Hệ thống quản lý thư viện tại trường đại học thương mại

Đến năm 1994 đổi tên thành Trường Đại học Thương mại – là trường đại học công lập đa ngành, thuộc top 5 trường đại học tốt nhất Việt Nam về lĩnh vực kinh tế, kế toán, quản lý, kinh doanh

I LỜI MỞ ĐẦU 4

II NỘI DUNG 52.1 Mô tả nghiệp vụ hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Thương mại 5

2.2.1 Giới thiệu đơn vị công - Trường Đại học Thương mại 5

2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ thư viện của trường Đại học Thương mại 9

2.1.3 Yêu cầu hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Thương mại 9

2.2 Xây dựng mô hình phân cấp chức năng hệ thống quản lý thư viện trường Đại học Thương mại 10

2.2.1 Xác định và mô tả các chức năng hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Thương mại 10

2.2.2 Các loại hồ sơ trong hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Thương mại 14

2.3 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu 15

2.3.1 Xây dựng mô hình dữ liệu mức ngữ cảnh (DFD mức 0) 15

2.3.2 Xây dựng mô hình dữ liệu mức đỉnh (DFD mức 1) 16

2.3.3 Xây dựng mô hình dữ liệu mức dưới đỉnh (DFD mức 2) 17

III KẾT LUẬN 21

TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

I LỜI MỞ ĐẦU

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở một côngnghệ mũi nhọn, nó là ngành khoa học kĩ thuật không thể thiếu trong việc ápdụng các hoạt động xã hội như: quản lý hệ thống thuư viện sách, kinh tế, thôngtin, kinh doanh và mọi hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu,

Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hóa trong quản lý tại các cơ quan, xínghiệp, tổ chức đang rất phát triển và trở nên cấp thiết, bởi ngành nghề nào cũngđòi hỏi con người phải xử lý khối lượng công việc khổng lồ, và những kiến thức,những suy nghĩ, những đào tạo chuyên sâu Một số vấn đề cấp thiết đặt ra trongquản lý là làm thế nào để chuẩn hóa cách xử lý dữ liệu trong trường, đặc biệt tạitrừng Đại học Thương mại – ngôi trường mà chúng em đang theo học Công tácquản lý thư viện là vấn đề trọng điểm trong việc cung cấp học liệu cho học sinh,sinh viên Việc thư viện tạo điều kiện để cho các học viên tiếp xúc dễ dàng vớicác dịch vụ của thư viện trường để nâng cao hiệu quả học tập của học viên.Chính vì thế chúng em quyết định nghiên cứu và tìm hiểu đề tài: Hệ thống quản

lý thư viện tại trường Đại học Thương mại

Mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thành công việc nhưng do thời gian có hạn,thiếu kinh nghiệm cũng như kĩ năng chưa cao nên bài thảo luận còn nhiều thiếusót, kính mong quý thầy cô và các bạn góp ý, bổ sung để chúng em hoàn thiệnbài thảo luận này được tốt hơn và đầy đủ nhất Chúng em xin chân thành cảmơn!

Nhóm thảo luận

Nhóm 1

II NỘI DUNG

2.1 Mô tả nghiệp vụ hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Thương mại.

2.2.1 Giới thiệu đơn vị công - Trường Đại học Thương mại

a Giới thiệu chung

Tên đơn vị: Trường Đại học Thương mại (tên tiếng Anh: Thuongmai

University, tên giao dịch quốc tế viết tắt: TMU) là trường đại học công lập trựcthuộc hệ thống giáo dục quốc dân nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.Trường Đại học Thương mại đã được công nhận đạt chuẩn kiểm định chất lượngtrường đại học theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, đảm bảo trình độ đạihọc, thạc sĩ và tiến sĩ; hoạt động theo cơ chế tự chủ

Đại học Thương mại thành lập năm 1960, tiền thân là Trường Thươngnghiệp Trung Ương Đến năm 1994 đổi tên thành Trường Đại học Thương mại– là trường đại học công lập đa ngành, thuộc top 5 trường đại học tốt nhất ViệtNam về lĩnh vực kinh tế, kế toán, quản lý, kinh doanh và thương mại

Thư viện Đại học Thương mại

Để đáp ứng nhu cầu về văn hóa đọc sách của sinh viên, ngày 7/1/2022trường Đại học Thương mại đã cắt băng băng khánh thành Trung tâm học liệu

và Giảng đường đa năng

Trung tâm học liệu và Giảng đường đa năng Trường Đại học Thương mạigồm 11 tầng, trong đó có 7 tầng Thư viện với diện tích gần 6.000 m2 được thiết

kế theo mô hình không gian học tập chung (Learning Commons) gồm 7 tầng: Tầng 1: Relaxing space – Không gian thư giãn (tiểu cảnh và ghế ngồi tựdo)

Tầng 2: Connection space – Không gian kết nối (quầy tư vấn, tiếp nhậnthông tin; khu vực giới thiệu và phát hành giáo trình; khu đọc báo – tạp chí giảitrí, không gian văn hóa, giao lưu âm nhạc, trưng bày, triển lãm, các ghế đọc tự

do, thư giãn)

Tầng 3: Building space - Không gian kiến tạo (khu vực tài liệu nghe nhìn,tài liệu đa phượng tiện, cụm màn hình giải trí, học ngoại ngữ, khu đọc báo – tạpchí chuyên ngành, tài liệu tra cứu, các cụm máy tính,…)

Tầng 4: Resources and Study Zone – Khu vực tài liệu và học tập (Tài liệutham khảo tiếng Việt, tiếng Anh đọc tại chỗ, các cụm máy tính, các không gianđọc,…).

Tầng 5: Learning material area – Khu vực tài liệu học tập (Tài liệu thamkhảo tiếng Việt cho mượn về, các không gian đọc, không gian café sách, …).Tầng 6: Research material area – Khu vực tài liệu nghiên cứu (1 Khu đọctài liệu giáo trình, luận án, luận văn, khóa luận TN; 2 Khu mượn sách giáotrình; 3 Phòng đa chức năng, …)

Tầng 7: Library administrative area – Khu vực hành chính Trung tâm họcliệu và Giảng đường đa năng

Với tôn chỉ lấy người học làm trung tâm, Trung tâm học liệu và Giảngđường đa năng Trường Đại học Thương mại có sứ mạng phục vụ, truyền cảmhứng nghiên cứu, học tập và khám phá tri thức mới trong mỗi giảng viên, họcviên và sinh viên TMU Góp phần tạo nên môi trường phát triển trí tuệ vàchuyển giao tri thức, xây dựng, đào tạo những công dân có tri thức, có tráchnhiệm, sáng tạo và tiếp nối truyền thống, làm chủ tri thức, đóng góp cho sự pháttriển và tiến bộ của xã hội

b Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

Hệ thống quản lý thư viện gồm ba bộ phận chính, ba bộ phận này hoạt động

có quan hệ tương đối độc lập trong nhiều quy trình xử lý công việc:

 Bộ phận cập nhật, bổ sung, trao đổi, sắp xếp thông tin, xử lý kỹ thuật (kýhiệu là CNSX):

Nhiệm vụ chính của bộ phận này là mua sách, nhập sách từ nhiều nguồnkhác nhau Liên hệ với bộ phận bạn đọc để có danh sách các yêu cầu cập nhậtsách Bộ phận này còn có trách nhiệm xử lý kỹ thuật đối với những đầu sáchđược nhập về như đóng dấu, gán nhãn, làm hồ sơ cho sách, đăng ký vào sổ tàiliệu tài sản của thư viện, nhập vào cơ sở dữ liệu

 Bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu (kýhiệu là XDBM):

Khi nhận được sách từ bộ phận CNSX – bộ phận XDBM có trách nhiệmphân loại tài liệu thành nhiều thư mục, định ra từ khóa để phục vụ cho công táctìm kiếm, tra cứu tài liệu sau này Bên cạnh đó bộ phận XDBM hoàn thiện quytrình cập nhật sách bằng cách đưa sách về kho, phân loại sách theo từng kho vànhập cơ sở dữ liệu đối với những trường cần bổ sung đối với từng đầu sách

 Bộ phận quản lý bạn đọc và mượn trả (ký hiệu là BDMT):

Có trách nhiệm trực tiếp tiếp xúc với bạn đọc, quản lý thông tin tình hình sửdụng sách trong thư viện Đối với những loại sách cần được bảo lưu cẩn thậncần có cơ chế đặc biệt để kiểm tra, gia hạn thời gian đọc và thông báo với bạnđọc trong trườnghợp những sách thuộc loại này đã quá hạn mượn Bộ phận nàycòn cần có nhiệm vụphát hiện ra các sai sót về tài liệu được đem trả từ bạn đọc

và phạt tiền trong trườnghợp tài liệu được đem trả có hư hỏng Cần có quan hệchặt chẽ với Phòng Đào tạo,văn phòng các Khoa, Bộ môn trong trường để có kếhoạch rõ ràng cụ thể về việc cập nhật, bổ sung tài liệu cho bộ phận CNSX

c Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý:

Khi có yêu cầu về cập nhật thêm đầu sách, số lượng sách từ Phòng Đào tạo,văn phòng Khoa, Bộ môn trong trường, bộ phận BDMT sẽ đưa những yêu cầucập nhật đó vào danh sách các yêu cầu để phục vụ cho công tác bổ sung, cậpnhật của bộ phận CNSX Tùy theo mức độ ưu tiên của mỗi loại yêu cầu, hoặchoàn cảnh của mỗi yêu cầu,bộ phận CNSX sẽ lập được kế hoạch bổ sung thêmđầu sách hay số lượng sách trong thư viện Thông thường các yêu cầu này sẽ rơinhiều vào các thời điểm như đầu một học kỳ ở trường

Bên cạnh đó, bộ phận BDMT cũng là bộ phận trực tiếp làm nhiệm vụ quản

lý kho sách của thư viện nên BDMT có thể nắm bắt được rất rõ tình hình hiệntrạng các đầu sách của thư viện Với những đầu sách mà số lượng sách hư hỏnghay nhu cầu cần phải đáp ứng quá nhiều, BDMT có thể tạo yêu cầu phải cậpnhật thêm số lượng đầu sách này lên CNSX

Tại mỗi thời điểm, thư viện có kế hoạch mua, bổ sung thêm sách, bộ phậnCNSX sẽ thống kê và duyệt đối với các yêu cầu bổ sung sách, xem xét nhu cầu,cân đối kinh phí và lên một danh sách các đầu sách sẽ được đặt mua Đối vớinhững đầu sách đặc thù củaTrường, có thể không mua được những loại sách đóbên ngoài thì bộ phận CNSX có thể tạo rồi gửi yêu cầu được in hay thuê in ngaytại nhà máy in quen biết hoặc thuê in ở cácnhà máy in ngoài Đối với nhiều loạisách mà bộ phận CNSX thấy có thể mua được ngaybên ngoài, bộ phận CNSX sẽlên danh sách sách cần mua với các thông tin về nhà cungcấp và tạo đơn đặtmua sách

Sau đó, bộ phận CNSX sẽ gửi đơn đặt sách đến các nhà cung cấp sách trênthị trường, sau khi nhận được sách và hóa đơn yêu cầu thanh toán từ nhà cungcấp, bộ phận CNSX có nhiệm vụ kiểm tra hàng nhận được, nếu có sai sót thìphải gửi khiếu nại lại nhàcung cấp, yêu cầu nhà cung cấp có thông tin phản hồi

Trong trường hợp hàng nhận được kiểm tra tốt, bộ phận CNSX đóng dấu hóađơn nhận được rồi gửi hóa đơn yêu cầu thanh toán đó đến ban tài chính củaTrường

Sau khi các thủ tục thanh toán hoàn tất, bộ phận CNSX sẽ nhận sách về vàlàm các công tác riêng của thư viện để chuẩn bị chuyển lên kho hay đưa đến bộphận XDBM Sau khi nhận sách về, bộ phận CNSX cũng có nhiệm vụ phải làmcác công tác xử lý kỹ thuật như đóng dấu, gắn nhãn, làm hồ sơ cho sách Tiếp đó là đăng ký vào sổ tài sản của thư viện (điền các thông tin chung vềđầu sách như tên sách, nhà xuất bản, mã sách…) và nhập vào cơ sở dữ liệu theocác form tương tự như đã ghi trong sổ tài sản của thư viện Cuối cùng, sách sẽđược chuyển giao sang bộ phận XDBM Tại đây, bộ phậnXDBM sẽ phân loạitiếp các tài liệu đã nhận được thành nhiều thư mục (như các chủ đề vềtoán, lý,hóa, vũ khí…) Tiếp theo, bộ phận XDBM sẽ xác định ra một số từ khóa chotừngđầu sách để phục vụ cho việc tìm kiếm Kết quả của công việc này đó là sẽ

in ra các phíchđể trong phòng tra tài liệu, và nhập các từ khóa này lên cơ sở dữliệu của thư viện để phụcvụ cho việc tìm kiếm bằng máy tính

Cuối cùng, bộ phận XDBM sẽ làm tiếp nhiệm vụ phân loại tài liệu về cácloại kho khác nhau Có những loại tài liệu mật sẽ được đưa lên các kho mật,những loại tài liệu này sẽ chỉ có một số ít người được phép đọc

Một số tài liệu tự chọn cho bạn đọc nhưng không được đem về nhà, các loạitài liệu này thường được đưa lên kho của phòng đọc Và một số tài liệu thuộcdạng giáo trình, haytài liệu tham khảo thì bạn đọc của thư viện có thể đượcmượn về nhà Với mỗi kho khácnhau, bộ phận XDBM còn cần phải ghi nhận lại

vị trí giá của mỗi đầu sách trong cơ sở dữliệu, điều này cũng rất là cần thiết khithủ thư tìm kiếm tài liệu

Khi tài liệu mà bạn đọc mượn bị mất, bạn đọc cần phải thông báo với thưviện thông qua bộ phận BDMT bằng một phiếu thông báo mất sách để BDMTcập nhật vào cơ sở dữ liệu Việc này giúp bộ phận CNSX khi làm các thống kê

có thể kiểm soát được tình hình sách, tài liệu bị mất và có thể lên kế hoạch cậpnhật nếu cảm thấy cần thiết

Đối với yêu cầu mượn sách của bạn đọc, bạn đọc sẽ gửi một yêu cầu mượnsách tới bộ phận BDMT, bộ phận BDMT sẽ tìm kiếm và kiểm tra tình trạng hiệntại của đầu sách được mượn Trước đó, bạn đọc có thể chủ động tìm kiếm vềđầu sách mà mình mượn thông qua một máy tính được đặt trong thư viện Tùy

theo khả năng và hoàn cảnh, bộ phận BDMT có thể từ chối yêu cầu bởi các lý

do như sách này không thể mượn hoặc đầu sách đó đã bị mượn hết Nếu có thểmượn được sách, thủ thư của thư viện cần ghi nhận mã số thẻ và thông tin mượnsách trong yêu cầu mượn sách vào cơ sở dữ liệu

Cuối cùng, khi bạn đọc đem tài liệu đến trả thư viện, người thủ thư trong bộphận BDMT sẽ kiểm tra tài liệu được đem trả Nếu tài liệu bị hư hỏng hoặc mấtmát, người thủthư có quyền từ chối nhận tài liệu được trả lại và có thể yêu cầubạn đọc phải đền tiềnhoặc bằng vật chất tương đương với giá trị tài liệu (có xử

lý tài liệu bị hư hỏng trong cơ sởdữ liệu) Nếu việc trả tài liệu thành công, thủthư cũng cần cập nhật lại thông tin đầu sách vừa được trả lại Bên cạnh đó, bộphận BDMT còn có trách nhiệm quản lý danh sách thẻbạn đọc, hủy, xóa đối vớinhững thẻ đã quá hạn sử dụng, sửa hồ sơ thẻ cũng như gia hạncho thẻ bạn đọc

2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ thư viện của trường Đại học Thương mại

Các hoạt động nghiệp vụ của quản lý thư viện trường Đại học Thương mại:

- Thư viện tạo các thẻ sách gồm các thông tin: mã số sách, tên tác giả, tênnhà sản xuất, năm xuất bản, số trang, giá tiền, tóm tắt nội dung, Các đầu sáchđược phân theo chuyên ngành

- Mỗi sinh viên sẽ sử dụng thẻ sinh viên, mã sinh viên khi muốn mượnsách Khi muốn mượn sách, sinh viên tra cứu thẻ sách rồi ghi vào phiếu mượn

- Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin phiếu mượn, thủ thư kiểm tra điều kiệnmượn của độc giả và xác nhận cho phép mượn sách, thu tiền dặt cọc của sinhviên Một số thông tin trong phiếu trong phiếu mượn được lưu lại để quản l,phiếu mượn sẽ được gài vào chỗ sách lấy mượn đi, sách được giao cho sinhviên

- Khi sinh viên trả sách: xác nhận thẻ sinh viên, mã số sinh viên, xác địnhphiếu mượn, việc trả sách được ghi nhận vào dòng ngày trả và tình trạng Phiếumượn được lưu lại để quản lý và theo dõi

- Sách bị trả trễ hẹn hoặc hỏng sẽ bị phạt

2.1.3 Yêu cầu hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Thương mại.

Hệ thống thư viện được xây dựng nhằm mục đích giải quyết các yêu cầu chức năng sau:

- Giúp sinh viên tra cứu sách, giáo trình theo loại sách, theo tên sách, theotác giả, theo ngôn ngữ, trên các máy tính trạm.

- Cung cấp cho thủ thư thông tin về các đầu sách một sinh viên đang mượn

và hạn phải trả, và các cuốn sách còn đang được mượn

- Thống kê hàng tháng số sách cho mượn theo các chủ đề, tác giả, Thống

kê các đầu sách không cho người mượn trên 1 kì, 2 kì, 3 kì,

- Hỗ trợ thủ thư cập nhập thông tin sách, xác nhận cho mượn sách và nhậnlại sách khi sinh viên trả sách

- Hỗ trợ quản lý các thông tin về sinh viên mượn sách dựa trên mã số sinhviên, thông tin phiếu mượn

- Hỗ trợ chức năng quản trị chung hệ thống, trong đó người quản trị chung

có thể thay đổi hoặc thêm bớt các thủ thư

Hệ thống thư viện được xây dựng nhằm mục đích giải quyết các yêu cầu phi chức năng sau:

- Sinh viên có thể tra cứu thông tin sách trên môi trường mạng nội bộ củathư viện tuy nhiên, việc mượn và trả sách phải được thực hiệ trực tiếp trên thưviện Thư viện sử dụng hệ thống để cập nhập và quản lý quá trình trả sách

- Thông tin thống kê phải được đảm bảo tính chính xác và khách quan Cáchình thức phạt đối với sinh viện quá hạn trả sách sẽ được lưu lại và thông báocho độc giả biết

- Thông tin thống kê phải đảm bảo tính chính xác, khách quan

2.2 Xây dựng mô hình phân cấp chức năng hệ thống quản lý thư viện trường Đại học Thương mại

2.2.1 Xác định và mô tả các chức năng hệ thống quản lý thư viện trường Đại Học Thương mại

a Tại sao phải xây dựng mô hình phân cấp chức năng:

Trước hết ta thấy sơ đồ phân rã chức năng là công cụ để biểu diễn phân rã cóthứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con Số mức chia phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống Đặc điểm của sơ đồ phân rã chức năng là: sơ đồ phân rã chức năng cho 1 cách nhìn tổng quát, dễ hiểu từ đại thể đến chi tiết về các chức năng và nhiệm vụthực hiện (rất dễ thành lập bằng cách phân rã các chức năng dần dần từ trên xuống)