slide bài giảng quản lý cơ sở dữ liệu trong excel

tổng quan cơ sở dữ liệu trong excel ,chức năng data form trong quản lý cơ sở dữ liệu ,trích lọc các mẫu tin,phương phap vadilation trong quản lý cơ sở dữ liệu là những gì chúng tôi cung cấp cho các bạn trong bài giảng này sẽ là tài liệu này là tài liệu tham khảo khi các bạn làm báo cáo thuyết trình.hi vong tài liệu sẽ giúp ích nhiều cho bạn

Trang 1

QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU

Bảng tính - 2010

Trang 2

Khoa Khoa học và Công nghệ GVĐP: Đỗ Trọng Danh 2

Trang 3

Khoa Khoa học và Công nghệ GVĐP: Đỗ Trọng Danh 3

Là tập hợp các thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc hàng, cột để khai thác, giúp truy cập nhanh

Dòng đầu tiên dùng để chứa tên vùng mẩu tin hay còn gọi là trường (Field) của

Trang 4

Hàng đầu tiên gọi là Field

Trang 5

Ví dụ

Đúng Sai

TỔNG QUAN VỀ CSDL

Trang 6

Lưu ý

Không sử dụng tính năng trộn ô trong CSDL

Đúng Sai

Trang 7

 Chọn phạm vi cần sắp xếp > chọn menu Data > tại công cụ Sort&Filter > chọn nút Sort

Trang 8

2.Sắp xếp dữ liệu

Trang 9

1.Hiển thị Data Form

CHỨC NĂNG DATA FORM

Chọn công cụ Form trên Customize Quick Access Toolbar, tuy nhiên nếu trường hợp công cụ Form chưa xuất hiện sẵn ta cần thực hiện thao tác sau:

 Chọn File > Option > Quick Access Toolbar

 Tại Choose Commands From > All Commands > công cụ Form

 Chọn Add > công cụ Form sẽ xuất hiện trên Customize Quick Access Toolbar > OK.

Trang 10

1.Hiển thị Data Form

Trang 11

2.Thao tác thực hiện

Sau khi đã thiết lập cơ sở dữ liệu,

thực hiện các bước sau:

 Chọn một ô bất kỳ trong vùng cơ

sở dữ liệu

 Chọn công cụ Data Form trên

Customize Quick Access Toolbar.

Trang 12

 Tìm kiếm dữ liệu

 Chèn và nhập mẫu tin mới

 Xóa mẫu tin

3.Xử lý thao tác

Trang 13

Dùng để trích lọc các mẫu tin xuất ra tại vùng CSDL nếu thỏa điều kiện Có 2 cách thực hiện

 Auto Filter: lọc tự động

 Advanced Filter: lọc nâng cao

1.Khái niệm

TRÍCH LỌC DỮ LIỆU

Trang 14

Xuất ra các mẫu tin thỏa điều kiện, còn các mẫu tin khác sẽ bị ẩn

Thao tác như sau:

 Chọn cột thuộc vùng cơ sở dữ liệu cần trích lọc

 Chọn menu Data trên Ribbon tại công cụ Sort&Filter > Filter hoặc bấm [Ctrl + Shift + L]

 Dấu mũi tên (Combo Box): chọn dữ liệu cần lọc.

2.Trích lọc tự động (AutoFilter)

Trang 15

Thao tác như sau:

 Chọn vào mũi tên Combo Box

 Chọn tiêu chuẩn cần lọc cho dữ liệu > OK.

2.1.Dữ liệu trích lọc kiểu chuỗi (Text)

Trang 16

Thao tác như sau:

 Chọn mũi tên Combo box trên cột dữ liệu số,

 Chọn Number Filter/ chọn điều kiện lọc.

 Chọn tiêu chuẩn cần lọc cho dữ liệu > OK.

2.2.Dữ liệu trích lọc kiểu số (Number)

Trang 17

Thao tác như sau:

 Chọn biểu tượng Filter

 Chọn mục Select All hoặc chọn Clear Filter From…

2.3.Hiện lại dữ liệu ẩn

Trang 18

Thao tác như sau:

 Chọn menu Data > tại công cụ Sort&Filter,

 Chọn công cụ Filter hoặc bấm [Ctrl + Shift + L].

2.4.Bỏ chức năng trích lọc

Trang 19

Dùng để trích lọc các mẫu tin xuất ra tại vùng CSDL hoặc trích lọc dữ liệu đến nơi khác.Với cách lọc này, ta phải tạo vùng điều kiện riêng trước khi thực hiện thao tác lọc

2.Trích lọc nâng cao (Advanced Filter)

Trang 20

Trang 21

Trang 22

2.2.Xác định vùng điều kiện

 Chọn tiêu đề/tên cột (Field) có liên quan đến điều kiện

 Sao chép tiêu đề vừa chọn đến vị trí mới

 Quy định điều kiện dưới tiêu đề vừa sao chép

Lưu ý

o Nếu điều kiện “và” sẽ được đặt cùng dòng

o Nếu điều kiện “hoặc” sẽ được đặt khác dòng

Trang 23

BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG

Trang 24

Trang 25

2.3.Xác định vùng xuất dữ liệu

Xác định dữ liệu mới sau khi trích lọc sẽ được đặt ở vị trí nào tiện lợi cho việc quản lý và

dễ kiểm soát, ta thực hiện thao tác sau:

 Chọn các tiêu đề của vùng tin cần xuất dữ liệu.

 Sao chép đến vị trí mới cần xuất ra dữ liệu.

Trang 26

2.4.Thao tác trích lọc

Thực hiện thao tác sau:

 Chọn ô thuộc vùng cơ sở dữ liệu cần trích lọc

 Chọn Data > tại công cụ Sort&Filter > Advanced

 Quy định yêu cầu trích lọc tại hộp thoại Advanced Filter.

Trang 27

o Copy to another location: thực hiện thao tác trích lọc ra tại vùng xuất mới.

Trang 28

2.4.Thao tác trích lọc

Các thành phần trong hộp thoại Advanced Filter

 List Range: chọn vùng cơ sở dữ liệu

 Criteria Range: chọn vùng điều kiện

 Copy to: chọn vùng kết xuất

 Unique Record Only: nếu vùng CSDL có nhiều mẫu tin giống nhau cùng thỏa điều kiện thì chỉ hiển thị duy nhất một mẫu tin

Trang 29

Trang 30

Dùng để tham chiếu (Combo box) và thông báo lỗi khi nhập liệu sai

1.Khái niệm

VALIDATION

Trang 31

Chọn ô cần xử lý

 Chọn menu Data/ Data Validation

2.Thực hiện thao tác

VALIDATION

Trang 32

 Chọn ngăn Setting

o Validation criteria

- Allow: chọn List

- Source: chọn vùng dữ liệu đã có sẵn

o Chọn OK

VALIDATION

Trang 33

VALIDATION

 Ví dụ

Qui định ô lãi suất danh nghĩa

chỉ chứa các lãi suất 6.8%, 6.9% và

7%

Trang 34

 Chọn ngăn Input Message

Quy định hộp thoại thông báo khi chọn

dữ liệu cần qui định (ô C3)

VALIDATION

Trang 35

 Chọn ngăn Error Alert

Quy định hộp thoại thông báo lỗi khi chọn dữ liệu sai

VALIDATION

Trang 36

Trang 37

Thank You !

Bạn có thể download Slide bằng cách truy cập

http://www.elearning.hoasen.edu.vn

GV ThS.Đỗ Trọng Danh

Định dạng
Số trang	37
Dung lượng	1,89 MB