1. Tính cấp thiết của đề tài Ở mọi thời đại, mọi quốc gia trên thế giới, sức khoẻ luôn luôn là vốn quý nhất của con người. Chính vì vậy, việc bảo vệ và chăm sóc sức khoẻ luôn là vấn đề trọng tâm và được đặt lên hàng đầu trong sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước. Trước năm 2006, tại Việt nam hầu như Nhà nước cung cấp toàn bộ nguồn kinh phí để duy trì hoạt động của các BVCL phục vụ công tác khám chữa bệnh. Khi đó, nguồn thu nhập chính của cán bộ viên chức y tế là lương theo ngạch bậc NSNN cuộc sống vô cùng khó khăn. Khi đó, đối với mỗi Bệnh viện thì mối quan tâm hàng đầu của họ là công tác chuyên môn, còn công tác kế toán thì hầu như bị bỏ qua một bên. Tài liệu cho ngành kinh tế
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
Khái niệm, yếu cầu tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập
1.1.1 Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập Đơn vị sự nghiệp: là những đơn vị do Nhà nước thành lập thực hiện nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ xã hội công cộng và các dịch vụ khác nhằm duy trì sự hoạt động bình thường của các ngành kinh tế quốc dân. Đơn vị sự nghiệp công lập: Là một loại đơn vị có nguồn thu sự nghiệp, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập, là đơn vị dự toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán. Để xác định đơn vị nào do Nhà nước thành lập là ĐVSNCL cần dựa vào những tiêu chuẩn sau:
- Có văn bản quyết định thành lập đơn vị sự nghiệp của cơ quan có thẩm quyền ở trung ương hoặc địa phương.
- Được Nhà nước cấp kinh phí và tài sản để hoạt động, thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn và thực hiện một số khoản thu do chế độ Nhà nước quy định.
- Có tổ chức bộ máy, biên chế và bộ máy quản lý tài chính kế toán theo chế độ Nhà nước quy định, được chủ động sử dụng biên chế được cấp có thẩm quyền giao.
- Có mở TK tại KBNN để ký gửi các khoản thu chi tài chính
Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập :
- Xét theo lĩnh vực hoạt động:
- ĐVSNCL hoạt động trong lĩnh vực y tế: gồm các cơ sở khám chữa bệnh như các Bệnh viện, phòng khám, Trung tâm y tế thuộc các Bộ, Ngành và địa phương, cơ sở khám chữa bệnh thuộc các viện nghiên cứu, Trường đào tạo y dược, cơ sở điều dưỡng và phục hồi chức năng; các Viện phân viện thuộc hệ phòng bệnh trung ương, các Trung tâm y tế thuộc hệ phòng bệnh địa phương, các Trung tâm truyền thông giáo dục sức khoẻ, Trung tâm bảo vệ sức khoẻ bà mẹ và trẻ em - kế hoạch hoá gia đình, Trung tâm phòng chống các bệnh xã hội; các Trung tâm kiểm định vacxin sinh phẩm, kiểm tra chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm; các cơ sở sản xuất vacxin, sinh phẩm, máu dịch truyền thuộc Ngành Y tế…
- ĐVSNCL hoạt động trong lĩnh vực giáo dục đào tạo: gồm các cơ sở giáo dục công lập thuộc hệ thống giáo dục kinh tế quốc dân như Trường phổ thông: mầm non, tiểu học, phổ thông cơ sở, phổ thông trung học; các Trung tâm giáo dục thường xuyên, các Trung tâm đào tạo, Trường trung học chuyên nghiệp, các Trường dạy nghề, các Trường đại học, cao đẳng, các Học viện…
Đơn vị sự nghiệp công lập (ĐVSNCL) hoạt động trong lĩnh vực văn hóa nghệ thuật bao gồm các loại hình tổ chức như: đoàn nghệ thuật, Trung tâm chiếu phim quốc gia, Nhà văn hóa, Thư viện, Bảo tàng, Đài phát thanh truyền hình, Trung tâm báo chí xuất bản.
- ĐVSNCL hoạt động trong lĩnh vực thể dục thể thao: Trung tâm huấn luyện thể dục thể thao, Liên đoàn, đội thể thao, Câu lạc bộ thể dục thể thao…
- ĐVSNCL hoạt động trong lĩnh vực kinh tế gồm: các Viện thiết kế, quy hoạch đô thị, nông thôn, các Trung tâm bảo vệ rừng, Cục bảo vệ thực vật, Trung tâm nước sạch vệ sinh môi trường, Trung tâm kiểm định an toàn lao động, các ĐVSN giao thông đường bộ, đường sông…
Căn cứ theo khả năng tự trang trải chi phí hoạt động, người ta chia các ĐVSNCL thành ĐVSNCL có thu và không có thu.
Theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/2/2015 thì ĐVSNCL được chia thành: Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên; Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được NSNN cấp và đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị không có nguồn thu, kinh phí hoạt động thường xuyên do NSNN bảo đảm toàn bộ Việc phân loại ĐVSN như trên được ổn định trong thời gian 3 năm, sau thời hạn 3 năm sẽ xem xét và phân loại lại cho phù hợp Trong thời gian ổn định phân loại, trường hợp ĐVSN có thay đổi chức năng, nhiệm vụ, tổ chức thì cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xem xét điều chỉnh phân loại lại cho phù hợp.
Nghị định 16/2015/NĐ-CP cũng đưa ra công thức đề phân loại ĐVSN dựa vào mức tự đảm bảo chi phí:
Mức tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị =
Tổng số nguồn thu sự nghiệp x 100
Tổng số chi hoạt động thường xuyên Căn cứ vào nguồn thu sự nghiệp và mức tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên, ĐVSN được chia thành 3 loại:
Đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên (ĐVSN) là đơn vị có nguồn thu sự nghiệp đủ trang trải cho chi phí hoạt động của đơn vị Tỷ lệ tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị này phải đạt mức tối thiểu là 100% Điều này có nghĩa là ĐVSN có thể tự chủ về tài chính, không phụ thuộc vào ngân sách nhà nước Để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động, ĐVSN cần xây dựng phương án thu, chi hợp lý, kiểm soát chặt chẽ chi phí và tăng cường nguồn thu hợp pháp từ các hoạt động sự nghiệp của mình.
Các đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động là những cơ quan có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được Nhà nước cấp Mức tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị được tính từ 10% đến dưới 100%.
- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp và ĐVSN không có nguồn thu được gọi là ĐVSN do NSNN bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động có mức tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị được tính dưới 10%.
Xét trên góc độ phân cấp quản lý tài chính, có thể chia các đơn vị tài chính trong cùng một ngành theo hệ thống dọc thành các đơn vị dự toán:
- Đơn vị dự toán cấp I: là đơn vị trực tiếp nhận dự toán từ ngân sách năm và phân bổ dự toán cho đơn vị dự toán cấp dưới, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về việc tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của cấp mình và công tác kế toán, quyết toán ngân sách của đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc Đơn vị dự toán cấp I là đơn vị có trách nhiệm quản lý kinh phí của toàn ngành và giải quyết các vấn đề có liên quan đến kinh phí với cơ quan tài chính Thuộc đơn vị dự toán cấp I là các Bộ ở Trung ương, các Sở ở các tỉnh, thành phố hoặc các phòng ở cấp quận huyện.
Nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập
Việc tổ chức công tác kế toán cần được thực hiện khoa học và hợp lý để nâng cao hiệu quả Hệ thống tổ chức công tác kế toán bao gồm nhiều khâu liên kết với nhau, cụ thể có thể tóm lược thành 3 nội dung tổ chức chính:
1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
1.3.1.1 Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm đội ngũ nhân sự kế toán cùng hệ thống thiết bị máy móc tính toán, ghi chép phục vụ cho toàn bộ công tác kế toán từ thu thập, kiểm tra, xử lý đến tổng hợp, phân tích và cung cấp thông tin về hoạt động kinh doanh cho mục đích quản lý Trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh công nghiệp, ngoài chức năng ghi chép, xử lý thông tin tài chính, kế toán còn đảm nhiệm nhiệm vụ quản lý tài chính bằng cách lập dự toán, phân bổ kinh phí và kiểm tra giám sát quá trình sử dụng để lập báo cáo quyết toán chi phí.
Việc tổ chức bộ máy kế toán tại mỗi ĐVSNCL phải tuân thủ theo một số nguyên tắc sau:
- Các đơn vị kế toán phải bố trí cán bộ đúng chức danh, tiêu chuẩn quy định cán bộ kế toán phải được đảm bảo quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ quy định trong chế độ kế toán, phù hợp với khả năng chuyên môn và khối lượng cộng việc kế toán.
- Người làm kế toán phải đảm bảo các tiêu chuẩn quy định trong Luật kế toán không được bố trí người không học kế toán để làm kế toán trong đơn vị.
- Người làm kế toán có trách nhiệu tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện công việc theo sự phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn nghiệp vụ của mình Khi thay đổi người làm kế toán phải thực hiện việc bàn giao kế toán, kế toán mới chịu trách nhiệm về công việc của mình kể từ ngày nhận bàn giao công việc, cán bộ kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc trong thời gian mình phụ trách.
- Tất cả các bộ phận và mọi người trong đơn vị có liên quan đến công tác kế toán đều phải nghiêm chỉnh chấp hành các nguyên tắc, chế độ kế toán có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng từ và tài liệu cần thiết cho công tác kế toán và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các chứng từ và tài liệu do mình cung cấp.
- Đảm bảo công việc một cách đồng thời, giảm thời gian chờ đợi công việc để tăng năng xuất lao động.
1.3.1.2 Các hình thức tổ chức mô hình bộ máy kế toán.
Tổ chức mô hình bộ máy kế toán là việc lựa chọn kiểu bộ máy kế toán cho đơn vị hạch toán, là việc lựa chọn, xắp xếp bộ máy đó làm việc theo dạng nào cho phù hợp với quy mô của đơn vị, phù hợp với trình độ tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của đơn vị.
Các căn cứ để lựa chọn hình thức tổ chức kế toán hợp lý :
- Đặc điểm về tổ chức SXKD, lĩnh vực SXKD
- Quy mô, địa bàn hoạt động của đơn vị
- Đặc điểm về tổ chức, mức độ phân cấp, quản lý kế toán
- Biên chế và năng lực, trình độ của đội ngũ kế toán trong đơn vị
- Trình độ, trang thiết bị phương tiện kỹ thuật
Các nhân tố và điều kiện này chi phối tác động lẫn nhau vì vậy phải phối hợp các nhân tố và điều kiện này trong một thực tế cụ thể để xác định được một hình thức tổ chứuc bộ máy kế toán vừa khoa học vừa hợp lý.
Tuỳ theo đặc điểm hoạt động, phân cấp quản lý, trình độ sử dụng lao động kế toán và địa bàn hoạt động, các ĐVSNCL có thể lựa chọn một trong ba mô hình tổ chức bộ máy kế toán đó là : Tổ chức bộ máy kế toán tập trung, tổ chức bộ máy kế toán phân tán, tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Đối với mỗi một mô hình có những đặc điểm riêng về việc tổ chức các phần hành kế toán Do đó cần phải nghiên cứu lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với mỗi đơn vị giúp phát huy được ưu điểm và khắc phục được nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy kế toán mà đơn vị lựa chọn.
* Tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung còn gọi là mô hình một cấp. Đơn vị kế toán độc lập chỉ mở một bộ sổ kế toán; tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán Phòng kế toán trung tâm của đơn vị phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận chứng từ; ghi sổ; xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị Trong trường hợp đơn vị kế toán có các đơn vị trực thuộc thì thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ chứ không mở sổ sách, không hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng Toàn bộ công việc ghi sổ đến lập báo cáo tài chính đều được thực hiện ở phòng kế toán trung tâm
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán kiểu tập trung có ưu điểm là khả năng bảo đảm sự lãnh đạo tập trung; thống nhất đối với công tác kế toán và tạo điều kiện kiểm tra; giám sát kịp thời toàn bộ hoạt động của đơn vị Công tác kế toán được lãnh đạo chỉ đạo tập trung trong toàn đơn vị giúp thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với nhân viên kế toán và trang thiết bị kỹ thuật tính toán.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm nêu trên, mô hình này có những nhược điểm như: không phù hợp với những đơn vị có phạm vi hoạt động rộng; các cơ sở của đơn vị phụ thuộc đặt ở xa đơn vị trung tâm Đối với những đơn vị sự nghiệp có địa bàn hoạt động phân tán thì sự kiểm tra; giám sát của thủ trưởng đơn vị; của kế toán trưởng đối với hoạt động kinh tế tại các cơ sở phụ thuộc bị hạn chế Ngoài ra công việc kế toán bị dồn vào cuối kỳ gây ảnh hưởng đến công tác kiểm tra; đối chiếu số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính.
Như vậy, mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung thường tồn tại trong các ĐVSNCL; có tư cách pháp nhân đầy đủ; không có sự phân tán quyền lực quản lý Đây cũng là những ĐVSN có hoạt động tập trung về mặt không gian và mặt bằng hoạt động; có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại.
Phụ lục 1.1 : Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
* Tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Mô hình này (còn gọi là mô hình 2 cấp) Bộ máy kế toán được phân chia thành hai cấp riêng biệt là : cấp trung tâm và cấp trực thuộc Kế toán ở cả hai cấp đều được tổ chức sổ sách và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng; nhiệm vụ của kế toán phân cấp.
Kế toán cấp trung tâm tổng hợp báo cáo tài chính từ các đơn vị cơ sở, lập báo cáo tài chính gửi các cơ quan tổ chức Kế toán cấp trung tâm chịu trách nhiệm quản lý và giám sát hoạt động của các đơn vị cơ sở trực thuộc, chịu trách nhiệm cuối cùng về hoạt động của các đơn vị này.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN NỘI TIẾT TRUNG ƯƠNG
Tổng quan chung về Bệnh viện Nội tiết Trung ương
2.1.1 Giới thiệu chung về Bệnh viện Nội tiết Trung ương
Bệnh viện Nội tiết Trung Ương được ra đời ngày 16 tháng 9 năm 1969 theo Quyết định số 906/BYT-QL của Bộ Y tế lấy tên là Bệnh viện Nội tiết Ngày 07/12/2009 Bộ trưởng Bộ y tế ra Quyết định số 4828/QĐ-BYT về việc đổi tên Bệnh viện Nội tiết thành Bệnh viện Nội tiết Trung ương trực thuộc Bộ y tế.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện
BVNTTW là tuyến cuối cùng khám, chữa các bệnh về nội dung và rối loạn chuyển hóa, đồng thời là cơ sở đào tạo và nghiên cứu khoa học đề ra biện pháp phòng và chữa bệnh nội tiết và rối loạn chuyển hóa hiệu quả nhất.
Từ khi thành lập cho đến những năm đầu của thập kỷ 90, bệnh viện chủ yếu làm công tác phòng bệnh bướu cổ trên phạm vi toàn quốc Bên cạnh đó, Bệnh viện còn phải xây dựng một hệ thống mạng lưới chuyên khoa ở 63 tỉnh, thành phố Đây là công việc rất khó khăn vì quan niệm về công tác phòng chống bướu cổ hay còn gọi là phòng chống các rối loạn thiếu Iod (CRLTI) ban đầu còn có những ý kiến khác nhau Thời kỳ này, BVNTTW đã tham mưu cho Bộ y tế xây dựng một chiến lược Phòng chống bướu cổ toàn quốc được Nhà nước xếp vào 1 trong 10 chương trình quốc gia trọng điểm của cả nước Nhờ đó mà các tổ chức quốc tế vào hợp tác, đầu tư, viện trợ cho chương trình tương đối hiệu quả, như tổ chức phi chính phủ CEMUBAC của
Bỉ năm 1984, Unicef 1987 và AusAID của Australia năm 1994 Mục tiêu của chương trình đến năm 2005 thanh toán tình trạng thiếu Iod ở trẻ em từ 8 đến
Từ năm 2001 đến 2005, BVNTTW chủ trì đề tài Nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước mã số KC.10.15 “Dịch tễ học bệnh đái tháo đường ở Việt Nam, các phương pháp điều trị và biện pháp dự phòng” Năm 2002, Bệnh viện được giao là đơn vị chủ trì Dự án phòng chống bệnh Đái tháo đường thuộc Dự án Quốc gia Phòng chống một số bệnh không lây nhiễm được Thủ tướng Chính phủ ký ngày 17/6/2002
Với kinh nghiệm tổ chức xây dựng mạng lưới chỉ đạo tuyến về công tác phòng chống bướu cổ, Bệnh viện đã tiếp tục triển khai các công tác điều tra, chỉ đạo, tuyên truyền trong cộng đồng về chương trình phòng chống bệnh đái tháo đường một cách hữu hiệu.
Trong giai đoạn 1999-2003, Bệnh viện Nội tiết Trung ương đã được Bộ Y tế công nhận là "Bệnh viện tình thương" và sau này là "Bệnh viện xuất sắc toàn diện" Từ một đơn vị yếu kém, bệnh viện đã nỗ lực vượt bậc và trở thành bệnh viện chuyên khoa hàng đầu về nội tiết và chuyển hóa của Bộ Y tế Hiện tại, bệnh viện có 2 cơ sở với tổng số 500 giường bệnh, bao gồm cơ sở Tứ Hiệp với 2 tòa nhà 5 tầng và cơ sở Thái Thịnh.
Dự kiến khu Bệnh viện cũ Thái Thịnh sẽ được cải tạo để trở thành nơi khám và điều trị ngoại trú (bệnh viện ban ngày) cho những bệnh nhân nội thành; và nơi làm việc của Trung tâm đào tạo và Chỉ đạo tuyến.
Hiện Bệnh viện có 39 khoa lâm sàng và cận lâm sàng cùng các phòng chức năng với 552 CBCNVC Bệnh viện đang được Bộ Y tế giao nhiệm vụ quản lý và chỉ đạo tuyến 2 Dự án quốc gia, đó là dự án Phòng chống Đái tháo đường và Dự án Phòng chống các rối loạn thiếu Iod Đồng thời, Bệnh viện cũng thực hiện chương trình 1816 đưa cán bộ xuống địa phương giúp đào tạo cán bộ, hỗ trợ chuyên môn, tập huấn chuyển giao kỹ thuật trong đó có phẫu thuật tuyến giáp, nhằm giảm tải cho tuyến trên.
BVNTTW đã xác định rõ chức năng nhiệm vụ mà Bộ Y tế giao: “là Bệnh viện chuyên khoa đầu ngành có nhiệm vụ giúp Bộ chỉ đạo về chuyên môn kỹ thuật phòng và chống bệnh bướu cổ, nội tiết ở các địa phương, chủ yếu là các tỉnh miền núi ” Đây là việc làm không dễ trong lúc đất nước ta còn chiến tranh, dân ta còn nghèo, núi rừng hiểm trở, giao thông đi lại khó khăn Thế nhưng, BVNTTW đã hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc trong việc xây dựng mạng lưới PCBC cho 13 tỉnh miền núi phía Bắc.
BVNTTW có số lượng cán bộ nhân viên khoảng 250 người được chia ra thành 39 khoa, phòng Bộ máy quản lý của Bệnh viện được tổ chức theo mô hình trực tuyến Đứng đầu là Ban Giám đốc dưới là các phòng ban Điều này được thể hiện qua sơ đồ sau:
BAN LÃNH ĐẠO BỆNH VIỆN
PHÒNG NGHIỆP VỤ KHOA LÂM SÀNG KHOA CẬN LÂM SÀNG
Tổ chức Đảng, công đoàn, đoàn thể
Bộ môn Da liễu Trường Đại học Y Hà Nội
Phòng Tổ chức hành chính
Phòng Hợp tác quốc tế và
NCKH Phòng Đào tạo Phòng Kế hoạ ch tổng hợp
Phòng Công nghệ thông tin &
GDYT Phòng Tài chính kế toá n
Khoa điều trị bệnh da nữ giới và trẻ em Khoa điều trị bệnh da nam giới
Khoa điều trị bệnh phong và Laser phẫu thuật Phòng điều trị bệnh phong
Phòng điều trị bệnh phong
Phòng laser Phòng vật lý trị liệu
Phòng phẫu thuật Phòng chăm sóc da
Bộ phận Chẩn đoán hình ảnh
Phòng quản trị, vật tư, trang thiết bị y tế
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Bệnh viện Nội tiết Trung ương
Nguồn: Phòng Công nghệ Thông tin Bệnh viện Nội tiết Trung ương
Ban Giám đốc của Bệnh viện gồm 1 giám đốc và 5 phó giám đốc Đứng đầu là Giám đốc, 5 phó Giám đốc mỗi người phụ trách một khâu: Phó giám đốc phụ trách chuyên môn, Phó giám đốc phụ trách tài chính, Phó giám đốc phụ trách đời sống…
Giám đốc là người đứng đầu Bệnh viện, chỉ đạo toàn bộ hoạt động và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của bệnh viện trước pháp luật, nhà nước và Bộ Y tế Giám đốc có quyền quyết định phương án tổ chức bộ máy, quản lý, sử dụng nguồn lực, chiến lược phát triển và các vấn đề quan trọng khác.
Khoa Hồi sức Cấp cứu
Khoa Nội tiết người lớn
Khoa Bệnh lý tuyến giáp
Khoa Huyết học và chẩn đoán tế bào Khoa Ngoại chung
Khoa Labo Iod niệu và Iod muối
Khoa Điều trị ban ngày
Khoa Điều trị theo yêu cầu
hoạt động và tổ chức bộ máy của Bệnh viện; tổ chức điều hành thực hiện nhiệm vụ kế hoạch đã được cấp trên phê duyệt
- Phó giám đốc phụ trách đời sống: Có nhiệm vụ quản lý về nhân lực và các mặt về tổ chức khác
- Phó giám đốc phụ trách chuyên môn: Phụ trách kiểm soát các hồ sơ bệnh án của bệnh nhân, đào tạo, hướng dẫn cách điều trị bệnh nhân ở tuyến dưới
- Phó giám đốc phụ trách tài chính: Là người tham mưu cho Giám đốc về công tác tài chính kế toán đồng thời phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Bệnh viện
Tiếp đến là các khoa /phòng, mỗi khoa/phòng có một chức năng, nhiệm vụ khác nhau Đứng đầu khoa/phòng là trưởng phòng, phó phòng trực tiếp điều hành, quản lý công việc của khoa/phòng mình và chịu trách nhiệm trước Ban Lãnh đạo về hoạt động của khoa/phòng mình.
2.1.4 Những chính sách kế toán cơ bản của Bệnh viện Nội tiết Trung ương
Thứ nhất, nguồn kinh phí do NSNN cấp.
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện Nội tiết Trung ương
2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Do đặc thù là một Bệnh viện chuyên khoa nên quy mô lao động của Bệnh viện không lớn Tổng số cán bộ nhân viên của Bệnh viện khoảng 250 người, trong đó lao động phòng tài chính kế toán là 19 người Hiện tại, mô hình tổ chức bộ máy kế toán mà Bệnh viện đang áp dụng làm mô hình tổ chức kế toán tập trung Đứng đầu phòng tài chính kế toán là trưởng phòng, chịu trách nhiệm:
- Quản lý tất cả mọi hoạt động của phòng:
+ Lập dự toán thu, chi ngân sách
+ Cấp phát và quản lý tài sản, vật tư, tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ kế toán trong Bệnh viện.
+ Quản lý các khoản chi ngân sách, thu chi các khoản dịch vụ phát sinh của Bệnh viện.
+ Phân tích các hoạt động kinh tế của Bệnh viện
+ Lưu giữ chứng từ và sổ sách kế toán
+ Lập báo cáo quyết toán theo định kỳ
- Tham mưu cho lãnh đạo trong các hoạt động thu, chi hàng ngày
- Giúp lãnh đạo quản lý mảng kinh tế của Bệnh viện Để giúp việc cho trưởng phòng, nhân sự phòng tài chính kế toán được bố trí như sau :
- 01 phó phòng: đảm nhận vai trò kế toán tổng hợp đồng thời thay mặt cho trưởng phòng giải quyết công việc khi trưởng phòng vắng mặt
Bộ phận văn phòng có vai trò kiểm tra độ đầy đủ, hợp lý của chứng từ kế toán trước khi tiến hành các nghiệp vụ kế toán trên sổ kế toán.
Kế toán tiền mặt có vai trò quan trọng trong quy trình kế toán tại BVNTTW, đảm bảo tính chính xác và hợp lý của các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt Ngoài ra, kế toán tiền mặt còn chịu trách nhiệm cập nhật kịp thời số liệu thu, chi để cung cấp thông tin nhanh chóng cho Ban Lãnh đạo Bệnh viện, đảm bảo tính kịp thời của thông tin kế toán Cuối mỗi tuần, kế toán tiền mặt phải đối chiếu sổ tiền mặt với thủ quỹ để đảm bảo an toàn cho việc cất giữ tiền mặt.
Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, đầy đủ, chính xác của các chứng từ thanh toán Toàn bộ các khoản thu, chi theo ngân sách Nhà nước trên 5.000.000 đồng được quản lý và chi trả qua hệ thống kho bạc, trong khi các khoản thanh toán dịch vụ được chuyển khoản qua hệ thống ngân hàng Hiện nay, theo chỉ thị 20/2007/CT-TTg của Chính phủ, bệnh viện đã chuyển sang hình thức chi trả lương qua hệ thống tài khoản ngân hàng, nhằm giảm thiểu việc chi tiền mặt tại bệnh viện.
Kế toán thu nhập dịch vụ và thuế là người chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm soát tính hợp pháp hợp lý của tất cả các khoản thu nhập và chi phí dịch vụ của bệnh viện trước khi chuyển sang kế toán tiền mặt và tiền gửi để xử lý thanh toán Ngoài ra, họ còn lập và nộp các báo cáo thuế liên quan đến các hoạt động dịch vụ này.
- Kế toán kho: Là người chịu trách nhiệm theo dõi việc nhập, xuất, tồn của tất cả các kho trong Bệnh viện, có vai trò như người điều hành mạch máu của Bệnh viện
- Kế toán tiền lương và các khoản chi cho con người: Hàng tháng theo dõi các khoản chi trả cho cán bộ công nhân viên như lương, thưởng, trợ cấp, bổ sung thu nhập…
- Kế toán tài sản: theo dõi việc mua sắm, xuất dùng, điều chuyển TSCĐ,công cụ dụng cụ tại các bộ phận trong Bệnh viện, hàng năm trích khấu hao
TSCĐ theo đúng quy định.
Hiện nay, tất cả các vị trí kế toán khối văn phòng của Bệnh viện đều có trình độ đại học Các vị trí chịu trách nhiệm về các phần hành mình quản lý, cuối năm có nhiệm vụ khoá sổ kế toán và giao cho kế toán tổng hợp lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Thủ quỹ: Căn cứ vào chứng từ thu chi hợp lệ tiến hành thu tiền vào quỹ và chi tiền từ quỹ Thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quỹ cập nhật số liệu; cuối ngày kiểm kê quỹ và định kỳ lập báo cáo quỹ.
Bộ phận kế toán viện phí Đây là một bộ phận rất nhạy cảm, hàng ngày trực tiếp tiếp xúc với hàng trăm bệnh nhân nên công việc có rất nhiều áp lực Hiện nay, bộ phận kế toán viện phí được phân chia thành các bộ phận như sau:
- Tổ trưởng tổ viện phí: chịu trách nhiệm phụ trách chung khối viện phí
- Kế toán thu phí: bao gồm đội ngũ cán bộ làm nhiệm vụ thu viện phí trực tiếp Hiện nay, tại Bệnh viện đang tổ chức 3 điểm thu viện phí: điểm thu phí theo bảng giá nhà nước quy định, điểm thu phí theo giá dịch vụ tại khoa khám bệnh, điểm thu phí tại khoa lazer và dịch vụ tế bào gốc Mỗi điểm có 2 cán bộ thu đảm bảo việc thu đủ, thu đúng, tránh thất thoát và đặc biệt là giúp giải toả bệnh nhân nhanh, tránh tình trạng bệnh nhân chờ đợi lâu gây ùn tắc và tâm lý ức chế cho bệnh nhân.
- Kế toán BHYT: gồm những cán bộ nắm rõ những quy định về BHYT , nhẹ nhàng, nhiệt tình với bệnh nhân, theo dõi các khoản thanh toán với bệnh nhân có thẻ BHYT.
- Kế toán thanh toán viện phí: Là người trực tiếp thu tạm ứng, làm thủ tục vào viện, thanh toán ra viện cho bệnh nhân nội trú.
Trưởng phòng tài chính kế toá n
Phó Trưởng phòng Phó Trưởng phòng
Kế toá n ngân hàng, kho bạc
Kế toá n tiền lương, BHXH, BHYT
Kế toá n các hoạt động có thu
Thu khám Giáo sư, Phó giá o sư Thu khám bệnh theo yêu cầu Thu ngoại trú
Thu xét nghiệm Thu Laser, phẫu thuật thẩm mỹ
Sơ đồ 2.2: Mô hình bộ máy kế toán của BVNTTW Nguồn: Phòng Công nghệ Thông tin Bệnh viện Nội tiết Trung ương 2.2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Căn cứ vào đặc điểm hoạt động và quy định chung về hệ thống chứng từ thu, chi của kế toán hiện hành, Bệnh viện sẽ lựa chọn hệ thống chứng từ phù hợp, đảm bảo đáp ứng nhu cầu quản lý và phản ánh chính xác các nghiệp vụ tài chính Việc lựa chọn này giúp gia tăng tính minh bạch, chính xác, kịp thời trong công tác kế toán và quản lý tài chính của Bệnh viện.
Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Bệnh viện Nội tiết Trung ương 75
2.3.1 Những kết quả đạt được
Cùng với việc đổi với cơ chế tài chính, trao quyền tự do cho các ĐVSNCL, Bệnh viện đã từ bước có những thay đổi tích cực về mọi mặt, từng bước phù hợp với quá trình đổi mới của đất nước, đã chủ động được nguồn kinh phí, xây dựng chuẩn quy chế chi tiêu nội bộ và đề ra một số giải pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, sử dụng kinh phí có hiệu quả để tăng thu nhập, góp phần nâng cao đời sống vật chất của cán bộ y tế trong đơn vị mình.
- Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, phù hợp với bộ máy quản góp phần thực hiện tốt chức năng của đơn vị, phân chia công việc rõ ràng Bộ phận thu viện phí được bố trí hợp lý, đảm bảo giải toả bệnh nhân, thu đúng, thu đủ, hạn chế hiện tượng “cò bệnh nhân” trong Bệnh viện Bố trí các vị trí thu hợp lý tại những điểm thu quan trọng, có tính nhạy cảm cao.
- Về tổ chức vận hệ thống chứng từ kế toán: Bệnh viện đã xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, trong đó quy định quy chình, thủ tục, hạn mức thanh toán đối với tất cả chứng từ từ tất cả các khoa phòng khác trong Bệnh viện, đồng thời quy định được yêu cầu cụ thể về số lượng chứng từ đối với từng nghiệp vụ thanh toán cụ thể như: chi mua sắm, chi công tác phí, chi thanh toán vật tư,
… Các chứng từ kế toán được xây dựng thống nhất theo biểu mẫu quy định của chế độ kế toán hiện hành.
- Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản: Bệnh viện đã xây dựng được hệ thống các tài khoản kế toán theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành, đồng thời chi tiết các tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3 phù hợp với hoạt động của Bệnh viện.
- Về tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán: Bệnh viện đã thực hiện đúng quy trình mở, đóng sổ kế toán Các sổ kế toán được bảo quản, lưu giữ cẩn thận đảm bảo có thể kiểm tra được khi cần thiết.
- Về tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán: Bệnh viện đã xây dựng được hệ thống báo cáo kế toán theo quy định của chế độ kế toán, đồng thời lập và nộp các loại báo cáo đúng quy định.
- Về tổ chức kiểm tra kế toán: Bệnh viện đã xây dựng quy trình kiểm tra kế toán chặt chẽ từ trên xuống dưới, từ các kế toán phần hành đến kế toán tổng hợp, từ kế toán viên đến kế toán trưởng Đồng thời có sự kiểm tra của ban thanh tra Bệnh viện để đảm bảo tính khách quan của các hoạt động thu, chi.
Bệnh viện triển khai công nghệ thông tin trong hạch toán kế toán và thu viện phí, tự động hóa phần lớn chứng từ kế toán và sổ sách trên hệ thống máy tính Điều này hỗ trợ tích cực cho nhân viên kế toán trong quá trình thực hiện công việc, giúp tối ưu hóa hiệu suất và độ chính xác trong các hoạt động tài chính.
Nhờ được trao quyền tự chủ về tài chính mà trong những năm gần đây, Bệnh viện đã không ngừng cải thiện được đời sống cho cán bộ viên chức Từ chỗ phụ thuộc hoàn toàn vào kinh phí của NSNN cấp, hiện nay Bệnh viện đã tự chủ được phần nào về tài chính của mình, chủ động phân bổ nguồn tài chính theo nhu cầu chi tiêu của từng lĩnh vực trên tinh thần tiết kiệm, thiết thực, hiệu quả, giảm sự can thiệp trực tiếp của cơ quan chủ quản, cơ quan tài chính, tạo môi trường và động lực khuyến khích người lao động phát huy hết tài năng và trí tuệ của mình, cung cấp các dịch vụ chăm sóc sức khoẻ nhân dân ngày càng tốt hơn.
2.3.2 Những vấn đề tồn tại
Bên cạnh những thành tựu đã đạt được công tác tổ chức kế toán tại Bệnh viện còn tồn tại khá nhiều vấn đề bất cập.
-Về tổ chức bộ máy kế toán
Hệ thống kế toán mới chỉ đáp ứng được nhu cầu nghiệp vụ kế toán tài chính, nhưng lại chưa thể cung cấp các báo cáo quản trị Hiện tại, các báo cáo quản trị vẫn được thực hiện bởi kế toán tiền mặt hoặc kế toán tổng hợp Các kế toán viên còn thiếu hụt kỹ năng sử dụng số liệu từ các báo cáo kế toán quản trị để phân tích, đánh giá và hỗ trợ công tác quản lý, lập kế hoạch và vận hành của Bệnh viện Do đó, việc cung cấp thông tin tài chính phục vụ cho hoạt động đánh giá, lập kế hoạch còn hạn chế, cũng như các đề xuất giải pháp quản lý tài chính Bệnh viện cũng còn rất hạn hữu.
+ Việc tổ chức công tác kế toán còn chưa khoa học và hợp lý bởi lẽ công tác tin học hoá trong việc ứng dụng các giải pháp quản lý tài chính kế toán mới chỉ dừng lại ở việc sử dụng phần mềm kế toán riêng, phần mềm quản lý viện phí riêng, phần mềm quản lý dược riêng, chưa có sự kết xuất gắn kết được với nhau Các nghiệp vụ thu viện phí sau khi thực hiện ở phần mềm viện phí lại được cập nhật một lần nữa trên hệ thống phần mềm kế toán của Bệnh viện Các nghiệp vụ xuất, nhập thuốc trên tất cả các kho một phần được cập nhật trên phần mềm quản lý dược, một phần phải theo dõi bằng tay sau đó lại nhập lại trên hệ thống phần mềm kế toán Điều đó gây mất rất nhiều thời gian, tốn kém cho bộ phận kế toán nói riêng cũng như toàn Bệnh viện nói chung Hơn nữa, trên phần mềm kế toán chưa tiến hành phân quyền riêng cho các kế toán viên nên dẫn đến tình trạng cuối năm báo cáo đã xong, đã nộp mà số liệu trên phần mềm vẫn bị thay đổi và không quy được trách nhiệm thuộc về ai
-Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ và thu nhận thông tin ban đầu
+ Về mẫu chứng từ kế toán: Mặc dù đã xây dựng được một hệ thống chứng từ kế toán khá đầy đủ và chi tiết nhưng hiện tại, nhiều mẫu chứng từ kế toán chưa kịp thay đổi kịp thời với sự thay đổi của chế độ kế toán, cụ thể là thay đổi theo thông tư 185/2010 Trong các mẫu thanh toán vẫn sử dụng các mẫu giấy đề nghị thanh toán, giấy đê nghị tạm ứng, bảng chấm công,… theo mẫu cũ như quy định trong Quyết định 19/2006/QĐ-BTC mà chưa có sự sửa đổi, cập nhật theo thông tư 185/2010.
+ Về việc lập chứng từ kế toán: Vẫn diễn ra tình trạng thiếu chữ ký trên chứng từ, đặc biệt là các phiếu thu viện phí Tại đây, do khối lượng công việc quá lớn nên đôi khi các kế toán viện phí quên không ký trên phiếu thu, không đóng dấu đã thu tiền trên phiếu thu tiền của bệnh nhân, dẫn đến tình trạng nhiều bệnh nhân muốn mang phiếu thu về thanh toán với bảo hiểm phải quay lại bàn thanh toán một lần nữa để xin dấu, điều đó gây mấy thời gian của cả người bệnh và người thanh toán.
Việc kiểm tra chứng từ kế toán còn nhiều bất cập Dù đã ban hành quy trình thanh toán, bệnh viện vẫn rơi vào tình trạng chạy theo sau chứng từ, nhập hàng rồi mới làm thủ tục mua hàng, lấy báo giá và ký hợp đồng Nhân viên kế toán ngại yêu cầu hoàn thiện chứng từ khi thấy thiếu hoặc sai sót vì nể nang Cuối năm thường dẫn đến tình trạng chi chạy hết kinh phí, không kịp rà soát tính đầy đủ và chính xác của các khoản chi.
- Việc lưu giữ chứng từ kế toán: Tuy đã sắp xếp được phòng riêng để lưu trữ chứng từ tuy nhiên do số lượng chứng từ quá lớn mà diện tích kho lại nhỏ nên việc chứng từ phải để trong các thùng tôn xếp chồng lên nhau vẫn còn, điều này gây khó khăn trong việc tìm chứng từ, nhất là khi phòng kế toán của Bệnh viện hầu như toàn là cán bộ nữ Các chứng từ thu trực tiếp viện phí, bảo hiểu thì lại được lưu trữ riêng theo từng cán bộ thu chứ không lưu tập chung trên phòng tài chính kế toán, điều này gây khó khăn trong việc tìm và lưu trữ chứng từ mỗi khi thanh quyết toán với cơ quan bảo hiểm.
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN DA LIỄU TRUNG ƯƠNG
Sự cần thiết hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện Nội tiết Trung ương 83 3.2 Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện Nội tiết Trung ương
Công tác tổ chức kế toán có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của Bệnh viện Vì vây, viện hoàn thiện tổ chức công tác kế toán là vấn đề rất cấp thiết Vì:
- Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nhằm cung cấp thông tin thu, chi kịp thời, tập trung, thống nhất, tin cậy phục vụ cho việc ra quyết định của Bệnh viện.
- Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nhằm giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình thu, chi của đơn vị, hỗ trợ yêu cầu nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí, nắm bắt được chính xác kịp thời tình hình tài chính tại đơn vị giúp xây kế hoạch phát triển hoạt động và đưa ra những quyết định quản lý phù hợp và có hiệu quả.
- Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán của Bệnh viện phù hợp với cơ chế tự chủ về tài chính, với đặc điểm, tính chất hoạt dộng và trình độ kế toán của Bệnh viện.
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Bệnh viện giúp cung cấp những thông tin cần thiết; thống nhất và tin cậy về tình hình tài chính gồm: Tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí; việc huy động và sử dụng nguồn lực tài chính; việc quản lý và sử dụng các loại vốn tài sản của nhà nước cho cơ quan chủ quản của đơn vị và các cơ quan chức năng của nhà nước để phục vụ cho việc kiểm tra kiểm soát những hoạt động của đơn vị và việc đưa ra những quyết định vĩ mô.
Chính vì có vai trò rất quan trọng như vậy nên việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán có vai trò rất quan trọng và cần được thực hiện càng sớm càng tốt.
3.2 Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện Nội tiết Trung ương
3.2.1.Yêu cầu về hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện Nội tiết Trung ương
Tổ chức công tác kế toán hiệu quả tại Bệnh viện đòi hỏi quá trình hoàn thiện phải bám sát vào thực tiễn hoạt động, dựa trên những yếu tố nền tảng như chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm cụ thể của đơn vị.
- Thứ hai, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ các quy định của Luật kế toán, chế độ kế toán hiện hành và các văn bản hướng dẫn thi hành luật của cơ quan có thẩm quyền, vừa phải phù hợp với thông lệ, chuẩn mực kế toán quốc tế.
Thứ ba, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán đòi hỏi ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại để hệ thống hóa quá trình tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin Các phương pháp và tài khoản kế toán cũng cần được điều chỉnh thường xuyên cho phù hợp với những thay đổi trong chế độ kế toán hiện hành.
- Thứ tư, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ làm kế toán cũng như hệ thống phần mềm mà đơn vị sử dụng.
- Thứ năm, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải trên cơ sở tiết kiệm, thiết thực và hiệu quả.
3.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện Nội tiết Trung ương
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin kịp thời, tập trung, thống nhất, tin cậy phục vụ cho việc ra quyết định của Bệnh viện.
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nhằm giúp Lãnh đạo đơn vị nắm bắt được tình hình thu, chi của đơn vị, hỗ trợ yêu cầu nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí.
Hoàn thiện tổ chức kế toán phù hợp với cơ chế tự chủ tài chính, đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động, trình độ kế toán Điều này nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp, chuẩn xác, minh bạch của công tác kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý và hoạt động của bệnh viện.
- Hoàn thiện tổ chức kế toán giúp tăng thu cho Bệnh viện, nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện Nội tiết Trung ương
Hiện nay, tổ chức công tác kế toán của bệnh viện đã đạt được nhiều tiến triển đáng kể, phù hợp với hoạt động của đơn vị Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định cần khắc phục Đặc biệt, trong bối cảnh nền kinh tế xã hội có nhiều thay đổi tích cực, các chính sách quản lý vĩ mô của nhà nước ảnh hưởng lớn đến cơ chế tài chính và tổ chức kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập, bao gồm cả Bệnh viện Việt Nam - Thụy Điển (BVNTTW) Do đó, bài viết này đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện tổ chức công tác kế toán tài chính tại BVNTTW.
3.3.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh viện
Hiệu quả của công tác kế toán trong bất kỳ đơn vị nào cũng phụ thuộc vào tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán hợp lý không chỉ mang lại lợi ích trực tiếp cho đơn vị mà còn có ý nghĩa thiết thực với quản lý Nhà nước Vì vậy không ngừng cải tiến chất lượng bộ máy kế toán là một yêu cầu bắt buộc đối với Bệnh viện hiện nay
- Thứ nhất, hoàn thiện tổ chức nhân lực bằng cách
+ Nâng cao trình độ cho các cán bộ làm kế toán: Thường xuyên cử cán bộ đi học, đi tập huấn về tất cả các nghiệp vụ liên quan đến các hoạt động của Bệnh viện Phải thường xuyên cập nhật sự thay đổi của các chế độ, chính sách để có sự điều chỉnh công tác kế toán một cách kịp thời.
+ Nâng cao khả năng ứng xử cho các cán bộ ở bộ phận thu viện phí Do đặc thù là một đơn vị cung cấp dịch vụ y tế, thường xuyên tiếp xúc với bệnh nhân nên vấn đề giao tiếp ứng xử cũng là một vấn đề quan trọng.Bệnh viện cần thường xuyên mở các lớp tập huấn về giao tiếp ứng xử để tăng khả năng giao tiếp, chăm sóc, xử lý tình huống Cần thuyên chuyển công tác khi cần thiết đối với những cán bộ không đủ khả năng giao tiếp và đặc biệt phòng tài chính kế toán cần chú ý trong việc lựa chọn cán bộ viện phí phải là những người nắm rõ được luật, ăn nói nhẹ nhàng và có khả năng chịu áp lực cao.
+ Luân chuyển theo định kỳ vị trí giữa các phần hành kế toán để đảm bảo tất cả các cán bộ kế toán có thể làm được công việc của nhau khi cần thiết, tránh phụ thuộc vào một người nào đó Đặc biệt, cần đào tạo thêm nhiều người có thể làm kế toán tổng hợp hơn là chỉ một người làm như hiện nay. + Bố trí riêng cán bộ chuyên làm kế toán quản trị để đảm bảo chất lượng và tính kịp thời của các báo cáo kế toán quản trị.
- Hoàn thiện tổ chức máy móc kế toán bằng cách
Phân quyền trong các phòng ban kế toán là điều cần thiết để tăng cường trách nhiệm của kế toán viên Mỗi kế toán viên nên có mật khẩu riêng và chỉ được truy cập vào các chức năng quản lý được giao Điều này đảm bảo tính trách nhiệm trong khi vẫn duy trì sự bảo mật và ngăn chặn truy cập trái phép vào dữ liệu nhạy cảm.
+ Kết nối giữa các phần mềm kế toán với phần mềm dược, phần mềm viện phí để giảm thiểu khối lượng công việc, tiết kiệm thời gian cho các kế toán, đồng thời giảm thiểu số lượng chứng từ kế toán cần phải lưu trữ.
+ Bảo dưỡng thường xuyên hệ thống máy móc dùng cho kế toán, đặc biệt là phần mềm thu viện phí để đảm bảo luôn luôn đạt công suất hoạt động lớn.
+ Lắp đặt hệ thống camera giám sát ở khu vực thu tiền thực tiếp như : tổ viện phí, nhà thuốc Điều này vừa giúp giám sát việc thu đúng, thu đủ, vừa có thể xử lý được những tình huống bất ngờ có thể xảy ra như : cò mồi lôi kéo bệnh nhân, trộm cắp, và nó còn giúp nâng cao tính tự giác của cán bộ công nhân viên.
3.3.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ và thu nhận thông tin ban đầu tại Bệnh viện Nội tiết Trung ương
Tổ chức tốt chứng từ kế toán sẽ tạo được hệ thống thông tin hợp pháp cho việc thực hiện có hiệu quả công tác quản lý cũng như nâng cao tính pháp lý của công tác kế toán ngay từ giai đoạn đầu Do đó, hoàn thiện hệ thống và quy trình luân chuyển chứng từ kế toán là vấn đề tiếp tục nghiên cứu vạ ̂n dụng những chứng từ kế toán được ban hành trong chế độ kế toán; khắc phục những thiếu sót; tồn tại trong quá trình tổ chức chứng từ kế toán theo quy định hiện hành của Nhà nước Thực tế hiện nay hệ thống chứng từ kế toán do chế độ quy định vẫn còn thiếu hoặc có một số chỉ tiêu chưa phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc thù hoạt động của Bệnh viện Để đáp ứng yêu cầu đó, hiện nay Bệnh viện cần hoàn thiện chứng từ kế toán về các mặt:
Để đảm bảo thanh toán hiệu quả theo quy định kế toán mới, bệnh viện cần cập nhật các chứng từ mẫu và phổ biến rộng rãi cho các bộ phận liên quan Việc thiết lập quy trình thanh toán chuẩn cho mọi nghiệp vụ thu, chi là cần thiết Các khoa phòng như tài chính kế toán, kế hoạch tổng hợp, vật tư, khám bệnh và dược nên thường xuyên họp giao ban để cập nhật kịp thời những thay đổi về quy định kế toán.
Để đảm bảo tính chính xác, kế toán phải chịu trách nhiệm với chứng từ lập ra Họ cần kiểm tra kỹ chữ ký trên chứng từ, đặc biệt là phiếu thu tiền viện phí Các quy định yêu cầu bác sĩ và bộ phận chức năng chỉ tiếp nhận bệnh nhân khi có đủ chữ ký kế toán viện phí và dấu thu tiền Vi phạm quy định sẽ dẫn đến hình thức xử lý thích đáng.
Để quản lý lưu trữ chứng từ hiệu quả, cần mở rộng kho lưu trữ, bổ sung tủ chứa chứng từ mới khóa sổ trong 5 năm trở lại đây Hệ thống lưu trữ phải đảm bảo tính khoa học, tổ chức logic để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
- Giảm thiểu bớt các nghiệp vụ chi bằng tiền mặt ví dụ như chuyển chi thu nhập tăng thêm, các khoản chi cho con người khác từ chi tiền mặt sang chi tằng tiền gửi ngân hàng; hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, chuyển tất cả các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng, kho bạc Đây cũng là một biện pháp tăng cường kiểm tra kế toán vì một nghiệp vụ, đồng thời có nhiều bên cùng kiểm tra thì tính chính xác của nghiệp vụ đó sẽ được nâng cao.
3.3.3 Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại Bệnh viện Nội tiết Trung ương
Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận quan trọng của một hệ thống kế toán bởi nó định dạng hệ thống thông tin được xây dựng trong đơn vị Hiện nay, Bệnh viện đều thống nhất xây dựng hệ thống tài khoản kế toán trên cơ sở quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Tuy nhiên, quá trình vận dụng các tài khoản kế toán và trong hạch toán thực tế tại Bệnh viện đã nảy sinh một số vấn đề còn chưa hợp lý Do đó để phản ánh đầy đủ và cung cấp những thông tin hữu ích hơn cho các đơn vị, hệ thống tài khoản và phương pháp ghi chép trên tài khoản cần sửa đổi, bổ sung một số nội dung như sau:
- Tăng cường sử dụng các TK ngoại bảng như TK 004; 008 theo đúng chế độ kế toán quy định
