HỌC VIỆN NGÂN HÀNG Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán Kiểm toán LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan rằng nội dung và kết quả trong khóa luận này là trung thực, mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện khóa luận này[.]
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Một số vấn đề chung về nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm về nghiệp vụ thanh toán
Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ kinh doanh giữa doanh nghiệp với người mua, người bán, ngân hàng, các tổ chức tài chính và đối tác kinh doanh khác về các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Các nghiệp vụ thanh toán thường liên quan đến nhiều đối tượng Bao gồm: người mua, người bán, Nhà nước, công nhân viên, chủ nợ,… Vì vậy công việc quản lý các đối tượng thanh toán phải chi tiết, cụ thể, rõ ràng, khoa học và có hệ thống.
+ Trong doanh nghiệp các nghiệp vụ thanh toán thường xuyên diễn ra với mật độ lớn liên quan tới mọi hoạt động kinh tế Do đó kế toán phải quản lý, theo dõi mọi nghiệp vụ một cách thường xuyên, tỉ mỉ, đảm bảo để không bỏ sót bất kỳ khoản phải thu, phải trả nào.
+ Hiện nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thì hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp ngày càng được đơn giản hoá hơn Có hai phương thức thanh toán cơ bản như sau: thanh toán dùng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt Trong những năm gần đây, việc thanh toán không dùng tiền mặt ở nước ta trở nên phổ biến hơn bởi tiết kiệm thời gian và chi phí cũng như giảm được một lượng tiền đáng kể trong lưu thông.
1.1.2 Vai trò của kế toán các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp:
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nào cũng diễn ra trong mối liên hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác và cơ quan quản lý của của Nhà nước Mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả các hoạt động của doanh nghiệp từ quá trình mua sắm các loại vật tư, hàng hoá, tài sản… đến quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ Vì vậy, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn liền với các nghiệp vụ thanh toán: thanh toán người bán, người mua, Nhà nước, công nhân viên,…Trên cơ sở các quan hệ thanh toán này làm phát sinh các nghiệp vụ phải thu hoặc phải trả Kế toán các khoản nợ phải thu và kế toán các khoản nợ phải trả gọi chung là kế toán công nợ.
Trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp thì kế toán công nợ là một phần hành khá quan trọng Tổ chức tốt công tác kế toán công nợ góp phần làm lành mạnh hoá tình hình tài chính của doanh nghiệp hơn Kế toán theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, đồng thời tranh thủ chiếm dụng tối đa vốn của các doanh nghiệp khác, của các tổ chức tín dụng khác nhưng vẫn đảm bảo một khả năng thanh toán hợp lý và góp phần quan trọng trong việc giữ uy tín trong sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp.
Các khoản phải thu là số vốn của doanh nghiệp bị các đơn vị khác, các cá nhân khác chiếm dụng và nhiệm vụ của doanh nghiệp là phải thu hồi các khoản này trong thời gian nhanh nhất Trong số các khoản phải thu thì khoản phải thu người mua là khoản thu chiếm vị trí khá quan trọng trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Do đó việc theo dõi khoản mục phải thu của người mua này có vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả có quan hệ chặt chẽ với nhau, vì vậy doanh nghiệp phải có biện pháp quản lý chặt chẽ và các chính sách tín dụng hợp lý nhằm giúp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạt được hiệu quả tốt nhất.
1.1.3 Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
Kế toán trong doanh nghiệp có nhiệm vụ phân tích đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có thể đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động của doanh nghiệp Cụ thể các nhiệm vụ đó của kế toán như sau:
- Phản ánh, ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác và rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán
- Ghi chép nhanh chóng, kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách và tổng hợp đúng khoản nợ phải thu và khoản phải trả.
- Đối với những người nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có số dư lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ Nếu cần thiết, có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản.
- Thường xuyên giám sát tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả và việc chấp hành kỷ luật thanh toán, tài chính tín dụng, ngăn chặn tình trạng vi phạm pháp luật trong thanh toán, thu nộp ngân sách Nhà nước, chiếm dụng vốn hoặc bị chiếm dụng vốn không hợp lý.
- Tổng hợp và cung cấp tài liệu, số liệu, thông tin đầy đủ, kịp thời để lập các báo cáo phục vụ yêu cầu cho nhà quản lý của doanh nghiệp.
1.1.4 Phân loại nghiệp vụ thanh toán:
Các quan hệ thanh toán được phân loại theo như sau:
1.1.4.1 Phân loại theo đối tượng thanh toán:
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người bán: là mối quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, tài sản, hàng hoá và dịch vụ Quan hệ này bao gồm: thanh toán với người bán vật tư, hàng hoá,…; thanh toán với người cung cấp lao vụ, dịch vụ; thanh toán với người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn.
- Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp và người mua: là mối quan hệ phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ ra bên ngoài của doanh nghiệp Khi người mua chấp nhận mua và thanh toán khối lượng hàng hoá mà doanh nghiệp chuyển giao hoặc doanh nghiệp đã đặt trước tiền hàng cho doanh nghiệp sẽ phát sinh quan hệ này Quan hệ này bao gồm: thanh toán với người mua, thanh toán với người đặt hàng.
Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán
1.2.1 Cơ sở pháp lý của kế toán các nghiệp vụ thanh toán:
* Các văn bản pháp luật điều chỉnh:
- Luật kế toán số được Quốc hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa
XI, kỳ họp thứ 3 thông qua ngày 19 tháng 06 năm 2003.
- Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
- Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 20/03/2006 đã được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại Thông tư 244/2009/TT-BTC ngày31/12/2009 của Bộ tài chính.
* Nguyên tắc kế toán chung:
- Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời.
- Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán công nợ phải tiến hành đối chiếu, kiểm tra từng khoản nợ, có thể yêu cầu đối tượng xác nhận số nợ phải thu bằng văn bản Đồng thời cũng phải đôn đốc việc thanh toán các khoản nợ phải thu, phải trả nhanh chóng và kịp thời.
- Đối với những khoản nợ phải thu, nợ phải trả theo thời gian thanh toán thì tuỳ từng đối tượng nhất là những đối tượng có vấn đề trong thanh toán doanh nghiệp cần có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp.
- Kế toán công nợ tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có của hai tài khoản thanh toán như TK 131 và TK 331 (trừ trường hợp có thoả thuận của hai bên người mua và người bán) mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán.
1.2.2 Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua
1.2.2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng:
Trong nghiệp vụ kế toán thanh toán với người mua các chứng từ được sử dụng bao gồm: Hoá đơn thuế GTGT (Hoá đơn bán hàng), hóa đơn thông thường, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có của ngân hàng, biên bản bù trừ công nợ, sổ chi tiết theo dõi người mua và các chứng từ liên quan khác.
Tài khoản được sử dụng là tài khoản 131 “Thanh toán với người mua“ khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với người mua về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, BĐS đầu tư và TSCĐ Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành Kết cấu TK 131 như sau:
1.2.2.2 Nguyên tắc hạch toán vào tài khoản
Kế toán hạch toán chi tiết nợ phải thu cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là người mua có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, BĐS đầu tư Không được phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc đã thu qua ngân hàng).
Kế toán công nợ phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
Trong hợp đồng kinh tế theo sự thoả thuận giữa doanh nghiệp với người mua nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
Các nghiệp vụ thanh toán với người mua được thực hiện theo trình tự như sau: Sổ chi tiết dùng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với từng người mua
+ Phản ánh số tiền bán vật tư, sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ phải thu người mua.
+ Số tiền thừa trả lại cho người mua.
+ Điều chỉnh khoản chênh lệch do tỷ giá ngoại tệ tăng với các khoản mục phải thu người mua có gốc ngoại tệ.
* Dư Nợ: Phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải thu ở người mua.
+ Phản ánh số tiền đã thu của người mua (kể cả số tiền đã ứng trước của người mua).
+ Số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại trừ vào số nợ phải thu.
+ Các nghiệp vụ khác làm giảm khoản phải thu ở người mua (chênh lệch tỷ giá, thanh toán bù trừ, xoá sổ nợ khó đòi không đòi được,…).
* Dư Có: Phản ánh tiền người mua đặt trước hoặc trả tiền thừa cho DN
TK 111,112 TK 131 TK 111,112, 152, 156,… Các khoản chi hộ KH ứng trước hoặc
KH thanh toán tiền hàng
DT chưa thu, thu nhập Bù trừ nợ về thanh lý TSCĐ chưa thu TK 521,531,532,635
TK 3331 Các khoản giảm trừ DT Thuế GTGT Chiết khấu thanh toán (nếu có) TK 3331
TK 515, 3387 Thuế GTGT(nếu có) Lãi bán trả góp TK 133
VAT đầu vào được khấu trừ là sổ chi tiết TK 131 Sổ này theo dõi từng người mua của doanh nghiệp, tuỳ vào số lượng người mua mà có tương ứng với số sổ này, các người mua không thường xuyên được theo dõi trên cùng một sổ Mẫu sổ chi tiết TK 131 và cách ghi chép do Bộ Tài Chính ban hành Đối với người mua là nước ngoài được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người mua bằng ngoại tệ để tiện theo dõi giá trị khoản thanh toán với người mua cả về đơn vị VNĐ và cả ngoại tệ Có thể thực hiện việc ghi chép này bằng kế toán thủ công hoặc kế toán máy
Hàng ngày, kế toán ghi chép vào sổ chi tiết của từng đối tượng dựa trên chứng từ và các thông tin liên quan Cuối kỳ kế toán công nợ lập bảng tổng hợp chi tiết TK 131 dựa trên cơ sở cộng các sổ kế toán chi tiết TK 131 Mỗi người mua được thể hiện trên một dòng của bảng tổng hợp chi tiết TK 131.
Sơ đồ 1.1:Trình tự kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua Đối với các khoản phải thu người mua bằng ngoại tệ:
Kế toán cần phải quy đổi giá trị của nghiệp vụ ra tiền VNĐ theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng (với doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế) hoặc tỷ giá hạch toán (nếu sử dụng tỷ giá hạch toán) Đồng thời kế toán cũng cần phải ghi sổ chi tiết nguyên tệ các khoản thanh toán bằng ngoại tệ
* Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán:
- Khi phát sinh công nợ phải thu người mua, kế toán ghi:
Nợ TK 131: theo tỷ giá thực tế ngày phát sinh công nợ
Có TK 511: theo tỷ giá thực tế ngày phát sinh công nợ
Có TK 3331: theo tỷ giá thực tế ngày phát sinh công nợ
- Khi người mua thanh toán nợ, kế toán ghi:
Nợ TK 1112,1122: tỷ giá thực tế ngày thanh toán
Nợ TK 635: Chênh lệch tỷ giá hối đoái (Nếu tỷ giá ngày thanh toán
< tỷ giá ngày phát sinh công nợ)
Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá hối đoái (Nếu tỷ giá ngày thanh toán
> tỷ giá ngày phát sinh công nợ)
Có TK 131: tỷ giá thực tế ngày phát sinh công nợ Đồng thời kế toán ghi: Nợ TK 007
* Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán:
- Khi phát sinh công nợ phải thu người mua, kế toán ghi:
Nợ TK 131: theo tỷ giá hạch toán
Nợ TK 635: Chênh lệch tỷ giá hối đoái (Nếu tỷ giá hạch toán < tỷ giá thực tế)
Có TK 511: theo tỷ giá thực tế ngày phát sinh công nợ
Có TK 3331: theo tỷ giá thực tế ngày phát sinh công nợ
Có TK 515: Chênh lệch tỷ giá hối đoái (Nếu tỷ giá ngày hạch toán
- Khi người mua thanh toán nợ, kế toán ghi:
Nợ TK 1112,1122: tỷ giá hạch toán
Có TK 131: tỷ giá hạch toán
Cuối niên độ kế toán, số dư nợ phải thu của người mua có gốc ngoại tệ phải được đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập BCTC.
Kế toán dự phòng các khoản nợ phải thu và dự phòng phải trả
1.3.1 Dự phòng nợ phải thu khó đòi
- Căn cứ pháp lý: theo Thông tư 228/2009/TT-BTC ban hành ngày 07/12/2009 của Bộ Tài Chính và chuẩn mực kế toán số 18“Các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng”.
- Dự phòng nợ phải thu khó đòi là phần dự phòng bị tổn thất của các khoản phải thu quá hạn thanh toán, Nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không thu được do khách nợ không có khả năng thanh toán.
- Trong dự phòng nợ phải thu khó đòi có hai đối tượng cần lập dự phòng phải thu là lập dự phòng phải thu người mua và dự phòng phải thu khoản ứng trước cho người bán.
* Mục đích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi:
- Việc lập dự phòng phải thu khó đòi sẽ giúp cho doanh nghiệp chuẩn bị trước một khoản chi phí thực tế chưa phát sinh vào chi phí quản lý để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp cho những thiệt hại không thu hồi được nợ có thể xảy ra trong niên độ kế toán.
- Đề phòng trường hợp nợ phải thu không đòi được do người mua không có khả năng trả nợ hoặc số tiền doanh nghiệp ứng trước cho người bán không thu hồi được do người bán không có khả năng trả lại tiền.
- Xác định giá trị thực của một khoản tiền nợ phải thu trên lập các báo cáo tài chính năm báo cáo.
- Cuối kỳ kế toán hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ (đối với đơn vị có lập báo cáo tài chính giữa niên độ) doanh nghiệp xác định các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được để trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi được tính vào hoặc ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp của kỳ báo cáo.
- Căn cứ lập dự phòng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi (người mua bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản, nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần vẫn không thu được nợ)
Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên coi như nợ không có khả năng thu hồi.
* Phương pháp lập dự phòng:
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hoạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Chú ý: Tổng mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi được lập không vượt quá 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm
* Xử lý tài chính các khoản nợ không có khả năng thu hồi:
Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi, doanh nghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài chính (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và ngoại bảng cân đối kế toán trong thời hạn tối thiểu là
5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hoạch toán vào thu nhập khác.
Tài khoản sử dụng là TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Kết cấu tài khoản này như sau:
1.3.1.4 Kế toán dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi:
Sau khi xác định được giá trị tổn thất này, kế toán hạch toán như sau:
Sơ đồ 1.3:Trình tự kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi
Cần lưu ý một số nghiệp vụ về dự phòng phải thu như sau:
+ Ở nghiệp vụ (3b), kế toán phải đồng thời ghi khi tiến hành xoá sổ nợ phải thu khó đòi như sau:
Nợ TK 004: nợ khó đòi đã xử lý
Hình thức sổ kế toán
Theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 đã được sửa đổi bổ sung theo quy định tại Thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài Chính thì hiện nay có 5 hình thức kế toán mà các doanh nghiệp có thể áp dụng, đó là:
Chi phí bảo hành sản phầm hàng hoá
Hoàn nhập số chênh lệch giữa số dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây lắp đã lập lớn hơn chi phí thực tế bảo hành phát sinh
Trích lập dự phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây lắp cần lập cho từng công trình
Chi phí liên quan đến các khoản dự phòng đã lập
Trích lập dự phòng phải trả hoặc trích thêm số chênh lệch giữa số dự phòng phải trả lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết
Trích lập dự phòng phải trả hoặc trích thêm số chênh lệch giữa số dự phòng phải trả (về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá) lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết
Số dự phòng phải trả phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng hết
- Hình thức sổ Nhật ký-Sổ Cái
- Hình thức sổ Nhật ký chung
- Hình thức Chứng từ ghi sổ
- Hình thức Nhật ký chứng từ
- Hình thức Kế toán trên nền máy tính
Nhưng trong giới hạn bài khóa luận này, em xin phép chỉ trình bày hình thức kế toán mà Công ty Cổ phần Thương mại xi măng đã áp dụng, là hình thức sổ Nhật ký chung trên nền máy tính.
1.4.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung
1.4.1.1 Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi
Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
1.4.1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.4.2 Hình thức kế toán trên máy vi tính
1.4.5.1 Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế
Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Sổ tổng hợp
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kế toán toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
1.4.5.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ
Tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại xi măng
2.1.1 Đặc điểm chung về Công ty cổ phần Thương mại xi măng
2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển :
Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một doanh nghiệp Nhà nước, có đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh doanh độc lập, sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước và có tài khoản tại Ngân hàng Công ty có trụ sở đóng tại 348 đường Giải phóng, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
Công ty cổ phần thương mại xi măng là thành viên của Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam (Vicem)- Bộ xây dựng, nhà nước nắm cổ phần chi
Phần mềm kế toán máy
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp
Báo cáo kế toán phối Vốn điều lệ của công ty là 60 tỷ đồng
Công ty cổ phần Thương mại xi măng tiền thân là Công ty Vật tư kỹ thuật
Xi măng là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo Quyết định số 445/BXD
- TCLĐ ngày 31 tháng 09 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ xây dựng, Quyết định số
833 TCT - HĐQT ngày 23 tháng 05 năm 1998 của Hội đồng quản trị Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam.
Ngày 12/02/1993 Bộ xây dựng ra quyết định số 023/BXD - TCLĐ thành lập xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp xi măng Việt Nam (nay đổi tên là Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt NamTheo Quyết định số 445/BXD - TCLĐ ngày 30/09/1993 của Bộ xây dựng, Xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng được đổi tên thành Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Công ty vật tư kỹ thuật xi măng kinh doanh và tiêu thụ xi măng của 6 công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam: xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bút Sơn, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Hải Phòng, xi măng Hoàng Mai, xi măng Tam Điệp.
Văn bản số 959/XMVN-BCĐCPH, ngày 02/07/2007 của Công ty xi măng Việt Nam về việc triển khai thực hiện cổ phần hóa và đổi tên công ty thành Công ty cổ phần thương mại xi măng có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018236 do Sở
Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp.
2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
* Chức năng của công ty:
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại với các ngành nghề kinh doanh:
- Kinh doanh các loại xi măng là sản phẩm kinh doanh chủ yếu của công ty.
- Sản xuất và kinh doanh các loại phụ gia, vật liệu và vật tư phục vụ sản xuất xi măng.
- Sản xuất kinh doanh bao bì (phục vụ sản xuất xi măng, dân dụng và công nghiệp).
- Sửa chữa xe máy, ôtô và gia công cơ khí.
- Kinh doanh vận tải và dịch vụ vận tải đường sông, đường biển, sắt và đường bộ.
- Kinh doanh dịch vụ thể thao, vui chơi giải trí.
- Xây dựng dân dụng, kinh doanh phát triển nhà và cho thuê bất động sản.
Như vậy, Công ty cổ phần thương mại xi măng là một đơn vị tổ chức hoạt động theo cơ chế thị trường dưới sự quản lý của Nhà Nước và Tổng công tyCông nghiệp xi măng Việt Nam Công ty có chức năng chính là tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát điều tiết phân phối và tiêu thụ sản phẩm xi măng trên các địa bàn được phân công.
* Nhiệm vụ của công ty:
Công ty cổ phần Thương mại xi măng có nhiệm vụ mua xi măng từ các Công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam như Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hoàng Mai, Công ty xi măng Hải Phòng, Công ty xi măng Bút Sơn và Công ty xi măng Tam Điệp để đáp ứng nhu cầu xi măng của 15 tỉnh thành phía Bắc.
Công ty tổ chức, lưu thông hàng hoá và kinh doanh tiêu thụ xi măng, vật liệu xây dựng, vật liệu kỹ thuật và làm các dịch vụ nhằm tìm kiếm lợi nhuận trên thị trường
Công ty cũng là nhân tố chính trong việc bình ổn giá cả thị trường xi măng, góp phần đấu tranh chống lại các hiện tượng làm giả, làm nhái mác xi măng, thực hiện tốt các nhiệm vụ và kế hoạch sản lượng, bán đúng giá xi măng do Tổng Công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam quy định.
2.1.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh :
Theo báo cáo lao động hiện nay của phòng tổ chức lao động thì tổng số lao động trong toàn Công ty là gần 300 người Trình độ đại học và cao đẳng trong Công ty là gần
165 người chiếm 55%, trình độ trung cấp là 135 người chiếm 45%.
* Đặc điểm ngành nghề kinh doanh:.
Công ty cổ phần Thương mại Xi măng hoạt động chính trong lĩnh vực kinh doanh nguyên vật liệu xây dựng nên mang những đặc điểm của ngành thương mại Đó là nguồn vốn chủ yếu đầu tư vào tài sản ngắn hạn, tài sản dài hạn chiếm tỷ trọng thấp
Hiện nay thị phần tiêu thụ xi măng trong nước lớn nhất thuộc về Tổng công ty
Xi măng Việt Nam chiếm khoảng 40% toàn thị trường Công ty cổ phần Thương mại xi măng đang là nhà phân phối khối lượng lớn của các Công ty sản xuất xi măng của Tổng Công ty trên các địa bàn tại khu vực các tỉnh phía Bắc
* Đặc điểm về sản phẩm:
Hiện nay, Công ty cổ phần Thương mại xi măng kinh doanh chủ yếu sáu loại xi măng đó là xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bút Sơn, xi măng Bỉm Sơn, xi măngHoàng Mai, xi măng Hải Phòng, xi măng Tam Điệp Sáu loại xi măng trên đều là những loại xi măng có chất lượng và uy tín trên thị trường Việt Nam.
* Đặc điểm về thị trường kinh doanh, địa bàn kinh doanh và giá cả:
Trong thời gian gần đây, thị trường tiêu thụ xi măng của nước ta đang có xu hướng giảm dần Theo thống kê của Hiệp hội xi măng Việt Nam, sản lượng xi măng tiêu thụ nội địa năm 2011 chỉ đạt trên 49,26 triệu tấn, giảm gần 2% so với năm 2010. Nguyên nhân của tình trạng này là do thị trường bất động sản vẫn trong giai đoạn đóng băng làm cho nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn về vốn Thêm vào đó là chính sách thắt chặt đầu tư công, thị trường tiền tệ có nhiều diễn biến phức tạp, mức lãi suất cho vay của các ngân hàng luôn ở mức cao (19% đến 22%) đã làm cho một số công trình phải giãn tiến độ thi công.
Trong năm 2012, do sức tiêu thụ xi măng nội địa chưa phục hồi và lượng cung hơn cầu nên các doanh nghiệp vẫn tiếp tục chuyển hướng sang thị trường xuất khẩu.
Công ty cổ phần Thương mại xi măng có địa bàn kinh doanh tiêu thụ rộng lớn gồm 15 tỉnh thành phía Bắc Đây là cơ hội thuận lợi để Công ty quảng bá sản phẩm xi măng tuy nhiên với địa bàn rộng lớn như thế đã gây ra không ít khó khăn trong việc quản lý các địa bàn của Công ty
- Giá cả sản phẩm của công ty:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG
Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới
3.1.1 Nhiệm vụ, mục tiêu năm 2012:
* Kinh doanh tiêu thụ xi măng: Phấn đấu mua vào, bán ra:
- Xi măng Hoàng Thạch : 1.000.000 tấn.
- Xi măng Bỉm sơn : 35.000 tấn.
- Xi măng Bút Sơn: 345.000 tấn
- Xi măng Tam điệp : 20.000 tấn
* Công tác đầu tư xây dựng năm 2012:
- Dự án nhà ở cao tầng kết hợp dịch vụ thương mại tại ngõ 1, phố Phan Đình Giót:
- Dự án khu nhà ở kết hợp thương mại dịch vụ tại Vĩnh Tuy:
* Các chỉ tiêu về tài chính năm 2012 :
Chỉ tiêu Đơn vị tính MT năm 2012
- Phải nộp ngân Triệu đồng 9.164
- Lợi nhuận trước Triệu đồng 11.067
3.1.2 Định hướng phát triển của Công ty giai đoạn 2013-2014:
TT Các chỉ tiêu Đơn vị tính
1 Sản lượng xi măng mua vào bán ra
- Tỷ lệ cổ tức %/năm 11 12
* Công tác đầu tư xây dựng:
+ Dự án nhà ở cao tầng kết hợp dịc vụ thương mại tại ngõ 1, phố Phan Đình Giót, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, Hà Nội.:
+ Dự án khu nhà ở kết hợp thương mại dịch vụ tại Vĩnh Tuy:
+ Dự án nhà ở cao tầng kết hợp dịc vụ thương mại tại ngõ 1, phố Phan Đình Giót, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, Hà Nội.:
+ Dự án khu nhà ở kết hợp thương mại dịch vụ tại Vĩnh Tuy:
Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán:
Kế toán là một công cụ quan trọng, không thể thiếu đối với bất cứ một tổ chức, doanh nghiệp nào Một bộ máy kế toán hoạt động tốt và có hiệu quả thường bảo đảm tình hình tài chính ổn định, lành mạnh cho doanh nghiệp Điều này được thể hiện thông qua kế toán vận hành tốt ở tất cả các khâu cập nhật chứng từ, hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp đối với kế toán tài chính, làm tốt kế toán quản trị để đưa ra các phương án chính xác giúp đơn vị phát triển Do đó việc không ngừng hoàn thiện công tác kế toán nói chung cũng như đối với nghiệp vụ kế toán thanh toán với người mua, ngưới bán nói riêng là điều hết sức cần thiết Từ đó sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, hiệu quả trong việc sử dụng và đầu tư vốn trong doanh nghiệp.
Hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có một ý nghĩa hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp Nó giúp cho doanh nghiệp hoạt động dễ dàng hơn, tạo ra sự lành mạnh trong hoạt động tài chính, đảm bảo cho việc quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả Việc theo dõi chặt chẽ các khoản thanh toán cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn đầy đủ về tiến độ thu hồi các khoản nợ của doanh nghiệp và khả năng thanh toán của doanh nghiệp để từ đó lên kế hoạch cho việc tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn dẫn đến chậm thu hồi vốn trong kinh doanh, ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị Do đó, sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua, người bán là một yêu cầu bức thiết và có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp.
3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán: Để hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua và người bán đòi hỏi những yêu cầu sau:
- Thứ nhất là yêu cầu về tính thống nhất: trong quá trình hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán doanh nghiệp phải đảm bảo được tính thống nhất với chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo tính thống nhất giữa công tác kế toán với công tác quản lý, thống nhất giữa chỉ tiêu hạch toán với chỉ tiêu quản lý, giữa phương pháp kế toán với phương pháp quản lý, đảm bảo được tính thống nhất giữa kế toán thanh toán với các kế toán phần hành khác, tính thống nhất giữa các kỳ kế toán của doanh nghiệp.
- Thứ hai là yêu cầu về tính chính xác, kịp thời: đòi hỏi kế toán phải cung cấp các thông tin cho nhà quản lý đầy đủ, chính xác và kịp thời Khi nào người quan tâm có nhu cầu thông tin kế toán thì kế toán phải sẵn sàng đáp ứng được. Các thông tin kế toán này được lập một cách chính xác dựa trên các chứng từ gốc, có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan Các chỉ tiêu tính toán phải thực hiện theo đúng các phương pháp đăng ký với cơ quan thuế và đảm bảo nguyên tắc kế toán Tính kịp thời, tính chính xác sẽ đảm bảo các thông tin kế toán này là có giá trị cao.
- Thứ ba là yêu cầu về sự phù hợp với các đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp: các doanh nghiệp khác nhau có mô hình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau do đó kế toán ở từng doanh nghiệp cũng phải được bố trí một cách khoa học, phù hợp với đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp.
Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán các khoản thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
3.3.1 Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Hiện nay, năng suất nhân viên trong Công ty chưa thực sự cao và Công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị riêng.
- Cuối tháng, quý, năm các nhân viên kế toán thanh toán trong Công ty cổ phần Thương mại xi măng phải thực hiện lập nhiều báo cáo tài chính Vì vậy, để nâng cao năng suất lao động trong công việc Công ty nên có những biện pháp khuyến khích động viên tinh thần làm việc cho nhân viên như: tổ chức các phong trào thi đua nhân viên làm tốt sẽ được thưởng xứng đáng,…
- Trong các doanh nghiệp hiện nay, kế toán quản trị luôn đóng vai trò hết sức quan trọng, có nhiệm vụ cung cấp các báo cáo quản trị để nhà quản lý hiểu tốt hơn về hoạt động tài chính của Công ty Tuy nhiên, tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng các báo cáo quản trị này lại đưa ra bởi các nhân viên kế toán tài chính, do đó em nghĩ Công ty cần thiết lập một bộ phận kế toán chuyên đảm nhận công việc của kế toán quản trị và cùng với hoạt động của kế toán tài chính giúp cho Công ty trong việc lên kế hoạch kinh doanh.
Ngoài ra, Công ty cũng cần hoàn thiện về mặt phân tích tình hình và khả năng thanh toán với người mua và người bán Việc phân tích BCTC sẽ giúp cho các nhà quản trị tài chính Công ty đánh giá được tình hình tài chính của Công ty một cách hệ thống đầy đủ, trên cơ sở đó có thể đưa ra những hoạch định phù hợp nhằm duy trì hoặc cải thiện tình hình tài chính Công ty tốt hơn Hàng tháng, hàng quý kế toán quản trị nên thực hiện phân tích đầy đủ các chỉ tiêu về tình hình và khả năng thanh toán với người mua và người bán tránh việc để đến cuối năm mới đưa ra các quyết định này vì sẽ ảnh hưởng tới việc ra quyết định kịp thời trong năm kinh doanh đó, làm Công ty mất đi những cơ hội kinh doanh
Kế toán quản trị cần phân tích tình hình thanh toán thông qua các chỉ tiêu như: tỷ lệ các khoản phải thu so với khoản phải trả, số vòng quay các khoản phải thu người mua, thời gian thu tiền người mua (thời gian một vòng quay phải thu người mua), số vòng quay phải trả người bán,… và tính toán đầy đủ các chỉ tiêu khả năng thanh toán về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
3.3.2 Về công tác tổ chức kế toán:
Hiện nay, phần mềm kế toán của Công ty thường xuyên xảy rả tình trạng nhiễm virus.
Công ty cần tổ chức các buổi bồi dưỡng nghiệp vụ về công nghệ thông tin cho nhân viên để nhân viên có thể sử dụng và xử lý thành thạo các sự cố liên quan đến máy tính.
3.3.3.Về công tác kế toán:
3.3.3.1.Kế toán các khoản phải thu:
Hiện tại, Công ty theo dõi khoản phải thu người mua trên Sổ chi tiết tài khoản 131 có nội dung và kết cấu như Sổ Cái TK 131 Vì thế, không thuận tiện cho việc theo dõi cũng như cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý trong việc theo dõi những khách hàng đã thanh toán, đến hạn thanh toán hoặc đã quá hạn thanh toán Để quản lý tốt tình hình công nợ cũng như có kế hoạch thu hồi nợ hợp lý, thì những thông tin trên là rất quan trọng
* Giải pháp đưa ra: Hoàn thiện Sổ chi tiết:
Theo em Công ty nên thiết kế mẫu sổ sau để theo dõi cho từng đối tượng khách hàng:
Bảng 3.1: Sổ Chi tiết TK 131
Thời hạn phải thanh toán
Số tiền Số dư cuối tháng
Nợ Có Nợ Có Thanh toán sớm Đúng hạn
Dựa vào sổ chi tiết trên ta biết được thời hạn thanh toán của từng khách hàng, khách hàng nào thanh toán trước hạn, quá hạn hoặc đúng hạn như thế sẽ thuận tiện cho Công ty theo dõi và đưa ra các biện pháp thu hồi nợ một cách hợp lý hơn Đồng thời qua đó Công ty cũng biết được tình hình thanh toán của từng khách hàng để có chính sách tín dụng hợp tốt hơn. Đồng thời, Công ty cũng nên lập bảng phân loại Nợ và thời hạn Nợ chi tiết hơn:
Bảng phân loại Nợ phải thu khách hàng
Quá hạn thanh toán 30 ngày
3.3.3.2.Kế toán các khoản phải trả:
Cũng như TK 131, Sổ chi tiết TK 331 của Công ty cũng có kết cấu và nội dung giống Sổ Cái Do vậy sẽ ảnh hưởng đến công tác thanh toán các khoản nợ đến hạn làm giảm uy tín của Công ty Công ty cũng chưa phân loại nợ phải trả người bán và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ứng với từng người bán.
* Giải pháp đưa ra: Hoàn thiện Sổ chi tiết:
Công ty nên thiết kế mẫu Sổ chi tiết cho từng người bán để dễ theo dõi và quản lý các khoản phải trả:
Bảng 3.3: sổ chi tiết tài khoản 331
Thời hạn phải thanh toán
Số tiền Số dư cuối tháng
Nợ Có Nợ Có Thanh toán sớm Đúng hạn
3.3.3.3 Kế toán các khoản thanh toán cước vận chuyển:
Hầu hết các chứng từ hóa đơn tập hợp cước vận chuyển đều chậm so với thời gian quy định của Công ty, việc thanh toán dự chi cước vận tải trong mỗi kỳ lập báo cáo quyết toán vẫn phải diễn ra sau thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Công ty phải thường xuyên cập nhập thông tin thời tiết để có thể đảm bảo công tác vận chuyển hàng hóa bảo đảm, đúng thời gian đề ra Từ đó, giúp nhà quản lý đưa ra được các quyết định đúng đắn khi mà giá cước phí thay đổi
- Công ty cần tổ chức các buổi bồi dưỡng nghiệp vụ về kế toán, các buổi nói chuyện với những người có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao đối với các nhân viên kế toán chung Thông qua những buổi giao lưu này, mọi người có thể chia sẻ những kinh nghiệm nghề nghiệp cho nhau và có thêm những kiến thức phù hợp với các quy định của Nhà nước mới ban hành.
3.3.3.4 Kế toán các khoản thanh toán tiền hàng tại các chi nhánh, cửa hàng:
Việc điều hành quản lý hàng đi đường, luân chuyển chứng từ, theo dõi công nợ chưa đạt được yêu cầu đề ra Việc bán hàng thu tiền mặt tại các cửa hàng cũng rất khó khăn và phức tạp do có nhiều nghiệp vụ phát sinh.
Công ty cần có những biện pháp nâng cao chất lượng quản lý tới các chi nhánh, cửa hàng để đảm bảo việc thu tiền của các cửa hàng là kịp thời, nhanh chóng giúp cho kế toán phản ánh kịp thời vào sổ sách kế toán của Công ty.
3.3.4.Về công tác thanh toán:
3.3.4.1.Thanh toán với người mua:
Chính sách tín dụng chưa hợp lý, công tác thẩm định khách hàng chưa tốt, công tác đôn đốc thu hồi nợ còn chậm dẫn đến vẫn tồn tại nhứng khoản nợ khó đòi.
* Giải pháp đưa ra: Áp dụng chính sách tín dụng hợp lý: Để đẩy nhanh sản lượng tiêu thụ, mở rộng thị phần thì một trong những chính sách có tác động mạnh là chính sách bán chịu, bán hàng trả chậm, trả góp.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán các khoản
3.4.1 Đối với Bộ Tài Chính:
* Về tên của tài khoản 131:
Bản chất của TK 131 là thanh toán với người mua Đây là tài khoản có tính chất lưỡng tính do trong các phát sinh nợ và có của tài khoản này bao gồm các nội dung giá trị mà DN phải thu của khách hàng, các khoản khách hàng ứng trước…,TK này có thể có Dư Nợ: số tiền mà DN còn phải thu người mua hoăc
Dư Có: số tiền người mua ứng trước… Vì vậy tên của tài khoản 131 nên là thanh toán với người mua thì sẽ hợp lý hơn
* Về tên của tài khoản 331:
TK 331 cũng là một TK có tính chất lưỡng tính bao gồm các nội dung: số tiền mà doanh nghiệp ứng trước cho người bán để mua hàng hóa dịch vụ, số tiền mà DN chưa trả cho người bán … Cuối kỳ TK này cũng có thể Dư Nợ: số tiền mà DN ứng trước cho người bán… hoặc Dư Có: số tiền mà DN còn phải thanh toán cho nhà cung cấp Vì vậy tên của TK 331 nên là thanh toán vời người bán
Hiện nay Việt Nam chủ trương phát triển nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước Do đó nhà nước cần tăng cường các chính sách quản lý kinh tế hợp lý để tạo môi trường kinh doanh lành mạnh cho công ty như:
* Hoàn thiện hệ thống luật phát, hành chính hiện nay:
Cần xây dựng một hệ thống luật pháp lành mạnh, ổn định giúp các doanh nghiệp có môi trường kinh doanh tốt hơn Cần giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà trong việc xin giấy phép đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh để giảm bớt những khó khăn cho doanh nghiệp trong việc xin cấp giấy tờ, tạo điều kiện cho doanh nghiệp ngày càng phát triển tốt hơn
* Hoàn thiện hệ thống kế toán, kiểm toán:
Trong những năm qua cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nước hệ thống kế toán Việt Nam đã có những bước phát triển hoàn thiện với thông lệ quốc tế Tuy nhiên vẫn còn nhiều điểm bất cập trong hệ thống kế toán, kiểm toán Việt Nam do đó nhà nước cần quan tâm hơn nữa để xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế.
* Tăng cường quản lý nền kinh tế vĩ mô:
Hiện nay nền kinh tế vẫn chưa thoát khỏi khủng hoảng kinh tế, lạm phát vẫn tăng cao ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nhà nước cần có những biện pháp kiềm chế lạm pháp, giảm bớt lượng in tiền, có những chính sách phù hợp để phát triển nền kinh tế Do lạm phát tăng làm lãi suất ngân hàng tăng theo khiến cho việc huy động vốn của các doanh nghiệp gặp khó khăn Nhất là hiện nay các doanh nghiệp ViệtNam huy động vốn chủ yếu từ kênh ngân hàng Do vậy kiềm chế lạm phát là yêu cầu cấp bách đối với nhà nước.
* Nhà nước cần đẩy mạnh hoàn thiện hệ thống thị trường tài chính đặc biệt là thị trường chứng khoán Do khủng hoảng kinh tế, lạm phát nên thị trường chứng khoán đang gặp rất nhiều khó khăn, nhưng đó không phải là nguyên nhân duy nhất Thị trường chứng khoán đã đi vào hoạt động ở nước ta mấy năm gần đây nhưng vẫn còn nhiều yếu kém chưa thực sự phát huy được vai trò huy động vốn cho nền kinh tế Nhà nước cần hoàn thiện các chính sách, hệ thống luật pháp để phát triển thị trường chứng khoán tạo ra hệ thống thông tin minh bạch thu hút các nhà đầu tư Có như vậy các doanh nghiệp mới dễ dàng đa dạng hóa đầu tư cũng như huy động vốn trên thị trường này một cách hiệu quả nhất.
* Hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính đối với công ty có vốn nhà nước:
Nhà nước nắm giữ 59,6% số cổ phần chi phối của TMX vì vậy các chính sách quản lý tài chính đối với công ty có vốn nhà nước có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có vốn nhà nước nói chung và TMX nói riêng
3.4.3 Đối với Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam:
Công ty cổ phần thương mại xi măng là một đơn vị thành viên của Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam, thực hiện các nhiệm vụ tổng công ty giao cho Kết quả kinh doanh phụ thuộc rất lớn vào sự chỉ đạo của Tổng công ty Vì vậy, để Công ty hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ thì Tổng công ty cần quan tâm hơn nữa trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty, đặc biệt là trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay Tổng công ty cần đưa ra định hướng phát triển cho toàn ngành, thực hiện công tác dự báo tốc độ phát triển của của ngành, có những chỉ đạo phù hợp tạo ra môi trường phát triển cho công ty.
KẾT LUẬN Để kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh và giám sát một cách chặt chẽ, toàn diện tình hình thanh toán nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo và chỉ đạo hoạt động kinh doanh, thì việc hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng là việc tất yếu Qua nghiên cứu tổng quan tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng đã giúp em có cái nhìn toàn diện và đầy đủ hơn về một doanh nghiệp Nhà nước điển hình trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng.
Qua thời gian thực tập tại Công ty, với kiến thức được học tập tại trường cùng với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Ths.Nguyễn Thị Khánh Phương và sự chỉ bảo hết long của các anh chị ở phòng kế toán đã giúp em hoàn thành khóa luận của mình Song do thời gian có hạn và kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em rất mong nhận được sự chỉ bảo đóng góp của thầy cô giáo cùng các anh chị ở phòng kế toán của Công ty cổ phần thương mại xi măng để khóa luận của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
