Chương trình quản lý thư viện trong trường đại học công nghiệp hà nội

LỜI NĨI ĐẦU Ngành cơng nghệ thơng tin (CNTT) năm gần có bước phát triển vượt bậc giới nước CNTT góp phần lớn cho phát triển kinh tế nước ta thời kì đổi Chính nhu cầu tin học hóa chương trình quản lý lĩnh vực lớn có trường đại học cơng nghiệp Hà Nội Trong ứng dụng tin học công tác quản lý phát triển mạnh mẽ giúp cho công tác quản lý ngày trở lên hiệu nâng cao hiệu suất công việc, đưa báo cáo, số liệu thống kê cách nhanh chóng xác kịp thời Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học dẫ tiết kiệm nhiều thời gian, cơng sức người,nó làm giảm nhẹ máy quản lý vốn cồng kềnh từ trước tới Trong trình học tập chúng em thấy hệ thống thư viện ngày gần gũi với học sinh sinh viên trường tư việc mượn trả sách đến viện đọc sách thư viện cách học bổ ích Với đề tài " Chương trình quản lý thư viện trường đại học cụ thể Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội " Chúng em xây dựng chương trình khảo sát hoàn chỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý tìm kiếm cho người sử dụng Sau chương trình khảo sát chúng em mơ hình hệ thống thư viện Trường Đại Học Cơng Nghiệp Hà Nội Chương trình khảo sát thực trên, mặt mơ hình quản lý thư viện nhà trường Các thành viên nhóm đề tài thực hiện: 1.Lại văn Nghĩa 2.Trần văn Hoằng 3.Vũ thị Tươi 4.Phạm văn Hân Nguyễn văn Huy MỤC LỤC Lời nói đầu Mục lục Chương I KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ ĐỀ TÀI Phần 1:Khảo sát hệ thống thư viện cũ I.Cơ cấu tổ chức thư viện cũ .3 II.Hạn chế mơ hình thư viện cũ Phần 2:Những yêu cầu hệ thống I.Yêu cầu hệ thống thư viên II.Những quy định chung hệ thống thư viện .4 Chương II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG .4 Phần 1:Hoạt động trung tâm thư viện trường đại học công nghiệp Hà Nội .4 Phần 2: Phân tích chức .6 I.Nhóm chức hệ thống II.Phân tích liệu Mô hình mức khung cảnh: Mơ hình mức đỉnh Mơ hình mức đỉnh .11 Mơ hình quan hệ 13 Chương III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG .15 Phần 1: Lập từ điển liệu: 15 Phần 2: Thiết kế giao diện .17 Chương IV: KẾT LUẬN 17 1.Đánh giá công việc thực 17 2.Tài liệu tham khảo 17 Phụ lục 18 Một số câu hỏi vấn cho đối tượng thư viện .19 Chương I KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ ĐỀ TÀI Phần 1: Khảo sát hệ thống thư viện cũ I/Cơ cấu tổ chức thư viện cũ Phòng quản lý: điều hành hoạt động phòng ban diều chỉnh định hướng cho thư viện phát triển hoạt động tốt Phòng nghiệp vụ: 1.Phòng đọc sách: Tổ chức quản lý ,lưu trữ, bảo quản phòng đọc kho sách tài liệu tra cứu Thực công tác bạn đọc Tổ chức phục vụ đọc mượn Tổ chức tiển lãm tài liệu Tham gia công tác bổ xung lý tài liệu Phịng đọc tạp chí Phịng tổ chức quản lý,lưu trữ,bảo quản phịng đọc kho tạp chí Tổ chức phục vụ đọc tạp chí Tham gia cơng tác bạn đọc Cập nhật sở liệu Mục lục liên hợp tạp chí Tham gia cơng tác bổ sung lý tài liệu Phòng in - In ấn ấn phẩm tài liệu quan Sao lưu, nhân tài liệu theo yêu cầu phịng chun mơn Phát hành tài liệu Phịng tin học: Giúp sinh viên trường biết sở dụng máy tính cho mục đích học tập truy cập tài liệu trực tuyến Phòng biên mục bổ xung Quản lý số lượng đầu sách thư viện II Hạn chế mơ hình thư viện cũ 1.Số lượng đầu sách báo hạn chế 2.Nhân lực hạn chế thiếu kiến thức lĩnh vực thư viện 3.Không thu hút học sinh sinh viên trường trường hệ thống quản lý lạc hậu: +/quản lý theo kiểu hàng đợi đến trước phục vụ trước dễ làm tắc nghẽn số lượng sinh viên đến học tập +/khơng có khả tìm kiếm nâng cao giúp sinh viên tìm sách cần +/ Cần phải cải thiện lại hệ thống làm việc cách khoa học cách tin học hóa vào công tác "quản lý thư viện" Phần 2: Những yêu cầu hệ thống thư viện I/ Yêu cầu hệ thống quản lý thư viện Những tính mơ hình -Mơ hình khắc phục khuyết điểm mơ hình ban đầu là:  Quản lý hệ thống hoàn toàn dựa máy tính từ quy trình lập thẻ thư viện đến trình cho mượn sách báo thống kê lượng sinh viên, sách thư viện quản lý nhân viên cách có hệ thống nên cơng việc không bị chồng chất lên  Tạo điều kiện cho nghiên cứu đề tài khoa học sinh viên cán giảng viên trường cách thuận lợi chỗ tài liệu tìm thấy cách nhanh chóng có khoa học  Nhân viên làm việc thư viên có trình độ kiến thức hệ thống việc thống kê công việc hợp lý Việc quản lý đầu sách chặt tránh mát cho thư viên II/ Những quy định chung hệ thống thư viện + Mọi sinh viên trường cán giảng viên đến trung tâm thư viện phải xuất trình thẻ thư viện trước vào thư viện + Không gây rối phá hoại tài sản thư viện Học tập nghiêm túc có khoa học, tuân thủ quản lý nhân viên thư viên thư viện CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Phần 1:Hoạt động trung tâm thư viện trường đại học công nghiệp Hà Nội Sinh viên muốn mượn sách thư viện trước tiên phải đăng kí làm thẻ thư viện Quản lý sinh viên:nhập thông tin sinh viên tới làm thẻ bao gồm +Họ tên +Ngày sinh +Giới tính +Địa +Lớp +Khoa +Mã sinh viên +Số điện thoại Mỗi sinh viên có định danh mã thư viện Sau xác nhận thông tin sinh viên hệ thống tạo thẻ thư viện cho sinh viên đăng kí Trên thẻ thư viện có thông tin: +Mã thẻ +Tên sinh viên +Ngày sinh +Địa +Ngày tạo +Ngày hết hạn Các thông tin sinh viên thẻ thư viện lưu lại hệ thống.mỗi sinh viên có thẻ thư viện Khi mượn sách sinh viên đến xuất trình thẻ thư viện Hoạt động mượn sách thực sau:sau nhân viên thư viện kiểm tra thẻ thư viện sinh viên đến mượn yêu cầu sinh viên chấp nhận thực theo quy định thư viện Sách mà sinh viên yêu cầu kiểm tra xem có mượn hay chưa số lượng cịn Nếu sách chưa có mượn cịn thư viện thơng tin mượn sách lưu phiếu mượn.thông tin phiếu mượn bao gồm: +Số phiếu +Ngày mượn +Mã thẻ thư viện sinh viên đến mượn +Các thông tin chi tiết sách mượn là: +mã sách +Số lượng +Số ngày mượn Khi sinh viên trả sách nhân viên thư viện kiểm tra tình trạng sách trả ghi nhận việc trả sách sinh viên Nếu sinh viên mượn sách muộn so với ngày quy định họ bị đánh giá vào ý thức chấp hành điều lệ nhà trường bị hạ bậc hạnh kiểm Mỗi thẻ thư viện mượn nhiều sách thư viện(mỗi thẻ thư viện có nhiều phiếu mượn)mỗi phiếu mượn ghi mã thẻ thư viện mượn nhiều sách, đầu sách mượn nhiều lần Mỗi phiếu mượn nhân viên thư viện lập nhân viên lập nhiều phiếu mượn Quản lý nhân viên thư viện sau: thêm nhân viên vào danh sách có nhân viên tuyển, sửa đổi thơng tin có biến đổi xảy xóa bỏ nhân viên hết hợp đồng bị xa thải Các thông tin nhân viên bao gồm: +Mã nhân viên +Tên nhân viên +Điện thoại liên hệ +Ngày sinh +Địa Cuối ngày nhân viên kiểm tra toàn sách mượn để phát sinh viên mượn hạn Nếu sinh viên mượn hạn ngày bị nhắc nhở trả sách phiếu nhắc nhở gồm thông tin: +Họ tên sinh viên vi phạm +Mã thẻ +Ngày lập +Thông tin sách(mã sách, tên sách ,tác giả, nhà sản xuất) Vào cuối tuần tháng thư viện tạo báo cáo thống kê số lượng sách mượn tháng báo cáo sách yêu thích, số lượng sinh viên đến mượn Quản lý sách thư viện: thường xuyên nhập đầu sách dựa việc chọn sách mà nhà cung cấp gửi tới Khi sách q cũ khơng cịn giá trị sử dụng lý, sửa đổi thông tin sách cần thiết Thông tin sách bao gồm: +Mã sách +Tên sách +Nhà xuất +Tác giả +Năm xuất Phần 2: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG Quản lý hoạt động thư viện Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội QL sinh viên Nhập TTSV Tạo thẻ thư viện Cập nhật sinh viên QL sách QL nhân viên Thêm sách Sửa sách Xóa sách Thanh lý Thêm NV Sửa NV Xóa NV QL mượn trả Ktra thẻ thư viện Tk số lượng sách Ktra sách hạn Bk sách yêu thích Lập phiếu mượn Tk SV Ktra tình trạng sách trả Ghi nhận trả sách Lập phiếu nhắc nhở I NHÓM CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG : 1.Nhóm chức quản lý đầu sách  Xem danh mục đầu sách có  Thêm, sửa, xóa thơng tin đầu sách  Cập nhật thơng tin đầu sách 2.Nhóm chức quản lý thông tin sinh viên :  Xem danh sách sinh viên Báo cáo thống kê  Thêm, sửa, xóa thơng tin sinh viên  Cập nhật thơng tin sinh viên 3.Nhóm chức quản lý thơng tin mượn – trả sách  Xem thông tin mượn – trả sách thời  Thêm, sửa, xóa thơng tin mượn – trả sách  Cập nhật thông tin sách đến hạn trả Báo cáo, thống kê II/ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU Mơ hình mức khung cảnh: thơng tin u cầu mượn sách Sinh viên Trả sách Nhà quản lý Hoạt động trung tâm thư viện ĐH Công Nghiệp Hà Nội Nhân viên Mơ hình mức đỉnh: Báo cáo thống kê Quản lý sinh viên Thông tin yêu cầu mượn sách Sinh viên Ban quản lý Mượn sách Quản lý sách Trả sách Nhà xuất Quản lý nhân viên Nhân viên Mơ hình mức đỉnh: 1: Chức quản lý Sách : Nhân viên Kiểm tra số lượng sách Quản lý sách Nhà xuất 2: Chức quản lý mượn sách : Kiểm tra sách yêu cầu Sinh viên Lập phiếu mượn Thông báo từ chối mượn 3/Chức quản lý trả sách: Sinh viên Trả sách Nhân viên Kiểm tra sách trả 4/Chức quản lý sinh viên Sinh viên Quản lý sinh viên MÔ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ: Phiếu nhắc trả Thẻ Sinh viên p lậ n DonGiaPha t có NgayLap có Sinh viên có MaP M n MaThe Phiếu mượn DiaChiS V n NgaySin h có TinhTrang MaĐT n TheLoai vi ết SoDienThoai TinhTrang MaTG NamXB DiaChiTG Tác giả MaTG Sách n TenĐT TenTG MaNXB TenSach Đối tượng DonViCongTac SoNgayMuo n MaSach MaĐT NgayMuo n SoLuongSachM n GioiTin h MaSach n TenS V m n ợ DienThoa i n n DienThoai p có MaS V DiaChiN V Nhân viên lậ NgayHetHa n TenNV SoLuong t xuấ SoDienThoa i DiaChiS V NgayTao MaN V TenSV n NgaySin h MaThe MaTh e MaSach MaPN TenS V MaNXB Nhà xuất DiaChiNX B TenNXB  Tách liên kết n-n: MaSach MaPM Phiếu mượn Sách MaSach MaPM 1 m n ợ TinhTrang n có n Sách mượn SoNgayMuon SoLuongSachM MƠ HÌNH QUAN HỆ: SinhVien( MaSV, TenSV, NgaySinh, GioiTinh, MaThe, DiaChiSV, DienThoai, MaDT) TheSinhVien( MaThe, TenSV, DiaChiSV, NgaySinh, NgayTao, NgayHetHan ) DoiTuong( MaDT, TenDT ) NhanVien( MaNV, TenNV, DiaChiNV, DienThoai) Sach( MaSach, TenSach, TheLoai, TinhTrang, SoLuong, NamXB, MaNXB, MaTG) NhaXuatBan( MaNXB, TenNXB, DiaChiNXB, SoDienThoai ) TacGia( MaTG, TenTG, DonViCongTac, DiaChiTG, SoDienThoai ) PhieuNhacTra( MaPN, TenSV, NgayLap, MaNV, DonGiaPhat, MaSach, MaThe ) PhieuMuon( MaPM, MaThe, MaSach, NgayMuon) SachMuon( MaPM, MaSach, TinhTrang, SoLuongSachM, SoNgayMuon) CHƯƠNG III/ THIẾT Phần 1: KẾ HỆ THỐNG Lập từ điển liệu:  Dữ liệu Sinh viên STT Tên TT Kiểu DL Primary key MaSV Char(10) * TenSV Foreign key Null/notnull Ghi Null Mã sinh viên Nvarchar(50) Not null Tên sinh viên NgaySinh Date/time Not null Ngày sinh sv Giới tính Bit Not null Giới tính sv DiaChiSV Nvarchar(50) Not null Địa sv DienThoaiSV Varchar(25) Not null Điện thoại sv Null/notnull Null Not null Not null Not null Not null Not null Ghi Mã sách Tên sách Mã tác giả Tên tác giả Mã NXB Năm xuất Tình trạng s Số lượng sách  Dữ liệu Sách STT Tên TT MaSach TenSach MaTG TenTG MaNXB NamXB TinhTrang SoLuong Kiểu DL Char(10) Nvarchar(50) Nvarchar(10) Nvarchar(50) Nvarchar(10) Date/time Yes/no Int Primary key * Kiểu DL Nvarchar(10) Nvarchar(10) Int Date/time Date/time Date/time Primary key * * Kiểu DL Nvarchar(10) Nvarchar(50) Nvarchar(25) Varchar(25) Primary key * Foreign key * * Not null  Dữ liệu mượn trả STT Tên TT MaSV MaSach SoLuongM NgayMuon NgayHenTra NgayTra Foreign key Null/notnull Null Null Not null Not null Not null Not null Ghi Null/notnull Null Not null Not null Not null Ghi Mã nhân viên Tên nhân viên Địa NV Điện thoại SL mượn Ngày mượn Ngày hẹn trả Ngày trả  Dữ liệu nhân viên STT Tên TT MaNV TenNV DiaChiNV DienThoai Foreign key Thiết kế sở liệu từ tài liệu xuất: +Các thuộc tính csdl: Số phiếu ,ngày nhập ,mã thẻ độc giả ,tên độc giả ,địa độc giả ,mã sách ,tên sách ,tên tác giả ,tên nhà xuất ,đơn giá phạt + Bổ sung thêm thuộc tính định danh: Mã độc giả ,mã tác giả ,mã nhà xuất + Nhóm thuộc tính lặp: Mã sách ,tên sách ,mã tác giả ,mã nhà xuất ,tên nhà xuất ,đơn giá phạt + phụ thuộc hàm: Mã sách ->tên sách ,mã tác giả , mã nhà xuất , Mã tác giả ->tên tác giả , Mã nhà xuất ->tên nhà xuất , Mã độc giả ->tên độc giả ,địa độc giả ,điện thoại , Mã thẻ độc giả ->mã độc giả , Số phiếu ->mã thẻ ,mã sách ,ngày nhập , (số phiếu ,mã sách) -> đơn giá phạt =>khóa quan hệ là: Số phiếu + Tách 3NF 0NF SoPhieu MaTheSV MaSV TenSV DiaChiSV DienThoaiSV NgayLap MaSach 1NF SoPhieu MaTheSV MaSV TenSV DiaChiSV DienThoaiSV NgayLap 2NF MaSach TenSach MaTG TenTG MaNXB TenNXB 3NF MaSV TenSV DiaChiSV DienThoaiSV Đặt tên Độc giả MaTheSV MaSV Thẻ độc giả TenSach MaTG TenTG MaNXB TenNXB DonPhieuPhat MaSach TenSach MaTG TenTG MaNXB TenNXB DonPhieuPhat SoPhieu SoPhieu DonPhieuPhat MaSach SoPhieu NgayLap MaTheSV Phiếu nhắc trả MaTG TenTG Tác giả MaNXB TenNXB Nhà xuất MaSach TenSach MaSV MaNXB Sách SoPhieu DonPhieuPhat MaSach Sách phạt Phần 2: Thiết kế giao diện 1/ Một số hình chính: thiết kế VB CHƯƠNG IV: KẾT LUẬN 1/Đánh giá công việc thực giai đoạn thực 2/Tài liệu tham khảo Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - NXB Đại học sư phạm -Thạc Bình Cường(chủ biên) ,Nguyễn Thị Tĩnh Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý -Nguyễn Quang Thơng Phân tích hệ thống thơng tin UML- Nguyễn Long Chinh Tìm http://www.google.com.vn 3/ Phụ lục Một số mẫu báo cáo có liên quan : Bộ công thương Trường đại học công nghiệp hà nội Trung tâm thư viện Phiếu nhập sách Ngày Số phiếu : 015 Họ tên người giao: Lê Lan Anh Đơn vị : nhà sách nguyễn văn cừ Theo hợp đồng số : 1234/KT stt Mã sách Tên sách Đơn vị đơn giá A0001 Số lượng Thành Ngày tiền nhập 30.000đ 150.000đ 12/3/2008 Giáo trình tin Cuốn học sở A0002 Công nghệ Cuốn 40.000đ phần mềm Tổng cộng: Người giao : người kiểm tra: thủ kho: 160.000đ 12/3/2008 thủ thư Bộ công thương Trường đại học công nghiệp hà nội Trung tâm thư viện Báo cáo đầu sách kho tính đến ngày stt Mã sách Tên sách Đơn vị đơn giá Số lượng Ghi A0001 Giáo trình tin Cuốn 30.000đ 10 học sở A0003 Nhập môn Cuốn 40.000đ tin học Bộ công thương Trường đại học công nghiệp hà nội Trung tâm thông tin thư viện Phiếu mượn Họ tên độc giả: Mã thẻ (hoặc mã sinh viên) : Mã sách : Tên sách: Ngày mượn : Người mượn : người cho mượn : ý kiến nhận xét (kí ghi rõ họ tên ) (kí ngi rõ họ tên) (chấp nhận/từ chối) Một số câu hỏi vấn cho đối tượng thư viện: Hỏi thủ thư quản lý bạn đọc: tra cứu mục lục trực tuyến có tài liệu quan tâm tài liệu chưa có mượn tơi khơng tìm thấy giá sách tơi phải làm sao? 2.Nếu tơi có số đề nghị đóng góp cho thư viện tơi liên hệ với ai?Hay qua hộp thư nào?Cách thức sao? 3.Tôi theo đề tài nghiên cứu cần hỗ trợ hướng dẫn thông tin tra cứu tham khảo ,tơi đến u cầu tìm tài liệu thư viên không? 4.khi mượn sách nhà tơi mượn cuốn?Và giữ đọc bao lâu? 5.Nếu sinh viên mượn sách nhà hình thức quản lý thư viện đối tượng nào? 6.Đối với sinh viên mượn hạn hình thức xử lý thư viện nào? 7.Quản lý số lượng bạn đọc thư viện quản lý hình thức nào? 8.Đối với hệ thống cũ bạn cảm thấy thiếu điều gì?Nên cần bổ sung? Những câu hỏi phòng quản lý học sinh sinh viên: 9.Muốn làm thẻ thư viện cần mang theo giấy tờ gì?thời gian cấp thẻ bao lâu?Công dụng thẻ thư viện? 10.Khi thẻ thư viện tơi phải làm gì? 11.Tơi cho người khác mượn thẻ không? 12.Thẻ thư viện sủ dụng hết hạn? 13.Tơi mượn thẻ sinh viên để mượn sách khơng? Đối với người sử dụng phần mềm: 14.Có thể cho biết hàng tháng bạn phải lập báo cáo thống kê chi tiết sử dụng báo cáo tay? 15.Có thể đưa số mẫu báo cáo chi tiết không? Đối với độc giả (học sinh ,sinh viên ,cán giáo viên): 16.Anh(chị) muốn thư viện có nhiệm vụ dịch vụ dành cho độc giả ? 17 bạn muốn mượn sách tìm kiếm sách hình thức ? 18 bạn cho biết hệ thống dùng co bất tiện bạn sử dụng ? Đối với phòng quản lý (ban giam đốc trung tâm thư viện): 19 Anh (chị) cho biết hệ thống quản lý thư viện cần tính ? 20 xây dựng phần mềm quản lý thư viện đưa vào quy định ?