Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ sản phẩm tại doanh nghiệp sản xuất

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ TÓM TẮT LUẬN VĂN PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ SẢN PHẨM TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Vai trị hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp .4 1.2.1 Vai trò kiểm tra, kiểm soát hệ thống quản lý 1.2.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội .6 1.2.3 Những hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội 1.2.4 Vai trị trách nhiệm đối tượng có liên quan đến kiểm soát nội 10 1.2 Lý luận chung hoạt động tiêu thụ doanh nghiệp 13 1.3 Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ doanh nghiệp 19 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG 29 Khái quát Công ty cổ phần Bitexco Nam Long (Bitexco Nam Long) 29 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty 29 2.1.2 Một số đặc điểm hoạt động tiêu thụ Công ty 32 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức .32 2.1.3.2 Thị trường tiêu thụ 34 2.1.3.3 Sản phẩm 36 2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty cổ phần Bitexco Nam Long .38 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 38 2.2.1.1 Đặc thù quản lý 38 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức khâu tiêu thụ sản phẩm .42 2.2.1.3 Chính sách nhân khâu tiêu thụ: .46 2.2.1.4 Công tác kế hoạch 48 2.2.1.5 Mơi trường bên ngồi 50 2.2.2 Hệ thống thơng tin kế tốn hoạt động tiêu thụ sản phẩm 50 2.2.3 Tiến trình nghiệp vụ thủ tục kiểm soát khâu tiêu thụ 56 2.2.3.1 Tiến trình bán hàng thủ tục kiểm soát phận bán hàng .57 2.2.3.2 Tiến trình giao hàng thủ tục kiểm sốt khâu giao hàng 63 2.2.3.3 Tiến trình tốn thủ tục kiểm soát khâu toán 64 2.2.4 Kiểm toán nội 66 Kết hạn chế quản lý hoạt động tiêu thụ sản phẩm Công ty cổ phần Bitexco Nam Long .66 Những kết đạt .66 Những điểm hạn chế .67 CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG 68 Sự cần thiết phương hướng hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Công ty 68 3.1.1 Sự cần thiết phải hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty: 68 3.1.1.1 Do nhu cầu hội nhập kinh tế quốc tế .68 3.1.1.2 Do nhu cầu phát triển Công ty 70 3.1.1.3 Ý nghĩa tổ chức hệ thống kiểm soát nội Công ty 71 3.1.2 Phương hướng nguyên tắc hoàn thiện .73 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty Cổ phần Bitexco Nam Long .74 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức khâu tiêu thụ: 74 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện quy chế sách nhân quản lý hoạt động tiêu thụ 76 3.2.3 Giải pháp hồn thiện cơng tác kế hoạch: .81 3.2.4 Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán 82 3.2.5 Đề xuất chế kiểm soát khâu tiêu thụ: .86 3.2.6 Tăng cường công tác giám sát thẩm định 90 3 Một số kiến nghị với Công ty 91 KẾT LUẬN .92 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 1.2 - Mục tiêu cơng việc kiểm sốt nội chủ yếu nghiệp vụ bán hàng Bảng 1.3 - Mục tiêu cơng việc kiểm sốt nội chủ yếu nghiệp vụ thu tiền Bảng 2.2 - Cơ cấu sở hữu Công ty Bảng 2.5 - Mẫu báo cáo tổng hợp doanh thu theo khách hàng Bảng 2.6 - Mẫu hoá đơn bán hàng xuất Bảng 2.7 - Mẫu hối phiếu Bảng 3.2 - Bảng đánh giá hiệu công việc khâu bán hàng Bảng 3.6 Các thủ tục phê duyệt quy trình bán hàng Sơ đồ 1.1 - Mơ hình tiêu thụ sản phẩm Sơ đồ 2.3 - Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty Sơ đồ 2.6 - Cơ cấu tổ chức phịng Tài kế tốn Sơ đồ 2.8 - Trình tự tốn thư tín dụng chứng từ Sơ đồ 3.1 - Đề xuất chế chấm điểm Công ty Sơ đồ 3.3 Mô tả hệ thống thông tin quản lý hoạt động tiêu thụ Sơ đồ 3.5 - Mô tả liên kết thơng tin nghiệp vụ với thơng tin kế tốn Sơ đồ 3.6 - Đề xuất quy trình phê duyệt bán hàng máy tính Sơ đồ 3.7 - Đề xuất quy trình phê duyệt giao hàng máy tính i CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ SẢN PHẨM TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Vai trò hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 1.2.1 Vai trị kiểm tra, kiểm sốt hệ thống quản lý Quản lý trình định hướng tổ chức thực hướng định sở nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu cao Kiểm tra, kiểm sốt khơng phải giai đoạn hay pha trình quản lý mà thực tất giai đoạn trình Chức thể khác tùy thuộc vào chế kinh tế cấp quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hóa điều kiện kinh tế xã hội nơi thời kỳ 1.2.2 Khái niệm hệ thống kiểm sốt nội Theo Liên đồn Kế tốn Quốc tế (International Federation of Accountants - IFAC ) hệ thống kiểm sốt nội hệ thống sách thủ tục nhằm bốn mục tiêu: - Bảo vệ tài sản đơn vị; - Bảo đảm độ tin cậy thông tin; - Bảo đảm thực chế độ pháp lý; - Đảm bảo hiệu hoạt động 1.2.3 Những hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội Hệ thống kiểm soát nội xây dựng vận hành người, nên khơng thể có hệ thống kiểm sốt nội hồn hảo Trong hệ thống kiểm sốt nội ln có hạn chế tiềm tàng xuất phát từ thân người vô ý, bất cẩn, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai dẫn cấp báo cáo cấp dưới…, từ ý thức đạo đưc nhân viên thông qua thông đồng với hay với phận bên ngồi đơn vị Hoạt động ii kiểm sốt thường nhằm vào nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ý đến nghiệp vụ không thường xuyên nên sai phạm nghiệp vụ thường hay bị bỏ qua, chi phí kiểm sốt hạn chế thường so sánh với giá trị thiệt hại ước tính sai sót hay gian lận gây Ln có khả cá nhân có trách nhiệm kiểm sốt lạm dụng quyền hạn nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng điều kiện hoạt động đơn vị thay đổi nên dẫn tới thủ tục kiểm sốt khơng cịn phù hợp… 1.2.4 Vai trị trách nhiệm đối tượng có liên quan đến kiểm soát nội - Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị có trách nhiệm thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo, đạo giám sát toàn hoạt động đơn vị Họ phải hiểu biết hoạt động môi trường hoạt động đơn vị, biết xếp thời gian cần thiết để hoàn thành trách nhiệm Ban giám đốc: Ban giám đốc có nhiệm vụ điều hành tồn hệ thống kiểm sốt nội giải trình cho Hội đồng quản trị vấn đề thuộc trách nhiệm họ - Kiểm toán nội bộ: Giữ vai trò quan trọng việc đánh giá hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội góp phần giữ vững hữu hiệu thông qua dịch vụ mà họ cung cấp phận đơn vị - Nhân viên: Thông qua hoạt động hàng ngày, thành viên tham gia vào hoạt động kiểm soát mức độ khác nhau, từ người trưởng phòng phê duyệt nghiệp vụ bán chịu người thủ kho bảo quản hàng hóa theo sách đơn vị 1.2 Lý luận chung hoạt động tiêu thụ doanh nghiệp 1.2.1.1 Hoạt động tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp Tiêu thụ sản phẩm giai đoạn cuối q trình sản xuất kinh doanh Theo Liên đồn kế toán quốc tế (IFAC), tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ việc chuyển dịch quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá, dịch vụ thực cho khách hàng, đồng thời thu tiền hàng hoá quyền thu tiền bán hàng iii 1.2.1.2 Các hình thức tiêu thụ sản phẩm Có nhiều hình thức tiêu thụ, vào mối quan hệ doanh nghiệp khách hàng, chia thành: - Hình thức tiêu thụ trực tiếp doanh nghiệp xuất bán thẳng sản phẩm cho người tiêu dùng cuối không qua khâu trung gian - Kênh tiêu thụ gián tiếp hình thức doanh nghiệp xuất bán sản phẩm cho người tiêu dùng cuối có qua trung gian Mỗi hình thức tiêu thụ có ưu, nhược điểm định Tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh thực tế mà doanh nghiệp lựa chọn hợp lý hình thức tiêu thụ cho phù hợp 1.2.1.3 Chu trình tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp Chu trình tiêu thụ sản phẩm bao gồm chức là: - Xử lý đặt hàng người mua; - Xét duyệt bán chịu; - Chuyển giao hàng; - Gửi hố đơn tính tiền cho người mua ghi rõ nghiệp vụ bán hàng; - Xử lý ghi sổ khoản thu tiền; - Xử lý ghi sổ hàng bán bị trả lại khoản bớt giá; - Thẩm định xố sổ khoản phải thu khơng thu được; - Dự phịng nợ khó địi; 1.3 Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ doanh nghiệp 1.3.1 Mơi trường kiểm sốt khâu tiêu thụ Mơi trường kiểm sốt bao gồm toàn nhân tố bên đơn vị bên ngồi đơn vị có tính mơi trường tác động đến: (i) Đặc thù quản lý hoạt động tiêu thụ; (ii) cấu tổ chức khâu tiêu thụ; (iii) sách nhân khâu tiêu thụ; (iv) cơng tác kế hoạch khâu tiêu thụ; (v) Uỷ ban kiểm sốt (vi) mơi trường bên ngồi iv 1.3.2 Hệ thống kế toán khâu tiêu thụ Hệ thống kế toán khâu tiêu thụ bao gồm hệ thống chứng từ kế toán (lệnh xuất kho, phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu thu/giấy báo có ngân hàng), hệ thống sổ kế toán (sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết), hệ thống tài khoản kế toán hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, q trình lập ln chuyển chứng từ đóng vai trị quan trọng cơng tác kiểm sốt nội doanh nghiệp Một hệ thống kế toán hoạt động tiêu thụ hữu hiệu phải bảo đảm mục tiêu là: tính có thực, phê chuẩn, tính đầy đủ, đánh giá, phân loại, tính kỳ, q trình chuyển sổ tổng hợp xác 1.3.3 Các thủ tục kiểm soát khâu tiêu thụ Các thủ tục kiểm soát khâu tiêu thụ bao gồm thủ tục kiểm sốt cơng đoạn bán hàng thu tiền Các thủ tục kiểm soát phải thực sở đảm bảo nguyên tắc: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Mỗi nghiệp vụ công đoạn phải phê chuẩn đắn thực qua loại là: Phê chuẩn chung phê chuẩn cụ thể 1.3.4 Kiểm toán nội hoạt động tiêu thụ Kiểm toán nội khâu tiêu thụ nhằm cung cấp quan sát, đánh giá thường xuyên toàn hoạt động tiêu thụ doanh nghiệp, bao gồm trình việc thiết kế vận hành sách thủ tục kiểm sốt nội hoạt động tiêu thụ v CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG Khái quát Công ty cổ phần Bitexco Nam Long (Bitexco Nam Long) 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Cơng ty Cơng ty cổ phần Bitexco Nam Long có tên giao dịch đối ngoại Bitexco Nam Long Joint Stock Company, viết tắt Bitexco Nam Long, có trụ sở Lơ A2, Khu CN Nguyễn Đức Cảnh, TP Thái Bình, tỉnh Thái Bình Bitexco Nam Long đơn vị hạch tốn kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân riêng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0803000286, ngày 22 tháng năm 2006 Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Bình cấp Lĩnh vực sản xuất kinh doanh cơng ty bao gồm: Dệt vải, sản xuất loại sợi, khâu, thêu; Sản xuất hồn thiện khăn bơng loại; Hồn thiện sản phẩm dệt Cơng ty có vốn điều lệ 41.500.000.000 đồng Q trình phát triển Cơng ty chia thành giai đoạn: - Giai đoạn (1995-2000): Giai đoạn ổn định sản xuất xây dựng thương hiệu; - Giai đoạn (2001-2005): Giai đoạn khẳng định uy tín phát triển; - Giai đoạn (2005 - nay): Tiếp tục khẳng định uy tín phát triển 2.1.2 Một số đặc điểm hoạt động tiêu thụ Công ty 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức Cơng ty cấu tổ chức theo phịng ban chức năng, phịng ban nghiệp vụ xí nghiệp sản xuất, có chức nhiệm vụ cụ thể Tổng Giám đốc Hội đồng quản trị bầu ra, người lãnh đạo cao chịu trách nhiệm chung công tác quản lý phân công trách nhiệm cho phòng; chịu trách nhiệm trước Pháp luật Hội đồng quản trị hoạt vi động Công ty Giúp việc cho Tổng giám đốc hai phó Tổng giám đốc phụ trách tài phụ trách kế hoạch Cơng ty có phòng ban chức là: Phòng Tổ chức nhân sự, phịng Tài kế tốn, phịng Xuất nhập khẩu, phịng Kinh doanh, kỹ thuật, phòng Kế hoạch sản xuất xí nghiệp sản xuất là: Xí nghiệp sợi, xí nghiệp dệt, xí nghiệp tẩy nhuộm xí nghiệp hồn tất 2.1.3.2 Thị trường tiêu thụ Thị trường xuất Cơng ty thị trường Nhật Bản (chiếm khoảng 97% giá trị xuất Cơng ty), ngồi Công ty xuất sang số thị trường khác Pháp, Mỹ, Đức, Canada… 2.1.3.3 Sản phẩm Công ty có dịng sản phẩm là: - Khăn tay: Có kích thước nhỏ (trung bình khoảng 30x30cm); khăn trơn có kẻ sọc, hoa văn hay logo khách hàng; màu sắc tương đối đa dạng; - Khăn mặt, khăn tắm trơn, khăn thảm trơn: Là sản phẩm dùng khách sạn, tiệm spa khơng có hoa văn - Khăn jacquard: Có dệt hoa văn, dùng chủ yếu khách sạn, dệt máy dệt đặc thù - Các loại sản phẩm khác: Khăn thể thao, khăn dùng bệnh viện, vải bông… 2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội quản lý hoạt động tiêu thụ Công ty cổ phần Bitexco Nam Long 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 2.2.1.1 Đặc thù quản lý Cơng tác quản lý điều hành mang đặc thù Cơng ty gia đình Quyền lực tập trung tay Tổng giám đốc, toàn Ban lãnh đạo