NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL Ở CÁC DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp xây lắp
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm NVL
NVL (Nguyên vật liệu) trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng như một trong ba yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất, kinh doanh và cung cấp dịch vụ Nó không chỉ là đối tượng lao động mà còn là cơ sở vật chất thiết yếu, góp phần hình thành nên sản phẩm cuối cùng.
NVL trong doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng và phức tạp về kỹ thuật Chúng chỉ tham gia vào một chu kỳ thi công và bị tiêu hao hoàn toàn, không giữ nguyên hình thái ban đầu Về mặt giá trị, NVL chuyển giao toàn bộ giá trị của chúng vào giá trị của công trình mới được tạo ra.
Trong các doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu (NVL) thường có đặc điểm cồng kềnh và khối lượng lớn, gây ra nhiều khó khăn trong việc vận chuyển và bảo quản Những vật liệu như sắt, thép, xi măng và cát thường gặp phải tình trạng hao hụt tự nhiên cao.
1.1.2 Đặc điểm kinh doanh xây lắp ảnh hưởng tới hạch toán NVL tại các doanh nghiệp xây lắp
Ngành xây lắp có những đặc thù riêng biệt, ảnh hưởng đến công tác kế toán của doanh nghiệp Sản phẩm của ngành này là các công trình phức tạp, có thời gian thi công dài và giá trị lớn, do đó cần có dự toán chi phí làm cơ sở cho các khoản mục chi phí Các yếu tố sản xuất như xe máy, thiết bị và nhân công thường di chuyển, dẫn đến hao hụt và mất mát, yêu cầu quản lý chặt chẽ Ngoài ra, địa chất công trình và điều kiện khí hậu cũng tác động đến việc quản lý và sử dụng tài sản, vật tư, đòi hỏi phải xác định mức giá cho từng loại công tác xây lắp theo từng vùng lãnh thổ.
1.1.3 Vị trí, vai trò NVL trong quá trình xây lắp Để tiến hành thi công xây lắp cần phải có sự kết hợp của ba yếu tố: Đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động NVL chiếm một vị trí quan trọng và không thể thiếu được trong quá trình xây dựng Chi phí về NVL thường chiếm từ 60% đến 70% giá trị công trình Vì vậy NVL không chỉ quyết định đến mặt số lượng của công trình mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình NVL đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại thì chất lượng công trình hoàn thành mới đạt yêu cầu Do đó tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán NVL đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả NVL mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp là một yêu cầu cấp thiết.
1.1.4 Vai trò của kế toán đối với quản lý và sử dụng NVL
Kế toán là công cụ thiết yếu trong quản lý tài chính doanh nghiệp, trong đó kế toán nguyên vật liệu (NVL) đóng vai trò quan trọng Kế toán NVL ghi chép và tổng hợp thông tin về mua sắm, vận chuyển, bảo quản, cũng như tình hình nhập, xuất và tồn kho NVL Để cung cấp đầy đủ và kịp thời NVL cho quá trình xây lắp, nhà quản trị cần dựa vào kế toán NVL để nắm bắt thông tin về số lượng, chủng loại, giá cả và thời hạn, từ đó đưa ra các biện pháp quản lý phù hợp Do đó, kế toán NVL cần tuân thủ các yêu cầu và nhiệm vụ theo quy định.
Yêu cầu quản lý NVL và nhiệm vụ của kế toán NVL trong doanh nghiệp xây lắp
1.2.1 Yêu cầu quản lý NVL trong doanh nghiệp xây lắp
Doanh nghiệp cần quản lý nguyên vật liệu (NVL) một cách tiết kiệm và hiệu quả, từ việc kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng đến giá cả của NVL khi nhập kho và xuất kho Quá trình quản lý NVL phải được thực hiện tốt từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ cho đến khâu sử dụng, nhằm đảm bảo sản xuất ra những sản phẩm chất lượng cao nhất.
Doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ về số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua, đồng thời lập kế hoạch thu mua đúng tiến độ để phù hợp với kế hoạch thi công công trình Việc phân tích và đánh giá thường xuyên tình hình thực hiện kế hoạch thu mua sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn nguồn cung ứng đảm bảo về số lượng, chất lượng và giá cả hợp lý, từ đó tối ưu hóa chi phí thu mua.
Để bảo quản nguyên vật liệu (NVL) dự trữ hiệu quả và giảm thiểu hư hao, các doanh nghiệp cần tổ chức kho tàng và bến bãi một cách hợp lý, đồng thời trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo kiểm tra Việc thực hiện đúng chế độ bảo quản cho từng loại NVL là rất quan trọng Ngoài ra, cần bố trí thủ kho có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn cao để quản lý NVL tồn kho, tránh việc kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và tính toán vật tư.
Để đảm bảo quá trình thi công diễn ra liên tục và hiệu quả, các nhà quản trị cần xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu (NVL) hợp lý cho từng loại Việc này giúp tránh tình trạng đình trệ, gián đoạn trong thi công và ngăn ngừa ứ đọng vốn do dự trữ NVL quá nhiều.
Quản lý khâu sử dụng nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm, dựa trên định mức và dự toán chi phí Điều này giúp hạ thấp chi phí sản xuất, giảm tiêu hao NVL và tăng tích lũy cho doanh nghiệp Để đạt được hiệu quả, cần tổ chức tốt việc ghi chép và phản ánh tình hình xuất dùng cũng như sử dụng NVL trong quá trình sản xuất.
1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán NVL trong doanh nghiệp xây lắp h Để thực hiện tốt chức năng là công cụ quản lý kinh tế của kế toán và xuất phát từ vị trí, vai trò, yêu cầu quản lý NVL trong các doanh nghiệp thì kế toán NVL phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu (NVL) cần tuân thủ các chuẩn mực và nguyên tắc kế toán đã được quy định, đồng thời đáp ứng các yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Để quản lý hiệu quả nguồn nguyên vật liệu (NVL), cần tổ chức ghi chép đầy đủ và kịp thời số lượng hiện có cũng như tình hình luân chuyển của NVL về hiện vật và giá trị Việc tính toán chính xác trị giá vốn thực tế của NVL khi nhập kho và xuất kho là rất quan trọng, nhằm cung cấp thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về sử dụng NVL cho sản xuất.
Tổ chức kế toán hiệu quả cho hàng tồn kho là rất quan trọng, giúp áp dụng chính xác các phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu Điều này đảm bảo cung cấp thông tin và số liệu kịp thời, chính xác cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tham gia vào việc phân tích và đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu (NVL) trong quá trình sản xuất là rất quan trọng Cần thực hiện kiểm kê tài sản, bao gồm cả NVL, theo các quy định của nhà nước để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản.
Phân loại và đánh giá NVL trong doanh nghiệp xây lắp
1.3.1 Phân loại NVL Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại, thứ nguyên vật liệu khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hóa khác nhau Phân loại NVL là việc phân chia NVL của doanh nghiệp thành các loại, các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định.
* Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý thì NVL được chia thành các loại sau:
Nguyên liệu và vật liệu chính đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, vì chúng cấu thành nên thực thể sản phẩm Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu sẽ được chuyển hóa vào giá trị của sản phẩm mới.
Vật liệu phụ là những loại vật liệu được sử dụng trong quy trình sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm hoặc hỗ trợ cho công tác quản lý sản xuất và bao bì sản phẩm Những vật liệu này không tạo thành thực thể của sản phẩm nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả sản xuất.
Nhiên liệu đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp nhiệt lượng cho sản xuất và kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải và công tác quản lý Nhiên liệu có thể tồn tại ở ba dạng chính: thể lỏng, thể rắn và thể khí.
- Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải
Vật liệu và thiết bị XDCB là những yếu tố thiết yếu trong công việc xây dựng, bao gồm cả thiết bị lắp đặt và không lắp đặt, cùng với công cụ, khí cụ và vật kết cấu cần thiết để thực hiện các công trình xây dựng.
Vật liệu khác bao gồm những loại vật liệu không thuộc các phân loại chính, như phế liệu và vật liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định Những vật liệu này thường được sản xuất ra trong quá trình sản xuất và có thể được tái sử dụng hoặc xử lý lại để giảm thiểu lãng phí.
* Căn cứ vào nguồn gốc, NVL được chia thành:
- Nguyên liêu, vật liệu mua ngoài
- Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công
* Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên vật liệu được chia thành:
- Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác
1.3.2.1 Nguyên tắc đánh giá NVL Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định:
Theo chuẩn mực 02 về hàng tồn kho, nguyên tắc giá gốc yêu cầu nguyên vật liệu (NVL) phải được ghi nhận theo giá gốc Giá gốc, hay trị giá vốn thực tế của NVL, bao gồm toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra để sở hữu tài sản đó.
Nguyên tắc thận trọng trong kế toán yêu cầu rằng nguyên vật liệu (NVL) phải được đánh giá theo giá gốc Tuy nhiên, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL thấp hơn giá gốc, thì cần tính toán theo giá trị thuần có thể thực hiện được để đảm bảo phản ánh đúng giá trị thực tế của tài sản.
Nguyên tắc nhất quán yêu cầu việc áp dụng các khái niệm, nguyên tắc, chuẩn mực và phương pháp tính toán phải giữ sự thống nhất trong suốt các niên độ kế toán Bất kỳ sự thay đổi nào về phương pháp đánh giá đều cần được sự chấp thuận của cơ quan quản lý có thẩm quyền và thường phải được thực hiện sau một khoảng thời gian nhất định, thường là một niên độ kế toán.
1.3.2.2.1 Đánh giá NVL theo trị giá vốn thực tế
- Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho
Trị giá thực tế của nguyên vật liệu (NVL) được xác định dựa vào nguồn nhập, cụ thể là khi nhập kho do mua ngoài Trong trường hợp này, trị giá vốn nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn, chi phí mua, thuế nhập khẩu (nếu có), sau khi trừ đi các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại và chiết khấu thương mại (nếu có).
Truờng hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế GTGT.
Khi vật liệu mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hoặc phục vụ cho các mục đích phúc lợi, thì giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT.
+ Nhập do tự sản xuất: Trị giá NVL là giá thành thực tế sản xuất nguyên vật liệu đó
Nhập do thuê ngoài gia công, chế biến bao gồm trị giá thực tế của nguyên vật liệu (NVL) xuất khẩu để gia công, chi phí vận chuyển NVL đến và từ nơi gia công, cùng với tiền thuê gia công chế biến.
Nhập do tự gia công chế biến bao gồm trị giá nguyên vật liệu (NVL) thực tế xuất gia công và chi phí gia công chế biến.
Trị giá nguyên vật liệu (NVL) nhận từ vốn góp liên doanh bao gồm giá trị NVL theo thỏa thuận giữa các bên và chi phí vận chuyển nếu có.
+ Nhập do được cấp, biếu, tặng: Trị giá NVL là giá ghi trên biên bản giao nhận hay giá trị hợp lý cộng các chi phí khác phát sinh.
+ Nhập kho NVL là phế liệu thu hồi: Trị giá thực tế NVL là giá ước tính có thể sử dụng hay giá bán có thể thu hồi.
- Trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho
Theo chuẩn mực 02 về hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ áp dụng một trong các phương pháp xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho, tùy thuộc vào đặc điểm, yêu cầu quản lý và trình độ quản lý của từng doanh nghiệp.
Nội dung tổ chức công tác kế toán NVL
1.4.1 Kế toán chi tiết NVL
Hệ số giá Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
Trị giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ
Trị giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ
Trị giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ
Trị giá vốn thực tế vật liệu xuất trong kỳ h
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần lập chứng từ đầy đủ, kịp thời và đúng quy định cho các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc nhập và xuất vật liệu.
Các chứng từ kế toán về NVL bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 03- VT)
- Thẻ kho (Sổ kho) (Mẫu S12-DN)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT)
- Biên bản kiểm kê kho vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05- VT)
- Bảng kê mua hàng (Mẫu 06- VT)
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu 07 – VT) cần được lập đầy đủ và kịp thời theo quy định về mẫu biểu và nội dung Người lập chứng từ phải đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Tất cả chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu (NVL) cần được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian quy định Điều này nhằm đảm bảo việc ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời cho các bộ phận và cá nhân liên quan.
1.4.1.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết NVL
Trong quản lý nguyên vật liệu (NVL), việc theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho là rất quan trọng, bao gồm số lượng, chủng loại và giá trị của từng loại NVL Hạch toán chi tiết NVL tại kho và phòng kế toán cần liên kết chặt chẽ để đảm bảo chứng từ về nhập, xuất, tồn NVL được sử dụng hợp lý, phù hợp với số liệu ghi chép Các doanh nghiệp thường áp dụng một trong ba phương pháp hạch toán NVL: phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp sổ ghi sổ số dư và phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
1.4.1.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật tư hàng hóa, đảm bảo theo dõi chính xác số lượng.
Thẻ kho do kế toán lập và ghi các thông tin như tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó được giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho cần kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ, sau đó ghi số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho, mỗi chứng từ được ghi trên một dòng riêng Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng loại vật tư lên phòng kế toán.
Trong phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) để ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho theo số lượng và giá trị của từng loại vật liệu Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp sổ chi tiết vật liệu, lập bảng kê nhập, xuất, tồn và tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết và thẻ kho Đồng thời, họ cũng so sánh số liệu tổng cộng trên bảng kê với sổ kế toán tổng hợp và số liệu trên sổ kế toán chi tiết với kết quả kiểm kê thực tế.
Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song bằng sơ đồ sau: h
Sơ đồ 1.1 Trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp mở thẻ song song
Ghi cuối tháng Đối chiếu Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng:
- Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.
Nhược điểm trong quy trình ghi chép giữa thủ kho và kế toán là sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, dẫn đến khối lượng ghi chép lớn Hơn nữa, việc kiểm tra đối chiếu chỉ được thực hiện vào cuối tháng, điều này hạn chế khả năng kiểm tra tính kịp thời của kế toán.
- Điều kiện áp dụng: Trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu,
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Thẻ kho h khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không thường xuyên, trình độ của cán bộ kế toán còn hạn chế.
1.4.1.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
+ Tại kho: Việc ghi chép ở kho cũng giống như trong phương pháp ghi thẻ song song.
Tại phòng kế toán, kế toán thực hiện việc mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật liệu tại các kho trong suốt cả năm Mỗi tháng, kế toán chỉ ghi chép một lần vào cuối tháng Để có số liệu chính xác cho sổ đối chiếu, kế toán cần lập các bảng kê nhập và xuất dựa trên chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho cung cấp.
Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi dựa trên cả chỉ tiêu số lượng và giá trị Vào cuối tháng, cần thực hiện kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển, thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp để đảm bảo tính chính xác.
Nội dung và trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát bằng sơ đồ sau:h
Sơ đồ 1.2 Trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng:
- Ưu điểm: Khối lượng ghi chép kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
- Nhược điểm: Việc ghi chép vẫn trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chi tiết, số lượng, việc kiểm tra đối chiếu còn hạn chế.
Điều kiện áp dụng cho phương pháp này là dành cho các doanh nghiệp có ít hoạt động nhập, xuất vật liệu và không có nhân viên kế toán chuyên trách để theo dõi chi tiết vật liệu Do đó, các doanh nghiệp này gặp khó khăn trong việc ghi chép tình hình nhập xuất hàng ngày.
Bảng kê xuất Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu luân chuyểnh
Tại kho, việc sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho là rất quan trọng Bên cạnh đó, sổ số dư cũng được sử dụng để ghi lại số lượng vật tư tồn kho trong suốt cả năm Vào cuối mỗi tháng, sổ số dư sẽ được chuyển cho thủ kho, người sẽ căn cứ vào số lượng tồn kho cuối tháng của từng loại vật liệu trên thẻ kho để ghi chép Sau khi hoàn tất, thông tin này sẽ được chuyển về phòng kế toán để xử lý.
Tại phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu kiểm tra và hoàn thiện chứng từ, sau đó ghi vào bảng kê nhập, xuất nguyên vật liệu Cuối tháng, dựa vào số liệu từ bảng kê, kế toán tổng hợp nhập, xuất, tồn Dựa vào số dư kho, kế toán tính giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn trong kỳ Việc kiểm tra đối chiếu được thực hiện qua cột số tiền tồn kho trên sổ dư, bảng kê và số liệu kế toán tổng hợp.
Nội dung và trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư có thể được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3 Trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư
Thẻ kho Chứng từ nhập
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn h
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng:
- Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, giảm khối lượng được ghi chép, công việc được tiến hành.
Kế toán chỉ ghi chép giá trị, do đó để nắm rõ số lượng và tình hình tăng giảm của từng loại vật liệu, người dùng thường phải kiểm tra trên thẻ kho Việc này dẫn đến khó khăn trong việc phát hiện và kiểm tra sai sót giữa kho và phòng kế toán.
Điều kiện áp dụng cho các doanh nghiệp là những đơn vị có hoạt động nhập khẩu và xuất khẩu thường xuyên, với nhiều loại vật liệu khác nhau Những doanh nghiệp này cần phải có hệ thống danh điểm vật liệu được xây dựng bài bản và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng.
1.4.2 Kế toán tổng hợp NVL trong doanh nghiệp xây lắp
Tổ chức công tác kế toán NVL trong điều kiện sử dụng tin học
1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán Để tổ chức tốt kế toán NVL đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp, kế toán NVL cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
Tổ chức mã hoá đối tượng, đặc biệt là nguyên vật liệu (NVL), là cần thiết để nhận diện thông tin về các nghiệp vụ nhập xuất một cách chính xác Việc này giúp tránh nhầm lẫn, đặc biệt trong hệ thống xử lý tự động.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cần phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán nguyên vật liệu trên máy Điều này bao gồm việc xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy, cũng như tổ chức luân chuyển, xử lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ một cách hiệu quả.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán cần quy định danh mục tài khoản chi tiết, phân chia các tài khoản cấp 1 thành cấp 2, cấp 3 để phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp đã áp dụng.
Lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với hệ thống sổ sách kế toán là rất quan trọng, nhằm đảm bảo trình tự hệ thống hoá thông tin hiệu quả nhất cho đặc điểm của doanh nghiệp Việc áp dụng hình thức kế toán tương ứng giúp doanh nghiệp quản lý thông tin tài chính một cách chính xác và hiệu quả, từ đó nâng cao khả năng ra quyết định và phát triển bền vững.
Tổ chức kiểm kê và đánh giá vật tư là bước quan trọng trong việc xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập và xuất kho Việc lựa chọn các phương pháp phù hợp giúp đảm bảo tính hợp lý và thuận tiện cho quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp.
- Trình bày và cung cấp thông tin đầy đủ về tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên cơ sở các sổ sách, báo cáo
1.5.2 Nguyên tắc và các bước tiến hành kế toán NVL trong điều kiện ứng dụng kế toán máy
NVL có đặc điểm nổi bật trong việc quản lý kho, chia thành hai phần kế toán: kế toán nghiệp vụ nhập và kế toán nghiệp vụ xuất Khi thực hiện nhập và xuất kho, cần chỉ rõ tên kho bảo quản, từ đó tạo cơ sở cho việc kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại vật liệu.
Để quản lý hiệu quả nghiệp vụ nhập kho vật liệu, cần nhập dữ liệu về giá mua và các chi phí liên quan vào giá vốn hàng hóa Khi phát sinh chi phí thu mua, việc phân bổ chi phí cho từng nguyên vật liệu là cần thiết để xác định chính xác giá vốn xuất kho.
Chương trình cần tự động tính giá vốn xuất kho cho các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu (NVL) Việc này quan trọng vì chi phí vật liệu là khoản chi phí trực tiếp liên quan đến đối tượng chịu chi phí Khi xuất NVL, cần chỉ rõ tên đối tượng để dễ dàng tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục, từ đó hỗ trợ tính toán giá thành hiệu quả hơn.
Trình tự xử lý có thể khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.5 Trình tự kế toán NVL trên phần mềm
Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán
Phiếu nhập, phiếu xuât, chứng từ khác
Nhập các chứng từ vào máy
Mã đối tượng kế toán
Nội dung các nghiệp vụ
Phần mềm MVT xử lý tự động
1.6.1 Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán được thiết lập theo mẫu quy định của Nhà nước, nhằm mục đích ghi chép và hệ thống hóa thông tin đã được xử lý Các thông tin này có thể được sử dụng bởi các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Trên thực tế có 4 hình thức sổ kế toán thường được các doanh nghiệp áp dụng đó là:
+ Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.
+ Hình thức sổ kế toán Nhật ký Sổ cái.
+ Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ.
+ Hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ.
- Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung thì việc hạch toán NVL được thực hiện trên các sổ như:
+ Sổ Nhật ký đặc biệt như: sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký mua hàng… + Sổ Cái TK liên quan: TK 152, TK 331,…
+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK liên quan: Sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết TK 152,
- Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái thì có các sổ kế toán như:
+ Sổ tổng hợp Nhật ký- Sổ cái.
+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan: Sổ chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết vật liệu,
- Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ thì gồm các sổ kế toán như:
+ Sổ Nhật ký chứng từ: gồm 10 sổ Nhật ký chứng từ được đánh số từ 1 đến 10.
+ Bảng kê: gồm 10 Bảng kê được đánh số từ 1 đến 11 (không có Bảng kê số 7).
+ Sổ Cái TK liên quan: TK 152, TK 151 h
+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK liên quan: Sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết TK 152,
- Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ gồm các sổ như:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ Cái các tài khoản liên quan: TK 152, TK 151, TK 331,
+ Sổ,thẻ kế toán chi tiết TK liên quan: Sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết TK 152,
1.6.2 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp gồm hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Tùy thuộc vào yêu cầu quản trị của từng doanh nghiệp, nguyên vật liệu (NVL) sẽ được trình bày trên các báo cáo quản trị khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Báo cáo tài chính là tài liệu bắt buộc phải lập theo mẫu quy định và tuân thủ các yêu cầu trong Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hệ thống báo cáo tài chính bao gồm nhiều loại báo cáo quan trọng.
- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN)
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN)
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN)
NVL là một bộ phận của hàng tồn kho.Trên báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải trình bày thông tin liên quan đến NVL như sau:
+ Bảng cân đối kế toán: Trị giá NVL cuối kỳ là một trong những cơ sở lập chỉ tiêu “IV.Hàng tồn kho”
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp cho thấy tiền chi trả cho nhà cung cấp nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng để xác định chỉ tiêu “Tiền chi trả cho người cung cấp hàng hóa và dịch vụ” trong mục “I Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh”.
Báo cáo tài chính cần trình bày thông tin chi tiết về nguyên vật liệu (NVL), bao gồm trị giá NVL đầu năm và cuối năm, cùng với chi phí liên quan đến nguyên liệu và vật liệu.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI HBC
Khái quát chung về Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC
2.1.1 Vài nét chính về Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC được thành lập vào ngày 29 tháng 09 năm 2009, theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố cấp.
Hà Nội cấp lần đầu và thay đổi lần thứ hai là ngày 09 tháng 11 năm 2011.
Trụ sở chính: La Dương- Dương Nội- Hà Đông- Hà Nội
Vốn điều lệ: 11 tỷ đồng
Ngành nghề kinh doanh chính của công ty:
+ Xây dựng các công trình dân dụng, xây dựng nền móng, kiến trúc nhà ở, nhà làm việc, văn phòng, trụ sở
+ Xây dựng các công trình công nghiệp: kho, xưởng sản xuất, bến bãi, xây dựng cơ sở hạ tầng, san lấp mặt bằng.
+ Xây dựng các công trình thuỷ lợi: trạm bơm, đê, kè, kênh mương.
+ Xây dựng các công trình, cơ sở hạ tầng, khu dân cư, đô thị, khu công nghiệp, giao thông vận tải
2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC chuyên hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, với những đặc trưng cơ bản trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Các công trình được thực hiện dựa trên các hợp đồng đã ký kết với chủ đầu tư sau khi trúng thầu Trong hợp đồng, hai bên đã thống nhất về giá trị thanh toán và thời gian hoàn thành công trình.
Sản phẩm xây lắp bao gồm các công trình xây dựng quy mô lớn, có kết cấu phức tạp và thời gian thi công kéo dài Những công trình này thường cố định tại địa điểm sản xuất, chịu ảnh hưởng từ địa hình, thời tiết và giá cả thị trường Việc di chuyển máy móc thiết bị và người lao động đến địa điểm thi công tạo ra nhiều thách thức trong công tác quản lý và sử dụng tài sản của doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm đã được xác định rõ trong hồ sơ thiết kế kỹ thuật đã được phê duyệt, do đó, công ty phải chịu trách nhiệm về chất lượng và kỹ thuật của công trình trước chủ đầu tư.
Quy trình công nghệ sản xuất của công ty cũng tuân theo quy trình xây lắp Quy trình đó được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1 Quy trình công nghệ sản xuất
Sau khi trúng thầu, công ty sẽ xem xét quy mô và độ phức tạp của công trình để quyết định tổ chức thi công trực tiếp hoặc thuê đơn vị khác cho một số hạng mục Điều này nhằm đảm bảo chất lượng và tiến độ thực hiện dự án.
Khi thực hiện thi công trực tiếp, có thể giao khoán cho các đội thực hiện từng hạng mục cụ thể hoặc từng khoản mục chi phí Các cá nhân và bộ phận được giao nhiệm vụ sẽ lập kế hoạch và tiến hành thi công Công ty và chủ đầu tư sẽ giám sát tiến độ và chất lượng công trình, đồng thời tiến hành nghiệm thu khi các hạng mục hoàn thành Do công trình xây dựng thường trải qua nhiều giai đoạn thi công, nên việc nghiệm thu thường được quy định theo từng giai đoạn.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Đấu thầu Trúng thầu
Sơ đồ 2.2 Bộ máy quản lý của công ty
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý tối cao của công ty, có quyền hạn đầy đủ để đại diện cho công ty trong việc đưa ra quyết định và thực hiện các quyền lợi cũng như nghĩa vụ của công ty.
Giám đốc là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày Họ trực tiếp chỉ đạo kế hoạch tài chính, kế toán, tổ chức cán bộ, và công tác thanh tra, kiểm tra Đồng thời, giám đốc cũng phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Phòng tổ chức hành chính có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc công ty về tổ chức thi công, quản lý nhân sự, đào tạo, chế độ chính sách, pháp chế, lao động và tiền lương.
Phòng tài chính kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Giám đốc công ty về tình hình tài chính hiện tại Nhiệm vụ của phòng bao gồm lập và kiểm tra các báo cáo thu chi tài chính, cũng như đảm bảo công tác thống kê được thực hiện chính xác và hiệu quả.
Phòng tổ chức hành chính
Phòng Tài chính kế toán
Phòng kỹ thuật sản xuất
Các đội xây lắp h kê có trách nhiệm cập nhật chứng từ sổ sách, kiểm tra việc sử dụng vốn tại các phòng ban và công trình, đồng thời hạch toán giá thành Họ cần thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước liên quan đến tài chính, bảo hiểm, thuế, khấu hao, tiền lương, cũng như báo cáo định kỳ và quyết toán công trình.
Phòng kỹ thuật sản xuất có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành thi công các dự án xây dựng Nhiệm vụ của phòng bao gồm quản lý kỹ thuật, kiểm tra, giám sát và nghiệm thu chất lượng công trình Ngoài ra, phòng cũng chịu trách nhiệm mua sắm vật tư và thiết bị để cung cấp cho khách hàng cũng như phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty.
+ Phòng kế hoạch: Có chức năng tham mưu và giúp Giám đốc lập kế hoạch, tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.
Thực hiện công tác tiếp thị, tìm kiếm công việc và chuẩn bị hồ sơ dự thầu, đấu thầu.
Nhận hồ sơ thiết kế, dự toán và các tài liệu liên quan để chuyển giao cho đơn vị thi công, đồng thời theo dõi và thực hiện kế hoạch đã được giao.
Lập kế hoạch, giao kế hoạch triển khai, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thực hiện kế hoạch.
+ Các đội xây lắp: Có nhiệm vụ trực tiếp thi công các dự án, công trình xây dựng … của công ty.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Công ty triển khai mô hình kế toán tập trung, trong đó bộ máy kế toán được tổ chức thành phòng tài chính kế toán do Kế toán trưởng lãnh đạo Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ quản lý toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của công ty.
Thực trạng công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC
2.2.1 Đặc điểm và phân loại NVL tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC chuyên thực hiện các công trình xây dựng lớn và phức tạp, với thời gian sử dụng lâu dài và giá trị cao Do đó, nguyên vật liệu (NVL) sử dụng rất đa dạng, bao gồm cả những loại không qua chế biến như cát, sỏi, đá, và những loại có giá trị cao như sắt, thép, xi măng, cần được bảo quản kỹ lưỡng Một số NVL cồng kềnh có thể gây khó khăn trong quá trình vận chuyển Tất cả các loại vật liệu này đều tham gia vào chu kỳ sản xuất và giá trị của chúng được tính toàn bộ vào giá trị công trình, với chi phí NVL chiếm khoảng 60% đến 70% tổng giá trị công trình.
Sản phẩm của công ty là các công trình xây dựng phục vụ lâu dài cho xã hội, vì vậy yêu cầu chất lượng cao và đảm bảo kỹ thuật là rất cần thiết Do đó, nguyên vật liệu (NVL) sử dụng trong thi công cần được lựa chọn, bảo quản và sử dụng hiệu quả, tuân thủ đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về cả số lượng lẫn chất lượng.
2.2.1.2 Phân loại NVL Để tiến hành thi công, xây dựng các công trình, công ty phải sử dụng một khối lượng lớn NVL bao gồm nhiều loại vật liệu có nội dung kinh tế và công dụng khác nhau Điều đó đòi hỏi việc quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết và tổng hợp theo từng loại, từng thứ vật liệu Vì vậy căn cứ vào nội dung kinh tế và h vai trò của NVL, NVL tại công ty được phân thành các loại sau:
NVL chính (1521) là các vật liệu chủ yếu được sử dụng trong thi công xây dựng, bao gồm sắt, thép, xi măng, cát, đá và sỏi Mỗi loại NVL chính này lại bao gồm nhiều loại khác nhau, đáp ứng nhu cầu đa dạng trong các công trình xây dựng.
+ Thép gồm thép gai, thép trơn, thép góc, thép mẩu, thép ống
+ Xi măng gồm xi măng đen, xi măng trắng, xi măng Chi-pon PC 30, xi măng Chi-pon PC 40, xi măng Bỉm Sơn,
+ Đá gồm đá hộc, đá 1x2, đá 3x4, đá dăm
+ Cát gồm cát vàng, cát đen
Vật liệu phụ, bao gồm que hàn, đinh, dây thép buộc và phụ gia, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hoàn thiện công trình xây dựng Những vật liệu này không chỉ hỗ trợ trong quá trình thi công mà còn góp phần đảm bảo tính bền vững và thẩm mỹ cho các công trình.
+ Phụ gia gồm phụ gia chống ăn mòn Placcer, phụ gia siêu dẻo, phụ gia trương nở, phụ gia kết dính, phụ gia chống rửa trôi Lunach-92
Nhiên liệu (1523) là các nguồn cung cấp nhiệt lượng cần thiết cho quá trình thi công xây dựng, bao gồm xăng và dầu, được sử dụng cho các loại xe và máy móc trong công trình.
Phụ tùng thay thế (1524) là các bộ phận và chi tiết được sử dụng để thay thế và sửa chữa máy móc, thiết bị cũng như phương tiện vận tải Các loại phụ tùng này bao gồm bu lông, vòng bi, mũi khoan, ốc vít và nhiều thành phần khác, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của thiết bị.
- Vật liệu khác (1528): Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây dựng công trình như gạch ngói vỡ, sắt thép vụn
2.2.2 Đánh giá NVL tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC
2.2.2.1 Đánh giá NVL nhập kho
Do đặc thù của công tác xây dựng cơ bản, công ty không duy trì kho cố định mà chỉ thiết lập kho dự trữ nguyên vật liệu tạm thời Những kho này được tổ chức
NVL nhập kho của công ty chủ yếu là do mua ngoài
Giá thực tế của nguyên vật liệu (NVL) được tính bằng giá mua cộng với chi phí liên quan, bao gồm thuế và các khoản giảm trừ như chiết khấu thương mại và giảm giá mua ngoài hóa đơn được hoàn lại.
Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức.
Các khoản thuế không được hoàn lại bao gồm: Thuế nhập khẩu, Thuế tiêu thụ đặc biệt.
Ví dụ 1: Theo Phiếu nhập kho số PN21 ngày 02/02/2011 (Biểu 2.3 ) nhập kho Cát đen, Cát vàng với Số lượng và Đơn giá ghi trên Hoá đơn GTGT số
Trị giá thực tế Cát đen nhập kho: 78 x 80.000 = 6.240.000 đ
Trị giá thực tế Cát vàng nhập kho: 26 x 430.000 = 11.180.000 đ
2.2.2.2 Đánh giá NVL xuất kho
Công ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) để tính giá nguyên vật liệu xuất kho Theo phương pháp này, vật liệu nhập trước sẽ được xuất trước, và giá trị xuất kho sẽ dựa trên giá thực tế của lần nhập trước đó Kết quả là, giá trị của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ được xác định theo đơn giá của các lần nhập sau cùng.
Vào ngày 03/02/2011, theo Phiếu xuất kho số PX25, 3500 kg thép D8 đã được xuất cho đội xây lắp 4 nhằm thi công biệt thự Vincom Phần mềm đã tự động tính đơn giá theo phương pháp nhập trước xuất trước, đạt 16.885,71đ/kg.
Trị giá thép D8 xuất kho:
2.2.3 Tổ chức công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC
2.2.3.1 Các đối tượng quản lý liên quan đến tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Để công tác kế toán máy đạt hiệu quả, cần phải tổ chức mã hóa các đối tượng cần quản lý: tài khoản, vật tư, nhà cung cấp, kho
+ Danh mục tài khoản Để theo dõi tình hình nhập xuất NVL kế toán sử dụng TK 152 được mở chi tiết đến tài khoản cấp 2:
TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 151: Hàng mua đang đi đường
Ngoài tài khoản 152, tài khoản 151 trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng những tài khoản: TK 111, TK 112, TK 133, TK 141, TK 331, TK 621,
+ Danh mục nhà cung cấp: Khai báo danh mục nhà cung cấp để hạch toán và quản lý việc mua hàng, trả nợ theo từng nhà cung cấp.
Ví dụ cách đặt mã nhà cung cấp:
THIEN_THANH: Công ty TNHH Thương mại và Vận tải Thiên Thành PHACH_DUYEN: Công ty CP đầu tư xây dựng và thương mại Phách Duyên
+ Danh mục vật tư, hàng hoá: Khai báo danh mục vật tư, hàng hoá để h quản lý chúng trong các kho của công ty.
Các loại NVL mà công ty sử dụng được mã hóa bằng các chữ cái viết tắt của tên vật liệu Chẳng hạn:
Thép D8 có mã là TD8
Thép D10 có mã là TD10
Cát vàng có mã là CATV
Cát đen, mã CATĐ, thuộc danh mục Kho, với vật liệu của công ty được quản lý theo từng kho riêng biệt Để thuận tiện cho việc xử lý trên phần mềm, các kho vật liệu được mã hóa bắt đầu bằng chữ K, theo sau là số thứ tự của kho.
K008: Kho công trình ở Mạc Thị Bưởi
K009: Kho công trình ở Mỹ đình 1 + Danh mục nhân viên: Khai báo danh mục nhân viên để quản lý việc mua hàng, trả nợ theo từng nhân viên
Cách đặt mã nhân viên: Dùng tên của nhân viên trong công ty (chữ hoa không dấu) và số thứ tự.
TUAN01: Trần Mạnh Tuấn ở đội 1
TUAN02: Trần Mạnh Tuấn ở đội 2
2.2.3.2 Tổ chức chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán về NVL tại công ty
+ Khái quát quy trình kế toán NVL trên phần mềm MISA h
Sơ đồ 2.6 Quy trình kế toán NVL theo phần mềm MISA
+ Các chứng từ kế toán sử dụng:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 03-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phầm, hàng hóa (Mẫu 05-VT)
- Bảng kê mua hàng (Mẫu 06-VT)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu 07-VT)
- Hoá đơn GTGT, bên bán lập
- Hoá đơn bán hàng thông thường, bên bán lập
+ Tổ chức sổ kế toán sử dụng:
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
- Bảng tổng hợp tình hình nhập xuất tồn NVL
- Sổ Nhật ký chung, Nhật ký mua hàng
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng
Nhập chứng từ vào máy
Chuyển số liệu sang các phần hành khác
Sổ chi tiết vật tư
Kế toán vật tư phân loại và xử lý h
2.2.3.3 Kế toán chi tiết NVL tại công ty
2.2.3.3.1 Thủ tục nhập, xuất kho
Phòng kỹ thuật sản xuất căn cứ vào thông số kỹ thuật trong hợp đồng và bản thiết kế kỹ thuật để dự trù khối lượng vật tư tiêu hao, sau đó chuyển thông tin này cho phòng kế hoạch.
Bộ phận vật tư trong phòng kế hoạch hoặc các đội phụ trách mua sắm vật liệu sẽ tiến hành lập đơn xin tạm ứng để mua nguyên vật liệu (NVL) Sau khi hoàn tất việc mua, người mua cần viết giấy đề nghị thanh toán Kế toán thanh toán sẽ dựa vào các chứng từ, hóa đơn từ nhà cung cấp và Phiếu nhập kho để lập giấy thanh toán Cuối cùng, NVL sẽ được nhà cung cấp chuyển trực tiếp đến chân công trình.
PHƯƠNG HƯỚNG NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI HBC
Nhận xét và đánh giá về tổ chức kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC
tư Xây dựng và Thương mại HBC
Trong bối cảnh nền kinh tế khó khăn và sự cạnh tranh khốc liệt trong ngành xây dựng, Công ty đã đối mặt với nhiều thách thức để tồn tại và phát triển Nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, Công ty đã chú trọng phát huy vai trò của Phòng Tài chính kế toán trong việc quản lý chặt chẽ các yếu tố đầu vào, đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu Nhờ đó, Công ty đã giảm giá thành sản phẩm và cải thiện năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Sau thời gian thực tập tại công ty, tôi đã có cơ hội tìm hiểu về các đặc điểm sản xuất kinh doanh, cấu trúc bộ máy quản lý và quy trình kế toán Dưới đây là một số nhận xét của tôi về những khía cạnh này.
* Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán được thiết kế đơn giản và gọn nhẹ, với việc phân công nhân viên hợp lý theo trình độ của từng người Mỗi kế toán viên đảm nhận một phần hành cụ thể, giúp công việc không bị chồng chéo, đồng thời phát huy tính chủ động và sự thành thạo trong công việc.
Đội ngũ kế toán của chúng tôi có chuyên môn vững vàng và nhiệt huyết, luôn sẵn sàng thích ứng nhanh chóng với những thay đổi trong lĩnh vực kế toán, thuế, luật kinh tế và hải quan.
* Về hình thức tổ chức công tác kế toán h
Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung giúp kế toán trưởng chỉ đạo kịp thời và hiệu quả Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công công việc và chuyên môn hóa, đồng thời đơn giản hóa việc trang bị công cụ xử lý thông tin Ngoài ra, hình thức này còn dễ dàng cho việc kiểm tra và chỉ đạo các nghiệp vụ kế toán.
* Về hình thức sổ kế toán
Hình thức Nhật ký chung mà công ty áp dụng rất phù hợp với kế toán máy, giúp thuận lợi hóa quá trình cơ giới hóa công tác kế toán Việc luân chuyển các chứng từ hợp lý đảm bảo ghi sổ kế toán chính xác, đầy đủ và kịp thời.
* Về tổ chức chứng từ, tài khoản và sổ kế toán
Hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ kế toán của công ty hiện nay đầy đủ và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, giúp các phần hành kế toán hoạt động một cách trôi chảy, đặc biệt là trong công tác kế toán nguyên vật liệu (NVL).
* Về tổ chức hạch toán NVL
Chứng từ được tổ chức đầy đủ và hợp lệ theo Chế độ kế toán của Bộ Tài chính, đảm bảo các thủ tục nhập, xuất kho chặt chẽ Các chứng từ được giữ gìn sạch sẽ, không nhàu nát hay tẩy xóa, và được sắp xếp một cách khoa học.
Công ty phân loại vật liệu dựa trên vai trò và công dụng của chúng, kết hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh Các loại vật liệu bao gồm: nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế và vật liệu khác Phân loại này hợp lý, đảm bảo sự kết hợp giữa lý thuyết và thực hành trong quá trình sản xuất.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu (NVL) tại công ty được thực hiện theo phương pháp mở thẻ song song, giúp đơn giản hóa quá trình ghi chép và đối chiếu số liệu Phương pháp này không chỉ hỗ trợ phát hiện sai sót kịp thời mà còn cung cấp thông tin chính xác về việc nhập, xuất và tồn kho NVL.
- Hạch toán tổng hợp NVL: Công ty hạch toán NVL theo phương pháp
Kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi liên tục và hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu trên sổ kế toán, phù hợp với đặc điểm của nguyên vật liệu có giá trị lớn và nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên Phương pháp này cho phép xác định giá trị nhập, xuất, tăng, giảm và giá trị hiện có của nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm nào, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và kiểm tra nguyên vật liệu trong công ty.
Quản lý và hạch toán nguyên vật liệu (NVL) tại công ty được thực hiện thông qua sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kế hoạch, phòng tài chính kế toán và các đội liên quan Phòng kế hoạch có trách nhiệm lập dự toán cho từng công trình và dựa vào số liệu từ phòng tài chính kế toán để xây dựng kế hoạch cung cấp và sử dụng NVL hợp lý Mục tiêu là đảm bảo quá trình thi công diễn ra suôn sẻ, tránh tình trạng ứ đọng vốn.
Mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng hạch toán nguyên vật liệu (NVL) tại Công ty vẫn tồn tại một số nhược điểm Nếu những nhược điểm này được khắc phục và hoàn thiện, công tác kế toán NVL sẽ trở nên hiệu quả hơn.
Việc mã hóa đối tượng nguyên vật liệu (NVL) là rất quan trọng trong quá trình hoàn thành công trình của Công ty, vì cần sử dụng một khối lượng lớn NVL với nhiều chủng loại khác nhau Trong phần mềm Misa, NVL được quản lý và theo dõi thông qua mã hóa từng loại, tuy nhiên, cách đặt mã hiện tại chưa khoa học và hợp lý Điều này gây khó khăn trong việc thống nhất mã hóa vật liệu giữa các phòng ban, làm tăng thời gian đối chiếu và ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác hạch toán và quản lý NVL.
* Thứ hai, quá trình luân chuyển chứng từ, việc giao nhận chứng từ giữa các đội xây lắp và phòng kế toán
Công ty thi công thường phải gửi các chứng từ như phiếu nhập kho và phiếu xuất kho từ các đội xây dựng lên phòng kế toán mỗi 15 ngày, do khoảng cách xa văn phòng Việc này dẫn đến việc ghi sổ, đối chiếu và kiểm tra không kịp thời, ảnh hưởng đến khả năng cung cấp thông tin cho nhà quản lý.
Phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty CP đầu tư xây dựng và thương mại HBC
Việc quản lý vật liệu tại công ty đã đạt được nhiều thành công trong hạch toán kế toán NVL, tuy nhiên vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện để tối ưu hóa quy trình này.
3.2.1 Nguyên tắc và yêu cầu của việc hoàn thiện công tác kế toán NVL
Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu (NVL) tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại HBC dựa trên việc đánh giá thực trạng hạch toán NVL hiện tại Qua đó, công ty sẽ phát hiện những ưu điểm và nhược điểm trong quy trình kế toán, từ đó đề xuất các phương hướng cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả quản lý NVL.
Tôn trọng nguyên tắc và chế độ kế toán là yêu cầu bắt buộc, tạo nền tảng vững chắc cho việc quản lý và điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi doanh nghiệp Điều này không chỉ nâng cao khả năng so sánh và đối chiếu mà còn thuận tiện cho công tác chỉ đạo, kiểm tra và đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán.
Phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng, thể hiện tính thích ứng linh hoạt, phù hợp với mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế, bất kể hình thức sở hữu nào.
Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời: Yêu cầu này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời.
Tính khả thi là yếu tố quan trọng, bao trùm lên tất cả các yêu cầu khác, thể hiện khả năng thực hiện của dự án Để đảm bảo tính khả thi, cần phải đáp ứng tốt các yêu cầu trước đó.
3.2.2 Một số phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty CP đầu tư xây dựng và thương mại HBC
Dựa trên các yêu cầu và nguyên tắc quản lý nguyên vật liệu (NVL) tại công ty, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện công tác hạch toán và quản lý NVL, đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế của công ty trong khi vẫn tuân thủ chế độ kế toán hiện hành.
Để nâng cao hiệu quả quản lý và hạch toán vật liệu, Công ty cần hoàn thiện mã hóa đối tượng vật liệu bằng cách xây dựng sổ danh điểm vật liệu Tên vật liệu sẽ được mã hóa với các số danh điểm và sắp xếp theo thứ tự khoa học Việc này không chỉ giúp giảm khối lượng công việc kế toán mà còn cho phép cập nhật số liệu vào máy tính một cách nhanh chóng hơn.
Việc lập sổ danh điểm cần được thống nhất trên toàn công ty để đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và đội thi công trong quản lý vật tư.
- Bốn chữ đầu: chủng loại vật liệu công trình (Mã số vật liệu)
- Hai chữ số tiếp theo: chỉ thứ tự vật liệu
- Các số sau: thể hiện quy cách vật liệu
Ví dụ 11: Số danh điểm 1521-01-01 là số danh điểm của đá hộc trong đó:
* Thứ hai, hoàn thiện quản lý vật liệu
Công ty cần tăng cường quản lý kho bãi nguyên vật liệu (NVL) bằng cách ràng buộc trách nhiệm vật chất với những người liên quan đến bảo quản, thu mua và sử dụng NVL, nhằm bảo quản tốt NVL dự trữ và giảm thiểu hư hao, mất mát Đồng thời, cần tổ chức kho tàng và bến bãi một cách hợp lý, trang bị đầy đủ phương tiện cân đo kiểm tra, và thực hiện đúng chế độ bảo quản cho từng loại NVL Cuối cùng, việc bố trí thủ kho cần đảm bảo những người có phẩm chất và trình độ phù hợp để quản lý hiệu quả vật liệu tồn kho.
Các đội xây lắp cần định kỳ gửi báo cáo tình hình sử dụng vật liệu về công ty, trong đó nêu rõ chất lượng và hiệu quả của các loại vật liệu đang sử dụng Báo cáo cũng phải đánh giá ưu nhược điểm của từng loại vật liệu so với các loại tương tự và đưa ra ý kiến về việc có nên tiếp tục sử dụng hay không.
Biểu 3.2 BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG VẬT LIỆU
Kính gửi: - Ban giám đốc công ty
- Các phòng ban liên quan
- Tên đội xây lắp sử dụng:
- Căn cứ quá trình sử dụng thực tế vật liệu, đội xin báo cáo tình hình sử dụng vật liệu cụ thể như sau:
* Thứ ba, hoàn thiện quá trình luân chuyển chứng từ , việc giao nhận chứng từ giữa các đội và phòng kế toán h
Để các nhà quản lý công ty theo dõi kịp thời tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu và vốn lưu động, nhân viên thống kê tại các đội thi công cần thu thập chứng từ và gửi đến phòng kế toán định kỳ 7 đến 10 ngày Việc này giúp kế toán vật tư cập nhật thông tin chính xác và nhanh chóng.
Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp tình hình nhập xuất NVL.
Khi giao nhận chứng từ, kế toán vật tư và nhân viên thống kê cần lập Phiếu giao nhận chứng từ, ghi rõ số chứng từ, tên chứng từ, ngày tháng, địa điểm giao nhận và chữ ký của hai bên Việc này giúp tránh thất thoát tài liệu, đảm bảo phản ánh chính xác số lượng vật liệu nhập, xuất, tồn trong kỳ, đồng thời nâng cao ý thức trách nhiệm của các bên liên quan trong việc bảo quản và lưu giữ chứng từ.
Để đảm bảo chất lượng công trình và uy tín công ty, việc hoàn thiện thủ tục nhập kho vật liệu phụ là rất quan trọng Cần kiểm nghiệm kỹ lưỡng các loại vật liệu phụ trước khi nhập kho, nhằm tránh tình trạng nhập phải vật liệu không đúng quy cách hoặc chất lượng kém Quy trình kiểm nghiệm vật liệu phụ tương tự như đối với vật liệu chính, và kết quả sẽ được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05-VT).
Chi phí thu mua vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế nên hạch toán vào trị giá vốn thực tế của chúng
* Thứ năm, hoàn thiện trích lập dự phòng giảm giá NVL
Công ty nên tiến hành việc trích lập dự phòng giảm giá vật tư.Việc trích lập dự phòng cần đáp ứng những yêu cầu sau:
- Thành lập hội đồng trích lập: Theo quy định của thông tư số 228/2009/TT- BTC.
Vào ngày 31 tháng 12 hàng năm, việc trích lập phải được thực hiện dựa trên kết quả kiểm kê thực tế của từng loại nguyên vật liệu hiện có Đối tượng trích lập cần phải tuân thủ các quy định do Bộ Tài chính đề ra.
- Số dự phòng vật tư được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của vật tư tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.
- Phương pháp kế toán dự phòng giảm NVL: h
Nếu khoản dự phòng giảm giá vật liệu vào cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản đã lập ở cuối kỳ năm trước, kế toán cần ghi nhận số chênh lệch lớn hơn này.
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (Chi tiết cho khoản dự phòng)