LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
Sự cần thiết khách quan của tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp
1.1.1 Khái niệm về đơn vị sự nghiệp:
Theo Điều 9 của Luật Viên chức quy định về đơn vị sự nghiệp công lập thì “ Đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước” Đơn vị sự nghiệp công lập gồm:
- Đơn vị sự nghiệp công lập được giao quyền tự chủ hoàn toàn về thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự (sau đây gọi là đơn vị sự nghiệp công lập được giao quyền tự chủ);
- Đơn vị sự nghiệp công lập chưa được giao quyền tự chủ hoàn toàn về thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự (sau đây gọi là đơn vị sự nghiệp công lập chưa được giao quyền tự chủ).
Chính phủ quy định chi tiết tiêu chí phân loại đơn vị sự nghiệp công lập quy định tại khoản 2 Điều này đối với từng lĩnh vực sự nghiệp căn cứ vào khả năng tự chủ về thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự và phạm vi hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập.
Căn cứ điều kiện cụ thể, yêu cầu quản lý đối với mỗi loại hình đơn vị sự nghiệp công lập trong từng lĩnh vực, Chính phủ quy định việc thành lập, cơ cấu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng quản lý trong đơn vị sự nghiệp công lập, mối quan hệ giữa Hội đồng quản lý với người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập.
Như vậy đơn vị sự nghiệp là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một lĩnh vực nào đó, hoạt động bằng nguồn kinh phí NSNN cấp, cấp trên cấp toàn bộ hoặc cấp một phần kinh phí và các nguồn khác đảm bảo theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao theo từng giai đoạn.
1.1.2 Nhiệm vụ của tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp:
Kế toán hành chính sự nghiệp (HCSN) là kế toán chấp hành Ngân sách Nhà nước tại các đơn vị sự nghiệp và cơ quan hành chính các cấp.
Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước tại đơn vị.
Các nhiệm vụ chủ yếu của kế toán HCSN:
- Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi;tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư tài sản ở đơn vị,kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách của Nhà nước.
- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới.
- Lập và nộp đúng thời hạn báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định, cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu,phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí ở đơn vị.
Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp
1.2.1 Yêu cầu tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp:
Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị.
- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán.
- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả.
1.2.2 Nguyên tắc tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp: Để tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý tài chính nói chung và trong công tác kế toán ngân sách nói riêng, tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp cần có các nguyên tắc sau:
- Bảo đảm tính thống nhất giữa kế toán và quản lý Nguyên tắc thống nhất ở đây bao gồm thống nhất giữa đơn vị hạch toán với đơn vị quản lý(trước hết là đơn vị cơ sở), ngoài ra còn được hiểu là sự thống nhất giữa về không gian quản lý và tổ chức hạch toán theo yêu cầu quản lý Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức hoạt động và tổ chức quản lý; bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn với kế toán và không được tách rời hoạt động kinh tế Trên cơ sở đó, mọi quyết định liên quan đến tài chính trong đơn vị sự nghiệp phải có thông tin kế toán và các chỉ tiêu kế toán phải phù hợp với chỉ tiêu quản lý và hướng tới chỉ tiêu quản lý Trong các đơn vị sự nghiệp, bên cạnh bộ phận kế toán còn có nhiều bộ phận quản lý khác như kế hoạch, vật tư…Các bộ phận này phải quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống quản lý của đơn vị Với tư cách là bộ phận của hệ thống quản lý, tổ chức hạch toán kế toán phải luôn đảm bảo mối quan hệ giữa các bộ phận khác nhau để cung cấp thông tin nội bộ kịp thời, thống nhất quản lý, đối chiếu số liệu, đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch…
- Đảm bảo tính phù hợp trong hệ thống kế toán, giữa đối tượng với phương pháp, hình thức và bộ máy kế toán trong đơn vị kế toán và phù hợp với tính đặc thù của đơn vị hạch toán, đối tượng hạch toán.
- Bảo đảm tuân thủ các quy định, chế độ tài chính kế toán hiện hành và bảo đảm tính quốc tế của nghề nghiệp: Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng để Nhà nước kiểm tra, giám sát tình hình tài chính tại các đơn vị sự nghiệp tổ chức cung cấp dịch vụ công đồng thời là nguồn cung cấp thông tin tin cậy cho các đối tượng sử dụng Do đó trong quá trình tổ chức hạch toán kế toán cần phải nghiên cứu đầy đủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán quốc tế và thực tiễn tổ chức quản lý ở Việt Nam để thể hiện và triển khai phù hợp với yêu cầu quản lý của các cấp chủ thể Đối với các đơn vị sự nghiệp, việc nắm vững các quy định, chế độ về kế toán của Nhà nước trong triển khai các nội dung của tổ chức hạch toán kế toán là cơ sở đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của hệ thống thông tin kế toán.
- Tiết kiệm và hiệu quả: Phải tổ chức hạch toán kế toán có tính đối chiếu, kiểm soát nghiệp vụ cao giữa các phần hành lao động, quá trình nghiệp vụ và hoạt động quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ trong bộ máy kế toán được tổ chức.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
Tổng quan về Bảo hiểm xã hội Việt nam
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Bảo hiểm xã hội Việt Nam:
- Giai đoạn 1: Thời kỳ trước khi có Điều lệ tạm thời về bảo hiểm xã hội (trước 1961):
Nhìn chung giai đoạn này các chế độ bảo hiểm xã hội chưa được quy định một cách toàn diện, quỹ bảo hiểm xã hội chưa được hình thành Tuy nhiên, các chế độ trợ cấp, phụ cấp mang tính chất bảo hiểm xã hội trong giai đoạn đầu thành lập nước, trong kháng chiến và những năm đầu hoà bình lập lại đã có tác dụng rất to lớn, giải quyết một phần những khó khăn trong sinh hoạt của công nhân viên chức Nhà nước và gia đình họ, củng cố thêm lòng tin của nhân dân vào Đảng, Chính phủ và làm cho mọi người an tâm, phấn khởi đẩy mạnh công tác, sản xuất, thu hút lực lượng lao động vào khu vực kinh tế Nhà nước.
- Giai đoạn 2: Thời kỳ thực hiện Điều lệ bảo hiểm xã hội tạm thời (từ
+ Về quản lý quỹ bảo hiểm xã hội: Nhà nước thành lập quỹ bảo hiểm xã hội là quỹ độc lập thuộc Ngân sách Nhà nước và giao cho Tổng Công đoàn Việt Nam (nay là Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam) quản lý toàn bộ quỹ này (sau này giao cho ngành Lao động - Thương binh và Xã hội quản lý quỹ hưu trí và tử tuất).
+ Qua nhiều năm các văn bản pháp quy và văn bản hướng dẫn quá nhiều nên không tránh khỏi sự chồng chéo, trùng lắp hoặc có những vấn đề không được quy định, khó khăn cho việc thực hiện chế độ; có nhiều cơ sở cho việc vận dụng gây nên mất công bằng xã hội; các văn bản tính pháp lý chưa thật cao, chủ yếu mới ở dạng Nghị định, Điều lệ tạm thời, Quyết định, Thông tư Về tổ chức bộ máy thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội chưa tách chức năng quản lý Nhà nước ra khỏi chức năng hoạt động sự nghiệp của bảo hiểm xã hội, còn phân tán, hoạt động kém hiệu quả, sự phối hợp để giải quyết các vướng mắc cho đối tượng gặp nhiều khó khăn, mỗi cơ quan, đơn vị, ngành chỉ giải quyết một vài công việc hoặc khâu công việc Quỹ bảo hiểm xã hội thu không đảm bảo đủ chi, việc chi trả lương hưu và các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội thường xuyên bị chậm, ảnh hưởng lớn đến đời sống của người hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.
- Giai đoạn 3: Thời kỳ từ 1/1995 đến nay:
Từ năm 1995, thi hành những quy định trong Bộ Luật lao động về bảo hiểm xã hội, Chính phủ đã ban hành Điều lệ bảo hiểm xã hội kèm theo Nghị định số 12/CP ngày 26/1/1995 và Nghị định số 45/CP ngày 15/7/1995 áp dụng đối với công chức, công nhân viên chức Nhà nước, người lao động theo loại hình bảo hiểm xã hội bắt buộc và sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, hạ sỹ quan, binh sỹ quân đội nhân dân và công an nhân dân Để thực hiện chế độ chính sách bảo hiểm xã hội và quản lý quỹ bảo hiểm xã hội theo luật định, xoá bỏ tính hành chính trong hoạt động bảo hiểm xã hội, ngày 16/02/1995 Chính phủ ra Nghị định số 16/CP về việc thành lậpBảo hiểm xã hội Việt Nam căn cứ Luật tổ chức Chính phủ Ngày 30 tháng 9 năm 1992 và điều 150 Bộ luật Lao động, xét theo đề nghị của Bộ trưởng,Trưởng ban Tổ chức- Cán bộ Chính phủ Bảo hiểm xã hội Việt Nam được thành lập trên cơ sở thống nhất các tổ chức Bảo hiểm xã hội hiện nay ở Trung ương và địa phương thuộc hệ thống lao động- Thương binh và Xã hội vàTổng liên đoàn Lao động Việt Nam để giúp Chính phủ chỉ đạo công tác quản lý quỹ Bảo hiểm xã hội và thực hiện các chế độ, chính sách Bảo hiểm xã hội theo pháp luật của Nhà nước.Bảo hiểm xã hội Việt Nam có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập và được Nhà nước bảo hộ, có con dấu riêng, có tài khoản, có trụ sở đặt tại thành phố Hà Nội Quỹ Bảo hiểm xã hội được quản lý thống nhất theo chế độ tài chính của Nhà nước
Do có tổ chức thống nhất quản lý, bảo tồn, phát triển quỹ và thực hiện chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội cho các đối tượng hưởng bảo hiểm xã hội đã đảm bảo cho việc chi trả đầy đủ, kịp thời và đúng quy định; khắc phục được những tồn tại trước đây.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý ngành BHXH Việt Nam:
Bảo hiểm Xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức năng tổ chức thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm y tế bắt buộc, bảo hiểm y tế tự nguyện; tổ chức thu, chi chế độ bảo hiểm thất nghiệp; quản lý và sử dụng các quỹ: bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp (sau đây gọi chung là bảo hiểm xã hội), bảo hiểm y tế bắt buộc, bảo hiểm y tế tự nguyện (sau đây gọi chung là bảo hiểm y tế) theo quy định của pháp luật (trích Nghị định94/NĐ-CP ngày 22/8/2008 của Chính phủ)
Tổ chức bộ máy của hệ thống BHXH Việt nam thể hiện qua Sơ đồ 2.1 dưới đây:
Mô hình tổ chức bộ máy hệ thống BHXH Việt Nam
Như vậy BHXH Việt Nam được tổ chức, quản lý theo hệ thống dọc, tập trung, thống nhất từ trung ương đến địa phương, gồm 3 cấp: Tại Trung ương, BHXH Việt Nam có 12 Ban và tương đương giúp việc Tổng giám đốc, 06 đơn vị sự nghiệp trực thuộc (còn gọi là đơn vị dự toán cấp I) Ở các địa phương có 63 BHXH tỉnh, thành phố, mỗi BHXH tỉnh, thành phố có từ 9 đến
Chính phủ n ớc CHXHCN Việt Nam
Tổng giám đốc Đơn vị chức năng
1 Đơn vị chức năng 2 Đơn vị chức năng 16 Đơn vị chức năng 17
Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng
Bảo hiểm xã hội quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh Bảo hiểm xã hội Việt Nam
10 phòng nghiệp vụ trực thuộc (còn gọi là đơn vị dự toán cấp II) và 678 BHXH cấp huyện (đơn vị dự toán cấp III) Số cán bộ toàn ngành hiện có tính đến ngày 31/12/2010 là 16.816 người, trong đó có 13.619 cán bộ là công chức, viên chức, còn lại là lao động hợp đồng.
2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy của Bảo hiểm xã hội Việt Nam cấp Trung ương:
Theo tổ chức hành chính nhà nước, BHXH Việt Nam ở cấp Trung ương tổ chức quản lý BHXH cấp dưới ở tất cả các mặt hoạt động Các đơn vị chức năng thuộc BHXH Việt Nam gồm có các đơn vị giúp việc Tổng giám đốc, số cán bộ hiện có tại BHXH cấp Trung ương là 558 người, trong đó có
02 tiến sỹ, 34 thạc sỹ, còn lại là trình độ đại học trở lên.
Các Ban trực thuộc BHXH cấp Trung ương gồm có: Ban Thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội; Ban Thực hiện chính sách bảo hiểm y tế; Ban Thu; Ban Chi; Ban Cấp sổ, thẻ; Ban Tuyên truyền; Ban Hợp tác quốc tế ; Ban Kiểm tra; Ban Thi đua - Khen thưởng ; Ban Kế hoạch - Tài chính; Ban Tổ chức cán bộ; Văn phòng.
Ngoài ra còn có các đơn vị sự nghiệp trực thuộc: Viện Khoa học bảo hiểm xã hội ; Trung tâm Thông tin; Trung tâm Lưu trữ ; Trường Đào tạo nghiệp vụ bảo hiểm xã hội ; Báo Bảo hiểm Xã hội ; Tạp chí Bảo hiểm Xã hội
Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc có con dấu riêng, tài khoản riêng và có bộ phận kế toán chuyên trách, có chức năng tương đương với đơn vị dự toán cấp III
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy của Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi tắt là BHXH tỉnh, thành phố): Để quy định và hướng dẫn cụ thể hoạt động của BHXH các tỉnh, thành phố, BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 4857/QĐ-BHXH ngày 21/10/2008 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BHXH địa phương; Quyết định số 4969/ QĐ-BHXH ngày 10/11/2008 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và chế độ quản lý của các phòng nghiệp vụ thuộc BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Quyết định số 4970/QĐ-BHXH ngày 10/11/2008 Quy định về cơ cấu các phòng nghiệp vụ thuộc BHXH tỉnh Theo đó Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Bảo hiểm xã hội tỉnh) là cơ quan trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam đặt tại tỉnh, có chức năng giúp Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam (sau đây gọi là Tổng giám đốc) tổ chức thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp (sau đây gọi chung là bảo hiểm xã hội), bảo hiểm y tế bắt buộc, bảo hiểm y tế tự nguyện (sau đây gọi chung là bảo hiểm y tê); quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trên địa bàn tỉnh theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và quy định của pháp luật.
Cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội tỉnh gồm 10 phòng trực thuộc, các phòng trực thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh có chức năng giúp giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao theo từng lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của Tổng giám đốc Gồm có các phòng: Phòng chế độ BHXH, Phòng Giám định BHYT; Phòng Thu; Phòng
Kế hoạch - Tài chính; Phòng Kiểm tra; Phòng CNTT; Phòng Cấp sổ, thẻ;
Phòng tiếp nhận - Quản lý hồ sơ; Phòng Tổ chức cán bộ; Phòng Hành chính - Tổng hợp.
2.1.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy của Bảo hiểm xã hội cấp huyện, thị xã, thị trấn (gọi tắt là BHXH huyện):
Bảo hiểm xã hội huyện là cơ quan trực thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh đặt tại huyện, giúp giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh tổ chức thực hiện chế độ chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quản lý thu, chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trên địa bàn huyện theo phân cấp quản lý của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và quy định của pháp luật Bảo hiểm xã hội huyện chịu sự quản lý của giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh và chịu sự quản lý hành chính nhà nước của
Uỷ ban nhân dân huyện
Bảo hiểm xã hội huyện không có cơ cấu tổ chức trực thuộc Giám đốc BHXH huyện quy định nhiệm vụ cụ thể cho từng công chức, viên chức.
2.1.3 Đặc điểm hoạt động của Bảo hiểm xã hội Việt nam:
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
Định hướng phát triển của các đơn vị thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam đến năm 2020
Căn cứ vào các mục tiêu thuộc lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của Đảng và Nhà nước trong thời gian tớ và kết quả hoạt động của Bảo hiểm xã hội Việt Nam trong thời gian qua, mọi hoạt động của ngành bảo hiểm xã hội đều phải hướng tới phấn đấu đạt được mục tiêu là:
- Thực hiện chế độ bảo hiểm cho mọi người lao động và tiến tới bảo hiểm y tế toàn dân.
- Phục vụ ngày càng tốt hơn, chu đáo hơn cho mọi người tham gia và hưởng thụ các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Để đạt được các mục tiêu trên, Bảo hiểm xã hội Việt Nam triển khai các giải pháp chủ yếu sau:
+ Đẩy mạnh công tác thông tin tuyên truyền về chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, nhằm làm cho mọi người dân hiểu được bản chất, cũng như nguyên tắc hoạt động của bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế là đóng - hưởng, cộng đồng chia sẻ rủi ro; làm rõ bản chất của bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, cũng có nghĩa là làm cho mọi người hiểu và phân biệt được sự giống, khác nhau giữa bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế với các hình thức bảo hiểm thương mại khác.
+ Hoàn thiện hệ thống pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,đặc biệt là sớm ban hành Luật Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế Hiện nay có quá nhiều văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh lĩnh vực bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế, trong đó không ít văn bản chưa sát thực tiễn, tính khả thi thấp, nội dung chồng chéo, lại thường xuyên sửa đổi bổ sung, gây khó khăn trong việc thực hiện chế độ chính sách Các chế độ chính sách đã ban hành, nhất là mức đóng và mức hưởng, tuổi nghỉ hưu vẫn còn tiềm ẩn nhiều khả năng mất cân đối thu - chi quỹ bảo hiểm xã hội trong nhiều năm tới Vì vậy Luật Bảo hiểm xã hội được thông qua phải khắc phục được các hạn chế trên.
+ Sử dụng hệ thống công nghệ thông tin hiện đại để quản lý các hoạt động của ngành Với đặc thù là một ngành mà mọi hoạt động đều liên quan trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ tài chính của hàng chục triệu người tham gia.
Vì vậy, nếu không áp dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào quản lý thì khó có thể hoàn thành được chức năng, nhiệm vụ ngày càng tăng của ngành trong tình hình mới
+ Nâng cao năng lực quản lý và thực thi của toàn ngành; đẩy mạnh cải cách hành chính, trọng tâm là thủ tục hành chính Chuyển nhanh tác phong làm việc từ hành chính quan liêu sang tác phong phục vụ Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ để đảm bảo cán bộ, công chức của ngành có lập trường chính trị vững vàng, trình độ nghiệp vụ chuyên sâu; có tinh thần,thái độ tận tuỵ, thương yêu đối tượng.
Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toán tại các đơn vị thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam
Công tác tổ chức kế toán trong bất kỳ một đơn vị nào cũng hết sức quan trọng Nhìn vào số liệu kế toán, lãnh đạo đơn vị biết tình hình hoạt động tài chính của đơn vị, từ đó có biện pháp quản lý hiệu quả, đồng thời từ số liệu kế toán, nhà nước sẽ có chính sách điều tiết nền kinh tế, kiểm tra được hiệu quả hoạt động của các ngành Do đó việc hoàn thiện tổ chức kế toán là cần thiết và quan trọng, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế.
Việt Nam từ khi gia nhập WTO hiện ngày càng hội nhập sâu rộng hơn với kinh tế quốc tế và ngày càng phải tuân thủ các yêu cầu của các tổ chức quốc tế, nhất là hoạt động thu hút vốn đầu tư nước ngoài ngày càng phát triển mạnh mẽ trong đó có hoạt động vay vốn của các tổ chức nước ngoài như của Ngân hàng thế giới (WB) để hiện đại hoá quản lý ngành BHXH Việt Nam.
Do đó, hoàn thiện tổ chức kế toán của toàn ngành giúp cho các tổ chức quốc tế nắm bắt tốt hơn, minh bạch hơn hoạt động tài chính của BHXH Việt Nam.
Từ đó quan tâm hơn nữa đến việc đầu tư vào ngành, góp phần phát triển ngành BHXH Việt Nam ngày càng đáp ứng tốt hơn yêu cầu chính trị của đất nước và theo kịp với ngành BHXH của các nước tiên tiến trên thế giới.
Hiện ngành BHXH Việt Nam vẫn đang trong quá trình nghiên cứu, xây dựng hệ thống ngành BHXH với quy trình quản lý hiện đại và hiệu quả Tổ chức kế toán hiệu quả là một trong những điều kiện quan trọng nhằm đem lại thông tin đầy đủ, kịp thời, phục vụ yêu cầu quản lý, sử dụng tài chính hiệu quả để góp phần xây dựng chiến lược đó.
Hoàn thiện tổ chức kế toán tại ngành BHXH nhằm mục tiêu đảm bảo thông tin kế toán tin cậy, đầy đủ, chính xác và kịp thời cho công tác quản lý tài chính của ngành Ngành BHXH là đơn vị thụ hưởng ngân sách nhà nước để thực hiện nhiệm vụ chính trị, kinh tế, xã hội Do đó, công tác kế toán phải được tổ chức hiệu quả để quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn thu, chi của nhà nước.
Qua thực tế cho thấy, công tác kiểm tra kế toán chưa được sát sao và chưa được thường xuyên, ngoài ra trình độ của đội ngũ làm công tác kế toán chưa đồng đều, vì vậy việc áp dụng hệ thống chế độ kế toán vào công tác quản lý tài chính của ngành chưa đạt hiệu quả cao như mong muốn.
Từ khi thành lập đến nay BHXH Việt Nam đã trải qua nhiều lần thay đổi quy chế quản lý tài chính, ở mỗi giai đoạn cụ thể, BHXH Việt Nam phải đảm nhiệm thêm những nhiệm vụ chính trị mới, điều này cũng làm ảnh hưởng không nhỏ đến công tác hạch toán kế toán cũng như công tác quản lý tài chính của toàn ngành, dẫn đến khó khăn cho việc thực hiện nhiệm vụ kế toán của các đơn vị trong từng giai đoạn cụ thể.
Luật kế toán và Luật BHXH, BHYT, BHTN ra đời đòi hỏi các đơn vị kế toán thuộc BHXH Việt Nam cũng cần phải cập nhật bổ sung để thích nghi,phù hợp với tiến trình phát triển của xã hội.
Các yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán tại các đơn vị thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam
3.3.1 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán ngành BHXH Việt Nam :
Việc hoàn thiện tổ chức kế toán ngành BHXH Việt Nam phải đảm bảo các nguyên tắc sau :
- Nguyên tắc phù hợp : việc tổ chức hạch toán kế toán ngành BHXH phải phù hợp với từng cấp dự toán và phù hợp với đặc điểm, quy mô của từng đơn vị.
- Nguyên tắc đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán của nhà nước và quyết định 57/2011/QĐ-BTC về chế độ kế toán ngành BHXH Việt Nam.
- Tăng cường kiểm soát và quản lý tập trung đối với các đơn vị thuộc BHXH Việt Nam Bên cạnh đó phân cấp tổ chức công tác kế toán đồng thời với chủ trương phân cấp quản lý, giao quyền nhiều hơn của đơn vị cấp trên cho đơn vị cấp dưới để mang lại hiệu quả trong công tác quản lý tài chính nói chung và trong công tác kế toán ngân sách nói riêng.
- Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả : tuỳ theo quy mô của từng đơn vị để phân công và bố trí nhân sự cho phù hợp, đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ nhưng phải đáp ứng được yêu cầu công việc tạo thuận lợi cho các cán bộ làm công tác kế toán, đặc biệt chú trọng bồi dưỡng nghiệp vụ hạch toán kế toán cho các đơn vị.
3.3.2 Yêu cầu hoàn thiện tổ chức kế toán ngành BHXH Việt Nam :
Việc hoàn thiện tổ chức kế toán ngành BHXH Việt Nam cần đảm bảo theo những yêu cầu sau:
Thứ nhất, hoàn thiện tổ chức kế toán trên cơ sở tuân thủ và góp phần hoàn thiện pháp luật kế toán hiện hành :
Hệ thống văn bản pháp quy của Nhà nước ban hành như Luật Ngân sách, Luật kế toán, chế độ kế toán phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội từng thời kỳ và phù hợp với điều kiện hoạt động của từng ngành, lĩnh vực Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng điều khiển mọi hoạt động về kinh tế tài chính của các đơn vị Chính vì vậy khi nghiên cứu hoàn thiện tổ chức kế toán cần phải nghiên cứu các văn bản này.
Thứ hai, hoàn thiện tổ chức kế toán trên cơ sở phù hợp với điều kiện cụ thể của các đơn vị thuộc BHXH Việt Nam :
Mỗi đơn vị thuộc các cấp dự toán khác nhau do quy mô và đặc điểm hoạt động khác nhau nên đều có nét đặc thù riêng và có các yêu cầu quản lý riêng.
Do đó, nghiên cứu và hoàn thiện tổ chức kế toán phải căn cứ vào những đặc điểm riêng đó để phù hợp với yêu cầu thực tế Chỉ khi có sự phù hợp giữa tổ chức bộ máy kế toán, các phần công việc kế toán mới có hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra.
Thứ ba, hoàn thiện tổ chức kế toán trên cơ sở ứng dụng CNTT hiện đại: Ứng dụng CNTT là phương tiện trợ giúp đắc lực và có hiệu quả trong nhiều lĩnh vực trong đó có lĩnh vực kế toán Việc ứng dụng CNTT hiện đại sẽ thay thế các công việc mang tính thủ công, rút gọn thời gian, nâng cao tính chính xác, tạo sự liên kết, trao đổi thuận tiện dữ liệu thông tin giữ các bộ phận Chính vì vậy, hoàn thiện tổ chức kế toán trên cơ sở ứng dụng CNTT hiện đại là một yêu cầu tất yếu trong kế hoạch tổng thể ứng dụng CNTT trong hiện đại hoá quản lý ngành BHXH Việt Nam.
Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán các đơn vị thuộc ngành BHXH Việt Nam
3.4.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán:
Hiệu quả của công tác kế toán trong bất kỳ đơn vị nào cũng phụ thuộc vào tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức bộ máy kế toán hợp lý vừa mang lại hiệu quả trực tiếp cho đơn vị, vừa có ý nghĩa thiết thực với quản lý nhà nước Vì vậy hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán là yêu cầu bắt buộc với các đơn vị thuộc BHXH Việt Nam. Để hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán của ngành, ngoài việc sắp xếp bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả, thì việc lựa chọn và đào tạo nguồn nhân lực làm công tác kế toán cũng rất quan trọng Ban lãnh đạo các cấp dự toán cần tạo điều kiện, động viên, khuyến khích các cán bộ học thêm nghiệp vụ, trau dồi kiến thức cả về kế toán, tin học và các kiến thức kinh tế, xã hội… Hàng năm, mở các lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, giáo dục ý thức phẩm chất nghề nghiệp, xây dựng chiến lược đào tạo cán bộ phục vụ cho công tác kế toán nhằm đáp ứng các yêu cầu hiện tại và thực hiện các mục tiêu lâu dài, ứng dụng tốt khoa học kĩ thuật vào công việc nhằm đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra là phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị.
Tại BHXH cấp Trung ương, để bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả và không gọn nhẹ, đỡ cồng kềnh Cần thiết nên sát nhập bộ phận kế toán tài vụ vào bộ phận kế toán trung tâm, đảm bảo cho bộ phận kế toán trung tâm hoạt động mang tính thực tiễn, tập trung và giúp cho bộ phận văn phòng chuyên sâu hơn trong hoạt động quản trị chung của mình với toàn bộ các phòng, ban thuộc BHXH cấp Trung ương.
Tại BHXH các tỉnh, thành phố cần tổ chức thêm bộ phận kế toán có nhiệm vụ đi kiểm tra hoạt động hạch toán kế toán của các đơn vị cấp dưới thường xuyên hơn, sát sao hơn trong việc quản lý hoạt động kế toán và kịp thời giúp đỡ cũng như kiểm soát chặt chẽ được nguồn kinh phí cấp cho cấp dưới tránh gây thất thoát, lãng phí ngân sách nhà nước.
Hiện tại các đơn vị kế toán cấp quận, huyện, thị xã tại một số tỉnh, thành phố chỉ có 01 kế toán kiêm nhiệm các nhiệm vụ của các phần hành kế toán khác nhau Trong khi đó, chính sách BHXH, BHYT, BHTN ngày càng bao phủ rộng rãi đến người lao động trên cả nước Do đó khối lượng công việc kế toán cũng ngày càng nhiều, vì vậy, BHXH Việt Nam cần bổ sung thêm nhân sự làm kế toán cho các đơn vị dự toán cấp III để giảm tải công việc cho cán bộ làm công tác kế toán, giúp công tác kế toán tại các đơn vị này hiệu quả hơn, có như vậy, phòng kế toán mới thể hiện được dúng vị trí và tầm quan trọng của mình cũng như góp phần giúp BHXH Việt Nam có một cơ chế quản lí kế toán minh bạch, từ đó tạo nên sự vận động nhịp nhàng giữa BHXH Việt Nam với BHXH các cấp.
3.4.2 Hoàn thiện công tác kế toán :
3.4.2.1 Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán:
Sau khi có Quyết định 195/2003/QĐ-BHXH về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và chế độ quản lý của các phòng trực thuộc BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, điều này làm cho một số biểu mẫu, chứng từ đang được sử dụng trong hệ thống ngành BHXH không còn phù hợp với chức năng nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ, chẳng hạn, việc quản lý đối tượng và mức hưởng trợ cấp BHXH hàng tháng là do Phòng chế độ chính sách duyệt nhưng trên các chứng từ liên quan (C34-BH, C35-BH,C36-BH, C37-BH) lại quy định phòng Kế hoạch tài chính ký như vậy là không hợp lý, cần phải sửa lại để Phòng chế độ chính sách ký.
Một số chứng từ kế toán mới:
- Danh sách truy lĩnh lương hưu và trợ cấp do thay đổi về chế độ, mức hưởng
Mục đích: Xác định số tiền được truy lĩnh của đối tượng hưởng BHXH do có thay đổi về chế độ, mức hưởng.
Phương pháp và trách nhiệm ghi:
Căn cứ vào hồ sơ của các đối tượng do BHXH tỉnh quản lý và quyết định thay đổi chế độ, mức hưởng của cơ quan BHXH tỉnh để lập Danh sách truy lĩnh lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội do cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh lập chi tiết cho từng loại chế độ bảo hiểm xã hội Danh sách lập cho từng địa bàn chi trả (Đại diện phường, xã) và từng nguồn kinh phí chi trả để làm căn cứ trực tiếp chi trả hoặc giao cho Đại diện chi.
- Danh sách chi trả và truy lĩnh lương hưu và trợ cấp do điều chỉnh về mức hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Nhà nước:
Mục đích: Xác định số tiền được được hưởng và truy lĩnh (nếu có) của đối tượng hưởng BHXH do điều chỉnh về mức hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của nhà nước.
Phương pháp và trách nhiệm ghi:
Căn cứ sổ theo dõi người hưởng bảo hiểm xã hội, hồ sơ của đối tượng đang quản lý và phiếu điều điều chỉnh mức hưởng các chế độ để lập Danh sách truy lĩnh lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội do điều chỉnh về mức hưởng các chế độ BHXH theo quy định của nhà nước được cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh lập chi tiết cho từng loại chế độ bảo hiểm xã hội Danh sách lập cho từng địa bàn chi trả (Đại diện phường, xã) và từng nguồn kinh phí chi trả để làm căn cứ trực tiếp chi trả hoặc giao cho Đại diện chi.
- Danh sách không phải trả lương hưu và trợ cấp BHXH
Mục đích: Xác định số tiền không phải chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH cho đối tượng hưởng BHXH thường xuyên trong toàn tỉnh
Phương pháp và trách nhiệm ghi:
Căn cứ sổ theo dõi người được hưởng bảo hiểm xã hội và hồ sơ quản lý đối tượng chưa lĩnh tiền lương hưu và trợ cấp để lập Danh sách không phải trả lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội do cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh lập chi tiết cho từng nguồn kinh phí chi trả, từng loại chế độ bảo hiểm xã hội.
3.4.2.2 Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán và hạch toán kế toán chủ yếu: Đất nước ta đang trong thời kỳ hội nhập, nền kinh tế đang ngày một phát triển, hệ thống ngân hàng đang mở rộng với những công nghệ cao, chính vì vậy BHXH Việt Nam cần nghiên cứu phương thức thanh toán qua tài khoản Ngân hàng sẽ trực tiếp đến tay đối tượng hưởng Đây là phương thức thanh toán nhanh chóng, tiết kiệm, an toàn, hiệu quả Và hệ thống tài khoản và hạch toán kế toán cần thay đổi sao cho sự phối hợp với ngân hang nhiều và hiệu quả hơn Từ đó để tạo sự thuận lợi cho việc theo dõi hạch toán kế toán ở từng địa phương cho phù hợp mà vẫn đảm bảo chặt chẽ Ngòai ra, chính sách BHXH cũng thay đổi từng ngày cho phù hợp hơn với tình hình kinh tế của đất nước cũng như góp phần đảm bảo tốt hơn hệ thống an sinh xã hội cho người dân, các chế độ BHXH mới được đưa vào như Bảo hiểm tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp đang dần được thực hiện rộng rãi trong toàn dân…
Vì vậy, dưới đây là một số tài khoản mới và phương pháp hạch táon nên đưa vào trong hệ thống BHXH Việt Nam:
- Tài khoản 3131 – “Thanh toán với đại diện”: tài khoản này phản ánh việc thanh toán với đại diện xã phường về chi trả lương hưu và các khoản trợ cấp cho các đối tượng theo danh sách của cơ quan BHXH Theo quy định,đầu tháng cơ quan BHXH ứng tiền và giao danh sách chi trả cho các đại diện trước ngày 03 hàng tháng, sau khi chi trả các đại diện thanh toán lại số tiền đã chi trả nên cuối tháng tài khoản này không có số dư Nhưng trên thực tế tại một số đại diện chi trả tại một số vùng núi cao, hải đảo đi lại khó khăn, việc thanh toán có thể không thực hiện được trong tháng nên vẫn tồn tại số dư ở tài khoản này.
- Tài khoản 431 “Quỹ cơ quan”, tài khoản này được áp dụng đối với các đơn vị được phép trích lập quỹ Hạch toán quỹ cơ quan nên được phân chia thành 2 bút toán khi cấp trên phân phối quỹ cơ quan cho cấp dưới và khi duyệt chi quỹ cơ quan cho cấp dưới
- Hạch toán quỹ khen thưởng: Các nội dung chi thưởng cho các tập thể, cá nhân trong và ngoài ngành chỉ được sử dụng nguồn quỹ khen thưởng phúc lợi và hạch toán vào chi quỹ khen thưởng phúc lợi
- Hạch toán tiền mua báo, tạp chí, ấn phẩm truyền thông: Nội dung chi mua báo, tạp chí, ấn phẩm truyền thông phục vụ cho công tác tuyên truyền tại các đơn vị hạch toán vào tiểu mục 08 “tuyên truyền về BHXH, BHYT”, mục
20 “Chi phí đặc thù của ngành”
Điều kiện thực hiện các giải pháp
Nhà nước cần giao quyền tự chủ tài chính cho các đơn vị sự nghiệp. Giao quyền tự chủ với các nội dung cụ thể, thiết thực, gắn chất lượng hoạt động sự nghiệp với quản lý tiền lương và thu nhập của người lao động, sử dụng kinh phí tiết kiệm và có hiệu quả hơn Đối với nguồn kinh phí ngân sách cấp, thủ trưởng đơn vị sự nghiệp tiếp nhận ngân sách được phép chủ động quản lý, sử dụng nhằm thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ được giao đảm bảo chỉ tiêu hiệu quả đầu ra của Nhà nước.
3.5.2 Về phía ngành Bảo hiểm xã hội:
Cần tăng cường kiểm tra công tác quản lý tài chính và công tác kế toán với đơn vị BHXH các cấp Đây là hoạt động cần thiết, góp phần tăng cường quản lý nhà nước đối với các đơn vị sự nghiệp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao
Nghiên cứu chỉnh sửa phần mềm kế toán phù hợp hơn cho cả hệ thống, tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách và hiện đại hoá ngành BHXH
Kiện toàn bộ máy kế toán, xây dựng bộ máy kế toán thống nhất ở cả 3 cấp Đào tạo cán bộ có phẩm chất đạo đức tốt, có năng lực cao, có đủ kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ.
