Sự cần thiết của việc nghiên cứu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.1.1 Đặc điểm, vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng:
1.1.1.1 Đặc điểm, vai trò của công tác bán hàng :
Xét trên góc độ luân chuyển vốn, bán hàng là quá trình các doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hóa vốn kinh doanh của mình từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả tiêu thụ Đây là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị Thông qua quá trình này, nhu cầu người tiêu dùng về mặt giá trị sử dụng được thỏa mãn và giá trị hàng hóa được thực hiện.
Xét trên góc độ kinh tế, bán hàng là việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, sản phẩm gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Theo đó quá trình bán hàng trong doanh nghiệp chia làm 2 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa các bên, đơn vị xuất bán giao hàng cho đơn vị mua Tuy nhiên giai đoạn này chỉ thể hiện một mặt của quá trình vận động hàng hóa mà chưa phản ánh kết quả bán hàng do số hàng hóa đã xuất bán chưa đảm bảo đã chắc chắn thu được tiền hay thậm chí chưa được chấp nhận thanh toán tiền.
Giai đoạn 2: Đơn vị mua hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán Khi đó,đơn vị mua thu được hàng và đơn vị bán thu được tiền hoặc sẽ thu được tiền từ đơn vị mua Khi giai đoạn này kết thúc tức là cũng kết thúc quá trình bán hàng.
Tóm lại quá trình bán hàng trong doanh nghiệp có những đặc điểm sau:
- Có sự thỏa thuận giữa người mua hàng và người bán về số lượng, chất lượng, quy cách bán hàng.
- Có sự thay đổi quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa từ người bán sang người mua.
- Người bán giao cho người mua một lượng hàng hóa và nhận được tiền hoặc được chấp nhận thanh toán Khoản tiền này được gọi là doanh thu bán hàng, được dùng để bù đắp chi phi bỏ ra trong quá trình kinh doanh và hình thành nên kết quả bán hàng trong doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp sản xuất, bán hàng là giai đoạn cuối cùng kết thúc vòng luân chuyển vốn của doanh nghiệp Việc bán hàng không chỉ có ý nghĩa đối với bản thân doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa với toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
- Đối với bản thân doanh nghiệp, bán hàng là vấn đề sống còn, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Thông qua bán hàng, doanh nghiệp mới có khả năng bù đắp toàn bộ chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất, từ đó tiếp tục chu kỳ sản xuất mới Việc tăng nhanh quá trình bán hàng( tăng về số lượng, rút ngắn về thời gián) đảm bảo cho việc thu hồi vốn để tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng, là cơ sở để tăng thu nhập cho doanh nghiệp và nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên Qua đó, ta có thể thấy việc tổ chức công tác bán hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ sẽ làm tăng doanh thu, khẳng định vị trí của doanh nghiệp trên thị trường.
- Đối với người tiêu dùng, bán hàng không những đáp ứng nhu cầu tiêu dùng mà còn góp phần hướng dẫn thị hiếu tiêu dùng cho khách hàng, qua đó giá trị sử dụng của hàng hóa mới được thực hiện.
- Đối với các đơn vị có quan hệ với doanh nghiệp, việc được cung cấp sản phẩm đúng theo yêu cầu sẽ giúp cho các đơn vị này hoàn thành tốt kế hoạch đã đề ra, trên cơ sở đó làm tăng lợi nhuận.
Qua đó, ta có thể thấy bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế thị trường Tiêu thụ hàng hóa thực hiện mục đích của sản xuất là điều kiện để tái sản xuất được thực hiện Ngoài ra bán hàng còn góp phần điều hòa giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa khả năng và nhu cầu… là điều kiện để phát triển cân đối trong từng ngành, từng vùng cũng như toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
1.1.1.2 Đặc điểm, ý nghĩa của công tác xác định kết quả bán hàng :
Kết quả bán hàng là khoản chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra Nếu doanh thu thuần mà lớn hơn tổng chi phí đã bỏ ra phục vụ cho việc bán hàng trong một kỳ nhất định thì doanh nghiệp có lãi, ngược lại nếu doanh thu thuần mà nhỏ hơn các khoản chi phí đã bỏ ra thì doanh nghiệp sẽ bị thua lỗ.
Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong thời kỳ hạch toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại.
Kết quả kinh doanh là mục đích cuối cùng của mỗi doanh nghiệp Toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp là nhằm mục đích này Còn bánn hàng hóa thành phẩm với vị trí là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh.
Như vậy bán hàng và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh có mối quan hệ mật thiết với nhau Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là mục
Chuyên đề cuối khóa đích cuối cùng của doanh nghiệp, còn bán hàng là phương tiện trực tiếp để thực hiện mục đích đó.
1.1.2 Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng, nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.1.2.1 Yêu cầu quản lý bán hàng
Công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa
1.2.1 Các phương thức tiêu thụ hàng hóa.
Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đối với việc sử dụng các tài khoản kế toán, phản ánh tình hình xuất kho hàng hóa Đồng thời có tính quyết
Chuyên đề cuối khóa định đối với việc xác định thời điểm bán hàng Hoàn thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí để tăng lợi nhuận.
Hiện nay các doanh nghiệp thường sử dụng phương thức bán hàng sau:
1.2.1.1 Phương thức bán hàng trực tiếp
Theo phương thức này, bên khách hàng ủy quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp hoặc giao nhận hàng tay ba( các doanh nghiệp thương mại mua bán thẳng) Khi doanh nghiệp giao hàng hóa, thành phẩm hoặc lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, đồng thời khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán ngay, có nghĩa là quá trình chuyển giao hàng và ghi nhận doanh thu diễn ra đồng thời với nhau tức là đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng.
Theo phương thức này, định kỳ doanh nghiệp sẽ gửi hàng cho khách hàng theo những thỏa thuận trong hợp đồng Khách hàng có thể là những đơn vị nhận bán hàng đại lý hoặc là những khách hàng mua hàng thường xuyên theo hợp đồng kinh tế Khi xuất kho hàng hóa, thành phẩm giao cho khách hàng thì số hàng hóa thành phẩm đó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, bởi vì chưa thỏa mãn năm điều kiện ghi nhận doanh thu Đến khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán kế toán ghi nhận doanh thu do doanh nghiệp đã chuyển các lợi ích gắn với quyền sở hữu hàng hóa đó cho khách hàng.
1.2.1.3 Phương thức bán hàng qua đại lý
Bán hàng đại lý là phương thức mà bên chủ hàng xuất giao hàng cho bên nhận đại lý, bên đại lý sẽ được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá Doanh thu hàng bán được hạch toán khi đại lý trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán.
1.2.1.4 Phương thức bán hàng trả góp
Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và doanh nghiệp không còn quyền sở hữu số hàng đó Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua Số tiền người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi nhất định Thông thường thì số tiền trả ở kỳ sau phải bằng nhau bao gồm một phần tiền gốc và một phần lãi trả chậm.
1.2.1.5 Phương thức hàng đổi hàng
Hàng đổi hàng là phương thức tiêu thụ mà trong đó người bán đem sản phẩm, hàng hóa của mình để đổi lấy vật tư, hàng hóa của người mua Giá trao đổi là giá bán của hàng hóa, vật tư đó trên thị trường Phương thức này co thể chia làm 3 trường hợp:
- Xuất kho lấy hàng ngay.
- Xuất hàng trước, lấy vật tư sản phẩm, hàng hóa về sau.
- Nhận hàng trước xuất hàng trả sau.
1.2.1.6 Các trường hợp khác được coi là tiêu thụ sản phẩm
Trên thực tế các phương pháp bán hàng như trên, sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp còn có thể được tiêu thụ dưới nhiều hình thức khác nhau Đó là khi doanh nghiệp xuất hàng hóa, thành phẩm để tặng, trả lương, thưởng cho cán bộ nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp.
1.2.2 Kế toán giá vốn hàng hóa.
1.2.2.1 Các phương thức xác định giá vốn a Phương pháp xác định giá vốn hàng xuất kho
* Khái niệm: Giá vốn hàng hóa là toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm: trị giá vốn của hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng hóa xuất bán ra trong kỳ.
Về nguyên tắc, thành phẩm phải được phản ánh theo giá vốn thực tế Tuy nhiên trong quá trình hạch toán, doanh nghiệp có thể sử dụng 2 cách xác định trị giá vốn của hàng xuất bán, đó là: theo giá vốn thực tế và theo giá hạch toán.
* Thành phẩm do doanh nghiệp sản xuất, chế tạo ra: được đánh giá theo công xưởng thực tế( giá thành sản xuất thực tế) bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
* Thành phẩm thuê ngoài gia công chế biến: được đánh giá theo giá thành thực tế gia công bao gồm: chi phi nguyên vật liệu trực tiếp đem gia công, chi phí gia công và các khoản chi phí khác có liên quan trực tiếp đến hoạt động gia công.
* Hàng hóa mua vào được đánh giá theo giá trị mua( giá vốn) thực tế bao gồm: giá mua và chi phi thu mua Nếu hàng hóa mua vào phải qua sơ chế để bán thì tính giá vốn thực tế gồm cả chi phí gia công và sơ chế.
Hàng tồn kho trong các DN tăng từ nhiều nguồn khác nhau với các đơn giá khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp tính giá thực tế hàng xuất kho Việc lựa chọn phương pháp nào còn tuỳ thuộc vào đặc điểm của hàng tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp
Song doanh nghiệp áp dụng phương pháp nào đòi hỏi phải nhất quán trong suốt niên độ kế toán Nếu có sự thay đổi phải giải trình và thuyết minh, nêu rõ những tác động của sự thay đổi tới các báo cáo tài chính của doanh nghiệp Để tính giá hàng tồn kho xuất, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau đây:
- Phương pháp giá thực đích danh: Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.
KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Trong quá trình lưu thông,tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản như: chi phí bao gói sản phẩm, chi phí bảo quản hàng hóa, chi phí vận chuyển, tiếp thị, quảng cáo,…gọi chung là chi phí bán hàng.Như vậy có thể nói chi phí bán hàng chính là chi phí lưu thông,chi phí tiêu thụ phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, dịch vụ.Chi phí bán hàng có nhiều khoản chi cụ thể, với nội dung và công dụng kinh tế khác nhau.Tùy theo yêu cầu quản lý có thể phân biệt(phân loại) chi phí bán hàng theo những tiêu thức thích hợp.
Theo quy định hiện hành thì chi phí bán hàng được phân thành các loại sau:
Chi phí nhân viên bán hàng
Chi phí vật liệu bao bì
Chi phí dụng cụ đồ dùng
Chi phí khấu hao TSCĐ
Chi phí bảo hành sản phẩm,hàng hóa
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Chi phí bằng tiền khác
Sơ đồ trình tự kế toán bán hàng:
(1): Chi phí nhân viên bán hàng
(2): Chi phí vật liệu dùng cho bán hàng
(3): Chi phí công cụ, dụng cụ loại phân bổ 100% dùng cho hoạt động bán hàng
(3a): Loại công cụ,dụng cụ phân bổ dần
(3b): Định kỳ phân bổ giá trị thực tế vào chi phí bán hàng
(4): Trích khấu hao TSCĐ dùng trong quá trình bán hàng
(5): Các chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác
(5a): Chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh
(5b): Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng
(6): Chi phí bảo hành sản phẩm xong bàn giao cho khách hàng( không trích trước)
(6a): Kết chuyển các khoản mục chi phí bảo hành đã tập hơp.
(6b): Sửa chữa bảo hành xong bàn giao cho khách hàng
(6c): Trích trước chi phí bảo hành sản phẩm
(7): Chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa đã có trích lập trước
(8): Các khoản làm giảm CP bán hàng
(9): Kết chuyển CP bán hàng sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh
1.3.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí chi cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác liên quan tới hoạt động chung của cả doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản chi cụ thể,có nội dung và công cụ khác nhau.Theo quy định hiện hành,chi phí quản lý doanh nghiệp được chia thành các khoản sau:
Chi phí nhân viên quản lý
Chi phí vật liệu quản lý
Chi phí đồ dùng văn phòng
Chi phí khấu hao TSCĐ
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Chi phí bằng tiền khác
Sơ đồ trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
(1): Tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý
(2): Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ,đồ dùng quản lý
(3): Trích khấu hao TSCĐ dùng trong quản lý
(4): Thuế,phí và lệ phí phải nộp cho nhà nước
(5): Trích lập chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi
(6): Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác,thuế GTGT phải nộp(nếu có)
(7): Các khoản làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
(8): Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh.
CÔNG TÁC KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG
Kết quả bán hàng là một bộ phận cấu thành cơ bản trong hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh(tháng,quý hoặc năm), tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
Cách xác định kết quả bán hàng:
= Tổng doanh thu _ Các khoản giảm trừ _
Thuế TTĐB,thuế XK (nếu có), Thuế GTGT theo PP trực tiếp
Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần _ Giá vốn hàng bán
(kết quả kinh = Lợi nhuận gộp _ Chi phí bán hàng _ Chi phí quản lý doanh nghiệp doanh)
Lợi nhuận thuần chính là khoản lãi(lỗ) về hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường.
1.4.2 Nội dung và tài khoản sử dụng:
Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sau một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng số tiền lỗ hay lãi.Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là sự chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Kế toán xác định kết quả kinh doanh chủ yếu sử dụng các tài khoản sau:
TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
TK 421:Lợi nhuận chưa phân phối.TK này chi tiết thành 2 TK cấp 2:
TK 4211: Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
TK 4212: Lợi nhuận chưa phân phối năm sau.
1.4.3 Trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng:
(1) : Kết chuyển doanh thu đã chấp nhận chiết khấu thương mại,doanh thu giảm giá, doanh thu bị trả lại.
(2) : Thuế TTĐB, Thuế XNK phải nộp(nếu có)
(3) : Kết chuyển doanh thu bán hàng
(4) : Kết chuyển giá vốn hàng bán ra trong kỳ
(5) : Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của hàng bán ra trong kỳ
(6) : Kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.
HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN SỬ DỤNG TRONG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG
Tùy thuộc vào hình thức kê toán mà doanh nghiệp áp dụng mà các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp được phản ánh trên các số kế toán phù hợp.
* Ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung:
Hình thức kế toán này sử dụng các loại sổ:
Sổ chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng…
Nhật ký đặc biệt: Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký mua hàng, Nhật ký chung.
* Ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
Hình thức kế toán này sử dụng các loại sổ:
Sổ chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng,
Các bảng kê ghi Có TK liên quan: TK 511,632,157…
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK liên quan: Sổ cái TK 131,157,511,632,641,642,911…
* Ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký-chứng từ:
Hình thức kế toán này gồm có các loại sổ:
Sổ chi tiết: sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng…
Nhật ký chứng từ số: 7,8,10…
Sổ cái TK liên quan: Sổ cái
* Ghi sổ theo hình thức kê toán Nhật ký sổ cái:
Hình thức kế toán này bao gồm các loại sổ:
Sổ nhật ký sổ cái
Các sổ ,thẻ kế toán chi tiết TSCĐ,thẻ kho
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa
Sổ cái TK liên quan
* Hình thức kế toán máy:
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Tổ chức lập và trình bày thông tin trên Báo cáo kế toán :
Trên Báo cáo kế toán tài chính : Các nghiệp vụ, số liệu liên quan đến quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng được trình bày trên các chỉ tiêu : Doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán,chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, chỉ tiêu Phải thu khách hàng, Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng trên Bảng Cân đối kế toán
Trên Báo cáo kế toán quản trị : Được trình bày trên các Sổ chi tiết như
Sổ chi tiết phải thu khách hàng, Sổ chi tiết TK 911, Sổ chi tiết TK 511, Sổ Cái các TK 911,511
- Báo cáo kế toán quản trị
SỰ CẦN THIỆT CỦA VIỆC ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Lịch sử phát triển của việc thiết lập hệ thống thông tin và kiểm tra, kiểm soát về tài sản và sự vận động của tài sản, toàn bộ các mối quan hệ kinh tế pháp lý, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã chứng minh sự ứng dụng phần mềm kế toán vào doanh nghiệp là điều tất yếu.
Việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán có ý nghĩa to lớn:
Giúp cho việc thu nhận, tính toán, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của các đối tượng sử dụng thông tin.
Giúp cho công tác lưu trữ, bảo quản dữ liệu, thông tin kế toán thuận lợi và an toàn.
Tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kiểm soát nội bộ doanh nghiệp.
Tuy nhiên, việc thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính phải đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực và nguyên tắc đã được xây dựng về tài chính kế toán, đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp Hơn nữa, cần phải đảm bảo sự đồng bộ giữa cơ sở vật chất kỹ thuật với trình độ của các bộ phận kế toán, đảm bảo tính tự động hóa, tính an toàn đồng thời tiết kiệm và có hiệu quả.
Nội dung tổ chức công tác kế toán trong sử dụng phần mềm kế toán
Tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý
Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý Nhờ đó sẽ cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không cần nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý thông tin, tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ Nguyên tắc chung của việc mã hoá các đối tượng là phải đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tính thống nhất, nhất quán và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán
Việc xác định các đối tượng cần mã hoá là hoàn toàn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp Thông thường trong công tác kế toán bán hàng, những đối tượng chủ yếu sau cần phải được mã hoá:
- Danh mục tài khoản ( TK 155, 156, 331, …)
- Danh mục chứng từ : Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…
- Danh mục sản phẩm hàng hoá.
- Danh mục khách hàng (Nhà cung cấp).
Sau khi đã mã hoá cho các đối tượng, doanh nghiệp phải khai báo cài đặt thông tin đặc thù liên quan đến các đối tượng này Ví dụ liên quan đến vật liệu sản phẩm hàng hoá ta có thể khai báo về: kho, tên, mã, đơn vị tính…Thông qua việc cài đặt những thông số này thì khi làm việc với đối tượng nào, máy sẽ tự động hiện lên các thông số cài đặt, khai báo liên quan đến đối tượng đó (do đã ngầm định).
Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm:
- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy.
- Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ.
Trình tự luân chuyển chứng từ, đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa kế toán bán hàng với các bộ phận khác có liên quan như: Kế toán tổng hợp, kế toán chi phí và giá thành… Cuối cùng chứng từ kế toán phải được chuyển về bộ phận kế toán đảm nhiệm phần hành kế toán bán hàng để tiến hành nhập liệu.
+ Hệ thống tài khoản kế toán:
Trong phầm mềm kế toán thường cài đặt sẳn hệ thống tài khoản cấp 1, cấp
2 dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành.
Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm Để tăng cường tính tự động hoá có thể đặt sẳn mức thuế suất thuế GTGT của từng hàng hóa ở phần danh mục Vật liệu có đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành kế toán vật liệu thành hai phần là kế toán các nghiệp vụ nhập và kế toán các nghiệp vụ hàng hóa Với thành phẩm,hang hóa khi nhập kho và khi xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản, lưu giữ và đó là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại hàng hóa Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết hàng hóa tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện
Như vậy, với phần hành vật liệu chương trình kế toán phải cho phép theo dõi từng lần nhập cho từng mặt hàng nhập, đồng thời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và phán ánh các bút toán phù hợp Việc áp dụng phần mềm cho phép kế toán có thể biết số lượng tồn kho của theo từng kho tại bất kỳ thời điểm nào, giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán:
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán nhật ký chung.
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
- Hình thức kế toán nhật ký chứng từ.
- Hình thức kế toán nhật ký sổ cái.
Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán xác định hình thức kế toán Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp, trình tự hệ thống hoá thông tin tương ứng với từng hình thức kế toán đã đựơc quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của từng doanh nghiệp, các chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý hệ thống hoá thông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu Hệ thống các sổ sách, bảng biểu, báo cáo quản trị, báo cáo kế toán đựơc thiết lập trên máy về cơ bản điều dựa trên những mẩu sổ sách đã được quy định sẵn Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà có thể mở thêm một số loại báo cáo và sổ sách kế toán quản trị chi tiết khác.
Trên đây em đã trình bày những hiểu biết của mình về các vấn đề lý luận chung có liên quan đến đề tài hạch toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp.
Tuy nhiên từ lý luận đến thực tiễn còn có những khoảng cách nhất định.Trong công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức công tác Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng một cách chặt chẽ, khoa học, đúng quy định của chế độ kế toán…
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI NHÁNH CÔNG NGHIỆP- HÓA CHẤT MỎ HÀ NAM
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh.
Chi nhánh Công nghiệp- hóa chất mỏ Hà Nam trực thuộc Công ty Công nghiệp hóa chất mỏ Bắc Trung Bộ, thuộc Tổng công ty Công nghiệp hóa chất mỏ Vinacomi.
- Tên công ty: Chi nhánh Công nghiệp- hóa chất mỏ Hà Nam.
- Địa chỉ: Đường Lê Chân- phường Lê Hồng Phong- thành phố Phủ Lý- tỉnh Hà Nam.
- Email: hanam_nb@micco.com.vn
Chi nhánh Công nghiệp- hóa chất mỏ Hà Nam được thành lập theo quyết định số 629/QĐTCCB ngày 23/03/2006 của Tổng Giám đốc Tập đoàn Than Khoáng sản Việt Nam.
Chi nhánh Công nghiệp- hóa chất mỏ Hà Nam là một đơn vị kinh tế dưới sự chỉ đạo của Công ty Công nghiệp Hóa chất mỏ Bắc Trung Bộ, có con dấu riêng, có tài khoản chuyên thu, chuyên chi, thực hiện hạch toán kinh tế phụ thuộc, được đăng ký kinh doanh và được ủy quyền ký kết các loại hợp đồng kinh tế theo nhiệm vụ được giao và phân cấp quản lý của công ty vật liệu nổ công nghiệp.
Chi nhánh Công nghiệp- hóa chất mỏ Hà Nam là doanh nghiệp đặc thù, có nhiệm vụ trọng tâm là:
- Sản xuất, tiếp nhận, bảo quản, cung ứng, vận chuyển hàng vật liệu nổ, thử nghiệm cung ứng vật liệu nổ công nghiệp cho các đơn vị được phép sử dụng vật liệu nổ trên địa bàn các tỉnh: Hà Nam, Ninh Bình, Hòa Bình, Thanh Hóa, Nghệ
An, Hà Tĩnh và Bắc Quảng Bình.
- Quản lý chặt chẽ các loại vật tư hàng hóa vật liệu nổ theo đúng quy phạm an toàn của Nhà nước, đúng tiêu chuẩn VN TCVN4586- 97.
- Triệt để chấp hành chỉ thị nghị quyết, chủ trương chính sách của Đảng, Nhà nước và thực hiện nghiêm túc những quy định pháp luật cũng như địa phương sở tại.
- Thu chi và tỷ lệ phí lưu thông do Công ty giao theo từng kỳ, chủ động tổ chức sản xuất kinh doanh hợp lý nhằm nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác.
- Chăm lo cải thiện và nâng cao đời sống CBCNV trong đơn vị.
2.1.2 Ngành nghề kinh doanh hoạt động của Chi nhánh.
Vật liệu nổ công nghiệp là một loại vật tư đặc biệt, là loại hàng hóa kinh doanh có điều kiện Vật liệu nổ công nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo quốc phòng an ninh, là vật tư không thể thiếu được trong khai thác mỏ, sản xuất xi măng, thi công các công trình thủy lợi, thủy điện, giao thông vận tải, sản xuất vật liệu xây dựng…
Các sản phẩm của công ty:
- Thuốc nổ Zecno, Anfo và Anfo chịu nước.
+ Dây nổ, dây cháy chậm
+ Kíp visai, kíp xuống lỗ 10m, 12m, 12mm/s, 42m/s….
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh.
Hiện nay Chi nhánh Công nghiệp- hóa chất mỏ Hà Nam có 45 cán bộ công nhân viên Lực lượng lao động trẻ chiếm tỷ lệ cao gần 70%, là lực lượng lao động nhiệt tình, năng động sáng tạo Và để đạt được năng suất, hiệu quả lao động tối đa công ty cần có chính sách đào tạo thêm nghiệp vụ cho các lao động trẻ Ngoài ra công ty đã áp dụng những chế độ khen thưởng dưới nhiều hình thức góp phần khuyến khích công nhân viên lao động đồng thời giúp công nhân có thêm thu nhập ngoài lương cơ bản.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Chi nhánh công nghiệp- hóa chất mỏ Hà Nam.
Cơ cấu tổ chức quản lý điều hành và kiểm soát của Chi nhánh như sau:
- Giám đốc: do ông Nguyễn Lân Đơn đảm nhận Là người đại diện cho tập thể công nhân viên của Chi nhánh, điều hành trực tiếp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty Công nghiệp hóa chất mỏ Bắc Trung bộ.
- Phó giám đốc: là người giúp việc Giám đốc, điều hành một số công việc của Chi nhánh theo sự phân công của Giám đốc, trực tiếp chịu trách nhiệm phụ trách phòng kỹ thuật và kho vật liệu nổ công nghiệp Đồng Giao.
- Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu giúp Giám đốc trong công tác quản lý nhân sự, tổ chức lao động, ra các quyết định thưởng phạt đối với cá nhân người lao động Bộ phận hành chính quản trị công ty tham mưu giúp Giám đốc
Phòng kế hoạch chỉ huy sản xuất
Phòng kinh doanh dịch vụ
Kho hóa chất mỏ Ninh Bình Đội khoan nổ mìn
Phòng kỹ thuật an toàn
Phòng tổ chức hành chính
Chuyên đề cuối khóa trong việc quản lý cơ sở vật chất của Chi nhánh, quản lý tốt công tác hành chính văn thư lưu trữ, giúp việc trong công tác tiếp dân, hội nghị đối nội, đối ngoại.
- Phòng Kế toán: Tham mưu giúp Giám đốc trong công tác tài chính kế toán, tổ chức hach toán kế toán theo yêu cầu và nhiệm vụ.
- Phòng kế hoạch chỉ huy sản xuất: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc chủ động xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu mua và tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ sản xuất kinh doanh.
- Phòng kỹ thuật an toàn: Giúp Giám đốc trong việc quản lý kỹ thuật, kiểm tra chất lượng hàng hóa mua về, bán ra Kiểm tra việc duy trì chế độ bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải.
Phối hợp với phòng hành chính, phòng kế hoạch trong việc mua sắm, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên máy móc thiết bị.
- Phòng kinh doanh dịch vụ: Quản lý điều hành hoạt động của tổ xe tải trong việc cung ưnga hàng vật liệu nổ đến nơi tiêu thụ và làm nhiệm vụ nhập hàng của các kho, giữ vững và khai thác thị trường đảm bảo kinh doanh có hiệu hỏa, đáp ứng mọi yêu cầu cần thiết của người tiêu dùng.
- Phân xưởng khoan nổ mìn: Có nhiệm vụ thực hiện công tác khoan nổ mùn của đơn vị đối với khách hàng.
- Phân xưởng hóa chất mỏ Ninh Bình: Thực hiện các kế hoạch bảo quản thường xuyên kho tàng, hàng hóa, tổ chức việc nhập hàng hóa hàng ngày Triển khai công tác bảo vệ an toàn tài sản hàng hóa trong pham vi toàn Chi nhánh và kho tàng( gác 24/24).
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh.
2.1.4.1 Đặc điểm bộ máy kế toán
Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng
Hệ thống chứng từ kế toán của Chi nhánh được áp dụng theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006 Theo đó, Chi nhánh sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định trong chế độ này.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ tiến hành kiểm tra, phân loại và phản ánh vào từng phần hành sau đó bảo quản lưu trữ các chứng từ gốc. Máy tính sẽ xử lý các thông tin và lên các loại sổ sách như các sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản Cuối kỳ, máy tính sẽ lập các bảng biểu kế toán và các báo cáo tài chính Trình tự đó được thể hiện:
* Hóa đơn bán hàng: Các thông tin chính liên quan đén hóa đơn bán hàng bao gồm: Mã hạch toán, mã khách, địa chỉ, mã số thuế, số sư hiện thời, diễn giải, tên hàng kê thuế, hợp đồng, vụ việc, bộ phận kinh doanh/ nhân viên bán hàng, số hóa đơn, số seri, ngày lập chứng từ, ngày hạch toán, loại tiền giao dịch, tỉ giá, mã nx( TK nợ),…
Kiểm tra, xử lý chứng từ
- Chứng từ đã được xử lý
- Bút toán kết chuyển điều chỉnh.
- Các tiêu thức phân bổ
In các thông tin theo yêu cầu.
Chương trình sẽ tự động khai báo liên quan đến khách hàng, mã hàng, mã thuế suất.
- Theo dõi thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ bán ra:
Chương trình cho phép người sử dụng nhập thuế suất và tự động tính ra số tiền thuế GTGT Trong một số trường hợp đặc biệt người sử dụng được phhép sửa số tiền để làm tròn số tiền thuế GTGT bị quá lẻ.
- Theo dõi chiết khấu bán hàng: Trong trường hợp bán hàng có chiết khấu chương trình cho phép nhập số tiền chiết khấu và tài khoản hạch toán chiết khấu bán hàng.
- Theo dõi hạn thu tiền theo hóa đơn và thời hạn thanh toán: Đối với mỗi hóa đơn chỉ theo dõi được 01 hạn thanh toán.
- Theo dõi doanh thu theo bộ phận và nhân viên bán hàng:
-Cập nhật giá vốn hàng bán: Chi nhánh áp dụng việc tính giá vốn theo phương pháp nhập trước- xuất trước nên chương trình sẽ cập nhật các phiếu xuất bán.
- Nhập hàng bán bị trả lại: Phiếu này cho phép cập nhật giá thanh toán( công nợ) và giá vốn hàng xuất bán Căn cứ vào đó chương trình sẽ tự động giảm công nợ phải thu, ghi tăng giá vốn hàng tồn kho, giảm giá vốn và ghi nhận doanh thu hàng bán bị trả lại trong kỳ.
2.2.2.1 Chức năng phần hành kế toán bán hàng và sơ đồ tổ chức phần hành kế toán bán hàng
Chức năng của phần hành kế toán bán hàng:
Cập nhật các hóa đơn bán hàng bao gồm: Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn dịch vụ, Hàng bán bị trả lại, Thu khác: bù trừ công nợ.
Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng hóa bán ra.
Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, hợp đồng. Tính thuế GTGT của hàng bán ra.
Phân hệ kế toán bán hàng liên kết với phân hệ kế toán công nợ phải thu, kế toán vốn bằng tiền và kế toán hàng tồn kho, kế toán tổng hợp.
Hệ thống Báo cáo của phần hành Bán hàng bao gồm:
- Báo cáo bán hàng: Bảng kê hóa đơn bán hàng, Sổ nhật ký bán hàng, …
- Báo cáo quản trị: Báo cáo công nợ phải thu theo hóa đơn, Bảng kê chứng từ…
- Báo cáo công nợ phải thu gồm: Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng,Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ, cuối kỳ…
2.2.2.2 Các phương thức bán hàng
Phương thức bán hàng của Chi nhánh Công nghiệp- hóa chất mỏ Hà Nam chủ yếu là bán lẻ, bán buôn chiếm một tỷ trọng nhỏ Theo phương thức này hàng hóa hầu hết được bán buôn qua kho Khách hàng mua chủ yếu bằng cách đặt đơn hàng qua điện thoại với Chi nhánh.
2.2.2.3 Các phương thức thanh toán
Trong qua trình tổ chức tiêu thụ hàng hóa, Chi nhánh chấp nhận nhiều hình thức thanh toán khác nhau nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong quá trình thanh toán
- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Áp dụng đối với những khách hàng mua ít, không thường xuyên và những khách hàng có khả năng thanh toán ngay.
- Thanh toán chậm: áp dụng đối với những khách hàng lớn, có quan hệ thường xuyên và có uy tín thanh toán với Chi nhánh, khách hàng có thể lựa chọn một trong hai cách đó là:
+ Thanh toán chậm bằng tiền mặt.
+ Thanh toán chuyển khoản vào tài khoản của Chi nháng.
2.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán.
Chi nhánh Công nghiệp- hóa chất mỏ Hà Nam ghi nhận hàng tồn kho thep phương thức giá gốc thể hiện trên chứng từ kế toán.
Giá trị hàng tồn kho được tính theo phương pháp nhập trước- xuất trước. Chi nhánh hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Chi nhánh sử dụng phiếu xuất kho cho mỗi lần xuất PXK lưu 3 liên:
Liên 1: lưu( Chi nhánh áp dụng kế toán máy nên liên 1 thực chất không được in ra mà được lưu trực tiếp trên máy).
Liên 2: thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển kế toán ghi giá xuất bán.
Liên 3: giao cho khách hàng.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất hàng và ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho của từng loại hàng hóa Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho.
Ví dụ thực tế: Ngày 27 tháng 02 năm 2012, xuất kho: anfo bao 25kg số lượng 1200kg, đơn giá 27100 đ/kg; AD1 Φ 32 số lượng 300kg, đơn giá 37460đ/ kg; kíp điện QP số lượng 150 cái, đơn giá 683 đ/ cái.
CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ
CHI NHÁNH CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT
Mẫu số: 01- VT ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Minh Địa chỉ( bộ phận): Cty CP Minh Sơn
Lý do xuất kho: Nhận và giao hàng cho Cty CP Minh Sơn
Xuất tại kho: Chi nhánh công nghiệp HCM Hà Nam Địa điểm: Thanh Sơn- Kim Bảng- Hà Nam
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) ĐVT Số lượng Đơn giá Thành
Bằng chữ: Bốn mươi hai triệu bốn trăm ba mươi nghìn năm trăm đồng chẵn.
Giá vốn hàng xuất bán của Chi nhánh sẽ được tính theo giá Nhập trước- xuất trước Cuối tháng phần mềm sẽ tự động cập nhật và tính toán giá vốn hàng xuất kho theo công thức đã đặt sẵn sau đó sẽ tự động điền vào tất cả các phiếu xuất kho trong tháng, và tự động vào các sổ chi tiết, sổ cái TK632 …
CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ
CHI NHÁNH CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT
Mẫu số: 01- VT ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Tài khoản: 632- Giá vốn hàng bán
Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đ/ ư
Ngày Số PS Nợ PS Có
2.2.4 Kế toán doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu.
2.2.4.1 Kế toán doanh thu bán hàng
NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ HÀ NAM
Trong điều kiện kinh tế hiện nay thì các doanh nghiệp muốn phát triển và đứng vững phải luôn biết nắm bắt và tận dụng mọi thời cơ đồng thời phải biết phát huy mạnh mẽ nguồn lực của doanh nghiệp Và việc hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị là một yếu tố vô cùng quan trọng, trong đó hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là một khâu cần được chú trọng.
Chi nhánh Công nghiệp hóa chất mỏ Hà Nam đã chịu những tác động không hề nhỏ do ảnh hưởng của nền kinh tế trong nước cũng như trên thế giới Trong năm qua sản lượng cung ứng vật liệu xây dựng của các công ty khách hàng của Chi nhánh trong lĩnh vực khai thác đá và xi măng giảm sút đáng kể do đầu tư công thắt chặt và bất động sản đóng băng cộng thêm với việc vay vốn khó khăn với lãi suất cao khiến cho các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn Tình trạng trây ỳ nợ hoặc chiếm dụng vốn thường xuyên xảy ra nên công tác bán hàng và thu hồi công nợ sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
Nhưng với tư thế chủ động và uy tín của Chi nhánh, tích cực năng động sáng tạo của tập thể lãnh đạo và CBCNV trong toàn đơn vị đã làm chủ được thị trường, chủ động được hàng nhập, xuất Trong công tác sản xuất kinh
Chuyên đề cuối khóa phương án kế hoạch sản xuất kinh doanh, cung ứng VLNCN theo từng địa bàn vùng miền Kết hợp hài hòa nhập xuất trên cùng một tuyến đường, tiết kiệm được nhiều chi phí xăng đàu, vận tải và thời gian làm việc Các CBCNV làm công tác thị trường luôn được sự chỉ đạo động viên kịp thời của lãnh đạo Công ty cũng như Chi nhánh Đặc biệt là trong công tác cung ứng, được sự ủng hộ của gần 100 đơn vị bạn hàng sử dụng VLNCN, do vậy năm
2011 Chi nhánh đã hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu, kế hoạch cấp trên giao phó.
Trong sự cố gắng và những thành tích đạt được của Chi nhánh không thể không kể đến sự phấn đấu và kết quả đạt được của bộ máy kế toán, trong đó kế toán bán hàng là một trong những phần quan trọng nhất và có tác động tích cực nhất đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Bộ máy kế toán của Chi nhánh được tổ chức tương đối gọn nhẹ, hợp lý, hoạt động có hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý Luôn được cung cấp kịp thời, chính xác và đầy đủ về tình hình tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà quản lý ra các quyết định chính xác.
Phòng kế toán của Chi nhánh được bố trí chặt chẽ, các kế toán viên được phân công nhiệm vụ rõ ràng, phù hợp với năng lực chuyên môn cũng như trình độ cảu mỗi người Kế toán viên của Chi nhánh đều là những người có trách nhiệm, nghiêm túc trong công việc, nhiệt tình, và thường xuyên cập nhật những thay đổi ttrong chế độ kế toán hiện hành, góp phần đắc lực trong công tác quản lý tài chính của Chi nhánh.
- Công tác kế toán: Chi nhánh áp dụng hình thức Nhật ký chung, hình thức này tương đối đơn giản, dễ thao thác và phù hợp với đặc điểm của Chi nhánh Đồng thời, việc sử dụng phần mềm kế toán đã giúp cho công việc ghi chép, tổng hợp thông tin được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và giảm bớt đáng kể khối lượng công việc.
Hệ thống chứng từ của Chi nhánh được thiết lập, tiếp nhận, luân chuyển đầy đủ, rõ ràng và tuân thủ đúng quy định chính sách, chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành.
- Tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Chi nhánh đã sử dụng linh hoạt các phương thức bán hàng và các phương thức thanh toán khác nhau, rất thuận tiện cho khách hàng, và qua đó có thể mở rộng quan hệ hợp tác với rất nhiều bạn hàng và nâng cao uy tín của Chi nhánh. Việc áp dụng phần mềm kế toán đã tạo điều kiện cho Chi nhánh có thể theo dõi sát sao tình hình công nợ và khả năng chi trả công nợ ở khách hàng, góp phần thu hồi nợ được nhanh chóng và giảm được chi phí tài chính
Việc kết chuyển xác định kết quả kinh doanh là do phần mềm thực hiện nên rất nhanh chóng, thuận tiện và đảm bảo độ chính xác.
Bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên thì Chi nhánh vẫn còn những tồn tại những mặt hạn chế cần xem xét:
* Tổ chức bộ máy kế toán: Có ưu điểm là phát huy khả năng chuyên môn của từng nhân viên kế toán xong lại hạn chế khả năng tổng hợp của từng người Do tính độc lập cao nên nếu nhân viên nào nghỉ thì những người còn lại sẽ gặp khó khăn nhất định khi đảm nhận công việc của người kia Điều này làm ảnh hưởng đến tiến độ của công việc.
* Việc lập và luân chuyển chứng từ: Kho hàng và phòng kế toán đặt ở hai nơi khác nhau nên quá trình lập và luân chuyển chứng từ còn chậm Dễ gây tình trạng dồn tích công việc vào cuối tháng.
* Việc trích lập các khoản dự phòng: Hiện nay Chi nhánh vẫn chưa thực hiện việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cững như dự phòng nợ phải thu khó đòi Điều này tiềm tàng rủi ro khi giá cả thị trường biến động.
Hơn nữa, việc không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho còn vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán , vi phạm chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho.
* Việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của Chi nhánh không tính cho lượng hàng tồn kho cuối kỳ mà tính hết cho lượng hàng xuất bán trong kỳ. Nếu lượng hàng tồn kho cuối kỳ lớn thì việc phân bổ thế này sẽ là không chính xác.
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ HÀ NAM
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nghĩa là phải đảm bảo hoàn thiện từ khâu tổ chức đến khâu hạch toán, thực hành kế toán phảo rõ ràng, minh bạch, đúng với chế độ kế toán, số liệu cung cấp phải trung thực, hợp lý, kịp thời, đầy đủ, không vi phạm chuẩn mực,nguyên tắc kế toán, làm cơ sở cho các quyết định của các nhà quản lý cũng như các đối tượng có liên quan Tuy nhiên cũng cần hiểu rằng hoàn thiện ở đây là phải linh hoạt không cứng nhắc, không bắt buộc doanh nghiệp phải đi theo một khuôn mẫu mà đúng chế độ nhưng vẫn phù hợp với đặc thù riêng của mỗi doanh nghiệp.
3.2.2 Một số ý kiến nhằm khắc phục những tồn tại và hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh Công nghiệp hóa chất mỏ Hà Nam.
Với những kiến thức đã tiếp thu ở Học viện cùng với thời gian tiếp cận công tác kế toán ở Chi nhánh, e xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh Công nghiệp hóa chất mỏ Hà Nam.
Công ty nên thực hiện trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giảm thiểu rủi ro
Theo chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho thì cuối kỳ kế toán năm,khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc, kế toán phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số được lập chính là số chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho.
Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng đáng tin cậy thu thập được tại thời điểm ước tính.Việc ước tính này phải tính đến sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính, mà các sự kiện này được xác nhận với các điều kiện hiện có ở thời điểm ước tính.
Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho cuối năm đó, trường hợp cuối kỳ kế toán năm hiện tại, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho thấp hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì
Nếu Chi nhánh thực hiện trích lập dự phòng đúng quy định không những tránh được sự vi phạm về nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, mà còn giảm thiểu được rủi ro cho Chi nhánh trong hiện tại và tương lai Để thực hiện việc trích lập được chính xác thì đòi hỏi công tác nghiên cứu thị trường ở Chi nhánh phải nhanh nhạy và linh hoạt, nắm bắt nhanh chóng sự biến động về giá cả, từ đó giúp ban quản lý đưa ra những quyết định kịp thời, tránh những tổn thất không đáng có.
Công thức tính trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
DPGGHTK Lượng hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính
Giá gốc HTK theo sổ kế toán
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho
Ví dụ: Ngày 31/12/2011 tồn kho 13 000kg AD Φ 60
Giá gốc của loại này là 35 180 đồng/kg
Giá trị ước tính sau khi đã trừ chi phí ước tính để tiêu thụ sản phẩm này trên thị trường là 32 500đồng/kg
Trong trường hợp này Chi nhánh cần tiến hành trích lập dự phòng giảm giá cho số lượng hàng tồn kho nói trên:
Mức trích lập= 13 000 x( 35 180 – 32 500) = 34 840 000 đồng Định khoản: Nợ TK 632: 34 840 000
Thực hiện việc lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi:
Do phương thức bán hàng thực tế tại Chi nhánh là bán hàng trả chậm nên việc quản lý tốt các khoản nợ phải thu có ý nghĩa rất quan trọng Phần tiền mà khách hàng thanh toán chậm chính là phần vốn mà Chi nhánh đã bị chiếm dụng Do vậy, việc trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi cần phải được tính toán để đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
Theo thông tư số 228/2009/TT- BTC ban hành ngày 07 tháng 12 năm
2009 thì với những khoản nợ quá hạn thanh toán từ 3 tháng đến dưới 1năm thì mức trích lập dự phòng sẽ là 30% giá trị.
Chẳng hạn: Khách hàng của Chi nhánh là Công ty CP Đá Gia Thanh Ninh Bình có khoản nợ phát sinh khi mua các VLN từ ngày 16/09/2011, số tiền 450,875,000đ, theo hợp đồng thương mại giữa hai bên thì ngày 24/10/2011 Công ty CP Đá Gia Thanh Ninh Bình sẽ phải thanh toán số tiền này cho Chi nhánh, trong năm khoản nợ nào của Công ty đá Gia Thanh Ninh Bình phát sinh thêm Tuy nhiên, đến cuối năm 2011 khoản nợ này vẫn chưa được thanh toán.
Do đó, kế toán cần trích lập khoản dự phòng trên với mức trích lập là: 30% x 450,875,000 = 135,262,500 đồng Định khoản: Nợ TK 642: 135,262,500
Về hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Để giúp cho nhà quản lý dễ dàng nhìn nhận mặt hàng nào lãi hay lỗ bao nhiêu, kịp thời xây dựng kế hoạch kinh doanh ở các tháng tiếp theo, kế toán Chi nhánh nên tiến hành phân bổ CPBH và CPQLDN cho từng loại mặt hàng để xác định kết quả tiêu thụ.
Việc phân bổ có thể được xây dựng trên tiêu thức doanh thu bán hàng:
CPBH/CPQLDN phân bổ cho mặt hàng A
Doanh thu bán hàng của mặt hàngA X
TổngCPBH/CPQLDN phát sinh trong kỳTổng DT bán hàng
Cuối tháng nếu lượng hàng tồn kho lớn, đồng thời chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp lớn thì nên tiến hành phân bổ chi phí cho cả hàng tồn kho cuối kỳ theo công thức:
Chi phí phân bổ cho
CP p/b cho HTK đầu kỳ + CP phát sinh trong kỳ
Trị giá HTK cuối kỳ Trị giá HTK đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ
CP phân bổ cho hàng bán ra
CP phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ
+ Tổng chi phí phát sinh trong kỳ _
CP phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, để có thể tồn tài và phát triển các doanh nghiệp phải nỗ lực hơn nữa bằng chính năng lực của mình Muốn như vậy thì công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả nói riêng càng phải được củng cố và hoàn thiện hơn nữa để công tác này thực sự trở thành công cụ quản lý tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhận thức được điều đó Chi nhánh Công nghiệp hóa chất mỏ Hà Nam đã rất chủ động quan tâm tới khâu quản lý kinh doanh và xác định kết quả bán hàng, trong đó phòng kế toán đã góp phần không nhỏ vào thành công chung của Chi nhánh Trong thời gian tới, với quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng,em hy vọng rằng công tác tổ chức kế toán của Công ty sẽ hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao của nền kinh tế thị trường.
Cuối cùng,em muốn bày tỏ sự biết ơn chân thành tới cô giáo – Tiến sĩ Ngô Thị Thu Hồng đã tân tình giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này, và em cũng xin cám ơn các cô, các chị trong phòng Tài chính – Kế toán của Chi nhánh đã nhiệt tình tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập và thu thập tài liệu
Do kiến thức còn có hạn, chưa có kinh nghiệm thực tế, thời gian đi thực tập lại không nhiều, nên chuyên đề cuối khóa này của em chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Em rất mong được sự chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 3
1.1 Sự cần thiết của việc nghiên cứu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: 3
1.1.1 Đặc điểm, vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng: 3
1.1.1.1 Đặc điểm, vai trò của công tác bán hàng : 3
1.1.1.2 Đặc điểm, ý nghĩa của công tác xác định kết quả bán hàng : 5
1.1.2 Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng, nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 6
1.1.2.1 Yêu cầu quản lý bán hàng .6
1.1.2.2 Nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 7
1.2 Công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa 7
1.2.1 Các phương thức tiêu thụ hàng hóa 7
1.2.1.1 Phương thức bán hàng trực tiếp .8
1.2.1.3 Phương thức bán hàng qua đại lý .8
1.2.1.4 Phương thức bán hàng trả góp .8
1.2.1.5 Phương thức hàng đổi hàng .9
1.2.1.6 Các trường hợp khác được coi là tiêu thụ sản phẩm 9
1.2.2 Kế toán giá vốn hàng hóa 9
1.2.2.1 Các phương thức xác định giá vốn .9
1.2.2.2 Phương thức kế toán giá vốn hàng bán .14
1.2.3 Kế toán tổng hợp bán hàng 16
1.2.3.2 Tài khoản kế toán sử dụng 16
1.2.3.3 Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu .16
1.3 KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP: 16
1.3.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp: 16
1.4 CÔNG TÁC KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG 16
1.4.1 Phương pháp xác định kết quả bán hàng: 16
1.4.2 Nội dung và tài khoản sử dụng: 16
1.4.3 Trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng: 16
1.5 HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN SỬ DỤNG TRONG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG 16
1.6 SỰ CẦN THIỆT CỦA VIỆC ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN: 16
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG NGHIỆP- HÓA CHẤT MỎ HÀ NAM 16
2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI NHÁNH CÔNG NGHIỆP- HÓA CHẤT MỎ HÀ NAM 16
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh 16
2.1.2 Ngành nghề kinh doanh hoạt động của Chi nhánh 16
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh 16
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh 16
2.1.4.1 Đặc điểm bộ máy kế toán .16
2.1.4.2 Hình thức kế toán sử dụng 16
2.1.4.3 Trình tự ghi sổ kế toán( theo hình thức Nhật ký chung) .16
2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG NGHIỆP
- HÓA CHẤT MỎ HÀ NAM 16
2.2.Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng 16
2.2.2.1 Chức năng phần hành kế toán bán hàng và sơ đồ tổ chức phần hành kế toán bán hàng .16
2.2.2.2 Các phương thức bán hàng .16
2.2.2.3 Các phương thức thanh toán .16
2.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán 16
2.2.4 Kế toán doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu 16
2.2.4.1 Kế toán doanh thu bán hàng .16
2.2.4.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu .16
2.2.5 Kế toán chi phi bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 16
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ HÀ NAM 16
3.1 NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ HÀ NAM 16
3.2 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ HÀ NAM 16
