Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ tài liệu làm cơ sở cho việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựa chọn bổ sung vào kho lưu trữ của thành phố quận huyện xã

Ancol os {28 SỞ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG THANH PHO HO CHi MINH ( CHUONG TRINH CAI CACH HANH CHANH ) De eae: NGHIEN CỨU XÂY DỰNG “BANG THO! HAN BAO QUAN MAU HỖ SƠ TÀI LIỆU LÀM SỞ CHO VIỆC XÁC ĐỊNH GIA TRI TAI LIEU LUU TRU ĐỂ LỰA CHỌN BO SUNG VAO KHO LUU TRU THANH PHO, LƯU TRỮ UBND QUẬN, HUYỆN, UBND PHƯỜNG, XÔ Chú nhiệm đề tài : LÊ VĂN IN Phó Giám đốc Trường Hành Thành phố HCM THANG 9/1996 CÁC THÀNH VIÊN NGHIÊN CỨU CHỦ NHIỆM CÁC THÀNH VIÊN : :LÊ VĂN IN CAO HỌC SỬ PHÓ GIÁM ĐỐC TRƯỜNG HÀNH CHÍNH TP.HCM 1- PHAN ĐÌNH NHAM_ PHO TIEN Si, GIAM DOC TRUNG TAM LUU TRO QUỐC GIA TP HCM 2- TRƯƠNG ĐẮC LINH THẠC SĨ LUẬT, PHĨ KHOA HÀNH CHÍNH NN TRƯỜNG ĐH LUẬT TP HCM 3- TRAN HONG QUAN CỬ NHÂN LƯU TRU, TRUGNG PHONG LUU TRU UBND TP HCM CÁC CỘNG TÁC VIÊN : CAN BO QUAN LY, NGHIEN CUU GIANG DAY VA CÁN BỘ CHUYÊN MON TAI CAC CO QUAN, DON VỊ Ở TP HCM 2210 LUC 1- Phần mở đầu Trang 2- Cơ sở khoa học nghiên cứu đề tài Trang Các quan cấp quyền Thành phố loại văn quan TP HCM ban hành Trang 33 4- Báo cáo sơ thực trạng lưu trữ Thành phố Trang 60 5- Bang thdi han bao quản tài liệu UBND Thành phố Trang 64 6- Bảng thời hạn bảo quan tai liệu Quận Trang 85 7-_ Bằng thời hạn bảo quản tài liệu Huyện Trang 108 8- Bảng thời hạn bảo quan tài liệu Phường Trang 133 9- Bằng thời hạn bảo quản tài liệu Xã Trang 146 10- Bằng thời hạn bảo quan tài liệu Khoa học kỹ thuật Trang 156 PHẦN MỞ ĐẦU L SU CAN THIET NGHIEN COU DE TAI: Hàng năm quan quyền Thành phố từ xã, phường, quận, huyện đến Sở, ban ngành Thành phơ hoạt động quản lý sản sinh khối lượng hỗ sơ tài liệu lớn Những hồ sơ tài liệu phản ánh q trình lãnh đạo, quản lý cấp quyền Thành phố mặt : xã hội, trị, kinh tê, văn hóa, khoa học, trật tự an toản xã hội Vì vậy, chúng có giả trị có ý nghĩa nhiều mặt : giá trị lịch sử, văn học, khoa học giá trị thực tiễn Theo đạo Nhà nước, hỗ sơ, tài liệu tình thành hoạt động quản lý Nhà nước tài sản quý giá quốc gia, phải phân loại, xếp bảo quản để phục vụ cho trước mắt lâu đài sau Các cắp quyền phải có trách nhiệm bảo quản loại tài sản qúy giá Đặc biệt Thành phố Hỗ Chí Minh nơi gắn với nhiều biển lịch sử văn hóa đân tộc , hỗ sơ tài liệu lưu trữ có giá trị, phải quan tâm quản lý cách mức Thế nhưng, nhiều nguyên nhân, tài liệu hồ sơ hưu trữ chưa quan tâm quản lý, để thất thoát, mai một, gây hậu xâu cho việc quản lý khô khăn phức tạp cho việc nghiên cứu, quản lý sau Vì vậy, việc tiến hành nghiên cứu khoa học " Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu hỗ sơ, tải liệu làm sở cho việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựa chọn, bỗ sung vào Hho lưu trữ Thành phô, lưu trữ UBND cắp Quận, Huyện Phường, Xã" đề cấp thiết, có ý nghĩa thiết thực việc phục vụ cho lãnh đạo, quản lý Thành phố mà cho tương lai sau việc quản lý Thành phố nghiên cứu lịch sử phát triển Thành phô Việc tiên hành nghiên cứu đề tàt cịn góp phần vào việc thực chương trình hành động Thành ủy, UBND Thành phố việc cải cách bước hành Nhà nước Thành phố Hỗ Chỉ Minh theo tỉnh thần Nghị TW tháng 1/1995 Đề tài quan chịu trách nhiệm quản lý địa phương lĩnh vực văn thư lưu trữ hỗ sơ Văn phòng UBND Thành -1- phố Hồ Chí Minh quan quản lý ngành dọc Cục lưu trữ Nhà nước trí sẵn sảng hỗ trợ công văn số 433/NVDF ngày 1/11/1995 Cục lưu trữ Nhà nước việc xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu lưu trữ công văn số 835/UB-VP-NC ngày 8/11/1995 Văn phịng UBND Thành phố gởi Sở Khoa học cơng nghệ mơi trường II TĨM TẮT ĐỀ TÀI : 1- Tên đễ tài : Xây dựng “ Bảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ tài liệu lâm sở cho việc xác định giá trị tài Hện lưu trứ để hựa chọn bỗ sung vào Kho lưu trữ Thành phố, lưa trữ UBND quận, huyện UBND phường, xã” 2- Thời gian thực : thang tử 01/01/1996 đến 30/09/1996 3- Cấp quản lý : Sở Khoa học cơng nghệ mơi trường Thành phế Hỗ Chí Minh 4- Cơ quan chủ quản : Sở Khoa học công nghệ môi trường Thành phố Hé Chi Minh + Chủ nhiệm đễ tài : LÊ VĂN Hành IN, Phó Giám Minh + Địa : số 129 Đinh Tiên Hồng, Thành Quận độc Trưởng phố Hồ Chí Bình Thanh, điện thoại : 8433359 + Cơ quan phối hợp : nhém chuyên gia quan, đơn vị hứu quan : PHAN ĐÌNH NHAM, Phó Tiên tâm lưu trữ quốc gia 2 TRƯƠNG sĩ, Giám đốc Trung ĐẶC LINH, Thạc sĩ Luật, Phó trưởng khoa Hành Nhà nước, Trường ĐH Luật TRAN HONG QUAN, Cu nhan hm tra, Trưởng phòng lưu trữ UBND Thanh phé Hé Chi Minh Các cộng tác viên thuộc quan nghiên cứu, giảng dạy quản lý Nhà nước địa phương 5- Tĩnh hình nghiên cứu ngồi nước : Xác định giá trị tài liệu lã nghiên cứu sử dụng nguyên tắc, tiêu chuẩn khoa học lưu trữ, hựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản loại tài liệu khơng có giá trị tiêu hủy Đây vần đề khó khăn phức tạp khoa học lưu trữ Hội đồng hm trữ Quốc tế, quắc gia tiên tiên : Anh, Pháp, Mỹ, Nhật tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện bước nội dung Việt Nam bắt đầu nghiên cứu Riêng cấp tỉnh, Thành phố trở xuống sở chưa nghiên cứu cách có nhu cầu cấp bách 6- Mục tiêu đề tài : a) Xác định loại tài liệu có giá trị lưu trứ vĩnh viễn, lâu đài Thành phổ, Quận, Huyện, Phường, Xã để xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu cho việc hựa chọn hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ bảo quản lâu dài vĩnh viễn Kho lưu trữ Thành phố, quận, huyện, phường, xã bị Xác định sở khoa học việc xây dựng hệ thống màng lưới tổ chức lưu trứ cấp địa phương (phường, xã, quận, huyện cấp Thành phố) c) Sản phẩm đề tài : + Các Bảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ tài liệu lưu trữ cấp chỉnh quyền Thành phố, quận, huyện, phường, xã + Bảng kê tài liệu khoa học kỹ thuật cần lưu trữ với thời hạn bảo quần + Kiễn nghị xây dựng đề án tổ chức hệ thông mạng lưới lưu trữ TP (Phường, xã, quận, huyện, TP) + Kiến nghị ban hãnh van ban pháp qui (chỉ thị) UBND Thành phố việc lựa chọn tài liệu đưa vào bảo quản lâu dải vĩnh viễn trung tâm lưu trử Thành phô, quận, huyện, phường, xã Triển vọng áp đụng kết nghiên cứu Đề tài triển khai cô hiệu giúp cho cơng tác lưu trữ nói chung cho Thành phố nói riêng thực nghiêm túc có hiệu Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia II NỘI DUNG CHÍNH CÁC CƠNG VIỆC CẦN NGHIÊN CỨU, THỰC HIỆN A- Nghiên cứu sở khoa học việc tiên hành xác định giá trị tài liệu lâm sở cho việc lựa chọn tài liệu hình thành hoạt động quản lý quan Nhà nước đưa vào lưu trử bảo quản lâu dài vĩnh viễn 'Tài liệu, tư liệu nước thê giới ( kế nước XHCN trước số nước tư khác ) Tài liệu, tư liệu Nhà nước ta ( Chính phủ, Cục lưu trữ Nhà nước) Tài liệu, tư liệu Thành phố đề cập đến vấn đề ( kế phản phải đọc địch số tài liệu liên quan tiếng nước : Nga, Anh, Pháp, Hungari) B- Nghiên cứu tình hình thực tế cơng tác lưu trữ hơ sơ lựa chọn hỗ sơ tài liệu đưa vào hưu trừ bảo quản Thanh phé, sé, Ban ngành, Quận, Huyện, Phường, Xã từ sau ngày giải phóng đên 1- Điễu tra, khảo sát thực trạng công tác hưu trữ hỗ sơ tài liệu cấp hành Thành phố - Thanh phố, sở ban ngành - Quận, huyện phịng ban chun mơn - Phường xã 2- Tôm tắt thực trạng việc làm được, tồn ảnh hưởng - hậu việc làm chưa tốt - chưa quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ đổi với việc lãnh đạo quản lý Nhà nước địa bàn C- Nghiên cứu hình thành loại tải liện hoạt động quản lý hành Nhà nước địa bàn Thành phổ, phân loại xác định giá trị tửng loại tài liệu 1- Nghiên cứu hệ thông tổ chức máy quản lý Nhà nước Thành phố: - Hệ thống tổ chức - Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền - Mỗi quan hệ phân công trách nhiệm quản lý ( Thành phế, Quận, Huyện Phường, Xã) 2- Sự hình thành tài liệu loại tài liệu sản sinh trình thực chức nãng, quyền {( TP, quận, huyện, phường, xã ) 3- Xác định giá trị loại -4- nhiệm vụ cấp sở khoa học : - Ÿ nghĩa trị - Ÿ nghĩa lịch sử - Ý nghĩa kinh tễ, xã hội - Ÿ nghĩa thực tiễn - Ÿ nghĩa khoa học khác “Trên sở xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu hỗ sơ tài liệu cần lưu trữ cấp quyền Thành phố D- Tổng hợp dự thảo Bảng thời hạn bảo quản mẫu 1- Nghiên cứu cách thức xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu cho khoa học, dễ áp dụng ( mang tính thiết thực, khả thí ) 2- Dự thảo gởi cho quan chức nãng thành viên Hội đồng khoa học thuộc Sở khoa học cơng nghệ mơi trường, chun gia góp ý Bảng thời hạn bảo quản mẫu ( dự thảo ) bao gồm : PHAN MO DAU Ÿ nghĩa, mục đích, tác dụng Bảng thời hạn bảo quản PHAN THỨ HAI Quy định chung có tính ngun tắc làm sở cho việc lựa chọn xác định giá trị tài liệu : - Loại bảo quản vĩnh viễn - Loai nao bảo quản lau dai - Loai ndo bảo quản tạm thời, ngắn hạn, hết giá trị thực tiễn cho tiêu hủy không cần đưa vào lưu trữ PHAN THU BA Cơ câu Bảng thời hạn bảo quản bao gỗm : - Sỗ chương, mục - Tổng số điều 3- Các loại tài liệu chủ yêu cấp quyền Thanh phơ phân loại, xác định giá trị bảo quản vĩnh viễn, lâu dài tạm thời theo khối sau : I.- TÀI LIỆU THUỘC VỀ LANH BAO, CHI DAO CHUNG : 1- Của TW đồi với TP 2- Của Thành ủy, HĐNDTP UBND Thành phố 3- Của Quận ủy, HĐND UBND Quận, huyện -§- 4- Của Đảng ủy, HĐND va UBND Phuong, xa II.- TÀI THONG LIỆU KE - KE HOACH THANH PHO, PHUONG, XA: 1- Tài liệu điều tra tất mặt QUAN, HUYEN, hoạt động đời sông xã hội, kinh tế, trị, văn hóa-xã hội, khoa học kỹ thuật, trật tự an tồn xã hội, an ninh quốc phịng 2- Tài liệu quy hoạch tẮt lĩnh vực; quy hoạch phát triển đô thị 3- Tài liệu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, kế hoạch phát triển lĩnh vực quản lý Nhà nước III.- TÀI LIỆU VỀ KHOI NOI CHINH: 1- Tổ chức, xây dựng máy quyền 2- Đào tạo, bồi đưỡng cán quyền 3- Trật tự trị an, an ninh quốc phòng 4- Kiểm sát, tịa án 5- Ngoại vụ IV.- TÀI LIỆU KHƠI KINH TẾ KỸ THUẬT : 1- Tài chính, ngãn hàng, quản lý thị trưởng 2- Vật giá 3- Công nghiệp 4- Nông nghiệp, thủy lợi, lâm nghiệp, quản lý dat dai 5- Giao théng van tai 6- Kiến trúc - xây dựng 7- Du lịch, thương mại V.- TÀI LIỆU KHƠI VĂN HĨA - Xà HỘI ; 1- Y tê 2- Giáo đục - đảo tạo 3- Lao động - thương binh - xã hội 4- Văn hóa thơng tin VI.- KHOI TAI LIZU KHOA HQC KY THUAT : Được tách làm thành bảng kê riêng thuận tiện cho việc áp dụng quan đơn vị Tài liệu khoa học kỹ thuật bao gồm : 1- Khối tài liệu thiết kế lĩnh vực xây dựng 2- Khối tài liệu thiết kế lĩnh vực sản xuất cong nghiệp : 3- Khối tài liệu công nghiệp 4- Khối tài liệu cơng trình nghiên cứu khoa học 5- Khi tải liệu chuyên môn IV- PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN KHAO SAT THUC TE : CỨU VÀ QUÁ TRÌNH CỨU, NGHIÊN 1- Phương pháp chung tiếp cận nghiên cứu áp đụng : a- Khảo sát thực tế, đối chiếu lý luận chung thực tiển, so sánh loại hình tải liệu góc độ thể thức, nội dung, xác định giá trị lịch sử, khoa học, thực tiễn tài liệu Ap dung phuong pháp mô tả, so sánh phương pháp logic b- biện chứng 2- Nghiên cứu lý luận khoa học kinh nghiệm thực tiễn việc xác định giá trị tài liệu, xây dựng bảng thời hạn bảo quân mẫu hồ sơ tài liệu lưu trữ a- _ Nghiên cứu hệ thống khái niệm liên quan làm sở cho việc nghiên cứu xác định giá trị tài liệu lưu trữ b-_ Nghiên cứu lý luận, thực tiễn kinh nghiệm số nước thê giới công tác xác định giá trị tài liệu, bảo quản tiêu hủy tài liệu không cịn giá trị thực tiễn, khơng cịn giá trị khoa học lịch sử Nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác xác định giá trị tài c- liệu, bảo quản tiêu hủy tài hệu lưu trữ Việt Nam năm trước 3- Nghiên vụ, quyền hạn quan hệ lãnh đạo, đạo, phân cơng quản lý cấp quyền địa phương : UBND Thành cứu chức phố, UBND năng, nhiệm Quận, a- _ Nghiên cứu chức năng, UBND quyền Phường, Xã hạn HĐND UBND cấp chinh quyền Thành phố b- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ quyền han HĐND, UBND cấp việc lãnh đạo quản lý mặt đời sống xã hội, trật tự an ninh quốc phòng ec Xac định loại tài liệu chủ yêu hình thành trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quyền cấp lĩnh vực đời sỗng xã hội : Chính trị tư tưởng, kinh tễ, văn hôa - xã hội, trật tự an ninh quốc phòng d- Xác định giá trị pháp ly thực tiễn khoa học hỗ sơ tai liệu cấp quyền sản sinh hoạt động lãnh đạo, quản lý minh Yăn cá biệt quyền địa phương : Ngồi văn pháp lý mang tính quy phạm, địa phương ban hành số lượng lớn văn mang tính quy phạm Loại vặn sách báo pháp lý nước ta thường gọi “ văn cá biết “, văn đơn hành “, văn áp dụng pháp luật vào trường hợp cá biệt cụ thể “ Khác với văn quy phạm pháp luật, văn cá biết khơng đất quy phạm pháp luật, mmà để áp dụng quy phạm phấp luât Vào trường hợp cụ thể nhằm xác lâp thay đổi chấm sỐ quan hệ pháp luật cá nhân tổ chức cụ thể, Do vị trí, tính chất chức năng, nhiệm vụ quyền địa phương chế Nhà nước chủ yếu cấp tổ chức hành pháp luật địa phương, nên hoạt động ban hành văn cá biệt chiếm tỉ lệ lớn toàn hoạt động ban hành văn quyền địa phương, og quan chấp hành hành Nhà nước cấp sở Hội đồng nhân dân cấp số trường hợp ban hành văn cá biệt, tỉ lệ khơng nhiêu Đó Nghị vẻ phê chuẩn kết bẩu cử Đại biểu HĐND, bẩu UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch ban HĐND, Nghị bãi miễn đại biểu v.v UBND quan chuyên môn UBND, hàng năm ban hành số lượng lớn loại văn hoạt động quản lý hành Nhà nước địa phương Những văn : Quyết định giao đất, Quyết định xử phạt hành chánh, Quyết định thành lập doanh nghiệp, Quyết định hành nghề tư nhân, Quyết định bổ nhiệm, cách chức cán v.v Văn cá biệt phương tiện chủ yếu để thực quy phạm pháp luật thực tế, mà quy phạm thực khơng có quy định mang tính quyền lực Nhà mide quan Nhà nước có thẩm quyền người đại diện có thẩm quyền quan Nhà nước tương ứng Văn cá biệt quan quyền địa phương ban hành trường hợp : -k4; - Khi nghĩa vụ pháp lý chủ thể không phát sinh, có hành vi đơn phương cá nhân, hay tổ chức cụ thể (ví dụ : công dân muốn thành lập doanh nghiệp tư nhân phải UBND định cho phép thành lập doanh nghiệp tư nhân ; cơng dân muốn xây dựng nhà ở, sửachữa nhà phải quan quyền địa phương có thẩm quyền cấp giấy phép v.v ) - Khi cần phải áp dụng biện pháp cưỡng chế chế tài pháp luật đốt với cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm pháp luật (ví dụ : Quyết định xử phạt hành chánh : Quyết định đình hoạt động sản xuất kinh doanh : đình xây dựng : Quyết định buộc bổi thường thiệt hại đo hành vi vi phạm hành gây v.v ) Văn cá biệt địa phương mặt lý Iuận mặt pháp lý phải ban hành hình thức định, khơng thể hình thức văn hành thơng thường Vì khác với văn hành thơng thường, văn cá biệt quyền địa phương văn qui phạm pháp luật có tính bắt buộc thực đối tượng áp dụng, trường hợp văn không thực bị áp dụng biện pháp cưỡng chế, hướng chịu hậu bất lợi không thực đúng, đủ qui định nội dung văn cá biệt, Văn cá biệt quan địa phương ban hành có vai trị to lớn chế điểu chỉnh pháp luật, phương tiện chủ yếu để qui phạm pháp luật vào sống, đồng thời thông qua văn bần cá biệt mà quyền, nghĩa vữ pháp lý chủ thể (cơ quan, tổ chức cá nhân) thực thực tế, nên địi hỏi quan địa phương ban hành văn phải tuân theo yêu câu nội dung, hình thức yêu cầu kỹ thuật thật manh nghiêm ngặt -s0- Văn hành thơng thường địa phương Đây loại văn quan Nhà nước nói chung, quan quyền ấp địa phương nói riêng sử dụng hoạt động hàng ngày để giải công việc phục vụ việc thực chức năng, nhiệm vụ : Thông báo, Biên bản, Công văn, kế hoạch, Chương trình cơng tác, mẫu biểu tài liệu điều tra, thống kê v,v Sở dĩ văn nói thuộc loại văn hành thơng thường hai lý : - Thứ , loại văn dùng quan Nhà nước tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế (sử dụng thông thường xã hội) Xét tính chất pháp lý loại văn khơng mang tính qun lực Nhà nước, khơng thể ý chí đơn phương định quan ban hành khơng có tính bắt buộc thực hiện, khơng có cưỡng chế thi hành v.v ~ Thứ hai, khác với văn hành thơng thường loại quan, tổ chức, xã hội, tổ chức kinh tế sử dụng, văn ban hành dơ quan Nhà nước thực giá trị pháp lý, sở, tiền để pháp lý để quan Nhà nước ban hành văn qui phạm,hoặc văn cá biệt Ví dụ từ biên vi phạm hành chính, quan thành phố có thẩm vào để ban hành định xử phạt hành Trong hoạt động quan cấp thành phố thường xun phải sử dụng loại văn hành thơng thường để tổ chức đao thí hành pháp luật, thực hoạt động tác nghiệp, báo cáo lên cấp trên, đạo đôn đốc cấp dưới, trao đổi giao dịch, liên hệ công việc với quan, tổ chức khác công dân địa phương v.v 2- Giá trị pháp lý văn quan quyền cấp thành phố a/ Những thuộc tính pháp }ý chủ yếu văn quan cấp thành phố, Văn quan địa phương nói chung, quan thành phố nói riêng ban hành có thuộc tính pháp lý chủ yếu sau : Một là, văn quan thành phế văn luật, ban hành sở nhằm thi hành không Hiến pháp, Luật mà văn quan Nhà nước cấp Thuộc tính văn địa phương xuất phát từ vị trí, vai trị tính chất pháp lý quan thành phố máy Nhà nước, xuất phát từ nguyên tắc tập trung dân chủ nguyên tắc pháp chế tổ chức hoạt động quan Nhà nước, có quan Nhà nước địa phương Cũng quan Nhà nước khác, hoạt động ban hành văn quyên địa phương hoạt động chủ yếu địa phương để thực chức năng, nhiệm vụ, hạn theo luật định Những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan quyền địa phương luật văn quan địa phương ban hành phải vào quy định luật, phải sở nhằm thi hành luật, làm cho quy định luật thực thực tế Trong nhiều trường hợp, địa phương ban hành văn sở thi hành trực tiếp quy định luật văn cửa quan Nhà nước cấp (những văn cá biệt), cụ thé hóa quy định luật văn quan Nhà nước cấp để thi hành địa phương (văn quy phạm) -52- Trong trường hợp khác, khơng có quy định luật văn quan Nhà nước cấp vấn đề phát sinh địa phương, để điển chỉnh quan hệ xã hội thuộc loại địa phương vào chức năng, thẩm theo luật định có ban hành văn theo sáng kiến khơng trái với nội dung tinh thân luật văn quan Nhà nước cấp Như vậy, tính luật văn địa phương ban hành thể hiệu lực pháp lý văn thấp luật, ban hành sở nhằm cụ thể hóa thi hành luật địa phương Mặt khác, văn quyền địa phương ban hành phải vào quy định văn quan Nhà nước cấp trên, sở nhằm thi hành văn hoạt động quản lý Nhà nước địa phương Đây khác tính luật văn địa phương so với văn loại quan Nhà nước Trung ương Hai là, văn địa phương văn mang tính quyền lực Nhà nước Tính quyền lực Nhà nước văn quyền địa phương bắt nguên từ tính chất lực Nhà nước quan địa phương, hình thức thể kết hợp ý chí nhân dân địa phương với ý chí chung Nhà nước Để thực hoạt động quản lý Nhà nước địa phương phạm vi chức năng, thẩm mình, địa phương có đơn phương ban hành văn (văn quy phạm, văn cá biệt) có tính bắt buộc thực tổ chức cá nhân địa phương, nến tổ chức cá nhân thuộc phạm vi tác động văn Đơn phương ban hành tính bắt buộc thực dấu hiệu chủ yếu tính quyền lực Nhà nước văn quyền địa phương _§3- Tuy nhiên, khác với trung ương, địa ng số trường hợp, trước định số vấn để cịn có thỏa thuận với quan Nhà nước cấp (ví dụ : bổ nhiệm thủ trưởng quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân ; 'định thủ tục hành địa phương vấn để trung ương "quy định ; đặt loại lệ phí địa phương luật hành, trường hợp .) Nhưng theo không nhiều, khơng có tính phể biến Ở phái nhấn mạnh : thỏa thuận hay phê chuẩn quyền trung ương văn địa phương nước ta xuất phát từ nguyên tắc quyền lực Nhà nước tập trung thống nguyên tắc tập trung dân chủ tổ chức hoạt động máy Nhà nước Điễu khác hẳn với chế độ “ cho phép “, ! * chuẩn y “ trung ương văn quyền địa iphương chế Nhà nước số nước TBCN (như Anh nước theo hệ thống Ang-glô-sắc xông ) Ở nước này, điều kiện có tính bất buộc quan quản lý địa phương trước tuyết định (gần hẳu hết) biện pháp kinh tế, xã hội, hành quan quan lý địa phương phải có trao đổi, thỏa thuận trước vớichính quyền trung ương Anh người đứng đâu quan hành địa phương khơng tn thủ chế độ thỏa thuận trước với Bộ wan để Bộ trưởng có giao vến để cho số quan chức Bộ thực hiện, tự trực tiếp ban hành văn - an để Ở Pháp trì hệ thống chuẩn y trước Bộ trung “đơng định nhiễu vấn để quan quản lý Nhà nước *địa phương, fone : Chế độ thỏa thuận trước, phê chuẩn trung ương đối văn địa phương cẩn thiết, bảo đảm nguyên tắc g thống hoạt động quản lý Nhà nước Nhưng mở rộng Hiểu phạm vi vấn để cần chuẩn y, thỏa thuận trước HĐƒ-trì trệ,ÿ lại, dựa dẫm, khơng dám chịu trách nhiệm, không phát ang tao, chi động địa phương, ngược xu chủ hóa hoạt động quản lý Nhà nước Ba là, văn địa phương thể, thiết thực, kịp thời mang tính cụ Tính cụ thể, thiết thực văn quyên địa phương xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ quan quyền địa phương trực tiếp tổ chức, đạo áp dụng biện pháp nhằm thi hành Hiến pháp, luật văn quan Nhà nước địa phương Các văn quyền địa phương thường cụ thể, khơng thể chung chung Điều thể rõ nội dung loại văn quyên địa phương ban hành, kể văn chủ đạo, văn quy phạm văn cá biệt Nghị HĐND định UBND đòi hỏi nội dung phải cụ thể, rõ ràng, phải phải làm ? quan có trách nhiệm thực ? thời gian phải hoàn thành v.v Các văn quy phạm pháp luật quyền địa phương thường văn cụ thể hóa, tiết hóa quy định luật văn quan Nhà nước cấp nên nội dung thường quy phạm cụ thể, tác động trực tiếp lên quan hệ xã hội mà điều chỉnh, Vi dụ : văn xử phạt vi phạm hành mà trước quyền địa phương ban hành quy định cụ thể hành vi vi phạm ; hình thức biện pháp xử lý hành vi ; thẩm quyền, thủ tục xử phạt v.v Những quy định thực ngay, không cần chờ văn hướng dẫn Tính cụ thể văn quyền địa phương thể rõ văn cá biệt quan Nhà nước địa phương ban hành Các văn cá biệt quyền địa phương chiếm tỉ lệ lớn tổng số văn địa phương ban hành, cấp huyện cấp xã Các văn địa phương cịn mang tính thiết thực, kịp thời “ sinh “ trực tiếp từ thực tiển sinh động, phong phú đời sống xã hội địa phương sở, xuất phát từ nhu cầu phải giải vấn để nảy sinh địa phương, Đặc điểm khác hẳn với văn trung ương ban hành thường phải mang tính phổ biến, khái quát phạm vi nước, nên văn bẩn trung ương ban hành lúc nào, đâu - §§- phù hợp với nhu câu thực tiển địa phương Ví dụ : Do trẻ em chơi thả diéu làm giấy bạc nhập lậu gây chập điện, cháy nổ trạm biến thành phố, UBND thành phố văn cấm sản xuất, kinh đoanh thả diễu địa phần thành phố Văn có tác dụng kịp thời thiết thực Tính kịp thời, thiết thực văn địa phương thể rõ việc ban hành văn cá biệt, giải nghĩa vụ chủ thể pháp luật địa phương Bốn là, văn quy phạm pháp luật quyền địa phương có hiệu lực pháp luật khơng lâu dài Điều hiệu lực pháp luật văn quyền địa phương thấp hiệu lực pháp luật văn trung ương Những văn quy phạm pháp luật quyền địa phương ban hành theo sáng kiến riêng để điều chỉnh loại quan hệ xã hội địa phương chưa có quy định trung ương, bị lực có văn quy phạm quan Nhà nước trung ương vấn để Vì qun địa phương ban hành loại văn có tính chất tạm thời để áp dụng địa phương nhằm đáp ứng nhu câu địa phương, chờ cấp ban hành (Ví dụ : Thành phố Hỗ Chí Minh, thời gian qua UBND Thành phố ban hành : Quyết định số 2921/QĐ-UB ngày tháng năm 1994 ban hành quy chế tạm thời toán vốn đầu tư XDCB sửa chữa lớn hoàn thành ; Quyết định số 3475/QĐ-UB ngày 18 tháng 10 năm 1994 việc ban hành quy chế tạm thời công tác khen thưởng TP Hê Chí Minh v.v ) Trên thuộc tính pháp lý văn địa phương Nắm rõ thuộc tính văn qun địa phương có sở để hoàn thiện nâng cao chất lượng công tác ban hành văn sử dụng, lưu giữ văn hoạt động quyền địa phương -§- b/ Vai trị văn cấp thành phố tổ chức hoat đồng quản lý Nhà nước địa phương, Văn địa phương phương tiện đặc biệt quan trọng để thực chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước nhằm xây dựng phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, nâng cao đời sống vật chất tình thân nhân dân địa phương Xuất phát từ tính chất pháp lý văn địa phương ban hành mối quan hệ qua lại chúng với văn quan Nhà nước khác, so với phương tiện pháp lý khác mà địa phương sử dụng để thực chức năng, nhiệm vụ : văn địa phương có vai trị to lớn ý nghĩa nhiễu mặt đời sống xã hội địa phương Trước hết, với tính cách định quản lý, văn địa phương giữ vai trị trung tâm tồn chu trình quản lý, chi phối ảnh hưởng trực tiếp đến tất giai đoạn chu trình (xử lý phân tích thơng tin để định quản lý ; tổ chức đạo hoạt động quản lý nhằm thực thực tế định quản lý ; kiểm tra, đánh giá hiệu lực, hiệu quản lý thực chất kiểm tra, đánh giá hiệu lực, hiệu định quản lý ban hành), Vì vậy, văn địa phương vừa phương tiện để quản lý, vừa sản phẩm q trình hoạt động quản lý Thơng qua văn ban hành mà quan quyên địa phương- chủ thể quản lý tác động đến cá nhân, tổ chức địa phương, hướng hoạt động họ vào việc thực mục tiêu kinh tế - xã hội địa phương Vì vậy, quan địa phương tất cấp sử dụng văn với hình thức nội dung thích hợp để tiến hành hoạt động quản lý [nh vực \ đời sống xã hội địa phương -5+ Ở nước ta, Đảng Nhà nước déu xác định: “ Quân lý Nhà nước pháp luật không đạo lý “ (Điêu 12 Hiến pháp, Nghị Đại hội Dang lần thứ VD) đòi hỏi phải có hệ thống pháp luật đủ đồng bộ, đồng thời pháp luật phải thực nghiêm mình, Ở chứng ta lại thấy vai trị khơng thể thiếu văn địa phương chế điêu chỉnh pháp luật Vai trò việc áp dụng pháp luật mà việc xây dựng pháp luật Với chức năng, nhiệm vụ tổ chức thí hành pháp Mật địa phuơng, văn áp dụng pháp luật địa phương ban hành bảo đảm cho quy định Hiến pháp, luật văn quan Nhà nước cấp thực sống Vai trò văn địa phương góp phần quan trọng vào việc cụ thể hóa, tiết hố bổ sung vào “ khoảng trống “ hệ thống văn quy phạm pháp luật trung ương văn quy phạm địa phương ban hành sở nhằm thi hành luật, đáp ứng nhu câu đòi hỏi sống đa dạng, phong phú, có tính đặc thù địa phương Những văn địa phương loại nhiễu trường hợp sở, tiền việc ban hành văn pháp luật mới, có tính phổ biến, áp ụng chung nước, Trong lĩnh vực thực pháp luật, văn cá biệt địa phương, áp đụng quy phạm pháp luật cá nhân, tổ chức trường hợp cụ thể, làm cho quy phạm pháp luật “ sống “ thực tế Những văn loại địa phương nhiều, chiếm khoảng 95% tổng số văn _ Cửa địa phương (nhất cấp đưới sở) Thiếu Văn nhiễu trường hợp, pháp luật trang giấy, đọng lại Các văn địa phương phương tiện - Pháp lý chủ yếu để địa phương thực chức năng, hhiệm vụ hạn Trong hoạt động quyên địa _58- để thực chức năng, nhiệm vụ, hạn theo luật định, địa phương tất nhiên phải sử dụng hình thức phương tiện pháp lý khác nhau, văn địa phương hình thức thể ý chí lực Nhà nước nên ln ln phương tiện chủ yếu quan trọng việc quản lý kinh tế xã hội địa phương, Cũng thơng qua văn địa phương, mối quan hệ Nhà nước nhân dân, địa phương với nhân dân địa phương thiết lập giải Văn địa phương không tác động đến hành vi xử cơng dân mà cịn giải thực tế quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ Cuối cùng, văn quan địa phương ban hành (hoặc sử dụng) phản ánh ghi nhận lại thực tế tổ chức hoạt động quan địa phương Vì văn quyền địa phương tư liệu có giá trị pháp lý phản ánh trung thực, giúp cho việc sưu tâm, tra cứu, đổi chiếu giúp cho việc tổng kết, nghiên cứu sau trính tổ chức hoạt động quan, cấp thành phố qua giai đoạn tổn phát triển, Đây sở pháp lý để xác định chế độ quản lý thời hạn bảo quản loại văn cụ thể quan cấp thành phố mà để cập phân sau.- I ~54- NHŨNG VẤN ĐỀ CẤP THIẾT TRONG VIỆC QUẦN LÝ CONG TAC LUU TRU Ở ĐỊA PHƯƠNG TRONG TÌNH HÌNH [ ĐỔI MỚI ĐẤT NƯỚC HIỆN NAY (QUA THỰC TẾ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TP.HCM) ng ae 1- Tình hình thực tế cơng tác Lưu trữ TP Hồ Chí Minh Thành phố Hồ Chí Minh địa phương lớn, có tâm quan trọng trị, Kinh tế, Văn hóa xã hội nước Trong trình tổn phát triển hệ thống quan Nhà nước thành phố, hàng ngày hàng giờ, sản sinh nhiễu tài liệu văn kiện có ý nghĩa mặt trị, Kinh tế, Khoa học, lịch sử Từ thành phố giải phóng đến nay, máy quyền xây dựng củng cố, Để đáp ứng nhu cầu quần lý mới, phận Văn thư - Lưu trữ hình thành sớm Đến năm 1983, Phòng Lưu trữ thành lập đặt trực thuộc Văn phòng UBND thành phố Nhiệm vụ Phịng Lưu trữ : - Tập trung quản lý thống tài liệu lưu trữ TP Hồ Chí Minh theo chế độ qui định Nhà nước - Tổ chức việc bảo quần phục vụ khai thác tốt khối tài liệu có, 1/ Đối với TL UBND Thành phố : Hàng năm tổ chức thu thập, xếp, lên mục lục, bảo quản an toàn nguyên vẹn TL UBND.TP từ năm 1975 đến Déng thời phục vụ tốt nhu cầu khái thác khối TL này, Nhờ có quan tầm, giúp đỡ đíc lãnh đạo quan, nên Phịng Lưu trữ có kho bảo quần TL với diện tích 455 m2, khoảng 1.580m/giá TL Kho thơng thống, sẽ, có kệ giá hộp đựng TL tiêu chuẩn, có đẩy đủ phương tiện PCCC, - Công tác phục vụ khai thác TL, ty liéu 1am tương đối, phục vụ nhanh chóng đối tượng cho nhu cầu khai thác, Hàng năm phục vụ khoảng 1.000 lượt người mượn, đọc, tài liệu độc giả Do chỗ làm việc chật nên chưa tổ chức phòng đọc riêng cho Phòng Lưu trữ trang bị máy vi tính (02 bộ), máy Photocopy để phục vụ nhanh cho người yêu cầu khái thác TL Biên chế Phòng 05 người : 0i Đại học, 04 Trung cấp Lưu trữ, 2! Đổi với Lưu trữ quận, huyện, sở ban ngành : Vai trò Phòng Lưu trữ lưu trữ đơn vị sở nhiều ling ting, chưa phất huy vai trò tham mưu cho Thường trực UBND.TP viéc ~§0-~ đạo nghiệp vụ Lưu trữ phạm vi toàn thành phố Tuy nhiên thời gian qua làm số việc sau : - Đã tổ chức soạn thảo ban hành đến sở tập TL”Trích dẫn văn ' Nhà nước giữ gìn bí mật quốc gia, công tác công văn giấy tờ Và hướng dẫn công tác lập hồ sơ lưu trữ TL” Những nội dung hướng dẫn có hệ thống giúp cho cán sở có điều kiện tra cứu để thực công tác Văn thư- Lưu trữ, - Phối hợp với Phòng Tuyên truyền- Sở Tư pháp phổ biến rộng rãi “Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia” đài truyền hình đài phát thành phố (năm 1984) Đã tham dự hội nghị 'Tổng kết 10 năm thực Pháp lệnh bảo vệ TL lưu trữ Quốc gia Cục Lưu trữ Nhà nước tổ chức - Tham mưu cho Thường trực UBND TP QÐ 48/QÐ-UB ngày 16/03/1987 | v4 ban hành qui chế công tác công văn giấy tơ - Ngày 13/05/1994 có văn số 2161/UB-TH gởi sở ban ngành, quận- huyện v4 tăng cường quản lý tài liệu lưu trữ - Phòng Lưu trữ phối hợp với Trường Hành chánh TP tổ chức lớp đào tạo trung cấp Lafu trữ chức cho 64 cán sở | Ti nam 1992, đíc Chánh Văn phịng có sáng kiến hàng tháng triệu tập họp Chánh Văn phòn quận- huyện để nhắc nhở công tác thông tin báo cáo kịp thời tình hình quận- huyện cho Thường trực Ủy ban Trong buổi họp mời Phòng Hành chánh Phòng Lưu trữ tham dự, nhắc nhở đơn vị sé ting { cường củng cố công tác Văn thư- Lưu trữ Tổ chức học tập lẫn Văn phòng quận- huyện, sở ban ngành Đây hội cho công tác lưu trữ thâm nhập, sâu sát với lưu trữ quận- huyện Phòng Lưu trữ trực tiếp xuống quận- huyện nắm tình hình thực tế cơng tác lưu trữ, giúp cho quận- huyện chỉnh lý xếp TL, chỉnh đốn kho tàng bảo quản tài liệu tiêu chuẩn kỹ thuật Kết ngày có 10/18 quận- huyện có kho tàng đạt tiều chuẩn kỹ thuật cho việc bảo quần khai thác tài liệu, Ví dụ quận 10, Tân Bình, huyện Củ Chi, Hốc Môn, Nhà Bè, Đây công sức đóng góp cửa tồn thể CBNV Phịng Lưu trữ - Đội ngũ cán lưu trữ sở có người cân mẫn, tận tụy với công việc Tuy nhiên việc bổi dưỡng kiến thức nghiệp vụ khen thưởng cho số chưa kịp thời Một số cán lưu trữ khác phải kiêm nhiệm nhiều, khơng có làm cơng tác lưu trữ Điều kiện làm việc chưa cải thiện, làm lưu trữ vất vả cực khổ mà hâu khơng quan tâm mức nên có điểu kiện cán lưu trữ chuyển qua làm nghề khác Diéu làm cho ngành Lưu trữ khó gif can b6 nghiệp vụ làm lân năm Tình hình chung sở TL lưu trữ bó gói lưu giữ vào chỗ đó, chưa xếp chợn lựa tài liệu quí để sau giao nộp vào lưu trữ cố định -G- I) MỘT SỐ MẶT.CÒN TỒN TẠI : Trong tình hình đất nước phát triển đổi ngày cơng tác lưu trữ Šˆ chưa phát triển tẩm vóc với yêu câu thực tế đất nước : - Tổ chức ngành chưa xếp chặt chế từ Trung ương đến địa a ‡ phương, việc làm ảnh hưởng đến việc cần đạo thống tồn quốc Cơng tác lưu trữ TP Hồ Chí Minh cịn lúng túng việc thực chức , ˆ_ cơng tác tổ chức kinh phí hoạt động hạn hẹp, đội ngữ cán giỏi nghiệp vụ mồng Thành phố Hồ Chi Minh gẩn triệu dân, với hệ thống quản lý Nhà nước lớn chưa có kho lưu trữ TL thành phố mặc đù sau 20 năm nhiễu quan có œóTL cẩn phải nộp lưu vào Lưu trữ cố định thành phố chưa _ s; vật chất để đáp ứng yêu cầu :_ | - Cán Lưu trữ sở quận huyện, ban ngành thiếu yếu nhiều -_ nghiệp vụ, chưa đào tạo bổi dưỡng đứng mức, cần lưu trữ phải kiêm È-ˆ nhiệm nhiễu đối tượng tỉnh giảm biên chế Công tác - Hiệu suất biệu khai thác sử dụngg TL lưu trữ chưa cao Ề học, - Công tác Văn thư- Lưu trữ quan Nhà nước mang tính chất khoa bão vệ thơng tín, tun truyền phổ biến TL1.T chưa làm thường xun ; ý thức Ȉ giữ gìn bí mật tài liệu cán chưa đêu khắp nghiệp vụ chun mơn riêng Nhưng tổ chức khơng có ngành đọc để hướng lấn bồi dưỡng, đào tạo định kỳ tổ chức sở kết, tổng kết công tác Văn thư- thư- Lưu +} ưu trữ để kịp thời uốn nắn biểu vi phạm qui định công tác Văn trữ biểu dương kịp thời cá nhân, đơn vị thực tốt It), NHU CAU CONG TAC LUU TRU CUA THANH PHO HỒ CHÍ MINH TRONG XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN : 1) Cân tổ chức việc chọn lọc TL có giá trị mặt kinh tế, văn _.hóa, lịch sử để tập trung bảo quần thống k- 2) Tăng cường đội ngữ cán nghiệp vụ Lưu trữ để có điểu kiện xử lý Ề ghiệp vụ từ sở 3) Cân thành lập đơn vị tổ chức Lưu trữ cửa thành phố để có điểu kiện hồn thành đẩy đủ yêu cầu công tác chuyên môn, cho 4) Đâu tư sở vật chất, kho tàng, trang thiết bị kinh phí để đáp ứng § tác tập trung bảo quản tài liệu lưu trữ thành phố Ì) MỘT SỐ KIẾN NGHỊ : 1) Trách nhiêm Cuc Lưu trữ: Ơng dẫn chun mơn nghiệp vụ Cẩn tổ chức ban hành s6m cdc văn ~62- 2/ Cân xây dựng chế độ sách thỏa đầng cho cán Lưu trữ chế độ thâm niên, chế độ độc hai 2/ Đối với lãnh đao UBNĐ,TP : a- Cần gấp rút tổ chức lại máy lưu trữ Thành phố cho phù hợp với tình hình Đồng thời bố trí, bổi dưỡng cán lưu trữ từ Thành phé đến sở hợp lý b- Can đầu tư kinh phí thỏa đáng cho kho tàng, trang thiết bị để bắc quần tài liệu Thành phố bị hư hại nghiêm trọng e- Trước mắt cần ban hành Danh mục quan có tài liệu cat nộp vào kho Lưu trữ TP d- Ban hành “ Thời hạn bảo quản mẫu TL Lưu trữ c‹ quan quản lý Nhà nước TP “ Trên vấn để cấp thiết công tác Lưu trữ TP.HCM H aR