PowerPoint Presentation 9/6/2021 1 CHƯƠNG 7 THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG ThS Tạ Thị Bích Ngọc KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG CHƯƠNG 7 THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 7 1 Khái niệm thông tin[.]
9/6/2021 CHƯƠNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG ThS Tạ Thị Bích Ngọc CHƯƠNG THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ MỘT SỐ KHÁI NIỆM • Dữ liệu (data) kiện, tượng xảy đời sống hàng ngày (chính thực khách quan chưa tinh gọt hay xếp lại, nguyên thô) 7.1 Khái niệm thông tin quản lý 7.1.1 Định nghĩa 7.1.2 Phân loại vai trị thơng tin quản lý 7.2 Q trình thơng tin trở ngại • Thơng tin nội dung thực khách quan ghi lại/tổ chức lại theo cách xác định chủ thể sau trình tương tác với thực nhằm phục vụ cho mục đích sử dụng chủ thể 7.2.1 Các thành tố trình thơng tin tổ chức 7.2.2 Những trở ngại q trình thơng tin 7.3 u cầu sử dụng thông tin quản lý 7.3.1 Yêu cầu thơng tin • Truyền thơng q trình người trao đổi thơng tin thơng qua việc truyền thông điệp (thông tin mã hóa) 7.3.2 u cầu với việc vận hành q trình thông tin quản lý KHÁI NIỆM PHÂN LOẠI THƠNG TIN QUẢN LÝ • Mức độ xử lý thơng tin • Mức độ phản ánh đối tượng thông tin Thông tin quản lý kết trình phản ánh quan hệ quản lý sử dụng trình xây dựng, thực thi đánh giá việc thực định quản lý • Tính pháp lý thơng tin phạm vi xác định • Hướng chuyển động thơng tin • Nội dung lĩnh vực mà thơng tin phản ánh • Hình thức truyền đạt thơng tin • Theo quan niệm quản lý 9/6/2021 VAI TRỊ CỦA THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ CÁC THÀNH TỐ CỦA Q TRÌNH THƠNG TIN • Phương thức liên kết phối hợp hoạt động có tổ chức • Người gửi: nguồn thơng tin/khởi xướng tiến trình truyền thơng • Mã hóa: chuyển ý tưởng người gửi thành ký hiệu có hệ thống hiểu • Cơ sở phương tiện để thực chức quản lý • Giải mã: người nhận giải thích thơng điệp người gửi • Phản hồi: mối liên hệ từ người nhận đến người gửi • Phương thức liên kết tổ chức với mơi trường bên ngồi • Nhiễu: yếu tố cản trở vận hành q trình thơng tin Q TRÌNH THƠNG TIN Gửi NGỮ CẢNH TRONG GIAO TIẾP Nhận Mã hố Giải mã Ý tưởng Thơng điệp Hiểu GỬI Ngôn từ Ấn tượng NHẬN Ngữ cảnh Hồi đáp Người gửi Người nhận Q trình trao đổi thơng tin thơng qua việc truyền thơng điệp 10 Ơ VNG GIAO TIẾP THẢO LUẬN • Ví dụ trở ngại thơng tin Trong văn phịng, người nói với đồng nghiệp: “Ơ! Hết trà rồi!” Khơng cịn trà NỘI DUNG SQUARE OF COMMUNICATION BẢN THÂN MỐI QUAN HỆ Đây việc cậu Tôi muốn uống trà MONG ĐỢI Lấy/Mua trà 11 12 9/6/2021 NHỮNG TRỞ NGẠI ĐỐI VỚI Q TRÌNH THƠNG TIN ĐỂ GIẢM BỚT RÀO CẢN • Quy định dịng thơng tin • Khuyến khích phản hồi • Trở ngại từ người gửi • Đơn giản hóa ngơn ngữ • Trở ngại từ mơi trường tổ chức bên ngồi • Lắng nghe tích cực • Trở ngại từ người nhận • Kiềm chế cảm xúc tiêu cực • Sử dụng ngơn ngữ khơng lời ➔u cầu thơng tin: • Sử dụng hệ thống thơng tin mật • Làm rõ ý tưởng trước thơng tin xác, đầy đủ, kịp thời • Xác định mục đích đắn thơng tin • Xem xét bố trí nơi diễn q trình thơng tin 14 13 YÊU CẦU SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NÂNG CAO NĂNG LỰC THÔNG TIN VÀ KỸ NĂNG TRUYỀN THƠNG • Năng lực thơng tin khả thu thập, xử lý, sử dụng sáng tạo thông tin • Thơng tin quản lý phải xác, đầy đủ, kịp thời a Xác định rõ nhu cầu thơng tin • Vận hành hiệu hệ thống thông tin quản lý b Định vị đánh giá chất lượng thông tin c Lưu giữ khai thác thơng tin • Nâng cao lực thông tin kỹ truyền thông cho thành viên tổ chức d Sử dụng thông tin hiệu có đạo đức e Ứng dụng thơng tin để sáng tạo nắm bắt tri thức • Phát triển kênh phản hồi để tăng hiệu q trình thơng tin • Kỹ truyền thơng – Kỹ lắng nghe – Kỹ viết – Kỹ hiểu ngôn ngữ thể/ngôn ngữ phi lời nói (body language) 15 16 PHÁT TRIỂN CÁC KÊNH PHẢN HỒI • Kênh phản hồi giúp người gửi biết người nhận giải mã thơng điệp hay chưa • Kênh phản hồi phong phú đóng góp vào việc xây dựng phát triển văn hóa dân chủ tổ chức • NQL cần có tiếp cận mở cửa dịng thơng tin từ lên • NQL cần thiết lập quy tắc ứng xử giải vấn đề phát sinh 17