Hoàn thiện tổ chức kế toán tại các doanh nghiệp thuộc tổng công ty thương mại hà nội

Mở đầu Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu Toàn cầu hoá xu tất yếu, vừa mang lại hội, vừa mang tính thách thức Quốc gia giới nói cung Việt Nam nói riêng Việt Nam đà góp phần WTO tháng 11/2006 đà đánh dấu mốc quan trọng đờng hội nhập với kinh tế giới đặc biệt đà mang lại nhiều đổi cha ngành Thơng mại với đổi hệ thống chế độ sách nhà nớc Các doanh nghiệp thơng mại có vai trò rÊt quan träng ®èi víi ®êi sèng kinh tÕ x· hội lại cầu nối sản xuất tiêu dùng Với vai trò công cụ quản lý, kế toán phải đợc đổi cách thức nhằm phù hợp với yêu cầu chế quản lý kinh tế dần hoàn thiện lĩnh vực Tổng chức khoa hoạ hợp lý công tác kế toán đảm bảo đợc yêu cầu thông tin kế toán để đánh giá đợc tình hinh kinh doanh doanh nghiệp giúp doanh nghệp đa nhng định đắn, tiết kiệm đợc chi phí để nâng cao lợi nhuận giúp doanh nghiệp phát triển bền vững Mặt khác chế độ kế toán ViƯt nam hiƯn ®ang cã nhiỊu sù thay ®ỉi dẫn tới lúng túng hạch toán doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp thơng mại, mà thực tế hoạt động kinh doanh doanh nghiệp thơng mại lại mang tính đa dạng cao ví dụ nh; Tự kinh doanh, nhận đại lý ký gởi, cho thuê cửa hàng, kinh doanh siêu thị, hàng tựu chọn v.v Xuất phát từ đề lý luận với yêu cầu thực tiễn đòi hỏi công tác kế toán hoạt động kinh doanh doanh nghiệp thơng mại phải đợc hoàn thiện cho phù hợp hơn, đà mạnh dạn sâu nghiêm cứu tổ chức kế toán doanh nghiệp thuộc Tổng công ty thơng mại Hà Nội với đề tài: Hoàn thiện tổ chức kế toán doanh nghiệp thuộcHoàn thiện tổ chức kế toán doanh nghiệp thuộc Tổng Công ty thơng mại Hà Nội Mục đích nghiên cứu đề tài Hệ thống hoá làm rõ vấn đề lý luận chung vỊ tỉ chøc kÕ to¸n c¸c doanh nghiƯp Nghiên cứu thực tế, đánh giá thực trạng tổ chức kế toán doanh nghiệp thuộc Tổng Công ty thơng mại Hà Nội, từ đề xuất nội dung hoàn thiện việc tổ chc kế toán doanh nghiệp Đối tợng phạp vi nghiên cứu đề tài Đối tợng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu vấn đề lý luận chung tổ chức kế toán doanh nghiệp, đồng thời đề tài nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán công ty thuốc Tổng công ty thơng mại Hà Nội Phạm vi nghiên cứu: Do tổ chức kế toán vấn đề lớn phức tạp nghiên cứu vấn đề cđa tỉ chøc kÕ to¸n nh hƯ thèng chøng tõ kế toán, tài khoản sử dụng, sổ sách, báo cáo kÕ to¸n, tỉ chøc bé m¸y kÕ to¸n, cung cÊp thông tinkế toán hoạt động kinh doanh doanh nghiệp thuộc Tổng Công ty thơng mại Hà Nội Phơng pháp nghiên cứu Dựa quan điểm khoa häc cđa chđ nghÜa vËy biƯn chøng, nh÷ng nguyên lý chủ nghĩa Mác lênin, đờng lỗi sách Đảng nhà nớc Việt Nam công tác quản lý kinh doanh doanh nghiệp Nghiên cứu vấn đền lý luật nh thực tiễn cách logic, có sở khoa học, sử dụng phơng pháp kinh tế tổng hợp, thống kê, phơng pháp phân tích so sánh số phơng pháp khoa học khác nhằm khái quát hoá tổng hợp lại để rút kết luận cần thiết Dựa khảo sat thực tế tổ chức kế toán Công ty thuộc Tổng Công ty thơng mại Hà Nội, sở đa phơng hớng hoàn thiện phù hợp có khả thực đợc Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn gåm ch¬ng: Ch¬ng I: Lý ln chung vỊ tỉ chức kế toán doanh nghệp thơng mại Chơng II: Thực trạng tổ chức kế toán doanh nghiệp thuộc Tổng Công ty thơng mại Hà Nội Chơng III: Phơng hớng hoàn thiện tổ chức kế toán doanh nghiệp thuộc Tổng Công ty thơng mại Hà Nội Chơng Những vấn đề lý luận chung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp thơng mại 1.1 Khái niệm, đặc điểm hoạt động doanh nghiệp thơng mại 1.1.1 Khái niệm Doanh nghiệp thơng mại tổ chức kinh doanh thành lập theo quy định pháp luật, thực hoạt động mua, bán, trao đổi, dự trữ, cung ứng dịch vụ, hàng hoá thị trờng nhằm mục đích sinh lời thực nhiệm vụ kinh tế xà hội Hoạt động chế thị trờng, Doanh nghiệp thơng mại góp phần thúc đẩy sản xuất nớc mặt số lợng chất lợng hàng hoá nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày cao tầng lớp dân c, góp phần mở rộng giao lu hàng hoá, mở rộng quan hệ mua, bán, trao đổi nớc 1.1.2 Những đặc điểm doanh nghiệp thơng mại * Đặc điểm hệ thống sở hạ tầng Mạng lới kinh doanh Doanh nghiệp thơng mại rộng hầu hết vị trí đắc địa Thành phố, có lợi vị trí kinh doanh khu vực dân c đông đúc tiện đờng giao thông, nhng lại phân tán, nhỏ lẻ, cha có bố trí khoa học hợp lý, hệ thống tin học cha đợc trang bị đồng nên ảnh hởng lớn đến việc kiểm tra chỗ nghiệp vụ kinh tế phát sinh điểm kinh doanh xa đơn vị dẫn đến không cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho phòng kế toán nh cho cán quản lý, làm ảnh hởng đến công tác kế toán chung Doanh nghiệp * Đặc điểm phơng thức bán hàng Phơng thức bán hàng chủ yếu Doanh nghiệp thơng mại áp dụng bán buôn chuyển thẳng bán lẻ thu tiền trực tiếp nhận làm đai lý uỷ thác cho nhà cung cấp sản phẩm, mua bán trao đổi, cung ứng dịch vụ hàng hoá nớc Phơng thức bán buôn chuyển thẳng giúp cho Doanh nghiệp thơng mại có khả tiêu thụ hàng hoá với khối lợng lớn mà không cần nhập kho, giảm bớt chi phí bảo quản dự trữ hàng hoá Do vậy, Doanh nghiệp thơng mại hầu nh không thiết lập kho lu trữ h àng hoá riêng mà hàng hoá tồn kho đợc bố trí đặt lu trữ điểm kinh doanh đơn vị để thuận tiện cho trình hoạt động đảm bảo tính động kịp thời Mặt khác, Doanh nghiệp thơng mại có hệ thống sở hạ tầng rộng khắp nhng hầu hết địa điểm kinh doanh bị phân tán có mặt kinh doanh nhỏ hẹp mặt rộng để trng bầy hàng hoá chủ yếu, nên việc bố trí kho lu trữ hàng hoá hạn chế * Đặc điểm chu kỳ kinh doanh Với cấu mặt hàng kinh doanh, cung cấp dịch vụ đa dạng phong phú nhằm mục đích đáp ứng nbhu cầu thị trờng đồng thời phân tán rủi ro kinh doanh, Doanh nghiệp thơng mại trọng mở rọng ngành hàng, đa dạng hoá cung ứng dịch vụ Với đặc điểm mẫu mÃ, kiểu dáng công hàng hoá luôn biến động nhanh chóng theo thị hiếu ngời tiêu dùng, bắt buộc Donah nghiệp thơng mại phải chủ động đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trờng, dự kiến khối lợng hàng nhập phải sát với nhu cầu thời gian tiêu thụ hàng phải nhanh, kịp thời, thời điểm mặt hàng "nóng" thị trờng chu kỳ kinh doanh hầu hết mặt hàng kinh doanh Doanh nghiệp thơng mại thờng ngắn * Đặc điểm trình độ nhân lực Đội ngũ CBCNV Doanh nghiệp thơng mại tâm huyết nỗ lực phát triển chung Doanh nghiệp Một phận cán đợc đào tạo có bản, có trình độ kinh nghiệm điều hành sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, hạn chế c hế sách quản lý đÃi ngộ hành nên số nhân giỏi, tài sản quý giá thêi bi kinh tÕ tri thøc nh hiƯn nay, ®ang ®øng tríc t©m lý mn rêi bá Doanh nghiƯp để đầu quân cho doanh nghiệp nớc ngoài, doanh nghiệp liên doanh có chế độ đÃi ngộ cao môi trờng làm việc đại Mặt khác, trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt kiến thức chuyên sâu quản lý tài doan nghiệp đại phần lớn đội ngũ cán tài kế toán Doanh nghiệp thơng mại cha sát với yêu cầu thực tế, mang nặng tính kinh nghiệm; độ tuổi đội ngũ cán đà lớn nên có tâm lý ngại tránh né việc bồi dỡng đào tạo lại Một phận không nhỏ khác cha phát huy đợc tinh thần chủ động, linh hoạt, sáng tạo, dám nghĩ, dám làm Thậm chí, ban lÃnh đạo cấp quản lý Công ty cha bắt kịp với tốc độ phát triển chóng mặt thị trờng biến đổi nhanh chóng Do mà hệ thống tin học với phần mềm ứng dụng điều hành quản lý Doanh nghiệp thơng mại nói chung ứng dụng công tác kế toán nói riêng ch a đợc triển khai đồng làm ảnh hởng không nhỏ đến tính kịp thời thông tin kinh tế * Đặc điểm chế quản lý doanh thu, chi phí Cơ chế quản lý điều hành chi phí kinh doanh Doanh nghiệp thơng mại tuân theo chế độ quy định hành Nhà nớc, đảm bảo tính đúng, tính đủ chi phí kinh doanh theo hớng điều chỉnh cấu t hu chi phù hợp với việc cắt giảm chi phí đầu vào, cân đối tỷ lệ chi dựa mục tiêu phát triển kinh doanh thời kỳ để đảm bảo tính an toàn tài Doanh nghiệp Cơ chế quản lý chi Doanh nghiệp thơng mại quy định phải đảm bảo tính hợp pháp đắn, hiệu quả, đảm bảo kiểm soát đợc bội chi, hớng tới cân vốn doanh thu Hệ thống quản lý chi phí Doanh nghiệp thơng mại đà thực phân cấp quản lý tài tăng tính tự chủ tài kinh doanh Các Doanh nghiệp thơng mại tự chịu trách nhiệm với kết hoạt động kinh doanh tự trang trải khoản chi phí tuân theo quy định Nhà nớc, sở doanh thu hoạt động kinh doanh đơn vị 1.2 Tổ chức công tác kế toán để tỏ chức công tác kế toán doanh nghiệp thơng mại 1.2.1 Vai trò nhiệm vụ kế toán tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp 1.2.1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán: Kế toán ngôn ngữ kinh doanh, khoa häc thu nhËn, xư lý vµ cung cÊp toµn thông tin tài sản, nguồn hình thành vận động tài sản, hoạt động kinh tế - tài đơn vị, nhằm kiểm tra, giám sát toàn hoạt động kinh tế - tài đơn vị Thực tiễn đà chứng minh, kế toán nhu cầu tất yếu khách quan hình thái kinh tế xà hội có sản xuất hàng hoá công cụ quan trọng phục vụ cho trình quản lý kinh tế, gắn liền với hoạt động quản lý Để kế toán thực ngôn ngữ kinh tế vấn đề tổ chức công tác kế toán cần phải đợc đặc biệt quan tâm đơn vị kế toán nói chung, Doanh nghiệp thơng mại nói riêng Tổ chức công tác kế toán nội dung tổ chức quản lý Doanh nghiệp, nhng chất kế toán khoa học khái niệm tổ chức công tác kế toán nội dung tổ chức công tác kế toán Theo nhà khoa học trờng Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh: "Tổ chức công tác kế toán không đơn tổ chức phận quản lý Doanh nghiệp, mà bao hàm tính nghệ thuật việc xác lập yếu tố, điều kiện nh mối quan hệ qua lại có tác động trực tiếp gián tiếp hoạt động kế toán, đảm bảo cho kế toán phát huy tối đa chức vốn có mình" [62, tr 202] Và nội dung tổ chức công tác kế toán bao gồm hai nội dung lớn là: - Tổ chức thực chế độ phơng pháp kế toán: Chứng từ kế toán, tài khoản kế toán - sổ kế toán, báo cáo tài chính, kiểm kê tài sản, bảo quản - lu trữ lài liƯu kÕ to¸n, kiĨm tra kÕ to¸n - Tỉ chøc máy kế toán: Ngời làm kế toán trang bị phơng tiện thiết bị để thực công tác kế toán [85, tr.214] Theo nhà khoa học Học viện Tài lại định nghĩa: "Tổ chức công tác kế toán đơn vị tổ chức việc thu nhận, hệ thống hoá cung cấp toàn thông tin hoạt động sản xuất, kinh doanh, sử dụng kinh phí đơn vị nhằm phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài đơn vị đó" [91, tr.13] Từ vấn đề đà trình bày đa khái niệm tổ chức công tác kế toán nh sau: Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp hoạt động chđ quan cđa Doanh nghiƯp viƯc tỉ chøc vËn dụng phơng pháp, nguyên tắc, chuẩn mực chế độ kế toán để thu nhận, xử lý cung cấp toàn thông tin tài sản, hoạt ®éng kinh tÕ Doanh nghiƯp, nh»m kiĨm tra, gi¸m sát toàn hoạt động kinh tế, tài Doanh nghiệp 1.2.1.2 Vai trò nhiệm vụ kế toán tổ chức công tác kế toán Doanh nghiệp thơng mại * Vai trò Trên giác độ vĩ mô giác độ vi mô, kế toán có vai trò quan trọng hệ thống quản lý kinh tế, tài Vai trò kế toán đợc xác định dựa hai vấn đề chủ chốt là: - Xuất phát từ thực tế khách quan hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Xuất phát từ chất kế toán Trong trình hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung hoạt động kinh doanh thơng mại nói riêng, nhà quản lý doanh nghiệp cần phải biết xác, kịp thời thông tin hoạt động Hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp vô đa dạng phức tạp, tình hình có vận động tài sản doanh nghiệp phải đợc cung cấp kịp thời, xác cho lÃnh đạo nhằm đa định kinh doanh xác Các thông tin thu thập đợc công tác kế toán - công cụ thiếu đợc quản lý kinh doanh Sở dĩ nh mặt hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp dù xảy thời gian nào, địa điểm đo đợc kế toán ghi nhận cách kịp thời xác thông qua hệ thống phơng pháp khoa học để phục vụ cho việc định phơng án kinh doanh nhà quản lý doanh nghiệp Là môn khoa học quản lý kinh tế phận cấu thành hệ thống quản lý kinh tế tài chính, đặc biệt kinh tế thị trờng vai trò việc tổ chức công tác kế toán đợc thể số điểm cụ thể nh sau: - Kế toán với chức cung cấp đầy đủ toàn thông tin hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp, nhằm giúp nhà quản lý doanh nghiệp điều hành quản lý hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp đạt hiệu cao - Kế toán phản ánh đợc đầy đủ khoản chi phí đà bỏ trình hoạt động kinh doanh nh thu thập mang lại từ hoạt động nhằm kiểm tra đợc việc thực nguyên tắc tự bù đắp chi phÝ vµ cã l·i kinh doanh - Kế toán phản ánh đợc kết lao động tập thể, cá nhân ngời lao động doanh nghiệp nói chung hoạt động kinh doanh hàng miễn thuế nói riêng, để giúp cho việc khuyến khích lợi ích vật chất xác định trách nhiệm vật ch ất với lao động cách rõ ràng, nhằm khuyến khích ngời lao động nâng cao suất lao động - Kế toán phản ánh toàn tài sản vận động tài sản, giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản - Kế toán phản ánh kết cấu kinh doanh nguồn hình thành vốn kinh doanh quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Đặc trng kế toán thu nhận cách thờng xuyên, liên tục, có hệ thống toàn diện mặt hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp, xử lý cung cấp thông tin cách xác kịp thời cho việc điều hành định phơng án kinh doanh có hiệu cao, công cụ để Nhà nớc xây dựng kiểm tra việc thực nghĩa vụ với ngân sách để điều hành quản lý kinh tế quốc dân Đối với nhà đầu t , kế toán tài liệu tín đáng tin cậy để họ định phơng án đầu t có hiệu Đối với sở xà hội, đoàn thể, kế toán sở tin cậy để kiểm tra tình hình đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động Nh vậy, có kế toán mớ có khảnang ghi nhận kịp thời, xác mặt hoạt động kinh tế, tài xảy thời gian không gian Do đó, ngời ta coi kế otán nh phân hệ thông tin quan trọng cấu thành hệ thống thông tin kinh tế doanh nghiệp Vì vậy, khẳng định ràng kế toán giữ vai trò quan trọng công việc điều hành quản lý trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp * Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp thơng mại Nghiên cứu nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán DN nghiên cứu xem xét vấn đề cần phải thực trình tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp thơng mại, nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán là: - Tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý tiền đề cần thiết để kế toán thực tốt vai trò thực trở thành công cụ sắc bén quản lý kinh tế Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ chủ yếu phận, nhân viên kế toán việc ghi chép kế toán, kiểm tra, xử lý thông tin nh xác định rõ mối quan hệ phận kế toán với với phận khác doanh nghiệp, tạo điều kiện ứng dụng khoa học tin học cách có hiệu phù hợp với trình độ quản lý, trình độ tin học cán nhân viên kế toán Xác định đợc vấn đề yếu tố quan trọng, đảm bảo cho kế toán thực tốt nhiệm vụ doanh nghiệp thơng mại Muốn cần phải lựa chọn đợc máy kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh trình độ nhân viên kế toán, đảm bảo thực đầy đủ nội dung công tác kế toán với mục tiêu cụ thể đạt đợc thời gian định, nhằm đánh giá cách khách quan chất lợng hiệu phận kế toán - Tổ chức vận dụng phơng tiện tính toán đại vào công tác kế toán, nhằm thu nhận đợc thông tin kinh tế, tài cách xac xử lý kịp thời thông tin đó, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp để kịp thời có phơng án tối u, tăng suất lao động giảm nhẹ cờng độ nhân viên kế toán - Thu thập, xử lý, phản ánh tổng hợp thông tin tài sản, nguồn tình hình tài sản tình hình sử dụng nguồn - Kiểm tra, giám sát khoản thu chi tài chính, tình hình thực cácc hỉ tiêu kinh tế sử dụng loại tài sản, vật t, tình hình toán công nợ đơn vị, kiểm tra việc chấp hành chế độ sách tài Nhà nớc, phát ngăn ngừa hành vi, vi phạm pháp luật tài kế toán - Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mu đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị định kế toán, tài đơn vị kế toán - Thờng xuyên thực việc kiểm tra, kiĨm to¸n néi bé, híng dÉn CB CNV thùc tốt chế độ sách tài - kế toán Đây nhiệm vụ quan trọng tổ chức công tác kế toán, nhằm phát triển sai trái việc ghi chép, xử lý cung cấp thông tin, đảm bảo cho kế toán thờng xuyên nắm bắt đợc thông tin cách kịp thời xác Muốn vậy, phải xây dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm toán cách cụ thể, quy định rõ thời gian kiểm tra, phạm vi yêu cầu kiểm tra Trong trình kiểm tra, kiểm toán phát đợc nhợc điểm cần phải uốn nắn kịp thời nhằm đa công tác kế toán vào nÒ nÕp