lý kü tht, đặc biệt việc sử dụng chơng Ngành Thông tin học quản trị thông tin Khoá luận tốt nghiệp Đào Thị Lan trình ILIB công ty máy tính CMC công tác biên mục yêu cầu thiếu phần mềm tự động hoá th viện Th viện quốc gia Việt Nam th viện công cộng đầu việc ứng dụng công nghệ đại vào nghiệp phát triển th viện Việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý kho luận án Th viện quốc gia Việt Nam dự án tự động hoá TVQGVN Nhận thức đợc tầm quan trọng loại tài liệu quý (Luận án tiến sỹ) nên em đà chọn đề tài: ứng dụng công nghệ thông tin quản lý kho luận án Th Viện Quốc Gia Việt Nam để thực khoá luận tốt nghiệp Mục đích đề tài khoá luận Trên sở khảo sát kho luận án, đánh giá trình thu nhận, xử lý luận án tiến sỹ Th Viện Quốc Gia Việt Nam, nhằm đề xuất ý kiến nâng cao trình xử lý kho luận án Th Viện Quốc Gia Việt Nam Đối tợng phạm vi nghiên cứu Đối tợng kho luận án tiến sỹ TVQGVN Phạm vi nghiên cứu đề tài khóa luận giới hạn TVQGVN Phơng pháp nghiên cứu sử dụng viết khoá luận Phơng pháp khảo sát thực tế Phơng pháp nghiên cứu tài liệu Phơng pháp phân tích, so sánh Phơng pháp quan sát, vấn Phơng pháp trao đổi trực tiếp Tổng hợp liệu Nhiệm vụ khoá luận Căn vào mục đích, đối tợng phạm vi nghiên cứu khoá luận, cần tập trung giải nhiệm vụ sau Tìm hiểu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cÊu tỉ chøc cđa Th ViƯn Qc Gia ViƯt Nam Khảo sát phần mềm tích hợp ILIB trình xử lý kho luận án TVQGVN Biện pháp số kiến nghị phát triển kho luận án tiến sü t¹i Th ViƯn Qc Gia ViƯt Nam Néi dung khoá luận Ngành Thông tin học quản trị thông tin Khoá luận tốt nghiệp Đào Thị Lan Ngoài phần mở đầu, kết luận phụ lục, khoá luận gồm chơng: ChơngI: Khái quát th viện quốc gia Việt Nam chơngii: ứng dụng công nghệ thông tin quản lý kho luận án tvqgvn ChơngIII: Một số biện pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện kho luận án TVQGVN Chơng I Khái quát th viện quốc gia việt nam i trình hình thành phát triển Lịch sử th viện Việt Nam đợc khởi đầu từ kỷ XI Tuy có bề dày 10 kỷ, song phải đến đầu kỷ XX đặc biệt từ sau năm 1945 đến nay, sù nghiƯp th viƯn míi thùc sù bíc vµo thêi kỳ phát triển Năm 1917 th viện mang tơng ®èi ®Çy ®đ vỊ ý nghÜa cđa Th ViƯn Qc Gia đợc thành lập Việt Nam, th viện trung ơng Đông Dơng Đầu Kỷ XX sau hoàn thành khai thác thuộc địa lần thứ nhất, thực dân Pháp thi hành sách trị, kinh tế, văn hoá Việt Nam Chúng đà mở gần 500 trờng học cấp dạy chữ Pháp, La tinh, Quốc ngữ Ngành Thông tin học quản trị thông tin Khoá luận tốt nghiệp Đào Thị Lan Song song với việc mở mang trờng học thực dân pháp quan tâm tới việc phát triển báo chí Thời kì này, với tờ báo thực dân, nớc ta đà xuất hiƯn nhiỊu tê b¸o tiÕn bé cđa c¸c tỉ chøc cách mạng Trớc bùng nổ sách báo nhu cầu đọc phận nhân dân có học thức, nhà cai trị pháp đà phải tính đến việc tăng cờng quản lý, kiểm duyệt sách báo tổ chức truyền bá sách báo phù hợp với sách cai trị họ Th viện đà coi nh công cụ hiệu để thực việc quản lý tuyên truyền sách báo Trớc tình hình ngày 29/11/1917, toàn quyền Pháp Đông Dơng đà ký định thành lập th viện trung ơng Đông Dơng Th viện trung ơng Đông Dơng đời ngày 29/11/2917, trực thuộc Nha lu trữ va Th viện Đông Dơng Trụ sở Th viện đợc đặt số 31 Tràng Thi, trung tâm Hà Nội Gần 35 năm tồn dới quyền pháp (1917-1954) trải qua nhiều thay đổi Th viện trung ơng Đông Dơng không ngừng phát triển đà để lại thành đáng kể trình hoạt động Những thành đà trở thành móng cho th viƯn qc gia ViƯt Nam sau nµy Vèn tµi liƯu phong phú số lợng chất lợng, bao gồm 155092 sách 1215 tên báo, tạp chí Đông Dơng Việt Nam Đặc biệt th viện đà để lại đến hôm su tập xuất phẩm Việt Nam từ năm 1922-1954 đầy đủ, bao gồm 13381 tên sách loại, 5123 số báo tạp chí có đ có đ ợc thành tựu nhờ Nghị định nộp lu chiểu xuất phẩm đợc ban hành ngày 31/01/1922 Đây văn pháp luật lu chiểu Việt Nam 28/2/1935 Th viện trung ơng Đông Dơng đợc đổi tên thành th viện pierre pasquier (pie paskiê) Th viện hoạt động tốt xảy đảo Nhật lật đổ thực dân Pháp Đông Dơng Cách mạng tháng thành công lật đổ ách thống trị Nhật lẫn Pháp quyền thuộc tay nhân dân, ngày 8/9/1945 phủ đà ký sắc lệnh 13 chuyển giao th viện công cộng ®ã cã th viƯn piepaskiª vỊ cho Bé qc Gia giáo giục quản lý Sau ngày giải phóng thủ đô (10/1945) Th viện quốc gia Việt Nam thức đợc đời sở tổng Th Viện chế độ cũ Đây th viện nớc Việt Nam dân chủ cộng hoà Ngành Thông tin học quản trị thông tin Khoá luận tốt nghiệp Đào Thị Lan Là th viện Trung ơng nớc, đồng thời th viện trọng điểm hệ thống công cộng Nhà nớc thuộc Bộ văn hoá thông tin, Th viƯn qc gia ViƯt Nam cã vèn tµi liƯu s¸ch b¸o kh¸ phong phó Th viƯn cã quan hệ trao đổi sách báo với 122 th viện, 32 quốc gia giới Ngoài quan hệ đối ngoại với tổ chức nghề nghiệp nớc, khu vực giới Năm 1961, liên hiệp héi Th viƯn qc tÕ (IFLA) ®· mêi Th viƯn quốc gia Việt Nam tham dự hội nghị chuyên môn Năm 2000 Th viện quốc gia Việt Nam đợc kết nạp làm thành viên thức IFLA, CONSAL (Hội nghị th viện nớc Đông Nam á) th viện chi nhánh tiếp nhận báo Liên hiệp quốc Nhiều dự án đà đợc kí kết song phơng Th viện quốc gia Việt Nam với Th Viện tổ chức giới Nắm bắt đợc xu tất yếu tơng lai tin học hoá, tự động hoá hoạt động th viện Th viện quốc gia Việt Nam đà ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp th viện từ năm 1986 đà tranh thủ đợc giúp đỡ nớc lÜnh vùc nµy HiƯn Th viƯn qc gia ViƯt Nam đà tiến hành xây dựng th viện điện tử, th viện số nâng cấp mạng thông tin th viện theo hớng điện tử hoá rộng rÃi khâu Tháng 12/2001 Th viện ký hợp đồng với Công ty CMC xây dựng th viện tích hợp ILIB, chuyển ®ỉi CSDL CDS/ISIS sang khỉ mÉu MAR21 Th viƯn hiƯn có 185 công nhân viên chức có khoảng 80% có trình độ đại học đại học Mỗi năm Th viện quốc gia Việt Nam cấp khoảng 32000 thẻ đọc, phục vụ khoảng 46.500 lợt bạn đọc chỗ Do có đóng góp to lớn với văn hoá, khoa học, giáo dục, nớc nhà nên Th viện quốc gia Việt Nam đà đợc tặng thởng huân chơng lao động hạng năm 1985, huân chơng lao động hạng nhì năm 1982, huân chơng lao động hạng ba năm 1967 Ngày 24/09/2002 Chủ tịch nớc Trần Đức Lơng đà ký định tặng Th viện quốc gia Việt Nam huân chơng độc lập hạng ba Năm 2008 Th Viện Quốc Gia Việt Nam đà đón nhận huân chơng độc lập hạng nhì Gần kỷ qua, Th viện không ngừng lớn mạnh, trởng thành ngày đợc điện tử hoá cao độ Th viện quốc gia Việt Nam đại sánh vai với nớc khu vực giới Ngành Thông tin học quản trị thông tin Khoá luận tốt nghiệp Đào Thị Lan II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn TVQGVN Căn vào pháp lệnh th viện ngày 28 tháng 12 năm 2000 nghị định số 72/2002/NĐ - CP ngày 06 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh Th viện Căn vào định số 81/2004/QĐ - BVHTT, ngày 24 tháng năm 2004 Bộ văn hóa - thông tin quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn Th viện Quốc gia Việt Nam nh sau: Điều Vị trí chức Th viện Quốc gia Việt Nam đơn vị nghiệp văn hóa - thông tin trực tiếp thuộc Bộ Văn Hóa - Thông tin có chức giữ gìn di sản th tịch dân tộc thu thập, tàng trữ, tổ chức khai thác sử dụng vốn tµi liƯu x· héi Th viƯn Qc gia ViƯt Nam có t cách pháp nhân, có dấu đợc mở tài khoản kho bạc nhà nớc ngân hàng Điều Nhiệm vụ quyền hạn Trình Bộ trởng quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng năm th viện tổ chức thực sau đợc phê duyệt Tổ chức phục vụ, tạo điều kiện cho ngời đọc sử dụng vốn tài liệu th viện theo quy định tham gia hoạt động th viện tổ chức Xây dựng, bảo quản lâu dài vốn tài liệu dân téc vµ cđa níc ngoµi viÕt vỊ ViƯt Nam Thu thập theo chế độ lu chiểu xuất phẩm, luận án tiến sĩ công dân Việt Nam bảo vệ nớc, công dân nớc bảo vệ Việt Nam Xử lý thông tin, biên xuất Th mục quốc gia ấn phẩm thông tin văn hóa nghệ thuật, tổ chức biện soạn tổng th mục Việt Nam Hợp tác trao ®ỉi tµi liƯu víi th viƯn níc vµ níc theo quy định pháp luật Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động th viện Hớng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho th viện nớc theo phân công Bộ Văn hóa - Thông tin yêu cầu địa phơng, đơn vị Thực hợp tác quốc tế theo kế hoạch Bộ Văn Hóa - Thông tin quy định pháp luật Ngành Thông tin học quản trị thông tin Khoá luận tốt nghiệp Đào Thị Lan Lu giữ tài liệu có nội dung khoản điều Pháp lệnh Th viện phục vụ ngời đọc theo quy định Chính Phủ Tổ chức hoạt động vui chơi giải trí, hoạt động dịch vụ, thu phí phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đợc giao, quản lý sử dụng theo quy định pháp luật Đảm bảo kỷ luật, kỷ cơng theo nội quy làm việc th viện, đảm bảo an toàn, an ninh, cảnh quan môi trờng khu vùc Th viƯn qu¶n lý Qu¶n lý tỉ chức máy, biên chế, hồ sơ tài liệu, thực sách, chế độ cán bộ, viên chức ngời lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy đinh pháp luật phân cấp quản lý Bộ trởng Quản lý sử dụng tài chính, tài sản đợc giao nguồn thu khác theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ khác đợc Bộ trởng giao III Cơ cấu tổ chức Theo định số 81/2004/QĐ -BVHTT, ngày 24 tháng năm 2004 Bộ văn hóa - thông tin, điều quy định cấu tổ chức TVQGVN gồm: Giám đốc phó giám đốc Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ - Phòng lu chiểu - Phòng bổ sung - trao đổi - Phòng phân loại - Biên mục - Phòng đọc báo - tạp chí - Phòng đọc sách - Phòng tra cứu thông tin t liệu - Phòng nghiên cứu khoa học - Phòng đối ngoại - Phòng tin học - Phòng bảo quản - Phòng hành - tổ chức - Phòng bảo vệ Giám đốc TVQGVN quy định cụ thể phòng chuyên môn nghiệp vụ, bố trí cán bộ, viên chức ngời lao động theo cấu chức danh tiêu Ngành Thông tin học quản trị thông tin Khoá luận tốt nghiệp Đào Thị Lan chuẩn nghiệp vụ, xây dựng quy chế tổ chức hoạt động T VQGVN trình Bộ trởng phê duyệt chơng II ứng dụng công nghệ thông tin quản lý kho luận án th viện quốc gia việt nam i.giới thiƯu kho ln ¸n ë Th viƯn qc gia ViƯt Nam Quá trình thu nhận luận án tvqgvn Do nhu cầu đào tạo cán phục vụ cho công xây dựng chủ nghĩa xà hội nói chung cách mạng khoa học kỹ thuật nói riêng nên đội ngũ ngời có trình độ đại học ngày thêm đông đảo Chỉ tính riêng số Tiến sĩ bảo vệ thành công luận án thời gian qua đà lên tới 14528 Luận án công trình khoa học có giá trị cần đợc lu trữ bảo quản tốt để phục vụ cho việc nghiên cứu ứng dụng vào thực tiễn Với t cách trung tâm lu trữ ấn phẩm quốc gia lín nhÊt c¶ níc Th viƯn qc gia ViƯt Nam đợc nhà nớc giao chức thu nhận luận án khoa học đà bảo vệ Ngành Thông tin học quản trị thông tin Khoá luận tốt nghiệp Đào Thị Lan nớc, theo định sè 401/TTG ngµy 9/10/1976 cđa Thđ tíng chÝnh phđ Theo quy định sau bảo vệ thành công đề tài nghiên cứu khoa học mình, cán khoa học cã tr¸ch nhiƯm giao nép ln ¸n cho Th viƯn quốc gia, bao gồm luận án, tóm tắt luận án, bảo vệ nớc cần có thêm dịch tiếng việt Kho luận án công trình nghiên cứu sáng tạo nhà khoa học ( kỹ s, nhà kinh tế, nhà xà hội học, có đ) đà bảo vệ thành công tr ớc hội đồng khoa học quốc gia công chúng, tác giả luận án đợc công nhận học vị định Luận án khoa học đợc xếp vào loại tài liệu không xuất bản, thờng đợc in chụp đánh máy Kho luận án phong phú, đa dạng ngành khoa học Với số lợng cha lớn so với s¸ch kh¸c ë Th viƯn qc gia nhng tÝnh chÊt ®a ngµnh khoa häc cđa nã ®· biĨu hiƯn râ rệt Do tính khoa học luận án cao nên kho luận án Th viện quốc gia Việt Nam kho tài liệu q hiÕm hƯ thèng kho tµng tµi liƯu ë nớc ta Kết thu nhận luận án TVQGVN Th viện quốc gia Việt Nam đà thành lập kho luận án bao gồm toàn số luận án ®· nép t¹i Th viƯn khoa häc kü tht Trung ơng trớc kết hợp với số luận án Th viện quốc gia Việt Nam Những luận án đợc thu nhËn t¹i Th viƯn khoa häc kü tht trung ơng đợc mang hai loại ký hiệu : AL AS, luận án mang ký hiệu LA Tổng số luận án Th viện khoa học kỹ thuật trung ơng 998 đợc thống kê nh sau: AL: 359 b¶n AS: 639 b¶n Khi Th viƯn quốc gia Việt Nam đảm bảo nhận quản lý kho luận án, luận án đợc đăng ký kí hiệu L Tính đến tháng 6/1994, Th viện quốc gia Việt Nam đà thu nhận đợc khoảng 5000 luận án Tiến sĩ Phó tiến sĩ Tổng số luận án bảo vệ nớc 3.148 nớc 1.728 Đối với luận án bảo vệ nớc đa số gồm loại văn bản: Luận án, tóm tắt luận án, dịch luận án dịch tóm tắt Những năm gần theo yêu cầu nghiên cứu sinh luận án nớc đợc bỏ bớt dịch luận án Còn Ngành Thông tin học quản trị thông tin Khoá luận tốt nghiệp Đào Thị Lan luận án nớc gồm hai bản: Luận án tóm tắt luận án Mỗi luận án đợc bảo quản hộp bìa cứng, bìa có ghi rõ kí hiệu tổng số Hiện tổng số luận án thu nhận lên tới 14528 ( Số luận án tính đến cuối 5/2008) Luận án Tiến sĩ Phó tiến sĩ công trình nghiên cứu khoa học nghiên cứu sinh Việt Nam Khi nghiên cứu tính chất luận án nộp Th viện quốc gia Việt Nam, ta thấy lên quan điểm chủ yếu sau: Đề tài luận án thờng hớng vào nghiên cứu chuyên sâu vấn đề thuộc lĩnh vực khoa học định nên mang tính khoa học rõ rệt Các công trình thờng có mét cÊu tróc chỈt chÏ vỊ néi dung khoa häc hình thức thể Thông qua việc trình bày nội dung luận án, ngời đọc rút đợc kinh nghiệm cần thiết cho việc học tập nghiên cứu thân Sau nghiên cứu trình thu nhận kết thu nhËn ln ¸n ë Th viƯn qc gia ViƯt Nam em xin ®a mét sè nhËn xÐt: Kho luận án tài sản văn hoá quý đất nớc, phận quan trọng vốn sách đất nớc Đây nơi biểu tập trung trí tuệ nhà khoa học Việt Nam Bên cạnh vốn sách báo tiếng việt tiếng nớc ngoài, nguồn luận án Th viện qc gia ViƯt Nam ®· gióp cho viƯc häc tËp nghiên cứu độc giả có kết đáng kể II ứng dụng công nghệ thông tin quản lý kho luận án tiến sỹ TVQGVN Ngành Thông tin học quản trị thông tin 10