(Tiểu luận) tổng quan về quản lý dự án

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA: THƯ VIỆN - THÔNG TIN HỌC BÀI TIỂU LUẬN CÁ NHÂN Giảng viên hướng dẫn: PGS.TS Nguyễn Hồng Sinh Sinh viên thực hiện: Võ Nguyễn Minh Thơ MSSV: 2256210059 Khóa: 2022 - 2026 Lớp B - Quản lý thông tin Mục lục: Tổng quan quản lý dự án 1.1 Các khái niệm .2 1.1.1 Dự án: 1.1.2 Các đặc tính dự án: 1.1.3 Quản lý dự án: 1.2 Các giai đoạn chu trình quản lý dự án 11 1.2.1 Khởi động dự án (Initiating) 11 1.2.2 Lập kế hoạch dự án: .12 1.2.3 Thực dự án: 14 1.2.4 Giám sát kiểm soát: 15 Việc thực giám sát kiểm soát đảm bảo dự án theo mục tiêu đề Trong q trình giám sát kiểm sốt, cần ý đến khía cạnh sau: 15 1.2.5 Hoàn thành dự án 16 1.3 Quản lý dự án công tác quản lý thông tin: 18 Triển khai khâu chu trình quản lý dự án: 20 2.1 Giai đoạn khởi đầu 20 2.2 Giai đoạn lên kế hoạch chi tiết .21 2.3 Giai đoạn triển khai 23 2.4 Giai đoạn kết thúc .24 Cơng cụ sử dụng q trình QLDA .26 3.1 Tiêu chí đánh giá: .26 3.2 Các phần mềm thông dụng: 27 3.2.1 Trello: 27 3.2.2 Jira Software: 28 Tài liệu tham khảo 28 Nội dung học tập Tổng quan quản lý dự án 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Dự án: Có nhiều định nghĩa dự án Thậm chí Quản lý dự án (NXB KTQD) theo cịn chia làm khái niệm “tĩnh” “động” Theo khái niệm “tĩnh” dự án hình tượng tình (trạng thái) mà ta muốn đạt tới Cịn theo khái niệm “động” dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cần phải thực với phương pháp riêng, nguồn lực riêng theo kế hoạch tiến độ nhằm tạo thực thể Theo PMBOK định nghĩa “Temporary endeavor – with a beginning and an end Creates a unique product, service or result” Tạm dịch: “Dự án nỗ lực có thời gian bắt đầu kết thúc rõ ràng nhằm tạo sản phẩm, dịch vụ thành độc nhất” 1.1.2 Các đặc tính dự án: Tính mục tiêu Tính đặc thù Tính ràng buộc Tính trình Tính rủi tự ro Tính bất biến Nhân lực Dự án kết cụ thể mà dự án muốn đạt Những đặc Những giới Sự xác Những Những yếu Nguồn lực điểm riêng hạn hạn định thứ tự kiện tố không người biệt độc chế mà dự án liên kết thay đổi sử đáo phải tuân mong dụng thủ hoạt động muốn có trình thực dự án dự thể xảy dự án án ảnh hưởng đến dự án Mục tiêu dự án cần phải xác định rõ ràng có tính cụ thể Điều giúp định rõ hướng mục đích dự án Dự án cần phải định rõ phạm vi, thời gian, nguồn lực yêu cầu khác Có ràng buộc nguồn lực, thời gian phạm vi mà dự án phải tuân thủ Dự án Đánh giá Một số yếu Yếu tố thường quản tố dự nhân lực phân lý án bao gồm thành nguy giai đoạn, rủi ro thay đổi người tham công việc thay gia vào dự nhiệm trình đổi với án, bao vụ riêng thực khó khăn gồm biệt dự án lớn thành viên quan nhóm trọng dự án, nhà quản lý, chuyên gia người tương tác với dự án Mục tiêu thường phản ánh mong đợi Điều giúp tránh Những ràng buộc bao gồm Các hoạt động thường Điều bao gồm nhận Ví dụ, số yêu cầu phải Quản lý nhân lực cách sản phẩm cuối kết dự kiến hiểu nhầm tranh chấp yêu cầu ngân sách phải diện tuân thủ quan hạn chế, thời thực khả cách trọng để gian, giai theo xảy nghiêm đảm bảo đoạn cố định trình tự cụ cố ngặt hợp tác yêu thể để đảm phát triển công hiệu cầu kỹ thuật bảo liên biện nghệ nhóm cụ thể tục hiệu pháp hành động để định từ giảm trước thiểu tác động tiêu cực chúng Các yếu tố đóng góp vào thành cơng dự án cần quản lý cách cẩn thận để đảm bảo dự án hoàn thành mục tiêu cách hiệu Các nhân tố ràng buộc dự án: a) Sự đánh giá khách hàng : Đây ý kiến đánh giá khách hàng người sử dụng cuối sản phẩm dịch vụ dự án Đánh giá bao gồm yếu tố sau: Sự hài lòng khách hàng: Mức độ hài lòng khách hàng sản phẩm dịch vụ ❖ Chất lượng: Đáp ứng mức tiêu chuẩn chất lượng khách hàng ❖ Hiệu suất tính năng: Khả sản phẩm dịch vụ để đáp ứng nhu cầu mong đợi khách hàng ❖ b) Phạm vi dự án: Phạm vi dự án dự án bao gồm khơng bao gồm Nó bao gồm: ❖ Nhiệm vụ dự án: Các hoạt động, công việc, nhiệm vụ cụ thể cần thực dự án Yêu cầu dự án: Mô tả chi tiết yêu cầu tính sản phẩm dịch vụ dự kiến ❖ c) Chi phí dự án: Đây tổng chi phí dự án, bao gồm khoản chi phí liên quan đến ngân sách, tiền lương, tài sản tài liệu khác Các yếu tố quan trọng bao gồm: ❖ Ngân sách dự án: Số tiền dành cho dự án, bao gồm chi phí cố định biến đổi ❖ Chi phí nhân cơng: Tiền lương phí thưởng cho thành viên nhóm dự án ❖ Chi phí nguyên vật liệu thiết bị: Chi phí cho tài sản tài liệu cần thiết để thực dự án d) Tiến độ dự án: Đây liên quan đến thời gian dự kiến hồn thành dự án lịch trình hoạt động cụ thể Yếu tố quan trọng bao gồm: Lịch trình dự án: Bao gồm thời gian trình tự thực nhiệm vụ dự án ❖ Thời gian dự kiến: Ngày hoàn thành dự án dự kiến ❖ Tiến độ thực tế: Sự tiến triển thực tế dự án so với lịch trình dự án ❖ 1.1.3 Quản lý dự án: (1) Là trình tạo, thiết lập trì cấu để đảm bảo dự án hồn thành mục tiêu mục đích đề phạm vi, thời gian, ngân sách duyệt, đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ dự kiến (2) Được hiểu việc áp dụng kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, cơng cụ cần thiết để kiểm sốt điều chỉnh công việc cho hiệu đạt tốt dự án đặt giới hạn thời gian, chi phí, nguồn lực (3) Theo định nghĩa Viện Quản lý dự án (PMI), quản lý dự án hoạt động quản trị đặc thù mang tính khách quan, phản ánh tồn chức hoạch định, tổ chức, điều hành kiểm soát Quy trình quản lý dự án trình nhà quản lý ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kinh nghiệm để thực trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình thực dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách cho phép đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật chất lượng dự án Quản lý dự án hoạt động quan trọng việc điều hành đảm bảo thành công dự án Nó bao gồm yếu tố sau: Kiến thức kỹ năng: Quản lý dự án yêu cầu kiến thức rộng rãi kỹ đa dạng để hiệu việc điều hành dự án Bao gồm: ● Kiến thức quản lý dự án: Hiểu biết khía cạnh quản lý dự án, bao gồm phân tích rủi ro, lập kế hoạch, quản lý nguồn lực thời gian, kiểm tra chất lượng quản lý rủi ro ● Kỹ giao tiếp: Có khả giao tiếp hiệu với tất bên liên quan dự án, bao gồm nhóm dự án, khách hàng bên liên quan khác ● Kỹ quản lý thời gian: Điều đòi hỏi khả ưu tiên phân phối thời gian cho nhiệm vụ quan trọng dự án ● Kỹ lãnh đạo: Có khả tạo dẫn dắt nhóm làm việc hiệu quả, thúc đẩy họ đạt mục tiêu dự án Công cụ quản lý: Công cụ quản lý phần mềm tài liệu cụ thể sử dụng để quản lý dự án Các công cụ quản lý bao gồm: ● Kiểm sốt chi phí: Chi phí dự án cần phải kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo dự án thực phạm vi ngân sách cho phép ● Quản lý thay đổi: Trong trình triển khai dự án có nhiều trường hợp phải thay đổi so với dự tính ban đầu Khi nhà quản trị cần quản lý thay đổi để đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng kinh phí dự án Các hoạt động quản lý thay đổi bao gồm xác định, đánh giá phê duyệt yêu cầu thay đổi đưa biện pháp để đảm bảo yêu cầu thay đổi thực cách hiệu Dự án có thành cơng hay khơng, ngồi lực, tinh thần trách nhiệm nhân viên, yếu tố định nằm vai trò người quản lý việc sâu sát, theo dõi, kiểm soát, đánh giá hiệu vận hành dự án 1.2.5 Hoàn thành dự án Đây giai đoạn cuối quy trình quản lý dự án Giai đoạn bao gồm việc hoàn thành tất nhiệm vụ dự án, kiểm tra báo cáo kết quả, phân phối sản phẩm dịch vụ, đánh giá kết rút kinh nghiệm Các hoạt động cần tiến hành bao gồm: ● Bàn giao sản phẩm dự án cho khách hàng: Trước bàn giao, trưởng dự án cần xác nhận tất yêu cầu mục tiêu dự án hoàn thành, đồng thời phải đảm bảo tất phát sinh thay đổi xử lý tài liệu dự án lưu trữ đầy đủ ● Chuyển giao tài liệu kỹ thuật cho khách hàng: Những tài liệu bao gồm báo cáo hiệu suất, tài liệu hướng dẫn sử dụng sản phẩm tài liệu kỹ thuật khác ● Tổng kết đánh giá dự án rút kinh nghiệm: Đánh giá cần bao gồm mức độ hoàn thành, chất lượng sản phẩm, thời gian chi phí dự án Nhà quản trị cần đánh giá xem liệu mục tiêu đạt hay chưa, yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất dự án Nội dung quản lý dự án: Phạm vi Thời gian Xác định mô tả phạm vi dự án: Điều bao gồm việc xác định dự án bao gồm khơng bao gồm Phạm vi dự án đặt giới hạn cho hoạt động sản phẩm dự kiến Xác định lên kế hoạch thời gian: Xác định thời gian cần thiết cho nhiệm vụ hoạt động dự án xây dựng lịch trình dự án Quản lý phạm vi: Đảm bảo Quản lý thời gian: phạm vi dự án không Đảm bảo dự án bị mở rộng cách tiến triển theo lịch trình, điều chỉnh Chi phí Chất lượng Xác định ước tính Xác định tiêu ngân sách dự án: Điều chuẩn chất lượng: bao gồm xác định Điều bao gồm nguồn lực xác định tiêu khoản chi phí dự án, chuẩn yêu cầu bao gồm tiền lương, chất lượng cho sản nguyên vật liệu, công phẩm dịch vụ cụ, yếu tố khác dự án Quản lý ngân sách: Đảm bảo chi phí dự án khơng vượt q ngân sách duyệt khơng kiểm sốt tn thủ yêu cầu ban đầu Kiểm tra chất lượng: Thực kiểm tra kiểm soát để đảm bảo sản phẩm có thay đổi theo dõi chi phí dự án trễ theo thời gian dịch vụ đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng đặt 1.3 Quản lý dự án công tác quản lý thông tin: Quản lý dự án trình kế hoạch, thực kiểm soát hoạt động dự án để đảm bảo dự án hồn thành thành cơng, thời gian, ngân sách, đáp ứng mục tiêu dự án Dưới lý quản lý dự án công tác quản lý dự án cần thiết: ● Đảm bảo hiệu sử dụng tài nguyên: Quản lý dự án giúp tối ưu hóa sử dụng tài nguyên thời gian, nguồn lực, ngân sách Nó giúp đảm bảo khơng có lãng phí q trình thực dự án ● Đảm bảo tuân thủ kế hoạch: Quản lý dự án giúp đảm bảo dự án diễn theo kế hoạch thiết lập Điều đặc biệt quan trọng có