LỜI MỞ ĐẦU PHẦN 1 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1 I. Khái quát chung về KSNB trong DN 1 1. Khái niệm KSNB 1 2. Sự cần thiết xây dựng hệ thống KSNB 1 3. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống KSNB 1 4. Các yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB của DN 2 4.1 Môi trường kiểm soát 2 4.1.1 Đặc thù về quản lý 2 4.1.2 Cơ cấu tổ chức 2 4.1.3 Chính sách nhân sự 3 4.1.4 Công tác kế hoạch 3 4.1.5 Uỷ ban kiểm soát 3 4.1.6 Các nhân tố bên ngoài 3 4.2 Hệ thống kế toán 3 4.2.1 Các yếu tố cấu thành hệ thống kế toán 3 4.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kế toán hữu hiệu 4 4.3 Thủ tục kiểm soát 4 4.3.1 Các nguyên tắc cơ bản xây dựng thủ tục kiểm soát 4 4.3.2 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu 5 4.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ 6 5. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB 6 II. KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong DN 6 1. Những vấn đề chung về chu trình bán hàng và thu tiền 6 1.1 Bản chất của chu trình bán hàng và thu tiền 6 1.2 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền 7 1.3 Các phương thức tiêu thụ và thanh toán 9 1.3.1 Phương thức tiêu thụ 9 1.3.2 Phương thức thanh toán 10 1.4 Tổ chức hệ thống kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền 10 1.4.1 Tổ chức hệ thống chứng từ 10 1.4.2 Tổ chức sổ sách và tài khoản kế toán có liên quan 11 1.4.3 Tổ chức báo cáo kế toán 12 1.5 Những sai sót và gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền 12 1.6 Những rủi ro chủ yếu xảy ra trong quá trình bán hàng và thu tiền 12 2. Quy trình kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền 13 2.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua 13 2.2 Xét duyệt bán chịu 13 2.3 Chuyển giao hàng hóa 14 2.4 Lập hóa đơn và kiểm tra hóa đơn 14 2.5 Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán 14 2.6 Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá 15 2.7 Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi 15 2.8 Xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được 15 3. Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền 15 3.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng 15 3.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền 16 4. Thủ tục KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền 16 4.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng 16 4.1.1 Kiểm soát tổ chức 16 4.1.2 Kiểm soát vật chất 16 4.1.3 Kiểm soát kế toán 16 4.2 Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền 17 4.2.1 Kiểm soát tổ chức 17 4.2.2 Kiểm soát vật chất 17 4.2.3 Kiểm soát kế toán 17 PHẦN 2: KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP NHỰA ĐÀ NẴNG 19 A Giới thiệu về công ty CP Nhựa Đà Nẵng 19 I. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CP Nhựa Đà Nẵng 19 1. Quá trình hình thành 19 2. Quá trình phát triển 19 II. Chức năng và nhiệm vụ của công ty CP Nhựa Đà Nẵng 20 1. Chức năng 20 2. Nhiệm vụ 20 III. Đặc điểm, tổ chức sản xuất của công ty CP Nhựa Đà Nẵng 21 1. Đặc điểm sản xuất của công ty 21 2. Tổ chức sản xuất tại công ty 21 IV. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng 22 1. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý 22 2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 23 V. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng 25 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 25 2. Chức năng, nhiệm vụ của kế toán các bộ phận 25 VI. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng 26 1. Hình thức kế toán tại công ty 26 2. Chế độ kế toán của công ty 27 3. Một số chính sách kế toán áp dụng 27 VII. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP Nhựa Đà Nẵng giai đoạn từ năm 2008 đến năm 2010 28 B KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng 29 I. Khái quát chung về hoạt động bán hàng và thu tiền tại công ty 29 1. Mặt hàng kinh doanh của công ty 29 2. Môi trường kinh doanh sản phẩm nhựa của Công ty 30 3. Khách hàng chủ yếu của công ty 30 4. Phương thức bán hàng của công ty 30 5. Phương thức thu tiền của công ty 30 II. Mục tiêu kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng 31 III. Thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng 31 1. Thực trạng môi trường kiểm soát tại công ty 31 1.1 Đặc thù về quản lý 32 1.2 Cơ cấu tổ chức 32 1.3 Chính sách nhân sự 33 1.4 Công tác kế hoạch 33 1.5 Các nhân tố bên ngoài 33 2. Tổ chức hệ thống kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty 33 2.1 Tổ chức chứng từ ban đầu 33 2.2 Tổ chức sổ sách và tài khoản kế toán 34 2.3 Tổ chức báo cáo kế toán 34 3. Thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng 35 3.1 Kiểm soát chu trình bán hàng 36 3.1.1 Kiểm soát tổ chức 36 3.1.2 Kiểm soát vật chất 36 3.1.2.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng trực tiếp 36 3.1.2.2 Trường hợp công ty bán hàng thông qua các cửa hàng: 39 3.1.3 Kiểm soát kế toán 40 3.1.3.1 Lập Hóa đơn GTGT 40 3.1.3.2 Chuyển giao hàng cho khách hàng 42 3.1.3.3 Đối với các khoản giảm trừ doanh thu 43 3.1.3.4 Đối với khoản phải thu 44 3.2 Kiểm soát chu trình thu tiền 46 3.2.1 Kiểm soát tổ chức 46 3.2.2 Kiểm soát vật chất 46 3.2.2.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt 46 3.2.2.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng 48 3.2.3 Kiểm soát kế toán 49 3.2.3.1 Trường hợp thu trực tiếp bằng tiền mặt 49 3.2.3.2 Trường hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng 51 3.2.3.3 Đối với các khoản phải thu quá hạn khó đòi 52 PHẦN 3 54 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP NHỰA ĐÀ NẴNG 54 I. Nhận xét về hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP nhựa Đà Nẵng 54 1. Những ưu điểm 54 1.1 Môi trường kiểm soát 54 1.2 Hệ thống kế toán 55 1.3 Thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng 55 2. Những hạn chế còn tồn tại trong KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP nhựa Đà Nẵng 56 2.1 Môi trường kiểm soát 56 2.2 Thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền 57 II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng 57 1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát 57 1.1 Cơ cấu tổ chức. 57 1.2 Công tác kế hoạch 58 1.3 Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ ở công ty 58 2. Hoàn thiện thủ tục KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền 60 2.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng 60 2.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền 64 2.3 KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong môi trường xử lý bằng máy tính 64 KẾT LUẬN PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Khái quát chung về KSNB trong DN
Theo Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ (COSO) năm 1992 đã định nghĩa: “KSNB là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: BCTC đáng tin cậy; Các luật lệ và qui định được tuân thủ; Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm thực hiện bốn mục tiêu sau :
- Bảo vệ tài sản của đơn vị
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
- Bảo đảm hiệu quả hoạt động của đơn vị
Như vậy từ các khái niệm trên cho thấy hệ thống KSNB được thiết kế để điều hành mọi loại hoạt động không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác về hành chính, quản lý sản xuất.
2 Sự cần thiết xây dựng hệ thống KSNB
- Giảm bớt nguy cơ tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm )
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp.
- Bảo đảm tính chính xác của các số liệu kế toán và BCTC.
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp.
- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.
3 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống KSNB
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của DN một cách có hiệu quả.
Đảm bảo các quyết định và chính sách quản lý được thực hiện theo trình tự thích hợp, đồng thời giám sát mức độ hiệu quả của những quyết định và chính sách đó.
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của DN.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
4 Các yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB của DN
Hệ thống KSNB trong DN được cấu thành bởi 4 bộ phận chính như sau:
- Bộ phận kiểm toán nội bộ
“Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc xây dựng, thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB”.
4.1.1 Đặc thù về quản lý
* Thứ nhất: Các quan điểm và nhận thức khác nhau của các nhà quản lý
Khả năng nhận thức và giám sát rủi ro đóng vai trò tối quan trọng trong kinh doanh Các nhà quản lý phải đánh giá kỹ lưỡng các phương án kinh doanh, xem xét các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra các biện pháp thích hợp để giảm thiểu hoặc loại bỏ chúng Điều này không chỉ giúp tránh được những tổn thất tài chính, mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp, thu hút các nhà đầu tư và mở ra nhiều cơ hội kinh doanh mới.
- Xem các nhà quản lý có tuân thủ các nguyên tắc đạo đức kinh doanh không?
- Có thận trọng trong việc trình bày BCTC hay không?
- Các quan điểm trên sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định của DN.
* Thứ hai: Cơ cấu quyền lực tại DN
- Quyền lực tập trung vào tay của một cá nhân: lúc này cần tập trung chú ý đến phẩm chất và năng lực của người nắm quyền tập trung đó.
- Quyền lực được phân tán cho nhiều người: lúc này cần xem xét việc sử dụng quyền lực của những người phân quyền để đề phòng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền hạn này.
Xây dựng cơ cấu tổ chức thực chất là việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị Một cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện để đảm bảo các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng Một cơ cấu tổ chức được xem là tốt khi đảm bảo được các nguyên tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo lên nhau giữa các bộ phận.
- Thực hiện phân chia 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo quản tài sản Sự phân chia này nhằm đảm bảo sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận.
- Bảo đảm sự độc lập tương đối của các bộ phận: thể hiện qua việc người phụ trách bộ phận độc lập tương đối đó chịu trách nhiệm trước cùng một cấp trên.
Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong đơn vị.
Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch hoạt động: sản xuất, kinh doanh, kế hoạch tài chính, Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc Nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu, vì vậy trong thực tế nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội Đồng Quản Trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lí và là những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Nhiệm vụ và quyền hạn của uỷ ban kiểm soát:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.
- Kiểm tra và giám sát công việc của KTVNB.
- Giám sát tiến trình lập BCTC.
- Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban Giám Đốc đối với các KTV bên ngoài.`
4.1.6 Các nhân tố bên ngoài
Các nhân tố này tuy nằm ngoài sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng cũng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ cung cách của nhà quản lý cũng như việc thiết kế và vận hành các quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể Ví dụ như: Luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ.
KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong DN
1 Những vấn đề chung về chu trình bán hàng và thu tiền
1.1 Bản chất của chu trình bán hàng và thu tiền
Chu trình bán hàng thu tiền liên quan đến việc quản lý doanh thu, nợ phải thu và tiền nhận được từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ
Một số khái niệm liên quan đến chu trình:
* Doanh thu: là tổng giá trị các lợi ích DN thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN, góp phần làm tăng giá trị sản xuất.
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trình bày trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh gồm: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, các khoản giảm trừ doanh thu và doanh thu thuần.
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ của DN đã bán hay cung cấp trong kỳ Đối với DN chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu này không bao gồm thuế.
- Doanh thu thuần là Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã khấu trừ các khoản giảm trừ như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu tính trên doanh thu thực hiện trong kỳ (nếu có) Đối với DN chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thuế GTGT đầu ra được tính vào doanh thu bán hàng nhưng sau đó được đưa vào trong các khoản được giảm trừ để loại khỏi doanh thu thuần.
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là một khoản mục trọng yếu trên BCTC vì đó là cơ sở để người sử dụng đánh giá về tình hình hoạt động và quy mô kinh doanh của DN Do đó, chu trình bán hàng và thu tiền là đối tượng của nhiều sai phạm dẫn đến BCTC bị sai lệch trọng yếu vì những lý do như sau:
+ Doanh thu có quan hệ mật thiết đối với kết quả lãi lỗ nên những sai lệch về doanh thu thường dẫn đến lãi lỗ trình bày không trung thực và không hợp lý.
+ Tại nhiều đơn vị, doanh thu còn là cơ sở để đánh giá kết quả hoặc thành tích nên chúng có khả năng bị thổi phồng cao hơn thực tế.
+ Doanh thu có mối quan hệ với thuế GTGT đầu ra nên cũng có khả năng bị khai thấp hơn thực tế để trốn thuế hay tránh thuế.
* Nợ phải thu của khách hàng được trình bày tại phần A “Tài sản ngắn hạn”, gồm khoản mục phải thu khách hàng, dự phòng phải thu khó đòi được ghi số âm Riêng khoản phải thu khách hàng dài hạn được trình bày trong phần B “Tài sản dài hạn”.
- Nợ phải thu của khách hàng là một loại tài sản khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô.
- Nợ phải thu của khách hàng là một khoản mục có liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh, đó là đối tượng để sử dụng các thủ thuật để thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của đơn vị.
1.2 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền
Khi khách hàng mua hàng sẽ gửi đơn đặt hàng, các bộ phận liên quan sẽ xem xét đề nghị theo đơn hàng, cân nhắc khả năng cung cấp hàng hóa của doanh nghiệp Sau đó, đơn vị sẽ chấp nhận đơn hàng, phê duyệt về chủng loại, số lượng, chất lượng rồi tạo lệnh bán (phiếu xuất kho).
Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài đơn vị, những người có thẩm quyền (bộ phận phụ trách bán chịu) cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu nhằm đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu Để hỗ trợ cho công việc này, DN nên thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật thông tin về tình hình tài chính, vấn đề chi trả của khách hàng.
Việc chuyển giao hàng hóa thể hiện sự chuyển đổi quyền sở hữu từ đơn vị chuyển giao cho khách hàng, tạo cơ sở ghi nhận doanh thu bán hàng Chứng từ vận chuyển có vai trò ghi nhận và xác thực quá trình giao hàng, đồng thời là căn cứ để lập hóa đơn bán hàng, đóng vai trò quan trọng trong chứng minh giao dịch mua bán và quản lý hàng tồn kho.
1.2.4 Lập và kiểm tra hóa đơn
Hóa đơn được lập bởi bộ phận độc lập nhằm đảm bảo tính khách quan và chính xác trong ghi chép kế toán Gồm 3 liên, trong đó một liên gửi khách hàng, một liên lưu trữ, một liên ghi sổ Hóa đơn phản ánh số tiền khách hàng phải trả, liên quan đến nghiệp vụ bán hàng và theo dõi khoản phải thu Do đó, lập hóa đơn kịp thời và chính xác là vô cùng quan trọng.
Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng và ghi nhận doanh thu, kế toán tiến hành ghi sổ các khoản phải thu Tiền mặt được ghi vào sổ nhật kí thu tiền, còn các khoản phải thu theo dõi trên sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu theo đúng số tiền đúng kỳ.
1.2.6 Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và các khoản giảm giá
KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP NHỰA ĐÀ NẴNG
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CP Nhựa Đà Nẵng
Công ty CP Nhựa Đà Nẵng trước đây là một DN Nhà nước trực thuộc Uỷ ban Nhân dân tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng được thành lập ngày 22/10/1976 Năm
1978 công ty đổi tên là Nhà máy Nhựa Đà Nẵng
Ngày 07/11/1997, theo Quyết định của UBND tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng, Nhà máy Nhựa Đà Nẵng được đổi tên thành công ty Nhựa Đà Nẵng chịu sự quản lý của UBND thành phố Đà Nẵng và Sở Công nghiệp tỉnh Quảng Nam – Đà Nẵng với tên giao dịch là DANANG PLASTIC COMPANY (viết tắt là DPC) Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là sản xuất, cung ứng, kinh doanh xuất nhập khẩu các sản phẩm nguyên vật liệu thuộc lĩnh vực nhựa phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng trong nước.
Ngày 04/08/2000 theo Quyết định 90/2000/QĐTT của Thủ Tướng Chính Phủ, công ty được cổ phần hoá và lấy tên là công ty CP Nhựa Đà Nẵng Sau đó các cấp lãnh đạo quyết định gửi hồ sơ xin niêm yết cổ phiếu lên Uỷ Ban Chứng Khoán Nhà Nước.
Ngày 28/11/2001 cổ phiếu của công ty nhựa Đà Nẵng chính thức giao dịch tại Trung tâm Chứng Khoán Thành phố Hồ Chí Minh.
* Về mặt pháp lý của công ty:
- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA ĐÀ NẴNG
- Tên giao dịch: DANANG PLASTIC JOINT – STOCK COMPANY
- Tên viết tắt: DANAPLAST.Co
- Trụ sở: 371 TRẦN CAO VÂN – tp ĐÀ NẴNG
- Email: danaplast@dng.vnn.vn
- Web: http://www.danaplast.vn
Từ 1994 đến nay, công ty tập trung đầu tư đổi mới trang thiết bị, nâng cao trình độ quản lý và công nhân Chiến lược đầu tư mở rộng, đa dạng hóa sản phẩm được thực hiện thông qua thuê mua hoặc đầu tư khuôn mẫu, tạo ra sản phẩm có lợi thế cạnh tranh về mặt địa lý, đáp ứng nhu cầu lớn trong các ngành công, nông nghiệp và thủy sản tại miền Trung và Tây Nguyên Công nghệ sản xuất được cải tiến nhờ huy động vốn qua thị trường vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh bằng mô hình quản lý theo chuẩn ISO 9000, mang lại lợi ích cho mọi chủ thể tham gia công ty Công ty cũng mở rộng thị trường xuất khẩu sản phẩm nhựa và bao bì, đồng thời mở rộng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm với các đại lý bán hàng trên toàn quốc, tập trung chủ yếu tại thị trường miền Trung.
Trong những năm gần đây, công ty được đánh giá là một trong những đơn vị hoạt động hiệu quả nhất tại Đà Nẵng với những thành tích đạt được: Huân chương lao động hạng I, II, III do Nhà nước trao tặng; Hàng việt nam chất lượng cao trong 3 năm liền; Bằng khen đơn vị dẫn đầu ngành công nghiệp TP Đà Nẵng trong nhiều năm liền.
Chức năng và nhiệm vụ của công ty CP Nhựa Đà Nẵng
Công ty CP Nhựa Đà Nẵng sản xuất công nghiệp, cung ứng sản phẩm nhựa cho người tiêu dùng và các ngành sản xuất khác, thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp có kế hoạch nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của xã hội, có tư cách pháp nhân và hạch toán độc lập, là nơi người lao động làm chủ tập thể của mình trong quản lý công ty, thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chủ trương, chính sách kinh tế của Đảng và Nhà nước.
Hoạt động chủ yếu của công ty CP Nhựa Đà Nẵng:
- Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm là hàng tiêu dùng từ chất dẻo như bao bì các loại, ống nước PVC compound cứng, các sản phẩm gia dụng khác từ nhựa.
- Được phép xuất nhập khẩu trực tiếp:
+ Nhập khẩu: máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
+ Xuất khẩu: các sản phẩm từ nhựa và chất dẻo do nhà máy sản xuất.
Lập kế hoạch và thực hiện hiệu quả sẽ thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô hoạt động để cung cấp ngày càng nhiều hàng hóa cho xã hội.
- Làm tròn nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước.
Tận dụng năng lực sản xuất mạnh mẽ và chú trọng đầu tư cải tiến máy móc thiết bị, công ty ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật mới nhất vào quy trình sản xuất Bằng cách không ngừng đổi mới và nâng cao dây chuyền công nghệ, công ty tối ưu hóa hiệu quả sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Thực hiện tốt phân công lao động và đảm bảo công bằng xã hội, xây dựng đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công nhân viên đầy đủ Chủ động nâng cao trình độ văn hóa, chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công nhân viên Tham gia đóng góp nghĩa vụ cho địa phương, góp phần xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội.
* Quyền hạn của công ty
- Được quyền giao dịch và ký kết các hợp đồng kinh tế để mua bán, hợp tác đầu tư sản xuất và kinh doanh tạo ra sản phẩm hàng hoá, tự chủ trong kinh doanh và mở rộng mọi hình thức liên doanh, liên kết.
- Được chủ động xác định nguồn vốn, được vay và mua bán ngoại tệ tại ngân hàng ngoại thương, được huy động các nguồn vốn khác từ các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước để phát triển kinh doanh theo pháp luật hiện hành.
Đặc điểm, tổ chức sản xuất của công ty CP Nhựa Đà Nẵng
1 Đặc điểm sản xuất của công ty
Hoạt động kinh doanh của công ty tập trung vào sản xuất sản phẩm tiêu dùng nhựa, bao gồm bao bì, bao xi măng, ống nước, can, két bia Sản phẩm được sản xuất tự động theo kiểu chế biến liên tục trên 4 quy trình công nghệ, đáp ứng nhu cầu của cả khách hàng trong và ngoài nước Ngoài ra, công ty còn thực hiện các hoạt động như phân phối bán buôn, bán lẻ các sản phẩm, vật tư ngành nhựa; gia công theo đơn đặt hàng, đồng thời trực tiếp kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Công nghệ sản xuất màng mỏng
- Công nghệ sản xuất ống nước
- Công nghệ sản xuất bao bì ciment (công nghệ bao dệt)
- Công nghệ sản xuất các sản phẩm khác.
2 Tổ chức sản xuất tại công ty
Công ty tổ chức quy trình sản xuất theo mô hình sản xuất theo 2 bộ phận: bộ phận trực tiếp sản xuất chính và bộ phận phục vụ sản xuất
* Bộ phận sản xuất chính gồm 7 tổ:
-Tổ can, dép: có nhiệm vụ sản xuất két nhựa, can nhựa, thẩu, dép, ủng các loại.
- Tổ màng mỏng: có nhiệm vụ sản xuất các loại màng mỏng HDFE, LDPE.
- Tổ cắt manh: cắt manh PP và manh tráng PP.
- Tổ ống nước: chuyên sản xuất ống nước.
- Tổ dệt bao: nhận sợi từ tổ kéo chỉ dệt thành manh ống PVC.
- Tổ may bao: may bao dệt PP, bao bì xi măng
- Tổ bao bì: nhận manh từ tổ dệt manh để sản xuất bao xi măng, cán tráng manh dệt PP.
* Bộ phận phục vụ sản xuất: là bộ phận gián tiếp tham gia tạo ra sản phẩm gồm 3 tổ:
- Tổ cơ điện: đảm bảo phục vụ điện cho sản xuất, xử lý các sự cố về điện.
- Tổ phối liệu: có nhiệm vụ pha trộn phối liệu phục vụ cho sản xuất.
- Tổ KCS: kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập, xuất kho.
Sơ đồ tổ chức sản xuất tại Công ty
Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng
1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý
Mô hình tổ chức gồm có 2 cấp, đó là cấp hành chính và cấp sản xuất
* Cấp hành chính gồm: Đại Hội Đồng Cổ Đông, Ban kiểm soát, Hội Đồng Quản Trị, Ban điều hành của công ty bao gồm: Giám Đốc và Phó Giám Đốc Ngoài ra cấp hành chính này còn có 4 Phòng ban đó là: Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Kĩ thuật, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính- Kế toán mà đứng đầu trong các Phòng ban này là các Trưởng phòng.
* Cấp sản xuất bao gồm: tổ màng mỏng, tổ dệt bao, tổ may bao, tổ tấm trần, tổ bao bì, tổ sản phẩm PVC và ống nước, tổ can phao, tổ cơ điện và bộ phận KCS mà đứng đầu của các tổ này là các tổ trưởng.
Sơ đồ bộ máy tổ chức bộ máy quản lý
Bộ phận sản xuất chính
Bộ phận phục vụ sản xuất
Tổ cắt manh Tổ may bao
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến
2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là cơ quan lãnh đạo cao nhất, quyết định mọi vấn đề quan trọng của công ty: quyết định về mua bán, số lượng cổ phiếu, sáp nhập, giải thể, sửa đổi điều lệ, thành lập, điều chỉnh, xử lý vi phạm của HĐQT và Ban giám đốc qua báo cáo thường niên ĐHĐCĐ hoạt động thông qua họp thường niên, bất thường và ra văn bản ĐHĐCĐ có quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT, ban kiểm soát.
* Hội đồng quản trị: Được Hội đồng cổ đông thành lập gồm có 7 thành viên Hội đồng quản trị được toàn quyền đại diện cho công ty trong việc quản lý và ra quyết định liên quan đến việc quản lý và hoạt động của công ty ngoại trừ những quyết định đó liên quan đến Đại hội đồng cổ đông, thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
* Ban kiểm soát: Ban kiểm soát gồm có 3 thành viên, trong đó có 2 thành viên ở trong công ty còn 1 thành viên ở bên ngoài công ty Ban kiểm soát có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý hoạt động, điều hành hoạt động công ty Bên cạnh đó, Ban kiểm soát cũng là cơ quan quản trị với nhiệm vụ thay mặt Đại
Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông
P TC - Kế toán P Kinh doanh P HC nhân sự
Tổ dệt,Tổ cắt manh
Tổ may bao, bao bì
Tổ cơ điện hội đồng cổ đông kiểm tra, giám sát, theo dõi mọi hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban điều hành và báo cáo kết quả trước Đại hội đồng cổ đông.
* Ban Giám Đốc: Gồm có 2 thành viên: 1 là Giám đốc và 1 Phó giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm Là bộ phận có chức năng và nhiệm vụ quản lý, tổ chức điều hành mọi hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trước cấp trên Cụ thể:
Giám đốc, với vai trò là người lãnh đạo tối cao của công ty, nắm giữ trọng trách trước cấp trên về việc sử dụng nguồn vốn hiệu quả và hợp lý Họ chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với các hoạt động và kết quả của công ty Giám đốc trực tiếp dẫn dắt Phó giám đốc và hệ thống phòng ban chức năng, đưa ra quyết định phân phối thành quả sản xuất theo khuôn khổ pháp luật và quy chế công ty Ngoài ra, họ còn định hướng toàn bộ hoạt động sản xuất và kinh doanh, hướng đến mục tiêu chung đã đề ra của công ty.
+ Phó Giám Đốc: Là người giúp việc và tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý hoạt động của công ty, do Giám đốc bổ nhiệm sau khi được sự chấp thuận của cơ quan cấp trên Phó Giám đốc được quyền thay mặt Giám đốc điều hành hoạt động của công ty khi có sự uỷ quyền của Giám đốc, trực tiếp chỉ đạo các tổ sản xuất và tổ kiểm tra sản phẩm Phó giám đốc phụ trách công tác sản xuất, về kỹ thuật, trang thiết bị và qui trình công nghệ trong toàn công ty
2.2 Các phòng ban chức năng
Phòng kinh doanh đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Họ chịu trách nhiệm triển khai các chiến dịch tiếp thị, thúc đẩy doanh số, ký kết hợp đồng mua bán, mua nguyên vật liệu đầu vào và lập kế hoạch quản lý tồn kho Bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn trực tiếp sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của thị trường và tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp.
* Phòng kĩ thuật: Chịu trách nhiệm về kĩ thuật sản phẩm như thiết kế, nghiên cứu, quản lý các mẫu mã của sản phẩm, chịu trách nhiệm trong việc quản lý bộ phận KCS của công ty và giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm.
* Phòng Tài chính - Kế toán: Thực hiện các chức năng kế toán DN theo qui định của chính phủ, BCTC phục vụ cho công tác ra quyết định của ban giám đốc và phục vụ cho các bên hữu quan có liên quan trên thị trường chứng khoán.
Phòng Tổ chức – Hành chính đảm nhiệm chức năng hỗ trợ Giám đốc trong việc xây dựng hệ thống tổ chức, quản lý nhân sự ổn định, cân bằng lao động và xây dựng các chính sách phân phối tiền lương, tiền thưởng Phòng cũng hướng dẫn các đơn vị sản xuất triển khai công tác sắp xếp, tổ chức lao động sản xuất, chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng lao động, tổ chức thi bậc thợ thường niên cho công nhân, đồng thời đảm bảo chế độ đãi ngộ phù hợp cho người lao động trong toàn công ty.
* Bộ phận sản xuất: Bộ phận sản xuất gồm có 7 tổ sản xuất chính và ba bộ phận phụ trợ phục vụ cho các hoạt động sản xuất như tổ cơ điện, tổ phối liệu, tổ KCS các bộ phận trên chịu sự điều hành chính là phòng kinh doanh.
Qua cơ cấu tổ chức của công ty thì chúng ta có thể thấy rõ vai trò của PhòngKinh doanh xuyên suốt trong cả quá trình hoạt động kinh doanh Phòng này có chức năng mua hàng, nhận đơn đặt hàng để đưa cho bộ phận sản xuất, thiết lập kế hoạch sản xuất và tiến hành sản xuất theo đơn hàng, đồng thời có nhiệm vụ tiêu thụ các sản phẩm cũng như làm công tác thị trường cho việc nhận các đơn hàng và mua hàng, tiêu thụ sản phẩm.
Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng
1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
2 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán các bộ phận
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trực tiếp về công tác kế toán của công ty, giám sát tình hình tài chính và cung cấp thông tin quan trọng về tài sản, nguồn vốn, hoạt động hiệu quả và hiệu suất hoạt động chung của doanh nghiệp cho ban giám đốc.
* Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: Phụ trách nhân sự tại phòng kế toán và kiểm tra công tác kế toán của các nhân viên kế toán phần hành Tập hợp số liệu từ các phần hành khác Lập báo cáo tổng hợp và quyết toán cuối mỗi quý.
Kế toán NVL - CCDC và Nợ phải trả
Kế toán TSCĐ, ngoại tệ và Chứng khoán
PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN KIÊM KẾ
Kế toán tiền mặt Kế toán tiêu thụ và công nợ phải thu
Quan hệ điều hành Quan hệ nghiệp vụ
* Kế toán tiền mặt: theo dõi tiền Việt Nam tại quỹ, tại ngân hàng, tình hình tạm ứng, thanh toán của cán bộ công nhân viên trong công ty Kết hợp với thủ quỹ để kiểm tra chặt chẽ lượng tiền mặt tại quỹ.
* Kế toán tiêu thụ và công nợ phải thu: Theo dõi tình hình nhập kho, tiêu thụ của từng loại sản phẩm Theo dõi tình hình công nợ phải thu khách hàng tại công ty.
* Kế toán tiền lương: phụ trách tính lương, thưởng và phụ cấp cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và nợ phải trả đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp Theo dõi tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, cũng như các khoản nợ phải trả giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình tài chính, kiểm soát chi phí sản xuất và đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra hiệu quả.
* Kế toán TSCĐ, ngoại tệ và chứng khoán: Theo dõi thu, chi, giao dịch với ngân hàng bằng ngoại tệ Thanh toán ngoại tệ đối với khách hàng Theo dõi tình hình TSCĐ, diễn biến chứng khoán, các báo cáo của trung tâm giao dịch.
* Thủ quỹ: Quản lí tiền mặt tại quỹ, xuất chi tiền theo lệnh của kế toán trưởng hoặc
Giám đốc Bảo quản an toàn tiền mặt theo đúng quy định Lập báo cáo quỹ.
Hình thức kế toán áp dụng tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng
1 Hình thức kế toán tại công ty
Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ cải biên với chương trình kế toán máy được lập trình bằng ngôn ngữ Visual Foxpro.
Kỳ hạch toán là quý Trình tự kế toán được khái quát qua sơ đồ sau:
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày.
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối kỳ.
Quan hệ đối chiếu kiểm tra.
- Hằng ngày, Kế toán từng phần hành căn cứ các chứng từ gốc đã được kiểm tra xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu mẫu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
- Theo quy trình của phần mềm kế toán, từ các chứng từ gốc, chương trình kế toán liên kết dữ liệu thẳng đến các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp liên quan
Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp
- Cuối tháng, cuối quý sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về ghi sổ kế toán bằng tay.
- Cuối quý (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập các BCTC Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực các thông tin đã được nhập trong kỳ Kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy.
2 Chế độ kế toán của công ty
2.1 Niên độ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán
- Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kế thúc ngày 31 tháng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ) được sử dụng làm đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán.
2.2 Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hệ thống kế toán Việt Nam được Bộ Tài Chính ban hành theo Quyết Định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 và các thông tư sửa đổi bổ sung.
- Chuẩn mực kế toán: Việc lựa chọn số liệu và thông tin cần phải trình bày trong bản Thuyết minh báo cáo tài chính được thực hiện theo nguyên tắc trọng yếu quy định tại chuẩn mực kế toán Việt Nam số 21 "Trình bày BCTC".
3 Một số chính sách kế toán áp dụng
* Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện sau:
- DN đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
- DN không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- DN đã thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
- Xác định chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Doanh thu bán hàng của công ty chủ yếu là doanh thu bán hàng hoá sản phẩm nhựa và vật tư thuộc ngành nhựa.
* Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc, trừ đi dự phòng giảm giá và dự phòng hàng tồn kho lỗi thời Nếu giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc, hàng tồn kho sẽ được ghi nhận theo giá trị thuần có thể thực hiện được Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác nhằm đưa hàng tồn kho tới địa điểm và tình trạng hiện tại của nó.
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Theo giá bình quân gia quyền
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
Phòng ngừa là giải pháp trong trường hợp giá trị thuần có thể thu hồi của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc Số dư dự phòng giảm giá hàng tồn kho chính là sự chênh lệch giữa giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thu hồi được của hàng tồn kho.
* Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu: ghi nhận các khoản phải thu theo giá gốc trừ dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi.
- Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi: dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách hàng không có khả năng thanh toán Mức trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi theo quy định của chế độ tài chính DN hiện hành.
* Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và phương pháp chuyển đổi ngoại tệ
Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: Các nghiệp vụ phát sinh bằng các đơn vị tiền tệ khác với Đồng Việt Nam(VNĐ) trong kỳ khi DN đang hoạt động được quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính vào thu nhập hoặc chi phí tài chính và được phản ánh trên Báo cáo kết quả kinh doanh trong kỳ.
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP Nhựa Đà Nẵng giai đoạn từ năm 2008 đến năm 2010
BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
6 Doanh thu hoạt động TC 286.942.826 952.452.456 210.171.330
10 Chi phí quản lý DN 2.437.738.517 3.375.953.423 3.614.791.787
16 CP thuế TNDN hiện hành 365.808.321 545.691.981 1.088.382.085
17 CP thuế TNDN hoãn lại - - -
- Tổng doanh thu của công ty qua 3 năm có xu hướng tăng Chứng tỏ công ty đã chú trọng phát triển hoạt động tiêu thụ, xác định đúng thị trường và xác định đúng khách hàng mục tiêu của mình.
Giá vốn hàng bán dao động theo thời gian do nguyên vật liệu sản xuất chủ yếu nhập khẩu, phụ thuộc vào giá cả thế giới Sự biến động này ảnh hưởng đến doanh thu bán hàng, đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp khắc phục phù hợp.
- Xét về chi phí ta thấy chi phí bán hàng và quản lý DN tăng đều qua 3 năm Sở dĩ công ty đã tăng chi phí bán hàng là nhằm đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm trước sự cạnh tranh quyết liệt của các đối thủ cạnh tranh Công ty có sự tăng về số lượng mặt hàng qua các năm Bắt đầu từ năm 2007 công ty ra mắt thị trường thêm sản phẩm mới đó là mũ bảo hiểm, do đó công ty tích cực đầu tư cho hoạt động bán hàng nhằm từng bước đưa sản phẩm mũ bảo hiểm tiếp cận với người tiêu dùng. Đồng thời không ngừng đẩy mạnh doanh số bán các sản phẩm khác.
Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP Nhựa Đà Nẵng, ta thấy tình hình kinh doanh của công ty ngày một có hiệu quả và luôn được cải thiện. Tuy nhiên, công ty cần phải có nhiều biện pháp hơn nữa để nâng cao sức tiêu thụ sản phẩm trên thị trường trước những đối thủ mạnh.
B/ KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng
Khái quát chung về hoạt động bán hàng và thu tiền tại công ty
1 Mặt hàng kinh doanh của công ty
Công ty sản xuất kinh doanh các mặt hàng nhựa dân dụng, nhựa công nghiệp, nhựa kỹ thuật, nhựa xây dựng; Kinh doanh các nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị phục vụ ngành nhựa Hiện nay, công ty đã sản xuất được nhiều loại sản phẩm khác nhau để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường như:
- Các sản phẩm ống nước: ống HDPE, ống uPVC.
- Các loại vỏ bao xi măng, các loại bao bì phức hợp, bao PP.
- Các sản phẩm túi xốp PE, túi PP.
- Các sản phẩm ép phục vụ công nghiệp: Két bia, chi tiết bằng nhựa cho xe máy.
- Các sản phẩm tiêu dùng: Dép, ủng, can nhựa các loại Và các sản phẩm chuyên dùng theo yêu cầu của khách hàng.
Trong đó, một số sản phẩm cũng đã được xuất khẩu sang các nước châu Âu và châu Á.
2 Môi trường kinh doanh sản phẩm nhựa của công ty
Sản phẩm của công ty có uy tín với khách hàng trong và ngoài nước Được nhiều người tiêu dùng bình chọn “Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao” Công ty cũng thiết lập được mối quan hệ rộng rãi và uy tín với nhiều tổ chức kinh tế trong nước cũng như nước ngoài Sản phẩm của công ty được tiêu thụ tại thị trường nội địa và đã xuất khẩu sang Nhật, Pháp, Tây Ban Nha, Bỉ…
Riêng về sản phẩm ống nhựa, công ty chiếm gần 80% thị phần cung cấp cho các công ty cấp nước tại các tỉnh Miền Trung và các chương trình quốc gia về nước sạch nông thôn Ngoài ra, lợi thế cạnh tranh về mặt địa lý đã giúp cho công ty có thể cạnh tranh được với các đối thủ khác ở những sản phẩm cồng kềnh mà yếu tố vận chuyển có ảnh hưởng rất nhiều đến giá thành sản phẩm như két nhựa dùng cho bia, nước giải khát Chính vì vậy, đối với các sản phẩm nhựa gia dụng và ống nước, thị trường cung cấp chủ yếu ở khu vực Miền Trung nên hầu như công ty không có đối thủ cạnh tranh lớn ngoài công ty nhựa Bình Minh.
3 Khách hàng chủ yếu của công ty
Chủ yếu là các khách hàng trong nước
* Khách hàng tổ chức: Đối với sản phẩm chuyên dụng thì khách hàng chủ yếu của công ty là các tổ chức pháp nhân hoặc các nhà thầu công trình phục vụ cho các công trình, dự án của tổ chức cá nhân Các khách hàng này thường tiêu thụ với số lượng lớn và cũng đòi hỏi nhiều ở công ty phải đáp ứng cho họ những chính sách về hoa hồng, chiết khấu, thanh toán và yêu cầu khác đối với sản phẩm như tiêu chuẩn về các sản phẩm để phục vụ cho tính đặc thù của từng chương trình dự án của họ
* Khách hàng tiêu dùng: Đối với mặt hàng dân dụng thì khách hàng của loại này khá đa dạng, học có thể là các tổ chức, các đại lý bán buôn, các nhà bán lẻ, hay là các hộ kinh doanh cá thể có nhu cầu Các sản phẩm này thường đã tiêu chuẩn hoá theo khuôn mẫu Các khách hàng loại này khá đa dạng, doanh thu từ các loại hàng này là không cao nhưng khách hàng chiếm số lượng lớn trong danh sách khách hàng của công ty.
4 Phương thức bán hàng của công ty
* Phương thức bán hàng trực tiếp (là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty)
* Phương thức bán hàng thông qua các cửa hàng
5 Phương thức thu tiền của công ty
* Phương thức thu trực tiếp bằng tiền mặt
* Phương thức thu qua ngân hàng
Mục tiêu kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng
Đối với nghiệp vụ bán hàng, hệ thống ERP ghi chép trung thực, chính xác và hợp lý mọi giao dịch bán hàng xảy ra trong doanh nghiệp Điều này giúp ngăn ngừa các sai sót và gian lận, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu tài chính và hoạt động kinh doanh.
Về hoạt động thu tiền, các khoản thu được ghi nhận đúng và đủ, đảm bảo tiền thu được đều được ghi sổ và ngược lại Theo dõi và ghi chép cẩn thận các khoản phải thu giúp dễ dàng theo dõi công nợ của từng khách hàng, tránh nhầm lẫn và bảo vệ uy tín của doanh nghiệp.
Thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng
1 Thực trạng môi trường kiểm soát tại công ty Để tìm hiểu về môi trường kiểm soát tại công ty, em đã lập “Bảng câu hỏi về môi trường kiểm soát” Bảng câu hỏi được trả lời bởi nhân viên phòng kế toán và một số phòng ban khác trong công ty Kết quả tìm hiểu cho thấy như sau:
BẢNG CÂU HỎI VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
Có Không Không biết Không trả lời
A Đặc thù về quản lý
Công ty sẵn sàng điều chỉnh BCTC khi phát hiện ra sai sót?
Nhà quản lý có chấp nhận mạo hiểm trong kinh doanh?
Công ty có sơ đồ về cơ cấu tổ chức với sự phân định trách nhiệm và quyền hạn của cán bộ nhân viên trong công ty?
Có văn bản quy định chính sách và thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng bộ phận trong công ty?
Mọi quan hệ trong báo cáo tại công ty có rõ ràng?(Các nhân viên có biết mình phải báo cáo về vấn đề gì, cho ai, khi nào?)
Khi tuyển dụng nhân viên mới, công ty có những chính sách, thủ tục để phát triển đội ngũ nhân viên trung
X thực và có khả năng chuyên môn nhằm đáp ứng cho hệ thống KSNB hiệu quả?
Khi các nhân viên nghỉ phép, có sự ủy quyền bằng văn bản để luân chuyển nhiệm vụ không?
Chế độ khen thưởng, kỉ luật được ban hành bằng văn bản và phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên?
Cán bộ nhân viên có được ban lãnh đạo quan tâm đến đời sống và chế độ làm việc hay không?
Công ty có nhân viên chuyên quản lý mạng máy tính và bảo vệ phần cứng?
1.1 Đặc thù về quản lý
* Thứ nhất: Các quan điểm và nhận thức khác nhau của các nhà quản lý
- Kinh doanh luôn phải trung thực, cạnh tranh phải lành mạnh và dựa vào đúng thực lực và uy tín hiện có của đơn vị để mang lợi nhuận trong kinh doanh cũng như mở rộng thị trường kinh doanh Luôn thực hiện đúng các cam kết đã được thỏa thuận trong hợp đồng với các đối tác kinh doanh.
- Nhà quản lý rất thận trọng trong các quyết định kinh doanh Không mạo hiểm mà luôn tìm kiếm nhiều thông tin, quan sát, trao đổi, suy xét khá cẩn thận cân đối giữa chi phí và lợi ích có thể thu được trước khi hình thành quyết định, mang lại lợi ích cao nhất cho công ty, giảm thiểu tối đa các rủi ro
- Nhà quản lý quan tâm nhiều đến thông tin trên trên BCTC là một nhân tố khá thuận lợi hỗ trợ tích cực cho hệ thống KSNB hữu hiệu.
* Thứ hai: Cơ cấu quyền lực tại công ty
Cơ cấu quyền lực trong công ty thường được phân tán cho nhiều cá nhân và bộ phận Mỗi phòng ban được trao một phạm vi quyền hạn nhất định liên quan đến chuyên môn của mình Ví dụ, tại phòng kế toán, từng kế toán chỉ được phép truy cập vào khu vực trên máy tính của họ bằng mật khẩu riêng, đảm bảo quyền truy cập được kiểm soát chặt chẽ trong từng lĩnh vực.
Sơ đồ tổ chức tại công ty phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận dựa trên năng lực, chuyên môn và đạo đức của nhân viên Điều này giúp thiết lập hệ thống kiểm soát chặt chẽ toàn bộ hoạt động, tránh chồng chéo giữa các bộ phận Hệ thống báo cáo rõ ràng tạo điều kiện cho sự phối hợp, chia sẻ thông tin giữa các phòng ban và nhân viên trong cùng một phòng, góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
1.3 Chính sách nhân sự Đội ngũ cán bộ công nhân viên luôn giữ một vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành Công ty luôn phát huy tinh thần làm chủ tập thể của cán bộ công nhân viên, luôn có các hình thức đánh giá, khen thưởng và đề bạt đối với những nhân viên có năng lực Ngoài ra, công ty cũng chú trọng đến công tác bồi dưỡng cán bộ công nhân viên như: cử cán bộ theo hợp các lớp đại học tại chức, cử công nhân đi học tập kỹ thuật sản xuất mới ở các công ty khác Đồng thời, công ty kỷ luật hoặc sa thải những cán bộ có trình độ chuyên môn kém, thái độ làm việc thiếu nghiêm túc.
Riêng nhân sự trong mảng quản lý thông tin và mạng nội bộ của các công ty thì không được quan tâm Do quy mô hoạt động nhỏ nên các nhà quản lý rất thận trọng trong chi phí và không hình thành bộ phận này Khi có sự cố xảy ra với mạng nội bộ hoặc phần mềm sử dụng thì công ty sẽ mời chuyên gia Vấn đề tiết kiệm chi phí này sẽ gây ít nhiều hạn chế cho hệ thống KSNB.
Hàng năm, căn cứ vào tình hình thực hiện kế hoạch của năm trước, ban lãnh đạo Công ty tiến hành xem xét, đánh giá, phân tích nguyên nhân và lập kế hoạch chi phí, giá thành, sản xuất sản phẩm.
1.5 Các nhân tố bên ngoài
Các nhân tố bên ngoài tác động đến quy chế, thủ tục kiểm soát tại công ty bao gồm các chính sách, chế độ, quy định của nhà nước, cơ quan thuế, thanh tra nhà nước, các chủ nợ.
2 Tổ chức hệ thống kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty 2.1 Tổ chức chứng từ ban đầu
- Phiếu kiểm tra và thử nghiệm
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Giấy báo Có của ngân hàng
Tại công ty tất cả các chứng từ được đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu giếm, vừa tránh trùng lắp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng Định kỳ tiến hành kiểm tra lại tất cả các số thứ tự và điều tra lý do của mọi chứng từ bị thiếu.
Ngoài ra, công ty đưa ra một số yêu cầu khác trong việc lập chứng từ như sau: + Chứng từ kế toán liên quan đến chiết khấu, giảm giá hàng bán được lập khi đã có sự xét duyệt phê chuẩn, được đánh số trước
+ Chứng từ kế toán trả lại hàng bán phải được lập trên cơ sở phiếu nhập kho và hợp đồng hay là yêu cầu của khách hàng về việc trả lại hàng đã được xét duyệt Phải được đánh số trước.
+ Chứng từ kế toán liên quan đến việc xoá nợ khó đòi phải được lập trên cơ sở đã được bộ phận chức năng xét duyệt, nêu rõ nguyên nhân, yếu tố dẫn đến xoá nợ
2.2 Tổ chức sổ sách và tài khoản kế toán
- Sổ chi tiết công nợ
- Sổ tổng hợp công nợ
- Sổ chi tiết hàng gửi
- Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng
- Sổ chi tiết tiêu thụ
- Sổ tổng hợp doanh thu bán hàng
- Sổ chi tiết quỹ tiền mặt
* Các tài khoản kế toán được sử dụng trong chu trình:
- Vốn bằng tiền : TK111, TK112
- Các tài khoản phải thu: TK 131
- Hàng tồn kho: TK 155, TK 157
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK 511
- Các khoản giảm trừ doanh thu : TK 521, TK 531,TK 532
- Chi phí bán hàng: TK 641
- Chi phí quản lí DN: TK 642
- Thuế GTGT phải nộp: TK 3331
- Dự phòng nợ phải thu khó đòi: TK 139
2.3 Tổ chức báo cáo kế toán
- Báo cáo tổng hợp doanh thu tháng
- Báo cáo tổng hợp doanh thu quý
- Báo cáo nhập xuất tồn tháng hoặc quý
- Bảng đối chiếu công nợ
- Báo cáo phải thu khách hàng
- Bảng kê hóa đơn hàng bán ra
3 Thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng Để tìm hiểu về các thủ tục kiểm soát công ty áp dụng đối với chu trình bán hàng Thu tiền Em đã sử dụng “Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống KSNB” (Được đính kèm ở PHỤ LỤC 1) và tiến hành phỏng vấn trực tiếp Trưởng Phòng Kinh
Doanh, Kế toán tổng hợp để hiểu rõ hơn về chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP nhựa Đà Nẵng.
* Các nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm soát
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Ở công ty để tránh việc gian lận thì trách nhiệm được phân chia đều cho nhiều người trong một bộ phận Chẳng hạn như ở bộ phận kế toán thì mỗi kế toán viên đảm nhận một phần hành và chịu trách nhiệm về phần hành đó.
Nhận xét về hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty
1.1.1 Đặc thù về quản lý
* Thứ nhất: Các quan điểm và nhận thức của các nhà quản lý
Ban lãnh đạo công ty luôn giữ vững quan điểm kinh doanh phải trung thực, cạnh tranh phải lành mạnh và dựa vào đúng thực lực, uy tín hiện có của đơn vị, luôn thực hiện đúng các cam kết đã được thỏa thuận trong hợp đồng với các đối tác kinh doanh, vì vậy lượng khách hàng mua các sản phẩm của công ty không ngừng tăng lên.
Ban Giám đốc công ty luôn chú trọng đến công tác lập và trình bày BCTC một cách trung thực, các BCTC của công ty luôn được kiểm toán và công khai hàng năm (Xem Báo cáo kiểm toán năm 2010 - PHỤ LỤC 3)
Việc trình bày trung thực và hợp lý các thông tin trên BCTC đã giúp công ty tạo được niềm tin đối với các nhà đầu tư, các cổ đông, các ngân hàng những đối tượng luôn quan tâm đến tình hình tài chính của công ty.
* Thứ hai: Cơ cấu quyền lực tại công ty
Cơ cấu quyền lực trong công ty được phân tán cho nhiều người, mỗi bộ phận, mỗi phòng ban được giao quyền hạn trong một số lĩnh vực thuộc chuyên môn của phòng ban đó Điều này giúp giảm bớt được khối lượng trên một cá nhân, tránh ứ đọng công việc Các công việc được tiến hành nhanh chóng.
Mô hình trực tuyến chức năng đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong doanh nghiệp bằng cách chia nhỏ chức năng và cấp quyền rõ ràng cho từng phòng ban Điều này ngăn ngừa chồng chéo và tranh chấp trách nhiệm, đồng thời cho phép kiểm tra lẫn nhau, tạo ra luồng thông tin phản hồi chính xác và kịp thời Hệ thống kiểm soát này góp phần hạn chế sai sót và gian lận, thúc đẩy hiệu quả hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.
1.1.3 Chính sách nhân sự Được đào tạo tốt nên đội ngũ cán bộ nhân viên công ty là những người có chuyên môn nghiệp vụ, lực lượng lao động có tay nghề cao, nhiệt tình, năng nổ trong công việc Chính sách khen thưởng, đề bạt trong công ty được thực hiện một cách nghiêm túc, công minh, hợp lý Điều này đã tạo ra lòng tin và động lực giúp họ hoàn thành tốt công việc đưa công ty ngày càng phát triển Ban giám đốc thực hiện đúng chế độ, chính sách đối với người lao động theo đúng quy định tại điều lệ công ty.
Do phòng kinh doanh đảm nhận với sự tham mưu của các phòng ban liên quan được toàn thể công ty quan tâm, thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu việc thực hiện kế hoạch so với định mức, nhằm phát hiện xử lí những sai lệch, điều này giúp cho kế hoạch đặt ra luôn sát với thực tế và được hoàn thành tốt.
Các chứng từ đều được đánh số thứ tự trước, nhờ đó việc theo dõi hạch toán và tổ chức lưu trữ chứng từ rất thuận tiện và dễ dàng Ngoài ra, công ty cũng đưa ra yêu cầu trong việc lập các chứng từ thể hiện sự kiểm soát chặt chẽ trong khâu lập chứng từ.
1.2.2 Tổ chức sổ sách kế toán
Công ty sử dụng hệ thống sổ sách chi tiết và tổng hợp khá đầy đủ, đáp ứng tốt cho nhu cầu hạch toán và cung cấp thông tin kế toán cho công tác quản lý, lập kế hoạch liên quan đến mọi hoạt động của công ty nói chung và hoạt động tiêu thụ sản phẩm nói riêng Việc theo dõi các khoản phải thu của khách hàng Công ty bằng mã số riêng của từng đối tượng giúp kiểm tra và đối chiếu số liệu được tiến hành nhanh chóng và thuận lợi.
1.3 Thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng 1.3.1 Các nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát của công ty được lập trên cơ sở của 3 nguyên tắc: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn Việc tuân thủ các nguyên tắc này làm cho thủ tục kiểm soát tại công ty trở nên có hiệu quả hơn, ngăn ngừa, giảm thiểu sai phạm, tránh được sự chồng chất trong công việc.
* Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Công ty có sự tách biệt khá rõ giữa các chức năng: chức năng kế toán, chức năng bảo quản, chức năng thực hiện nghiệp vụ Ví dụ: công ty phân trách nhiệm giữ tiền cho Thủ quỹ còn ghi sổ là công việc của Kế toán tiền mặt Việc giữ tiền và ghi sổ thuộc trách nhiệm của 2 nhân viên khách nhau, vì thế có thể hạn chế được việc nhân viên biển thủ tiền của công ty
* Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Các phòng ban trong công ty đều được giao các phần công việc khác nhau của chu trình Nhân viên ở mỗi phòng ban đảm đương các nhiệm vụ khác nhau của công việc chung mà phòng ban đó được phân chia Sự phân chia trách nhiệm đã nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi bộ phận, cá nhân Ví dụ phòng kinh doanh chịu trách nhiệm trong nghiệp vụ bán hàng, giao dịch với khách hàng; phòng kế toán tài chính chịu trách nhiệm ghi sổ nghiệp vụ,cuối kỳ lập báo cáo về tình hình tiêu thụ; bộ phận kho chịu trách nhiệm về xuất kho hàng hoá theo yêu cầu Trong phòng kinh doanh lại phân chia các bộ phận với các chức năng nhiệm vụ khác nhau như bộ phận tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng, bộ phận lập hoá đơn; phòng tài chính kế toán lại phân chia thành kế toán tiền mặt, thủ quỹ, kế toán công nợ.
* Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn: Tại công ty, tuy Giám đốc là người đứng đầu và đưa ra quyết định nhưng để giảm bớt khối lượng công việc, Giám đốc uỷ quyền cho cấp dưới là Phó giám đốc và các Trưởng phòng trong việc ra quyết định và phê chuẩn Đối với chu trình bán hàng và thu tiền, Giám đốc công ty ủy quyền cho trưởng phòng kinh doanh thực hiện xét duyệt các đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu đối với những khách hàng thường xuyên và những đơn đặt hàng có giá trị nhỏ Đối với những khách hàng mới lần đầu giao dịch, những đơn đặt hàng có giá trị lớn, Giám đốc sẽ trực tiếp ký duyệt.
Tại các phòng ban cũng thực hiện sự ủy quyền như phòng kế toán thì phó phòng kế toán là người sẽ thay thế kế toán trưởng khi vắng mặt
1.3.2 Những ưu điểm của KSNB chu trình bán hàng và thu tiền
- Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện khá nghiêm ngặt và được kiểm soát tốt Mọi chứng từ hóa đơn xuất ra đều đã có sự phê duyệt của người có thẩm quyền, hầu hết chứng từ đều được đánh số trước.
- Công ty có hệ thống sổ sách ghi chép, theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền hợp lý.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Nhựa Đà Nẵng
1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát
1.1 Cơ cấu tổ chức: Lập bảng mô tả công việc rõ ràng và đảm bảo được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty; thực hiện sự phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng Bảng mô tả công việc quy định rõ yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức giúp đảm bảo công tác quản lý (từ khâu lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả Như thế có thể tránh được các lỗi vô ý hoặc sai sót cố ý và đùn đẩy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.
1.2 Công tác kế hoạch: Công ty nên xây dựng các kế hoạch tiêu thụ theo quý như vậy mới kịp thời đáp ứng được nhu cầu của thị trường.
1.3 Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ ở công ty
Việc xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ tại Công ty CP Nhựa Đà Nẵng là nhu cầu cấp thiết, giúp Giám đốc công ty thực hiện chức năng kiểm tra và xác minh tính tin cậy của hệ thống thông tin tài chính, kế toán Qua đó, kiểm tra tính chính xác của các BCTC trước khi quyết định ký duyệt, đảm bảo tính minh bạch và đáng tin cậy của thông tin tài chính phục vụ cho quá trình ra quyết định của Ban lãnh đạo công ty.
* Cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ
- Tổ chức thành phòng (ban) Kiểm toán nội bộ
- Có đủ lực lượng và năng lực để kiểm toán trong công ty.
- Về nhân sự: phòng kiểm toán nội bộ có 3 người gồm: 1 Trưởng phòng kiểm toán nội bộ và 2 kiểm toán viên.
Trưởng phòng kiểm toán nội bộ có các quyền hạn và nhiệm vụ sau:
+ Chủ động điều hành việc xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán hàng năm.
+ Tổ chức các cuộc kiểm toán trong nội bộ công ty theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trình đã được Giám đốc phê duyệt.
+ Bố trí, phân công công việc cho kiểm toán viên và thực hiện các biện pháp đào tạo huấn luyện KTVNB Đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm toán viên và bộ máy kiểm toán nội bộ.
+ Đề xuất với Giám Đốc về đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với KTVNB
+ Kiến nghị thay đổi về chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh.
Quan hệ điều hành và quản lý Quan hệ nghiệp vụ
TRƯỞNG PHÒNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ
KIỂM TOÁN VIÊN KIỂM TOÁN VIÊN
+ Khi phát hiện có hiện tượng vi phạm pháp luật hoặc những quy định trái với chủ trương chính sách chế độ phải có trách nhiệm báo cáo cho các cấp có thẩm quyền và đưa ra các giải pháp để giải quyết kịp thời.
Trách nhiệm và quyền hạn của KTVNB:
+ KTVNB thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đã được Giám Đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng kiểm toán nội bộ về chất lượng, tính trung thực hợp lý của báo cáo kiểm toán và những thông tin tài chính kế toán đã được kiểm toán bởi chính mình.
+ KTVNB phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán, độc lập tương đối với các nhân viên thuộc các bộ phận khác.
+ KTVNB phải tuân thủ luật pháp, các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách chế độ hiện hành của Nhà nước Đồng thời, phải tuân thủ nguyên tắc giữ bí mật về các số liệu, tài liệu được kiểm toán.
+ KTVNB đưa ra các nhận xét, ý kiến đề xuất hay các giải pháp để Giám đốc công ty có phương hướng nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hoàn thiện công tác quản lý điều hành công ty Đồng thời ngăn ngừa các sai sót, gian lận hay các hành vi làm trái với các chính sách chế độ của Nhà nước, các thể lệ quy định của công ty.
+ Ký xác nhận vào các phần của Báo cáo kiểm toán do mình thực hiện
+ Không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức, năng lực chuyên môn và giữ gìn đạo đức nghề nghiệp.
+ Kiến nghị xử lý các hành vi cản trở KTVNB trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Quan hệ giữa Phòng kiểm toán nội bộ với các Phòng ban khác trong công ty
Bộ phận kiểm toán nội bộ tuy độc lập với tất cả các bộ phận khác nhưng phải trực thuộc sự điều hành của Ban giám đốc.
+ Bộ phận kiểm toán nội bộ phải đảm bảo tính độc lập với các hoạt động được kiểm toán, không tham gia vào bất cứ các hoạt động nào khác của đơn vị, không bị chi phối hoặc can thiệp khi thực hiện hoạt động kiểm toán và bày tỏ ý kiến của mình trên báo cáo kiểm toán.
+ Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ báo cáo trực tiếp kết quả làm việc của mình cho Ban giám đốc đơn vị chứ không phải cho một đối tượng nào khác nhất là người ngoài đơn vị.
- Các tiêu chuẩn tuyển chọn KTVNB:
+ Có phẩm chất trung thực, khách quan
+ Cương nghị, độc lập, thận trọng trong công việc
+ Có kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết cho công việc
+ Có khả năng giao tiếp tốt
+ Linh hoạt, phản ứng nhanh và giải quyết tình huống tế nhị
+ Có tinh thần không ngừng học hỏi nâng cao trình độ
Để đảm bảo năng lực kiểm toán, doanh nghiệp có thể lựa chọn hai hướng tuyển dụng chính Một là tuyển dụng kiểm toán viên bên ngoài có kinh nghiệm và chuyên môn đã được kiểm chứng Hai là đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân sự nội bộ, trau dồi kỹ năng và kiến thức kiểm toán chuyên sâu, đáp ứng nhu cầu và tiêu chuẩn kiểm toán của doanh nghiệp.
+ KTVNB có thể tuyển chọn từ bên ngoài Đối tượng thực hiện việc tuyển chọn phải qua một Hội đồng phỏng vấn kiểm tra các điều kiện và năng lực chuyên môn kỹ lưỡng Ưu tiên cho các đối tượng đã được đào tạo và từng trải kinh nghiệm trong lĩnh vực Kiểm toán - Kế toán - Tài chính DN.
+ Việc tuyển chọn KTVNB có thể thông qua việc chọn lọc và thuyên chuyển các nhân viên ưu tú có đủ kinh nghiệm và trình độ chuyên môn từ các phòng ban khác
2 Hoàn thiện thủ tục KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền
2.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng
- Quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với việc quản lý các hoá đơn và chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng: Chứng từ là những bằng chứng để chỉ rõ sự phát sinh các nghiệp vụ kinh tế Do đó, trách nhiệm của người lưu giữ chứng từ phải được phân định rõ ràng, khi có sự mất mát, thất lạc chứng từ sẽ dễ dàng trong việc xử lý người chịu trách nhiệm Sự phân định như vậy sẽ làm cho người giữ chứng từ có trách nhiệm hơn đối với việc bảo quản và lưu giữ chứng từ.
Để thống nhất trong quản lý đơn hàng và tránh nhầm lẫn do đa dạng sản phẩm, công ty cần ban hành đơn đặt hàng riêng Mẫu đơn này phải đầy đủ thông tin khách hàng (tên, địa chỉ), thông tin sản phẩm (tên, số lượng, mẫu mã), ngày đặt và nhận hàng Phòng kinh doanh sẽ đánh giá khả năng cung ứng và thể hiện trên đơn hàng để khách nắm được khả năng đáp ứng Nếu khách hàng đồng ý, hai bên sẽ ký kết hợp đồng kinh tế Các đơn đặt hàng cần được đánh số thứ tự để tiện theo dõi và tìm kiếm.
- Công ty nên bố trí một nhân viên chuyên làm nhiệm vụ theo dõi và tập hợp các đơn đặt hàng trong tháng theo số thứ tự đơn đặt hàng đã được quy định trước và tổng hợp số lượng đơn đặt hàng theo từng mặt hàng Theo đó hàng ngày, khi phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng thì nhân viên này sẽ ghi các thông tin liên quan đến đơn đặt hàng để tiện cho việc theo dõi.
Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
Kính gửi: Công Ty CP Nhựa Đà Nẵng
Căn cứ vào nhu cầu của Địa chỉ Điện thoại Số Fax: Chúng tôi có nhu cầu dặt hàng tại quý công ty như sau:
Ngày đặt hàng: Ngày giao hàng: Phương thức vận chuyển: Địa chỉ giao hàng: Phương thức thanh toán:
Số lượng, chủng loại hàng:
STT Tên sản phẩm Số lượng Mẫu mã Khả năng cung ứng
Người đặt hàng Trưởng phòng KD
BẢNG TỔNG HỢP ĐƠN ĐẶT HÀNG
Sản phẩm Số chú lượng
Người lập Trưởng phòng KD
BẢNG TỔNG HỢP ĐƠN ĐẶT HÀNG THEФ50,dày2.9cmO TỪNG MẶT HÀNG
STT Tên SP Số lượng
Tên KH Người nhận đơn
