LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN
Một số vấn đề chung về hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại 9 1 Khái niệm về hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
1.1.1 Khái niệm về hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
Hàng tồn kho bao gồm toàn bộ số hàng mà doanh nghiệp sở hữu nhằm mục đích kinh doanh thương mại hoặc để dự trữ cho quá trình sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại bao gồm hàng mua đi đường, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp, cùng với hàng hóa được mua về để bán.
1.1.2 Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
Hàng tồn kho là một phần quan trọng của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động Quản lý và sử dụng hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành giá gốc hàng tồn kho đa dạng Việc xác định chính xác các yếu tố chi phí này là rất quan trọng, giúp tính toán và hạch toán giá gốc hàng tồn kho một cách hợp lý Điều này không chỉ đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính mà còn là cơ sở để xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ.
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tham gia vào nhiều nghiệp vụ diễn ra thường xuyên và với tần suất lớn Điều này dẫn đến sự biến đổi liên tục của hàng tồn kho về mặt hình thái và khả năng chuyển hóa thành các tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang và thành phẩm.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại với các đặc điểm thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau Vì vậy, hàng tồn kho thường được lưu trữ ở nhiều địa điểm và trong những điều kiện tự nhiên khác nhau.
Quản lý hàng tồn kho, bao gồm kiểm kê, bảo quản và sử dụng, thường gặp khó khăn và chi phí cao do sự không đồng nhất giữa nhiên liệu tự nhiên và nhân tạo Điều này dẫn đến nguy cơ mất mát cho nhiều người quản lý.
Việc xác định giá trị và chất lượng hàng tồn kho vào thứ năm là một nhiệm vụ khó khăn và phức tạp Nhiều loại hàng tồn kho gặp khó khăn trong việc phân loại và định giá chính xác.
1.1.3 Vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
Trong doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho là một phần quan trọng của tài sản lưu động, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận Việc theo dõi và quản lý hàng tồn kho về số lượng và chất lượng là rất cần thiết Lợi nhuận là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp, vì vậy, bất kỳ biến động nhỏ nào về giá cả hàng tồn kho trên thị trường, cùng với các yếu tố ảnh hưởng khác, có thể tác động lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Kế toán hàng tồn kho là công cụ thiết yếu trong quản lý hàng hóa và giá trị, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu và giảm thiểu tổn thất trong quá trình kinh doanh Việc phân loại hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại đóng vai trò quan trọng, góp phần tăng cường hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận của công ty.
Việc phân loại và xác định hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của báo cáo tài chính, cụ thể là bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh Doanh nghiệp thương mại thường có hai loại hàng tồn kho chính: hàng hóa mua về để bán và hàng tồn kho ở khâu lưu thông (hàng gửi bán) Ngoài ra, hàng tồn kho còn bao gồm nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động mua bán và quản lý doanh nghiệp.
Hàng mua đi đường là những hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua nhưng vẫn đang trong quá trình vận chuyển, có thể ở bến cảng, bến bãi, hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng chưa được kiểm nhận nhập kho.
Hàng hóa trong doanh nghiệp là sản phẩm vật chất được tạo ra từ lao động, nhằm đáp ứng nhu cầu của con người qua hoạt động mua bán trên thị trường Đây là những hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào để phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội Giá trị hàng hóa bao gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản và các chi phí liên quan khác Hàng hóa trong doanh nghiệp rất đa dạng và thường xuyên biến động, do đó cần theo dõi tình trạng nhập xuất tồn về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị để quản lý hiệu quả.
Hàng gửi đi bán là giá trị của hàng hóa và thành phẩm đã được gửi cho khách hàng, bao gồm hàng gửi bán đại lý, ký gửi, và dịch vụ hoàn thành theo hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng Tuy nhiên, những hàng hóa và dịch vụ này chưa được xác định là đã bán, do đó chưa được tính vào doanh thu bán hàng trong kỳ.
1.1.5 Yêu cầu và nhiệm vụ cơ bản của kế toán hàng tồn kho
Yêu cầu kế toán quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại hàng hóa với tính chất và công dụng khác nhau Do đó, việc tổ chức quản lý hàng tồn kho một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu là rất cần thiết để đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Tổ chức kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
1.2.1 Quy định chung về hạch toán hàng tồn kho
1.2.1.1 Yêu cầu đánh giá hàng tồn kho
Quản lý số lượng và giá trị hàng tồn kho là ưu tiên hàng đầu đối với doanh nghiệp thương mại Việc xác định chính xác giá trị hàng tồn kho là cần thiết để phản ánh đúng giá vốn hàng bán, từ đó giúp doanh nghiệp duy trì khả năng kiểm soát tài chính và hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Khi đánh giá hàng tồn kho, việc tính giá hàng hóa cần dựa trên việc tổng hợp đầy đủ và hợp lý các chi phí thực tế cấu thành giá trị vốn, đồng thời loại trừ các chi phí bất hợp lý và chi phí đã thu hồi, nhằm giảm thiểu chi phí kém hiệu quả.
Phương pháp tính giữa các niên độ kế toán của đơn vị cần phải nhất quán, và mọi thay đổi phải được giải trình trong thuyết minh báo cáo tài chính Việc tập hợp chi phí, tính toán phân bổ, và tiêu thức phân bổ chung là rất quan trọng để xác định trị giá hàng mua nhập kho và trị giá xuất kho giữa các kỳ hạch toán, nhằm tránh ảnh hưởng của giá trị hàng nhập kho đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.1.2 Xác định giá trị nhập – xuất hàng tồn kho
Việc tính giá hàng tồn kho là yếu tố quan trọng giúp kế toán ghi chép chính xác và kịp thời trị giá hàng nhập kho, từ đó cung cấp thông tin đầy đủ cho các nhà quản lý Điều này hỗ trợ trong việc quản lý hiệu quả hoạt động thu mua và sản xuất hàng tồn kho Thông qua việc tính giá, kế toán có thể ghi nhận và xử lý thông tin về sự biến động và sử dụng hàng hóa của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp chi tiết theo từng chủng loại, làm cơ sở cho việc quản lý dự trữ và sản xuất hàng tồn kho.
Việc tính giá hàng tồn kho không chỉ giúp kế toán xác định trị giá vốn của hàng tồn kho mà còn hỗ trợ trong việc ghi nhận doanh thu từ hàng bán Qua đó, kế toán có thể đánh giá kết quả tiêu thụ sản phẩm và phân tích hiệu quả kinh doanh một cách chính xác hơn.
14 hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp giúp cho việc quản lý, điều hành hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả hơn
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho :
Theo chuẩn mực 02 về hàng tồn kho, hàng tồn kho cần được đánh giá theo giá gốc, hay còn gọi là trị giá vốn thực tế Giá gốc bao gồm tất cả các chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra để có được hàng hóa ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho tại địa điểm hiện tại.
Hàng tồn kho được đánh giá dựa trên giá gốc, tuy nhiên, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì sẽ được tính theo giá trị thuần có thể thực hiện.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính trong kỳ sản xuất kinh doanh, sau khi trừ đi chi phí hoàn thành sản phẩm và chi phí cần thiết để tiêu thụ chúng.
Nguyên tắc thận trọng trong kế toán yêu cầu việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Điều này có nghĩa là kế toán ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc và đồng thời phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Các phương pháp kế toán đánh giá hàng tồn kho cần đảm bảo tính nhất quán, nghĩa là doanh nghiệp phải áp dụng phương pháp đã chọn trong suốt niên độ kế toán Nếu có sự thay đổi trong thông tin kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện một cách trung thực và hợp lý, đồng thời giải thích rõ ràng về ảnh hưởng của sự thay đổi đó.
Xác định trị giá thực tế hàng nhập kho
Tính giá hàng tồn kho là một công tác quan trọng trong hạch toán hàng tồn kho, sử dụng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị theo các nguyên tắc nhất định Theo chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trừ khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, lúc này cần tính theo giá trị thuần có thể thực hiện.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm các chi phí thu mua, chi phí chế biến và những chi phí liên quan trực tiếp khác cần thiết để hàng tồn kho có mặt tại địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường, sau khi trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Hàng tồn kho trong công tác hạch toán hàng hóa tại các doanh nghiệp được xác định theo giá thực tế, phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho.
Các hình thức ghi sổ kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại 39 CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG HOÀNG THÁI LX
Theo thông tư 133/2016/TT-BTC có 4 hình thức ghi sổ kế toán :
- Hình thức ghi sổ Nhật ký chung
- Hình thức ghi sổ Nhật ký – Sổ cái
- Hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ
- Hình thức ghi sổ trên máy vi tính
3.1 Hình thức ghi sổ Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Các loại sổ kế toán chủ yếu:
- Sổ nhật ký đặc biệt
- Sổ cái, các sổ thẻ chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký chung
3.2 Hình thức ghi sổ Nhật ký – Sổ cái Đặc trưng cơ bản là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trật tự thời gian và theo nội dung kinh tế với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký – sổ cái Tách biệt việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết vào hai loại sổ khác nhau là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
- Sổ nhật ký, sổ cái
- Các thẻ kế toán chi tiết
Sổ nhật ký đặc biệt
Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa
Bảng tổng hợp chi tiết vật tư, hàng Bảng cân đối số hóa phát sinh
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
3.3 Hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ
Căn cứ để ghi số kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”, được thực hiện theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký và theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập dựa trên từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại Những chứng từ này được đánh số liên tục theo tháng hoặc năm, kèm theo chứng từ gốc và phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Các loại sổ sử dụng :
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ , thẻ kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa
Nhật ký – Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết vật tư, hàng hóa BCTC
Quan hệ đối chiếu - kiểm tra
Sơ đồ 1.10 : Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức chứng từ ghi sổ
3.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính
Công việc kế toán hiện nay chủ yếu được thực hiện thông qua phần mềm kế toán trên máy tính, được thiết kế dựa trên một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức này Mặc dù phần mềm kế toán không thể hiện đầy đủ quy trình ghi sổ, nhưng nó vẫn đảm bảo khả năng in ấn sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết vật tư hàng hóa
Bảng cân đối số phát sinh
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.11 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Các loại sổ sử dụng : Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ kế toán +Sổ tổng hợp +Sổ chi tiết
CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG HOÀNG THÁI LX.
Khái quát chung về công ty TNHH xây dựng Hoàng Thái LX
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH xây dựng Hoàng Thái LX được thành lập ngày 05 tháng 01 năm 2018 Công ty hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số
2802520416 tại địa chỉ Thôn Phúc Lâm, Thị Trấn Lam Sơn ,Huyện Thọ Xuân, Tỉnh Thanh Hoá
Những sản phẩm mà công ty TNHH xây dựng Hoàng Thái LX kinh doanh như :
Thép xây dựng là vật liệu thiết yếu cho nền móng và kiến trúc bền vững, vì vậy nó luôn được ưu tiên lựa chọn trong mọi công trình Hiện nay, hai loại sắt thép xây dựng phổ biến mà các công ty thường sử dụng là thép thanh vằn và thép cuộn.
Thép cuộn có bề mặt trơn nhẵn, với đường kính phổ biến từ 6mm đến 14mm, được ứng dụng rộng rãi trong xây dựng nhà ở, công nghiệp dân dụng, cơ khí, chế tạo máy và kết cấu nhà xưởng, cũng như nhiều lĩnh vực khác.
Thép thanh vằn là loại thép có độ cứng và bền cao, chịu lực tốt, được sử dụng rộng rãi trong các công trình xây dựng lớn nhỏ Chiều dài tiêu chuẩn của thép vằn là 11,7m/cây, và khách hàng có thể chọn sản phẩm với đường kính từ 10mm tùy theo nhu cầu sử dụng.
Xi măng là thành phần thiết yếu trong bê tông, đóng vai trò quyết định đến chất lượng và độ bền của công trình Chính vì vậy, xi măng là sản phẩm chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh của công ty Công ty chủ yếu kinh doanh hai loại xi măng chính.
Xi măng PC là loại vật liệu xây dựng phổ biến, nổi bật với cường độ cao và độ ổn định vượt trội Nó dễ dàng sử dụng và kiểm soát chất lượng bê tông tại công trình, đồng thời có khả năng chống thấm tốt và bền với nước.
Xi măng PCB là loại xi măng phổ biến với ba mác chính: PCB30, PCB40 và PCB50 Loại xi măng này được sản xuất bằng cách nghiền hỗn hợp clinker, thạch cao và các phụ gia khác.
Gạch đất nung là loại gạch xây dựng truyền thống phổ biến tại Việt Nam, chiếm đến 80% sản phẩm của công ty Các loại gạch đất nung thông dụng bao gồm gạch đỏ đặc, gạch đỏ 2 lỗ, gạch 6 lỗ và gạch ống Gạch rỗng, với các lỗ bên trong từ 2 đến 10 lỗ tùy theo thiết kế, sử dụng ít nguyên liệu hơn, giúp giá thành rẻ hơn Tuy nhiên, gạch rỗng có khả năng chịu nén thấp và độ hút nước cao.
Cát xây dựng bao gồm 5 loại chính: cát vàng, cát đen, cát san lấp, cát xây tô và cát bê tông Mỗi loại cát này có những đặc điểm và chức năng riêng, phù hợp với yêu cầu của từng loại công trình xây dựng khác nhau.
Bên cạnh sắt thép và xi măng, cát, đá xây dựng là vật liệu thiết yếu trong xây dựng phần thô của công trình Công ty cung cấp nhiều loại đá như đá 0x4, đá 1×2, đá 3×4, đá 4×6, và đá 5×7, cùng với các loại đá khác như đá mi sàng và đá mi bụi Mỗi loại đá xây dựng đều có đặc điểm và chức năng riêng, phù hợp với yêu cầu của từng công trình.
Ngoài ra công ty còn kinh doanh một số thiết bị vệ sinh, hộp tôn kẽm khác dùng trong lắp đặt các công trình xây dựng
2.1.3 Đặc điểm nguồn hàng của công ty
Công ty nhập hàng trực tiếp từ các nhà sản xuất vật liệu xây dựng chủ yếu tại miền Bắc, đóng vai trò là nhà phân phối vật liệu xây dựng Hình thức này giúp công ty nhận được sự hỗ trợ từ nhà sản xuất thông qua giá bán lẻ và phần trăm chiết khấu.
2.1.4 Đặc điểm mạng lưới kinh doanh
Công ty hiện đang vận hành theo mô hình kinh doanh truyền thống, cung cấp sản phẩm từ các nhà sản xuất vật liệu xây dựng đến tay người tiêu dùng thông qua nhiều khâu trung gian như tổng đại lý và các đại lý cấp 1, 2, 3, trước khi đến các cửa hàng bán lẻ Việc này yêu cầu nhà sản xuất phải chi một khoản chi phí lớn cho vận chuyển, kho bãi, điện nước, và nhân công, ước tính chiếm từ 30-40% giá thành sản phẩm Công ty đóng vai trò là kênh phân phối chính thức cho các đại lý lớn và nhỏ tại tỉnh Thanh Hóa.
2.1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Công ty TNHH xây dựng Hoàng Thái LX là doanh nghiệp tư nhân hoạt động theo mô hình quản lý một cấp, với giám đốc đứng đầu và các phòng ban hỗ trợ trực tiếp cho giám đốc.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH xây dựng Hoàng Thái LX
Chức năng, nhiệm vụ của lãnh đạo và các phòng ban công ty :
Giám đốc là một trong những sáng lập viên đầu tiên, có vai trò chỉ đạo và điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty Người này ban hành các quy định và quyết định cuối cùng, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý về mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Phòng kế toán của công ty hoạt động như một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, theo mô hình hạch toán tập trung Chức năng chính của phòng kế toán là theo dõi, ghi chép và phản ánh các nhiệm vụ kinh tế phát sinh trong công ty.
Phòng kế toán Phòng bán hàng Kho và vận chuyển
- Thực hiện tốt điều lệ kế toán trưởng và pháp lệnh thống kê do nhà nước ban hành
- Tổ chức hạch toán các dịch vụ và đề xuất các giải pháp giải quyết công tác sản xuất có hiệu quả kinh tế cao
- Giao dịch, quan hệ đảm bảo đủ vốn từ các nguồn để phục vụ kinh doanh có hiệu quả
- Giữ bảo toàn và phát triển vốn, đề xuất các biện pháp đưa vốn vào kinh doanh đúng pháp luật
Phòng bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý quy trình bán và mua hàng hóa của công ty Nhiệm vụ chính của phòng là xây dựng mối quan hệ vững chắc với các đối tác, đồng thời đảm bảo hàng hóa luôn ổn định về chất lượng, quy cách và chủng loại.
Thực trạng công tác kế toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty TNHH xây dựng Hoàng Thái LX
2.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho tại doanh nghiệp
Theo thông tư 133/ 2016/TT-BTC ngày 26 tháng 8 năm 2016 của Bộ trưởng
Theo Bộ Tài chính, hàng tồn kho được quản lý thông qua các tài khoản cụ thể, bao gồm TK 151 - Hàng mua đang đi đường, TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu, TK 153 - Công cụ, dụng cụ, TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang, và TK 155 - Thành phẩm.
Công ty không tiến hành sản xuất hoặc ký gửi hàng hóa, do đó không có nguyên vật liệu, chi phí sản xuất dở dang, thành phẩm hay hàng gửi bán Hàng hóa tồn kho của công ty chủ yếu là những sản phẩm đã mua về và đang chờ để bán.
- Sắt, thép trong xây dựng
Công ty thương mại nhận thức rõ tầm quan trọng của việc quản lý hàng hóa qua các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và tiêu thụ để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh Trong khâu thu mua, công ty chú trọng theo dõi khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, thuế VAT được khấu trừ và chi phí mua, đồng thời thực hiện kế hoạch mua hàng đúng tiến độ và thời gian, phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể Quy trình mua hàng được thực hiện theo sơ đồ 2.4.
Sơ đồ 2.4 Quy trình mua hàng hóa tại công ty TNHH xây dựng Hoàng Thái
- Khâu tiêu thụ hàng hóa : Kế toán thực hiện công việc ghi chép phản ánh tình hình xuất bán hàng hóa
Công ty áp dụng chiến lược dự trữ linh hoạt, không tích trữ nhiều hàng hóa mà chỉ mua theo nhu cầu tiêu thụ thực tế, nhằm hạn chế tình trạng ứ đọng vốn.
2.2.2 Thực trạng công tác kế toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty
2.2.2.1 Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng tồn kho và phân công quản lý
Kế toán kho cần lập bảng thống kê hàng tồn kho chi tiết, có khả năng sắp xếp theo khu vực kiểm kho Bảng kiểm kê hàng tồn nên bao gồm các cột thông tin quan trọng như tên hàng, mã hàng, số lượng hàng hóa theo báo cáo, số lượng hàng hóa tồn thực tế và ghi chú.
Để đảm bảo độ chính xác trong quá trình kiểm kê kho, cần tiến hành kiểm tra từng mặt hàng thực tế, ghi chép chi tiết số lượng và các ghi chú liên quan vào mẫu kiểm kho đã chuẩn bị sẵn Kế toán nên phối hợp với 2 đến 3 kế toán khác để thực hiện kiểm kho song song, mỗi người ghi số liệu độc lập vào các biên bản khác nhau.
So sánh hai biên bản kiểm kê tồn kho để xác định sự chênh lệch trong cột số lượng kiểm tra thực tế Nếu phát hiện có sự khác biệt, cần tiến hành kiểm tra lại mặt hàng đó và thống nhất một con số chính xác nhất.
Sau khi hoàn thiện bảng kiểm kê tồn kho thực tế, cần đối chiếu với số liệu hàng tồn trong báo cáo kinh doanh để phát hiện sự chênh lệch Nếu có sự khác biệt, nhân viên hoặc thủ kho phải giải trình cụ thể và rà soát nguồn gốc của sự chênh lệch đó.
Nếu có sự chênh lệch trong số lượng tồn kho, cần điều chỉnh lại cho đúng với thực tế sau khi kiểm đếm Sau khi hoàn tất quá trình này, hãy lập biên bản kiểm kê hàng tồn để thủ kho xác nhận.
- Biên bản kiểm kê hàng hóa
2.2.2.3 Thủ tục nhập – xuất kho a) Thủ tục nhập kho hàng hóa
Quy trình nhập kho hàng hóa tại công ty được mô tả qua sơ đồ sau, Sơ đồ 2.5
Sơ đồ 2.5 : Trình tự hạch toán nhập kho hàng hóa tại công ty
Dựa trên tình hình kinh doanh thực tế và số lượng hàng hóa hiện có trong kho, khách hàng doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng Sau khi hàng hóa được mua về, đơn vị giao hàng sẽ đề nghị nhập kho hàng hóa.
Kế toán kho cùng với nhân viên kho thực hiện kiểm tra hàng hóa về số lượng, chất lượng và quy cách của từng mặt hàng Nếu phát hiện hàng hóa không đạt tiêu chuẩn, cần thông báo ngay cho nhà cung cấp để có biện pháp xử lý kịp thời.
Dựa trên hợp đồng mua hàng, hóa đơn từ người bán và biên bản giao nhận hàng hóa, cần lập phiếu nhập kho Số lượng hàng hóa nhập kho sẽ được ghi theo các chứng từ liên quan.
Bắt đầu Đề nghị nhập kho
Ghi sổ kế toán kho
Sau khi nhập hàng hóa vào kho, cần ghi lại số lượng thực tế trên phiếu nhập kho và ký tên xác nhận Đồng thời, chuyển phiếu cho người giao hàng ký nhận và ghi thẻ kho để quản lý hàng hóa hiệu quả.
Cuối cùng, hãy kiểm tra phiếu nhập, nhập đơn giá và tính thành tiền để định khoản Phân loại chứng từ giúp phần mềm tự động kết chuyển vào các sổ tổng hợp và chi tiết, đồng thời bảo quản và lưu trữ chứng từ một cách hiệu quả.
Giá thực tế hàng hóa nhập kho được tính như sau :
Giá thực tế của hàng hóa được xác định bằng giá mua ghi trên hóa đơn, trừ đi các khoản chi phí và các khoản giảm giá như chiết khấu thương mại Ngoài ra, giá này cũng cần tính đến hàng hóa nhập kho và các sản phẩm bị trả lại từ người bán.
- Giá mua ghi trên hóa đơn là giá chưa có thuế giá trị gia tăng
- Chi phí thu mua là những chi phí phát sinh trong quá trình mua bao gồm : vận chuyển, xếp dỡ,…
Kế toán tổng hợp hàng tồn kho tại công ty TNHH xây dựng Hoàng Thái LX
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 2.7 : Trình tự hạch toán tổng hợp hàng hóa tại công ty
Hàng ngày, kế toán ghi nhận các nghiệp vụ xuất nhập kho dựa vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho vào sổ Nhật ký chung Dựa trên số liệu từ sổ Nhật ký chung, kế toán tiếp tục ghi sổ cái cho tài khoản 156.
Cuối kỳ, sau khi kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết, các số liệu từ bảng cân đối tài khoản sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
Công tác tổ chức kiểm kê hàng hóa tại công ty TNHH xây dựng Hoàng Thái LX
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 2.7 : Trình tự hạch toán tổng hợp hàng hóa tại công ty
Mỗi ngày, kế toán dựa vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để ghi chép các nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung Dựa trên số liệu từ Nhật ký chung, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ cái tài khoản 156.
Cuối kỳ, sau khi kiểm tra và đối chiếu số liệu trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết, các số liệu từ bảng cân đối tài khoản sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
2.4 Công tác tổ chức kiểm kê hàng hóa tại công ty TNHH xây dựng Hoàng Thái LX
Công ty thực hiện kiểm kê kho để xác định chính xác số lượng và giá trị hàng hóa hiện có, đồng thời kiểm tra tình hình bảo quản Qua đó, việc kiểm kê giúp phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, hư hỏng và mất mát, từ đó đưa ra biện pháp xử lý hiệu quả.
Cuối mỗi năm, kế toán kết hợp với các bộ phận có liên quan sẽ tiến hành kiểm kê hàng hóa tồn kho
Kế toán tiến hành so sánh và đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết hàng hóa và số lượng thực tế trong kho Điều này đảm bảo không có sự chênh lệch về giá trị hay số lượng giữa hàng hóa tồn kho thực tế và hàng hóa ghi trên sổ sách.
Đánh giá về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hàng tồn
Kể từ khi thành lập, công ty đã vượt qua nhiều khó khăn và thách thức để khẳng định vị thế trên thị trường Trong bối cảnh kinh tế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh là yếu tố quyết định sự tồn tại Những rào cản này không chỉ là thách thức mà còn là động lực để công ty phát huy thế mạnh, từng bước phát triển và nâng cao vị thế của mình.
Công tác quản lý và kế toán ngày càng được củng cố và hoàn thiện, trở thành công cụ quan trọng cho quá trình quản lý kinh doanh của công ty Quản lý hiệu quả sẽ dẫn đến hoạt động kinh doanh thành công, trong khi kế toán chính xác, đầy đủ và kịp thời cung cấp thông tin cần thiết cho quản trị nội bộ và xây dựng các chiến lược kinh doanh tối ưu.
Nhờ nỗ lực và học hỏi không ngừng, công ty ngày càng hoạt động hiệu quả hơn, nâng cao uy tín và mở rộng kinh doanh Điều này không chỉ cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên mà còn góp phần vào ngân sách Nhà nước.
Sau thời gian tìm hiểu và thực hành trong lĩnh vực kế toán, cùng với sự hỗ trợ từ các đồng nghiệp trong công ty và kiến thức từ trường lớp, tôi nhận thấy công tác kế toán nói chung, đặc biệt là kế toán hàng tồn kho, có những ưu điểm và nhược điểm đáng chú ý.
* Về tổ chức bộ máy kế toán :
Cơ cấu tổ chức của Công ty được thiết kế gọn nhẹ, với các phòng ban và bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ trong mọi hoạt động kinh doanh Mỗi nhân viên được gắn bó với các nhiệm vụ chuyên biệt, giúp họ tích lũy kinh nghiệm và phát huy năng lực sở trường, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, phù hợp với quy mô hoạt động và trình độ chuyên môn của kế toán viên Mô hình này tập trung toàn bộ công việc tại Phòng kế toán, giúp đảm bảo lãnh đạo thống nhất, cung cấp thông tin kịp thời và thuận lợi trong phân công công việc Hơn nữa, tổ chức bộ máy gọn nhẹ cũng giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả.
Dưới sự quản lý của kế toán trưởng, mỗi kế toán viên thực hiện một phần hành kế toán độc lập và cuối kỳ sẽ tổng hợp báo cáo cho kế toán trưởng Việc phân chia công việc rõ ràng giúp tạo ra tinh thần chủ động và sáng tạo, đồng thời nâng cao trách nhiệm cá nhân trong công việc Đội ngũ kế toán viên có trình độ, năng lực và kinh nghiệm phong phú, luôn nỗ lực bồi dưỡng nghiệp vụ, cung cấp thông tin cần thiết để lãnh đạo công ty đưa ra quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh.
Công ty TNHH Xây dựng Hoàng Thái LX áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, đảm bảo tuân thủ các quy định kế toán hiện hành Công ty cam kết cập nhật kịp thời những thay đổi trong chế độ kế toán, đặc biệt là các chuẩn mực mới và thông tư hướng dẫn từ Nhà nước.
Công ty sử dụng chứng từ hạch toán đúng mẫu của Bộ Tài chính, bao gồm phiếu thu, phiếu chi, và phiếu xuất kho Tất cả thông tin về các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đầy đủ và chính xác, giúp dễ dàng đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách kế toán Các chứng từ được lưu trữ cẩn thận theo từng loại và hợp đồng, tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và đối chiếu số liệu.
Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung, mang lại sự đơn giản và rõ ràng trong việc ghi chép Hình thức này dễ hiểu, thuận tiện cho việc thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin, phù hợp với năng lực và điều kiện kỹ thuật của Công ty Nhờ đó, việc kiểm soát thông tin trở nên dễ dàng hơn, đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán kế toán hiệu quả.
Nhìn chung, tổ chức kế toán kho tại Công ty TNHH xây dựng Hoàng Thái
LX tuân thủ phương pháp kế toán hàng tồn kho hiện hành, đảm bảo tuân thủ các quy định của nhà nước về hệ thống tài khoản, sổ sách và chứng từ Điều này giúp duy trì sự thống nhất, tạo điều kiện cho nhà nước kiểm tra và giám sát hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả.
* Về công tác kế toán chi tiết hàng hóa:
Công ty TNHH xây dựng Hoàng Thái áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho, giúp đơn giản hóa quy trình và dễ dàng kiểm tra, đối chiếu Phương pháp này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, với sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kế toán và thủ kho Thủ kho quản lý chi tiết hàng hóa, trong khi kế toán theo dõi thông qua số liệu chi tiết Công ty cũng chú trọng đến việc đối chiếu giữa sổ kế toán chi tiết và thẻ kho, cũng như đối chiếu số liệu trên Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn với sổ kế toán tổng hợp để đảm bảo tính hợp lý và chính xác.
* Đối với hoạt động nhập-xuất kho:
Công ty TNHH xây dựng Hoàng Thái LX đã thiết lập một quy trình nhập-xuất kho hoàn chỉnh, trong đó hoạt động nhập kho được thực hiện dựa trên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch dự trữ hàng tồn kho và yêu cầu mua hàng.
Phòng kế toán sẽ lập giấy đề nghị mua hàng sau khi được phê duyệt, tiếp theo là lập đơn đặt hàng hoặc thỏa thuận các hợp đồng mua hàng để nhập kho hàng hóa Đối với hoạt động xuất kho, công ty đã xây dựng quy trình xuất kho phù hợp, đảm bảo các căn cứ ghi sổ tuân thủ chuẩn mực kế toán.
* Về phương pháp tính giá hàng tồn kho:
Công tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, giúp quản lý hiệu quả và tối ưu hóa quy trình xuất kho.
67 phương pháp này giúp kế toán Công ty vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu, vừa phản ánh được tình hình biến động của thị trường
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG HOÀNG THÁI LX
Hoàn thiện về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trong môi trường kinh doanh theo cơ chế thị trường, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cần thiết để giảm thiểu rủi ro và tuân thủ nguyên tắc “Thận trọng” trong kế toán Các doanh nghiệp nên thực hiện điều này nhằm bảo vệ tài sản và đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp cần thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để kiểm soát sự chênh lệch kịp thời, từ đó bảo vệ tiến độ hoạt động và tránh tổn thất do biến động giá cả.
Theo quy luật thị trường, hàng hóa có sự đa dạng và giá cả thường xuyên biến động, ảnh hưởng đến việc xác định giá thực tế và hạch toán kết quả kinh doanh Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cần thiết, đặc biệt khi giá cả không ổn định và chủng loại hàng hóa ngày càng phong phú do yêu cầu mở rộng kinh doanh Điều này giúp công ty duy trì giá trị hàng hóa trong kho và giảm thiểu rủi ro từ biến động giá thị trường Hơn nữa, dự phòng giảm giá hàng tồn kho còn đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm toán và kiểm tra kế toán của toàn công ty.
Dự phòng giảm giá giúp giảm lãi niên độ kế toán, cho phép doanh nghiệp tích lũy nguồn tài chính mà lẽ ra sẽ được phân chia.
Nguồn tài chính tạm thời nằm trong tài sản lưu động có thể được sử dụng để bù đắp cho thiệt hại thực tế từ hàng tồn kho bị giảm giá Thêm vào đó, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận như một khoản chi phí, giúp giảm thu nhập doanh nghiệp phải nộp thuế.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân thủ các điều kiện cụ thể, trong đó số dự phòng không được vượt quá lợi nhuận thực tế của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng từ năm trước Điều này cần có bằng chứng xác thực để đảm bảo tính chính xác và hợp lý trong việc ghi nhận dự phòng.
Khi lập báo cáo tài chính, nếu giá thị trường của hàng hóa tồn kho thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán, công ty cần thành lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giá Dựa vào tình hình giảm giá và số lượng tồn kho thực tế, công ty xác định mức dự phòng cho từng loại hàng hóa và tổng hợp vào bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bảng kê này sẽ được sử dụng làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của công ty.
Khi thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, công ty có thể giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh và ngăn chặn những tổn thất kinh tế do sự biến động giá cả hàng hóa trên thị trường.
Tài khoản 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phản ánh việc trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giúp theo dõi tình hình giảm giá của hàng hóa trong doanh nghiệp.
Kết cấu và nội dung phản ánh :
Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết
Bù đắp phần giá trị tổn thất của tài sản từ số dự phòng đã trích lập
Trích lập các khoản dự phòng tổn thất tài sản tại thời điểm lập báo cáo tài chính
Số dự phòng tổn thất tài sản hiện có cuối kỳ
Cách hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán cần trích lập bổ sung phần chênh lệch.
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong kỳ này thấp hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán cần hoàn nhập phần chênh lệch.
Nợ TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán
Kế toán cần xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho các vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng hoặc không còn giá trị sử dụng Việc này đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả tài sản của mình.
Nợ TK 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (số được bù đắp bằng dự phòng)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phòng)
Hoàn thiện về kho tàng bến bãi
Công ty cần chú trọng đến công tác bảo quản hàng hóa do sự đa dạng và dễ hao mòn của chúng Việc xây dựng thêm kho tàng là cần thiết để tránh hư hỏng và thiệt hại cho công ty Đồng thời, các kho tàng đã có từ lâu cũng cần được kiểm tra và tu sửa để nâng cao khả năng bảo quản hàng hóa hiệu quả hơn.
Khi hệ thống tàng bến bãi của công ty được xây dựng và tu sửa đầy đủ, việc bảo quản hàng hóa sẽ được cải thiện, giúp giảm thiểu hư hỏng và mất mát, từ đó tránh được tổn thất kinh tế cho công ty.
Hoàn thiện về công tác tổ chức kiểm kê hàng hóa
Doanh nghiệp cần cải thiện quy trình kiểm kê kho và thực hiện kiểm kê thường xuyên để phát hiện kịp thời hàng hóa thiếu hụt hoặc thừa Việc này giúp đưa ra các biện pháp xử lý và quyết định thu mua, xuất bán hàng hóa hợp lý Công tác kiểm kê thường sử dụng các phương pháp đo lường hiện vật như đo và đếm tại chỗ.
Trong quản lý kho, kế toán cần xác định nguyên nhân của tình trạng thừa hoặc thiếu hàng hóa và ghi chép chính xác Do doanh nghiệp có đa dạng loại hàng hóa, trong đó có những mặt hàng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng xây dựng, việc kiểm tra hàng hóa trong kho là rất quan trọng.
Để nâng cao hiệu quả quản lý, công tác kế toán, đặc biệt là kế toán hàng tồn kho, cần liên tục được cải tiến và hoàn thiện Kế toán hàng tồn kho chính xác và đầy đủ là điều kiện thiết yếu để cung cấp thông tin kịp thời, hỗ trợ nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định đúng đắn, từ đó đạt được hiệu quả kinh tế tối ưu.
Sau thời gian thực tập tại công ty, được sự giúp đỡ của cô hướng dẫn và phòng
Trong lĩnh vực kế toán công ty, tôi đã nhận thức rõ mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn trong hoạt động kế toán, đặc biệt là sự cần thiết và tầm quan trọng của kế toán kho Kế toán kho không chỉ giúp quản lý hàng hóa hiệu quả mà còn đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính.
Do thời gian thực tập ngắn và khả năng còn hạn chế, việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn là một quá trình khó khăn Bài báo cáo không tránh khỏi sai sót, vì vậy em rất mong nhận được sự chỉ bảo từ thầy cô, các cô chú và anh chị trong phòng Kế toán Công ty TNHH xây dựng Hoàng Thái LX Tuy nhiên, dựa trên tình hình cụ thể của công ty, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện công tác kế toán hàng tồn kho, hy vọng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
Xin chân thành cảm ơn TS – Cô giáo Mai Thị Hoa, ban lãnh đạo công ty và phòng Kế toán đã hỗ trợ và hướng dẫn em trong quá trình hoàn thành bài khóa luận này.