Mục đích của đề tài
Nghiên cứu công tác quản lý nhân sự tại công ty TNHH Proinven.
Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin vào các công tác quản lý trong công ty. b Mục tiêu cụ thể
Nghiên cứu bài toán quản lý nhân sự nói chung và bài toán quản lý nhân sự của công ty TNHH Proinven nói riêng để thiết kế và lập trình phần mềm nhằm hỗ trợ công tác quản lý của công ty.
Dự kiến phần mềm quản lý nhân sự tại công ty TNHH Proinven đạt được các mục tiêu chính sau:
Cập nhật hồ sơ nhân viên.
Cập nhật phòng ban hoặc bộ phận khi công ty phát sinh thêm các bộ phận hoặc phòng ban mới.
Quản lý danh mục cho công ty như trình độ, chức danh, loại hợp đồng,…
Quản lý lương nhân viên của công ty
Tìm kiếm, tra cứu thông tin nhân viên trong công ty.
Thống kê, báo cáo danh sách nhân viên, và theo yêu cầu.
Cơ sở lý thuyết của đề tài
Phát triển hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin quản lý: Tổ hợp tất cả các yếu tố phần cứng, phần mềm, con người, dữ liệu và viễn thông thực hiện các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phát thông tin phục vụ quản lý và hoạt động tác nghiệp của tổ chức.
Nhiệm vụ: Cung cấp thông tin cho các nhà quyết định để dùng vào việc ra quyết định và điều hành tác nghiệp của tổ chức.
Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển HTTT:
Những thay đổi về quản lý :
- Chức năng xây dựng mục tiêu.
- Chức năng lập kế hoạch.
- Chức năng kiểm tra và kiểm soát.
Những áp lực cạnh tranh: Một hành động mới trong HTTT của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có thể tác động
Sự thay đổi của công nghệ.
Yêu cầu từ cấp trên.
Áp lực từ cấp dưới.
Thay đổi sách lược chính trị.
Các công đoạn của phát triển hệ thống:
Đánh giá yêu cầu: Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn.
Phân tích chi tiết : Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát riển một hệ thống mới.
Thiết kế logic: Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lô gíc của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs) Mô hình lô gíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y.
Đề xuất các phương án của giải pháp: Mô hình lô gíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lô gíc Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống những chưa phải là một mô tả chi tiết Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn Để giúp các những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viện phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức.
Thiết kế vật lý ngoài: Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá.
Triển khai kỹ thuật hệ thống: Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũn như các tài liệu mô tả về hệ thống.
Cài đặt và khai thác: Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận.
Cơ sở dữ liệu và hệ thống thông tin quản lý
Cơ sở dữ liệu và kỹ thuật cơ sở dữ liệu đã có ảnh hưởng rất lớn đến việc sử dụng máy tính Có thể nói rằng cơ sở dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực có sử dụng máy tính như giáo dục, thương mại, kỹ nghệ, khoa học, thư viện,…. Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau, được lưu trữ trên máy tính, có nhiều người sử dụng và được tổ chức theo một mô hình Dữ liệu là những sự kiện có thể ghi lại được và có ý nghĩa.
Một cơ sở dữ liệu biểu thị một khía cạnh nào đó của thế giới thực như hoạt động của một công ty, một nhà trường, một ngân hàng… Những thay đổi của thế giới thực phải được phản ánh một cách trung thực vào trong cơ sở dữ liệu Những thông tin được đưa vào trong cơ sở dữ liệu tạo thành một không gian cơ sở dữ liệu hoặc là một “thế giới nhỏ” (miniworld).
Tập hợp dữ liệu liên kết với nhau một cách logic và mang một ý nghĩa cố hữu nào đó, được thiết kế và được phổ biến cho một mục đích riêng.
Các cơ sở dữ liệu phải được tổ chức quản lý sao cho những người sử dụng có thể tìm kiếm dữ liệu, cập nhật dữ liệu và lấy dữ liệu ra khi cần thiết Một cơ sở dữ liệu có thể được tạo ra và duy trì một cách thủ công và cũng có thể được tin học hoá Một cơ sở dữ liệu tin học hoá được tạo ra và duy trì bằng bằng một nhóm chương trình ứng dụng hoặc bằng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Hệ quản trị CSDL: tập hợp chương trình giúp cho người sử dụng tạo ra, duy trì và khai thác một cơ sở dữ liệu Xây dựng một cơ sở dữ liệu là quá trình lưu trữ các dữ liệu trên các phương tiện lưu trữ được hệ quản trị cơ sở dữ liệu kiểm soát Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có một nhiệm vụ rất quan trọng, nó được coi như là một bộ diễn dịch (Interpreter) với ngôn ngữ bậc cao, nhằm giúp cho người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà không nhất thiết phải biết tường tận các thuật toán, cũng như là cách lưu trữ, biểu diễn dữ liệu trong máy tính như thế nào.
Việc tổ chức một hệ thống thông tin hay xây dựng một cơ sở dữ liệu cho một ngành khoa học hoặc một ngành kinh tế nào đó càng ngày càng trở nên thông dụng, có thể phân loại như sau:
Tổ chức thông tin trong các bài toán khoa học kĩ thuật.
Kho dữ liệu trong hệ thống thông tin quản lý
Tổ chức dữ liệu có cấu trúc phức tạp như các dữ liệu địa lý
Cơ sở dữ liệu trong các hệ thống hỗ trợ công nghiệp, hỗ trợ giảng dạy.
Tổ chức thông tin đa phương tiện, xử lý tri thức.
Microsoft Access
Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác người sử dụng chạy trong môi trường Windows Microsoft Access cho chúng ta một công cụ hiệu lực và đầy sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin
Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh Người sử dụng có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác nhau Ngoài ra, có thể thay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệu khác nhau chỉ cần động tác nhấp chuột
Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu va báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp Công cụ đầy năng lực để nâng cao hiệu suất công việc. Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro) ta có thể dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình Đối với những nhu cầu quản lý cao,Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic For application) một ngôn ngữ lập trình mạnh trên CSDL.
Microsoft Access được tích hợp sẵn trong bộ Microsoft Office nên có ưu thế hơn các phần mềm khác về giá cả.
Visual Basic for Applications (VBA)
Là một sự bổ sung của Microsoft’s Visual Basic, được xây dựng trong tất cả các ứng dụng Microsoft Office( bao gồm cả phiên bản cho hệ điều hành Mac OS) một số ứng dụng của Microsoft khác như Microsoft MapPoint và Microsoft Visio - một ứng dụng trước đây của Microsoft; ít nhất đã được bổ sung thành công trong những ứng dụng khác như AutoCAD, WordPerfect và ESRI ArcGIS
Visual Basic for Applications đã được thay thế và mở rộng trên khả năng của ngôn ngữ macro đặc trưng như WordBasic của Word, và có thể được sử dụng để điều khiển hầu hết tất cả khía cạnh của ứng dụng chủ, kể cả vận dụng nét riêng biệt về giao diện người dùng như các menu và toolbar và làm việc với các hình thái hoặc hộp thoại tùy ý.VBA có thể được sử dụng để tạo ra các bộ lọc xuất nhập cho các định dạng tập tin khác nhau như ODF.
Phân tích thực trạng và giải pháp
Giới thiệu chung về công ty Proinven
Ngày thành lập: 04/12/1999. Địa chỉ liên hệ: Số 2, Phan Trọng Tuệ, Thanh Trì, Hà Nội. Địa chỉ bưu điện: P.O Box 08, 811 Giải Phóng, Hà Nội.
Email: proinven@proinven.com.vn.
Website: www.proinven.com.vn.
Tổng giám đốc: Hoàng Quốc Chính.
PROINVEN là một công ty dịch thuật bằng sáng chế hàng đầu tại Việt Nam.Với một đội ngũ gồm 22 nhân viên ưu tú chuyên môn kỹ thuật có kinh nghiệm, hàng ngàn bằng sáng chế đã được phê duyệt và cấp bằng sáng chế của Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam,công ty đang hướng tới sẵn sàng giúp đỡ khách hàng để dịch thông số kỹ thuật bằng sáng chế trên một phạm vi rộng của các khu công nghiệp từ nhiều ngôn ngữ sang tiếng Việt và ngược lại.
Khảo sát thực trạng công ty
Cách hoạt động của tổ chức nhân sự tại Công ty TNHH Proinven :
Hồ sơ của nhân viên sẽ được nộp tại phòng hành chính- nhân sự Sau khi đã chính thức được nhận công tác, hồ sơ của nhân viên chính thức được lưu trữ tại đây. Các giấy tờ, quyết định liên quan đến tiền lương, công việc sinh hoạt đoàn thể, được gửi tới phòng ban liên quan thi hành.
Khi có sự thay đổi trong quá trình hoạt động của mỗi nhân viên, nhân viên phòng nhân sự sẽ cập nhật thông tin vào hồ sơ nhân viên đó theo quy định.
Dựa trên các bảng biểu, sổ theo dõi các nhân viên phòng hành chính – nhân sự sẽ tìm kiếm theo yêu cầu quản lý như sau:
Danh sách nhân viên theo mã nhân viên.
Danh sách nhân viên theo họ tên.
Danh sách nhân viên theo phòng ban.
Danh sách nhân viên theo chức danh.
Danh sách nhân viên theo trình độ,…
Cuối mỗi tháng nhân viên phòng nhân sự phải báo cáo cho ban giám đốc những thông tin về nhân viên như: Danh sách nhân viên chuyển công tác, danh sách nhân viên chuyển đổi giữa các phòng ban, danh sách nhân viên khen thưởng hay kỷ luật, danh sách nhân viên có những biến động,…
Theo thống kê sơ bộ thì trong tuần ít nhất phòng hành chính- nhân sự phải làm việc với giám đốc về vấn đề nhân sự một lần Trong tháng phải kết hợp với phòng kế toán về vấn đề tiền lương như duyệt bảng công của các đơn vị gửi lên Ngoài ra còn rất nhiều vấn đề không cố định khác như tra cứu , xác nhận hồ sơ…
Những công việc ở trên đôi khi lại được tập hợp từ cơ sở nên gây sự tốn phí thời gian và không thống nhất Nói chung cách làm này tìm kiếm và cập nhật không nhanh, tốn khá nhiều thời gian và công sức
Tóm lại: Công việc quản lý hồ sơ cán bộ công ty của phòng nhân sự và phòng kế toán hầu như đều thông qua sổ sách Tình trạng lưu trữ sai thông tin nhân viên dẫn đến những xáo trộn Vì vậy yêu cầu đặt ra là làm sao để lưu trữ hồ sơ nhân viên một cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên trong công ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt kết quả cao.
Vấn đề đặt ra
Từ những hoạt động thực tế đã trình bày ở trên thì vấn đề đặt ra cho chương trình quản lý nhân sự là phải xây dựng các chức năng thích hợp tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý nhân viên để phát huy hết khả năng chuyên môn, bảo đảm quyền lợi cho từng nhân viên. Đối tượng cần quản lý là thông tin về tất cả các nhân viên:
Quản lý thông tin cá nhân của một nhân viên: sơ yếu lí lịch, quá trình làm việc, đào tạo, của từng nhân viên.
Quản lý chế độ của nhân viên.
Thống kê số lượng nhân viên theo từng chuyên môn để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng,…
Chương trình này xây dựng các đối tượng độc lập một cách rõ ràng và các mối quan hệ của các đối tượng đó Với các đối tượng độc lập, chúng ta quan tâm đến các thuộc tính cá nhân liên quan đến các đối tượng đó Ví dụ như:
Thông tin về cá nhân cán bộ công nhân: họ tên, năm sinh, địa chỉ
Thông tin về các bộ phận, phòng ban: mã phòng ban, tên phòng ban
Thông tin về quan hệ gia đình, trình độ nhân viên.
Những yêu cầu đối với phần mềm
Hệ thống sau khi xây dựng phải đáp ứng được các nhu cầu sau:
Chương trình đơn giản,dễ sử dụng, chỉ cần số ít nhân viên với hệ thống máy tính.
Tổ chức quản lý, lưu trữ trên hệ thống máy vi tính là tăng tính an toàn, bảo mật cao hơn.
Chi phí ban đầu ít nhất vì chỉ phải triển khai trên máy chủ.
Không phụ thuộc vào phạm vi ứng dụng Việc mở rộng ít tốn kém nhất.
Và phần mềm phải đáp ứng được tất cả công việc của một phần mềm quản lý nhân sự:
Giao diện đẹp mắt, thao tác đơn giản, dễ sử dụng.
Cập nhật thông tin bộ phận, phòng ban, các loại chức danh, học vấn, các hợp đồng, bảo hiểm khi công ty phát sinh thêm các bộ phận, phòng ban, chức danh, học vấn,…
Cập nhật hồ sơ nhân viên mới vào công ty hoặc thay đổi thông tin của nhân viên.
Cho phép tìm kiếm, truy vấn và báo cáo một cách nhanh chóng tại mọi thời điểm.
Hiệu quả: giảm thiểu thời gian và công sức quản lý tra cứu hồ sơ, hỗ trợ cấp lãnh đạo ra quyết định.
Thiết kế hệ thống
Xác lập các mô hình nghiệp vụ
3.1.1 Sơ đồ phân rã chức năng
Hình 1: Sơ đồ phân rã chức năng
3.1.2 Mô hình luồng dữ liệu
Hình 2: Sơ Đồ Luồng Dữ Liệu Mức 0
Thiết kế Cơ sở dữ liệu
3.2.1 Xác định các phụ thuộc hàm và khóa chính
HS Cán Bộ (Mã NV, Họ Tên, Giới tính, Ngày sinh, Nơi sinh, Quê Quán, Địa chỉ,
Mã NV -> Họ Tên, Giới tính, Ngày sinh, Nơi sinh, Quê quán, Địa chỉ, hệ số lương.
Phòng ban (Mã Phòng, Tên Phòng)
Chức vụ (Mã chức vụ, Tên chức vụ)
Mã chức vụ -> Tên chức vụ.
Quá Trình Công Tác ( ID, Từ Ngày, Đến ngày, Làm gì, Ở đâu )
ID, Mã NV -> Từ Ngày, Đến ngày, Làm gì, Ở đâu.
Quan Hệ Gia Đình ( ID, Họ tên người thân, Địa chỉ, Quan hệ)
ID, Mã NV -> Họ tên người thân, Địa chỉ, Quan hệ.
Trình Độ Ngoại Ngữ ( Mã NN, Tên NN)
Trình Độ Chuyên Môn (Mã trình độ, Tên trình độ)
Mã trình độ -> Tên trình độ
3.2.2 Quan hệ giữa các thực thể
HS Cán Bộ Phòng ban
Chức vụ HS Cán Bộ n n n n
(1) Cán Bộ (MaNV, Hoten, Gioitinh, Ngaysinh, Quequan, Diachi, HSLuong) (2)Phòng Ban (Maphong, Tenphong)
(4)Quá Trình Công Tác ( ID, Tungay, Denngay, Lamgi, Odau )
(5)Quan Hệ Gia Đình (ID, Hoten, Diachi, Quanhe)
(6)Trình Độ Ngoại Ngữ (MaNN, TenNN)
(7)Trình Độ Chuyên Môn (Matrinhdo, Tentrinhdo)
Quy tắc chuyển liên kết 1- n
Phòng Ban Có Cán Bộ
(1)=> Canbo ( MaNV, Hoten, Gioitinh, Ngaysinh, Quequan, Diachi, HSLuong, Maphong) (1.1)
Chức Vụ Có Cán Bộ
HS Cán Bộ Trình độ chuyên môn
HS Cán Bộ Trình độ ngoại ngữ
(1.1) => Canbo ( MaNV, Hoten, Gioitinh, Ngaysinh, Quequan, Diachi, HSLuong, Maphong, Machucvu) (1.2)
Cán Bộ Có Quá Trình Công Tác
(4) =>Quatrinhcongtac( ID, Tungay,Denngay,Lamgi,Odau,MaNV) (4.1)
Cán Bộ Có Quan Hệ Gia Đình
(5)=> Quanhegiadinh( ID, Hoten, Diachi, Quanhe, MaNV ) (5.1)
Quy tắc chuyển liên kết n- n
Cán Bộ Có Trình Độ Chuyên Môn
(1.2) CanBo( MaNV, Hoten, Gioitinh, Ngaysinh, Quequan, Diachi , HSLuong,
(7)Trình Độ Chuyên Môn ( Matrinhdo, Tentrinhdo)
=> Trinhdocanbo ( ID, Matrinhdo, MaNV, Nganhnghe) (7.1) Cán Bộ Có Trình Độ Ngoại Ngữ
(1.2) CanBo ( MaNV, Hoten, Gioitinh, Ngaysinh, Quequan, Diachi, HSLuong,
(6)Trình Độ Ngoại Ngữ ( MaNN, TenNN)
=> NgoaiNguCB ( ID, MaNN, MaNV, Chuthich) (6.1)
Kết Luận: Lược đồ CSDL quản lý Nhân Sự:
(1.2) HSCANBO ( MaNV, Hoten, Gioitinh, Ngaysinh, Quequan, Diachi, HSLuong, MaPhong, Machucvu )
(4.1) QTCT( ID, MaNV, Tungay, Denngay, Lamgi, Odau )
(5.1) QHGD( ID, Hoten, Diachi, Quanhe, MaNV)
(6.1) NgoaiNguCB ( ID, MaNN, MaNV, Chuthich)
(7.1) TrinhDoCanBo ( ID, Matrinhdo, MaNV, Nganhnghe)
3.2.4 Sơ đồ liên kết giữa các bảng
Hình 3: Sơ Đồ Liên Kết Giữa Các Bảng
Thiết kế của từng bảng:
Hình 4: Hồ cơ cán bộ
Hình 5: Mô tả phòng ban
Hình 6: Mô tả chức vụ
Hình 7: Mô tả quan hệ gia đình
Hình 8: Mô tả quá trình công tác
Hình 9: Mô tả ngoại ngữ
Hình 10: Mô tả ngoại ngữ cán bộ
Hình 11: Mô tả trình độ chuyên môn
Hình 12: Mô tả trình độ cán bộ