Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh hoà phát

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HOÀ PHÁT

Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hoà Phát

1.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng nhất cho một quá trình sản xuất Tổ chức kế toán nguyên vật liệu là một trong những bộ phận chủ yếu của công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp Để tổ chức công tác kế toán vật liệu tốt thì trước hết phải tìm hiểu rõ về đặc điểm của vật liệu tại doanh nghiệp đó.

Sản phẩm chính của công ty TNHH Hoà Phát là gạch Block sử dụng cho các công trình xây dựng và dân dụng Nguyên liệu chính bao gồm xi măng, cát, và các nguyên liệu phụ như: chất độn ( sỏi, đá mạt, đá 1x2, ), nước, bột màu, v.v là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể của sản phẩm, tham gia thường xuyên, trực tiếp vào quá trình hình thành sản phẩm Nguyên vật liệu với tính chất chủ yếu là vật liệu rắn nhưng khi gặp nước sẽ hoá lỏng.Mặt khác quy cách, kích cỡ của sản phẩm cũng không nhiều (nhỏ, trung bình và lớn ), với đặc trưng chủ yếu là độ cứng, độ bảo ôn, và sự tiện dụng nên việc bảo quản nguyên vật liệu không tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm, tuy nhiên nguyên vật liệu sử dụng tại công ty cũng dễ bảo quản, rất ít bị thay đổi phẩm chất, chất lượng (chỉ cần tránh nước mưa và tránh ẩm bằng cách xếp các pallet lại và để vật liệu chính (xi măng) trên các pallet; dùng bạt che phủ vật liệu cát, đá, sỏi…lại và để ở nơi có mái che).Với đặc điểm như trên, công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty cũng không quá phức tạp Tuy nhiên, mỗi loại nguyên vật liệu có những nhóm khác nhau(Ví dụ: nguyên vật liệu xi măng thì bao gồm xi măng xám, xi măng trắng; nguyên vật liệu cát thì bao gồm cát vàng, cát trắng), mỗi thứ nguyên vật liệu phải được sử dụng đúng với màu sắc sản phẩm nên đặt ra yêu cầu phải quản lý chi tiết tới từng thứ nguyên vật liệu Mặt khác, các nghiệp vụ về nhập kho, xuất kho trong kỳ cũng không nhiều (thường vào những ngày đầu tháng và cuối tháng ) Đặc điểm này cho phép công ty có thể lựa chọn phương pháp đơn giản để hạch toán chi tiết nguyên vật phí sản xuất và giá thành sản phẩm, do vậy chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm thay đổi giá thành sản phẩm Đặc biệt trên thị trường cũng có khá nhiều các doanh nghiệp, nhà máy sản xuất mặt hàng này Vì thế giá thành là một yếu tố rất quan trọng nhằm mở rộng thị trường của doanh nghiệp, đòi hỏi công ty phải quản lý nguyên vật liệu tốt, trên cơ sở đảm bảo tính hiệu quả, tiết kiệm, hạn chế hư hỏng thất thoát.

Trong quá trình sản xuất gạch Block, công ty không phải sử dụng nhiều thứ nguyên vật liệu, tuy nhiên mỗi loại nguyên vật liệu lại có những đặc tính vai trò khác nhau Chính vì vậy, để nâng cao hiệu quả hạch toán chi tiết vật liệu phải tiến hành phân loại vật liệu.

+ Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, chia nguyên vật liệu thành:

- Nguyên vật liệu chính: bao gồm xi măng xám, xi măng trắng, cát vàng, cát trắng

- Vật liệu phụ: bao gồm đá mạt, đá dăm(có lẫn bột đá), sỏi keramzit, than xỉ, nước, bột màu(lớp mặt gạch 2 lớp) Những vật liệu phụ này giúp cho việc hoàn chỉnh sản phẩm.

- Vật liệu khác: bao gồm vật liệu phế thải rắn và các phụ gia.

- Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu, nhớt, điện.

Toàn bộ những thứ nguyên vật liệu trên được đưa vào các kho sau:

 Kho nguyên vật liệu chính: Kho 1, kho được xây dựng ngay sau phân xưởng sản xuất số 2(kho bảo quản xi măng); còn vật liệu cát được bảo quản ngoài trời, nằm sau phân xưởng sản xuất số 2

 Kho nguyên vật liệu phụ: Kho 2, là 1 bãi đất rộng để bảo quản vật liệu, nằm ngay sau phân xưởng sản xuất số 2

 Kho nguyên vật liệu khác: Kho 3, là 1 bãi đất rộng để bảo quản vật liệu,nằm ngay sau phân xưởng sản xuất số 2

 Kho nhiên liệu: Kho 4, kho được xây dựng ngay sau phân xưởng sản xuất số 2, cạnh kho số 1

Việc phân loại này giúp cho công ty quản lý vật liệu dễ dàng hơn, trên cơ sở phân loại đó công ty theo dõi số lượng của nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, khác…từ đó đưa ra biện pháp tổ chức quản lý, bảo quản sử dụng tốt hơn.

+ Căn cứ vào nguồn gốc của nguyên vật liệu, toàn bộ nguyên vật liệu của công ty là do mua ngoài.

+ Cách thức mã hoá nguyên vật liệu:

STT Mã vật tư Vật tư Đơn vị tính

1 XM 02 Xi măng xám Kg

2 XM 03 Xi măng trắng Kg

Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty TNHH Hoà Phát

1.2.1 Các phương thức hình thành Nguyên vật liệu:

Toàn bộ nguyên vật liệu của công ty là do mua ngoài, việc mua bán trao đổi được dựa trên văn bản hợp đồng ký kết.

Các công ty là bạn hàng uy tín lâu năm của công ty:

- Công ty xi măng Bỉm Sơn ( Thanh Hoá)

- Công ty xi măng Nam Sơn (Thanh Sơn - Hà Nam)

- Công ty vật liệu xây dựng Thanh Hoá

- Công ty Xây dựng Tùng Lâm ( Xuân Trường - Nam Định)

Các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu trong kỳ thường không nhiều, do đó công việc kế toán nguyên vật liệu ở công ty cũng không quá phức tạp Tuy nhiên quá trình nhập nguyên vật liệu khá chặt chẽ: từ khâu tìm nhà cung ứng, ký kết hợp đồng, giao nhận hàng, lập chứng từ đến xử lý chứng từ.

Việc mua nguyên vật liệu đều phải dựa vào tình hình thực tế theo nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu tại công ty như sau:

- Dựa vào tình hình sản xuất của các phân xưởng Giả sử tình hình sản xuất của phân xưởng 1 hiện nay là đang có 1 đơn đặt hàng sản phẩm gạch Block hình sin không màu (39.5 viên/m2) Quản lý sản xuất sẽ xem xét lượng nguyên vật liệu chính và các vật liệu phụ khác cần cho quá trình sản xuất là bao nhiêu ( xi măng, cát ,đá) Sau đó Quản lý sản xuất làm 1 biên bản giải trình về tình hình sản xuất hiện tại chuyển lên cho phòng cung ứng vật tư ( phòng kinh doanh) xem xét Xét thấy nhu cầu hợp lý, phòng kinh doanh sẽ lập 1 biên bản yêu cầu mua vật liệu gửi lên Giám đốc điều hành Khi được cấp trên phê duyệt, nếu vật liệu trong kho còn thì thủ kho xuất cho phân xưởng sản xuất, hết hoặc thiếu phòng kinh doanh sẽ tìm đến nhà cung cấp để ký kết hợp đồng Hợp đồng mua nguyên vật liệu được 2 bên lập ra và ký kết, phải có chữ ký của giám đốc công ty Khi các thủ tục được hoàn thành, nhà cung cấp xuất hàng theo hợp đồng, qua kiểm nhận của phòng kinh doanh, thủ kho xem xét nhập kho và chuyển hoá đơn cho phòng kế toán ghi sổ.

Những loại vật tư mua về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp đúng kho quy định đảm bảo yêu cầu bảo quản vật liệu và thuận tiện cho việc theo dõi và xuất dùng vật liệu.

Trong trường hợp có sai sót về số lượng thì ban kiểm nghiệm của phòng kinh doanh sẽ lập biên bản báo cáo cho bên bán để xủ lý đúng như hợp đồng quy định. Nếu có sai sót về chất lượng, hàng giao không có đủ quy cách phẩm chất thì sẽ phải trả lại người bán mà không được làm thủ tục nhập kho (ngoại trừ trường hợp Công ty chấp nhận với một mức giảm nào đó thì sẽ nhập kho bình thường ).

Sơ đồ 1.1: Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu nhập kho

Nhà cung cấp Phòng kinh doanh Thủ kho Phòng kế toán Giám đốc

Hợp đồng mua NVL( lập, ký)

Xuất hàng theo hợp đồng

Kiểm nhận Hàng về nhập kho

Các nguyên vật liệu của công ty đều do mua ngoài, do đó để đánh giá trị giá nguyên vật liệu, kế toán sử dụng giá vốn thực tế để đánh giá.

Giá trị vốn nhập kho nguyên vật liệu thực tế bao gồm các yếu tố: trị giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ và thuế không được hoàn lại (nếu có) Trong trường hợp nguyên vật liệu chỉ bao gồm giá mua, tức là giá bán trên hóa đơn chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT), thì cần cộng thêm thuế không được hoàn lại (nếu có) để xác định giá trị vốn nhập kho.

Ví dụ: Ngày 08/03/2010, công ty nhập kho vật liệu xi măng xám loại XM 02, phiếu nhập kho số 25, ngày 08/03/2010, số lượng 85 tấn, đơn giá mua: 9.506 đồng/kg Số vật liệu này mua của công ty xi măng Nam Sơn ( Thanh Sơn-Hà Nam), hoá đơn GTGT số 02415 ngày 07/03/2010.

Giá bán chưa có thuế : 80.801.000 đồng

Thuế GTGT (thuế suất 5%) : 4.4040.050 đồng

Tổng giá thanh toán : 84.841.050 đồng

Theo thoả thuận ( ghi trong điều 6 của hợp đồng mua bán số VCT0124307K ngày 06/03/2010), toàn bộ các chi phí vận chuyển, bốc xếp sẽ do bên bán chịu. Với tài liệu trên, công ty tính trị giá vốn thực tế nhập kho của vật liệu xi măng xám loại XM 02 như sau:

Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm các khoản sau: giá mua chưa VAT (84.841.050 đồng), chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ và thuế không được hoàn lại (nếu có) Trong trường hợp công ty chịu toàn bộ chi phí vận chuyển, trị giá vốn thực tế sẽ được tính bằng cách cộng tổng giá mua chưa VAT, chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ và thuế không được hoàn lại (nếu có).

1.2.2 Các phương thức sử dụng nguyên vật liệu:

Muốn sản xuất sản phẩm cần có nguyên vật liệu, khi đó bộ phận sản xuất phải có phiếu yêu cầu nguyên vật liệu đưa cho bên thực hiện xuất kho Với yêu cầu nguyên vật liệu cho mỗi sản phẩm phải đúng quy cách, phẩm chất, số lượng và phải dựa trên định mức mà phòng kế hoạch đưa ra.

Khi đã có phiếu yêu cầu của bộ phận sản xuất và ban vật tư có thể cung ứng được thì ban vật tư sẽ viết phiếu xuất kho, mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên Liên 1 : Lưu ở bộ phận lập phiếu

Liên 2 : Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và cuối ngày chuyển cho kế toánNguyên vật liệu để ghi vào cột đơn giá, cột thành tiền của phiếu xuất kho rồi ghi vào sổ kế toán

Liên 3 : Người nhận nguyên vật liệu giữ để lưu vào sổ kế toán bộ phận sử dụng Đối với loại nguyên vật liệu mà nhu cầu sử dụng trong tháng ít không thường xuyên, khi phát sinh nhu cầu sử dụng bộ phận lập phiếu xuất kho lập thành 2 bản. Căn cứ vào phiếu xuất kho vật tư, thủ kho xuất kho và ghi số lượng xuất vào phiếu người nhận, và thủ kho ký vào 2 liên

Liên 1: Giao cho người nhận vật tư

Liên 2: Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán nguyên vật liệu làm căn cứ để ghi sổ

Sơ đồ 1.2: Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu xuất kho

* Phương pháp tính giá Để xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu, công ty áp dụng phương pháp “nhập trước xuất trước” Đây là phương pháp dựa trên giả thiết số hàng nào nhập trước thì xuất kho trước và lấy đơn giá thực nhập của số hàng đó là đơn giá xuất.

Ví dụ: trong tháng 03/2010, công ty có các tài liệu sau về vật liệu xi măng xám loại XM 02:

+ Tồn ngày 01/03: SL:4.500kg, ĐG:9.456 đồng/kg TT:42.552.000 đồng

Lập phiếu xuất kho Phòng vật tư ký xác nhận Giám đốc phê duyệt

Nhu cầu cần vật tư ở phân xưởng Lập phiếu xin vật tư cần dùng Quản lý sản xuất lý

+ Nhập ngày 08/03: SL:8.500 kg, ĐG: 9.506 đồng/kg TT: 80.801.000 đồng + Xuất ngày 10/03: SL: 10.000kg

+ Nhập ngày 25/03: SL:15.000kg, ĐG:9.800 đồng/kg TT:147.000.000 đồng Với tài liệu trên, công ty tính trị giá vốn thực tế xuất kho của nguyên liệu xi măng xám loại XM 02 trong tháng cho từng phiếu xuất như sau:

Phiếu xuất số PX 34 ngày 05/03 2.000x9.456 = 18.912.000

Phiếu xuất số PX39 ngày 10/03/2010 2.500x9.456+7.500x9.506 = 94.935.000

1.2.3 Hệ thống kho tàng, bến bãi tại công ty TNHH Hoà Phát:

Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hoà Phát

Để thực hiện tốt công tác quản lý nhập xuất vật tư hàng hoá tại công ty đồng thời nhằm đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán phục vụ cho công tác + Trong khâu thu mua: quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua, và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch sử dụng của đơn vị.

Trong khâu dự trữ và bảo quản, doanh nghiệp đã triển khai hiệu quả hệ thống kho tàng, bến bãi và tuân thủ nghiêm ngặt chế độ bảo quản Việc xác định mức dự trữ tối thiểu và tối đa cho từng loại nguyên vật liệu giúp giảm thiểu hao hụt và hư hỏng, đảm bảo an toàn cũng như duy trì chất lượng của vật tư.

Các doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, đúng mục đích, tiết kiệm dựa trên định mức tiêu hao và dự toán chi phí Việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu giúp giảm chi phí, hạ giá thành và nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp Để đảm bảo quản lý hiệu quả, các phòng ban liên quan trong công ty cần thực hiện tốt các chức năng của mình.

- Phòng kinh doanh quản lý về số lượng, chủng loại NVL, tổ chức thu mua NVL Kho thì quản lý mặt hiện vật NVL Còn phòng kế toán quản lý NVL cả về số lượng và giá trị tổ chức hạch toán tình hình Nhập - xuất - tồn đầy đủ và kịp thời, cung cấp thông tin quản lý.

- Dựa trên yêu cầu của sản xuất thì phòng kinh doanh sẽ lập biên bản đề nghị mua vật liệu gửi lên giám đốc điều hành, sau khi được giám đốc xem xét và ký duyệt thì phòng kinh doanh sẽ cử 1 đại diện đi liên hệ nhà cung cấp, hợp đồng mua bán được thực hiện khi có đầy đủ chữ ký của giám đốc công ty, đại diện phòng kinh doanh và nhà cung cấp Nguyên vật liệu mua vể trước khi nhập vào kho thì được thủ kho, bộ phận kiểm tra chất lượng hàng xác minh về thông tin tên vật tư, mã số vật tư, số lượng thực tế Sau khi được kiểm tra về quy cách sản phẩm mẫu mã nếu đạt yêu cầu bắt buộc phải nhập kho trước khi đi vào sản xuất và làm thủ tục nhập kho ngay trên cơ sở hoá đơn GTGT mua hàng Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn, cán bộ mua vật tư phải sử dụng mẫu “phiếu đề nghị nhập kho” dùng cho trường hợp hàng về chưa có hoá đơn làm chứng từ nhập kho Mẫu này phải được sự ký duyệt của giám đốc, phòng kế toán, thủ kho Trường hợp cán bộ vật tư không lập

“phiếu đề nghị nhập kho” cho trường hợp hàng về không có hoá đơn, thủ kho không được phép cho vật tư hàng hoá vào kho Thủ tục này tuy quản lý được vật liệu nhập vào chặt chẽ nhưng lại quá nguyên tắc, nếu cán bộ vật tư chưa thể lập phiếu đề nghị nhập kho hoặc phiếu đề nghị nhập kho chưa có đầy đủ chữ ký phê duyệt thì nguyên vật liệu sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp cả về quá trình nhập cũng như việc bảo quản chất lượng nguyên vật liệu.

- Nguyên vật liệu được xuất kho khi có giấy đề nghị xuất kho của quản lý phân xưởng, thông qua sự xét duyệt của Giám đốc điều hành, dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh doanh lập và dự toán chi phí sản xuất mà phòng kinh doanh cung cấp Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho được lập với đầy đủ chữ ký phê duyệt và được lập thành các liên giao cho các phòng ban có liên quan.

Quá trình kiểm kê nguyên vật liệu (NVL) được thực hiện bởi kế toán NVL và thủ kho Dựa trên số lượng thực tế và chứng từ kế toán hằng ngày, họ đánh giá lượng NVL còn lại để kiểm tra sự mất mát trong quá trình sử dụng Sau khi kiểm kê, kế toán và thủ kho lập biên bản báo cáo tình hình kiểm kê Đánh giá quá trình kiểm kê do phụ trách bộ phận và giám đốc điều hành sản xuất thực hiện.

Với sự biến động thường xuyên liên tục của giá cả thị trường như hiện nay,công ty chỉ dự trữ NVL đáp ứng như cầu toàn công ty, không dự trữ quá nhiều làm giảm chất lượng NVL do tồn kho lâu, tăng chi phí bảo quản, công ty có quy chế cho phép sử dụng linh hoạt NVL Cụ thể là NVL của đơn đặt hàng có thể được sử dụng cho các đơn đặt hàng khác ( nếu cần thiết) và có thể đem bán nếu thấy tồn kho loạiNVL đó là bất lợi cho công ty.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HOÀ PHÁT

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hoà Phát

2.1.1 Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu :

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc nhập, xuất kho nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 15 năm 2006 của

Bộ tài chính, các chứng từ kế toán chủ yếu liên quan đến kế toán nguyên vật liệu gồm:

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư sản phẩm hàng hoá

Các chứng từ này luôn được lập kịp thời, đầy đủ, đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, tính hợp pháp hợp lệ của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

* Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu

Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Đơn đặt hàng sau khi được ký kết, bộ phận sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, tính toán số nguyên vật liệu đầu vào cần thiết, quy cách, chủng loại để trình giám đốc Căn cứ kế hoạch đó, giám đốc xem xét, chỉ đạo phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm nhà cung ứng thích hợp thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán.Dưới đây là ví dụ 1: minh hoạ về quá trình mua nguyên vật liệu xi măng xám loại XM 02 giữa công ty với nhà cung cấp:

Hóa đơn số 02415 ngày 07/03 năm 2010, công ty mua 85 tấn xi măng xám loại

XM 02 nhập kho, đơn giá mua là 9.506 đồng/kg, thuế GTGT 5% của công ty xi măng Nam Sơn chưa thanh toán tiền, phiếu nhập kho số 25 ngày 08/03 năm 2010, số lượng 85 tấn.

Theo ví dụ trên, xuất phát từ yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu, ngày 02/03/2010, bộ phận sản xuất đề nghị lĩnh vật tư cho sản xuất sản phẩm, quản lý phân xưởng làm giấy đề nghị mua vật tư gửi lên phòng kế hoạch.

Công ty TNHH Hoà Phát

Bộ phận: Phân xưởng sản xuất

GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ

Kính gửi: Giám đốc Công ty TNHH Hoà Phát Đồng kính gửi: Phòng kinh doanh

Tên tôi là: Nguyễn Hải Hà

Bộ phận: Phân xưởng sản xuất số 1– Tổ trạm trộn Đề nghị mua các loại vật liệu để tiện cho việc sản xuất sản phẩm.

STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú

1 Xi măng xám loại XM 02 Tấn 85

Lý do : Phục vụ cho sản xuất.

Căn cứ vào giấy đề nghị mua vật tư, phòng kinh doanh tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp và lập hợp đồng mua bán.

Trong quá trình mua nguyên vật liệu, chứng từ quan trọng là hoá đơn GTGT.Hóa đơn GTGT cùng với hợp đồng sẽ được gửi về phòng kế toán.

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HOÁ

Xét thấy bên mua có nhu cầu mua hàng hoá của bên bán, được đề cập trong mục 2 và bên bán sẵn sàng cung cấp cho bên mua theo những điều khoản và điều kiện được quy định trong hợp đồng sau đây Do đó, trên cơ sở những thoả thuận và cam kết sau khi hai bên ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá sau:

1 Đơn đặt hàng của bên mua số : BSP0321006D

2 Hàng hoá: Xi măng xám theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 2000, loại XM.

Stt Tên hàng Số lượng

Tổng giá trị hợp đồng bằng chữ là: Tám tư triệu tám trăm bốn mốt nghìn không trăm năm mươi đồng chẵn.

… Để làm cơ sở pháp lý, căn cứ vào những điều khoản và điều kiện nêu trên, đại diện 2 bên tham gia đồng ý ký hợp đồng này

Công ty TNHH Nam Sơn

Phạm Cường Dũng Trần Văn Vịnh

Bảng Số: 3 (Hoá đơn giá trị gia tăng nguyên vật liệu mua về)

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 07/03/2010 Đơn vị bán hàng: Công ty xi măng Nam Sơn Địa chỉ: Thanh Sơn-Hà Nam Điện thoại:

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Thị Bích

Tên đơn vị: Cty TNHH Hoà Phát Địa chỉ: 11/17 Trần Tế Xương Nam Định Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Mua chịu MST: 0700012213

TTSố Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Xi măng xám loại XM 02 kg 8500 9.506 80.801.000

Thuế suất GTGT(5 % ) Tiền thuế GTGT 4.040.050

Số tiền viết bằng chữ: Tám tư triệu tám trăm bốn mươi mốt nghìn không trăm năm mươi đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Khi nhận được các chứng từ về hợp đồng mua bán hàng hoá và hoá đơn GTGT, kế toán kiểm tra đối chiếu giữa chúng, sau đó dùng làm căn cứ để ghi vào phiếu nhập kho, thẻ kho, sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn.

Trong quá trình mua, khi hàng mua chuẩn bị về tới doanh nghiệp, người đi nhận hàng sẽ thông báo về cho công ty Nhận được thông báo, phòng kinh doanh tiến hành lập phiếu nhập kho(3 liên) giao cho thủ kho Đối với những hàng hoá mua về có giá trị lớn, nhiều chủng loại cần phải được kiểm tra trước khi tiến hành nhập kho thì cán bộ phụ trách kỹ thuật sản xuất, thủ kho và người của phòng kinh doanh sẽ được bố trí kiểm nghiệm vật tư Sau khi nhập kho, thủ kho cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho Liên 1 thủ kho gửi lại cho phòng kinh doanh (nơi lập phiếu), liên 2 thủ kho dùng để ghi số thực nhập vào thẻ kho sau đó sẽ giao lại cho phòng kế toán Liên 3 cán bộ mua vật tư giữ.

CÔNG TY TNHH HOÀ PHÁT Mẫu số: 03 - VT

Theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC 11/17 Trần Tế Xương Nam Định Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

- Ông/Bà: Ngô Xuân Phúc - Đại diện phòng Kinh Doanh : Trưởng Ban

- Ông/Bà: Trương Văn Thường - Đại diện phòng Kỹ thuật : Uỷ Viên

- Ông/Bà: Nguyễn Phúc Hữu - Thủ kho : Uỷ Viên Đã kiểm nghiệm các loại:

Tên,nhãn hiệu,quy phẩm chấtcách vật tư

Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơnvị tính

Ghichú lượngSố chứngtheo từ lượngSố đúngquy cách, phẩmchất lượngSố không đúngquy cách, phẩmchất

… … … …… … … … … …. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Công ty TNHH Hoà Phát Địa chỉ: Phòng kinh doanh PHIẾU NHẬP KHO

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ–BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Họ tên người giao hàng: Trần Văn Nghĩa

Theo HĐ số 02415 ngày 07 tháng 03 năm 2010 của công ty xi măng Nam Sơn

Nhập tại kho : Kho 1( kho nguyên vật liệu chính) Địa điểm: công ty TNHH Hoà Phát

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá

Theo chú Chứng từ Thực

1 Xi măng xám loại XM 02 kg 8500 8500nhập 9.506 80.801.000

Tổng số tiền (viết bằng chữ): tám mươi triệu tám trăm linh một nghìn đồng chẵn

Số chứng từ gốc kèm theo: 02 Nhập, Ngày 08 tháng 03 năm 2010

(Đã ký) Người giao hàng

(Đã ký) Kế toán trưởng

Phiếu nhập kho sau khi được đưa về phòng kế toán, kế toán kiểm tra lại và căn cứ vào hoá đơn GTGT, các chứng từ liên quan khác để hoàn chỉnh nốt chỉ tiêu đơn giá và thành tiền trên phiếu nhập kho Phiếu nhập kho sau khi được hoàn chỉnh dùng để ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu Cuối kỳ, toàn bộ số nguyên vật liệu đã nhập trong kỳ được kế toán phản ánh trên “Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá” Bảng này sẽ cung cấp thông tin về tổng số lượng, tổng giá trị của từng thứ nguyên vật liệu ở thời điểm đầu kỳ, trong kỳ và cuối kỳ.

Ví dụ 2: minh hoạ về nhập kho cát vàng loại CV 09 mua ngoài: PNK 27, ngày

09/03, nhập kho 750 m 3 cát vàng loại CV 09 mua của công ty xây dựng Tùng Lâm, hoá đơn GTGT số 01457 ngày 08/03, đã nhận được GBN số 129 của Ngân Hàng Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn tỉnh Nam Định.

Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu cát vàng loại CV 09 phát sinh ở nghiệp vụ này được thực hiện tương tự như ví dụ về thủ tục nhập kho xi măng xám loại XM

02 đã nêu ở trên Bộ phận sản xuất sẽ làm giấy đề nghi mua vật tư gửi lên phòng kinh doanh Căn cứ giấy đề nghị mua vật tư, phòng kinh doanh tìm kiếm nhà cung cấp (công ty xây dựng Tùng Lâm) và lập hợp đồng mua bán Sau khi hợp đồng mua bán giữa 2 bên được ký kết, hoá đơn GTGT sẽ được lập ra và gửi về phòng kế toán cùng với hợp đồng.

Bảng Số: 6 ( Hoá đơn GTGT nguyên vật liệu mua về)

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 08/03/2010 Đơn vị bán hàng: Công ty xây dựng Tùng Lâm Địa chỉ: Xuân Trường-Nam Định Điện thoại:

Họ và tên người mua hàng:Hoàng Văn Sang

Tên đơn vị: Cty TNHH Hoà Phát Địa chỉ: 11/17 Trần Tế Xương Nam Định Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Mua chịu MST: 0700012213

TTSố Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT 6.375.000

Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi triệu một trăm hai mươi lăm nghìn đồng chẵn

(Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Sau khi nhận được các chứng từ này, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho

Công ty TNHH Hoà Phát Địa chỉ: Phòng kinh doanh PHIẾU NHẬP KHO

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ–BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính

Họ tên người giao hàng: Hoàng Trung Hiếu Địa chỉ: Công ty xây dựng Tùng Lâm

Theo HĐ số 01457 ngày 08 tháng 03 năm 2010 của công ty xây dựng Tùng Lâm

Nhập tại kho : Kho 1( kho nguyên vật liệu chính) Địa điểm : Công ty TNHH Hoà Phát

( VNĐ ) Thành tiền Ghi chú

1 Cát vàng loại CV 09 M 3 750 nhập750 85.000 63.750.000

Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu mươi ba triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.

Số chứng từ gốc kèm theo: 02 Nhập, Ngày 09 thang 3 năm 2010

Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

Ví dụ 3: Tại tổ trạm trộn của phân xưởng sản xuất, ngày 10/03, xét thấy nhu cầu cần 10 tấn nguyên vật liệu xi măng xám loại XM 02 để tiếp tục sản xuất sản phẩm, tổ trạm trộn sẽ báo cho quản đốc phân xưởng sản xuất biết, quản đốc căn cứ vào tình hình thực tế sẽ lập phiếu yêu cầu sử dụng vật tư theo mẫu quy định.

Bộ phận: Phân Xưởng sản xuất ĐỀ NGHỊ CUNG ỨNG VẬT TƯ

Họ và tên Tên vật tư Mục đích sử dụng

Yêu cầu Thực xuất Nguyễn Huy

Xi măng xám loại XM 02 sản xuất gạch Block hình sin màu

Người đề nghị Phụ trách BP Trưởng phòng kinh doanh

( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên )

Nguyễn Huy Chức Nguyễn Hải Hà Ngô Xuân Phúc

Sau khi yêu cầu được cấp trên phê duyệt sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho.

Công ty TNHH Hoà Phát Địa chỉ: phòng kinh doanh

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ –BTC

Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Huy Chức Đơn vị: tổ trạm trộn

Lý do xuất kho: sản xuất sản phẩm

Xuất tại kho : Kho 1 Địa điểm: Công ty TNHH Hoà Phát

1 Xi măng xám loại XM 02 kg 2500

Tổng số tiền (viết bằng chữ): Chín tư triệu chín trăm ba lăm nghìn đồng chẵn.

Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 10 tháng 3 năm 2010

Ví dụ 2: Ngày 15/03, xét thấy nhu cầu cần vật liệu để sx sp, quản đốc lập phiếu yêu cầu xuất vật tư theo mẫu quy định, sau đó lập phiếu XK để chuyển cho thủ kho ký duyệt xuất hàng ngày 16/03, xuất 240 m 3 cát vàng loại CV 09 để sản xuất sản phẩm

Công ty TNHH Hoà Phát Địa chỉ: phòng kinh doanh PHIẾU XUẤT KHO

Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ –BTC

Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Tài Đơn vị: tổ trạm trộn

Lý do xuất kho: sản xuất sản phẩm

Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn.

Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 16 tháng 3 năm 2010

(Đã ký ) ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

2.1.2 Quy trình ghi sổ kế toán:

2.1.2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho:

Thủ kho dùng thẻ kho để theo dõi tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu về mặt hiện vật, nhằm xác định căn cứ cho việc tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, đồng thời cũng xác định được trách nhiệm vật chất của thủ kho.

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hoà Phát

Ở Công ty TNHH Hoà Phát hiện nay, tổ chức công tác kế toán vật liệu được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên, ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ.

Cùng với việc kế toán chi tiết vật liệu, kế toán cũng đồng thời phải ghi sổ kế toán tổng hợp phản ánh tình hình nhập xuất vật liệu như: giá trị thực tế vật liệu nhập kho, giá trị xuất kho theo từng đối tượng sử dụng nhằm cung cấp số liệu phục vụ cho công tác lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu thông tin kinh tế cũng như phân tích hoạt động kinh tế, đồng thời đảm bảo theo dõi chặt chẽ việc thanh toán với người bán

2.2.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu:

Trong công tác kế toán nhập vật liệu, kế toán công ty căn cứ vào các chứng từ sau.

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu tiền của người bán.

- Các chứng từ liên quan đến chi phí thu mua vật liệu.

- Phiếu nhập kho, phiếu chi tiền, séc chuyển khoản. Để thực hiện công tác kế toán tổng hợp nhập vật liệu, công ty sử dụng một số tài khoản sau:

- Tài khoản 152 “nguyên vật liệu”.

Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thục tế Kết cấu của TK 152:

+ Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ các nguồn khác.

+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.

+ Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc góp vốn đầu tư.

+ Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán. ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

+ Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.

Dư Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho

Và mở các tài khoản cấp 2:

- TK 331 “ phải trả cho người bán” và được mở chi tiết cho từng người bán.

- TK 111, 112 tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

- TK 133 ( 1331) thuế GTGT được khấu trừ.

Kế toán tổng hợp nhập vật liệu tại công ty được tiến hành như sau:

Căn cứ vào các chứng từ: Hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, kế toán vào chứng từ ghi sổ và vào sổ cái tài khoản, sổ chi tiết các tài khoản có liên quan.

Căn cứ vào hóa đơn bán hàng của người bán, sau khi viết phiếu nhập kho, kế toán lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ được lập 1 lần vào các ngày cuối tháng để ghi nhận doanh thu bán hàng và các khoản phải thu phát sinh.

- Chứng từ ghi sổ: ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

Công ty TNHH Hoà Phát Mẫu số: S02a-DN

11/17 Trần Tế Xương Nam Định (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)

Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Đơn vị: Đồng

Số Hiệu Tài Khoản Số Tiền Ghi Chú

5 Nhập xi măng xám XM 02 của

Công ty xi măng Nam Sơn 1521 331 80.801.000 09/03 PN2

7 Nhập cát vàng CV 09 của Công ty xây dựng Tùng Lâm 1521 112 63.750.000 19/03 PN3

0 Nhập cát vàng CV 09 của công ty Cát vàng Thanh Hoá 1521 111 36.550.000 20/03 PN3

1 Nhập xi măng trắng XM 03 của công ty xi măng Nam Sơn 1521 331 332.000.000 25/03 PN3

4 Nhập xi măng xám XM 02 của

Công ty xi măng Bỉm Sơn 1521 331

Nhập cát trắng CT 05 của công ty xây dựng Tùng Lâm 1521 331 84.500.000

Kèm theo: 18 chứng từ gốc

Người lập Kế toán trưởng

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

3 Nhập đá mạt ĐM 1 của Công ty

9 Nhập đá 1x2 của Công ty Hùng

2 Nhập đá mạt ĐM 1 của Công ty

7 Nhập đá 1x2 của Công ty Hùng

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

2 2.2 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu:

Quản lý vật liệu không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ vât liệu mà còn phải quản lý cả việc xuất dùng Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm Chi phíNVL được xác định là một trong các yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm vì vậy kế toán vật liệu ngoài việc xác định theo dõi và phản ánh giá trị vật liệu xuất ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN dùng còn phải tính toán phân bổ giá trị của vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng.

Căn cứ vào giấy đề nghị xuất kho, biên bản giao nhận vật liệu ở trên, sau khi lập phiếu xuất kho và sổ chi tiết vật liệu kế toán lập tờ kê chi tiết xuất vật liệu theo từng đối tượng sử dụng, sau đó kế toán lên chứng từ ghi sổ.

Ví dụ: Trong tháng 03 xuất nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ cho phân xưởng I để sản xuất sản phẩm được phản ánh như sau:

- Căn cứ vào các giấy đề nghị xuất kho, biên bản giao nhận vật tư, và các phiếu xuất kho vật liệu trong tháng đến cuối tháng kế toán tiến hành lập tờ kê chi tiết cho từng đối tượng sử dụng như sau:

Dùng cho: Phân xưởng I Đơn vị: Đồng

STT Nội dung Ghi nợ TK

1 Xuất xi măng xám XM

2 Xuất xi măng trắng XM

3 Xuất đá mạt ĐM 1 cho sản xuất 171.380.000 171.380.000

4 Xuất cát vàng CV 09 cho sản xuất 97.750.000 97.750.000

5 Xuất cát trắng CT 05 cho sản xuất 65.772.000 65.772.000

6 Xuất đá 1x2 cho sản xuất 253.200.000 253.200.000

Ngày 31 tháng 03 năm 2010 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

Người lập biểu Kế toán trưởng

- Tiếp đó kế toán lập chứng từ ghi sổ

4 Xuất xi măng xám XM 02 cho sản xuất 621 1521 18.912.000

Xuất xi măng xám XM 02 cho tổ trạm trộn để sản xuất 621 1521 94.935.000 16/0

Xuất cát vàng CV 09 cho sản xuất

Xuất xi măng trắng XM 03 cho sản xuất 621 1521 248.680.000

Xuất cát vàng CV 09 cho sản xuất

Xuất cát trắng CT 05 cho sản xuất

65.772.000 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

0 Xuất đá mạt ĐM 1 cho sản xuất 621 1522 117.380.000

5 Xuất đá 1x2 cho sản xuất 621 1522 129.000.000

2 Xuất đá mạt ĐM 1 cho sản xuất 621 1522 54.000.000

2 Xuất đá 1x2 cho sản xuất 621 1522 124.200.000

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

Tên TK: Nguyên Vật Liệu

Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh

Ngày Số hiệu Nợ Có

31/03 CTGS 15 Nhập xi măng xám XM 02 của

Công ty xi măng Nam Sơn 331 80.801.000 Nhập cát vàng CV 09 của Công ty xây dựng Hùng Phát 112 63.750.000 Nhập cát vàng CV 09 của công ty Cát vàng Thanh Hoá 111 36.550.000 Nhập xi măng trắng XM 03 của công ty xi măng Nam Sơn 331 332.000.000 Nhập xi măng xám XM 02 của

Công ty xi măng Bỉm Sơn 331 147.000.000 Nhập cát trắng CT 05 của công ty

Nhập đá mạt ĐM 1 của Công ty

Nhập đá 1x2 của Công ty Hùng

Nhập đá mạt ĐM 1 của Công ty

Nhập đá 1x2 của Công ty Hùng 138.000.000 ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

Xuất xi măng xám XM 02 cho sản xuất 621 18.912.000

Xuất xi măng xám XM 02 cho tổ trạm trộn để sản xuất 621 94.935.000

Xuất cát vàng CV 09 cho sản xuất 621 20.400.000

Xuất cát vàng CV 09 cho sản xuất 621 47.600.000 Xuất xi măng trắng XM 03 cho xuấtsản 621 248.680.000

Xuất cát vàng CV 09 cho sản xuất 621 29.750.000 Xuất cát trắng CT 05 cho sản xuất 621 65.772.000 31/03 CTGS 21

Xuất đá mạt ĐM 1 cho sản xuất 621 117.380.000

Xuất đá 1x2 cho sản xuất 621 129.000.000

Xuất đá mạt ĐM 1 cho sản xuất 621 54.000.000

Xuất đá 1x2 cho sản xuất 621 124.200.000

( đã ký ) Kế toán trưởng

Như vậy, kế toán chi tiết vật liệu hàng ngày là cần thiết và quan trọng, bên cạnh đó kế toán tổng hợp vật liệu cũng là một công cụ quan trọng không thể thiếu được và rất có ảnh hưởng trong công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh.

Ta có quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ mà công ty đang sử dụng như sau: ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

Phiếu Nhập kho Phiếu Xuất kho

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ quỹ Sổ chi tiết vật tư

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinhCHỨNG TỪ GHI SỔ ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

Quan hệ đối chiếu kiểm tra :

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hình thức chứng từ ghi sổ

Căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Từ Chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ còn được dùng ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Định kỳ, đối chiếu giữa Sổ Cái với Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu.Cuối năm, căn cứ vào Sổ cái TK 152, Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành lập các Báo cáo tài chính.

Kế toán kết quả kiểm kê kho nguyên vật liệu

Kiểm kê kho vật tư nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của vật tư hiện có Đồng thời kiểm tra tình trạng bảo quản, phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát để đảm bảo nguồn vật tư đáp ứng hoạt động sản xuất của công ty.

Công ty sở hữu nhiều nguyên vật liệu với số lượng lớn nhưng ít chủng loại, giúp quá trình kiểm kê đơn giản và nhanh chóng Do đó, công ty thực hiện kiểm kê định kỳ 3 tháng một lần vào giữa tháng đối với tất cả các kho Mỗi kho đều thành lập ban kiểm kê gồm thủ kho, đại diện phòng kinh doanh và đại diện phòng tài chính kế toán Kế toán tiến hành đối chiếu sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho, xác định nguyên nhân dư thừa hoặc thiếu hụt do yếu tố tự nhiên hoặc sai sót trong quá trình cân đong đo đếm Kết quả kiểm kê được ghi vào Biên bản kiểm kê do phòng kinh doanh lập cuối kỳ, sau đó được chuyển lên phòng kế toán để tập hợp số liệu, tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại nguyên vật liệu.

Biên bản kiểm kê kết quả kho nguyên vật liệu Để hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản:

+ TK 338 (3381) - Phải trả, phải nộp khác

Kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để tiến hành ghi sổ.

* Nếu phát hiện thừa qua kiểm kê:

Nợ TK152 - Nguyên liệu, vật liệu

Có TK338(1) - Phải trả, phải nộp khác

Nợ TK138(1) - Phải thu khác

Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

Ban kiểm kê gồm: Ông: Ngô Xuân Phúc – Đại diện phòng kinh doanh: Trưởng Ban

Bà: Đỗ Hồng Phúc– Đại diện phòng Tài Chính Kế Toán: Uỷ Viên Ông: Nguyễn Hữu phúc – Thủ kho: Uỷ Viên Đã kiểm kê kho nguyên vật liệu có những mặt hàng dưới đây:

STT Mã số Tên quy cách ĐVT Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm cấp

SL TT SL TT SL TT Còn tốt Kém Mất

1 Xi măng xám XM 02 Kg 16.000 16.000 X

2 Xi măng trắng XM 03 Kg 8.200 8.000 X X

Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN

Trường Đại Học Kinh T ế Quốc Dân Khoa Kế Toán

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY TNHH HOÀ PHÁT

Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hoà Phát và phương pháp hoàn thiện

Qua nghiên cứu trên cả phương diện lý thuyết và thực tiễn chúng ta có thể thấy rõ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong quản lý doanh nghiệp Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp sản xuất nói chung và công ty TNHH Hoà Phát nói riêng phải có cho mình biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm qua đó góp phần nâng cao lợi nhuận - mục tiêu mà các doanh nghiệp luôn hướng tới Để đáp ứng được yêu cầu đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu tại đơn vị mình.

Qua thời gian thực tập tìm hiểu thực tế về tình hình sản xuất kinh doanh, công tác kế toán ở công ty TNHH Hoà Phát và trên cơ sở những kiến thức đã lĩnh hội được, sự vận dụng lý luận vào thực tiễn, em thấy công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở công ty đã đạt được những kết quả tích cực và còn một số mặt hạn chế sau đây:

- Tổ chức kế toán và bộ máy kế toán được Ban giám đốc công ty rất quan tâm thường xuyên chỉ đạo sâu sát, cán bộ kế toán của công ty có năng lực và trình độ chuyên môn nghiệp vụ, hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tương đối đầy đủ Các chứng từ ban đầu làm cơ sở để hạch toán kế toán phù hợp với chế độ quy định Công tác kế toán vật liệu thông qua việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu đã giúp cho lãnh đạo công ty có phương hướng biện pháp chỉ đạo sản xuất kinh doanh kịp thời, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm Đồng thời qua đó cũng cung cấp những số liệu chính xác về tình hình nhập, xuất vật liệu, đối tượng sử dụng phục vụ cho công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

- Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song là phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị mình – có ít chủng loại nguyên

Trường Đại Học Kinh T ế Quốc Dân Khoa Kế Toán vật liệu, các nghiệp vụ nhập xuất trong kỳ ít Đây là phương pháp có nhiều ưu điểm như ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.

- Trong công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, giữa phòng kế toán và thủ kho có sự phối hợp chặt chẽ: thủ kho theo dõi, quản lý chi tiết nguyên vật liệu trên các thẻ kho, kế toán theo dõi chi tiết trên các sổ chi tiết nguyên vật liệu; hàng tuần nhân viên kế toán xuống kho đều đặn để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và nhận các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.

- Vấn đề kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện tốt Cuối mỗi tháng, kế toán nguyên vật liệu đều đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết nguyên vật liệu với sổ trên thẻ kho, giữa sổ cái TK152 với tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu ( bảng tổng hợp vật tư sản phẩm hàng hoá )

- Vì việc nhập xuất kho nguyên vật liệu trong kỳ không nhiều, nên công ty đã áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho Nhờ đó, những thông tin về tình hình sử dụng nguyên vật liệu sẽ được cung cấp một cách thường xuyên, kịp thời trong kỳ vì công ty có thể tính được trị giá xuất kho nguyên vật liệu cho từng phiếu xuất ngay sau khi xuất.

- Kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xác định trên cơ sở các hợp đồng kinh tế đã ký kết, các đơn đặt hàng của khách hàng để từ đó xác định khối lượng nguyên vật liệu cần cung ứng đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường tránh tồn đọng dự trữ quá nhiều tại kho sẽ làm ảnh hưởng đến khả năng quay vòng vốn của công ty.

Như vậy, về cơ bản công ty đã tiến hành hạch toán đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi chi phí về vật liệu và phản ánh hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp thể hiện mọi yêu cầu quản lý cao, chặt chẽ về nguyên vật liệu

Công ty xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý, bố trí nguyên vật liệu theo đặc tính riêng của từng loại để thuận tiện quản lý Nhờ vậy, doanh nghiệp đáp ứng đủ nhu cầu vật liệu cho sản xuất.

- Về việc lập định mức chi phí nguyên vật liệu.

Việc lập định mức trong công ty TNHH Hoà Phát rất được quan tâm Hệ thống định mức sử dụng vật tư được sử dụng và được điều chỉnh theo sự biến động của vật liệu xuất dùng thực tế nên đảm bảo được tính phù hợp, tính xác thực và tính khoa học làm tăng hiệu quả của việc quản lý nguyên vật liệu.

- Về việc thu mua, bảo quản sử dụng nguyên vật liệu.

Có thể đánh giá công tác thu mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu ở công ty TNHH Hoà Phát được thực hiện tương đối tốt.

Tóm lại, có được kết quả trên là do sự cố gắng của tập thể cán bộ nhân viên kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng Cùng với sự phát triển lớn mạnh của công ty, công tác kế toán tại phòng tài chính kế toán ngày càng được hoàn thiện và đổi mới để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.

Bên cạnh những kết quả đã đạt được đáng khích lệ của công ty TNHH Hoà Phát, thì trong công tác kế toán vật liệu của công ty còn có những mặt hạn chế cần phải khắc phục, đó là:

Hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ mà công ty đang áp dụng chưa được mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, dẫn tới tình trạng thiếu sổ sách theo dõi và quản lý chứng từ ghi sổ, tiềm ẩn nguy cơ mất mát, thất lạc chứng từ, gây khó khăn trong việc kiểm soát và theo dõi hóa đơn chứng từ, ảnh hưởng đến tính chính xác và minh bạch của thông tin kế toán.

- Bỏ sót nghiệp vụ kinh tế phát sinh khi vào sổ.

- Việc kiểm tra đối chiếu số liệu bị hạn chế khi có những sai sót khó phát hiện.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hoà Phát

3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu: Để phát huy hơn nữa vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong quản lý, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu

* Công ty nên thành lập ban kiểm nghiệm vật tư:

Vật tư hàng hoá nói chung và nguyên vật liệu nói riêng cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhập kho để xem xét loại hàng nhập kho có đúng, đủ với những điều khoản ghi trong hợp đồng mua hàng hay không, tránh tình trạng nhập kho phải những hàng kém chất lượng, sai quy cách hoặc là nhập không đủ số lượng so với thực mua Do đó, tiến tới công ty cần thành lập ban kiểm nghiệm vật tư hàng hoá.Ban kiểm ngiệm nên ít nhất cần phải có: một đại diện phụ trách bộ phận mua hàng,thủ kho, một đại diện phụ trách bộ phận kỹ thuật Những người trong ban kiểm nghiệm phải thành thạo về mẫu mã, phẩm chất và quy cách của hàng mua Sau khi kiểm nhận hàng mua về, ban kiểm nhận cần lập “ biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng

Trường Đại Học Kinh T ế Quốc Dân Khoa Kế Toán Đối với những chuyến hàng mua về có giá trị lớn, nhiều chủng loại thì nhất thiết phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm

Trong trường hợp nguyên vật liệu không đúng với số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hoá đơn thì lập thêm một liên nữa và kèm theo các chứng từ liên quan để gửi cho đơn vị bán nhằm giải quyết.

3.2.2 Về phương pháp kế toán:

Trong trường hợp số nguyên vật liệu thừa được để lại kỳ sau để tiếp tục sản xuất thì quản đốc lập ra phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( lập 2 liên ) Liên 1 lưu lại, liên 2 gửi lên cho phòng kế toán Căn cứ vào phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, kế toán xác định chi phí nguyên vật liệu trong kỳ theo công thức thông qua bút toán điều chỉnh ( ghi âm )

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong kỳ =

Trị giá nguyên vật liệu thực tế xuất kho trong kỳ

- Trị giá nguyên vật liệu thừa cuối kỳ

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ( trị giá nguyên vật liệu thừa cuối kỳ )

Có TK 152 – nguyên liệu, vật liệu ( trị giá vật liệu thừa cuối kỳ ) Đồng thời mở sổ chi tiết chi phí cho kỳ sau và ghi bút toán ( mực thường)

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ( trị giá nguyên vật liệu thừa cuối kỳ )

Có TK 152 – nguyên liệu, vật liệu ( trị giá vật liệu thừa cuối kỳ )

3.2.3 Về tài khoản sử dụng:

Việc xây dựng hệ thống danh điểm vật tư là rất quan trọng đối với doanh nghiệp Đây là quá trình sắp xếp và gán các ký hiệu riêng biệt cho từng loại vật tư một cách khoa học và phù hợp, đảm bảo dễ nhớ, dễ nhận dạng và thuận tiện kiểm tra Mặc dù hiện tại danh mục nguyên vật liệu của công ty còn hạn chế, nhưng trong chiến lược phát triển sản xuất và mở rộng quy mô hoạt động, việc mở rộng danh mục vật tư là điều không thể tránh khỏi Do đó, cần xây dựng một hệ thống danh điểm vật tư hợp lý để quản lý và kiểm soát vật tư hiệu quả hơn trong tương lai gần.

Trường Đại Học Kinh T ế Quốc Dân Khoa Kế Toán sẽ tăng lên nhiều Nếu không xây dựng được một danh điểm vật tư phù hợp thì sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác quản lý, kiểm tra, hạch toán nguyên vật liệu. Mặt khác, công ty thường xuyên sản xuất theo các đơn đặt hàng, mỗi đơn đặt hàng có những yêu cầu khác nhau về kích cỡ, chủng loại, chất lượng của từng thứ nguyên vật liệu sử dụng Cho nên nếu không xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư sẽ rất hay nhầm lẫn giữa nguyên vật liệu sử dụng cho đơn đặt hàng này với đơn đặt hàng kia, dẫn đến sự không chính xác trong hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

Về cách xây dựng danh điểm đối với nguyên vật liệu, có thể thực hiện bằng việc mở các tài khoản chi tiết theo nội dung kinh tế của nguyên vật liệu Chẳng hạn,

TK 152 - nguyên liệu, vật liệu, các tài khoản chi tiết cho tài khoản này như:

TK 1522 – vật liệu phụ Đối với NVL chính ở công ty có thể quy định các danh điểm vật liệu như sau:

Tài khoản cấp 2 Tài khoản cấp 3 Tàikhoản cấp

Một khi danh điểm vật tư được xây dựng và công ty áp dụng tin học vào công tác kế toán thì sẽ phát huy được hiệu quả quản lý, hạch toán nguyên vật liệu.

3.2.4 Về phương pháp tính giá:

Phương pháp tính giá tại công ty đang áp dụng rất phù hợp với cách thức sản xuất kinh doanh mặt hàng của công ty

3.2.5 Về luân chuyển chứng từ:

Nhìn chung cách thức quản lý của lãnh đạo công ty có định hướng cụ thể, và sát sao nên tạo ra sự nhất quán trong quá trình thực thi, nên việc luân chuyển chứng từ không bị ảnh hưởng bởi sự phát sinh thêm của các nhân tố, góp phần tích cực vào quá trình hoạt động thông suốt Đó là sự phân công công việc và cách thức làm việc cho nhân viên Và quan trọng là đã liên kết giữa các bộ phận kế toán, thủ kho, thống kê với các phòng ban khác trong quá trình quản lý tài sản của công ty.

3.2.6 Về áp dụng hệ thống máy tính trong công tác kế toán tại công ty:

Để đáp ứng nhu cầu phát triển và nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong doanh nghiệp, cần áp dụng công nghệ thông tin và bồi dưỡng, nâng cao trình độ nhân viên kế toán Trang bị hệ thống máy tính hiện đại sẽ giảm khối lượng công việc, cải thiện chất lượng báo cáo số liệu và nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói chung, đặc biệt là kế toán vật liệu.

3.2.7 Về sổ sách kế toán:

Trong công tác kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ công ty cần mở thêm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào cuối tháng dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Sổ này vừa để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ,quản lí chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng đối chiếu số phát sinh nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu.Mặt khác công ty thường lập chứng từ ghi sổ vào cuối tháng,vì vậy công việc dồn vào cuối tháng, gây ùn tắc cho công tác kế toán Như vậy, theo em công ty cần điều chỉnh lại thời gian tập hợp chứng từ ghi sổ, có thể quy định từ 5 10 ngày định kỳ lập chứng từ ghi sổ một lần.

Nếu làm được như vậy công việc kế toán sẽ được trải đều trong tháng tránh dồn vào cuối tháng.

Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:

11/17 Trần Tế Xương Nam Định

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số tiền Chứng từ ghi sổ

Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng

Luỹ kế từ đầu năm

Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên)

Tiêu đề	Hoàn Thiện Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty TNHH Hoà Phát
Tác giả	Hoàng Thị Mai Lan
Trường học	Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	luận văn

Định dạng
Số trang	71
Dung lượng	851,5 KB