Tổng quan về kế toán công nợ
Đối với công tác kế toán nợ phải thu
Nợ phải thu là khoản phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp khi doanh nghiệp thực hiện việc cung cấp hàng hóa, sản phẩm, dich vụ và những trường hợp khác liên quan đến một bộ phận vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời như chi hộ cho đơn vị bạn hoặc cấp trên, cho mượn ngắn hạn…
- Phân loại theo thời gian thu hồi nợ:Gồm nợ phải thu ngắn hạn và nợ phải thu dài hạn.
• Nợ phải thu ngắn hạn: là khoản nợ có thời hạn thu hồi không quá một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường nếu chu kỳ kinh doanh lớn hơn 12 tháng.
• Nợ phải thu dài hạn: là khoản nợ có thời hạn thu hồi hơn một năm hoặc quá một chu kỳ kinh doanh bình thường nếu chu kỳ kinh doanh lớn hơn 12 tháng.
- Phân loại theo tính chất: Gồm phải thu thương mại và phải thu khác
1.1.1.3 Nợ phải thu bao gồm:
- Nợ phải thu khách hàng - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
- Nợ phải thu nội bộ - Nợ phải thu khác
- Dự phòng nợ phải thu khó đòi - Nợ tạm ứng
- Cầm cố, ký quỹ, ký cược
Đối với công tác kế toán nợ phải trả
Nợ phải trả là các khoản nợ mà doanh nghiệp đang vay nhằm bổ sung phần thiếu hụt vốn hoạt động và các khoản nợ khác phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh như nợ người bán, nợ thuế, nợ phải trả khác…
- Phân loại theo thời hạn thanh toán: Gồm nợ phải trả ngắn hạn và nợ phải trả dài hạn:
• Nợ phải trả ngắn hạn: là khoản nợ có thời hạn phải trả không quá một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường nếu chu kỳ kinh doanh lớn hơn 12 tháng.
• Nợ phải trả dài hạn: là khoản nợ có thời hạn phải trả hơn một năm hoặc quá một chu kỳ kinh doanh bình thường nếu chu kỳ kinh doanh lớn hơn 12 tháng
- Phân loại theo tính chất: Gồm nợ vay, phải trả thương mại, phải trả khác.
1.1.2.3 Nợ phải trả bao gồm:
- Vay ngắn hạn - Nợ dài hạn đến hạn trả
- Phải trả cho người bán - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
- Phải trả người lao động - Chi phí phải trả
- Phải trả nội bộ - Nợ phải trả, phải nộp khác
- Vay dài hạn - Nợ dài hạn - Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn
Nhiệm vụ của kế toán nợ phải thu - nợ phải trả
- Tính toán, ghi chép phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ từng khoản nợ phải thu- nợ phải trả theo từng đối tượng về số nợ phải thu - nợ phải trả, số nợ đã thu - đã trả, số nợ còn phải thu - phải trả
- Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ, quy định về quản lý các khoản nợ phải thu - nợ phải trả.
- Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó thu, để quản lý tốt công nợ, góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đối theo đồng tiền Việt Nam Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế
- Phải chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ bằng vàng, bạc, đã quý Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế.
Nội dung và nguyên tắc kế toán công nợ trong doanh nghiệp
Nội dung kế toán công nợ
1.2.1.1 Nội dung kế toán nợ phải thu
- Nợ phải thu khách hàng là khoản nợ hình thành do chính sách tín dụng của doanh nghiệp đối với khách hàng Đây thường là bộ phận chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ khoản nợ phải thu của doanh nghiệp
- Nợ phải thu nội bộ là khoản nợ phát sinh trong quan hệ thanh toán giữa đơn vị cấp trên với đơn vị cấp dưới, hoặc giữa các đơn vị nội bộ có tổ chức kế toán riêng trong một công ty, tổng công ty về giao vốn, bán hàng nội bộ, về các khoản chi hộ, các khoản phân phối trong nội bộ…theo qui chế tài chính của từng đơn vị.
- Tạm ứng là khoản nợ thể hiện quyền của doanh nghiệp đối với người lao động trong đơn vị khi ứng tiền để thực hiện một nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp
- Cầm cố, ký cược, ký quỹ là khoản nợ phát sinh khi doanh nghiệp mang tài sản ra khỏi đơn vị để cầm cố, ký quỹ, ký cược ở đơn vị khác theo những yêu cầu trong các giao dịch kinh tế.
1.2.1.2 Nội dung kế toán nợ phải trả
* Nợ phải trả bao gồm:
- Nợ phải trả người bán là khoản nợ doanh nghiệp cam kết trả cho người bán khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ hay nhận cung cấp dịch vụ.
- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước là số tiền mà doanh nghiệp phải có nghĩa vụ thanh toán với nhà nước về các khoản nộp tài chính bắt buộc như các loại thuế gián thu, trực thu; các khoản phí lệ phí và các khoản phải nộp khác phát sinh theo chế độ quy định.
- Phải trả người lao động là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ sự kiện nợ người lao động về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải nộp khác thuộc về thu nhập của họ
- Phải trả nội bộ bao gồm các khoản phải trả về thu hộ, được chi hộ, tiền sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ được cung cấp nhưng chưa thanh toán và một số khoản khác giữa đơn vị chính với các đơn vị trực thuộc và giữa các đơn vị trực thuộc với nhau.
- Vay ngắn hạn là khoản tiền vay từ các ngân hàng và các tổ chức tín dụng hay các đơn vị kinh tế khác để tài trợ chủ yếu về vốn lưu động cho cả 3 giai đoạn của quá trình sản xuất Đây là những khoản tiền vay mà doanh nghiệp phải trả trong vòng 1 năm hoặc trong 1 chu kỳ kinh doanh.
- Vay dài hạn là khoản nợ vay mà thời hạn thanh toán dài hơn 1 năm Các khoản vay này được doanh nghiệp sử dụng đê cải tiến kỷ thuật, mở rộng SXKD hoặc để đầu tư tài chính dài hạn.
- Các khoản phải trả khác.
Nguyên tắc kế toán công nợ
1.2.2.1 Nguyên tắc kế toán nợ phải thu
- Nợ phải thu được theo dõi chặt chẽ chi tiết theo từng đối tượng phải thu Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, phải theo dõi theo cả đồng ngoại tệ và đồng Việt Nam theo qui định tài chính hiện hành
- Phải thường xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dưa Đối với khách hàng có quan hệ mua hàng thường xuyên hợăc có số dư lớn thì cuối tháng doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, số còn nợ
- Trường hợp khách hàng thanh toán nợ bằng hàng (hàng đổi hàng) hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả…cần có đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ có liên quan như biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ,…biên bản thất thu xoá nợ kèm theo bằng chứng xác đúng về số dư nợ.
- Doanh nghiệp cần phải phân loại thành nợ phải thu ngắn hạn và dài hạn, căn cứ vào thời hạn thanh toán từng khoản nợ phải thu để có biện pháp thu nợ thích hợp, và là cơ sở để lập BCĐKT vào cuối năm
- Nợ phải thu cần phải được phân loại theo các hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính để phục vụ cho việc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác về từng khoản nợ phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản nợ và thời gian thanh toán từng khoản nợ cụ thể.
1.2.2.2 Nguyên tắc kế toán nợ phải trả
- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ theo từng đối tượng và theo từng lần thanh toán Đối với các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ phải chi tiết theo từng đồng ngoại tệ và đồng Việt Nam theo chế độ hiện hành
- Doanh nghiệp cần phải phân loại thành nợ phải trả ngắn hạn và dài hạn, căn cứ vào thời hạn thanh toán từng khoản nợ phải trả để có kế hoạch trả nợ thích hợp, và là cơ sở để lập BCĐKT vào cuối năm
- Nợ phải trả cần phải được phân loại theo các hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính để phục vụ cho việc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Kế toán các khoản nợ phải thu
Kế toán chi tiết các khoản nợ phải thu
- Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc có liên quan như phiếu chi, hóa đơn, phiếu xuất kho,… kế toán phản ánh vào sổ chi tiết theo từng đối tượng có liên quan như sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết tạm ứng,…
- Cuối kỳ, căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái.
Kế toán tổng hợp các khoản nợ phải thu
1.3.2.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng :
- Phiếu đề nghị tạm ứng - Phiếu thanh toán tạm ứng
- Phiếu thu, phiếu chi - Báo cáo thanh toán tạm ứng
- Các chứng từ gốc : Hóa đơn mua hàng, biên lai cước phí, vận chuyển
1.3.2.1.2 Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản TK141 - Tạm ứng
N TK 141 – T m ng Có ạm ứng Có ứng Có
SDDK: Số tạm ứng chưa thanh toán
- Các khoản tiền vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp
SDCK: Số tạm ứng chưa thanh toán
- Các khoản tạm ứng đã thanh toán
- Các khoản tạm ứng chi không hết hoặc trừ vào lương
- Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại
1.3.2.1.3 Phương pháp kế toán và một số nghiệp vụ kinh tế - tài chính chủ yếu ( Sơ đồ số 01- Phần phụ lục )
+ Khi tạm ứng tiền cho người lao động trong đơn vị, ghi:
+ Khi thực hiện xong công việc , người nhận tạm ứng lập bảng thannh toán tạm ứng kèm chứng từ gốc đã được kí duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi.
Có TK : 141 + Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:
1.3.2.1 Kế toán phải thu của khách hàng
* Chứng từ kế toán sử dụng
- Hóa đơn GTGT ( Hóa đơn bán hàng ) do doanh nghiệp lập.
- Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập.
- Chứng từ thu tiền : Giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu thu, phiếu chi…
- Biên bản bù trừ công nợ.
* Tài khoản kế toán sử dụng: TK 131 – “ Phải thu của khách hàng”
Nợ TK 131- Ph i thu c a khách hàng Có ải thu của khách hàng Có ủa khách hàng Có
SDĐK: Số tiền còn phải thu khách hàng vào đầu kỳ
- Số tiền phải thu khách hàng về sản phẩm hàng hoá đã giao, bất động sản đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ.
- Số tiền thừa đã trả lại cho khách hàng
SDCK: Số tiền còn phải thu khách hàng cuối kỳ
- Số tiền khách hàng trả nợ
- Số tiền đã ứng trước nhận trước của khách hàng
- Khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán chấp thuận cho khách hàng
- Doanh thu của hàng đã bán bị người mua trả lại
- Tài khoản này có thể có số dư bên Có Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể
* Phương pháp kế toán và một số nghiệp vụ kinh tế - tài chính chủ yếu ( Sơ đô số 02 – Phần phụ lục).
- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chưa thu tiền, xác định hoa hồng đại lý được hưởng,…nhưng chưa thu được ghi:
Nợ TK 131- Phải thu khách hàng
Có TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
- Hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá của lượng hàng đã bán cho khách hàng không phù hợp với quy cách, số tiền chiết khâu thương mại,… được trừ vào số nợ phải thu khách hàng, ghi:
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
Có TK 131 – Phải thu khách hàng
- Khi nhận tiền thanh toán hay nhận tiền ứng trước của khách hàng, ghi:
Có TK 131 – Phải thu khách hàng
- Khi nhận được vật tư hàng hóa trao đổi đem về nhập kho:
Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ nếu có
Có TK 131 – Phải thu khách hàng
- Khi khách hàng vừa là người mua cũng đồng thời là người bán thì cuối kỳ khi xác định công nợ, kế toán căn cứ vào biên bản đối chiếu công nợ để thanh toán bù trừ:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán
Có TK 131 – Phải thu khách hàng
- Khi phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu được nợ phải xử lý xóa nợ, căn cứ quyết định xóa nợ của cấp có thẩm quyền, ghi:
Nợ TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 131- Phải thu của khách hang Đồng thời ghi Nợ TK 004 – Theo dõi ở ngoài bảng cân đối kế toán.
- Khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khách hàng cho các công ty mua- bán nợ, ghi:
Nợ TK 111.,112- Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu
Nợ TK 139: Số chênh lệch được bù đắp
Nợ các TK liên quan: Phần chênh lệch còn lại
Có TK 131- Phải thu của khách hàng
1.3.2.2 Kế toán các khoản phải thu khác
* Chứng từ kế toán sử dụng
- Phiếu thu , phiếu chi - Biên bản kiểm kê quỹ
- Giấy báo Nợ , giấy báo Có - Biên bản xử lý tài sản thiếu
* Tài khoản kế toán sử dụng: TK 138 – “Phải thu khác”
Nợ TK 138 - Phải thu khác Có
SDĐK: Số tiền còn phải thu khác vào đầu kỳ
- Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết
- Phải thu của các nhân viên, tập thể
(trong và ngoài đơn vị) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay
- Phải thu về tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính
- Các khoản nợ phải thu khác
SDCK : Các khoản nợ phải thu khác chưa thu được.
- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý
- Số tiền đã thu được thuộc các khoản nợ phải thu khác
* Phương pháp kế toán và một số nghiệp vụ kinh tế - tài chính chủ yếu :( Sơ đồ số 03 – Phần phụ lục)
- Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tư hàng hóa,…phát hiện thiếu khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi
Nợ TK 138 (1381)- Phải thu khác
- Trường hợp TSCĐ hữu hình dùng vào hoạt động SXKD phát hiện thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 (1381) – Phải thu khác
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình
- Các khoản vay mượn vật tư, tiền vốn tạm thời và các khoản phải thu khác, ghi:
Nợ TK 138(1388)-Phải thu khác
- Định kỳ xác định tiền lãi phải thu, cổ tức, lợi nhuận được chia, ghi:
Nợ TK 138(1388) – Phải thu khác
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
- Khi thu được tiền của khoản nợ phải thu khác, ghi:
Có TK 138 – Phải thu khác (1388)
Kế toán các khoản nợ phải trả
Kế toán chi tiết các khoản nợ phải trả
-Hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như hoá đơn, phiếu nhập kho, phiếu chi,…Kế toán ghi vào sổ chi tiết theo từng đối tượng có liên quan như sổ chi tiết tiền vay, sổ chi tiết người bán,…
-Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu số liệu với sổ cái các tài khoản liên quan.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty TNHH Đầu Tư DPT20
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ( Sơ đồ số 07 - Phần phụ lục )
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Giám đốc: Là người đại diện theo pháp luật của công ty đồng thời là người điều hành tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty Đưa ra các kế hoạch kinh doanh nhằm làm cho công ty đứng vững trên thị trường và phát triển lâu dài.
- Phòng tài chính- kế toán : Tham mưu cho Giám đốc quản lý chặt chẽ tài chính công ty theo Pháp luật Kiểm tra soát xét các chứng từ chi tiêu Hàng quý, sáu tháng và cả năm báo cáo quyết toán tài chính hoạt động của công ty thật rõ ràng và khách quan Đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp …
- Phòng kinh doanh : Định hướng phát triển kinh doanh hàng năm và dài hạn của công ty trên cơ sở tính khoa học và tính hiện thực, chủ động tìm kiếm, tiếp xúc với khách hàng để giới thiệu về sản phẩm của công ty, tham mưu đắc lực trong công tác phân tích hoạt động kinh doanh.
- Phòng hành chính : Tham mưu cho Giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động Theo dõi, giải quyết các chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí…
- Phòng kỹ thuật: Có trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến bảo hành, sửa chữa máy móc, phần mềm,….lắp ráp và kiểm tra việc hoàn thành sản phẩm của mình, có trách nhiệm về kỹ thuật của từng mặt hàng đã được sửa chữa, lắp ráp.
2.1.4 :Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên Công ty đã chọn mô hình kế toán tập trung phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và trình độ kế toán của Công ty.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán (Sơ đồ số 08 – Phần phụ lục)
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Kế toán trưởng: Thực hiện quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong công ty Chỉ đạo đôn đốc giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của công ty, quản lý và kiểm tra toàn bộ công việc hạch toán của nhân viên trong phòng Tham mưu đắc lực cho giám đốc trong việc sử dụng đồng vốn một cách có hiệu quả trong sản xuất kinh doanh và phụ trách công tác đối ngoại Tính và nộp các khoản thuế theo quy định của nhà nước Lập BCTC, xác định KQKD.
- Kế toán vốn bằng tiền, mua vật tư, TSCĐ: Lập chứng từ kế toán và xử lý các nghiệp vụ liên quan đến việc tăng, giảm tiền Ghi sổ chi tiết tiền mặt tại quỹ, tiền gửi Ghi chép, theo dõi, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ liên quan đến vật tư Phối hợp với các nhân viên cung ứng vât tư và các tổ đội lập kế hoạch cung ứng vật tư hợp lý, đảm bảo sản xuất cho công ty Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ, lập bảng phân bổ khấu hao vào sổ kế toán chi tiết.
- Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành: Căn cứ vào số liệu chi tiết của các bộ phận để tiến hành tập hợp chi phí và tính giá thành Trực tiếp bán hàng qua điện thoại căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, lập phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT chịu trách nhiệm thu hồi các khoản nợ của khách hàng.
- Kế toán bán hàng và thanh toán với khách hàng: Trực tiếp bán hàng qua điện thoại Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, lập phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT chịu trách nhiệm thu hồi các khoản nợ của khách hàng.
- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Phân bổ và tính toán chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên trong toàn doanh nghiệp.
Chính sách kế toán hiện đang áp dụng tại Công ty
- Chế độ kế toán áp dụng: Căn cứ vào chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 cuả Bộ tài chính và các thông tư sửa đổi kèm theo.
- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung (Sơ đồ 08 – Phần phụ lục)
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VND)
- Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính giá trị hàng xuất kho: Nhập trước – xuất trước.
- Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho : Bình Quân gia quyền cả kỳ dự trữ. + Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : Số dư cuối kỳ.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Kê khai thường xuyên.
- Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng theo QĐ
Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Đầu Tư
Nhìn vào bảng phân tích tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh
( Biểu số 1 - Phần phụ lục ) có thể thấy năm 2014 so với năm 2013:
- Doanh thu của công ty năm 2014 tăng 1.065.000.000VNĐ tương ứng với 4,35% so với năm 2013, điều này chứng tỏ năm 2014 công ty đã mở rộng thêm quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, áp dụng đúng đắn các chính sách khuyến khích để thu hút các nhà đầu tư
- Giá vốn hàng bán năm 2014 tăng 1.500.164.000VNĐ tương ứng 10,02% so với năm 2013.
- Số lao động trong năm 2014 tăng 13 người so với năm 2013 đồng thời thu nhập của người lao động cũng tăng 650.000đ/người/tháng, từ 3.000.000đ/người/ tháng năm 2013 lên 3.650.000đ/người/tháng năm 2014 Cho thấy Công ty đã quan tâm hơn đến cuộc sống của người lao động.
- Chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2014 tăng 562.867.999VNĐ tương ứng tăng 23,61% so với năm 2013 Tỷ lệ tăng của năm 2014 so với năm 2013 tương đối chậm do nền kinh tế trong nước và thế giới trong năm qua gặp nhiều khó khăn ảnh hưởng không nhỏ tới doanh nghiệp
Qua bảng phân tích tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH đầu tưDPT ta thấy khá ổn định và có những bước phát triển vững chắc, công ty đang cố gắng mở rộng sản xuất, tiết kiệm chi phí Đây là một nhân tố tích cực của công ty nhằm mục đích ngày càng phát triển mạnh hơn.
Tình hình công tác kế toán công nợ tại công ty TNHH Đầu tư DPT
2.2.1 Kế toán các khoản nợ phải thu
Trình tự Ghi sổ kế toán nợ phải thu tại công ty
2.2.1.1 Kế toán chi tiết các khoản nợ phải thu
2.2.1.1.1 Kế toán chi tiết tạm ứng
- Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ tạm ứng Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc ( Phiếu chi) lên sổ chi tiết tạm ứng theo từng đối tượng
Qui trình tạm ứng tại công ty:
- Bộ phận cần tạm ứng (nhân viên) viết giấy Đề nghị tạm ứng, chuyển cho trưởng bộ phận ký, sau đó đưa lên kế toán trưởng hoặc giám đốc duyệt, kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ chi tiền Khi tạm ứng xong phải lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc để thanh toán dứt điểm số đã nhận tạm ứng.
Công ty theo dõi tạm ứng chi tiết theo tài khoản cấp 2
TK1411 – Tạm ứng cá nhân
TK 1412 – Tạm ứng công việc.
Ví dụ 01 : Ngày 08/11/2014 Chi tạm ứng cho Trần Thị Hồng Vân đi mua 100 bình siêu tốc Panasonic ZTB (1,8lít ) của công ty Đại Ánh Sáng với số tiền là 8.381.780 đồng (Căn cứ Đơn đề nghị tạm ứng- Biểu số 02 – Phần phụ lục, Phiếu chi
PC25 – Biểu số 03 – Phần phụ lục ).
Phiếu thu, giấy báo có
Sổ chi tiết phải thu
Ví dụ 02: Ngày 10/11/2014 Trần Thị Hồng Vân thanh toán tiền tạm ứng của ngày
8/11/2014 khi đi mua 100 bình siêu tốc Panasonic ZTB (1,8lít ) của công ty Đại Ánh Sáng với số tiền phải thanh toán là 14.080.000đ đã bao gồm 10% thuế VAT
( Căn cứ vào Phiếu chi số PC 31, Hóa đơn GTGT số 0556683, Phiếu nhập kho số 01/05 -Biểu số 04, Đơn đề nghị thanh toán tạm ứng- Biểu số 05 – Phần Phụ lục )
2.2.1.1.2 Kế toán chi tiết nợ phải thu khách hàng
- Hàng ngày khi bán hàng chưa thu tiền, căn cứ hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho….Kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua theo từng đối tượng khách hàng
- Đối với hàng hóa bán ở trung tâm cơ điện lạnh kế toán trung tâm theo dõi doanh thu bán hàng và tình hình công nợ trên báo cáo bán hàng Cuối tháng kế toán trung tâm gửi báo cáo bán hàng và bộ chứng từ gốc lên văn phòng công ty Căn cứ vào hóa đơn, phiếu xuất kho kế toán lên sổ chi tiết thanh toán với người mua.
*Chứng từ kế toán sử dụng :
- Phiếu thu - Giấy báo có của ngân hàng.
- Hóa đơn GTGT - Bảng tổng hợp công nợ.
- Giấy đề nghị thanh toán - Hợp đồng, thư báo giá.
Ví dụ 01: Ngày 13/11/2014 Công ty xuất 06 máy hút mùi Taka TK 1319l bán cho công ty TNHH thương mại Nhật Hoàng với giá 27.840.000đ ( chưa bao gồm thuếVAT 10% ) Công ty TNHH thương mại Nhật Hoàng chưa thanh toán tiền hàng.
(Căn cứ vào phiếu xuất kho số 12/05 – Biểu đồ 06 phần phụ lục, Hóa đơn GTGT số 0099448 – Biểu số 07 – Phần phụ lục ).
Kế toán hạch toán : a) Gía vốn hàng bán:
Có TK 156 : 25.500.000đ b) Ghi nhận doanh thu :
Ví dụ 02 : Ngày 15/11/2014 Công ty nhận được giấy báo Có của ngân hàng
Vietcombank chi nhánh bắc Thanh Xuân do công ty TNHH thương mại Nhật Hoàng thanh toán tiền mua 06 máy hút mùi Taka TL 1319l ngày 13/11 (Giấy báo có -Biểu số 08 – Phần phụ lục)
Ví dụ 03 : Ngày 17/11/2014 Công ty bán cho cửa hàng Bếp ga Hồng 50 Bếp gas âm Abbaka AB-606LX và 50 Bếp gas âm Sunhouse SHB-8368 với số tiền thanh toán trên hóa đơn chưa có thuế VAT 10% là 364.000.000đ Cửa hàng Bếp Ga Hồng đã thanh toán một nửa tiền hàng bằng chuyển khoản và hẹn 02 tháng sau thanh toán nốt số tiền hàng còn lại bằng chuyển khoản (Căn cứ vào phiếu xuất kho số 21/05 và Theo giấy báo có số 89700)
Ví dụ 04 : Ngày 18/11/2014 Cửa hàng Thủy Nam đặt trước 15.000.000đ để mua
10 nồi cơm điện Goldsun ARC-G180 và 5 máy hút mùi Taka 1360S Công ty đã nhận tiền đặt trước của khách hàng (Theo Phiếu thu số 23/05 - Biểu số 09 – Phần Phụ Lục )
Ví dụ 05 : Ngày 18/11/2014 Công ty xuất gửi bán cho đại lý Qúy Quang lô hàng gồm 10 nồi cơm điện Goldsun ARC – G180, 10 máy hút mùi Taka TL 1319L, 15 máy hút mùi Taka 1360S, 5 máy hút mùi Kucy.Tổng giá trị lô hàng theo là 86.800.000vnđ, đã bao gồm 10% thuế VAT Đại lý Qúy Quang đã chuyển trả trước là 40.000.000đ, số còn lại sẽ được khách hàng thanh toán khi bán hết hàng.
(Căn cứ vào phiếu xuất kho số 22/05 , Hóa đơn GTGT số 009956 – biểu số 10 – Phần phụ lục )
Ví dụ 06: Ngày 27/11/2014 đại lý thông báo đã bán hết lô hàng mà công ty gửi bán ngày 18/11, đại lý đã chuyển trả tiền hàng sau khi trừ tiền hoa hồng được hưởng là 10% bằng chuyển khoản ( Theo giấy báo Có số 890076 ).
2.2.1.1.3 Kế toán chi tiết nợ phải thu khác
- Hạch toán vào tài khoản này các khoản đã chi hộ cho khách hàng trong quá trình làm các lô hàng theo thư báo giá, hợp đồng, các khoản cho đối tượng bên ngoài, bên trong công ty vay tạm hoặc vay tính lãi.
- Đối với các đối tượng có số dư nợ phải thu mà sau đó phát sinh số phải trả ( tức công ty cho vay , mượn lại của đối tượng này ) thì không được mở chi tiết phải trả mà phải theo dõi trên tài khoản phải thu khác
Ví dụ 01 : Kế toán thanh toán dựa vào giấy đề nghị thanh toán tờ khai số 067365 ngày 26/11/2014 từ kế toán bán hàng, tên khách hàng là công ty Tasko Vina số tiền chi hộ là 12.608.000đ.
Ví dụ 02 : Ngày 31/11/2014 khách hàng Tasko thanh toán chi phí hộ của tờ khai
67365NGC, kế toán tiến hành lập phiếu thu và ghi giảm công nợ phải thu khách hàng Tasko ( Phiếu thu số 35 -Biểu số 11 – Phần phụ lục)
2.2.1.2 Kế toán các khoản nợ phải trả tại công ty TNHH Đầu tư DPT.
Đặc điểm về khoản nợ phải trả của công ty
- Khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến nợ phải trả thì kế toán căn cứ vào chứng từ gốc vào sổ Nhật ký chung và vào sổ cái Đồng thời dựa vào chứng từ gốc thì kế toán vào sổ theo dõi chi tiết theo từng đối tượng Và cuối tháng vào Bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với số liệu trên sổ cái.
2.2.1.2.1 Kế toán chi tiết nợ phải trả người bán.
- Kế toán phải trả người bán trong công ty phát sinh khi: Công ty ứng trước tiền cho người bán để mua vật tư, hàng hoá,…hay công ty mua chịu hàng hoá của người bán.
Nhận xét
Từ một doanh nghiệp còn rất non trẻ, công ty TNHH đầu tư DPT đã định hướng đúng đắn từu công tác thanh toán với người mua tới công tác thanh toán với người bán Phòng kế toán nói chung cũng như bộ phận kế toán thanh toán nói chung đã nỗ lực công tác giúp cho việc hạch toán trong công ty trở nên đơn giản, dễ hiểu và đã đóng góp một phần không nhỏ trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Qua thời gian thực tập, nghiên cứu tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán thanh toán giữa người mua và người bán tại công ty TNHH đầu tư DPT em xin mạnh dạn đưa ra một số nhận xét về công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán giữa người mua và người bán nói riêng của công ty như sau :
Về hệ thống sổ sách kế toán công ty sử dụng trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung là phù hợp với đặc điểm của công ty Với hệ thống sổ sách đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý Phần hành sổ sách kế toán công nợ tại công ty tương đối tốt, kế toán đã theo dõi chi tiết các khoản công nợ theo từng đối tượng nên thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách.
Về việc quản lý công nợ, do đặc điểm hoạt động của công ty là bán hàng và lắp đặt dịch vụ nên các khoản phải thu chiếm tương đối nhiều Trong giai đoạn đang phát triển thì công ty cũng cần một lượng vốn lớn mà nguồn vốn công ty sử dụng chủ yếu là vốn vay và nợ Khoản nợ phải trả chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn điều này rất mạo hiểm song công ty đã có các kế hoạch vay và trả nợ phù hợp nên đang duy trì được khả năng chi trả nợ Thực tế công ty đã hợp tác với nhiều ngân hàng và vay vốn ngắn hạn với thời gian quay vòng vốn nhanh bằng các hình thức như bảo lãnh hợp đồng tín dụng và thanh toán 70% doanh thu hợp đồng.
Về hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán công nợ công ty thực hiện đúng theo qui định của Bộ tài chính Sổ sách đầy đủ các hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
- Kế toán tạm ứng với quy trình tạm ứng tuơng đối chặt chẽ, hệ thống chứng từ phù hợp và đầy đủ giúp cho việc quản lý chính xác khó xảy ra gian lận Kế toán chi tiết tạm ứng tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình theo dõi tạm ứng
- Kế toán phải thu cũng mở các sổ chi tiết theo từng khách hàng tạo điều kiện thuận lợi trong việc đối chiếu công nợ
- Kế toán các khoản vay và nợ cũng theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, sổ sách đơn giản đối chiếu dễ dàng.
- Kế toán nợ phải trả người bán cũng mở sổ theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách.
Bên cạnh các ưu điểm thì trong kế toán công nợ còn tồn tại một số hạn chế:
-Thứ nhất : Về phần kế toán máy.
Công ty hiện nay mới chỉ làm công việc kế toán trên máy dựa vào File Excel không đảm bảo được tính cần thiết khi cần số liệu chính xác, công thức không ổn định.
-Thứ hai : Về hệ thống chứng từ. Đối với các hóa đơn chứng từ với giá trị thanh toán nhỏ lẻ thì việc cập nhật số liệu không được kế toán cập nhật ngay sau khi phát sinh mà thường để đến cuối tháng mới cập nhật làm ảnh hưởng không nhỏ đến sự chính xác, kịp thời tronng việc cập nhật số liệu cũng như không thể phát hiện sớm những sai sót khi lập hóa đơn, chứng từ mà phải đến cuối tháng lập chứng từ mới phát hiện được, gây khó khắn cho việc chỉnh sửa
-Thứ ba: Về nghiệp vụ mua hàng và công tác bán hàng.
Tại công ty, việc áp dụng bán hàng có giảm giá, chiết khấu cho khách hàng là chưa thường xuyên Điều này làm cho việc cạnh tranh với các công ty cùng ngành trên thị trường gặp nhiều hạn chế, ảnh hưởng nhất định đến doanh số bán hàng và lợi nhuận của công ty.
Tại công ty, sổ chi tiết các khoản phải thu và phải trả chưa theo dõi được các khoản nợ trong thời gian thanh toán và các khoản nợ đã hết thời hạn thanh toán, thời hạn chiết khấu.
-Thứ tư : Về trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Hiện nay, công ty chưa trích lập dự phòng phải thu khó đòi các khoản nợ của khách hàng với số tiền lớn Điều này sẽ làm thiếu hụt về vốn lưu động của công ty và cũng làm ảnh hưởng tới tình hình tài chính của công ty.
Một số ý kiến đóng về công tác kế toán thanh toán người mua và người bán tại công ty
Trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, các nghiệp vụ thanh toán đóng vai trò quan trọng nó đòi hỏi việc hạch toán phải cung cấp thoonng tin một cách nhanh chóng và chính xác, đồng thời phải tạo ra sự tin tưởng với các nhà cung cấp về khả năng tài chính của công ty. Để quản lý một cách có hiệu quả và tốt nhất với các hoạt động của doanh nghiệp nói riêng, dù là sản xuất- kinh doanh hay dịch vụ và nền kinh tế quốc dân của một nước nói chung đều cần sử dụng các công cụ quản lý khác nhau trong đó có kế toán.
Bên cạch đó, tổ chức tốt công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán còn góp phần nâng cao hiệu quả cho công tác kế toán nói chung cũng như góp phần làm lành mạnh hóa công tác tài chính của doanh nghiệp Đối với các cơ quan quản lý cấp trên, việc hoàn thiện còn tạo cho họ những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh trunng thực tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nếu công ty mở rộng quy mô trao đổi hàng hóa vươn tầm một doanh nghiệp lớn thì em nghĩ rằng công ty còn có thể phát triển mạnh mẽ hơn nữa khi đó các bộ phận tiêu thụ và hạch toán sẽ phát huy them khả năng của mình hơn nữa Việc hoản thiện công tác kế toán cần phải đáp ứng các yêu cầu sau.
- Hoàn thiện về đội ngũ kế toán đủ năng lực làm việc
- Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán.
- Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
- Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu cung cấp thêm thong tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý.
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhưng vẫn mang tính khoa học.
Trên cơ sở đó em xin đưa ra vài ý kiến để khắc phục những tồn tại đã nêu ra như sau :
Thứ nhất : Đối với phần kế toán máy. Để nâng cao trình độ sử dụng và khai thác phần mềm kế toán máy, công ty cần tiếp tục đào tạo cho kế toán viên, cùng với việc đầu tư phần mềm kế toán phù hợp với quy mô của công ty Thời gia đào tạo có thể bố trí vào thứ 7 hàng tuần vì công việc vào cuối tuần không nhiều.
Thứ hai : Về hệ thống chứng từ.
Kế toán nên chú trọng việc cập nhật chứng từ ngay sau khi phát sinh nghiệp vụ, đảm bảo tránh việc bỏ lỡ, bỏ sót nghiệp vụ, cũng như kịp thời phát hiện sai sót và điều chỉnh trong quá trình lập chứng từ Các chứng từ dùng để cập nhật phải có đầy đủ các chữ kí của các bên liên quan, không nhàu nát, chắp vá, tẩy xóa Trên sổ chi tiết của từng người mua và nhà cung cấp nên có phần theo dõi thời hạn thanh toán của các khoản phải thu, phải trả giúp kế toán tiện lợi trong việc tính toán và theo dõi thời hạn thanh toán, đảm bảo việc thanh toán đúng hạn đối với nhà cung cấp và thu hồi nợ của người mua.
Thứ ba : Về nghiệp vụ mua hàng và công tác bán hàng.
- Công ty nên áp dụng thường xuyên việc bán hàng có chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán khi khách hàng mua với số lượng lớn nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của công ty.
- Công ty nên tăng cường quản lý đối với các khoản nợ phải thu Nên xây dựng cơ cấu các khoản nợ phải thu chi tiết hơn nữa theo từng đối tượng và thời gian.
- Kế toán thanh toán tại công ty nên theo dõi thời hạn được chiết khấu, thời hạn thanh toán của các khoản phải thu, cần cung cấp đầy đủ thông tin khi lập báo cáo, biên bản đối chiếu công nợ khi khách hàng yêu cầu.
Thứ tư :Về trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
- Đối với khoản dự phòng phải thu khó đòi: Để hạn chế những biến đổi đổi bất ngờ, đột ngột tới kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán thì vào cuối niên độ kế toán công ty phải có dự kiến số nợ có khăng năng khó đòi để ước tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán Số ước tính trước được gọi là khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Theo Thông tư 13 của Bộ tài chính ban hành ngày 27/02/2006 về việc hướng dẫn lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm: Hợp đồng kinh tế, Khế ước vay nợ, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
- Các khoản không có đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, đang thi hành án hoặc đã chết.
* Phương pháp lập dự phòng
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn hoặc bị cơ quan pháp luật giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án, thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải tổng hợp toàn bộ các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
