S ự cần thiết và lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, các công ty cần chú trọng nâng cao chất lượng sản phẩm và giá cả hợp lý để đáp ứng nhu cầu khách hàng ngày càng tăng Quá trình cải cách quản lý tại các doanh nghiệp Việt Nam cho thấy rằng những doanh nghiệp thực hiện tốt chính sách quản trị tài sản ngắn hạn sẽ đạt lợi nhuận cao và nâng cao tính cạnh tranh sản phẩm Do đó, việc sử dụng tài sản ngắn hạn hiệu quả là vấn đề quan trọng mà các nhà quản lý cần quan tâm.
Trong nhiều năm qua, bên cạnh những doanh nghiệp thành công, không ít công ty đã rơi vào tình trạng thua lỗ và phá sản Mặc dù các vụ phá sản thường do nhiều yếu tố khác nhau, sự yếu kém trong quản trị và kiểm soát tài sản ngắn hạn vẫn là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của họ.
Tài sản ngắn hạn đóng vai trò quan trọng trong mọi loại hình doanh nghiệp, từ kinh doanh thương mại đến sản xuất, bất kể tình trạng tài chính Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần chú trọng nâng cao hiệu quả sử dụng và quản trị tài sản ngắn hạn.
Trong thời gian qua, công ty Petrolimex Sài Gòn đã nỗ lực trong việc quản trị và sử dụng tài sản ngắn hạn, tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề chưa hợp lý dẫn đến hiệu quả sử dụng tài sản chưa cao Mặc dù các doanh nghiệp có mục tiêu khác nhau, nhưng đều hướng đến tối đa hóa lợi nhuận Do đó, Petrolimex Sài Gòn cần tìm giải pháp khắc phục tình trạng này và thúc đẩy các hoạt động để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn trong thời gian tới.
Dựa trên tầm quan trọng của vấn đề và quá trình nghiên cứu thực tế tại Công ty Xăng dầu khu vực II - Trách nhiệm hữu hạn một thành viên, cùng với sự hỗ trợ tận tình từ giáo viên hướng dẫn và các cán bộ công nhân viên, đặc biệt là phòng Kế toán tài chính, tôi đã quyết định chọn đề tài này.
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị tài sản ngắn hạn tại Công ty Xăng dầu khu vực II - Trách nhiệm hữu hạn một thành viên là một chủ đề quan trọng cho luận văn cử nhân kinh tế Việc tối ưu hóa quản lý tài sản ngắn hạn không chỉ giúp công ty cải thiện dòng tiền mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường Các biện pháp cần tập trung vào việc phân tích tình hình tài chính hiện tại, cải thiện quy trình quản lý tồn kho, và áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản.
M ục tiêu và nhiệm vụ của đề tài
Phân tích hiệu quả và đánh giá tình hình quản trị tài sản ngắn hạn là mục tiêu quan trọng của các doanh nghiệp Đề tài này được thực hiện với sự khích lệ từ cô Nguyễn Thị Uyên Uyên, nhằm áp dụng kiến thức về phân tích tài chính vào thực tiễn Mục đích chính là hoàn thành luận văn cử nhân kinh tế, đồng thời đưa ra nhận xét và kiến nghị cá nhân về quản trị tài sản ngắn hạn tại công ty Xăng dầu khu vực II – Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Đề tài hướng đến việc kết nối lý luận với thực tiễn để có cái nhìn đúng đắn về thực trạng sử dụng tài sản ngắn hạn.
Quản trị tài sản ngắn hạn là một yếu tố quan trọng trong việc duy trì sự ổn định tài chính của doanh nghiệp Bài viết này cung cấp những kiến thức cơ bản về quản trị tài sản ngắn hạn, nhấn mạnh sự cần thiết phải quản lý hiệu quả các tài sản này để tối ưu hóa dòng tiền và giảm thiểu rủi ro Ngoài ra, một số mô hình quản trị tài sản ngắn hạn phổ biến cũng được giới thiệu, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và áp dụng các phương pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính.
Công ty Xăng dầu khu vực II – Trách nhiệm hữu hạn một thành viên đã có những bước tiến đáng kể trong hoạt động kinh doanh trong ba năm qua, với kết quả kinh doanh tích cực Tuy nhiên, công ty cũng đối mặt với nhiều khó khăn như biến động giá cả và cạnh tranh gay gắt trong ngành Những thuận lợi bao gồm khả năng mở rộng thị trường và sự ổn định trong nguồn cung cấp Từ những phân tích trên, có thể nhận thấy rằng công ty cần tập trung vào việc cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng cường khả năng thích ứng với những thách thức trong tương lai.
Nghiên cứu và phân tích thực trạng sử dụng tài sản ngắn hạn của Công ty Xăng dầu khu vực II – Trách nhiệm hữu hạn một thành viên nhằm đánh giá hiệu quả quản trị tài sản ngắn hạn trong thời gian qua Các yếu tố như khả năng sinh lời, tính thanh khoản và quản lý rủi ro sẽ được xem xét để đưa ra nhận xét chính xác về hiệu quả hoạt động của công ty.
Dựa trên các kết quả nghiên cứu và phân tích, bài viết đề xuất một số giải pháp để phát huy thế mạnh và khắc phục những khó khăn mà Công ty Xăng dầu khu vực II – Trách nhiệm hữu hạn một thành viên đang gặp phải.
K ết cấu của đề tài
Sau quá trình tìm hiểu và nghiên cứu công ty, tôi đã hoàn thành bài luận văn cử nhân kinh tế nhờ sự hỗ trợ nhiệt tình của cô Nguyễn Thị Uyên Uyên Bài luận văn được cấu trúc gồm phần mở đầu, phần kết luận và ba nội dung trọng tâm.
Chương 1: Luận cứ khoa học về quản trị tài sản ngắn hạn
Chương 2: Thực trạng về quản trị tài sản ngắn hạn tại công ty Xăng dầu khu vực II – Trách nhiệm hữu hạn một thành viên
Chương 3 trình bày các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị tài sản ngắn hạn tại Công ty Xăng dầu khu vực II - Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Các giải pháp này bao gồm việc tối ưu hóa quy trình quản lý tài sản, cải thiện hệ thống thông tin và tăng cường đào tạo nhân viên Bên cạnh đó, việc áp dụng các công nghệ mới cũng sẽ giúp nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong việc theo dõi và quản lý tài sản Cuối cùng, việc thiết lập các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất sẽ là cơ sở để đo lường và cải thiện liên tục các hoạt động quản trị tài sản ngắn hạn.
Do giới hạn về thời gian và khả năng cá nhân, bài viết này không thể tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự hướng dẫn từ các thầy cô để hoàn thiện luận văn của mình Xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ của quý thầy cô.
LUẬN CỨ KHOA HỌC VỀ QUẢN TRỊ TÀI SẢN NGẮN HẠN
Qu ản trị tiền mặt
1.1.1 Mục tiêu của quản trị tiền mặt
Quản trị tiền mặt là quá trình quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, bao gồm cả việc quản lý các tài sản có tính thanh khoản cao như chứng khoán tương đương tiền mặt Hiểu rõ tầm quan trọng của quản trị tiền mặt là yếu tố thiết yếu cho sự tồn tại và phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Mục tiêu chính của quản trị tiền mặt là tối ưu hóa sự cân đối và lưu chuyển tiền mặt, từ đó nâng cao hiệu quả trong quá trình sản xuất Việc quản lý tiền mặt hợp lý và khoa học sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất cao nhất.
Quản trị tiền mặt đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, với mục tiêu chính là tối ưu hóa việc đầu tư vào lượng tiền mặt nhàn rỗi để gia tăng lợi nhuận Đồng thời, doanh nghiệp cần duy trì mức thanh khoản hợp lý nhằm đáp ứng các nhu cầu tài chính trong tương lai.
1.1.2 Nội dung và các mô hình quản trị tiền mặt
1.1.2.1 Nội dung quản trị tiền mặt
Tăng tốc độ thu hồi tiền mặt
Gia tăng tốc độ thu hồi tiền mặt nhanh chóng giúp doanh nghiệp đầu tư và chi tiêu sớm, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận Những hoạt động này không chỉ tăng khả năng sinh lời từ số tiền thu hồi sớm mà còn tạo điều kiện để tăng cường vốn đầu tư.
Các phương pháp tăng tốc độ thu hồi tiền mặt:
Áp dụng các biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán sớm bằng cách cung cấp lợi ích như chính sách chiết khấu cho các khoản nợ được thanh toán trước hạn hoặc đúng hạn.
- Áp dụng phương thức thanh toán phù hợp với từng đối tượng khách hàng
- Lựa chọn các phương tiện chuyển tiền và địa điểm thanh toán thích hợp
- Tổ chức hoạt động theo dõi và đôn đốc thu hồi công nợ
Gi ảm tốc độ chi tiêu
Thay vì thanh toán sớm các hóa đơn mua hàng, nhà quản trị tài chính nên xem xét trì hoãn việc thanh toán để tăng cường dòng tiền mặt cho doanh nghiệp Điều này cho phép doanh nghiệp có thêm nguồn lực để đầu tư vào các cơ hội sinh lợi khác.
Các phương pháp giảm tốc độ chi tiêu tiền mặt:
- Tận dụng sự chênh lệch thời gian của các khoản thu, chi
Để đảm bảo thanh toán đúng hạn, công ty nên thực hiện chuyển khoản vào ngày cuối cùng của thời hạn thanh toán Bằng cách này, công ty không chỉ đáp ứng yêu cầu của nhà cung cấp mà còn có thể tối đa hóa thời gian sử dụng khoản tiền của mình.
Dự báo và xác định vốn bằng tiền là quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu tiền mặt tương lai để tài trợ cho các hoạt động tái sản xuất và kiểm soát khả năng thanh toán Việc này không chỉ giúp giới hạn nhu cầu vay vốn, từ đó giảm chi phí lãi suất, mà còn cho phép doanh nghiệp dự toán các luồng nhập và xuất ngân quỹ Các luồng nhập quỹ bao gồm thu nhập từ hoạt động kinh doanh, vay mượn và tăng vốn, trong khi luồng xuất quỹ thường là chi phí cho hoạt động như mua sắm tài sản, trả lương và nộp thuế So sánh giữa luồng nhập và xuất quỹ giúp doanh nghiệp xác định tình hình tài chính, từ đó có thể tăng tốc thu hồi nợ nếu thâm hụt hoặc sử dụng dư ngân quỹ để đầu tư nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Quản trị tiền mặt chủ yếu liên quan đến việc lập kế hoạch lưu trữ tiền mặt, giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch hàng ngày và đáp ứng nhu cầu phát triển Việc giữ quá nhiều tiền mặt sẽ dẫn đến ứ đọng vốn, tăng rủi ro tỷ giá và chi phí sử dụng vốn do tiền mặt không sinh lãi Ngược lại, nếu dự trữ quá ít, doanh nghiệp có thể mất uy tín với nhà cung cấp và ngân hàng, đồng thời bỏ lỡ cơ hội nhận ưu đãi thanh toán ngay và không linh hoạt trong các cơ hội đầu tư bất ngờ.
Đầu tư thích hợp cho những khoản tiền nhàn rỗi
Các công ty, đặc biệt là những công ty hoạt động theo mùa, thường có một lượng tiền tạm thời nhàn rỗi trước khi được huy động vào kinh doanh Trong thời gian này, việc đầu tư tiền nhàn rỗi vào các chứng khoán ngắn hạn là cần thiết để sinh lợi Các công ty lớn thường lựa chọn đầu tư thông qua ngân hàng thương mại hoặc các nhà môi giới, trong khi các công ty nhỏ thường sử dụng quỹ đầu tư trên thị trường tiền tệ và trả một khoản phí nhất định cho các quỹ này.
Hiện nay, tại Việt Nam, thị trường tiền tệ chưa phát triển, khiến các công ty gặp khó khăn trong việc tìm kiếm cơ hội đầu tư ngoài việc gửi tiền nhàn rỗi vào ngân hàng với lãi suất thấp Mặc dù một số công ty tham gia mua tín phiếu kho bạc, nhưng điều này không hấp dẫn do thiếu thị trường tiền tệ thứ cấp, gây khó khăn trong việc thanh khoản khi cần huy động lại tiền cho hoạt động kinh doanh.
1.1.2.2 Các mô hình quản trị tiền mặt
Số dư tiền mặt mục tiêu là số tiền mà công ty dự kiến giữ dưới dạng tiền mặt, và việc xác định số dư này liên quan đến sự đánh đổi giữa chi phí cơ hội khi giữ quá nhiều tiền và chi phí giao dịch khi giữ quá ít tiền William Baumol là người đầu tiên phát triển mô hình quyết định số dư tiền mặt, kết hợp giữa chi phí cơ hội và chi phí giao dịch, nhằm thiết lập số dư tiền mặt mục tiêu hiệu quả cho các doanh nghiệp.
Việc công ty thiết lập số dư tiền mặt cao giúp kéo dài thời gian sử dụng tiền mặt trước khi cần bán chứng khoán ngắn hạn, dẫn đến việc tăng số dư tiền mặt bình quân Ngược lại, khi công ty có số dư tiền mặt thấp, tiền mặt sẽ nhanh chóng cạn kiệt, buộc công ty phải bán chứng khoán ngắn hạn với tốc độ nhanh hơn, làm giảm số dư tiền mặt bình quân.
Cũng như nhiều mô hình khác, hạn chế của mô hình Baumol là nó dựa trên những giả định sau đây:
2 Cách thiết lập công thức và ví dụ minh họa cho mô hình Baumol: Xem mục 1.1, phần Phụ lục 2
- Công ty áp dụng tỷ lệ bù đắp tiền mặt không đổi
- Không có số thu tiền mặt trong kỳ hoạch định
- Không có dự trữ tiền mặt cho mục đích an toàn
- Dòng tiền tệ rời rạc chứ không phải liên tục
Mô hình Baumol có những giả định không phản ánh đúng thực tế, dẫn đến những hạn chế trong ứng dụng của nó Tuy nhiên, mô hình này vẫn đóng góp quan trọng cho lý thuyết quản trị tiền mặt Tiếp theo, tôi sẽ phân tích mô hình Miller – Orr, trong đó một số hạn chế của mô hình Baumol sẽ được khắc phục.
Khác với Baumol, Merton Miller và Daniel Orr đã phát triển mô hình số dư tiền mặt với dòng thu và chi biến động ngẫu nhiên hàng ngày Mô hình Miller – Orr xem xét cả dòng thu và dòng chi tiền mặt, giả định rằng dòng tiền mặt ròng (dòng thu trừ dòng chi) có phân phối chuẩn Dòng tiền tệ ròng hàng ngày có thể đạt mức kỳ vọng, cao nhất hoặc thấp nhất, nhưng trong mô hình này, chúng ta giả định rằng dòng tiền mặt ròng bằng 0, tức là dòng thu đủ để bù đắp cho dòng chi.
Qu ản trị hàng tồn kho
1.2.1 Mục tiêu của quản trị hàng tồn kho
Quản trị hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng trong quản lý sản xuất, giúp giảm thiểu chi phí hoạt động và sản xuất bằng cách loại bỏ các công đoạn kém hiệu quả Doanh nghiệp chỉ sản xuất hoặc mua đúng số lượng cần thiết cho quy trình tiếp theo, đảm bảo rằng nguồn nguyên vật liệu và hàng hóa được dự báo và lên kế hoạch chi tiết Nhờ đó, quy trình tiếp theo có thể diễn ra ngay sau khi quy trình hiện tại kết thúc, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Quản lý hàng tồn kho đối mặt với hai khía cạnh trái ngược: cần tăng cường dự trữ để đảm bảo sản xuất liên tục và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu tiêu dùng, nhưng nếu tồn kho quá lớn sẽ phát sinh chi phí bổ sung và làm giảm khả năng sử dụng vốn cho các mục đích khác Do đó, doanh nghiệp cần xác định mức tồn kho hợp lý dựa trên loại hình và đặc điểm riêng để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, đây là mục tiêu chính của quản trị hàng tồn kho.
4 Tầm quan trọng của quản trị hàng tồn kho: Xem mục 2, phần Phụ lục 1
1.2.2 Nội dung và các mô hình quản trị hàng tồn kho
1.2.2.1 Nội dung quản trị hàng tồn kho Để thực hiện mục tiêu tối thiểu hóa chi phí tồn kho, doanh nghiệp phải xác định được số lượng vật tư, hàng hoá tối ưu mỗi lần đặt mua sao cho vẫn đáp ứng được nhu cầu sản xuất Ngoài ra doanh nghiệp cũng cần phải có những biện pháp quản lý hữu hiệu để bảo đảm nguyên vật liệu trong kho không bị hư hỏng, biến chất, mất mát Đây chính là nội dung của quản trị hàng tồn kho
Khi xác định mức tồn kho dự trữ, doanh nghiệp cần xem xét và tính toán các yếu tố ảnh hưởng Mỗi loại tồn kho dự trữ sẽ có những đặc điểm riêng liên quan đến các nhân tố tác động.
- Đối với mức tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, nhiên liệu, các nhân tố ảnh hưởng gồm:
• Quy mô sản xuất và nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất;
• Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường;
• Chu kỳ giao hàng quy định trong hợp đồng giữa người bán với doanh nghiệp;
• Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng tới doanh nghiệp;
• Giá cả của các nguyên vật liệu, nhiên liệu được cung ứng
- Đối với mức tồn kho dự trữ bán thành phẩm, sản phẩm dở dang, các nhân tố ảnh hưởng gồm:
• Đặc điểm và yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ trong quá trình chế tạo;
• Độ dài thời gian của chu kỳ sản xuất sản phẩm;
• Trình độ tổ chức quá trình sản xuất của doanh nghiệp
- Đối với tồn kho dự trữ sản phẩm thành phẩm, các nhân tố ảnh hưởng gồm:
• Sự phối hợp giữa khâu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm;
• Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm giữa doanh nghiệp và khách hàng;
• Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ của doanh nghiệp
Quản trị vốn tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng sản xuất và cải thiện hiệu quả kinh tế mà không cần tăng thêm nhu cầu về vốn ngắn hạn cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.2.2.2 Các mô hình quản trị hàng tồn kho
Mô hình đơn hàng kinh tế cơ bản (EOQ – The Basic Economic Order Quantity Model) 5
Mô hình EOQ (Economic Order Quantity) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho định lượng giúp doanh nghiệp xác định mức tồn kho tối ưu Mô hình này cho phép doanh nghiệp tính toán lượng hàng cần đặt mỗi lần, đảm bảo đặt đúng số lượng khi cần thiết Mục tiêu chính của EOQ là cân bằng giữa chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng, nhằm giảm thiểu tổng chi phí tồn kho.
Mô hình được xây dựng dựa trên những giả thiết:
- Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi
- Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng và thời gian đó không thay đổi
- Lượng hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một điểm thời gian đã định trước
- Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng
- Chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ
- Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng được thực hiện đúng thời gian
Mô hình s ố lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model) 6
Trong mô hình EOQ, giả định cơ bản là hàng hóa được sản xuất hoặc mua theo lô, thay vì vận chuyển qua nhiều chuyến Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thực tế nhận hàng dần trong một khoảng thời gian nhất định, giúp giảm chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ Việc hàng hóa được cung cấp liên tục dẫn đến việc tích lũy hàng hóa dần theo thời gian.
5 Cách thi ết lập công thức và ví dụ minh họa cho mô hình EOQ: Xem mục 2.1, phần Phụ lục 2
Mô hình POQ được phát triển để giải quyết những hạn chế của mô hình EOQ khi lượng hàng đã được tập kết Đặc biệt, mô hình này phù hợp hơn trong tình huống mà không còn khả năng áp dụng EOQ Để hiểu rõ hơn về cách thiết lập công thức và các ví dụ minh họa cho mô hình POQ, hãy tham khảo mục 2.2 trong phần Phụ lục 2.
Mô hình này được phát triển dựa trên các giả thiết tương tự như mô hình EOQ, nhưng điểm khác biệt chính là sản lượng của mỗi đơn hàng được thực hiện qua nhiều chuyến hàng và hoàn tất sau một khoảng thời gian t nhất định.
Mô hình lượng đặt hàng để lại (BOQ – Back Order Quality Model) 7
Mô hình quản trị hàng tồn kho BOQ được xây dựng dựa trên giả định rằng tình trạng dự trữ thiếu hụt là có chủ đích, cho phép xác định chi phí thiếu hụt khi để lại một đơn vị dự trữ tại nơi cung ứng hàng năm Mô hình này cũng giả định rằng doanh thu không bị suy giảm do sự thiếu hụt này Do đó, BOQ tương tự như các mô hình trước đây nhưng bổ sung yếu tố chi phí cho một đơn vị hàng tồn tại nơi cung ứng hàng năm.
Mô hình kh ấu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Model) 8
Mô hình quản trị hàng tồn kho QDM được áp dụng cho các nhà cung cấp cho phép doanh nghiệp mua hàng với số lượng lớn để hưởng giá thấp, nhưng điều này cũng dẫn đến tăng lượng dự trữ và chi phí lưu kho Mặc dù chi phí đặt hàng giảm khi lượng đặt hàng tăng, nhà quản trị cần tính toán kỹ lưỡng để tối ưu hóa số lượng hàng mua nhằm giảm thiểu chi phí tồn kho Tổng chi phí tồn kho giờ đây bao gồm cả chi phí mua hàng, yêu cầu sự cân nhắc giữa giá cả và chi phí lưu kho.
Mô hình t ồn kho đúng lúc (JIT – Just In Time Model)
Hệ thống quản lý hàng tồn kho đúng lúc (JIT) là một phương pháp sản xuất nhằm tối ưu hóa chi phí và thời gian bằng cách loại bỏ những bước không cần thiết trong quy trình Mô hình cung ứng này yêu cầu tồn kho ở mức tối thiểu, thậm chí bằng 0, dựa trên nguyên tắc rằng tất cả hàng hóa cần thiết sẽ được cung cấp đúng thời điểm.
7 Cách thi ết lập công thức và ví dụ minh họa cho mô hình BOQ: Xem mục 2.3, phần Phụ lục 2
Mô hình QDM cho phép thiết lập công thức và cung cấp ví dụ minh họa cụ thể, giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất kinh doanh Thay vì dự trữ hàng hóa qua tồn kho, mô hình này cho phép giao hàng chính xác về thời gian và số lượng, nâng cao hiệu quả hoạt động Xem thêm chi tiết tại mục 2.4, phần Phụ lục 2.
Mô hình JIT (Just-In-Time) đặc biệt hiệu quả cho các doanh nghiệp có quy trình sản xuất lặp đi lặp lại, nhờ vào việc thay thế sản xuất hàng loạt bằng dòng sản phẩm liên tục với kích thước lô hàng nhỏ Điều này giúp giảm lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang, từ đó giảm chi phí lưu kho và tiết kiệm diện tích kho bãi Kích thước lô hàng nhỏ cũng giảm thiểu cản trở tại nơi làm việc, dễ dàng kiểm tra chất lượng và khi phát hiện sai sót, chi phí sửa chữa sẽ thấp hơn so với lô hàng lớn.
Việc áp dụng mô hình Just-In-Time (JIT) yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp Bất kỳ sự gián đoạn nào trong chuỗi cung ứng có thể dẫn đến thiệt hại cho nhà sản xuất, do họ phải chịu tổn thất từ việc ngừng sản xuất.
Qu ản trị khoản phải thu
1.3.1 Mục tiêu của quản trị khoản phải thu
Khoản phải thu là số tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp do mua hàng hóa hoặc dịch vụ Tất cả các công ty đều có khoản phải thu, nhưng mức độ có thể khác nhau, từ thấp đến cao Quản trị khoản phải thu đóng vai trò quan trọng trong chính sách quản trị tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp.
Quản trị khoản phải thu là quá trình quản lý tài sản doanh nghiệp thông qua việc áp dụng chính sách tín dụng phù hợp với đặc điểm ngành nghề và giai đoạn phát triển cụ thể của từng doanh nghiệp.
Quản trị khoản phải thu đóng vai trò quan trọng trong việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro, giúp doanh nghiệp đánh giá tác động của các thay đổi trong chính sách tín dụng đến doanh thu, chi phí và lãi ròng Mục tiêu chính của hoạt động này là tối ưu hóa hiệu quả tài chính và giảm thiểu rủi ro tài chính cho doanh nghiệp.
1.3.2 Nội dung và các mô hình quản trị khoản phải thu
1.3.2.1 Nội dung quản trị khoản phải thu
Quy ết định chính sách tín dụng thương mại
Chính sách tín dụng thương mại ảnh hưởng lớn đến khoản phải thu và được giám sát chặt chẽ bởi giám đốc tài chính Tín dụng thương mại có thể giúp doanh nghiệp phát triển và tăng trưởng, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro cho hoạt động kinh doanh Giám đốc tài chính có thể điều chỉnh tiêu chuẩn tín dụng để cân bằng giữa lợi nhuận và rủi ro Việc hạ thấp tiêu chuẩn tín dụng có thể thúc đẩy nhu cầu, dẫn đến tăng doanh thu và lợi nhuận, nhưng cũng làm gia tăng khoản phải thu, kèm theo chi phí liên quan Do đó, giám đốc tài chính cần thận trọng trong việc xem xét sự đánh đổi này Chúng ta sẽ phân tích các vấn đề liên quan đến chính sách tín dụng thương mại, bao gồm tiêu chuẩn tín dụng, điều khoản tín dụng và chính sách thu nợ.
Để cấp tín dụng cho khách hàng, việc phân tích khả năng tín dụng là rất quan trọng Mỗi doanh nghiệp đều thiết lập tiêu chuẩn bán chịu, chính thức hoặc không chính thức, nhằm xác định sức mạnh tài chính tối thiểu và uy tín của khách hàng mua chịu.
Việc thiết lập tiêu chuẩn tín dụng cho khách hàng cần đạt được sự cân bằng hợp lý; tiêu chuẩn quá cao sẽ loại bỏ nhiều khách hàng tiềm năng, dẫn đến giảm lợi nhuận Ngược lại, chính sách tín dụng quá thấp có thể tăng doanh thu nhưng đồng thời cũng tạo ra nhiều khoản tín dụng rủi ro cao và chi phí thu hồi nợ tăng cao.
Điều khoản của chính sách tín dụng xác định thời gian tín dụng và tỷ lệ chiết khấu áp dụng khi khách hàng thanh toán sớm hơn hạn cho phép.
Tức là, thay đổi điều khoản tín dụng chính là việc thay đổi thời hạn tín dụng và tỷ lệ chiết khấu
Thời hạn tín dụng là khoảng thời gian mà người mua có thể thanh toán để nhận tỷ lệ chiết khấu, là phần trăm doanh thu hoặc giá bán được khấu trừ khi thanh toán các khoản phải thu Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán hợp lý và linh hoạt để tránh tình trạng không thu hồi vốn kịp thời Tuy nhiên, tỷ lệ chiết khấu có thể làm giảm doanh thu ròng và lợi nhuận Nhà quản lý cần cân nhắc xem việc giảm chi phí đầu tư vào khoản phải thu có thể bù đắp cho thiệt hại do giảm lợi nhuận hay không.
Khi khả năng quản lý khách hàng kém, khoản nợ phải thu sẽ tăng lên do phát sinh nợ xấu như nợ khó đòi và nợ quá hạn Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp như bán các khoản phải thu nợ cho công ty mua bán nợ, ngừng cung cấp hàng hóa cho khách hàng nợ xấu, hoặc nhờ pháp luật can thiệp để thu hồi nợ Hơn nữa, để tránh tình trạng nợ chồng chất, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ lưỡng về khách hàng trước khi thiết lập quan hệ làm ăn.
L ựa chọn chính sách bán hàng
Số nợ phải thu của doanh nghiệp biến động tùy thuộc vào phương thức tiêu thụ Khi doanh nghiệp chủ yếu áp dụng bán lẻ, nợ phải thu sẽ thấp do thu tiền ngay Ngược lại, nếu doanh nghiệp chủ yếu sử dụng phương thức bán buôn, khoản phải thu sẽ cao do đặc điểm thanh toán chậm của phương thức này.
Chính sách tín dụng bán hàng khác nhau sẽ dẫn đến sự khác biệt trong số nợ phải thu Do đó, doanh nghiệp cần chú ý đến lượng hàng tiêu thụ để đưa ra quyết định chính xác, nhằm tránh những tổn thất không cần thiết.
Xác định những rủi ro của khoản phải thu
Kiểm soát khoản phải thu là một yếu tố quan trọng trong việc cân nhắc giữa lợi nhuận và rủi ro Việc không áp dụng chính sách bán hàng trả chậm có thể dẫn đến việc mất cơ hội bán hàng, từ đó làm giảm lợi nhuận.
Việc bán chịu hàng hóa quá mức có thể dẫn đến tăng chi phí phải thu và nguy cơ phát sinh chi phí từ các khoản phải thu khó đòi, từ đó làm gia tăng rủi ro không thu hồi được nợ Doanh nghiệp cần điều chỉnh chính sách tín dụng thương mại linh hoạt theo tình hình thị trường Các nhà quản lý cần cân nhắc rằng việc nới lỏng chính sách tín dụng có thể làm tăng lợi nhuận, nhưng liệu lợi nhuận này có đủ để bù đắp cho chi phí phát sinh từ các khoản phải thu hay không?
Việc thắt chặt chính sách tín dụng thương mại có thể giúp tiết kiệm chi phí cho các khoản phải thu, nhưng câu hỏi đặt ra là liệu số tiền tiết kiệm này có đủ bù đắp cho lợi nhuận giảm hay không Quản trị khoản phải thu đối mặt với nhiều vấn đề phức tạp, do đó, các nhà quản lý cần thận trọng trong việc cân nhắc giữa cơ hội tăng lợi nhuận từ chính sách tín dụng thương mại và rủi ro liên quan đến chi phí quản lý cũng như thu hồi nợ khó đòi.
Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng
Sau khi thiết lập tiêu chuẩn tín dụng hợp lý, doanh nghiệp cần xác minh phẩm chất tín dụng của khách hàng tiềm năng Nếu khả năng tín dụng của khách hàng đáp ứng tiêu chuẩn tối thiểu, tín dụng thương mại sẽ được cấp; ngược lại, khách hàng sẽ bị từ chối cấp tín dụng để bảo đảm an toàn cho hoạt động kinh doanh Để xác định chính sách bán chịu cho từng khách hàng, doanh nghiệp sẽ đánh giá khả năng thanh toán thông qua phân tích uy tín tài chính dựa trên Báo cáo tín dụng, lịch sử thanh toán với các doanh nghiệp và ngân hàng khác, cùng với việc phân tích Báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh.
Quy ết định tín dụng
Giống như hầu hết các quyết định tài chính, việc phân bổ tín dụng đòi hỏi một khả năng đánh giá tốt
Một số nguyên tắc doanh nghiệp cần khi quyết định cấp tín dụng cho khách hàng:
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TÀI SẢN NGẮN HẠN TẠI CÔNG
T ổng quan về công ty Xăng dầu khu vực II – TNHH MTV
2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty
Công ty Petrolimex Sài Gòn, với gần 40 năm hình thành và phát triển, đã trải qua nhiều biến đổi về tên gọi, quy mô và hình thức hoạt động.
Công ty Xăng dầu miền Nam, được thành lập sau ngày thống nhất đất nước vào 17/09/1975, đã tiếp quản cơ sở vật chất của ba hãng xăng dầu lớn là Shell, Esso và Caltex Vào 04/11/1976, công ty được đổi tên thành công ty Xăng dầu khu vực II Để nâng cao năng lực sản xuất và khả năng cạnh tranh trong bối cảnh kinh tế phát triển, vào 28/06/2010, công ty đã chuyển đổi thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, thuộc tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, với mục tiêu kinh doanh đa ngành nghề phù hợp với xu hướng kinh tế mới Sự chuyển đổi này mang lại ý nghĩa quan trọng trong bối cảnh hội nhập hiện nay.
Sau gần 40 năm hoạt động, công ty Petrolimex Sài Gòn đã trải qua nhiều biến đổi về quy mô và hình thức hoạt động, chủ yếu do sự thay đổi trong cơ chế kinh tế Quá trình hình thành và phát triển của công ty có hai giai đoạn đáng chú ý.
Trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung trước đây, công ty không có sự tự chủ trong sản xuất và tiêu thụ do phải tuân theo chỉ tiêu của Nhà nước Điều này đã hạn chế khả năng phát huy tiềm năng và lợi thế của công ty, dẫn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh chưa cao so với nhiều doanh nghiệp nhà nước khác cùng thời.
Chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường cùng với tác động của cổ phần hóa đã tạo ra hình thức sở hữu mới và bộ máy nhân sự mới, giúp Petrolimex Sài Gòn phát triển mạnh mẽ hơn.
Công ty Gòn đã có những bước chuyển mình ấn tượng, đạt được kết quả tích cực mặc dù còn gặp nhiều thách thức Nhờ vào cơ chế tự quản lý hiệu quả, công ty đã đạt được nhiều tiến bộ vượt bậc Đường lối phát triển bền vững chính là yếu tố then chốt giúp Gòn khẳng định vị thế trên thị trường.
Với kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, Petrolimex Sài Gòn đã đóng góp quan trọng vào sự phát triển của tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Công ty không chỉ khẳng định thương hiệu tại thị trường nội địa và khu vực mà còn trở thành đối tác chiến lược của nhiều hãng xăng dầu quốc tế Là một trong những đơn vị tiên phong, Công ty Xăng dầu khu vực II đã góp phần quan trọng trong việc hình thành tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, hiện nay là tập đoàn Xăng dầu Việt Nam.
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Petrolimex Sài Gòn hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và kinh doanh xăng dầu, lọc – hóa dầu, đồng thời đầu tư vào các doanh nghiệp khác Với hơn 35 năm phát triển, công ty luôn giữ vai trò chủ đạo trong việc cung cấp xăng dầu và sản phẩm hóa dầu, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế, xã hội, bảo đảm an ninh quốc phòng và nhu cầu tiêu dùng của người dân trên toàn quốc.
Ngoài hoạt động kinh doanh xăng dầu, Petrolimex mở rộng sang nhiều lĩnh vực khác như nhiên liệu bay, gas, dầu nhờn, nhựa đường và hóa chất Công ty cũng tham gia vào vận tải xăng dầu bằng đường bộ và đường thủy, thiết kế và xây lắp các công trình xăng dầu và dầu khí Ngoài ra, Petrolimex còn kinh doanh bất động sản, xuất nhập khẩu tổng hợp, bảo hiểm, ngân hàng, cũng như tin học viễn thông và tự động hóa, thể hiện chiến lược kinh doanh đa dạng và linh hoạt của công ty.
Là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Petrolimex Sài Gòn đã xác định hướng đi đúng đắn để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt Ban lãnh đạo công ty đã phân tích thời cơ, thách thức, điểm mạnh, điểm yếu, và các rủi ro ngành xăng dầu, từ đó xây dựng chiến lược phát triển nhằm trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực này tại Việt Nam Công ty cam kết tôn trọng các giá trị văn hóa và hướng tới khách hàng, đồng thời nỗ lực thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với từng giai đoạn, tăng cường tích lũy vốn để mở rộng sản xuất và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, giữ vững tỷ lệ bảo toàn và phát triển, cũng như gia tăng số lượng bán ra nhằm duy trì và tăng thị phần.
Trong những năm gần đây, Petrolimex Sài Gòn đã có sự đột phá mạnh mẽ qua việc đầu tư vào nhiều lĩnh vực và xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng hiện đại Công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến và triển khai hệ thống quản lý hiện đại, đồng thời lắp đặt các hệ thống phòng chống cháy nổ nhằm đảm bảo an toàn cho các công trình xăng dầu Tất cả các hệ thống này đều đạt tiêu chuẩn chất lượng khu vực, đáp ứng yêu cầu cho sự nghiệp công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước.
Petrolimex Sài Gòn hướng đến mục tiêu trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu và dịch vụ liên quan, với hoạt động đa ngành và xăng dầu là trục chính Công ty cam kết đa dạng hóa hình thức sở hữu, nâng cao hiệu quả kinh doanh, và thực hiện vai trò dẫn dắt thị trường xăng dầu miền Nam, góp phần ổn định kinh tế vĩ mô, bảo đảm an sinh xã hội và phát triển bền vững Bên cạnh việc củng cố vị thế tại thị trường nội địa, Petrolimex Sài Gòn sẽ mở rộng hoạt động ra thị trường quốc tế, đặc biệt là Singapore và các nước trong khu vực, đồng thời tăng cường truyền thông và quảng bá thương hiệu để nâng cao nhận diện toàn hệ thống.
11 Phân tích rủi ro kinh doanh của Petrolimex Sài Gòn: Xem phần Phụ lục 3
Petrolimex Sài Gòn cam kết cung cấp xăng dầu và dịch vụ liên quan với chất lượng cao và trách nhiệm bảo vệ môi trường, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng Công ty không chỉ tạo ra việc làm và cơ hội thăng tiến cho người lao động mà còn gia tăng giá trị cho nhà đầu tư, góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước Đồng thời, Petrolimex Sài Gòn sẽ hỗ trợ Chính phủ trong quản lý kinh tế, bình ổn thị trường, đặc biệt trong giai đoạn khủng hoảng, và đóng góp tích cực vào việc kiềm chế lạm phát và chống suy giảm kinh tế.
Petrolimex Sài Gòn tập trung vào phát huy yếu tố con người, coi con người là trung tâm của doanh nghiệp Họ tạo ra môi trường thuận lợi để nhân viên phát triển tài năng sáng tạo, đồng thời xây dựng và đào tạo đội ngũ làm việc hiệu quả Mục tiêu của Petrolimex Sài Gòn là khẳng định phong cách văn hóa riêng, phấn đấu trở thành một doanh nghiệp lớn, giữ vai trò chủ đạo trên thị trường nội địa và mở rộng khả năng ra thị trường quốc tế trong tương lai.
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2010 – 2012
Bảng 2.1: Các chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh của Petrolimex Sài Gòn,
Giá trị Giá trị %y/y Giá trị %y/y
(Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Petrolimex Sài Gòn, 2010 – 2012)
Giai đoạn 2010 – 2012 chứng kiến bối cảnh kinh tế toàn cầu phức tạp, với thị trường dầu mỏ liên tục biến động, dẫn đến sự thay đổi bất thường về giá cả Sự biến động này đã ảnh hưởng lớn đến cung – cầu và giá xăng dầu trên toàn quốc, đồng thời tác động mạnh mẽ đến kết quả hoạt động của Petrolimex Sài Gòn, như được thể hiện trong các chỉ tiêu của công ty.
Hình 2.1: Biểu đồ biến động của các chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh của Petrolimex Sài Gòn, 2010 – 2012 ĐVT: Tỷ đồng
(Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Petrolimex Sài Gòn, 2010 – 2012)
Th ực trạng quản trị tài sản ngắn hạn của tại công ty Xăng dầu khu vực II –
khu vực II – TNHH MTV trong giai đoạn 2010 – 2012
2.2.1 Thực trạng đầu tư tài sản ngắn hạn của công ty trong giai đoạn 2010 – 2012
Công ty Petrolimex Sài Gòn tập trung vào lĩnh vực thương mại dịch vụ, do đó, việc tối ưu hóa hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn là rất quan trọng Để cạnh tranh trên thị trường, công ty cần linh hoạt trong việc áp dụng chính sách tín dụng thương mại, dẫn đến việc nguồn vốn thường bị chiếm dụng cao Vì vậy, duy trì một cơ cấu tài sản ngắn hạn hợp lý là yếu tố quyết định cho hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Tài sản ngắn hạn thường chiếm tỷ trọng nhỏ hơn nhiều so với tài sản dài hạn trong bảng 2.2, điều này phản ánh nhu cầu đầu tư lớn của công ty để mở rộng kênh bán lẻ và nâng cấp trang thiết bị Tỷ trọng tài sản cố định cao hơn tài sản ngắn hạn là hợp lý, đặc biệt khi Petrolimex Sài Gòn đã tập trung đầu tư vào việc hiện đại hóa cơ sở vật chất, nâng cấp hệ thống kho bể, cầu cảng, và cải tạo các cửa hàng bán lẻ xăng dầu để đảm bảo an toàn lao động và bảo vệ môi trường.
12 Phân tích l ợi thế kinh tế của Petrolimex Sài Gòn: Xem phần Phụ lục 4
Petrolimex Sài Gòn đang đối mặt với sự giảm sút đáng kể về giá trị tài sản ngắn hạn qua các năm, với mức giảm 60 tỷ đồng trong năm 2011 so với năm 2010 và gần 119 tỷ đồng trong năm 2012 so với năm 2011 Nguyên nhân chính của sự sụt giảm này là do công ty đã xuất vật tư cho các công trình cơ bản, dẫn đến việc chuyển đổi tài sản từ ngắn hạn sang dài hạn.
Bảng 2.2: Tài sản ngắn hạn trong cơ cấu tổng tài sản của Petrolimex Sài Gòn,
Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ Tài sản ngắn hạn 780.685 52,27% 720.467 37,13% 601.603 31,16%
(Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Petrolimex Sài Gòn, 2010 – 2012)
Giai đoạn 2010 – 2012 chứng kiến sự chuyển dịch rõ rệt giữa tỷ trọng tài sản ngắn hạn và dài hạn, với tài sản dài hạn tăng mạnh Tỷ trọng tài sản ngắn hạn trong tổng tài sản giảm, đặc biệt là từ năm 2010 đến 2011 Nguyên nhân chính của hiện tượng này bao gồm việc công ty đẩy mạnh đầu tư dài hạn, nâng cấp cơ sở vật chất, và cải tạo hệ thống phân phối, dẫn đến tỷ trọng tài sản cố định gia tăng Thêm vào đó, việc cổ phần hóa vào năm 2011 đã khiến một phần tài sản ngắn hạn được đánh giá lại và chuyển thành tài sản dài hạn, góp phần làm giảm tỷ trọng tài sản ngắn hạn.
Năm 2011, tỷ trọng tài sản dài hạn trong tổng tài sản của công ty đã được nâng lên, trong khi tài sản ngắn hạn vẫn duy trì tỷ trọng ổn định Điều này cho thấy công ty hoạt động ổn định, nhưng vẫn chưa tạo ra những bước nhảy vọt cần thiết, đặc biệt là trong hai năm gần đây.
Phân tích từng bộ phận trong tổng tài sản ngắn hạn của công ty, ta có được bảng 2.3 bên dưới:
Bảng 2.3: Kết cấu tài sản ngắn hạn của Petrolimex Sài Gòn, 2010 – 2012 ĐVT: Triệu đồng
Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ
Các khoản phải thu 716.445 91,77% 577.601 80,17% 547.039 90,92% Hàng tồn kho 49.430 6,33% 98.882 13,72% 40.933 6,81% Tài sản ngắn hạn khác 4.917 0,63% 19.139 2,66% 2.198 0,37%
Tổng tài sản ngắn hạn 780.685 100% 720.467 100% 601.603 100%
(Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Petrolimex Sài Gòn, 2010 – 2012)
Theo bảng 2.3, quy mô tài sản ngắn hạn đã giảm dần qua các năm, với mức giảm 7,7% từ năm 2010 đến 2011 và 16,5% trong giai đoạn 2011 – 2012 Sự biến động này thể hiện rõ rệt ở từng khoản mục tài sản ngắn hạn.
Vốn bằng tiền của công ty luôn chiếm tỷ lệ không quá 4% tổng số tài sản ngắn hạn, do được tài trợ chủ yếu từ công nợ hàng hóa của tập đoàn thay vì tiền mặt Hạn mức tiền mặt dự trữ tối đa của tập đoàn cũng giới hạn lượng vốn bằng tiền, nhưng vẫn hợp lý để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra bình thường Tuy nhiên, tỷ lệ nhỏ của vốn bằng tiền hiện tại có thể ảnh hưởng đến khả năng thanh toán nhanh của công ty.
Công ty không thực hiện các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, vì mục tiêu chính của các khoản đầu tư là nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh xăng dầu, không phải đầu tư vào thị trường tiền tệ Đây là chủ trương rõ ràng của công ty, dẫn đến việc khoản mục đầu tư ngắn hạn trong bảng cân đối kế toán luôn giữ ở mức bằng không.
Trong giai đoạn 2010 – 2012, khoản phải thu luôn chiếm tỷ lệ cao nhất trong tổng số tài sản ngắn hạn, với tỷ lệ trên 90% vào năm 2010 và 2012, mặc dù năm 2011 có sự sụt giảm nhưng vẫn giữ trên 80% Nguyên nhân chủ yếu là do đặc thù kinh doanh của công ty trong việc nhập hàng hóa để phân phối cho các đại lý và khách hàng, dẫn đến việc thanh toán chưa kịp thời Hoạt động thu hồi công nợ chưa hiệu quả đã khiến khoản phải thu chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản ngắn hạn.
Tỷ lệ hàng tồn kho của công ty đã thay đổi đáng kể trong giai đoạn 2010-2012, với mức khoảng 6% trong tổng số tài sản ngắn hạn vào năm 2010 và 2012, nhưng tăng lên gần 14% vào năm 2011 do nhu cầu dự trữ thép cho công trình bể chứa khu D tại Nhà Bè Đến năm 2012, hàng tồn kho giảm do những thay đổi trong quản lý, tuy nhiên, tỷ trọng hàng tồn kho vẫn tương đối thấp trong cơ cấu tài sản ngắn hạn của công ty Sự gia tăng nhu cầu tiêu thụ hàng hóa từ khách hàng yêu cầu công ty phải thường xuyên xuất hàng để đáp ứng nhu cầu này.
Tài sản ngắn hạn khác của công ty chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng tài sản ngắn hạn, dưới 1% vào năm 2011 và tăng lên 2,66% Khoản mục này chủ yếu bao gồm các khoản tạm ứng, chi phí chờ kết chuyển và các khoản ký cược ký quỹ Công ty luôn chú trọng đến chỉ tiêu này và áp dụng các biện pháp cần thiết để quản lý và sử dụng hiệu quả hơn.
Như vậy, từ những phân tích ở trên, ta có thể thấy tài sản ngắn hạn của Petrolimex
Sài Gòn thường có tỷ trọng tài sản cố định thấp trong tổng tài sản của công ty, điều này phù hợp với đặc thù ngành xăng dầu, nơi yêu cầu đầu tư lớn vào tài sản cố định để đảm bảo an toàn lao động và bảo vệ môi trường Khi xem xét cơ cấu tài sản ngắn hạn của Petrolimex Sài Gòn, ta nhận thấy rằng một số khoản mục chiếm tỷ trọng cao và ảnh hưởng chủ yếu đến biến động tổng tài sản ngắn hạn.
Petrolimex Sài Gòn là các khoản phải thu Do đó, trọng tâm trong việc quản trị tài sản ngắn hạn của công ty là quản trị khoản phải thu
Trên đây ta đã xem xét kết cấu và sự biến động của tài sản ngắn hạn ở Petrolimex
Để hiểu rõ thực trạng quản lý và sử dụng vốn ngắn hạn của công ty tại Sài Gòn, chúng ta sẽ phân tích đầu tư của từng tài khoản trong các khoản mục tiền mặt, hàng tồn kho và khoản phải thu Đồng thời, nghiên cứu nguyên nhân gây biến động của các chỉ tiêu này trong giai đoạn 2010 – 2012.
2.2.1.1 Thực trạng tiền mặt của công ty trong giai đoạn 2010 – 2012
Bảng 2.4: Cơ cấu tiền mặt của Petrolimex Sài Gòn, 2010 – 2012 ĐVT: Triệu đồng
Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ %y/y Giá trị Tỷ lệ %y/y
(Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Petrolimex Sài Gòn, 2010 – 2012)
Khi phân tích tình hình đầu tư tiền mặt tại Petrolimex Sài Gòn, cơ cấu tiền mặt của công ty bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển Tổng thể, tiền mặt của công ty đã tăng trưởng qua các năm, với mức tăng trưởng 151% vào năm 2011 so với năm 2010 và 156% vào năm 2012 so với năm 2011.
2010 nhưng lại giảm gần 54% so với năm 2011
Theo bảng số liệu 2.4, Petrolimex có tỷ lệ dự trữ tiền mặt rất thấp, chỉ chiếm 0,27% vào năm 2010, 0,097% vào năm 2011 và 1,05% vào năm 2012 Tiền mặt có tỷ suất sinh lời thấp, do đó, Petrolimex Sài Gòn chỉ giữ một lượng nhỏ để phục vụ cho các giao dịch hàng ngày như thanh toán lương và chi phí tạm ứng Việc giảm vốn tiền mặt cũng giúp hạn chế tác động của lạm phát.
Gi ải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị tiền mặt tại công ty
Quản trị tiền mặt yêu cầu nắm vững tình hình luân chuyển tiền tệ và các mối quan hệ thanh toán với tổ chức kinh tế trong và ngoài nước, nhằm cung cấp thông tin chính xác cho ban giám đốc Cần quản lý chặt chẽ các loại tiền tệ hiện có, giảm thiểu sai sót để bảo toàn nguồn vốn kinh doanh và thúc đẩy sự phát triển của công ty Hiện tại, Petrolimex Sài Gòn gặp khó khăn trong việc ứng dụng các mô hình quản trị tiền mặt hiệu quả do sự áp đặt từ tập đoàn, nhưng vẫn có thể xem xét áp dụng các giải pháp quản trị tiền mặt phù hợp.
Xây dựng và phát triển các mô hình dự báo tiền mặt
Công ty cần xây dựng chính sách quản lý tiền mặt hợp lý, đảm bảo đủ tiền cho mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh và sử dụng phần còn lại để trả nợ vay, tránh vượt quá giới hạn nợ Đồng thời, công ty nên dự đoán dòng tiền mặt trong tương lai để có tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả hoạt động Khi nhận thanh toán, việc tăng tốc thu hồi các khoản phải thu là rất quan trọng, vì sự chậm trễ có thể dẫn đến thiệt hại tài chính do tiền mặt bị chiếm dụng.
Xây dựng định mức tiền tại quỹ tối thiểu dựa vào kế hoạch chi tiêu
Trong quản lý tiền tệ, việc xác định lượng tiền mặt hợp lý là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh của Petrolimex Sài Gòn diễn ra liên tục và tiết kiệm Công ty cần xây dựng một định mức cụ thể dựa trên dự tính và kế hoạch cho luồng tiền chi và thu trong thời gian tới, nhằm tránh lãng phí khi để quá nhiều tiền trong quỹ.
Hiện nay, quỹ tiền mặt của Petrolimex Sài Gòn bị ảnh hưởng bởi chính sách tài chính của tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, dẫn đến việc công ty hạn chế số tiền tồn quỹ Khi số tiền vượt mức quy định, nhân viên kế toán sẽ lập phiếu chi để thủ quỹ nộp tiền vào ngân hàng, nhằm tận dụng lãi suất Tuy nhiên, do chưa có kế hoạch chi tiêu hợp lý, thủ quỹ thường phải rút tiền từ ngân hàng để đáp ứng các khoản phát sinh Để xác định mức tồn quỹ hợp lý, công ty cần xây dựng định mức tiền mặt cụ thể, linh hoạt và thích ứng với tình hình hoạt động kinh doanh trong từng thời kỳ.
Kiểm soát chặt chẽ và tận dụng hiệu quả chi phí cơ hội từ quỹ tiền mặt
Để quản lý hiệu quả kế toán vốn bằng tiền, doanh nghiệp cần xác định lượng tiền mặt tồn quỹ hợp lý và phát triển lượng tiền thừa trong quỹ Việc xin phép ban giám đốc để nghiên cứu và lựa chọn đầu tư vào các lĩnh vực có hiệu quả hơn là cần thiết, nhằm tận dụng tối đa chi phí cơ hội thay vì chỉ gửi tiền vào ngân hàng với lãi suất thấp Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần tích cực thu hồi công nợ để tránh tình trạng chiếm dụng vốn.
Công ty cần quản lý linh hoạt các nguồn tiền tại các đơn vị, nhằm tăng tốc độ luân chuyển và nâng cao hiệu quả sử dụng, đồng thời tiết kiệm chi phí tối đa Theo quy định về quản lý tiền mặt, việc kiểm soát lượng tiền là cần thiết để đảm bảo rằng các khoản tiền từ các đơn vị, xí nghiệp và đại lý được chuyển về tập đoàn nhanh chóng trong ngày.
Chuyên môn hóa bộ phận quản lý tiền mặt của công ty
Việc chuyên môn hóa trong quản lý tiền tệ của công ty dựa vào độ phức tạp và khối lượng nghiệp vụ kế toán Các phần phức tạp với nhiều giao dịch và lượng tiền lớn có thể được giao cho hai hoặc ba nhân viên, trong khi các phần đơn giản với ít nghiệp vụ có thể gộp lại cho một người đảm nhiệm Phương pháp này giúp tối ưu hóa năng lực của nhân viên kế toán và đảm bảo tính chính xác trong phân công lao động kế toán.
Ban lãnh đạo công ty cần tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên nâng cao trình độ nghiệp vụ, đặc biệt là kỹ năng xử lý thông tin trên máy tính, nhằm tối ưu hóa khả năng của nhân viên kế toán trong quản lý vốn và hoạt động công ty Đồng thời, công ty cần chú trọng tuyển dụng đội ngũ nhân viên trẻ, có năng lực và sự nhạy bén để nâng cao hiệu quả công việc.
Gi ải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị hàng tồn kho tại công ty
Phần mềm ERP giúp quản lý hàng tồn kho một cách rõ ràng và chính xác, nhưng thực tế hiện nay tại Petrolimex Sài Gòn vẫn còn phụ thuộc nhiều vào cảm tính Để nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho, công ty cần áp dụng các mô hình quản trị phù hợp với đặc điểm của từng loại hàng hóa.
Mô hình quản trị hàng tồn kho phù hợp cho Petrolimex Sài Gòn là mô hình số lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ) và mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM) Mô hình POQ giúp công ty dự đoán số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho các công trình lớn thông qua tư vấn từ công ty xây dựng, đồng thời việc chia nhỏ các chuyến hàng là cần thiết để giảm chi phí đặt hàng và tồn trữ Công ty có thể lập kế hoạch giao hàng theo từng thời điểm để hàng đến kho đúng lúc cần sử dụng, mặc dù điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tiến độ thi công và thời tiết Mô hình QDM cho phép công ty tối ưu hóa việc mua sắm nguyên vật liệu, từ đó tận dụng các ưu đãi từ nhà cung cấp và giảm thiểu chi phí đặt hàng.
Mô hình QDM và POQ rất phù hợp cho việc quản trị hàng hóa chuyên dụng tại Petrolimex Sài Gòn, một công ty hoạt động trong ngành xăng dầu đặc thù Để đáp ứng nhu cầu cao về thiết bị và công nghệ hiện đại cho các dịch vụ như nhập khẩu, kiểm định phương tiện đo lường và xử lý chất thải, công ty phải nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài Điều này gặp khó khăn do biến động tỷ giá và cạnh tranh với các đối tác quốc tế Việc áp dụng kết hợp mô hình POQ và QDM sẽ giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình mua sắm Đối với nguyên vật liệu sản xuất hàng hóa như bếp gas và phụ kiện, công ty có thể dễ dàng tìm nguồn cung ứng trong nước nhờ vị thế vững chắc của mình trong ngành xăng dầu, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác với các doanh nghiệp khác.
Công ty nên xem xét áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho đúng lúc (JIT) để giảm thiểu lượng hàng tồn kho cần thiết cho sản xuất các mặt hàng thông dụng Mô hình JIT phù hợp với các doanh nghiệp như Petrolimex Sài Gòn, nơi có hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại và kích thước lô hàng nhỏ Việc sử dụng lô hàng nhỏ mang lại nhiều lợi ích như giảm chi phí lưu kho, tiết kiệm diện tích kho bãi, và dễ dàng kiểm tra chất lượng sản phẩm Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả mô hình JIT, công ty cần duy trì mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp, vì bất kỳ sự gián đoạn nào cũng có thể dẫn đến thiệt hại nghiêm trọng cho hoạt động sản xuất.
Gi ải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị khoản phải thu tại công ty
Nâng cao tính khách quan khi đánh giá vị thế tín dụng khách hàng
Hiện nay, công ty đã thu thập và kiểm chứng thông tin của khách hàng truyền thống, đạt được tính xác thực và khách quan cao Tuy nhiên, đối với khách hàng mới, công ty cần cẩn trọng trong việc thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, không chỉ dựa vào giới thiệu từ khách hàng quen Cụ thể, công ty cần tăng cường thẩm định năng lực khách hàng trước khi quyết định bán chịu, bao gồm đánh giá năng lực tài chính, năng lực pháp lý và hành vi đạo đức Ngoài ra, công ty có thể hợp tác với các hãng tư vấn tín dụng để kiểm tra mức tín nhiệm của khách hàng, giúp đưa ra quyết định chính xác hơn dựa trên kinh nghiệm của các doanh nghiệp khác.
Nghiêm túc trong vi ệc thực thi chính sách tín dụng với khách hàng
Để đảm bảo hiệu quả của chính sách tín dụng, công ty cần thực thi nghiêm túc và triệt để, tôn trọng tính trung thực, khách quan và công bằng với khách hàng Cần xây dựng hướng dẫn thực thi cụ thể, bao gồm quy định về chính sách tín dụng, điều kiện ưu đãi tài chính và quy trình nghiệp vụ cần thiết Công ty cũng nên thông báo rõ ràng về các quy trình mới cho đối tác khách hàng để khuyến khích hợp tác Đồng thời, cần thiết lập cơ chế giao trách nhiệm cho bộ phận kế toán giám sát và kiểm tra việc thực thi chính sách Nếu có thay đổi, bộ phận chuyên trách cần kịp thời điều chỉnh chính sách và quy trình thực thi cho phù hợp.
Việc thực thi cần sự sáng tạo, linh hoạt và khả năng điều chỉnh hợp lý khi cần thiết Cần xem xét các yếu tố môi trường tác động đến điều kiện của khách hàng và tình hình hiện tại của công ty để đạt hiệu quả tối ưu.
Đẩy mạnh chính sách kiểm soát nợ
Công ty cần nghiên cứu và theo dõi tình hình ngân quỹ của khách hàng để xác định thời hạn trả nợ hợp lý Việc giám sát thường xuyên hoạt động của khách hàng và phân công quản lý theo từng khách hàng hoặc nhóm sẽ giúp công ty quản lý và thu hồi nợ hiệu quả hơn Đặc biệt, công ty cần có đội ngũ nhân viên chuyên trách theo dõi công nợ và đốc thúc khách hàng thanh toán đúng hạn.
Nhân viên cần nắm vững tình hình thanh toán của từng khách hàng mà họ phụ trách và chủ động đề xuất hình thức thanh toán phù hợp cho từng loại giao dịch.
Công ty có thể chủ động sử dụng dịch vụ theo dõi nợ độc lập từ các công ty tư vấn và dịch vụ thu hồi nợ của tổ chức tín dụng để quản lý nợ hiệu quả hơn.
Phòng ng ừa và xử lý nợ khó đòi
Công ty cần thực hiện các biện pháp phòng ngừa rủi ro đối với nợ khó đòi, đồng thời tăng cường thu hồi nợ và hợp tác với các đối tác, ngân hàng Các phương án xử lý nợ khó đòi bao gồm cơ cấu lại thời hạn nợ, bán nợ và xóa một phần nợ cho khách hàng Công ty không nên để nợ chồng chất; nếu khách hàng trì trệ thanh toán và tình hình kinh doanh xấu, cần ngừng cấp tín dụng thương mại ngay lập tức Ngoài ra, công ty phải nhanh chóng xử lý nợ dây dưa bằng mọi biện pháp, kể cả chấp nhận tổn thất như phát mãi hoặc cầm cố tài sản, nhưng cần hạn chế tối đa việc đưa ra pháp luật.
Công ty cần lập kế hoạch dự phòng cho khoản phải thu khó đòi phù hợp với từng thời kỳ, đảm bảo khoản dự phòng không quá lớn để tránh ứ đọng vốn, nhưng cũng không nên quá nhỏ để không ảnh hưởng đến khả năng tái sản xuất của công ty.
Chính sách quản trị khoản phải thu của công ty cần đảm bảo sự linh hoạt và chặt chẽ, áp dụng riêng cho từng khách hàng Sự linh hoạt thể hiện qua việc áp dụng tỷ lệ chiết khấu và giảm giá hợp lý cho khách hàng thanh toán ngay hoặc mua số lượng lớn Ngược lại, tính chặt chẽ được thể hiện qua các hình phạt hợp đồng nghiêm khắc đối với khách hàng vi phạm thời hạn thanh toán Nhờ vào chính sách này, công ty không chỉ thu hồi tiền hàng nhanh chóng mà còn gia tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ, mở rộng thị trường và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn.
3.4 Các giải pháp khác nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị tài sản ngắn hạn tại công ty
Xây d ựng hệ thống thông tin hoàn hảo
Việc xây dựng một hệ thống thông tin hoàn hảo tại Petrolimex Sài Gòn là cần thiết để cung cấp thông tin tài chính chính xác và kịp thời Công ty cần chú trọng thu thập thông tin về khả năng tài chính, đạo đức và hiệu quả hoạt động của khách hàng, nhằm phục vụ cho việc cấp tín dụng thương mại và hiểu rõ nhu cầu, nguyện vọng của họ Thông tin về thị trường và biến động kinh tế cũng đóng vai trò quan trọng trong việc dự trữ hàng hóa Để thiết lập hệ thống thông tin hiệu quả, công ty cần phối hợp với phòng kế hoạch và các phòng ban khác để xác định nhu cầu và phương án tìm kiếm thông tin Bên cạnh đó, việc sử dụng mạng nội bộ và Internet sẽ giúp cung cấp thông tin nhanh chóng và cập nhật Đội ngũ nhân viên có trình độ công nghệ thông tin cũng rất quan trọng trong việc tìm kiếm và nhận biết những thay đổi của môi trường, vì thông tin là yếu tố cốt lõi trong mọi hoạt động, không chỉ riêng quản trị tài chính ngắn hạn.
Định kỳ tổ chức hoạt động phân tích tài chính
Công ty cần thường xuyên thực hiện phân tích tài chính để phòng ngừa rủi ro và đánh giá những thành tựu cũng như hạn chế của mình, nhằm tránh tình trạng mất an toàn tài chính do khả năng thanh toán kém hoặc nợ quá hạn lớn Mặc dù báo cáo tài chính cung cấp thông tin về tình hình tài chính, nhưng việc phân tích các thông tin này là cần thiết để hiểu rõ hơn về thực trạng tài chính của công ty Đôi khi, lợi nhuận trong hoạt động có thể khiến nhà quản lý nhầm lẫn về tình hình thực tế, vì vậy, phân tích tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro cho công ty.
Công ty cần công khai tình hình tài chính để nhà đầu tư có thể đánh giá khả năng hoạt động và lập kế hoạch đầu tư hiệu quả Tuy nhiên, việc công khai này chỉ thực hiện khi có yêu cầu từ kiểm toán hoặc cấp trên.
Đổi mới tư duy, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tài chính và quản lý doanh nghi ệp nói chung
Lối tư duy cũ trong các doanh nghiệp nhà nước đã dẫn đến hoạt động không hiệu quả do việc xem xét vấn đề một cách tách rời, không đặt trong bối cảnh tổng thể Hậu quả là dễ sa vào hình thức và đề cao kết quả mà xem nhẹ hiệu quả thực tế Quan niệm quản lý truyền thống coi việc giữ nguyên trạng đối tượng quản lý là mục tiêu, trong khi lối tư duy mới nhấn mạnh tác động hợp quy luật để phát triển Để nâng cao hiệu quả hoạt động, các nhà quản lý tài chính cần thay đổi tư duy và áp dụng các biện pháp quản lý, tập trung vào việc hình thành cơ chế kiểm soát hoạt động trong công ty.
Công ty Petrolimex Sài Gòn đã thành lập các ban kiểm soát nội bộ nhằm tự giám sát hoạt động của mình Việc thiết lập bộ phận chuyên trách này là cần thiết để tăng cường khả năng kiểm soát hoạt động của các nhà quản lý trong công ty và các đơn vị thành viên.
Công ty phải tuân thủ sự giám sát từ các chủ nợ, cổ đông, khách hàng và đối thủ cạnh tranh, điều này thúc đẩy họ hoạt động hiệu quả hơn Sự giám sát chặt chẽ này giúp công ty xây dựng hình ảnh tích cực trong mắt khách hàng và nhà đầu tư.