Đặc điểm hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại
Theo luật thương mại Việt Nam, "thương mại" được định nghĩa là hành vi mua bán hàng hóa và dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm lao động có khả năng đáp ứng nhu cầu của con người, và được thực hiện qua hoạt động mua bán trên thị trường Nói cách khác, hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại là những vật tư mà doanh nghiệp mua vào để phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
Vậy hàng hoá là những vật phẩm các doanh nghiệp mua về để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau:
Hàng hoá hiện nay rất đa dạng và phong phú, phản ánh sự phát triển không ngừng của sản xuất và nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng Sự biến đổi trong thói quen tiêu dùng đã thúc đẩy sự xuất hiện của nhiều loại hàng hoá khác nhau, đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường.
Hàng hóa có những đặc tính lý, hóa và sinh học riêng biệt, ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra Những đặc tính này cần được chú ý để đảm bảo hiệu quả trong quản lý hàng hóa.
Hàng hóa liên tục biến đổi về chất lượng, mẫu mã và thông số kỹ thuật, tùy thuộc vào trình độ phát triển của ngành xuất khẩu cũng như nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng Khi hàng hóa thay đổi phù hợp với nhu cầu tiêu dùng, chúng sẽ được tiêu thụ tốt hơn; ngược lại, nếu không đáp ứng được nhu cầu, hàng hóa sẽ khó tiêu thụ.
Trong quá trình lưu thông, hàng hóa chuyển nhượng quyền sở hữu nhưng chưa được sử dụng Khi kết thúc quá trình này, hàng hóa mới được đưa vào sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hoặc sản xuất.
Hàng hoá đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp thương mại (DNTM), với nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá bao gồm các quá trình mua, nhập hàng, dự trữ và bảo quản, cũng như bán hàng Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn, từ 80% đến 90%, trong tổng vốn lưu động của doanh nghiệp Vốn lưu động không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ, bao gồm dự trữ sản xuất và lưu thông Quá trình này diễn ra liên tục, tạo thành sự tuần hoàn và chu chuyển của vốn lưu động.
Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh, vốn lưu động chuyển đổi từ hình thái vốn tiền tệ sang hình thái vốn ban đầu Quá trình vận động của hàng hóa đồng thời cũng phản ánh sự vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp Để tăng tốc độ lưu chuyển vốn kinh doanh, việc quản lý dự trữ và tiêu thụ hàng hóa một cách hiệu quả là điều không thể tách rời.
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong chu trình lưu chuyển hàng hóa tại các doanh nghiệp thương mại, đánh dấu sự chuyển đổi của vốn từ tiền tệ sang hàng hóa.
- Bán hàng: là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình lưư thông hàng hoá, sự chuyển hoá vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ.
Bảo quản và dự trữ hàng hoá đóng vai trò quan trọng trong lưu thông hàng hoá, giúp chuyển giao sản phẩm từ sản xuất đến tiêu dùng Để đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ, các doanh nghiệp cần lập kế hoạch dự trữ hàng hoá một cách hợp lý.
Hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại Việc quản lý chặt chẽ từ thu mua, dự trữ đến tiêu thụ, bao gồm các yếu tố như số lượng, chất lượng, chủng loại và giá cả, là cần thiết để tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản, đồng thời xác định giá vốn hàng bán và giá bán hàng hóa Điều này không chỉ giúp tăng doanh thu mà còn nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Kế toán hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng hóa, cả về mặt hiện vật lẫn giá trị Công cụ này giúp đáp ứng nhu cầu xã hội và giảm thiểu tối đa tình trạng mất mát, hao hụt hàng hóa.
H khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó lám tăng lợi nhuận của công ty.
Yêu cầu quản lý
Hàng hoá đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu và sự tồn tại của doanh nghiệp Để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục, doanh nghiệp cần có một lượng hàng dự trữ nhất định Tuy nhiên, lượng hàng hoá dự trữ thường xuyên biến động do các hoạt động kinh tế tài chính trong khâu mua, bán Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch mua hàng và tiêu thụ cụ thể, phù hợp với quá trình hoạt động để đảm bảo hiệu quả Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ liên quan.
Kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng, bao gồm vật tư và hàng hóa, là cần thiết để đảm bảo đúng chủng loại, số lượng, quy cách và giá cả Việc này giúp đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời tăng tốc độ quay vòng vốn lưu động.
Tổng hợp chính xác và kịp thời các khoản chi phí cấu thành giá mua vào là rất quan trọng, giúp tính toán trị giá thực tế của từng loại hàng hoá Điều này cung cấp tài liệu cần thiết để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng và hỗ trợ trong việc tính toán trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho.
Để bảo quản hàng hóa trong kho và trong quá trình vận chuyển, cần thiết lập một hệ thống kho tàng và phương tiện vận chuyển phù hợp với tính chất của từng loại hàng hóa Điều này giúp giảm thiểu hao hụt, hư hỏng và mất mát trong quá trình bảo quản và vận chuyển.
Quản lý chặt chẽ từ khâu mua sắm, bảo quản, vận chuyển đến dự trữ là yếu tố quan trọng trong quản lý tài sản của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá
Tổ chức ghi chép và tổng hợp số liệu về thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập xuất và tồn kho hàng hoá Tính toán giá thành thực tế của hàng hoá đã thu mua và nhập kho, đồng thời kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua về số lượng, chủng loại, giá cả và thời hạn Điều này nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Áp dụng đúng các phương pháp hạch toán vật liệu và hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp là rất quan trọng Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về hàng hóa, bao gồm lập chứng từ và luân chuyển chứng từ, cũng như mở các sổ sách cần thiết Việc thực hiện đúng các chế độ quy định sẽ đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo và chỉ đạo kế toán trong ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
2.Phân loại và đánh giá hàng hoá
Phân loại hàng hoá
Theo tính chất thương phẩm và đặc trưng kỹ thuật, hàng hóa được phân chia thành các ngành hàng khác nhau Mỗi ngành hàng lại bao gồm nhiều nhóm hàng, và trong mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng cụ thể Các ngành hàng này phản ánh sự đa dạng và phong phú của thị trường.
- Hàng kim khí điện máy;
- Hàng dệt may, bông vải sợi;
- Hàng gốm sứ, thuỷ tinh ;
- Hàng rượu bia, thuốc lá;
Theo nguồn gốc sản suất gồm:
Theo khâu lưu thông thì hàng hoá được chia thành:
- Hàng hoá ở khâu bán buôn;
- Hàng hoá ở khâu bán lẻ;
Theo phương thức vận động của hàng hoá
- Hàng hoá chuyển qua kho
- Háng hoá chuyển giao bán thẳng
Lập danh điểm hàng hoá
Hàng hóa của các doanh nghiệp thương mại (DNTM) rất đa dạng về chủng loại, kích cỡ và nguồn cung cấp, do đó việc tổ chức hạch toán hàng tồn kho là cần thiết Đặc biệt trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán, DNTM cần lập danh điểm hàng hóa một cách khoa học và hợp lý Việc lập danh điểm này bao gồm việc quy định mỗi loại hàng hóa tồn kho một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ thống chữ số, có thể kết hợp với chữ cái, nhằm thay đổi tên gọi, quy cách và kích cỡ của hàng hóa.
Danh điểm hàng tồn kho cần được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý trong doanh nghiệp để đảm bảo quản lý hiệu quả từng loại hàng tồn kho Việc lập danh điểm này phải dễ nhớ, hợp lý, và tránh nhầm lẫn hay trùng lặp Kế toán cần căn cứ vào ký hiệu tài khoản cấp 1 và phân chia theo cấp độ từ loại, nhóm, thứ, nguồn hàng cung cấp, và kho nhập hàng để xây dựng danh điểm hàng tồn kho.
Ví dụ: TK 156 hàng hoá
TK156.1.01.1 Số danh điểm của mặt hàng 1 thuộc nhóm 01 loại hàng 1
TK 156.1.01.1.A Số danh điểm của hàng 1thuộc nhóm 01 laọi hàng 1 ở kho A
Đánh giá hàng hoá
Một trong những nguyên tắc cơ bản nhất của kế toán mua hàng là nguyên tắc giá gốc (cost principle) theo chuẩn mực 02-hàng tồn kho , giá
H gốc là giá trị thực tế của hàng hóa, bao gồm toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đã đầu tư để sở hữu hàng hóa đó tại vị trí và tình trạng hiện tại.
- Giá gốc tại thời điểm mua :Là trị giá mua thực tế phải thanh toán với người bán
Giá gốc tại thời điểm nhập kho là giá thực tế mà doanh nghiệp đã chi trả để mua hàng, bao gồm tất cả các chi phí liên quan trong quá trình thu mua cho đến khi hàng hóa được kiểm nhận và nhập kho, cũng như các loại thuế phát sinh (nếu có).
- Nếu hàng mua phải qua sơ chế để bán thì giá vốn thực tế còn bao gồm cả chi phí gia công chế biến
*Giá gốc hàng hoá nhập kho
Trị giá vốn thực tế của hàng hoá nhập được xác định theo từng nguồn nhập
Theo chế độ hiện hành , trị giá vốn của hàng mua về nhập kho được hạch toán theo giá mua và chi phí mua;
Trị giá mua Giá mua Thuế Thuế Các khoản vào của = mua trên + nhập + TTĐB + giảm trừ(nếu có) hàng hoá hoá đơn khẩu
Chi phí chi phí hao hụt trong định mức mua = thu mua + phát sinh trong quá trình mua hàng
Giá mua, tức là số tiền doanh nghiệp phải trả cho người bán, sẽ không bao gồm thuế GTGT nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT.
Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thì giá mua bằng tổng giá thanh toán
Chi phí mua hàng hóa bao gồm nhiều yếu tố quan trọng như chi phí vận chuyển và bốc dỡ, chi phí bảo quản, phí bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho bãi, cũng như hao hụt trong định mức mua hàng.
Thuế NK= giá NK(giá CIF) * thuế xuất thuế nhập khẩu của loại hàng hoá đó
Trong trường hợp ngoài việc phải nộp thuế nhập khẩu như đã nêu ở trên doanh nghiệp còn phải nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu
Thuế GTGT =[ giá NK + thuế NK ] *Thuế xuất thuế GTGT ở khâu nhập khẩu
* Đánh giá hàng hoá xuất kho
Khi nhập kho hàng hóa, giá vốn thực tế bao gồm giá mua và chi phí mua, yêu cầu kế toán theo dõi trị giá mua thực tế cho từng lần nhập Các chi phí phát sinh như vận chuyển, bốc dỡ, và thuê kho cần được hạch toán riêng và phân bổ vào trị giá vốn hàng hóa xuất kho Để xác định trị giá vốn hàng hóa xuất kho, cần thực hiện hai bước: Bước 1, áp dụng một trong các phương pháp như phương pháp đích danh, bình quân, nhập trước xuất trước, hoặc nhập sau xuất trước tùy theo điều kiện doanh nghiệp Bước 2, kế toán phân bổ chi phí mua cho hàng đã xuất kho và hàng tồn kho cuối kỳ.
Chi phí mua hàng bao gồm các khoản chi phí phát sinh và cần được phân bổ hợp lý Để tính toán giá trị hàng xuất kho trong kỳ, cần cộng trị giá mua hàng trong kỳ với trị giá mua hàng tồn kho từ kỳ trước Việc phân bổ chi phí này là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Bước 3: Sau đó kế toán xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho theo công thức:
Trị giá vốn thực tế trị giá mua thực tế chi phí mua cần phân bổ của hàng xuất kho = của hàng xuất kho + cho hàng xuất trong kỳ
Việc xác định trị giá mua hàng xuất kho có thể được thực hiện thông qua các phương pháp như đích danh, bình quân, nhập trước xuất trước và nhập sau xuất trước, tùy thuộc vào chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng.
Phương pháp đích danh trong xuất kho hàng hóa yêu cầu xác định số lượng và đơn giá thực tế của lô hàng cụ thể để tính toán trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho.
ĐKAD là phương pháp quản lý kho phù hợp với các doanh nghiệp có giá trị hàng tồn kho lớn và mang tính chất đơn chiếc, cho phép theo dõi riêng từng lô hàng một cách hiệu quả.
+ Ưu điểm: Phù hợp với DN tổ chức kế toán vật liệu thủ công
Phương pháp đơn giản và dễ tính toán
Chi phí của hàng bán ra cần phải phù hợp với tình hình kinh doanh Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm khi không thích hợp cho các doanh nghiệp có tình hình nhập xuất vật liệu thường xuyên và có giá trị thấp.
Phương pháp bình quân gia quyền tính trị giá vốn hàng xuất kho dựa trên số lượng hàng hóa xuất kho và đơn giá bình quân Công thức tính được thể hiện như sau: Đơn giá trị giá vốn thực tế của hàng cộng với trị giá vốn thực tế của hàng bình quân sẽ bằng tồn đầu kỳ tăng trong kỳ.
Số lượng hàng hóa + Số lượng hàng tăng tồn đầu kỳ trong kỳ
Cách tính này tuy khối lượng tính toán ít, nhưng chỉ xác định giá trị mua thực tế của hàng hóa vào cuối kỳ, do đó không thể cung cấp thông tin kịp thời.
Phương pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ xuất hàng và không yêu cầu cập nhật thông tin kế toán thường xuyên, đồng thời cho phép thực hiện kế toán bằng các phương tiện thủ công.
Để khắc phục vấn đề, chúng ta có thể áp dụng phương pháp tính đơn giá bình quân liên hoàn Phương pháp này cho phép tính toán giá bình quân cho mỗi lần nhập, đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời và chính xác.
Giá trị vốn thực tế được xác định bằng cách tính đơn giá bình quân của hàng hóa trước lần xuất thứ i, cộng với hàng hóa từ lần i-1 đến i liên hoàn Số lượng vật tư tồn kho trước lần xuất được tính bằng tổng số lượng hàng hóa xuất và nhập từ lần xuất i-1 đến i.
Kế toán chi tiết hàng hoá
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần lập chứng từ đầy đủ, kịp thời và đúng quy định cho tất cả các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc nhập xuất hàng hoá.
Theo quy định tại quyết định số QĐ1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán liên quan đến hàng hóa bao gồm nhiều loại tài liệu cần thiết để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong quản lý tài chính.
- PXK kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03- VT);
- Biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá (mẫu 08- VT);
- Hoá đơn(GTGT)- MS01 GTKT- 2LN ;
- Hoá đơn bán hàng mẫu02GTKT- 2LN;
- Hoá đơn cước phí vận chuyển;
Các chứng từ cần được lập kịp thời và đầy đủ, tuân thủ quy định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý và hợp pháp của các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Ngoài các chứng từ bắt buộc theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn để thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán, tùy thuộc vào điều kiện hoạt động kinh doanh của từng đơn vị.
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức(Mẫu 04- VT);
- Biên bản kiểm nghiểm(mẫu 05- VT);
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ(Mẫu 07- VT);
3.2.Các phương pháp hạch toán chi tiết
3.2.1 phương pháp ghi thẻ song song
Phương pháp này thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng
Khi nhận chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho cần kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ, sau đó ghi chép số thực nhận và thực xuất vào thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tính toán số tồn kho để cập nhật vào cột tồn trên kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập-xuất đã phân loại theo từng loại hàng hoá cho phòng kế toán Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng số (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất kho cho từng loại hàng hoá theo cả số lượng và giá trị.
Cuối tháng kế toán lập bảng kê nhập- xuất- tồn sau đó đối chiếu với thẻ kho, sổ kế toán tổng hợp
Trình tự ghi sổ như sau:
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê Nhập - xuất - tồn Phiếu nhập kho
Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng
3.2.2.Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển :
Phương pháp ghi chép thẻ kho tương tự như ghi thẻ song song, trong đó kế toán sử dụng "Sổ đối chiếu luân chuyển" để ghi nhận số lượng và giá trị hàng hóa Sổ này được mở trong suốt cả năm và được cập nhật vào cuối tháng, với mỗi loại hàng hóa được ghi trên một dòng riêng biệt.
Hàng ngày, kế toán kiểm tra và hoàn thiện chứng từ nhập xuất kho, sau đó phân loại chúng theo từng loại hàng hóa.
Cuối tháng, cần tổng hợp số liệu từ các chứng từ hoặc bảng kê để ghi vào "Sổ đối chiếu luân chuyển" ở cột luân chuyển và tính toán số tồn cuối tháng Trình tự ghi sổ được thực hiện theo các bước cụ thể để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng
Phương pháp này có sự trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng, do đó chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng hàng hóa ít và không đủ điều kiện để ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
3.2.2.Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển :
Phương pháp ghi chép bằng thẻ kho tương tự như ghi thẻ song song, được áp dụng trong phòng kế toán Tại đây, kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép chi tiết từng loại hàng hóa theo cả số lượng và giá trị Sổ này được mở cho toàn bộ năm và được cập nhật vào cuối mỗi tháng, với mỗi loại hàng hóa được ghi trên một dòng riêng biệt trong sổ.
Hàng ngày, kế toán kiểm tra và hoàn thiện chứng từ nhập xuất kho, sau đó phân loại chúng theo từng loại hàng hóa.
Cuối tháng, cần tổng hợp số liệu từ các chứng từ hoặc bảng kê để ghi vào “Sổ đối chiếu luân chuyển” ở cột luân chuyển và tính toán số tồn cuối tháng Trình tự ghi sổ được thực hiện theo các bước cụ thể để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Bảng kê xuất luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp
Phương pháp này có sự trùng lặp giữa kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng, do đó chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hoá và không đủ điều kiện để ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
Cuối tháng, dựa trên bảng luỹ kế nhập và bảng luỹ kế xuất, tổng hợp số tiền theo từng nhóm hàng hoá để ghi vào “Bảng kê nhập- xuất- tồn”.
3.2.4 Phương pháp ghi sổ số dư
Thủ kho sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép số liệu theo hai phương pháp Cuối tháng, thủ kho cũng ghi vào “sổ số dư” số lượng tồn kho cuối tháng của từng loại vật tư và hàng hóa.
Tổ chức kế toán hàng hoá trong điều kiện áp dụng kế toán máy
5.1 Tổ chức khai báo mã hoá ban đầu
Trong doanh nghiệp thương mại, hàng hoá thường đa dạng về chủng loại và mẫu mã, đòi hỏi phải quản lý chi tiết từng loại hàng Để đáp ứng yêu cầu này, việc mã hoá hàng hoá đến từng danh điểm là cần thiết, dẫn đến việc xây dựng danh mục hàng hoá chi tiết kết hợp với tài khoản hàng tồn kho (TK156) để tạo ra hệ thống sổ chi tiết cho từng vật tư hàng hoá Khi nhập dữ liệu, cần chỉ ra danh điểm hàng hoá và thiết lập mức thuế suất GTGT sẵn có trong danh mục để tăng tính tự động hoá Việc ghi rõ tên kho bảo quản khi nhập và xuất kho là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho Đặc biệt, trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin, việc kế toán chi tiết hàng hoá tại kho và phòng kế toán trở nên thuận tiện hơn, nhất là khi áp dụng phương pháp ghi thẻ song song với máy vi tính nối mạng.
Để thực hiện các nghiệp vụ nhập hàng hóa, cần nhập dữ liệu về giá mua và các chi phí liên quan vào giá vốn hàng nhập kho Chương trình cũng cho phép nhập nhiều loại hàng hóa cùng một phiếu, giúp tối ưu hóa quy trình nhập liệu.
Hàng hóa nhập kho cần phải được ghi chép và phân bổ chi phí thu mua cho từng lần nhập để tính giá vốn xuất kho Chương trình quản lý phải tự động tính giá vốn khi xuất hàng hóa, có thể áp dụng các phương pháp như Thực tế đích danh, bình quân gia quyền, LIFO hoặc FIFO Ngoài việc ghi nhận doanh thu từ hàng hóa xuất bán, cần phải có chứng từ phù hợp để phản ánh giá vốn hàng bán Các chứng từ như hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thường được sử dụng để ghi nhận các nghiệp vụ xuất vật tư Nếu danh mục hàng hóa đã có giá bán và mức thuế suất GTGT, chương trình sẽ tự động điền giá bán vào bút toán doanh thu và tính thuế GTGT đầu ra để đưa vào bảng kê chứng từ hàng hóa bán ra.
Đối với phần hàng kế toán hàng hoá, chương trình kế toán cần theo dõi từng lần nhập hàng và cung cấp số lượng hàng tồn kho khi xuất, đồng thời tính giá vốn hàng xuất để phản ánh vào bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác Các sổ sách báo cáo bao gồm sổ chi tiết, bảng kê nhập, bảng cân đối hàng hoá và bảng tồn kho hàng hoá theo kho Việc áp dụng phần mềm kế toán giúp theo dõi số lượng tồn kho của từng hàng hoá theo từng kho tại bất kỳ thời điểm nào.
Đặc điểm tình hình chung về công ty
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần Gas-Petrolimex, tiền thân là doanh nghiệp nhà nước, là một trong những thành viên quan trọng của tổng công ty xăng dầu Việt Nam, được thành lập theo quyết định số 1635-1998/QĐ-BTM ngày 25/12/1998 với tổng vốn trên 200 tỷ đồng Công ty đã có những bước đi đầu tiên trong lĩnh vực kinh doanh gas lỏng LPG từ năm 1993, khi tổng công ty xăng dầu Việt Nam chính thức đưa sản phẩm gas lỏng ra thị trường, bắt đầu từ thành phố Hồ Chí Minh, nhờ vào việc nắm bắt nhanh nhạy nhu cầu của thị trường.
Thời kỳ đầu, kinh doanh gas do các công ty xăng dầu đảm nhận như một mặt hàng phụ Sau đó, các phòng kinh doanh gas và xí nghiệp chuyên về gas đã được thành lập tại các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh Đến năm 1998, với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường gas, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã trình đề xuất thành lập công ty gas Petrolimex Ngày 25/12/1998, quyết định số 1653/QĐ-BTM được ban hành, cho phép thành lập công ty gas Petrolimex và cấp giấy phép kinh doanh số 112425-DNNN, qua đó tiếp nhận ngành LPG của tổng công ty xăng dầu Việt Nam.
Cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước đang trở thành xu hướng quan trọng, nhằm tạo ra sự cạnh tranh công bằng giữa các thành phần kinh tế Quyết định số 0683/2002/QĐ-BTM ngày 06/06/2002 của Bộ Thương Mại đã thúc đẩy quá trình này, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp và thu hút nguồn lực từ khu vực tư nhân.
Công ty Gas, dưới sự chỉ đạo chặt chẽ của Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam, đã hoàn tất các bước quan trọng trong quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp.
Vào ngày 14 tháng 01 năm 2004, Công ty Gas - Petrolimex chính thức chuyển đổi sang mô hình cổ phần với tên gọi Công ty cổ phần Gas - Petrolimex (PGC) Việc cổ phần hóa này nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường, mở rộng thị trường và đáp ứng đầy đủ nhu cầu tiêu dùng ngày càng gia tăng.
Công ty có trụ sở chính tại 775 đường Giải Phóng, Quận Hoàng Mai, Hà Nội và có các chi nhánh tại Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, Thành phố Hồ Chí Minh Bên cạnh đó, công ty còn sở hữu mạng lưới đại lý tiêu thụ và cửa hàng rộng khắp trên toàn quốc.
Tính đến ngày 31/12/2004 tổng số vốn kinh doanh của công ty là 375.987 triệu đồng.Trong đó :
Vốn cố định: 112.796 triệu đồng
Vốn lưu động: 263.191 triệu đồng
Vốn ngân sách Nhà nước cấp: 191.753 triệu đồng
Vốn tự bổ xung: 105.276 triệu đồng
Vốn huy động: 78.958 triệu đồng
* Về cơ sở vật chất kỹ thuật:
Công ty đã được thừa hưởng từ Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, vì vậy ngay từ những ngày đầu thành lập, công ty đã chú trọng đến việc đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật theo kế hoạch được tổng công ty phê duyệt.
Năm 2003, đầu tư vào khoa học công nghệ được đặc biệt chú trọng, với sự chỉ đạo mạnh mẽ từ lãnh đạo công ty và các chi nhánh Công tác tiếp thị và phát triển khách hàng đã được đẩy mạnh, đạt doanh thu 9.675 triệu đồng, tương đương 104% kế hoạch Đồng thời, công ty cũng đã thực hiện sửa chữa và cải tạo các công trình phục vụ sản xuất.
Trong năm qua, Công ty Gas đã đầu tư 4000 triệu đồng để mua hai xe bồn 10 tấn phục vụ vận chuyển gas rời cho các chi nhánh tại Hải Phòng và Thành phố Hồ Chí Minh Hệ thống cơ sở vật chất và công nghệ của công ty hiện đã đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao sức cạnh tranh và mở rộng thị trường toàn quốc Trong những năm tới, Công ty Gas Petrolimex sẽ tiến hành cải tạo, xây mới và nâng công suất đóng nạp gas, với mục tiêu nâng tổng sức chứa lên trên 4000 tấn, cụ thể là: Hà Nội (120 tấn), Cần Thơ (500 tấn), Đà Nẵng (700 tấn), và Thành phố Hồ Chí Minh (2000 tấn).
2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Công ty Cổ phần Gas Petrolimex chuyên xuất nhập khẩu và kinh doanh khí đốt hóa lỏng LPG, cùng với các thiết bị và phụ kiện bồn bể phục vụ cho ngành công nghiệp LPG.
Nhiệm vụ của công ty :
- Đảm bảo đáp ứng nguồn hàng theo nhu cầu của các đơn vị
Chỉ đạo và tổ chức mạng lưới kinh doanh phù hợp với nhu cầu thị trường và định hướng phát triển của công ty Xây dựng chiến lược ngành hàng, thống nhất quản lý kinh doanh qua cơ chế định giá, điểm giao nhận hàng, phân công thị trường và các định mức kinh tế kỹ thuật.
Chỉ đạo phối hợp với các đơn vị trong việc đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật là yếu tố quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ cho các ngành hàng tại các đơn vị.
- Thực hiện các hoạt động kinh doanh bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh môi trường.
- Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của công dân viên theo luật lao động và tham gia các hoạt động có ích cho xã hội.
2.1.3 Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Sau gần 8 năm hoạt động, công ty đã xây dựng và khẳng định uy tín vững chắc trên thị trường, mang lại nhiều thuận lợi đáng kể.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật đựoc đầu tư mới, đồng bộ, hiện đại tương đối hoán chỉnh và phân bố đều khắp trong phạm vi toàn quốc.
Mạng lưới điểm bán hàng của công ty trên toàn quốc, nhờ sự hỗ trợ từ các công ty trực thuộc hệ thống Petrolimex, có khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường tại tất cả các tỉnh và thành phố trong cả nước.
Thương hiệu Gas Petrolimex đã vững vàng trên thị trường nhờ vào việc đảm bảo nguồn cung ổn định, chiến lược tiếp thị hiệu quả và dịch vụ khách hàng tận tâm, từ đó xây dựng được lòng tin vững chắc từ phía khách hàng.
- Nhu cầu trường ngày càng tăng đối với sản phẩm này do đây là nguyên liệu sạch lại tiện dụng.
Bên cạnh những thuận lợi trên đây, trong các quá trình hoạt động công ty cũng gặp không ít khó khăn:
Thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần Gas- Petrolimex
2.2.1.Đặc điểm chung về hàng hoá của công ty
Công ty cổ phần Gas- Petrolimex là công ty thương mại thuộc bộ thương mại hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất, nhập khẩu hàng hoá
Công ty chuyên cung cấp khí Gas hoá lỏng (LPG), bếp gas và các phụ kiện như thiết bị bồn bể, van điều áp Khí gas hoá lỏng là sản phẩm chủ yếu, nổi bật với tính năng là nhiên liệu sạch, khi cháy tạo ra khí than mà không sinh ra khói và khí CO, mang lại nhiều ưu điểm vượt trội so với các loại nhiên liệu khác.
Sản phẩm này yêu cầu tính an toàn và kỹ thuật cao, đòi hỏi công ty đầu tư vào công nghệ hiện đại và quản lý kỹ thuật chặt chẽ Người tiêu dùng cần được hướng dẫn sử dụng cụ thể để tránh tai nạn do nhiên liệu gây ra Với tính tiện lợi và xu hướng phát triển của đất nước, sản phẩm này có tiềm năng lớn trong tương lai.
Công ty cung ứng hàng hóa từ hai nguồn chính: mua trong nước và nhập khẩu, trong đó nhập khẩu chiếm ưu thế Hàng hóa mua trong nước chủ yếu là bếp gas và phụ kiện, nhưng khối lượng rất nhỏ so với hàng nhập khẩu Công ty tập trung chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí tại địa chỉ 95B - Lê Lợi, Vũng Tàu.
Sản phẩm chủ yếu của công ty là khí đốt hóa lỏng (LPG), được nhập khẩu từ nhiều quốc gia, bao gồm công ty KENYON-ENGIRING của Nhật Bản, công ty COMAP của Pháp, công ty SAMJIN của Hàn Quốc, và các công ty CAVAGNA, FLPIJ, RITZCOSING của Singapore.
2.2.2.1 Đánh giá hàng hoá mua vào Đánh giá hàng hoá là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của hàng hoá theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất Trong kế toán nói chung và, kế toán hàng hoá nói riêng nguyên tắc cơ bản là hạch toán theo giá vốn thực tế.
Công ty mua hàng hóa chủ yếu là bếp gas và phụ kiện từ nguồn trong nước, dựa vào lượng hàng tồn kho để lập kế hoạch mua sắm Nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp thực hiện việc mua hàng và sử dụng hóa đơn GTGT làm chứng từ Hàng hóa được vận chuyển về kho, nơi thủ kho kiểm nhận và ghi vào thẻ kho Bộ phận kiểm nhận xác nhận kết quả qua phiếu nhập kho, và thủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập dựa trên hóa đơn GTGT Sau đó, phiếu nhập kho và hóa đơn được chuyển cho phòng kế toán, nơi lưu trữ phiếu nhập kho và ghi nhận giá trị hàng hóa trong các sổ kế toán.
Việc xác định trị giá vốn của hàng mua trong nước như sau:
Trị giá mua thực tế Giá mua ghi trên Các khoản giảm của hàng = hoá đơn( không có thuế GTGT) - trừ (nếu có) nhập kho
Chi phí liên quan đến quá trình mua hàng, bao gồm vận chuyển và bốc dỡ, được hạch toán vào Chi Phí Bán Hàng (TK641) do trị giá hàng mua quá lớn so với chi phí Do đó, trị giá mua thực tế của lô hàng chính là trị giá vốn thực tế của hàng nhập kho.
Vào ngày 02 tháng 3, theo phiếu nhập kho, bếp gas đã nhập 525.085MT Bupro từ công ty chế biến và kinh doanh sản phẩm khí số 95B Lê Lợi, Vũng Tàu Hóa đơn GTGT số 008816 được phát hành vào ngày 01 tháng 3, tương ứng với chuyến hàng ngày 25/02/2005, theo LXH số 046/HH-20/VPGas/2005 (tàu - CIF).
Trị giá mua của 525.085MT Bupro là 3.557.945.809đ
Vậy trị giá vốn thực tế của lô hàng nhập kho là: 3.557.945.809đ
Giá cả hàng nhập khẩu chịu ảnh hưởng bởi vị trí giao hàng, phương thức vận chuyển và đặc điểm hàng hoá Công ty giao dịch với nhiều quốc gia, và trong quá trình thương thảo hợp đồng nhập khẩu, họ áp dụng nhiều loại giá khác nhau để phù hợp với từng giao dịch.
Đối với khí hóa lỏng (LPG), Công ty áp dụng giá FOB và CFR, hai loại giá chưa bao gồm phí bảo hiểm, do giá trị lớn của mặt hàng này Công ty sẽ tự mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình tại công ty bảo hiểm Gas-Petrolimex PJICO.
Giá FOB= Giá hàng hoá + chi phí vận chuyển, bốc dỡ qua lan can tàu Giá CFR= Giá FOB + F ( cước phí vận chuyển).
+ Đối với bếp và các mặt hàng khác: Công ty sử dụng giá CIF là giá có phí bảo hiểm.
Giá CIF= Giá FOB + I ( cước phí bảo hiểm) + F( Cước vận chuyển )
Do điều kiện nhập khẩu từ nước ngoài, quy trình giao hàng và thanh toán trở nên phức tạp với nhiều khoản chi phí phát sinh Vì vậy, khi xác định trị giá mua hàng nhập khẩu thực tế, công ty thường áp dụng các phương pháp tính toán cụ thể để đảm bảo tính chính xác.
Trị giá mua hàng nhập khẩu bao gồm giá thực tế, thuế, bảo hiểm phụ và cước phí thực tế Tổng chi phí này được tính bằng cách cộng tất cả các khoản thanh toán với giá nhập khẩu và vận chuyển từ người bán.
Giá thực tế là giá ghi trên hợp đồng thực tế, được xác định tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế giữa người bán và người mua (FOB, CFR) Tỷ giá thực tế tại thanh toán sẽ được tính toán dựa trên giá phải thanh toán.
Thuế nhập Số lượng hàng hoá Giá tính thuế Thuế khẩu phải nộp = ghi trên tờ khai * từng mặt hàng * suất
( Số lượng giám (Giá CIF) định trên tờ khai)
Thuế GTGT được tính bằng công thức: Trị giá tính Thuế * Thuế suất của hàng NK, bao gồm thuế hàng NK và thuế GTGT NK Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, hàng hoá sẽ được vận chuyển về kho bằng xe chuyên dụng của công ty (Hệ thống xe chở Gas) Trước khi nhập kho, Vina Control sẽ tiến hành kiểm tra và giám định số lượng cũng như chất lượng hàng hoá Dựa trên biên bản kiểm nhận, hoá đơn của người bán và biên lai nộp thuế, phòng kinh doanh XNK sẽ nhập liệu vào máy và in phiếu nhập kho Kế toán vật tư hàng hoá sẽ xác định giá trị thực tế nhập kho của lô hàng nhập khẩu dựa vào phiếu nhập kho.
Trị giá thực Trị giá thanh toán Thuế nhập Bảo hiểm Cước phí
H tế nhập kho = cho người XK + khẩu(theo + phụ thu + vận chuyển của hàng NK (Theo khối lượng khối lượng (nếu có) (nếu có) ghi trên B/L) giám định)
Trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, công ty cần xác định và thanh toán hai loại thuế chính là thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với hàng nhập khẩu Với trụ sở chính tại Hà Nội, việc kê khai và nộp thuế được thực hiện bởi bốn chi nhánh tại Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ và Sài Gòn Mỗi chi nhánh phải dựa vào các hợp đồng xuất nhập khẩu đã ký để kê khai chính xác số lượng hàng nhập, đơn giá và thuế suất theo quy định của cơ quan hải quan Do công ty chủ yếu thực hiện nhập khẩu, các chi nhánh có trách nhiệm nộp thuế NK và thuế GTGT tại cảng nhập cho hải quan, đồng thời báo nợ về công ty gas Việc theo dõi và hạch toán thuế NK và thuế GTGT hàng nhập khẩu thuộc trách nhiệm của văn phòng công ty gas.
Những nhận xét chung về công tác kế toán hàng hoá ở công ty cổ phần Gas- Petrolimex
Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty cổ phần Gas-Petrolimex, tôi nhận thấy công tác quản lý và kế toán hàng hóa tại đây đã được tổ chức hợp lý Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán hàng hóa, tôi xin đưa ra một số nhận xét cá nhân về tổ chức công tác kế toán mua hàng trong công ty.
Công ty cổ phần Gas- Petrolimex có hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh lớn và mạng lưới rộng khắp từ Bắc vào Nam Việc áp dụng kế toán tập trung phân tán giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng kế toán, với nhân viên được phân công công việc khoa học và hoàn thành tốt nhiệm vụ Hình thức kế toán nhật ký chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, trong khi phương pháp hạch toán hàng tồn kho KKTX phù hợp với tình hình nhập xuất tồn thường xuyên, hỗ trợ công tác kế toán hàng hoá hiệu quả.
Hệ thống tài khoản thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh đầu tư, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Việc bố trí cán bộ kế toán trong công ty được thực hiện hợp lý, phù hợp với khối lượng công việc và nhu cầu thực tế Đội ngũ kế toán trẻ tuổi nhưng năng động, có chuyên môn vững vàng trong hạch toán hàng hóa và các phần hành kế toán khác Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của nhân viên kế toán.
H kiện cho cán bộ bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác kế của công tác kế toán.
Trong bối cảnh khoa học ngày càng phát triển, công ty đã nhanh chóng áp dụng phần mềm kế toán máy, cụ thể là phần mềm Fast-Accounting Để hỗ trợ cho việc này, công ty đã trang bị hệ thống máy tính từ văn phòng đến các cơ sở và kết nối Internet nhằm thu thập và cung cấp thông tin bên ngoài một cách hiệu quả.
Khối lượng công việc kế toán thủ công đã giảm đáng kể, giúp cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý và đặc điểm kinh doanh, công ty đã chi tiết hóa các tài khoản hạch toán hàng hóa thành các cấp 2, 3 và mở thêm một số tài khoản chi tiết Điều này giúp ghi chép kế toán trở nên rõ ràng hơn và thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán.
Mặc dù khối lượng nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa lớn và số liệu chứng từ phong phú, công tác quản lý nghiệp vụ này vẫn được thực hiện một cách chi tiết và chặt chẽ cho từng lần xuất nhập Điều này đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực thanh toán hàng nhập khẩu và các giao dịch với ngân hàng để thực hiện nhiều thương vụ nhập khẩu hiệu quả.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực gas và khí đốt, đòi hỏi quy trình mua hàng và quản lý chi phí phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt Việc kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập hàng, tính toán giá thành và thanh toán giúp hạn chế tối đa sự thất thoát hàng hóa và kiểm soát chi tiêu hiệu quả Ngoài ra, nguyên tắc phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong nhập khẩu và thanh toán cũng góp phần quan trọng trong việc xác định chính xác trị giá thực tế của hàng hóa nhập kho.
3.1.2 Những điểm cần hoàn thiện.
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thành tích, nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá cũng như công tác kế toán nói chung.
Công tác tổ chức phân cấp hạch toán kế toán đến các đơn vị trực thuộc và chi nhánh chưa đảm bảo độ chính xác, tính hợp lý và hợp lệ trong các hoạt động liên quan đến nhập khẩu Thông tin cung cấp cho lãnh đạo công ty về tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu thường bị gián đoạn, điều này hạn chế khả năng đề ra biện pháp kịp thời khi xảy ra sự cố trong quá trình nhập khẩu hàng hóa.
Mặc dù đã phân công rõ ràng trách nhiệm giữa các bộ phận trong quá trình nhập xuất hàng, nhưng việc chuyển giao chứng từ từ phòng xuất nhập khẩu đến phòng kế toán thường diễn ra chậm, gây khó khăn cho việc tập hợp chứng từ Hơn nữa, việc vận chuyển gas trên biển không luôn đảm bảo nhập cảng đúng thời hạn do gián đoạn tàu, dẫn đến tình trạng thiếu hàng hóa để bán Điều này còn phát sinh thêm nhiều chi phí kiểm định và bảo quản, gây tổn thất kinh tế cho công ty.
Công ty áp dụng giá hạch toán cho hàng hóa nhập kho và xuất kho, sau đó phân bổ trị giá cho hàng xuất Việc này yêu cầu công ty phải có một phương pháp định giá thống nhất và mở thêm tài khoản chi tiết như 156512 (chênh lệch giá hạch toán và giá vốn của gas hóa lỏng) và 156522 (chênh lệch giá hạch toán và giá vốn của bếp và phụ kiện) Điều này dẫn đến sự phức tạp trong ghi chép và cần mở thêm sổ để theo dõi các khoản chênh lệch, ảnh hưởng đến việc tính toán và theo dõi trị giá hàng hóa nhập và xuất.
Thứ ba: Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán để phản các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ.
Theo chuẩn mực số 10-ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái- ban hành và công bố theo quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm
Theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài Chính năm 2002, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ cần được ghi nhận và các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại định kỳ.
Công ty Gas- Petrolimex trong quá trình kinh doanh gặp nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, vì vậy đã áp dụng tỷ giá hạch toán để ghi nhận các khoản nợ phải thu, công nợ phải trả và các khoản tiền Việc sử dụng tỷ giá hạch toán giúp giảm bớt sự phức tạp và cồng kềnh trong công tác kế toán Tuy nhiên, thực tế tại công ty cũng cho thấy một số khuyết điểm trong phương pháp này.
Do không sử dụng tỷ giá thực tế nên VAT của phí bảo hiểm công ty đã hạch toán theo giá thực tế theo bút toán :
Nợ TK1388( MK:31000022): Phí bảo hiểm* TGHT
Nợ TK133: Phí bảo hiểm* TGHT* Thuế xuất thuế GTGT
Số tiền phải trả cho công ty bảo hiểm PJICO theo TK1388 (Mk: 11038000) không đúng với quy định kế toán hiện hành, vì cần phải sử dụng TGTT để tính các khoản phải nộp ngân sách nhà nước.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và phân tích tình
Trong chuyến viếng thăm Việt Nam ngày 17/11/2000 của tổng thống Hoa
Tổng bí thư Lê Khả Phiêu nhấn mạnh rằng Việt Nam chưa đạt được tiềm năng phát triển của mình và cần mở rộng nền kinh tế để hội nhập tốt hơn với thế giới Để thành công, không chỉ cần nỗ lực mà còn phải có các biện pháp cụ thể, đặc biệt trong quản lý tài chính nhà nước Việc đổi mới và hoàn thiện chế độ kế toán là rất quan trọng để tránh tụt hậu trong quá trình phát triển.
Các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại, cần thực hiện sự đổi mới để thích ứng với điều kiện thị trường hiện tại Việc cải tiến công nghệ và quy trình làm việc sẽ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng Sự đổi mới không chỉ giúp doanh nghiệp cạnh tranh hơn mà còn tạo ra cơ hội phát triển bền vững trong tương lai.
Công ty cổ phần Gas- Petrolimex, trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, chuyên nhập khẩu và đã có nhiều nỗ lực cải tiến trong những năm gần đây Tuy nhiên, vẫn còn một số khâu cần được sửa đổi và hoàn thiện hơn để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Dựa trên nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán tại công ty, tôi xin đề xuất một số ý kiến nhằm cải thiện công tác kế toán hàng hóa, bao gồm việc tối ưu hóa quy trình ghi chép, nâng cao độ chính xác trong báo cáo tài chính, và áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý hàng hóa để tăng cường hiệu quả và minh bạch trong công tác kế toán.
3.2.1 Hạch toán lại các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ và xử lý CLTG Để khắc phục những hạn chế trong việc sử dụng TGHT như đã nói ở trên và để phù hợp với chuẩn mực số 10- chênh lệch tỷ giá hối đoái- công ty nên sử dụng TGHT để hạch toán kế toán các khoản phát sinh bằng ngoại tệ
Nguyên tắc cơ bản trong việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ vào ngày lập bảng cân đối kế toán cuối năm tài chính bao gồm việc xác định tỷ giá hối đoái, ghi nhận lợi nhuận hoặc thua lỗ do chênh lệch tỷ giá, và đảm bảo tính chính xác của các số liệu tài chính.
Khi thực hiện các giao dịch kinh tế bằng ngoại tệ liên quan đến bên Có của tài khoản vốn bằng tiền, cần ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức Việc ghi chép này phải tuân theo tỷ giá được ghi trên sổ kế toán, bao gồm các phương pháp như tỷ giá bình quân gia quyền hoặc tỷ giá nhập trước xuất trước.
Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ liên quan đến bên Có của tài khoản nợ phải trả hoặc bên Nợ của các tài khoản nợ phải thu, cần ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ chính thức theo tỷ giá giao dịch Vào cuối năm tài chính, các số dư nợ phải trả hoặc nợ phải thu có gốc ngoại tệ sẽ được đánh giá lại dựa trên tỷ giá giao dịch bình quân do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng.
Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ, bên Nợ của tài khoản nợ phải trả và bên Có của tài khoản nợ phải thu cần ghi sổ kế toán bằng đồng Việt Nam hoặc đơn vị chính thức sử dụng trong kế toán, theo tỷ giá được ghi trên sổ kế toán.
Cuối năm tài chính, doanh nghiệp cần đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ Việc này phải dựa trên tỷ giá bình quân do nhà nước công bố trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán cuối năm tài chính.
-Trương hợp mua, bán ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì hạch toán theo tỷ giá thực tế mau, bán.
Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ vào cuối năm tài chính sẽ được ghi nhận ngay vào chi phí tài chính hoặc doanh thu hoạt động tài chính trong báo cáo kết quả hoạt động của năm tài chính.
Vậy cụ thể với nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá tại công ty nên hạch toán như sau:
TK1121 TK1122 TK331 TK156511 TK632
(1) Nhập mua hàng tại cảng (Bao gồm cả giá trị lô hàng, cước phí bảo hiểm và cước phí vận tải (nếu có)
(2) Phản ánh thuế NK(2a), thuế GTGT hàng HK (2b).
(3) Hàng nhập khẩu nhập kho
(3a): Trị giá hạch toán của hàng nhập khẩu nhập kho
(3b): Chênh lệch giá vôn và giá hạch toán của hàng NK nhập kho.
(4) Mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng cho người xuất khẩu.
(5) Thanh toán với người xuất khẩu
(6).Bù trừ công nợ với các chi nhánh về số tiền HK, thuế GTGT hàng NK. thuế GTGT hàng NK mà các chi nhánh đã chi hộ.
(7) Các chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hoá.
(7a) Những chi phí do các chi nhánh chi hộ( Lệ phí hải quan, chi phí bốc xếp, lưu kho bãi )
(7b) Những chi phí do công ty trực tiếp thanh toán( phí mở L/C chi phí giám định )
(8) Tính giá vốn xuất bán hàng nhập khẩu.
Kết chuyển giá vốn hàng nhập khẩu theo giá hạch toán được thực hiện mỗi lần xuất bán Cuối kỳ, chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của hàng hóa đã xuất bán trong kỳ sẽ được phân bổ vào trị giá vốn hàng bán.
3.2.2 Bổ sung thêm TK 136 trong việc ghi chép, thanh toán bù trừ
Hiện nay, nhiều công ty chỉ sử dụng một tài khoản 336 - Phải trả nội bộ để ghi nhận các khoản phải thu và phải trả nội bộ Việc này dẫn đến những bất cập trong quá trình quản lý tài chính và kế toán.
Công ty nên sử dụng đồng thời hai tài khoản 336 và 136 để theo dõi và đối chiếu các khoản phải thu và phải trả giữa văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc Việc này giúp lập biên bản thanh toán và bù trừ hiệu quả cho các giao dịch nội bộ Cuối kỳ, nếu phát hiện chênh lệch, cần nhanh chóng tìm nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh kịp thời.
Cụ thể việc hạch toán vào tài khoản 336 và 136 tại văn phòng công ty nên thực hiện như sau: a.Kế toán các khoản phải thu nội bộ.
* Nội dung các khoản phải thu nội bộ phản ánh vào TK 136 bao gồm: + Vốn, quỹ đã cấp chưa thu hồi hoặc chưa quyết toán.
+ Các khoản cấp dưới phải nộp theo quy định.
+ Các khoản nhờ cấp dưới thu hộ.
+ Các khoản đã chi trả hộ cấp dưới.
Kế toán các khoản phải thu nội bộ cần thiết lập sổ theo dõi chi tiết cho từng đơn vị có quan hệ kinh tế và từng khoản phải thu Cần áp dụng các biện pháp thu hồi hiệu quả để giải quyết dứt điểm trong từng niên độ kế toán.
* TK136 có hai tài khoản cấp 2