Quản lý hệ thống nhà sách

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN KHOA TỐN TIN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐỀ TÀI QUẢN LÝ HỆ THỐNG NHÀ SÁCH Giáo viên hướng dẫn NGUYỄN GIA TUẤN ANH Nhóm thực : VŨ VIẾT TỒN-0611223 TRẦN NIÊN TUẾ-0611249 Quản Lý Hệ Thống Nhà Sách MỤC LỤC Lời mở đầu I Khảo sát hệ thống phân tích trạng hệ thống Khảo sát hệ thống Phân tích trạng hệ thống II Phân tích yên cầu 1.Phát biểu toán Yêu cầu chức Yêu cầu phí chức III Phân tích hệ thống 1.phát biểu toán Sơ đồ chức Mơ hình thực thể ERD a Xác định thực thể b Mơ hình ERD Chuyển mơ hình ERD thành mơ hình quan hệ Mơ tả chi tiết quan hệ Mơ hình DFD IV Thiết kế giao diện Các menu Mơ tả Form V Thiết kế ô xử lý VI Đánh giá Ưu điểm Khuyết điểm Nhận xét giáo viên Quản Lý Hệ Thống Nhà Sách LỜI MỞ ĐẦU Sự phát triển ngành CNTT năm gần đem lại thành tựu to lớn việc phát triển KT, ứng dụng tin học trở thành nhu cầu cần thiết phổ biến lĩnh vực phát triển : quốc phòng, y tế, ngân hàng, kinh doanh, giáo dục Việc ứng dụng tin học vào sống giúp cho xử lý công việc nhanh xác hơn, thơng tin cập nhật, trao đổi thuận tiện nhiều so với trước Để có phần mềm ứng dụng đáp ứng u cầu cơng việc đặt q trình phân tích thiết kế hệ thống làm việc chương trình quan trọng người làm tin học, ngày không tổ chức hay đơn vị khơng có nhu cầu xây dựng hệ thống thơng tin, khơng nhu cầu tăng lên mà quy mô mức độ phức tạp chúng đòi hỏi ngày cao Quản lý nhà sách khơng phải cơng việc đơn giản phải quản lý số lượng sách lớn cơng việc mua bán sách địi hỏi tính xác hiệu cao Hơn ,trong thời kì bong bóng kinh tế thị trường ngày việc lại khó khăn hơn.Các nhà sách khơng cịn bán sách mà thay vào mặt hang ngày mở làm cho hệ thống cũ trở lên lỗi thời địi hỏi phải có hệ thống tiên tiến thay Hệ thống tổ chức thông tin nhà sách khác nhau, trình xây dựng, thiết kế hệ thống tương đương Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Gia Tuấn Anh tận tình giảng dạy, hướng dẫn suốt trình thực đề tài Qua hướng dẫn thầy, em không học hỏi nhiều kiến thức bổ ích mà học thầy kỹ nghiên cứu vấn đề khoa học, thái độ tinh thần làm việc nghiêm túc Mặc dù cố gắng hoàn thành Đề tài với tất cố gắng thân, chắn không tránh khỏi sai sót Em mong thầy tận tình bảo sai sót Một lần nữa, chúng em xin gửi đến thầy lời cảm ơn chân thành Sinh viên thực VŨ VIẾT TOÀN TRẦN NIÊN TUẾ Quản Lý Hệ Thống Nhà Sách I KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG Khảo sát hệ thống Nhà sách NGUYỄN VĂN CỪ (thủ đức) hệ thống nhà sách thành nghĩa tai TP.HCM với đầy đủ chức phòng ban,cung cấp nhiều đầu sách số lượng lớn mặt hang khác.Chịu trách nhiệm đầu phân phối lớn hàng hóa khu vực Ngồi ,nó cịn liên hệ giao dịch với chi nhánh ,cửa hàng khác ngồi khu vực Chi nhánh tổ chức có cấu trúc sau Ban điều hành: Gồm giám đốc phó giám đốc có nhiệm vụ điều phối toàn hoạt động nhà sách Tổ phải nắm tình hình mua bán, doanh thu nhà sách để báo cáo lại cho ban giám đốc( tổng chi nhánh) Việc báo cáo thực hàng tháng, hàng quý có đột xuất theo yêu cầu ban giám đốc Tổ bảo vệ: Kiểm tra, bảo vệ an ninh siêu thị, ghi nhận hàng hoá đổi lại khách hàng Tổ thu ngân: Thực việc bán hàng lập hoá đơn cho khách hàng Tổ quản lý: Nhiệm vụ tổ kiểm tra chất lượng hàng hố nắm tình trạng hàng hố nhà sách, đảm bảo hàng hố ln tình trạng tốt đến tay khách hàng Khi phát hàng hư hỏng phải kịp thời báo cho tổ văn phịng để có biện pháp giải điều phối hàng Tổ tin học: Thực việc nhập liệu, kết xuất báo cáo can thiết phục vụ cho tổ văn phòng SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA NHÀ SÁCH BDH Tổ bảo vệ Tổ thu ngân Tổ quản lý Tổ tin học Phân tích trạng hệ thống Nhà sách đặt mua sách từ nhà cung cấp theo hợp đồng đặt hàng (Biểu mẫu 1) Mỗi có sách nhập về, phận thủ thư có trách nhiệm xem xét số sách có hay chưa Nếu chưa lập thẻ quản lý sách (Biểu mẫu 2) định mã số sách mới, có gọi lại thẻ cũ để cập nhật bổ sung số lượng Quản Lý Hệ Thống Nhà Sách Biểu mẫu Biểu mẫu a Quản lý việc bán sách Để mua sách, khách hàng tìm sách danh mục sách có sẵn nhà sách (Biểu mẫu 3) sau gửi cho quầy thu ngân Nếu khách hàng mua sách với số lượng lớn, quầy thu ngân yêu cầu thủ thư kiểm duyệt xem số lượng sách kho có đáp ứng đủ yêu cầu hay Quản Lý Hệ Thống Nhà Sách không, hay khách hàng nợ quy định nhà sách khơng phép mua sách Nếu yêu cầu hợp lý quầy thu ngân tốn cho khách hàng hóa đơn bán sách (Biểu mẫu 4) lập phiếu xuất sách từ kho giao cho khách hàng (Biểu mẫu 5) Biểu mẫu Biểu mẫu Quản Lý Hệ Thống Nhà Sách Biểu mẫu b Báo cáo thống kê định kỳ Giúp nắm số lượng sách bán tồn đọng (Biểu mẫu 6) tình hình nợ khách hàng (Biểu mẫu 7) Biểu mẫu Quản Lý Hệ Thống Nhà Sách Biểu mẫu C Hiện trạng tin học Qua tìm hiểu phương thức hoạt động hệ thống quản lý trên, ta thấy công việc hàng ngày nhà sách thông qua nhiều giai đoạn, khối lượng công việc lớn xảy liên tục, đặc biệt công việc bán, xuất nhập sách Dữ liệu ln biến động địi hỏi tính xác cao an toàn Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lưu lại hồ sơ lặp lặp lại kiểm tra qua nhiều khâu tốn thời gian nhân lực, khó tránh khỏi sai sót liệu khơng hồn tồn xác Nếu có sai xót việc tìm kiếm liệu để khắc phục khó khăn Nếu khơng giải kịp thời, dẫn đến việc nhầm lẫn liệu, gây tài sản chung cho nhà sách, không phục vụ tốt công tác đạo quản lý nhà sách Khách hàng tốn nhiều thời gian việc tra cứu, tìm kiếm sách số lượng sách lớn.Chẵng vậy, tìm kiếm sách kho, thủ thư nhớ kệ chứa nhóm sách gì, tìm sách kệ mệt Nếu sách bán hết rõ ràng thủ thư nhiều thời gian để tìm kiếm trước báo lại cho quầy thu ngân khách hàng lại phải bắt đầu tra cứu để tìm sách khác Do vậy, việc nhà sách tin học hóa cơng tác quản lý việc làm hợp lý Do vậy, việc đưa máy vi tính vào quản lý hoạt động nhà sách nhu cầu cấp thiết nhằm khắc phục nhược điểm nói phương pháp xử lý tay, đồng thời giúp việc xử lý xác nhanh gọn Ngồi việc xử lý nhanh chóng, dễ dàng hơn, hệ thống tin học giúp nhân viên nhà sách quản lý số liệu chặt chẽ, xác hơn, việc lưu trữ trở nên gọn nhẹ Tuy nhiên, sử dụng máy tính đơn dẫn đến khuyết điểm liệu không quán, Do cần đưa mạng máy tính vào để khắc phục yếu điểm nói Quản Lý Hệ Thống Nhà Sách II PHÂN TÍCH YÊU CẦU 1.Phát biểu toán Hàng ngày, nhân viên bán hàng phải tiếp nhận số lượng lớn yêu cầu mua hàng khách hàng Hệ thống phải cho phép nhân viên bán hàng lập hố đơn tính tiền cho khách hàng cách nhanh chóng Đối với khách hàng mua lẻ hệ thống khơng can lưu thơng tin khách hàng mà lưu lại hoá đơn để phận kế tốn thống kê Ngồi việc bán lẻ, nhà sách bán lỉ cho đơn vị can mua với số lượng nhiều Với đơn vị hệ thống cần phải lập hố đơn chi tiết cho họ để tốn tiền.Hóa đơn phải ghi rõ mục phải có ngày giao hàng số lượng kho khơng đáp ứng cần lưu đơn vị vào để quản lý.khách hàng trả 2/3 số tiền đặt cọc cần lưu cơng nợ khách hàng.Khi nhận đơn đặt hàng, phận tiếp nhận đơn đặt hàng kiểm tra khả đáp ứng đơn đặt hàng Nếu đủ khả đáp ứng đơn đặt hàng, phận nhập thông tin đơn đặt hàng vào hệ thống Trong nhà sách có nhiều quầy, quầy phụ trách hay nhiều nhân viên bán hàng Tại thời điểm có nhân viên phụ trách quầy thu ngân ngày nhân viên đăng kí làm nhiều ca nhiều quầy khác Hệ thống phải lưu lại phiên làm việc nhân viên để tiện cho việc quản lý sau Vào cuối ngày, phận kế tốn thống kê tình hình bán hàng nhà sách, tính tốn xem lượng hàng tồn, hàng hết để lên kế hoạch nhập hàng hay lý hàng tồn Hệ thống phải cho phép phận kế tốn thống kê chi tiết tình hình siêu thị Vào cuối tháng ban giám đốc yêu cầu, phận kế toán lập báo cáo thống kê tình hình bán hàng nhà sách gửi lên ban giám đốc Hệ thống phải cho phép phận kế toán làm báo cáo thống kê tình hỉnh bán hàng tháng khoang thời gian cho trước Khi có hàng hết cần bổ sung hàng mới, nhà sách nhập hàng từ nhà cung cấp Thông tin hàng cần nhập phải lưu lại để phận kế toán thống kê tình hình mua bán nhà sách Thơng tin trình lên ban giám đốc để duyệt xem có phép nhập hàng hay không Khi nhập hàng phận kho lập mã vạch, tính tốn số lượng nhập hàng vào hệ thống Hệ thống phải cho phép phận kho nhập hàng vào hay cập nhật hàng 2.Yêu cầu chức  Quản lý nhân viên: Quản lý công làm việc nhân viên tháng Quản Lý Hệ Thống Nhà Sách Xem danh sách nhân viên  Quản lý khách hàng: Cập nhật khách hàng Quản lý công nợ khách hàng Xem danh sách khách hàng  Quản lý mặt hàng : Hàng tồn ,hàng hết hạn Xem danh sách mặt hàng Tìm kiếm mặt hàng theo tên,nhà cung cấp,tác giả,năm sản xuất,…  Quản lý tài thu chi Quản lý tất hóa đơn ,thu ,chi Tìm kiếm mặt hàng theo ngày…  Quản lý kho : Hàng nhập: - Nhập hàng theo hố đơn mua hàng cơng ty - Hàng nhập theo dõi dựa trên: mã hàng, chủng loại hàng, nhóm hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá… - Báo cáo nhập hàng kỳ Hàng xuất: - Hàng xuất quầy theo dõi theo mã hàng, nhóm hàng, chủng loại, số lượng xuất… - Báo cáo lượng hàng xuất kỳ Quản lý bán hàng: - Lập hoá đơn bán hàng 3.Yêu cầu phi chức Để phục vụ tốt cho việc tra cứu sách khách hàng máy tính, phải sử dụng mạng máy tính Khi xây dựng hệ thống mạng, cần ý tới khả bảo mật phân quyền hệ thống Nói cách khác, cần phân chia khả truy cập liệu cho nhóm người sử dụng muốn sử dụng hệ thống mạng, để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm vi quản lý người sử dụng, dẫn đến việc khó kiểm sốt số liệu Chẳng hạn với khách hàng thực chức tra cứu sách, nhân viên nhà sách sử dụng chức cịn lại chương trình  Người sử dụng chương trình : Đăng ký phân quyền cho người sử dụng chương trình, giúp người quản lý theo dõi, kiểm sốt chương trình  Đổi mật mã : Người sử dụng đổi mật mã để vào chương trình sử dụng hệ thống liệu 10