Tiểu luận Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long

Phần Mở Đầu Thế giới bước vào giai đoạn phát triển đầy sôi động biến đổi, vai trị cách mạng khoa học quan trọng đặc biệt cách mạng thông tin Nó thâm nhập ,tác động sâu sắc ,trực tiếp lên mặt ,mọi lĩnh vực đời sống kinh tế xã hội ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinh tế giúp ta nắm bắt thông tin cách xác kịp thời ,đầy đủ ,góp phần nâng cao hiệu kinh doanh ,thúc đẩy kinh tế mở rộng phát triển.Vì ,trong trình quản lý quan,doanh nghiệp phải thấy vai trị cơng nghệ thơng tin Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu khách hàng mà nâng cao lực sản xuất ,giúp cho doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trường ngồi nước Qua q trình tìm hiểu ,em thấy rõ vai trị tin học nói chung hệ thống thơng tin quản lý nói riêng áp dụng vào doanh nghiệp Nó giúp cho doanh nghiệp vận hành quản lý tốt hoạt động Từ đặc trưng ,họat động chủ yếu công ty,em hiểu nhu cầu công ty xây dựng nên phần mềm quản lý Công ty cổ phần Hạ Long doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu lĩnh vực khách sạn ,ngồi cơng ty hoạt động nhiều lĩnh vực khác lữ hành chuyên tổ chức cung cấp thiết kế tour du lịch ,phục vụ ăn uống ,kinh doanh thương mại Trong xu thị trường kinh doanh du lịch dịch vụ ngày phát triển ,việc quản lý cán vấn đề quan trọng cơng ty Vì ,ứng dụng tin học vào quản lý cán cần thiết góp phần nâng cao chất lượng ,hiệu đội ngũ cán để cơng ty hoạt động có hiệu Do em lựa chọn đề tài: "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán Công Ty Cổ Phần Hạ Long” Em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Văn Thư tận tình bảo hướng dẫn ,giúp đỡ em hoàn thành đề án Chương I: Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long I Tổng quan công ty cổ phần Hạ Long 1.Lịch sử hình thành phát triển công ty Công ty cổ phần Hạ Long cơng ty có tuổi đời trẻ Tiền thân chi nhánh công ty than ng Bí Hà Nội Tháng 7/1996 cơng ty định thành lập khách sạn Hạ Long trực thuộc cơng ty Than ng Bí Tháng 5/1999 khách sạn đổi tên thành “Khách sạn Thanh lịch Hạ Long” trực thuộc công ty du lịch Than Việt Nam.Sau ba năm hoạt động có nhiều khởi sắc đến tháng 5/2002 Khách sạn Thanh lịch Hạ Long đổi tên thành “Công ty cổ phần Hạ Long “trực thuộc công ty du lịch thương mại Than Việt Nam Ngày 1/3/2004 Công ty cổ phần Hạ Long lại chuyển thuộc quyền quản lý công ty than Uông Bí theo định 248\QĐ_HĐQT ngày 23/2/2004 chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty Than Việt Nam Sự đời công ty cổ phần Hạ Long thiết yếu không theo kịp với tiến độ phát triển ngành du lịch Việt Nam mà cịn đáp ứng mong muốn ,nhu cầu cơng ty du khách Công ty cổ phần Hạ Long đặt 297 Kim Mã,Ba Đình Hà Nội,là khách sạn đạt tiêu chuẩn (1 sao) ,số lượng nhân viên 45 23 nữ 22 nam Với vị trí đẹp nguồn nhân lực trẻ khỏe ,thông minh sáng tạo với sở vật chất kĩ thuật đại Như ,công ty đạt thành tựu không nhỏ với doanh thu năm 2003 11 tỷ.Những thành công tạo cho công ty bước vững thị trường kinh doanh du lịch dịch vụ 2.Chức hoạt động công ty Công ty cổ phần Hạ Long chi nhánh nhỏ cơng ty than ng Bí lĩnh vực hoạt động rộng chức hoạt động kinh doanh khách sạn ,phục vụ đối tượng khách với mức giá phù hợp.Đây nguồn doanh thu chủ yếu cơng ty.Ngồi kinh doanh khách sạn ,công ty hoạt động lĩnh vực lữ hành chuyên tổ chức ,cung cấp thiết kế tour du lịch ,nhận gửi khách ,phục vụ nhà hàng ăn uống ,kinh doanh thương mại ,xuất nhập trực tiếp mặt hàng tiêu dùng đời sống 3.Sơ đồ tổ chức công ty Đại Hội Cổ Đơng Ban Kiểm Sốt Hội Đồng Quản Trị Giám Đốc Cơng Ty Phịng Tổ Chức Hành Chính Phịng Kế Tốn Tài Chính Phó Giám Đốc Cơng Ty Phịng Thươn g Mại Phòng Du Lịch Lữ Hành Phòng Kinh Doanh Khách Sạn Đội Xe Vận Tải Chức ,nghiệm vụ phịng ban cơng ty a.Phịng tổ chức _hành chính: Chức năng: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty quản lý ,điều hành thực lĩnh vực tổ chức ,lao động tiền lương ,quản trị ,hành Nhiệm vụ: Tổ chức máy công ty Quản lý theo dõi công tác tổ chức nhân ,đào tạo phù hợp với vị trí cơng việc Xác định nhu cầu số lượng lao động yêu cầu trình độ chuyên môn cho cán nhân viên Xắp xếp vị trí phù hợp với khả trình độ đào tạo Quản lý ,theo dõi công tác lao động ,tiền lương ,bảo hiểm xã hội,bảo hộ lao động ,an toàn vệ sinh lao động Thực biện pháp khuyến khích người lao động Tổ chức thực cơng tác quản trị ,hành b.Phịng Tài _Kế tốn: Chức năng: Tham mưu giúp giám đốc tổ chức ,quản lý,điều hành thực cơng tác kế tốn tài Nhiệm vụ: Tổ chức quản lý ,hướng dẫn theo dõi ,thực tổng hợp tình hình mặt hoạt động tài kế tốn ,thống kê,tài vụ ,vốn,tài sản cơng ty đảm bảo theo chế độ,chính sách phù hợp với công ty Thực thu chi nguyên tắc ,hỗ trợ hoạt động quản lý chất lượng mặt tài c.Phịng Kinh doanh thương mại: Lên kế hoạch quản lý có hiệu ,lập kế hoạch phát triển sản phẩm ,dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng Bán hàng ,quảng cáo cho sản phẩm dịch vụ Nghiên cứu thị trường ,đối tượng khách hàng ,khách hàng tương lai nhu cầu họ Định giá cho sản phẩm dịch vụ Xúc tiến bán hàng ,phân phối sản phẩm ,dịch vụ tới khách hàng d.Phòng Kinh doanh du lịch lữ hành: Nắm lịch trình ,tính chất đồn khách hướng dẫn,thông cho khách thống Gọi điện đến đơn vị để chào chương trình Hướng dẫn hồ sơ xuất nhập cảnh cho khách,giao nhiệm vụ cho hướng dẫn cụ thể chương trình ,u cầu đồn khách Xây dựng chương trình ,tính giá cho tour ,phối hợp tiếp thị để ký kết hợp đồng e.Phòng Kinh doanh khách sạn: Bộ phận buồng :quản lý cung cấp đồ dùng ,vật dụng cho phận khác ,có mối quan hệ mật thiết với phận khác:lễ tân ,bảo vệ ,sửa chữa,bảo dưỡng Bộ phận lễ tân: liên hệ khách khách sạn ,cung cấp thông tin dịch vụ khách sạn Nhiệm vụ kinh doanh phòng khách ,nghiên cứu phát triển khách ,dự tính phịng khách cơng việc cụ thể ,tham gia vào công tác marketing,cung cấp thông tin nguồn khách ,nhu cầu khách II Tổng quan đề tài nghiên cứu: 1.Lý lựa chọn đề tài: Công ty Cổ phần Hạ Long loại hình kinh doanh dịch vụ ,cơng ty tạo lợi nhuận từ nhiều mảng kinh doanh chủ yếu kinh doanh khách sạn.Do việc quản lý nhân viên đáp ứng nhu cầu khách quan trọng Phải quản lý cho tốt ,xắp xếp cán cơng nhân viên vào vị trí ,đúng lực để họ phát huy hết khả đóng góp cho cơng ty Sử dụng tin học quản lý cán cơng ty giúp ích cho việc tìm kiếm, tổng hợp thơng tin liệu cần thiết giúp tiết kiệm thời gian,nếu có sai việc cập nhật sửa chữa dễ dàng thuận tiện.Chính em lựa chọn đề tài ý nghĩa đề tài nghiên cứu : Đặc trưng ngành kinh doanh dịch vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng cách tốt Muốn công ty phải quản lý tốt nguồn nhân lực mình.Trong thời buổi ngày có nhiều công ty làm dịch vụ,việc quản lý, nắm rõ thông tin trở nên quan trọng hết Thời đại ngày thời đại khoa học kỹ thuật, tri thức việc quản lý nhân Word, Excel khơng cịn thích hợp vừa tốn thời gian mà dễ gây nhầm lẫn Vì em thấy vấn đề giải phần đề tài Nếu khơng có phần mềm quản lý nhân việc quản lý khó khăn hơn, cồng kềnh vất vả Nếu có phần mềm vào hoạt động ta giảm bớt lượng giấy tờ công ty phịng ban linh hoạt việc điều động nhân Khi có định nhân từ chức, việc, bổ nhiệm, thăng chức, điều động nhân viên từ vị trí sang vị trí khác đơn giản nhanh chóng thuận tiện, tránh sai sót trình làm việc Chương II: Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương Trình I.Tổng Quan Về Phương Pháp Luận Cơ Bản: 1.Hệ thống thông tin phận cấu thành: Dữ liệu (data) mô tả vật, người kiện giới mà gặp nhiều cách thể khác - Thông tin (Information) thông báo hay tin nhằm mang lại hiểu biết cho đối tượng nhận tin Chủ thể phản ánh thông tin Đối tượng tiếp nhận Sơ đồ phản ánh thông tin -Hệ thống thông tin (Informatinon System) tập hợp người, thiết bị phần cứng, phần mềm, liệu thực hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý phân phối thông tin tập hợp ràng buộc gọi môi trường Nguồn Thu thập Đích Xử lý lưu giữ Kho liệu Mơ hình hệ thống thơng tin Phân phát -Hệ thống thông tin quản lý phát triển sử dụng hệ thống thơng tin có hiệu tổ chức Gồm yếu tố cấu thành xét theo trạng thái tĩnh là: Thiết bị tin học (máy tính, thiết bị, đường truyền , phần cứng), chương trình (phần mềm), liệu, thủ tục, quy trình người -Hệ thống thơng tin quản lý nhân hệ thống thông tin trợ giúp hoạt động quản lý nhân vấn đề liên quan đến nhân tổ chức Hệ thống thông tin quản lý nhân không gồm phần mềm quản lý nhân mà cần đến thiết bị máy tính, phịng ban đối tượng để thu thập xử lý liệu để sử dụng chúng vào mục đích khác Chức hệ thống thông tin tổ chức: Hệ thống thông tin tổ chức có chức sau: _Thu thập _Lưu trữ _Xử lý -Phân Phối Phương pháp phát triển hệ thống thông tin 3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin Thời đại ngày thời đại khoa học công nghệ ,thông tin.Hệ thống thơng tin ngày có vai trị quan trọng ,to lớn sống ,ảnh hưởng đến việc định chất lượng định Một hệ thống thông tin hoạt động tốt hệ thống mà nhờ nhà quản lý định có chất lượng cao Nhờ có định mà quan hay tổ chức sản xuất phân phối sản phẩm dịch vụ với độ tin cậy lớn ,đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng,góp phần vào thành cơng quan hay tổ chức Có thể nói ,phát triển hệ thống thông tin cung cấp cho thành viên tổ chức công cụ quản lý tốt Một hệ thống thông tin hoạt động tốt phận thiếu quan ,tổ chức đại Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin : 1.Những vấn đề quản lý 2.Những yêu cầu nhà quản lý 3.Sự thay đổi công nghệ 4.Thay đổi sách lược trị 3.2 Các nguyên tắc để phát triển hệ thống thông tin Phát triển hệ thống thơng tin bao gồm việc phân tích hệ thống tồn ,thiết kế hệ thống ,thực tiến hành cài đặt Phân tích hệ thống việc thu thập liệu chỉnh đốn chúng để đưa chuẩn đoán tình hình thực tế Thiết kế nhằm xác định phận hệ thống có khả cải thiện tình trạng xây dựng mơ hình logic,mơ hình vật lý ngồi hệ thống Việc thực hệ thống thơng tin liên quan tới xây dựng mơ hình vật lý hệ thống chuyển mơ hình sang ngôn ngữ tin học Cài đặt hệ thống tích hợp vào hoạt động tổ chức Dưới ba nguyên tắc chung nhiều phương pháp đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin : Nguyên tắc 1:Sử dụng mơ hình Ngun tắc :Chuyển từ chung sang riêng Ngun tắc 3:Chuyển từ mơ hình vật lý sang mơ hình logic phân tích từ mơ hình logic sang mơ hình vật lý thiết kế 4.Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin Để phát triển hệ thống thông tin tổ chức phải trải qua giai đoạn Sau mô tả sơ lược giai đoạn phát triển hệ thống thông tin Giai đoạn 1:Đánh giá yêu cầu Đánh giá u cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hội đồng giám đốc liệu đích thực để định thời cơ, tính khả thi hiệu dự án phát triển hệ thống Giai đoạn bao gồm công đoạn sau: 1.1.Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu 1.2.Làm rõ yêu cầu 1.3.Đánh giá khả thực thi 1.4.Chuẩn bị trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết tiến hành sau có đánh giá thuận lợi yêu cầu Những mục đích phân tích chi tiết hiểu rõ vấn đề hệ thống nghiên cứu, xác định ngun nhân đích thực vấn đề đó, xác định đòi hỏi ràng buộc áp đặt hệ thống xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin phải đạt Trên sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết định tiếp tục tiến hành hay phát triển hệ thống Để làm việc giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm cơng đoạn sau đây: 2.1.Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2.Nghiên cứu môi trường hệ thống tồn 2.3.Nghiên cứu hệ thống thực 2.4.Đưa chẩn đoán xác định yếu tố giải pháp 2.5.Đánh giá lại tính khả thi 2.6.Thay đổi đề xuất dự án 2.7.Chuẩn bị trình bày báo cáo chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế lơgíc Giai đoạn nhằm xác định tất thành phần lơgíc hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ vấn đề hệ thống thực tế đạt mục tiêu thiết lập từ giai đoạn trước Mơ hình lơgíc hệ thống bao gồm thông tin mà hệ thống sản sinh (nội dung Outputs), nội dung sở liệu (các tệp, quan hệ tệp), xử lý hợp thức hóa phải thực (các xử lý) liệu chấp nhận vào (các Inputs).Mơ hình lơgíc phải người sử dụng xem xét chuẩn y Thiết kế lơgíc bao gồm cơng đoạn sau: 3.1.Thiết kế sở liệu 3.2.Thiết kế xử lý 3.3.Thiết kế luồng liệu vào 3.4.Chỉnh sửa tài liệu cho mức lơgíc 3.5.Hợp thức hóa mơ hình lơgíc Giai đoan 4: Đề xuất phương án giải pháp Mơ hình lơgíc hệ thống mơ tả mà hệ thống làm Khi mơ hình xác định chuẩn y người sử dụng, phân tích viên nhóm phân tích viên phải nghiêng phương tiện để thực hệ thống này.Đó việc xây dựng phương án khác để cụ thể hóa mơ hình lơgíc Mỗi phương án phác họa mơ hình vật lý ngồi hệ thống chưa phải mô tả chi tiết Các công đoạn giai đoạn đề xuất phương án giải pháp: 4.1.Xác định ràng buộc tổ chức tin học 4.2.Xây dựng phương án giải pháp 4.3.Đánh giá phương án giải pháp 4.4.Chuẩn bị trình bày báo cáo giai đoạn đề xuất phương án giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý Giai đoạn tiến hành sau phương án lựa chọn Thiết kế vật lý gồm tài liệu kết cần có: trước hết tài liệu bao chứa tất đặc trưng hệ thống cần cho việc thực kỹ thuật; tiếp tài liệu dành cho người sử dụng mơ tả phần thủ cơng giao diện với phần tin học hóa Những cơng đoạn q trình thiết kế vật lý : 5.1.Lập kế hoạch thiết kế vật lý 5.2.Thiết kế chi tiết giao diện vào/ra 5.3.Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa 5.4.Thiết kế thủ tục thủ công 5.5.Chuẩn bị trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngồi Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quan trọng giai đoạn thực kỹ thuật phần tin học hóa hệ thống thơng tin, có nghĩa phần mềm.Những người chịu trách nhiệm giai đoạn phải cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng thao tác tài liệu mô tả hệ thống Các hoạt động việc triển khai thực kỹ thuật hệ thống sau: 6.1.Lập kế hoạch thực kỹ thuật 6.2.Thiết kế vật lý 6.3.Lập trình 6.4.Thử nghiệm hệ thống 6.5.Chuẩn bị tài liệu hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt khai thác Cài đặt hệ thống pha việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống thực Để chuyển đổi thực với va chạm nhất, cần phải lập kế hoạch cách cẩn thận Giai đoạn gồm công đoạn: 7.1.Lập kế hoạch cài đặt 7.2.Chuyển đổi 7.3.Khai thác bảo trì 7.4.Đánh giá 5.Tiêu chuẩn chất lượng hệ thống thông tin Quản lý có hiệu tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin hệ thống thơng tin thức sản sinh Từ hoạt động hệ thống thông tin nguồn gốc gây hậu xấu nghiêm trọng.Hoạt động tốt hay xấu hệ thống thông tin đánh giá qua chất lượng thông tin mà cung cấp Xem xét tiêu chuẩn việc đặt mục tiêu chất lượng mà phần mềm cần đạt Sau tiêu chuẩn cần thiết cho hệ thống thông tin 10