Công tác quản lý nhân sự trong dự án thanh toán phí dịch vụ cho chuyên gia y tế tại công ty cổ phần la

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: PHẠM THANH THỦY CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG DỰ ÁN THANH TỐN PHÍ DỊCH VỤ CHO CHUYÊN GIA Y TẾ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN L&A Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: PHẠM THANH THỦY MSSV: 1954092054 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG DỰ ÁN THANH TỐN PHÍ DỊCH VỤ CHO CHUN GIA Y TẾ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN L&A Ngành: Quản trị kinh doanh Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thế Khải Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh, đặc biệt Q Thầy Cơ khoa Quản trị tận tình dạy dỗ, truyền đạt chia sẻ kiến thức quý báu đến với em bạn sinh viên khác thời gian học tập vừa qua Để hồn thành báo cáo thực tập với đề tài “Công tác quản lý nhân dự án tốn phí dịch vụ cho chuyên gia y tế công ty cổ phần L&A”, em xin gửi lời cảm ơn đến Công ty Cổ phần L&A tạo hội để em thực tập vị trí hành nhân mong muốn Đặc biệt, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Chị Phạm Thùy Viên, Anh/Chị phận Dự án phịng ban SOC tận tình hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiêm thực tế cơng việc ngồi đời sống, giúp em cải thiện thiếu sót thân Tuy thời gian thực tập cọ sát với công việc không dài em tin rằng, với Thầy/cơ truyền dạy kinh nghiệm, học thông qua môi trường thực tế giúp em có định hướng nghề nghiệp rõ ràng phù hợp tương lai Lời cuối cùng, em xin kính chúc Q Thầy Cơ, Chị Thùy Viên Anh/chị thật nhiều sức khỏe, hạnh phúc gặt hái thêm nhiều thành công công việc sống! Em xin chân thành cảm ơn! CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Tp Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 12 năm 2022 XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP I THÔNG TIN THỰC TẬP SINH Họ tên: Phạm Thanh Thủy MSSV: 1954092054 Trường: Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh Lớp: DH19NL01 Khoa: Quản trị kinh doanh Nghành: Quản trị Nhân lực Đã hoàn thành đợt thực tập Công ty Cổ phần L&A Từ ngày 10 tháng 10 năm 2022 đến ngày 10 tháng 01 năm 2023 Vị trí thực tập: Thực tập sinh Quản trị viên dự án II NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN L&A Người giám sát & hướng dẫn Xác nhận đơn vị thực tập (Ký, ghi rõ họ tên đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên đóng dấu) MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN 1: MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài báo cáo PHẦN 2: NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN L&A 1.1 Các thông tin Công ty Cổ phần L&A 1.3 Đặc điểm cấu tổ chức máy công ty 11 1.4 Các dịch vụ cung cấp 11 1.5 Giới thiệu phòng ban Thầu nhân - SOC 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG DỰ ÁN THANH TỐN PHÍ DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN L&A 15 2.1 Giới thiệu dự án tốn phí dịch vụ L&A 15 2.1.1 Giới thiệu chung dự án 15 2.1.2 Cơ cấu nhân tham gia dự án 15 2.2 Quy trình thực dự án tốn phí dịch vụ 16 2.3 Đánh giá công tác quản lý nhân dự án toán phí dịch vụ cơng ty cổ phần L&A 18 2.3.1 Ưu điểm 18 2.3.2 Hạn chế 19 2.3.3 Nguyên nhân 21 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG DỰ ÁN THANH TỐN PHÍ DỊCH VỤ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN L&A 23 3.1 Đề xuất số giải pháp cải thiện công tác quản lý nhân dự án tốn phí dịch vụ 23 PHẦN 3: KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nội dung Ý nghĩa Admin L&A HCP HealthCare Professionals Chuyên gia y tế SOC Staff Outsourcing Commercial Phòng ban chuyên thực dự án cho thuê Quản trị viên/ nhân viên hành dự án L&A ngồi nhân lực có yếu tố thương mại HOD Head Of Department Trưởng phận HRBP Human Resource Business Partner Nhân - đối tác kinh doanh DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ Chặng đường phát triển công ty L&A 10 Sơ đồ Cơ cấu tổ chức công ty L&A 11 DANH MỤC HÌNH ẢNH Bảng Số lượng hợp đồng quý năm 2022 20 PHẦN 1: MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời kỳ kinh tế khó khăn, hầu hết doanh nghiệp đứng trước tốn vơ nan giải sử dụng hiệu nguồn nhân lực Những doanh nghiệp sống sót phát triển vững vàng thị trường nhờ vào việc biết vận hành công ty theo phương pháp hiệu đối thủ cạnh tranh, giảm chi phí kinh doanh đảm bảo chất lượng hàng hóa dịch vụ Từ yêu cầu trên, theo xu hướng chung giới, loại hình sử dụng thuê ngồi nhân lực (Outsourcing) cơng ty dịch vụ th ngồi nhân lực đời Cơng ty Cổ phần L&A công ty chuyên gia tư vấn nhân L&A giúp cho doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất không muốn mở rộng nhân sự,… thông qua nghiệp vụ như: tuyển dụng, quản lý hợp đồng lao động (HĐLĐ), tính lương, trả lương, giải chế độ thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm… cho người lao động Khi có hội tham gia vào phòng ban SOC (còn gọi dịch vụ Thầu nhân lực) Công ty L&A, trải qua trình đào tạo, tiếp xúc trực tiếp với công việc thực tế nhận thấy tầm quan trọng cơng tác quản lý nhân có ảnh hưởng đến tăng trưởng phát triển doanh nghiệp; bên cạnh thành tựu mà L&A phận dự án đạt được, số hạn chế định chưa xử lý triệt để thiếu tính thống nhất, kết nối thơng tin thành viên, phối hợp chặt chẽ quản trị viên phòng ban dự án với đối tác, cơng tác kiểm sốt, đánh giá chất lượng hiệu công việc cần nâng cao hơn, em định chọn đề tài báo cáo là: “Công tác quản lý nhân dự án tốn phí dịch vụ cho chun gia y tế công ty cổ phần L&A” để thực Mục tiêu nghiên cứu Trên sở phân tích đề tài “Công tác quản lý nhân dự án tốn phí dịch vụ cho chun gia y tế cơng ty cổ phần L&A” nhằm mục đích khai thác ưu điểm mạnh công ty tận dụng tốt, đồng thời tìm hạn chế mà L&A gặp phải trình thực dự án tốn phí dịch vụ, xác định nguyên nhân dẫn đến vấn đề tồn đọng từ đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị nguồn nhân lực như: với số lượng thành viên tham gia vào dự án tỉ lệ nghịch với khối lượng liệu cần phải kiểm kê lưu trữ đảm bảo quy trình theo tiến độ, đạt hiệu cao nhất,… Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài “Công tác quản lý nhân sự” thông qua dự án “Thanh tốn phí dịch vụ cho chun gia y tế” Công ty Cổ phần L&A Phạm vi nghiên cứu đề tài bao gồm hai khía cạnh: - Về khơng gian: Bộ phận Dự án, phịng SOC, Công ty Cổ phần L&A - Về thời gian tiến hành nghiên cứu: từ ngày 10/10/2022 đến ngày 13/01/2023 Phương pháp nghiên cứu Bài báo cáo sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp nghiên cứu bàn giấy (tham khảo tài liệu công ty), phương pháp quan sát trực tiếp (quan sát thực tế hoạt động thực dự án nơi thực tập) Kết cấu đề tài báo cáo Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, báo cáo gồm chương: Chương 1: Tổng quan công ty cổ phần L&A Chương 2: Thực trạng công tác quản lý nhân dự án tốn phí dịch vụ cơng ty cổ phần L&A Chương 3: Giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản lý nhân dự án tốn phí dịch vụ công ty cổ phần L&A + Để xây dựng tăng cường hiệu công việc đội nhóm: tăng gắn kết nhân viên với tổ chức, suất làm việc chất lượng giao tiếp, đồng thời giảm xung đột hành vi tổ chức, tỉ lệ nhảy việc chi phí hội + Để tăng hiệu bán hàng + Để phát triển lực lãnh đạo + Để tìm kiếm nhân viên tiềm - Đào tạo Với đội ngũ Giảng viên chọn lọc kỹ càng, kỹ giảng dạy tốt giàu kinh nghiệm Ngồi ra, L&A sở hữu chương trình đào tạo doanh nghiệp độc quyền xây dựng dựa cơng cụ đánh giá đối tác có uy tín giới - Tư vấn + Tái cấu trúc tổ chức: L&A giúp lãnh đạo doanh nghiệp tìm giải pháp linh hoạt với bền vững tương lai để tối ưu hóa hoạt động, tạo hiệu cho tổ chức + Xây dựng Hệ thống quản lý nhân lực: L&A giúp khách hàng nhiều ngành nghề, khoa học, kết nối chặt chẽ với mục tiêu chiến lược theo phương thức may đo để phù hợp với qui mô văn hóa riêng + Xây dựng Kế hoạch phát triển cá nhân: thúc đẩy nhanh việc phát triển người phù hợp với điểm mạnh, đam mê nhu cầu công việc cụ thể doanh nghiệp + Nâng cao lực Quản lý nhân lực: Gói dịch vụ bao gồm trang bị kiến thức kỹ cho cán thuộc chức quản lý nhân để giúp doanh nghiệp sẵn sàng nội lực nhằm thực hóa thành cơng chiến lược phát triển động 12 - Thầu nhân lực Dịch vụ Thầu nhân lực cung ứng nhân thiết kế để đáp ứng yêu cầu chuyên biệt quý khách với hiệu kiểm chứng công nhận 20 năm qua công ty tên tuổi hàng đầu giới Cụ thể, giá trị mà L&A mang lại cho khách hàng gồm: + Cải thiện suất, chất lượng công việc tối ưu hiệu đầu tư + Giải phóng q vị khỏi cơng việc hành nhân khơng cốt lõi + Cải thiện tuân thủ tương thích với quy định pháp lý lao động Điều tạo nên sức mạnh cạnh tranh L&A lĩnh vực thầu nhân lực cung ứng nhân lực lực quản lý dự án tích cực chủ động theo mơ hình Đối tác nhân lực (HRBP); nhằm tư vấn, đề xuất cho khách hàng giải pháp hữu hiệu, kết nối kế hoạch chiến lược quý vị nhằm tăng hiệu kinh doanh - Tuyển dụng 1.5 Giới thiệu phòng ban Thầu nhân - SOC Bộ phận SOC Công ty Cổ phần L&A bao gồm dịch vụ như: - Thuê Nhân Quản lý nhân lực chuyên nghiệp để xây dựng trì đội ngũ nhân viên mạnh toàn quốc, đồng thời tối giản rủi ro tranh chấp lao động, tuân thủ Luật lao động lợi ích mà Dịch vụ Thuê Nhân L&A mang đến cho khách hàng trình cung ứng nhân suốt 18 năm qua Hiện Công ty quản lý gần 5.000 nhân viên 80 dự án thuộc ngành Tiêu dùng nhanh, Bán lẻ, Điện tử,… - Thầu nhân lực sản xuất L&A nhận thầu nhân lực sản xuất gánh vác công việc cung ứng quản lý nhân lực từ thu hút, đào tạo, giám sát, động viên để đạt sản lượng chất lượng cam kết với quý khách hàng 13 Ưu điểm L&A dịch vụ đội ngũ đối tác nhân (HRBP) am hiểu môi trường sản xuất an tồn kỷ luật lao động Các cơng đoạn mà Công ty thực thầu nhân lực với tổng số gần 5.000 nhân viên bao gồm gia cơng, đóng gói, điều phối sản xuất, quản lý chất lượng, kho bãi phân phối ngành Sản xuất, Dược phẩm, Nông nghiệp, Kho vận… - Quản lý lương Các giá trị lớn mà đối tác nhận được, khách hàng khác L&A 20 năm qua, hiệu dụng chi phí phận tiền lương, bảo mật, tính xác tuân thủ Luật lao động Là đơn vị cung cấp giải pháp thuê nhân lực trọn gói, việc tính lương & phúc lợi xác cho số lượng nhân viên gần 10.000 người đầu mối, theo dõi chế độ, triển khai việc khai báo, toán phản hồi cho người lao động, cập nhật luật sách lao động,… lực cốt lõi L&A - Tuyển dụng đại trà Đội ngũ L&A liên tục tuyển dụng hàng chục vị trí ngày để đáp ứng cho 100 dự án vận hành cho khách hàng lẫn cung cấp theo đơn hàng tuyển dụng công ty Trong điều kiện kinh tế khó khăn nay, để đáp ứng nhu cầu gấp rút khó tuyển, L&A có lợi riêng như: + Cơ sở liệu 100,000 ứng viên tích lũy sàng lọc suốt 20 năm qua + Tuyển dụng trực tiếp qua giới thiệu từ mạng lưới cộng tác viên nhân viên toàn quốc Cvreferral.com + Các trang web cộng tác Fanpage độc quyền khác 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG DỰ ÁN THANH TỐN PHÍ DỊCH VỤ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN L&A 2.1 Giới thiệu dự án tốn phí dịch vụ L&A 2.1.1 Giới thiệu chung dự án Đối tác L&A dự án công ty hàng đầu giới lĩnh vực dinh dưỡng Họ chuyên nghiên cứu, phát triển, sản xuất thiết bị chăm sóc sức khỏe cung cấp dịch vụ y tế đa quốc gia Công ty thường xuyên tổ chức kiện mời chuyên gia y tế (sau gọi tắt HCP) với tư cách diễn giả, trình bày chủ đề sức khỏe giới thiệu sản phẩm dinh dưỡng giúp cải thiện vấn đề Trong dự án này, HCP xem cộng tác viên thời vụ L&A phía đối tác có nhiệm vụ tổ chức kiện, thu thập thông tin HCP gửi đến cho L&A, chuẩn bị chứng từ cập nhật lên hệ thống Tuy nhiên đối tác không trực tiếp thực tất công đoạn dự án mà L&A đóng vai trị nhận thông tin HCP, soạn hợp đồng, kiểm tra chứng từ, thực quy trình tốn báo cáo với bên đối tác 2.1.2 Cơ cấu nhân tham gia dự án * Về phía đối tác: - Bộ phận marketing (Brand team) - Bộ phận kinh doanh (Sales team): + Nhân viên kinh doanh (gọi MR): chịu trách nhiệm tổ chức kiện điều chỉnh lỗi chứng từ, người thu thập cung cấp thông tin HCP đến L&A để tạo hợp đồng + Quản lý trực tiếp nhóm nhân viên kinh doanh (gọi tắt DM) + Quản lý vùng: quản lý DM, có nhiệm vụ duyệt thông tin kiện + Trưởng phận (gọi tắt HOD): quản lý cấp cao, người duyệt kế hoạch tổng quát quý duyệt thay đổi thông tin quan trọng kiện + Quản trị viện (Admin): người quản lý, tổng hợp danh sách mã kiện cần toán gửi cho L&A người giải trực tiếp lỗi toán với nhân viên hành dự án L&A 15 + Kế tốn * Về phía L&A: - Quản lý dự án - Các nhân viên hành dự án (Admin L&A) - Kế tốn 2.2 Quy trình thực dự án tốn phí dịch vụ - Bước 1: Thu thập thông tin L&A làm việc với phận marketing đối tác để tiếp nhận thông tin dự án - Bước 2: Xác lập hợp đồng Nhân viên kinh doanh khách hàng (MR) gửi thông tin qua email để yêu cầu L&A tạo hợp đồng, đóng vai trò đại diện cho đối tác ký hợp đồng với cộng tác viên thời vụ chuyên gia y tế Thông tin MR gửi kèm theo yêu cầu tạo hợp đồng bắt buộc phải có đầy đủ thông tin sau: + Mã kiện + Ngày diễn kiện + Ngày duyệt ESM + Số tiền trả cho HCP tổng số tiền sau thuế phí + Tên HCP + Nơi cư trú HCP + Địa điểm tổ chức kiện Nếu thơng tin MR gửi cho L&A cịn thiếu chưa đúng, nhân viên hành dự án (gọi tắt Admin L&A) phản hồi cho MR, yêu cầu bổ sung đến đầy đủ, xác tiến hành tạo hợp đồng Ngồi thơng tin bắt buộc trên, tệp thông tin MR gửi cho L&A chưa đầy đủ thơng tin tốn HCP thời điểm gửi yêu cầu tạo hợp đồng, HCP bổ sung vào tờ thơng tin toán tiến hành ký hợp đồng Khi tiến hành tạo hợp đồng hệ thống, mã kiện sử dụng hệ thống L&A phát báo lỗi 16 Sau hợp đồng tạo thành cơng, admin L&A tiến hành kiểm tra thông tin hàng loạt gửi email hợp đồng có chữ ký điện tử L&A cho khách hàng cách tự động theo thông tin địa email mà MR cung cấp - Bước 3: Thu thập chứng từ toán MR phụ trách tổ chức kiện, chuyển hợp đồng cho HCP ký, thu thập chứng từ (bao gồm hợp đồng, đơn đặt hàng, văn thông tin tiết kiện lịch trình, diễn thuyết HCP, hình ảnh chụp lúc diễn kiện,…) cập nhật chứng từ lên hệ thống họ theo mã kiện - Bước 4: Kiểm tra chứng từ toán Quản trị viên phía đối tác phụ trách tổng hợp danh sách mã kiện cần tiến hành toán Admin L&A kiểm tra chứng từ theo yêu cầu sau: + Hợp đồng: sau HCP ký hợp đồng, MR phải gửi gốc hợp đồng cho L&A, admin L&A tiến hành kiểm tra hợp đồng sau: + Các nội dung văn gốc hợp đồng phải giống thông tin hệ thống L&A + Chữ ký điện tử L&A phải hiển thị rõ ngày tháng năm ký + HCP không ký tắt họ tên phần chữ ký ngày ký HCP phải sau L&A trước ngày diễn kiện + Ngày thực kiện phải nằm thời gian hiệu lực chứng nhận + Đơn đặt hàng: tất thông tin đơn đặt hàng chứng từ khác phải trùng khớp với + Lịch trình chi tiết kiện: phải có tên chủ đề diễn thuyết HCP, thời gian chi tiết diễn kiện, tên đầy đủ người trình bày Các nội dung phải trùng khớp với lịch trình đơn đặt hàng phần thông tin chi tiết kiện hệ thống khách hàng + Bài diễn thuyết HCP: phải đính kèm trang nói, thể rõ tiêu đề, khơng có logo, sản phẩm cơng ty khách hàng + Hình ảnh: • Nếu ảnh chụp có hiển thị thời gian thời gian phải nằm khung diễn kiện 17 • Ảnh chụp phải thấy rõ mặt tên đầy đủ HCP • Ảnh chụp phải thấy đầy đủ người tham dự Nếu tồn lỗi liên quan đến chứng từ admin L&A phản hồi để quản trị viên khách hàng phối hợp MR tiến hành điều chỉnh hồn thiện chuyển sang bước - Bước 5: Lưu trữ liệu L&A cập nhật đầy đủ thông tin kiện đăng tải chứng từ cần thiết chứng minh nhân dân HCP, hợp đồng có đầy đủ chữ ký hai bên,… lên hệ thống Bản gốc hợp đồng chuyển kho để lưu trữ - Bước 6: Chốt danh sách toán Admin L&A tổng hợp danh sách mã kiện có chứng từ đạt tiêu chuẩn lập danh sách toán gửi cho khách hàng Sau nhận email xác nhận từ phía khách hàng L&A chuyển thơng tin đến phận kế tốn L&A để tiến hành quy trình tốn cho cộng tác viên (HCP) Sau tiến hành tốn thành cơng trạng thái mã kiện hệ thống L&A chuyển sang “đã toán” - Bước 7: Nghiệm thu L&A chứng minh với khách hàng tốn thành cơng cho HCP cách gửi chứng từ toán cho khách hàng, bao gồm: ủy nhiệm chi thu từ ngân hàng, hóa đơn danh sách tốn 2.3 Đánh giá cơng tác quản lý nhân dự án toán phí dịch vụ cơng ty cổ phần L&A 2.3.1 Ưu điểm Thứ nhất, cơng ty có phân chia rõ rệt phòng ban chức năng, đảm bảo có phối hợp chặt chẽ phận với có vấn đề xảy Phịng ban SOC nhận hỗ trợ đắc lực từ phía phận khác để cơng việc diễn suôn sẻ, đặc biệt phận nhân kỹ thuật công ty Thứ hai, với số lượng cộng tác viên thời vụ tham gia dự án lên đến hàng trăm người địi hỏi phải có hệ thống đại nhằm phục vụ cho việc kiểm soát, lưu trữ lượng liệu lớn bảo mật tất tập thông tin hồ sơ, liệu 18