Mục đích nghiên cứu
Hệ thống hóa toàn bộ lý thuyết về khoản phải thu và hiệu quả trong việc quản trị khoản phải thu của công ty TNHH UpViet.
Từ những thông tin có được qua việc tìm hiểu, phân tích, đánh giá, nhận xét để đưa ra các kết luận, hướng giải quyết, các kiện nghị nhằm hoàn thiên công tác quản trị khoản thu của công ty TNHH UpViet
Nghiên cứu với mục đích tìm hiểu những vấn đề xoay quanh việc quản trị hoản phải thu của công ty TNHH UpViet Tìm ra những thuận lợi, đặc biệt là những khó khăn hạn chế trong việc hoàn thiện công tác quản trị hoản phải thu của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Để có thể phân tích, đánh giá, nhận xét về tình hình quản trị khoản phải thu của công ty TNHH UpViet em sử dụng phương pháp thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu sơ cấp và thứ cấp của Công ty.
Kết cấu khóa luận
Ngoài phần mở đầu và kết luận bài khóa luận gồm có 3 chương:
Chương I Những vấn đề lý luận khoản phải thu
Chương II Thực trạng quản trị hoản phải thu của công ty TNHH UpViet.Chương III Kết luận và đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác quản trị khoản phải thu của công ty TNHH UpViet.
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU
Khái niệm, nội dung của khoản phải thu
Khoản phải thu là bộ phận tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị hoặc cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi
Khoản phải thu có liên quan đến các đối tác có quan hệ kinh tế đối với doanh nghiệp bao gồm các khoản:
Khoản phải thu từ khách hàng.
Khoản ứng trước cho người bán.
Khoản phải thu nội bộ.
Khoản tạm ứng cho công nhân viên.
Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ.
Các khoản phải thu khác.
1.1.2 Các thuật ngữ liên quan
Khoản phải thu từ khách hàng
Là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hoá, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Trong điều kiện kinh tế thị trường, việc chiếm dụng vốn lẫn nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp là một nét đặc trưng thương mại. Thậm chí còn được coi như là một “sách lược” kinh doanh hữu hiệu của các doanh nghiệp ngang nhiên hoạt động trên thương trường mà trong tay không hề có một đồng vốn Do vậy, vấn đề quản lý khoản phải thu đặc biệt trở nên quan trọng đối với những doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn với tỷ lệ cao so với vốn kinh doanh.
Khoản ứng trước cho người bán
Là khoản tiền doanh nghiệp phải thu từ người bán, người cung cấp do doanh nghiệp trả trước tiền hàng cho người bán để mua hàng hoá, thành phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp chưa được giao.
Khoản phải thu nội bộ
Là các khoản phải thu phát sinh giữa đơn vị, doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau.
Khoản tạm ứng cho công nhân viên
Là những khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho các cán bộ công nhân viên để thực hiện một nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết một số công việc như mua hàng hoá, trả chi phí công tác…
Khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ
Khoản thế chấp: thường phát sinh trong quan hệ vay vốn Khi vay vốn có thế chấp, người vay phải mang tài sản của mình giao cho người cho vay trong thời gian vay vốn.
Khoản ký cược: là số tiền doanh nghiệp dùng vào việc đặt cược khi thuê mướn tài sản theo yêu cầu của người cho thuê nhằm mục đích ràng buộc trách nhiệm vật chất và nâng cao trách nhiệm cho người đi thuê trong việc quản lý sử dụng tài sản đi thuê và sử dụng đúng hạn Số tiền ký cược do bên cho thuê quy định và có thể lớn hơn giá trị tài sản cho thuê.
Ký quỹ: là số tiền, hay tài sản được gửi trước để làm tin trong các quan hệ mua bán, nhận đại lý bán hàng, tham gia đấu thầu
1.1.3 Nội dung khoản phải thu
Khoản phải thu từ khách hàng là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hóa, thành phẩm hoặc do cung cấp dịch vụ cho khách hàng
Khoản ứng trước cho người bán là khoản tiền doanh nghiệp phải thu từ người bán, người cung cấp do doanh nghiệp trả trước tiền hàng cho người bán để mua hàng hóa, thành phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp chưa được giao.
Khoản phải thu nội bộ là các khoản thu phát sinh giữa đơn vị, doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau
Khoản tạm ứng cho công, nhân viên là những khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp được giao cho các cán bộ công nhân viên để thực hiện một nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết một số công việc như mua hàng hóa, trả phí công tác….
Khoản thế chấp, ký cược, ký quĩ khác….
Khái niệm quản trị khoản phải thu
Quản trị khoản phải thu đòi hỏi trả lời năm tập hợp câu hỏi sau:
- Doanh nghiệp đề nghị bán hàng hay dịch vụ của mình với điều kiện gì? Dành cho khách hàng thời gian bao lâu để thanh toán tiền mua hàng? Doanh nghiệp có chuẩn bị để giảm giá cho khách hàng thanh toán nhanh không?
- Doanh nghiệp cần đảm bảo gì về số tiền khách hàng nợ? Chỉ cần khách hàng kí vào biên nhận, hay buộc khách hàng kí một loại giấy nhận nợ chính thức nào khác?
- Phân loại khách hàng: Loại khách hàng nào có thể trả tiền ngay? Để tìm hiểu, doanh nghiệp có nghiên cứu hồ sơ quá khứ hay các báo cáo tài chính đã qua của khách hàng hay không? Hay doanh nghiệp dựa vào chứng nhận của ngân hàng?
- Doanh nghiệp chuẩn bị dành cho từng khách hàng với những hạn mức tín dụng như thế nào để tránh rủi ro? Doanh nghiệp có từ chối cấp tín dụng cho các khách hàng mà doanh nghiệp nghi ngờ? Hay doanh nghiệp chấp nhận rủi ro có một vài khoản nợ khó đòi và điều này xem như là chi phí của việc xây dựng một nhóm lớn khách hàng thường xuyên?
- Biện pháp nào mà doanh nghiệp áp dụng thu nợ đến hạn? Doanh nghiệp theo dõi thanh toán như thế nào? Doanh nghiệp làm gì với những khách hàng trả tiền miễn cưỡng hay kiệt sức vì họ?
Nội dung công tác quản trị khoản phải thu
1.3.1 Chính sách tín dụng và các nhân tố ảnh hưởng tới chính sách tín dụng 1.3.1.1 Chính sách tín dụng a Sự cần thiết của chính sách tín dụng:
Trong mối quan hệ tài chính giữa các doanh nghiệp, những doanh nghiệp đóng vai trò là người bán thường phải bán chịu hàng hoá của mình trong một thời gian nhất định và những doanh nghiệp đóng vai trò làm người mua lại thường cố gắng kéo dài thời hạn thanh toán Mỗi doanh nghiệp đều có các khoản mua chịu và bán chịu hàng hoá từ đó hình thành nên khoản phải thu của doanh nghiệp Có thể nói hầu hết các doanh nghiệp đều phát sinh khoản này nhưng với mức độ khác nhau, từ mức không đáng kể đến mức không thể kiểm soát nổi Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro Nếu không bán chịu hàng hoá sẽ mất đi cơ hội bán hàng, nếu bán chịu hàng hoá quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các khoản nợ khó đòi, do đó rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng Chính vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bán chịu hợp lý đối với từng khách hàng. b Nội dung chính sách tín dụng:
Tiêu chuẩn tín dụng là những yếu tố liên quan tới sức mạnh tài chính và mức độ tín nhiệm mà mỗi khách hàng phải đảm bảo để có quyền hưởng mức tín dụng mà công ty cấp cho họ Nếu khách hàng không đáp ứng được yêu cầu với thời hạn tín dụng thông thường, họ vẫn có thể mua hàng của công ty nhưng với thời hạn khắt khe hơn Tiêu chuẩn này được sử dụng để xác định những khách hàng nào được đảm bảo tiêu chuẩn tín dụng bình thường và mức tín dụng họ có thể được hưởng. Tiêu chuẩn tín dụng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chính sách của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ, giá trị sản phẩm cao hay thấp…
Phân tích tín dụng khách hàng thông qua việc phân tích các thông số tài chính sau:
- Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh.
- Bản mô tả điều kiện vật lý về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Lịch sử thanh toán tín dụng của công ty trong thời gian gần đây: thường trả đúng thời hạn hay trễ hạn, trong thời gian gần đây có lần nào không thanh toán nợ hay không, nếu có thì tỉ lệ là bao nhiêu lần.
Thời hạn tín dụng là thời gian mà người mua được trì hoãn thanh toán, thời hạn cuối cùng họ phải thanh toán Thời hạn tín dụng có thể tác động lớn tới doanh số, nếu như cầu đối với một loại sản phẩm nào đó phụ thuộc vào thời kỳ bán hàng,việc mở rộng thời hạn tín dụng vừa làm cho khách hàng cũ kéo dài thời gian thanh toán đồng thời thu hút thêm khách hàng mới cho công ty
Khi mở rộng thời hạn tín dụng, các nhà quản trị tài chính cần xem xét giữa việc lợi nhuận tăng thêm và các khoản chi phí tăng thêm Cần phải phân tích những ảnh hưởng có thể có của việc kéo dài thời hạn tín dụng tới lợi nhuận của công ty.
Cụ thể, cần phải so sánh khả năng sinh lợi của doanh số kỳ vọng tăng thêm với tỷ suất sinh lợi cần thiết vào các khoản đầu tư vào khoản phải thu và tồn kho.
Chiết khấu thanh toán là biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm bằng cách thực hiện việc giảm giá đối với các trường hợp mua hàng trả tiền trước thời hạn.
Hiện nay, biện pháp này đang được sử dụng khá phổ biến do nó có thể mang lại lợi ích cho cả hai bên.
Chiết khấu nhờ trả sớm cho khách hàng là tỉ lệ phần trăm giảm giá và thời hạn trả trước để được nhận chiết khấu tiền mặt Ví dụ 2/10 net 60 : nếu khách hàng thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 2%, thời hạn cuối cùng phải thanh toán là 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn.
Chiết khấu thanh toán được áp dụng để tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu và giảm đầu tư vào khoản phải thu và chi phí liên quan Mặt khác, công ty mất đi chi phí chiết khấu trên phần doanh thu của các hóa đơn
Bao gồm các quy định về cách thức thu tiền như thu 1 lần hay nhiều lần, hay trả góp và biện pháp xử lý đối với các khoản tính dụng quá hạn.
1.3.1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến chính sách tín dụng a Điều kiện của doanh nghiệp Đặc điểm về sản phẩm, ngành nghề kinh doanh và tiềm lực tài chính là những yếu tố tác động trực tiếp đến chính sách tín dụng của doanh nghiệp Doanh nghiệp này có quy mô lớn, có tiềm lực tài chính mạnh, sản phẩm có thời gian sử dụng lâu bền thường cho phép mở rộng chính sách tín dụng hơn các doanh nghiệp ít vốn, sản phẩm dễ hư hỏng, mất phẩm chất, khó bảo quản Đối với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có tính thời vụ, trong thời kỳ sản phẩm của doanh nghiệp có nhu cầu tiêu thụ lớn cần khuyến khích tiêu thụ để thu hồi vốn. b Điều kiện của khách hàng Điều kiện của khách hàng được đánh giá dựa vào các phán đoán sau:
Vốn hay sức mạnh tài chính (capital): là thước đo về tình hình tài chính của một doanh nghiệp, nó ảnh hưởng đến rủi ro thanh toán Yếu tố này được xác định dựa vào quy mô vốn chủ sở hữu, tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, khả năng sinh lợi từ hoạt động kinh doanh.
Khả năng thanh toán (capacity): được đánh giá qua các hệ số thanh toán chung, hệ số thanh toán nhanh, hệ số thanh toán lãi vay…của khách hàng.
Tư cách tín dụng (character): là thái độ tự giác đối với việc thanh toán nợ của khách hàng Yếu tố này được coi là rất quan trọng vì mỗi một giao dịch tín dụng được ngầm hiểu là một sự hứa hẹn thanh toán.
Vật thế chấp (collateral): là tài sản khách hàng dùng đảm bảo cho món nợ của mình.
Điều kiện kinh tế (condition): là sự phát triển của nền kinh tế nói chung và mức độ phát triển của từng vùng địa lý nói riêng có ảnh hưởng đến việc thanh toán của khách hàng đối với món nợ.
Thông tin về khách hàng có thể thu thập được thông qua việc điều tra trực tiếp như phân tích báo cáo tài chính của khách hàng, phỏng vấn trực tiếp, phân tích thông tin thu thập từ các nhà cung cấp thông tin trước đó, đến thăm khách hàng… Đồng thời có thể thu thập thông tin từ các trung tâm xử lý dữ liệu về vị thế tín dụng của doanh nghiệp.
Các nhân tố ảnh hưởng tới hiệu quả khoản phải thu
1.4.1 Các nhân tố khách quan ảnh hưởng tới hiệu quả quản lý khoản phải thu
Các nhân tố khách quan là các nhân tố có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và do đó tác động đến việc sử dụng vốn lưu động như thế nào cho phù hợp để thích nghi với sự biến đổi của môi trường xung quanh Chúng là những nhân tố mà bản thân doanh nghiệp không thể kiểm soát được Điều này đòi hỏi bản thân doanh nghiệp phải tự nắm bắt và thích ứng.
Các nhân tố về môi trường kinh tế
Môi trường kinh tế là một tập hợp bao gồm nhiều yếu tố có ảnh hưởng sâu rộng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: lạm phát, tốc độ tăng trưởng kinh tế, thu nhập quốc dân, biến động cung cầu hàng hóa, mức độ cạnh tranh trên thị trường…Môi trường kinh tế thuận lợi tạo điều kiện cho doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả hơn các nguồn lực của mình, ngược lại chúng gây ra những khó khăn cho doanh nghiệp.
Các nhân tố về môi trường tự nhiên Đó là các nhân tố về khí hậu, vị trí địa lý, địa hình Các nhân tố này có ảnh hưởng lớn đến quyết định chớnh sỏch bỏn hàng của doanh nghiệp Chúng tác động đến việc doanh nghiệp lựa chọn vị trí,cách thức bán hàng phù hợp với yêu cầu của người mua và nhằm khuyến khích người tiêu dùng.
Các nhân tố về môi trường văn hóa xã hội Đây là những nhân tố luôn bao quanh doanh nghiệp và nó có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Dân số thể hiện quy mô nhu cầu và tính đa dạng của nhu cầu, từ đó khi cung cấp dịch vụ thông tin di động doanh nghiệp có thể dự đoán được dung lượng thị trường mà doanh nghiệp có thể đạt đến
- Thu nhập và phân bố thu nhập của người tiêu dùng: thu nhập của dân cư quyết định đến lượng tiền mà người tiêu dùng sẽ dùng cho dịch vụ thông tin di động, mức độ sử dụng thường xuyên, yêu cầu về chất lượng dịch vụ, chất lượng mạng…
- Ngoài ra các nhân tố như: trình độ văn hóa, phong tục tập quán, tôn giáo, xu hướng phân bố dân cư…ảnh hưởng đến thói quen, tập tính tiêu dùng của các tầng lớp dân cư và từ đó tác động đến nhu cầu và cơ cấu chi tiêu của khách hàng
Các chính sách vĩ mô của Nhà nước
Các chủ trương chính sách về đầu tư của Đảng và nhà nước đối với ngành bưu chính viễn thông sẽ quyết định tới quy mô đầu tư phát triển mạng lưới của các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thông tin di động.
1.4.2 Các nhân tố chủ quan
Nếu như các nhân tố khách quan là những nhân tố mà doanh nghiệp không thể kiểm soát và thay đổi được thì các nhân tố chủ quan là những nhân tố nằm ở chính bản thân của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể kiểm soát và điều chỉnh theo hướng có lợi nhất cho mình Sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp chủ yếu ở việc doanh nghiệp có nắm bắt và kiểm soát được các nhân tố chủ quan hay không. Những nhân tố đó là:
Trình độ nguồn nhân lực Đây là một trong những nguồn vốn qúy nhất của doanh nghiệp có ảnh hưởng to lớn đến sự thành bại trong kinh doanh và khả năng cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp Trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ công nhân viên sẽ quyết định đến chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, năng suất lao động và từ đó tác động đến hiệu quả quản lý khoản phải thu Còn với cán bộ lãnh đạo và quản lý, việc đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh, phương pháp quản lý, mục tiêu và định hướng phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn ở trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm trên thương trường của họ.
Trình độ khoa học công nghệ
Việc áp dụng các công nghệ tiên tiến hiện đại trong hoạt động sản xuất kinh doanh giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí, nâng cao được năng suất lao động, chất lượng dịch vụ từ đó tăng hiệu suất quản lý.
Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp có hệ thống cơ sở hạ tầng( trụ sở làm việc, các trung tâm,chi nhánh, hệ thống đại lý…) được bố trí hợp lý khoa học sẽ giúp doanh nghiệp quản lý có hiệu quả hơn các khoản phải thu, thu có hiệu quả hơn các khoản nợ từ khách hàng…
THỰC TRẠNG HOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY UPVIET
Tổng quan về công ty UpViet
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH UpViet
Tên đơn vị: Công ty TNHH UPVIET Địa chỉ: Tầng 6, Số 42, Đường Lê Đức Thọ kéo dài, Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: 04-73009907 hoặc 04-37920047
Website: www.upviet.com.vn
Email: info@upviet.com.vn
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn.
Vốn: 8 tỷ Việt Nam đồng.
Công ty được thành lập ngày 15 tháng 4 năm 2009, hoạt động trong lĩnh vực chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm tổng thể CAD/CAM/CAE/RP/RV/CNC
& Tích hợp hệ thống; thiết bị công nghiệp: Gia công cơ khí, đo lường chính xác; với vốn pháp định 8 tỷ đồng.
Năm 2009, thời điểm mới thành lập UPVIET chủ yếu cung cấp và chuyển giao các sản phẩm phần mềm mang về doanh thu hơn 2,5 tỷ đồng.
Năm 2010, UPVIET đã tập trung mở các khóa đào tạo về phần mềm NX và thiết kế tạo mẫu cho các đối tác trong nước.
Năm 2011, 2012 UPVIET mở rộng thêm các dự án và nhận được nhiều sự quan tâm của các đơn vị, tổ chức Trong đó, UPVIET vinh dự nhận được sự quan tâm của Tổng cục Kỹ thuật, Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng và Sở Công thương TP.Hà Nội thông qua các hội thảo, dự án về đào tạo và chuyển giao công nghệ.
Năm 2013, 2014 đây là 2 năm chiến lược, bước mở đầu cho chiến lược phát triển thị trường của Công ty, đánh mạnh vào các doanh nghiệp thương mại trong và ngoài nước
Ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH UPVIET:
Cung cấp giải pháp phần mềm tổng thể CAD/CAM/CAE/RP/RV/CNC & Tích hợp hệ thống; thiết bị công nghiệp: Gia công cơ khí, đo lường chính xác Cung cấp sản phẩm chính trên các thị trường về Công nghiệp ô tô, xe máy; Công nghiệp quốc phòng, hàng không, đóng tàu; Công nghiệp thiết kế và sản xuất khuôn mẫu, máy công cụ.
Các sản phẩm chính của công ty TNHH UPVIET:
Cung cấp các phần mềm cấp cao về CAD/CAM/CAE: Phần mềm tích hợpCAD/CAM/CAE/PLM; Phần mềm phân tích bền và tối ưu hóa kết cấu; Phần mềm cấp trung; Phần mềm mô phỏng thủy khí động học; Phần mềm mô phỏng trong khuôn đúc kim loại; Phần mềm mô phỏng dòng chảy trong khuôn ép nhựa Các thiết bị công nghiệp: Thiết bị đúc chân không, lò sấy vật liệu; Thiết bị mài CNC,trung tâm gia công phay, tiện CNC; Thiết bị sản xuất bánh răng; Thiết bị gia công kim loại tấm; Thiết bị môi trường Ngoài ra Công ty còn cung cấp các khóa Đào tạo và chuyển giao công nghệ về CAD/CAM/CAE/CNC.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH UpViet
Công ty TNHH UpViet hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực tư vấn, chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm tổng thể CAD/CAM/CAE/RP/RV/CNC & Tích hợp hệ thống; thiết bị công nghiệp: Gia công cơ khí, đo lường chính xác Cung cấp, đào tạo, chuyển giao các phần mềm, thiết kế mẫu và lắp đặt, thi công các thiết bị công nghiệp nên có chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau:
Công ty TNHH UpViet là một DNTM nhỏ nên công ty thực hiện các chức năng của một DNTM đó là:
- Chức năng lưu chuyển hàng hóa trong nền kinh tế nhằm thỏa mãn nhu cầu của xã hội: Với chức năng này, UpViet đã nghiên cứu kỹ thị trường trong nước, huy động và sử dụng tốt các nguồn hàng nhập khẩu nước ngoài, tổ chức các mối quan hệ giao dịch thương mại với đối tác nước ngoài nhằm đảm bảo việc phân phối hàng hoá đáp ứng nhu cầu trong nước.
- Chức năng tiếp tục sản xuất trong khâu lưu thông: công ty TNHH UpViet tư vấn, đào tạo, chuyển giao các phần mềm ứng dụng, thiết kế mẫu sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng và lắp ghép, bảo quản, vận chuyển hàng hóa khi được nhập khẩu về.
- Chức năng thực hiện hàng hóa: mục đích của UpViet là mua các sản phẩm phần mềm và thiết bị công nghiệp để bán với giá cao hơn giá mua cộng với các chi phí khác để thu lợi nhuận.
- Đảm bảo trang thiết bị cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thuận tiện Tổ chức thực hiện thi công lắp đặt, tư vấn, thiết kế các sản phẩm thiết bị công nghiệp.
- Không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý kinh doanh Thực hiện các chế độ và quy trình về quản lý vốn, tài sản, các nghĩa vụ về thuế, các khoản nộp theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ môi trường, an ninh quốc phòng và an toàn lao động.
- Đảm bảo mang tới khách hàng những sản phẩm, công cụ hiện đại, tiên tiến nhất nhằm giúp khách hàng tạo ra những sản phẩm sáng tạo, rút ngắn chu kỳ phát triển sản phẩm, tiết kiệm chi phí, nâng cao tính cạnh tranh và sớm đưa sản phẩm ra chiếm lĩnh thị trường.
2.1.3 Mô hình tổ chức quản lý của công ty TNHH UpViet
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH UPVIET.
2.1.4 Tình hình tài sản – vốn
Bảng 2.1 Bảng cân đối kế toán (rút gọn) Công ty TNHH UPVIET trong 3 năm 2012, 2013, 2014
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Chênh lệch
I Tiền và các khoản tương đương tiền 2.608.265.069 21.3 2.781.074.126 15.7 12.891.130.705 36.8 172.809.057 6.6
II Đầu tư tài chính ngắn hạn
III Các khoản phải thu ngắn hạn
V.Tài sản ngắn hạn khác 5.089.642.187 41.7 7.619.762.687 42.9 1.010.810.607 2.9 2.530.120.500 49.7 -6.608.952.080 -86.7
II Bất động sản đầu tư - - - - - - - - - -
III Các khoản đầu tư TC dài hạn
IV Tài sản dài hạn khác 14.262.115 2.2 - - - -14.262.115 -100 - -
II Quỹ khen thưởng phúc lợi
Dựa vào bảng cân đối kế toán của Công ty ta có thể đánh giá tình hình tài sản nguồn vốn của công ty qua những điểm chính sau:
Công ty TNHH UPVIET là một công ty mới thành lập với quy mô nhỏ nên trong 2 năm 2011, 2012 gần đây tổng tài sản của công ty không vượt quá con số 20.000.000.000 VNĐ, nhưng đến năm 2013 tổng tài sản đã tăng nhanh rõ rệt đạt 35.053.609.237 VNĐ, tăng 92.5 % so với năm 2012.
Có hai nguồn hình thành nên tổng tài sản của công ty là tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.Trong đó chiếm chủ yếu là tài sản ngắn hạn khi tỷ trọng luôn trên 95% và tăng qua các năm Cụ thể năm 2011 chiếm 95,1% (12.230.157.103), năm 2012 chiếm 97,4%(17.741.400.152), đặc biệt năm
Có sự chênh nhau lớn như vậy lý do vì bản chất trong hoạt động kinh doanh của công ty TNHH UPVIETkhi là một công ty chuyên cung cấp các sản phẩn về phần mềm, thiết bị, cung ứng dịch vụ cho khác hàng không cần nhiều đến đất đai, nhà xưởng, cơ sở vật chất nên phần tài sản dài hạn chỉ chiếm một phần rất nhỏ trong cơ cấu tổng tài sản.
Các nguồn hình thành nên tài sản ngắn hạn của công ty bao gồm: Tiền và các khoản tương đương tiền, các khoản phải thu ngắn hạn, hàng tồn kho và các tài sản ngắn hạn khác Tài sản ngắn hạn của công ty có sự tăng liên tục qua các năm, năm 2012 tăng lên 5.551.243.050 VNĐ đạt mức17.741.400.152VNĐ tăng 45% so với năm 2011, năm 2013 tăng rõ rệt đạt mức 16.969.779.873 ( 95,7 %) Mức tăng lên này chủ yếu do sự tăng lên của Tiền và các khoản tương đương tiền và các khoản phải thu ngắn hạn và hàng tồn kho. Đối với tài sản dài hạn tuy chỉ chiếm một phần rất nhỏ trong cơ cấu tổng tài sản của công ty (luôn nhỏ hơn 5%) nhưng lại là phần không thể thiếu trong quá trình kinh doanh và duy trì hoạt động của doanh nghiệp Tài sản cố định và các tài sản dài hạn khác là hai nguồn chính hình thành nên tài sản dài hạn.Ngược lại với tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn lại có xu hướng giảm qua các năm.Cụ thể giảm từ 636.219.412 (năm 2011) xuống còn 342.429.212 (năm 2013) chỉ còn chiếm 1% tổng tài sản.
Phương pháp thu thập dữ liệu
2.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Luận văn cần nghiên cứu những vấn đề sát với thực tế ở doanh nghiệp thực tập, cần phải xuất phát từ những bất cập chưa giải quyết được của doanh nghiệp đó.
Vì vậy mà công tác thu thập thông tin là rất quan trọng Một trong những công cụ hữu hiệu để thu thập thông tin tại doanh nghiệp đó là sử dụng các phiếu điều tra. Các phiếu điều tra gồm có 3 phần chính:
- Các yếu tố quan trọng và cần thiết để đánh giá hiệu quả quản trị khoản phải thu tại một doanh nghiệp thương mại?
- Tổng hợp đánh giá hiệu quả quản trị khoản phải thu của công ty trong thời gian qua?
- Trong quá trình hoạt động, kinh doanh, những khó khăn mà công ty gặp phải trong công tác quản trị khoản phải thu?
- Việc nâng cao hiệu quả quản trị khoản phải thu tại công ty trong thời gian qua như thế nào?
Các phiếu điều tra này được tiến hành phát và phỏng vấn các lãnh đạo, trưởng phòng và các cán bộ nhân viên chuyên trách để nhằm có được những thông tin chính xác nhất Các câu hỏi trong phiếu điều tra đơn giản, dễ hiểu và đều tập trung vào vấn đề chính nghiên cứu là quản trị khoản phải thu Từ đó nhằm làm rõ những vướng mắc còn tồn tại và vấn cấp thiết cần phải giải quyết tại doanh nghiệp, đồng thời có thể đưa ra các giải pháp hữu hiệu tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, các cuộc phỏng vấn trực tiếp các chuyên gia trong doanh nghiệp như Tổng giám đốc, trưởng phòng tài chính…cũng giúp có được những cái nhìn toàn diện hơn về những vấn đề quan tâm Từ những cuộc tiếp xúc trực tiếp với Tổng giám đốc công ty đã giúp có được những ý kiến, đánh giá tổng quát và định hướng chung về công tác quản trị khoản phải thu của công ty Với những cuộc phỏng vấn trực tiếp Trưởng phòng tài chinh và các cán bộ nhân viên phụ trách trực tiếp về công tác quản trị khoản phải thu đã có được những thông tin và đánh giá sát thực về vấn đề quản trị khoản phải thu tại công ty.
Nhằm hướng người được phỏng vấn đưa ra các ý kiến thẳng thắn, trung thực và khách quan nhất nên các câu hỏi đi từ những câu mang tính chất thăm dò, nhận xét chung về tình hình quản trị khoản phải thu tại công ty Sau đó là các câu hỏi về thực trạng cũng như những tồn tại trong lĩnh vực quản trị khoản phải thu tại công ty. Đồng thời, bằng những hiểu biết cá nhân về thực trạng công ty, hướng họ mạnh dạn đưa ra các gợi ý về giải pháp nhằm tháo gỡ khó khăn Đây chính là mục đích thực sự của quá trình thu thập dữ liệu sơ cấp.
2.2.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Một trong những nguồn cung cấp thông tin chính cho luận văn đó chính là các dữ liệu nội bộ doanh nghiệp Đây chính là nguồn thông tin định lượng quan trọng biểu hiện thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp Các số liệu này được tổng hợp từ phòng kế toán tài chính của công ty.
Các dữ liệu này trước hết là các báo cáo tài chính của các năm gần đây, cụ thể là từ năm 2012, 2013, 2014.
- Các bảng cân đối kế toán từng năm.
- Các bảng kết quả hoạt động kinh doanh từng năm.
- Các bảng tổng hợp tình hình khoản phải thu khách hàng.
- Các số liệu, thông tin liên quan đến tình hình quản trị khoản phải thu khác.Ngoài ra còn có các dữ liệu bên ngoài nhằm bổ sung thêm các thông tin, nhằm làm rõ hơn nữa các vấn đề nghiên cứu Các thông tin được thu thập qua sách báo,qua các phương tiện truyền thông, qua internet hoặc là qua các báo cáo, văn bản có nội dung liên quan đến quản trị khoản phải thu của doanh nghiệp và một số nguồn tài liệu liên quan khác.
Phân tích và đánh giá thực trạng khoản phải thu tại công ty TNHH UpViet 27
2.3.1 Phân tích dữ liệu sơ cấp
Số phiếu điều tra phát ra và thu về:
Kết quả tổng hợp phiếu điều tra:
Các khoản phải thu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH UpViet chủ yếu là phải thu của khách hàng
Qua các phiếu điều tra thu về, tình hình nợ phải thu của doanh nghiệp tăng cao, bởi một số nguyên nhân sau:
- Do kinh tế - tài chính của Việt Nam vẫn bị ảnh hưởng bởi sự bất ổn của kinh tế thế giới, khủng hoảng tài chính và nợ công ở châu Âu chưa được giải quyết, khách hàng gặp khó khăn về tài chính không thể thanh toán hợp đồng là nguyên nhân chủ yếu của các khoản nợ phải thu.
- Do doanh nghiệp khi kí kết hợp đồng mua bán với các khách hàng quen thuộc đã không dự tính được những thiệt hại có thể xảy ra để có biện pháp phòng ngừa cũng như khắc phục.
- Do sự biến động về tỷ giá đặc biệt là giữa VNĐ và USD gây ra khó khăn cho khách hàng trong việc thanh toán hợp đồng Khách hàng này là một số công trình, hạng mục công trình mà có vốn đầu tư của nước ngoài.
- Do khách hàng chưa chứng minh được khả năng thanh toán, năng lực tài chính để xin cấp tín dụng thương mại Nhiều khách hàng giấu thông tin thật, dung khoản nợ tín dụng của công ty để thanh toán cho nơi khác gây nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.
Khi phát sinh các khoản thu khó hồi tất nhiên sẽ gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp Theo đánh giá ta thấy, khi phát sinh các khoản thu khó đòi, 100% ý kiến được hỏi đều cho rằng vốn bị chiếm dụng Bên cạnh đó cũng gây cho doanh nghiệp tốn kém chi phí để theo dõi khoản nợ đó Điều này ảnh hưởng không tốt đến một doanh nghiệp mà lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là xây dựng, nhu cầu vốn lớn, thu hồi vốn nhanh.
Tổng hợp các phiếu điều tra, hầu hết những người được hỏi đều cho rằng chính sách tín dụng của công ty là tương đối tốt Công ty luôn áp dụng chính sách tín dụng nới lỏng đối với các khách hàng quen thuộc hoặc dựa trên việc xác minh được phẩm chất tín dụng của khách hàng, trên cơ sở đó đưa ra các tiêu chuẩn tín dụng hợp lý Từ việc đánh giá vị thế tín dụng của từng khách hàng mà công ty áp dụng một chính sách tín dụng hợp lý đối với từng khách hàng Các hình thức bán chịu hàng có tỷ lệ chiết khấu mà công ty thường áp dụng như 2/10 net 30, 2/10 net
60, 3/10 net 45…Khách hàng được hưởng 2% (hay 3%) chiết khấu trong thời gian
10 ngày kể từ khi giao hàng, hoặc phải trả 100% số tiền trong thời hạn 30, 45 hay
60 ngày…Đây là hình thức bán hàng phổ biến được doanh nghiệp áp dụng cho các khách hàng của mình Ngoài ra doanh nghiệp cũng áp dụng hình thức thanh toán theo tháng, theo mùa vụ hoặc theo ngày ghi trên hợp đồng…Thông thường tỷ lệ chiết khấu tăng, doanh số bán tăng, công ty nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán ra nhưng giảm được chi phí thu tiền và nợ khó đòi Công ty đang dần hoàn thiện chính sách tín dụng bằng cách xây dựng hợp lý các điều kiện bán hàng như tỷ lệ chiết khấu và thời hạn thanh toán đối với từng khách hàng.
Công ty thực hiện hoạt động kiểm soát khoản phải thu bằng cách uỷ quyền cho các ngân hàng như Ngân hàng MB, BIDV, VIBank,…và các tổ chức tín dụng khác tiến hành các thủ tục pháp lý đòi nợ Bán nợ cũng là một trong các hình thức thu hồi nợ của công ty Tuy nhiên, nghiệp vụ quản lý khoản phải thu của doanh nghiệp còn những hạn chế nhất định, đặc biệt là đối với khoản phải thu khó đòi Có lẽ đây là hạn chế lớn đối với một doanh nghiệp mà lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là xây dựng cũng như đối với các doanh nghiệp khác trong nền kinh tế Việt nam vốn quen cơ chế tập trung, bao cấp. Đối với những khoản phải thu khó đòi, chính sách đôn đốc, thu hồi nợ của công ty còn chưa hiệu quả do còn những bất cập trong công tác quản lý, cũng như trình độ nhân sự của doanh nghiệp.
Tập hợp ý kiến của các cán bộ tại công ty:
Kết quả tổng hợp cho thấy, các nhà quản trị công ty đang áp dụng một số biện pháp sau để quản trị khoản phải thu như:
- Tìm hiểu thông tin về khách hàng bằng nhiều kênh khác nhau như thông qua hệ thống ngân hàng, qua đại sứ quán Việt Nam tại các nước để nắm rõ tình hình tài chính của khách hàng, của ngân hàng người mua để đánh giá chính xác vị thế tín dụng của khách hàng , từ đó đưa ra chính sách tín dụng hợp lý cho khách hàng.
- Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát các khoản nợ Nếu có nợ khó đòi thì phải trích lập dự phòng.
- Nhờ các cơ quan pháp luật can thiệp đối với các khách hàng chây ì, không thanh toán tiền hàng.
- Tăng cường trao đổi thông tin, đàm phán với nhà đầu tư nước ngoài trên tinh thần hai bên thẳng thắn, chia sẻ với những khó khăn của nhau, hỗ trợ nhau trong hoạt động kinh doanh.
Kết quả tổng hợp một số vấn đề cấp thiết cần giải quyết liên quan đến quản trị khoản phải thu tại công ty bao gồm:
- Tăng cường giám sát, đôn đốc quá trình thanh toán của khách hàng đối với các hợp đồng đã triển khai trong năm tiếp theo
- Phải để cho toàn thể công ty từ ban lãnh đạo đến các bộ phận có liên quan biết tầm quan trọng của công tác thu hồi nợ Đây là trách nhiệm của cả tập thể chứ không phải chỉ riêng bộ phận kế toán.
- Nghiên cứu và hợp tác chặt chẽ với các ngân hàng Việt nam để có được những chính sách tín dụng hợp lý cho khách hàng
2.3.2 Phân tích dữ liệu thứ cấp
2.3.2.1 Tình hình khoản phải thu của công ty TNHH UpViet
Bảng 2.3 Các khoản phải thu của công ty UpViet trong 3 năm 2012, 2013, 2014 Đơn vị: VND
So sánh Năm 2013 so với
Các khoản phải thu ngắn hạn
Phải thu của khách hàng
2 Trả trước cho người bán
3 Các khoản phải thu khác
Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi
Bảng phân tích trên cho ta thấy các khoản phải thu của công ty tăng nhanh qua các năm và chiếm tỷ trọng lớn nhất là khoản phải thu khách hàng.
- Khoản phải thu của công ty UpViet chủ yếu là khoản phải thu từ khách hàng và tăng mạnh qua các năm.
- Năm 2012, khoản phải thu khách hàng đạt 2.258.302.000, chiếm 97.4 % tổng các khoản phải thu năm 2012 Đến năm 2013, khoản phải thu khách hàng tăng lên 2.493.042.183, tăng 10.3% so với năm 2102 và nhưng vẫn chiếm 48.8% tổng các khoản phải thu của năm 2013 Năm 2014, khoản phải thu của khách hàng giảm 74.5% so với năm 2013, chỉ còn 634.614.850 VND (chiếm 5.3%) Như ta thấy tỷ trọng khoản phải thu khách hàng từ năm 2013 đến 2014 có xu hướng giảm mạnh, cho thấy hiệu quả của hoạt động kinh doanh của công ty cùng với công tác đẩy mạnh thanh toán của khách hàng trong việc thực hiện hợp đồng
- Trả trước cho người bán là việc người mua cấp tín dụng cho người bán. Khoản trả trước cho người bán là khoản chiếm tỷ trọng không hề nhỏ trong tổng các khoản phải thu của công ty Khoản phải thu trả trước cho người bá tăng đột ngột qua các năm, lên đến 1.710.545.027VND năm 2013 từ 58.300.000VND năm 2012 (tăng 2834%), đạt mức cao nhất 10.432.347.526VND năm 2014 (87.2%)
- Trong các khoản phải thu thì các khoản phải thu khác chiếm tỷ trong tương đối nhỏ, năm 2012 là 0%, sang năm 2013 tăng 900.000.000chiếm tỷ trọng 17.7% và giữ nguyên mức đó ở năm 2014 Điều này cho thấy tình trạng chưa rõ ràng, thiếu sự quản lý của nhà quản trị đối với tình hình tài chính của Công ty.
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH UPVIET
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
Với những nỗ lực của công ty trong những năm qua, hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển, mở rộng về cả lĩnh vực hoạt động cũng như số lượng các bạn hàng, chất lượng sản phẩm luôn được nâng cao, đảm bảo đúng tiến độ Bên cạnh việc duy trì và phát triển những mối quan hệ với những khách hàng cũ, công ty tiếp tục mở rộng thị trường, thiết lập mối quan hệ ở các thị trường mới Công ty ngày càng khẳng định được vị thế của mình trong địa bàn tỉnh cũng như các tỉnh khác trên toàn quốc Để có được điều này, bên cạnh sự điều hành hợp lý và chính xác của ban giám đốc là sự cố gắng của tất cả các phòng ban và các cá nhân trong công ty
3.1.1 Những kết quả đã đạt được
Hoạt động kinh doanh ngày càng được mở rộng, số lượng đơn hàng ngày càng tăng lên Do đó, việc tìm hiểu, nghiên cứu và phân tích đúng vị thế tín dụng của những khách hàng này là thực sự cần thiết, để từ đó xây dựng chính sách tín dụng hợp lý đối với từng khách hàng Từ nhu cầu thực tế đó, công ty đã xây dựng hệ thống xử lý thông tin hiện đại, hỗ trợ nhiều cho việc thẩm định và xác minh khách hàng, tiết kiệm chi phí.
Dựa trên việc đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng, công ty áp dụng các điều kiện như trả tiền ngay với chiết khấu % hay được trả tiền sau một khoảng thời gian quy định 30 ngày, 60 ngày, 90 ngày…Đánh giá đúng khả năng thanh toán của khách hàng để từ đó đưa ra chính sách tín dụng hợp lý đối với từng khách hàng Điều này đã giúp công ty thu hồi tiền hàng đúng thời hạn, thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm.
Công ty thực hiện việc theo dõi, đánh giá các khoản phải thu dựa trên các số liệu của sổ theo dõi chi tiết các khoản phải thu do bộ phận kế toán mở ra và được báo cáo thường xuyên lên ban giám đốc Bên cạnh đó, công ty tiến hành phân loại các khoản nợ thành từng nhóm để từ đó có thể nắm rõ được tình hình các khoản nợ để đưa ra các biện pháp thu hồi nợ hiệu quả hơn, giảm thiểu được một phần rủi ro đối với các khoản phải thu Công ty thường xuyên rà soát các khoản nợ, đôn đốc, nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn Khi có dấu hiệu khoản phải thu rơi vào tình trạng khó thu hồi đều được giám sát và nhanh chóng có các biện pháp thu hổi nợ Bên cạnh đó, công ty cũng đã trích lập quỹ dự phòng cho những khoản nợ khó đòi.
Trong điều kiện đất nước ngày càng phát triển và hội nhập, các hệ thống ngân hàng được hiện đại hoá phù hợp với xu thế thương mại quốc tế, công ty đã thiết lập mối quan hệ với các ngân hàng trong nước cũng như nước ngoài, tranh thủ sự hỗ trợ về nghiệp vụ, thu hồi các khoản nợ, đồng thời kết hợp sử dụng các công cụ tài chính ngân hàng để phòng ngừa rủi ro đối với các khoản nợ khó đòi.
Trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán ngày càng được nâng cao, có khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng, xử lý kịp thời đối với các khoản nợ có vấn đề.
3.1.2 Một số hạn chế còn tồn tại
Bên cạnh những thành công đạt được là những hạn chế của công ty trong công tác quản trị khoản phải thu Tuy đây không phải là những hạn chế quá lớn gây ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh nhưng nó có tác động không nhỏ đến quá trình thu hồi vốn của doanh nghiệp.
Thứ nhất, trong công tác quản trị khoản phải thu, công ty đã sử dụng các kỹ thuật phân tích, lên danh sách các khoản phải thu, phân loại các khoản nợ, để từ đó có các biện pháp đôn đốc thu hồi nợ, nghĩa là công ty đã có sự quan tâm nhất định đến các khoản nợ khó đòi nhưng còn khá thụ động Cụ thể là chỉ có thể đối phó với các khoản nợ khó đòi khi nó xảy ra Trong trường hợp này, công tác thu hồi nợ sẽ gặp nhiều khó khăn và rủi ro cao Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có những biện pháp phòng ngừa rủi ro để có thể quản trị nợ khó đòi chủ động hơn.
Thứ hai, công ty chưa có được các biện pháp đôn đốc thu hồi nợ khó đòi mang lại hiệu quả cao ngoài việc gửi thư hay gọi điện thoại nhắc nhở hoặc là dùng biện pháp cuối cùng đối với các khách hàng chây ì đó là nhờ đến các cơ quan pháp luật giải quyết Điều này làm cho công tác thu hồi nợ khó đòi gặp nhiều khó khăn, dẫn đến tình trạng có những khoản nợ quá hạn trên 3 năm.
Thứ ba, hiện nay các thông tin để tính toán vị thế tín dụng của khách hàng do phòng kế toán thu thập và đánh giá dựa trên các yếu tố như năng lực trả nợ, vốn, thế chấp, điều kiện kinh tế của khách hàng Phòng kế toán thu thập những thông tin này dựa trên các giao dịch của khách hàng với công ty trong quá khứ Nhưng đối với các khách hàng mới, chưa từng giao dịch thì công tác thu thập thông tin về khách hàng còn gặp nhiều hạn chế Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định hợp tác với khách hàng.
3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý khoản phải thu của công ty TNHH UpViet:
3.1.3.1 Những nguyên nhân chủ quan
Trong việc áp dụng chính sách tín dụng đối với các khách hàng, công ty thường áp dụng các chính sách tín dụng nới lỏng đối với các khách hàng quen thuộc, đã hợp tác lâu năm Tuy nhiên, chính sách tín dụng nới lỏng này có khi sẽ dẫn đến những rủi ro lớn đối với công ty khi khách hàng lợi dụng điều này mà không trả nợ đúng hạn, gia hạn nợ, thậm chí có những khách hàng chây ì không chịu thanh toán tiền hàng, dẫn đến xuất hiện những khoản nợ khó đòi quá hạn trên 3 năm trong các khoản phải thu của doanh nghiệp Đối với những khách hàng mới, có những trường hợp do tìm hiểu thông tin không kỹ, thông tin sai mà dẫn đến đánh giá vị thế tín dụng của khách hàng sai Có một số trường hợp đã xảy ra, khách hàng mới lần đầu làm ăn với công ty đã không trả nợ đúng hạn theo như hợp đồng.
Sự buông lỏng quản lý nói chung, trong đó có quản lý tài chính ở công ty. Điều này được chứng minh bằng sự yếu kém của bộ máy kế toán Cán bộ làm nghiệp vụ kế toán chưa chú ý phát hiện và phân tích những rủi ro tiềm ẩn, chưa có cán bộ chuyên làm về công tác tài chính để phán đoán, theo dõi đánh giá những thay đổi của tỷ giá hối đoái Các nhân viên kế toán thường chỉ có kiến thức sơ lược về quản trị khoản phải thu và đối phó với tình huống chỉ dựa trên kinh nghiệm bản thân chứ chưa được đào tạo chuyên sâu.
Tình hình kinh tế thế giới và trong nước chứng kiến nhiều sự biến động mạnh về tỷ giá, lãi suất, giá cả hàng hoá…Điều này đặt công ty trước rất nhiều rủi ro tiềm ẩn, đòi hỏi công ty cần phải sử dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro trên thị trường tài chính để bảo vệ doanh nghiệp
Nguyên nhân khách quan đầu tiên phải kể đến là do khách hàng chưa chứng minh được khả năng thanh toán, năng lực tài chính để xin cấp tín dụng thương mại. Nhiều khách hàng giấu thông tin thật, làm các bản cân đối kế toán, báo cáo tài chính giả, dùng khoản nợ tín dụng của công ty để thanh toán cho nơi khác,…gây nhiều rủi ro trong công tác quản trị khoản phải thu của doanh nghiệp.
Một nguyên nhân khác đó là phía các tổ chức tín dụng, ngân hàng Hệ thống các tổ chức này hoạt động theo một quy chế riêng, khó tìm được tiếng nói chung giữa doanh nghiệp và ngân hàng, điều này làm cho công ty sẽ khó khăn trong việc tìm kiếm đồng minh để hạn chế rủi ro trong thanh toán Chưa kể đến là các thủ tục ngân hàng rườm rà gây bất lợi cho doanh nghiệp muốn tham gia phòng ngừa rủi ro nghiệp vụ Hơn nữa, các khoản phí dịch vụ, giao dịch tại ngân hàng làm tăng chi phí cho doanh nghiệp.
Các giải pháp và kiến nghị các vấn đề phát hiện
3.2.1 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị khoản phải thu tại Công ty a Hoàn thiện chính sách tín dụng
Về tiêu chuẩn tín dụng
Hiện nay công ty đang áp dụng các tiêu chuẩn tín dụng được đánh giá là khá hiệu quả Về cơ bản các tiêu chuẩn đó được đưa ra dựa trên các thông tin thu thập trong suốt một thời gian dài và được kiểm chứng trong quá trình hợp tác với khách hàng Vì vậy, tính xác thực và khách quan đã đạt được tốt nhất có thể trong phạm vi năng lực của công ty Nhưng đối với khách hàng mới sắp ký kết, công ty nên cẩn trọng thu thập thông tin khách hàng từ nhiều kênh khác nhau, không nên chỉ dựa vào lời giới thiệu từ những khách hàng quen biết.
Về chính sách tín dụng
Công ty tiếp tục bám sát các chính sách hiện có, tuỳ theo điều kiện môi trường kinh doanh để xây dựng chính sách tín dụng linh hoạt về thời hạn bán chịu cũng như các điều kiện chiết khấu hay quy mô tín dụng để thu hút các bạn hàng, tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu Ví dụ như chú ý các điều khoản trong hợp đồng như điều khoản tín dụng, chiết khấu, phương thức thanh toán của hợp đồng để tạo được sự thoải mái, hấp dẫn khách hàng nhưng phải có sự chặt chẽ trong hợp đồng nhằm giảm thiểu các rủi ro không đáng có
Công ty cũng có thể chủ động sử dụng các dịch vụ theo dõi nợ độc lập của các công ty tư vấn, dịch vụ thu hồi nợ của các tổ chức tín dụng.
Công ty nên áp dụng mức chiết khấu cho cả những lần thanh toán theo lộ trình,số tiền giảm giá tính theo số tiền thanh toán mỗi lần để khuyến khich khách hàng Công ty sẽ tập trung vào việc thu nợ khi các chuyến hàng đã được giao hết. Tránh tình trạng đốc thúc khách hàng quá Khi đó các khoản nợ nếu chưa được trả sẽ được cộng dồn vào khi kết thúc hợp đồng,lúc này cán bộ chuyên trách sẽ có trách nhiệm thông báo tình hình thực tế thanh toán nợ kèm với đó là chính sách chiết khấu thanh toán của công ty để khách hàng có quyết định thanh toán Hình thức này sẽ giúp công ty đạt hiệu quả tối ưu vừa giữ được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Về thời hạn tín dụng
Hiện nay công ty thường áp dụng thời hạn tín dụng là 30 ngày kể từ ngày giao hết hàng Tuy nhiên tới nay nó đã không còn hợp lý, công ty nên tăng thời hạn thanh toán lên 60 ngày để khách hàng có đủ thời gian tiến hành thủ tục thanh toán.
Về tỷ lệ đặt trước bắt buộc Để đảm bảo tính công bằng và giảm sự biến động của các khoản nợ công ty nên áp dụng mức ứng trước chung cho tất cả khách hàng là 10%.Với mức ứng trước 10% công ty có kỳ vọng giảm gánh nặng cho các khoản phải thu sau này b Nâng cao hiệu quả tổ chức quản trị khoản phải thu Đảm bảo phân công rõ ràng, bố trí nhân sự cho việc đôn đốc, theo dõi thu hồi nợ trên cơ sở dựa vào nguồn nhân lực hiện có và tiến hành đào tạo kiến thức chuyên môn cho nguồn nhân sự hiện có Tiến hành đào tạo kiến thức chuyên môn cho nhân sự, bổ sung nhân sự mới kịp thời khi cần thiết Cần phải tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các phòng kinh doanh với phòng kế toán để đưa ra những quyết định chính xác nhất. c Kiểm soát khoản phải thu Đảm bảo tính thường xuyên, kịp thời của công tác kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thu với khả năng tài chính của công ty để chủ động xử lý các vấn đề phát sinh, nhanh chóng tiếp thu, sửa chữa những sai sót trong việc quản trị khoản phải thu, giảm tồn đọng vốn trong thanh toán của khách hàng. d Quản trị rủi ro và xử lý nợ khó đòi
Tăng cường hoàn thiện quy trình cũng như công tác đôn đốc thu hồi nợ, phối hợp việc sử dụng kinh nghiệm của các chuyên gia với việc tận dụng mối quan hệ thân thiết, hợp tác cùng có lợi với các đối tác, ngân hàng và các tổ chức tín dụng.
Có các biện pháp xử lý các khoản nợ khó đòi của công ty như cơ cấu lại thời hạn nợ, xoá một phần nợ cho khách hàng, bán nợ,…
Công ty cần cố gắng hạn chế các chi phí không cần thiết, tùy tình hình công ty có thể tham khảo một số biện pháp phòng ngừa rủi ro hối đoái như: hoán đổi lãi suất, quyền chọn tỷ giá, bảo hiểm tín dụng… với mức phí hợp lý.
Chú ý hơn nữa công tác thực thi chính sách tín dụng, đảm bảo đúng đối tượng, đúng quy trình nghiệp vụ tránh sai sót Nếu thực hiện tốt công tác này cũng góp phần hạn chế rủi ro tín dụng cho doanh nghiệp sau này.
Nâng cao chất lượng thẩm định thông tin về khách hàng, thường xuyên theo dõi tình hình tài chính đối tác Nếu phát hiện có dấu hiệu bất thường sẽ có biện pháp xử lý kịp thời. e Hình thức chiết khấu thanh toán
Công ty có thể sử dụng hình thức chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán đối với những hợp đồng có giá trị lớn để rút ngắn kỳ thu tiền bình quân và giảm đầu tư vào khoản phải thu và chi phí liên quan
Ví dụ 2/10 net 60 : nếu khách hàng thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 2%, thời hạn cuối cùng phải thanh toán là 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn. f Đánh giá phân loại nợ
Công ty nên phân loại từng đối tượng nợ, sau đó tổ chức ra một bộ phận chuyên trách làm nhiệm vụ thu hồi nợ và sẽ theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ Đối với các khoản nợ cũ thì cần thu hồi và tiến hành dứt điểm. g Trích lập dự phòng
Việc trích lập dự phòng là cần thiết cho hoạt động của công ty nhằm tránh khỏi những tổn thất không đánh có trong quá trình sản xuất kinh doanh Việc tính toán tỷ lệ trích lập dự phòng thế nào cho hợp lý cần được công ty quan tâm, việc phân loại nợ, mỗi loại nên có một tỷ lệ trích lập dự phòng riêng là cần thiết. h Hoàn thiện công tácquản lý khoản phải thu trả trước cho người bán
