LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ SẢN PHẨM TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1.2.1 Vai trò của kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống quản lý
Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất Kiểm tra, kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một pha của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này Chức năng này được thể hiện rất khác nhau tùy thuộc vào cơ chế kinh tế và cấp quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hóa và những điều kiện kinh tế xã hội ở mỗi nơi trong từng thời kỳ.
1.2.2 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (International Federation of Accountants - IFAC ) thì hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị;
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin;
- Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý;
- Đảm bảo hiệu quả của hoạt động.
1.2.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng và vận hành bởi con người, nên không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo Trong hệ thống kiểm soát nội bộ luôn có những hạn chế tiềm tàng xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo cấp dưới…, từ ý thức đạo đưc của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên nên những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua, chi phí kiểm soát hạn chế do thường được so sánh với giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra Luôn có khả năng các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng và do điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp…
1.2.4 Vai trò và trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến kiểm soát nội bộ
- Hội đồng quản trị : Hội đồng quản trị có trách nhiệm thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông để lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của đơn vị Họ phải hiểu biết các hoạt động và môi trường hoạt động của đơn vị, biết sắp xếp thời gian cần thiết để hoàn thành được trách nhiệm của mình Ban giám đốc: Ban giám đốc có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ và giải trình cho Hội đồng quản trị về những vấn đề thuộc trách nhiệm của họ
- Kiểm toán nội bộ : Giữ vai trò quan trọng trong việc đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và góp phần giữ vững sự hữu hiệu này thông qua các dịch vụ mà họ cung cấp các bộ phận trong đơn vị
- Nhân viên : Thông qua các hoạt động hàng ngày, mọi thành viên đều sẽ tham gia vào các hoạt động kiểm soát ở những mức độ khác nhau, từ người trưởng phòng phê duyệt nghiệp vụ bán chịu cho đến người thủ kho bảo quản hàng hóa theo các chính sách của đơn vị.
Lý luận chung về hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp
1.2.1.1 Hoạt động tiêu thụ sản phẩm trong doanh nghiệp
Tiêu thụ sản phẩm là giai đoạn cuối của quá trình sản xuất kinh doanh TheoLiên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ là việc chuyển dịch quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã được thực hiện cho khách hàng,đồng thời thu được tiền hàng hoá hoặc được quyền thu tiền bán hàng.
1.2.1.2 Các hình thức tiêu thụ sản phẩm
Có nhiều hình thức tiêu thụ, căn cứ vào mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng, có thể chia thành:
- Hình thức tiêu thụ trực tiếp là doanh nghiệp xuất bán thẳng sản phẩm của mình cho người tiêu dùng cuối cùng không qua một khâu trung gian nào.
- Kênh tiêu thụ gián tiếp là hình thức doanh nghiệp xuất bán sản phẩm của mình cho người tiêu dùng cuối cùng có qua trung gian
Mỗi hình thức tiêu thụ đều có ưu, nhược điểm nhất định Tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh thực tế của mình mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn hợp lý các hình thức tiêu thụ sao cho phù hợp.
1.2.1.3 Chu trình tiêu thụ sản phẩm trong doanh nghiệp
Chu trình tiêu thụ sản phẩm bao gồm các chức năng chính là:
- Xử lý đặt hàng của người mua;
- Gửi hoá đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng;
- Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền;
- Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá;
- Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được;
- Dự phòng nợ khó đòi;
Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại doanh nghiệp
1.3.1 Môi trường kiểm soát trong khâu tiêu thụ
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến: (i) Đặc thù về quản lý hoạt động tiêu thụ; (ii) cơ cấu tổ chức trong khâu tiêu thụ; (iii) chính sách nhân sự trong khâu tiêu thụ; (iv) công tác kế hoạch trong khâu tiêu thụ; (v) Uỷ ban kiểm soát và (vi) môi trường bên ngoài.
1.3.2 Hệ thống kế toán trong khâu tiêu thụ
Hệ thống kế toán trong khâu tiêu thụ bao gồm hệ thống chứng từ kế toán (lệnh xuất kho, phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu thu/giấy báo có của ngân hàng), hệ thống sổ kế toán (sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết), hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
Một hệ thống kế toán hoạt động tiêu thụ hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu là: tính có thực, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, tính đúng kỳ, quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
1.3.3 Các thủ tục kiểm soát trong khâu tiêu thụ
Các thủ tục kiểm soát trong khâu tiêu thụ bao gồm các thủ tục kiểm soát tại 2 công đoạn là bán hàng và thu tiền Các thủ tục kiểm soát phải được thực hiện trên cơ sở đảm bảo các nguyên tắc: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Mỗi nghiệp vụ trong các công đoạn này cũng phải được phê chuẩn đúng đắn được thực hiện qua 2 loại là: Phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể
1.3.4 Kiểm toán nội bộ hoạt động tiêu thụ
Kiểm toán nội bộ trong khâu tiêu thụ nhằm cung cấp một sự quan sát,đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp, bao gồm cả quá trình của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ.
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG 29 2 1 Khái quát về Công ty cổ phần Bitexco Nam Long (Bitexco Nam Long)
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty cổ phần Bitexco Nam Long có tên giao dịch đối ngoại là Bitexco Nam Long Joint Stock Company, viết tắt là Bitexco Nam Long, có trụ sở chính tại Lô A2, Khu CN Nguyễn Đức Cảnh, TP Thái Bình, tỉnh Thái Bình Bitexco Nam Long là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân riêng theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0803000286, ngày 22 tháng 6 năm 2006 do Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Bình cấp Lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính của công ty bao gồm: Dệt vải, sản xuất các loại sợi, chỉ khâu, chỉ thêu; Sản xuất và hoàn thiện khăn bông các loại; Hoàn thiện các sản phẩm dệt Công ty có vốn điều lệ là 41.500.000.000 đồng.
Quá trình phát triển của Công ty có thể chia thành 3 giai đoạn:
- Giai đoạn 1 (1995-2000): Giai đoạn ổn định sản xuất và xây dựng thương hiệu;
- Giai đoạn 2 (2001-2005): Giai đoạn khẳng định uy tín và phát triển;
- Giai đoạn 3 (2005 - nay): Tiếp tục khẳng định uy tín và phát triển
Một số đặc điểm hoạt động tiêu thụ của Công ty
Công ty cơ cấu tổ chức theo các phòng ban chức năng, phòng ban nghiệp vụ và các xí nghiệp sản xuất, có chức năng và nhiệm vụ cụ thể Tổng Giám đốc do Hội đồng quản trị bầu ra, là người lãnh đạo cao nhất và chịu trách nhiệm chung trong công tác quản lý và phân công trách nhiệm cho từng phòng; chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Hội đồng quản trị về mọi hoạt động của Công ty Giúp việc cho Tổng giám đốc là hai phó Tổng giám đốc phụ trách về tài chính và phụ trách kế hoạch.
Công ty có 5 phòng ban chức năng là: Phòng Tổ chức nhân sự, phòng Tài chính kế toán, phòng Xuất nhập khẩu, phòng Kinh doanh, kỹ thuật, phòng
Kế hoạch sản xuất và 4 xí nghiệp sản xuất là: Xí nghiệp sợi, xí nghiệp dệt, xí nghiệp tẩy nhuộm và xí nghiệp hoàn tất.
Thị trường xuất khẩu chính của Công ty là thị trường Nhật Bản (chiếm khoảng 97% giá trị xuất khẩu của Công ty), ngoài ra Công ty đã xuất sang một số thị trường khác như Pháp, Mỹ, Đức, Canada…
Công ty có các dòng sản phẩm chính là:
- Khăn tay: Có kích thước nhỏ (trung bình khoảng 30x30cm); khăn trơn hoặc có kẻ sọc, hoa văn hay logo của khách hàng; màu sắc tương đối đa dạng;
- Khăn mặt, khăn tắm trơn, khăn thảm trơn: Là các sản phẩm được dùng trong các khách sạn, trong các tiệm spa không có hoa văn
- Khăn jacquard: Có dệt nổi hoa văn, được dùng chủ yếu trong các khách sạn, được dệt bằng máy dệt đặc thù
- Các loại sản phẩm khác: Khăn thể thao, khăn dùng trong bệnh viện, vải bông…
2 2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty cổ phần Bitexco Nam Long
Công tác quản lý và điều hành mang đặc thù của Công ty gia đình.Quyền lực được tập trung trong tay Tổng giám đốc, toàn bộ Ban lãnh đạo
Công ty là người trong gia đình, cho phép Công ty hoạch định và thực thi được các kế hoạch kinh doanh dài hạn, tập trung đầu tư tạo ra những ưu thế cạnh tranh dài hạn mà những Công ty cổ phần khác không có được
Công ty sử dụng nhiều lao động là người nhà nên trong khâu tiêu thụ nói riêng và trong các hoạt động nghiệp vụ nói chung, cơ chế kiểm tra, giám sát của Công ty không mang nặng tính áp đặt, bắt buộc, khẳng định tính “sở hữu”, mà còn thông qua các quy tắc xã hội khác như quy tắc gia đình, quy tắc huyết thống, truyền thống,…
Nguyên tắc tiết kiệm, hợp lý và hiệu quả được khoán triệt trong tất cả các bộ phận của Công ty Trong Công ty có nhiều vị trí kiêm nhiệm và các vị trí trong Công ty đều có công việc cụ thể, không có vị trí thừa.
2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức trong khâu tiêu thụ sản phẩm
Công ty có cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, các bộ phận được phân chia chức năng rành mạch: phòng Xuất nhập khẩu đảm nhận việc bán hàng, phòng Kế hoạch triển khai giao hàng, phòng Kế toán theo dõi thu tiền
Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty gồm 3 thành viên bao gồm: Trưởng phòng phụ trách, 01 cán bộ phụ trách xuất khẩu và 01 cán bộ phụ trách nhập khẩu, có văn phòng đặt tại Hà Nội (làm việc chung với tập đoàn Bitexco), đảm nhiệm công việc giao dịch, bán hàng xuất khẩu.
Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh: Đảm nhiệm việc tiêu thụ trên thị trường nội địa;
Phòng Tài chính Kế toán phối hợp với các bộ phận liên quan làm thủ tục xuất hàng, theo dõi và đôn đốc thanh toán, hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ
2.2.1.3 Chính sách nhân sự trong khâu tiêu thụ:
Ngoại trừ các vị trí đòi hỏi trình độ chuyên môn, các vị trí còn lại Công ty ưu tiên tuyển dụng nhân sự là người nhà, người quen trong gia đình.
Công ty áp dụng chính sách lương cố định, theo đó thu nhập hàng tháng của mỗi cán bộ trong các bộ phận này được xác định và không thay đổi, không phụ thuộc vào thời gian cũng như khối lượng công việc hoàn thành trong tháng
Công ty không có quy chế khen thưởng, kỷ luật trong các bộ phận nghiệp vụ, chưa có cơ chế đào tạo nâng cao chuyên môn cho người lao động
Hệ thống kế hoạch của Công ty bao gồm: Kế hoạch doanh thu, kế hoạch xuất khẩu, nhập khẩu, kế hoạch đầu tư, kế hoạch sản xuất, tuyển dụng lao động… Cuối năm, căn cứ vào kết quả thực hiện trong năm, vào khả năng sản xuất của Công ty, vào xu thế phát triển trong năm tới, Ban lãnh đạo Công ty phối hợp với các bộ phận nghiệp vụ và phòng Kế hoạch sản xuất kinh doanh đề ra các kế hoạch cho năm tiếp theo.
Giống như các doanh nghiệp sản xuất khác, các nghiệp vụ tài chính kế toán của Công ty phải tuân thủ các qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán … Ngoài ra, Công ty cũng chịu sự điều chỉnh củaLuật Doanh nghiệp và các Luật thuế (Luật thuế thu nhập doanh nghiệp, Luật thuế giá trị gia tăng, thuế xuất khẩu, nhập khẩu), chịu ảnh hưởng của các chính sách vĩ mô của nhà nước như chính sách tài khoá (tác động đến mức thuế xuất nhập khẩu); chính sách tỷ giá hối đoái,…
Hệ thống thông tin kế toán trong hoạt động tiêu thụ sản phẩm
Phòng Tài chính kế toán chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép và cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phối hợp với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu vừa cung cấp thông tin cho việc ra quyết định quản lý vừa kiểm soát hoạt động tài chính nói chung và hoạt động tiêu thụ nói riêng của Công ty.
Hệ thống kế toán của công ty bao gồm 4 hệ thống là: Chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính phát hành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT,… Bên cạnh đó, Công ty ban hành một số chứng từ để phục vụ mục đích thanh toán xuất khẩu của Công ty như: Hóa đơn bán hàng xuất khẩu (Commercial invoice), hối phiếu (Bill of exchange), …
Hệ thống tài khoản và công tác kế toán của Công ty tuân thủ chế độ kế toán hiện hành theo quyết định số 15/2006/BTC ngày 20/03/2006 có bổ sung, sửa đổi theo các Thông tư hướng dẫn và các Chuẩn mực kế toán hiện hành có điều chỉnh phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị.
Hệ thống phần mềm kế toán đang được Công ty sử dụng là phần mềm kế toán Acsoft, cho phép chiết xuất báo cáo theo các hình thức sổ khác nhau
Hệ thống sổ kế toán của Công ty bao gồm Sổ cái và Sổ thẻ kế toán.
Tiến trình nghiệp vụ và các thủ tục kiểm soát trong khâu tiêu thụ
Công ty áp dụng cơ chế quản lý theo 3 cấp là cấp thực hiện (nhân viên nghiệp vụ), cấp giám sát (các trưởng phòng) và cấp phê duyệt (Tổng giám đốc, các phó tổng giám đốc) Các Phó tổng giám đốc được ủy quyền thường xuyên thay mặt Tổng giám đốc thực hiện các thủ tục phê duyệt trong lĩnh vực mình phụ trách Trong khâu tiêu thụ, việc phê duyệt đơn hàng, phê duyệt hợp đồng được Tổng giám đốc ủy quyền cho Trưởng phòng Xuất nhập khẩu thực hiện.
Trưởng phòng xuất khẩu là người xét duyệt đơn hàng và ký kết các hợp đồng xuất khẩu, lập bộ chứng từ thanh toán xuất khẩu.
Trưởng phòng Kế hoạch sản xuất kinh doanh xét duyệt việc giao hàng Trưởng phòng Kế toán xét duyệt việc xuất hàng đi tiêu thụ và ghi nhận nghiệp vụ xuất giao hàng, nghiệp vụ thanh toán.
Kiểm toán nội bộ
Công ty chưa chú trọng đến hoạt động kiểm soát nội bộ Công ty không có bộ phận kiểm soát chuyên biệt Việc giám sát sự chấp hành các nội quy, quy định của Công ty được giao phó cho phòng Tổ chức nhân sự, các hoạt động kiểm tra, giám sát về mặt nghiệp vụ được giao phó cho các Trưởng phòng, các Giám đốc xí nghiệp căn cứ trên chức năng, nhiệm vụ được giao và kết quả đạt được.
2 3 Kết quả và hạn chế trong quản lý hoạt động tiêu thụ sản phẩm tại Công ty cổ phần Bitexco Nam Long
2 3 1 Những kết quả đã đạt được
- Xây dựng được uy tín trên thị trường Nhật Bản, xây dựng được danh sách các khách hàng truyền thống;
- Xây dựng được một môi trường làm việc gần gũi, đoàn kết và hợp tác;
- Xây dựng một cơ cấu tổ chức trong khâu tiêu thụ gọn nhẹ, hiệu quả và ổn định;
- Nguồn tài nguyên của Công ty được quản lý và sử dụng hiệu quả, tránh lãng phí;
- Công tác hạch toán kế toán trong khâu tiêu thụ được thực hiện chính xác và kịp thời, đáp ứng được các yêu cầu quản lý;
- Các hoạt động kiểm tra, giám sát còn mang tính hình thức, chưa triệt để và không đảm bảo tính chất lượng;
- Chưa có cơ chế đãi ngộ, cơ chế khen thưởng, kỷ luật để ràng buộc trách nhiệm cũng như giữ chân người lao động;
- Chưa chú trọng đến công tác phát triển thị trường, tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới.
PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG
3 1 Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
- Hội nhập kinh tế quốc tế là một xu thế khách quan và Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đó Việc Việt Nam gia nhập WTO đem lại cho các doanh nghiệp dệt may nhiều cơ hội cũng như thách thức như: Thách thức về cạnh tranh về nguồn lao động, thách thức về đổi mới công nghệ, thách thức về đáp ứng các hệ thống tiêu chuẩn quốc tế, thách thức về hoàn thiện hệ thống thông tin đòi hỏi các doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đối phó với các thách thức này;
- Do nhu cầu phát triển của Công ty: Quy mô Công ty ngày càng phát triển, số lượng sản phẩm đa dạng, thị trường xuất khẩu thay đổi đòi hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ phải có sự điều chỉnh thích hợp;
- Ý nghĩa của tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ: Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh; bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp; đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra
3.1.2 Phương hướng và nguyên tắc hoàn thiện
- Kế thừa và phát huy tối đa những nhân tố tích cực, phù hợp của hệ thống kiểm soát hiện tại;
- Phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, phù hợp với năng lực và trình độ của đội ngũ nhân viên Công ty;
- Đảm bảo cho hạt động sản xuất kinh doanh luôn ổn định, không gây xáo trộn hay tạo sự thay đổi lớn trong hoạt động của Công ty;
- Phù hợp với hoàn cảnh hiện tại và xu hướng trong tương lai;
- Đảm bảo tính hiệu quả của mô hình mới.
3 2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý hoạt động tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Bitexco Nam Long
3.2.1 Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong khâu tiêu thụ
Tăng cường cán bộ cho bộ phận nhân sự Việc bổ sung cán bộ cho khâu bán hàng sẽ giúp quá trình thực hiện và phê duyệt nghiệp vụ độc lập nhau. Trưởng phòng sẽ không kiêm nhiệm việc bán hàng trực tiếp mà sẽ là người phê duyệt các đơn hàng của các cán bộ bán hàng
Số lượng cán bộ đề nghị bổ sung: trước mắt đề nghị bổ sung 02 người, trong đó có 01 cán bộ phụ trách bán hàng xuất khẩu, 01 cán bộ phụ trách bán hàng trong nước và đảm nhận một số công việc khác của phòng Xuất nhập khẩu.
3.2.2 Giải pháp hoàn thiện quy chế và chính sách nhân sự trong quản lý hoạt động tiêu thụ
Công ty phải xây dựng lại cơ chế lương cho bộ phận bán hàng theo hướng thu nhập hàng tháng của cán bộ sẽ phản ánh hiệu quả công việc mà cán bộ đó thực hiện được trong tháng Cơ chế lương mới đề xuất bao gồm 2 loại lương là lương cơ bản và lương kinh doanh Theo đó:
Tổng lương nhận được trong tháng = lương cơ bản + lương kinh doanh Ban hành chính sách khen thưởng, kỷ luật rõ ràng Các mức khen thưởng đưa ra phải thực sự có sức hút để khuyến khích nhân viên phấn đấu, các hình thức chịu trách nhiệm phải có tính răn đe, nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật, tinh thần trách nhiệm của người lao động. Điều chỉnh lại chính sách bán hàng nội địa từ việc cho phép các khách hàng được thanh toán chậm 1 đơn hàng sang thanh toán chậm 10 -15 ngày. Công ty cần tăng cường công tác đào tạo và phát triển các tổ chức đoàn thể trong công ty như Công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ,…
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện công tác kế hoạch: Định kỳ Công ty nên tổ chức họp và đánh giá kết quả đã thực hiện so với kế hoạch, qua đó có hình thức nhắc nhở hoặc động viên kịp thời, nâng cao chất lượng công tác kế hoạch.
Ban lãnh đạo Công ty nên tổ chức và duy trì việc họp giao ban tháng với tất cả phụ trách các bộ phận trong Công ty kể cả bộ phận xuất nhập khẩu (phòng Xuất nhập khẩu của Công ty có văn phòng tại Hà Nội)
Cụ thể hóa công tác kế hoạch thông qua các hệ thống chỉ tiêu: Công ty phải lượng hoá tối đa những mục tiêu đặt ra cho các cá nhân và các bộ phận hợp thành để sau đó sẽ kiểm soát theo các chỉ tiêu này Các chỉ tiêu có thể bao gồm các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu đánh giá hoạt động của doanh nghiệp (phi tài chính) Ban Giám đốc giao cho bộ phận kiểm toán nội bộ theo dõi các chỉ tiêu, định kỳ báo cáo Ban Giám đốc để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
3.2.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán
Bên cạnh việc áp dụng hệ thống chứng từ theo quy định Bộ Tài chính, Ban lãnh đạo Công ty cần nghiên cứu ban hành các mẫu biểu chứng từ khác trong trong khâu tiêu thụ, từ đó đi đến thống nhất với khách hàng và các bộ phận liên quan trong Công ty như: Đơn đặt hàng, xác nhận đơn hàng, phiếu xuất kho, lệnh xuất kho,…
Hoàn thiện hệ thống chứng từ và báo cáo trong nội bộ công ty Trong khâu tiêu thụ, hệ thống chứng từ và báo cáo đề nghị lập đầy đủ như: Báo cáo kết quả giao hàng, báo cáo tình hình sản xuất, báo cáo kế hoạch dòng tiền, báo cáo các số dư phải thu quá hạn và báo cáo sai lệch số lượng trên hoá đơn và số xuất kho.
Về lâu dài, Công ty nên xem xét việc đưa vào sử dụng các phần mềm quản lý nghiệp vụ và tích hợp với hệ thống phần mềm kế toán, xây dựng một hệ thống quản trị thông tin máy tính trong tất cả các nghiệp vụ của Công ty.
3.2.5 Đề xuất cơ chế kiểm soát trong khâu tiêu thụ:
Công ty cần nghiên cứu và ban hành hệ thống quy trình, quy chế cho từng nghiệp vụ trên cơ sở xác định rõ mục tiêu của từng quy trình, ước lượng các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình đó Trong khâu tiêu thụ, đề nghị xây dựng các quy trình: Quy trình bán hàng, quy trình xuất giao hàng và quy trình hạch toán kế toán hoạt động tiêu thụ
Cơ chế phê duyệt trong khâu tiêu thụ hiện hành của Công ty mới đảm bảo được tính chính xác của nghiệp vụ chứ chưa đảm bảo tính đầy đủ Để khắc phục nhược điểm này, Ban lãnh đạo Công ty cần phối hợp với phòng Xuất nhập khẩu sớm xây dựng và ban hành mẫu đơn đặt hàng, mẫu hợp đồng xuất khẩu áp dụng thống nhất trong các giao dịch của Công ty
