Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập toàn cầu, sự đa dạng và phong phú của các thành phần doanh nghiệp tại Việt Nam ngày càng tăng Đặc biệt, trong những năm gần đây, số lượng doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại hàng hóa đã tăng trưởng nhanh chóng Để khẳng định vị thế và đạt hiệu quả kinh doanh cao, các doanh nghiệp này cần quản lý tốt quy trình lưu thông hàng hóa từ khâu mua đến khâu bán.
Hàng tồn kho là tài sản lưu động quan trọng, ảnh hưởng lớn đến quy trình sản xuất và kinh doanh Quản lý hàng tồn kho một cách chính xác và kịp thời giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh liên tục, tránh ứ động vốn và gián đoạn quy trình Đồng thời, việc này cũng hỗ trợ lập kế hoạch tài chính cho việc mua sắm hàng tồn kho và điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ hợp lý Đặc biệt, việc tính toán đúng giá trị hàng tồn kho rất quan trọng trong việc lập báo cáo tài chính, vì sai lệch có thể dẫn đến những sai sót trong các chỉ tiêu tài chính.
Trước yêu cầu phát triển kinh tế và xu thế hội nhập quốc tế, việc đổi mới và nâng cao hiệu quả quản lý cùng với hoạch toán kế toán trở nên cấp thiết Để đạt được mục tiêu này, chúng ta đang tiến hành nghiên cứu và từng bước hoàn thiện hệ thống kế toán.
Dựa trên những kiến thức đã học và quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên, tôi đã nghiên cứu sâu về hàng tồn kho và quyết định chọn đề tài: “Kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên”.
Mục đích nghiên cứu
Thứ nhất, hệ thống hóa làm rõ những vấn đề lý luận về kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp
Nghiên cứu và đánh giá thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên nhằm làm rõ những ưu điểm cũng như phát hiện một số hạn chế của công ty.
Vào thứ ba, chúng tôi đã phát hiện ra những ưu điểm và nhược điểm trong công tác kế toán hàng tồn kho Dựa trên những phát hiện này, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế, từ đó hoàn thiện hơn công tác kế toán hàng tồn kho tại đơn vị.
Phương pháp nghiên cứu
Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên, tôi đã nghiên cứu công tác kế toán hàng tồn kho Để đảm bảo thông tin và dữ liệu được đầy đủ, chi tiết, chính xác và khách quan, tôi đã áp dụng nhiều phương pháp thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu.
Phương pháp thu thập dữ liệu được thực hiện thông qua phiếu điều tra nhằm lấy ý kiến trực tiếp từ cán bộ, nhân viên phòng kế toán của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên Để phục vụ cho đề tài này, hai phương pháp thu thập dữ liệu đã được sử dụng là phỏng vấn trực tiếp và quan sát.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp là một kỹ thuật thu thập dữ liệu hiệu quả, trong đó người phỏng vấn đặt câu hỏi trực tiếp cho các cán bộ nhân viên kế toán về các vấn đề chi tiết liên quan đến công việc kế toán hàng tồn kho Quy trình thực hiện bao gồm việc chuẩn bị câu hỏi cụ thể và tiến hành đối thoại để làm rõ các nội dung cần thiết.
Trong phần Phụ lục 01, chúng tôi đã xây dựng các câu hỏi phỏng vấn trực tiếp nhằm phục vụ cho công tác nghiên cứu kế toán hàng tồn kho tại công ty Những câu hỏi này được thiết kế đặc biệt cho từng đối tượng cụ thể, đảm bảo thu thập thông tin chính xác và hữu ích cho quá trình nghiên cứu.
Tổng hợp kết quả phỏng vấn được thực hiện bằng cách ghi nhận các câu trả lời từ đối tượng điều tra và tổng hợp chúng vào phiếu điều tra Kết quả cuối cùng sẽ được trình bày trong một phiếu tổng hợp với các thông tin thu thập được (Phụ lục 02).
Phương pháp quan sát là một kỹ thuật thu thập dữ liệu hiệu quả, sử dụng các giác quan và thiết bị hỗ trợ để ghi nhận quy trình kế toán hàng tồn kho tại công ty Phương pháp này không yêu cầu sự hợp tác từ đối tượng quan sát, giúp đảm bảo tính khách quan và chính xác trong việc thu thập thông tin.
Phương pháp phân tích dữ liệu được thực hiện sau khi thu thập phiếu trả lời từ các nhân viên kế toán cùng với dữ liệu từ quan sát và nghiên cứu tài liệu Quá trình này bao gồm việc chọn lọc, so sánh và phân tích để đưa ra những kết luận và đánh giá tổng quát về phần hành kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên.
Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo và các phụ lục, kết cấu luận văn gồm 03 chương:
Chương I Những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại nhỏ và vừa
Chương II Thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên
Chương III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên
LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO
Những vấn đề chung về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại nhỏ và vừa
1.1.1 Sự cần thiết của công tác kế toán hàng tồn kho
Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động của doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong quá trình luân chuyển vốn lưu động Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả, doanh nghiệp cần quản lý nhiều loại nguyên vật liệu và hàng hóa, đảm bảo sự đồng bộ theo tỷ lệ nhất định.
Hàng tồn kho là tài sản lưu động quan trọng trong kinh doanh, đóng vai trò then chốt trong quá trình sản xuất và quản lý Thông tin chính xác về hàng tồn kho giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch hàng ngày hiệu quả, đảm bảo đủ vật tư và hàng hóa để duy trì hoạt động kinh doanh liên tục, tránh tình trạng ứ đọng vốn Việc kế toán hàng tồn kho đúng cách không chỉ giúp điều chỉnh dự trữ hợp lý mà còn có ý nghĩa quan trọng trong việc lập báo cáo tài chính.
Trong bối cảnh yêu cầu kinh tế xã hội ngày càng cao và nhu cầu duy trì hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp, việc hạch toán và kế toán hàng tồn kho trở nên vô cùng quan trọng.
1.1.2 Khái niệm, đặc điểm của hàng tồn kho
1.1.2.1.Khái niệm hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02, hàng tồn kho bao gồm các tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, cũng như nguyên liệu, vật liệu, công cụ và dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là một phần quan trọng của tài sản ngắn hạn, được sử dụng để dự trữ cho sản xuất, lưu thông, hoặc đang trong quá trình chế tạo.
Hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp có thể bao gồm:
- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường;
- Chi phí dịch vụ dở dang
Trong doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho là toàn bộ hàng hóa mua về để bán: hàng trong kho, hàng gửi bán
1.1.2.2 Đặc điểm hàng tồn kho
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng tài sản lưu động.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành lên giá gốc hàng tồn kho khác nhau
Hàng tồn kho bao gồm nhiều loại khác nhau và có thể bị ảnh hưởng bởi sự hao mòn, cả vô hình lẫn hữu hình, thông qua các hiện tượng như hư hỏng và lỗi thời.
Gía trị nhập kho của hàng tồn kho thường được cổng (hoặc trừ) chi phí thu mua , khoản giảm giá chiết khấu,…
Có nhiều phương pháp để đánh giá và tính giá thực tế của hàng tồn kho, dẫn đến sự khác biệt trong trị giá hàng tồn kho và lợi nhuận của từng kỳ kinh doanh.
Xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho là một nhiệm vụ phức tạp và đầy thách thức Nhiều loại hàng tồn kho, như tác phẩm nghệ thuật, linh kiện điện tử, đồ cổ và kim khí quý, thường khó phân loại và định giá chính xác.
1.1.3.Yêu cầu về quản lý và nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho
Trong nền kinh tế thị trường, việc tổ chức tốt công tác kế toán hàng tồn kho là rất quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại Điều này giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng hóa dự trữ hợp lý, tránh tình trạng ứ đọng vốn do lưu kho quá nhiều, đồng thời đảm bảo không thiếu hụt hàng hóa để duy trì hoạt động kinh doanh liên tục Kế toán hàng tồn kho cần nắm rõ số liệu và chi tiết từng loại hàng để cung cấp thông tin chính xác cho ban lãnh đạo, từ đó đánh giá tình hình lưu chuyển hàng hóa và đưa ra giải pháp kịp thời Do đó, doanh nghiệp cần tổ chức quản lý hàng tồn kho chặt chẽ ở tất cả các khâu.
Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao việc thực hiện kế hoạch cung ứng và thu mua hàng hóa, bao gồm các yếu tố như số lượng, chất lượng và đơn giá mua Việc này nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời vật tư hàng hóa cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống kho bãi một cách hiệu quả và trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại để bảo quản hàng hóa, đảm bảo an toàn và tránh mất mát, hư hỏng, từ đó giảm thiểu lãng phí.
Để đảm bảo cung cấp kịp thời và đầy đủ cho quá trình sản xuất và tiêu dùng của xã hội, kế toán hàng tồn kho cần thực hiện tốt các nhiệm vụ quan trọng nhằm phát huy vai trò của mình trong khâu dữ trữ.
Tổ chức chứng từ, tài khoản và sổ kế toán phù hợp với phương pháp hạch toán kế toán (HTK) của doanh nghiệp là rất quan trọng Việc thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán theo quy định hiện hành giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính Mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo và chỉ đạo, không chỉ trong phạm vi ngành mà còn góp phần vào sự phát triển của toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
Tổ chức ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời số liệu về tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa Tính toán giá thực tế của hàng mua, nhập, xuất và tồn để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch về số lượng và chất lượng Điều này nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời cho quá trình tiêu thụ.
Công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp nhỏ và vừa
1.2.1 Kế toán chi tiết hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại nhỏ và vừa
Kế toán chi tiết hàng tồn kho là quá trình hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán dựa trên chứng từ nhập – xuất kho, giúp theo dõi chặt chẽ số lượng và giá trị hàng tồn kho Doanh nghiệp cần tổ chức hệ thống chứng từ và mở sổ kế toán chi tiết, áp dụng phương pháp hạch toán phù hợp để nâng cao quản lý hàng tồn kho Sự phối hợp chặt chẽ giữa kho và phòng kế toán là cần thiết để sử dụng chứng từ kế toán một cách hợp lý, ghi chép chính xác vào thẻ kho và sổ kế toán, đảm bảo sự nhất quán giữa các số liệu và tránh ghi chép trùng lặp không cần thiết.
1.2.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng
Trong quá trình sản xuất và kinh doanh, doanh nghiệp cần phải lập chứng từ đầy đủ và kịp thời cho các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc nhập và xuất hàng tồn kho, nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định và chế độ hiện hành.
- Biên bản kiểm kê hàng hóa
- Hòa đơn cước phí vận chuyển
- Phiếu xuất kho theo hạn mức
- Phiếu báo cáo hàng hóa còn lại cuối kỳ kế toán
1.2.1.2 Phương pháp thẻ song song
Thủ kho hàng ngày ghi chép số lượng nhập xuất vật tư và hàng hóa vào thẻ kho dựa trên các chứng từ liên quan Việc đối chiếu số lượng tồn kho trên thẻ với thực tế là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác Sau khi hoàn tất ghi chép, thủ kho cần chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất về phòng kế toán định kỳ hoặc hàng ngày.
Tại phòng kế toán, cần mở thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết cho từng danh mục vật tư, hàng hóa tương ứng với thẻ kho để theo dõi số lượng và giá trị hàng hóa Khi nhận chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho, kế toán phải kiểm tra đơn giá, tính thành tiền và ghi vào sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu từ thẻ hoặc sổ, tính tổng số nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật liệu, sau đó đối chiếu với thẻ kho và lập báo cáo tổng hợp giá trị nhập xuất tồn kho để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp hàng hóa.
Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp thẻ song song (Hình 1)
Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm việc tránh ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm khối lượng công việc ghi chép cho kế toán, và đảm bảo rằng công việc được thực hiện đều đặn trong tháng.
Nhược điểm của phương pháp kế toán hiện tại là chỉ ghi nhận giá trị, dẫn đến việc kiểm tra số lượng thực tế và tình hình biến động hàng hóa thường phải tham khảo sổ của thủ kho, gây tốn thời gian Việc phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán cũng gặp nhiều khó khăn Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập xuất lớn và thường xuyên, đồng thời yêu cầu kế toán phải có trình độ vững vàng.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểu tra
Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa
Bảng tổng hợp chi tiết vật tư, hàng hóa
1.2.1.3 Phương pháp sổ số dư
Tại kho: Thủ kho theo dõi tình hình nhập xuất HTK theo chỉ tiêu hiện vật
Tại phòng kế toán, kế toán thực hiện việc ghi chép vào thẻ kho và lập sổ số dư từ phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Vào cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu nhập, xuất và tồn kho Khi nhận sổ số dư từ thủ kho, kế toán cần tính toán và ghi vào cột số tiền trên sổ Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu giữa sổ số dư, thẻ kho và kế toán tổng hợp để đảm bảo tính chính xác của số liệu.
Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp sổ số dư (Hình 2)
Phương pháp sổ số dư trong kế toán chi tiết hàng tồn kho mang lại nhiều ưu điểm, đặc biệt trong điều kiện kế toán thủ công Phương pháp này giúp hạn chế việc ghi chép trùng lặp giữa kho và kế toán, cho phép kiểm tra thường xuyên công việc ghi chép tại kho Ngoài ra, nó còn giúp quản lý vật tư và hàng hóa hiệu quả, đảm bảo kế toán ghi chép đều đặn trong tháng, từ đó cung cấp số liệu chính xác và kịp thời, nâng cao trình độ chuyên môn của kế toán.
Nhược điểm của hệ thống là không thể theo dõi chi tiết từng loại hàng hóa, người dùng cần dựa vào thẻ kho để có được số liệu về tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật tư, hàng hóa.
Quan hệ đối chiếu, kiểu tra
Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
Điều kiện áp dụng cho hệ thống kế toán hàng hóa bao gồm doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa và hoạt động nhập xuất thường xuyên Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống giá hạch toán hiệu quả và danh điểm hàng hóa hợp lý, đồng thời yêu cầu cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng.
1.2.1.4 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Tại kho: thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật tư, hàng hóa về mặt số lượng
Tại phòng kế toán, để quản lý số lượng và giá trị của từng loại vật tư, hàng hóa nhập xuất, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển Việc ghi chép chỉ diễn ra một lần vào cuối tháng, dựa trên tổng hợp các chứng từ nhập xuất trong tháng Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển, thẻ kho và kế toán tổng hợp để đảm bảo tính chính xác.
- Quy trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (Hình 3)
Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho (HTK) theo sổ đối chiếu luân chuyển mang lại nhiều ưu điểm, trong đó nổi bật là sự đơn giản trong thực hiện Phương pháp này giúp giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, vì chỉ cần thực hiện ghi chép một lần vào cuối tháng.
Quan hệ đối chiếu, kiểu tra
Phiếu xuất Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
Nhược điểm của phương pháp ghi chép hiện tại là sự trùng lặp giữa thủ kho và kế toán, dẫn đến khối lượng công việc lớn vào cuối tháng, ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin kế toán Phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hóa và không có khả năng theo dõi nhập, xuất, tồn kho hàng ngày Thực tế, phương pháp này thường ít được áp dụng.
1.2.2 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại nhỏ và vừa 1.2.2.1 Phương pháp kê khai thường xuyên
❖ Đặc điểm của phương pháp
Phương pháp kê khai thường xuyên là cách theo dõi và ghi nhận liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa trên các tài khoản kế toán Khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp này, các tài khoản hàng tồn kho sẽ phản ánh chính xác số lượng hiện có và sự biến động của giá trị hàng hóa Nhờ vậy, giá trị hàng hóa tồn kho có thể được xác định tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn.
Công thức tính giá trị hàng tồn kho:
Mặc dù việc hạch toán phức tạp và tốn thời gian với nhiều ghi chép, phương pháp này vẫn cung cấp thông tin kịp thời về hàng hóa Chứng từ sử dụng là yếu tố quan trọng trong quy trình này.
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT)
- Hóa đơn bán hàng (Mẫu số 01GTK3/001)
- Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa b) Tài khoản sử dụng
TK 151: Hàng mua đang đi đường
Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc dự tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh năm nay giá trị có khả năng giảm so với giá gốc của hàng tồn kho Việc này nhằm phòng ngừa thiệt hại có thể xảy ra do hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời hoặc hàng bán bị trả lại Đồng thời, nó cũng giúp phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho, từ đó cung cấp hình ảnh trung thực về tài sản doanh nghiệp khi lập bảng cân đối kế toán cuối năm.
Để ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho, cần dựa vào những bằng chứng đáng tin cậy thu thập tại thời điểm ước tính Quá trình này phải xem xét sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc năm tài chính, với điều kiện các sự kiện này được xác nhận tại thời điểm ước tính.
Giá trị thuần của hàng hóa trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp được xác định bằng cách điều chỉnh giá trị hàng tồn kho thực tế theo sổ kế toán và trừ đi giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập vào cuối kỳ hạch toán.
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Lượng hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập BCTC
Giá gốc hàng hóa tồn kho sẽ theo sổ kế toán
Giá trị thuần có thể thực hiện được hàng hóa tồn kho
Cuối năm, kế toán cần đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho thấp hơn năm trước, chênh lệch phải hoàn nhập để giảm chi phí sản xuất kinh doanh và đảm bảo hàng tồn kho trên báo cáo tài chính phản ánh theo giá gốc Ngược lại, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập năm trước, cần trích thêm để đảm bảo giá trị hàng tồn kho trên báo cáo tài chính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Theo Quyết định 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, kế toán sử dụng tài khoản 2294 để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tài khoản này phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập khi có bằng chứng tin cậy về sự giảm giá trị hàng hóa so với giá gốc.
❖ Tài khoản và chứng từ sử dụng
+ Tài khoản 229.4: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết;
Bù đắp giá trị khoản đầu tư vào đơn vị khác là một quyết định quan trọng khi sử dụng số dự phòng đã lập để khắc phục tổn thất đã xảy ra Việc này không chỉ giúp bảo vệ tài sản mà còn đảm bảo tính ổn định tài chính cho doanh nghiệp.
- Bù đắp phần giá trị đã được lập dự phòng của khoản nợ không thể thu hồi được phải xóa sổ
- Trích lập các khoản dự phòng tổn thất tài sản tại thời điểm lập Báo cáo tài chính
- Số dư dự phòng tổn thất tài sản hiện có cuối kỳ
- Hóa đơn chứng từ phản ánh giá gốc của hàng tồn kho được lập dự phòng
- Biên bản kiểm kê số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập dự phòng
- Bảng tổng hợp mức lập dự phòng
- Bằng chứng tin cậy về giá bán ước tính hàng tồn kho được lập dự phòng
Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho được áp dụng vào cuối kỳ kế toán năm hoặc quý Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, cần ghi nhận các khoản dự phòng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Nợ TK 632 – Giá vố hàng bán
Có TK 229.4 – Dự phòng tổn thất tài sản b) Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo
Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán cần trích lập bổ sung phần chênh lệch.
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 229.4 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán cần hoàn nhập phần chênh lệch.
Nợ TK 229.4 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
Kế toán cần xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho vật tư và hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng hoặc không còn giá trị sử dụng Việc này đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng tồn kho.
Nợ TK 229.4 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (số được bù đắp bằng dự phòng)
Nợ TK 632 – Giá vốn (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phòng)
Trước khi doanh nghiệp 100% vốn nhà nước chuyển đổi thành công ty cổ phần, kế toán cần xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Khoản dự phòng này sẽ được bù đắp tổn thất và nếu được hạch toán tăng vốn nhà nước, sẽ được ghi nhận theo quy định.
Nợ TK 229.4 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vào công tác kế toán hàng hóa
Theo thông tư 200/2014/TT – BTC có 5 hình thức kế toán:
- Hình thức kế toán nhật ký chung
- Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái
- Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán trên máy
1.4.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi chép vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ kế toán phát sinh.Các loại sổ kế toán chủ yếu:
- Sổ nhật ký đặc biệt
- Sổ cái, các sổ thẻ chi tiết…(Hình 8)
Hình 8: Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký chung
1.4.2 Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái Đặc trưng cơ bản là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký – sổ cái Tách biệt việc chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết vào hai loại sổ khác nhau là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
Kế toán có thể xác minh tính chính xác của việc ghi sổ cái mà không cần lập bảng cân đối tài khoản cuối kỳ, thông qua việc kiểm tra dòng cộng cuối kỳ của Nhật ký – sổ cái.
- Sổ Nhật ký – sổ cái (Hình 9)
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hình 9: Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký – sổ cái
1.4.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp là "chứng từ ghi sổ", bao gồm việc ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ được lập từ chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại, có nội dung kinh tế tương đồng Mỗi chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục theo tháng hoặc năm và phải có chứng từ gốc kèm theo, đồng thời cần được kế toán trưởng phê duyệt trước khi thực hiện ghi sổ.
Các loại sổ sử dụng:
Quan hệ đối chiếu, kiểu tra
Bảng tổng hợp chúng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa
Bảng tổng hợp chi tiết vật tư, hàng hóa
- Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ (Hình 10)
- Các sổ thẻ kế toán chi tiết,…
Hình 10: Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức chứng từ ghi sổ
1.4.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính
Công việc kế toán được thực hiện thông qua phần mềm kế toán trên máy vi tính, được thiết kế dựa trên một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức này Mặc dù phần mềm kế toán không thể hiện đầy đủ quy trình ghi sổ, nhưng nó vẫn đảm bảo in ấn đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Phần mềm kế toán được thiết kế dựa trên hình thức kế toán cụ thể sẽ bao gồm các loại sổ tương ứng, tuy nhiên, chúng không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán ghi tay truyền thống.
Quan hệ đối chiếu, kiểu tra
Bảng cân đối sổ phát sinh
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa
Bảng tổng hợp chi tiết vật tư hàng hóa
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Hình 11: Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức kế toán trên máy vi tính
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MINH NGỌC HƯNG YÊN
Khái quát chung về Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên
2.1.1 Thông tin chung về đơn vị
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên
Tên viết tắt: MINH NGOC HY ST CO.LTD Địa chỉ: Yên xá, Phan Đình Phùng, thị xã Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên
Người đại diện: Nguyễn Văn Ngân Điện thoại: 0358.966.588
Quan hệ đối chiếu, kiểu tra
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
- Sổ tổng hợp vật tư, hàng hóa
- Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa
- Báo cáo kế toán quản trị
Loại hình Doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên đã trải qua một quá trình hình thành và phát triển đáng chú ý Với giấy phép đăng ký kinh doanh được cấp theo Tham chiếu Phụ lục 03, công ty không ngừng mở rộng hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên cam kết mang đến những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, khẳng định vị thế của mình trên thị trường.
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên, thành lập năm 2019 tại thị xã Mỹ Hào, Hưng Yên, chuyên cung cấp và phân phối xuất khẩu máy móc, thiết bị, phụ tùng máy, cũng như các sản phẩm cưa, xẻ, bào gỗ và bảo quản gỗ Ngoài ra, công ty còn kinh doanh các sản phẩm từ hạt nhựa và bán buôn đồ dùng gia đình khác.
Công ty được ông Nguyễn Văn Ngân đã đứng ra thành lập vào đầu tháng 10 năm
Từ năm 2019, doanh nghiệp đã ký kết nhiều hợp đồng với khách hàng cá nhân và tổ chức, bao gồm các công ty như Công ty Cổ phần gạch Granit Nam Định, Công ty Cổ phần đầu tư Royal Việt Nam, và Công ty Cổ phần Viglacera Tiên Sơn Đến năm 2023, công ty đã hợp tác với hơn hai mươi công ty khác nhau trên toàn quốc Sau hơn ba năm tập trung vào sản xuất và kinh doanh thương mại, quy mô doanh nghiệp ngày càng phát triển mạnh mẽ.
Công ty đi sâu khai thác các mảng sản xuất sợi nhân tạo, mở rộng thêm nhà máy để phục vụ cho việc cung cấp nguồn hàng liên quan
Các nhân tố ảnh hưởng đến sự phát triển của đơn vị bao gồm lĩnh vực hoạt động chính, sản phẩm từ gỗ, nhựa, gạch và đồ nội thất Một bí quyết quan trọng trong kinh doanh của công ty là sự kết hợp giữa sáng tạo và kiên trì theo đuổi mục tiêu, cùng với kế hoạch mở rộng mạng lưới nhanh chóng Công ty luôn tận dụng những thời điểm khó khăn để đầu tư, coi đó là cơ hội để phát triển.
Một trong những điểm mạnh nổi bật của công ty là khả năng đánh giá và phân tích thị trường, yêu cầu tầm nhìn xa và chiến lược lâu dài Điều này giúp công ty đưa ra sách lược phù hợp, với bí quyết nằm ở khả năng phân tích thị trường và đánh giá quá trình, cũng như dự đoán tương lai của ngành nghề mà công ty hướng đến.
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên xem nguồn lực con người là tài sản quý giá nhất, vượt trội hơn cả tài chính hay công nghệ Công ty chú trọng đến việc phát triển và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, đặc biệt là đội ngũ lao động trẻ, chăm chỉ và sáng tạo.
Việt Nam, với hình dáng chữ S, là bệ phóng quan trọng cho doanh nghiệp, hỗ trợ họ đạt được thành công lớn trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
Công ty đã duy trì hoạt động sản xuất ổn định và phát triển chính sách nhân sự, tạo dựng văn hóa riêng biệt, góp phần vào sự phát triển bền vững Văn hóa này không chỉ đảm bảo đời sống người lao động mà còn thúc đẩy tăng trưởng công ty Với mức thu nhập bình quân trên 7 triệu/tháng cùng các chế độ bảo hiểm xã hội và y tế được chi trả, công ty còn chú trọng đến đời sống tinh thần của công nhân viên, giúp họ luôn có tinh thần thoải mái và cống hiến hết mình cho công việc.
Công ty trong quá trình hình thành và phát triển đã gặp phải một số khó khăn như môi trường kinh doanh chưa lành mạnh và cơ chế hành chính rườm rà tại địa phương cũng như toàn quốc Những thủ tục hành chính phức tạp và tình trạng sách nhiễu đã tạo ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp.
2.1.3 Chức năng và lĩnh vực hoạt động
Chúng tôi tập trung vào việc mở rộng sản xuất và nâng cao năng suất, chất lượng trong hoạt động kinh doanh Đầu tư vào công nghệ và kỹ thuật tiên tiến là ưu tiên hàng đầu để mở rộng quy mô sản xuất Đồng thời, chúng tôi luôn nghiên cứu thị trường trang sức để đáp ứng kịp thời nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Mối quan hệ xã hội đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng liên kết với các đơn vị khác và tăng cường hợp tác Sự hợp tác này không chỉ giúp cải thiện tổ chức mà còn góp phần tích cực vào việc cải tạo nền sản xuất của xã hội.
Công ty cam kết thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước và địa phương bằng cách nộp thuế đầy đủ và tuân thủ các quy định pháp luật, nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả.
Để nâng cao đời sống công nhân viên, doanh nghiệp cần tuyển dụng và thuê mướn lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh đang mở rộng Việc tuân thủ Bộ luật Lao động một cách nghiêm túc là rất quan trọng, bên cạnh đó, cần tổ chức tốt đời sống vật chất và tinh thần cho nhân viên Doanh nghiệp cũng nên khuyến khích ý tưởng sáng tạo và phát triển cá nhân, đồng thời phát huy mối quan hệ khắn khít giữa các thành viên để hỗ trợ và học hỏi lẫn nhau, từ đó thúc đẩy tinh thần hợp tác.
44 làm việc nhóm để nâng cao hiệu quả trong sản xuất và tạo môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên
Bảo vệ môi trường và an ninh trật tự là nhiệm vụ quan trọng trong toàn Công ty, đặc biệt tại các phân xưởng sản xuất Chúng ta cần giữ gìn vệ sinh môi trường, đảm bảo an toàn chung, đồng thời thực hiện nghĩa vụ quốc phòng và tuân thủ các quy định pháp luật về an ninh trật tự tại địa phương.
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, phân phối và xuất khẩu máy móc, thiết bị, phụ tùng, cũng như các sản phẩm từ gỗ và hạt nhựa Chúng tôi cam kết cung cấp các sản phẩm chất lượng cao và dịch vụ tốt nhất, đồng thời mở rộng thị trường bán buôn đồ dùng gia đình Tầm nhìn của công ty là trở thành đơn vị hàng đầu trong ngành, với sứ mệnh mang lại giá trị bền vững cho khách hàng và cộng đồng.
Đặc điểm chung công tác kế toán tại đơn vị
2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức phòng Kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên được tổ chức theo sơ đổ sau (Hình 14):
Hình 14: Tổ chức phòng Kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh
Ngọc Hưng Yên (Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Minh Ngọc Hưng Yên)
Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, trong đó toàn bộ doanh nghiệp chỉ cần một phòng kế toán để thực hiện tất cả các công việc kế toán của đơn vị.
Phân tích kết cấu tài sản là quá trình so sánh tổng số vốn cuối kỳ với đầu năm, đồng thời xem xét từng khoản vốn (tài sản) của doanh nghiệp trong tổng số Điều này giúp đánh giá mức độ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí
2.2.2.1 Chức năng nhiệm vụ của vị trí Trưởng phòng Kế toán
Trường phòng Kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên có các nhiệm vụ sau:
Làm công tác hạch toán kế toán, thống kê theo Luật kế toán, Điều lệ công ty, Pháp lệnh kế toán và thống kê;
Phân công nhiệm vụ, phân bổ công việc cho nhân viên cấp dưới, giám sát, đôn đốc họ hoàn thành tốt vai trò của mình;
Quản lý hiệu quả nguồn vốn, tài sản và các nguồn lực kinh tế của công ty theo quy định là rất quan trọng Đồng thời, việc lập kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch sản xuất và kế hoạch đầu tư sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và đảm bảo sự phát triển bền vững cho công ty.
Xây dựng kế hoạch định kỳ về kinh phí hoạt động, giá thành sản phẩm, chi phí bảo dưỡng,… các kế hoạch tài chính khác;
Thực hiện báo cáo tài chính, thống kê theo đúng quy định;
Lưu trữ và bảo quản sổ sách, chứng từ là rất quan trọng trong việc bảo mật số liệu tài chính kế toán Đồng thời, cần xác định và phản ánh kịp thời kết quả kiểm kê tài sản của doanh nghiệp.
Ngoài ra, trưởng phòng kế toán còn thực hiện những nhiệm vụ khác khi Giám đốc yêu cầu
2.2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của vị trí Kế toán hàng tồn kho
Kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và kiểm kê hàng hóa, với nhiệm vụ chính là cập nhật thường xuyên tình hình hàng hóa Điều này giúp lập kế hoạch tiêu thụ kịp thời và tránh tình trạng hàng hóa hết hạn sử dụng Do đó, kế toán hàng tồn kho cần kiểm soát chặt chẽ số lượng và chất lượng hàng hóa khi nhập và xuất kho.
Trong quá trình nhập và xuất hàng hóa, việc lập chứng từ xuất kho và nhập kho là rất quan trọng Hóa đơn hàng hóa cần được lưu trữ để phục vụ cho việc đối chứng sau này Do đó, kế toán hàng tồn kho phải ghi chép cụ thể các số liệu liên quan và cẩn thận lưu giữ các chứng từ nhập, xuất hàng hóa.
Hạch toán và kê khai thuế là những công việc quan trọng trong kế toán, yêu cầu ghi chép cẩn thận các hoạt động liên quan đến hàng hóa, doanh thu và chi phí tại kho Ngoài ra, việc kê khai thuế đầu vào và đầu ra là cần thiết để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước.
Kế toán hàng tồn kho cần phối hợp chặt chẽ với thủ kho để kiểm đếm chính xác số lượng hàng hóa, đặc biệt là khi hàng nhập và xuất có giá trị lớn.
Kế toán hàng tồn kho không chỉ thực hiện các nhiệm vụ chính mà còn đưa ra những đề xuất và kiến nghị nhằm nâng cấp hàng hóa, hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp Với vai trò quản lý kho hàng, kế toán cần thiết lập và sắp xếp công việc một cách hợp lý Họ cũng phải đảm bảo tính chính xác giữa sổ sách và số lượng hàng thực tế trong kho, chịu trách nhiệm về mọi chênh lệch phát sinh.
Những công việc hàng tháng:
Vào cuối tháng, hãy lập báo cáo tổng hợp số liệu thống kê hàng ngày để cả kế toán hàng tồn kho và cấp trên đều nắm rõ tình hình hàng hóa.
Hạch toán và đối chiếu các chứng từ cùng hóa đơn trong tháng là rất quan trọng Việc tính toán kỹ lưỡng các số liệu và chi phí giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình thu chi của mình.
Hoàn thành các chứng từ và sổ sách cần thiết, thực hiện chứng nhận giấy tờ để báo cáo lên cấp trên theo quy định Đồng thời, cần đối chiếu hàng hóa thực tế với các ghi chép trong sổ sách để đảm bảo tính chính xác.
2.2.2.3 Chức năng nhiệm vụ của vị trí Kế toán bán hàng
Các công việc của kế toán bán hàng bao gồm:
Ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác toàn bộ tình hình bán hàng của doanh nghiệp là rất quan trọng, bao gồm cả giá trị và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra Điều này cần thực hiện cho tổng số và từng loại mặt hàng, cũng như từng phương thức bán hàng Ngoài ra, việc tính toán và phản ánh tổng giá trị thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ bán ra là cần thiết, bao gồm doanh thu từ bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, cùng với thuế giá trị gia tăng đầu ra cho từng nhóm mặt hàng, từng hóa đơn bán hàng, từng khách hàng và từng đơn vị trực thuộc.
Xác định chính xác giá mua thực tế của hàng hóa đã tiêu thụ là rất quan trọng, đồng thời cần phân bổ chi phí mua hàng cho hàng hóa tiêu thụ để tính toán kết quả bán hàng một cách hiệu quả.
Kiểm tra và đôn đốc tình hình thu hồi nợ là rất quan trọng, bao gồm việc quản lý tiền hàng và khách hàng nợ Cần theo dõi chi tiết từng khách hàng, lô hàng, số tiền nợ, thời hạn thanh toán và tình hình trả nợ để đảm bảo hiệu quả trong quá trình thu hồi.
Thực trạng về công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty
2.3.1 Đặc điểm hàng tồn kho tại công ty
Hàng tồn kho của công ty được theo dõi ở các tài khoản sau:
TK151 - Hàng mua đang đi đường
TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
TK153 - Công cụ, dụng cụ
TK154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Một số loại hàng chủ yếu tại công ty:
- Dây đai PP vàng 10,5kg
- Dây đai PP xanh 10,4 kg
- Dây đai PP trắng 10,4 kg
- Dây đai PP đỏ đậm 10,4 kg
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên, với vai trò là doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh, nhận thức rõ tầm quan trọng của việc quản lý hàng hóa trong các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và tiêu thụ Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững cho công ty.
Công ty đã thực hiện việc thu mua hàng hóa một cách chặt chẽ, theo dõi khối lượng, quy cách, chủng loại và giá mua, đồng thời đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng tiến độ và thời gian phù hợp với kế hoạch tiêu thụ kinh doanh.
Trong khâu tiêu thụ hàng hóa: kế toán thực hiện công việc ghi chép phản ánh tình hình xuất bán hàng hóa
Trong quá trình dự trữ hàng hóa, công ty thường áp dụng chiến lược mua hàng theo nhu cầu thực tế, nhằm hạn chế tình trạng ứ đọng vốn Việc này giúp tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo rằng hàng hóa được tiêu thụ ngay khi được nhập về.
Các khoản giám giá CKTM, hàng mua bị trả lại
2.3.2 Kế toán chi tiết hàng tồn kho tại đon vị
2.3.2.1 Về việc kiểm tra số lượng, chất lượng hàng tồn kho và phân công quản lý
Công ty thực hiện kiểm tra tỉ mỉ và chính xác hàng hóa trước khi nhập kho Sau khi hoàn tất kiểm tra, biên bản giao nhận hàng hóa sẽ được lập và hàng sẽ được đưa vào kho.
Hàng hóa trong kho của doanh nghiệp cần được quản lý chặt chẽ Để đảm bảo chất lượng và tránh hư hỏng, việc kiểm tra định kỳ là rất quan trọng trong quá trình bảo quản.
2.3.1.2 Về chứng từ sử dụng
Công ty sử dụng các chứng từ sau trong công các kế toán hàng tồn kho:
- Phiếu xuất kho Mẫu số 01-VT
- Phiếu nhập kho Mẫu số 02-VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu số 04-VT
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Bảng kê mua hàng Mẫu số 06-VT
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
2.3.1.3 Về thủ tục nhập – xuất kho a Thủ tục nhập kho
Dựa trên tình hình kinh doanh thực tế, lượng hàng tồn kho và đơn đặt hàng từ khách hàng, phòng kinh doanh sẽ xây dựng kế hoạch mua hàng Sau khi tham khảo bảng báo giá hợp lý, kế hoạch mua hàng sẽ được gửi đến giám đốc để ký duyệt.
Hàng hóa khi mua về cần có hóa đơn GTGT và giấy báo nhận hàng Nếu hàng hóa không đúng quy cách phẩm chất, cần thông báo ngay cho phòng kinh doanh và kế toán để lập biên bản xử lý, có xác nhận của người giao hàng Thông thường, hàng hóa được bên bán giao ngay tại kho; sau khi kiểm tra, nếu số hàng hóa đạt tiêu chuẩn thì sẽ nhập kho, còn số không đủ tiêu chuẩn sẽ được trả lại cho người bán.
Gía thực tế hàng hóa nhập kho được tính như sau:
Gía thực tế hàng hóa nhập kho
= Gía mua ghi trên hóa đơn của người bán
+ Chi phí thu mua thực tế
- Các khoản giám giá CKTM, hàng mua bị trả lại
- Gía mua trên hóa đơn là giá chưa có thuế GTGT
- Chi phí thu mua là những chi phí phát sinh trong quá trình mua bao gồm: Vận chuyển, xếp dỡ, chi phí mua lõi…
Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua là những khoản giảm trừ áp dụng cho các giao dịch mua hàng, bao gồm cả hàng hóa bị trả lại, và được thực hiện sau khi đã phát hành hóa đơn.
Vào ngày 15/02/2023, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc đã thực hiện giao dịch mua 144 chiếc kệ gỗ kích thước 1100x1100 từ Công ty TNHH Chusan Việt Nam Theo hóa đơn GTGT số 00000032, giá trị hàng mua chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 14.400.000 đồng, với đơn giá 100.000 đồng/chiếc Hiện tại, Công ty Minh Ngọc chưa thanh toán số tiền hàng này và hàng hóa đã được giao tại kho của công ty.
Sau khi kiểm kê nhận hàng đủ và nhập kho theo Biên bản giao nhận hàng hóa ngày 15/02/2023, kế toán lập phiếu nhập kho ngày 15/02/2023
Tính giá thực tế hàng hóa nhập kho:
Gía thực tế hàng hóa nhập kho = 14.400.000
Thủ tục nhập kho hàng hóa của ví dụ trên như sau:
Dựa trên tình hình kinh doanh thực tế, phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch mua hàng hóa Nhân viên phòng kinh doanh tham khảo báo giá từ các đối tác và sau đó trình kế hoạch mua hàng để giám đốc xem xét và ký duyệt.
Sau khi quyết định mua hàng được phê duyệt, công ty tiến hành đặt hàng Kệ gỗ 1100x1100 Hàng hóa sẽ được nhà cung cấp vận chuyển về kho của công ty theo đúng số lượng ghi trong đơn đặt hàng.
Kế toán hàng tồn kho tại Công ty Minh Ngọc sẽ thực hiện việc bàn giao hàng hóa sau khi tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách của hàng hóa theo biên bản bàn giao.
19) Nếu hàng hóa đạt thì sẽ lập phiếu nhập kho ( Hình 20)
Kế toán thuế sẽ thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hóa đơn GTGT số
Hình 18: Hóa đơn mua kệ gỗ (Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Minh Ngọc Hưng Yên)
Hình 19: Biên bản bàn giao hàng hóa (Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Minh Ngọc Hưng Yên)
Hình 20: Phiếu nhập kho (Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Minh Ngọc Hưng Yên) b Thủ tục xuất kho
Công ty chủ yếu thực hiện xuất kho để phục vụ cho hoạt động kinh doanh thương mại Sau khi hàng hóa được kiểm tra đúng quy định, quy trình xuất kho sẽ được tiến hành.
Khách hàng đặt hàng tại phòng kinh doanh, sau đó đơn hàng được chuyển đến kế toán hàng tồn kho Kế toán hàng tồn kho sẽ kiểm tra tình trạng hàng hóa và lập phiếu xuất kho cho khách hàng nếu hàng hóa đủ.
Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho để thực hiện quy trình xuất hàng hóa, trong khi kế toán dựa vào phiếu này để lập hóa đơn GTGT và biên bản giao nhận hàng hóa.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
Những ưu điểm về tổ chức hạch toán kế toán
Công tác kế toán của Công ty Minh Ngọc tương đối hoàn thiện với mô hình bộ máy này có những ưu điểm sau:
- Dễ kiểm tra và chỉ đạo nghiệp vụ, toàn bộ
- Thuận lợi cho việc phân công và chuyên môn hóa công việc
- Thuận lợi cho việc trang bị các phương tiện xử lý thông tin
Công ty chúng tôi cam kết duy trì công tác kế toán chuyên nghiệp bằng cách thường xuyên cập nhật và áp dụng các chế độ kế toán mới nhất, đảm bảo thực hiện đầy đủ các quy định hiện hành.
Công ty tuân thủ đầy đủ quy định của Bộ Tài Chính về chứng từ và sổ sách kế toán, phù hợp với loại hình hoạt động Việc ghi chép và lưu chuyển chứng từ được thực hiện hiệu quả thông qua hình thức Nhật ký chung, giúp giảm khối lượng công việc Sổ sách kế toán được tổ chức hệ thống, tạo thuận lợi cho việc theo dõi và đối chiếu số liệu chính xác Các báo cáo và sổ sách được thiết kế đầy đủ, đáp ứng nhu cầu quản lý và đảm bảo việc lập và nộp báo cáo kế toán đúng theo quy định.
Hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC được thiết kế nhằm nâng cao hiệu quả trong việc hạch toán và kiểm soát Việc mở các tài khoản chi tiết hiện tại giúp dễ dàng theo dõi biến động tài sản, tạo thuận lợi cho công tác quản lý tài chính.
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính, giúp tăng tốc độ nhập liệu và xử lý dữ liệu một cách ổn định và nhanh chóng, vượt trội so với phương pháp kế toán thủ công.
Thông tin dữ liệu thiết kế toán có thể tra cứu ngay lập tức và gửi cho nhiều người cùng lúc, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc Tính năng dự báo dòng tiền và lập báo cáo tự động trên phần mềm giúp doanh nghiệp sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn Dòng tiền được cải thiện nhờ thu nợ tốt hơn và quản lý hàng tồn kho dễ dàng.
Kế toán trên máy vi tính giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên và giảm chi phí kiểm toán nhờ vào việc tổ chức hồ sơ một cách gọn gàng và chính xác.
Những hạn chế về tổ chức hạch toán kế toán
Mặc dù công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên có nhiều ưu điểm trong quá trình phát triển sản xuất kinh doanh, nhưng vẫn tồn tại một số nhược điểm và hạn chế trong công tác kế toán.
Trong quá trình kiểm soát hàng gửi, công ty gửi kho hàng hóa với số lượng lớn và đa dạng mã hàng tại các nhà máy, dẫn đến việc kiểm soát chất lượng và số dư thực tế tại kho chưa được tối ưu Sự chênh lệch giữa hàng tồn kho trên chứng từ và thực tế vẫn xảy ra, ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu của công ty.
Công ty thực hiện tính giá nhập kho cho nho, tuy nhiên, có một số lần tách riêng chi phí vận chuyển và bốc xếp hàng hóa, dẫn đến giá vốn hàng bán chưa được xác định chính xác.
Những đề xuất, khuyến nghị về các giải pháp khắc phục các hạn chế
3.2.1 Hoàn thiện hơn nữa tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên là một doanh nghiệp vừa, vì vậy số lượng nhân viên kế toán cần được tối ưu hóa ở mức từ 3 đến 5 người.
Công ty cần cải thiện việc xác định khối lượng công việc kế toán và số lượng, chất lượng đội ngũ nhân viên kế toán cho từng phân hành hợp lý Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng sẽ giúp thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin hiệu quả cho ông Nguyễn Văn Ngân Để xây dựng bộ máy kế toán hiệu quả, công ty nên tìm kiếm nhân viên có trình độ phù hợp với quy mô phát triển và thực hiện luân chuyển nhân sự định kỳ để đảm bảo công việc không bị gián đoạn khi có nhân viên nghỉ đột xuất.
3.2.2 Hoàn thiện hơn về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ
Công ty cần thiết lập quy định nghiêm ngặt về mã hóa, truyền tải, lưu trữ và bảo mật dữ liệu liên quan đến chứng từ điện tử Đồng thời, việc khai thác, sử dụng dữ liệu và chữ ký điện tử của các cá nhân liên quan cũng cần được quản lý chặt chẽ.
Công ty cần mở rộng việc sử dụng chứng từ hướng dẫn và chứng từ nội bộ để đáp ứng yêu cầu thu thập và xử lý thông tin hiệu quả Đồng thời, cần chú trọng đến các chứng từ kế toán thiết yếu phục vụ cho kế toán quản trị, bao gồm bảng định mức chi phí và bảng dự toán.
3.2.3 Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán
Công ty cần xây dựng hệ thống tài khoản kế toán tích hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, đồng thời tuân thủ quy định của Bộ Tài chính và phù hợp với yêu cầu quản lý Hệ thống tài khoản cũng nên được thiết kế tập trung vào các trung tâm trách nhiệm, nhằm cung cấp thông tin cần thiết để đánh giá trách nhiệm quản lý và hiệu quả hoạt động của công ty.
3.2.4 Về hệ thống sổ kế toán
Công ty cần hoàn thiện các mẫu sổ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, nhằm nâng cao khả năng xử lý thông tin Điều này sẽ giúp cung cấp số liệu chính xác cho việc lập các báo cáo kế toán quản trị liên quan.
Cần thiết phải thiết lập quy định nghiêm ngặt về việc mở, ghi chép, sửa đổi và khóa sổ kế toán Cần chỉ rõ người chịu trách nhiệm pháp lý đối với sổ kế toán trong các giai đoạn mở, sử dụng và lưu trữ, bảo quản, bao gồm cả các sổ kế toán được thực hiện qua máy tính.
3.2.5 Về hệ thống báo cáo kế toán
Cần tạo điều kiện cho nhân viên kế toán học tập và phát triển, hạn chế việc thuê kế toán theo mùa vụ, đồng thời sẵn sàng chấp nhận cải cách và đổi mới trong công ty Khi ghi nhận, lập và trình bày các yếu tố trên báo cáo tài chính (BCTC), cần bổ sung nguyên tắc "Xem trọng nội dung bản chất kinh tế hơn hình thức pháp lý" Nguyên tắc này yêu cầu thông tin phải được trình bày đúng với bản chất, không chỉ dựa vào hình thức pháp lý, nhằm phản ánh trung thực các nghiệp vụ và sự kiện.
3.2.6 Hoàn thiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức kế toán
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán tại công ty vẫn còn một số hạn chế Để cải thiện hiệu quả ứng dụng CNTT, công ty cần đầu tư vào thiết bị và phương tiện kỹ thuật, đồng thời tổ chức các buổi đào tạo thường xuyên Điều này giúp nhân viên kế toán sử dụng thành thạo trang thiết bị và phần mềm kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác trong công tác kế toán.
Qua thời gian tìm hiểu tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên, tôi nhận thấy công tác kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành doanh nghiệp Hạch toán hàng tồn kho không chỉ giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình kinh doanh mà còn hỗ trợ trong việc lập kế hoạch thu mua và tiêu thụ, từ đó góp phần quyết định vào việc tăng lợi nhuận cho công ty.
Luận văn tốt nghiệp về đề tài “Kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên.” đã đạt được một số kết quả sau:
Bài viết này trình bày và phân tích thực trạng tổ chức kế toán cũng như tình hình tài chính của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên Qua đó, chúng tôi chỉ ra những vấn đề còn tồn tại trong hệ thống kế toán, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao vai trò của kế toán trong công tác quản lý Số liệu phân tích được dựa trên thông tin mà bộ phận kế toán của công ty cung cấp.
Bài viết này sẽ làm rõ các vấn đề tổ chức kế toán tại công ty trong thời gian qua và đề xuất một số giải pháp hiệu quả để khắc phục những vấn đề này.
Bài báo cáo đã trình bày các định hướng phát triển và tầm nhìn của công ty trong những năm tới, đồng thời tổ chức công tác kế toán và đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình kế toán tại công ty.
Bài báo cáo đã đáp ứng được yêu cầu nghiên cứu và mong muốn đóng góp vào việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Minh Ngọc Hưng Yên Mặc dù những vấn đề và giải pháp được đưa ra còn khái quát, nhưng hy vọng sẽ mang lại giá trị nhất định Tuy nhiên, do những hạn chế trong quá trình nghiên cứu, bài báo không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy cô để nâng cao nhận thức và hoàn thiện hơn nữa.