Lịch sử nghiên cứu
Đánh giá thành công của hoạt động quản trị nhân lực (ĐGTHCV) đóng vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế hiện nay và là nền tảng cho các hoạt động khác trong quản trị nhân lực Nhiều nghiên cứu đã được thực hiện để làm rõ mối liên hệ giữa quản trị nhân lực và đánh giá nhân lực, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và phát triển nguồn nhân lực.
Giáo trình "Quản trị nhân lực" của Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2010) do NXB Đại học Kinh tế Quốc dân xuất bản cung cấp những kiến thức cơ bản về quản trị nhân lực trong tổ chức Chương VII của giáo trình đề cập chi tiết về ĐGTHCV, giúp người đọc có cái nhìn tổng quan và sâu sắc về vấn đề này.
Khóa luận tốt nghiệp: “Hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc tại
Ngân hàng Thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam” của sinh viên Nguyễn Thị
Hồng Minh (2010) tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã cung cấp cái nhìn toàn diện về thực trạng đánh giá nhân lực trong ngành ngân hàng, với những dẫn chứng cụ thể và xác thực Tác giả cũng đưa ra những ý kiến thuyết phục nhằm hoàn thiện công tác đánh giá tài năng và hiệu quả công việc.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Mai Chi tại Trường Đại học Thương Mại nghiên cứu về việc hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc tại công ty cổ phần xi măng Đồng Bành Bài khóa luận tập trung vào lý luận cơ bản của đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) và thực trạng đánh giá nhân lực tại công ty Tác giả đã chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong công tác đánh giá, từ đó đề xuất giải pháp nhằm cải thiện quy trình này Mặc dù phần lý thuyết được trình bày chi tiết và rõ ràng, nhưng phần phân tích thực trạng vẫn còn thiếu cụ thể và nhiều lý thuyết chưa được áp dụng một cách thực tiễn.
Mặc dù đã có nhiều nghiên cứu liên quan đến ĐGTHCV, nhưng chưa có đề tài nào tập trung vào việc hoàn thiện ĐGTHCV tại Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện Do đó, nghiên cứu mang tên “Hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện” sẽ đảm bảo tính mới mẻ và không trùng lặp với các nghiên cứu trước đó.
Mục tiêu nghiên cứu
Bài viết này phân tích lý luận về đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) trong doanh nghiệp và đánh giá thực trạng ĐGTHCV tại Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện Dựa trên những phân tích này, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện ĐGTHCV tại đơn vị trong thời gian tới.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu trên đề tài cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận về ĐGTHCV trong DN
Hai là, phân tích thực trạng ĐGTHCV tại Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ -
Ba là, đề xuất các giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao công tác ĐGTHCV tại công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện.
Giả thuyết nghiên cứu
Đề tài đặt ra 3 giả thuyết như sau:
Việc hoàn thiện công tác đánh giá thành viên phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty không chỉ giúp quản lý nhân viên hiệu quả mà còn tăng năng suất và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Công tác đánh giá hiệu quả hoạt động tại công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện hiện vẫn tồn tại những ưu điểm và hạn chế Cần thiết phải hoàn thiện quy trình này để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Công ty Ba là chưa thực hiện nghiên cứu sâu về ĐGTHCV, vì vậy cần tiến hành nghiên cứu để đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống ĐGTHCV tại công ty.
Phương pháp nghiên cứu
7.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
Phương pháp sử dụng phiếu điều tra giúp định hướng chính xác vấn đề cần nghiên cứu thông qua các câu hỏi và phương án trả lời sẵn Đối tượng điều tra là các nhân viên trong công ty, với 12 câu hỏi liên quan đến mục đích sử dụng kết quả đánh giá, ý kiến của người lao động về phương pháp đánh giá, tính công bằng trong quá trình đánh giá, cách thức thực hiện đánh giá và hiệu quả của việc truyền thông đánh giá.
Số lượng phiếu phát ra là: 120 phiếu
Số lượng phiếu thu về là: 114 phiếu
Phương pháp phỏng vấn được sử dụng để thu thập thông tin bổ sung còn thiếu và chưa được điều tra Đối tượng phỏng vấn bao gồm Giám đốc công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện và cán bộ phòng hành chính nhân sự Các câu hỏi phỏng vấn tập trung vào đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) của nhà quản trị tại công ty, bao gồm những vấn đề liên quan đến quá trình đánh giá hiệu suất làm việc, khó khăn mà công ty đã gặp phải và các biện pháp khắc phục những khó khăn đó.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Trong nghiên cứu về thực trạng đánh giá thành viên công ty, tôi đã thu thập thông tin và dữ liệu từ phòng hành chính nhân sự, cũng như từ các báo cáo nhân sự liên quan đến lực lượng lao động và hiệu quả công việc của công ty trong giai đoạn hiện tại.
7.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Phương pháp thống kê: nhằm thống kê lại các thông tin đã điều tra phỏng vấn để chuẩn bị cho quá trình phân tích
Phương pháp phân tích tổng hợp là quá trình hệ thống hóa và phân tích các thông tin đã được thống kê, nhằm tạo ra những dữ liệu hữu ích cho nghiên cứu đề tài Qua đó, phương pháp này giúp làm nổi bật thực trạng của công ty.
Phương pháp tổng hợp so sánh cho phép đánh giá hiệu quả công tác đánh giá hiệu suất công việc (ĐGTHCV) tại công ty bằng cách so sánh các dữ liệu thu thập được Qua đó, có thể xác định liệu công tác này có thực hiện đúng kế hoạch hay không, cũng như phát hiện những hạn chế và đề xuất giải pháp kịp thời.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, danh mục viết tắt, kết luận, khuyến nghị, danh mục tài liệu tham khảo, Khóa luận kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác đánh giá thực hiện công việc trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện
Chương 3: Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện h
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP
Một số khái niệm cơ bản và vai trò của đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức.7 1 Các khái niệm liên quan
1.1.1 Các khái niệm liên quan
Công việc là tổng hợp các nhiệm vụ, các trách nhiệm hay chức năng mà một người hay một nhóm NLĐ phải đảm nhận trong tổ chức
Công việc xác định nhiệm vụ cụ thể mà cá nhân hoặc nhóm nhân lực cần thực hiện trong tổ chức Đồng thời, nó cũng là cơ sở để phân chia chức năng và quyền hạn cho từng cá nhân hoặc nhóm trong cùng một tổ chức.
Việc hình thành công việc trong tổ chức xuất phát từ sự phân công lao động Công việc được coi là đơn vị tổ chức cơ bản nhất, đảm nhận nhiều chức năng quan trọng trong nội bộ tổ chức.
Công việc có nhiều khái niệm khác nhau, nhưng theo Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên (2010), công việc được định nghĩa là tất cả những nhiệm vụ do cùng một người lao động thực hiện hoặc tất cả những nhiệm vụ tương tự do một số người lao động thực hiện.
1.1.1.2 Khái niệm thực hiện công việc
Theo Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2010), công việc được định nghĩa là quá trình mà người lao động sử dụng kiến thức, kỹ năng và công sức của mình để hoàn thành nhiệm vụ, từ đó đóng góp cho sự phát triển của tổ chức.
Việc thực hiện công việc cần dựa vào bản mô tả và tiêu chuẩn thực hiện công việc, giúp người lao động hiểu rõ nhiệm vụ và yêu cầu cần hoàn thành.
1.1.1.3 Khái niệm đánh giá thực hiện công việc
Theo giáo trình Quản trị nhân lực của Trường Đại học Lao động xã hội, đánh giá hiệu quả công việc (ĐGTHCV) được hiểu là quá trình đánh giá hệ thống và chính thức về việc thực hiện công việc của người lao động Quá trình này diễn ra trong mối quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được thiết lập và có sự thảo luận về kết quả đánh giá với người lao động.
Theo Ths Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân chủ biên (2010):
ĐGTHCV là quá trình đánh giá hệ thống và chính thức về hiệu suất làm việc của cá nhân hoặc nhóm lao động, so sánh với các tiêu chuẩn đã được thiết lập và đồng thuận Điều này nhằm mục đích so sánh kết quả công việc của người lao động với yêu cầu của tổ chức.
Đánh giá thành viên trong công việc (ĐGTHCV) là một hoạt động thiết yếu trong quản lý nguồn nhân lực, ảnh hưởng lớn đến sự thành công của doanh nghiệp Khái niệm này được tiếp cận tương đồng trong hai giáo trình, nhấn mạnh rằng ĐGTHCV là một quá trình đánh giá toàn diện, bao gồm nhiều khía cạnh liên quan đến thực hiện công việc Nó không chỉ xem xét khối lượng và chất lượng công việc mà còn đánh giá thái độ, ý thức và kỷ luật của nhân lực ĐGTHCV được thực hiện định kỳ, áp dụng các phương pháp chọn lọc phù hợp với mục đích đánh giá, tính chất công việc, cũng như quy mô và mức độ kinh doanh của tổ chức.
Thuật ngữ đánh giá thực hiện công việc có thể bị sử dụng nhầm lẫn với một số thuật ngữ khác như:
Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc là hệ thống các chỉ tiêu và tiêu chí thể hiện yêu cầu hoàn thành công việc về số lượng, chất lượng, thời gian và tiến trình Các mức chuẩn này giúp đo lường và xác định các yêu cầu cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả Để đảm bảo tính khách quan, tiêu chuẩn cần được xây dựng hợp lý, phản ánh kết quả và hành vi thực tế trong quá trình làm việc Tiêu chuẩn thực hiện công việc chính xác đóng vai trò là mốc chuẩn để đánh giá hiệu suất công việc thực tế.
Tiêu chuẩn công việc cần chỉ rõ nhiệm vụ mà người lao động phải thực hiện và mức độ hoàn thành cần đạt được Các tiêu chuẩn này phải phản ánh hợp lý yêu cầu về số lượng và chất lượng, đồng thời phù hợp với đặc điểm của từng công việc.
1.1.2 Vai trò của đánh giá thực hiện công việc
Mục tiêu cuối cùng của ĐGTHCV là xem xét mức độ hoàn thành công việc của NLĐ, nhằm đưa ra hướng để cải thiện công việc trong kỳ sau
ĐGTHCV hỗ trợ tổ chức trong việc đánh giá chất lượng kết quả làm việc của nhân viên, từ đó giúp xây dựng định hướng và kế hoạch nâng cao hiệu suất lao động phù hợp với sự phát triển công nghệ và mục tiêu tổ chức Bên cạnh đó, ĐGTHCV còn cho phép tổ chức đánh giá hiệu quả thực hiện các hoạt động chức năng liên quan đến nguồn nhân lực, giúp đo lường độ chính xác và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
ĐGTHCV giúp người lao động cải thiện khả năng làm việc và điều chỉnh để phù hợp với mong muốn của tổ chức Họ nhận được sự hỗ trợ từ tổ chức và người quản lý, qua đó hiểu rõ hơn về yêu cầu công việc và phong cách lãnh đạo Sự thấu hiểu lẫn nhau giữa nhà quản lý và người lao động tạo điều kiện thuận lợi cho công việc, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và kịp thời Điều này cũng dẫn đến những điều chỉnh cần thiết trong cách làm việc và thái độ của người lao động, từ đó nâng cao năng suất lao động và đạt được mục tiêu của tổ chức.
Các nhân tố ảnh hưởng đến đánh giá thực hiện công việc
1.2.1 Quan điểm, triết lý của lãnh đạo cấp cao về công tác ĐGTHCV
Quan điểm triết lý của lãnh đạo cấp cao là yếu tố quyết định đến hiệu quả công tác ĐGTHCV trong tổ chức Khi lãnh đạo chú trọng đến công tác này, mọi hoạt động quản lý sẽ được định hướng rõ ràng, từ đó nâng cao tỷ lệ thành công Sự quan tâm của lãnh đạo không chỉ tạo động lực mà còn đảm bảo rằng công tác ĐGTHCV được thực hiện một cách hiệu quả nhất, mang lại lợi ích tối đa cho tổ chức.
Nếu các nhà lãnh đạo coi trọng công tác đánh giá hiệu quả công việc (ĐGTHCV), họ sẽ thiết lập chính sách hiệu quả và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên thực hiện công việc Ngược lại, nếu lãnh đạo không quan tâm đến công tác này, hoạt động đánh giá trong tổ chức sẽ bị xem nhẹ, dẫn đến tâm lý nhân viên không chú trọng vào công việc do thiếu tiêu chí hợp lý để đánh giá kết quả.
1.2.2 Năng lực của cán bộ quản lý nhân lực trong Doanh nghiệp
Cán bộ chuyên trách quản lý nhân lực đóng vai trò quyết định trong tổ chức, vì phòng nhân sự là đơn vị tư vấn cho ban lãnh đạo trong việc xây dựng tiêu chuẩn và quy trình đánh giá Họ lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp, thiết lập bảng biểu, đào tạo cán bộ đánh giá và kiểm soát hoạt động đánh giá tại tất cả các bộ phận Kinh nghiệm và trình độ cao của cán bộ quản lý nhân lực giúp giảm thiểu lỗi trong quá trình đánh giá, từ đó nâng cao độ chính xác của kết quả đánh giá và đề ra các biện pháp khắc phục hiệu quả.
1.2.3 Mức độ quan tâm, trình độ của người lao động đến ĐGTHCV
Sự quan tâm của người lao động (NLĐ) đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá thành công của ĐGTHCV Việc tham gia của NLĐ trong quá trình đánh giá là cần thiết để xác định kết quả chính xác Nếu NLĐ không chú trọng đến ĐGTHCV, họ sẽ không thể đo lường hiệu quả công việc của mình một cách chính xác, dẫn đến kết quả đánh giá không đáng tin cậy, ảnh hưởng đến mục tiêu của công tác này và làm giảm động lực làm việc Ngược lại, khi NLĐ đánh giá cao ĐGTHCV, họ sẽ tích cực tham gia vào quá trình đánh giá, từ đó nâng cao hiệu quả của công tác này.
Thành công bền vững của doanh nghiệp phụ thuộc vào nền văn hóa doanh nghiệp đặc trưng Ngoài vốn và chiến lược kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sức mạnh và sự phát triển lâu dài.
DN đã tạo dựng sự khác biệt với đối thủ cạnh tranh thông qua việc gắn kết sâu sắc với từng nhân viên Sự khác biệt này thể hiện qua các tài sản vô hình như lòng trung thành của nhân viên, bầu không khí gia đình trong DN, sự giảm thiểu tệ quan liêu, và việc thúc đẩy quy trình thảo luận cũng như ra quyết định quản lý Điều này còn thể hiện ở niềm tin của nhân viên vào các quyết định và chính sách của DN, cùng với tinh thần đồng đội trong mọi công việc.
Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi thế cạnh tranh Trong khi các yếu tố như vốn, nhân lực và thị trường có thể được bổ sung hoặc cải thiện, sự cống hiến, lòng tận tụy và trung thành của nhân viên là những yếu tố không thể sao chép hay mua lại Do đó, văn hóa doanh nghiệp trở thành yếu tố khác biệt, giúp doanh nghiệp nổi bật trong môi trường cạnh tranh.
1.2.5 Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc trong Doanh nghiệp
* Bản mô tả công việc:
Bản mô tả công việc là tài liệu quan trọng, liệt kê rõ ràng các chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ trong công việc Nó cũng nêu rõ các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra và giám sát, cùng với các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc.
Những thông tin cần có trong bản mô tả công việc:
+ Công việc cần thực hiện;
+ Chỉ dẫn chi tiết về công việc;
+ Tiêu chuẩn thực hiện công việc
* Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc:
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là hệ thống chỉ tiêu về số lượng và chất lượng, giúp đo lường mức độ hoàn thành công việc Các tiêu chuẩn này cần được xây dựng dựa trên ý kiến khách quan để phục vụ mục đích đánh giá của tổ chức, đồng thời đảm bảo phân loại và đánh giá chính xác năng lực lao động.
Phân loại kết quả đánh giá năng lực lao động giúp người lao động nhận biết vị trí của mình, từ đó hiểu rõ mức độ đóng góp của từng cá nhân Tiêu chuẩn đánh giá cũng cho phép người lao động xác định xem kết quả đạt được có xứng đáng với nỗ lực mà họ đã bỏ ra hay không.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc thể hiện kết quả và hành vi của người lao động trong việc hoàn thành nhiệm vụ Do đó, việc xác định các tiêu chuẩn đánh giá là rất quan trọng, và chúng phải đáp ứng hai điều kiện chính: tính chính xác và tính khả thi.
+ Tiêu chuẩn đưa ra phải rõ ràng và cho thấy được NLĐ cần làm những gì và phải làm đến mức độ nào để hoàn thành tốt công việc
+ Các tiêu chuẩn phải phân loại được các mức độ hoàn thành công việc cả về số lượng và chất lượng
Hai bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc là cơ sở quan trọng cho công tác đánh giá thành viên trong tổ chức Việc sở hữu hai tài liệu này giúp doanh nghiệp thực hiện công tác đánh giá một cách rõ ràng, chi tiết và hiệu quả hơn Doanh nghiệp sẽ dựa vào chúng để cải thiện quy trình đánh giá và nâng cao hiệu suất làm việc.
Để đánh giá xem nhân viên có đáp ứng đủ yêu cầu công việc hay không, doanh nghiệp cần sử dụng hai bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc Qua đó, doanh nghiệp có thể xác định những yếu tố còn thiếu và quyết định liệu có cần thiết phải thực hiện đào tạo hay không Chương trình đào tạo sẽ được xây dựng phù hợp với từng nhân viên, yêu cầu của công ty và thời gian thực hiện, dưới sự hỗ trợ của những nhân viên có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm dày dạn.
Nội dung công tác đánh giá thực hiện công việc
Hệ thống ĐGTHCV bao gồm các nội dung sau: xây dựng kế hoạch ĐGTHCV, triển khai ĐGTHCV, sử dụng kết quả ĐGTHCV (xem hình 1.1) h
Bảng 1.1: Quy trình đánh giá thực hiện công việc
Bước 1 Xây dựng kế hoạch đánh giá thực hiện công việc
Bước 2 Triển khai đánh giá thực hiện công việc
Bước 3 Sử dụng kết quả đánh giá thực hiện công việc
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
1.3.1 Xây dựng kế hoạch ĐGTHCV
1.3.1.1 Xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc
Mục tiêu đánh giá đóng vai trò quan trọng trong việc xác định phương pháp, chu kỳ và người thực hiện đánh giá Ngoài ra, việc xác định mục tiêu đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) còn giúp hướng dẫn các bước tiếp theo, từ đó xác định cách thức và đối tượng đánh giá một cách hợp lý.
Khi thực hiện đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV), bước đầu tiên là xác định mục tiêu đánh giá Các mục tiêu này có thể bao gồm cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên, sử dụng kết quả đánh giá để đưa ra quyết định về lương, thưởng, tuyển dụng và đào tạo Đánh giá thực hiện công việc nhằm đạt được nhiều mục tiêu khác nhau, tạo nền tảng cho sự phát triển và quản lý nguồn nhân lực hiệu quả.
Cung cấp phản hồi cho nhân viên về khả năng và mức độ hoàn thành công việc so với tiêu chuẩn mẫu giúp họ có kế hoạch làm việc hiệu quả hơn.
Giúp nhân viên nhận diện và phát huy những điểm mạnh, đồng thời khắc phục các điểm yếu sẽ nâng cao năng lực cá nhân và cải thiện hiệu suất làm việc.
Kích thích và tạo động lực cho nhân viên thông qua các điều khoản đánh giá và ghi nhận thành tích là rất quan trọng Công ty cần thực hiện đúng các tiêu chí này, đồng thời hỗ trợ nhân viên vượt qua khó khăn, từ đó nâng cao tinh thần làm việc và đạt được kết quả cao hơn.
Cung cấp thông tin cần thiết cho tuyển dụng, bố trí, đào tạo, phát triển và trả công là rất quan trọng Qua công tác đánh giá, nhà quản trị có thể sử dụng những dữ liệu này để nâng cao hiệu quả trong các hoạt động quản trị nhân lực khác.
Tăng cường mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới thông qua việc đánh giá công bằng, khách quan và minh bạch mang lại lợi ích cho cả nhà quản trị và nhân viên Điều này không chỉ cải thiện mối quan hệ trong công ty mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
1.3.1.2 Xác định chu kỳ đánh giá
Chu kỳ đánh giá có thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, 6 tháng hoặc hàng năm, và việc lựa chọn chu kỳ này phụ thuộc vào mục tiêu của hệ thống đánh giá cũng như hệ thống quản lý.
STT Chu kỳ Ưu điểm và hạn chế
1 Tuần, tháng - Bám sát theo công việc Hướng dẫn nhân viên hoàn thành nhiệm vụ
- Cường độ đánh giá cao, có thể gây căng thẳng trong công việc, lãng phí thời gian, tiền bạc
2 Quý - Giảm cường độ đánh giá và công việc hành chính
- Vẫn bám sát được quá trình triển khai công việc nếu đi kèm với hoạt động rà soát hàng tháng
3 6 tháng - Vẫn đảm bảo được hiệu quả nếu công tác lập kế hoạch tháng, quý, năm tốt
- Thời gian dài nên có thể bị chi phối bởi các sự kiện gần
4 1 năm - Chu kỳ đánh giá năm chủy yếu tập trung vào định hướng và phát triển cá nhân Hệ thống đánh giá dễ trở thành hình thức
1.3.1.3 Lựa chọn phương pháp đánh giá
Có nhiều phương pháp đánh giá hiệu suất công việc, và việc lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu và đối tượng đánh giá Dưới đây là một số phương pháp phổ biến mà các doanh nghiệp thường áp dụng.
Phương pháp thang điểm là một trong những phương pháp đánh giá hiệu quả công việc đơn giản và phổ biến nhất Bảng đánh giá sẽ liệt kê các yêu cầu công việc và sắp xếp theo thứ tự từ mức kém đến xuất sắc hoặc theo các mức điểm cụ thể Quy trình thực hiện phương pháp thang điểm bao gồm các bước chính rõ ràng và dễ hiểu.
Bước 1: Xác định tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc
Bước2: Xây dựng thang điểm chấm
Bước 3: Tiến hành đánh giá thành tích căn cứ theo tiêu chuẩn và mức độ hoàn thành công việc trong chu kỳ đánh giá
Bước 4: Tổng hợp và xử lý kết quả đánh giá thành tích
Phương pháp thang điểm rất dễ thực hiện và có thể áp dụng rộng rãi trong toàn bộ doanh nghiệp, hiện đang được nhiều công ty ưa chuộng.
Phương pháp so sánh cặp:
Phương pháp so sánh cặp là một cách hiệu quả để sắp xếp nhân viên, giúp cải thiện quá trình đánh giá Mỗi nhân viên sẽ được so sánh với một nhân viên khác trong cùng một cặp dựa trên các tiêu chí chính như số lượng và chất lượng công việc.
Phương pháp so sánh cặp thường được sử dụng để so sánh các cá nhân trong một nhóm nhỏ, giúp xác định những cá nhân xuất sắc Phương pháp này mang lại hiệu quả cao trong việc đưa ra quyết định chính xác về năng lực và thành tích của từng thành viên.
Phương pháp nhật ký lưu trữ:
Phương pháp này được tiến hành theo 3 bước:
Bước 1: Nhà quản lý trực tiếp lập nhật ký ghi lại các sai lầm và sai sót lớn của nhân viên trong chu kỳ
Bước 2: Cuối kỳ tiến hành đánh giá nhân sự theo hai nhóm: nhóm thực hiện tốt công việc và nhóm đã có các sai lầm lớn
Bước 3: Tổng hợp và sử dụng kết quả đánh giá là phương pháp hiệu quả trong việc kiểm tra, nhắc nhở và loại trừ sai sót của nhân viên Phương pháp này đặc biệt phù hợp với lĩnh vực dịch vụ và thường được áp dụng trong các chu kỳ đánh giá ngắn, như hàng tuần hoặc hàng tháng.
Phương pháp quan sát hành vi:
Phương pháp quan sát hành vi giúp đánh giá năng lực làm việc của nhân viên thông qua việc theo dõi các hành vi thực hiện công việc Khi nhân viên thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ và không mắc lỗi, điều đó chứng tỏ họ đã đạt tiêu chuẩn về chuyên môn.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ LƯU TRỮ - THƯ VIỆN
Khái quát về Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện
2.1.1 Thông tin chung về đơn vị
- Tên công ty: Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện
- Địa chỉ: số 11 phố Kim Ngưu – Phường Thanh Chương – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội
+ Chỉnh lý tài liệu của các cơ quan
+ Cung cấp vật tư: giá sắt, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ,
+ Cung cấp và đào tạo nhân viên chỉnh lý, văn thư lưu trữ
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Căn cứ Thông tư số 21/2005/TT-BNV và Quyết định số 241/2006/QĐ-UBND, hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của tổ chức Văn thư, Lưu trữ, cũng như quy định tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ - Thư viện, Quyết định số 43/QĐ-CCVTLT ngày 19 tháng 01 năm 2012 đã được ban hành để thành lập Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ.
Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện được cấp giấy chứng nhận đăng kí hoạt động số 105776953 do Chi cục Thuế Quận Hai Bà Trưng cấp ngày 01/01/2012
Công ty TNHH Dịch vụ Văn thư - Lưu trữ chuyên cung cấp dịch vụ văn thư và lưu trữ, hỗ trợ các cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý, phân loại và sắp xếp tài liệu một cách khoa học Chúng tôi xây dựng các công cụ tra cứu và hướng dẫn cán bộ lập hồ sơ hiện hành, đảm bảo việc nộp hồ sơ vào lưu trữ hàng năm theo quy định của Nhà nước Ngoài ra, công ty còn thực hiện khử trùng, khử độc và chống mối mọt tài liệu, cũng như dịch vụ quét văn bản, bản đồ và hồ sơ kỹ thuật Chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ nhập dữ liệu thông tin cán bộ công chức, viên chức vào máy tính.
Công ty cung cấp dịch vụ hỗ trợ văn thư và lưu trữ cho các cơ quan bằng cách cung ứng lao động và cho thuê nhân viên có trình độ chuyên môn từ trung cấp trở lên Ngoài ra, công ty còn cung cấp vật tư, trang thiết bị và văn phòng phẩm như giá sắt, bìa hồ sơ và cặp hộp bảo quản tài liệu, tất cả đều đạt tiêu chuẩn chất lượng của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước với mức giá hợp lý.
Công ty chúng tôi tự hào có đội ngũ chuyên viên và nhân viên được đào tạo chuyên sâu về khoa học lưu trữ, đã nhận được sự tín nhiệm từ nhiều cơ quan nhà nước trong việc chỉnh lý tài liệu Chúng tôi đã hợp tác với các đơn vị như Bưu điện thành phố Hà Nội, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Tuyên Quang, và nhiều cơ quan khác tại Đông Anh và Sơn Tây, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu và bảo đảm chất lượng dịch vụ.
Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Tổng Cục Lâm nghiệp và Cục Kiểm lâm đã thực hiện một khối lượng công việc lớn, lên tới hàng nghìn mét, nhằm tích cực thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 2/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ.
“tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” nhằm bảo quản, khai thác, nghiên cứu, sử dụng tài liệu một cách lâu dài
Công ty hy vọng rằng với uy tín và kinh nghiệm trong việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ, sẽ tiếp tục nhận được sự quan tâm, hỗ trợ và hợp tác đáng tin cậy từ các cơ quan, đơn vị trong những năm tới.
2.1.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Chức năng nhiệm vụ các phòng ban:
Giám đốc là đại diện pháp nhân của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm pháp lý và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh Người này có nghĩa vụ thực hiện đúng các quy định của Nhà nước theo Hiến pháp và pháp luật Giám đốc có quyền tổ chức, tinh lọc bộ máy quản lý và phân công công việc cho các Phó giám đốc Đồng thời, giám đốc trực tiếp chỉ đạo các phòng ban, theo dõi quy trình kỹ thuật, tiến độ sản xuất và chất lượng sản phẩm.
- Phòng hành chính – nhân sự:
Là trung tâm tổ chức đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn cho cán bộ, người lao động, phù hợp với định hướng phát triển và quy chế đào tạo của công ty Đồng thời, thực hiện việc tính toán và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho nhân viên.
Hành chính – tổng hợp Tài liệu điện tử
Phòng Hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản trị thiết bị và chế độ liên quan đến người lao động trong công ty Chức năng của phòng bao gồm xây dựng quy chế quản lý tiền lương, tuyển dụng và sử dụng lao động, cũng như quy định về công tác quản lý hành chính văn phòng Ngoài ra, phòng còn chịu trách nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ, bảo quản và sử dụng con dấu của công ty, cũng như quản lý hồ sơ nhân viên Phòng Hành chính nhân sự cũng tham mưu cho ban lãnh đạo về sắp xếp, bố trí nhân lực và tính toán lương cho cán bộ công nhân viên.
- Phòng tài chính – kế toán:
Chủ trì xây dựng và thực hiện quy chế quản lý tài chính, ngân sách, chính sách kế toán; tổ chức hạch toán kế toán, lập và phân tích báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Việt Nam Đào tạo cán bộ ghi chép, thu thập số liệu chi phí và chứng từ liên quan đến tài chính kế toán theo quy định của Luật kế toán và quy định công ty Kiểm tra chứng từ, hóa đơn và thực hiện thủ tục thanh quyết toán, thu chi.
+ Hỗ trợ người dùng cuối
+ Xử lý các lỗi mạng, wifi, máy tính, máy in trong văn phòng
+ Bảo trì đường truyền cho khách hàng
+ Cập nhật phiên bản và xử lý lỗi hệ điều hành
+ Tư vấn xây dựng, nâng cấp hệ thống
- Phòng xử lý tài liệu:
Thư viện tiến hành xử lý tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, đồng thời xây dựng và duy trì các cơ sở dữ liệu thư mục và cơ sở dữ liệu toàn văn, cung cấp nguồn tài liệu đa dạng cho người dùng.
+ Nghiên cứu, triển khai ứng dụng các chuẩn quốc tế và quốc gia về lĩnh vực liên quan
+ Tư vấn, tổ chức tập huấn các chuyên đề về ứng dụng chuẩn quốc tế và quốc gia trong công tác biên mục h
2.1.4 Tình hình nhân lực của Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện
Bảng 2.1 Tình hình nhân lực của công ty giai đoạn 2015 – 2017 Đơn vị: Người
Trình độ học vấn Đại học trở lên 5 10 18 5 100 8 80 Đại học 7 10 42 3 42.8 32 320
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Tình hình nhân lực cả công ty giai đoạn 2015 – 2017 phản ánh thực tế qua bảng 2.1 cho thấy:
Từ năm 2015 đến 2017, số lượng nhân viên của công ty đã tăng đáng kể, với tổng cộng 74 lao động, tương ứng với tốc độ tăng trưởng 59.6% Cụ thể, trong năm 2016, công ty ghi nhận sự tăng trưởng 90 lao động, đạt tốc độ 55.5% Đến năm 2017, số lượng lao động tiếp tục tăng thêm 34 người, với tốc độ tăng trưởng 72.5%.
Sự gia tăng lực lượng lao động trong công ty là kết quả của việc mở rộng quy mô và thiết lập thêm các chi nhánh Điều này gắn liền với quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, giúp họ hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp và trang bị kiến thức cần thiết cho công việc.
Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện đang chứng kiến sự gia tăng về trình độ chuyên môn của nhân viên, với tỷ lệ nhân viên có trình độ Đại học trở lên ngày càng cao Ngược lại, số lượng nhân viên có trình độ Trung cấp hoặc THPT chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ trong tổng số nhân lực của công ty.
Trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ, đặc điểm nổi bật là sự chênh lệch về giới tính trong lực lượng lao động, với tỷ lệ lao động nữ cao hơn đáng kể so với lao động nam Lao động nữ không chỉ chiếm ưu thế về số lượng mà còn chủ yếu là lao động trẻ, với số lượng nữ gần gấp đôi nam qua các năm.
Thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc tại công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện
2.2.1 Thực trạng nhân tố ảnh hưởng đến công tác đánh giá thực hiện công việc tại công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện
2.2.1.1 Quan điểm, triết lý của lãnh đạo ở công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện về công tác ĐGTHCV
Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện chuyên cung cấp dịch vụ văn thư và lưu trữ, hỗ trợ các cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý, phân loại và sắp xếp tài liệu một cách khoa học Chúng tôi xây dựng các công cụ tra cứu và hướng dẫn cán bộ chuyên môn lập hồ sơ hiện hành, đồng thời đảm bảo việc nộp hồ sơ vào lưu trữ hàng năm theo quy định của Nhà nước Với đội ngũ chuyên viên được đào tạo chuyên sâu về khoa học lưu trữ, công ty đã nhận được sự tín nhiệm từ nhiều cơ quan nhà nước trong việc chỉnh lý tài liệu Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao thông qua việc áp dụng công nghệ hiện đại.
Lãnh đạo công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện hiểu rằng nguồn nhân lực mạnh mẽ là nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Mỗi nhân viên không chỉ là tài sản quý giá mà còn là những người thực hiện chiến lược kinh doanh và xây dựng mối quan hệ với khách hàng, góp phần vào thành công hiện tại và tương lai Do đó, lãnh đạo luôn chú trọng đến việc cải thiện quy trình đánh giá công việc một cách thực chất và sâu sát Họ cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đào tạo nguồn nhân lực để nâng cao hiệu quả công tác đánh giá và phát triển bền vững hơn.
2.2.1.2 Năng lực của cán bộ quản lý, đội ngũ làm quản trị nhân lực trong công ty
* Năng lực của đội ngũ làm quản trị nhân lực:
Dưới đây là thông tin cán bộ phòng Hành chính nhân sự của Công ty
Bảng 2.2: Thông tin cán bộ phòng Hành chính nhân sự của công ty
TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện
STT Họ và tên Tuổi Giới tính Chức vụ Chuyên môn Trình độ Kinh nghiệm
30 Nữ Phụ trách phòng kiêm chuyên viên hợp đồng ,tiền lương, bảo hiểm
Cử nhân Tài chính – Ngân hàng ĐH Thăng Long
25 Nữ Nhân viên tuyển dụng và đào tạo nhân sự
Cử nhân kế toán doanh nghiệp ĐH Thành Đô
24 Nữ Nhân viên văn thư lưu trữ Cử nhân lưu trữ và quản trị văn phòng ĐH Khoa học XH&NV
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện đã hoạt động gần 5 năm với 124 cán bộ nhân viên Trưởng bộ phận hành chính nhân sự đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, bao gồm cả đánh giá thực hiện công việc Mặc dù công ty chú trọng bồi dưỡng nhân viên qua các khóa đào tạo chuyên môn, nhưng vai trò chính của trưởng bộ phận vẫn là tuyển dụng và đào tạo, chưa chuyên sâu về đánh giá hiệu suất công việc.
Vì vậy khả năng triển khai công tác ĐGTHCV chưa thực sự đạt hiệu quả cao
Tổng số cán bộ chuyên trách về quản trị nhân lực trong công ty phù hợp với số lượng lao động được quản lý Sự chuyên môn hóa trong bộ phận nhân sự giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, giảm thiểu sự chồng chéo trong công việc Bảng 2.2 trình bày rõ ràng phân công công việc của cán bộ phòng Hành chính nhân sự.
Bảng 2.3: Bảng phân công công việc cán bộ phòng Hành chính nhân sự
STT Họ và tên Chức vụ Công việc đảm nhận
Trưởng bộ phận Hành chính nhân sự
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho công nhân viên Công ty
Nghiên cứu và soạn thảo các quy định nội bộ của công ty, đồng thời trình duyệt và tư vấn cho ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến Tổ chức, Hành chính và Nhân sự.
- Mua sắm, quản lý, bảo trì sửa chữa tài sản và trang thiết bị văn phòng
- Quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương và giải quyết chế độ cho NLĐ
- Báo cáo tình hình quản lý lao động lên các cơ quan chức năng
Hương Lễ tân kiêm văn thư lưu trữ - Lưu trữ và luân chuyển hồ sơ, văn bản, tài liệu Công ty
- Hướng dẫn và đón tiếp khách đến làm việc tại Công ty
- Phục vụ công tác lễ tân, hỗ trợ tổ chức sự kiện
- Theo dõi chấm công toàn công ty
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự) h
Bảng 2.4: Thông tin chung về trưởng bộ phận các phòng/ ban tại công ty
TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện
Họ tên Vị trí công việc Trình độ Kinh nghiệm
Phạm Thị Dịu Kế toán trưởng ĐH Công nghiệp TPHCM khoa kế toán 6 năm
Phó ban phòng nghiệp vụ ĐH Kinh tế quốc dân khoa quản trị kinh doanh 5 năm
Phụ trách phòng thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu ĐH Khoa học xã hội và nhân văn khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng
Trưởng phòng mua sắm thiết bị phụ tùng
Thạc sĩ kinh tế Berlin khoa Quản trị kinh doanh 8 năm
Trưởng phòng khai thác, sử dụng tài liệu ĐH Quốc gia Hà Nội 6 năm
Thủy Trưởng bộ phận HCNS ĐH Thăng Long Khoa Tài chính ngân hàng 5 năm
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Cán bộ quản lý tham gia đánh giá công việc thường có trình độ từ Đại học trở lên và ít nhất một số năm kinh nghiệm.
Trong suốt 2 năm qua, việc đánh giá nhân viên đã trở nên thuận lợi hơn nhờ vào sự quan sát chính xác từ các quản lý Ban giám đốc luôn chú trọng và đầu tư vào các hoạt động quản trị nhân lực, với ngân sách hàng năm dành cho việc bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý và nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên Tuy nhiên, mặc dù cán bộ quản lý có năng lực và được sự quan tâm từ lãnh đạo, nhưng do thiếu sự cụ thể và rõ ràng trong văn bản và biểu mẫu về đánh giá thành tích, các phòng ban lại có cách truyền đạt khác nhau về kế hoạch đánh giá.
2.2.1.3 Mức độ quan tâm, trình độ của người lao động đến ĐGTHCV
Nguồn lao động của công ty đa dạng về độ tuổi, trình độ chuyên môn, quê quán và dân tộc, dẫn đến những cách nhìn nhận khác nhau trong việc triển khai công tác đánh giá hiệu quả công việc (ĐGTHCV).
Mỗi doanh nghiệp (DN) có đặc trưng riêng, dẫn đến các hình thức đánh giá hiệu suất công việc (ĐGTHCV) khác nhau Việc đánh giá phụ thuộc vào từng DN, với một số DN có hệ thống đánh giá chính thức qua các văn bản và quy định Nhiệm vụ lao động của nhân viên (NLĐ) được đánh giá định kỳ, có thể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm Người đánh giá sẽ lựa chọn các phương pháp đánh giá được thiết kế phù hợp với mục đích của việc đánh giá.
Đánh giá hiệu suất lao động có thể được thực hiện thông qua việc quản lý thường xuyên theo dõi và đánh giá cấp dưới, cùng với sự trao đổi và góp ý lẫn nhau giữa các đồng nghiệp.
Mặc dù Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện mới thành lập chưa lâu, lãnh đạo công ty đã có những nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp Họ tin rằng văn hóa doanh nghiệp không chỉ đảm bảo sự tồn tại lâu dài của công ty mà còn nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và xã hội Những khẩu hiệu văn hóa đặc sắc thường được nhân viên nhắc đến, thể hiện sự gắn kết và cam kết với giá trị cốt lõi của tổ chức.
-Thực tiễn kiểm nghiệm chân lý: Chúng ta đánh giá con người thông qua quá trình thực tiễn
-Thích ứng nhanh là sức mạnh cạnh tranh: Liên tục tư duy để điều chỉnh chiến lược và cơ cấu lại tổ chức cho phù hợp
Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện là một môi trường làm việc tôn trọng sự độc đáo của từng cá nhân, nhạy bén với nhu cầu của nhân viên và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm để phát triển bản thân Tại đây, sự phối hợp giữa các cá nhân được xem như các bộ phận trong cơ thể, đảm bảo sự hài hòa và hiệu quả Công ty đặc biệt chú trọng đến 11 yếu tố quản lý nhân viên, liên quan chặt chẽ đến văn hóa doanh nghiệp.
Tuyển dụng những người có thái độ tích cực là ưu tiên hàng đầu, vượt trội hơn cả việc chọn lựa ứng viên có kinh nghiệm, bằng cấp cao hay chuyên môn vượt trội.
Hai là, đào tạo mọi người trong 2 lĩnh vực: Kỹ năng lãnh đạo và phục vụ khách hàng
Ba là, phải có một đại diện khách hàng ở vị trí quan chức cấp cao nhất trong doanh nghiệp
Để mọi người có thể thể hiện bản thân một cách chân thực trong công việc, cần tạo ra môi trường không có áp lực về mặt nghi thức hay thủ tục doanh nghiệp Điều này giúp họ thoải mái là chính mình mà không cần phải đeo "mặt nạ công sở".
Năm là luôn chào đón và ghi nhận thành quả của nhân viên, tổ chức kỷ niệm những cột mốc quan trọng trong cuộc sống như đính hôn, đám cưới, sinh nhật, sinh con và nhiều dịp lễ khác Doanh nghiệp cũng thể hiện sự quan tâm khi nhân viên gặp khó khăn, ốm đau hay mất mát Tóm lại, hãy trân trọng nhân viên như những con người bình thường, không chỉ xem họ là cấp dưới.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ LƯU TRỮ - THƯ VIỆN
Phương hướng phát triển của công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện
Với phương châm kinh doanh đa ngành nghề và ứng dụng công nghệ tiên tiến, công ty cam kết giữ chữ tín với khách hàng và đối tác Chất lượng sản phẩm là mục tiêu hàng đầu, cùng với việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, đã giúp công ty đạt nhiều thành công trong sản xuất và kinh doanh Dưới đây là một số định hướng và chiến lược phát triển của công ty trong thời gian tới nhằm phục vụ cho mục tiêu phát triển bền vững.
* Ổn định và duy trì nguồn nhân lực hiện có:
- Hoàn thiện các quy chế, chính sách hiện đang áp dụng tại công ty:
+ Thoả ước lao động tập thể: cập nhật
+ Nội quy lao động: cập nhật
+ Quy chế làm việc: xây dựng mới
+ Quy chế tuyển dụng, sử dụng, chấm dứt HĐLĐ: cập nhật
+ Quy chế an toàn, vệ sinh lao động: xây dựng mới
+ Quy chế đào tạo: cập nhật
+ Quy chế nghỉ: xây dựng mới
+ Quy trình sử dụng lao động: xây dựng mới
+ Quy trình đánh giá nhân viên: xây dựng mới
+ Quy trình khen thưởng, kỷ luật: cập nhật
Để đảm bảo công bằng và hợp lý trong việc chi trả lương cho người lao động, doanh nghiệp cần tạo ra môi trường cạnh tranh hấp dẫn nhằm thu hút nguồn lực bên ngoài và giữ chân nguồn nhân lực hiện tại.
- Cải thiện môi trường làm việc
- Sắp xếp và ổn định nhân sự, đảm bảo bố trí nhân lực đúng người, đúng việc
- Cải tiến phương thức làm việc, giảm thiểu các công đoạn không làm giá trị tăng thêm, đảm bảo tính chuyên nghiệp cao trong môi trường làm việc h
* Phát triển nguồn nhân lực
- Thực hiện các chính sách đãi ngộ, phúc lợi, khen thưởng hợ lý để tạo điều kiện gắn bó lâu dài của nhân viên với công ty
- Luôn nâng cao cơ cấu tổ chức và hoạt động tạo tính năng
- Tạo môi trường làm việc năng động, thân thiện với nét văn hóa riêng biệt của Công ty
Tổ chức các chuyến tham quan du lịch và các phong trào thể dục thể thao định kỳ giúp nhân viên có cơ hội giao lưu, học hỏi và giải trí Điều này không chỉ tạo không khí vui vẻ mà còn giúp tái tạo sức lao động cho tất cả nhân viên.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ĐGTHCV tại công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện
- Tạo môi trường năng động với chính sách đãi ngộ tốt nhằm thu hút các ứng viên từ bên ngoài về làm việc
- Phối hợp với các công ty chuyên về tuyển dụng, các trường đại học, trung tâm đào tạo… để tìm kiếm các ứng viên có năng lực
Đánh giá nhân viên định kỳ không chỉ dựa vào trình độ chuyên môn mà còn cần xem xét khả năng ngoại ngữ Việc này giúp xác định năng lực của từng cá nhân, từ đó xây dựng kế hoạch đào tạo hoặc tái đào tạo nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
- Thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo nhằm phổ biến các kiến thức mới cũng như phương thức làm việc hiện đại cho nhân viên
Công ty không ngừng mở rộng sản xuất để tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho người lao động, đồng thời thực hiện đầy đủ và ngày càng tăng nghĩa vụ nộp ngân sách Ngoài ra, công ty còn tích cực khuyến khích cán bộ công nhân viên tham gia các hoạt động xã hội.
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ĐGTHCV tại công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện
3.2.1 Nhóm phương pháp về xây dựng kế hoạch ĐGTHCV
3.2.1.1 Xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là yếu tố then chốt trong việc xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất lao động Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam hiện đang đối mặt với không ít thách thức trong quá trình phát triển tiêu chuẩn này.
Phân tích công việc đóng vai trò quan trọng trong việc xác định kỳ vọng của người quản lý đối với nhân viên, giúp họ hiểu rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mình Để xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc chính xác, doanh nghiệp cần thực hiện công tác phân tích công việc một cách hiệu quả, từ đó phản ánh đầy đủ nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc.
Để đánh giá chính xác mức độ hoàn thành công việc, cần hoàn thiện các tiêu chí và chỉ tiêu liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của từng công danh công việc.
Đối với công việc sản xuất, tiêu chuẩn thực hiện chủ yếu dựa vào các mức lao động như số lượng sản phẩm cần sản xuất trong thời gian nhất định và thời gian tiêu hao cho mỗi sản phẩm, thường kèm theo hệ thống khuyến khích vượt mức Tuy nhiên, việc xác định tiêu chuẩn cho công việc quản lý và chuyên môn nghiệp vụ gặp nhiều khó khăn, đặc biệt tại công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện, nơi chủ yếu có lao động quản lý và chuyên môn Để giảm thiểu sự mơ hồ trong các công việc định tính, công ty cần nỗ lực sử dụng các tiêu chí định lượng Để đảm bảo đánh giá thực hiện công việc chính xác và hiệu quả, công ty cần xây dựng tiêu chuẩn thực hiện cho tất cả các chức danh công việc.
Yêu cầu đối với bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là:
- Tiêu chuẩn phải cho thấy những gì người lao động cần làm trong lao động và phải làm tốt đến mức nào?
Các tiêu chuẩn cần phải phản ánh đúng mức độ yêu cầu về số lượng và chất lượng trong thực hiện công việc, đồng thời phải phù hợp với đặc điểm riêng của từng loại công việc.
Có hai cách để xây dựng các tiêu chuẩn: h
Chỉ đạo tập trung giúp tiết kiệm thời gian trong việc xây dựng tiêu chuẩn, nhưng lại thiếu tính dân chủ Điều này có thể dẫn đến việc các tiêu chuẩn không phù hợp với người lao động, có thể quá cao hoặc quá thấp.
Thảo luận dân chủ giữa người lao động và lãnh đạo bộ phận là quá trình quan trọng giúp đưa ra quyết định về các tiêu chuẩn thực hiện công việc Qua việc bàn bạc và trao đổi ý kiến, cả hai bên có thể đạt được sự đồng thuận, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và tạo ra môi trường làm việc tích cực.
3.2.1.2 Xây dựng hệ thống thông tin phản hồi về kết quả đánh giá thực hiện công việc
Quá trình phản hồi thông tin là chìa khóa giúp cá nhân nâng cao hiệu suất công việc trong các kỳ tiếp theo Đồng thời, nó cũng giúp các nhà quản lý hiểu rõ tâm tư và nguyện vọng của nhân viên, từ đó đưa ra những giải pháp hỗ trợ sự phát triển của họ trong tương lai.
Hiện tại, công ty chỉ khuyến khích việc phản hồi thông tin cho người lao động trong quy trình đánh giá mà chưa có văn bản chính thức bắt buộc, điều này dẫn đến sự thiếu sót lớn trong quá trình đánh giá hiệu quả công việc Hệ quả là nhân viên không hiểu rõ lý do đằng sau kết quả đánh giá của mình, gây ra nghi ngờ về tính trung thực của kết quả, làm giảm niềm tin, động lực và hiệu suất làm việc Do đó, người quản lý cần thực hiện việc phản hồi kết quả đánh giá cho nhân viên một cách rõ ràng và minh bạch.
Sau khi quản lý cấp trên hoàn tất đánh giá, trưởng phòng cần tổ chức một cuộc thảo luận chính thức với nhân viên vào cuối kỳ đánh giá Trong cuộc thảo luận này, trưởng phòng sẽ thông báo kết quả đánh giá cho từng nhân viên, đồng thời đưa ra nhận xét về những điểm mạnh và yếu của họ Trưởng phòng cũng nên tạo điều kiện cho nhân viên trình bày thắc mắc và kiến nghị Ngoài ra, kết quả đánh giá nên được công bố cho toàn công ty, giúp nhân viên so sánh kết quả của mình với đồng nghiệp và đảm bảo tính công bằng trong đánh giá.
Phỏng vấn đánh giá là bước quan trọng cuối cùng trong quy trình đánh giá hiệu quả công việc Để đạt được thành công, người lãnh đạo cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho cuộc phỏng vấn này.
- Giải quyết vấn đề Đặc biệt, khi thực hiện cuộc phỏng vấn đánh giá, người lãnh đạo nên tuân theo những hướng dẫn sau đây:
- Nhấn mạnh những mặt tích cực của thực hiện công việc, giải thích để họ tham gia với thái độ thoải mái và tự nguyện
Đánh giá công việc không phải là hình thức kỷ luật mà là một công cụ để hoàn thiện quy trình làm việc của người lao động Khi nhân viên hiểu rõ mục đích này, họ sẽ có động lực hơn trong việc cải thiện hiệu suất, từ đó ảnh hưởng tích cực đến kết quả đánh giá cuối cùng.
Để đảm bảo buổi phỏng vấn diễn ra hiệu quả, hãy chọn một không gian yên tĩnh, chẳng hạn như phòng riêng, nơi ít bị làm phiền Điều này giúp cả người phỏng vấn và người được phỏng vấn cảm thấy thoải mái hơn, từ đó dễ dàng chia sẻ và bộc lộ suy nghĩ của mình.
Một số kiến nghị chủ yếu nhằm hoàn thiện đánh giá thực hiện công việc tại công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện
3.3.1 Đối với lãnh đạo Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện Để nâng cao hiệu quả của công tác ĐGTHCV thì việc đầu tiên là phải nâng cao nhận thức của ban lãnh đạo về tầm quan trọng của công tác này Người lãnh đạo thấy được tầm quan trọng, vai trò của nó thì mới có những chính sách, chiến lược đúng đắn cho hoạt động này Để nâng cao nhận thức của Ban lãnh đạo công ty thì cần tổ chức các buổi hộ thảo về ĐGTHCV, hoặc lãnh đạo nên tham gia một khóa học về ĐGTHCV nhằm tìm hiểu sâu sắc ý nghĩa, vai trò của công tác này đối với công tác quản trị nhân lực
Ban lãnh đạo công ty cần phải xây dựng hệ thống ĐGTHCV rõ ràng, chi tiết, dễ hiểu để toàn bộ nhân viên trong công ty đều hiểu được
Công ty nên lựa chọn người đánh giá bao gồm quản lý trực tiếp, đồng nghiệp và cá nhân tự đánh giá Nhân viên cần tự đánh giá hiệu suất công việc của mình, vì họ là những người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ Do đó, họ sẽ có cái nhìn rõ ràng về cách thức hoàn thành công việc của mình.
Việc sử dụng nhân viên tự đánh giá có nhiều nhược điểm, như khả năng họ chỉ đánh giá cao về bản thân do tiếp xúc thường xuyên với người được đánh giá và nắm rõ thông tin về hiệu suất công việc của họ Đồng thời, đồng nghiệp cũng có thể thiên lệch trong đánh giá vì lo ngại ảnh hưởng đến mối quan hệ trong tổ chức Mỗi phương pháp đánh giá đều có những hạn chế riêng, do đó, kết hợp nhiều người đánh giá sẽ giúp giảm thiểu những nhược điểm này và mang lại kết quả đánh giá chính xác và toàn diện hơn.
Để nâng cao hiệu quả đánh giá, công ty nên tổ chức các lớp học đào tạo cho toàn bộ nhân viên, không chỉ giới hạn ở các quản lý như hiện nay, mà còn cung cấp các văn bản hướng dẫn đánh giá cụ thể cho từng phòng ban.
Công ty cần xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc một cách hợp lý để làm cơ sở đo lường hiệu quả lao động Tiêu chuẩn này phải phản ánh khách quan các kết quả và hành vi cần thiết nhằm đảm bảo thành công trong công việc Việc thiết lập tiêu chuẩn hợp lý sẽ giúp công tác đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV) đạt hiệu quả cao hơn.
Các tiêu chuẩn công việc cần thể hiện rõ yêu cầu của người lao động về cả số lượng và chất lượng, phù hợp với đặc điểm từng công việc Chúng không nên quá thấp hay quá cao, mà phải ở mức hợp lý để nhân viên có thể phấn đấu và đạt được.
3.3.2 Đối với nhân viên trong Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện
Theo khảo sát, nhiều nhân viên chưa hiểu rõ ý nghĩa và vai trò của công tác đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV), dẫn đến việc họ chỉ xem đây là một thủ tục đối phó Để nâng cao nhận thức của nhân viên về ĐGTHCV, Ban lãnh đạo công ty cần tổ chức các buổi hội thảo và chuyên đề, cũng như các hoạt động giao lưu văn nghệ có liên quan đến ĐGTHCV Việc này sẽ giúp nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của đánh giá và từ đó, góp phần vào sự thành công của công tác này trong công ty.
Thông qua các chương trình này, nhân viên có thể hiểu rõ hơn về ý nghĩa và vai trò của việc đánh giá, từ đó thực hiện những hành động tích cực nhằm nâng cao hiệu quả công tác đánh giá hiệu quả công việc.
Ban lãnh đạo Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện đã triển khai các chính sách nhằm tạo động lực cho nhân viên Những chính sách này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về ý nghĩa và vai trò của đánh giá thực hiện công việc, từ đó khuyến khích họ nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ được giao Kết quả là năng suất lao động được nâng cao, góp phần tăng cường hiệu quả kinh tế cho công ty.
Từ thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc tại Công ty TNHH Dịch vụ Lưu trữ - Thư viện, chương 2 đã chỉ ra những hạn chế còn tồn tại trong quá trình đánh giá Dựa trên những vấn đề này, tôi đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm cải thiện hiệu quả công tác đánh giá thực hiện công việc.