Xác định giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HOÀNG QUANG CƢƠNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG Q TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2017 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HOÀNG QUANG CƢƠNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC Mã số: 06.32.03.01 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC TS PHAN ĐÌNH NHAM Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tơi, hướng dẫn TS.CVCC Phan Đình Nham – Giảng viên Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Các tư liệu kết nêu luận văn trung thực, có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng Nếu có điều sai sót, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Thành phố Hồ chí Minh, ngày 28 tháng năm 2017 Tác giả luận văn Hoàng Quang Cƣơng DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ HĐND Hội đồng nhân dân Nxb Nhà xuất UBND Ủy ban nhân dân THBQ Thời hạn bảo quản MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu đề tài 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài 4 Phương pháp nghiên cứu 5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề nguồn tài liệu tham khảo 6 Bố cục đề tài 13 CHƢƠNG I TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG, THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 14 1.1 Tổ chức máy quyền cấp xã quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh 14 1.1.1 Vai trò quyền cấp xã 14 1.1.2 Chính quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh 16 1.2 Thành phần, nội dung giá trị tài liệu quyền cấp xã 26 1.2.1 Thành phần tài liệu 26 1.2.2 Nội dung tài liệu 28 1.2.3 Giá trị tài liệu 35 TIỂU KẾT CHƢƠNG I 42 CHƢƠNG II CƠ SỞ KHOA HỌC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 43 2.1 Cơ sở lý luận cơng tác xác định giá trị tài liệu quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh 43 2.1.1 Khái niệm xác định giá trị tài liệu 44 2.1.2 Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu 47 2.1.3 Vận dụng nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 52 2.1.4 Vận dụng phương pháp xác định giá trị tài liệu 57 2.1.5 Vận dụng tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 62 2.2 Cơ sở thực tiễn công tác lưu trữ việc xác định giá trị tài liệu quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh 74 2.2.1 Tổ chức lưu trữ 74 2.2.2 Các hoạt động lưu trữ 75 2.3 Cơ sở pháp lý cơng tác lưu trữ quyền cấp xã 84 TIỂU KẾT CHƢƠNG II 88 CHƢƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .89 3.1 Nhận xét khái qt cơng tác lưu trữ quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh 89 3.2 Một số giải pháp xác định giá trị tài liệu quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh 91 3.2.1 Quán triệt văn hành công tác văn thư, lưu trữ 91 3.2.2 Tổ chức thực văn hành công tác văn thư lưu trữ 92 3.2.3 Kiện toàn tổ chức bố trí cán văn thư, lưu trữ 94 3.2.4 Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán làm công tác văn thư - lưu trữ 96 3.2.5 Thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ 98 3.2.6 Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh 100 TIỂU KẾT CHƢƠNG III 114 KẾT LUẬN 115 PHỤ LỤC .127 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Xã, phường, thị trấn đơn vị hành nhà nước cấp sở (sau gọi tắt cấp xã) Cấp xã có nhiều hoạt động quản lý nhà nước tổ chức trị, trị - xã hội địa phương, song nói hoạt động quan quyền nhà nước cấp xã bao gồm HĐND UBND nơi thực trực tiếp cụ thể chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật Nhà nước quần chúng nhân dân chủ yếu Một phương tiện quan trọng để bảo đảm hoạt động quyền cấp xã loại văn bản, tài liệu (sau gọi chung tài liệu), tài liệu phương tiện chủ yếu giúp cho quyền cấp xã triển khai, thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Được sản sinh trình hoạt động quyền cấp xã, tài liệu chứa đựng thơng tin q khứ, mang tính lịch sử có giá trị cao, phản ánh tồn q trình hình thành, phát triển trị, kinh tế, văn hố, xã hội, an ninh quốc phịng, mặt hoạt động đời sống xã hội địa phương Nó chứng khơng thay được, ghi lại trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân; phản ánh trung thực thời khắc lịch sử quan trọng bảo vệ xây dựng quyền địa phương; sở để nghiên cứu đảm bảo tính hệ thống, liên tục kế thừa cho hoạt động quyền cấp xã Điều 14 Luật lưu trữ năm 2011 quy định “Tài liệu hình thành trình hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp xã, phường, thị trấn lựa chọn lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân xã, phường, thị trấn” [67, tr.6] Thành phố Hồ chí Minh có 322 đơn vị hành cấp xã, có 259 phường, 58 xã thị trấn, xã, phường, thị trấn địa bàn Thành phố, công tác lưu trữ cịn nhiều hạn chế nhiều xã, phường khơng có kho lưu trữ tập trung, số xã, phường, thị trấn có kho lưu trữ tập trung khơng đảm bảo yêu cầu diện tích theo quy định trang thiết bị bảo quản tài liệu; tài liệu chưa thu thập lập hồ sơ đầy đủ; việc phân loại, xếp quản lý tài liệu lưu trữ chưa khoa học Đặc biệt, hạn chế công tác lưu trữ việc xác định giá trị tài liệu chưa thực cách triệt để Cụ thể, xã, phường, thị trấn hồ sơ, tài liệu đối chiếu định THBQ theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định THBQ hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 Bộ Nội vụ ban hành bảng THBQ hình thành hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Vì vậy, xác định THBQ cho hồ sơ, tài liệu thiếu tính xác thực, tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị, tài liệu không đảm bảo hiệu lực pháp lý không tổ chức tiêu hủy theo quy định, cá biệt cịn có nhiều xã, phường, thị trấn không tiến hành xác định giá trị tài liệu Trong công tác lưu trữ, xác định giá trị tài liệu khâu nghiệp vụ quan trọng, liên quan định đến số phận tài liệu Kết cơng tác có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung thành phần tài liệu Phông lưu trữ quan Việc không xác định rõ THBQ dẫn đến nhiều hồ sơ, tài liệu bảo quản không theo giá trị thực chúng; tài liệu hết giá trị, tài liệu đến hạn tiêu hủy cịn lưu trữ, gây lãng phí việc bố trí kho tàng, trang thiết bị, nhân lực kinh phí bảo quản Thực tế đặt yêu cầu cho quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh phải tiến hành xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động đặc biệt quan quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh cần phải sớm xây dựng, ban hành bảng THBQ hồ sơ, tài liệu quyền cấp xã để thống thực nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu đồng thời tiêu chuẩn hóa THBQ cho loại hồ sơ, tài liệu quan Bảng THBQ tài liệu giúp cán lưu trữ tránh cách nhìn phiến diện, chủ quan xác định giá trị, đồng thời tạo sở để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản kho lưu trữ, loại bỏ tài liệu khơng cịn giá trị Nó khơng phương tiện để tiến hành xác định giá trị tài liệu kho lưu trữ quan mà cịn có ý nghĩa đạo hướng dẫn cho xã, phường, thị trấn toàn Thành phố vấn đề Nhận thấy cấp thiết này, định chọn vấn đề "Xác định giá trị tài liệu hình thành q trình hoạt động quyền cấp xã địa bàn thành phố Hồ Chí Minh" làm đề tài luận văn Thạc sỹ ngành Lưu trữ học Trên sở phân tích lý luận qua việc khảo sát, tìm hiểu thực tế, chúng tơi hy vọng vẽ tranh khái quát công tác lưu trữ nói chung, cơng tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng xã, phường, thị trấn địa bàn thành phố Hồ Chí Minh đồng thời đề xuất số giải pháp nhằm giúp nâng cao chất lượng khắc phục hạn chế cơng tác xác định giá trị nói riêng cơng tác lưu trữ nói chung quyền cấp xã địa bàn Thành phố Mục tiêu đề tài Với đề tài này, mong muốn giải mục tiêu sau đây: Một là, vẽ tranh khái quát công tác lưu trữ quyền cấp xã địa bàn thành phố Hồ Chí Minh như: thành phần, nội dung, giá trị tài liệu hoạt động lưu trữ: thu thập, bổ sung; phân loại chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu… Hai là, sở thực trạng công tác lưu trữ thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu quyền cấp xã, nghiên cứu sở khoa học: sở lý luận xác định giá trị tài liệu, sở thực tiễn công tác lưu trữ quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh sở pháp lý để xác định giá trị tài liệu hình thành trình hoạt động quan Ba là, sở khoa học xác định giá trị tài liệu quyền cấp xã chúng tơi xây bảng THBQ tài liệu HĐND UBND xã, phường, thị trấn địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, bảng THBQ tài liệu công cụ quan trọng hữu hiệu dùng xác định giá trị tài liệu lưu trữ Đề tài nghiên cứu thành cơng có đóng góp sau đây: Một là, góp phần làm phong phú thêm lý luận lưu trữ học nước ta lĩnh vực xác định giá trị tài liệu quyền cấp xã Hai là, góp phần cung cấp luận khoa học cho quan quản lý nhà nước công tác lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh để hoạch định chủ trương sách, ban hành văn quản lý, đạo cơng tác lưu trữ nói chung công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng quyền cấp xã Ba là, kết nghiên cứu góp phần cung cấp sở lý luận thực tiễn cho quyền cấp xã địa bàn thành phố Hồ Chí Minh việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung hoạt động xác định giá trị tài liệu nói riêng Bốn là, luận văn tài liệu hữu ích phục vụ cơng tác giảng dạy học tập cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh sở giáo dục đào tạo khác Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài vấn đề xác định giá trị cho tài liệu hình thành trình hoạt động HĐND UBND cấp xã bao gồm: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn Trong đó, đối tượng chủ yếu đề tài tài liệu hành hình thành trình hoạt động HĐND UBND cấp xã địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Vì vậy, vấn đề khác có liên quan đến đối tượng đề tài như: thành phần, nội dung, giá trị tài liệu hoạt động lưu trữ khác: thu thập, bổ sung, phân loại, chỉnh lý tài liệu đề cập tới, song khơng phải nội dung đề tài Phạm vi nghiên cứu - Về thời gian, tập trung nghiên cứu cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng từ năm 2001 (từ có Pháp lệnh lưu trữ quốc gia) đến năm 2016 - Về không gian nghiên cứu, thời gian trình độ cịn hạn chế, chúng tơi chưa có điều kiện khảo sát cơng tác lưu trữ tất xã, phường, thị trấn địa 246 247 248