Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN ĐỀ TÀI :QUẢN LÝ THƯ VIỆN SINH VIÊN THỤC HIỆN: LỚP: PHẠM VĂN THÀNH CNTTK06- HN HÀ NỘI 20-1-2009 LỜI NÓI ĐẦU TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA CNTTK06HN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Cơng nghệ thông tin ngành khoa học phát triển mở kỷ nguyên mới,kỷ nguyên làm chủ khoa học Việc đưa tin học vào quản lý nhầm khắc phục yếu hệ thống quan đoàn thể, doanh nghiệp việc cấp thiết nay.Để làm điều yêu cầu người quản lý phải có khả phân tích hệ thống cách chi tiết có khoa học, cụ thể phải đánh giá trạng hệ thống, từ thiết kế mơ hình hệ thống đáp ứng với nhu cầu đặt tương lai Việc quản lý sinh viên trường đại học, cao đẳng, trung học khâu quan trọng quản lý Qua khảo sát vài trường, chúng em thấy việc quản lý trường cịn mang nhiều tính thủ cơng Mặc dù có đưa tin học vào việc quản lý việc cập nhật hồ sơ chứng từ dừng lại vài chương trình phần mềm soạn thảo Microsoft Word, microsoft Excel việc mang tính thủ công chủ yếu đem lại hiệu không cao tốn nhiều thời gian người quản lý Yêu cầu đặt người quản lý có chương trình phần mền hồn thiện giúp việc cập nhật, xử lí thơng tin cách nhanh chóng hiệu nhằm hạn chế thời gian chương trình thiết kế đủ để đáp ứng nhu cầu thực tế đơn vị cải tiến nâng cấp tương lai Bằng tiếp thu kiến thức học tai trường, chúng em thiết kế xây dựng chương trình phần mềm quản lÝ sinh viên thông qua phần mềm Microsoft Access, ngôn ngữ phần mềm thông dụng Ngôn ngữ Access ngơn ngữ thơng dụng, hệ thống máy tính từ sau năm 1995 trở lại có phần mềm Microsoft office có Access Trong thiết kế bảng biểu (Table), truy vấn(Query), báo cáo(Report), v v người thiết kế tham khảo qua trợ giúp Winzard điều giúp cho việc thiết kế sử dụng chương trình thuận tiện Sau khải sát trạng việc quản lÝ sinh viên , chúng em xây dựng chương trình này; trước hết để khẳng định trình học tập trường, sau giúp phần việc quản lý sinh viên trường TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA CNTTK06HN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Có kết việc phân tích thiết kế chương trình này, chúng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo lương mạnh bá tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện cho chóng em hoàn thành việc thiết kế Tuy nhiên với hiểu biết có hạn, chúng em chưa đáp ứng hết yêu cầu đặt hệ thống việc sai sót chương trình Bởi chúng em kính mong đóng góp nhiều Cơ để chương trình trở nên hồn thiện PHẦN KH ẢO S ÁT HI ỆN TR ẠNG H Ệ TH ỐNG Thư viện phát triển quy mơ địi hỏi hệ thống cải tiến Số lượng sách , số lượng độc giả tăng lên nhanh Việc quản lý thủ công hoạt động mượn rảt thư viện dẫn đến nhiều bất cập Tự động hóa quản lý giao dịch yêu cầu thiết để không ngừng cao chất lượng phục vụ độc giả 1.Khảo sát trạng hệ thống thư viện trường đại học thái nguyên Trước cảI tiến hệ thống cũ hay xây dựng hệ thống mới, điều quan trọng cần phảI phân tích rõ hệ thống để thấy ưu nhược điểm hệ thống Phân tích hệ thống cũ tổ chức , chức năng, liệu cần thiết để đánh giá hệ thống cũ đưa yêu cầu hệ thống cần đạt 2.Cơ cấu tổ chức thư viện : Thư viện quản lý chung ban giám đốc Dưới ban giám đốc phòng ban bao gồm: phòng nghiệp vụ, phòng dịch vụ thơng tin tư liệu phịng cơng nghệ mạng máy tính Phịng nghiệp vụ có nhiệm vụ quản lý , theo dõi việc nhập sách , báo, tài liệu Công việc quản lý bao gồm việc phân loại, biên mục loại sách mới, làm phích sách tra cứu, cập nhật sở liệu, quảm lý thông tin TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA CNTTK06HN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN mạng Để thực cơng việc phịng nghiệp vụ chia nhỏ thành phòng:  Phòng bổ sung: đảm nhiệm việc nhập sách vào thư viện  Phòng biên mục: thực phân loại tài liệu , đánh mã  Phịng Internet: cho in phích sách , in thư mục, cập nhật sở liệu Phòng cơng nghệ mạng máy tính làm thẻ thư viện cho sinh viên cán Thông tin làm thẻ thư viện lấy từ hồ sơ sinh viên cán Phịng dịch vụ thơng tin tư liệu có chức quản lý mượn trả sách lưu trữ sách kho Phòng chia thành phòng nhỏ:  Phòng mượn quản lý việc mượn sách, tài liệu độc giả, lập báo cáo thống kê mượn sách  Kho tổ chức lưu trữ tài liệu theo quy định thư viện Tổ kho thường xuyên bảo dưỡng lập báo cáo tình trạng sách Phân tích hoạt động thư viện trường đại học thái nguyên a/ Việc cấp phát quản lý thẻ thư viện Việc cấp thẻ cho sinh viên tiến hành vào kì đầu năm học thứ nhất, danh sách nhập học hồ sơ sinh viên Các thẻ đánh mã theo số thứ tự sinh viên khóa học số sinh viên khoa học Trên the có thông tin sau : - Mã số thẻ sinh viên - Tên sinh viên - Ngày sinh - Địa - Niên khóa - Mã sè thẻ sinh viên (thường không ghi) - Lớp học Khi sinh viên học năm thứ mục ghi tên lớp đại cương - Ngành học Mục ghi sinh viên chuyển sang học chun ngành - Chữ kí mẫu(thường khơng ghi) - Cuối thẻ có dấu thư viện Thẻ thư viện có giá trị thời gian học trường Cuối kì thơng tin lại cập nhật lại, Xét sinh viên lưu ban, thôI học, chuyển ngành, làm lại thẻ Bên cạnh phận cấp thẻ dựa vào báo cáo sinh viên vi phạm quy chế thư viện để hủy thẻ b/ Nhập sách Sách nhập theo định kì khoảng nửa năm hay năm Kinh phí nhập sách nhà trường cung cấp Ngồi nguồn sách cá nhân tổ chức tặng Đầu sách số lượng sách cần nhập đươc xem xét từ báo cáo phòng đọc, phòng mượnvà kho Căn cú vào kinh phí nhu cầu thư viện, danh mục nhà xuất bản, Phòng bổ sung định danh mục, TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA CNTTK06HN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN số lượng sách cần nhập mới, lập thành danh sách gửi đến khoa để lấy ý kiến Sách nhạp gửi đến phòng biên mục Tại sách xử lý hình thức nội dung đánh mã Hình thức gồm : - Tên sách ghi tren bìa - Tên tác gỉa - Sè trang - Năm xuất - Số lần táI - Nhà xuất Về nội dung có thơng tinh càn thiết nh : - Ngơn ngữ - Thể loại , chun ngành - Tóm tắt nọi dung Dựa vào thông tin , phịng biên mục làm khóa cho sách Sau sách đánh mã Mã sách đánh theo kiểu phân đoạn gồm phần kí tự phần số Sách sau xử lý đánh mã chuyển đến phịng internet Tại đây, người ta in phích sách tra cứu, in thư mục cập nhật vào sở liệu Sau sách đuợc chuyển vào phịng dịch vụ thơng tin tư liệu c/ Mượn sách Người đọc trước mượn sách, muốn tra cứu sách cần mượn , việc tra cứu tiến hành theo từ khóa Cơ sở liệu cho phép tra cứu sách , tạp trí luận văn Muốn mựơn sách thư viện , người đọc cần điềm đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu: - Họ tên - Đơn vị - Tên sách, tạp trí - Ngày tháng năm mượn - Chữ kí Mỗi phiếu yêu cầu mượn sách sau điền thông tin vào phiếu người đọc gửi yêu cầu cho thủ thư Thủ thư xem xét phiếu đầy đủ thơng tin chưa, chưa để vào ngăn từ chối , người đọc phảI ghi lại phiếu Khi thông tin đầy đủ thủ thư lấy phiếu yêu cầu, tìm sách kho sách , khơng tìm thấy tên sai, kí hiệu sai hay hết sách thủ thư ghi lại vào phiếu để vào ngăn từ chối Nếu thấy sách, thủ thư đưa sách , tích kê cho người đọc giữ lại số đối chiếu tích kê, thẻ thư viện người đọc Người đọc muốn đổi sách ghi lại yêu cầu vào phiếu khác , mang sách phiếu đến chỗ thủ thư Người đọc cần giữ phiếu tích kê để đối chiếu tới số thủ thư giữ Muốn mựon người đọc phảI ghi vào phiếu mượn Phiếu mượn gồm có nội dung sau : - Số phiếu TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA CNTTK06HN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN - Ngày mượn - mã Sách - Tên sách - Tình trạng mượn - Tình trạng trả - Ngày trả - Ký nhận Khi mượn sách , ngưòi mượn thủ thư xác định tình trạng sách Người đọc cần khoản tiền đặt cọc tính tỉ lệ với giá sách Hiện số lượng sách thư viện đủ để đọc chỗ , Mỗi đầu sách có khoảng Chính việc cho mượn chưa phong phú khơng có sách nước ngồi d/ Trả sách Độc giả đọc sách thư viện phảI trả sách ngày Khi trả sách, độc giả mang sách tích kê đến chỗ thủ thư Thủ thư đối chiếu tích kê nhận sách dưa lại thẻ thư viện cho người đọc Đối với sách mượn về, người đọc trả sách thủ thư xem lại phiếu mượn , ghi thơng tin vào sổ mượn trả Có thể chấp nhận ghi lai vi phạm người đọc Hiện thư viện hạn chế cho mượn số lượng sách có hạn e/ Lập báo cáo Thư viện không tiến hành lập báo cáo hoạt động mựon trả sách Việc mượn hạn không trả, sách trả bị rách nát vào thẻ thư viện để ghi thông tin người đọc vi phạm vào sổ quản lý Thư viện chủ yếu phục vụ sách giáo trình nên yêu ccầu sách yêu cầu sách phụ thuộc vào môn học trường Hiện có báo cáo tổ kho tình trạng sách Dựa vào báo cáo ban giám hiệu có định thay sách cũ Các mẫu đơn thẻ a/ Thẻ thư viện Trường Cao Đẳng X THẺ THƯ VIỆN M ã thẻ: Tên SV: Ngày sinh: Lớp: Khoa: Ngày cấp: Hạn thẻ: TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA CNTTK06HN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN b/ Phiếu mượn sách: Số: Trường Cao Đẳng X PHIẾU MƯỢN SÁCH Mã thẻ: Mã sách: T ên s ách Ngày mượn: Ngày trả: Xác nhận thủ thư Người mựợn kí tên c/ Phiếu đọc: Số: Trường Cao Đẳng X PHIẾU ĐỌC Mã thẻ: Mã sách: Tên sách: Thời gian đọc: Ngày đọc: Người đọc kí tên Đánh giá hệ thống Sau phan tích hoạt động hệt hống cũ em rót điểm sau:  Ưu điểm - Hệ thống có chế quản lý sách độc giả chặt chẽ Điều thể việc chia phòng ban chuyên trách TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA CNTTK06HN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG - - QUẢN LÝ THƯ VIỆN Thông tin sách báo tài liệu lưu trữ dạng : phích tra cứu sở liệu máy tính Điều giúp người đọc tìm sách theo nhiều phương tiện Thơng tin tra cứu sách đầy đủ Nhờ mà người đọc biết tóm tắt sách mà muốn mượn Cho phép phát vi phạm mượn trả, sách thư viện giữ lại thẻ thư viện người đọc mượn sách Tuy nhiên hệ thống lai bộc lộ thiếu xót nhược điểm Chúng ảnh hưởng đến hoạt động quy mô tăng  Nhược điểm - Mặc dù có sở liệu chương trình máy tính cho phép tìm kiếm theo từ khóa - Việc tra cứu thông tin sách chưa cho phép thêm khả trợ giúp muợn sách Khơng có thơng tin lưu kho sách, không tạo yêu cầu mượn máy - Việc thủ thư phảI kiểm tra lại kho sách xem có hay khơng nhiều thời gian công sức - Thông tin lần mượn trả sách không đuợc giữ lại Nh không lập báo cáo thống kê Từ phân tích trang em đưa giảI pháp nâng cấp hệ thống Cụ thể ta cần đặt yêu cầu cho hệ thống phảI đạt Yêu cầu xuất phát từ nhược điểm hệ thống 6.Yêu cầu đặt với hệ thống Hệ thống phảI đảm bảo chức qquản lý sách , độc giả, giao dịch mựơn trả sách , lưu lại thông tin để tra cứu báo cáo Dữ liệu sách cho phép tìm kiếm , cập nhật thuận tiện Hiện thư viện có sở liệu máy tính lại chạy máy đơn khơng thể nối mạng, chạy hệ điều hành DOS đơn nhiệm Việc cần thiết xây dựng hệ thống CSDL đáp ứng tiêu tìm kiếm đa truy nhập Nó phảI đảm bảo việc quản lý sách thuận tiện từ nhập sách , đến mựon trả, thống kê Nh CSDL sach phảI đáp ứng nhiều loại người dùng khác , người đọc lấn nhân viên thư viện Dữ liệu giao dịch Hiện việc mượn trả sách ghi lại sổ mượn trả cách thủ công Chóng ta cần thay viẹc đoc CSDL giao dịch, ghi lai tất lần mượn trả với thông tin cần thiết Cơ sở liệu quan trọng giao dịch mượn trả hoạt động cần kiểm sốt thư viện - Dữ liệu độc giả Nó giúp cho việc quản lý nhanh chóng xác Đồng thời nguồn liệu cho báo cáo TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA CNTTK06HN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Ngồi hệ thống cần lưu trữ thêm thơng tin khác nhà xuất , lĩnh vực… Tất liệu đặt vào sở liệu cài máy Hệ thống nối mạng chia sẻ truy cập vao CSDL Phân quyền người dùng để hạn chế việc truy nhập Người đọc truy nhập để tra cứu sách tài liệu nhân viên cần có mật để truy nhập vào liệu độc giả , giao dịch chức ăng khác hệ thống PHẦN 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN I MÔ TẢ BÀI TỐN * u cầu tốn xây dựng hệ thống quản lý thư viện trường Cao Đẳng X Mơ tốn: Bài tốn đặt cho nhóm độc giả mượn sách xuất trình thẻ thư viện cho người thủ thư kiểm tra Người thủ thư tiến hành nhập mã thẻ vào hệ thống kiểm tra xem thẻ hạn hay chưa Nếu hạn yêu cầu độc giả làm đơn xin cấp thẻ Trường hợp thẻ hợp lệ thỡ yờu cầu độc giả viết thông tin sỏch (tờn sỏch, tờn tác giả, nhà xuất bản) vào phiếu mượn sau người thủ thư tiến hành tìm kiếm sỏch trờn hệ thống máy tính Nếu có liệt kê danh sách cỏc sỏch tiến hành cho mượn đồng thời điền thông tin thời gian mượn, trả vào phiếu mượn Khi độc giả trả sách nhân viên nhận sách nhập sách vào kho sách Đối với trường hợp độc giả làm sách trả sách thời hạn bị xử phạt theo quy định chung thư viện Căn vào thông tin độc giả lưu hệ thống ban quản lý thư viện gửi thông báo đến độc giả CÁC YÊU CẦU ĐẶT RA CHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN: TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA CNTTK06HN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN - Hệ thống quản lý thư viện xõy dựng giúp cho người quản lý thư viện truy xuất thơng tin cách nhanh chóng đến đối tượng (đối tượng sách đối tượng độc giả) thông tin liờn quan đến việc quản lý thư viện - Hệ thống phải đáp ứng được: nhu cầu quản lý sách, tác giả, nhà xuất bản, số lượng sách thư viện thông tin liên quan đến việc mượn trả sách - Đối với người khai thác hệ thống phải đảm bảo việc truy vấn liệu nhanh xác, thao tác truy cập đơn giản, giao diện đẹp, hệ thống có khả phát lỗi cho phép bảo trì nâng cấp hệ thống 2.CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN: - Cập nhật liệu + Sách + Lĩnh vực NXB + Độc giả +Chỉnh sửa thông tin- sửa tên NXB-sửa tên lĩnh vực - Mượn trả + Mượn + Trả - Tra cứu + Tra cứu sách – theo tên- theo tác giả - theo lĩnh vực + Tỡm kiếm thông tin độc giả - Thống kê + Thống kê số sách + Độc giả có + Độc giả mượn +Số lượng sách hạn II Biểu đồ phân cấp chức TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 10 CNTTK06HN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN V LỰA CHỌN CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN Hệ quản trị sở liệu Access Microsoft Access hệ quản trị sở mơi trường Windows có sẵn công cụ hữu hiệu tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết toán thường gặp quản lý, thống kê, kế toán Các đối tượng sở liệu Access bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, macro module 1.Bảng (Table) : Là nơi chứa liệu đối tượng sản phẩm nhà cung cấp Mỗi bảng chứa thông tin chủ thể xác định Bảng tổ chức thành cột (các trường) hàng(các ghi).Mỗi trường bảng chứa thông tin khác chẳng hạn bảng “ Biên bản” chứa thông tin khách hàn “ họ tên”, “địa chỉ”, “số điện thoại “ Mỗi bảng chứa thông tin đầy đủ , chi tiết sản phẩm Thông thường trường thương liên quan đến hai bảng người ta lấy liệu hai bảng để View, sửa, xóa Khi tạo bảng thường có nhiều trường chọn khóa để xác định ghi Điều giúp : - Tự động tạo mục (Index) khóa nhằm tăng tốc độ truy vấn thao tác khác - Khi nhập liệu kiểm tra trùng lặp khóa - Dùng khóa để tạo liên kết - Để cửa sổ nhập liệu, ta chọn chứa Datasheet View - Để cửa sổ thiết kế, ta chọn chứa Design view Truy vấn (Query): Là công cụ mạnh Access dùng để tổng hợp, xếp tìm kiếm liệu Trong Access tạo truy vấn phương pháp viết lệnh SQL Loại thông dụng Select query (Truy vấn chọn ) với khả : + Chọn bảng, query khác làm nguồn liệu + Chọn trường hiển thị + Thêm trường kết thực phép tính trường bảng nguồn TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 19 CNTTK06HN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN + Đưa vào điều kiện tìm kiếm, lựa chọn + Đưa vào trường dùng để xếp Khi muốn thay đổi định ngiã truy vấn chế độ Design, Muốn nhập liệu ta mở truy vấn chế độ Datasheet 3-Mẫu biểu : Là công cụ mạnh Access dùng để thể hiện, cập nhật liệu cho bảng tổ chứa giao diện chương trình mẫu biểu gồm ô điều khiển thuộc thể loại, công cụ khác Nguồn liệu mẫu biểu bảng truy vấn Khi nguồn liệu, mẫu biểu dùng để thể cập nhật liệu cho trường nguồn Mẫu biểu khơng có nguồn liệu (Unbound) thường dùng để tổ chức giao diện chương trình Cũng thiết kế kiểu mẫu để chạy Macro hay mét Module để đáp ứng kiện Khi muốn thay đổi thiết kế mẫu biểu ta mở chế độ Design chế độ này, hộp Toolbox công cụ để tạo, thiết kế mẫu biểu Mẫu biểu thường có thành phần : - Đầu cuối báo biểu (Form header / Footer) :Không quan trọng nh Report header / Footer dùng thiết kế form: + Header để chứa tiêu đề + Footer dùng chứa nút lệnh thao tác ghi dòng tổng cộng - Đầu cuối trang ( Page header / Footer ):Là Ýt quan trọng liên quan đến hình ảnh Form in giấy Đó tiêu đề đầu cuối trang dùng để xác định ngắt dấu hiệu ngắt ngang - Thân ( Detail ): Phần quan trọng Form Với Form có liệu, phần lặp lại ghi Do muốn liệu hiển thị nh phiếu nhập liệu, dàn dọc điều khiển phần Detail Muốn liệu hiển thị dạng bảng, dàn ngang điều khiển phần Detail Riêng với Form dạng Datasheet cần kéo đủ điều khiển vào Detail khơng cần quan tâm đến vị trí TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 20 CNTTK06HN