7 ct8 art qap bcc vn budget and cost control

DỰ ÁN KHU NHÀ Ở C AO T ẦNG – DỊCH VỤ Ô Đ ẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - NGÂN SÁCH VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ ARTELIA VIETNAM Fl.11, HQ Building 193 C3 Bà Triệu Ha Noi Tel.: +84 (04) 3734 7260 DATE: NOV 2017 REF: CT8.ART.QAP.INT DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - NGÂN SÁCH VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ HIỆU ĐÍNH Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ NGÀY 00 Bản thảo để lấy ý kiến 01/11/2017 01 Đệ trình lần LƯU CHUYỂN TỚI CĐT – CƠNG TY CP ĐT BẤT ĐỘNG SẢN MỸ ĐÌNH TV QLDA - ARTELIA  Các Tư vấn/ nhà thầu  / CT8.ART.QAP.INT / NOV 2017  A DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - NGÂN SÁCH VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ NỘI DUNG DỰ TOÁN CHO DỰ ÁN 1.1 PHƯƠNG PHÁP DỰ TOÁN _ 1.2 TÍNH TỒN MỘT DỰ TOÁN _ 1.3 BÀN GIAO DỰ ÁN CHO CĐT 2 KIỂM SOÁT NGÂN SÁCH 2.1 GIỚI THIỆU _ 2.2 THIẾT LẬP NGÂN SÁCH 2.3 THEO DÕI CÁC CHI PHÍ DỰ KIẾN VÀ CÁC CHI PHÍ PHẢI DÙNG 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 THEO DÕI NGÂN SÁCH GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG VÀ PHÁT SINH _ PHÂN CHIA CÁC PHÁT SINH _ NHẬN DẠNG, TÍNH TỐN VÀ KIỂM SỐT CÁC PHÁT SINH LỆNH THAY ĐỔI _ SỰ ĐIỀU TIẾT CỦA VIỆC KIỂM SOÁT NGÂN SÁCH _ / CT8.ART.QAP.INT / NOV 2017 3 4 B DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - NGÂN SÁCH VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ TỐN CHO DỰ ÁN 1.1 PHƯƠNG PHÁP DỰ TỐN Chi phí dự án ước tính dựa 02 phương pháp khác nhau: Tỷ lệ: Các giá liên quan đến đơn vị diện tích (bằng m²) – Có thể lấy số tỷ lệ thông qua liệu có từ dự án trước – Các số xem tối thiểu chúng kết trình đấu thầu Tỷ lệ phải sử dụng cẩn thận dự án có đặc điềm riêng Cần phải cân nhắc đến ngày giá trị cập nhật cần thiết Kết tạm tính việc áp dụng tỷ lệ theo diện tích sàn phải dựa theo biện pháp mà theo tỷ lệ tính tốn Giá thành phần: Sử dụng tỷ lệ giá khơng thơi khơng phù hợp cho số cơng việc gói thầu khơng đủ xác cho giai đoạn thiết kế phức tạp cao cấp (thiết kế chi tiết) Rất cần thiết để tính tốn khối lượng nhân lên với giá thành phần tính tốn từ việc kết hợp tỷ lệ khác Sử dụng tỷ lệ giá thành phần phụ thuộc tiến độ thiết kế Dự án chia nhỏ thành phần logic để đễ dàng đạt mục tiêu Dự tốn khơng bao gồm phí quản lý thi cơng 1.2 TÍNH TỒN MỘT DỰ TỐN Việc chọn lựa phương án tính tỷ lệ hay giá thành phần tùy thuộc vào giai đoạn thiết kế dự án:  Trong giai đoạn thiết kế sơ bộ, mức giá quốc tế nên sử dụng để ước tính cho gói thầu hay nhóm gói thầu, cịn giá thành phần cho khối lượng chừng Cho dù giai đoạn dự tốn phải bao gồm khoản dự phòng Khoản dự phòng % khối lượng cơng việc ước tính mà thay đổi từ:  tới 5% cho dự án  to 10% cho cơng trình có (làm hay cải tạo) Phải xem xét cố chưa tính đến mà xảy giai đoạn thực dự án do:  Các nghiên cứu thiết kế nhiều xác định rõ (phụ thuộc vào thời gian phân bổ cho chúng), dẫn tới việc không quán hay bỏ phạm vi công việc  Các phát sinh nêu không suốt giai đoạn sau  Cơng trình hữu mơi trường gây khó khăn ngồi mong đợi  Thời gian thi cơng q ngắn  Nhà thầu thất bại (trì hồn hay phá sản…) thời gian thi công / CT8.ART.QAP.INT / NOV 2017 DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - NGÂN SÁCH VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ Yếu tố xấp xỉ: phải xem xét việc thiếu định nghĩa số khía cạnh dự án độ khơng xác thiết kế, tiến triển tình hình v.v Đây phần trăm giá trị cơng việc ước tính mà giảm dần theo tiến trình dự án Yếu tố thường xuyên là:  Giai đoạn khả thi: 15 đến 10%  Giai đoạn thiết kế sơ bộ: 10 tới 8%  Giai đoạn thiết kế chi tiết (bắt đầu): tới 5%  Giai đoạn thiết kế chi tiết (kết thúc): tới 3% Chủ đầu tư lưu ý đến điểm: Một dự tốn khơng thể giá trị dự án xác Bởi dựa vào dự án có với tiến trình xác định mà khơng giống Do đó, yếu tố xấp xỉ đưa vào dự toán Các nguyên tắc bản: 1.3  Khoản dự phòng bổ sung vào dự toán  Yếu tố xấp xỉ khơng đưa vào, “cộng” hay “trừ” CĐT người đưa định có nên xem xét yếu tố hay khơng BÀN GIAO DỰ ÁN CHO CĐT Rõ ràng dự tốn khơng phải bảng báo giá Hồ sơ bàn giao bao gồm:  Các đặc điểm chung dự án (loại dự án, bề mặt, tài liệu tham khảo …)  Các liệu đưa cho dự tốn: ngày có giá trị, yếu tố xấp xỉ  Chỉ số kinh tế (tổng giá trị tách theo lĩnh vực tỷ lệ chính)  Mơ tả cơng việc hay dịch vụ mà chưa đưa vào dự toán  Tính tốn chi tiết (nói chung) Trước bàn giao cho CĐT, dự toán Giám đốc xem xét phê duyệt Khuyến nghị nên đưa ý kiến đánh giá lời kết dự toán cho CĐT, giải thích giả thuyết đưa vào KIỂM SỐT NGÂN SÁCH 2.1 GIỚI THIỆU Kiểm sốt ngân sách công việc quan trọng suốt trình thực dự án Ngân sách liên tục cập nhật gửi hàng tháng lên CĐT Đây phần quan trọng công tác báo cáo: Nguyên tắc bao gồm việc so sánh trình sử dụng chi tiêu dự kiến khoản dùng ngân sách mà phát sinh thêm / CT8.ART.QAP.INT / NOV 2017 DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - NGÂN SÁCH VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ 2.2 THIẾT LẬP NGÂN SÁCH Ngân sách dự án phải CĐT duyệt: dựa dự tốn ban đầu cho dự án mà CĐT chấp thuận dựa điều khoản dự phòng Ngân sách ban đầu gọi “ngân sách gốc” không thay đổi Trong suốt trình thực dự án, CĐT u cầu thay đổi phạm vi cơng việc lúc đầu: trường hợp này, ngân sách mới, cập nhật gọi “ngân sách mục tiêu”, xem xét đến khoản dự phòng dùng theo điều thay đổi bổ sung “Ngân sách mục tiêu” thay đổi trường hợp chuyển sang dự án khác (trong trường hợp này, ngân sách tổng không bị thay đổi) Để đảm bảo theo dõi sát tiến độ dự án, cần phải tách ngân sách tổng thành sách đơn lẻ cho gói thầu Điều khoản dự phịng chung tách gói thầu khác theo tỷ lệ theo phân tích chi tiết khác theo loại dự án công việc (tùy thuộc vào khả có dự phịng hay khơng) 2.3 THEO DÕI CÁC CHI PHÍ DỰ KIẾN VÀ CÁC CHI PHÍ PHẢI DÙNG 2.3.1 THEO DÕI NGÂN SÁCH Cho cơng việc dự án nào, phịng QS làm sẵn dự toán trước thực dự án với phạm vi công việc Sau hợp đồng dự án ký kết, tất bên liên quan phải làm rõ ngân sách dành cho toàn dự án giá trị ngân sách cụ thể phân bổ cho bên phân bổ cho Tư vấn Artelia Dựa giá trị dự toán, quản lý dự án đưa phân bổ ngân sách cho hạng mục giai đoạn thi cơng suốt q trình thực dự án PM tham khảo qui trình có tên ART.SEA/BLD.037 Budget control EN-VN Mẫu sử dụng để làm sở theo dõi suốt giai đoạn thực dự án Dự án bao gồm nhiều gói thầu công việc giao dịch với nhiều nhà thầu nhà thầu phụ Cần thiết cho PM PA để biết rõ việc phân bổ ngân sách chi tiết cho gói thầu Cần làm file theo dõi dạng excel, với chi tiết cụ thể cho hạng mục Việc theo dõi quan trọng để so sánh với việc kiểm soát ngân sách tổng Các khoản chi tiêu dự kiến phải dùng lời giải thích cho ngân sách tổng thể có việc phải kiểm tra đối chiếu, cân đối 2.3.2 GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG VÀ PHÁT SINH Đối với cơng việc gói thầu, khoản tiền hợp đồng (trọn gói) đưa sau trình đấu thầu thương thảo hợp đồng với nhà thầu Đây khoản tiền để tham chiếu cho việc kiểm sốt dự án Nó viết vào cột “hợp đồng” tiến độ theo dõi Yếu tố phát sinh dùng để giải cho cơng việc ngồi dự kiến, khơng nhận trước chốt lại hợp đồng Chúng cần hợp thức hóa thủ tục thư thơng báo tiến hành hay yêu cầu phát sinh CĐT ký 2.3.3 PHÂN CHIA CÁC PHÁT SINH Phải nhận phát sinh theo dõi riêng theo khoản phân tích chi phí chi tiết  Các cơng việc ngồi dự kiến mà cho phép có khoản dự phịng Kiểu chi phí gọi “chi phí dự phòng”  Thay đổi phạm vi hay khối lượng CĐT yêu cầu suốt thời gian thi công Loại phí gọi “ thay đổi phạm vi” / CT8.ART.QAP.INT / NOV 2017 DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - NGÂN SÁCH VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ  Các loại chi phí khác (các cơng việc người sử dụng tương lai yêu cầu cho công việc khác) Loại phí chọn cho loại phát sinh phải rõ ràng 2.3.4 NHẬN DẠNG, TÍNH TOÁN VÀ KIỂM SOÁT CÁC PHÁT SINH Ngay dự phịng cơng việc bổ sung (dù theo yêu cầu thủ tục hay đơn giản nhận dựa hồn cảnh thực tế), phải tính tốn khoản dự phòng cho thêm dòng tương ứng vào kế hoạch kiểm soát ngân sách với dịng mơ tả khoản tiền in nghiêng cột (dự phòng hay thay đổi phạm vi) Loại chi phí giai đoạn này: “dự phịng” Sau kiểm tra nhu cầu thay đổi phát sinh so sánh với phạm vi ban đầu, thẩm định cơng việc bổ sung khơng có ghi hợp đồng, Quản lý dự án phải có báo giá từ nhà thầu Khoản tiền báo giá nhận viết khác so với kế hoạch khoản dự phịng loại chi phí trở thành: “báo giá ban đầu” Khi có báo giá, PM sẽ:  Đảm bảo phạm vi thay đổi mô tả rõ ràng  Kiểm tra khối lượng chỉnh sửa  Đánh giá đơn giá áp dụng (hợp đồng, có cách tương tự tạo ra) tính tốn liên quan  Khơng qn cơng việc bị bỏ mà phải giảm trừ từ thay đổi Quan trọng phải đánh giá báo giá, sửa tay cần thiết nhà thầu ký số tiền thống hồ sơ, thay đổi phải xem xét kiểm tra thương lượng Nếu báo giá Quản lý dự án xem xét phê duyệt chưa làm theo quy tắc lệnh thay đổi, loại chi phí tương ứng trở thành “Bảng báo giá phê duyệt” Nếu số tiền bị từ chối bị hủy Chủ đầu tư, xuất cột “Số tiền bị từ chối”, ghi chép trích dẫn Nhà thầu thông tin khiếu nại tương lai có 2.3.5 LỆNH THAY ĐỔI Khi thông báo giá cho thay đổi Quản lý Dự án Chủ đâu tư đồng ý, lệnh thay đổi (hoặc thơng báo thực hiện) phải phát hành tới Nhà thầu Tham chiếu tương ứng (số lượng cơng việc số lượng thời gian) ngày phát hành tương ứng thêm vào lịch trình theo dõi số tiền xuất trong cột liên quan ("dự phòng", "Phạm vi sửa đổi" hay "khác") xem chi phí cam kết (Các loại chi phí tương ứng trở thành "đã cam kết") Tổng chi phí cam kết cho đầu mục cơng việc (Hợp đồng + dự phòng + Phạm vi sửa đổi + khác) so sánh với ngân sách mục tiêu tổng của: Ngân sách Gốc + Tổng Phạm vi sửa đổi + ngân sách chuyển / CT8.ART.QAP.INT / NOV 2017 DỰ ÁN KHU NHÀ Ở CAO TẦNG – DỊCH VỤ Ô ĐẤT CT8 QUẢN LÝ DỰ ÁN KẾ HOẠCH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - NGÂN SÁCH VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ 2.3.6 SỰ ĐIỀU TIẾT CỦA VIỆC KIỂM SOÁT NGÂN SÁCH Sử dụng bảng tính Excel để theo dõi ngân sách, sử dụng bảng tính cho hạng mục cơng việc Mỗi bảng tính liên kết với trang trước tóm tắt tất hạng mục cơng việc (một dịng cho hạng mục) cho thấy ngân sách, chi phí cam kết loại phí, tỷ lệ phần trăm / CT8.ART.QAP.INT / NOV 2017