Giới thiệu về công ty cổ phần thương mại dịch vụ vận tải xi măng hải phòng hệ thống chứng từ đang được sử dụng tại công ty

Mục lục Lời mở đầu .1 Chương 1: Giới thiệu Công ty Cổ Phần Thương Mại - Dịch Vụ - Vận Tải Xi Măng Hải Phòng 1.1 Q trình hình thành phát triển cơng ty: .3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị 1.3 Cơ cấu, tổ chức máy hoạt động sản xuất kinh doanh công ty 1.4 Cơ cấu, tổ chức máy kế tốn cơng ty 11 1.5 Hình thức tổ chức kỹ thuật ghi sổ kế toán đơn vị 13 Chương 2: Hệ thống chứng từ sử dụng cơng ty 14 2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ lập công ty .16 2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ thu nhận từ bên ngồi cơng ty 26 2.3 Cách xếp, phân loại chứng từ, kẹp lưu trữ chứng từ 29 Chương 3: Kết luận .36 Danh mục chữ viết tắt - BHTN : Bảo hiểm tự nguyện - BHXH : Bảo hiểm xã hội - BHYT : Bảo hiểm y tế - BTC : Bộ tài - BXD : Bộ xây dựng - CBCNV : Cán công nhân viên - CCDC : Công cụ dụng cụ - CP : Cổ phần - GTGT : Giá trị gia tăng - HĐQT : Hội đồng quản trị - KPCĐ : Kinh phí cơng đồn - KTTC : Kế tốn tài - QĐ : Quyết định - SXKD : Sản xuất kinh doanh - TNHH MTV : Trách nhiệm hữu hạn thành viên - TSCĐ : Tài sản cố định - TT : Thông tư - XNK : Xuất nhập Danh mục hình ảnh Hình 1: Cổng Cơng ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Vận tải xi măng Hải Phịng Hình 2: Cơ cấu tổ chức máy công ty Hình 3: Cơ cấu, tổ chức máy kế tốn cơng ty 11 Hình 4: Quy trình hình thức ghi sổ kế tốn cơng ty 13 Hình 5: Quy trình lập hồn tất phiếu thu 17 Hình 6: Quy trình lập hồn tất Phiếu chi 18 Hình 7: Quy trình lập hồn tất Ủy nhiệm chi .19 Hình 8: Quy trình lập hoàn tất Phiếu nhập kho 20 Hình 9: Quy trình lập hồn tất Phiếu xuất kho .21 Hình 10: Quy trình lập hồn tất Bảng tốn lương .22 Hình 11: Quy trình lập hồn tất Hóa đơn bán hàng 24 Lời mở đầu Sự phát triển sản xuất đòi hỏi tương xứng với phát triển lưu thông, thương mại Trong vận tải chiếm vị trí quan trọng quy trình hồn thiện đưa sản phẩm, hàng hóa từ người sản xuất đến tay người tiêu dùng Trong kinh tế quốc gia hay kinh tế tồn cầu vận tải đường biển, đường hàng khơng, đường sắt đường ví mạch máu thể sống Tuy nhiên loại hình vận tải có vị trí, vai trị khác kinh tế, có mối quan hệ chặt chẽ với thúc đẩy phát triển tạo nên sức mạnh tổng hợp cho kinh tế Nên dịch vụ vận tải ngày phát triển, thay đổi cách tích cực để phù hợp với phát triển xã hội đại ngày Đứng trước thời kỳ kinh tế mở nay, nhà nước ta khuyến khích lưu thơng hàng hố nhằm phục vụ cho cơng cơng nghiệp hoá, đại hoá đất nước Sự xuất hàng loạt công ty vận tải làm cho thị trường ngày sơi động Thậm chí cạnh tranh ngành dịch vụ vận tải ngày gay gắt khốc liệt vô không thua ngành thị trường Mỗi loại hình cơng ty có ưu điểm khuyết điểm riêng để tồn tại, cạnh tranh phát triển, khiến cho ngành tịnh tiến không ngừng, hướng tới thành công định  Ngành dịch vụ vận tải ngành nghề đóng vai trị quan trọng việc  phát triển kinh tế nước ta nay, nắm bắt vấn đề có nhiều công ty đời thành phố Cảng Hải Phịng khơng thể khơng nhắc tới Cơng ty Cổ Phần Thương Mại - Dịch Vụ - Vận Tải Xi Măng Hải Phịng Qua tìm hiểu thực tế công ty, em nhận giúp đỡ cơ, anh chị Phịng Kế tốn tài công ty dẫn, giúp đỡ thầy, giáo mơn kế tốn – kiểm toán, trực tiếp thầy giáo Đào Văn Thi, em tiến hành tìm hiểu việc lập, quản lí lưu trữ chứng từ, hệ thống chứng từ kế tốn sử dụng cơng ty Bài báo cáo thực tập em gồm phần: PHẦN 1: Giới thiệu tổng quan tới Công ty Cổ Phần Thương Mại - Dịch Vụ Vận Tải Xi Măng Hải Phòng PHẦN 2: Hệ thống chứng từ tới Công ty Cổ Phần Thương Mại - Dịch Vụ Vận Tải Xi Măng Hải Phòng PHẦN : Kết luận Do nhiều hạn chế lý luận, tài liệu, kinh nghiệm làm việc thực tế, nên báo cáo thực tập em không tránh khỏi khiếm khuyết Tuy nhiên với tinh thần ham học hỏi, cầu tiến, em kính mong nhận đóng góp, giúp đỡ thầy cô giáo Khoa Quản trị Tài – Trường Đại học Hàng Hải Việt Nam cán công tác Công ty Cổ Phần Thương mại Dịch vụ Vận tải xi măng Hải Phịng để em hồn thành tốt báo cáo thực tập sở Em xin trân trọng cảm ơn!   Hình 1: Cổng Cơng ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Vận tải xi măng Hải Phịng  Chương 1: Giới thiệu Cơng ty Cổ Phần Thương Mại - Dịch Vụ - Vận Tải Xi Măng Hải Phịng 1.1 Q trình hình thành phát triển công ty: 1.1.1 Khái quát công ty Công ty Cổ Phần Thương Mại - Dịch Vụ - Vận Tải Xi Măng Hải Phòng thành lập theo QĐ số 1753/QĐ - BXD ngày 29/12/2003 Bộ Xây dựng - Tên viết tắt: HP CTT - Tên tiếng anh: Hai Phong Cement Trading And Transportation Joint Stock Company - Địa chỉ: Số 290 đường Hà Nội, Phường Sở Dầu, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng - Điện Thoại : 0225.3540445 Fax: 0225.3540417 - Website: http://vtxmhp.com - Tài khoản ngân hàng : 102010000211123 - Ngân hàng TMCP Công Thương Việt  Nam, Chi Nhánh Hồng Bàng, Hải Phòng - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu số 0203000727 ngày 24/02/2004, thay đổi lần thứ theo mã số doanh nghiệp 0200577563 Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hải Phịng cấp ngày 04/07/2019 - Mã số thuế: 0200577563 - Mã chứng khốn: HCT - Quy mơ hoạt động: + Mơ hình quản trị: Cơng ty cổ phần niêm yết có vốn Nhà nước chi phối + Vốn điều lệ theo GPĐK kinh doanh: 20.163.850.000 đồng, đó: Cổ đơng Vốn góp (VND) Tỷ lệ (%) Cổ đông Nhà nước – Tổng Công ty Công nghiệp Xi 10.860.400.000 măng Việt Nam 53,86 Cổ đơng người ngồi doanh nghiệp 9.303.450.000 46,14 Cộng 20.163.850.000 100 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển công ty: Công ty cổ phần Thương mại - Dịch vụ - Vận tải Xi măng Hải Phòng tiền thân  phân xưởng Cơ Giới, phân xưởng sửa chữa sà lan, Đoàn vận tải thuỷ Nhà máy xi măng Hải Phòng Liên đội vận tải thuỷ, thuộc Công ty cung ứng vật tư thiết bị số - Bộ Xây dựng, lịch sử phát triển Công ty gắn liền với phát triển Nhà máy Xi măng Hải Phòng *Giai đoạn 10/9/1899 - 6/1955 - Ngày 10/9/1899 Công ty Xi măng Pclan nhân tạo Đơng Dương thành lập ngày đời Nhà máy xi măng Hải Phịng Đồn vận tải thuỷ, Đồn vận tải Cơng ty Xi măng Pclan nhân tạo Đơng Dương độc quyền khai thác nguyên liệu khu núi đá vôi Tràng Kênh nằm vùng hữu ngạn sông Đá Bạc cách Hải Phòng 17km theo đường chim bay khai thác đất sét bãi sơng cửa Cấm, tồn  bộ khối lượng khai thác đoàn vận tải thuỷ vận chuyển Nhà máy nguyên liệu để sản xuất xi măng *Giai đoạn 6/11/1955 - 10/3/1997 - Hồ bình lập lại miền Bắc, Nhà máy Xi măng Hải Phòng phát động nhiều  phong trào thi đua phong trào thi đua “Ba nhất” , phong trào thi đua “Bốn cờ  hồng” với hiệu hành động “Hãy sản xuất nhiều xi măng cho Tổ quốc”, chiến tranh phá hoại đế quốc Mỹ miền Bắc, Nhà máy xi măng Hải Phòng nhanh chóng chuyển hoạt động từ thời bình sang thời chiến đảm bảo trì sản xuất nhiều chủng loại xi măng để xây dựng công trình quan trọng cơng trình Lăng Bác, Bảo tàng Hồ Chí Minh, nhà máy xi măng Bỉm Sơn, nhà máy Kính đáp cầu, nhà máy thuỷ điện Hồ Bình, cầu Thăng Long,… Cán công nhân viên đơn vị vận tải ln hồn thành nhiệm vụ tiếp nhận vận chuyển hàng triệu sản phẩm đầu để đảm bảo cho sản xuất thường xuyên liên tục, đơn vị tiếp nhận vận chuyển hàng triệu hàng hố thiết bị từ cảng Hải Phịng đến chân cơng trình xây dựng nhà máy xi măng Bỉm Sơn Thanh Hố, nhà máy Kính Đáp Cầu, nhà máy bê tông Đạo Tú, bê tông Xuân Mại, Cung văn hoá Lao động Hữu nghị Việt Tiệp, nhà máy xi măng Bút Sơn, tham gia chiến dịch giải toả cảng Hải Phịng đưa hàng đến tỉnh phía Bắc - Sau giải phóng miền Nam theo đạo Chính phủ, đơn vị tập trung tồn lực để ngành đường sông, đường biển vận chuyển tiêu thụ hàng chục triệu xi măng cho tỉnh phía nam để bình ổn giá thị trường xây dựng đất nước *Giai đoạn 1/4/1997 - 28/2/2004 - Theo định hướng phát triển ngành xi măng bước chuẩn bị điều kiện sở vật chất, trình độ chun mơn cho đơn vị thành viên Tổng công ty xi măng Việt Nam không ngừng trưởng thành mặt để cạnh tranh thắng lợi thương trường với doanh nghiệp ngồi ngành Chủ tịch HĐQT Tổng cơng ty xi măng Việt Nam ký định số 110/XMVN - HĐQT ngày 1/4/1997 cơ  sở sáp nhập đơn vị đoàn vận tải thuỷ, đoàn vận tải tiêu thụ sản phẩm, phân xưởng giới, phân xưởng sửa chữa thuỷ thành xí nghiệp Vận tải Sửa chữa thuỷ trực thuộc công ty Xi măng Hải Phịng - Sau năm hoạt động theo mơ hình xí nghiệp trực thuộc cơng ty xi măng Hải Phịng, tập thể CBCNV đơn vị bước trưởng thành mặt quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh, với đội ngũ 420 CBCNV có trình độ chun môn nghiệp vụ từ công nhân kỹ thuật, trung cấp, kỹ sư đến thạc sỹ, quản lý 8.520 phương tiện thuỷ, 420 phương tiện bộ, Xí nghiệp hoàn thành nhiệm vụ vận chuyển nguyên liệu đầu vào phục vụ cho sản xuất xi măng vận chuyển xi măng đến cơng trình xây dựng, sản lượng vận chuyển thuỷ đạt 1,2 triệu tấn/ năm, thực tốt công tác bảo dưỡng sửa chữa phương tiện thuỷ bộ, đảm bảo việc làm đời sống cho người lao động ngày cải thiện… *Giai đoạn 1/3/2004 - 30/6/2007 - Thực chủ trương sách lớn Đảng Nhà nước việc cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước xu kinh tế nước ta hội nhập sâu rộng vào kinh tế khu vực giới, doanh nghiệp quốc doanh quản lý theo chế quan liêu bao cấp khơng cịn phù hợp, địi hỏi doanh nghiệp nhà nước phải chuyển đổi mạnh mẽ để tồn phát triển Theo lộ trình cổ phần hố Tổng cơng ty xi măng Việt Nam, cơng ty xi măng Hải Phịng lập phương án cổ phần hố  phận cơng ty trước mắt cổ phần hố Xí nghiệp vận tải sửa chữa thuỷ Phương án cổ phần hoá Tổng công ty xi măng Việt Nam Bộ Xây dựng chấp nhận Bộ trưởng Bộ Xây dựng định số 1753/ QĐ - BXD ngày 29/12/2003 việc: Chuyển Xí nghiệp Vận tải sửa chữa thuỷ đơn vị hạch tốn phụ thuộc Cơng ty xi măng Hải Phịng thành Cơng ty cổ phần thương mại dịch vụ vận tải xi măng Hải Phịng thức vào hoạt động từ ngày 1/3/2004 1.1.3 Định hướng phát triển: - Các mục tiêu chủ yếu Công ty: Mục tiêu kinh doanh công ty bám sát chiến lược phát triển ngành xi măng Tổng công ty xi măng Việt Nam, đầu tư đổi phương tiện vận tải, nâng cao lực sản xuất, phát triển lĩnh vực thương mại dịch vụ, mở rộng thị trường hoạt động; bảo toàn phát triển vốn - Chiến lược phát triển trung dài hạn: Chiến lực quản lý công ty: theo đuổi mục tiêu xây dựng thương hiệu HCT có uy tín nhà đầu tư, mục tiêu xây dựng tiêu chuẩn hoạt động công ty đáp ứng quy định theo ISO9001, ứng dụng thành tựu Internet quản lý để giảm chi phí kinh doanh, tối đa hóa lợi nhuận từ kinh doanh, hài hịa lợi ích nhà đầu tư cán công nhân viên công ty - Các mục tiêu môi trường, xã hội cộng đồng Công ty: Xây dựng môi trường hoạt động xanh đẹp, an toàn tiết kiệm lượng, chi phí dựa vào tuyên truyền nâng cao ý thức cho cán cơng nhân viên; có ý thức đóng góp xây dựng cộng đồng nơi cơng ty hoạt động phong trào địa  phương Tổng công ty 1.2 Chức năng, nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị Chức công ty chủ yếu Kinh doanh dịch vụ vận tải liên quan đến Nhà máy Xi măng Hải Phịng có mở rộng thêm hoạt động cho thuê, sửa chữa, khai thác sở vật chất, hạ tầng để phục vụ cho công việc kinh doanh Các hoạt động cụ thể công ty như: + Vận chuyển phương tiện vận tải thủy bộ; + Cung ứng vật tư đầu vào (than, phụ gia,…) cho ngành xi măng; + Kinh doanh xi măng, xăng dầu, vật tư, vật liệu xây dựng; + Kinh doanh kho, bến bãi; + Sửa chữa phương tiện vận tải; + Khai thác cát, đá, sỏi, đất sét,…; + Dịch vụ xây dựng, san lấp mặt bằng; G, Hóa đơn bán hàng:  Hình 11: Quy trình lập hồn tất Hóa đơn bán hàng  (1) Khách hàng lập Yêu cầu báo giá sản phẩm cần mua gửi đến Phòng kinh doanh (2) Phòng kinh doanh nhận Yêu cầu báo giá, lập báo giá (3) Phòng kinh doanh báo giá tới khách hàng (4) Khách hàng nhận Báo giá, đồng ý mua hàng lập Đơn hàng mua (5) Khách hàng gửi Đơn hàng mua tới Phòng kinh doanh (6) Phòng kinh doanh Đơn hàng mua khách hàng, lập Đơn hàng bán 27 (7a) Phòng kinh doanh gửi Đơn hàng bán đến phận kho (7b) Đồng thời phòng kinh doanh gửi đơn hàng bán đến Phịng kế tốn tài (8) Bộ phận kho Đơn hàng bán Phòng kinh doanh, lập Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng (9) Bộ phận Kho gửi Phiếu xuất kho tới Bộ phận Kế toán (10) Kế toán Phiếu xuất kho Đơn hàng bán, lập Hóa đơn bán hàng (để Bộ  phận kho giao hàng giao ln cho khách hàng) (11) Kế tốn gửi Hóa đơn bán hàng xuống phận kho (12) Bộ phận kho giao hàng cho Khách hàng kèm theo Phiếu giao hàng Hóa đơn  bán hàng (13) Khách hàng toán tiền (13a) Nếu toán tiền mặt, kế toán lập Phiếu thu (13b) Nếu toán qua Ngân hàng, kế toán nhận Giấy báo có Ngân hàng, tiến hành hạch tốn (14) Kế toán chuyển Phiếu thu qua thủ quỹ để thu tiền - Hóa đơn giá trị gia tăng (gồm liên, liên giao cho khách hàng) ngày 13 tháng 08 năm 2020 28 2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ thu nhận từ bên ngồi cơng ty Danh mục chứng từ thu nhận sử dụng: - Giấy báo Nợ  - Giấy báo Có - Hóa đơn mua hàng - Hóa đơn tiền điện, nước Cách thức kiểm tra chứng từ bên ngồi cơng ty cung cấp: Tất chứng từ kế tốn từ bên ngồi vào, phải tập trung vào phận kế toán đơn vị để kiểm tra xác minh dùng để ghi sổ Mỗi chứng từ có nội dung, kết cấu, cơng dụng khác quy trình, cách thức hay nội dung cần kiểm tra có điểm tương đồng Nội dung việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ - Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi chứng từ, đối chiếu chứng từ với tài liệu khác có liên quan - Kiểm tra tính đầy đủ, rõ ràng, trung thực tiêu phản ánh chứng từ - Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ, kiểm tra xét duyệt loại nghiệp vụ kinh tế tài - Kiểm tra chữ kí người chứng từ phải thống nhất, chữ kí phải người có thẩm quyền hành kí  - Khi kiểm tra chứng từ phát hành vi vi phạm sách, chế độ, quy định quản lý kinh tế, tài Nhà nước, phải từ chối thực (Khơng xuất quỹ, tốn, xuất kho,…) đồng thời báo cho Giám đốc công ty biết để xử lý - Đối với chứng từ lập không thủ tục, nội dung số khơng rõ ràng, người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục điều chỉnh, sau dùng làm ghi sổ Kèm theo nội dung kiểm tra chứng từ yếu tố bắt buộc bổ sung loại chứng từ kế toán khác nhau: 29 A, Giấy báo Nợ: + Tên gọi chứng từ: GIẤY/PHIẾU BÁO NỢ (DEBIT NOTE) + Ngày, lập chứng từ (Transaction Date) + Thông tin hai bên: tên, địa chỉ, mã, số tài khoản khách hàng; tên, chi nhánh, địa ngân hàng; … + Nội dung tóm tắt nghiệp vụ kinh tế + Mã giao dịch, số tiền đơn vị đo lường (Loại tiền) sử dụng nghiệp vụ kinh tế + Tên chữ kí người chịu trách nghiệm liên quan đến nghiệp vụ kinh tế  Nếu phiếu báo nợ xuất tự động khơng cần tên chữ ký hai bên, thể hóa đơn điện tử cần thể chữ kí số bên bán hai bên không cần - Phiếu báo Nợ công ty ngân hàng MB Bank ngày 21/08/2020 B, Giấy báo Có: + Tên gọi chứng từ: GIẤY BÁO CÓ (CREDIT ADVICE) + Ngày, lập chứng từ (Transaction Date) + Thông tin hai bên: tên, số tài khoản, ngân hàng người chuyển; tên, số tài khoản, ngân hàng người thụ hưởng, … + Mã giao dịch, ngày in, số tiền đơn vị đo lường (Loại tiền) sử dụng nghiệp vụ kinh tế + Nội dung tóm tắt nghiệp vụ kinh tế + Thông tin đơn vị lập chứng từ: tên chi nhánh, người thực hiện, … + Chức vụ, tên chữ ký người chịu trách nhiệm liên quan đến việc lập chứng từ - Giấy báo Có cơng ty ngân hàng Vietin Bank C, Hóa đơn mua hàng: + Tên gọi chứng từ: Hóa đơn giá trị gia tăng (Cơng ty giữ Liên 2) + Mẫu số, ký hiệu, số hiệu chứng từ lập + Thời gian lập chứng từ 30 + Thông tin bên bán: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, Fax,… + Thông tin bên mua: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, hình thức tốn, số tài khoản, ngân hàng,… + Nội dung mua hàng bao gồm: tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền + Tên, chữ ký người đại diện đơn vị mua đơn vị bán hàng - Hóa đơn giá trị gia tăng mua vật tư (ắc quy) cơng ty ngày 28/07/2020 - Hóa đơn giá trị gia tăng mua hàng hóa (xi măng bao) công ty ngày 31/07/2020 thể hóa đơn điện tử D, Hóa đơn tiền điện: + Tên gọi chứng từ: Hóa đơn giá trị gia tăng (Tiền điện) + Thông tin đơn vị lập chứng từ: tên công ty, địa chỉ, chi nhánh, mã số thuế, số điện thoại,… + Mã số, ký hiệu, số hiệu chứng từ lập + Thông tin khách hàng: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, email, mã số thuế,…  bản thể hóa đơn điện tử gồm thêm mã khách hàng,… + Tình hình sử dụng điện tổng số tiền toán khách hàng + Ngày ký duyệt, tên chữ ký đơn vị lập chứng từ - Hóa đơn giá trị gia tăng (Tiền điện) công ty tháng năm 2020 thể hóa đơn điện tử E, Hóa đơn tiền nước: + Tên gọi chứng từ: Hóa đơn giá trị gia tăng thu tiền nước + Thông tin đơn vị lập chứng từ: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, số tài khoản ngân hàng, website, Email, Fax,… + Mã số, ký hiệu, số hiệu chứng từ lập + Thời gian lập chứng từ + Thông tin khách hàng: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, email, mã số thuế, hình thức tốn,… thể hóa đơn điện tử gồm thêm mã khách hàng,… 31 + Thơng tin hóa đơn: kỳ hóa đơn, mã hóa đơn, seri hóa đơn,… + Nội dung tốn: tên hàng hóa dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng cộng + Tên, chữ ký đại diện bên lập chứng từ - Hóa đơn giá trị gia tăng thu tiền nước tháng 05 năm 2020 thể hóa đơn điện tử 2.3 Cách xếp, phân loại chứng từ, kẹp lưu trữ chứng từ Theo tìm hiểu, cơng ty có nhiều loại chứng từ lập chứng từ thu nhận từ bên ngồi cơng ty, để quản lý tất loại chứng từ cách hiệu phận kế tốn cơng ty có cách xếp,  phân loại, kẹp lưu trữ chứng từ khoa học, logic A, Cách xếp chứng từ: 1, Công tác xếp chứng từ gốc:   - Chúng ta cần xếp chứng từ gốc hàng tháng theo bảng kê thuế đầu vào đầu in nộp báo cáo cho quan thuế hàng tháng: Bắt đầu từ tháng đến tháng 12 năm tài chính, chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng nộp cho quan thuế   - Mỗi chứng từ nhóm chứng từ phải kèm theo: + Hóa đơn bán phải kẹp theo Phiếu thu bán thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng lý có + Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi phiếu nhập kho, phiếu đề nghị toán kèm theo hợp đồng, lý có + Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, lý có   - Kẹp riêng chứng từ tháng, tháng tập có bìa đầy đủ   - Với hóa đơn lớn 20.000.000đ hóa đơn bán hàng thơng thường không cần  phải chuyển khoản, cần làm hợp đồng lý hợp đồng đủ điều kiện hợp thức hóa 32 2, Sắp xếp chứng từ nộp cho quan thuế:   - Đi kèm theo chứng từ năm báo cáo năm Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất  Nhập Khẩu, Mơn Bài, Tiêu Thụ Đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng q   - Báo cáo tài chính, tốn thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo năm 3, Sắp xếp theo hợp đồng kinh tế:   - Sắp xếp đầy đủ theo thứ tự hợp đồng đầu vào/ đầu   - Kiểm tra biên bản, giấy tờ hợp đồng có: hợp đồng, biên nghiệm thu, lý hợp đồng   - Hợp đồng lao động hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương,  phải có chữ ký đầy đủ phòng liên quan   - Các định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương, đóng thành riêng biệt Bìa ghi rõ: Sổ phụ chứng từ ngân hàng tháng… năm… Số hiệu tài khoản, Tên tài khoản B, Các cách phân loại chứng từ: Với tính chất đa dạng phong phú nội dung đặc điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh dẫn đến có nhiều loại chứng từ khác hình thức, nội dung  phản ánh, công dụng, thời gian, địa điểm,… Để thuận tiện việc phân biệt, tìm kiếm, sử dụng loại chứng từ kế toán, người ta tiến hành phân loại chứng từ theo đặc trưng chủ yếu khác như: công dụng chứng từ, địa điểm lập chứng từ, trình tự lập, phương thức lập, Dưới cách phân loại thông dụng: 1, Theo công dụng chứng từ: - Chứng từ mệnh lệnh (không ghi sổ): Lệnh chi tiền, lệnh điều động (xuất kho) vật tư,… - Chứng từ chấp hành (là ghi sổ): Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất vật tư, … - Chứng từ thủ tục kế toán: Bảng kê, chứng từ ghi sổ,… - Chứng từ liên hợp: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, lệnh kiêm phiếu xuất,… 33 => Đây cách phân loại chứng từ Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ vận tải xi măng Hải Phòng áp dụng 2, Theo địa điểm lập chứng từ:   Theo cách phân loại này, hệ thống chửng từ gồm chứng từ bên (nội bộ) chứng từ bên - Chứng từ bên trong: bảng kê tốn lương, hóa đơn bán hàng,… - Chứng từ bên ngồi: hóa đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển mua ngoài,…   Phân chia chứng từ bên chứng từ bên tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra xử lý nghiệp vụ kế toán Tuy nhiên, việc phân chia này, số trường hợp có ý nghĩa tương đối Có thể loại chứng từ lập từ bên hay bên ngồi đơn vị đối chiếu kiểm tra cần đưa vào yếu tố “ngày số thứ tự chứng từ” để xác định phân loại 3, Theo trình tự lập chứng từ: - Chứng từ ban đầu (gốc): phiếu xuất/nhập, phiếu thu/chi, loại hóa đơn,… - Chứng từ tổng hợp: bảng tổng hợp chứng từ gốc loại, bảng kê,… 4, Theo phương thức lập chứng từ: - Chứng từ ghi lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ xuất(nhập)vật tư, … - Chứng từ ghi nhiều lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp kinh tế phát sinh tiến hành lần, sau chuyển vào ghi sổ kế tốn 5, Theo tính cấp bách thơng tin chứng từ: - Chứng từ bình thường: Là chứng từ thể quy trình, nguyên tắc, mức, hạn - Chứng từ báo động: sử dụng vật tư định mức, thực hợp đồng kinh tế khơng  bình thường, tốn tiền vay khơng kịp thời, 6, Theo phương diện pháp lý chứng từ: - Theo cách phân loại chứng từ kế toán chia thành chứng từ kế toán bắt buộc chứng từ mang tính hướng dẫn - Giúp cho nhà quản trị tùy theo mối quan hệ, tùy theo nghiệp vụ để vận dụng chứng từ thích hợp 34 7, Theo hình thức biểu liệu lưu trữ thông tin chứng từ: - Theo cách phân loại chứng từ kế toán chia thành chứng từ thông thường chứng từ điện tử 8, Theo nội dung kinh tế phản ánh chứng từ: - Theo cách phân loại chứng từ kế toán chia thành loại sau:   + Chứng từ lao động tiền lương   + Chứng từ kế toán hàng tồn kho   + Chứng từ tài sản cố định   + Chứng từ bán hàng: Hóa đơn GTGT , hóa đơn bán hàng   + Chứng từ tiền mặt : Phiếu thu , phiếu chi , biên kiểm kê quỹ tiền mặt , - Thuận lợi cho việc phân loại chứng từ nội dung, tổng hợp số liệu, định khoản kế tốn ghi sổ kế tốn Cơng ty chuyên giải đáp thắc mắc vấn đề có liên quan tới kế tốn, kiểm tốn, thuế, pháp luật kế toán, pháp luật thuế C, Cách kẹp chứng từ: Thường kẹp chứng từ liên quan nghiệp vụ kinh tế lại với nhau, gọi  bộ chứng từ  - Hóa đơn bán phải kẹp theo: Phiếu thu bán thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng lý có - Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi phiếu nhập kho, phiếu đề nghị toán kèm theo hợp đồng, lý có - Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, lý có, - Tất phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh đại diện cho phòng ban công ty - Kẹp riêng chứng từ tháng, tháng tập có bìa đầy đủ Chứng từ gốc mua vào (hóa đơn mua vào từ 20 triệu trở lên kẹp với ủy nhiệm chi chứng từ tốn khơng dùng tiền mặt), bán xếp theo thứ tự kê khai tờ  khai thuế GTGT  Ngoài hóa đơn mua vào, bán photo để kẹp với chứng từ khác : - Phiếu thu: kẹp với liên hóa đơn GTGT, cuống séc rút tiền TK ngân hàng chứng từ liên quan khác 35 - Phiếu chi: kẹp với hóa đơn mua vào, giấy nộp tiền vào TK ngân hàng, đề nghị tạm ứng chứng từ liên quan khác - Phiếu nhập kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn mua vào hàng hóa, - Phiếu xuất kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn bán liên 3, - Bảng tổng hợp toán tiền lương: kẹp với Bảng lương chuyển ngân hàng, giấy ủy nhiệm chi, bảng khoản trích theo lương, D, Cách lưu trữ chứng từ: Vì chứng từ kế tốn tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau dùng làm vào sổ, chứng từ kế toán phải xếp theo trình tự, đóng gói cẩn thận phải bảo quản lưu trữ để cần có sở đối chiếu, kiểm tra   Trong trường hợp chứng từ gốc phải báo cáo với Giám đốc Kế toán trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời Riêng trường hợp hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo quan thuế quan công an địa phương số lượng hố đơn mất, hồn cảnh bị để có biện pháp xác minh, xử lý theo luật  pháp Đồng thời phải sớm có biện pháp thơng báo vơ hiệu hố chứng từ bị 1, Một số nguyên tắc lưu trữ chứng từ: Khi phát sinh nghiệp vụ thu chi tiền kế toán lập: Phiếu thu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, phải kèm theo chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh: - Đối với nghiệp vụ thu, chi tiền tạm ứng cán nhân viên công ty: Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị toán tạm ứng, cấp thẩm quyền phê duyệt - Đối với nghiệp vụ thu tiền khách hàng, chi tiền tạm ứng cho nhà cung cấp: Hợp đồng kinh tế (bản sao), Hóa đơn tài chính, Cơng văn đề nghị tạm ứng nhà cung cấp, Giấy giới thiệu, Bản chứng minh thư nhân dân người cử đến nhận tiền, Đề nghị tạm ứng theo Hợp đồng công ty,… - Đối với nghiệp vụ toán tiền mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, hàng hóa, dịch vụ tốn trực tiếp tiền chi trả người bán phải có Giấy đề nghị toán cấp thẩm quyền phê duyệt, hóa đơn tài (đối với nhập kho CCDC, TSCĐ, phải kèm theo Phiếu nhập kho, Biên giao nhận TSCĐ), Cơng văn đề nghị tốn người bán, Biên lai thu tiền, Phiếu thu đơn vị nhận tiền, trả tiền, Giấy giới thiệu, Bản chứng minh thư nhân dân người cử đến nhận tiền (trường hợp người bán cử nhân viên đến thu tiền) 36 - Đối với nghiệp vụ tạm ứng, tốn lương, thưởng cho cán cơng nhân viên phải kèm theo Bảng tạm ứng, bảng tốn lương, thưởng, có đầy đủ chữ ký cấp có thẩm quyền, người nhận   + Đối với nghiệp vụ tạm ứng, toán xuất nhập phải có chứng từ tạm ứng, tốn cấp có thẩm quyền phê duyệt, Giấy đề nghị mua ngoại tệ, Hồ sơ XNK (Hợp đồng, hóa đơn, Vận đơn, Tờ khai hải quan, Phiếu đóng gói…)   + Đối với nghiệp vụ rút gửi ngân hàng nhập quỹ phải photo tờ Séc lĩnh tiền mặt,  bảng kê rút tiền,   + Đối với nghiệp vụ nộp tiền vào Kho bạc Nhà nước phải có Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước kèm theo 2, Cách lưu trữ chứng từ: - Lưu trữ chứng từ tiền mặt: Tùy theo số lượng chứng từ phát sinh cơng ty mà kế tốn lưu theo tháng q (thường lưu theo tháng) Kế tốn đóng thành ở   bìa ngồi ghi: Phiếu thu, chi Chứng từ Tiền mặt tháng … năm , ghi rõ Phiếu thu, chi từ số , đến số , số hiệu tài khoản, tên tài khoản, - Lưu trữ chứng từ ngân hàng: Kế toán lưu theo thứ tự thời gian phát sinh theo thứ tự loại chứng từ: Sổ phụ hay gọi kê: Tổng hợp phát sinh tăng giảm tài khoản khoảng thời gian Chứng từ giao dịch: Phản ánh chi tiết giao dịch tài khoản ngân hàng Chứng từ thường đính kèm Giấy nộp, rút tiền, Ủy nhiệm chi… Giấy báo Nợ, Báo Có: thơng báo nghiệp vụ biến động tài khoản ngân hàng Các chứng từ gốc có liên quan Ví dụ: hóa đơn, hồ sơ tốn nhập khẩu, giấy đề nghị mua ngoại tệ… Giấy báo Số dư cuối kỳ: Xác nhận số dư tổ chức tín dụng nơi cơng ty có giao dịch (dùng để đối chiếu số dư với sổ chi tiết Tiền gửi ngân hàng) => Kế toán lưu riêng chứng từ ngân hàng loại nguyên tệ: tiền Việt Nam đồng, ngọai tệ; loại tài khoản: tiền gửi không kỳ hạn, tiền vay ngắn hạn, dài hạn; tổ chức tín dụng - Lưu trữ hóa đơn: 37 + Hóa đơn đầu vào lưu trữ theo 06 tháng năm kẹp bảng kê chi tiết hóa đơn đóng thành + Hóa đơn đầu ra: Lưu trữ liên theo hóa đơn in sẵn Lưu trữ liên 3: đóng thành theo thứ tự thời gian 3, Đối với bước bảo quản, lưu trữ huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý: - Căn Điều 40 Luật Kế toán, việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán quy định sau: + Thứ nhất, chứng từ kế toán phải đơn vị kế tốn bảo quản đầy đủ, an tồn trình sử dụng lưu trữ   + Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải Trường hợp tài liệu kế tốn  bị tạm giữ, bị tịch thu phải có biên kèm theo chụp có xác nhận; bị bị huỷ hoại phải có biên kèm theo chụp xác nhận   + Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm kết thúc cơng việc kế toán + Thứ tư, người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn quy định loại chứng từ   + Thứ năm, quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên  bản, ghi rõ lý do, số lượng loại chứng từ kế toán bị niêm phong ký tên, đóng dấu - Nơi lưu trữ tài liệu kế toán: Căn Điều 40 Luật Kế toán, nơi lưu trữ tài liệu kế toán quy định sau: + Tài liệu kế toán đơn vị kế toán lưu kho lưu trữ đơn vị Kho lưu trữ tài liệu kế tốn phải bố trí gần địa bàn nơi đơn vị đóng trụ sở, phải có đầy đủ thiết bị bảo quản điều kiện bảo quản bảo đảm an tồn q trình lưu trữ theo quy định pháp luật + Trường hợp đơn vị kế tốn khơng tổ chức phận kho lưu trữ đơn vị phải thuê tổ chức, quan lưu trữ tài liệu kế toán sở ký kết hợp đồng lưu trữ theo quy định pháp luật + Tài liệu kế toán kỳ kế toán năm thời hạn lưu trữ đơn vị kế toán bị chia, tách, sáp nhập lưu trữ đơn vị thành lập Trường hợp tài liệu kế toán đơn vị kế toán bị chia, tách không phân chia cho đơn 38 vị lưu trữ lại đơn vị bị chia, bị tách lưu trữ nơi theo định cơ  quan có thẩm quyền định chia, tách 39 Chương 3: Kết luận Sau thời gian thực tập Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Hải Phịng (SMQ Hải Phịng) tìm hiểu quy định chế độ tài kế tốn hành đây, em thấy quy định có ưu điểm khuyết điểm riêng trình phát triển Trung Tâm A, Ưu điểm: -Trong kinh tế 4.0 đứng trước chuyển mạnh mẽ đất nước năm vừa qua, Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng luôn cố gắng đổi mới, phấn đấu không ngừng nghỉ để đạt mục tiêu phát triển nhanh chóng, vững mạnh cách hiệu Cơ cấu, tổ chức máy quản lý tồn cơng ty nói chung cấu, tổ chức máy kế tốn cơng ty nói riêng khơng ngừng điều chỉnh, cải tiến, hồn thiện khơng ngừng để đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh công ty Phát triển Trung Tâm nhiệm vụ người mà đồng lòng phận, người cụ thể - Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng phịng Kế tốn tài ln chấp hành, tuân thủ sách chế độ tài kế tốn  Nhà nước Bộ tài ban hành Hệ thống chứng từ, hình thức tổ chức ghi sổ kế toán,… áp dụng phù hợp với quy mô công ty chế độ kế toán Việt Nam với mục tiêu đầy đủ, gọn nhẹ, rõ ràng quy định B, Nhược điểm: - Cơ cấu, tổ chức máy kế tốn cơng ty mang tính chất tập trung hình thức tổ chức ghi sổ kế tốn theo nhật ký chung nên công việc lập luân chuyển chứng từ  phải thực hiện, tiến hành vào cuối kỳ nên khơng tránh khỏi sai sót q trình ghi chép, phản ánh, tổng hợp báo cáo khiến công tác nghiệp vụ đôi lúc chưa thực đạt hiệu mong muốn - Thị trường kinh tế liên tục thay đổi, quy định bổ sung, đổi cách lưu trữ hóa đơn, hình thức hóa đơn,… khiến cho số nghiệp vụ tiến hành chưa thực nhanh chóng thật tốt công ty cập nhật, khắc phục kịp thời - Ghi chép thủ công làm cho nâng suất công việc chưa thực cao, gây ứ đọng, nhầm lẫn chứng từ, khối lượng cơng việc cịn lớn việc thực nhiều bước, giai đoạn chưa tối giản khiến tốn nhiều thời gian việc xử lý chứng từ 40 => Qua thấy rõ bên cạnh ưu điểm xuất hạn chế, kìm hãm  phát triển Trung Tâm Đứng trước thách thức , buộc lịng người lãnh đạo sáng suốt phải đề giải pháp cần thiết mang tính thiết thực, áp dụng thực tế cách hiệu trơn tru để hội nhập tốt Cắt cử cán trẻ có lực, tiềm đào tạo nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, khuyến khích học tập,  phát triển ngoại ngữ trình độ cơng nghệ thơng tin, trang bị thêm sở vật chất cần thiết, thực chế độ sách thưởng phạt phù hợp,… Trong suốt thời gian thực tập sở ngành, đạo Trường Đại học Hàng Hải Việt Nam Khoa Quản trị - Tài chính, tạo điều kiện ban Giám đốc Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Hải Phòng (SMQ Hải Phòng), hướng dẫn tận tình thầy giảng viên Khoa cán phịng Kế tốn tài chính, đặc biệt bảo tận tình thầy Đào Văn Thi ?????????– kế tốn tổng hợp (Phó phòng) với cố gắng, nghiêm túc học tập, tìm hiểu thân, em hiểu rõ cơng tác nghiệp vụ kế tốn viên, kiến thức thực tế vị trí công ty để so sánh khác biệt lý thuyết thực tế từ hồn thành báo cáo thực tập chuyên ngành Bản báo cáo báo cáo thực tập đầu tay em, khơng thể tránh khỏi sai sót khơng đáng có Nhưng với tinh thần ham học hỏi , tìm tịi , phấn đấu khơng ngừng, em mong nhận góp ý thầy giáo Khoa Quản trị Tài – Trường Đại học Hàng Hải Việt Nam cán công tác Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Hải Phòng (SMQ Hải Phòng) để báo cáo thực tập sở em hoàn thiện cách trọn vẹn đầy đủ Em xin chân thành cảm ơn! 41