44 chính sách xử lý khiếu nại từ cá nhântổ chức bên ngoài

44 chính sách xử lý khiếu nại từ cá nhântổ chức bên ngoài 44 chính sách xử lý khiếu nại từ cá nhântổ chức bên ngoài 44 chính sách xử lý khiếu nại từ cá nhântổ chức bên ngoài 44 chính sách xử lý khiếu nại từ cá nhântổ chức bên ngoài 44 chính sách xử lý khiếu nại từ cá nhântổ chức bên ngoài 44 chính sách xử lý khiếu nại từ cá nhântổ chức bên ngoài 44 chính sách xử lý khiếu nại từ cá nhântổ chức bên ngoài

PEARL GARMENT VIETNAM JSC CHÍNH SÁCH XỬ LÝ KHIẾU NẠI TỪ CÁ NHÂN/TỔ CHỨC BÊN NGOÀI EXTERNAL GRIVEANCE POLICY Số hiệu Doc.No Số trang Page No Ngày hiệu lực Effective date Bộ phận Department Hiệu chỉnh lần Revision No… Ngày hiệu chỉnh Revised date 05 04/01/2021 Soạn thảo Prepared by Thực Executed by Phê duyệt Approved by COMPL HR DIRECTOR COMPL 01 31/12/2020 I Mục đích: - Đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp Cơng ty, tổ chức/cá nhân xung quanh công ty Việc đảm bảo khiếu nại tố cáo trình tự, thủ tục không giúp hạn chế sai phạm, đảm bảo lợi ích đáng cá nhân, tổ chức liên quan mà phương thức hiệu để Cơng ty thực quyền giám sát, đóng góp ý kiến tham gia vào q trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh II Phạm vi áp dụng: Tổ chức, cá nhân có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất công ty, có vị trí địa lý giáp danh cơng ty III QUY ĐỊNH CỤ THỂ Nội dung giải - Lắng nghe, tiếp thu giải kiến nghị vấn đề liên quan tới sở hạ tầng, ô nhiễm môi trường, ô nhiễm tiếng ồn/không khí…… - Đánh giá ghi nhận ý kiến đóng góp xây dựng doanh nghiệp dân cư xung quanh, khu vực lận cận ảnh hưởng môi trường tác động đến đời sống sinh hoạt họ Hình thức khiếu nại: Người khiếu nại khiếu nại qua kênh sau: - Đơn khiếu nại thư điện tử: phải ghi rõ ngày/tháng/ năm khiếu nại; tên, địa người khiếu nại; tên, địa quan/ tổ chức/cá nhân bị khiếu nại; nội dung, lý khiếu nại, tài liệu liên quan đến nội dung khiếu nại yêu cầu giải người khiếu nại Đơn khiếu nại phải người khiếu nại ký tên điểm - Khiếu nại trực tiếp: người tiếp nhận khiếu nại (Ban giám đốc, phòng nhân sự, phòng nhân quyền) hướng dẫn người khiếu nại viết đơn khiếu nại người tiếp nhận ghi lại việc khiếu nại văn yêu cầu người khiếu nại ký điểm xác nhận vào văn  Ban giám đốc: ông Phan Anh Tuấn , từ 7: 30 đến 16:30 Văn Phòng Cơng ty  Phịng Hành : Bà Nguyễn Thị An , từ 07:30 đến 16:30 Văn phịng Cơng ty - Khiếu nại qua điện thoại: Gọi đến số hotline: 0210.3942118 , phận tiếp nhận gọi lại Sau xác nhận nội dung liên quan, phận tiếp nhận thông báo trình tự giải khiếu nại tới người khiếu nại Tiếp nhận khiếu nại: - Doanh nghiệp cung cấp thông tin nhận khiếu nại cấp phiếu tiếp nhận khiếu nại Phiếu tiếp nhận khiếu nại thực hình thức văn thư điện tử phải thể rõ nội dung khiếu nại cá nhân/tổ chức khiếu nại, yêu cầu giải khiếu nại (Điều kiện yêu cầu: Phản ánh nội dung việc, không thêm bớt nội dung làm nghiêm trọng/ giảm nhẹ tính chất việc) - Trường hợp không tiếp nhận khiếu nại, thời hạn không 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận khiếu nại, phịng hành nhân phải có văn thơng báo cho cá nhân/tổ chức khiếu nại biết nêu rõ lý từ chối tiếp nhận khiếu nại Thời hạn giải khiếu nại:  Với vấn đề giải ngay, người tiếp nhận trả lời trực tiếp nhận khiếu nại Những vấn đề cần thời gian xác minh, điều tra, phận giải khiếu nại kênh phản hồi sau: - Không ngày, kể từ ngày nhận khiếu nại tình khiếu nại đơn giản xảy - Không 10 ngày, kể từ ngày nhận khiếu nại tình khiếu nại phức tạp xảy - Không 12 ngày kể từ ngày nhận khiếu nại đơn khiếu nại cần can thiệp quan chức đến phối hợp giải Tuy nhiên, tùy theo tiến độ xác minh mà kéo dài thời gian giải Những trường hợp đặc biệt Ban Giám đốc Công ty hay đơn vị giải khác có thơng báo văn gửi đến người khiếu nại - Trường hợp người khiếu nại không thực quyền khiếu nại theo thời hạn đau ốm, thiên tai,địch họa, cơng tác, trở ngại khách quan khác thời gian có trở ngại khơng tính vào thời hạn khiếu nại II KHIẾU NẠI VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI Quyền nghĩa vụ người khiếu nại: - Người khiếu nại tự khiếu nại sai sót liên quan trực tiếp đến nội quy sách cơng ty - Có quyền rút đơn khiếu nại giai đoạn trình giải khiếu nại Việc rút đơn khiếu nại phải thực văn - Đề nghị quan quản lý Nhà nước hướng dẫn giải khiếu nại bên khiếu bị nại không đồng ý với kết giải khiếu nại bên khiếu nại - Khi thực quyền khiếu nại, người khiếu nại có nghĩa vụ cung cấp giấy tờ, chứng, cung cấp theo quy định pháp luật 2 Trách nhiệm công ty Cổ phần May Pearl Việt Nam : - Kiểm tra, xác minh nội dung khiếu nại; - Tổ chức đối thoại với người khiếu nại, đồng thời vào sách quy định công ty định giải khiếu nại công bố định giải khiếu nại; - Triệu tập quan, tổ chức, cá nhân có liên quan tham gia đối thoại (nếu cần thiết) - Xây dựng niêm yết cơng khai quy trình giải khiếu nại người khiếu nại bảng tin công ty - Lưu trữ đầy đủ hồ sơ thơng tin có liên quan đến nội dung bị khiếu nại để phục vụ công tác giải khiếu nại hướng dẫn giải khiếu nại Nguyên tắc giải khiếu nại: - Ban giám đốc cơng ty phối hợp với phịng nhân sự/nhân quyền thực việc giải khiếu nại nguyên tắc thời hạn quy định, pháp luật bảo đảm quyền lợi ích hợp pháp người khiếu nại - Khuyến khích người khiếu nại người bị khiếu nại tiến hành giải khiếu nại thơng qua hình thức thoả thuận, thương lượng Phương thức giải khiếu nại: a, Phương pháp - Phịng Hành - Nhân cung cấp hồ sơ giấy tờ liên quan đến nội dung khiếu nại tiến hành giải khiếu nại người khiếu nại theo quy trình xây dựng - Phịng hành - nhân có trách nhiệm thơng báo văn cho người khiếu nại kết giải khiếu nại - Trong trường hợp khiếu nại giải người khiếu nại trực tiếp đến khiếu nại đạt thỏa thuận hai bên, phịng hành - nhân không cần phải cấp phiếu tiếp nhận khiếu nại, phải lập biên kết giải lưu vào hồ sơ b,Cách thức:  Bồi thường: - Việc bồi thường thực sở có thơng tin sở để xác định trách nhiệm bên - Tiền bồi thường trả đơn vị Việt Nam đồng - Người khiếu nại bồi thường theo quy định lỗi thuộc công ty - Sau hết thời hạn giải khiếu nại mà vụ việc chưa điều tra làm rõ Công ty phải tiến hành bồi thường cho người khiếu nại theo mức quy định nhà nước  Loại trừ trách nhiệm bồi thường: Công ty Cổ Phần May Pearl Việt Nam không chịu trách nhiệm bồi thường trường hợp sau: - Do thiên tai, địch họa tình bất ngờ khơng thuộc lỗi công ty - Khiếu nại không đủ điều kiện  Trách nhiệm bồi thường: - Căn kết điều tra khiếu nại Công ty Cổ Phần May Pearl Việt Nam định bồi thường thực toán bồi thường cho người khiếu nại - Đối với khiếu nại mà xác định nguyên nhân lỗi công ty gây như: xử lý rác thải, nhiễm mơi trường,… việc bồi thường cho người khiếu nại công ty chịu trách nhiệm  Sơ đồ quy trình giải khiếu nại trình bày trang bên: V Quy trình Bước Quy trình Mơ tả Người phụ trách Step Procedure Description Person in charge Nhận đơn thư khiếu nại từ bên Tất khiếu nại , góp ý báo cáo cho Tổng Giám Đốc Giám Đốc Xem xét ý kiến khiếu nại Điều tra, xác minh việc Báo cáo kế điều tra với Tổng Giám Đốc Giám Đốc Xử lý, giải khiếu nại góp ý Các kênh tiếp nhận : - Đơn viết tay - Thư điện tử - Đường dây nóng : 0988086624 or 0210.3942118) : lúc - Trực tiếp / báo cáo lúc Bộ phận Bảo vệ Giám đốc , Quản lý Nhân Sự Giám đốc , Quản lý Nhân Sự Giám đốc , Quản lý Nhân Sự Người phụ trách kênh tiếp Giám đốc , Quản lý Nhân Sự nhận khiếu nại báo cáo cho Tổng Tổng giám đốc , Giám đốc , Quản lý Nhân Sự Giám Đốc Giám Đốc Tổng Giám Đốc Giám Đốc xem xét ý kiến khiếu nại Tổng Giám Đốc Giám Đốc Quản lý nhân tiến hành điều Đội điều tra bao gồm : tra xác minh việc , Quản lý 01 Quản lý nhân nhân ghi chép lại chi tiết 01.Nhân viên đánh giá trình , nội dung điều tra “Báo cáo điều tra khiếu nại” ( Thời gian điều tra : không vượt ngày làm việc với vấn đề không phức tạp ,và không vượt 10 ngày làm việc vấn đề phức tạp ) Trưởng nhóm điều tra báo cáo Quản lý Nhân đầy đủ, chi tiết kết điều tra cho Tổng Giám Đốc Giám Đốc Tổ chức họp với cá nhân , Tổng Giám Đốc ,Giám Đốc tập thể gửi ý kiến khiếu nại để nhóm điều tra người giải khiếu nại góp ý phụ trách kênh tiếp nhận khiếu nại Đại diện lãnh đạo ( 01người) Trả lời kết xử lý khiếu nại góp ý đến người lao đơng, người góp ý Lưu hồ sơ Cơng ty trả lời người khiếu nại, góp ý việc thông báo kết văn (Trong trường hợp công ty xử lý trả lời người khiếu nại, góp ý thời gian 12 ngày làm việc có thơng báo ngun nhân bị kéo dài thời gian dự kiến hoàn thành tời người khiếu nại ) Quản lý nhân Phịng Nhân Sự có trách nhiệm cập nhật lưu giữ toàn HR Manager hồ sơ giải khiếu nại, góp ý sổ theo dõi xử lý khiếu nại nhà máy