TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Thị trường kinh tế Việt Nam và toàn cầu đang phát triển mạnh mẽ, mở ra nhiều cơ hội kiếm thu nhập cho cá nhân và tập thể Để tồn tại và duy trì uy tín, các doanh nghiệp cần áp dụng những giải pháp thông minh và sáng tạo, không chỉ đơn thuần là giải quyết vấn đề Trong bối cảnh nguồn lực ngày càng cạn kiệt, việc tái tạo và khai thác nguyên vật liệu trở thành mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý, nhằm đảm bảo sự ổn định trong sản xuất kinh doanh.
Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong chi phí sản phẩm, và việc quản lý cũng như kiểm tra thường xuyên là cần thiết để đảm bảo quy trình sản xuất không bị gián đoạn và chất lượng sản phẩm được duy trì Doanh nghiệp cần xây dựng phương án quản lý nguyên vật liệu hiệu quả để tiết kiệm và phù hợp với tình hình sản xuất, nếu không sẽ dẫn đến thất bại trong kinh doanh và không đáp ứng được các hợp đồng, từ đó không tạo ra doanh thu và lợi nhuận Điều này cũng tạo nên sự cạnh tranh trên thị trường, với nguyên vật liệu đầu vào là yếu tố then chốt trong việc đảm bảo nguồn lực ổn định Nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu, tôi đã chọn đề tài “Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt” cho khoá luận tốt nghiệp của mình.
TỔNG QUAN VỀ CÁC CÔNG TRÌNH CÓ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI
Nhiều công trình nghiên cứu trong lĩnh vực nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đã được thực hiện, mở ra hướng nghiên cứu mới và ứng dụng thực tiễn Những nghiên cứu này không chỉ làm phong phú thêm kiến thức mà còn góp phần quan trọng vào việc phát triển ứng dụng trong ngành.
Danh mục các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài :
- Đánh giá triển vọng nguồn nguyên vật liệu làm vật liệu xây dựng trên địa bàn huyện Sa Thầy, tỉnh Kon tum ( CN Bùi Minh Quốc- 2004)
- Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Công nghệ tin học Hà Nội ( 2012)
- Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Anh Thế ( 2013)
MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
- Hệ thống hoá các lý thuyết về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
- Tìm hiểu thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt.
Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty cho thấy nhiều điểm cần cải thiện Việc ghi chép và theo dõi số liệu chưa được thực hiện một cách nhất quán, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý và kiểm soát chi phí Để hoàn thiện công tác kế toán, Công ty cần áp dụng các công nghệ hiện đại và quy trình chuẩn hóa, đồng thời đào tạo nhân viên về kỹ năng kế toán và quản lý tài chính Các biện pháp này sẽ giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU
Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tạo Công ty TNHH Đầu tưThương mại Tuấn Đạt.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu (sách, báo chí, internet…)
BỐ CỤC ĐỀ TÀI
Ngoài lời mở đầu và kết luận, Khoá luận gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu Kế toán nguyên vật liệu, công cụ trong doanh nghiệp
Chương 2: Những vấn đề cơ bản về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp
Chương 3: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt
Chương 4: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Đầu tư thương mại Tuấn Đạt
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP
SỰ CẦN THIẾT CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP
2.1.1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu (NVL) trong doanh nghiệp là các đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, phục vụ cho quá trình sản xuất và chế tạo sản phẩm NVL không chỉ được sử dụng trong sản xuất mà còn cho việc thực hiện dịch vụ, bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định.
Toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kì.
Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn.
Khái niệm và đặc điểm công cụ dụng cụ
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đáp ứng đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng để được phân loại là tài sản cố định.
Tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh.
Giá trị bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng.
Giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng.
2.1.2 Vai trò của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và yêu cầu quản lý
- Vai trò của NVL, CCDC
NVL và CCDC đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Thiếu nguyên vật liệu và công cụ, doanh nghiệp không thể tiến hành sản xuất Chi phí cho vật liệu thường chiếm từ 55% đến 60% tổng giá trị sản phẩm, vì vậy việc cung cấp kịp thời NVL và CCDC ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất Hơn nữa, chất lượng của NVL và CCDC cũng tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, là yếu tố quyết định thị trường và uy tín của doanh nghiệp.
Chất lượng sản phẩm đi đôi với giá cả hợp lý là yếu tố quyết định sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong thị trường hiện nay Để giảm thiểu chi phí sản xuất, doanh nghiệp cần áp dụng phương án quản lý nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ một cách chặt chẽ.
Có thể nói rẳng NVL, CCDC giữ vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Tập trung quản lý chặt chẽ, có hiệu quả NVL, CCDC trong quá trình thu mua, dự trữ bảo quản và sử dụng.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và khoa học là công cụ quan trọng giúp quản lý hiệu quả tình hình thu mua, nhập, xuất, bảo quản và sử dụng vật liệu.
Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm kê định kỳ nhằm ngăn chặn các hiện tượng tiêu cực.
2.1.3 Ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
- Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thủ tục chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC); ghi chép một cách trung thực, đầy đủ và kịp thời tình hình biến động của NVL và CCDC Điều này giúp ngăn ngừa và phát hiện kịp thời những hành vi tham ô và thiếu trách nhiệm, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
Tổ chức kế toán chi tiết một cách hợp lý là rất quan trọng, yêu cầu sự kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ tại nơi bảo quản và kế toán chi tiết tại phòng kế toán Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.
Xác định đúng đắn giá gốc của NVL, CCDC để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế toán cần phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong đơn vị để thực hiện nghiêm túc việc kiểm kê định kỳ nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) Điều này nhằm đảm bảo tính chính xác và sự phù hợp giữa số liệu trên sổ sách kế toán và số lượng thực tế có trong kho.
- Ý nghĩa của kế toán NVL, CCDC:
Tổ chức công tác kiểm tra nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác là yếu tố quan trọng, cung cấp số liệu cần thiết cho việc hạch toán giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp.
Công tác hạch toán nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình sử dụng NVL và CCDC, từ đó đưa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Hạch toán nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) cung cấp thông tin quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch thu mua và dự trữ, từ đó tránh tình trạng gián đoạn quá trình sản xuất.
2.2 PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ 2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Phân loại nguyên vật liệu
- Căn cứ vào yêu cầu quản lý, NVL bao gồm:
Nguyên liệu và vật liệu chính là những thành phần quan trọng trong quá trình sản xuất, đóng vai trò quyết định trong việc hình thành sản phẩm cuối cùng Tất cả giá trị của nguyên vật liệu sẽ được chuyển hóa và tích lũy vào giá trị của sản phẩm mới.
Vật liệu phụ là những loại vật liệu được sử dụng trong quy trình sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm, hoặc hỗ trợ cho công tác quản lý sản xuất và đóng gói Những vật liệu này không tạo thành thực thể của sản phẩm nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả sản xuất.
Nhiên liệu đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp nhiệt lượng cho các hoạt động sản xuất và kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải và công tác quản lý Nó có thể tồn tại dưới ba dạng: thể lỏng, thể rắn và thể khí.
Phụ tùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ…
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là những yếu tố thiết yếu trong quá trình xây dựng Chúng bao gồm cả thiết bị lắp đặt và không lắp đặt, cùng với các công cụ, khí cụ và vật kết cấu cần thiết để hoàn thiện công trình Sự lựa chọn đúng đắn về vật tư sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của dự án xây dựng.
KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
2.4.1 Các phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
2.4.1.1 Phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) cho phép theo dõi và ghi nhận tình hình hàng tồn kho, bao gồm nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC), một cách liên tục và thường xuyên Phương pháp này giúp phản ánh chính xác sự biến động tăng, giảm của hàng tồn kho trên các tài khoản riêng biệt cho từng loại.
Trị giá hàng tồn cuối kỳ = Trị giá hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hàng nhập kho - Trị giá hàng xuất kho
+ Xác định, đánh giá về số lượng và trị giá hàng tồn kho vào từng thời điểm xảy ra nghiệp vụ.
+ Nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thường xuyên, liên tục, góp phần điều chỉnh nhanh chóng kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
+ Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý (giữa thủ kho và kế toán).
Mặc dù việc tăng khối lượng ghi chép hàng ngày có thể gây áp lực cho nhân viên kế toán, nhược điểm này có thể được khắc phục hiệu quả khi doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình kế toán.
2.4.1.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) không theo dõi liên tục tình hình biến động của hàng tồn kho, mà chỉ ghi nhận trị giá tồn đầu kỳ và cuối kỳ thông qua kiểm kê vào cuối kỳ Phương pháp này giúp xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh cũng như các mục đích khác.
Giá trị vật tư, hàng hoá xuất dùng
= Giá trị vật tư, hàng hoá tồn
+ Giá trị vật tư, hàng hoá nhập
- Giá trị vật tư, hàng hoá tồn 15
H đầu kỳ trong kỳ - cuối kỳ
- Ưu điểm: giảm khối lượng ghi chép cho người làm công tác kế toán.
+ công việc kế toán dồn vào cuối kỳ.
Công việc kiểm tra không thường xuyên trong quá trình nhập và xuất kho liên tục sẽ làm giảm hiệu quả chức năng kiểm tra của kế toán trong công tác quản lý.
+ khó phát hiện sai sót nếu khi kiểm kê hàng thực tế nhập kho không trùng với ghi sổ kế toán.
2.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên
2.4.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng Để hạch toán NVL, CCDC theo phương pháp KKTX, kế toán sử dụng các tài khoản:
- TK151- Hàng mua đang đi đường.
TK này thể hiện giá trị của vật tư và hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua và thanh toán, hoặc đã đồng ý thanh toán nhưng chưa được nhập kho, cùng với số hàng đang trong quá trình vận chuyển tính đến cuối tháng trước.
- Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi đường đã thuộc quyền sở hữu của DN
- Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi đường cuối tháng trước, tháng này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay.
SD: Phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá đang đi đường cuối tháng
- TK152- Nguyên liệu, vật liệu
TK này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu theo giá gốc.
- Trị giá gốc của NVL nhập trong kỳ - Trị giá gốc của NVL xuất dùng
- Số tiền điều chỉnh tăng giá khi đánh giá lại NVL
- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê
- Số điều chỉnh giảm do đánh giá lại NVL
- Số tiền được giảm giá NVL khi mua
- Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê SD: Phản ánh giá gốc của NVL tồn kho
- TK153- Công cụ, dung cụ: TK này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của công cụ, dụng cụ trong kỳ theo giá gốc.
Kết cấu TK153 giống kết cấu TK152- Nguyên liệu, vật liệu
Kế toán nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp các trường hợp tăng NVL
- Tăng NVL do mua ngoài:
Trường hợp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ TH DN không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
- Nếu hàng và hoá đơn cùng về:
- Nếu trong tháng hàng về nhập kho nhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn, kế toán ghi giá trị NVL nhập kho theo giá tạm tính.
Khi nhận được hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tính theo giá ghi trên hoá đơn.
+ Nếu giá ghi trên HĐ > giá tạm tính thì kế toán ghi bổ sung số chênh lệch
+ Nếu giá ghi trên HĐ < giá tạm tính thì kế toán điều chỉnh giảm bằng bút toán đảo:
Trong trường hợp này đơn vị không được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào, giá nhập kho NVL bao gồm cả thuế GTGT đầu vào, cụ thể:
- Nếu mua NVL đưa về nhập kho hoặc đua ngay vào sử dụng, kế toán ghi:
Có TK 331 -Nếu phát sinh hàng mua đang đi đường, cuối tháng kế toán ghi:
-Nếu phát sinh hàng nhập kho theo giá tạm tính:
Khi nhận được hoá đơn: có sự chênh lệch giữa giá tạm tính với giá ghi trên hoá đơn:
Giá ghi trên HĐ > giá tạm tính, kế toán ghi bổ sung số chênh lệch:
Giá ghi trên HĐ < giá tạm tính, kế toán điều chỉnh giảm số chênh lệch:
Có TK 152 Đồng thời phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nếu trong tháng nhận được hoá đơn nhưng cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho, ghi:
Khi hàng đang đi đường về nhập kho hoặc đưa thẳng vào sử dụng không qua nhập kho:
- Các chi phí phát sinh liên quan đến mua NVL, kế toán ghi:
Khi thanh toán cho người bán, nếu có phát sinh giảm giá hoặc trả lại hàng do hàng không đảm bảo chất lượng và quy cách ghi trong hợp đồng, kế toán cần ghi nhận các giao dịch này.
-Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình mua NVL:
- Khi thanh toán cho người bán, nếu phát sinh giảm giá, trả lại hàng mua:
- Khi thanh toán nếu phát sinh chiết khấu được hưởng:
- Khi thanh toán nếu có phát sinh chiết khấu được hưởng:
- Tăng do được Nhà nước, cấp trên cấp, nhận vốn góp liên doanh:
- Tăng do nhập kho NVL tự chế hoặc thuê ngoài gia công:
Có TK 154 (chi tiết tự gia công chế biến)
Có TK154 (chi tiết thuê ngoài gia công chế biến)
- Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê:
Có TK 338 (3381): Tài sản thừa chờ giải quyết Khi xử lý, tuỳ thuộc vào nguyên nhân:
- Tăng do đánh giá lại theo quyết định của cấp có thẩm quyền:
Nợ TK 152: Số chênh lệch tăng
- Nhập kho phế liệu thu hồi:
Kế toán tổng hợp các trường hợp giảm nguyên vật liệu
- Xuất kho NVL dùng cho SXKD, căn cứ giá thực tế xuất kho, ghi:
Nợ TK 621: Dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm
Nợ TK 627 (6272): Dùng cho công tác quản lý chung ở BPSX
Nợ TK 641 (6412): Dùng phục vụ cho hoạt động bán hàng
Nợ TK 642 (6422): Dùng cho quản lý chung toàn DN
Nợ TK 241 (2412, 2413): Dùng cho XDCB, sửa chữa TSCĐ
- Xuất kho NVL tự chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến:
Khi đầu tư vào công ty liên kết, việc xác định giá trị của nguyên vật liệu (NVL) là rất quan trọng Nhà đầu tư và công ty liên kết cần thỏa thuận về giá trị đánh giá lại NVL, từ đó quyết định hình thức góp vốn phù hợp Việc này giúp đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong quá trình đầu tư, đồng thời tối ưu hóa lợi ích cho cả hai bên.
Nợ TK 222, 223: Đầu tư vào công ty liên kết
Nợ TK 811: Nếu giá đánh giá lại < giá trị ghi sổ của NVL
Có TK 152: Giá trị ghi sổ NVL
Có TK 711: Nếu giá đánh giá lại > giá trị ghi sổ NVL
- Phát hiện thiếu NVL khi kiểm kê, nếu chưa rõ nguyên nhân:
Nợ TK 138 ( 1381): Tài sản thiếu chờ xử lý
- Khi có quyết định xử lý:
Nếu thiếu trong định mức được tính vào giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 138 (1381) Nếu thiếu ngoài định mức, người chịu trách nhiệm phải bồi thường:
Nợ TK 111: Số bồi thường đã thu
Nợ TK 138 (1388): Số bồi thường phải thu
Kế toán công cụ dụng cụ
Kế toán tổng hợp các trường hợp tăng CCDC
- Tăng CCDC do mua ngoài:
TH nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
TH nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Mua CCDC về nhập kho
Khi phát sinh các khoản chi phí mua CCDC về nhập kho
Phát sinh các khoản giảm giá, trả lại hàng mua
Phát sinh khoản chiết khấu do thanh toán trước thời hạn quy định
Mua CCDC chuyển thẳng xuống bộ phận sử dụng không qua kho:
+ Đối với CCDC phân bổ 1 lần:
+ Đối với CCDC phân bổ 2 hoặc nhiều lần:
Nợ TK 142, 242: CP trả trước (Giá trị thực tế CCDC)
- Tăng CCDC do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến:
- Tăng do nhận vốn góp liên doanh, được cấp phát:
Kế toán tổng hợp các trường hợp giảm CCDC
Phản ánh các nghiệp vụ xuất kho CCDC, kế toán sử dụng nhiều TK khác nhau như TK 153, 241, 623, 627, 641, 642, 142…
Dựa vào các chứng từ xuất kho của CCDC, kế toán sẽ tiến hành tập hợp và phân loại theo đối tượng sử dụng, đồng thời tính giá thực tế xuất dùng để phản ánh vào các tài khoản liên quan Tuy nhiên, do đặc điểm và giá trị của CCDC, cũng như hiệu quả của công tác kế toán, việc tính toán và phân bổ giá thực tế CCDC xuất dùng có thể thực hiện một hoặc nhiều lần.
- Phương pháp phân bổ 1 lần (phân bổ ngay 100% giá trị)
Khi xuất dùng CCDC, kế toán căn cứ vào các phiếu xuất kho tính ngay 1 lần vào chi phí SXKD trong kỳ:
- Phương pháp phân bổ nhiều lần (phân bổ nhiều kỳ)
Căn cứ vào giá thực tế xuất dùng phân bổ dần vào chi phí SXKD từng kỳ hạch toán
Nợ TK 142, 242: CP trả trước
Có TK 153 Đồng thời phân bổ ngay 50% giá trị CCDC vào chi phí thuộc bộ phận sử dụng:
Có TK 142, 242 Khi bộ phận sử dụng báo hỏng sẽ phân bổ nốt phần giá trị còn lại:
Nợ TK 138 (1388): Phải thu khác
2.4.3 Kế toán tổng hợp NVL, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ
2.4.3.1 Tài khoản kế toán sử dụng Để ghi chép vật tư, hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng
- Kết chuyển trị giá thực tế vật tư tồn kho đầu kỳ
- Trị giá thực tế vật tư nhập kho trong kỳ.
- Trị giá thực tế vật tư xuất trong kỳ cho các mục đích khác nhau.
- Kết chuyển trị giá thực tế vật tư tồn kho cuối kỳ
- Đầu kỳ, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn kho từ các tài khoản 151, 152, 153 sang TK 611:
Nợ TK 611: Mua NVL, hàng hoá
Có TK 151: Hàng mua đang đi đường
Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
- Trong kỳ kế toán căn cứ vào các hoá đơn chứng từ mua hàng để phản ánh giá trị thực tế vật liệu, dụng cụ mua vào:
Nợ TK 611: Trị giá hàng mua và chi phí thu mua
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán Nếu phát sinh các khoản giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất:
Cuối kỳ, kế toán tiến hành kiểm kê vật liệu và dụng cụ tồn kho để xác định giá trị tồn kho cuối kỳ Dựa trên kết quả kiểm kê, kế toán sẽ thực hiện việc kết chuyển giá trị của vật liệu và dụng cụ tồn kho về các tài khoản 151, 152, và 153.
Giá trị vật liệu và dụng cụ được sử dụng cho sản xuất kinh doanh được xác định bằng cách lấy tổng phát sinh bên Nợ TK 611 trừ đi số phát sinh bên Có TK 611, sau đó phân bổ cho các đối tượng sử dụng dựa trên mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức.
2.4.4 Sổ kế toán Nguyên vật liệu Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung:
Ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung (NKC) bao gồm việc ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung dựa trên các chứng từ kế toán như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi Từ những dữ liệu đã ghi trên sổ NKC, kế toán sẽ tiến hành vào sổ cái cho từng đối tượng kế toán theo trình tự thời gian.
- Ưu điểm và nhược điểm: Ưu điểm:
Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho phân công lao động kế toán
Việc đối chiếu và kiểm tra số liệu kế toán cho từng đối tượng kế toán có thể thực hiện ở mọi thời điểm, từ đó cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho nhà quản lý.
Nhược điểm: Lượng ghi chép tương đối nhiều.
- Điều kiện vận dụng: Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ, thương mại có quy mô vừa và nhỏ.
- Các loại sổ sử dụng trong kế toán NVL, CCDC
Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ đã được kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, số liệu từ sổ Nhật ký chung sẽ được chuyển vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán tương ứng Nếu đơn vị có sử dụng sổ, thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung.
Khi đơn vị mở sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ liên quan Định kỳ, như 3, 5 hoặc 10 ngày, hoặc vào cuối tháng, tùy thuộc vào khối lượng nghiệp vụ, cần tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào các tài khoản tương ứng trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ các số liệu trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
Cuối tháng, cuối quý, và cuối năm, cần cộng số liệu trên Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, số liệu trên Sổ Cái phải khớp với bảng tổng hợp chi tiết từ các sổ kế toán Nguyên tắc quan trọng là Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung, bao gồm cả các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp.
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Sổ Nhật ký đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG
CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI TUẤN
NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ- KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI TUẤN ĐẠT ẢNH HƯỞNG ĐẾN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
TƯ THƯƠNG MẠI TUẤN ĐẠT ẢNH HƯỞNG ĐẾN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
- Tên Doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI TUẤN ĐẠT
- Tên giao dịch: Tuan Dat commerce- investment company limited
- Địa chỉ: Số 2- ngõ 72 Hoa Bằng- Yên Hoà- Cầu Giấy- Hà Nội
Công ty TNHH đầu tư thương mại Tuấn Đạt thành lập ngày 20 tháng 04 năm
Năm 2005, theo quyết định của Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội, Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt được cấp phép hoạt động Công ty là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập, có con dấu riêng và được phép mở tài khoản ngân hàng mang tên công ty.
Một số ngành nghề kinh doanh của công ty:
Gia công, chế tạo cơ khí
Xử lý, tráng phủ kim loại
Kinh doanh máy móc, thiết bị dân dụng
3.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Chức năng, nhiệm vụ của Công ty
- Chức năng của Công ty:
Công ty là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập, có con dấu riêng và được mở tài khoản giao dịch tại Ngân hàng.
Công ty cam kết tuân thủ nghiêm ngặt các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật Nhà nước, cũng như các quy định của Bộ, Ngành Đồng thời, Công ty cũng chịu sự quản lý hành chính và an ninh từ UBND các cấp nơi đặt trụ sở.
- Nhiệm vụ của Công ty:
Công ty TNHH đầu tư thương mại Tuấn Đạt chịu trách nhiệm tổ chức sản xuất và kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, tuân thủ quy chế hoạt động của công ty và đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật.
Hợp tác với các đơn vị trong ngành và địa phương để thực hiện nhiệm vụ SXKD. Phát triển đơn vị theo chức năng, quyền hạn được phép…
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty một số năm gần đây:
BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH
NĂM 2011, 2012, 2013 Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Doanh thu thuần đạt 1.150.536.096.326 đồng, trong khi giá vốn hàng bán là 1.062.399.156.910 đồng, dẫn đến lợi nhuận gộp 88.136.939.416 đồng Doanh thu từ hoạt động tài chính ghi nhận 1.949.322.443 đồng, với chi phí tài chính là 2.826.875.446 đồng Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp lần lượt là 67.023.455.863 đồng và 18.750.400.734 đồng Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh đạt 1.485.529.816 đồng, trong khi thu nhập khác là 4.482.330.836 đồng và chi phí khác là 1.777.281.131 đồng, mang lại lợi nhuận khác 2.705.049.705 đồng Tổng lợi nhuận trước thuế đạt 4.190.579.521 đồng.
13.Chi phí thuế TNDN hiên hành
14.Chi phí thuế TNDN hoãn lại (946.289.138) (249.743.679) (386.693.632) 15.Lợi nhuận sau thuế TNDN 4.089.223.779 3.080.352.886 5.773.508.199
(Nguồn Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2011, 2012, 2013)
Qua bảng báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2011,
2012, 2013 có thể thấy tình hình kinh doanh của Công ty có những chuyển biến theo hướng tích cực Doanh thu thuần năm 2012 giảm so với năm 2011 nhưng đến năm
Năm 2013, công ty đã ghi nhận sự phục hồi đáng kể sau khi cắt giảm chi phí không cần thiết, với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp giảm rõ rệt so với năm 2011 Cụ thể, chi phí bán hàng năm 2011 lên tới 67.023.455.863 VNĐ và chi phí quản lý doanh nghiệp là 18.750.400.734 VNĐ Những biện pháp tổ chức lại bộ máy tiêu thụ đã giúp công ty đạt được lợi nhuận kinh tế cao hơn.
Trong giai đoạn 2012-2013, chi phí của Công ty đã có sự giảm đáng kể, cụ thể năm 2012 chi phí bán hàng (CPBH) đạt 20.543.032.608 VNĐ và chi phí quản lý doanh nghiệp (CP QLDN) là 5.543.061.455 VNĐ Đến năm 2013, CPBH tăng lên 32.733.980.296 VNĐ nhưng CP QLDN giảm xuống chỉ còn 1.286.054.317 VNĐ Lợi nhuận thuần sau thuế TNDN của Công ty cho thấy sự biến động, giảm từ 4.089.223.779 VNĐ năm 2011 xuống 3.080.352.886 VNĐ năm 2012, nhưng đã phục hồi lên 5.773.508.199 VNĐ vào năm 2013 Điều này cho thấy Công ty đã thực hiện các chính sách hợp lý, mở rộng thị trường tiêu thụ và cắt giảm các khoản chi không hiệu quả.
Quy trình công nghệ của Công ty
3.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Công ty TNHH đầu tư thương mại Tuấn Đạt sở hữu đội ngũ lãnh đạo và nhân viên dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh, đặc biệt là bộ phận bán hàng được đào tạo bài bản để nâng cao hiệu quả hoạt động Hiện tại, Công ty có hơn 300 nhân viên, trong đó 55% có trình độ đại học và cao đẳng, còn 45% có trình độ trung cấp Bộ máy quản lý được tổ chức hợp lý, phù hợp với đặc điểm hoạt động và chức năng của Công ty, giúp kiểm soát chặt chẽ các hoạt động của nhân viên, quản lý tiền hàng và báo cáo kết quả kinh doanh.
Cụ thể sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty TNHH đầu tư thương mại Tuấn Đạt như sau:
Sơ đồ 3.1: Bộ máy tổ chức Công ty TNHH đầu tư thương mại Tuấn Đạt
Phòng Vật tư dịch vụ
Phòng Kế hoạch- kỹ thuật
Phòng Tài chính- kế toán
Phòng Tổ chức- hành chính
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận ở Công ty:
Ban Giám đốc gồm Giám đốc, Phó giám đốc có nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp và chịu trách nhiệm chung về hoạt động SXKD của Công ty.
Giám đốc là người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm quản lý và đại diện cho cán bộ công nhân viên Với vai trò lãnh đạo theo cơ chế một thủ trưởng, Giám đốc có quyền quyết định tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phó Giám đốc: Là người được Giám đốc uỷ quyền giải quyết các công việc khi đi vắng và là người chịu trách nhiệm về công việc được giao.
Phòng Tổ chức - Hành chính chịu trách nhiệm quản lý cán bộ, đề bạt và tổ chức biên chế lao động trong Công ty Nhiệm vụ của phòng bao gồm lập bảng lương, khen thưởng, nhận xét và đánh giá cán bộ hàng năm, cũng như thực hiện nâng lương và nâng bậc Phòng còn đảm bảo thực hiện các chính sách và chế độ liên quan đến người lao động, bổ nhiệm và miễn nhiệm cán bộ, đồng thời kiểm tra mọi hoạt động của đơn vị.
Tham mưu cho Giám đốc Công ty trong quản lý lao động, tiền lương, tổ chức sản xuất và bố trí cán bộ công nhân viên Đảm bảo quy hoạch, đào tạo và bồi dưỡng nhân lực, đồng thời thực hiện chế độ chính sách Nhà nước đối với người lao động Thực hiện báo cáo thống kê nghiệp vụ và công tác bảo vệ nội bộ, cũng như quản lý công tác thi đua khen thưởng toàn Công ty Hỗ trợ Giám đốc trong điều hành công việc, quản lý văn bản, trang thiết bị, văn phòng, xe ô tô và trụ sở làm việc.
Phòng Tài chính-Kế toán có nhiệm vụ cập nhật tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động trước ban Giám đốc Phòng cũng phản ánh kết quả kinh doanh của Công ty theo từng quý và năm, đồng thời thực hiện kiểm tra và kiểm soát các hoạt động tài chính.
Kiểm soát việc thu chi và thanh toán nợ, đồng thời theo dõi tình hình công nợ của khách hàng là rất quan trọng Phân tích tình hình tài chính và đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty giúp đưa ra quyết định đúng đắn Cuối quý, kế toán tổng hợp lập báo cáo để trình bày trước ban lãnh đạo về tình hình thực hiện kinh doanh của công ty.
Tham mưu cho Giám đốc về quản lý tài chính và hạch toán kế toán toàn Công ty theo chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật Đề xuất ban hành quy chế tài chính phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, xây dựng định mức kinh tế và chi phí, xác định giá thành để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
- Phòng Kế hoạch- kỹ thuật: chuyên trách về giám sát sản xuất và kinh doanh.
Tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn và dài hạn, đồng thời chủ trì và phối hợp với các phòng ban để soạn thảo và triển khai các hợp đồng kinh tế Đôn đốc, kiểm tra quá trình thực hiện và thanh lý hợp đồng kinh tế một cách hiệu quả.
Phòng Vật tư, dịch vụ đảm nhiệm việc cung ứng vật tư cho bộ phận quảng cáo và các bộ phận khác, đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời Lập kế hoạch cung ứng vật tư một cách hợp lý nhằm tránh gián đoạn công việc và duy trì hiệu quả hoạt động của toàn bộ đơn vị.
ĐẶC ĐIỂM, PHÂN LOẠI VÀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI TUẤN ĐẠT…
3.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty
Công ty TNHH Đầu Tư Thương Mại Tuấn Đạt sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, phù hợp với đặc điểm sản xuất của ngành nghề kinh doanh Các nguyên vật liệu này rất đa dạng về số lượng và chủng loại, mỗi loại đều có vai trò và tính năng lý hóa riêng biệt Những nguyên vật liệu thường được công ty sử dụng bao gồm thép, nhựa, phôi, sơn và que hàn.
Mỗi loại nguyên vật liệu (NVL) có đặc tính lý hóa riêng và bị ảnh hưởng bởi khí hậu, do đó cần bảo quản và dự trữ phù hợp Các kim loại như nhôm, sắt, thép dễ bị ăn mòn và ô xi hóa, vì vậy công tác bảo quản cần được chú trọng Đối với nhiên liệu như xăng, dầu, cần lưu trữ an toàn và cấm lửa do tính dễ cháy Hiện tại, công ty sắp xếp kho NVL theo từng kho riêng biệt, nguyên vật liệu được phân loại theo đơn đặt hàng, và thủ kho ghi chép kịp thời mọi biến động về xuất, nhập, tồn.
Khối lượng nguyên vật liệu trong kho của công ty rất lớn, cùng với các quy trình sản xuất hiệu quả, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục.
Giá cả của nguyên vật liệu thường không ổn định do sự biến động của thị trường, vì vậy doanh nghiệp cần thường xuyên điều chỉnh chính sách giá để giảm thiểu tổn thất.
3.2.2 Phân loại nguyên vật liệu Để tiến hành sản xuất sản phẩm công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau với khối lượng vật liệu tương đối lớn, trong đó mỗi loại vật liệu có vai trò và công dụng khác nhau Vì vậy để quản lý được chặt chẽ, hạch toán chính xác tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu đảm bảo cung cấp vật liệu kịp thời cho sản xuất công ty đã tiến hành phân loại vật liệu như sau:
- Nguyên vật liệu chính: là những nguyên liệu dùng trực tiếp trong quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm như: Hạt nhựa, thép, nhôm, đồng…
Vật liệu phụ đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm bằng cách cải thiện hình dáng và màu sắc hoàn thiện Các loại vật liệu phụ bao gồm sơn, que hàn và keo dán nhựa, tất cả đều góp phần tạo nên sản phẩm cuối cùng đạt tiêu chuẩn cao nhất.
- Vật liệu khác: Băng dính, tem mác, xốp lót thùng, bìa cát tông…
- Nhiên liệu: là những vật liệu cung cấp nhiệt năng trong quá trình sản xuất như: xăng, dầu, mỡ bôi trơn…
Phụ tùng thay thế là những vật tư cần thiết để bảo trì và thay thế cho các máy móc, thiết bị trong quá trình sản xuất, bao gồm các chi tiết máy, ốc vít và nhiều thành phần khác.
- Phế liệu: Sản phẩm hỏng, chi tiết thừa trong quá trình sản xuất, gia công, chế tạo như: Phoi thép, phoi đồng, phoi nhôm, phoi nhựa.
Để quản lý và hạch toán hiệu quả nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần phân loại chúng theo vai trò và công dụng, từ đó xây dựng "Sổ danh điểm vật liệu" nhằm đảm bảo sự thuận tiện và tránh nhầm lẫn trong việc kiểm soát số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu.
Biểu 3.1: SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất NVL ĐVT Đơn giá hạch toán (VNĐ)
2 Hạt nhựa Hạt nhựa ABS – AG 15 kg 38.000
3 Phôi nhôm Phôi nhôm LI kg 75.000
4 Đồng Đồng vàng kg 185.000 Đồng đỏ kg 235.000
5 Que hàn Que hàn kg 35.000
9 Sơn Sơn chống gỉ lọ 350.000
10 Mỡ bôi trơn Mỡ CH10 hộp 155.000
(Ký, ghi rõ họ tên)
3.2.3 Công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty
Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời về số lượng, chất lượng và chủng loại là rất quan trọng Nhu cầu sản phẩm ngày càng đa dạng khiến doanh nghiệp cần nhiều loại vật liệu hơn để đáp ứng yêu cầu sản xuất, từ đó đạt được mục tiêu kinh doanh có lãi.
Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của công ty chủ yếu được mua từ bên ngoài Khi có kế hoạch sản xuất, bộ phận quản lý nguyên vật liệu sẽ dựa vào định mức sản xuất để xuất kho cho các bộ phận cần thiết Những nguyên vật liệu này được sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm.
Công ty chủ yếu thu mua nguyên vật liệu từ bên ngoài, do đó, vật liệu sẽ được nhập kho sau quá trình giao nhận và kiểm kê Việc dự trữ nguyên vật liệu tại kho được thực hiện theo các quy định cụ thể cho từng loại, phù hợp với tính chất lý và hóa của từng loại vật liệu.
Quản lý vật liệu của công ty cần được thực hiện chặt chẽ từ khâu thu mua đến sử dụng, đảm bảo giá mua và chi phí thu mua hợp lý, đồng thời xác định định mức sử dụng cho từng sản phẩm Việc tổ chức kế toán vật liệu hiệu quả sẽ cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về tình hình sử dụng, nguồn cung cấp, chất lượng và giá cả vật liệu, cũng như khả năng sử dụng vật liệu thay thế Hơn nữa, quản lý vật liệu một cách hợp lý và tiết kiệm sẽ giúp giảm định mức tiêu hao, từ đó giảm chi phí vật liệu và hạ giá thành sản phẩm.
Quản lý hiệu quả trong thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Trong khâu thu mua, công ty chủ yếu mua nguyên liệu từ bên ngoài, do đó, khi có kế hoạch sản xuất, công ty sẽ xác định định mức tiêu hao vật tư, số lượng và chủng loại nguyên vật liệu cần thiết, đồng thời theo dõi sự biến động giá cả trên thị trường Sau khi xác định nguồn cung ứng, công ty sẽ cử cán bộ vật tư đến ký hợp đồng và tiến hành tiếp nhận vật liệu khi chúng được chuyển về.
Công ty H đã thành lập ban kiểm nghiệm vật tư nhằm kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng Mục tiêu là đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm.
KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI TUẤN ĐẠT
Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả, kế toán chi tiết vật liệu cần được thực hiện theo từng kho, loại và nhóm vật liệu, với quy trình luân chuyển chứng từ đồng bộ giữa kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ.
Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng thống nhất trong công ty theo tài liệu
“Chế độ kế toán doanh nghiệp” ban hành theo Quyết định 48/2006-QĐ/BTC.
- Chứng từ, hoá đơn thuế GTGT (mẫu 01 - GTGT - 3LL)
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01- VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm (mẫu số 03 - VT)
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu (mẫu số 07-VT)
+ Trường hợp 1 : Nhập kho do mua ngoài
VD1 : Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 000368 ngày 2 tháng 9 năm 2013, Công ty mua vật tư của công ty TNHH TM và sản xuất Chiến Nguyệt.
000368 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM và Sản xuất Chiến Nguyệt. Địa chỉ: 17 Quang Trung –TT Sắt –HD.
Số tài khoản: 2318.5463.21158 Điện thoại: 0321.3792856 MST:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Đình Thanh
Tên đơn vị: Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt Địa chỉ: Số 2- ngõ 72- Yên Hoà-Cầu Giấy- Hà Nội
Hình thức thanh toán: CK - MST:
STT Tên hàng, quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 6.855.000
Tổng cộng tiền thanh toán 75.405.000
Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi lăm triệu bốn trăm linh năm nghìn đồng chẵn.
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu 3.4: Đơn vị: Cty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt ĐC: Số 2- ngõ 72 Hoa Bằng- Yên Hoà- Cầu Giấy-
Bộ phận: Phòng vật tư dịch vụ
Mẫu số 03 - VT Theo QĐ: 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/8/2006 của Bộ trưởng BTC
(Vật tư, sản phẩm, hàng hoá)
- Căn cứ vào hoá đơn số 000368 ngày 02 tháng 9 năm 2013 của Công ty TNHH
TM và Sản xuất Chiến Nguyệt
1 Ông Nguyễn Văn Phong Trưởng phòng vật tư - Trưởng ban
2 Ông Nguyễn Văn Cẩm Cán bộ phòng vật tư - Uỷ viên
3 Bà Nguyễn Thị Minh Thủ kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: Nhập thép
Tên vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số
Phương thức kiểm nghiệm ĐVT
Số lượng theo chứng từ
Số lượng đúng quy cách
Số lượng không đúng quy cách
1 Thép CT3 CT3 Qua cân Kg 900 900 0
2 Thép S55CF S55CF Qua cân Kg 1085 1085 0
3 Hạt nhựa PP PP Qua cân Kg 150 150 0
Hạt nhựa PC đạt tiêu chuẩn chất lượng với khối lượng 300 kg, được Ban kiểm nghiệm đồng ý cho nhập kho và đưa vào sử dụng Đại diện kỹ thuật và Thủ kho đã xác nhận sự đồng thuận này.
(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
* Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu khi về đến công ty đều phải làm thủ tục nhập kho:
- Người đi nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho hoặc hóa đơn GTGT của bên bán vật tư về công ty để được xem xét, kiểm tra
Sau khi mua vật tư, việc kiểm nghiệm chất lượng được thực hiện để xác định số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho Biên bản kiểm nghiệm sẽ được lập thành hai bản, một bản giao cho phòng vật tư và một bản cho phòng kế toán để làm căn cứ quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản Nếu vật tư không đáp ứng yêu cầu, sẽ lập thêm một liên kèm theo chứng từ gửi cho nơi bán để giải quyết.
Sau khi kiểm nghiệm vật tư, thủ kho sẽ kiểm tra số lượng, chủng loại và chất lượng vật tư ghi trên hóa đơn so với thực tế Việc đối chiếu giữa hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm là cần thiết; nếu mọi thứ khớp nhau, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành ba liên.
Liên 1: Lưu lại phòng Vật tư
Liên 2: Chuyển lên phòng Kế toán
Liên 3: Giao cho cán bộ vật tư đi thanh toán
Khi thực hiện nhập kho, thủ kho cần ký vào Phiếu nhập để xác nhận Phiếu nhập phải ghi rõ cả số lượng và giá trị hàng hóa, tuy nhiên, khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chỉ cần ghi lại chỉ tiêu số lượng.
Biểu 3.5: Đơn vị: Cty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt
Bộ phận: Phòng vật tư dịch vụ
Mẫu số 01 - VT Theo QĐ: 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
Ngày 02 tháng 9 năm 2013 Nợ TK: 1521
Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH TM và sản xuất Chiến Nguyệt
Theo HĐ GTGT số 000368 ngày 02 tháng 09 năm 2013 và biên bản kiểm nghiệm vật tư ngày 02/09/2013.
Nhập tại kho: Kho nguyên vật liệu công ty.
T T Tên vật tư Mã số ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
3 Hạt nhựa PP PP Kg 150 150 40.000 6.000.000
4 Hạt nhựa PC PC Kg 300 300 55.000 16.500.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Sáu mươi tám triệu năm trăm lăm mươi nghìn đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo: 1 chứng từ gốc
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
+ Nhập kho Nguyên vật liệu chưa thanh toán cho người bán :
Ví dụ 2: Căn cứ hóa đơn số 0023780 ngày 10 tháng 09 năm 2013 mua Dầu Diesel của Công ty Xăng dầu 179 La Thành, chưa thanh toán tiền cho người bán.
Biểu số 3.6: Hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG PH/2013B
Ngày 10 tháng 09 năm 2013 Đơn vị bán hàng: Công ty Xăng dầu 179 La Thành Địa chỉ: 179 La Thành- Đống Đa- Hà Nội
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt Địa chỉ: Số 2- ngõ 72 Hoa Bằng- Yên Hoà- Cầu Giấy- HN
Hình thức thanh toán: CK MST:0105705751
STT Tên hàng hóa,dịch vụ ĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 40.000
Tổng cộng tiền thanh toán 440.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Căn cứ vào hóa đơn thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho.
Biểu số 3.7: Phiếu nhập kho
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt Mẫu số 01- VT
(Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) ĐC: Số 2- ngõ 72 Hoa Bằng- Yên Hoà- Cầu Giấy- Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO Nợ TK 152, 133
Họ tên người giao hàng:
Theo HĐ Số 0023780 ngày 05 tháng 11 năm 2013 của Công ty Xăng dầu 179 La Thành
Nhập tại kho Nguyên liệu
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền C.Từ Thực nhập
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bốn trăm nghìn đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo: 01 hóa đơn GTGT
Người giao hàng (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)
Biểu số 3.8: Sổ chi tiết thanh toán
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt ĐC: Số 2- ngõ 72 Hoa Bằng- Yên Hoà- Cầu
Mẫu số S31- DN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN
Tài khoản: Phải trả người bán Đối tượng: Công ty Xăng dầu 179 La Thành
Số phát sinh Số dư
SH NT Nợ Có Nợ Có
Tồn đầu tháng 10/09 0083 10/09 Mua nguyên vật liệu chưa trả tiền
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý, kế toán nguyên vật liệu tại phòng kế toán công ty sẽ tập hợp các phiếu nhập kho và lập bảng kê phiếu nhập vật tư Bảng kê này sẽ theo dõi số lượng và giá trị của các loại nguyên vật liệu nhập kho trong một tháng.
BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP VẬT TƯ
Từ ngày 01 tháng 9 năm 2013 đến ngày 30 tháng 9 năm 2013
Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền
Khi NVL thu hồi không sử dụng hết được đưa về kho, cần tiến hành kiểm tra và kiểm nghiệm trước khi nhập kho Dựa vào kết quả kiểm tra, cán bộ phòng cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho theo mẫu tương tự biểu mẫu số 2-3 Sau đó, thủ kho sẽ sắp xếp vật tư vào đúng vị trí quy định.
H định, đảm bảo tính khoa học, hợp lí cho việc bảo quản, tiện cho công tác theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn
* Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu:
Dựa vào phiếu xuất kho, thủ kho ghi lại số lượng thực tế xuất vào cột thực xuất và cập nhật vào thẻ kho Sau đó, phiếu xuất kho được chuyển đến phòng kế toán Kế toán nguyên vật liệu sẽ sử dụng phiếu xuất kho để ghi chép vào sổ chi tiết vật tư và các sổ liên quan.
Hàng ngày hoặc định kỳ từ 3 đến 5 ngày, thủ kho cần chuyển toàn bộ chứng từ nhập và xuất kho về phòng kế toán sau khi ghi thẻ kho Cuối tháng, thủ kho sẽ tổng hợp số liệu nhập và xuất để tính toán số tồn kho cho từng danh mục vật liệu.
Phiếu xuất kho được lập thành hai liên: một liên được lưu tại cuống, trong khi liên còn lại được gửi đến phòng kế toán Phòng kế toán sẽ lưu giữ phiếu xuất kho này như một căn cứ để ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu.
* Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất
Công ty sản xuất thường xuất kho nguyên vật liệu (NVL) trực tiếp phục vụ cho quy trình sản xuất sản phẩm, hạn chế việc dự trữ lâu dài Do đó, công tác hạch toán kế toán cần phải chi tiết và cụ thể cho từng loại NVL, nhằm đảm bảo sự liên tục trong quá trình sản xuất.
Tổ trưởng sản xuất cần kiểm tra tình hình vật tư nguyên vật liệu tại phân xưởng, và nếu phát hiện thiếu hụt, phải báo cáo ngay cho quản đốc Dựa trên nhu cầu thực tế của từng bộ phận, tổ trưởng lập phiếu xin lĩnh vật tư để phòng kế hoạch phê duyệt theo mẫu quy định của Công ty.
Biểu số 3.10: Phiếu xin lĩnh vật tư
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt ĐC: Số 2- ngõ 72 Hoa Bằng- Yên Hoà- Cầu Giấy- Hà Nội
PHIẾU XIN LĨNH VẬT TƯ
Kính gửi: Ban giám đốc Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt
Họ và tên: Vũ Văn Huy Đơn vị: Phân xưởng 1
Lý do xuất kho: dùng cho sản xuất
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Lý do xuất kho
01 Thép P20 kg 105 Phục vụ sản xuất
Hạt nhựa PP Kg 150 Phục vụ sản xuất
Hạt nhựa PC Kg 300 Phục vụ sản xuất
Ngày 1 tháng 9 năm 2013 Phụ trách bộ phận
Người đề nghị (Ký, họ tên)
Phòng kế hoạch (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên) 62
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt ĐC: Số 2- ngõ 72 Hoa Bằng- Yên Hoà- Cầu Giấy- Hà Nội
Mẫu số 02 - VT Theo QĐ: 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
Ngày 4 tháng 9 năm 2013 Nợ TK: 154
Họ tên người nhận hàng: Vũ Văn Huy - Nhân viên phòng Sản xuất.
Lý do xuất kho: Xuất cho sản xuất sản phẩm PX1.
Xuất tại kho: Kho nguyên vật liệu công ty.
T Tên vật tư Mã số ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
4 Hạt nhựa PP PP Kg 150 150 40.000 6.000.000
5 Hạt nhựa PC PC Kg 200 200 55.000 11.000.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Mười tám triệu hai trăm mười chín nghìn đồng chẵn
Số chứng từ gốc kèm theo: 1 chứng từ gốc
Định kỳ, phiếu xuất kho sẽ được chuyển đến phòng kế toán để lập bảng kê xuất vật tư Tất cả phiếu xuất kho sẽ được tập hợp và ghi sổ trong tháng.
BẢNG KÊ PHIẾU XUẤT VẬT TƯ
Từ ngày 01 tháng 9 năm 2013 đến ngày 30 tháng 9 năm 2013
Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền
3/9 0063 Xuất dầu thuỷ lực - PXSX1 15 21.000 315.000 3/9 0063 Xuất mỡ bôi trơnCH10- PXSX1 5 120.000 600.000 3/9 0063 Xuất Xăng A92 - Quản lý DN 50 25.000 1.065.000
Vào ngày 4 tháng 9, xuất thép phi SKD11 với mã PX1 đạt 65.000 đồng cho 195 kg, tổng giá trị 12.675.000 đồng Cùng ngày, xuất xốp trắng bán hàng với số lượng 20 cái, giá 25.000 đồng, tổng cộng 500.000 đồng; xuất bìa cát tông bán hàng 50 cái với giá 3.500 đồng, tổng giá trị 175.000 đồng; và xuất sơn chống gỉ mã PX1 với số lượng 10, giá 260.000 đồng, tổng cộng 2.600.000 đồng Ngày 5 tháng 9, xuất băng dính bán hàng 20 cái với giá 20.000 đồng, tổng giá trị 400.000 đồng; xuất keo dán nhựa mã PX2 với số lượng 25, giá 9.000 đồng, tổng cộng 225.000 đồng Ngày 6 tháng 9, xuất hạt nhựa AB.15 mã PX2 với số lượng 140, giá 36.200 đồng, tổng giá trị 5.068.000 đồng; và xuất hạt nhựa PC mã PX2 với số lượng 150, giá 55.000 đồng, tổng cộng 7.965.000 đồng.
Người lập biểu sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết để thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu Cụ thể, công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song trong kế toán nguyên vật liệu.
KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI TUẤN ĐẠT
Ghi sổ kế toán tổng hợp:
Nhật ký chung (mẫu số S03a-DN) là công cụ quan trọng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế và tài chính theo trình tự thời gian Nó phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản, hỗ trợ cho việc ghi Sổ Cái tài khoản 152 Dữ liệu được ghi trên sổ Nhật ký chung sẽ là căn cứ để thực hiện ghi vào Sổ Cái tài khoản 152, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
- Sổ cái TK152 (mẫu số S03b-DN): Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu (mẫu số S11-DN) là công cụ quan trọng để tổng hợp giá trị từ trang sổ và thẻ chi tiết nguyên vật liệu, giúp đối chiếu số liệu tài khoản 152 trên Sổ Cái Hàng ngày, dựa vào các chứng từ Nhập - Xuất nguyên vật liệu đã được kiểm tra, việc ghi sổ được thực hiện bằng cách ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó sử dụng số liệu từ sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái tài khoản 152.
Biểu số 3.17: Đơn vị: Cty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt Địa chỉ: Số 2- ngõ 72 Hoa Bằng- Yên Hoà- Cầu Giấy- HN
Mẫu số S03a - DN Theo QĐ: 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
Diễn giải Đã ghi sổ cái
Mua băng dính, keo dán x 01 1523
Mua thép - Giá mua CT x 03 1521 77.500.000
Thuế GTGT 04 133 3.875.000 chưa thanh toán 05 331 81.375.000
83 3/9 Mua dầu, sơn,nhớt, xăng
63 3/9 Xuất dầu, sơn, nhớt PX1 x 09 154
Xuất xăng - Quản lý DN 10 6422 1.025.000
84 4/9 Mua que hàn, xốp, bìa
4/9 00 4/9 Xuất que hàn cho SX x 15 154 900.000
67 5/9 Xuất băng dính cho BH x 23 6421
Xuất băng keo cho PX2 24 154 220.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Biểu số 3.18: Đơn vị: Cty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt Địa chỉ: Số 2- ngõ 72 Hoa Bằng- Yên Hoà- Cầu
Mẫu số S03b - DN Theo QĐ: 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
Tháng 9 năm 2013 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu - Số hiệu TK: 152 - (ĐVT: đồng)
1 01/9 Mua băng dính, keo -TM
2 02/9 Mua thép chưa trả tiền
3 3/9 Mua dầu, sơn,nhớt, xăng trả bằng chuyển khoản 01 06 112 9.700.000
Xuất xăng cho quản lý 01 10 6422 1.025.000
4 4/9 Mua que hàn,xốp,bìa-TM
4 4/9 Xuất que hàn - SX PX1
5 4/9 Xuất thép cho SX PX1
6 4/9 Xuất xốp, bìa - bán hàng
6 4/9 Xuất sơn chống gỉ -PX1
5 6/9 Mua Hạt nhựa chưa TT
6 10/9 Mua nhôm trả bằng CK
7 15/9 Mua đồng chưa trả tiền
0 15/9 Xuất đồng cho SX PX1
1 20/9 Xuất dầu, nhớt - SX PX2
1 20/9 Xuất que hàn -SX PX1
8 24/9 Mua hạt nhựa chưa TT
2 24/9 Xuất hạt nhựa - SX PX2
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Hạch toán NVL thừa thiếu sau kiểm kê.
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt thực hiện mua nguyên vật liệu (NVL) dựa trên kế hoạch dự toán chặt chẽ, giúp hạn chế lượng tồn kho Mặc dù đã áp dụng nhiều biện pháp quản lý khoa học, nhưng trong quá trình sản xuất, việc nhập xuất NVL với số lượng lớn vẫn có thể dẫn đến sai sót, gây thừa hoặc thiếu NVL Để xác định chính xác số lượng tồn kho thực tế, công ty thường xuyên đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán Việc kiểm kê NVL được tổ chức hàng tháng vào cuối tháng, với sự tham gia của ban kiểm kê gồm kế toán NVL, nhân viên phòng vật tư và thủ kho, nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu.
H tế của NVL thì so sánh với số liệu sổ sách Kết thúc kiểm kê lập biên bản kiểm kê gồm
Khi thực hiện kiểm kê, hai liên biên bản được lập: một bản giao cho thủ kho để điều chỉnh thẻ kho và một bản giao cho kế toán để cập nhật số liệu trên phần mềm kế toán Kết quả kiểm kê giúp kế toán điều chỉnh số liệu tài khoản và lập báo cáo kiểm kê cuối kỳ Tuy nhiên, thực tế tại công ty thường cho thấy số liệu thực tế khớp với số liệu sổ sách kế toán, do đó nghiệp vụ này ít khi xảy ra.
Khi phát hiện nguyên vật liệu (NVL) thừa sau kiểm kê, kế toán cần điều chỉnh tăng số lượng vật tư bằng cách nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính giống như quy trình nhập kho NVL thừa trong sản xuất Cụ thể, kế toán sẽ truy cập vào phần mềm, vào phân hệ vật tư hàng hóa và cập nhật số liệu vào phiếu nhập kho Trong phiếu nhập kho, các hạch toán sẽ được thực hiện để phản ánh sự tăng thêm này.
Khi phát hiện nguyên vật liệu (NVL) thiếu, kế toán cần điều chỉnh giảm vật tư tương tự như nghiệp vụ xuất kho Cụ thể, kế toán sẽ truy cập phần mềm quản lý vật tư hàng hóa và cập nhật số liệu vào phiếu xuất kho Tùy thuộc vào kết luận xử lý NVL thiếu, kế toán sẽ cập nhật tài khoản nợ tương ứng.
- Trường hợp kiểm kê kết luận rằng NVL thiếu là thiếu trong định mức thì kế toán sẽ ghi TK Nợ 632 (Giá vốn hàng bán).
- Trường hợp kết thúc kiểm kê mà chưa rõ nguyên nhân thì TK nợ là TK 1381 ( TK thiếu chờ xử lí).
Ví dụ: Ngày 30/9/2013 công ty tiến hành kiểm kê NVL Theo kết quả kiểm kê qua bảng tổng hợp kiểm kê vật tư:
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ
Thời điểm kiểm kê: 30/09/2013 Kho: CT TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt
1 Ông: Đỗ Anh Tuấn _ Chức vụ cán bộ vật tư ( Trưởng ban).
2 Bà: Nguyễn Thị Cảnh _ Thủ kho (Uỷ viên).
3 Bà: Nguyễn Thị Nguyệt _ Kế toán vật tư (Uỷ viên).
Tên sản phẩm, hàng hoá ĐVT
Số lượng Chênh lệch Đơn giá Thành tiền
Thực tế kiểm kê Thừa Thiếu
Kết luận của ban kiểm kê: Sau khi kiểm kê số lượng NVL đầy đủ và bị thiếu hụt trong định mức cho phép.
Người lập Phụ trách kế toán Thủ kho Trưởng ban
Kế toán vào phần mềm phân hệ vật tư hàng hóa sau đó cập nhật số liệu vào phiếu xuất kho và cập nhật:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI TUẤN ĐẠT
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI TUẤN ĐẠT
4.1 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI TUẤN ĐẠT
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt, tôi đã nghiên cứu quy trình kế toán nguyên vật liệu và dám đưa ra một số ưu điểm cũng như nhược điểm trong công tác hạch toán của công ty.
Công ty nhận thức rõ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu trong sản xuất, vì vậy đã xây dựng kế hoạch thu mua và dự trữ vật tư một cách kịp thời Đồng thời, công ty cũng đã lập bảng danh điểm nguyên vật liệu với tên gọi, quy cách và đơn vị tính được thống nhất.
Việc phân loại nguyên vật liệu và tổ chức bảo quản trong kho một cách gọn gàng, phù hợp với tính chất của từng loại không chỉ tiết kiệm chi phí bảo quản mà còn giúp giám sát nguyên vật liệu nhập và xuất kho một cách nhanh chóng và kịp thời.
Công ty đã đầu tư vào hệ thống máy móc hiện đại, bao gồm dây chuyền cán nhựa, cán thép, máy phay công nghiệp và máy xung cắt dây, giúp giảm đáng kể chi phí mua nguyên vật liệu.
- Công ty có khu nhà xưởng rộng rãi là điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản nguyên vật liệu.
Khâu thu mua nguyên vật liệu tại công ty được tổ chức một cách khoa học với đội ngũ cán bộ năng động, am hiểu về giá cả thị trường thuộc phòng vật tư Bộ phận này chuyên trách thu mua vật tư, đảm bảo cân đối giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu nguyên vật liệu Ngoài ra, công tác thu mua còn được chuyên môn hóa, với mỗi nhân viên phụ trách một mảng cụ thể trong quy trình thu mua nguyên vật liệu.
H công như vậy đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu kịp thời, nhanh chóng cho quá trình sản xuất.
- Công ty thực hiện theo dõi và đánh giá nhà cung cấp nhằm đảm bảo nguyên vật liệu mua vào có chất lượng tốt, giá cả phù hợp.
Công ty sở hữu đội ngũ cán bộ chuyên môn cao, làm việc với trách nhiệm và sự thận trọng Tất cả nguyên vật liệu được mua về đều phải trải qua kiểm nghiệm chất lượng trước khi nhập kho.
Khâu sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất yêu cầu phải được phê duyệt bởi phòng vật tư, đảm bảo rằng nhu cầu của các phân xưởng được kiểm soát chặt chẽ Việc xuất dùng nguyên vật liệu dựa trên định mức sản xuất do phòng kỹ thuật xây dựng và được giám đốc phê duyệt Nhờ đó, vật liệu được quản lý hiệu quả, giúp tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, công ty đã thực hiện nhiều cải cách trong quản lý và đầu tư vào công nghệ sản xuất, nhằm đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Công ty đã triển khai nhiều biện pháp tiết kiệm chi phí và giảm giá thành để nâng cao hiệu quả đầu tư Cụ thể, trong quá trình sản xuất, công ty áp dụng định mức để kiểm soát nguyên vật liệu, nhằm tối ưu hóa việc sử dụng và tránh lãng phí Để đảm bảo tính chính xác, có sự đối chiếu và kiểm tra chặt chẽ giữa kế toán nguyên vật liệu, thủ kho và bộ phận bảo vệ, qua đó giảm thiểu tình trạng thất thoát.
Hệ thống chứng từ và sổ sách hạch toán kế toán nguyên vật liệu được thiết lập đầy đủ và rõ ràng, cung cấp thông tin kịp thời và chính xác Điều này giúp ban giám đốc theo dõi tình hình nhập, xuất và sử dụng nguyên vật liệu của công ty, từ đó chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
Kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng dựa trên các hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng của khách hàng, nhằm xác định khối lượng nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất Việc này giúp đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, đồng thời tránh tình trạng tồn đọng hàng hóa tại kho, ảnh hưởng đến khả năng quay vòng vốn của công ty.
Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung và quản lý hiệu quả Tất cả các hoạt động kế toán được thực hiện tại phòng kế toán của công ty.
H hỗ trợ trong việc nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh tế của kế toán trong quản lý nguyên vật liệu.
Công tác kế toán nguyên vật liệu diễn ra một cách có nề nếp, nhờ vào đội ngũ cán bộ kế toán giàu kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về chế độ kế toán Việc hạch toán nguyên vật liệu được thực hiện nhanh chóng và chính xác, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho giám đốc.
Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu, vì đây là phương pháp đơn giản và dễ hiểu Phương pháp này thuận tiện cho việc đối chiếu và phù hợp với đặc điểm của công ty, khi số lượng danh điểm nguyên vật liệu ít và số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY 79 KẾT LUẬN
Trong quá trình nghiên cứu công tác kế toán tại công ty, tôi nhận thấy rằng kế toán nguyên vật liệu có những ưu điểm nhất định phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty Tuy nhiên, do các nguyên nhân chủ quan và khách quan, công tác này vẫn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục và hoàn thiện hơn.
Trước những thách thức trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện quy trình này Kết hợp lý thuyết đã học với thực tiễn công việc, những ý kiến này sẽ giúp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, phù hợp với yêu cầu quản lý đặc thù của công ty.
Về công tác quản lý NVL, CCDC
Quản lý nguyên vật liệu (NVL) của Công ty đạt yêu cầu nhưng cần chú ý một số vấn đề Hiện nay, thị trường có nhiều nhà cung cấp NVL phục vụ cho doanh nghiệp sản xuất, và để phát triển, họ áp dụng các chính sách cạnh tranh về giá cả và chất lượng.
Để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu (NVL) mà vẫn đảm bảo chất lượng, công ty cần tìm hiểu thị trường và xây dựng mối quan hệ mới bên cạnh các đối tác lâu năm uy tín Việc quản lý NVL trong kho cũng cần được nâng cao bằng cách cải thiện trình độ nghiệp vụ của nhân viên kho, áp dụng chế độ thưởng phạt hợp lý để khuyến khích trách nhiệm trong bảo quản Thủ kho cần quản lý chặt chẽ vật tư sau mỗi lần nhập - xuất kho và tăng cường công tác kiểm tra để kịp thời phát hiện và xử lý tình trạng hao hụt hoặc giảm chất lượng vật tư.
Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán
Sổ điểm danh vật tư
"Sổ danh điểm vật liệu" là tài liệu tổng hợp tất cả các loại vật liệu mà công ty sử dụng, giúp theo dõi nguyên vật liệu theo từng loại, nhóm và quy cách một cách chặt chẽ Việc này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn hỗ trợ hạch toán nguyên vật liệu một cách riêng biệt Hệ thống sắp xếp trật tự trong sổ danh điểm vật liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin liên quan đến từng loại và nhóm nguyên vật liệu.
Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Tuấn Đạt quản lý nhiều loại nguyên vật liệu (NVL) với kích cỡ khác nhau thông qua hệ thống kế toán máy, giúp theo dõi số lượng và giá trị NVL theo từng mã vật tư Tuy nhiên, việc phát hiện thất thoát hoặc thiếu hụt trong quá trình thực hiện gặp khó khăn do số liệu chỉ phản ánh kết quả cập nhật hóa đơn và nhập-xuất NVL trong kỳ Để cải thiện công tác hạch toán và quản lý vật tư, công ty cần mở sổ danh điểm vật tư, giúp theo dõi sự biến động NVL trong kho Việc mã hoá tên và sắp xếp thứ tự các vật liệu trong sổ cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng, đảm bảo tính khoa học và thuận lợi cho quản lý Sổ danh điểm sẽ được sử dụng thống nhất trên toàn công ty, tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp hiệu quả trong quản lý NVL và hỗ trợ công tác kế toán Lập sổ danh điểm tại kế toán kho nhà máy nhằm theo dõi số lượng nhập xuất tồn thực tế, làm căn cứ đối chiếu với số dư tài khoản trên sổ kế toán.
H toán quản lí tại phòng kế toán công ty Từ đó sẽ giúp cho việc nhập xuất vật liệu diễn ra nhanh chóng hơn nhiều.
Để hạch toán hiệu quả tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu (NVL), công ty cần lựa chọn tài khoản hạch toán hợp lý Hiện tại, công ty sử dụng tài khoản 152_NVL nhưng chưa phân biệt rõ giữa tài khoản chính và tài khoản phụ, gây khó khăn trong việc xác định chi phí NVL trực tiếp và phân tích tình hình sử dụng NVL Do tỉ lệ NVL sử dụng cho mỗi lần sản xuất theo đơn đặt hàng thường rất lớn, việc phân tích và tìm biện pháp tiết kiệm NVL là cần thiết Do đó, công ty nên mở chi tiết cho từng loại NVL dựa trên danh điểm NVL đã được lập.
TK 1521_NVL: Nguyên vật liệu chính chi tiết cho từng loại NVL.
TK 1522_NVL: Nguyên vật liệu phụ chi tiết cho từng loại NVL.
TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 1528: Phế liệu thu hồi.
Việc mã hóa sẽ căn cứ vào số hiệu tài khoản này và đánh lần lượt theo từng thứ vật liệu trong nhóm đó:
Biểu 4.1: Mẫu sổ danh điểm vật liệu
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
Tên nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị Ghi chú
Nhóm Danh điểm vật liệu
Phương pháp tính giá xuất kho:
Công ty cung cấp đa dạng nguyên vật liệu và áp dụng phương pháp nhập trước - xuất trước để tối ưu hóa quản lý tồn kho, tuy nhiên vẫn gặp phải một số thách thức trong việc kiểm soát lượng hàng tồn.
Hạn chế của phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho theo từng loại giá là tốn nhiều công sức và không phản ánh kịp thời sự biến động giá cả thị trường Để khắc phục vấn đề này, công ty nên áp dụng phương pháp tính giá xuất kho theo bình quân sau mỗi lần nhập Phương pháp này không chỉ có độ chính xác cao mà còn giúp phản ánh nhanh chóng sự biến động giá cả nguyên vật liệu, đặc biệt khi được thực hiện bằng máy tính Kế toán cần xác định giá bình quân của từng loại nguyên vật liệu dựa trên hóa đơn và lượng xuất kho giữa hai lần nhập để đảm bảo tính chính xác trong việc hạch toán.
Về chứng từ luân chuyển
- Hiện nay công ty chưa lập được một số chứng từ sau:
Thiếu "Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ" (Mẫu số 04 - VT) dẫn đến việc không theo dõi được số lượng vật tư còn lại, ảnh hưởng đến việc tính giá thành và kiểm tra thực hiện định mức vật tư Điều này có thể gây cản trở cho mục tiêu tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm của công ty Do đó, công ty cần lập thêm "Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ" theo mẫu đề xuất.
Biểu 4.2: Đơn vị: Công ty TNHH Đầu tư Thương mại
Bộ phận: Kho vật tư
Mẫu số: 04 - VT Theo QĐ: 48/2006/QĐ - BTC
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KÌ
TT Tên nhãn hiệu vật tư Mã số ĐVT Số lượng
Lý do còn sử dụng hay trả lại
1 Son SO lọ 10 Sử dụng tại PX2
2 Thép P20 P20 kg 100 Sử dụng tại PX1
3 Thép S55CF S55CF kg 72 Sử dụng tại PX1
4 Thép P20 P20 kg 23 Sử dụng tại PX1
5 Thép SKD11 SKD11 kg 12 Sử dụng tại PX1
6 Que hàn QH kg 20 Sử dụng tại PX1
7 Nhựa PC PC kg 52 Sử dụng tại PX2
8 Nhôm LI LI kg 15 Sử dụng tại PX1
Phụ trách bộ phận sử dụng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Việc thiếu “Biên bản kiểm kê vật tư” (Mẫu số 05 - VT) sẽ gây khó khăn trong việc xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư có tại kho tại thời điểm kiểm kê, dẫn đến việc không có căn cứ để xác định trách nhiệm trong việc bảo quản và xử lý vật tư thừa, thiếu cho việc ghi sổ kế toán Do đó, công ty cần lập thêm “Biên bản kiểm kê vật tư” theo mẫu quy định.
Sau khi hoàn tất biên bản kiểm kê, trưởng ban kiểm kê, thủ kho và kế toán trưởng sẽ cùng ký xác nhận Trong trường hợp có chênh lệch, cần trình bày rõ ràng ý kiến giải quyết chênh lệch đó cho giám đốc công ty.
Biên bản được lập thành 2 bản:
- 1 bản phòng kế toán lưu.
Về sổ Kế toán chi tiết
Công ty chỉ ghi nhận hàng hóa vào tài khoản 152 – Nguyên vật liệu khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ như hóa đơn, phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm vật tư Điều này có nghĩa là tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường không được sử dụng, đặc biệt trong những trường hợp hóa đơn đã nhận nhưng hàng hóa vẫn chưa về.
Vì vậy, các vật liệu này chỉ được nhập kho và ghi sổ khi có đủ ba chứng từ cần thiết Điều này dẫn đến việc thông tin về hàng tồn kho vào cuối tháng có thể không đầy đủ, hoặc có thể đã ghi nhận nợ nhưng hàng hóa vẫn chưa có Kết quả là, tài khoản 111 và 112 sẽ bị giảm.
Công ty cần mở thêm tài khoản TK 151 với cấu trúc và phương pháp hạch toán tương tự như TK 152, do TK 152 vẫn chưa ghi tăng, dẫn đến thiếu hụt giá trị nguyên vật liệu trong bảng cân đối kế toán Đồng thời, cần ghi chép hàng mua đang vận chuyển vào NKC và sổ cái của TK 151 để đảm bảo tính chính xác trong sổ sách kế toán.