HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU

1. HƯỚNG DẪN HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ. 1.1 Cơ sở lý luận. a Một số khái niệm. Hồ sơ: Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hình thành nên một khối lượng tài liệu khá phong phú, đa dạng, khối tài liệu đó được tập hợp theo vấn đề, sự việc, thời gian, địa điểm hoặc một số đặc trưng khác thành những hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan. Tại khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định : “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Tại khoản 14 Điều 3 Nghị định 302020NĐCP quy định “Hồ sơ là một tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Trong khuôn khổ bài kiểm tra này tôi sử dụng khái niệm hồ sơ của Luật Lưu trữ 2011, bởi vì từ lý luận đến thực tiễn và pháp lý đã quy định lập hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan và nhiệm vụ, vị trí việc làm của cá nhân được phân công giải quyết. Do vậy, hồ sơ muốn tồn tại được cũng phải được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phản ánh diễn biến của một sự việc, vấn đề hoặc con người cụ thể. Lập hồ sơ: Tại khoản 11 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”. Tại khoản 15 Điều 3 Nghị định 302020NĐCP quy định: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”. 5 Từ hai khái niệm lập hồ sơ trên cho thấy đều cụ thể, chi tiết, tuy nhiên theo tôi sử dụng khái niệm lập hồ sơ của Luật Lưu trữ bởi lẽ, lập hồ sơ phải là một quá trình tập hợp vì từ khi bắt đầu giải quyết công việc đến khi giải quyết xong là cả một quá trình vừa thực hiện nhiệm vụ, vừa phải cập nhật, thu thập các văn bản liên quan đến một vấn đề, một sự việc hoặc một con người cụ thể. Bởi việc lập hồ sơ đòi hỏi người trực tiếp giải quyết công việc mới hiểu được tường tận một sự việc, vấn đề diễn ra như thế nào mà phải xác định nó dựa trên những nguyên tắc, phương pháp cụ thể theo một logic nhất định. Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan là việc làm cần thiết, bắt buộc đối với tất cả công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị. Sau khi công việc kết thúc hồ sơ cập nhật, lựa chọn những văn bản có giá trị đảm bảo về giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, những hồ sơ đó được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ. Lưu trữ cơ quan: Tại khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ quy định:“Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”. Thực tế hoạt động của các lưu trữ cơ quan rất đa dạng về quy mô tổ chức, về đặc điểm tài liệu lưu trữ, về hình thức sở hữu tài liệu lưu trữ. Vì vậy, việc phân chia các loại tài liệu lưu trữ cơ quan giúp cho việc tổ chức lưu trữ và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cho phù hợp với đặc điểm của từng loại hình cơ quan. Các lưu trữ cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam; Các lưu trữ cơ quan Nhà nước Việt Nam gồm: + Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước cấp Trung ương; Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện; Lưu trữ cơ quan của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường; + Lưu trữ các đơn vị sự nghiệp công lập gồm Lưu trữ bệnh viện; Lưu trữ trường học; Lưu trữ doanh nghiệp; + Lưu trữ chuyên ngành gồm các Lưu trữ cơ quan quản lý những loại tài liệu lưu trữ sản sinh của các ngành Quốc phòng, Công an, Ngoại giao. 1.2 Mục đích, yêu cầu, phương pháp và quy trình thành lập hồ sơ. a Mục đích của lập hồ sơ. 6 Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị sắp xếp văn bản được khoa học, đầy đủ và có hệ thống, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả. Trong mỗi cơ quan, đơn vị nếu việc lập hồ sơ được quan tâm, chú trọng thì mọi công văn, giấy tờ trước, trong và sau quá trình giải quyết việc sẽ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị. Công việc này giúp cho công chức, viên chức và Thủ trưởng cơ quan tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, chính xác. b Yêu cầu của lập hồ sơ. Theo Nghị định 302020NĐCP ngày 0532020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định chặt chẽ việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Như vậy, việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc từ Thủ trưởng cơ quan đến công chức, viên chức nghiên cứu, chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên văn thư hành chính … đều phải lập hồ sơ những công việc mình đã làm. Để đảm bảo cho việc lập hồ sơ hiện hành được chất lượng và hiệu quả cần thực hiện tốt một số yêu cầu sau: Mỗi hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ. Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết, chặt chẽ, hợp lý, phản ánh được sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc theo hướng khách quan chứ không phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của cá nhân hay tổ chức

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ĐỀ TÀI HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI PHƯỜNG CÁT LÁI, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: …………………………… Mã phách:…………………………… Hà Nội, 2021 CHƯƠNG I PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài CHƯƠNG II NỘI DUNG HƯỚNG DẪN HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận .4 1.2 Mục đích, yêu cầu, phương pháp quy trình thành lập hồ sơ 1.3 Mục đích, yêu cầu, phương pháp giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan 10 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG CÁT LÁI 13 2.1 Vai trò lập hồ sơ UBND 13 2.2 Thiếu sót hoạt động lập hồ sơ 13 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ TẠI UBND Phường Cát Lái 15 3.1 Các quy định lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND phường Cát Lái theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thư 15 3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng UBND Phường Cát Lái 15 CHƯƠNG III KẾT LUẬN 18 CHƯƠNG IV DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .19 CHƯƠNG I PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan hoạt động thường xun cơng tác văn thư có vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức Công chức, viên chức lập hồ sơ giúp cho cá nhân hồ sơ, tài liệu xếp khoa học thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu, khai thác giải công việc, nâng cao hiệu công tác, chất lượng chuẩn bị cho việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Thời gian qua, hệ thống văn quản lý, đạo hướng dẫn công tác văn thư hoàn thiện, tạo sở pháp lý để bước nâng cao chất lượng, hiệu quản lý Phương Cát Lái quan hành Nhà nước, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân thành phố lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh quốc phịng, Hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố, phường Cát Lái có vai trị quan trọng hoạt động Văn phòng Văn phòng UBND phận tham mưu, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở phòng, ban, đơn vị UBND Phường Cát Lái chủ động lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Cơng chức, viên chức số phịng ban trình thực nhiệm vụ giao chủ động lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc Sau giải xong công việc hồ sơ lập giao nộp vào Lưu trữ quan phục vụ cho hoạt động quan, bảo quản khai thác sử dụng Tuy nhiên, hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan nhiều phòng, ban thuộc phường Cát Lái số bất cập như: hồ sơ lập chưa hoàn chỉnh, chưa đạt chất lượng; tài liệu lưu trữ cịn phân tán nhiều nơi; tình trạng lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan chưa thành phần tài liệu, chưa thời gian theo quy định; nhiều hồ sơ, tài liệu có giá trị quan trọng khơng lập giao nộp cịn phổ biến Do đó, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu Lưu trữ quan lựa chọn hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Vì vậy, tơi chọn nghiên tìm hiểu trạng đề giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND cấp thành phố cần thiết Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu a Mục đích nghiên cứu Việc hướng dẫn tìm hiểu này, tơi mong muốn đạt hai mục đích bản: Thứ nhất: Hướng dẫn tìm hiểu thêm quy trình lập hồ sơ, nộp lưu trữ hồ sơ Thứ hai: Đưa giải pháp để nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ UBND Phường Cát Lái b Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài xác định: Nghiên cứu vấn đề sở lý luận pháp lý hoạt động lập giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan nói riêng + Trên sở đó, đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ UBND Phường Cát Lái Đối tượng phạm vi nghiên cứu a Đối tượng: Là hồ sơ, tài liệu lập chưa lập hồ sơ; giao nộp chưa giao nộp b Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu công tác lập, nộp hồ sơ, tài liệu giấy UBND thuộc Danh mục quan nguồn nộp lưu vào Lưu trữ TP Hồ Chí Minh Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài này, sử dụng phương pháp nghiên cứu sau đây: Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp áp dụng thường xuyên trình thực Bên cạnh đó, phương pháp cịn sử dụng để phân tích thực trạng; đánh giá kết đạt hạn chế hoạt động lập giao nọp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Việc phân tích đầy đủ vấn đề nêu giúp cho người nghiên cứu có nhìn biện chứng, khách quan để đề xuất giải pháp phù hợp với thực tiễn Phương pháp khảo sát thực tế tiến hành cách trực tiếp khảo sát tài liệu tình hình lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ phường Ngoài phương pháp nêu trên, sử dụng nhiều phương pháp như: hệ thống, so sánh, thống kê, Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài a Ý nghĩa lý luận Đề tài góp phần chứng minh tính đắn lý thuyết hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, trách nhiệm cá nhân, đơn vị thực nhiệm vụ liên quan đến công văn giấy tờ Cùng với viết, đề tài hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan tác giả nghiên cứu trước đây, việc nghiên cứu đóng góp thêm tiếng nói để khẳng định cần thiết hoạt động hình thành phát triển quan b Ý nghĩa thực tiễn Tìm giải pháp đề xuất nghiên cứu hữu ích cho việc quản lý hoạt động lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ CHƯƠNG II NỘI DUNG HƯỚNG DẪN HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận a Một số khái niệm Hồ sơ: Trong trình hoạt động quan, tổ chức hình thành nên khối lượng tài liệu phong phú, đa dạng, khối tài liệu tập hợp theo vấn đề, việc, thời gian, địa điểm số đặc trưng khác thành hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan Tại khoản 10 Điều Luật Lưu trữ quy định : “Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân” Tại khoản 14 Điều Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định “Hồ sơ tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân” Trong khuôn khổ kiểm tra sử dụng khái niệm hồ sơ Luật Lưu trữ 2011, từ lý luận đến thực tiễn pháp lý quy định lập hồ sơ phải đảm bảo yêu cầu phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan nhiệm vụ, vị trí việc làm cá nhân phân cơng giải Do vậy, hồ sơ muốn tồn phải hình thành trình theo dõi, giải công việc phản ánh diễn biến việc, vấn đề người cụ thể Lập hồ sơ: Tại khoản 11 Điều Luật Lưu trữ quy định: “Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định” Tại khoản 15 Điều Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: “Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định” Từ hai khái niệm lập hồ sơ cho thấy cụ thể, chi tiết, nhiên theo sử dụng khái niệm lập hồ sơ Luật Lưu trữ lẽ, lập hồ sơ phải trình tập hợp từ bắt đầu giải công việc đến giải xong trình vừa thực nhiệm vụ, vừa phải cập nhật, thu thập văn liên quan đến vấn đề, việc người cụ thể Bởi việc lập hồ sơ đòi hỏi người trực tiếp giải công việc hiểu tường tận việc, vấn đề diễn mà phải xác định dựa nguyên tắc, phương pháp cụ thể theo logic định Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan việc làm cần thiết, bắt buộc tất công chức, viên chức quan, đơn vị Sau công việc kết thúc hồ sơ cập nhật, lựa chọn văn có giá trị đảm bảo giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn giá trị lịch sử, hồ sơ giao nộp đầy đủ góp phần giữ gìn an tồn tồn tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt lâu dài, phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan: Tại khoản Điều Luật Lưu trữ quy định:“Lưu trữ quan tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức” Thực tế hoạt động lưu trữ quan đa dạng quy mô tổ chức, đặc điểm tài liệu lưu trữ, hình thức sở hữu tài liệu lưu trữ Vì vậy, việc phân chia loại tài liệu lưu trữ quan giúp cho việc tổ chức lưu trữ thực nghiệp vụ lưu trữ cho phù hợp với đặc điểm loại hình quan - Các lưu trữ quan Đảng Cộng sản Việt Nam; - Các lưu trữ quan Nhà nước Việt Nam gồm: + Lưu trữ quan quản lý nhà nước cấp Trung ương; Lưu trữ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện; Lưu trữ quan Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường; + Lưu trữ đơn vị nghiệp công lập gồm Lưu trữ bệnh viện; Lưu trữ trường học; Lưu trữ doanh nghiệp; + Lưu trữ chuyên ngành gồm Lưu trữ quan quản lý loại tài liệu lưu trữ sản sinh ngành Quốc phịng, Cơng an, Ngoại giao 1.2 Mục đích, yêu cầu, phương pháp quy trình thành lập hồ sơ a Mục đích lập hồ sơ Việc lập hồ sơ giúp cho cán bộ, công chức, viên chức quan, đơn vị xếp văn khoa học, đầy đủ có hệ thống, giúp cho việc giải cơng việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu Trong quan, đơn vị việc lập hồ sơ quan tâm, trọng cơng văn, giấy tờ trước, sau trình giải việc xếp phân loại cách khoa học theo vấn đề, việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Công việc giúp cho công chức, viên chức Thủ trưởng quan tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, xác b u cầu lập hồ sơ Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư quy định chặt chẽ việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Như vậy, việc lập hồ sơ công việc bắt buộc từ Thủ trưởng quan đến công chức, viên chức nghiên cứu, chuyên môn nghiệp vụ, nhân viên văn thư hành … phải lập hồ sơ cơng việc làm Để đảm bảo cho việc lập hồ sơ hành chất lượng hiệu cần thực tốt số yêu cầu sau: - Mỗi hồ sơ phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị hình thành hồ sơ Văn hồ sơ phải hoàn chỉnh có liên hệ mật thiết, chặt chẽ, hợp lý, phản ánh hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế công việc theo hướng khách quan không phụ thuộc vào ý kiến chủ quan cá nhân hay tổ chức - Những văn hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lý phải đủ, thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định Văn đưa vào hồ sơ phải có chọn lọc hình thành q trình thực tế giải cơng việc Những văn phản ánh vấn đề, việc thường hình thành nhiều (trong có văn có ý nghĩa lịch sử thực tiễn, có văn có giá trị thời gian ngắn, có văn hết hiệu lực sau cơng việc giải xong) Các loại văn khác có giá trị khơng giống nên u cầu việc lập hồ sơ hành, nghiên cứu, sử dụng thời gian bảo quản, lưu trữ khác nhau: văn có giá trị xem xét, lựa chọn, bảo quản lâu dài, văn hết giá trị loại bỏ Do vậy, việc xác định giá trị tài liệu văn hồ sơ phải chặt chẽ, xác đồng Cơng việc làm tăng thêm chất lượng hồ sơ phục vụ tốt cho việc nghiên cứu, khai thác sử dụng sau c Phương pháp lập hồ sơ: Để việc lập hồ sơ vào nề nếp thực quy định, quan cần xây dựng Danh mục hồ sơ năm Tại Điều 28 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định “Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức phê duyệt, ban hành vào đầu năm gửi đơn vị, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ” Việc lập Danh mục hồ sơ giúp cho quan, đơn vị chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học Là để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ quan, đơn vị, cơng chức, viên chức, góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng - Quy trình lập Danh mục hồ sơ: + Căn tình hình thực tế quan chọn việc xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức theo lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ đầy đủ, xác thuận tiện; + Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập; + Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ; + Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã; đề mục nhỏ đề mục lớn đánh số riêng chữ số Ả rập; số, ký hiệu hồ sơ bao gồm số thứ tự đánh chữ số Ả rập ký hiệu đề mục lớn; việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách: Số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 Tổ chức lập Danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ lập theo hai cách sau: - Cách thứ nhất: Văn thư quan xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân liên quan; hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phịng Phịng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành - Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ đơn vị theo hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phịng Phịng Hành để trình người đứng đầu quan, tổ chức ký ban hành Danh mục hồ sơ xây dựng vào cuối năm trước để thực vào năm sau Trong trường hợp cần thiết sửa đổi, bổ sung danh mục hồ sơ năm trước cho phù hợp để tiếp tục sử dụng năm sau Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm Văn thư chụp Danh mục hồ sơ ban hành gửi đơn vị, cá nhân liên quan để thực lập hồ sơ theo Danh mục Trong q trình thực hiện, có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có cơng việc giải phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị cá nhân đơn vị cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ quan, tổ chức Phương pháp lập hồ sơ gồm có 03 bước: - Bước 1: Mở hồ sơ; - Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; - Bước 3: Kết thúc hồ sơ Bước 1: Mở hồ sơ: Công chức, viên chức giao giải công việc Danh mục hồ sơ quan, đơn vị để mở hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ phân cơng nhiệm vụ phát sinh, bổ sung (ngồi Danh mục); mở hồ sơ ghi thông tin ban đầu như: ký hiệu, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ: Sau mở hồ sơ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm, thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Tránh đưa văn thuộc hồ sơ vào hồ sơ khác hay văn không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà theo dõi, giải vào hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm quan” cần thu thập văn sau: - Kế hoạch tổ chức hội nghị; Chương trình hội nghị; Lời khai mạc; Dự thảo báo cáo tổng kết; Các báo cáo tham luận; Bài phát biểu lãnh đạo cấp trên; Nghị hội nghị; Biên hội nghị; Các văn liên quan khác (nếu có) Bước 3: Kết thúc hồ sơ - Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu hồ sơ (nếu thiếu cần bổ sung hồ sơ cho đủ) - Xem xét loại khỏi hồ sơ: văn trùng thừa, tư liệu không cần thiết, nháp tài liệu tham khảo có hồ sơ - Sắp xếp theo trình tự văn hình thành trình giải vấn đề, việc… - Sắp xếp theo tên gọi văn bản: áp dụng để lập cho tập lưu văn - Sắp xếp theo tác giả văn bản: lập hồ sơ theo đặc trưng tập hợp vào hồ sơ văn bản, giấy tờ tác giả - Đối với hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ Mỗi hồ sơ dày không 3cm, giày cm tách thành đơn vị bảo quản (không tách 1cm) Trên thực tế, hồ sơ lập không vận dụng đặc trưng riêng lẻ mà kết hợp chặt chẽ nhiều đặc trưng với hồ sơ - Xem xét, đối chiếu lại thời hạn bảo quản hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu hồ sơ) - Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ - Đánh số tờ để cố định vị trí văn hồ sơ, bảo đảm khơng bị thất lạc tra tìm nhanh chóng; số tờ đánh góc phải tờ văn bút chì - Mục lục văn bản: Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 20 năm “Mục lục văn bản” nhập máy để đưa vào sở liệu, để tiện cho việc quản lý văn tra tìm - Kết thúc hồ sơ: Đối với hồ sơ giấy: Thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ Đối với hồ sơ điện tử: Theo quy định nội dung phần mềm Hệ thống d Ý nghĩa, tác dụng lập hồ sơ - Lập hồ sơ giúp cho xử lý, công việc, viên chức tập hợp, xếp văn bản, tài liệu cách khoa học, tạo điều kiện để giải công việc hàng ngày nhanh chóng, xác, có hiệu - Lập hồ sơ giúp việc quản lý văn bản, tài liệu quan, buộc chặt, tránh tình trạng mát, thất lạc văn bàn, tài liệu tạo điều kiện tổ chức bảo vệ bí mật Đảng, nhà nước quan, tổ chức - Lập hồ sơ giúp công việc phân loại xếp văn bản, tài liệu quan, tổ chức cách khoa học, giữ gìn tồn văn bản, tài liệu hình thành hoạt động kết quan, tổ chức - Hồ sơ lập cách thức luyện tập tác dụng làm việc khoa học, ngăn nắp, thứ tự quản lý công việc hàng ngày 1.3 Mục đích, yêu cầu, phương pháp giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan a Mục đích giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan: Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan trách nhiệm công chức, viên chức sau giải công việc xong - Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan góp phần đảm bảo đầy đủ thành phần tài liệu Phông lưu trữ quan: Lưu trữ quan nơi tiếp nhận, lưu trữ, bảo quản tổ chức khai, sử dụng tài liệu lưu trữ quan Để phông lưu trữ quan đầy đủ, phong phú thành phần từ giải cơng việc địi hỏi người lập hồ sơ phải lựa chọn, cập nhật, xác định văn liên quan đến vấn đề, việc thuộc nhiệm vụ giao từ văn hành đến hình ảnh, băng, video, … thể chức năng, nhiệm vụ đơn vị thuộc quan, khơng bỏ sót văn bản, tài liệu có giá trị liên quan đến q trình giải công việc giao nộp vào Lưu trữ quan đến thời hạn quy định Tạo điều kiện tổ chức khoa học Phông lưu trữ quan: Hồ sơ giao nộp đầy đủ giúp Lưu trữ quan hoàn toàn chủ động tổ chức khoa học việc thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Các khâu nghiệp vụ có yêu cầu, nguyên tắc khác có mối 10 liên hệ mật thiết với Đối với phông lưu trữ quan việc lựa chọn tài liệu có giá trị phân loại cần đảm bảo nguyên tắc thống với công tác thu thập, bổ sung tài liệu xác định giá trị tài liệu phông Thông qua tổ chức khoa học tài liệu Lưu trữ quan nắm khối lượng, thành phần tài liệu lưu trữ phông bảo quản kho, giúp cho cơng tác thống kê kiểm tra tình hình tài liệu dễ dàng; phát tình trạng vật lý thiếu, đủ tài liệu - Tạo điều kiện thuận lợi cho Lưu trữ lịch sử: Đối với Lưu trữ lịch sử có thực hết chức năng, nhiệm vụ hay không phần lớn phụ thuộc vào quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu Vì nguồn tài liệu thu vào Lưu trữ lịch sử từ Lưu trữ quan từ nguồn khác chủ yếu lựa chọn từ Lưu trữ quan thuộc nguồn nộp lưu Lưu trữ lịch sử quan quản lý, bảo quản tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn từ dự kiến Danh mục hồ sơ đến người giao giải công việc kết thúc địi hỏi phải xác định, lựa chọn xác giá trị văn hồ sơ hồ sơ Lưu trữ quan Từ đó, giúp cho người thực nhiệm vụ lưu trữ quan lựa chọn nhanh chóng, xác đầy đủ hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử đảm bảo thành phần, nội dung theo thời hạn quy định b Yêu cầu giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan: Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan cần đảm bảo yêu cầu sau: - Hồ sơ giao nộp phải đảm bảo đầy đủ thành phần hồ sơ, tài liệu: Công chức, viên chức thực nhiệm vụ hoàn thành, kết thúc cơng việc thực lập hồ sơ hồn chỉnh, xác định thời hạn bảo quản giao nộp vào Lưu trữ quan; không giao nộp hồ sơ, tài liệu sau: chưa giải xong công việc, hồ sơ nguyên tắc (hồ sơ tham khảo); hồ sơ phối hợp giải công việc (trùng với quan, đơn vị chủ trì); văn gửi để biết, tham khảo - Đảm bảo thời hạn nộp lưu: Hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân nộp vào Lưu trữ quan thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình toán hồ, sơ tài liệu xây dựng - Đảm bảo quy trình, trình tự thủ tục: Hồ sơ, tài liệu giao nộp phải có Danh mục hồ sơ quan, hồ sơ công việc phát sinh, đột xuất sau kết thúc 11 công việc; giao nộp phải thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu lập 02 biên giao nhận hồ sơ, tài liệu - Đối với hồ sơ, tài liệu công chức, viên chức có nhu cầu giữ lại đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc hết thời hạn (không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu) c Phương pháp quy trình giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan: Trên sở hoạt động thực tế đưa phương pháp quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan sau: Bước 1: Xây dựng ban hành Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan Vào tháng 01 năm, Lưu trữ quan chức năng, nhiệm vụ cụ thể quan, đơn vị cá nhân, Danh mục hồ sơ để xây dựng Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan; báo cáo Chánh Văn phịng, trình thủ trưởng quan ban hành; gửi cho thủ trưởng đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tổ chức lập, lựa chọn hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Bước 2: Lưu trữ quan hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu Lưu trữ quan hướng dẫn cá nhân, đơn vị hồ sơ lập sau giải cơng việc xong, hồn thiện hồ sơ, chuẩn bị, xếp hồ sơ cá nhân, đơn vị lập để thuận tiện cho việc giao nộp theo thời hạn Bước 3: Tập hợp hồ sơ, tài liệu đến thời hạn nộp lưu Trưởng đơn vị, cá nhân phải xác định hồ sơ thành phần hồ sơ, tài liệu phê duyệt, tránh để thiếu, sót hồ sơ q trình thống kê Tập hợp hồ sơ cơng việc giải xong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc hồ sơ phát sinh khác q trình giải cơng việc theo chức năng, nhiệm vụ giao thống kê vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Bước 4: Trưởng đơn vị thống với Lưu trữ quan số lượng, thời gian, địa điểm, vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến kho để giao nộp Bước 5: Tổ chức kiểm tra hồ sơ, tài liệu Lưu trữ quan vào thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ quan ban hành, Mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp đối chiếu trực tiếp với hồ sơ, 12 tài liệu thực tế để kiểm tra số lượng, tiêu chuẩn chất lượng hồ sơ giao nộp; cá nhân, đơn vị lập hồ sơ chưa quy định, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng hồ sơ giao nộp cịn thiếu Lưu trữ quan đề nghị cá nhân, đơn vị hoàn thiện, chỉnh sửa, bổ sung quy định nhận hồ sơ Bước 6: Sau kiểm tra đầy đủ số lượng, chất lượng hồ sơ quy định lập Biên giao, nhận hồ sơ xếp cặp, hộp hồ sơ lên giá Bước 7: Báo cáo kết thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Sau hoàn thiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, công chức Văn thư kiêm lưu trữ cơng chức Lưu trữ có trách nhiệm báo cáo Chánh Văn phòng số lượng, chất lượng hồ sơ giao nộp, khó khăn, vướng mắc nộp lưu hồ sơ để xin ý kiến đạo, giải báo cáo kết hoạt động giao nộp hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân để cung cấp thông tin kịp thời hoạt động văn thư, lưu trữ quan THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI PHƯỜNG CÁT LÁI 2.1 Vai trò lập hồ sơ UBND phường Lập hồ sơ hành nhiệm vụ quan trọng quan, tổ chức nói chung nhiệm vụ cán cơng chức, viên chức chủ trì giải cơng việc nói riêng, điểm nối quan trọng cơng tác văn thư công tác lưu trữ Ở UBND công tác lập hồ sơ muốn vào nề nếp, nâng cao hiệu chất lượng lập hồ sơ hành thân cán cơng chức, cơng chức chun mơn chủ trì giải cơng việc phải hiểu hồ sơ, lập hồ sơ, từ nhận thức vai trị ý nghĩa công tác lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ Hiện nhiều cán công chức Hồ Chí Minh cịn chưa có nhận thức sâu sắc điều làm cho việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan cịn nhiều hạn chế 2.2 Thiếu sót hoạt dộng lập hồ sơ Thứ nhất, phận UBND phường chưa hiểu hồ sơ hành? Hồ sơ lập phải thực sao? Giao nộp hồ sơ vào phường lưu trữ nào? thủ tục giao nộp sao? Mặc dù có quy tắc hướng dẫn văn bản, huấn luyện viên đào tạo Dẫn đến tình trạng hồ sơ thiết lập xem nhẹ, công việc quản lý 13 không nhận thấy hệ thống bị mất, lạc văn hồ sơ hậu Cho nên giải công việc thiếu pháp lý, dẫn đến trạng thái kết giải công việc không với quy định văn quy phạm pháp luật hướng dẫn, chi tiết quan cấp Thứ hai, lãnh đạo UBND phường chưa ý thức tầm quan trọng công tác lập hồ sơ giao hồ sơ vào phường lưu trữ, từ thiếu chi đạo định công việc tổ chức thực hiện thiếu đồng bộ, phận làm phần công việc, cuối kết hồ sơ thiết lập kiểm tra đánh giá chưa thực - Thứ ba, chế, quy định công văn ban hành kèm theo văn bản quy phạm pháp luật chưa xác định rõ ràng, đầy đủ, song khơng có văn thực hướng dẫn quy chế văn thư lưu trữ sau ban hành, qua thời gian thực thi khơng có sữa đối, bố sung, cập nhật điều khiển phù hợp với tình hình thực tế 14 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG CÁT LÁI 3.1 Các quy định lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND phường Cát Lái theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Hiện số văn lập lưu hồ sơ UBND phường cập nhật, quan trọng văn sau: + Luật Lưu trữ năm 2011 nội dung chủ yếu hoạt động lưu trữ, quyền nghĩa vụ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ quản lý lưu trữ không đề cập đến trách nhiệm thực công tác lập hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ quan + Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ nội dung nghị định chủ yếu đến việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, cấp chứng hành nghề lưu trữ,… khơng có nội dung đề cập đến công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ + Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, văn hướng dẫn chung việc quản lý văn đi, đến lập hồ sơ chưa đề cập cụ thể đến phương pháp lập hồ sơ hành nộp lưu vào lưu trữ + Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Do đó, sở văn quan quản lý Nhà nước ban hành, với tình hình thực tế nay, chúng tơi nhận thấy cần rà sốt, đề xuất sửa đổi, bổ sung văn văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình 3.2 Giải pháp nâng cao chất lượng UBND Phường Cát Lái Xây dựng ban hành quy chế văn thư, lưu trữ tổ chức, thường xuyên cập nhật văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn công tác lập hồ sơ hành, gửi trực tiếp đến phận chun mơn tổ chức có nhận thức trách nhiệm nhiệm vụ mình, chủ động lập hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ quan, tổ chức theo thời gian quy định Cần thực chế độ ưu đãi chuyên viên làm công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế 15 Cần triển khai phần mềm văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Ngoài ra, phận tham mưu công tác văn thư, lưu trữ nói chung cơng tác lập hồ sơ nói riêng, phải rà soát hệ thống văn quan, tổ chức, công tác tham mưu cho Lãnh đạo từ ta cần áp dụng số biện pháp sau Thứ nhất: đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến kiến thức pháp luật văn thư lưu trữ việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào quan lưu trữ - Hiện nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày tháng năm 2020 quy định công tác văn thư văn đạo hướng dẫn thực lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, cán văn thư cần tìm hiểu kĩ theo nghị định luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội Thứ hai: Tổ chức lập danh mục hồ sơ Đây thuộc vấn đề chuyên môn nghiệp vụ cán văn thư, nên cần phải thực thật tốt kiến thức để không quên vấn đề liên quan đến danh mục hồ sơ Thứ ba: Xây dựng ban hành kế hoạch nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Theo quy định Hàng năm ủy ban phường cần thực lập kế hoạch nộp tài liệu cán công chức phường yêu cầu cán cần nộp thời gian, quy định Kế hoạch nộp lưu trữ tài liệu năm giúp đỡ cho UBND phận phường vào nề nếp Thứ tư: Kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ quan Lãnh đạo UBND phường Cát Lái kiểm tra, đánh giá chất lượng hoạt động lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan, xem nhiệm vụ thường xun khơng thể thiếu công tác văn thư, lưu trữ Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm có chế độ khen thưởng nhằm khuyến khích tinh thần làm việc công chức công tác lập hồ sơ hành Hình thức kiểm tra thực định kỳ theo tháng lần, quý lần, 06 tháng lần, năm lần; kiểm tra đột xuất công tác lập hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ Đối tượng kiểm tra phòng, ban cơng chức đơn vị Phịng Nội vụ thực nhiệm vụ tra, kiểm tra phối hợp Văn phòng HĐND UBND Thứ năm: Đối với Lãnh đạo UBND phường Cát Lái 16 a Việc ban hành văn Chỉ đạo xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan Ban hành sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan cho phù hợp với văn quản lý, đạo Trung ương địa phương Tiếp tục trì ban hành Kế hoạch cơng tác văn thư, lưu trữ Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan b Quán triệt triển khai văn bản: Cần trọng, thường xuyên, phổ biến kịp thời họp lãnh đạo, họp giao ban, họp Chi bộ, họp quan, hội nghị, hội thảo nhiều hình thức như: gửi qua mail, mạng nội bộ, cổng thông tin điện tử, gửi văn đến đơn vị, cá nhân quan, đơn vị thuộc UBND phường Cát Lái c Chỉ đạo tổ chức tập huấn: Qua khảo sát hoạt động lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND phường Cát Lái cho thấy hoạt động cịn nhiều hạn chế: hầu hết cơng chức giao giải công việc chưa hiểu, thực lập hồ sơ công việc Để hoạt động thực có hiệu quả, thống nhất, đảm bảo quy trình chất lượng hồ sơ Lãnh đạo Văn phòng UBND phường Cát Lái đạo tăng cường tập huấn nhiều hình thức như: Đề nghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ hỗ trợ tập huấn, phối hợp đến 17 CHƯƠNG III KẾT LUẬN Thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ địa bàn có nhiều chuyển biến tích cực Nhìn chung, tài liệu lưu trữ bảo quản an toàn, khoa học, giá trị phát huy, kịp thời cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, đạo điều hành, nâng cao chất lượng công tác ngành, cấp, đồng thời bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định Tuy nhiên, hoạt động lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND phường Cát Lái- TP Thủ Đức số tồn tại, hạn chế chưa ban hành văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ; quy chế công tác văn thư, lưu trữ, …việc lập, thu nộp hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị chưa đầy đủ, kịp thời Từ đó, gây khó khăn việc thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ Nguyên nhân nhận thức lãnh đạo, công chức, viên chức công tác văn thư, lưu trữ tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa cao, chưa đầy đủ nên việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ công tác lưu trữ chưa trọng mức; công chức, viên chức nhiều phòng, ban chưa thực tốt trách nhiệm lập hồ sơ công việc Nhằm đưa số giải pháp để khắc phục hạn chế, tồn phát huy ưu điểm để nâng cao vị trí tầm quan trọng công tác UBND phường Cát Lái Các nội dung tơi thực có sở từ kiến thức lý luận tiếp thu trình học tập trường; kiến thức, kinh nghiệm thu nhận từ thực tế; số liệu, tài liệu thực tế khảo sát trực tiếp UBND phường Cát Lái Mặc dù thân cố gắng, nỗ lực trình tìm hiểu khơng tránh khỏi sơ xuất, thiếu sót số vấn đề chưa giải triệt để Những vấn đề cịn thiết sót, tơi tiếp tục nghiên cứu thời gian tới để giải cách đầy đủ 18