Kỹ năng trình bày tài liệu dùng cho đối tượng cao học

H P U H i Chủ biên: TS Nguyễn Thanh Hương Biên soạn tổng hợp: TS Nguyễn Thanh Hương ThS Hoàng Khánh Chi Thư ký biên soạn: ThS Hoàng Khánh Chi CN Nguyễn Hồng Phương H P Hiệu đính: U H ii MỤC LỤC BÀI 1: HƯỚNG DẪN CHUẨN BỊ BÀI TRÌNH BÀY HIỆU QUẢ Lập kế hoạch cho trình bày 2 Chuẩn bị trình bày 3 Sử dụng phương tiện hỗ trợ Thực trình bày Kiểm soát tâm trạng 11 Trình bày theo nhóm 12 Đánh giá trình bày 13 Tại số trình bày lại khơng thành cơng? 13 BÀI 2: SỬ DỤNG POWERPOINT 16 H P Khám phá PowerPoint 17 Tạo trình diễn 18 Hiệu chỉnh trình diễn 20 Đưa hình ảnh vào trình diễn 25 Tạo trình diễn đa phương tiện 31 In ấn 34 U BÀI 3: ĐỒ HỌA VÀ SỐ LIỆU 44 Xác định loại biểu đồ 44 H Cấu trúc liệu 44 Các dạng biểu đồ 48 Các phận cấu thành biểu đồ 53 Biểu đồ cột – biểu đồ 62 iii BÀI 1: HƯỚNG DẪN CHUẨN BỊ BÀI TRÌNH BÀY HIỆU QUẢ Mục tiêu: Sau học xong phần học viên có khả năng: Trình bày bước để thực trình bày hiệu Mơ tả ngun tắc chuẩn bị trình bày hiệu Powerpoint Áp dụng kỹ để thực trình bày hiệu Nội dung: Bài trình bày phần q trình truyền đạt thơng tin/truyền thơng Q trình bao gồm người trình bày giới thiệu ý tưởng, suy nghĩ họ dạng thông điệp lời không lời nhằm giúp cho người nghe hiểu người trình bày muốn nói Đây q trình tương tác hai chiều Người trình bày tiếp nhận thông điệp lời không lời từ người nghe trước, trong, sau trình bày H P Một người trình bày tốt cần bắt đầu việc hiểu rõ q trình truyền thơng Họ vận dụng kỹ phương pháp để vượt qua rào cản truyền thông nhằm làm cho người nghe chấp nhận ý tưởng người trình bày Thêm nữa, người trình bày tốt phải hồn thành việc sau: U  Hiểu rõ người nghe để điều chỉnh nội dung thông điệp nhằm thỏa mãn nhu cầu họ  Chuẩn bị trình bày có bố cục chặt chẽ đáp ứng nhu cầu người nghe  Sử dụng phương tiện nghe nhìn hỗ trợ phù hợp nhằm làm tăng hiệu truyền thông  Hiểu tầm trọng thông điệp không lời sử dụng chúng để hỗ trợ cho trình bày H Q trình truyền thơng bắt đầu trước trình bày tiếp tục sau trình bày Một trình bày hiệu cần thể thơng điệp qn tồn bước q trình truyền thơng Các tình trình bày khác có bước hội khác để giao tiếp trước sau trình bày Để thực trình bày hiệu đòi hỏi việc lập kế hoạch, chuẩn bị trình bày cách cẩn thận Việc chuẩn bị trình bày cần nhiều thời gian Tài liệu hướng dẫn nhằm mục đích cung cấp tóm tắt bước để chuẩn bị trình bày hiệu Các bước áp dụng trình bày ngắn (dưới 30 phút) dài Hướng dẫn nhằm trả lời số câu hỏi sau để thực trình bày hiệu quả: Các bước để bố cục trình bày hiệu gì? Các điểm quan trọng nên làm khơng nên làm để chuẩn bị trình bày gì? Làm để có trình bày hấp dẫn dễ nhớ? Làm để đảm bảo buổi trình bày tổ chức tốt thành cơng? Lập kế hoạch cho trình bày 1.1 Xác định mục tiêu trình bày Một điểm mà người trình bày phải làm xác định mục tiêu trình bày Mục tiêu định hướng cho việc chuẩn bị trình bày Theo truyền thống loại trình bày để cung cấp thông tin, để làm hài lòng, để thuyết phục Ngày nhiều tác giả thống trình bày hiệu phải hội tụ ba điểm Tuy nhiên, mục tiêu hàng đầu tất trình bày để thuyết phục Ví dụ, trình bày người nói nhằm mục đích cung cấp thơng tin kỹ thuật cho người nghe đồng thời cần phải thuyết phục họ chấp nhận ý tưởng số liệu mà người nói đưa H P Xác định mục tiêu trình bày, tức định kết mong muốn trình bày phần quan trọng trình chuẩn bị trình bày Hãy tự hỏi câu hỏi sau đây:  Tại bạn muốn thực trình bày này?  Tăng cường hiểu biết kết nghiên cứu mới?  Tìm kiếm ủng hộ?  Giới thiệu chiến lược/giải pháp mới?  Làm sáng tỏ vấn đề bàn cãi?  Cung cấp thông tin tới nhà lập sách để định?  Định hướng lại ưu tiên chương trình?  Tìm kiếm ý kiến phản hồi từ đối tượng khác nhau?  Bạn hy vọng đạt điều gì? o Những kết cụ thể mà bạn mong muốn đạt từ trình bày gì? o Làm để bạn biết trình bày thành cơng? U 1.2 H Xác định phân tích người nghe Một trình bày hiệu cần phải đáp ứng nhu cầu người nghe Việc xác định nhu cầu người nghe địi hỏi phân tích cẩn thận có chủ đích đối tượng Phân tích cẩn thận người nghe cung cấp thơng tin có giá trị để lựa chọn chủ đề để trình bày hiểu mong muốn họ Phân tích người nghe bước quan trọng giúp cho việc xây dựng thông điệp bố cục trình bày Khi phân tích người nghe cần xem xét vấn đề sau:  Họ ai? o Người định? o Các nhà quản lý chương trình? o Các nhà báo, phóng viên? o Các nhà nghiên cứu? o Kết hợp nhiều đối tượng khác nhau?  Tại họ lại có mặt buổi trình bày?  Họ mong muốn từ trình bày bạn?  Họ có phản ứng với thông điệp mà bạn đưa trình bày?  Họ biết liên quan đến vấn đề bạn trình bày?  Họ cần phải biết để hiểu trình bày bạn?  Họ thích khơng thích điểm phong cách cấu trúc trình bày? Bạn tập trung vào mà người nghe muốn biết khơng phải bạn biết Nếu bạn khơng biết nhu cầu mong muốn người nghe bạn tìm hiểu thơng qua hỏi số người đại diện nhóm đối tượng đích bạn Nếu bạn người trình bày họp/hội nghị lớn bạn hỏi người tổ chức để có hướng dẫn cho trình bày Bạn cần ý xem xét thận trọng mức độ kiến thức, động mối quan tâm người nghe Nếu người nghe gồm nhiều thành phần, bạn cố gắng xác định mối quan tâm nhu cầu chung họ Bạn cần lưu tâm đến thông tin mà người trình bày khác cung cấp cho người nghe Bạn cần xác định rõ bạn hy vọng người người nghe làm sau nghe trình bày bạn Nếu bạn có ý tưởng rõ ràng điều bạn muốn người nghe làm sau bạn trình bày điều định hướng cho bạn bố cục trình bày cách hiệu H P U H Chuẩn bị trình bày 2.1 Xác định thông điệp chủ đạo Một bước quan trọng chuẩn bị trình bày định hướng trình bày vào số thông điệp định Hầu hết người nghe nhớ phần nhỏ nội dung trình bày, người trình bày tốt cần phải cố gắng kiểm sốt mà người nghe nhớ Thơng điệp chủ đạo lời phát biểu cụ thể mà bạn muốn người nghe ghi nhớ sau thời gian nghe trình bày bạn Hầu hết tác giả trí số lượng thông điệp chủ đạo nên giới hạn mức từ ba đến năm thông điệp, số lượng phù hợp Người trình bày tốt cần phải xếp ưu tiên thông điệp chủ đạo dựa tiêu chí đưa sở thơng tin từ phân tích người nghe giới thiệu 2.2 Nội dung bố cục trình bày Bước định nội dung phù hợp cho trình bày dựa sở mục tiêu trình bày, phân tích người nghe thời gian trình bày cho phép Nếu bạn tìm hiểu chủ đề trình bày sử dụng ý tưởng, số liệu tác giả khác cần phải trích dẫn cách (bằng lời trình bày hay tài liệu phát tay trình bày powerpoint, giấy trong) Bài trình bày bạn hiệu người nghe khỏi phòng hiểu năm vấn đề mà người nghe quan tâm, là:  Vấn đề lại xem vấn đề?  Trước người ta làm với vấn đề đó?  Người trình bày làm với vấn đề đó?  Cách tiếp cận người trình bày với vấn đề cung cấp thêm điều gì/có giá trị gì?  Chúng ta cần làm tiếp theo? Ví dụ, nội dung trình bày cung cấp thơng tin, số liệu cho đối tượng người nghe chuyên gia lĩnh vực bao gồm điểm sau:       Giới thiệu vấn đề, kết nối với mối quan tâm người nghe Các thơng điệp (những điểm bạn muốn người nghe ghi nhớ) Mục tiêu nghiên cứu (nếu có) Mơ tả vắn tắt phương pháp nghiên cứu Các kết ý nghĩa; Các khuyến nghị, phù hợp H P Sau định xong nội dung trình bày, bước xác định bố cục/dàn ý trình bày cho phù hợp với mục tiêu Bố cục cung cấp khung sở cho trình bày phải đơn giản, rõ ràng logic Cố gắng chia chủ đề trình bày thành phần với 3-5 thơng điệp đề cập Nếu nhiều dẫn đến tình trạng q nhiều thơng tin bạn bị tập trung ý quan tâm người nghe Những thơng điệp phát triển thông qua lập luận chứng bổ trợ Cần lưu ý phải trích dẫn đầy đủ nguồn gốc thơng tin, đặc biệt với phần trích dẫn nguyên văn, số liệu thống kê, biểu đồ, đồ thị… U H Một trình bày hiệu theo bố cục định mà người nghe hiểu Người nghe nhớ nhiều họ biết bố cục trình bày Có cách bố cục trình bày khác với đặc điểm mục đích sử dụng khác Dưới số loại bố cục thường dùng:       Vấn đề tồn tại/Giải pháp So sánh Theo thứ tự thời gian Theo chủ đề Lý thuyết/Thực hành Trình tự có sức thuyết phục: o Chú ý o Quan tâm o Mong muốn o Hành động  Phải biết, Cần biết, Có thể biết Cũng cần lưu ý cách tiếp cận trình bày truyền thơng sách với trình bày nghiên cứu mơi trường hàn lâm khác Các nhà định muốn nghe trình bày vấn đề tồn giải pháp khả thi vấn đề Bài trình bày truyền thơng sách Bài trình bày khoa học  Các thơng điệp  Khung lý thuyết  Số liệu gắn với mối quan tâm người nghe  Phương pháp  Khuyến nghị khả thi  Kết bàn luận 2.3 H P Mở đầu kết thúc trình bày Mặc dù bạn chưa bắt đầu phần nội dung trình bày, bạn tạo ấn tượng định người nghe Khi bạn bắt đầu nói, họ định liệu có đáng để lắng nghe bạn trình bày hay khơng, bạn có phải người trình bày nhiệt huyết, hấp dẫn chân thành hay không? Lời mở đầu bạn phải thu hút, lôi kéo ý người nghe làm cho họ muốn nghe bạn trình bày Có nhiều cách để đạt điều đó: U  Đặt câu hỏi  Sử dụng lời trích dẫn nguyên văn  Kể câu chuyện  Mở đầu thông tin gây sốc, ngạc nhiên-sử dụng số liệu thống kê!  Bối cảnh lịch sử  Đề cập đến vấn đề H Bất luận bạn dùng cách phần mở đầu cần phải dẫn dắt cách tự nhiên đến phần giới thiệu trình bày Ngồi việc góp phần vào thu hút ý người nghe, phần giới thiệu cần phải bao gồm:  Phát biểu mục đích trình bày  Nội dung trình bày Bạn cần phải làm cho người nghe nhớ thơng điệp sau nghe trình bày Vì bạn kết thúc trình bày theo số cách sau:  Tóm tắt điểm  Hỏi định hướng hành động  Đưa câu hỏi  Sử dụng trích dẫn nguyên văn  Kể câu chuyện  Sử dụng phương tiện nghe nhìn trình diễn để nhấn mạnh điểm Sử dụng phương tiện hỗ trợ Ngày nay, phương tiện nghe nhìn hỗ trợ phần quan trọng trình bày, giúp tăng cường hiểu biết ghi nhớ người nghe chủ đề trình bày Nó giúp người trình bày làm sáng tỏ mở rộng nội dung Bên cạnh việc sử dụng Powerpoint trình bày, phương tiện hỗ trợ cịn bao gồm DVD/CD, thao diễn, đóng vai, ảnh, hình minh hóa, đồ, sơ đồ, biểu đồ, v.v Rõ ràng sử dụng phương tiện hỗ trợ tạo nên khác biệt cho trình bày chỗ bạn trình bày nội dung rõ ràng, sống động dễ nhớ Tuy nhiên khơng đảm bảo chắn cho thành cơng trình bày khơng thiết dùng công nghệ kỹ thuật cao đảm bảo trình bày hiệu Dưới số hướng dẫn chi tiết cách chuẩn bị trình bày PowerPoint, phần hướng dẫn sử dụng biểu đồ trình bày sau H P  Chọn màu thiết kế slide phù hợp với người nghe bạn cảm thấy dễ chịu Nếu nên kiểm tra số slide với đại diện người nghe người biết rõ người nghe bạn trình bày Màu phải phù hợp với khơng gian nơi trình bày Với phịng tối, chữ sáng màu tối phù hợp; với phòng sáng chữ màu tối sáng dễ nhìn  Màu thiết kế phải quán với tất slide  Tránh dùng tập trung nhiều hình ảnh, tranh minh họa  Tuân theo nguyên tắc “KISS” (Keep It Short and Simple = Bài trình bày ngắn gọn đơn giản)  Chỉ chuẩn bị điểm slide - câu văn đoạn văn dành cho trình bày miệng  Sử dụng từ cụm từ ngắn Một nguyên tắc nhiều người sử dụng không nên từ dòng dòng slide (không kể tiêu đề slide)  Cỡ chữ sử dụng phải phù hợp để người phịng đọc (nên dùng cỡ chữ 24)  Một slide nên trình bày ý Sử dụng nhiều slide bạn có số ý nhỏ liên quan bổ trợ cho ý  Sử dụng động từ hành động để mô tả bước ý nghĩa sách  Nguyên tắc chung phút trình bày miệng cho slide  Làm tròn số, trừ phần số thập phân quan trọng  Sử dụng số kỹ thuật (ví dụ tiếng động chuyển động slide, chữ, hình ảnh) cách phù hợp chúng góp phần làm tăng hiệu trình bày Quá U H nhiều hiệu ứng hỗ trợ làm người nghe khó chịu tập trung vào thơng điệp bạn  Nên có slide cuối (trống với hình ảnh phù hợp) để báo hiệu bạn kết thúc trình bày Bạn cần suy nghĩ kỹ cách tốt để trình bày thơng tin: dùng lời, biểu đồ, sơ đồ hay hình ảnh? Kiểm tra tính qn slide (cùng loại chữ, màu nền, thiết kế v.v.); Đảm bảo trình bày phù hợp với thời gian cho phép Lưu ý chuẩn bị sử dụng tài liệu phát tay Sử dụng tài liệu phát tay phần quan trọng trình truyền thơng làm tăng đáng kể hiệu trình bày Tài liệu phát tay có tác dụng giúp nhấn mạnh thơng điệp cách trình bày lại điểm dạng đơn giản Nó cho phép người trình bày cung cấp cho người nghe thông tin giới thiệu trước họ trình bày tài liệu đọc thêm sau nghe trình bày Cũng giống dạng phương tiện hỗ trợ, tài liệu phát tay giúp làm tăng mối quan tâm người nghe tới trình bày Khi chuẩn bị tài liệu phát tay cần phải ý đến điểm sau: H P  Đơn giản  Liên hệ trực tiếp với mục tiêu trình bày  Có tác động hỗ trợ hiệu  Không làm phân tán, tập trung ý người nghe U Những vấn đề thường gặp chuẩn bị trình bày giải pháp khắc phục H Ngay từ đầu bố cục trình bày khơng rõ ràng:  Bắt đầu slide tóm tắt mục trình bày Ví dụ, slide trình bày gạch đầu dịng danh mục phần trình bày: mục tiêu, phương pháp, kết chính, bàn luận ý nghĩa, khuyến nghị  Với trình bày ngắn, khơng cần có slide tóm tắt mục bố cục trình bày phải rõ ràng Có vấn đề mặt logic: Người trình bày thường hiểu quen thuộc với chủ đề nên họ dễ bỏ qua điểm kết nối quan trọng, thiết yếu, đặc biệt họ trình bày nhiều thơng tin thời gian ngắn  Hãy nhờ xem trước trình bày để đảm bảo “người ngồi cuộc” theo dõi hiểu thơng tin lập luận bạn Bài trình bày chi tiết: Một lỗi thường hay gặp bạn đưa vào trình bày thơng tin chi tiết không thực chọn lọc xem thông tin phù hợp quan trọng  Chỉ tập trung vào khoảng 3-5 điểm bổ sung thơng tin cần thiết hỗ trợ cho điểm 18 24 16 18 10 16 10 100 200 300 400 500 Tai nạn giao thơng bình qn hàng từ thứ hai đến thứ sáu khu vực chưa xây dựng – năm 1990 Số tai nạn H P Tạo khung đường kẻ ô 4.2 Tất biểu đồ thu hút ý cách tạo khung, chẳng hạn từ việc hồn thiện hình chữ nhật mà trục tung trục hoành dựng hai cạnh Biểu đồ chặt chẽ nhờ khung chữ nhật Đường kẻ khung làm cho hầu hết biểu đồ dễ đọc trõ biểu đồ đơn giản Chúng thường đặt khoảng trục nơi mà mắt cần trợ giúp Bởi thế, sử dụng đường kẻ nằm ngang cho biểu đồ cột dọc đường kẻ dọc cho biểu đồ cột ngang, hai trường hợp, để làm cho việc nhận định độ dài cột dễ dàng Trong biểu đồ chấm biểu đồ cột, sử dụng đường kẻ ngang kẻ dọc hợp lý U H Các đường kẻ nên thiết kế mảnh tốt không nên thu hút ý khái liệu cần diễn giải Nếu bạn sử dụng đường kẻ màu trắng chọn lựa hay 55 Chữ biểu đồ 4.3 Các biểu đồ nên đầy đủ - có nghĩa tất thơng tin cần thiết để hiểu biểu đồ nên thích khu vực biểu đồ; đồng thời biểu đồ cần thiết kế cho dễ hiểu, gây ý cịn chữ viết góp phần quan trọng nhỏ người đọc Tựa đề chữ khác 4.4 Các tựa đề cần phải diễn tả cách ngắn gọn thể biểu đồ Nó cần phải rõ ràng đối tượng mô tả (chẳng hạn phụ nữ, 18-64 tuổi), biến có liên quan (chẳng hạn nguyên nhân chết), năm mà biến đề cập (chẳng hạn 1991), loại liệu (chẳng hạn phần trăm) H P Chúng tơi nhận thấy việc đặt tựa đề phía biểu đồ cách tốt để tạo thứ tự đọc thuận mắt Việc dùng lề trái, chẳng hạn viết tựa đề lề với lề trái biểu đồ làm cho khu vực biểu đồ xếp cách hợp lý (xem biểu đồ phía lề bên) Tuy nhiên tựa đề giữa, (như biểu đồ phía lề bên), dùng trường hợp biểu đồ không kèm dòng chữ, chẳng hạn dùng hình ảnh U Tựa đề viết theo mẫu khác so với chữ phần thân Những mẫu chữ đơn giản chẳng hạn Helvetica rõ đươc ranh giới phần chữ phần biểu đồ Chữ biểu đồ chẳng hạn giải nhãn hiệu viết với kích cỡ nhỏ tựa đề 4.5 H Làm cho tựa đề dễ đọc Các tựa đề dễ đọc bạn bắt đầu thông tin quan trọng Vì thế, nguyên nhân chết phụ nữ, 18-64 tuổi, 1991, theo phần trăm sử dụng nhiều là: cấu phần trăm năm 1991 nguyên nhân chết phụ nữ lứa tuổi 18-64 Chữ phần thân thường viết với mẫu chữ Times New Roman cỡ 10 Tựa đề nên đặt phía biểu đồ viết theo mẫu Arial, in đậm, cỡ 10 (phụ thuộc vào kích cỡ biểu đồ) 56 Chữ biểu đồ nên viết mẫu Arial thường cỡ Bất nguồn tài liệu nên viết phía biểu đồ theo mẫu Arial thường cỡ thân nguồn tài liệu nên viết nghiêng 4.6 Viết ngang chữ biểu đồ Chúng ta quen đọc từ trái sang phải Chữ biểu đồ khơng nên phá quy tắc Chúng nên viết theo hàng ngang minh họa rõ nghĩa cho trục tung đường lề cong Không nên bắt người đọc căng thẳng đọc chữ chồng chéo lên góc 45 độ Một biểu đồ biểu đồ bên cạnh dễ làm nản lòng người đọc Người đọc không nên bị ép phải nghiêng đầu để đọc biểu đồ Luôn tránh việc hạ cột chữ dốc xuống Một biểu đồ cột ngang dùng để tạo khoảng trống cho giải dài, ví dụ tên quốc gia Chú giải (các khu vực) Các khu vực đường cong có chung quy định phải giải rõ ràng Trong số biểu đồ viết giải khu vực Tuy nhiên, thường khu vực chật nên phải viết giải khu vực đánh dấu H P Lượng đồ uống có cồn bán từ năm 1983-1989 100 80 Lít 4.7 Bia nặng 40 U H Bia 60 Rượu 20 1983 1984 1985 1986 1987 1988 1989 Năm Lượng đồ uống có cồn bán từ năm 1983 - 1989 Trong trường hợp đặt chữ thích cạnh khu vực phù hợp, giống biểu đồ bên Đối với biểu đồ nhóm cột hay biểu đồ cột trồng cần phải giải thích cột tượng trưng cho Những lời giải viết phía hay bên cạnh cột nên đặt giải riêng biệt phía trong, bên cạnh, phía khu vực đánh dấu Các khu vực giải cần đặt thứ tự biểu đồ, từ trái qua phải, từ xuống Trong biểu đồ nhóm cột, điều có nghĩa xếp thích theo hàng ngang, khu vực đánh dấu biểu đồ A biểu đồ B Trong biểu đồ cột chồng, giải đặt theo hàng dọc khu vực đánh dấu phía bên tay phải giống 57 biểu đồ C 4.8 Chú giải (đường cong) H P Khi có nhiều đường cong biểu đồ, cần giải rõ đường tượng trưng cho Các giải xếp theo cách khác Có lẽ cách phổ biến đặt chúng chân hay bên phải khu vực đánh dấu (nhìn hình D) Điều phần khơng thuận mắt người đọc buộc phải xoay đồ thị giải Vì thế, có thể, nên đặt giải cạnh đường cong giống trường hợp E F U H Trong trường hợp có đường cong chúng phân định rõ ràng, đặt giải trực tiếp cạnh đường cong tương ứng Ở biểu đồ E, khó mà có nhầm lẫn đường cong thể nam giới với đường cho phụ nữ Trong trường hợp biểu đồ F, tốt hết đặt giải phía ngồi khu vực đánh dấu liền với đường cong tương ứng Cụ thể trường hợp biểu đồ phức tạp hơn, tốt không nên tạo thêm gánh nặng cho khu vực đánh dấu cách không cần thiết Với biểu đồ lớn đặt giải thơng thường phía khu vực đánh dấu chẳng hạn biểu đồ D 58 4.9 Các họa tiết, đánh bóng, màu Chúng khuyên bạn nên dùng cột đánh dấu Chẳng hạn để phân biệt nhóm khác biểu đồ nhóm cột, sử dụng loại hoa văn khác cho nhóm Bạn thường chọn hoa văn đánh bóng Thường đánh bóng, chúng tơi làm với hầu hết biểu đồ sách này, dịu mắt Nếu bạn có điều kiện kỹ thuật tài dùng màu không thái 4.9.1 Họa tiết Việc chọn họa tiết cho biểu đồ quan trọng Họa tiết không hợp lý làm háng biểu đồ làm rối mắt người đọc Vì thế, bạn nên chọn họa tiết đơn giản H P Khi phải chọn họa tiết đánh bóng, chúng tơi chọn đánh bóng trường hợp khơng có q nhiều nhóm khác Đánh bóng thực khơng có khác loại họa tiết đơn giản Trong trường hợp có nhiều nhóm khác muốn gây ý đặc biệt chọn dùng họa tiết Những họa tiết hợp lý Các dấu chấm đường gạch tạo nên họa tiết dịu mắt Các đường gạch nên đặt nghiêng ví dụ Khi có nhiều nhóm khác cần chọn họa tiết tạo phân biệt rõ ràng Nếu có trật tự nhóm họa tiết cần phản ánh rõ điều U H Những họa tiết dịu mắt Chúng xếp chung theo thứ tự mà cho tự nhiên Bạn nên tránh dùng nhiều họa tiết Luôn đặt họa tiết tối vào vị trí thấp Màu trắng tốt đặt vị trí cuối biểu đồ tròn Sự phối hợp không hợp lý Đưa dẫn chứng họa tiết không hợp lý 59 việc khó khăn Hầu hết chương trình phần mềm máy tính có nhiều họa tiết phức tạp mà bạn không cẩn thận lựa chọn phối màu khiến cho người đọc khó theo dõi Các họa tiết có chi tiết phức tạp, đặc biệt đặt cạnh Bạn nên nghĩ đến phối hợp họa tiết khác Nên tránh nghiêng chúng theo hướng khác Đồng thời nên tránh đường kẻ ngang (sẽ làm cho cột trông ngắn hơn) đường kẻ dọc (sẽ làm cho cột trông cao lên) Nếu đặt họa tiết đậm lên cột bị “collapses” (sập) Nếu đặt họa tiết nhạt tạo nên hiệu ứng kỳ cục Hơn nữa, nên nhớ không nên chọn họa tiết giống H P Đánh bóng Hầu hết nguyên tắc áp dụng cho họa tiết áp cho đánh bóng Các độ đậm nhạt khác cần rõ ràng xếp từ nhạt tới đậm Các họa tiết trình bày thể phân định rõ ràng Chúng với màu trắng số trường hợp ngoại lệ với màu đen U H Không nên sử dụng những độ đậm nhạt gần mà mắt thường khó phân biệt Họa tiết đường kẻ Nếu có đường cong biểu đồ, ví dụ chuỗi thời gian, tất nhiên bạn chọn đường kẻ đen không ngắt quãng Đường phải đủ dầy để phân biệt với đường kẻ ô không nên dầy Độ dầy lý tưởng khoảng 0,5 mm độ dầy đường kẻ ô 0,1mm 60 Nếu có vài nhóm liệu khác biểu đồ cần phải phân biệt chúng cách sử dụng đường kẻ với họa tiết khác Trên lý thuyết có kho kết hợp khác đường kẻ dấu chấm Trên thực tế khó dùng nhiều loại (xem ví dụ phía trên) Chúng ta dùng đường kẻ với độ dầy khác Tuy nhiên, cách có hạn chế đường kẻ mỏng phải phân biệt với đường kẻ ô đường dầy không dày H P Nếu đường cong khơng cắt bạn khơng cần sử dụng họa tiết khác (xem biểu đồ A) Tuy nhiên trường hợp chúng chồng chéo lên nhau, biểu đồ B, bạn bắt buộc phải dùng họa tiết khác Nếu vẽ đường kẻ biểu đồ C người đọc buộc phải đoán phận với đường 4.9.2 Dấu hiệu H U Một chuỗi thời gian bao gồm giá trị nối với đường kẻ Bạn đánh dấu giá trị (năm, tháng, v.v.) với dấu hiệu đặc biệt Hình ví dụ đường kẻ với dấu hiệu khác Theo kinh nghiệm dấu hiệu thường khơng giúp mà làm cho biểu đồ rắc rối Chúng không cần thiết cho chuỗi thời gian ngắn trở nên rối chuỗi thời gian dài         Mặt khác, dấu hiệu lại có ích biểu đồ chấm đồ Trong hai trường hợp bạn nên chọn dấu hiệu đơn giản hình trịn hình vng Chúng tơ đậmhoặc bỏ trống với kích cỡ   nhỏ  61 4.10 Màu biểu đồ Màu biểu đồ nên sử dụng cách mức Những biểu đồ với cột màu: đỏ, vàng, xanh xanh nước biển thường bị màu làm cho không tốt ý Giá in nhiều màu lại cao.Tuy nhiên bạn có hội sử dụng màu lại hữu hiệu Những biểu đồ ví dụ cho thấy cách dùng màu cho cột đường bật lên Sử dụng tơ màu (có thể kèm theo đường kẻ ô trắng) hiệu Bạn sau chọn cột tối màu sáng cột sáng màu tối biểu đồ 120,000 450 400 350 300 250 200 150 100 50 100,000 80,000 60,000 40,000 20,000 H P 2006 2007 2008 2009 U 120,000 100,000 80,000 60,000 H 40,000 20,000 2006 Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng 2010 2007 2008 2009 2010 Biểu đồ cột – biểu đồ Biểu đồ cột loại biểu đồ – dễ vẽ, dễ đọc Nó sử dụng muốn diễn giải giá trị biến đặc trưng chẳng hạn biến định tính biến rời rạc Biểu đồ cột sử dụng khoảng trống cột để nhấn mạnh vào điều Chúng ta bắt đầu việc xem xét biểu đồ cột trường hợp tần số, chúng có ích việc thể tổng số bình quân Biểu đồ cột sử dụng cho tần số tương đối tuyệt đối Hình thức biểu đồ trường hợp khơng bị ảnh hưởng tất nhiên phải 62 rõ loại tần số thể Các biểu đồ liệu theo hai cách Biểu đồ bên trái cung cấp nhiều thông tin hơn, cụ thể số hộ gia đình, biểu đồ bên tay phải ưa thích nhiều trường hợp phần trăm giúp so sánh liệu dễ dàng Percentage distribution of households by size of households 1985 40 1500 Percent Thousands Number of households by size of households 1985 1000 500 20 10 0 1 5.1 30 Size, number of persons Size, number of persons H P Khoảng cách cột B A C U H Độ rộng cột nên lớn so với độ rộng khoảng cách chúng thể biểu đồ A Biểu đồ B có khoảng cách cột q nhỏ làm trơng biểu đồ cột liền kề thể khơng phù hợp Ngược lại, khoảng cách rộng biểu đồ C lại làm cho rời rạc 5.2 Đường kẻ D E F 63 Mục đích proportion of people w ith higher education according to đường kẻ parents occupational group 1987 biểu đồ để giúp người đọc dễ so Unskilled manual w orkers sánh dễ đọc Skilled manual w orkers giá trị tương đối biểu đồ Low level office staff D, biểu đồ E Middle level office staff đường xếp sát Senior office staff tạo cảm giác rối 10 20 30 40 50 mắt Mặt khác, Percent đường kẻ biểu đồ F khơng có ý nghĩa 5.3 60 H P Biểu đồ cột ngang Thường vẽ cột biểu đồ sử dụng cột đứng cụ thể biến thể trục hoành tần số trục tung Tuy nhiên, khơng có lý ngăn thay đổi trục đặt tần số lên trục hồnh Ở đây, nói đến biểu đồ cột ngang Biểu đồ cột ngang được ưa chuộng biểu đồ cột dọc trường hợp: 5.3.1 U H Giá trị biến mang tên dài Khi tên giá trị biến dài, chẳng hạn mô tả công việc biểu đồ bên, khơng có đủ chỗ để viết chúng giá trị biểu đồ cột đứng Vì cần tránh việc kéo nghiêng dòng chữ, biểu đồ cột ngang giải pháp 5.3.2 Nhiều giá trị biến thiên Khi có nhiều giá trị biến biểu đồ bên phải, khơng có đủ chỗ cho tất cột với chữ kèm Điều tên ngắn ví dụ Chỉ với đến giá trị biến việc tạo biểu đồ cột đứng mạch lạc dễ đọc bắt đầu khó khăn Tuy nhiên, biểu đồ cột nằm ngang bạn dễ dàng tạo khoảng trống, ví dụ như: tên tất nước châu Âu 64 Pre-school with a home language other than Swedish 1988 Home language Arabic Assyrian Finnish Greek Sebo-Croat Polish Spanish Turkish Others 2000 4000 H P 6000 8000 10000 Number 5.3.3 Thứ tự cột U H Bạn nên nhớ việc xếp thứ tự giá trị biến cách đắn tạo biểu đồ tốt Đối với biến định tính, bạn có khả chọn thứ tự Sắp xếp giá trị theo thứ tự tần số, từ phổ biến đến phổ biến nhất, gây ý Một biểu đồ không chọn lọc, biểu đồ G, tạo cảm giác rối Cả hai biểu đồ lại tạo cảm giác dịu mắt, bắt đầu với nhóm lớn (biểu đồ H) tạo cảm giác “sống động” bắt đầu với nhóm nhỏ (biểu đồ J) 65 TỰ LƯỢNG GIÁ: Vẽ biểu đồ đồ thị Loại biểu đồ: biểu đồ cột đứng (vertical bar) Tên: áp dụng Kế hoạch hố gia đình tăng, Các nước phát triển Phụ đề: phụ nữ lập gia đình 15-49, có sử dụng biện pháp Tên cột dọc: phần trăm Bảng liệu 1960 1970 24 1980 38 1990 53 Cuối 1990s 60 H P Nguồn: Văn phòng Tư liệu Dân số, Bản liệu Kế hoạch hố gia đình phạm vi tồn cầu 2006 U Loại biểu đồ: cột ngang (horizontal bar) Tên: nhu cầu chưa đáp ứng Kế hoạch hoá gia đình H Phụ đề: phụ nữ lập gia đình 15 – 49 tuổi, khơng sử dụng biện pháp kế hoạch hóa gia đình Tên cột dọc: phần trăm (%) Bảng liệu: Colombia 2000 Ai Cập 2000 11 Bangladesh 1999 – 2000 15 Benin 2001 27 Nepal 2001 28 66 Mali 2001 29 Uganda 2000 35 Haiti 2000 40 Nguồn: DHS STATcompiler, truy cập mạng www.measuredhs.com/statcompiler vào 13 tháng 12 năm 2004 Loại biểu đồ: biểu đồ lát bánh (Pie chart) Tên: trẻ mồ côi với AIDS, toàn cầu H P Phụ đề: phân bố trẻ, theo miền, cuối 2001Bảng liệu: Sub – Saharan châu Phi 79% Nam & Đông Nam Á 13% Các nước châu Mỹ 6% U 2% Khác Nguồn: UNAIDS, báo cáo Dịch tễ HIV/AIDS toàn cầu, tháng 7, 2002 H Loại biểu đồ: đồ thị đường (Line chart) Tiêu đề: tỷ lệ người lao động người phụ thuộc, theo vùng Năm 1970 1980 1990 2000 2010 2020 2030 1,08 1,07 1,09 1,18 1,27 1,38 1,55 Đông Á 1,34 1,54 2,04 2,17 2,45 2,21 1,95 Trung Nam Mỹ 1,23 1,3 1,37 1,49 1,74 1,91 2,03 Mỹ Latinh &Caribbe 1,15 1,27 1,45 1,68 1,9 2,02 2,01 Châu phi 67 Lưu ý: người tuổi từ 15 đến 64 coi người lao động; người 14 tuổi 65 tuổi coi đối tượng phụ thuộc Nguồn: Liên Hợp quốc, Toàn cảnh Dân số giới: phiên 2002 (World Population Prospects: The 2002 Revision (medium scenario), 2003 H P U H 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO Communications Consulting Group and Publication Department at RAND (1996) Guideline for preparing briefings Guidelines for Effective Data Presentations http://www.prb.org/Content/NavigationMenu/PRB/PRB_Library/Guidelines_for_ Effective_Data_Presentations.htm Truy cập ngày 15/11/2006 Hội thảo Truyền thông sách Văn phịng Tư liệu Dân số Mỹ Trường Đại học Y tế công cộng Năm 2003 Microsoft in Education PowerPoint 2002 H P U H 69