Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống tài khoản của công ty tnhh dược phẩm việt cường

BÁO CÁO TỞNG HỢP Phần : Tởng quan về công ty tnhh dược phẩm việt cường 1.1 lịch sử hình thành và phát triển của công ty tnhh dược phẩm việt cường 1.1.1 Giai đoạn từ thành lập cho đến Công ty tnhh dược phẩm việt cường là công ty tnhh có thành viên trở lên ( Công ty gồm có thành viên góp vồn ) Tên gọi : Công ty tnhh dược phẩm việt cường Tên giao dịch : VIET CUONG PHARMACEUCAL COMPANY LIMITED Tên viết tắt : VICPHARCO., LTD Địa chỉ : 229 đường Giải Phóng ,Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội Mã số thuế : 0100368573 ĐT:0438313579_Fax 0438696672 Công ty tnhh dược phẩm việt cường đăng ký lần đầu : ngày 30 tháng 03 năm 1995 Đăng ký thay đổi lần thứ : ngày 13 tháng 09 năm 2007 Tổng số vốn điều lệ là 2.600.000.000 đồng ( Hai tỷ sáu trăm triệu đồng VN ) đến đá gần được 15 năm Tuy ngày đầu mới thành lập công ty đã gặt hái được nhiều thành công , bên cạnh đó Công ty vẫn còn nhiều khó khăn và thử thách Ngày nền kinh tế đất nước chuyển sang chế thị trường thì đồng hành với nó là sự cạnh tranh thị trường ngày càng trở nên gay gắt , đặc biệt đối với mặt hàng kinh doanh các loại thuốc phòng và chữa bệnh Vì ngày PHẠM THỊ HỒNG – K39 ĐTĐ BÁO CÁO TỔNG HỢP càng có nhiều công ty tnhh, công ty cổ phần, Xí nghiệp , hãnh nước và ngoài nước ( Ví dụ : Công ty cổ phần dược phẩm TWII , hang zully … ) cũng tham gia kinh doanh thị trường Trước tình hình đó để hòa nhập với nền kinh tế thị trường thì các mặt hàng của công ty ngày càng đa dạng hóa , các hình thức kinh doanh ngày càng phong phú , phục vụ tận nơi , toán tai chỗ , giá cả hợp lý… Đến số lượng nhân viên của Công ty đã lên tới 45 nhân viên đó số người có trình độ Đại học và Cao đẳng và Trung cấp về ngành Dược chiếm tỷ lệ cao và một số nhân viên có trình độ kinh tế còn lại là công nhân làm bên mảng sản xuất và đều được đào tạo theo đúng tiêu chuẩn của GDP ( thực hành tốt phân phối thuốc ) GPP ( Good Pharmacy Practices : Thực hành tốt quản lý nhà thuốc )… 1.1.2 : Chức và nhiệm vụ của Công ty tnhh dược phẩm việt cường( Từ thàng lập cho đến ) Công ty đã xây dựng được một bộ máy tổ chức với đầy đủ các phòng ban chuyên trách để có thể phục vụ môt cách tốt nhất cho hoạt động chính của mình là : Hoạt động thương mại , bán buôn ,bán lẻ , kinh doanh dược phẩm ( thuốc chữa bệnh cho người và dụng cụ y tế thông thường ) Mua bán thực phẩm chức , thực phẩm bổ dưỡng , mỹ phẩm và một số nguyên vật liệu chính thành phẩm ( trừ thuốc và mỹ phẩm có hại cho sức khỏe người ) PHẠM THỊ HỒNG – K39 ĐTĐ BÁO CÁO TỔNG HỢP Hoạt động sản xuất và phân phối thuốc , Công ty TNHH Dược phẩm Việt SCường đã hợp tác với các sở sản xuất và hiện đã có xưởng sản xuất nhận khoán tại Công ty dược phẩm Hà Tây.Công ty là đại lý cho hãng zully ( Các mặt hàng Livial, marvelon, mercilon, Orgametril Postinor ,Salbutamol 4mg , Ventolin 5mg, Asthalin, terpin codein, Fĩotide- xit , Ventolin 2,5 mg , seretide 25/250, seretide 25/50 , …) Ngoài Công ty TNHH Dược Phẩm Việt Cường còn phải thực hiện tôt nhiệm vụ nghiên cứu các vấn đề về thuốc để thục hiên tôt tiêu chuẩn GDP( Thực hành tốt phân phối thuốc ) GPP ( Thực hành tốt quản lý nhà thuốc ) Ngoài những chức và nhiệm vụ Công ty TNHH Dược phẩm Việt Cường còn xây dựng mối quan hệ và hợp với nhiêu chụ sở tạo thành nhiều kênh phân phối sản phẩm rộng khăp toàn quốc ( Hà tĩnh Hưng yên Sơn la Căng tum đắc lác…) 1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC BỢ MÁY HOẠT ĐỢNG KINH DOANH + Cơng ty là một doanh nghiệp có quy mô hoạt động nhỏ, nên việc tổ chức bộ máy quản lý toàn doanh nghiệp tập trung, khoa học, bên cạnh đó tổ chức kế toán cũng theo hình thức kế toán tập trung nên rất dễ quản lý và theo dõi +Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty gọn nhẹ, động hợp lý, các bộ phận chức được tổ chức chặt chẽ , phân công nhiệm vụ rõ ràng và hoạt động có hiệu quả, mô hình khoa học, tiện lợi, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường 1.2.1 đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty tnhh dược phẩm việt cường * Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty TNHH Dược phẩm việt Cường là: PHẠM THỊ HỒNG – K39 ĐTĐ BÁO CÁO TỔNG HỢP - Hoạt động thương mại lĩnh vực dược phẩm bao gồm các loại thuốc chữa bệnh ( Zinnt 500 mg ,Decolgen , Medexa 16mg, Medexa 4mg, Alaxan-4v, Alaxan-20, Strase, Amocixylin 500mg , Augmentin 625mg, Autucin SR, Chlorampheniamine 4mg, solmux SR…) Thuốc bổ ( Vitamin E ,Vitanim 3B,Vitamin C, Vitanin PP, Naphar-C , Pharmaton, Ferovit , Upsa-c ,Nutrophex SR…) Hoá - Mỹ phẩm ( Domina, Sữa rửa mặt TD…) Thực phẩm bổ dưỡng (Colagen, Trà giảo cổ Lam , Omega3 …)Thuốc dùng ngoài ( Salonpas, Ecosip-cool, Aikido, Zilgo, Salonpas-15mg, Salonpas-30mg…) - Tuy Công ty có bộ phận sản xuất bộ phận này chỉ mang tính chất nghiên cửu sản phẩm, quản lý sản xuất ở các đơn vị nhận khoán cho Công ty TNHH Dược Phẩm Việt Cường và các đơn vị nhận khoán này thì hạch toán độc lập với Công ty TNHH Dược phẩm Việt Cường - Hiện Công ty TNHH Dược Phẩm Việt Cường áp dụng hai hình thức phân phối chủ yếu là: phân phối trực tiếp và phân phối gián tiếp - Phân phối trực tiếp: Được áp dụng tại các quầy hàng bán buôn cho các bệnh viện, nhà thuốc tư nhân, bán nguyên liệu sản xuất cho các xí nghiệp dược và tại quầy bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng - Phân phối gián tiếp: Áp dụng chủ yếu tại phòng kinh doanh và một phần tại các cửa hàng bán buôn của Công ty Ở hình thức này, Công ty bán thị trường thông qua các công ty trung gian đó là các công ty dược phẩm của các tỉnh, các huyện PHẠM THỊ HỒNG – K39 ĐTĐ BÁO CÁO TỔNG HỢP + Để khẳng định vai trò của một doanh nghiệp thương mại nền kinh tế thị trường, cho đến Công ty TNHH Dược Phẩm Việt Cường đã thay đổi đáng kể về người, về cấu tổ chức, về mạng lưới kinh doanh của mình Với sự động đó lợi nhuận của Công ty vào năm 2009 so với năm 2010 đã tăng lên rõ rệt, là tín hiệu đáng mừng và rất có ý nghĩa đối với một doanh nghiệp hội nhập Công ty TNHH Dược Phẩm Việt Cường Một số chỉ tiêu thể hiện lực kinh doanh Của Công ty TNHH Dược phẩm Việt Cường Chỉ tiêu Tổng doanh thu Tổng chi phí kinh doanh Lợi nhuận trước thuế Số cán bộ nhân viên Thu nhập bình quân Vay dài hạn Đơn vị Đồng Năm 2008 Năm 2009 15,278,887,008 13,668,355,088 1,610,531,920 40 1,500,000 300,000,000 35,008,887,631 31,068,845,758 3,940,041,873 45 1,800,000 200,000,000 So sánh Tuyệt đối % 19,730,000,623 129,13% 17,400,490,670 137,35% 2,329,509,953 144,64% 12,5% 300,000 20% 100,000,000 33,33% Qua những chỉ tiêu cụ thể ta thấy kết quả mà Công ty TNHH Dược Phẩm Việt Cường đạt được qua các năm thể hiện mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là có hiệu quả Quy mô hoạt động của Công ty năm 2009 đã được mở rộng cả về chiều sâu và chiều rộng (thể hiện: số lượng cán bộ nhân viên tăng lên đồng thời thu nhập bình quân cũng tăng lên), bên cạnh đó mô hình quản lý của Công ty năm 2010 so với năm 2009 cũng có hiệu quả Do tốc độ tăng trưởng của Doanh thu thuần so với tốc độ tăng trưởng của Lợi nhuận sau thuế tăng chậm , điều này có nghĩa là Công ty đã biết tiết kiệm các chi phí kinh doanh một cách hợp lý, số tiền vay dài hạn của công ty năm 2010 cũng đã giảm so với năm 2009, hay nói cách khác PHẠM THỊ HỒNG – K39 ĐTĐ BÁO CÁO TỞNG HỢP là hiệu quả hoạt đợng kinh doanh của Công ty năm 2010 cao so với năm 2009 1.2.1 Đặc điểm quy trình sản xuất , mô tả khái quát Chức và nhiệm vụ sản xuõt * Chức năng: Công ty TNHH Dợc Viờt Cng có chức sản xuất mặt hàng thuốc chữa bệnh, chủ yếu hoạt động kinh doanh thơng mại chủ yếu hoạt động sản xuất phụ * Nhiệm vụ sản xuất: Cũng nh hầu hết doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác, Công ty TNHH Dợc phẩm Viờt Cng có trình phát triển không ngừng để tồn khẳng định vai trò quan trọng kinh tế Trớc từ thành lập Công ty chuyên mua bán thuốc nam, thuốc bắc, cao đơn hoàn tán tỉnh phía bắc số tỉnh phía nam Đối tợng kinh doanh chủ yếu trao đổi mua bán với công ty, xí nghiệp dợc khác, xí nghiệp Hàng năm Công ty thực tiêu kế hoạch đà đề cụ thể hợp đồng kinh tế Công ty đà kết hợp mô hình kinh doanh công nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh thơng mại thuốc chữa bệnh đông tây xuất nhập Bên cạnh thị trờng hoạt động kinh doanh Công ty ngày mở réng Công ty TNHH Dược phẩm Việt Cường có sở sản xuất nhận khoán tại các đơn vị khác nh - Phân xởng thuốc viên : Nhiệm vụ chủ yếu sản xuất mặt hàng thuốc viên - Phân xởng đông dợc: Nhiệm vụ sản xuất mặt hàng thuốc đông dợc Do mặt hàng thuốc mặt hàng đặc biệt, liên quan đến sức khoẻ ngời nên quy trình sản xuất có giai đoạn phải đảm bảo khép kín vô trùng Đặc biệt sản phẩm thuốc viên, đơn vị phải xác đến miligam, mililit nhng lại có giá trị lớn, phải đảm bảo theo tiêu chuẩn dợc phẩm Việt Nam Trong phân xởng sản xuất phân xởng sản xuất thuốc viên phân xởng có sản lợng sản xuất lớn cả, phân xởng đông dợc hoá PHAM THỊ HỜNG – K39 ĐTĐ BÁO CÁO TỞNG HỢP dỵc công việc sản xuất cha đều, sản lợng sản xuất nhỏ Mỗi loại thuốc đề có quy trình sản xuất khác có tiêu chuẩn kỹ thuật quy định ngành khác Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên quy trình sản xuất điển hình, rõ ràng qua khâu nên sâu nghiên cứu tìm hiểu quy trình công nghệ phân xởng sản xuất thuốc viên Cụ thể qua giai đoạn sản xuất: + Giai đoạn chuẩn bị sản xuất + Giai đoạn sản xuất + Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm Sau sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất số sản phẩm phân xởng: * Quy trình công nghệ bổ bổ sâm: Nguyên vật liệu Giao nhập thành phẩm Làm ấm, ủ Rút dịch Kiểm nghiệm lẻ Pha chế Thai xay Kiểm tra đóng gói *Quy trình công nghệ sản xuất thuốc viên Nguyờn võt liờu Nhập kho thành phẩm Xay rây Pha chế Đóng gói thành phẩm Cốm sấy khô Kiểm nghiệm bán thành phÈm KiĨm nghiƯm DËp viªn Ðp vØ PHẠM THỊ HỒNG – K39 ĐTĐ BÁO CÁO TỔNG HỢP * Quy trình công nghệ chiết xuất hoá chất : Nguyên vật liệu Nhập kho thành phẩm Xử lý Đóng gói thành phẩm Chiết xuất Cô đặc Kiểm nghiệm Tinh chế Sấy khô Từ doanh nghiệp có quy mô sản xuất nhỏ, năm qua doanh nghiệp đà phát triển quy mô chất lợng, bạn hàng ngày tăng, công ty đà mở thêm văn phòng đại diện, tham gia liên doanh liên kết với đơn vị khác Hơn sách thuế ban hành đà đảm bảo hạch toán đầy đủ mà không bị kê trùng sót thuế, doanh nghiệp đà khai thác triệt để khả hoạt động máy móc thiết bị, tiết kiệm vật t, đẩy mạnh tăng suất lao động, đầu t sửa chữa máy móc trì sản xuất để nâng cao chất lợng sản phẩm, bớc hạ giá thành, thu hút khách hàng, tăng tích luỹ mở rộng quy mụ 1.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc kinh doanh Khối sản xuất Xởng Đông dợc Xởng thuốc viênXởng hoá chấtPhòng kiểm nghiệm Phòng kế toán Phòng kinh doanh Bụ phõn kho Phòng tổ chức Ban bảo vƯ PHẠM THỊ HỜNG – K39 ĐTĐ BÁO CÁO TỞNG HỢP *Chức và nhiệm vụ của từng phòng ban nh sau: - Giám đốc: Là ngời đứng đầu máy công ty, chịu trách nhiệm cao nhất, ngời đại diện cho cán công nhân viên công ty Quản lý điều hành hoạt động chung công ty, giám đốc điều hành trực tiếp phòng xuất khẩu, phòng kế toán phòng tổ chức hành - Phó Ciám đốc : Là ngời giúp việc cho Giám đốc, thay mặt Giám đốc điều hành công việc giám đốc giao phó - Phòng Kế hoạch kinh doanh : Do phó giám đốc kinh doanh trực tiếp làm trởng phòng điều hành toàn hoạt động kinh doanh công ty hàng nhập ngoại, hàng mua hàng bán, giao kế hoạch sản xuất cho phân xởng, quản lý hệ thống kho hàng, lập kế hoạch mua bán hàng hoá - Phòng Kế toán : Đảm nhiệm chức hạch toán kế toán, tạo nguồn vốn kinh doanh, giúp giám đốc thấy rõ hoạt động kinh tế công ty, sở giúp giám đốc phân tích hoạt động kinh tế - Phòng Tổ chức hành : Có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc vấn đề nhân - Bộ phận kho: là bộ phận làm nhiệm vụ kiểm đếm và bảo quản hàng theo đúng tiêu chuẩn GDP ( Thực hành tốt phân phối thuốc ) - Phßng Kü tht kiĨm nghiƯm : Cã nhiƯm vơ kiĨm tra giám sát sau kiểm nghiệm tất mặt hàng kể hàng tự sản xuất lẫn hàng mua về, đảm bảo chất lợng theo tiêu chuẩn Dợc điển Việt nam quy định, đồng thời nghiên cứu mặt hàng mới, mẫu mà mới, PHẠM THỊ HỒNG – K39 ĐTĐ BÁO CÁO TỔNG HỢP PHẦN THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CỦA CÔNG TY 2.1 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM VIỆT CƯỜNG Phòng tài chính - kế toán gồm người: mỗi người được phân công trách nhiệm đối với từng phần cụ thể, các nhân viên kế toán phòng và kế toán ở các vị trí khác kế toán trưởng ở Công ty điều hành về nghiệp vụ, các nhân viên tiếp nhận kiểm tra, hạch toán ghi sổ các chứng từ ban đầu gồm các sổ theo dõi chi tiết và cả sổ tổng hợp chứng từ hàng ngày, tháng, quý năm để theo dõi và lập báo cáo lên cấp Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung mọi công việc kế toán đều được thực hiện ở phòng tài chính - kế toán Công ty Từ việc nhận chứng từ gốc, báo cáo thống kê ở các vị trí khác gửi lên, đến việc kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản các nghiệp vụ, ghi sổ (thẻ) chi tiết, sổ tổng hợp, bảng phân bổ liên quan từ thực tế tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty - Cơ cấu bộ máy kế toán: phòng kế toán Công ty hiện có người, thủ quỹ, trình độ chuyên môn của các kế toán đều là cử nhân kinh tế, cử nhân tài chính, mỗi nhân viên kế toán đều có nhiệm vụ riêng 2.1.1 Đặc điểm lao động kế toán của công ty Kế toán công ty dược phẩm việt cường cụ thệ sau: + Kế toán trưởng : Phạm thị huệ : sinh ngày 16/10/1983 , Học ĐHKTQD , phụ trách chung theo nhiệm vụ, chức của phòng, chịu trách nhiệm trước Pháp luật Nhà nước quy định, giúp giám đốc Công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê kinh tế, tham gia hợp đồng kinh tế và hạch toán kế toán Đảm bảo thực hiện đúng chế độ, chính sách quy định, tở 10 PHẠM THỊ HỜNG – K39 ĐTĐ BÁO CÁO TỞNG HỢP - KÕ to¸n tiỊn gửi ngân hàng, tiền vay: Căn vào số phụ ngân hàng hàng ngày ghi nợ, báo có cho tài khoản có liên quan, theo dõi số d để phát hành séc, uỷ nhiệm chi trả khế ớc hạn Cuối tháng lên nhật ký chứng từ - KÕ to¸n to¸n víi ngêi mua (TK131): Theo dõi tiền hàng Công ty dợc tỉnh, tình hình tính toán với đơn vị (công nợ) cuối tháng vào sổ chi tiết cho đơn vị, cuối tháng lên nhật ky - Kế toán kho hàng: Theo dõi hàng nhập, xuất tồn kho, hàng tháng vào sổ chi tiết tồn kho lên bảng kê - Kế toán TSCĐ kiêm thống kê theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, chi tiết tài sản cố định, lên nhật ký chứng từ , lập bảng phan bổ Kế toán công nợ Tài sản cố định Mỗi kế toán có chức nhiệm vụ riêng song thực nhiệm vụ chung máy kế toán Đó là: + Phản ánh c¸c chøng tõ, ghi chÐp c¸c nghiƯp vơ kinh tÕ phát sinh trình sản xuất kinh doanh cách đầy đủ, trung thực, kịp thời theo nguyên tắc, chuẩn mực chế độ quy định + Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp thông tin hoạt động sản xuất kinh doanh công ty + Tổng hợp số liệu, lập hệ thống báo cáo tài chính, cung cấp cho đối tợng sử dụng liên quan + Thùc hiƯn kiĨm tra, gi¸m s¸t viƯc chÊp hành chế độ quản lý kinh tế nói chung,chế độ kế toán nói riêng + Tham gia phân tích thông tin kế toán tài chính, đề xuất kiến nghị hoàn thiện hệ kế toán tài + Ngoài ra, máy kế toán công ty TNHH dc phõm viờt cng tham công tác kiểm kê tài sản, tổ chức bảo quản lu trữ hồ sơ tài liệu kế toán theo quy định - Kế toán theo dõi cửa hàng, chi nhánh: Theo dõi tình hình hàng hoá, tài côngnợ cửa hàng chi nhánh Cuối tháng lên báo cáo kết kinh doanh cửa hàng chuyển cho kế toán trởng giám đốc 14 PHẠM THỊ HỒNG – K39 ĐTĐ BÁO CÁO TỔNG HỢP  Thủ quỹ :chịu trách nhiệm trước trưởng phòng tài chính về công việc được giao Quản lý, đảm bảo tiền mặt, tài sản quý và các giấy tờ có giá trị, ghi chép phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình nhận và công tác các loại tiền mặt và tài sản quý Quản lý, ghi và xuất hoá đơn GTGT đầu Thực hiện kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc, kế toán chi tiết toán với người mua và người bán Cuối mỗi ngày phải kiểm quỹ và đối chiếu với sổ kế toán  Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH dược phẩm việt cường hoạt động theo một quy trình thống nhất , có hoạt động nhất quán và linh hoạt công việc Bộ máy kế toán của công ty khác với nhũng công ty khác ở chỗ kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp của các bộ phận khác kế toán tiền lương , kế toán vật tư , kế toán tiền mặt , TGNH , toán , kế toán chi phí và tính giá thành , thành phẩm , thủ quỹ Còn có một số công ty khác thì có cấu bộ máy kế toán kế toán trưởng lập báo cáo tổng hợp đẻ trình lên các nơi liên quan ( : Ban giám đốc , quan nhà nước …) lập các kế hoạch tài chính để trình ban giám đốc , từ đó có những phương án tài chính còn kế toán tổng hợp , kế toán công nợ phải trả , kế toán công nợ phải thu , thủ quy Mội một quan có phân bố vị trí mảng công việc khác cho phù hợp với tùng công ty hoạt động giống là đều hoạt động theo một hệ thống và trình tự nhất định 2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống kinh tế tại công ty 2.1.1 Khái quát chung * chế độ kế toán: Công ty sử dụng các tài khoản kế toán theo chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyêt định sớ 16/2006/QĐBTC 15 PHẠM THỊ HỜNG – K39 ĐTĐ BÁO CÁO TỞNG HỢP * Niên đợ kế toán:Từ 01/01 đến 31/12 hàng năm * Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chứng từ * Kỳ kế toán: * Đồng tiền sử dụng : VNĐ *Hình thức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê thai thường xuyên; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ *TSCĐ hữu hình được hạch toán theo chỉ tiêu: Nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại 2.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán + Tổ chức chứng từ : là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo đó tổ chức chứng từ nhằm mục đích giúp quản lý có được thông tin kịp thời chính xác đầy đủ để đưa quyết định kinh doanh Ngoài còn tạo điểu kiện cho việc mã hoá thông tin và vi tính hoá thông tin; là cứ để xác minh nghiệp vụ và là cứ để kiểm tra kế toán; là sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ hệ thống chứng từ kế toán thống nhất Bộ Tài chính ban hành, như: Hóa đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu thu, phiếu chi, séc chuyển khoản, bảng kiểm kê quỹ, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Hợp đồng lý TSCĐ, Hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho Chứng từ phản ánh lao động Bảng chấm công, phiếu hoàn thành sản phẩm, Giấy chứng nhận đau ốm thai sản Ngoài các chứng từ Bộ Tài chính ban hành, Công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ công ty tự thiết kế (Giấy đề nghị, bản đối chiếu, hợp đồng kinh tế…) + Quy trình luân chuyển chứng từ: 16 PHẠM THỊ HỒNG – K39 ĐTĐ BÁO CÁO TỔNG HỢP - Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị, Kế toán Công ty tiến hành định khoản, phản ánh nghiệp vụ chứng từ, lấy chữ ký của những người có liên quan… - Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành theo đối tượng o Kế toán tiền mặt sử dụng chứng từ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng… o Kế toán hàng tồn kho sử dụng chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, Phiếu kiểm kê vật tư, hàng hoá, Giấy đề nghị xuất vật tư, hàng hoá … o Kế toán công nợ sử dụng các chứng từ: Hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, bảng lương, … o Kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sử dụng các loại chứng từ: Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi … - Ghi sổ các chứng từ kế toán theo hình thức Nhật ký chung - Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành - Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ - Khi có công việc cần sử dụng lại chứng từ sau đã đưa vào lưu trữ, kế toán công ty tuân thủ các yêu cầu: o Nếu sử dụng cho các đối tượng doanh nghiệp phải xin phép Kế toán trưởng o Nếu sử dụng cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thì phải được sự đồng ý của Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị - Hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại Các giai đoạn của chứng từ kế toán có quan hệ mật thiết với mà bất cứ một chứng từ nào cũng phải trải qua Đây là quy trình luân chuyển chứng 17 PHẠM THỊ HỒNG – K39 ĐTĐ BÁO CÁO TỔNG HỢP từ mà kế toán Công ty TNHH Dược phẩm Việt Cường thực hiện rất chặt chẽ và hiệu quả 2.1.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Danh mục hệ thống kế toán của công ty bao gồm: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, đó: - Loại 1: TK111, 112, 113, 121, 128, 129, 131, 133, 136, 138, 139, 141, 142, 151, 156, Trong đó : TK 131 được theo dõi riêng cho từng khách hàng TK 151, 156 được theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng - Loại 2: TK 211 : TSCĐ hữu hình 2112 : nhà cửa, vật kiến trúc 2113 : Máy móc, thiết bị 2115 : Thiết bị dụng cụ quản lý 2118 : Tài sản cố định khác TK 213 : TSCĐ vô hình 2131 : Quyền sử dụng đất 2135 : Phần mềm vi tính 2138 : TSCĐ vô hình khác TK 241 2411 : Xây dựng bản dở dang : Sửa chữa lớn TSCĐ TK 222, 228, 229, 242… - Loại 3: TK311, 315, 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341, 342… Trong đó các TK 311, 331, 341 được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, từng nhà cung cấp - Loại 4: TK411, 412, 413, 414, 415, 421, 431, 441, 451, 461, 466… - Loại 5: TK511, 512, 515, 521, 531, 532 - Loại 6: TK 632, 635, 641, 642 18 PHẠM THỊ HỒNG – K39 ĐTĐ BÁO CÁO TỔNG HỢP - Loại 7: TK711 – thu nhập khác - Loại 8: TK811 – chi phí khác - Loại 9: TK911 – xác định kết quả kinh doanh - Các Tài khoản ngoài bảng: 001, 002, 004 2.1.4 Tổ chức vận dụng sổ sách kế toán + Công ty TNHH Dược Phẩm Việt Cường cứ vào các công văn, quyết định, chỉ thị mới nhất của Bộ Tài Chính sở tình hình thực tế tại Công ty để vận dụng một cách thích hợp hệ thống sổ sách theo quy định của chế độ kế toán tài chính doanh nghiệp + Công ty đã đăng ký sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung + Căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để cho tài liệu cuối là hệ thống Báo cáo tài chính + Hệ thống sổ sách kế toán của Công ty TNHH Dược phẩm việt cường bao gồm: - Các số chi tiết các tài khoản, có thể theo dõi chi tiết theo từng đối tượng cụ thể - Sổ quỹ, Thẻ kho, Bảng tổng hợp chi tiết của các tài khoản: 131, 151, 156, 632, 511, 331, 311, 341 … - Sổ cái các tài khoản, Sổ Nhật ký chung + Sơ đồ luân chuyển chứng từ sổ sách thể sau: CHỨNG TỪ GỐC SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI CÁC TÀI KHOẢN SỔ CHI TIẾT CÁC TK SỔ QUỸ hoặc THẺ KHO BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT CÁC TK 19 PHẠM THỊ HỒNG – K39 ĐTĐ BÁO CÁO TỞNG HỢP Trong đó: : ghi hàng ngày BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN BÁO CÁO TỔNG HỢP : hàng tháng đối chiếu : ghi cuối kỳ + Quá trình ghi chép hình thức kế tốn Nhật ký chung - Đặc trưng bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Sổ Nhật ký chung ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: o Ghi theo trình tự thời gian Sổ Nhật ký chung o Mỗi nội dung kinh tế Sổ Nhật ký chung chỉ được ghi một dòng Sổ Cái - Sổ Nhật ký chung kế toán lập sở từng chứng từ kế toán + Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung tại Công ty TNHH Dược Phẩm Việt Cường: - Hàng ngày, cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm cứ ghi sổ, kế toán lập sổ Nhật ký chung Căn cứ vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau làm cứ lập Sổ Nhật ký chung được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan - Cuối tháng, phải khoá sổ tính tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tháng sổ Nhật ký chung, tính Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản Sổ Cái - Cũng vào cuối tháng, kế toán cứ vào các sổ chi tiết của các tài khoản để lập Bảng tổng hợp chi tiết - Sau đối chiếu khớp đúng số liệu ghi Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết, được dùng để lập Báo cáo tài chính và các Báo cáo cần thiết khác 20 PHẠM THỊ HỒNG – K39 ĐTĐ