NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ^^^^ Ẽũ ^^^^ HOCHIMINH UNIVERSITYOP BANKING PHAN THỊ MINH ANH CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔ[.]
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI THU
Những vấn đề cơ bản về kế toán các khoản phải thu
Quá trình sản xuất kinh doanh (SXKD) của doanh nghiệp có thể được thực hiện khi doanh nghiệp có mối quan hệ với một hoặc nhiều chủ thể kinh tế khác (khách hàng, nhà cung cấp) Cụ thể, doanh nghiệp và bên đối tác sẽ thực hiện các hoạt động mua bán hoặc trao đổi hàng hóa, dịch vụ, vay mượn qua lại với nhau… Và khi có các giao dịch mà một bên chưa thể thanh toán ngay hoặc chỉ mới thanh toán một phần cũng là lúc các nghĩa vụ trả nợ, nghĩa vụ thanh toán phát sinh, hay gọi chung là những khoản công nợ (Hoa, 2020)
1.1.1 Khái niệm và phân loại các khoản phải thu
Xét theo nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với bên còn lại, công nợ bao gồm các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả của một doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể Trong đó, khoản nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp mà đang để/đang bị các chủ thể kinh tế khác sử dụng và doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi loại tài sản này Nói cách khác, nợ phải thu xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hay hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai, đồng thời xác định nghĩa vụ của bên khách hàng phải trả nợ cho doanh nghiệp (Thanh, 2022)
Trên Báo cáo tài chính, các khoản nợ phải thu sẽ được trình bày ở phần Tài sản thuộc Bảng cân đối kế toán Các khoản phải thu trong doanh nghiệp bao gồm:
Phải thu khách hàng: Là các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính hoặc tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác;
Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ : là tổng số thuế giá trị gia tăng
(GTGT) ghi trên hóa đơn GTGT khi doanh nghiệp mua các loại vật tư hàng hóa,dịch vụ để dùng vào SXKD sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ chịu thuế GTGT Đây thực chất là khoản nợ phải thu của doanh nghiệp từ cơ quan thuế;
Phải thu nội bộ: Là khoản giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân và hạch toán phụ thuộc (giới hạn);
Phải thu khác: Gồm các khoản phải thu không có tính thương mại, không liên quan đến giao dịch mua – bán, như: Các khoản phải thu tạo ra doanh thu hoạt động tài chính, các khoản chi hộ bên thứ ba được quyền nhận lại, các khoản bên nhận ủy thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao ủy thác, các khoản cho mượn tài sản, phải thu về tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý.
Các khoản phải thu được phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn dựa trên kỳ hạn còn lại, như sau: Nợ phải thu được thanh toán trong vòng 12 tháng (hoặc một chu kỳ kinh doanh) được xếp vào nợ phải thu ngắn hạn; trên 12 tháng (hoặc trên 12 chu kỳ kinh doanh) được xếp vào nợ phải thu dài hạn.
Ngoài ra, khi lập Báo cáo tài chính (BCTC), kế toán cũng sẽ căn cứ vào thời gian quá hạn của khoản nợ để tiến hành trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn có bản chất tương tự theo Thông tư 48/2019/TT-BTC, dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị tổn thất của các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán và khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng không thu hồi được đúng hạn.
1.1.2 Nguyên tắc kế toán các khoản nợ phải thu
Các khoản phải thu chiếm vị trí quan trọng trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp Do đó, việc hạch toán các khoản nợ phải thu cần phải chính xác và đầy đủ.
Kế toán viên hạch toán khoản phải thu cần tuân theo các nguyên tắc sau:
Nợ phải thu phải được phản ánh, ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán theo thời hạn thanh toán Đối với các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ, phải theo dõi cả đồng Việt Nam và đồng ngoại tệ theo quy định hiện hành Các khoản nợ phải thu nếu có liên quan đến vàng bạc, đá quý phải được theo dõi chi tiết theo số lượng, quy cách và giá trị theo quy định.
Doanh nghiệp phải kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc thực hiện chế độ thanh toán, tình hình chấp hành kỉ luật thanh toán, nhằm phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm kỉ luật thanh toán, gây ra tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau một cách bất hợp pháp.
3 Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ, khi phát sinh tăng được quy đổi theo tỷ giá hối đoái thực tế phát sinh, khi phát sinh giảm được quy đổi theo tỷ giá ghi sổ kế toán Đồng thời, các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá hối đoái trên thị trường liên ngân hàng vào thời điểm cuối năm tài chính.
Kế toán phải tiến hành phân loại nợ phải thu dài hạn và nợ phải thu ngắn hạn khi lập BCTC để làm căn cứ cho việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với các khoản nợ phải thu không đòi được.
Kế toán khoản phải thu khách hàng
1.2.1 Yêu cầu và nguyên tắc kế toán
Theo khoản 1 Điều 18 Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 131 (TK 131) – Phải thu khách hàng, được sử dụng trong công việc kế toán để theo dõi khoản nợ phải thu khách hàng và được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng khách hàng và từng lần thanh toán.
Tài khoản 131 là một tài khoản lưỡng tính Phải thu khách hàng thuộc đối tượng ‘Tài sản’ khi doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán, do đó doanh nghiệp phát sinh quyền lợi là được đòi lại số tiền đó trong tương lai Ngược lại, khách hàng chưa mua hàng của doanh nghiệp, nhưng họ đã ứng trước cho doanh nghiệp một khoản tiền thì lúc này doanh nghiệp đang phát sinh một nghĩa vụ là phải trả hàng, giao hàng cho khách hàng trong tương lai Nói cách khác, khi khách hàng ứng trước, tài khoản 131 sẽ thuộc đối tượng ‘Nợ phải trả’.
Vì vậy, tài khoản phải thu khách hàng phải được mở chi tiết cho từng khách hàng và không được phép bù trừ giữa số dư bên Nợ và số dư bên Có của tài khoản này (ngoại trừ trường hợp một khách hàng cùng lúc vừa là chủ nợ, vừa là con nợ thì có thế thực hiện thanh toán bù trừ khi có sự thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên).
Tài khoản này phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa, và cung cấp dịch vụ Ngoài ra, đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết theo từng loại nguyên tệ (VND – Việt Nam đồng), cụ thể:
- Bên Nợ TK 131: theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại (NHTM) nơi chỉ
4 định khách hàng thanh toán.
- Bên Có TK 131: theo tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động hoặc tỷ giá giao dịch thực tế.
Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính (BCTC), các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá mua ngoại tệ của NHTM nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán.
1.2.2 Tài khoản và chứng từ a) Tài khoản sử dụng
Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp;
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
(liên quan đến số tiền nhận trước của khách hàng);
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
- Số tiền giảm trừ cho khách hàng do khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại.
- Số tiền khách hàng đã trả nợ;
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu Số dư bên Có: Số tiền đã nhận trước của người mua hoặc chênh lệch số của khách hàng hoặc chênh lệch số tiền còn phải thu lớn hơn số tiền tiền khách hàng trả trước lớn hơn số khách hàng trả trước tiền còn phải thu khách hàng.
(Nguồn: Giáo tình Kế toán tài chính 1 Đại học Ngân hàng TPHCM, 2020)
Khoản phải thu khách hàng phát sinh khi thời điểm cung cấp hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ không cùng với thời điểm thu tiền của khách hàng Vì vậy, kế toán ghi nhận vào sổ kế toán tổng hợp và mở sổ theo dõi chi tiết khoản phải thu khách hàng dựa trên một số chứng từ như: hợp đồng kinh tế về mua bán hàng hóa, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu Ngoài ra, khi ghi giảm khoản phải thu, kế toán căn cứ vào các chứng từ : phiếu thu, giấy báo Có (khi thu tiền hoặc nhận tiền ứng trước của khách hàng), biên bản bù trừ công nợ (trường hợp khách hàng vừa là chủ nợ, vừa là con nợ và có thỏa thuận bằng biên bản).
1.2.3 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Bán hàng chưa thu tiền —
Chiếu khấu thương mại, Thuế GTGT (nếu có) giảm giá, hàng bán trả lại
Thanh lý, Thuế GTGT bán TSCĐ chưa thu tiền (nếu có)
Chi hộ khách hàng KH ứng trước hoặc thanh toán tiền hàng
Phải thu theo tiến độ kế Bù trừ công nợ hoạch HĐXD
GTGT Nợ khó đòi xử lý xóa sổ
(nếu có) -' L — -► Đánh giá số dư ngoại tệ
TK 133 Đánh giá số dư ngoại tệ (lỗ tỷ giá)
TT200/2014/TT-BTC, tác giả tự tổng hợp)
Hình 1.1 Hạch toán một số nghiệp vụ phải thu của khách hàng
KH thanh toán nợ bằng HTK
Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác) Trường hợp doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, tài khoản 3331 sẽ được sử dụng để thể hiện khoản thuế giá trị gia tăng phải trả, phải nộp cho Nhà nước, nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, toàn bộ số tiền thu được sẽ hạch toán vào bên Có TK 511 (chi tiết hệ thống tài khoản theo Thông tư 200 ở Phụ lục 2). Đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất/nhập khẩu và thuế bảo vệ môi trường, doanh thu được phản ánh theo giá bán chưa có thuế và các loại thuế gián thu phải nộp được tách riêng khi ghi nhận doanh thu.
Khi chấp nhận các khoản hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại cho khách hàng:
- Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá và không phản ảnh riêng số chiết khấu, giảm giá.
- Trường hợp hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng các ưu đãi này thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu.
Doanh nghiệp đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ.
Kế toán thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
1.3.1 Những quy định chung về kế toán thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
Thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ chỉ được áp dụng đối với các doanh nghiệp là đối tượng nộp thuế GTGT và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ khi có đủ chứng từ hợp lệ (hàng mua vào phải có hóa đơn GTGT) Thuế GTGT được khấu trừ cụ thể như sau:
- Khấu trừ toàn bộ thuế đầu vào của TSCĐ, hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất
8 kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
- Thuế đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT thì chỉ được khấu trừ số thuế đầu vào của hàng hóa dịch vụ dùng cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT Doanh nghiệp phải tổ chức hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ.
- Trường hợp không hạch toán riêng được thì số thuế GTGT đầu vào vẫn ghi vào TK 133 Đến cuối kỳ kế toán phải xác định số thuế GTGT được khấu trừ theo tỷ lệ (%) giữa doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT so với tổng doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ Số thuế GTGT không được khấu trừ được tính vào giá vốn hàng bán ra hoặc chi phí sản xuất kinh doanh từng trường hợp cụ thể.
1.3.2 Tài khoản và chứng từ a) Tài khoản sử dụng
Tài khoản 133 (TK 133) - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ được kế toán sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Tài khoản được doanh nghiệp dùng để quản lý các khoản thuế GTGT được khấu trừ, đã khấu trừ và các khoản được hoàn lại.
Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ;
- Thuế GTGT của hàng hóa mua nhưng đã trả lại;
- Kết chuyển số thuế GTGT không được khấu trừ;
- Thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại.
Số dư bên Nợ: Số thuế GTGT
9 đầu vào chưa được khấu trừ, chưa được hoàn lại.
(Nguồn: Giáo tình Kế toán tài chính 1 Đại học Ngân hàng TPHCM, 2020) b) Chứng từ sử dụng
Các cơ sở sản xuất kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ phải sử dụng các loại hoá đơn chứng từ sau.
- Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01/GTKT –3LL
- Tờ khai thuế GTGT Mẫu số: 01/GTGT
- Bảng kê Mẫu số 02A/GTGT, 02B/GTGT, 02C/GTGT
- Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào Mẫu số: 03/GTGT –
Sổ theo dõi thuế giá trị giá tăng
- Báo cáo thuế GTGT (phần II & III B02-DN)
- Bảng quyết toán thuế GTGT Mẫu số: 11/GTGT
1.3.3 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ…
Mua vật tư, hàng hóa, dùng ngay vào SXKD, để bán
Thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ
Thuế GTGT đã được khấu trừ —
627, 632, 64- Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ
TK 111, 112 Thuế GTGT đã được hoàn
Hàng mua trả lại người bán hoặc giảm giá
(Nguồn: Khoản 3, điều 19 TT200/2014/TT-BTC, tác giả tự tổng hợp)
Hình 1.2 Hạch toán một số nghiệp vụ về thuế giá trị gia tăng khấu trừ
Kế toán phải thu nội bộ
1.4.1 Tài khoản và chứng từ a) Tài khoản sử dụng
Tài khoản 136 (TK 136) - Phải thu nội bộ được kế toán sử dụng để phản ánh các khoản phải thu của doanh nghiệp với đơn vị cấp dưới hoặc giữa các doanh nghiệp cấp dưới Tài khoản này phản ánh nội dung liên quan đến vốn kinh doanh, các khoản thu hộ, chi hộ và các khoản phải thu từ việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho các đơn vị nội bộ.
Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ
(Nguồn: Giáo tình Kế toán tài chính 1 Đại học Ngân hàng TPHCM, 2020) b) Chứng từ sử dụng Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các khoản phải thu nội bộ, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan đến thu, chi, thanh toán như: hóa
- Số vốn kinh doanh đã giao cho đơn vị cấp dưới;
- Kinh phí chủ đầu tư giao cho
BQLDA; Các khoản khác được ghi tăng số phải thu của chủ đầu tư đối với BQLDA;
- Các khoản đã chi hộ, trả hộ doanh nghiệp cấp trên hoặc các đơn vị nội bộ;
- Số tiền doanh nghiệp cấp trên phải thu về, các khoản đơn vị cấp dưới phải giao, phải nộp, và ngược lại;
- Số tiền phải thu về sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ giữa các đơn vị nội bộ với nhau.
- Các khoản phải thu nội bộ khác.
Số dư bên Nợ: Số nợ còn phải thu ở các đơn vị nội bộ.
- Thu hồi vốn, quỹ ở đơn vị cấp dưới;
- Quyết toán với đơn vị cấp dưới về kinh phí sự nghiệp đã cấp, đã sử dụng;
- Giá trị TSCĐ hoàn thành chuyển lên từ BQLDA; Các khoản khác được ghi giảm số phải thu của chủ đầu tư đối với BQLDA;
- Số tiền đã thu về các khoản phải thu trong nội bộ;
- Bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ của cùng một đối tượng.
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho nội bộ, Ngoài ra, việc hạch toán cũng dựa trên các chứng từ như: phiếu thanh toán nội bộ, giấy đề nghị thanh toán, biên bản bù trừ công nợ nội bộ, phiếu thu nội bộ cùng một số chừng từ liên quan khác.
1.4.2 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Khi cấp vốn, kinh phí cho các đơn vị cấp dưới:
- Đơn vị cấp trên hạch toán:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ
Có TK 111, 112, 152, 153, 211, - Các hình thức cấp vốn
- Đơn vị cấp dưới hạch toán:
Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211, - Vốn được cấp
Có TK 411, 441, - Nguồn vốn kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản Nhận tiền trả vốn, kinh phí của đơn vị cấp dưới:
- Đơn vị cấp trên hạch toán:
Nợ TK 111, 112, 211, 213, – Các loại tài sản theo hình thức trả Có TK 136
- Đơn vị cấp dưới hạch toán như sau:
Nợ TK 411, 441, - Nguồn vốn kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản Có TK
111, 112, 152, 153, 211, 213, – Theo hình thức cấp vốn Khi phát sinh các khoản thu hộ:
- Đơn vị thu hộ, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 336 - Phải trả nội bộ
- Đơn vị nhờ thu, kế toán ghi:
Có TK 131 – Phải thu khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàngKhi thanh toán tiền thu hộ: a) Tài khoản sử dụng
- Đơn vị thu hộ, kế toán ghi:
Nợ TK 336 – Phải trả nội bộ
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Đơn vị nhờ thu, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Có TK 136 – Khoản phải thu nội bộ đã thu được Khi phát sinh các khoản chi hộ trong các đơn vị nội bộ:
- Đơn vị chi hộ, kế toán ghi:
Nợ TK 136 – Phải thu nội bộ
Có TK 111, 112 – Các loại tiền chi hộ do yêu cầu
Kế toán phải thu khác
1.5.1 Nội dung các khoản phải thu khác
Các khoản phải thu khác bao gồm: Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa rõ nguyên nhân, phải chờ xử lý; các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân hoặc tập thể gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, đã được xử lý bắt bồi thường; các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ. Ngoài ra, các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi; tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính, cũng được xếp vào nhóm tài khoản các khoản phải thu khác.
1.5.2 Tài khoản và chứng từ
Tài khoản 138 “Phải thu khác” được kế toán sử dụng để theo dõi các khoản phải thu ngoài các khoản phải thu khách hàng, phải thu nội bộ và thuế GTGT được khấu trừ.
Tài khoản 138 – Phải thu khác
- Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý; - Xử lý tài sản thiếu theo quyết định
- Phải thu về bồi thường vật chất; ghi trong biên bản xử lý;
- Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu…;
- Số tiền thu được về các khoản phải thu;
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt
- Đánh giá lại các các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Số dư bên Nợ: Các khoản nợ phải thu khác chưa thu được
(Nguồn: Giáo tình Kế toán tài chính 1 Đại học Ngân hàng TPHCM, 2020)
Trong hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 138 còn có 3 tài khoản cấp 2:
- TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
- TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa: Thông thường tài khoản này chỉ phát sinh ở các doanh nghiệp Nhà nước khi mà tiến hành cố phần hóa.
Tài khoản 138 được dùng để phản ánh các khoản phải thu liên quan đến xử lý tài sản thiếu, các khoản tiền lãi, cổ tức, Do đó, một số chứng từ được dùng
1 7 trong quá trình hạch toán khoản phải thu khác thường bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, biên bản kiểm kê TSCĐ,
1.5.3 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Tiền mất khi kiểm kê chưa Xử lý tài sản thiếu rõ nguyên nhân -► -►
TK 632, 642 TSCĐ mất chưa rõ nguyên
TK 413 Đánh giá số dư ngoại tệ
Vật tư, hàng hóa mất chưa rõ nguyên nhân
Xử lý xóa nợ phải thu khác
Giá trị còn lại của TSCĐ được tính vào tổn thất của DN
Phải thu cổ tức được chia -— V
Bên nhận ủy thác XK thanh toán hộ bên giao ủy thác
TK 3388 Thanh toán bù trừ các khoản đơn vị nhận ủy thác XNK đã chi hộ - : ►
TK 413 Đánh giá số dư ngoại tệ
(Nguồn: Khoản 3, điều 21 TT200/2014/TT-BTC, tác giả tự tổng hợp)
Hình 1.3 Hạch toán một số nghiệp vụ phải thu khác
Khi phát sinh các khoản phải thu khác như tiền bồi thường tài sản thiếu hoặc hư hỏng, chi hộ tiền nhà, tiền nước cho công nhân viên, phạt bồi thường của nhân viên, kế toán cũng hạch toán vào tài khoản 1388 – Phải thu khác.
Kế toán dự phòng phải thu khó đòi
1.6.1 Nội dung các khoản dự phòng phải thu khó đòi
Khi lập BCTC, doanh nghiệp xác định các khoản nợ phải thu khó đòi và các khoản đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn có bản chất tương tự có khả năng không đòi được để trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi Điều kiện, căn cứ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ, Mức trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi thực hiện theo quy định hiện hành Ngoài ra, dự phòng nợ phải thu khó đòi phải được tổ chức hạch toán chi tiết theo từng khách hàng và việc xóa các khoản nợ phải thu khó đòi phải thực hiện theo quy định của pháp luật Số nợ này được theo dõi trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp và trình bày trong thuyết minh BCTC.
Bảng 1.1 Tỷ lệ trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Nợ phải thu khó đòi quá hạn Tỷ lệ trích lập dự phòng phải thu khó đòi
1.6.2 Tài khoản và chứng từ sử dụng
Nợ TK 111, 112 – Số tiền thu được
Tài khoản 2293 (TK 2293) - Dự phòng phải thu khó đòi, được kế toán sử dụng để phản ánh các khoản dự phòng được lập, đã được sử dụng hoặc các khoản dự phòng được hoàn nhập do chênh lệch giữa số đã lập kỳ này và kỳ trước. b) Chứng từ sử dụng
Căn cứ để lập dự phòng là các bảng báo cáo về tình hình tài chính của khách hàng Mỗi khách hàng được theo dõi trên một tài khoản phải thu riêng, khi báo cáo tài chính có dấu hiệu khó khăn thì lập tức đưa vào dạng nghi ngờ và lập dự phòng.
1.6.3 Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Xử lý xóa nợ (đã lập dự phòng toàn bộ)
Xử lý xóa nợ (đã lập dự phòng một phần)
Xử lý xóa nợ (chưa lập dự phòng)
(Nguồn: Giáo tình Kế toán tài chính 1 Đại học Ngân hàng TPHCM, 2020)
Hình 1.4 Hạch toán một số nghiệp vụ dự phòng phải thu khó đòi Lưu ý:
Cuối niên độ kế toán, căn cứ các khoản phải thu được xác định là khó đòi, kế toán xác định số nợ phải thu khó đòi cần hoàn nhập hoặc trích lập. Đối với các khoản nợ khó đòi đã xử lý xóa nợ nhưng sau đó lại thu hồi được, kế toán ghi:
Lập dự phòng, bổ sung phần chênh lệch
Có TK 711 – Thu nhập khác
Trình bày các khoản phải thu trên báo cáo tài chính
(Hoa, 2020) Trên báo cáo tài chính, thông tin về các khoản phải thu được trình bày trên Bảng cân đối kế toán và Bản thuyết minh báo cáo tài chính, cụ thể như sau:
Bảng cân đối kế toán
III Các khoản phải thu ngắn hạn
1 Phải thu ngắn hạn của khách hàng
6 Phải thu ngắn hạn khác
7 Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi
8 Tài sản thiếu chờ xử lý
V Tài sản ngắn hạn khác
1 Các khoản phải thu dài hạn
2 Phải thu dài hạn của khách hàng
7 Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi
2 Người mua trả tiền trước ngắn hạn
2 Người mua trả tiền trước dài hạn
Thuyết minh báo cáo tài chính
VI Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Bảng cân đối kế toán
3 Phải thu của khách hàng
5 Tài sản thiếu chờ xử lý
Trong chương 1, tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về các khoản phải thu trong doanh nghiệp dựa trên các Thông tư và giáo trình học liên quan đến chuyên ngành Việc nghiên cứu lại lý thuyết và nguyên tắc kế toán các khoản liên quan đến công nợ phải thu là cơ sở để tác giả phân tích thực trạng cũng như đánh giá công tác kế toán công nợ phải thu ở một doanh nghiệp thực tế trong những chương kế tiếp.
Thực trạng công tác kế toán công nợ phải thu tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần, được trình bày trong chương tiếp theo của khóa luận này, sẽ bao gồm các nội dung chính yếu về doanh nghiệp, đặc điểm của phòng kế toán,các chứng từ kế toán và phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh thực tế.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY
Tổng quan về Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần 21 1 Giới thiệu chung về công ty
- Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ Phần Giao Nhận và Vận Chuyển In Do Trần - Tên tiếng Anh: IN DO TRANS LOGISTICS CORPORATION (ITL Corp.) - Mã số thuế: 0301909173 Cấp ngày: 26/01/2000
- Địa chỉ trụ sở chính: 52 – 54 – 56 Trường Sơn, Phường 02, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
- Người đại diện pháp luật: ông Trần Tuấn Anh (Mr Ben) - CEO
Công ty hoạt động với con dấu riêng hạch toán kế toán độc lập và tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh.
Hình thức tổ chức ban đầu của Công ty Cổ Phần Giao Nhận và Vận Chuyển
In Do Trần (ITL Corp) là Công ty TNHH giao nhận Indo Trần, thành lập vào năm
1999 và hoạt động chuyên về lĩnh vực vận chuyển hàng hóa quốc tế Năm 2007, công ty thực hiện cổ phần hóa, đa dạng thêm các hoạt động kinh doanh và trở thành Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần.
Về quy mô và năng suất:
Tính đến nay, công ty có hơn 1800 nhân viên Trụ sở chính của công ty đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh, cùng hơn 90 văn phòng và trung tâm phân phối ở Việt Nam và các quốc gia Campuchia, Lào, Myanmar, Singapore, Thái Lan.
Công ty sở hữu hơn 300.000 m 2 diện tích kho bãi tiêu chuẩn quốc tế trải dài từ Bắc vô Nam, và một đội xe hơn 300 chiếc với 3 trạm trung chuyển chính ở 3 miền đất nước ITL cũng là đại diện của hơn 22 hãng hàng không, khai thác hàng hóa cho hơn 200 chuyến bay mỗi tuần, hơn 150.000 tấn hàng mỗi năm.
Chính nhờ mạng lưới rộng lớn mà ITL được đánh giá là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu về cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải, đại diện hàng không và tổng đại lý hàng không tại thị trường Việt Nam Một số chứng nhận quan trọng của công ty có thể kể đến:
- Các giải thưởng: Top 20 Doanh nghiệp Logistics Việt Nam (2015); Top 500 Doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam (2007-2020); Top 500 Doanh nghiệp xuất sắc nhất Việt Nam (2016-2020); Top 10 Công ty uy tín ngành Logistics …
- Là thành viên của các Hiệp hội: Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam VLA (2000); Liên đoàn các Hiệp hội Gian nhận Vận tải Quốc tế FIATA (2002); Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế IATA (2015).
ITL điều hành nhiều chi nhánh nhằm mục đích tập trung vào việc cung cấp đa dạng các dịch vụ chuyên dụng từ dịch vụ hàng không đến giao nhận hàng hóa, chuyển phát nhanh và giải pháp logistics trong thương mại điện tử Ngoài ra, ITL liên doanh với các đối tác trong nước và quốc tế để tập trung chuyên môn địa phương cũng như chinh phục thị trường mà ITL nhắm đến (Danh sách nhóm các công ty của tập đoàn ITL xem Phụ lục 1)
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Bằng cách đóng vai trò thiết yếu trong việc kinh doanh của các khách hàng và cung cấp các dịch vụ kèm theo tốt nhất trong hệ thống chuỗi cung ứng, ITL cam kết thực hiện các lĩnh vực này một cách tốt nhất cùng với sự minh bạch và đầy thiện chí Trong tương lai, ITL sẽ phát triển chuyên môn về thương mại điện tử và mô hình kinh tế chia sẻ.
Những nỗ lực không ngừng tìm kiếm các giải pháp hiệu quả, sáng tạo với chi phí hợp lý cho khách hàng của mình đã và đang mang lại cho ITL sự thành công ngày hôm nay Đằng sau đó chính là sự đóng góp to lớn từ đội ngũ nhân viên có năng lực và trách nhiệm, bởi vì ITL luôn xem trọng yếu tố con người là tài sản quý giá của doanh nghiệp Nhân viên tại ITL luôn làm việc dựa trên các giá trị của công ty cũng như nỗ lực hoàn thành trách nhiệm đối với xã hội và cộng đồng, đó là:
- Niềm tin và Nghĩa vụ
- Trách nhiệm với cộng đồng
Tại ITL, việc duy trì các chuẩn mực về đạo đức, xã hội và môi trường là tiêu chuẩn cần thiết để tạo lập sự tin tưởng của nhân viên, khách hàng, đối tác cũng như các nhà cung cấp ITL có trách nhiệm thể hiện cam kết của mình trong việc đem lại những thay đổi tích cực cho các thế hệ hiện tại và tương lai.
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Các chi nhánh của ITL hoạt động dưới sự hỗ trợ của ITL (công ty mẹ) thông qua việc sử dụng chung các tiện ích văn phòng (tại toà nhà ITL/Văn phòng chính), cỗ máy nhân sự, tài chính và giải pháp công nghệ.
Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức tại văn phòng (Nguồn: Tác giả tự tổng chính của ITL
CEO (Chief Executive Officer): Giám đốc/Tổng giám đốc điều hành: là chức vụ cao nhất trong công ty, phụ trách tổng điều hành một tập đoàn Dưới CEO, là các trưởng phòng ban, đa số các phòng ban chính trong công ty sẽ được chia nhỏ thành nhiều bộ phận con, và có chức vụ “Giám sát” tương ứng trong từng bộ phận Các phòng ban của công ty bao gồm: Phòng Hành chính Nhân sự, phòng Marketing và truyền thông, phòng Tài chính – Kế toán, phòng Pháp chế, Phân phối và Vận chuyển, phòng Công nghệ thông tin và truyền thông, phòng Kinh doanh (Sales). Trong đó:
Distribution Transportation (Phân phối và Vận chuyển), gồm các phòng và bộ phận: Trung tâm phân phối (DC); OPS 1 ; Quản lý đội xe; Dịch vụ chăm sóc khách hàng; Hội đồng kỹ thuật (TC); phòng OPEX 2 ; Dịch vụ vận tải đường biển và đường hàng không.
Sales department (Phòng kinh doanh), gồm: Phòng chiến lược bán hàng (bao gồm trong phòng chiến lược là bộ phận Contract Logistics – chuyên về soạn thảo các hợp đồng logistics); bộ phận kinh doanh khu vực Hàn Quốc; kinh doanh hàng nhập khẩu; khu vực châu Âu; và bộ phận điều phối vùng (Regional Agency).
2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty
Thực trạng công tác kế toán các khoản phải thu tại công ty Cổ phần
2.2.1 Đặc điểm tổ chức kế toán công nợ phải thu tại công ty
2.2.1.1 Hình thức kế toán đang áp dụng tại công ty
Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần là tổng công ty và bao gồm những doanh nghiệp vừa và nhỏ Công ty đang áp dụng chế độ Kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014.
- Niên độ kế toán tại công ty là 1 năm bắt đầu từngày 1 tháng 1 đến hết ngày
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán tại công ty: Đồng Việt Nam
- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chứng từ
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Thực tế dích danh
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): phương pháp khấu trừ
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Bình quân gia quyền cuối kỳ
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng
- Báo cáo thuế: Kê khai thuế theo tháng
- Báo cáo tài chính: Kế toán công ty tiến hành lập BCTC vào cuối niên độ kế toán.
- Phần mềm kế toán đang áp dụng tại công ty: BRAVO 7 (ERP-VN)
Hình 2.3 Giao diện chính của phần mềm kế toán Bravo 7
2.2.1.2 Đặc điểm kế toán các khoản công nợ phải thu tại công ty
Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần là một doanh nghiệp logistics có quy mô lớn, chuyên cung cấp đa dạng các dịch vụ logistics hàng hóa hàng không, vận tải quốc tê, các giải pháp logistics … Nói cách khác, hoạt động kinh doanh của công ty không chỉ ở phạm vi trong nước mà mở rộng ra nhiều quốc gia trên thế giới Với hơn 20 năm hình thành và phát triển, công ty đã xây dựng được nhiều mối quan hệ kinh tế, từ các mối quan hệ làm ăn đối tác đến các mối quan hệ với cơ quan Nhà nước, cho đến mối quan hệ trong chính nội bộ công ty Các mối quan hệ này xuất phát từ các giao dịch kinh tế như mua bán, vay mượn, thực hiện các nghĩa vụ theo chính sách và luật lệ Nhà nước Chính điều này đã hình thành nên các khoản nợ phải thu của công ty đối với các đối tượng khác nhau trong các mối quan hệ đó.
Cung cấp dịch vụ vận chuyển và giao nhận hàng hóa là hình thức kinh doanh chính của công ty, công ty phải làm việc với cả hai bên là người bán và người mua, vì vậy công ty cần phải đưa ra chính sách tín dụng chặt chẽ cho bên khách hàng của mình để đảm bảo khách hàng đồng ý và thanh toán đầy đủ khi công ty thực hiện vận chuyển hàng hóa thành công Do vậy mà xuất hiện các khoản nợ phải thu khách hàng về bán hàng và cung cấp dịch vụ Đây cũng là khoản chiếm tỷ trọng lớn nhất trong phần công nợ phải thu của công ty và đặc điểm của các khoản phải thu khách hàng gắn liền với các phương thức cung cấp dịch vụ, giao hàng và thanh toán mà công ty đặt ra cho bên khách hàng của mình.
Hầu hết các giao dịch mà công ty phát sinh với khách hàng đều dựa trên phương thức bán hàng theo hợp đồng: Công ty ký hợp đồng với khách hàng là nhà cung cấp hàng hóa Dựa vào các khoản mục thời gian giao-nhận và phương thức vận chuyển được quy định trên hợp đồng, công ty tiến hành lấy hàng từ nhà cung cấp và vận chuyển đến khách hàng của họ Sau khi hàng hóa được giao và nhận đầy đủ, công ty báo lại cho phía nhà cung cấp biết, đồng thời báo phòng Kế toán để ghi nhận và theo dõi công nợ Sau khi khách hàng đã thanh toán, kế toán sẽ xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng theo đúng quy định của pháp luật. Đối với các khoản phải thu khách hàng, mặc dù đã có những biện pháp để thu hồi các khoản nợ nhưng vẫn còn có những khoản phải thu đã quá hạn thanh toán mà các đối tượng khách hàng không thanh toán cho công ty, thậm chí có những trường hợp họ mất khả năng thanh toán Do vậy để phản ánh giá trị thực của các khoản nợ phải thu khi lập BCTC và đề phòng các khoản nợ này không thu hồi được, công ty phải trích lập dự phòng định kỳ cho các đối tượng phải thu đó.
Tập đoàn ITL không chỉ cung cấp dịch vụ phạm vi trong nước mà còn vận chuyển hoặc xuất khẩu hàng hóa sang chi nhánh công ty, hoặc công ty liên doanh,liên kết của chính nó tại các quốc gia khác Khi các giao dịch như vậy được thực hiện, kế toán công ty sẽ ghi nhận các khoản phải thu phát sinh trong hoạt động bán hàng này vào tài khoản phải thu nội bộ.
Khoản phải thu phát sinh ngoài các khoản phải thu trên, kế toán công ty hạch toán vào tài khoản phải thu khác Tại ITL, chi hộ là nghiệp vụ kinh tế phát sinh phổ biến nhất để sử dụng tài khoản 138 này.
2.2.1.3 Nguyên tắc hạch toán các bút toán liên quan đến công nợ phải thu tại công ty
Các bút toán liên quan đến các khoản phải thu được hệ thống hạch toán theo quy tắc sau: Kế toán chọn mã số của loại giao dịch ^ chọn tài khoản nợ/có thích hợp
^ nhập nội dung nghiệp vụ, số tiền và các thông tin còn trống khác.
Vì ITL là công ty mẹ với hàng loạt chi nhánh và các công ty thành viên, nhiều giao dịch phát sinh hơn hẳn một doanh nghiệp đơn lẻ, nên kế toán công ty buộc phải sử dụng số hiệu tài khoản chi tiết hơn để hạch toán cho từng giao dịch Hệ thống tài khoản kế toán của ITL dựa trên thông tư 200 cho các TK cấp 1 và cấp 2; 4 chữ số tiếp theo đại diện cho từng chi nhánh, văn phòng, công ty thành viên, công ty liên doanh, liên kết; 2 chữ số tiếp theo đại diện cho tài khoản ngân hàng giao dịch (nếu là TK 112 – Tiền gửi ngân hàng)
Ví dụ: TK 1121 – Tiền gửi ngân hàng (VND)
TK 112101: Tiền gửi – ITL (VND)
TK 11210101: Tiền gửi – ITL – VP (VND)
TK 11210105: Tiền gửi – ITL – HAN (VND)
TK 1121010101: Tiền gửi – ITL – VP (VND – Vietcombank) Tương tự cho nhóm tài khoản các khoản phải thu 136, 138 Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng, công ty sử dụng tài khoản có 5 chữ số để hạch toán các loại giao dịch (ví dụ: TK 13111 – phải thu KH bằng VND, TK 13114 – KH ứng trước tiền bằng VND) Tuy nhiên, đối với doanh thu, ITL sử dụng hầu hết là TK 5113 – Doanh thu về cung cấp dịch vụ, các chữ số tiếp theo đại diện cho loại dịch vụ tương ứng mà công ty cung cấp.
Ví dụ: TK 5113021- :Doanh thu dịch vụvận chuyển quốctế hàng không
TK 5113022- :Doanh thu dịch vụvận chuyển quốctế đường biển
TK 5113023- :Doanh thu dịch vụvận chuyển đường bộ/OPS
(Chitiết bảng hệ thống tài khoản xem Phụ lục 2)
Hệ thống chứng từ kế toán tại công ty, bao gồm:
- Các sổ sách sử dụng: Sổ nhật ký chung, Sổ cái tài khoản, Sổ chi tiết tài khoản, Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa…
- Hệ thống chứng từ sử dụng: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn giá trị gia tăng, Bảng kê mua hàng, Phiếu thu, Phiếu chi, Biên lai thu tiền, Biên bản kiểm kê tiền mặt, Báo
2.2.2 Kế toán các khoản phải thu khách hàng
Trên sổ sách kế toán, khoản nợ phải thu khách hàng tại công ty ITL được phản ánh trên tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Tuy nhiên, khoản phải thu khách hàng được ghi nhận trên phần mềm kế toán Bravo thông qua tài khoản 13111,
Tại công ty ITL, kế toán ghi nhận các khoản phải thu phát sinh trong hoạt động bán hàng nội địa vào tài khoản phải thu khách hàng Vì vậy, để ghi nhận nghiệp vụ liên quan đến một khoản nợ phải thu của khách hàng, kế toán căn cứ vào các loại chứng từ sau:
- Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng thương mại);
- Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn thuế GTGT/Hóa đơn xuất khẩu);
- Biên bản giao nhận hàng hóa.
Khi thu tiền khách hàng, kế toán sử dụng một trong các chứng từ sau:
- Phiếu thu (nếu thu nợ khách hàng bằng tiền mặt, thông thường công ty chỉ chấp nhận hình thức thanh toán này cho các khoản thanh toán dưới 20 triệu đồng và không có nhiều thủ tục, quy trình lúc giao nhận hàng)
- Giấy báo Nợ/Có hoặc Chứng từ giao dịch từngân hàng gửi về (nếu thu nợ khách hàng bằng tiền gửi ngân hàng);
- Chứng từ ghi sổ AR
- Bảng tính lãi quá hạn
- Thông báo các khoản chiết khấu dược hưởng (hoặc Biên bản đối chiếu công nợ).
2.2.2.3 Phương pháp hạch toán và ví dụ minh họa
Bởi vì công việc chính của công ty là trung gian vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến tay các khách hàng của họ Hay nói cách khác, khách hàng của công ty chủ yếu sẽ là các nhà cung cấp, công ty sản xuất hàng hóa, dịch vụ khác Quy trình để ký kết thành công một hợp đồng kinh tế sẽ được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Bộ phận Strategic Sales (Chiến lược bán hàng) sẽ lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng cho công ty Khi tìm được khách hàng có nhu cầu về vận chuyển hàng hóa, bộ phận này sẽ chuyển thông tin qua cho bộ phận Import Sales (nếu khách hàng ở nước ngoài), hoặc qua Regional Agency (nếu khách hàng ở trong nước)
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN 50 3.1 Đánh giá công tác kế toán công nợ phải thu tại Công ty Cổ phần
Ưu điểm
Về công nghệ: Kết hợp giữa hệ thống eFMS (phần mềm chuyên ngành) với phần mềm kế toán ERP - Bravo 7 (ERP - VN)
- Cung cấp thông tin kịp thời, đáng tin cậy và hạn chế sai sót trong quá trình hạch toán: eFMS cho phép các nhân viên quản lý hoặc có tài khoản trên phần mềm này theo dõi tiến trình của đơn hàng Phòng công nợ sau khi kiểm tra việc chuyển giao hàng hóa thành công, có thể sao lưu thông tin thẳng qua phần mềm kế toán (bao gồm cả thông tin khách hàng và số tiền cần hạch toán) -> kế toán sẽ kiểm tra, đối chiếu lại, và lập báo cáo liên quan ^ không phải nhập liệu trên phần mềm nhiều lần, tiết kiệm thời gian.
- Có thể quản trị toàn diện trên cùng 1 hệ thống
Nền tảng ERP được xem là một giải pháp quản trị tổng thể hơn là một phần mềm kế toán nói riêng Phần mềm có thể quản trị nhiều đơn vị cơ sở trên cùng một phiên bản và có thể kết hợp với các phần mềm khác (như eFMS), hay luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận, kết nối và hợp nhất dữ liệu giữa nhiều đơn vị thành viên theo mô hình tập trung Đồng thời, Bravo có thể được cài đặt và tự động xuất báo cáo theo nhu cầu của ban quản trị và đúng chuẩn mực tài chính Việt Nam.
Cấu trúc phần mềm được thiết kế 3 lớp linh động theo tên và mật khẩu người dùng → cho phép phân quyền theo nhóm người dùng và theo chức năng xử lý (thêm mới, sửa, xóa, duyệt, in …) → ví dụ: thực tập sinh kế toán chỉ được phép truy cập và quyền xem, không được phép thực hiện bất kỳ thao tác nào có thể làm thay đổi thông tin hạch toán đã lưu; nhân viên kế toán sẽ có thêm 1 lần nhập mật khẩu để thực hiện/ chỉnh sửa hạch toán cũng như các công việc kế toán khác, nhưng không được cấp quyền duyệt chứng từ.
Nếu các tài khoản đăng nhập (bao gồm cả phần mềm kế toán, hệ thống hóa đơn, website nội bộ) bị đăng nhập ở máy tính khác ngoài công ty, sẽ có thông báo cảnh báo và việc truy cập sai sẽ được gửi tự động về phòng công nghệ thông tin.
Về nhân viên kế toán và quy trình kiểm soát chứng từ
- Quy trình kiểm soát chứng từ chặt chẽ:
Mỗi kế toán viên làm việc tại công ty luôn luôn kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ mà họ đảm nhiệm, có đánh số thứ tự đầy đủ, được in ra, phân loại, đóng mộc của công ty và lưu trữ vào các bìa còng theo loại nghiệp vụ, theo thời gian và theo tên công ty/chi nhánh công ty Khi có nhiều bìa còng được đóng hoàn tất, các nhân viên sẽ đóng thùng lại và chuyển vào nhà kho nội bộ để lưu trữ ^ Quy trình làm việc có quy củ và tỉ mỉ giúp cho kế toán dễ dàng quản lý và hạn chế mất mát.
- Đa số là nhân lực trẻ với kỹ năng làm việc tốt, và một số nhân viên có trình độ chuyên môn rất cao:
Tập thể nhân viên của toàn công ty ITL nói chung và phòng kế toán nói riêng, phần lớn là nhân lực trẻ tuổi và năng động Đội ngũ nhân viên kế toán tại công ty có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình và cẩn thận ITL cho phép các nhân viên kế toán chuyển đổi vị trí trong phòng kế toán hoặc giữa các công ty cùng hoạt động trong văn phòng chính -> giúp họ nâng cao hiểu biết về các phần hành và bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngành nghề logistics; hiểu hơn về mối liên quan trong công việc giữa các công ty con với nhau và với công ty mẹ.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên, công tác kế toán công nợ phải thu tại công ty ITL vẫn tồn tại một số nhược điểm:
Thứ nhất, vì quy trình kế toán làm việc trên mạng lưới kết nối nhiều hệ thống khác nhau, nên nếu một hệ thống gặp sự cố hoặc đến thời điểm bảo trì sẽ ảnh hưởng đến cả tiền trình công việc, các công việc bị ngắt quãng.
Mặc dù các kế toán viên phần lớn cho trình độ chuyên môn cao, nhưng
Thứ hai, nhân viên kế toán mất thời gian và gặp khó khăn trong việc hạch toán ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá, tính tỷ giá xuất quỹ, đánh giá lại ngoại tệ. Tại ITL, hạch toán về chênh lệch tỷ giá được thực hiện hoàn toàn bởi các nhân viên kế toán cấp trên (tính từ Giám sát kế toán/phó phòng kế toán) Đa phần các nhân viên kế toán làm việc tại công ty dưới 2 năm không thể hạch toán hoặc thấy rối khi gặp nhiều tỷ giá khác nhau Lựa chọn sai tỷ giá để tính toán có thể ảnh hưởng đến doanh thu và chi phí trong kỳ.
Ngoài ra, việc không đánh giá đúng tỷ giá sẽ khiến doanh nghiệp logistics xảy ra 2 trường hợp chênh lệch với khách hàng, đối tác và với chính doanh số của nhân viên kinh doanh trong doanh nghiệp.
Thứ ba, kế toán mất thời gian và gặp khó khăn trong việc kiểm tra đối chiếu các khoản thu hộ, chi hộ của khách hàng (phí thông quan, cước vận tải, khấu trừ thuế nhà thầu nước ngoài, lệ phí hàng hải, …) Việc lập các chứng từ tương ứng theo các nghiệp vụ phát sinh liên quan cũng cần phải dựa trên nhiều quy định luật pháp.
Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán công nợ phải thu tại công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần
phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần Để hoàn thiện hơn công tác kế toán công nợ phải thu, tác giả cho rằng công ty cần khắc phục một số nhược điểm và một số giải pháp tác giả đề xuất nhưu sau:
Nâng cao trình độ của nhân viên kế toán
Tổ chức các lớp đào tạo thêm nghiệp vụ cho nhân viên kế toán, đặc biệt các kiến thức liên quan đến ngành nghề, hạch toán những nghiệp vụ kinh tế gây khó khăn và dễ sai sót trong doanh nghiệp như hạch toán ngoại tệ, theo dõi và thu hồi công nợ Khi càng nhiều nhân viên kế toán nắm vững chuyên môn và cách thức hạch toán kế toán hơn, các công việc khó sẽ không còn phụ thuộc nhiều vào các nhân viên cấp trên, mà họ có thể chỉ kiểm tra lại, từ đó nâng cao hiệu quả trong quá trình làm việc. Đồng thời, công ty cũng cần xây dựng một chương trình đào tạo cụ thể hoặc khóa học về kiến thức kế toán thực tế, giới thiệu qua về các hình thức, nguyên tắc kế toán áp dụng tại công ty, các phần mềm trong quản lý kế toán và chuỗi cung ứng của công ty Công ty có thể xây dựng khóa học theo hình thức trực tuyến để tiết kiệm chi phí và thực hiện kiểm tra sau mỗi khóa đào tạo để đảm bảo kiến thức của nhân viên đó về hoạt động kinh doanh của công ty. Để đảm bảo tính hiệu quả của giải pháp nêu trên, công ty có thể tổ chức kiểm tra đánh giá khả năng cũng như chuyên môn định kỳ nửa năm một lần cho toàn thể đội ngũ kế toán viên, để kiểm tra năng suất làm việc, kiến thức chuyên môn, ngoại ngữ và khả năng xử lý tình huống họ Giải pháp này có thể giúp công ty nhận ra kịp thời các thiếu sót của nhân viên và đưa ra các giải pháp hỗ trợ kịp thời cho nhân viên.
Công ty có thể tổ chức các buổi trao đổi kinh nghiệm trong quá trình đào tạo và làm việc Ở các buổi trao đổi này, nhân viên có thể học hỏi lẫn nhau, ban quản lý có cơ hội hiểu nhân viên của mình hơn Từ đó, các nhân viên có thể phối hợp hài hòa hơn trong công việc, và hiệu suất công việc cũng tăng lên.
Kiểm soát chặt chẽ hơn với công việc của kế toán nói chung và các khoản thu, chi hộ của khách hàng nói riêng
Kế toán cần thường xuyên kiểm tra tỷ giá, đảm bảo nguyên tắc hạch toán ngoại tệ, xử lý chênh lệch theo đúng thông tư 200 của Bộ Tài chính.
Phải đảm bảo các công việc kế toán của doanh nghiệp hàng ngày, hàng tháng,hàng quý, hàng năm như kiểm tra chứng từ, đối soát số liệu, lập báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo… Đặc biệt, cần đối chiếu thường xuyên các khoản thu hộ, chi hộ để kịp thời nhờ sự hỗ trợ của nhân viên cấp trên, tránh để dồn việc vào cuối tháng, vì lúc này khối lượng công việc quá tải, lại là những công việc khó và bảo mật, các nhân viên kế toán gần như không thể chia sẻ phần công việc này cho thực tập sinh hỗ trợ.
Công ty cần điều phối cho các giám sát kế toán tăng cường kiểm tra báo cáo của nhân viên, đồng thời kiểm tra cách họ phân bổ và quản lý công việc cho thực tập sinh để đảm bảo mỗi công việc được giao là vừa sức và phù hợp hạn thời gian cho mọi người.
Công ty nên có văn bản hướng dẫn chi tiết về các loại phần mềm để các kế toán viên có thể truy cập và đọc thường xuyên, để hạn chế phụ thuộc vào các giám sát kế toán Khi đó, những nhân viên chuyên môn cao cấp như giám sát kế toán sẽ có thêm thời gian và tập trung đóng góp vào công tác quản lý tài chính hỗ trợ cho ban quản trị của công ty.
